Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky
Bakalářská práce
2013
Tomáš Gustab
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky
Analýza dopadu nových komunikačních kanálů na notářství
Vypracoval: Tomáš Gustab Vedoucí práce: Ing. PhDr. Antonín Pavlíček, Ph.D. Rok vypracování: 2013
Čestné prohlášení: Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vypracoval samostatně. Veškeré použité podklady, ze kterých jsem čerpal informace, jsou uvedeny v seznamu použité literatury a citovány v textu podle normy ČSN ISO 690.
V................. dne
Podpis: .................................................
Poděkování: Rád bych touto cestou poděkoval Ing. PhDr. Antonínu Pavlíčkovi, Ph.D. za trpělivost a cenné rady při tvorbě této bakalářské práce a JUDr. Miroslavě Papežové za poskytnutí informací nutných k vypracování této práce.
Abstrakt Cílem této bakalářské práce je analyzovat komunikační kanály (elektronické i neelektronické), které se používají v notářských úřadech. Hlavní přínos této práce spočívá v tom, že se čtenář dozví, jak notářské úřady v dnešní době získávají informace a jak v notářských úřadech probíhá komunikace. Práce je rozdělena na pět částí. V první části se řeší všechny problémy ohledně pojmu notářského úřadu. Ve druhé části se pak čtenář dozvídá informace o komunikaci. Hlavní část v této kapitole zabírá popis všech komunikačních kanálů, které se v notářském úřadě používají. Třetí oddíl řeší bezpečnost dat a informací s ohledem na notářský úřad. Čtvrtá a pátá část jsou pak už o praktickém měření – ve čtvrté kapitole jsou informace o způsobu měření a předpokladech. Pátá kapitola poté shrnuje a analyzuje samotné výstupy z měření.
Klíčová slova Elektronické komunikační kanály, notářský úřad, komunikace, bezpečnost
Abstract The main focus of this bachelor thesis is to analyze the communication channels (electronic and non-electronic) that are used in the notary business. The main contribution of this bachelor thesis is, for the reader to understand and learn about the way the notaries gather their information and overall communication in the notary business in today's world. The bachelor thesis is divided into five chapters. The first chapter of this bachelor thesis describes all problems the notary business entails. In the second chapter, the reader learns information about communication. The main part of this chapter includes a description of all communication channels which are used in the notary business. The third chapter addresses the security of data and information with regards to the notary. The fourth and fifth chapters are about the practical measurements - fourth chapter explains ways about the measurement and information about assumptions. Finally the last, fifth part of this bachelor thesis summarizes and overall analyzes the outcome of the measurement itself.
Keywords Electronic communication channels, notary, communication, safety
Obsah Úvod ................................................................................................................................ 10 1.
Notářství................................................................................................................... 12 1.1
Co je Notářství a kdo je notář ........................................................................... 12
1.2
Funkce notářského úřadu .................................................................................. 13
1.2.1
Dědické řízení ........................................................................................... 13
1.2.2
Vidimace ................................................................................................... 14
1.2.3
Legalizace ................................................................................................. 15
1.2.4
Notářské zápisy ......................................................................................... 15
1.2.5
Notářské úschovy ...................................................................................... 16
1.3
Historie notářství .............................................................................................. 16
1.4
Komunikace v notářství.................................................................................... 17
1.5
Komunikace notáře s vnějším prostředím ........................................................ 18
1.6
Notářství na mezinárodní úrovni ...................................................................... 19
1.6.1
Rada notářství Evropské unie.................................................................... 19
1.6.2
Evropská notářská síť ................................................................................ 20
1.7
2.
Notářské úřady a elektronický svět .................................................................. 21
1.7.1
Konverze ................................................................................................... 21
1.7.2
Elektronický podpis .................................................................................. 21
1.7.3
Co s elektronickým majetkem po smrti majitele? ..................................... 23
Komunikace ............................................................................................................. 24 2.1
Definice komunikace ........................................................................................ 24
2.2
Cíle komunikace ............................................................................................... 25
2.3
Typy komunikačních kanálů v notářských úřadech ......................................... 26
2.3.1
E-mail ........................................................................................................ 26
2.3.2
Telefon a mobilní telefon .......................................................................... 27
2.3.3
Dopis ......................................................................................................... 28
2.3.4
Czech Point ............................................................................................... 29
3.
2.3.5
Datové schránky ........................................................................................ 32
2.3.6
Ohlášení na katastr nemovitostí ................................................................ 33
2.3.7
Centrální informační systém ..................................................................... 34
2.3.8
Fax ............................................................................................................. 35
2.3.9
Insolvenční rejstřík a katastr nemovitostí ................................................. 36
2.3.10
Minoritní komunikační kanály .................................................................. 37
Bezpečnost ............................................................................................................... 38 3.1
Šifrování dat na disku ....................................................................................... 38
3.2
HTTPS .............................................................................................................. 39
3.3
Hardwarové zabezpečení .................................................................................. 40
3.4
RSA šifrování ................................................................................................... 40
Závěr teoretické části ...................................................................................................... 42 Úvod praktické části ........................................................................................................ 43 4.
Praktické měření ...................................................................................................... 44 4.1
Způsoby měření ................................................................................................ 44
4.2
Zadané předpoklady výsledků .......................................................................... 45
4.2.1
Autorův předpoklad .................................................................................. 46
4.2.2
Zaměstnanecký předpoklad ....................................................................... 46
4.3 5.
Struktura výstupů z měření............................................................................... 46
Výsledky měření ...................................................................................................... 47 5.1
Výstupy z měření používání e-mailu................................................................ 47
5.1.1
Historie e-mailů v e-mailovém klientovi .................................................. 47
5.1.2
Výsledky vlastního měření........................................................................ 48
5.2
Výstupy z měření používání datových schránek .............................................. 48
5.2.1
Výstupy z historických dat ........................................................................ 48
5.2.2
Výstupy z vlastního měření ....................................................................... 49
5.3
Používání telefonu ............................................................................................ 50
5.4
Používání Czech Pointu.................................................................................... 52
5.5
Používání pošty ................................................................................................ 53
5.5.1
Výstupy z historických dat ........................................................................ 53
5.5.2
Výstupy z vlastního měření ....................................................................... 54
5.6
Používání Centrálního informačního systému ................................................. 55
5.7
Používání insolvenčního rejstříku a evidence katastru nemovitostí ................. 55
5.8
Ostatní měření .................................................................................................. 56
5.9
Shrnutí poznatků z praktické části.................................................................... 58
5.10
Vyhodnocení předpokladů ................................................................................ 60
5.10.1
Autorovy předpoklady .............................................................................. 60
5.10.2
Předpoklady zaměstnanců ......................................................................... 61
Závěr ............................................................................................................................... 62 Seznam použité literatury ................................................................................................ 63 Seznam příloh.................................................................................................................. 67 Seznam grafů ............................................................................................................... 67 Seznam obrázků .......................................................................................................... 67 Seznam tabulek............................................................................................................ 67
Úvod V této práci jsem se rozhodl řešit, jak se za poslední dobu změnily komunikační kanály v notářském úřadě - chtěl bych zjistit, jak moc se dnes v notářském úřadě používají nové komunikační kanály (tj. komunikační kanály používané přes internet) a jaký to má na notářský úřad vliv. V dnešní době notářské úřady komunikují s mnoha druhy subjektů – až už jsou to občané, úřady nebo soudy. A tato komunikace se podle mého názoru v poslední době velmi změnila – není to zase tolik let, co se počítače nepoužívaly – v době bez počítačů se všemi těmito subjekty komunikovalo notářství buď v rámci osobních setkání, poštou nebo telefonicky. Ale dnes, v době internetu, jsou už jiné možnosti, jak komunikovat, navíc někdy notářské úřady ani nemají možnost, jestli tuto metodu chtějí nebo nechtějí využívat, stát jim to zákonnou nebo jinou úpravou nařídí. Řešení práce by určitě bylo zajímavé i pro samotné notářské úřady – náplň práce se sice nejspíše nezměnila, ale prostředky k jejímu řešení ano. Výsledkem práce by pro ně byla shrnující analýza a informace o tom, jak se co změnilo a jaký to mělo na ně vliv - např. jestli se ušetřily náklady, čas, jestli zaměstnanci mají více či méně času na podstatu jejich práce apod. Samozřejmě kdyby notářské úřady rozhodovaly samy za sebe, tak by tyto analýzy byly zbytečné – zvolily by prostě to nejefektivnější řešení – takové, které by jim nejvíce vyhovovalo, jelikož jsou ale notářské úřady zřizovány státem, některé způsoby práce si vybírat nemohou. V první řadě chci shrnout všeobecné poznatky o komunikaci a historii notářských úřadů, aby byl čtenář poučen a nebyl zmaten o tom, co se dočte dále. Popsal bych zde tedy základní informace o komunikaci, o komunikačních kanálech, a které komunikační kanály notářské úřady používají. Chci také přidat základní informace o notářském úřadě – co je jeho náplní práce, jak vlastně funguje apod. Dále chci shrnout poznatky o bezpečnosti, protože ta musí být pro (nejen) notářské úřady důležitá – aby nedocházelo k úniku dat nebo aby nebyl nějaký dokument zfalšován. Praktická část se už bude zabývat vlastním měřením. Zde se budou nacházet informace o tom, jak často se který komunikační kanál používá a jak dopadl ve srovnání s ostatními. Také jsou tu uvedeny předpoklady jak autora, tak zaměstnanců. V těchto předpokladech odhadují, jak si myslí, že dopadnou výsledky samotného měření. 10
Předpoklady jsou poté v závěru práce vyhodnoceny a srovnány se skutečnými naměřenými výsledky. Toto téma bakalářské práce jsem si vybral jednak proto, že se zajímám o internet (jenž se velmi rychle rozvíjí, nemluvě o jeho komunikačních kanálech) a jednak proto, že obyčejnému člověku se moc nezdá, že by se tyto prostředky (internet a jeho komunikační kanály) mohly nějak skloubit s prací v notářských úřadech. Navíc mám přímý zdroj z notářského úřadu – pracuje zde totiž z mých rodičů.
11
1. Notářství 1.1 Co je Notářství a kdo je notář Notářství je vykonáváno prostřednictvím speciálních úřadů - notářský úřadů, který vždy vede fyzická osoba s právnickým vzděláním. Definice notáře podle deontologického kodexu rady notářů evropské unie (Notářská komora České republiky, 2009) definuje notáře takto: „Notář je vykonavatelem veřejné funkce, na nějž stát delegoval veřejnou moc, aby dával věrohodnost listinám, jichž je autorem, a současně zajišťoval jejich uchování, průkaznost a vykonatelnost“. Samozřejmě notář musí být občanem ČR, být bezúhonný, musí mít vzdělání v právnickém oboru a být nezávislý. Navíc musí mít aspoň pětiletou praxi v oboru (např. jako notářský koncipient), musí složit notářské zkoušky a vyhrát konkurs vyhlášený na obsazení uvolněného notářského úřadu. Do úřadu je notář jmenován státem, konkrétně ministrem spravedlnosti (Business info, 2009). Stát také rozhoduje o počtu notářských úřadů na našem území - počet notářů je pevně dán, tedy notář si nemůže založit svůj vlastní notářský úřad (i když splnil potřebné náležitosti, které byly popsány výše), ale musí si počkat, až se nějaký notářský úřad uvolní či bude zřízen nový notářský úřad. Dále následuje stručná charakteristika vlastností a pravidel (deontologický kodex, 2009), které by měl notář mít nebo dodržovat. Tyto charakteristiky samozřejmě platí také na notářovy spolupracovníky. Notář by měl: -
Být loajální vůči státu – stát mu totiž udělil pravomoc provozovat tuto činnost. Např. by se měl podílet na boji proti praní špinavých peněz tím, že bude informovat úřady podle příslušných zákonů.
-
Udělovat právní jistotu – notář jasně definuje práva a povinnosti, které jsou obsaženy ve smlouvě, a kontroluje, jestli jsou psané podle zákona.
-
Sloužit veřejnosti – notář má za povinnost poučit a informovat strany o důsledcích a obsahu úkonů. Notář by neměl maximalizovat zisk za každou cenu, ale hledat nejpřijatelnější řešení pro obě strany.
-
Být nestranný a nezávislý – notář nesmí měnit klientův zájem za účelem dosažení svého prospěchu.
12
-
Být důvěryhodný – notář je povinen neprozrazovat důvěrné informace, které obsahují dokumenty v notářském úřadě. Může se jednat o různé informace z dědického řízení, o majetkových poměrech apod.
-
Být vzdělaný a dobře orientovaný v oboru – notář musí být vzdělaný jak v právní oblasti, tak v technické – obě oblasti používá každodenně. S tím také souvisí celoživotní vzdělávání – oba dva obory se neustále vyvíjejí, takže notář, který by neaktualizoval svoje vědomosti, by svoje povolání nemohl řádně vykonávat.
-
Být kolegiální – notáři by si měli vzájemně pomáhat, jestliže pracují na stejném případu, měli by zavrhnout rivalitu a navrhnout klientům takové řešení, které půjde k prospěchu všech zúčastněných stran. S touto charakteristikou souvisí konkurence. Notáři si samozřejmě mohou konkurovat – člověk se může libovolně
rozhodnout, u jakého notáře chce sepsat smlouvu. Jediná oblast, kde si notáři konkurovat nemohou, je dědické řízení. Dědici zemřelé osoby (dále též „zůstavitele“) si nemohou vybrat, kde se bude dané dědické řízení vyřizovat – to je dané místem bydliště zemřelé osoby k datu úmrtí. Dědické řízení pak připadne tomu notáři, který má dané bydliště ve své „spádové“ oblasti, čí podle jiného určení dle příslušného okresního soudu. Notář je v takovém případě jako tzv. „soudní komisař“ pověřen soudem k provedení daného dědického řízení. Dědic však může navrhnout delegaci, tj. aby dědické řízení bylo konáno jinde. Je na soudu, zda tomuto požadavku vyhoví.
1.2 Funkce notářského úřadu V této kapitole je popsána většina funkcí, které notářské úřady poskytují svým klientům. Jako hlavní zdroj lze uvést ústní zdroj JUDr. Papežovou (notářku v Českém Brodě), Ivanu Gustabovou (tajemnici notářského úřadu v Českém Brodě) a oficiální stránky notářské komory1.
1.2.1 Dědické řízení Dědické řízení se zabývá zjištěním osob, které mohou dědit, majetkem a dluhy zemřelé osoby a naložení s nimi. Notáři mají mnoho pravomocí, ale mezi ty hlavní patří vyřešení dědického řízení. Jak je psáno v kapitole 1.1, projednání konkrétního dědictví si notáři nevybírají. Řízení se zahajuje tak, že matrika pošle okresnímu soudu, v jehož obvodu zůstavitel zemřel, úmrtní list a soud poté pověří příslušného notáře. Ten pak
1
http://www.nkcr.cz
13
vyslechne osobu, která vypravila pohřeb, a informuje jí o tom, jak bude řízení nadále probíhat. Dědění může být ze zákona, závěti nebo z obou těchto důvodů (Notářská komora České republiky, 2013, a). Dědic ze závěti má přednost před tím, který dědí ze zákona. Notář, jako soudní komisař musí tzv. lustrovat v Centrální evidenci závětí. Tato evidence je neveřejný seznam v elektronické podobě, který vede, provozuje a spravuje Notářská komora České republiky. Notář si ověří, zda tam není evidována zůstavitelova závěť. A to je první elektronický úkon, který notář v dědickém řízení činí. Jestliže závěť není nikde nalezena, dědí se ze zákona, kdy v první dědické skupině dědí děti (popř. potomci dětí, jestliže žádní nejsou) a manžel či manželka (může být i registrovaný partner). Může ovšem nastat situace, kdy v této skupině se nedědí, protože děti nejsou. Manžel potom dědí ve druhé dědické skupině vedle rodičů zůstavitele nebo ti, kteří žili se zůstavitelem nejméně po dobu jednoho roku před jeho smrtí ve společné domácnosti a kteří z tohoto důvodu pečovali o společnou domácnost nebo byli odkázáni výživou na zůstavitele. Pokud nikdo z nich není, potom tedy dědí dědici v dalších dědických skupinách – vzdálenější příbuzní (v současné době známe čtyři dědické skupiny). Nakonec zemřelý nemusí zanechat žádnou závěť a navíc ani nebudou existovat žádní zákonní dědici – v tom případě dědictví připadne státu jako tzv. „odúmrť“ (Umírání, 2013). Dědic nedědí jen majetek – dědí i případné dluhy, které zůstavitel měl. Dědic může dědictví i odmítnout dříve, než jako případný dědic počne jednat. To je první otázka, kterou notář, jako soudní komisař k dědici směřuje. Odmítnutí dědictví, většinou předluženého, souvisí s dluhy, které by případně dědic převzal a odpovídal by za ně do výše nabytého dědictví.
1.2.2 Vidimace Lidé mají spoustu originálních smluv nebo dokumentů, nechtějí s nimi ale z různých důvodů nakládat nebo je chtějí mít uložené v trezoru a potřebují kopii – k tomu se používá vidimace. Vidimovaná listina je úředně ověřená kopie listiny, se kterou vlastník může nakládat úplně stejně, jakoby to byl originál (Portál veřejné správy, 2006). Vidimace ovšem nezaručuje, že informace obsažené v listině jsou pravé a v souladu se zákonem. Navíc nelze vidimovat dokumenty, které mají svou jedinečnost – jako občanský nebo řidičský průkaz. Vidimaci ovšem nabízí i Czech Point, tudíž lze zajít i jinam než na notářský úřad – např. na poštovní úřad.
14
1.2.3 Legalizace Tento pojem souvisí s podpisem na listině. Úkon se provádí vždy, když si nějaká osoba není jista pravostí podpisu na listině nebo chce ověřit totožnost osoby – provede se legalizace podpisu, neboli úřední ověření podpisu (Portál veřejné správy, 2006). Na některých listinách je legalizace podpisu přímo vyžadována. Legalizace se provede tak, že žadatel listinu podepíše nebo uzná podpis za vlastní před úřední osobou. Jsou tu také různé výjimky – např. nelze legalizaci provádět, jestliže je podpis na listině, která neobsahuje žádný text. Opět tu neplatí ověření pravosti obsahu dokumentu. Službu provádějí všechna místa, na kterých je dostupný Czech Point.
1.2.4 Notářské zápisy Jak už název napovídá, notář také může sepisovat různé listiny a zápisy, ze kterých, když se splní všechny podmínky stanovené zákonem, se stanou veřejné listiny (Sagit, 2013). Notářské zápisy se mohou provádět jako osvědčení o konání valných hromad, o právních úkonech, o tom že je někdo na živu nebo o jiných skutkových dějích. Notářské zápisy se ovšem uchovávají u notáře a těm, kteří projeví právní zájem, se vydávají tzv. stejnopisy – to jsou vyhotovení, která obsahují úplně shodný text, jako zápis (jen mají na titulní straně nápis „STEJNOPIS“ a jsou opatřeny stejnopisovou doložkou, razítkem a podpisem notáře). Jestliže žadatel nepožaduje celý text, který je obsažen v zápisu, vydá se jen výpis, který je formou úplně shodný se stejnopisem, ale obsahuje jen části textu notářského zápisu (ne celý jako stejnopis). Lze také vydat jen prosté opisy notářských zápisů, např. u závětí, ty ovšem nemají stejnopisovou doložku. 1.2.4.1 Převody nemovitostí Uzavření smlouvy o převodu nemovitosti u notáře je jen jedna z možností, jak převést nemovitost. Kupní nebo darovací smlouvu může napsat i advokát (Notářská komora České republiky, 2013, b). Nechat si sepsat tyto smlouvy notářem má ale výhodu v tom, že jejich sepsáním vznikne notářský zápis (což je veřejná listina). Tento zápis pak lze popřípadě použít jako důkazní materiál u soudu v případě nějakého sporu. K převodu nemovitostí by měl vlastník nemovitosti dodat listiny prokazující vlastnické právo, výpis z katastru nemovitostí (lze získat přímo u notáře) a někdy je také potřeba znalecký odhad ceny nemovitosti, který je posléze určen finančnímu úřadu pro vyměření daně z převodu nemovitostí. Notář může po podpisu smlouvy i podat návrh na katastrální úřad k provedení vkladu práv do katastru. 15
1.2.4.2 Sepsání závěti nebo listiny o vydědění Člověk si může u notáře nechat sepsat závěť, aby tak po jeho smrti bylo naloženo s jeho majetkem podle jeho přání (Notářská komora České republiky, 2013, d). Zejména lidé bez rodiny by měli zvážit sepsání závěti, protože mohou rozhodnout, kdo bude dědit jejich majetek. Závět se píše klasicky notářským zápisem, takže zůstává uložena u notáře. Do Centrální evidence závětí notář (elektronicky) nahlásí sepsání závěti. Jak je uvedeno výše, při obdržení každého pověření k projednání dědictví soudem, má notář za povinnost lustrovat v Centrální evidenci závětí, případnou závěť tzv. prohlásit (publikovat) a zařadit do spisu. Jestliže si pořizovatel závěti nepřeje, aby jeho potomek zdědil jeho majetek (musí to být ovšem zákonné důvody) může sepsat listinu o vydědění. Ta zajistí, že dědic v dědickém řízení nedostane nic. Tento dědic, není-li úspěšně vyděděn, se může ovšem domáhat svého neopomenutelného podílu, což je ovšem většinou nižší podíl, než zákonný.
1.2.5 Notářské úschovy Tato služba souvisí nejčastěji s prodejem nebo nákupem nemovitostí. Notář má u banky zřízeny účty notářské úschovy, na které mohou účastníci „uložit“ kupní cenu a tím zajistí kupujícímu i prodávajícímu bezpečný způsob úhrady smluvené částky. Kupní cena může být vyplacena notářem až poté, co je vlastnické právo strany kupující zapsáno do katastru nemovitostí. Je to bezpečnější pro obě strany – prodávající se nemusí obávat toho, že by za svou nemovitost nedostal zaplaceno v plné výši (Notářská komora České republiky, 2013, c). Kupující zase neriskuje to, že by zaplatil peníze před zápisem vlastnického práva do katastru nemovitostí a nemovitost převedena nebyla. Obě dvě strany tudíž nemusí mít o svoje peníze strach – notář je dostatečně důvěryhodnou osobou, která je navíc pojištěna na případná rizika. Jako další příklady služeb, které notářství poskytuje lze uvést provádění výpisů z katastru nemovitostí, rejstříku trestů, obchodního rejstříku nebo konverzi dokumentů apod.
1.3 Historie notářství Podle Josefa Nuhlíčka (2011) pocházejí úplně první zmínky o veřejných notářích ze 12. století v severní Itálii. Tito notáři (a notářství v té době samo o sobě) vykonávali svou činnost na základě obecného římského práva a také starých římských tradic. Toto povolání se poté začalo šířit dále do světa – na území Českého království se dostalo za 16
vlády Přemysla Otakara II., který žil v letech 1233 – 1278. Počet notářů samozřejmě z počátku nebyl veliký, navíc v listině královské, která byla vydána během vlády Václava II někdy v letech 1285 – 1291, se zmiňuje, že počet notářů byl stálý a ke jmenování do notářského úřadu bylo potřeba, aby se v tomto úřadě uvolnilo místo. Budoucí notář také musel splnit zkoušky, byl jmenován králem. Později se ovšem objevuje problém nadbytku notářů v českém království, kteří navíc někdy ani neměli dostatečné zkušenosti na řádný provoz své živnosti. Karel IV. se toto pokusil napravit tím, že chtěl vydat zemský zákoník Maeistas Carolina. Tento zákoník by notářům nařizoval, že nesmí provádět svou práci, pokud nedostanou královské povolení. Zákoník ale nebyl uveden v platnost kvůli nevůli stavů. Karel IV. tedy aspoň udělil povolení jmenovat notáře arcibiskupům. Ani toto ovšem všechny problémy s počtem notářů nevyřešilo - proto arcibiskup Arnošt z Pardubic zveřejnil výnos, že se k němu mají dostavit všichni notáři a ukázat svoje pověření. Kdo se nedostavil, toho stihl trest. Do konce 14. století počet notářů dále rostl – dalo by se říci, že v době vlády Karla IV. bylo notářství (stejně jako jiné věci) na svém vrcholu (Machač, 2013). Od té doby se ale stav notářství začal opět zhoršovat – notáři neměli své vzdělání na dostatečné úrovni a neměli dostatek praktických zkušeností. Úpravy, které do notářského oboru vnesl Karel IV., byly v působnosti až do roku 1512, kdy Ferdinand I. zavedl v Českých zemích říšský notářský řád. České notářství v této době nebylo samostatné, protože České země byly součástí Habsburské říše – tudíž české notářství sdílelo osud s rakouským notářstvím, a to až do roku 1918, kdy vznikla Československá republika. V nedávné historii (1. 1. 1993) pak byl uveden v účinnost zákon č. 358/92 Sb. O notářích a jejich činnosti. Vznikl tak notářský řád a řada souvisejících předpisů. Působením tohoto zákona také zaniklo státní notářství a obnovilo se notářství soukromého typu (kdy si nemůže notářský úřad založit každý a platí zásada „numerus clausus“).
1.4 Komunikace v notářství Komunikace v notářských úřadech se dá rozdělit na komunikaci v době bez počítačů a v době s počítači. V minulosti se s notářskými úřady nedalo komunikovat jinak než písemně, telefonicky nebo ústně (ať už notářský úřad komunikoval s úřady, soudy nebo klienty). Toto mělo samozřejmě velký dopad na úroveň práce v notářských 17
úřadech – produktivita práce byla rozhodně menší – jako příklad lze např. uvést hledání údajů v listech vlastnictví. Hledání takovýchto dat trvalo velice dlouho, protože notáři museli zadávat své požadavky na dodání listů vlastnictví na příslušné katastrální úřady, naproti tomu nyní si je notáři mohou tisknout sami z elektronických zdrojů. V dnešní době s počítači se už samozřejmě komunikuje hlavně elektronicky, samozřejmě se ale na staré způsoby nezapomnělo, telefon a dopisy se v určité míře používají pořád. Jelikož je ale stát zřizovatelem notářských úřadů, nařizuje jim (pomocí předpisů), co a jak mají dělat nebo jaké postupy používat. Tudíž všechny notářské úřady dnes používají (mimo jiné) datové schránky a Czech Point. Tyto způsoby komunikace samozřejmě fungují přes internet a měly by notářstvím i ostatním úřadům ušetřit čas. Do kategorie nezávislé na času lze zařadit osobní schůzky – protože ty se podle autorova názoru nikdy nezmění. S klienty se vždy bude muset komunikovat osobně, ať už z důvodu lepší komunikace nebo sepsání listin, či podpisu. Osobními schůzkami se zde autor dále již nezabývá, jelikož jsou mimo rámec této práce. Komunikaci v notářství lze rozdělit typově i na jednosměrnou nebo obousměrnou. Dalo by se říci, že u obou komunikačních kanálů (elektronických i neelektronických) se používají oba typy. Převažuje obousměrná komunikace – jednak s klienty, kteří si zvykli používat e-mail, tak s úřady, kdy notáři potřebuji nějakou informaci, úřad ji pak posílá zpět. U neelektronické komunikace se sice používají oba typy, ale podle autorova názoru převažuje komunikace obousměrná (ústní rozhovor, telefon). Jednosměrnou komunikaci lze najít snad jen u dopisu klientovi. Obecně lze říci, že v poslední době se komunikace v notářských úřadech pomalu ale jistě přesouvá z neelektronické na elektronickou (internetovou) a tento trend bude pokračovat i v budoucnosti - podle autorova názoru už v budoucnosti budou notářské úřady využívat jen jeden komunikační kanál neelektronické formy – a to jsou osobní schůzky. Zdroj: Notářský úřad v Českém Brodě.
1.5 Komunikace notáře s vnějším prostředím V dnešní době už notář bez internetu fungovat nemůže (s tím souvisí povinnost mít nějaké IT zázemí na pracovišti) – používá ho na zjišťování informací z Czech Pointu (např. zjišťování potomků zůstavitele z tzv. Centrální evidence obyvatel), dále 18
pomocí internetu vstupuje do databáze katastru nemovitostí. Může si pomocí něj zjistit případné exekuce nebo insolvence na dědice zůstavitele nebo to, jestli zůstavitel vlastnil cenné papíry – pomocí Centrálního depozitáře cenných papírů. Tyto cenné papíry mají samozřejmě nějakou cenu, takže je notář musí ohodnotit – nahlédne na burzu cenných papírů. Před zahájením řízení také notář zjišťuje, jestli není zůstavitel či jeho dědic v insolvenci, případně na něj není vedena exekuce, a to pomocí insolvenčního rejstříku nebo nahlédnutím do Centrální evidence exekucí. Notář může také nahlédnout do živnostenského rejstříku. Tato komunikace závisí hlavně na subjektu komunikace. S fyzickou osobou notář komunikuje zatím především starými způsoby – používá tedy poštu, telefon. V poslední době se tato komunikace začíná rozšiřovat o elektronickou poštu. Je tu ještě jedna možnost – a to používání datových schránek. Tato možnost se ale moc nepoužívá (u fyzických osob), protože fyzické osoby si datové schránky založit nemusí, a proto je většina lidí nemá. Objevují se však již i případy, kdy fyzická osoba komunikuje s notářem prostřednictvím své datové schránky. Naopak komunikace s právnickými osobami a úřady (orgány státní moci) probíhá už jen výhradně elektronicky. Různé společnosti, banky, soudy, advokáti, exekutoři – s těmi všemi se musí komunikovat pomocí datových schránek, jiná možnost neexistuje.
1.6 Notářství na mezinárodní úrovni 1.6.1 Rada notářství Evropské unie Tato rada chce sjednotit notářskou politiku všech svých členských států s cílem komunikovat a spolupracovat s Evropskou unií – např. podílet se na tvorbě legislativního procesu. V článku Notářské komory České republiky (2013, d) se uvádí, že Rada notářství evropské unie (CNUE) vznikla v roce 1993, za účelem spojení národních notářských organizací. V této radě, jak už sám název napovídá, jsou všechny státy, které jsou v Evropské unii. Je tu ovšem další podmínka – notářství států musí být totiž typu latinského. (viz obr. 1.6.1.). Takže v této organizaci není např. Velká Británie, která má jiný typ notářství.
19
Obr. 1.6.1. Přehled členů rady notářství evropské unie Zdroj: Notaries of Europe (2013) Rada by také měla ulehčovat nadnárodní jednání a odstraňovat bariéry mezi různými právnickými řády. Poskytuje také informace svým členům o orgánech Evropské unie, jestliže mají nějakou souvislost s notářstvím. Notářská komora ČR je členem CNUE od roku 2004.
1.6.2 Evropská notářská síť Magdalena Lokayová (2008) píše, že Evropskou notářskou síť založila v roce 2006 výše uvedená Rada notářství Evropské unie a to na jejím generálním shromáždění. Tato síť má sloužit hlavně k řešení problémů s přeshraničními případy, není to ovšem poradna – řeší spíše technickou podstatu problému (dědictví, manželské smlouvy apod.). Síť funguje tak, že každý člen sítě (národní notářská organizace) jmenuje svého mluvčího a tito mluvčí spolu pak komunikují. Mluvčí států dostávají otázky od jednotlivých notářů a ty pak vyřizují (musí jít ovšem vážně o otázky a dotazy, nelze zaslat např. spis). Mluvčí by se vlastně dali nazvat zprostředkovateli – poskytují mnoho různých informací – možnosti použití veřejné listiny, mohou také vyhledat kontakty na notáře s potřebnými jazykovými dovednostmi nebo předávají různé žádosti do zahraničí (opět dalším notářům). Mohou také získat potřebné předpisy.
20
1.7 Notářské úřady a elektronický svět 1.7.1 Konverze Notářské úřady jsou povinny podle zákona č.300/2008 Sb. (2008) provádět tzv. konverzi. Znamená to, že notářské úřady umožňují převod písemného dokumentu na elektronický (s doložkou) nebo opačně. Výstupní dokument je pak naprosto totožný jako dokument vstupní. Je to velmi podobné vidimaci. Vzniklý dokument má stejné právní účinky, jako dokument, ze kterého vznikl. Tento úkon pak nenabízejí jen notářské úřady, ale i všechna místa, na kterých je dostupný Czech Point (např. pošta nebo městské úřady). Konverze se provádí tak, že se nejdříve zkontroluje elektronický podpis nebo časové razítko na dokumentu (jestli tam nějaké jsou), pak se zkonvertuje samotný dokument. Po ověření shodnosti s originálním dokumentem se přidá ověřovací doložka a ověřovací osoba přidá na výstupní dokument elektronický podpis (jestliže jde o elektronický výstup). Konverze se neprovádí, jestliže je dokument v jiné formě (než listinné nebo elektronické) nebo má-li dokument různé nenahraditelné znaky apod. Nelze též konvertovat dokumenty, jejichž jedinečnost nelze konverzí nahradit.
1.7.2 Elektronický podpis Elektronický podpis se používá jako nástroj k jednoznačnému ověření identity podepisovatele u elektronického dokumentu – byl totiž vyvinut z toho důvodu, že podepsat elektronický dokument mohl vlastně kdokoliv (na rozdíl od podpisu vlastnoručního) a nepozná se, jestli je podpis pravý nebo není. Proto vznikl podpis elektronický, který poskytuje nezfalšovatelný podpis, kterým se mohou podepsat elektronické dokumenty. Elektronický podpis upravuje zákon 227/2000 Sb. (2000). Elektronický podpis přináší mnoho výhod (Peterka, 2011): - Integrita – jestliže je dokument podepsán, je poté možné prokázat, že s ním nebyly prováděny žádné změny. - Nepopiratelnost – podpisatel dokumentu nemůže popřít, že tento dokument nepodepsal. Existuje zde totiž privátní klíč, bez kterého dokument nejde podepsat.
21
- Autenticita – to je proces, při kterém se ověří, že elektronický podpis je doopravdy toho, koho být má. Do dokumentu s časovým razítkem lze vložit i tzv. časové ukotvení. Jak už název říká, časové ukotvení (nebo také časové razítko) nás informuje o tom, kdy byl elektronický dokument podepsán. Toto razítko ovšem nevzniká samo podepsáním dokumentu, ale vydává jej důvěryhodná třetí strana. Elektronický podpis používá šifrování – a to pomocí veřejného a soukromého klíče (Doležal, 2002). U šifrování by se sice mohl používat jen jeden typ klíče, ale to není zrovna bezpečné - zprávu pomocí něj zašifrujeme, zašifrovanou zprávu odešleme příjemci, jen je zde problém předání šifrovacího klíče příjemci, aby si mohl zprávu zase dekódovat – klíč by totiž mohl být během cesty k příjemci odcizen a celé šifrování zprávy by tak bylo k ničemu. Proto se používají dva výše uvedené klíče. Funguje to tak, že jedním klíčem zprávu zašifrujeme a tím druhým ji zase dešifrujeme. Odesílatel může zprávu zašifrovat pomocí veřejného klíče, poté ji pošle příjemci, který má svůj soukromý klíč, pomocí něhož zprávu dešifruje. Největší výhoda je právě v tom, že pomocí veřejného klíče tato zpráva nejde dešifrovat, takže uživateli nevadí, když veřejný klíč bude kdokoliv vlastnit. Funguje to i opačně – pomocí soukromého klíče můžeme zprávu zašifrovat a pak kdokoliv, kdo má veřejný klíč, si může zprávu dešifrovat. Toto se používá u elektronického podpisu. Vytvoří se otisk dokumentu (tzv. hash), který reprezentuje samotný dokument. Jestliže by se v dokumentu změnilo byť jen jedno písmeno, výsledný otisk by byl už jiný. Tento otisk se pomocí soukromého klíče zašifruje (otisk dokumentu se používá z toho důvodu, že obsahuje méně znaků, než samotný dokument – mohli bychom sice šifrovat celý dokument, ale to by bylo moc časově náročné) a výsledný zašifrovaný otisk se přiloží k dokumentu. Příjemce tento dokument obdrží a pomocí veřejného klíče dešifruje otisk dokumentu. Tento dešifrovaný otisk porovná se samotným otiskem přiloženého dokumentu. Tím se naprosto zaručí, že dokument není zfalšovaný – kdyby se totiž v dokumentu něco změnilo, výsledný otisk by neodpovídal tomu, který je přiložen v elektronickém podpisu. Nakonec je také k podepsanému dokumentu přiložen certifikát třetí strany, který zaručuje, že soukromý i veřejný klíč opravdu vydala podepisující strana.
22
1.7.3 Co s elektronickým majetkem po smrti majitele? V dnešní technické době se ve světě objevuje docela velký problém - co se stane s elektronickým majetkem po smrti jeho majitele? Přece jen v poslední době, s rozmachem počítačů a internetu, se zde začíná objevovat digitální majetek. Vždyť dnes na internetu lze koupit mnoho věcí (bez fyzické podstaty, v podstatě dostanete jen data) – hudbu, filmy nebo hry. Nejde ale jen o nákup „zábavy“. Mnoho lidí si na internetu předplácí různé služby nebo má ve vlastnictví nějaké důležité e-mailové schránky nebo účet na sociální síti. A ke každé takovéto službě má vlastník většinou jiné heslo. Navíc většina služeb maže účty, které jejich majitel nepoužil nějakou dobu, takže by se např. mohlo stát, že zemřelý bude nahrávat fotky na online službu, poté ale zemře a o tomto majetku se pozůstalí vůbec nedozví. K účtu tedy nebude nikdo moci přistupovat a služba ho za nějakou dobu smaže – a rodina může přijít o jediné fotky, jaké měla, aniž by o tom věděla. Podle vyjádření pracovníků notářského úřadu se tento problém zatím moc neřeší – lidé o tomto problému nemají povědomí a informace. Další problém je ovšem ten, jestli s nakoupeným zbožím na internetu můžeme vůbec nějak nakládat po naší smrti. Podle článku Kasíka (Idnes.cz, 2012) to hlavně záleží na tom, jaké jsme národnosti. Pro Američana totiž platí ohledně dědění „dat“ jiná pravidla než pro nás, Čechy - když si nakoupíme hudební skladby na iTunes, je tu ten problém, že nakoupené zboží není věcí, takže je nemůžeme vlastnit, navíc můžeme vytvářet smluvní vztah s firmou, která je zahraniční, takže zde mohou existovat jiné zákony a firmy mohou do obchodních podmínek dát podmínky, že dílo je nepřenosné. Zase na druhou stranu, u nás v České republice není problém (není to trestné) si udělat kopii těchto internetových dat a uložit ji na nějaký nosič. Tento nosič samozřejmě vlastníme a můžeme s ním nakládat - můžeme ho odkázat dědicům – toto ovšem právě Američané udělat nemohou. Originální (původní) data, která má vlastník na internetu ovšem nikdo odkázat nemůže – jak už je psáno výše, není to totiž věc (aspoň podle práva). V poslední době se začaly objevovat služby, které se chtějí postarat o uživatelův internetový majetek. Jako příklad lze uvést službu Cirrus Digital Legacy Services2, která nabízí on-line prostory pro uživatele. Zde si uživatel může uložit různé on-line dokumenty nebo hesla k různým stránkám a určit, co se s těmito věcmi stane po jeho 2
http://www.cirruslegacy.com
23
smrti. Z toho důvodu musí stanovit poručníka, který tuto službu kontaktuje po uživatelově smrti a zašle službě úmrtní list. Po dalším ověření vydá služba poručníkovi obsah schránky, který tam uživatel vložil. V základu je služba zdarma, ovšem nenabízí žádný on-line prostor na ukládání dokumentů ani si nemůžete určit poručníka. Nejlevnější předplatné je za 12€ na rok.
2. Komunikace 2.1 Definice komunikace Definovat komunikaci není podle názoru Zbyňka Vybírala (2000) vůbec lehké: jako první člověka napadne, že je to proudění informací z jednoho bodu k druhému bodu. Ale podle názoru jiných to není přesné – komunikace se účastním už tehdy, když jsem jen přítomen a ostatním pozorovatelům se zdá, že jim žádné informace neposílám (tj. nemluvím, nic negestikuluju, prostě se vůbec neprojevuji). Přesto je ovlivňuji – účastníci konverzace mě vidí a tím pádem už na mě mají nějaký názor a tím je ovlivněna jejich konverzace. Proto se ve světě vyvinulo mnoho názorů a definic, co to ta komunikace přesně je. Zde jsou uvedeny některé z nich: Podle Watlzawicka, Beavinové a Jaksona, kteří patří do kalifornské školy Palo Alto (Vybíral, 2000), můžeme komunikaci definovat tak, že ji rozdělíme na tři části, která každá komunikace má. A to syntaxe, sémantika a pragmatika. Syntaxe, jak už název napovídá, se zabývá správnou skladbou vět neboli slovosledem. Dále pak vztahy mezi slovy. Jednoduše se dá říct, že syntaxe se stará o to, aby komunikace (výměna slov) probíhala ve správném pořadí. Bez syntaxe by sice účastníci komunikace spolu mohli komunikovat, ale bez správného pořadí a skladby by věta smysl nedávala. Syntaxe se také zabývá kódováním komunikace. Sémantika nám vysvětluje vše o významech, která slova a věty mají v komunikaci. V komunikaci může např. nastat takový stav, že první účastník komunikace chápe význam věty (slova) jinak než druhý účastník komunikace – tím pádem nám vlastně sémantika nemůže zaručit, že oba účastníci komunikace pochopí větu správně.
24
Pragmatika informuje o vztahu mezi vysílatelem (produktorem) a příjemcem. V komunikaci je totiž mnoho faktorů, které různými způsoby komunikaci ovlivňují. Může jít např. o ovlivňování, přesvědčování, přijímaní nebo odmítání. Jako další definici (ovšem trochu jednodušší a kratší) nabízí Tubbs (1991), která říká, že lidská komunikace je "proces vytváření významu mezi dvěma nebo více lidmi". Poslední zde uvedená citace se nachází v online slovníku Merriam-Webster (2013): „komunikace je proces, ve kterém se informace vyměňují pomocí gest, chování a symbolů.“ Mnoho definic zde existuje také kvůli problémům, které se zde objevují – můžou totiž nastat extrémní situace, kdy nevíme, jestli jsme komunikovali nebo ne. Když totiž napíšeme e-mail kamarádovi a on si ho přečte, je jasné, že jsme spolu komunikovali. Ale můžeme říct, že jsme spolu komunikovali, když ten e-mail napíšeme, odešleme mu ho, ale on si ho z různých důvodů nepřečte? Kamarád si poté pomyslí, proč jsme mu nenapsali, my si zase budeme myslet, proč nám neodpověděl a takhle to může jít dále – vlastně komunikujeme s představami o tom druhém člověku.
2.2 Cíle komunikace Podle Vybírala (2000) existují čtyři typy komunikace: -
Informovat – jak už nám název říká, tato komunikace nás o něčem informuje. V notářských úřadech např. notář může informovat klienty o výši své odměny, povinnostech klienta nebo se může dotazovat přes informační systém soudu na nějaké informace apod. U této funkce se nečeká, že by nám příjemce posílal zpětnou vazbu.
-
Instruovat – tato funkce je trochu podobná funkci informovat. Předává nám také nějaké informace, např. notář může instruovat své zaměstnance – říká jim, co a jak mají dělat. Na rozdíl od informativní funkce je zde ale důležitá zpětná vazba – notář totiž musí vědět, jestli to dělají správně, bez zpětné vazby by nevěděl nic.
-
Přesvědčit – pomocí tohoto typu komunikace, chceme příjemce komunikace o něčem přesvědčit nebo vyvrátit jeho názor. Opět autor uvádí příklad na notářském úřadě – klient může být tvrdohlavý a zvolit si špatné řešení. Notář to ví, protože má 25
mnohem víc zkušeností a informací – tudíž mu danou věc vysvětlí, pokusí se ho přesvědčit a informovat o jeho omylu. -
Pobavit – povídání „jen tak“, zabavit posluchače. U tohoto typu se nepředpokládá nějaká vážná debata, používá se spíše mezi přáteli apod. Poslední dva typy se dají v notářských úřadech vyloučit. O pobavení nemá
význam v souvislosti s notářství uvažovat. Notář či jeho pracovníci nejsou na úřadě z důvodu „pobavení“ – myšleno zajišťování dobré nálady klientům či účastníkům řízení (maximálně na uvolnění situace). I když se pracovníci mohou zabavit mezi sebou. Pouhého přesvědčování by se nejspíše notář dopouštět neměl, neměl by ovlivňovat svoje klienty, viz informace o tom, jaký by notář měl být v kapitole 1.1. Tudíž v notářských úřadech se komunikuje hlavně prvními dvěma způsoby – informovat a instruovat. A to mezi oběma subjekty – mezi notářstvím a úřady (jedni od druhého požadují různé informace nebo instrukce) a mezi notářstvím a klienty. Motivace ke komunikaci je zde jasná – i když notářské úřady jsou zřizovány státem, notář pracuje „sám na sebe“ – takže si chce vydělat peníze. Tím pádem, čím lépe bude komunikovat a čím lépe bude využívat komunikační kanály, tím více by si měl vydělat – příjemci komunikace (zprávy) by měli vždy tuto zprávu pomocí komunikačních kanálů dostat a navíc by ji měli rozumět. Ať už se jedná o komunikaci elektronickou či osobní nebo s úřady či klienty.
2.3 Typy komunikačních kanálů v notářských úřadech V této kapitole jsou rozebrány všechny komunikační kanály, které notářské úřady používají v dnešní elektronické době - v dnešní době nastal totiž jejich rozvoj. V době bez informačních systémů a internetu totiž notářské úřady mohly komunikovat jen tradičně – osobně, písemně nebo telefonem či faxem. Dnes je komunikačních kanálů v notářských úřadech mnohem více – a pomalu vytlačují ty staré. Každý kanál je zde detailně popsán, aby čtenář věděl, o co jde, popř. jak to funguje. Jsou tu popisovány i ty starší (telefon nebo fax), aby byl výčet komunikačních kanálů úplný.
2.3.1 E-mail E-mail neboli elektronická pošta je služba, která slouží k elektronické výměně dat a informací mezi dvěma a více subjekty. E-mail je podobně starý jako médium, přes které se používá – internet (Cnews.cz, 2012). Datum jeho vzniku tam lze datovat na 26
přibližně rok 1971. V těchto dobách se ale samozřejmě nepoužíval tak, jako dnes – internet mezi lidmi nebyl vůbec rozšířený. E-mail se tedy začal prosazovat s rozvojem internetu a různých e-mailových portálů, které nabízely velmi jednoduché založení emailové schránky. Výhoda e-mailu spočívá v tom, že příjemce elektronické pošty nemusí být v době odeslaní zprávy dostupný – došlou zprávu si může vyzvednout kdykoliv chce. E-mail navíc dorazí adresátovi prakticky okamžitě. Podle Václavíka (2011) přijde za jeden den na jeden firemní účet v průměru asi 75 e-mailů a odejde z něj asi 38 e-mailů. Toto číslo by mělo v blízké době růst v řádu jednotek. Je to pravděpodobně z toho důvodu, že už nezbývá čas odpovídat na více emailů.
Tab. 2.3.1 – Přehled přijatých e-mailů ve firmách a pohled do budoucnosti Zdroj: Cnews.cz (2011)
2.3.2 Telefon a mobilní telefon Telefon je telekomunikační prostředek, pomocí něhož se přenáší zvuk mezi dvěma aparáty (zvuk přenášejí elektrické signály). Podle článku „Telefon a jeho vývoj“ (2012) se jeho historie datuje do 19. století. Existuje několik vynálezců, kteří aspirují na primát vynálezce telefonu – např. A. G. Bell nebo A. Meucci. Mobilní telefon je pak telefon, který nemá dráty – zvuk se přenáší pomocí radiových vln. Jeho masové rozšíření nastalo v 90. letech 20. století. Obě tyto metody používají notářské úřady celkem často, protože to je snadný prostředek, jak kontaktovat klienta nebo opačně, jak klient může kontaktovat notářský úřad Podle statistik z Českého statistického úřadu (2012) je v dnešní době mobilní telefon ve většině domácností (konkrétně v 97 ze 100). Zato telefon (pevná linka) je na ústupu – vytlačily ho totiž mobilní telefony – když má člověk mobilní telefon, nemá důvod už držet pevnou telefonní linku, která je nepřenosná. Dnes má pevnou linku 23 domácností ze 100 a tento trend vypadá podle následujícího grafu celkem stabilně – počet pevných linek už růst nebude, ale na velký pokles to také nevypadá. Velmi 27
podobný trend je i u firem – je lepší mít mobilní telefon, který je přenosný, než telefon, který musí být jen na jednom místě. Se služebním mobilním telefonem lze zastihnout pracovníka ve většině případů, s pevnou linkou to tak být nemusí.
Obr. 2.3.2 – vybavenost domácností pevnou linkou a mobilním telefonem Zdroj: Český statistický úřad (2012)
2.3.3 Dopis Dopis je standartní písemná zpráva, která se používá už od nepaměti - lidé totiž v minulosti nemohli komunikovat na dálku jinak, než pomocí dopisu. Dopis je sdělení, které je odesláno odesílatelem a pomocí služeb třetí strany je doručeno příjemci, kterému je dopis určen. V notářském úřadě musí mít dopis samozřejmě formální vzhled a obsah. Nicméně se (podle autorova názoru před vypracováním praktické části) od jeho používání v poslední době pomalu ustupuje (ať už jeho příjem nebo odesílání notářskými úřady), a to hlavně z důvodu doby, která je nutná k doručení dopisu. Přestože je dopis starý komunikační prostředek, jeho používání je přesto velmi časté. Podle statistik Eurostatu (2010) se v roce 2010 odeslalo 97 milionů doporučené počty a 500 miliónů pošty obyčejné (jen v České republice). V posledních letech lze pozorovat klesající trend, který pravděpodobně bude pokračovat v následujících letech. Tento trend může hlavně souviset se vznikem datových schránek – právnické osoby
28
totiž musí používat datové schránky místo dopisů – viz kapitola 2.3.5 o datových schránkách.
Obr. 2.3.3 – přehled odeslané doporučené pošty ve vybraných evropských zemích (v tisících) Zdroj: Eurostat (2010)
2.3.4 Czech Point Tento komunikační kanál je docela nový – byl spuštěn na začátku roku 2008. Podle oficiálního webu Czech Pointu (2013) má být jeho hlavním cílem minimalizace nákladů na občana. V době před Czech Pointem totiž občan musel zajít na mnoho různých úřadů nebo institucí, aby vyřešil jeden problém. Právě toto se Czech Point snaží omezit. Pomocí tohoto systému by občan měl získat všechny potřebné informace a data na jednom pověřeném místě. Czech Point lze využít na třech místech – u notáře, městského úřadu nebo na poště. Všechny tyto úřady mohou dělat výpisy z katastru nemovitostí, obchodního rejstříku nebo rejstříku trestů. Pomocí Czech pointu může žadatel získat i informace o stavu svého bodového hodnocení na silnici apod. Jako příklad použití notářem lze uvést, že notář hledá informace v Czech Pointu pomocí Centrální evidence obyvatel. Informace zde hledá podle data narození občana nebo rodného čísla.
29
Podle údajů na oficiální stránce Czech Pointu (2013) bylo k 22. 3. 13 vydáno 8.577.625 výstupů z Czech Pointu. Nejčastější typ výpisu, který je pořizován, je výpis z rejstříku trestů. Dále následuje výpis z katastru nemovitostí a obchodního rejstříku. Tyto tři typy zastávají většinu výpisů, které vydává Czech Point – celkově jich bylo totiž vydáno přes 7 000 000. Bylo by ale vhodné zmínit, že během prvních dvou let provozu šlo vydávat kromě výše uvedených výpisů (kromě rejstříku trestů) už jen výpis z živnostenského rejstříku. V poslední době se také začíná rozmáhat konverze dokumentů – jde zde pozorovat rozmach internetových služeb.
Tab. 2.3.4.1 – přehled vydaných výpisů z Czech pointu Zdroj: Czech Point (2013, b) Míst, kde je možné si nechat udělat výpis z Czech Pointu je 6 963. Největší zastoupení mají obecní úřady (konkrétně 78 % - 5 467 pracovišť). Na druhém místě je Česká pošta s 980 pracovišti (14 %). Notáři jsou na třetí pozici s 6 % - což dělá 426 pracovišť. Další místa už jsou zanedbatelná.
30
Graf. 2.3.4.2 – přehled míst s Czech pointem Zdroj: Czech Point (2013, b) Zajímavé ovšem je to, že ačkoliv je Česká pošta na druhém místě s počtem míst pro vydávání výpisů, je na prvním místě v počtu vydaných výpisů – a to s 52 % z celkové počtu vydaných výpisů. Obecní úřady mají přibližně 38 %. Ovšem u notářů je tato statistika velmi podobná té předchozí – notáři vydali přes 5 % výpisů z celkového počtu – to je skoro stejně jako jejich procentuální podíl poboček – 6%. Z této statistiky lze vyčíst, že lidé raději chodí na poštu než na úřad.
Graf č. 2.3.4.3 – přehled vydaných výpisů podle místa zpracování Zdroj: Czech Point (2013, b) 31
2.3.5 Datové schránky V minulosti (před érou počítačů) se s orgány státní moci komunikovalo výhradně písemně – všechny různé dokumenty státní správa posílala poštou. V roce 2009 se to ale změnilo – vznikly datové schránky, tudíž se začaly dokumenty posílat i elektronicky. Konkrétně datové schránky byly spuštěny 1. 11. 2009 a byly vytvořeny na základě zákona č. 300/2008 Sb. (2008), o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datové schránky slouží hlavně k tomu, aby si fyzické osoby, právnické osoby nebo úřady vyměňovaly mezi sebou elektronické dokumenty – tak to funguje od roku 2010. Dříve datové schránky sloužily jen k výměně elektronických dokumentů mezi orgány státní moci a fyzickou nebo právnickou osobou – fyzické a právnické osoby si mezi sebou elektronické dokumenty měnit nemohly. Podle zákona č.300/2008 Sb. (2008) je tento komunikační kanál povinný pro orgány státní moci a právnické osoby – těmto organizacím jsou schránky zakládány automaticky. U právnických osob nelze zasílat zprávy např. řediteli nebo různým pracovníkům – zprávy jdou poslat vždy jen právnické osobě jako celku. U fyzických osob nejsou datové schránky povinné, takže je jen na občanech, jestli si ji založí nebo ne. S tím souvisí to, že když orgány státní moci zasílají nějaké dokumenty, upřednostňují datové schránky a příjemce je povinen si dokument vyzvednout do deseti dnů od poslání. I když si dokument příjemce nevyzvedne, desátého dne od poslání se automaticky počítá s tím, že dokument byl doručen. Datové zprávy jsou trochu podobné elektronické poště. Datová zpráva obsahuje elektronickou značku a také časové razítko. Samotná zpráva je zde na rozdíl od e-mailu (kde je zpráva v tělu emailu) přiložena jako příloha. Velikost přílohy je 10 MB a podporuje na 20 různých typů souborů. Dokumenty ovšem v datové schránce vydrží pouze 90 dnů a po této době jsou nenávratně smazány. Jestliže si je chce příjemce uschovat v datové schránce i po uplynutí této doby, musí si zažádat o placenou službu. Nic ovšem nebrání vlastníkovi si zprávy vytisknout a fyzicky je nějak uschovat. Schránky jdou u fyzických osob rušit do tří dnů (poté jdou i znovu obnovit). Zrušení schránek také proběhne, když fyzická osoba zemře, je jí odebrána svoboda nebo způsobilost k právním úkonům. U právnické osoby 32
pak datová schránka zaniká při zániku právnické osoby či smazáním záznamů o právnické osobě z různých rejstříků. Podle statistik Ministerstva Vnitra ČR (2013) se odeslalo 85 milionů datových zpráv během prvních tří let provozu. Datovou schránku má 472 000 lidí, firem nebo orgánů. Toto číslo nám toho o popularitě datových schránek samozřejmě mnoho neřekne, kvůli povinnosti mít datovou schránku pro právnické osoby. Poslední údaj, který je dobré zmínit, je průměrná úspěšnost doručení – podle ministerstva je to 97 %. Počet odeslaných datových zpráv lze dát do souvislosti s celkovým číslem odeslané pošty. Podle Eurostatu poklesl počet odeslané pošty v roce 2010 o přibližně sto miliónů oproti roku 2008. Datové schránky byly ale spuštěny až na konci roku 2009, takže je vhodné vzít do úvahy jen rok 2010 – a během něj došlo k poklesu odeslané pošty o přibližně padesát miliónů. Tudíž zde lze vypozorovat jistý podíl datových zpráv na úkor pošty. Zvlášť, když odeslaná pošta se v letech 2006 až 2008 držela na přibližně stejné úrovni – asi 930 miliónů odeslané pošty za rok.
Obr. 2.3.5 – přehled celkové odeslané pošty ve vybraných zemích (v tisících) Zdroj: Eurostat (2010)
2.3.6 Ohlášení na katastr nemovitostí Jako další komunikační kanál, který notářské úřady používají, je ohlášení na katastr nemovitostí. Notář pomocí něj ohlašuje, že je potřeba v katastru nemovitostí provést změnu vlastníka. Což se děje při dědění majetku v dědickém řízení.
33
K přístupu do toho kanálu se používá internetový prohlížeč – tento kanál je tedy běžně dostupný z kteréhokoliv počítače připojeného k internetu. Notář se ale musí prokázat svým certifikátem, jinak nebude do aplikace vpuštěn. Tento kanál využívá konkrétně certifikáty vydané společností PostSignum. Pomocí uživatelské příručky (Ohlášení soudního komisaře, 2010) se lze dozvědět, že tento komunikační kanál funguje jako průvodce, takže když chce uživatel podat ohlášení, musí projít aplikací v předem definovaných krocích. Jako příklad lze uvést úmrtí vlastníka nemovitosti. Vyplní se zde tedy jméno a adresa zůstavitele a číslo listu vlastnictví (list vlastnictví obsahuje informace z katastru nemovitostí o tom, kdo kterou nemovitost vlastní a jaký má na dané nemovitosti podíl). Dále se zde musí vyplnit nacionále dědiců a jejich podíly na děděné nemovitosti. U každého ohlášení musí být přiloženo pravomocné dědické usnesení, aby katastr nemovitostí mohl v pořádku danou nemovitost převést na dědice.
2.3.7 Centrální informační systém Centrální informační systém („CIS“) je speciální systém zřízený a provozovaný Notářskou komorou České republiky a slouží notářům, případně dalším subjektům, stanoví-li tak předpisy, k získávání informací ze souboru dat jeho jednotlivých aplikací. Podle JUDr. Papežové pomocí CIS notář zjišťuje, jestli např. zůstavitel nezanechal závět nebo listinu o vydědění. Vyhledávání funguje podle jména a příjmení, rodného čísla nebo data narození. Notář zde může najít, pokud byl zůstavitel ženatý, zda zanechal smlouvu o zúžení nebo rozšíření společného jmění manželů – a v tomto případě konkrétně v centrální evidenci manželských smluv. Nejčastěji používanými aplikacemi, jež se týkají činnosti notáře, jsou zejména aplikace s označením: úschovy, závěti, zástavy, manželské smlouvy. Do Centrálního informačního systému notáři vkládají stanovené údaje o manželských smlouvách (tzn. zejména smlouvy o zúžení či rozšíření společného jmění manželů a předmanželských smlouvách), závětech, listinách o odvolání závětí, zástavách majetku nebo listinách o vydědění či o listinách o zrušení listiny o vydědění. Většinu údajů v tomto systému nelze poskytovat komukoliv a je zde režim neveřejných rejstříků, seznamů apod. tak, jako například Centrální evidence závětí.
34
Tento systém může však sloužit nejen notářům a jiným subjektům, ale i v jistých omezených případech osobám fyzickým či právnickým - chtějí-li např. koupit ojeté auto, ale nejsou si jisti, jestli náhodou auto není v zástavě. Požádají tedy notáře o kontrolu, ten nahlédnutím do rejstříku zástav ověří, jestli auto je nebo není v zástavě a o této skutečnosti vydá v souladu s předpisy příslušnou listinu. Pokud se v průběhu dědického řízení ukáže, že zůstavitel měl sepsanou závěť notářským zápisem nebo byla-li nějaká závěť u notáře uložena do úschovy, notář ji poté odhlásí z evidence závětí, neboť v rámci dědického řízení došlo k její publikaci. Údaj o její existenci není nutné dále v CIS evidovat. Do Centrálního informačního systému se vstupuje přes stránky Notářské komory České republiky3. Stránka sice je volně dostupná přes internet, ale bez příslušné autentifikace je přístupu do samotného systému CIS zabráněno.
2.3.8 Fax Fax je přístroj, který dokáže získat kopii vloženého papíru, tuto kopii zpracuje a pošle pomocí telefonní sítě adresátovi na jeho fax (AmaPro, 2013). Tudíž fax je podobný telefonu – využívá jeho sítě, jen je rozdíl, že nepřenáší zvukové informace, ale informace obrazové. Vložený papír fax převede na pixely, které v binární formě pošle na druhý (příjemcův) fax. Zde tento fax zase z bodů složí obraz a následně ho vytiskne na papír. Adresát tudíž dostane přesnou kopii toho, co do faxu vložil odesílatel. Historie přístroje sahá až do podobných časů jako u telefonu – prarodiče přístroje lze najít v 19. století, ale jeho skutečný rozvoj nastal až ve 20. století. V dnešní době má fax velkou konkurenci v e-mailu, který ve většině případů nabídne rychlejší obsluhu než fax. Jako doložení toho, jak moc se fax používá, lze poukázat na údaje ze serveru NationMaster (2013). Nejvíce se fax používá v Japonsku – kde ho používá 93 lidí z 1 000. Což je 9,3 %. Na druhém místě jsou poté USA, rozdíl je zde ale už velký, skoro poloviční – v USA fax používá 55 lidí z 1 000. „Stupně vítězů“ pak uzavírá Německo s hodnotou 45 lidí z 1 000. Viz následující obrázek. Česká republika je pak na 37. místě se 7 lidmi na 1 000 – což dosvědčuje, že se u nás fax už skoro vůbec nepoužívá.
3
http://www.nkcr.cz/
35
Obr. 2.3.8 – přehled používanosti faxu ve vybraných zemích Zdroj: NationMaster (2013) A proč je fax v Japonsku tak populární, proč je tak výjimečný? Rozbor situace uvádí článek Japan and the fax: A love affair (BBC, 2012). Japonsko je sice ultramoderní zemí, ale Japonsko má také velký podíl starších občanů v populaci – lidé v Japonsku se totiž dožívají velmi vysokého věku. A tito lidé si na fax už zvykli a nechtějí se učit něco nového – jako např. e-mail. Jako další důvod článek uvádí to, že pro Japonce je ručně napsaný text mnohem „důvěryhodnější“ a dokáží pomocí něj poznat pisatelovu osobnost – nic takového ovšem Japonci z textu z e-mailu nevyčtou, a proto jim e-mail připadá velmi chladný.
2.3.9 Insolvenční rejstřík a katastr nemovitostí Notářské úřady také velmi často používají insolvenční rejstřík nebo katastr nemovitostí. V insolvenčním rejstříku hledají notáři či jejich zaměstnanci údaje o tom, jestli fyzická či právnická osoba není v insolvenčním řízení. V tomto řízení se projednává úpadek společnosti a další postup nebo se zde jedná o oddlužení fyzické osoby. Pro notářské úřady je tento rejstřík důležitý. Rejstřík je volně dostupný na internetu4. Katastr nemovitostí je u notářů také potřeba – poskytuje všechny možné informace o nemovitostech v České republice, ať už se jedná o polohu, vlastníka nebo popis. Katastr je také volně dostupný na internetu – najdou se tedy i dva informační kanály, které jsou veřejné a nemusí se k nim uživatel nijak zvláštně přihlašovat.
4
http://insolvencni-rejstrik.cz/ 36
V dědickém řízení pak notářské úřady mohou využít speciální verze přístupu do evidence nemovitostí vedené katastrem, která je dostupná jen pro notáře. V ní mohou získat informace z listu vlastnictví, které jsou pro notáře poskytovány zdarma.
2.3.10 Minoritní komunikační kanály Notářské úřady používají i další komunikační kanály, které se ovšem používají v malém počtu případů. Jsou to např. inteligentní formuláře, „štítky“ nebo Centrální depozitář cenných papírů. 2.3.10.1 Inteligentní formuláře Tyto formuláře, které se vyplňují přes internet, se používají k vyplňování dokumentů, které mají pevnou strukturu (Software602, 2013). Může tedy jít o různé výkazy, výpisy, podání nebo protokoly. Druhá možnost, jak mohou být použity, je práce s informačními systémy – skrz tyto formuláře se do informačních systémů ukládají data. Jejich používání by mělo přinést mnoho výhod – např. rychlejší vyplnění, než kdyby to dělala osoba ručně – vybírá totiž hodnoty z číselníků, popř. mu aplikace sama automaticky doplňuje hodnoty. Navíc formulář vypadá stejně jako v tištěné formě, může být elektronicky podepsán apod. Notářské úřady používají tyto formuláře velmi krátce – byly totiž pro ně zavedeny celkem nedávno, jejich „výhody“ se ale zatím moc neukazují a pracovníkům v notářských úřadech se zatím moc nelíbí – viz kapitola v praktické části. Používají je pro vyplňování změn údajů do katastru nemovitostí, které vyplývají ze sepsaných darovacích či kupních smluv. 2.3.10.2 „Štítky“ V notářských úřadech používají speciální aplikaci (říkejme jí „štítky“), a to při ověřování podpisů. Do této aplikace je zadán důležitý údaj o osobě, jejíž podpis má být úředně ověřen (jméno a příjmení, adresa, datum narození). Tento záznam je poté vytištěn ve formě lepícího štítku. Ten se poté nalepí na listiny, na kterých je ověřován či uznán za vlastní podpis. Pak už jen stačí přidat razítko a podpis ověřující osoby. Toto je dle ústního vyjádření zaměstnanců notářského úřadu velká úspora času. Dříve to totiž dělali tak, že když chtěl klient ověřit podpis na deseti různých listinách, museli desetkrát vypsat rukou údaje o klientovi na tyto listiny. Dnes jednoduše vytisknou štítek desetkrát. Poté každou listinu opatří tímto štítkem spolu s razítky a podpisem. 37
Tuto kapitolu autor uvádí z toho důvodu, že je to speciální elektronická věc, která šetří zaměstnancům čas, i když to není komunikační kanál. 2.3.10.3 Centrální depozitář cenných papírů (CDCP) Tento systém, který je dostupný přes internet5, slouží k zjištění informací o tom, jestli klient vlastní nějaké cenné papíry. Lze zde najít cenné papíry, které byly vydány v České republice (Centrální depozitář cenných papírů, 2013). CDCP funguje od roku 2010 a jsou na něm dostupné i každoroční statistické ročenky – např. za rok 2011 se na akciovém trhu uskutečnily obchody v hodnotě 370 mld. Kč (Centrální depozitář cenných papírů, 2011). 2.3.10.4 Ohlášení soudního komisaře na soud Tento komunikační kanál slouží k tomu, aby notářské úřady mohly zasílat pravomocná usnesení o skončeném dědickém řízení na soud v elektronické podobě podle ústního vyjádření JUDr. Miroslavy Papežové (notářky v Českém Brodě).
3. Bezpečnost Asi každého napadne, že data a informace by (nejen) v notářských úřadech měly být co nejvíce zabezpečena, aby nedošlo k jejich případnému odcizení nebo k nepovolenému přístupu k nim. Proto se v této části autor zabývá možnostmi, jak nejlépe zabezpečit data a informace.
3.1 Šifrování dat na disku Obecný pojem šifrování znamená, že informace, které jsou normálně čitelné, se pomocí nějaké činnosti převedou na takovou obsahovou formu, která není pro čtenáře čitelná – je zašifrovaná (viry.cz, 2012). Ten uživatel, který vlastní klíč či heslo, může tyto informace zpět dešifrovat. Data by tedy v zašifrované formě měla být relativně v bezpečí před jedinci, kteří by je chtěli případně zneužít. Šifrovat lze jednotlivé soubory nebo i celé disky. Data se šifrují mocí různých šifrovacích algoritmů, např. AES, Triple DES nebo Twofish. Jako příklad, jak funguje šifrování, lze uvést asi nejznámější software na šifrování – TrueCrypt (viry.cz, 2012). Tento program je zdarma, takže si ho může stáhnout každý a navíc je Open Source – jeho zdrojový kód je volně dostupný. Princip 5
http://www.centraldepository.cz/index.php/cz/ 38
programu spočívá v tom, že si uživatel pomocí něj vytvoří šifrovaný soubor, který může být libovolně veliký (samozřejmě nemůže být větší než pevný disk, na kterém je uložen). Tento šifrovaný soubor se bude chovat jako kontejner – budou se v něm ukládat ty data, které chceme mít zašifrované. Hlavní výhodou je to, že nelze zjistit, kolik se nachází v souboru (kontejneru) dat ani to, jakého jsou typu. Navíc ani nelze zjistit to, jaký typ šifrování kontejner používá. Poté si stačí pomocí TrueCryptu tento soubor najít na disku a zadat heslo – bez hesla se k datům nejde vůbec dostat, zapomenuté heslo obnovit nejde. Heslo může být „klasický“ text nebo libovolný soubor. Šifrovaný soubor (kontejner) se uživateli „nainstaluje“ jako nový disk do operačního systému. S tímto kontejnerovým souborem také souvisí to, že protože je to soubor, je velmi snadno přenosný, aniž by uživatelova data byla v nebezpečí. V souvislosti s firmami rostly v roce 2010 prostředky v IT odděleních amerických firem nejvíce právě na šifrování dat (computerworld.cz, 2010) – na šifrování se podle studie utratilo o 9% více prostředků než v roce 2009. Navíc v roce 2010 nastalo narušení dat u 88 % organizací, které byly sledovány.
3.2 HTTPS Mezi nejčastější a nejjednodušší metody ochrany dat a informací je podle autora této práce protokol HTTPS6 (Lupa.cz, 2001). A to z toho důvodu, že běžný uživatel počítače si používání této metody vůbec nevšimne, ani se nepotřebuje uživatelova akce pro spuštění tohoto zabezpečení a navíc se tato metoda používá velmi často při surfování na internetu. O co tedy jde? Když si uživatel prohlíží internetové stránky, prohlížeč funguje pomocí protokolu HTTP. Nevýhoda ohledně tohoto protokolu je ovšem taková, že přenosy dat mezi počítačem uživatele a serveru může odposlouchávat prostředník, což se u WI-FI sítí může stát docela lehce. Uživatel může např. na svém notebooku vyplnit formulář a odeslat stránku k dalšímu zpracování. Odešle se HTTP požadavek na server, který tento požadavek dále zpracuje. V tomto HTTP požadavku se ale právě posílají data z vyplněného formuláře, které by případný útočník mohl zneužít. A právě HTTPS protokol by měl uživateli zajistit, že jeho komunikace se serverem bude zabezpečená a prostředník by ji přečíst neměl. Podle článku HTTPS - bezpečnost jen pro vyvolené? (2001) funguje protokol HTTPS na čtenářovi již známém principu šifrování a elektronického podpisu. HTTPS obsahuje původní HTTP protokol, který je ovšem 6
Hypertext Transfer Protocol Secure
39
zašifrován tak, aby případný posluchač nemohl komunikaci odposlouchávat. Elektronický podpis pak slouží k tomu, aby HTTP požadavek došel na správné místo ke správné osobě a nikoli k němu cizímu. Šifrování a autentizaci zabezpečují protokoly SSL a jeho následovník, TLS. Tyto protokoly fungují na principu asymetrické šifry, viz kapitola 3.4 o šifrování. V souvislosti s notářským úřadem a službami, které používá, by bylo vhodné poznamenat, že většina těchto služeb je zabezpečena i pomocí protokolu HTTPS. Přece jen jsou tu informace mnohem důvěrnější, než informace obyčejného uživatele internetu.
3.3 Hardwarové zabezpečení Notářský úřad také často používá zabezpečení na úrovni hardwaru. V notářském úřadě mají speciální USB klíče (tzv. tokeny), každý na jednu osobu, bez nichž by se pracovníci v notářském úřadě nemohli přihlásit do různých systémů. Na čipové kartě (která je umístěna v USB klíči), lze uložit až osm privátních klíčů klienta, je možné na ni uložit i certifikáty (ica.cz, 2013). Na USB klíč lze samozřejmě mimo jiné ukládat i obyčejná data, jako na kterékoliv jiné USB klíčence. Jestliže chce ale vlastník tohoto klíče provádět nějaké speciální a důvěrné operace, musí zadat heslo (PIN), v rozmezí 4 až 8 znaků. Tyto USB klíče notářské úřady používají např. u ohlášení soudního komisaře – bez příslušného certifikátu (který mají v notářském úřadě uložen právě na USB klíči) se do aplikace dostat nelze. Můžou být použity i u elektronického podpisu k podepsání dokumentu. S USB klíči souvisí ta výhoda, že jsou přenosné, tedy zaměstnanec se může do systému hlásit i z domova – přístupový bod do aplikace je totiž volně dostupný7. Z toho vyplývá i nevýhoda – při ztrátě klíče by mohlo dojít k ohrožení dat (útočník by ovšem musel získat i heslo zaměstnance ke klíči).
3.4 RSA šifrování Pro lepší pochopení šifrování, které používá elektronický podpis, a jeho principu, je zde vhodné uvést nějakou šifrovací metodu – např. RSA šifrování. RSA 7
https://ohlaseni.cuzk.cz/uvod/
40
šifrování bylo vynalezeno v roce 1977 a to konkrétně pány Rivestem, Shamirem a Adlemanem - proto zkratka RSA (Pelikán, 2009). Tato šifra právě pracuje na způsobu veřejného a soukromého klíče, popsaných v kapitole 1.7.2. Soukromý klíč je tvořen dvěma čísly, která jsou prvočísly a jsou dostatečně velká. Tato šifra funguje hlavně kvůli tomu, že u dostatečně velkých prvočísel trvá rozklad jejich součinu velice dlouho – zatím co počítače vypočítají součin prvočísel, které mají 100 cifer během pár sekund, zpětný rozklad součinu na původní prvočísla by trval 100 let – dnešní počítače tento výpočet nedokáží urychlit, a proto je v dnešním světě toho šifrování tak bezpečné. Nikdo totiž ještě nevymyslel takový algoritmus, který by tuto úlohu vyřešil v polynomiálním čase.
41
Závěr teoretické části V teoretické části jsem se snažil popsat všechny pojmy a problémy, které souvisejí s notářským úřadem a s elektronickým světem, který notáři používají. V první kapitole se zabývám samotným pojmem notářského úřadu, čtenář se tu dozví věci o tom, co to notářský úřad vůbec je, krátce něco o jeho historii. Dále pak o jeho funkcích a o komunikaci, která v notářském úřadě probíhá (ať už vnější nebo vnitřní). Čtenář tu najde i informace o souvislostech elektronického světa a notářského úřadu – např. co se děje s elektronickým majetkem po smrti jeho vlastníka nebo fungování elektronického podpisu. Ve druhé kapitole jsem se pak zaměřil přímo na komunikaci. Snažil jsem se ji definovat více způsoby a vypsat různé její motivace a cíle. Většina kapitoly je pak o jednotlivých typech komunikačních kanálů, které se dnes v notářském úřadě používají. Třetí teoretická kapitola je o bezpečnosti – jsou zde popsány různé možnosti a techniky, jak zabezpečit komunikaci a práci v notářském úřadě jak na internetu, tak na disku. V praktické části se pak chci podívat na skutečné použití výše popsaných elektronických kanálů a jejich dopad na notářský úřad.
42
Úvod praktické části Měření probíhalo na notářském úřadu v Českém Brodě (město 30 km na východ od Prahy). Notářkou tohoto notářského úřadu je paní JUDr. Miroslava Papežová a v rámci její činnosti soudního komisaře je tento notářský úřad spádovou oblastí nejen pro přímé okolí Českého Brodu. To znamená, že zemře-li zůstavitel s bydlištěm v tomto obvodu, pověří Okresní soud v Kolíně notářku JUDr. Miroslavu Papežovou k projednání daného dědictví. Samozřejmě, že každý si s jiným úkonem, jenž se netýká dědické agendy, může vybrat jakéhokoliv notáře v České republice. Seznam notářů lze nalézt na stránkách českého soudnictví8. V rámci dědické agendy si ale notáři nápad (tj. přidělení dědického řízení) z některých obcí „dělí“ – jedná se spíše o větší města (větší ve smyslu větší v okrese, v měřítku České republiky jsou tato města malá) – např. o Pečky nebo Poříčany. Funguje to tak, že v těchto městech záleží na datu úmrtí osoby – když např. zemřela na počátku měsíce, připadne projednání dědictví jinému notáři v okrese, než kdyby zemřela na konci měsíce. Soudem, který notáře pověřuje projednáním dědictví apod., je v tomto konkrétním případě Okresní soud v Kolíně. Notářka v Českém Brodě v současné době zaměstnává tři osoby na plný úvazek a dvě osoby na částečný úvazek. Toto notářství jsem si vybral z důvodu toho, že zde pracuje má matka, která má dobré vztahy s notářkou, takže získat zde informace nebyl žádný problém.
8
http://portal.justice.cz/Justice2/Uvod/Uvod.aspx
43
4. Praktické měření 4.1 Způsoby měření Ze začátku bylo nejtěžší vybrat metodu měření. Existuje zde totiž vícero možností, jak dostat výsledky měření. První možnost, která byla zavržena, je přímé kontaktování poskytovatelů služeb. Tato možnost má sice určité výhody – výsledky by byly nejspíše velice přesné, ale jako hlavní problém, kvůli kterému byla tato možnost zavrhnuta, je odezva poskytovatelů těchto služeb. Notářský úřad sám o sobě používá hodně typů komunikačních kanálů a pravděpodobnost, že by autorovi této práce odpověděli všichni poskytovatelé, je nízká. A to hlavně z důvodu, že by si na to neudělali čas a ani k tomu nemusí mít dostatečné nástroje. Museli by si totiž odfiltrovat data, která souvisejí jen s notářským úřadem, což u některých kanálů ani není možné. Navíc je tu i další problém – bezpečnost. S ohledem na bezpečnost by poskytovatelé ani tyto data nemuseli poskytnout. Z těchto důvodů byla tato možnost získávání dat autorem zavržena. Druhá metoda už je o něco přímější než metoda předchozí – šlo by přeci napsat přímo samotným notářským úřadům, jestli by se nevyjádřily, jaké elektronické kanály používají nejčastěji. Zde ale narážíme na neobjektivitu. Samotné notářské úřady si totiž možná vedou záznamy o tom, kolik bylo odesláno pošty, ale pravděpodobně nikde nejsou napsány záznamy ostatních komunikačních kanálů. Takže by to museli buďto odhadnout (což by pro tuto práci nemělo žádný význam) nebo spočítat alespoň to, co spočítat lze (např. emaily, datové zprávy, pošta…). Zde opět tedy narážíme na problém s časem. Notářské úřady by určitě nebyly ochotny něco počítat jen z důvodu, že si to přeje cizí osoba. Proto byla i tato možnost zavržena. Zbyla tedy poslední (třetí) možnost – a to přímé měření na konkrétním notářském úřadu, tímto úřadem byl notářský úřad JUDr. Miroslavy Papežové v Českém Brodě. Toto rozhodnutí bylo učiněno na základě vyloučení ostatních možností a také kvůli možnosti získání informací, týkajících se mé práce, na shora uvedeném notářství. Nejjednodušší bylo zjistit použití těch kanálů, u kterých se zaznamenává jejich používání. Stačilo tedy požádat o sdělení z historie těchto kanálů. Trochu větší problém bylo zjistit používání komunikačních kanálů bez historie. Zde vznikla dohoda mezi autorem, notářkou a 3 jejími zaměstnanci. Jestliže bude použit těmito 3 zaměstnanci 44
nějaký komunikační kanál, poznamenají si jeho použití a přibližnou délku používání. Každý si vymyslel svoji metodiku, jak bude svoje měření provádět a zaznamenávat. Autor by si sice mohl vymyslet jednu univerzální metodiku měření, ale asi bylo lepší, když si každý použil svoji metodiku tak, jak mu nejvíc vyhovuje. Samozřejmě, že tato metoda musí být co nejméně časově náročná a ztěžující práci. Bohužel toto měření nemohl dělat autor sám, zejména z důvodu, že neměl oprávnění sledovat bezprostředně činnosti probíhající na notářství, neboť notář i jeho pracovníci jsou v rámci své činnosti vázáni slibem mlčenlivosti a jednání probíhající v rámci činnosti notáře, jako soudního komisaře jsou jednáními neveřejnými. Stejně tak nemůže notář či jeho pracovníci zveřejňovat informace či údaje týkající se jiné agendy notáře. Notář ani jeho pracovníci nemohou poskytovat údaje třetím osobám, aniž tyto osoby prokáží na dané věci oprávněný právní zájem. Z výše uvedeného důvodu nemohl autor provádět příslušná měření osobně. Samotné měření probíhalo 14 dnů – od 8. 3. 2013 do 24. 3. 2013. Bylo by samozřejmě nejlepší, kdyby měření běželo, co nejdéle to jde, ale z pochopitelných důvodů musely autorovi stačit data z období dvou týdnů. Měření se zúčastnili 3 zaměstnanci notářského úřadu. Celkem bylo sledováno 13 komunikačních kanálů – a to telefon, Czech Point, e-mail, insolvenční rejstřík, výpis z katastru nemovitostí, datové schránky, Centrální informační systém, ověření, ohlášení soudního komisaře, dopis a poté minoritní: Inteligentní formuláře, ohlášení na katastr nemovitostí (zkratka ohlášení na KN) a Centrální depozitář cenných papírů (zkratka CDCP).
4.2 Zadané předpoklady výsledků Před samostatným měřením vznikly předpoklady, které se pokoušely odhadnout, jak dopadne samotné měření. Celkem vznikly dva předpoklady – jeden je autorův a ten druhý je zaměstnanců notářského úřadu. Autor nebyl „deformován“ samotnou prací v notářském úřadě, takže by jeho názor neměl být zase až tolik podobný názoru zaměstnance. Naopak zaměstnanec by měl mít přehled o tom, co se jak používá, takže jeho předpoklady by měly být potvrzeny. Skutečné výsledky měření pak budou s těmito předpoklady porovnány a vyhodnoceny. Následující odstavce jsou tedy velmi subjektivního rázu. 45
4.2.1 Autorův předpoklad Podle autorova názoru budou datové schránky nejpoužívanější komunikační kanál. Přece jen by datové schránky měly notářské úřady používat celkem často, protože kvůli dědictví a ostatním záležitostem musí stále komunikovat s úřady nebo právnickými osobami. Autor se ale nedomnívá, že datové schránky budou mít velký náskok před druhým místem – maximálně v řádu procent. Celkově se datové schránky budou používat v rozmezí 20 až 25 %. Na druhém místě bude podle autorova názoru email. Autorovi totiž připadá jako pravděpodobné, že lidé budou mít na notářské úřady celkem hodně dotazů. Odhad používanosti je přibližně 15 až 20 %. Na třetím místě bude Czech Point. Využívají ho přeci jak klienti, tak samotné notářské úřady, takže se dá očekávat velký podíl. Odhad je 13 až 18 %. Na čtvrtém místě bude podle autorova názoru telefon – tento „starší“ komunikační prostředek se bude stále používat celkem často. Odhad je přibližně 10 až 15 %. Další používanost a pořadí podle autorova názoru nemá smysl odhadovat, protože předpokládá, že komunikační prostředky od pátého místa dále budou velmi blízko sebe a nějaké určování předpokladů by bylo jen střílení „naslepo“. Zajímavé bude sledovat, jak se umístí dopisy – v minulosti musely být na prvním místě, dnes už se pravděpodobně budou používat o dost méně. A kolik času stráví zaměstnanci používáním těchto komunikačních kanálů? Podle autorova názoru to bude 30 až 45 hodin během doby měření.
4.2.2 Zaměstnanecký předpoklad Zaměstnanci notářského úřadu si myslí, že nejpoužívanějším komunikačním kanálem budou datové schránky - a to s celkovým podílem 40 %. Na druhém místě se s 15 až 20 % podle zaměstnanců umístí Czech Point. Dále předpokládají, že na třetím a čtvrtém místě budou shodně s 10 % vyhotovení výpisu z listu vlastnictví a ohlášení na katastr nemovitostí. E-mail bude tím komunikačním kanálem, který bude podle jejich předpokladu na pátém místě – a to s 6 %. Na posledním místě odhadovali Centrální informační systém s 5 %. Ostatní položky prý budou podle nich zanedbatelné.
4.3 Struktura výstupů z měření V následujících kapitolách autor shrnuje poznatky, které vyplývají z výsledků dvou-týdenního měření a snaží se je dávat do souvislostí. A to jak z počtu použití, tak z časového hlediska. V kapitolách o e-mailu, datových schránkách a poště je navíc kapitola, která se zabývá historickými daty. Tato data totiž šlo získat. U ostatních 46
komunikačních kanálů tyto historické údaje získat nelze. V závěrečné části této kapitoly autor poskytuje ucelený přehled, který ukazuje využití času a počet použití všech komunikačních kanálů dohromady. Na úplný konec této kapitoly autor porovnává a vyhodnocuje předpoklady. Jsou zde tedy k nalezení výsledky toho, jestli se hypotézy potvrdily nebo se vyvrátily – a to z obou, výše uvedených pohledů.
5. Výsledky měření 5.1 Výstupy z měření používání e-mailu 5.1.1 Historie e-mailů v e-mailovém klientovi U elektronické pošty nebyl problém zjistit její používání. Notářský úřad si totiž nechává záznamy o počtu doručených i odeslaných zprávách, a to i dlouho do minulosti. Takže stačilo požádat zaměstnance notářství, aby prostřednictvím jednoho počítače na notářském úřadě byl zapnut e-mailový klient, což nebyl problém – notářský úřad mi v tomto vyšel vstříc. Jediný problém ovšem byl ten, že některé e-maily nebyly „k tématu“. Jednalo se o různé nabídky nebo pozvání na nějaké akce. I přesto byly tyto emaily zahrnuty, a to z toho důvodu, že by přišly jiným komunikačním kanálem. Do výsledku byly zahrnuty měsíce leden a únor. V měsíci lednu bylo odesláno 44 e-mailů a přijato jich bylo 102. V měsíci únoru bylo odesláno 61 e-mailů a přijato také 102. Podle notářky a jejich zaměstnanců pokládají lidé a společnosti pomocí e-mailů hlavně různé dotazy, objednávají si smlouvy nebo posílají naskenované podklady pro smlouvy a také různé nabídky. To jsou doručené zprávy. Hlavní důvody u odeslaných emailů jsou tyto - samozřejmě notáři a jejich pracovníci odpovídají na dané dotazy (většinou se týkají notářských zápisů). Notáři také posílají po domluvě např. předvolání k dědictví. Dále též sdělují termíny k sepsání notářských zápisů nebo zasílají klientům koncepty notářských zápisů. Z výsledků vyplývá, že do notářského úřadu přichází přibližně každý měsíc stejný počet e-mailů. Z toho lze usuzovat, že lidé mají každý měsíc velmi podobné otázky. Naopak odeslaných zpráv je v lednu o skoro 30 % méně než v únoru. Zde je nutné uvést, že jeden zaměstnanec měl v lednu čtrnáctidenní dovolenou a „nedostatek“ počtu e-mailů mohl být způsoben touto situací. Mohla také nastat situace, že v lednu přišlo více různých nabídek a pozvánek než v únoru. Tím pádem přišlo méně dotazů na 47
notáře – a to snížilo počet odeslaných e-mailů (za předpokladu, že na nabídky a pozvánky neodpovídáme).
5.1.2 Výsledky vlastního měření V průběhu dvoutýdenního měření se ukázalo, že e-mail notářský úřad nepoužívá zase tak často, jako jiné komunikační kanály – zaměstnanci ho použili celkem 28krát (počítáno je odeslání). Což celkem odpovídá tomu, co se zjistilo z historie používání emailu – když se totiž toto číslo porovná s historickými měsíčními hodnotami (44 a 61), dostaneme se na podobné číslo – 56 odeslaných e-mailů. Z celkového počtu 13 sledovaných hodnot se e-mail v používání umístil na 6. místě, což sice může vypadat dobře, ale spíše se v počtu používání blíží konci sledovaných hodnot, než těm, které jsou umístěny na prvních místech. Tyto hodnoty pak dokládají, že e-mail se v komunikaci zase až tolik nepoužívá a spíše na něj data přicházejí, než odcházejí. Za dva týdny pak u něj zaměstnanci strávili celkem 111,5 minuty – což opět řadí e-mail na šesté místo, tentokrát v tabulce, která sleduje čas používání sledovaných dat. Průměrně jsou to 4 minuty na jeden e-mail – komunikace pomocí e-mailu je rychlá a moc nezdržuje od jiné práce. Zajímavé je, že v prvním týdnu se s emailem pracovalo méně než v druhém týdnu, ale celkový čas byl v prvním týdnu větší. Odeslané emaily První týden Druhý týden Celkem
Celkem Počet minut 9 62,5 19 49 28 111,5
Tab. 5.1.2 – přehled odeslaných e-mailů Zdroj: autor
5.2 Výstupy z měření používání datových schránek 5.2.1 Výstupy z historických dat U tohoto typu elektronického kanálu nastal ten problém, který mohl čtenáře napadnout již u popisu fungovaní datových schránek – jestliže o to vlastník speciálně nezažádá, datové zprávy jsou ve schránce uchovávány jen po dobu tří měsíců. Delší měření lze tedy z tohoto důvodu provádět jen tak, že měření budeme opakovat po jednom či dvou měsících – starší už započítané zprávy budou již smazané a ty nové 48
zprávy započítáme. Tím pádem, jestliže měření začalo v březnu, nedalo se počítat s údaji, které se nacházely v posledním měsíci minulého roku, protože tato data již nebyla stoprocentně kompletní. Notářský úřad nepoužívá službu, která by umožňovala delší úschovu zpráv ve schránce, za to si ale datové zprávy tiskne a tím provádí jejich archivaci. Netiskne ovšem všechny zprávy – jen ty důležité. Navíc tyto vytištěné zprávy nejsou uložené někde na jednom místě, ale jsou vkládány často do spisů, jež jsou následně odevzdávány soudu apod., takže tyto zprávy jsou již notáři nedostupné. Ke konkrétním hodnotám – za leden 2013 bylo odesláno 149 datových zpráv a přijato jich bylo 55. V měsíci únoru jich pracovníci notářského úřadu odeslali 179 a přijali jich 87. Lze zde sledovat tedy přesně opačný trend jako u e-mailů – počet odeslaných zpráv zde dominuje nad počtem přijatých. Notářský úřad používá datové schránky hlavně k oficiální komunikaci mezi notářem a ostatními organizacemi – advokáty, exekutory, firmami atd. Notáři se hlavně dotazují v rámci dědických řízení a firmy či orgány veřejné moci jim odpovídají. Po skončení dědického řízení se zprávy používají také – notář sděluje informace bankám i věřitelům. Když tedy dojde na porovnání s e-mailem: lze tu vidět trend, kde notáři častěji odesílají datové zprávy než e-maily – pomocí datových zpráv se totiž komunikuje s právnickou osobou lépe, než pomocí e-mailu (i když odpověď nejspíše nechodí ihned – odeslaných je o dost více než přijatých). Důvodem většího počtu odeslaných datových zpráv než přijatých, může být i fakt, že notáři některé instituce žádají o dodání kupříkladu určitých listin a ty jsou poté notáři zaslány klasickou poštou. U e-mailu je to přesně opačně – fyzické osoby radši komunikují pomocí e-mailu než pomocí datových zpráv – e-mail má každý, datovou schránku spíše právnická osoba.
5.2.2 Výstupy z vlastního měření Používání datových schránek se v praktikovaném měření ukázalo jako vůbec nejpoužívanější komunikační kanál. Podle záznamů zaměstnanců použili datové schránky (počítá se zde odeslaná zpráva a práce s doručenkou) celkem 238krát – denně by tedy jeden zaměstnanec použil datovou schránku přibližně 8krát. Zde je ovšem značný nárůst oproti historickým údajům – a to přibližně o 100 %. V únoru se např. pracovalo se schránkou 266krát (když do toho započítáme přijaté zprávy, ve kterých mohou být i doručenky), za to v březnu (kdyby další dva týdny byly stejné, jako 2 týdny 49
měření) by to bylo 476 krát. To lze vysvětlit tím, že jeden pracovník v jeden den odesílal velké množství datových zpráv a poté také pracoval s doručenkami, které mu přišly z těchto odeslaných zpráv (např. tisk). S časovým využitím jsou datové schránky opět na prvním místě, a to s obřím náskokem – druhá položka (telefon) se používá o polovinu méně času. Podle měření tedy pracovníci používali datové schránky 514 minut za dva týdny. To je 8,5 hodiny čistého času, viz následující tabulka. Průměrná zpráva zabrala něco přes 2 minuty času. Tento průměr snižují hlavně doručenky, které jsou tu zaznamenány. Pracovník si je většinou jen vytiskne, což zabere jen chvíli. Zde lze pozorovat jednoznačnou úsporu peněžních prostředků (datová zpráva je pro notáře zdarma) a času – kdyby totiž toto dělali jako dříve – tedy posílali dopisy s dotazy na právnické osoby, trvalo by to mnohem déle, než tento způsob. Ať už je myšlena rychlost doručení nebo rychlost sepsání zpráv. Datové schránky První týden Druhý týden Celkem
počet celkem min 92 175 146 339 238 514
Tab. 5.2.2 – přehled použití datových schránek Zdroj: autor
5.3 Používání telefonu Notářský úřad používá vedle pevné linky i mobilní telefon na vyřizování telefonní komunikace. Především z důvodu častých dotazů klientů na mobilní telefon. Většina z nich má mobilní telefon a raději volá na něj než na přímou linku. Telefony používají pracovníci hlavně na vyřízení všelijakých dotazů od lidí nebo na domlouvání různých schůzek na notářský úřad (např. dědictví…). Během dvou týdnů měření se telefon (ať už pevný nebo mobilní) použil celkem 69krát. To by odpovídalo přibližně 7 použitím za den. Počet provolaných minut je 229 – skoro 4 hodiny pracovního času. Hovor tedy trval asi 3 a čtvrt minuty, z čehož lze vyčíst, že se během hovoru neprobírají žádné podrobné nebo komplikované věci, ale opravdu asi půjde o pouze informativní typ hovoru.
50
Telefon První týden Druhý týden Celkem
počet
celkem min 31 115 38 114 69 229
Tab. 5.3.1 – přehled použití telefonu Zdroj: autor V celkovém počtu použití se telefon nachází na třetím místě, těsně za druhým Czech Pointem. V čase používání už je to ale přesně naopak – telefon je na druhém místě a Czech Point na třetím. Viz následující obrázky (tab. 5.3.2 a tab. 5.3.3.). Czech Počet použití Point První týden Druhý týden celkem
Telefon 43 31 41 38 84 69
Tab. 5.3.2 – počet použití Czech Pointu a telefonu Zdroj: autor Čas používání (min) Telefon Czech Point První týden 115 83 Druhý týden 114 129 Celkem 229 212 Tab. 5.3.3. – čas používání telefonu a Czech Pointu Zdroj: autor Tuto záměnu lze podle autora vysvětlit způsobem práce s Czech Pointem – práce s tímto systémem je velmi rychlá - nezabere tolik času jako telefonování. Samozřejmě závisí i na typu telefonních hovorů, ale to by se jejich průměr musel snížit o přibližně 45 sekund, aby se telefon dostal před Czech Point.
51
5.4 Používání Czech Pointu Jak už napovídá předchozí kapitola, Czech Point se používá v notářském úřadě velmi často. Sice notářům konkurují další místa, kde lze pořídit výpisy z Czech Pointu (viz kapitola o Czech Pointu), ale v notářském úřadě se Czech Point nepoužívá jen proto, že klient z něj chce pořídit nějaký výpis, který potřebuje. Notáři jej totiž používají sami pro získávání nejrůznějších údajů, které potřebují ke své práci (např. lustrace z Centrální evidence obyvatel). Proto se tedy používá Czech Point v notářském úřadě docela dost, i když podle oficiálních statistik se k výpisům z něj používají úřady a pošta a notářské úřady mají zanedbatelný podíl. Během měření se tudíž Czech Point používal celkem 84krát s celkovou dobou používání 212 minuty (což je 3,5 hodiny). Jde vidět, že aplikace je navržena správným způsobem a usnadňuje práci nebo šetří čas jak zákazníkům nebo pracovníkům notářského úřadu. Přece jen Czech Point shromažďuje docela dost služeb, které jsou k dispozici, jejichž užívání jednotlivě by zabralo mnohem více času než pomocí Czech Pointu. Toto tvrzení lze ukázat i na průměrném času, který zabere jedna práce s Czech Pointem – podle údajů z měření je to 2,5 minuty, což vůbec není mnoho. Následující tabulka shrnuje fakta, uvedené v tomto odstavci:
Czech Point První týden Druhý týden Celkem
počet celkem min 43 83 41 129 84 212
Tab. 5.4 – přehled použití Czech Pointu Zdroj: autor Jak už lze vyčíst z minulé kapitoly, Czech Point se umístil na druhém místě v počtu používání a na třetím místě v celkovém času, který byl použit na Czech Point.
52
5.5 Používání pošty 5.5.1 Výstupy z historických dat U pošty opět nebyl problém dohledat i starší údaje – notářský úřad si vede evidenci odeslané doporučené pošty. Z historických záznamů autor zjistil, že v roce 2007 se během ledna odeslalo 54 a během února 80 doporučených dopisů. A kolik se jich odeslalo v letošním roce ve stejných měsících? Výsledek by asi překvapil většinu lidí – v lednu se dopisů odeslalo 47 a v únoru 79 – což značí pokles jen v řádu procent. A to vůbec neodpovídá tomu, že by se s nástupem datových schránek měl počet odeslaných dopisů zmenšit – v roce 2007 totiž datové schránky v provozu ještě nebyly. Podle autora to má jediné vysvětlení – počet doporučených odeslaných dopisů se sice nezmenšil, ale notářskému úřadu se za tu dobu pěti let o dost zvýšil objem práce. Bohužel notářský úřad si nevede statistiky pošty přijaté, takže následující srovnání s e-mailem a datovými schránkami lze provést jen u odeslaných položek. V součtu za leden a únor 2013 bylo odesláno 328 datových zpráv, 105 e-mailů a 126 doporučených dopisů. Na tom je vidět, rozmach datových zpráv na úkor e-mailu a dopisů. Podle autorova názoru ale hlavně záleží na typu těchto odeslaných zpráv. U datových schránek to je hlavně komunikace s právnickými osobami a úřady. Naopak u e-mailu a doporučených dopisů to bude především komunikace s fyzickými osobami. Údaje shrnuje následující tabulka (5.5.1.1) a graf (5.5.1.2). Odeslané Dop. položky E-mail Datové schránky dopisy Leden 61 179 47 Únor 44 149 79 celkem 105 328 126 Tab. 5.5.1.1 – počet odeslaných položek u e-mailu, datových schránek a doporučených dopisů Zdroj: autor
53
ODESLANÉ POLOŽKY ZA LEDEN A ÚNOR 2013 E-mail
Datové schránky
Dop. dopisy
19%
22%
59%
Graf 5.5.1.2 – procentní vyjádření odeslaných položek za leden a únor 2013 Zdroj: autor
5.5.2 Výstupy z vlastního měření Pošta se podle minulé kapitoly stále ještě používá a dosvědčují tomu i výsledky z měření. Během dvou týdnů se odeslalo (jak doporučených, tak i normálních) celkem 49 dopisů. Což v počtu používání řadí poštu na 4. místo. Podíl má ale jen 8 %. To dokládá, že i když je na čtvrtém místě, první tři prostředky se používají mnohem více než pošta. Celková doba, kterou zabrala práce s dopisy, je 113 minut, dopis je tak zařazen na 5. místo v časovém využití. To je něco přes 2 minuty na jeden. Což se autorovi zdá velmi málo času na napsání dopisu. Buď se tedy stala chyba při měření tohoto komunikačního kanálu, nebo zaměstnanci používají šablony a doplňují do nich jen ty nejdůležitější údaje. Počet Celkem Pošta použití min První týden 24 50 Druhý týden 25 63 Celkem 49 113 Tab. 5.5.2 – přehled použití pošty Zdroj: autor
54
5.6 Používání Centrálního informačního systému Tento systém je specifický, používá se jen v notářských úřadech, takže se dalo předpokládat, že tento systém se bude asi hojně využívat. Podle výsledků měření se ale toto tvrzení nepotvrdilo. Během dvou týdnů se tento systém totiž použil jen 28krát. Což je stejně jako e-mail - Centrální informační systém (CIS) se tedy umístil na děleném šestém místě s e-mailem v měření počtu použití. V čem ale naopak toto měření vyniklo, je celkový čas používání CISu. Používal se celkem 197 minut – tím se stal čtvrtým časově nejnáročnějším kanálem, v těsném závěsu za druhým a třetím. E-mailu pak odskočil o bezmála 90 minut! Viz následující tabulka. Datové Czech schránky Telefon Point První týden (min) Druhý týden (min) celkem
CIS
Pošta Email
175
115
83
98
50
62,5
339 514
114 229
129 212
99 197
63 113
49 111,5
Tab. 5.6 – přehled použití CISu a ostatní kanálů Zdroj: autor Z toho lze vyvodit, že jedna pracovní seance trvá 7 minut. Což je skoro nejdéle ze všech sledovaných komunikačních kanálů. Proč to tak je? Zaměstnanci totiž v CISu nehledají jen jeden nějaký údaj, ale hledají jich více najednou – např. jestli má dotyčný závěť, jestli byla sepsána manželská smlouva nebo se tam tyto smlouvy nahlašují. Druhá možnost je, že je tento systém navržen neefektivně a pracuje se s ním prostě špatně.
5.7 Používání insolvenčního rejstříku a evidence katastru nemovitostí Tyto dva komunikační kanály jsou pro notářské úřady celkem důležité, takže se dalo očekávat, že budou hojně používány. A to se potvrdilo hlavně u insolvenčního rejstříku – ten se během dvou týdnů použil celkem 46krát – to znamená 5. místo v počtu použití, hned za poštou a před e-mailem. Používán byl 59 minut (to je až 11. místo z 13), což ukazuje, že práce s ním je velmi rychlá a v průměru zabere jen něco přes jednu minutu. Jak už je uvedeno v kapitole o tomto systému, není totiž nutné se do něj 55
přihlašovat a vyhledávání v něm je velmi jednoduché – stačí zadat IČ, rodné číslo nebo jméno a příjmení a hned se uživateli objeví potřebné informace. Insolvenční rejstřík První týden Druhý týden Celkem
počet celkem min 30 29 16 30 46 59
Tab. 5.7.1 – přehled použití Insolvenčního rejstříku Zdroj: autor Katastr nemovitostí (v grafu na konci práce značeno jako výpis z LV – výpis z listu vlastnictví) se pak používá méně. Zaměstnanci ho použili celkem 27krát, což mu vyneslo až 8. místo ze 13 (v počtu použití). Jeho obsluha ale trvala déle než u insolvenčního rejstříku – celkem 80 minut. Tudíž jedno použití tohoto systému trvá skoro 3 minuty. Je to hlavně tím, že při vyhledávání určitého objektu v katastru nemovitostí se uživatel musí systémem „prokousat“, než najde to, co potřebuje. Např. když chce uživatel vyhledat parcelu, musí nejdříve vyhledat katastrální území, ve které se parcela nachází, poté musí zvolit typ parcely a až pak může zadat její číslo.
Výpis z LV První týden Druhý týden Celkem
počet celkem min 18 60 9 20 27 80
Tab. 5.7.2 – přehled použití výpisu z listu vlastnictví Zdroj: autor
5.8 Ostatní měření Další výstupy z měření by už nemělo cenu zpracovávat samostatně, protože jejich podíl na ostatních komunikačních kanálech je velmi malý. Patří sem ověření (štítky), ohlášení soudního komisaře, CDCP (Centrální depozitář cenných papírů), ohlášení na katastr nemovitostí a inteligentní formuláře – tedy 5 položek.
56
Jak lze zpozorovat z níže uvedeného grafu, tyto systémy byly použity celkem 60krát během dvou týdnů měření – což vychází jen na 6 použití na jeden den za všechny dohromady.
Celkem použití
Ohlášení Ověření Soudní na Inteligentní (Štítky) komisař CDCP KN formulář 36 13 9 7 2 5 24 11 7 3 3 0 60 24 16 10 5 5
Tab. 5.8.1 – přehled počtu použití ostatních kanálů Zdroj: autor Na tabulce spotřeby času na tyto systémy jsou nejzajímavější inteligentní formuláře – sice se s nimi pracovalo jen 5krát, za to ale zabraly spoustu času - 110 minut. Podle vyjádření zaměstnanců notářského úřadu je to z toho důvodu, že tato věc je nově zavedená a nikdo si není zase až tolik jistý, jak se s tím má správně pracovat. Celkem těchto 5 systémů zabralo tedy 351 minut – což dělá skoro 6 hodin. Největší podíl na tomto čase mají samozřejmě inteligentní formuláře, bez nich by byl čas kratší skoro o dvě hodiny. Po použití průměru se dozvíme, že jedna práce trvala 5 minut a 45 vteřin. Ohlášení Celkem Inteligentní Ověření Soudní na minut formulář (štítky) komisař KN CDCP 244 110 28 61 23 22 105 0 45 27 30 3 351 110 73 88 53 25 Tab. 5.8.2 – přehled délky použití ostatních kanálů Zdroj: autor Jako zajímavý fakt lze poznamenat, že fax nebyl během dvou týdnů použit ani jednou a notářský úřad ho asi v nejbližší době zruší. Podle vyjádření zaměstnanců se totiž v posledních letech používá jen minimálně.
57
5.9 Shrnutí poznatků z praktické části Celkem se v průběhu dvou týdnů používaly výše uvedené komunikační kanály 1864,5 minuty. Po přepočtu na hodiny dostaneme hodnotu 31 hodin. Abychom dostali ještě lepší vypovídající hodnotu, vztáhneme tuto hodnotu na počet pracovníků, kteří se zúčastnili tohoto sběru dat a celkový počet hodin, které uběhly během dvou pracovních týdnů. Jeden pracovník stráví během dvou týdnů celkem 10,3 hodiny prací s komunikačními kanály. Toto číslo zase není tolik velké (na jeden pracovní den to vychází přes hodinu), ale zase je nutné konstatovat, že hlavní náplní zaměstnanců notářského úřadu není hledat informace a data v různých systémech. Jejich hlavním úkolem je připravovat dědická řízení, případně je i z pověření notáře projednávat. Dále činit potřebné kroky při přípravě k sepisování notářských zápisů a zabývat se činnostmi, jimiž je notář v rámci jejich pracovního zařazení pověří. Největší podíl na používání komunikačních prostředků mají datové schránky – celkem 38 %. Což je oproti druhému velmi velký náskok - druhý Czech Point má procent jen 13 %. Za Czech Pointem je to ale už celkem vyrovnané. Třetí telefon má 11 % a čtvrtý má 8 % - to jsou dopisy. Podíl prvních třech komunikačních kanálů na ostatních třinácti je tedy 62%, což jsou skoro dvě třetiny. Viz následující graf.
CELKEM POUŽITÍ Soudní komisař 3%
Pošta 8%
Telefon 11% Czech Point 13% Email 4%
DS 38% Inteligentní formuláře 1%
Insolvenční rejstřík 7% Ohlášení na CIS Výpis z LV Ověření KN 1% 4% 4% 4%
CDCP 2%
Graf 5.9.1 – podílové vyjádření počtu použití všech komunikačních kanálů Zdroj: autor 58
Graf a výsledky ukazují jednoznačný rozmach datových schránek na úkor ostatních kanálů. Pro notářský úřad to také znamená, že ušetří dost peněžních prostředků a času. Bez datových schránek by pracovníci notářského úřadu museli každou „zprávu“ vytisknout, napsat adresu na obálku, dojít na poštu a odeslat ji. Poté by bylo nutné čekat na odpověď. Tato část s datovými schránkami odpadává (mimo odeslání a čekání na odpověď). Na druhou stranu ale „starý“ prostředek telefon se používá pořád a celkem často. Kdyby byl srovnán s e-mailem (který by ho mohl nahradit), tak by se z toho dalo vyčíst, že lidé raději zavolají a budou s notářstvím komunikovat přímo, než aby napsali e-mail a pak čekali nějakou dobu na odpověď. Další „starší“ prostředek se také drží dobře – a to dopisy. Přece jen se k informování zákazníka použije častěji dopis, než např. e-mail nebo datová zpráva. Staré prostředky, jak jde vidět, už nemají takový podíl, jaký musely mít v minulosti – dnes mají jen 19 %. V době bez počítačů musely mít podíl stoprocentní – pomalu je nahrazují komunikační kanály vedené přes internet a počítač. V grafu, který porovnává počet minut, jak dlouho se používaly ty či ony komunikační kanály, jde ale vidět, že se náskok datových schránek zmenšil – dokládá to, že jejich použití je opravdu snadné. Je to jeden z mála komunikačních kanálů, u kterých je podíl v grafu čas používání menší, než v grafu počet použití (další takový by byl už jen insolvenční rejstřík) – všem ostatním kanálům jejich časové nároky rostly – právě na úkor těmto dvěma komunikačním kanálům. Největší podíl na tom mají inteligentní formuláře, ohlášení soudního komisaře a Centrální informační systém – to poukazuje na to, že s těmito systémy se v jedné seanci pracuje o dost déle. To může být způsobeno dvěma důvody – buď se tyto systémy používají špatně, práce s nimi je obtížnější, nebo je práce v těchto systémech obsáhlejší.
59
ČAS POUŽÍVÁNÍ
Pošta 113min
Ohl. soudního komisaře 88 min
Telefon 229 min Czech Point 212 min
Datové schránky 514 min
Email 111,5 min Insolvenční rejstřík 59 min
Inteligentní formuláře 110 min
Ohlášení na KN Ověření 53 min CIS Výpis z LV 73 min 197 min 88 min
CDCP 25 min
Graf 5.9.2 – podílové vyjádření času používání všech komunikačních kanálů Zdroj: autor
5.10 Vyhodnocení předpokladů 5.10.1 Autorovy předpoklady Autora hypotéza, že datové schránky budou nejpoužívanější, se potvrdila. Přece jenom se to dalo očekávat. Co se ale vyvrátilo, je jejich procentuální náskok – ve skutečnosti vedou totiž o 25 %! Autorův předpoklad (náskok o pár procent) byl tedy jednoznačně vyvrácen a podle autorova názoru je tento náskok velmi nečekaný. Jejich podíl byl také vyvrácen – odhad byl 20 až 25 %, ve skutečnosti byl 38 %. Předpoklad u e-mailu (že e-mail skončí druhý) byl také vyvrácen, e-mail se nepoužívá tak často, jak si autor myslel – skončil až na 6. místě s podílem jen 4%. To znamená, že byla vyvrácena i druhá hypotéza u e-mailu – odhad byl totiž 15-20%. Zde alespoň nebyl takový rozdíl v podílu, jako u datových schránek – jen 11%. U Czech Pointu se autor opět netrefil – tento komunikační kanál byl totiž druhý a nebyl třetí, jak odhadoval autor. Autorovi se ale konečně podařilo potvrdit jeho předpoklad používanosti – skutečnost je 13% a odhad byl 13% až 18%. U telefonu se opět potvrdila hypotéza o podílu používanosti – odhad autora byl mezi 10% až 15%. Ve skutečnosti má podíl 11%. Paradoxně se tato hypotéza potvrdila z toho důvodu, že datové schránky měly tak obrovský náskok a ubraly tak nějaká 60
procenta telefonu – autor totiž telefon pasoval až na čtvrté místo, ve skutečnosti byl třetí – tato hypotéza byla tedy také vyvrácena. Poslední hypotéza byla potvrzena (ale jen těsně). Autor předpokládal, že práce s komunikačními kanály zabere 30 až 45 hodin. Ve skutečnosti to bylo těsně nad 30 hodin – 30,4 hodiny. Z celkového počtu deseti předpokladů se autorovi potvrdily jen 4, z čehož se dá vyvodit, že autor nemá takový přehled o práci v notářském úřadě – což se ale dalo očekávat.
5.10.2 Předpoklady zaměstnanců Podle autorova názoru dopadnou předpoklady zaměstnanců lépe než autorovy – přece jen ví, jak to u nich v notářském úřadě chodí. A u jejich prvního předpokladu se to hned potvrdilo – datové schránky totiž měly podíl celkem 38 %. Zaměstnanci odhadovali procent 40 – tímto můžeme tuto hypotézu považovat jako za potvrzenou. U druhého místa se také (celkem) trefili – Czech Point měl 13%, odhad byl 15 %. V předpokladech o třetím a čtvrtém místě se ale netrefili - systémy, které měly co dělat s katastrem nemovitostí (ohlášení na katastr nemovitostí, výpis z listu vlastnictví), měly dohromady jen 5 %, předpoklad byl pro každý z nich 10 %. Další měl být e-mail s 6 %. Neskončil sice na předpokládaném 5. místě (byl 6.), ale procentuálně byl odhadnut správně – odhad byl 6 %, skutečnost 4 %. A poslední předpoklad se také potvrdil – odhad Centrálního informačního sytému byl 5 %, skutečnost je 6 %. Celkem tedy vyšly 4 předpoklady z 6. Což vychází více jak u autorova předpokladu. Je ovšem nutné podotknout, že kdyby se kontrolovalo pořadí, tak se zaměstnanci trefili jen dvakrát, jinak jim odhad moc nevyšel. A proč se tento odhad takto povedl? Podle autorova názoru se potvrdila teorie, že zaměstnanci budou mít dobrý odhad jak se co používá. Na druhou stranu zase ale netrefili pořadí prostředků – tento fakt lze vysvětlit tím, že mezi prostředky jsou docela malé rozdíly (např. mezi 4 a 13 % je velmi mnoho komunikačních prostředků).
61
Závěr Podle mého názoru byl cíl práce (tedy provést analýzu a dopad nových komunikačních prostředků na notářském úřadě) splněn. Praktickým způsobem jsem ukázal, jak moc se už dnes používají elektronické prostředky komunikace na úkor těch neelektronických. Na výsledcích jde vidět, že zaměstnanci netráví tolik času jejich používáním (což je dobře – neobírá je to o čas, který používají ke své hlavní pracovní náplni). Navíc se většina komunikačních kanálů používá velmi rychle – průměrná doba práce s nimi je v řádu minut. Výjimku tu tvoří inteligentní formuláře, které zatím zaměstnancům práci neulehčují – pravděpodobně z toho důvodu, že tento způsob komunikace byl zaveden relativně nedávno. Dá se tedy očekávat, že časem by se měly používat lépe – až se s tím zaměstnanci naučí řádně pracovat. V budoucnu se dá očekávat další nárůst používání těchto elektronických kanálů – jednou by např. totiž mohly být datové schránky povinné i pro fyzické osoby. V tom případě by se nejspíše upustilo od používání dopisů. V tomto případě by byla transformace z neelektronických komunikačních kanálů na ty elektronické téměř kompletní – telefon se nejspíše bude používat vždy (a i ten se dá provozovat přes internet). Jedinou nevýhodu v tom vidím takovou, že notářské úřady jsou postupně až moc závislé na internetu a elektronických prostředcích obecně – jejich tempo práce by bylo asi velmi zpomaleno, kdyby jim např. internet nebo počítače nešly delší dobu – většina jejich práce by byla totiž ochromena.
62
Seznam použité literatury EVROPSKÝ DEONTOLOGICKÝ KODEX. Notářská komora České republiky [online]. 2009 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/doc/main/Deontolog_kodex_rady_not_Evr_unie.pdf Dědictví. Notářská komora České republiky [online]. 2013, a [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/index.php?page=dedictvi Dědické řízení - nejčastěji kladené otázky. Informační a diskusní portál Umírání.cz [online]. 2013 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.umirani.cz/dedicke-rizeni.html Vidimace a legalizace. Portál veřejné správy [online]. 2006 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://portal.gov.cz/portal/obcan/situace/152/158/4251.html Převody nemovitostí. Notářská komora České republiky [online]. 2013, b [cit. 2013-0407]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/index.php?page=prevodynemovitosti Notářské úschovy. Notářská komora České republiky [online]. 2013, c [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/index.php?page=notarskeuschovy Závěti, vydědění a ustanovení správců dědictví. Notářská komora České republiky [online]. 2013, d [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/index.php?page=zavetivydedeni NUHLÍČEK, Josef. Veřejní notáři v českých městech, zvláště v městech pražských až do husitské revoluce. Vyd. 1. Praha: Notářská komora České republiky, 2011, 391 s. ISBN 978-808-7271-414. Rada notářství Evropské unie. Notářská komora České republiky [online]. 2013, d [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nkcr.cz/index.php?page=CNUE LOKAYOVÁ, Magdalena. Evropská notářská síť. In: Beck-online.cz [online]. 2008 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: databáze Beck-online O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In: 300/2008 Sb. 2008. Dostupné z: portal.gov.cz/zakon/300/2008 O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In: 227/2000 Sb. 200. Dostupné z: portal.gov.cz/zakon/227/2000 63
DOLEŽAL, Dušan. Jak funguje digitální podpis. Interval.cz [online]. 2002 [cit. 201304-07]. Dostupné z: http://interval.cz/clanky/jak-funguje-digitalni-podpis/ HENZLER, Jiří a Jan PELIKÁN. Matematické základy informatiky. Vyd. 2., přeprac. V Praze: Oeconomica, 2009. ISBN 978-80-245-1537-3. KASÍK, Pavel. Může Bruce Willis odkázat digitální sbírku písniček? Ne, ale Čech ano. IDnes.cz [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://technet.idnes.cz/actadedictvi-digitalnich-medii-willis-dhw/sw_internet.aspx?c=A120904_163817_sw_internet_pka VYBÍRAL, Zbyněk. Psychologie lidské komunikace. 1. vyd. Praha: Portál, 2000, 264 s. ISBN 80-717-8291-2. TUBBS, Stewart L. Human Communication. 6 ed. New York: McGraw-Hill, 1991, 487 s. ISBN 00-706-5404-2. Communication. Merriam-Webster Dictionary [online]. 2013 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.merriamwebster.com/dictionary/communication?show=0&t=1362311178 KEJDUŠ, Radek. Stručná historie emailu: už 40 let si posíláme počítačové dopisy. Cnews.cz [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://extrapc.cnews.cz/clanky/strucna-historie-emailu-uz-40-let-si-posilamepocitacove-dopisy VÁCLAVÍK, Lukáš. E-mail do důchodu nepatří, je stále silnější než IM a sociální sítě (statistiky). Cnews.cz [online]. 2011 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.cnews.cz/e-mail-do-duchodu-nepatri-je-stale-silnejsi-nez-im-socialni-sitestatistiky Telefon a jeho vývoj. Skvělá Zábava.cz [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.skvela-zabava.cz/zajimavosti.7/telefon-a-jeho-vyvoj.10102.html Vybavenost domácností pevnou telefonní linkou a mobilním telefonem. Český statistický úřad [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/1_vybavenost_domacnosti_pevnou_telefonni_link ou_a_mobilnim_telefonem 64
Postal services. Eurostat [online]. 2010 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/postal_services/data/database Co je Czech POINT. Czech POINT [online]. 2013, a [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.czechpoint.cz/web/?q=node/22 Aktuální statistiky Czech POINT. Czech POINT [online]. 2013, b [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.czechpoint.cz/web/?q=node/488 Datové schránky slaví výročí zavedením důležitých novinek. Ministerstvo vnitra České republiky [online]. 2013 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-slavi-vyroci-zavedenim-dulezitychnovinek.aspx Ohlášení soudního komisaře. In: Český úřad zeměměřický a katastrální [online]. 2010 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: https://ohlaseni.cuzk.cz/uvod/ohlaseni-prirucka.pdf Fax machines (most recent) by country. NationMaster - World Statistics, Country Comparisons [online]. 2013 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.nationmaster.com/graph/med_fax_mac-media-fax-machines Japan and the fax: A love affair. BBC News [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.bbc.co.uk/news/magazine-19045837 Šifrování – ochrana dat před zloději. VIRY.CZ [online]. 2012 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.viry.cz/sifrovani-ochrana-dat-pred-zlodeji/ Firmy výrazně investují do šifrování dat, nutí je k tomu legislativa. Computerworld.cz [online]. 2010 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://computerworld.cz/securityworld/firmy-vyrazne-investuji-do-sifrovani-dat-nuti-jek-tomu-legislativa-47749 HTTPS - bezpečnost jen pro vyvolené?. Lupa.cz [online]. 2001 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.lupa.cz/clanky/https-bezpecnost-jen-pro-vyvolene/ Vlastnosti čipové karty. I.CA [online]. 2013 [cit. 2013-04-07]. Dostupné z: http://www.ica.cz/Karta-vlastnosti Inteligentní formuláře. Software602 [online]. 2013 [cit. 2013-04-12]. Dostupné z: http://www.602.cz/reseni/inteligentni-formulare Co je CDCP. Centrální depozitář cenných papírů [online]. 2013 [cit. 2013-04-12]. Dostupné z: http://www.centraldepository.cz/index.php/cz/co-je-cdcp ROČENKA 2011 / FACT BOOK 2011. In: Centrální depozitář cenných papírů [online]. 2011 [cit. 2013-04-12]. Dostupné z: http://www.centraldepository.cz/images/vyrocni_statistika/statistika/ceske/fb2011.pdf 65
NOTARIES OF EUROPE. About Notaries of Europe [online]. [cit. 14.4.2013]. Dostupné z: http://www.notaries-of-europe.eu/images/system-variants//maps/ednmapwidth-33.png Notář - podmínky pro získání povolení a náležitosti žádosti. Business Info [online]. 2009 [cit. 2013-04-14]. Dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/notarpovoleni-a-nalezitosti-zadosti-1671.html MACHAČ, Martin. Počátky notářství v Českých zemích. In: Beck-online [online]. 2013 [cit. 2013-04-15]. Dostupné z: databáze Beck-online PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu. Praha: CZ.NIC, c2011, 430 s. CZ.NIC. ISBN 978-80-904248-3-8. NOTÁŘSKÝ ZÁPIS. Sagit [online]. 2013 [cit. 2013-04-15]. Dostupné z: http://www.sagit.cz/pages/lexikonheslatxt.asp?cd=152&typ=r&levelid=ob_131a.htm
66
Seznam příloh Seznam grafů Graf 2.3.4.2 – Přehled míst s Czech pointem.................................................................. 31 Graf 2.3.4.3 – Přehled vydaných výpisů podle místa zpracování ................................... 31 Graf 5.5.1.2 – Procentní vyjádření odeslaných položek za leden a únor 2013 ............... 54 Graf 5.9.1 – Podílové vyjádření počtu použití všech komunikačních kanálů ................. 58 Graf 5.9.2 – Podílové vyjádření času používání všech komunikačních kanálů .............. 60
Seznam obrázků Obr. 1.6.1 - Přehled členů rady notářství evropské unie ................................................. 20 Obr. 2.3.2 - Vybavenost domácností pevnou linkou a mobilním telefonem ................... 28 Obr. 2.3.3 – Přehled odeslané doporučené pošty ve vybraných evropských zemích (v tisících) ............................................................................................................................ 29 Obr. 2.3.5 – Přehled celkové odeslané pošty ve vybraných zemích (v tisicích) ............. 33 Obr. 2.3.8 – Přehled používanosti faxu ve vybraných zemích ........................................ 36
Seznam tabulek Tab. 2.3.1 – Přehled přijatých e-mailů ve firmách a pohled do budoucnosti ................. 27 Tab. 2.3.4.1 – Přehled vydaných výpisů z Czech pointu ................................................ 30 Tab. 5.1.2 – Přehled odeslaných e-mailů ........................................................................ 48 Tab. 5.2.2 – Přehled použití datových schránek .............................................................. 50 Tab. 5.3.1 – Přehled použití telefonu .............................................................................. 51 Tab. 5.3.2 – Počet použití Czech Pointu a telefonu ........................................................ 51 Tab. 5.3.3 – Čas používání telefonu a Czech Pointu ....................................................... 51 Tab. 5.4 – Přehled použití Czech Pointu ......................................................................... 52 Tab. 5.5.1.1 – Počet odeslaných položek u e-mailu, datových schránek a doporučených dopisů .............................................................................................................................. 53 Tab. 5.5.2 – Přehled použití pošty ................................................................................... 54 Tab. 5.6 – Přehled použití CISu a ostatní kanálů ............................................................ 55 Tab. 5.7.1 – Přehled použití Insolvenčního rejstříku ...................................................... 56 Tab. 5.7.2 – Přehled použití výpisu z listu vlastnictví .................................................... 56 Tab. 5.8.1 – Přehled počtu použití ostatních kanálů ....................................................... 57 Tab. 5.8.2 – Přehled délky použití ostatních kanálů ....................................................... 57 67
