Vyhodnocení úspěšnosti publicitních aktivit ROP NUTS II Jihozápad

Vyhodnocení úspěšnosti publicitních aktivit ROP NUTS II Jihozápad

Verze 1.0 ke dni 01. 07. 2009


Obsah Seznam použitých zkratek..........................................................................................................................3 1. 2.

Úvod...................................................................................................................................................4 Metodická východiska........................................................................................................................5 2.1. 2.2.

2

Metodický rámec ...................................................................................................................... 5 Legislativní rámec .................................................................................................................... 6

3.

Publicita ROP NUTS II Jihozápad .....................................................................................................7 3.1. Zveřejňování informací............................................................................................................. 7 3.2. Cíle a cílové skupiny publicity ROP NUTS II Jihozápad .......................................................... 9 3.3. Komunikační nástroje a aktivity ROP NUTS II Jihozápad ..................................................... 11 3.3.1. Výroční konference ROP NUTS II Jihozápad ............................................................... 11 3.3.2. Účast na veletrzích ........................................................................................................ 12 3.3.3. Webové stránky www.rr-jihozapad.cz ........................................................................... 13 3.3.4. Konzultace ..................................................................................................................... 18 3.3.5. Newsletter, zpravodaj .................................................................................................... 19 3.3.6. Propagační předměty .................................................................................................... 20 3.3.7. Tiskové zprávy a tiskové konference ............................................................................ 21 3.3.8. Publikace ....................................................................................................................... 24 3.3.9. Semináře a workshopy .................................................................................................. 28 3.4. Monitoring médií..................................................................................................................... 32 3.5. Outsourcing ............................................................................................................................ 36

4.

Závěry a doporučení ........................................................................................................................39


Seznam použitých zkratek ČR DPH EK ERDF ES EU HSS IP KoP KS MV NOK NSRR NUTS OAČ/ OAP OKČ/OKP OMŘ OP OTP PPP PPP projekty PPŽ ROP ŘO ÚRR JZ VRR

3

Česká republika Daň z přidané hodnoty Evropská komise Evropský fond regionálního rozvoje Evropské společenství Evropská unie Politika hospodářské a sociální soudržnosti Informační priorita Komunikační plán ROP NUTS II Jihozápad na prog. Období 2007–2013 Komunikační strategie Úřadu Regionální rady Monitorovací výbor Národní orgán pro koordinaci Národní strategický referenční rámec Územní statistická jednotka Evropské unie Oddělení administrace žádostí České Budějovice/ Plzeň ÚRR JZ Oddělení kontroly realizace České Budějovice/ Plzeň ÚRR JZ Oddělení metodického řízení ÚRR JZ Operační program Oddělení technické pomoci a publicity ÚRR JZ Příručka pro příjemce Public Private Partnership Příručka pro žadatele Regionální operační program regionu Jihozápad Řídicí orgán Úřad Regionální rady Jihozápad Výbor Regionální rady


1.

Úvod

Regionální operační program regionu soudržnosti Jihozápad (dále jen „ROP NUTS II Jihozápad) již vstoupil do třetího roku své existence. Implementace se tedy naplno rozběhla. Bylo vyhlášeno sedm kol výzev, z toho tři velká kola téměř na všechny existující oblasti podpory. Celkem bylo přijato 2 001 projektových žádostí, čímž zaujímá ROP NUTS II Jihozápad primát mezi všemi regionálními operačními porgramy ČR. Schváleno k realizaci bylo prozatím 351 projektů, z nichž většina již přešla do pokročilé fáze realizace a zároveň narůstá počet projektů, jejichž realizace již byla ukončena a proběhlo též proplacení přidělené dotace na projekt. Od počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad je kladen silný důraz na kvalitní publicitu programu (šíření možností poskytnutí finanční podpory z EU prostřednictvím ROP NUTS II Jihozápad mezi širokou veřejnost) a zajištění efektivní komunikace vůči veřejnosti. Toto je v gesci interních oddělení Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad (dále jen „ÚRR JZ“), především oddělení publicity a technické pomoci (dále jen „OTP“), a externích subjektů, jako jsou komunikační agentury, tiskový mluvčí a dodavatelské firmy. Pokročilé stádium implementace ROP NUTS II Jihozápad s sebou přináší potřebu užšího zacílení komunikačních aktivit na určité cílové skupiny. Primární je zajištění velmi kvalitní komunikační strategie vůči žadatelům neúspěšných projektů, jejichž počet se bohužel vzhledem k omezené výši alokace zvyšuje, či médiím, jelikož s průběhem implementace programu a s rostoucím počtem projektů nacházejících se v realizační fázi se zvyšuje mediální tlak a tím i pozornost veřejnosti na průběh poskytování dotací z ROP NUTS II Jihozápad. Publicita a komunikace ROP NUTS II Jihozápad tak vyžaduje kvalitní komunikační dovednosti orgánů programu (popřípadě za pomoci externích subjektů specializovaných na komunikaci a publicitu) vůči veřejnosti a nastavení efektivní komunikační strategie a nástrojů. Nově se též komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad více zaměřuje na prezentaci úspešných projektů finančně podpořených z tohoto programu, a to zejména prostřednictvím webových stránek www.rr-jihozapad.cz. Cílem této evaluační studie, jenž není zařazena do Evaluačního plánu ROP NUTS II Jihozápad na programovací období 2007–2013 a podnět k jejímu vzniku vzešel na základě oslovení jednotlivých oddělení ÚRR JZ, je podat ucelený obraz o komunikační a publicitní strategii ROP NUTS II Jihozápad v letech 2007–2009, zhodnotit jejich dosavadní způsob realizace, efektivitu a dopad jednotlivých publicitních aktivit na širokou veřejnost a též naznačit tendence a směr jejich dalšího směřování v souvislosti s postupem implementace programu. Studie též může napomoci k odhalení nedostatků publicitní a komunikační strategie ROP NUTS II Jihozápad a podat doporučení k přijetí adekvátních opatření k jejich eliminaci do budoucna.

4


2.

Metodická východiska

2.1. Metodický rámec Pro zajištění správného a efektivního procesu čerpání dotací z EU prostřednictvím ROP NUTS II Jihozápad je nezbytná existence hlavních zastřešujících dokumentů. Metody komunikace s veřejností a způsoby zprostředkování a zveřejňování informací o ROP NUTS II Jihozápad určují následující dokumenty: Komunikační plán ROP NUTS II Jihozápad na programovací období 2007–2013 (dále jen „KoP“); Komunikační strategie Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad (dále jen „KS ÚRR JZ“). Rámcový KoP určený na celé programovací období 2007–2013 i rámcová KS jsou průběžně zpřesňován ročními Komunikačními plány, které jsou zpracovány detailněji a reagují na aktuální situaci. KoP určuje cíle a cílové skupiny komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad, stanovuje strategii a obsah jednotlivých komunikačních a publicitních aktivit, nejvhodnější komunikační kanály, určuje indikativní rozpočet a konečně jmenuje správní subjekty a orgány, jenž jsou zodpovědné za provádění těchto strategií. KS doplňuje výše zmíněný KoP a ještě detailněji popisuje jednotlivé aktivity komunikační strategie Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad jakožto výkonného orgánu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Data a údaje obsažené a zpracované v této evaluační studii pochází především z interních zdrojů Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Přínosem jsou data získaná zejména při osobních konzultacích na oddělení technické pomoci a publicity (dále jen „OTP“) a z interních zdrojů, jako jsou četné průzkumy trhu, analýzy a studie, ankety apod. Veškeré údaje jsou zpracovány za období od počátku roku 2008 do 1. 7. 2009. Nejčastěji zde využíváme metod prostého výčtu a počtu, následné analýzy a doporučení. Nechybí ani metoda porovnání (s ostatními programy v ČR). Úvodní kapitola je věnovaná transparentnosti informací poskytovaných na webových stránkách Úřadu Regionální rady. Na základě vyhlášky č. 442/2006 Sb., která se zabývá strukturou informací zveřejňovaných o povinném subjektu, a Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 byly porovnány informace zveřejněné na internetových stránkách ÚRR Jihozápad s povinnými údaji. Zároveň bylo zváženo doporučení Národního orgánu pro komunikaci (dále jen „NOK“) o zveřejňování informací. Cílem této kapitoly je podat ucelený přehled o tom, kterých typů informací se povinnost zveřejňování týká a do jaké míry ROP NUTS II Jihozápad tuto povinnost splňuje. V následující kapitole této evaluační studie popisujeme obecné cíle, cílové skupiny a nejpoužívanější nástroje publicity a komunikační strategie ROP NUTS II Jihozápad tak, jak je stanovují hlavní dokumenty KoP a KS. Toto má poskytnout obraz o diverzitě používaných nástrojů k oslovení a komunikaci s veřejností. Další kapitola se pak v samostatných podkapitolách postupně věnuje jednotlivým vybraným komunikačním nástrojům. Nejprve velice stručně popisujeme, co je cílem toho kterého komunikačního nástroje a na které cílové skupiny je konkrétně zaměřen. V evaluační části každé kapitoly následně vyhodnocujeme jejich úspěšnost, dopad a náklady na jejich realizaci, respektive provoz. V případě negativního hodnocení se pokoušíme podat doporučení k eliminaci nedostatků a k přijetí adekvátních nápravných opatření. Data pochází především od zaměstnanců OTP ÚRR Jihozápad. Pro větší názornost byla v několika případech data týkající se komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad porovnána s daty ostatních regionálních operačních programů. Jde např. o srovnání návštěvnosti webových stránek jednotlivých programů, diverzitě používaných

5


komunikačních a publicitních nástrojů, apod. Cílem kapitoly je podat přehled o současném využívání komunikačních nástrojů a upozornit na možné způsoby zlepšení. Ve zvláštní kapitole se pak zaměřujeme na monitoring médií. Data jsou analyzována v širším časovém měřítku než v jakém probíhají jednotlivé monitoringy médií s cílem poskytnout ucelený přehled využívání médií k publicitě ROP NUTS II Jihozápad k 1. 8. 2009. Monitoring médií je pro Úřad Regionální rady zpracováván externě a data pro tuto kapitolu jsou čerpána právě z tohoto externího zdroje. Využití externích zdrojů (outsourcing) zkoumáme v další samostatné kapitole. Na základě dat získaných od pracovníků OTP zjišťujeme, zda využívání externích zdrojů Úřadem Regionální rady je v souladu s uvedenými metodickými materiály a zda je tato aktivita efektivně využívána a přináší požadované výsledky, případně navrhujeme změny v oblasti outsourcingu. Závěr této evaluační studie přináší souhrnné zhodnocení míry a úrovně publicity a komunikační strategie ROP NUTS II Jihozápad a doporučení na jejich zlepšení a posílení. Nechybí zde ani souhrnné porovnání s ostatními regionálními operačními programy v ČR.

2.2. Legislativní rámec Veškeré výše zmíněné dokumenty vycházejí z relevantní legislativy EU, především z: Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro rozvoj, Evropském sociálním fondu a

Fondu soudržnosti;

Nařízení Rady (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanovují prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006. Dokumenty též zohledňují Národní rozvojový rámec ČR pro období 2007–2013 a Národní strategický referenční rámec ČR (dále jen „NSRR“). Za řádnou realizaci komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad zodpovídá řídící orgán programu při zohlednění pravomocí Národního orgánu pro koordinaci, který je podle NSRR zodpovědný za zabezpečení jednotné a srozumitelné informační kampaně pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů a Fondu soudržnosti EU.

6


3.

Publicita ROP NUTS II Jihozápad

3.1. Zveřejňování informací Aby bylo zaručeno co největší rozšíření informací o možnostech financování mezi všechny zainteresované strany, a rovněž v zájmu průhlednosti, je stanoven minimální obsah informačních opatření, která jsou potřebná k informování potenciálních příjemců o možnostech financování, které Společenství spolu s členskými státy nabízí prostřednictvím fondů. Zveřejňování povinných informací se řídí dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 stanovující detailnější pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanovených týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti (Nařízení Komise). Mezi povinné se řadí informace o krocích, které by měl potenciální příjemce učinit při podávání žádosti o financování, a výběrová kritéria, která budou použita. Dále se jedná o popis postupů hodnocení žádostí o financování a daných časových období. V zájmu větší průhlednosti, pokud jde o využívání fondů, by měl být také elektronicky nebo jinak zveřejněn seznam příjemců, názvy operací a výše financování z veřejných zdrojů přiděleného těmto operacím. Další důležitou informací jsou pak kontakty na osoby, které mohou poskytnout informace o daném operačním programu. Všechny tyto povinně zveřejňované informace mohou zájemci v dostatečném rozsahu najít na internetových stránkách ROP NUTS II Jihozápad. Ministerstvo informatiky stanoví podle § 21 odst. 3 písm. a) a b) zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění zákona č. 61/2006 Sb., strukturu informací zveřejňovaných o povinném subjektu. Dle tohoto zákona ÚRR JZ zveřejňuje na internetových stránkách programu veškeré povinné informace. Jedná se např. o důvod a způsob založení, popis vnitřní organizační struktury, úřední hodiny a kontaktní údaje včetně telefonních čísel osob, které komunikují s veřejností. Dále je zveřejněný rozpočet, výroční zpráva, nejdůležitější používané předpisy apod. ÚRR JZ při zveřejňování informací na internetových stránkách přihlíží také k doporučením NOK. V současné době probíhá úprava těchto doporučení na základě připomínek jednotlivých regionálních operačních programů. Informace obsažené v tomto doporučení jsou rozděleny do tří oblastí. První oblastí jsou informace týkající se otevřených a rozhodovacích procesů. Významnými články v procesu implementace Operačního programu jsou Monitorovací výbor a Výbor Regionální rady. Proto by měly být na internetových stránkách přístupné veškeré jejich dokumenty. Úřad Regionální rady zveřejňuje jednací řády, statuty a zápisy z jednání včetně přijatých usnesení obou výborů. Zveřejněné jsou také seznamy členů. Naopak plány jednání MV ani VRR na celý rok nejsou schvalovány, o nejbližším zasedání je včas zveřejněna aktualita na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz a ve zpravodaji HEJ ROP. Druhou oblastí doporučených informací jsou aktivní a aktuální zveřejňované informace. NOK mimo jiné doporučuje zveřejňovat jednotlivé Zprávy o realizaci programu, které jsou vždy předkládány na jednání Monitorovacího výboru. ÚRR JZ ale tyto Zprávy nezveřejňuje s odkazem na informace obsažené ve Zprávě o hospodaření a především ve Výroční zprávě, která proces realizace programu souhrnně zachycuje vždy za příslušný rok. Naopak doporučení na zveřejňování evaluačních studií a analýz podpořil, a v současné době je tak možné nahlédnout do některých provedených evaluací ve zkrácené verzi. Samozřejmostí je také zveřejňování informací týkajících se jednotlivých výzev, jako jsou

7


podmínky výzvy včetně administrativních lhůt, příslušná dokumentace a zhodnocení výzvy. Nechybí ani plán výzev, informace o schválených a realizovaných projektech. Třetí a poslední oblastí informací je oblast komunikace se žadatelem a příjemcem. ÚRR JZ zveřejňuje a pravidelně aktualizuje Často kladené otázky tzv. FAQ. Dále také zveřejňuje chyby v projektech, kterých se žadatelé dopustili v předešlých výzvách. Jako další krok k transparentnímu a vůči žadatelům vstřícnému přístupu ÚRR JZ je ten, že žadatelé, jejichž projekty nebyly úspěšné, obdrží kromě Oznámení o důvodech zamítnutí projektu k financování též Rozšířené stanovisko k věcnému hodnocení projektů. V tomto stanovisku sdělujeme neúspěšným žadatelům celkový počet bodů projektu včetně počtu bodů za hlavní skupiny hodnocení (Předkladatel, Kvalita zpracování projektu, Význam projektu, Horizontální kritéria) a exaktně vyjádřitelná kritéria, pořadí projektu v dané oblasti podpory a počet projektů doporučených k financování v rámci dané oblasti podpory i kategorie výběrových kritérií, ve kterých projekt nezískal maximálně možný počet bodů. Praxe je taková, že v rámci 3. výzvy ROP NUTS II Jihozápad mohli neúspěšní žadatelé získat toto Rozšířené stanovisko na vyžádání, kdežto od 5. výzvy ROP NUTS II Jihozápad je toto automaticky zasíláno společně s Oznámením o důvodech zamítnutí projektu k financování. Rozšířené stanovisko je přínosem zejména pro ty žadatele, kteří hodlají svůj neúspěšný projekt opětovně předložit v další výzvě (mohou se tak zaměřit na slabá místa a nedostatky a tyto odstranit). Doposud bylo ze strany neúspěšných žadatelů čtyřikrát požádáno o dodatečné informace, přičemž jde ve všech případech o žádosti o detailní informace týkající se průběhu hodnocení jejich neúspěšných projektů. Rozšířené stanovisko slouží jako rozšířená informace žadateli, který o to projeví zájem, aby věděl, ve kterých výběrových kritérií jeho projekt neobdržel maximální počet bodů, a to zejména z důvodu zaměření se na tato slabá místa projektu v případě, že hodlá projekt předkládat do dalších výzev. Doposud nebyla vznesena žádost o informace za strany žadatele dle § 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, které je pak Úřad Regionální rady povinen zveřejnit. 3.1.1.1.

Závěry a doporučení

Při porovnání povinných a doporučených informací, které by měly být Úřadem Regionální rady zveřejněny, s aktuálními informacemi zveřejňovanými na internetových stránkách www.rr-jihozápad.cz, jsme neshledali žádné výrazné pochybení a nedostatky. Jediný nedostatek byl zjištěn u dat týkajících se Monitorovacího výboru a Výboru Regionální rady, kdy není uveden plán jednání na příslušný rok (avšak toto není možné zveřejnit, jelikož plán jednání není schvalován předem, o nejbližším zasedání je včas informováno prostřednictvím webu a bulletinu). ÚRR JZ naopak zveřejňuje i některé nepovinně zveřejňované informace, jako je právě Rozšířené stanovisko o věcném hodnocení projektů, jenž je automaticky zasíláno neúspěšným žadatelům. Proto hodnotíme úroveň zveřejňování informací jako velmi vysokou. Doporučujeme i nadále pokračovat mimo jiné v zasílání Rozšířeného stanoviska a ve zveřejňování informací o úspěšných projektech finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad.

8


3.2. Cíle a cílové skupiny publicity ROP NUTS II Jihozápad Globální cíl KoP ROP NUTS II Jihozápad je stanoven v souladu s platnou legislativou EU a reflektuje cíle komunikační strategie na národní úrovni. Tímto cílem je zajistit, aby pomoc poskytovaná v rámci programu z Evropského fondu pro regionální rozvoj v období 2007-13 byla transparentní pro široce pojaté cílové skupiny veřejnosti a aktérů v oblasti regionálního rozvoje a další cílové skupiny, a současně zdůraznit pozitivní roli, jakou hraje politika hospodářské a sociální soudržnosti (dále jen „HSS“) a její nástroje v regionech ČR. Globálního cíle bude dosaženo prostřednictvím realizace specifických cílů, které odpovídají členění na tři základní roviny komunikace, a to na rovinu politiky HSS, rovinu programu (ROP Jihozápad) a rovinu projektu. Specifický cíl 1: komunikace pro úspěch politiky HSS Zajistit a zvýšit úspěšnost realizace nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU v rámci regionu NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období 2007–2013. Specifický cíl 2: komunikace pro úspěšný program Přispět k úspěšné implementaci ROP NUTS II Jihozápad prostřednictvím kvalitní komunikace uvnitř řídicí a implementační struktury programu i vůči ostatním operačním programům a dalším subjektům ovlivňujícím čerpání ze strukturálních fondů v ČR, zejména pak na strategické rovině ovlivňující směřování, postavení a realizaci programu. Specifický cíl 3: komunikace pro úspěšný projekt Zajistit realizaci úspěšných projektů v rámci ROP NUTS II Jihozápad prostřednictvím včasné, strukturované a dostatečně kvalitní komunikace s potenciálními i skutečnými příjemci. Tabulka 1: Přehled specifických cílů a příslušných komunikačních aktivit

Specifický cíl

Komunikační aktivita

Specifický cíl 1

Média, veletrhy, tiskové konference a tiskové zprávy, newsletter, zpravodaj, propagační předměty

Specifický cíl 2

Informační, vzdělávací a tréninkové aktivity o obecných tématech ROP NUTS II Jihozápad, průřezové metodiky

Specifický cíl 3

Výroční konference, internetové stránky, konzultace a semináře, publikace, zpravodaj, propagační předměty Zdroj: KoP

Jednotlivé specifické cíle dále rozvádí informační priority (dále jen „IP“), jenž jsou k nim hierarchicky řazeny. Informační priority představují klíčovou úroveň návrhové části Komunikačního plánu ROP Jihozápad, pro kterou jsou definovány cílové skupiny a přiřazeny adekvátní nástroje. Informační priority v rámci specifického cíle 1 jsou zaměřeny na široce pojaté cílové skupiny. Širokou veřejnost na straně jedné a aktéry národních politik a rozvojových oblastí na straně druhé. Cílem je vyvolat u nich zájem o ROP NUTS II Jihozápad. Informační priority specifického cíle 2 jsou zaměřeny především na skupinu subjektů angažovaných přímo i nepřímo na tvorbě, řízení, monitorování a evaluaci ROP NUTS II

9


Jihozápad a mající zájem/prospěch z jeho úspěšné implementace (řídící orgány, zprostředkující subjekty, platební a certifikační orgán a jejich okolí). Informační priority specifického cíle 3 jsou zaměřeny na skupinu subjektů připravujících, realizujících nebo majících prospěch ze skutečných aktivit naplňujících program, tedy na potenciální žadatele, skutečné žadatele, realizátory projektů a konečné uživatele výstupů projektů. V návaznosti na cíle a informační priority KoP ROP NUTS II Jihozápad byly identifikovány jednotlivé cílové skupiny komunikace: a. vnější cílové skupiny, tedy široká veřejnost, politická reprezentace, potenciální žadatelé, žadatelé, příjemci a jejich partneři, potenciální a koneční uživatelé, média a experti (expertní okolí), b. vnitřní cílové skupiny, zahrnující Regionální radu regionu soudržnosti Jihozápad (ŘO ROP NUTS II Jihozápad), Monitorovací výbor a Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad.

10


3.3. Komunikační nástroje a aktivity ROP NUTS II Jihozápad • • • • • • • • •

Výroční konference ROP NUTS II Jihozápad Účast na veletrzích Webové stránky www.rr-jihozapad.cz Konzultace Newsletters, zpravodaje Propagační předměty Tiskové zprávy a tiskové konference Publikace Semináře, workshopy

V následujících kapitolách jsou blíže přiblíženy vybrané nejdůležitější nástroje a aktivity ROP NUTS II Jihozápad. Kromě těchto hlavních nástrojů používá ROP NUTS II Jihozápad též různé plakáty, jimiž se prezentuje na konferencích a veletrzích, či digitální média (zejména flash disky, které jsou distribuovány příjemcům a na nichž je dostupná veškerá potřebná dokumentace). Každoročně je od 9. května na celý následující týden vyvěšována vlajka EU. Samozřejmá a pro program velmi důležitá je aplikace jednotného vizuálního stylu, který tvoří logo a barvy ROP NUTS II Jihozápad. Umožňuje tak snadnou a rychlou identifikaci právě toho kterého programu. Na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz je pravidelně po ukončení každého kola výzev ROP NUTS II Jihozápad a po schválení příslušných projektů k realizaci zveřejňován seznam příjemců dotace z ROP NUTS II Jihozápad.

3.3.1. 3.3.1.1.

Výroční konference ROP NUTS II Jihozápad Úvodní konference 2007

V Českých Budějovicích a v Plzni se dne 18. prosince 2007 uskutečnila Úvodní konference k zahájení ROP NUTS II Jihozápad. Hlavními tématy byla Implementace Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad prostřednictvím Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad a přiblížení jeho činností, představení obsahu a zaměření programu včetně jednotlivých oblastí podpory a jejich garantů. Dále zde byly podány informace nezbytné pro přípravu projektových záměrů. Cílovými skupinami se tak staly všechny výše uvedené vnější skupiny, tedy od široké veřejnosti před žadatele a příjemce po politickou reprezentaci a média. Konference v Českých Budějovicích, která se konala v pavilonu na Výstavišti České Budějovice, se zúčastnil hejtman Jihočeského kraje Jan Zahradník a radní pro regionální rozvoj Pavel Pavel. V Plzni se pak konference, konané v Parkhotelu Plzeň, zúčastnil hejtman Plzeňského kraje Petr Zimmermann a radní pro regionální rozvoj Jiří Kalista. 3.3.1.2.

Výroční konference 2008 Dne 17. prosince 2008 proběhla výroční konference ROP Jihozápad 2008, která se tentokrát konala pro Jihočeský a Plzeňský kraj společně v kulturním domě Písek. Mezi hosty byly mimo jiné členové Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad, zástupce odboru Národního fondu Ministerstva financí ČR a zástupci několika operačních programů. Cílem konference bylo seznámit účastníky s průběžnými výsledky prvních výzev ROP Jihozápad a s možnostmi, které Regionální operační program

11


nabízí. Výroční konference se zúčastnilo celkem 85 osob. Zastoupení zde měli nejen představitelé obcí a zpracovatelských agentur, ale i podnikatelské subjekty a nestátní neziskové organizace. Během Výroční konference zhodnotil ředitel Úřadu Regionální rady Jiří Trnka dosavadní realizaci ROP Jihozápad a představil výhled do dalšího období. Byly představeny úspěšné projekty Jihočeského kraje v rámci vybraných operačních programů. Vedoucí územních odborů implementace programu ÚRR JZ informovali o nejčastějších chybách a nedostatcích žadatelů při procesu hodnocení a také o povinnostech příjemců. Pro všechny hosty bylo také zajímavé vystoupení týkající se aktuálních informacemi o realizaci sousedního ROP Jihovýchod. Dále bylo prezentováno důležité téma kontroly příjemců dotací, kterému se věnovala Veronika Ondráčková z Ministerstva financí ČR – Platebního a certifikačního orgánu. Část programu byla zaměřena na představení úspěšných projektů samotnými příjemci, které získaly dotaci prostřednictvím ROP Jihozápad, ale i na tématické operační programy. Výroční konference je jedna z aktivit spadající pod informační prioritu 3.1 Existence příležitostí v rámci ROP Jihozápad, která je součástí specifického cíle 3. Při realizaci této aktivity je kladen důraz na poskytování informací o náplni a zaměření ROP NUTS II Jihozápad. Jak vyplývá z výše popsaných informací, které byly na Výroční konferenci zveřejněny, byl cíl informační priority splněn. 3.3.1.3.


Výroční konferenci považujeme za velmi užitečný nástroj sloužící zejména k zajištění publicity ROP NUTS II Jihozápad. Doporučujeme zde v co možná nejvyšší míře představovat úspěšné projekty finančně podpořené z ROP NUTS II Jihozápad, dávat příležitost i samotným příjemcům, aby zde osobně vystoupili. Toto doporučení se vztahuje na všechny typy projektů (rekonstrukce silnic, revitalizace částí měst a obcí, modernizace zdravotnické či sociální infrastruktury, cestovní ruch) i žadatelů, od starostů měst a obcí, přes soukromé podnikatele až po nestátní neziskové organizace. Typově různorodé projekty tak zaujmou větší část posluchačů.

3.3.2.

Účast na veletrzích

Ke zviditelnění a vlastní propagaci využívají zejména soukromé subjekty ve velké míře též veletrhy a výstavy. ROP NUTS II Jihozápad se ke dni 1. 8. 2009 prezentoval pouze na jednom veletrhu, a to na Mezinárodním investičním veletrhu URBIS INVEST, který se uskutečnil v Brně ve dnech 21.–25. 4. 2009. Jedná se o veletrh specializovaný na investiční příležitosti a rozvoj regionů zemí střední a východní Evropy, o setkání investorů, developerů, finančních institucí, profesionálů z real estate a zástupců všech skupin municipalit a veřejné sféry, mezi něž patřili i zaměstnanci ÚRR JZ reprezentující ROP NUTS II Jihozápad. Cílem účasti zaměstnanců na veletrhu bylo představení aktivit ROP NUTS II Jihozápad a možností získání finanční podpory z tohoto programu. ROP NUTS II Jihozápad se prezentoval ve vlastním informačním stánku prostřednictvím velkoplošných bannerů, plakátů (zaměřených na jednotlivé prioritní osy, barevně odlišených a prezentujících úspěšné projekty za každou prioritní osu), informačních publikací, programových dokumentů (v českém i anglickém jazyce), metodických příruček a propagačních předmětů (diáře, propisovací tužky, apod.). Probíhaly zde osobní konzultace návštěvníků veletrhu se zaměstnanci ÚRR JZ. Spektrum zájemců bylo od starostů měst a obcí přes zástupce stavebních a zpracovatelských firem po budoucí možné žadatele o finanční podporu z ROP NUTS II Jihozápad. Tazatelé

12


projevili největší zájem o oblasti podpory 1.5 Rekonstrukce místních komunikací, 2.3 Revitalizace částí měst a obcí a 3.1 Rozvoj infrastruktury cestovního ruchu. Nejčastější dotazy směřovaly na obecné zaměření programu i jednotlivých oblastí podpory, návštěvníci však přicházeli též s konkrétními dotazy na připravovaný projektový záměr a možnosti jeho kofinancování z ROP NUTS II Jihozápad. Součástí veletrhu byla konference „Evropské fondy – od nápadu k realitě“, konající se 23. 4. 2009. V soutěži Top Invest pořádané v rámci konference získal prestižní ocenění Nejlepší investice roku 2008 projekt finančně podpořený z ROP NUTS II Jihozápad. Šlo o projekt Skiareál Lipno – regionální zimní centrum. Zástupci firmy Lipno servis, s.r.o., která byla příjemcem dotace, převzali cenu osobně z rukou předsedy Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR. Finanční podporu z ROP NUTS II Jihozápad získal projekt s názvem „Komplexní propagace Plzeňského kraje“, jehož součástí byl též veletrh cestovního ruchu Plzeňského kraje ITEP 2008, který se uskutečnil ve dnech 23.–25. října 2008 v Domu kultury INWEST-K v Plzni. Cílem veletrhu bylo podpořit rozvoj cestovního ruchu v Plzeňském kraji a zastavit tak v posledních letech negativní trend vývoje návštěvnosti kraje. Samotní příjemci finanční podpory z ROP NUTS II Jihozápad, tedy realizátoři úspěšných projektů, mají též možnost se prezentovat např. na Výroční konferenci ROP NUTS II Jihozápad. Na té z roku 2008 se prezentovala např. společnost Lipno servis, s.r.o., která realizuje projekt Skiareál Lipno – regionální zimní centrum finančně podpořený z ROP NUTS II Jihozápad Účast na veletrzích je jednou z aktivit specifického cíle 1 a informační priority 1.1, jejíž snahou je cíleně vyvolat zájem o ROP NUTS II Jihozápad. Přítomní zaměstnanci ÚRR JZ zhodnotili účast na veletrhu jako přínosnou aktivitu pro ROP NUTS II Jihozápad na základě zájmů návštěvníků veletrhu. 3.3.2.1.


Účast na veletrzích je velmi vhodným nástrojem ke zvýšení publicity ROP NUTS II Jihozápad. Bohužel tento program se prozatím prezentoval pouze na jednom veletrhu. Doporučujeme proto počet veletrhů, na nichž se představí, do budoucna navýšit. Důležité je účastnit se zejména veletrhů regionálních a zde informovat o podmínkách poskytnutí dotace, ale i veletrhů celostátních, jako byl právě veletrh URBIS INVEST, a šířit tak všeobecné povědomí veřejnosti o možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů EU prostřednictvím široké škály regionálních a tématických operačních programů.

3.3.3.

Webové stránky www.rr-jihozapad.cz Internetové stránky jsou v dnešní době nejvhodnějším komunikačním nástrojem. Jejich výhodami jsou operativní přístup, relativně nízké náklady na provoz či neomezenost prostoru. I přesto, že toto médium zaznamenalo v posledních letech dynamický rozvoj, s sebou stále nese jisté nevýhody, jako např. jeho nedostupnost pro některé cílové skupiny (např. starší občané, venkovské obyvatelstvo). Internetové stránky jsou určeny pro všechny cílové skupiny obyvatel, uvedené ve druhé kapitole této evaluační studie.

Webové stránky jsou typickým komunikačním nástrojem v rámci informační priority 3.1, kde jsou aktivity zaměřené především na oslovení potenciálních žadatelů, ale také na současné žadatele i příjemce.

13


Adresa www.rr-jihozapad.cz je prezentována na všech propagačních předmětech ROP NUTS II Jihozápad. Webové stránky www.rr-jihozapad.cz slouží jako hlavní zdroj informací pro širokou veřejnost, žadatele, příjemce a jejich partnery, média a odbornou veřejnost. Jsou členěny do několika sekcí. Najdeme zde všeobecné informace o ROP NUTS II Jihozápad a jeho orgánech, jako jsou Regionální rada, Úřad, Výbor a Monitorovací výbor Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad. Stránky poskytují všechny podstatné informace jak potenciálním, tak skutečným žadatelům a příjemcům finanční pomoci z ROP NUTS II Jihozápad v podobě programových dokumentů Regionálního operačního programu, příruček, metodických materiálů, apod. (viz též Pyramida žadatele a Pyramida příjemce). Nechybí samozřejmě veškerá potřebná dokumentace k jednotlivým vyhlášeným kolům výzev ROP NUTS II Jihozápad. Všichni zájemci zde též mohou nalézt pozvánky na různé semináře, workshopy, konference, apod. Projekty finančně podpořené z ROP NUTS II Jihozápad jsou zveřejňovány v sekci „Úspěšné projekty“ jako příklady úspěšné realizace projektového záměru, jenž může sloužit jako inspirace budoucím příjemcům, tedy stejně tak realizátorům projektů. Všechny informace na webových stránkách jsou pravidelně aktualizovány a pravidelně doplňovány aktuálními sděleními, oznámeními, apod. v podobě každodenních aktualit na úvodní stránce. Vše doplňují pravidelně zveřejňované aktuality na úvodní stránce. Graf č. 1 znázorňuje vývoj návštěvnosti webových stránek www.rr-jihozapad.cz.

16 573 11 162

13 576

15 928

13 775

12 207

11 097

17 709

11 219

10 12 1 /2 1 01 00 /2 8 00 9

12 434

10 687 09

15 754 9 800

14 403

13 084 5 214

10 12 1 /2 1 01 00 /2 7 00 8 02

6 943

4 436 09

6 489

4 175 825

187

5000

08

10000

6 508

15000

12 400

20000

11 011

počet přístupů

25000

15 557

21 663

Graf 1: Měsíční vývoj návštěvnosti webových stránek www.rr-jihozapad.cz

05

06 07

04 05

02 03

08

06 07

04 05

03

07

/2 0

07 06

0

Zdroj: ÚRRRSJ

Návštěvnost webových stránek pravidelně vzrůstá s vyhlášením nového kola výzev ROP NUTS II Jihozápad, kdy žadatelé potřebují nejvíce a konkrétní informace, jenž je možné na webových stránkách nalézt, a se zveřejněním výsledků právě skončeného kola výzev ROP NUTS II Jihozápad, kdy se žadatelé zajímají o úspěch či neúspěch svého projektového záměru. Bylo tomu tak např. od ledna do března 2008, kdy trvalo druhé kolo výzev, od června do července 2008, kdy trvala třetí výzva, v říjnu a listopadu 2008, kdy byla vyhlášena čtvrtá výzva, nebo od března do června 2009, kdy bylo vyhlášeno páté kolo výzev. Do budoucna se počítá spíše s mírným poklesem jejich návštěvnosti, jelikož již nedojde k vyhlášení „velkého“ kola výzev, poklesne tudíž počet předložených žádostí a tím i nutnost získávání všeobecných informací. Návštěvníci stránek se více zaměří na konkrétní informace, především o realizační fázi projektového cyklu. ÚRR JZ si nechal zpracovat analýzu webových stránek od agentury KOMUNIK, s. r. o. Podle výsledků analýzy jejich struktura odpovídala požadavkům na potřebný objem poskytovaných informací, nikoliv však členění těchto informací z hlediska co možná největší přehlednosti a atraktivity pro návštěvníky z řad široké veřejnosti (jako nepřehledná se jevila

14


zejména návštěvníkům laikům, kteří neměli žádné zkušenosti s čerpáním dotací z ROP NUTS II Jihozápad). Hlavním záměrem analýzy bylo navrhnout úpravy, jenž by směřovaly ke zjednodušení textu a přehlednějšímu řazení informací. Dle závěrů analýzy webové stránky www.rr-jihozapad.cz postrádají výraznější grafické prvky, jenž by zdůraznily základní hesla a okamžitě navedly návštěvníky na nejdůležitější informace. Informace jsou prezentovány nevýrazně a docházelo tak k mísení jednotlivých témat, zatímco nejdůležitější sdělení zde zanikala. Jako vzor navrhl zpracovatel analýzy stránky ROP NUTS II Moravskoslezsko www.rr-moravskoslezsko.cz. Analýza podala četná doporučení na zpřehlednění a zatraktivnění webových stránek. Většina z nich byla zapracována a podoba webových stránek se tak zlepšila. Grafická podoba stránek je od počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad stejná, byl však doplněn slogan „Směr budoucnost – cíl prosperita“, spojený s logem ROP NUTS II Jihozápad. Zpřehlednilo se základní menu a členění informací do jednotlivých sekcí. Zřídily se sekce „Archiv aktualit a důležitých informací“, jenž obsahují již neaktuální informace. Naopak nejnovější aktuality jsou zobrazeny na úvodní stránce. Na základě doporučení došlo též ke zatraktivnění podoby poskytovaných informací zařazením nových grafických prvků a vznikly tzv. Pyramida žadatele a Pyramida příjemce (jedná se o přehledné průvodce projektovým cyklem, jenž obsahují všechny potřebné informace pro žadatele a příjemce). K většímu zatraktivnění stránek přispělo též pravidelné zveřejňování internetových anket (výsledky těchto anket jsou následně zveřejněny formou aktualit). Nově též vznikla sekce „Úspěšné projekty ROP NUTS II Jihozápad“, která přitažlivou formou (pomocí tzv. Karet projektů) podává informace o projektech, jenž získaly dotaci z ROP NUTS II Jihozápad a již došlo k úspěšnému zakončení jejich fyzické realizace. Po obsahové stránce hodnotíme web www.rr-jihozapad.cz jako dostatečný a vyhovující. Obsahuje všechny potřebné informace pro veškeré výše uvedené cílové skupiny (potenciální žadatele, žadatele a příjemce, širokou veřejnost, atd.). Avšak jeho grafickou stránku vidíme naopak jako nevyhovující, nedostatečně atraktivní. V tomto smyslu doporučujeme zásadním způsobem změnit úvodní stranu a hlavní menu, což jsou dva základní zdroje informace, z nichž vychází každý návštěvník webových stránek a které proto musí být výrazné a přehledné. Na úvodní stránce si žadatelé a příjemci mohou přečíst aktuality. Toto však nepovažujeme za efektivní. Příhodné by bylo vytvořit univerzální úvodní stranu se stručným textem o ROP NUTS II Jihozápad a pod něj umístit výrazně graficky zpracované upozornění na právě probíhající výzvu. Aktuality by bylo lepší umístit pod jednu ze sekcí hlavního menu. Zejména však hlavní menu, tedy rozdělení veškerých informací do jednotlivých oddělených sekcí, je velmi graficky strohé. Vyžaduje výraznější a atraktivnější grafické zpracování. Názvy sekcí navrhujeme zvýraznit a zobrazit např. v barvách ROP NUTS II Jihozápad. Počet sekcí je příliš vysoký. Zde navrhujeme základní rozdělení sekcí následujícím způsobem: • • • • • • • • • • • • •

15

aktuality základní informace o ROP NUTS II Jihozápad kontakty vše pro žadatele (obsahující odkaz na aktuální výzvu a související dokumentací) vše pro příjemce úspěšné projekty semináře, vzdělávací akce newsletter tiskové centrum FAQ volná místa ostatní (např.databáze zpracovatelů povinně zveřejňované informace


Naopak velmi pozitivně lze hodnotit slogan „Směr budoucnost – cíl prosperita“ společně s logem ROP NUTS II Jihozápad na úvodní stránce. Toto je pro návštěvníky snadno zapamatovatelné a umožňuje mu snadno odlišit naše webové stránky od stránek ostatních programů. Líbí se nám celá hlavička v barvách programu. Dalším zajímavým prvkem jsou ankety; pro návštěvníky jsou atraktivní a jejich prostřednictvím zjišťuje ÚRR JZ nejvýznamnější potřeby a požadavky návštěvníků webu, na něž následně reaguje adekvátními opatřeními (např. zorganizováním specifických seminářů, workshopů, apod.). Dále oceňujeme pozitivně odkaz na nové dokumenty, pouze bychom navrhovali jej umístit výš (popř. jako jednu ze sekcí hlavního menu). Jako další zajímavé prvky navrhujeme zařadit na úvodní stránku aktuální kurz EUR/CZK, popřípadě kalendář. 3.3.3.1.

Srovnání podoby webových stránek jednotlivých regionálních operačních programů v ČR

Jak je uvedeno výše, webové stránky jsou základním zdrojem informací o jednotlivých regionálních operačních programech v ČR. Proto nalezneme na stránkách všech programů veškeré potřebné a důležité informace jak pro žadatele, tak pro příjemce a další zájemce o možnostech poskytnutí podpory z EU prostřednictvím regionálních operačních programů. Webové stránky všech programů obsahují prakticky stejné informace, ale liší se způsobem jejich členění a především grafickou podobou. Nejprve se věnujme obsahové stránce webu. Obvyklé je umístění hlavního menu na levé straně obrazovky, kdežto menu na webových stránkách ROP NUTS II Jihozápad je neobvykle umístěno na pravé straně úvodní strany, což vzhledem k převažujícímu umístění menu na stránkách ostatních programů nepovažujeme za vhodné. Není vhodné vytvářet více než jedno hlavní menu, což však některé weby regionálních operačních programů nerespektují a používají dvě a někdy i více menu, což je chaotické. Rozdělení na jednotlivé sekce je u všech programů obdobné. Vhodný je menší počet sekcí. Příhodné je umístit na úvodní stranu odkaz na aktuálně probíhající kolo výzvy, přičemž veškerou dokumentaci vztahující se k dané výzvě se hodí skrýt pod stejným odkazem. Žadatel je tak přímo odkázán na nejčerstvější a zároveň pro něj nejdůležitější informace a na aktuální platnou dokumentaci. Aktuality jsou u většiny programů prezentovány na úvodní stránce, ale v podstatně menším rozsahu, než je tomu u ROP NUTS II Jihozápad. Případně jsou řazeny pod konkrétní sekcí s názvem „Aktuality“. Tento poslední jmenovaný způsob považujeme za nejpřijatelnější, ROP NUTS II Jihozápad jej zatím nevyužívá. Na rozdíl od stránek www.rr-jihozapad.cz nalezneme na webových stránkách některých dalších regionálních operačních programů, konkrétně ihned na úvodní stránce, přímý odkaz na projektovou žádost BENEFIT7, popřípadě též aktuální kurz EUR/CZK, jenž ROP NUTS II Jihozápad zveřejňuje pouze pod jednou z aktualit. Stránky ROP NUTS II Jihozápad a ROP NUTS II Jihovýchod jako jediné obsahují odkazy na jiné operační programy v ČR s cílem podat návštěvníkům webu úplné informace o možnostech získání finanční podpory z EU. Nejvíce se však liší stránky jednotlivých regionálních operačních programů v grafické podobě. Programy většinou využívají na stránkách typické barvy svého programu. Obvyklé je i umístění loga na úvodní stránce. Především na stránkách ROP NUTS II Moravskoslezsko, Střední Čechy a Jihovýchod oceňujeme grafickou podobu hlavního menu, která je podstatně atraktivnější pro návštěvníky než podoba menu ROP NUTS II Jihozápad. Vhodné je též umístění sloganu, jenž figuruje na stránkách pouze některých programů (např. slogan „Vize přestane být snem.“). ROP NUTS II Jihozápad používá

16


slogan „Směr budoucnost – cíl prosperita“, jenž je umístěn společně s logem na úvodní webové stránce. Ne všechny programy zveřejňují na svých stránkách prvky zatraktivňující jejich podobu, jako jsou ankety, soutěže, apod. ROP NUTS II Jihozápad zde vhodně používá pravidelně aktualizované ankety. Velmi zajímavý se nám jeví e-learningový kurz „Jak na projekt?“, jenž figuruje na webových stránkách ROP NUTS II Střední Čechy. Takovýto kurz již však v souvislosti s průběhem implementace ROP NUTS II Jihozápad nemá smysl zavádět, jelikož většina projektů přešla do fáze realizace či dokonce ukončené realizace. Vhodné je též seznámit návštěvníky webu s úspěšnými projekty podpořenými z daného programu, což ROP NUTS II Jihozápad činí. Zajímavé je též vytvoření sekcí „Nejčastější chyby žadatelů, respektive příjemců“, jenž na stránkách www.rr-jihozapad.cz nefigurují. V případě všech regionálních operačních programů v ČR je možné zasílání novinek a důležitých informací emailem. Porovnáme-li všeobecně grafickou podobu a přehlednost webových stránek všech regionálních operačních programů, jako zdařilé se nám jeví např. webové stránky ROP NUTS II Moravskoslezsko (tyto byly doporučeny též zpracovatelem analýzy webu), ROP NUTS II Jihovýchod a ROP NUTS II Střední Čechy. Je však třeba přihlédnout k personálnímu zajištění správy webových stránek, kdy Úřad ROP NUTS II Moravskoslezsko zaměstnává nejvíce osob na zajištění publicity a komunikace ze všech regionálních operačních programů, čemuž také odpovídá kvalita nejen webových stránek, ale celkově úroveň publicitní a komunikační strategie Úřadu. Zde je vhodné uvést též srovnání návštěvnosti webových stránek www.rr-jihozapad.cz se stránkami ostatních regionálních operačních programů v ČR. Toto vyplývá z grafu č. 2. Dostupná jsou pouze data za rok 2008. Údaj z ROP NUTS II Střední Čechy není 100% spolehlivý. Podle vedoucí oddělení Komunikace a publicita ROP Střední Čechy Mgr. Vašátové se jedná o počet unikátních návštěv a v současné době není schopna poskytnout více detailních údajů. Nebereme-li tedy v potaz údaj za tento Regionální operační program, řadí se ROP NUTS II Jihozápad na první příčku v pomyslném žebříčku návštěvnosti webových stránek všech regionálních operačních programů v ČR. Za rok 2008 zaznamenaly stránky www.rr-jihozapad.cz více než 166 tisíc návštěvníků. Graf 2: Přehled návštěvnosti www stránek regionálních operačních programů v ČR v roce 2008

ROP Střední Čechy

745 000 166 356

ROP Jihozápad ROP Jihovýchod

134 484

ROP Severovýchod

122 936

ROP Severozápad

109 768

ROP Moravskoslezsko

107 405

ROP Střední Morava

28 969

Zdroj: statistika návštěvnosti webových stránek jednotlivých ROP

17


3.3.3.2.


Webové stránky považujeme za nejdůležitější informační zdroj pro všechny cílové skupiny. Proto je důležité, aby obsahovaly všechny potřebné informace a prezentovaly je zajímavou formou. Webové stránky www.rr-jihozapad.cz jsou po obsahové stránce kvalitně zpracovány. Nalezneme na nich veškeré důležité informace. Avšak po grafické stránce doporučujeme zvážit jejich úpravu, jejímž cílem by mělo být zejména jejich zpřehlednění a zatraktivnění. Jednak by bylo vhodné upravit hlavní menu, počet a obsah jednotlivých sekcí (tedy informace lépe uspořádat do jednotlivých sekcí) a především zvýraznit jeho grafickou podobu a též pozměnit podobu a obsah úvodní stránky (neumisťovat sem pouze aktuality, tyto v menším množství a zahrnout sem i důležité upozornění např. na právě probíhající výzvu). Co do grafické podoby stránek je možné se v určitých bodech inspirovat webovými stránkami jiných regionálních operačních programů. Jako velmi zdařilé naopak hodnotíme webové ankety a upozornění na aktualizaci platných metodických dokumentů, avšak toto upozornění bychom zvážili umístit výše. Tyto doporučujeme rozhodně ponechat a nadále v nich pokračovat. Graficky vhodné je též umístění loga a názvu programu v hlavičce na úvodní stránce, stejně jako grafické sladění celých webových stránek do barev programu. Zajímavé a poutavé je též umístění fotografií do aktualit (např. fotografií z otevírání projektů finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad či z průběhu realizace těchto projektů).

3.3.4.

Konzultace

Zatímco tištěné či elektronické publikace většinou poskytují žadatelům a příjemcům základní a všeobecné informace, konkrétní projektové záměry je možné řešit formou osobních, telefonických či emailových konzultací. Jejich další výhodou je vedle poskytování přesnějších a konkrétnějších informací též zpětná vazba od zaměstnanců ÚRR JZ. Při osobních konzultacích též dochází k distribuci relevantních tištěných publikací, digitálních médií, apod. Zaměstnanci OAČ/OAP poskytují konzultace žadatelům, zaměstnanci OKČ/OKP naopak příjemcům. Konzultace jsou jedním z nástrojů v informační prioritě 3.2, které jsou zaměřené na přenos informací, znalostí a dovedností s umožněním zpětné vazby. V tabulkách č. 2 a 3 je uvedeno plnění specifického cíle 3, pro který tato informační priorita spadá. Jsou zde uvedeny počty provedených konzultací OAČ a OAP se žadateli, popř. potenciálními žadateli v roce 2008 a 2009. Tabulka 2: Počet konzultací OAČ/OAP v roce 2008

1.1 1.2 Elektronické 13 32 Osobní 11 9 Telefonické 36 67 Celkem 60 108

1.3 1.4 1.5 16 3 113 3 0 84 23 4 434 42 7 631

Oblasti podpory 2.1 2.2 2.3 2.4 28 34 83 213 10 25 60 113 112 202 288 422 150 261 431 748

2.5 2.6 3.1 3.2 3.3 144 78 219 61 95 87 32 175 51 51 290 219 762 173 186 521 329 1156 285 332

Celkem 1132 711 1706 5061

Zdroj: ÚRRRSJ Tabulka 3: Počet konzultací OAČ/OAP v roce 2009 (ke dni 1. 7. 2009, zdroj: ÚRRRSJ)

1.1 Elektronické 4 Osobní 2 Telefonické 3 Celkem 9

18

1.2 1.3 1.4 1.5 20 5 1 96 14 0 0 24 23 5 0 107 47 10 1 227

Oblasti podpory 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 24 25 41 75 62 60 8 9 8 51 21 15 50 30 67 123 104 40 82 64 116 249 197 115

3.1 3.2 3.3 161 62 55 84 33 26 224 68 49 469 163 130

Celkem 691 295 893 1879


Vzhledem ke snadné proveditelnosti jsou nejoblíbenějším typem telefonické konzultace, následované těmi emailovými. Osobní konzultace zaujímají až třetí místo v pomyslném žebříčku oblíbenosti. Čísla v tabulkách ukazují, že největší zájem je mezi žadateli o konzultace oblastech podpory 3.1 Rozvoj infrastruktury cestovního ruchu, 1.5 Rozvoj místních komunikací a 2.4 Rozvoj infrastruktury základního, středního a vyššího odborného školství. Nejvyšší počet konzultací ve zmíněných oblastech podpory se následně promítl do nejvyššího počtu předložených projektových žádostí právě do těchto oblastí podpory. Průměrná délka telefonické konzultace je 10 minut. Celkem proběhlo 2 599 telefonických konzultací, to znamená, že se „prokonzultovalo“ celých 433 hodin (54 pracovních dnů). Osobní konzultace jsou obsáhlejší a trvají v průměru 30 minut. Osobních konzultací proběhlo 1006 a při této průměrné délce to znamená 503 „prokonzultovaných“ hodin (63 pracovních dnů). 3.3.4.1.


Konzultace jsou velmi užitečným a hojně využívaným nástrojem (žadateli i příjemci). Konzultující zde mohou zjistit podrobnosti týkající se jejich projektových záměrů, které nemají možnost konzultovat při všeobecných seminářích a nevyčtou je ani z dokumentace ROP NUTS II Jihozápad. Nejvíce jsou využívány konzultace telefonické, což je pochopitelné z pohledu jejich dostupnosti. Doporučujeme proto i nadále pokračovat v pořádání konzultací před (pro žadatele) i po vyhlášení výzev (pro příjemce) s větším zaměřením na konzultace emailové, které hodnotíme jako nejvhodnější z důvodu časové úspory (zejména v porovnání s osobními konzultacemi).

3.3.5.

Newsletter, zpravodaj

Informační zpravodaj ROP NUTS II Jihozápad s název HEJ ROP! je dalším z komunikačních kanálů, jenž slouží především široké veřejnosti a potenciálním zájemcům o dotaci z ROP NUTS II Jihozápad. Poskytuje jim totiž srozumitelnou formou základní informace o možnostech získání dotace z tohoto Regionálního operačního programu, avšak v porovnání s Informační publikací o ROP NUTS II Jihozápad, která je zmíněna v kapitole 3.3.8. této evaluační studie, jde o informace více konkrétní a relativně aktuální. Zajímavou formou poukazuje na průběh implementace ROP NUTS II Jihozápad, jenž dokumentuje mj. na příkladech úspěšných projektů finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad. Vyhodnocuje průběh vyhlášených kol výzev (počet předložených žádostí a schválených projektů). Průběhu implementace se rovněž týkají sdělení o nárůstu počtu kontrol (zde upozorňuje na nejčastější chyby příjemců při realizaci projektů) a o stavu naplňování věcných indikátorů projektů. Kromě průběhu implementace ROP NUTS II Jihozápad a realizace projektových záměrů tento zpravodaj též sděluje důležité aktuality (např. upozorňuje na vznik nových metodických brožur), prezentuje pozvánky na semináře a workshopy, pořádané pro žadatele či příjemce, apod. Bulletin sice nemůže sloužit jako metodický materiál, ale poskytuje již poměrně detailní informace o ROP NUTS II Jihozápad a může tak sloužit např. potenciálním žadatelům o dotaci z tohoto Regionálního operačního programu. Bulletin je distribuován jak v tištěné, tak elektronické formě (případným zájemcům, kteří se mohou přihlásit k jeho pravidelnému odběru). Je též ke stažení na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz.

19


Zaměstnanci OTP zajišťují jeho pravidelnou distribuci na Krajský úřad Jihočeského i Plzeňského kraje, Hospodářskou komoru Jihočeského a Plzeňského kraje (České Budějovice a Plzeň) a do regionálních kanceláří informačních center EU Eurocentrum a Europe Direct. Ke dni 1. 7. 2009 došlo k distribuci pěti vydání tohoto zpravodaje. Vychází pravidelně, a to čtvrtletně v nákladu cca 500 ks. Z výše uvedeného textu je patrné plnění informační priority 1.1 a 3.1, jejichž nástroji jsou mimo jiné newsletter a zpravodaj. Aktivity priorit zahrnují poskytování obecných informací o existenci a realizaci ROP NUTS II Jihozápad. 3.3.5.1.

Srovnání podoby informačních zpravodajů jednotlivých regionálních operačních programů v ČR

Všechny regionální operační programy v ČR používají jako jeden z publicitních nástrojů informační newsletter (zpravodaj). Většinou mají 3–7 stran a obsahují informace o programu, jednáních a zasedáních jejich orgánů, právě probíhajících či ukončených výzvách, úspěšně realizovaných projektech, atd. Texty jsou doplněny grafickými prvky většinou v barvách daného programu, logem, popřípadě sloganem a fotografiemi například z míst realizace projektů finančně podpořených z daného programu. Zajímavé a důvtipné jsou názvy zpravodajů (HEJ ROP!, apROPó, ROPoviny, AeROPlán, Europlan). 3.3.5.2.


Všechny regionální operační programy využívají jako jeden z publicitních a komunikačních nástrojů právě zpravodaj (bulletin), který zajímavou formou informuje o nejdůležitějších událostech spojených s daným programem. Jeho podoba se nám v případě ROP NUTS II Jihozápad jeví jako zajímavá, texty jsou stručné a vhodně doplněné pěknými fotografiemi, tabulkami či grafy. Jediné doporučení se týká úvodní strany. Z té bychom doporučili odstranit obsáhlá úvodní slova a nahradit je jedním velmi stručným (cca jeden krátký odstavec) uvítacím textem, ať už slovem ředitele ÚRR JZ, nebo hejtmanů.

3.3.6.

Propagační předměty

Jako každý regionální operační program i ROP NUTS II Jihozápad využívá k zajištění publicity programu četné propagační předměty, kterými jsou většinou užitečné kancelářské potřeby. Zde je výčet typů propagačních předmětů ROP NUTS II Jihozápad:

20

•

propisovací tužky

•

bloky

•

USB flash disky

•

kalendáře (sloužící pouze pro zaměstnance ÚRR JZ)

•

diáře (sloužící pouze pro zaměstnance ÚRR JZ), a to v menší a větší formě

•

pořadače na vizitky

•

desky pro příjemce (do nichž si příjemce zakládá veškerou povinnou dokumentaci spojenou s realizací projektu, vznikne tak tzv. Karta projektu)

•

novoročenky (jejichž motiv byl zvolen na základě ankety, jíž se mohli zúčastnit všichni zaměstnanci ÚRR JZ)


Na všech propagačních předmětech ROP NUTS II Jihozápad nechybí logo a název tohoto programu, které jsou sladěny do typických barev programu (modrá, zelená, žlutá). Prezentována je i webová adresa www.rr-jihozapad.cz. Propagační předměty jsou součástí všech specifických cílů ROP NUTS II Jihozápad. Nejsou šířeny pravidelně, jako je tomu v případě bulletinu či Výročních zpráv pro veřejnost. K jejich distribuci dochází na akcích pořádaných ÚRR JZ, jako jsou semináře, workshopy, výroční konference, jednání zástupců orgánů ROP NUTS II Jihozápad se zástupci jiných institucí, apod. Distribuci předmětů zajišťují zaměstnanci OTP. 3.3.6.1.


Tvorba s distribuce propagačních předmětů je typickou součástí publicitní strategie každého soukromého i veřejného subjektu. ROP NUTS II Jihozápad v tomto směru distribuuje klasické typy propagačních předmětů, jako jsou propisovací tužky a bloky. Do budoucna však bude jejich škála rozšířena o zajímavější formy, jako jsou deštníky, kožené desky a uvažuje se též o vytvoření hrnků či kravat a šátků s logem ROP NUTS II Jihozápad. Doporučujeme se však zaměřit především na samotnou distribuci propagačních předmětů a i nadále je pravidelně dodávat na krajské úřady, informační centra, konference, případně veletrhy.

3.3.7. 3.3.7.1.

Tiskové zprávy a tiskové konference Tiskové zprávy

Tiskové zprávy jsou jedním ze zdrojů informací pro média a veřejnost. Jedná se o nástroj specifického cíle 1 a informační priority 1.1, který je vhodný k rychlému informování o novinkách a průběhu realizace operačního programu. V následujících odstavcích je zachyceno plnění této aktivity k 1. 7. 2009. První tisková zpráva týkající se Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad byla vydaná 5. 11. 2007 u příležitosti spuštění nových webových internetových stránek. Do konce roku 2007 byla vydána ještě jedna tisková zpráva v prosinci, která informovala o velice zásadní události – schválení ROP NUTS II Jihozápad Evropskou komisí. Tiskové zprávy zpracovával v roce 2007 a 2008 pro Úřad Regionální rady externí dodavatel. Z důvodu navázání spolupráce s tiskovým mluvčím jsou tyto zprávy zpracovávané od roku 2009 v jeho režii. Pracovníci oddělení publicity poskytují zpracovateli potřebné informace a následně zprávy kontrolují a dle potřeby aktualizují. Tiskové zprávy jsou po schválení Řídicím orgánem zaslány vybraným novinářům a zároveň umístěny na webové stránky Úřadu Regionální rady v sekci menu Tiskové centrum. Primárním obsahem tiskových zpráv ROP NUTS II Jihozápad je pravidelné informování o novinkách, činnosti ÚRR JZ a výsledcích výzev a realizace ROP NUTS II Jihozápad. V roce 2008 bylo zveřejněno 16 tiskových zpráv. Tiskové zprávy byly zaměřeny především na probíhající velkou druhou výzvu ukončenou v březnu 2008 a na vyhlášení třetí výzvy v průběhu letních měsíců roku 2008. Obsahovaly informace o podmínkách poskytnutí dotace, časovém harmonogramu výzev a následně zde byly zveřejněny statistické informace a výsledcích dosud vyhlášených výzev. Ke konci roku se informace v tiskových zprávách zaměřily také na zhodnocení dosavadního pokroku implementace programu. Za první polovinu roku 2009 byl vypracován a zveřejněn téměř stejný počet tiskových zpráv jako za celý rok 2008, tedy 14 zpráv. Zprávy jsou obsahově zaměřené opět na vyhlášené výzvy a nezbytné informace k předložení projektových žádostí. Nově se vydaly také tiskové zprávy zaměřené na úspěšné příjemce a příklady již dokončených projektů ve spolupráci s jejich autory a realizátory. Do konce roku 2009 se počítá se zveřejněním dalších 12 tiskových zpráv.

21


V tabulce č. 4 je uvedený přehled počtu zveřejněných tiskových zpráv v jednotlivých ROPech v období 2007 – 1. polovina roku 2009. Přednostně je ovšem důležité hodnotit tiskové zprávy dle jejich obsahu, jelikož to má následně vliv na celkový počet zpráv. Z tabulky č. 3 je patrné, že co do počtu vydaných tiskových zpráv se zřetelně vymyká ROP Střední Morava, který v tomto ohledu mnohonásobně převyšuje všechny ostatní ROPy. Je to dáno jiným systémem zveřejňování informací než u ostatních ROPů, kdy většina včetně ROP Jihozápad využívá tzv. aktuality, kde zveřejňuje aktuální informace. ROP Střední Morava má ale tyto aktuální informace obsažené v tiskových zprávách. Věnuje se v nich například hledání nových zaměstnanců, což výrazně navýšilo počet tiskových zpráv v roce 2007. Zaměřuje se zde také na průběh seminářů či na vydané Metodické materiály. Při porovnání ostatních ROPů má v roce 2007 vysoký počet tiskových zpráv ROP Jihovýchod, jelikož již v tomto roce zde proběhlo schválení prvních projektů k realizaci a tímto projektům jsou věnovány i tiskové zprávy. Dále se v roce 2007 v tiskových zprávách také objevují informace o politice soudržnosti či jednání Evropské komise o ROP. V roce 2008 převažují tiskové zprávy ROP Moravskoslezsko, které jich zveřejnilo 28. V těchto tiskových zprávách se mimo jiné zaměřuje na požadavky žadatelů v jednotlivých výzvách, na pořádané semináře a konference k Evropským příležitostem regionu. Hlavním obsahem tiskových zpráv všech ROP jsou informace věnované zahájení a přehledu činnosti, podmínkám poskytnutí dotace, vyhlášení jednotlivých výzev a jejich výsledkům. Nízký počet tiskových zpráv ROP Jihozápad ze začátku programovacího období je dán kladením vyššího důrazu na jiná oddělení Úřadu Regionální rady NUTS II Jihozápad a nízkou aktivitou v oblasti publicity. Tato aktivita se ovšem v průběhu období výrazně posílila, o čemž svědčí také počet tiskových zpráv, obsahující důležité informace k jednotlivým výzvám, v roce 2009. Tabulka 4: Počet tiskových zpráv v jednotlivých ROP ČR1

2007

2008

1.1. – 30.6. 2009

Jihovýchod

25

20

16

Jihozápad

2

16

14

Moravskoslezsko

7

28

17

Severovýchod

2

7

11

Severozápad

0

28

22

Střední Morava

44

102

36 Zdroj: jednotlivé ROP ČR

1

22

Údaje o počtu tiskových zpráv ROP Střední Čechy nemáme k dispozici


3.3.7.2.

Tiskové konference V průběhu implementace Regionálního operačního programu NUTS II Jihozápad spolupracoval Úřad Regionální rady s médii kromě tiskových zpráv také prostřednictvím tiskových konferencí. První tisková konference byla uspořádána v prosinci 2007 a předcházela Úvodní konferenci k zahájení ROP NUTS II Jihozápad.

Stejně jako tiskové zprávy i tiskové konference jsou nástrojem specifického cíle 1, který se snaží zajistit a zvýšit úspěšnost realizace ROP NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů. Tiskové konference probíhají vždy před vyhlášením a po ukončení výzvy. Dále pak před konáním významné události , která se koná minimálně jednou ročně a je jí např. výroční konference. Dle potřeby pak probíhají i další tiskové konference jejichž náplň je dána aktuální situací. Na tiskových konferencích k vyhlášení výzvy jsou představeny informace týkající se dané výzvy a podmínky pro předložení projektů. Naopak na tiskových konferencích pořádaných k ukončení výzvy dochází k bilanci proběhlé výzvy. V roce 2009 proběhly tiskové konference k vyhlášení páté a šesté výzvy, které uspořádal Úřad Regionální rady v Českých Budějovicích a v Plzni. Ředitel úřadu představil vyhlašované oblasti podpory a jejich alokace a informoval účastníky o novinkách výzev. Hosty obou konferencí byli krajští zástupci ve Výboru Regionální rady. Zhodnotili dosavadní realizaci ROP Jihozápad a představili projekty, které budou v těchto vyhlašovaných výzvách předkládat. Součástí tikových konferencí byla také možnost informativně nahlédnout do složek několika úspěšných i neúspěšných projektů a zároveň i prohlídka Úřadu Regionální rady a seznámení s jeho fungováním. Zástupci Úřadu Regionální rady se také účastní tiskových konferencí, které jsou pořádané ze strany příjemců např. při otevírání úspěšných projektů. Tyto konference zajišťují také publicitu Regionálního operačního programu a zástupci ÚRR zde často mají možnost vystoupit. Jednou z tiskových konferencí, kde byli přítomni zástupci ÚRR, byla tisková konference konaná v ZOO Plzeň. Přiblížila veřejnosti projekt Plzeňské ZOO Africké a asijské expozice, který uspěl v rámci druhé výzvy. Dne 16. 2. 2009 proběhla v Plzni tisková konference k projektu Revitalizace objektu Františkánského kláštere v Plzni a zřízení muzea církevního umění Plzeňské diecéze. Projekt uspěl v rámci třetí výzvy ROP Jihozápad v oblasti podpory 3.2 Revitalizace památek a využití kulturního dědictví v rozvoji cestovního ruchu. Zajímavou formu komunikace s médii zvolil Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad na konci května a začátku června 2009, kdy uspořádal snídani s novináři v Českých Budějovicích a v Plzni. Ředitel úřadu Jiří Trnka informoval zástupce médií o nejdůležitějších aktuálních událostech ROP Jihozápad. Představil průběžné výsledky 5. a 6. výzvy a výsledky ankety, podle kterých lze očekávat, že žadatelé opět podají několikanásobně více projektů, než budeme schopni podpořit. V souvislosti s podáváním žádostí Jiří Trnka upozornil také na nejčastější chyby v projektových žádostech. Novináři dále získali informace i o právě vyhlášené 7. výzvě ROP Jihozápad. 3.3.7.3.


Četnost vydávání tiskových zpráv i pořádání tiskových konferencí považujeme za dostatečnou. Zprávy jsou vydávány a konference pořádány ke všem významným událostem spojeným s průběhem implementace ROP NUTS II Jihozápad, čímž je zajištěna vysoká úroveň publicity programu. Kvalita tiskových zpráv je zabezpečena tím, že jejich

23


tvorbu zajišťuje externí tiskový mluvčí ÚRR JZ, který má v této oblasti odpovídající zkušenosti.

3.3.8.

Publikace

K zajištění dostatečné informovanosti široké veřejnosti, žadatelů, příjemců a dalších subjektů dotčených dotacemi z ROP NUTS II Jihozápad dále slouží tištěné publikace. Jedná se o nástroj specifického cíle 3 informační priority 3.1, který není tolik pružný, jako jsou webové stránky, jenž je možné pravidelně aktualizovat. Je vhodné jej používat pro prezentaci informací, které nepodléhají častým změnám, případně jsou vydány pro konkrétní účel (např. pro konkrétní kolo výzev ROP NUTS II Jihozápad). Nevýhodou jsou i vysoké náklady na tisk. Naopak výhodou je snadná dostupnost a srozumitelnost pro všechny skupiny veřejnosti, žadatelů i příjemců. Tištěné publikace lze rozdělit do dvou skupin: •

informační publikace o ROP NUTS II Jihozápad

•

metodiky, manuály, příručky

3.3.8.1.

Informační publikace o ROP NUTS II Jihozápad

Již v roce 2007, tedy na počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad, byla vydána Informační publikace o Regionálním operačním programu regionu soudržnosti Jihozápad. Je určena široké veřejnosti a poskytuje základní informace o tomto Regionálním operačním programu, o jednotlivých prioritních osách a oblastech podpory, do nichž je možné při vyhlášení výzvy předkládat projektové žádosti, společně s celkovým objemem veřejných finančních prostředků určených na danou osu. U každé oblasti podpory též nalezneme seznam oprávněných žadatelů, respektive příjemců, a typy podporovaných aktivit. Důležitou součástí brožury jsou kontaktní adresy na obě územní pracoviště ROP NUTS II Jihozápad, v Českých Budějovicích a Plzni, na nichž je možné získat další podrobnější informace o možnostech získání dotace z EU prostřednictvím tohoto Regionálního operačního programu. Jde tedy o údaje nadčasové, jenž není třeba aktualizovat a které jsou platné od vzniku ROP NUTS II Jihozápad dodnes. Tato publikace poskytuje skutečně pouze základní a rámcové údaje o ROP NUTS II Jihozápad a nemůže tak sloužit skutečným žadatelům a příjemcům dotace z ROP NUTS II Jihozápad, kteří vyžadují již podrobnější a konkrétnější informace. Poskytne však alespoň základní představu o možnostech čerpání z ROP NUTS II Jihozápad a o zaměření tohoto programu, což je dostačující pro širokou veřejnost jako první seznámení se s tímto Regionálním operačním programem, respektive se strukturálními fondy EU a s možnostmi čerpání finančních prostředků z těchto fondů prostřednictvím operačních programů ČR.

24


3.3.8.2.

Výroční zpráva Regionálního operačního programu regionu NUTS II Jihozápad za rok 2008 Jedná se o nejobsáhlejší informační publikaci, jenž je určena široké veřejnosti a potenciálním žadatelům o finanční podporu z ROP NUTS II Jihozápad. Vydává se jednou ročně a shrnuje průběh implementace tohoto Regionálního operačního programu za celý uplynulý kalendářní rok.

Co do množství podávaných informací je značně obsáhlejší než pravidelně vydávané Informační zpravodaje (bulletiny). Údaje, jenž jsou obsaženy v bulletinu, tak ještě dále rozvádí. Informuje tak poměrně detailně o průběhu provádění ROP NUTS II Jihozápad, což dokumentuje na probíhajících či uzavřených kolech výzev a výsledcích těchto výzev, na stavu naplňování indikátorů, rostoucím počtu a zaměření kontrol, fungování monitorovacího systému. Přidává též kapitolu Finanční údaje, ve které poukazuje na objem rozdělovaných a vyčerpaných finančních prostředků. Úspěch provádění ROP NUTS II Jihozápad dokumentuje na příkladech projektů, jenž získaly dotaci z tohoto Regionálního operačního programu. Detailně se věnuje též absorpční kapacitě a komunikačním a publicitním strategiím ROP NUTS II Jihozápad. Výroční zpráva též zasazuje potřebu čerpání finančních prostředků do širšího kontextu a na stručné socioekonomické analýze regionu soudržnosti Jihozápad poukazuje na problematické okruhy, jako je nedostatečná dopravní síť, potřeba revitalizace městských částí, apod., které vyžadují finanční injekci a fondy EU tak nabízejí četné možnosti získání prostředků, jenž v rozpočtech měst, obcí či soukromých subjektů chybí. Kromě průběhu provádění ROP NUTS II Jihozápad též popisuje strukturu orgánů tohoto Regionálního operačního programu a jejich funkce. Prozatím byla vydána pouze Výroční zpráva za rok 2008, a to v počtu 300 ks. Do budoucna se však počítá s tvorbou Výroční zprávy za každý kalendářní rok implementace ROP NUTS II Jihozápad. Dokument je pravidelně distribuován na Krajský úřad Jihočeského a Plzeňského kraje, na Hospodářskou komoru obou krajů a na regionální informační centra EU Eurocentrum a Europe Direct. Distribuci zajišťují zaměstnanci OTP. Výroční zpráva dle našeho názoru prezentuje informace velmi příjemnou a atraktivní formou. Oceňujeme grafické zpracování dokumentu, které je zajímavé, obsahuje stylové fotografie. Škála zvolených barev většinou koresponduje s barvami ROP NUTS II Jihozápad. Avšak co se týče množství podaných informací, dokument dle našeho názoru zatěžuje veřejnost mnohdy pro laika zbytečnými daty (jako je např. podkapitola Výsledky přezkoumání hospodaření Regionální rady, či Přehled možných synergických efektů ROP NUTS II Jihozápad s ostatními operačními programy). Celá zpráva tak vyžaduje radikální zestručnění, alespoň obecných údajů o orgánech a zaměření více na atraktivní témata, jako jsou úspěšné projekty (doporučujeme zveřejnit více projektů, a to i takových, kde je příjemcem malá obec, malý podnik, apod., nikoliv pouze velká regionální centra regionu NUTS II Jihozápad). Navrhujeme doplnit informace o tom, jak vnímá veřejnost ROP NUTS II Jihozápad. Nakonec doporučujeme zveřejňovat více aktualit a nastínit budoucí vývoj tohoto programu (další postupy, výzvy, průběh čerpání alokace).

25


3.3.8.3.

Programový dokument ROP NUTS II Jihozápad na programovací období 2007–2013 Jedná se o klíčový programový dokument ROP NUTS II Jihozápad, jenž určuje priority pro čerpání strukturálních fondů v programovém období 2007–2013 pro region soudržnosti Jihozápad tvořený Jihočeským a Plzeňským krajem. Vznikl v souladu s relevantní legislativou EU, rozvojovými plány a koncepty ČR a obou zmíněných krajů.

Programový dokument ROP NUTS II Jihozápad je k dispozici v elektronické verzi na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz a došlo též k jeho distribuci v tištěné podobě, a to jak v českém (500 ks), tak anglickém jazyce (100 ks). Tištěný programový dokument má sloužit jednak široké veřejnosti, dále pak jeho anglická verze členům Evropské komise a dalších institucí EU, kteří jsou jako vážení hosté přizváni na jednání orgánů ROP NUTS II Jihozápad, popřípadě při návštěvě těchto institucí členy ROP NUTS II Jihozápad. Došlo též k jeho distribuci na krajské úřady Jihočeského a Plzeňského kraje, či na další krajské i celostátní instituce (ministerstva, Eurocentra). 3.3.8.4.

Metodické příručky

Nejdůležitějšími metodickými příručkami jsou Příručka pro žadatele a Příručka pro příjemce. Za obsah obou Příruček zodpovídá oddělení metodického řízení (dále jen „OMŘ“) ÚRR JZ, OTP má na starosti pouze grafickou stránku publikací. Příručka pro žadatele Příručka pro žadatele slouží jako návod pro žadatele, jak správně žádat o poskytnutí finanční podpory z ROP NUTS II Jihozápad. Vychází vždy v aktualizované podobě (aktualizace probíhá v souladu s ostatními platnými dokumenty ROP NUTS II Jihozápad a právními předpisy EU a ČR) před vyhlášením každého kola výzev ROP NUTS II Jihozápad a je platná k datu uvedenému na přední straně. Každá oblast podpory má svoji příručku, jenž dokumentuje specifika té které oblasti. Slouží jako poměrně detailní průvodce přípravou žádosti o poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad pro žadatele. Dle našeho názoru poskytuje žadatelům dostatečné informace týkající se přípravy projektové žádosti. Samozřejmě nezabíhá do všech detailů, stanovuje pouze obecné povinnosti, předpisy, apod. Co se týče dalších podrobností, odkazuje však na další metodické materiály ÚRR JZ (např. pokud jde o vyplnění žádosti v systému BENEFIT7, odkazuje na přesný popis postupu uvedený v metodické Příručce BENEFIT7) a najdeme v ní též kontakty na konzultanty OAČ/OAP ÚRR JZ, kteří mohou žadatelům poskytnout bezplatné konzultace během přípravy projektové žádosti. Grafická podoba Příručky pro žadatele byla vhodně zvolena. Neobsahuje příliš fotografií, pouze texty a fakta. Nejdůležitější informace jsou různými způsoby zvýrazněny (tučné písmo, vykřičníky, upozornění, apod.). Barevná podoba Příručky závisí na dané prioritní ose, ke které ta která oblast podpory patří.

26


Příručka vychází v tištěné i elektronické verzi na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz. Ohledně tištěné verze dochází k distribuci cca 1 800 ks těchto příruček před každým „velkým“ kolem výzev (druhá, třetí a pátá výzva ROP NUTS II Jihozápad). Příručka pro příjemce Příručka pro příjemce navazuje na Příručku pro žadatele a poskytuje informace těm, jejichž projekt byl schválen k financování z ROP NUTS II Jihozápad, tedy příjemcům-realizátorům projektů. Na rozdíl od Příručky pro žadatele existuje Příručka pro příjemce pouze v jedné verzi, společné pro všechny oblasti podpory ROP NUTS II Jihozápad, jelikož povinnosti příjemce po podpisu Smlouvy jsou ve všech oblastech shodné. Není vázána na konkrétní kolo výzvy tak, jako Příručka pro žadatele. Její platnost se tudíž počítá od data uvedeného na přední straně a trvá do okamžiku potřeby další aktualizace Příručky. Obsah a členění Příručky pro příjemce považujeme za vhodně zvolené. Dokument sice obsahuje pouze základní informace, ale vždy odkazuje na příslušné právní předpisy ČR či další metodické materiály ÚRR JZ, podle nichž je příjemce povinen se řídit při realizaci projektu. Byla zvolena jednoduchá grafická podoba Příručky. Přednost tak dostává text a obsah, nikoliv forma a podoba materiálu. Nejdůležitější informace jsou opět vhodným způsobem zvýrazněny (tučné písmo, vykřičníky, apod.) tak, aby okamžitě upoutaly pozornost čtenáře. Příručka pro příjemce je rovněž k dispozici v tištěné podobě (aktualizovaná verze vždy vychází v počtu cca 500 ks) a v elektronické na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz. Informační brožura Partnerství veřejného a soukromého sektoru v regionu soudržnosti Jihozápad Dne 27. 3. 2009 došlo k vyhlášení specifického kola výzev pro předkládání projektů realizovaných na bázi spolupráce veřejného a soukromého sektoru, tedy projektů PPP (Public Private Partnership). Pro účely poskytnutí všeobecných informací potenciálním žadatelům o tomto typu projektů a partnerství vůbec byla vytvořena informační brožura, která kromě obecných informací o PPP nabízí též pohled na povědomí široké veřejnosti v regionu soudržnosti Jihozápad na tento typ projektů a na problematiku PPP. Za obsah brožury odpovídá OMŘ, zodpovídá za její grafickou podobu.

OTP naopak

Dokument nabízí velmi stručné představení této problematiky, nezachází do velkých podrobností. Považujeme jej za vhodný zejména pro širokou veřejnost, jež má pouze základní povědomí o dané problematice. Nemůže sloužit jako metodická příručka pro projekty PPP. Pro tento materiál byla zvolena obdobná grafika jako pro Příručku pro příjemce, což nepovažujeme za příliš vhodné. Dle našeho názoru by měla být každá další vydaná brožura nějakým způsobem graficky odlišena, aby na první pohled nedocházelo k záměně jednotlivých dokumentů. Ani tato brožura neobsahuje fotografie či podobné grafické prvky, důraz je kladen na obsah a prostý text, popřípadě uspořádání dat do tabulek.

27


Brožura je k dispozici na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz a byla distribuována i v tištěné podobě (vytištěna byla v počtu 500 ks). 3.3.8.5.

Srovnání publikační činnosti ROP NUTS II Jihozápad s ostatními regionálními operačními programy

Všechny regionální operační programy v ČR využívají k informování široké veřejnosti tištěné publikace. Základními brožurami jsou všeobecné informační materiály, metodické příručky pro žadatele a příjemce a výroční zprávy. Jako všeobecné informační materiály využívá většina programů stručné brožury, jenž obsahují obecné (tedy nadčasové) informace o programu, jeho orgánech, oblastech podpory, společně s kontakty na konzultanty z řad zaměstnanců Úřadů Regionálních rad, apod. Některé programy vytváří takovéto všeobecné brožury též zvlášť pro každou prioritní osu (např. cestovní ruch, podpora podnikání, apod.). Metodické příručky pro žadatele a příjemce mají obdobný obsah ve všech regionálních operačních programech, pouze se liší svojí strukturou. Některé programy vydávají zvláštní příručky pro každou prioritní osu, respektive oblast podpory, jiné naopak distribuují jednotnou příručku pro žadatele, nebo dokonce souhrnnou příručku pro žadatele i příjemce. Avšak obsahově se materiály příliš neliší a všechny obsahují obdobné údaje (tedy nejdůležitější a základní informace pro žadatele a příjemce). Výroční zprávy pro veřejnost jsou též shodně produktem všech regionálních operačních programů v ČR. Jejich podoba se však často liší. Ve většině případů se jedná o stručné (cca 20 stran) shrnutí celoroční činnosti daného programu, doplněné fotografiemi, prezentací úspěšných projektů, apod. Vše je prezentováno co nejatraktivnější formou, texty jsou stručné a čtivé, důraz je kladen na grafické zpracování. Výroční zpráva ROP NUTS II Jihozápad je v porovnání s ostatními regionálními operačními programy příliš obsáhlá a zabývá se otázkami, jako je monitoring věcných indikátorů projektů či hospodaření Regionální rady jakožto řídicího orgánu ROP NUTS II Jihozápad, jenž nejsou pro širokou veřejnost natolik atraktivní. 3.3.8.6.


Publikace ROP NUTS II Jihozápad mají zajímavou podobu a obsahují všechny potřebné informace pro širokou veřejnost, žadatele i příjemce. Doporučujeme i nadále vydávat Výroční zprávu ROP NUTS II Jihozápad, avšak dle našeho názoru by bylo žádoucí její podobu značně zestručnit, vynechat některé neatraktivní a zbytečné informace (zejména pro veřejnost) a snížit tak též náklady na její tisk. Tisk příruček pro žadatele a příjemce bude i nadále samozřejmou součástí každého dalšího kola výzev ROP NUTS II Jihozápad. Důležité je i do budoucna vhodným způsobem informovat žadatele a příjemce o jejich aktualizaci (především formou aktualit na webových stránkách, apod.).

3.3.9.

Semináře a workshopy Semináře patří mezi standardní nástroje publicity k dosažení specifického cíle 3 a zároveň informačních priorit 3.2 a 3.3. Podle zaměření a obsahu informací jsou cílené na potenciální žadatele o podporu a nebo na příjemce podpory z ROP Jihozápad. Cílem seminářů je posilovat znalosti o obecných i konkrétních otázkách spojených s realizací projektů v rámci ROP NUTS II Jihozápad.

Prezentace a poskytování informací na seminářích je zajišťováno pracovníky oddělení administrace Úřadu Regionální rady. Pouze v případech specificky zaměřených seminářů jsou zváni

28


specialisté na danou oblast informací. Semináře v Českých Budějovicích se konají v prostorách Úřadu Regionální rady. Z důvodu menší kapacity územního odboru v Plzni se semináře konají v budově Krajského úřadu Plzeňského kraje. V roce 2007 byly pořádány dva informační semináře. První seminář byl určený pro školy a jejich zřizovatele. Cílem semináře bylo předání informací o možnostech čerpání finančních prostředků z ROP Jihozápad v oblasti podpory 2.4 – Rozvoj infrastruktury základního, středního a vyššího odborného školství. Druhý seminář byl určený pro banky. Cílem semináře bylo představit zástupcům bankovního sektoru Regionální operační program Jihozápad a navázání spolupráce při možnostech financování projektů žadatelů z bankovních úvěrů. V rámci prezentace byly v první části poskytnuty obecné informace o podporovaných aktivitách a jednotlivých oblastech podpory. V druhé části prezentace pak byly informace specializované na finanční toky ROP Jihozápad, podmínky financování a spolufinancování dle typu příjemců a projektů. 3.3.9.1.

Semináře pro žadatele

Na seminářích pro žadatele se účastníci mohou seznámit se základními podmínkami získání podpory - zaměření a oprávněnost projektů, financování projektů, veřejná podpora. Mezi nezbytné informace patří také návod jak správně vyplnit benefitovou žádost, dále jaké přílohy je žadatel povinen doložit při předkládání žádosti a jak probíhá hodnocení a výběr žádostí. Informace o konání seminářů je vždy zveřejněna na internetových stránkách Úřadu Regionální rady. Vzhledem ke stále vysoké účasti na seminářích a celkovému vysokému počtu předložených žádostí není potřeba jiné publicity. Semináře pro žadatele v druhé výzvě se uskutečnily v první polovině ledna roku 2008. Pro ty, kteří se nemohly zúčastnit bylo zorganizováno další kolo seminářů v únoru 2008. Návštěvnost seminářů byla vysoká, v Plzni se zúčastnilo 416 a v Českých Budějovicích 200 žadatelů (včetně potenciálních žadatelů). Účast na seminářích konaných v rámci vyhlášení třetí výzvy již byla menší, v Plzni přišlo 145 a v Českých Budějovicích 120 lidí, přesto i tento počet můžeme považovat za vysoký a dokazující nepolevující zájem veřejnosti o získání dotací z ROP Jihozápad. Tyto semináře se konaly na začátku července 2008. V souvislosti s vyhlášením páté a šesté výzvy ROP Jihozápad byly připraveny semináře pro žadatele, které opět proběhly v Českých Budějovicích a v Plzni. Vzhledem k tomu, že se jednalo o již poslední výzvu v tak velkém rozsahu, byla účast na seminářích opět velmi uspokojivá. V Českých Budějovicích přišlo 106 žadatelů a v Plzni dokonce o 12 žadatelů více než na semináře k třetí výzvě, tedy 158. Rozložení počtu účastníků jednotlivých seminářů podle oblastí podpory bylo vyrovnané. Na základě velkého zájmu v Plzni o oblasti podpory 1.5, 2.2, 2.3, 2.4 a 3.1 byly uskutečněny ke každé této oblasti podpory dva semináře. V Českých Budějovicích byl nejvíce zájem o semináře konané k oblasti podpory 2.4, a 2.5 na které přišlo dohromady 38 lidí. Pro oblasti podpory 3.1, 3.2 a 3.3 byly uspořádány dva semináře, přičemž na obou byly poskytnuty informace ke všem třem oblastem podpory najednou a zúčastnilo se jich 31 žadatelů. 3.3.9.2.

Semináře v tzv. bílých místech

V průběhu března a dubna proběhly také semináře v tzv. bílých místech regionu, tedy v místech, ze kterých žadatelé předložili v minulých výzvách minimum projektů k podpoře. Speciální semináře se uskutečnily na základě zájmu oslovených obcí s rozšířenou působností v Blatné, Blovicích, Kralovicích, Nepomuku, Písku a Strakonicích. Celkově se těchto seminářů zúčastnilo 98 účastníků, kteří byli seznámeni se základními podmínkami získání podpory (zaměření a oprávněnost projektů, financování projektů, veřejná podpora, vyplňování benefitové žádosti, povinné přílohy žádosti, hodnocení a výběr žádostí, způsobilost výdajů, udržitelnost projektů). Počet účastníků jednotlivých seminářů byl dán i velikostí dané obce s rozšířenou působností. Nejvíce účastníků bylo na semináři konaném v Písku (27 lidí) a Strakonicích (20 lidí) a naopak nejméně v Blovicích (9 lidí).

29


3.3.9.3.

Semináře pro příjemce

Na seminářích pro příjemce se účastníci mohou seznámit se základními povinnostmi při realizaci projektu. Na programu každého semináře pro příjemce je vždy Smlouva o poskytnutí dotace, způsobilost výdajů, monitoring projektu, povinnosti ohledně ohlašování změn v projektu, proplácení Žádosti o platbu, podmínky a realizace veřejných zakázek a udržitelnost projektů. Informace o konání seminářů je vždy zveřejněna na internetových stránkách Úřadu Regionální rady. Kromě toho finanční manažer územního odboru v Plzni zasílá osobní pozvánku každému příjemci což je jedna z vhodných možností, jak příjemce o konaných seminářích informovat. Ve dnech 8., 10., 14. 7. v Plzni a 14., 16., 17. 7. 2008 v Č. Budějovicích proběhly semináře pro příjemce podpory, jejichž projekty byly schváleny k financování v rámci druhé výzvy ROP Jihozápad na 9. zasedání Výboru Regionální rady. Seminářů se celkem zúčastnilo 108 příjemců. Obsahem seminářů bylo seznámení účastníků se základními povinnostmi příjemce při realizaci projektu, např. se Smlouvou o poskytnutí dotace, s monitoringem projektu, povinnou publicitou, procesem proplácení Žádosti o platbu a udržitelností projektů. Ve dnech 20. 11., 21. 11. a 24. 11. 2008 proběhly v Českých Budějovicích a v Plzni semináře pro příjemce podpory u projektů, které byly schváleny k financování v rámci 3. výzvy ROP NUTS II Jihozápad na 10. jednání Výboru Regionální rady. Během seminářů byli příjemci podpory seznámeni s nejdůležitějšími pravidly a podmínkami čerpání dotace (tj. podmínky při podpisu Smlouvy, pravidla publicity atd.). Účast na seminářích byla nižší než na seminářích pro příjemce v rámci druhé výzvy. Zúčastnilo se 75 příjemců. Většina příjemců spíše využila možnosti osobních, telefonických či emailových konzultací. Vzhledem k nedávnému ukončení další velké výzvy se budou pořádat do konce roku další semináře pro příjemce. Pro vyšší účast doporučujeme důsledně informovat příjemce o konání seminářů, na kterých se dozví hlavní potřebné informace a osobní, telefonické či emailové konzultace pak již využívat pro další konkrétní dotazy či problémy. 3.3.9.4.

Specializované semináře

Vzhledem ke stále většímu zájmu žadatelů o specializované semináře zveřejnil Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad na svých internetových stránkách www.rr-jihozapad.cz anketu, ve které mohli žadatelé vyjádřit svůj zájem o konkrétní semináře. Po vyhodnocení výsledků ankety uspořádal Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad na konci dubna 2009 celkem pět specializovaných seminářů k tématům veřejných zakázek, změn v účtování DPH a k procesu přípravy PPP projektů. V úvodu semináře na veřejné zakázky byli žadatelé seznámeni s problematikou veřejných zakázek včetně právního prostředí. Dále pak byli seznámeni s Metodickým pokynem pro zadávání zakázek a veřejných zakázek, a také s informacemi o veřejných zakázkách podle zákona. Návštěvnost seminářů byly vyrovnaná, v Českých Budějovicích navštívilo seminář 41 lidí a v Plzni 42 lidí. Seminář k DPH byl zaměřen na poskytnutí informací o účtování DPH a nových změnách. Semináře se konaly v Českých Budějovicích a v Plzni. Velký zájem byl v Plzni, kde se semináře zúčastnilo 63 žadatelů, přičemž v Českých Budějovicích jen 18 žadatelů. Na semináři k PPP projektům bylo žadatelům nejprve objasněno co přesně PPP projekty jsou, jejich základní principy, výhody a nevýhody a možnost využití. Dále byli prezentované dvě případové studie, rady jak si vybrat správného poradce a také privátního partnera. Žadatelé měli možnost získat informace i o koncesní smlouvě a jejích náležitostech a o koncesním projektu. Tento seminář se konal pouze v Českých Budějovicích a pro informace si přišlo celkem 25 žadatelů.

30


3.3.9.5.


O semináře je mezi širokou veřejností, ale zejména žadateli a příjemci opravdu vysoký zájem. Každého z nich se zúčastní v průměru 20 osob. I nadále proto doporučujeme pokračovat v organizaci seminářů pro žadatele a příjemce v takové podobě a v takovém rozsahu, jako doposud. Důležité je poskytnout dostatečné množství termínů tak, aby bylo možné zajistit účast všem zájemcům, což bylo až doposud splněno. Kromě klasických seminářů pro žadatele a příjemce doporučujeme též zopakovat specializované semináře, zaměřené na zadávání veřejných zakázek či veřejnou podporu, na nichž budou opět přednášet externí specialisté na danou problematiku. S tímto je počítáno v září 2009. O plánovaném pořádání seminářů je důležité včas a vhodnou formou informovat (především v aktualitě na webových stránkách, popřípadě v bulletinu), což vždy zajišťuje OTP. Doporučujeme též vedle klasických seminářů zvážit organizaci workshopů, které by počítaly s větším zapojením posluchačů (např. případové studie, řešení konkrétních příkladů, apod.).

31


3.4. Monitoring médií Od ledna 2009 si oddělení publicity ROP NUTS II Jihozápad nechává externě agenturou NEWTON Media zpracovat denní monitoring médií. Předmětem analýzy monitoringu médií jsou zveřejněné informace o problematice získání dotace z příslušného operačního programu, kdy, kde a jak byly informace publikovány. Z výsledků denního monitoringu pak čerpá data agentura Dolphin Media, která vždy ke konci měsíce vypracovává a předává souhrnnou zprávu o proběhlé medializaci ROP NUTS II Jihozápad. Na rozdíl od této pravidelné měsíční souhrnné analýzy je kapitola věnována celkovým informacím za jednotlivá čtvrtletí. 3.4.1.1.

Výsledky za 1. čtvrtletí roku 2009

Z jednotlivých měsíčních analýz vyplývá, že publicita ROP NUTS II Jihozápad byla v prvním čtvrtletí velmi dobrá. Nejvíce článků bylo v prvních třech měsících roku 2009 publikováno v jednotlivých místních mutací Deníku. Zároveň v březnu došlo k výraznému nárůstu materiálů v Právu, kdy oproti únoru vzrostl počet článků na dvojnásobek. Tématiku ROP neopomíjejí ani elektronická média. Vzestup zaznamenaly rozhlasové zprávy v únoru, přičemž celkově velmi aktivní v oblasti medializace ROP je Plzeňský rozhlas. Poměr televizních reportáží jako dalšího elektronického média je ve všech třech měsících srovnatelný. Témata ROP NUTS II Jihozápad se v průběhu prvního čtvrtletí roku 2009 promítla i do celostátních periodik a webů. Bohužel zpracovatelská agentura zahrnula tyto periodika jako samostatnou položku pro sledování až od března 2009, kdy v souvislosti s vypsáním výzev bylo zde zveřejněno 15 informačních materiálů. Graf 3: Porovnání medializace ROP NUTS II Jihozápad v 1. čtvrtletí 2009 90 80 70 60

leden

50

únor

40

březen

30 20 10 0 Mladá Fronta Dnes

Právo

Deník

Rozhlas

TV

ostatní

celostátní

Zdroj: Dolphin Media s.r.o

Vlivem ukončení podpisů Smluv o podmínkách poskytnutí dotace jednotlivých úspěšných příjemců ke konci roku 2008 se v lednu prezentované materiály nejčastěji věnovaly konkrétním projektům podpořeným z ROP NUTS II Jihozápad. To mělo za následek zvýšený zájem o tato témata v místních a regionálních mutacích Deníků. V únoru pak ještě více narostl počet mediálních výstupů vztahujících se právě k podpořeným projektům. Oproti tomu v březnu, kdy byly vyhlášeny dvě nové výzvy, tyto výstupy mírně klesly a podle

32


očekávání vzrostl počet informací vztahující se k Úřadu a agendě dotací, a to téměř trojnásobně. Jak vyplývá z níže uvedeného grafu č. 4, ve srovnání s ostatními regionálními operačními programy si ROP NUTS II Jihozápad v počtu mediálních výstupů vede nadprůměrně. V lednu a březnu byl dokonce mediálně nejprezentovanějším programem a v únoru dosáhl vyšší publicity pouze ROP Jihovýchod, kde v minulém období končila výzva. Graf 4: Srovnání medializace ROP v ČR za 1. čtvrtletí 2009

2

Jihovýchod

307

Jihozápad

403

Moravskoslezsko

224

Severovýchod

213

Severozápad

316

Střední Čechy

166

Střední Morava

239

ROP obecně

118 0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Zdroj: Dolphin Media s.r.o.

3.4.1.2.

Výsledky za 2. čtvrtletí

Publicita ROP NUTS II Jihozápad vykazuje i ve druhém čtvrtletí roku 2009 vysoké hodnoty nejen ve srovnání s ostatními ROPy, ale také v absolutních číslech. V květnu se poprvé od zahájení monitoringu médií dostal do popředí Plzeňský kraj. Vzestup medializace v Plzeňském kraji byl ovlivněn vzrůstajícím zájmem místních žadatelů o získání finančních prostředků ze strukturálních fondů. Zároveň se monitoring poprvé zajímal v tomto měsíci také o verzi Deníku – Plzeň – jih, která se problematice a projektům ROP v měsíci květen velmi intenzivně věnovala. V červnu se pak poměr Jihočeského a Plzeňského kraje vrátil k předchozím standardním hodnotám, kdy více mediálních materiálů bylo zveřejněno v Jihočeském kraji. Do dubnových výsledků se promítla tisková konference, která proběhla na začátku měsíce v Plzni. V souvislosti s vypsáním páté a šesté výzvy se také v dubnu zvýšil počet výstupů v médiích s celostátní působností. V květnu naopak počet těchto výstupů výrazně klesnul a zpět na dubnovou hodnotu, což je téměř dvojnásobek květnové hodnoty, se dostal v měsíci červen. Probíhání páté a šesté výzvy se odrazilo také na počtu rozhlasových zpráv, kdy za druhé čtvrtletí jich bylo nejvíce zveřejněno v měsíci duben. Avšak překvapivě žádný vliv to nezanechalo na počtu televizních reportáží, který byl ve srovnání s předchozím čtvrtletím o více než třetinu nižší. Byly odvysílány čtyři televizní reportáže a za předchozí období to bylo 13 reportáží. 2

Monitoring není schopen filtrovat duplicity nebo například články dělené na dvě části. Reálný počet materiálů je tedy o něco nižší. Nicméně podmínky jsou stejné pro všechny operační programy

33


Graf 5: Porovnání medializace ROP NUTS II Jihozápad ve 2. čtvrtletí 2009 90 80 70 60

duben

50

květen

40

červen

30 20 10 0 Mladá Fronta Dnes

Právo

Deník

Rozhlas

TV

ostatní

celostátní


Mezi tématy, kterým se média věnují stále beze změny, dominují projekty podpořené z ROP Jihozápad, nebo projekty plánované. V dubnu a červnu byla shodně vysoká medializace témat spojených s činností Úřadu a agendou evropských dotací. V každém měsíci bylo publikováno 30 materiálů a je to třikrát více výstupů než bylo v květnu, kdy bylo zveřejněno jen 10 výstupů na toto téma. Zvýšená medializace činnosti Úřadu a agendy evropských dotací je dána již zmíněnou tiskovou konferencí pořádanou v dubnu v Plzni, probíhající pátou a šestou výzvou a také vyhlášením sedmé výzvy na konci května. Graf 6: Srovnání medializace ROP v ČR za 2. čtvrtletí 2009

Jihovýchod

3

194

Jihozápad

425

Moravskoslezsko

161

Severovýchod

225

Severozápad

212

Střední Čechy

142

Střední Morava

180

ROP obecně

144 0

50

100

150

200

250

300

350

400

450


3

Monitoring není schopen filtrovat duplicity nebo například články dělené na dvě části. Reálný počet materiálů je tedy o něco nižší. Nicméně podmínky jsou stejné pro všechny operační programy

34


Při celkovém pohledu bylo nejvíce informací zveřejněno v červnu, a to 167. Nepatrně nižší počet pak byl v dubnu (141) a nejnižší v květnu (117). Tyto výkyvy však nic nemění na faktu, že ROP NUTS II Jihozápad je stále nejmedializovanějším ROP v České republice jak je znázorněno v grafu č. 6. Počet výstupů ROP NUTS II Jihozápad ve druhém čtvrtletí oproti prvnímu narostl. Trend zvyšování mediálních výstupů byl zaznamenán dále pouze u ROP Severovýchod, který vyhlašoval výsledky výzev. U ostatních ROP byl zaregistrován naopak pokles počtu článků a reportáží ve srovnání s prvním čtvrtletím. 3.4.1.3.


Jak vyplývá z výše uvedených statistik, míra medializace ROP NUTS II Jihozápad je v porovnání s ostatními regionálními operačními programy nejvyšší. Články a reportáže o ROP NUTS II Jihozápad se objevují především v regionálním tisku a rozhlase, ale nechybí ani ty v celostátních médiích (např. deník Právo). Tento fakt rovněž přispívá k zajištění vysoké míry publicity programu.

35


3.5. Outsourcing Pro zajištění efektivní komunikační a publicitní strategie ROP NUTS II Jihozápad využívá též služeb externích subjektů. Spolupracuje s četnými skupinami dodavatelů a s osobou tiskového mluvčího. Každý externí subjekt je vybírán na základě otevřeného výběrového řízení a je s ním uzavřena smlouva na jeden rok, již je možno prodloužit, většinou však pro maximálně transparentnost následuje vyhlášení výběrového řízení na následující rok. 3.5.1.1.

Tiskový mluvčí

Funkci externího tiskového mluvčího využívá ÚRR JZ od 1. 1. 2009. V roce 2008 využíval pro obdobné účely (ačkoliv oficiálně nešlo o roli tiskového mluvčího) služeb externí firmy KOMUNIK se sídlem v Českých Budějovicích. Úřad v tomto ohledu využívá raději služeb externího subjektu, jelikož se jedná o zkušeného odborníka a specialistu na oblast komunikace s veřejností, který je proto schopen poskytnout nejkvalitnější služby. Tuto funkci v současné době vykonává zaměstnanec společnosti Dolphin Media, s.r.o. Tiskový mluvčí je oprávněn podávat široké veřejnosti a médiím informace o ROP NUTS II Jihozápad a jeho orgánech. Každé jeho vystoupení musí schválit ředitel ÚRR JZ. Úřad je povinen poskytnout tiskovému mluvčímu nezbytnou součinnost při výkonu pracovních činností (např. poskytování podkladů). Tabulka 5: Komunikační aktivity zajišťované tiskovým mluvčím

Činnost

Popis činnosti

Operativní plán Komunikační strategie na rok 2009

Zpracování Operativního plánu komunikační strategie na rok 2009

Sociologický průzkum

Analýza povědomí o ROP NUTS II Jihozápad

Tiskové zprávy

Tvorba oficiálních tiskových zpráv

Články pro média

Tvorba článků nebo dodání podkladů pro deníky Českobudějovický deník a Mladá fronta dnes Jižní Čechy

Televize, rozhlas

Vystoupení, reportáže v televizi a rozhlase (RTA, ZAK TV, s. r. o., Český rozhlas)

Tiskové konference

Vystoupení na tiskových konferencích ROP NUTS II Jihozápad

PR akce

Press-tripy, neformální setkání

Bulletin

Příprava textů pro newsletter (zpravodaj) ROP NUTS II Jihozápad

Mailing/bulletin pro členy VRR a MV

Nastavení komunikace s novými členy

Analýza denního monitoringu tisku

Monitoring článků týkajících se ROP NUTS II Jihozápad Zdroj: ÚRRRSJ

Obecně lze říci, že tiskový mluvčí připravuje podklady pro vystoupení ředitele ÚRR JZ v médiích a pro novinové články, poskytuje rozhovory pro rozhlas a tištěná média jménem ÚRR JZ, zajišťuje tvorbu textů tiskových zpráv a textů do zpravodaje HEJ ROP!, spolupracuje s ředitelem a dalšími zástupci ÚRR JZ na tiskových konferencích či PR akcích konaných pro veřejnost.

36


Funkce tiskového mluvčího je pro subjekt typu Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad velkým přínosem. Nutnost časté komunikace s veřejností totiž vyžaduje dovednosti a zkušenosti s touto problematikou. Tiskový mluvčí je v této oblasti odborníkem. Nedostatkem tiskového mluvčího Úřadu jakožto externího subjektu je v některých případech jeho nižší časová flexibilita a nemožnost dostatečně rychle a pružně reagovat na průběžné a okamžité potřeby Úřadu. Tento fakt vyžaduje lepší plánování z řad zaměstnanců ÚRR JZ tak, aby nedocházelo k přílišnému vzniku potřeb ad-hoc a okamžitého využití osoby tiskového mluvčího. Společnost Dolphin Media, s.r.o. si je však rovněž vědoma tohoto nedostatku a na základě zkušeností z půlroční spolupráce a v zájmu dalšího zkvalitnění spolupráce se rozhodla personálně posílit kapacity věnující se problematice ROP NUTS II Jihozápad. 3.5.1.2.

Dodavatelé ROP NUTS II Jihozápad

Dalšími externími subjekty, s nimiž ÚRR JZ spolupracuje, jsou dodavatelé služeb. Spolupráce s těmito subjekty je v mnohých případech nevyhnutelná, jelikož Úřad není schopen si v těchto ohledech zajistit potřebné služby interně. S některými dodavateli probíhá spolupráce průběžně (tiskárna, dodavatel vizitek, publikací, dodavatel propagačních předmětů), naopak s jinými pouze příležitostně (výroba vlajky EU, označení služebních vozidel, označení sídla ÚRR JZ). Tisk materiálů (publikací, vizitek, plakátů) zajišťuje tiskárna INPRESS se sídlem v Českých Budějovicích. Spolupráce s tímto subjektem probíhá od 1. 1. 2009. Předtím ÚRR JZ spolupracoval s tiskárnou HERBIA též se sídlem v Českých Budějovicích. Tiskárna zajišťuje tisk brožur, metodických příruček a dalších dokumentů, tisk vizitek, plakátů. Kvalita služeb je dobrá. Jako problematická se zde jeví nedostatečná flexibilita tohoto subjektu, jelikož často dochází k nedodržování stanovených termínů pro distribuci brožur, příruček, apod. Doporučujeme lépe stanovit harmonogramy jejich tvorby již na ÚRR JZ (omezit připomínkové řízení) tak, aby bylo možné dodávat podklady pro tisk materiálů dodavateli včas a v rámci stanovených termínů. Grafickou podobu vizitek, plakátů (plakáty jsou nejčastěji využívány na veletrzích a veřejných akcích ROP NUTS II Jihozápad jako zajímavý a pro veřejnost atraktivní nástroj prezentace tohoto programu), apod. navrhuje společnost PEOPLE ART, jenž sídlí v Písku. Tato firma je též autorem Manuálu vizuálního stylu ROP NUTS II Jihozápad. Kvalita poskytovaných služeb je dobrá, termíny dodání služeb jsou dodržovány. Tvorbu propagačních předmětů ROP NUTS II Jihozápad má na starosti společnost SKALA CZ, s. r. o. se sídlem v Praze. Nabízí škálu propagačních předmětů na základě katalogu produktů. Bylo však vyhlášeno výběrové řízení na nového dodavatele propagačních předmětů, které vyhrála firma SPEED PRESS Plus, a. s. rovněž se sídlem v Praze. Nový dodavatel nabízí oproti firmě SKALA CZ, s. r. o. fyzickou prezentaci vzorků zvolených propagačních předmětů ještě před jejich samotných závazným objednáním, v čemž spatřujeme nespornou výhodu. Stávající škála propagačních předmětů z nabídky této společnosti bude rozšířena o deštníky, hodiny, konferenční desky a propisky s laserovým ukazovátkem, to vše samozřejmě s logem a název ROP NUTS II Jihozápad. S výše uvedenými dodavatelskými subjekty probíhá průběžná spolupráce. Naopak s následujícími firmami spolupracuje ÚRR JZ pouze příležitostně v případě potřeby. Na počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad bylo využito služeb společnosti ELECTROSUN, s. r. o., která vyrobila vlajky EU a ROP NUTS II Jihozápad, jenž vyvěšujeme na významných akcích konaných pro veřejnost a každoročně na den Evropy. Dále společnost AMAPO reklama se sídlem v Písku poskytuje ÚRR JZ služby při označování služebních vozidel a vytvořila též označení sídla Úřadu včetně pamětní tabule ROP NUTS II Jihozápad, která je umístěna v přízemí budovy Úřadu.

37


3.5.1.3.

Označení budovy Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad

Jak je uvedeno v předchozím odstavci, označení budovy ÚRR JZ zajistila společnost AMAPO reklama. Tento způsob označení považujeme za nedostačující, jak se ukázalo při proběhnuvších kolech výzev ROP NUTS II Jihozápad. Dle slov žadatelů, příjemců a dalších návštěvníků Úřadu je poměrně obtížné budovu najít, jelikož označení je malé, nevýrazné a zaniká. Doporučujeme vytvořit výraznou vývěsní tabuli či ceduli na prosklenou čelní stranu budovy, např. v barvách programu s výrazným nápisem Úřad Regionální regionu NUTS II Jihozápad. 3.5.1.4.


ÚRR JZ v několika oblastech spolupracuje s externími subjekty a dodavateli, jelikož si není schopen zajistit dané služby sám. Jde např. o tisk materiálů a vizitek, tvorbu propagačních předmětů, označení služebních vozidel či vlastní budovy. Tito dodavatelé jsou vybíráni v otevřeném výběrovém řízení a smlouva s nimi je uzavírána na jeden rok s možností prodloužení. V současné době jsme s úrovní služeb poskytovaných zmíněnými dodavatelskými subjekty spokojeni. Jediná oblast, v níž doporučujeme zlepšení, je označení budovy ÚRR JZ, jelikož to současné považujeme za nedostatečné. Kromě dodavatelských subjektů spolupracuje ÚRR JZ s osobou externího tiskového mluvčího, což je pro ÚRR JZ a celý program velmi významná a potřebná funkce k zajištění efektivní komunikace s veřejností. Externí odborník je schopen v tomto ohledu poskytnout vysokou úroveň profesionality, znalostí a zkušeností s prezentací a s komunikací s širokou veřejností. Jedinou slabost tiskového mluvčího jakožto externího subjektu spatřujeme v nižší úrovni jeho flexibility, která se již v některých situacích projevila (např. není schopen ihned reagovat na ad-hoc vzniklé potřeby ÚRR JZ). Tento fakt klade vyšší nároky na zaměstnance OTP ÚRR JZ a na průběžné plánování úkolů a činností.

38


4.


Od počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad je kladen silný důraz na kvalitní publicitu programu a zajištění efektivní komunikace s veřejností. Tyto jsou v gesci interních oddělení Úřadu Regionální rady regionu NUTS II Jihozápad (dále jen „ÚRR JZ“), především oddělení publicity a technické pomoci (dále jen „OTP“), a externích subjektů, jako jsou komunikační agentury, tiskový mluvčí a dodavatelské firmy. V evaluační studii bylo snahou podat ucelený obraz o komunikační a publicitní strategii ROP NUTS II Jihozápad v letech 2007–2009, o nejčastěji využívaných nástrojích, zhodnotit jejich dosavadní způsob realizace, efektivitu a dopad jednotlivých publicitních aktivit na širokou veřejnost. Studie pomáhá k odhalení případných nedostatků publicitní a komunikační strategie ROP NUTS II Jihozápad a navrhuje doporučení k přijetí adekvátních opatření k jejich eliminaci do budoucna. Dle zjištěných výsledků této studie můžeme konstatovat, že míra publicity a medializace ROP NUTS II Jihozápad je velmi vysoká. Od počátku implementace ROP NUTS II Jihozápad se průběžně měnilo její zaměření a intenzita využití jednotlivých komunikačních nástrojů. V současné době se zaměřuje zejména na realizační fázi projektů a na představení úspěšných projektůl finančně podpořených z ROP NUTS II Jihozápad. Důležité pro zaijštění vysoké míry publicity je mimo jiné pravidelné vystupování na veřejnosti. ROP NUTS II Jihozápad pořádá jednou za rok Výroční konferenci, na níž prezentuje pokrok v implementaci programu v daném období. Dává zde prostor i příjemcům, aby osobně představili svoje úspěšné projekty. Dále se program prezentoval na mezinárodním veletrhu URBIS INVEST v Brně. Jeho součástí byla též soutěž TOP INVEST, v níž zvítězil právě projekt finančně podpořený z ROP NUTS II Jihozápad a získal tak prestižní ocenění Nejlepší investiční akce roku 2008. Jednalo se o projekt Skiareál Lipno – regionální zimní centrum. Kromě velkých konferencí jsou pořádány také menší tiskové konference. Pravidelně se organizují při vyhlášení a ukončení výzvy, další pak dle aktuálních potřeb. Zajímavá tisková konference ve formě snídaně s novináři byla zorganizována v červnu 2009. Zástupci Úřadu Regionální rady se také účastní tiskových konferencí pořádaných ze strany příjemců, což zajišťuje opět publicitu programu. Za nejvýznamnější komunikační nástroj považujeme webové stránky ROP NUTS II Jihozápad www.rr-jihozapad.cz. Slouží jako hlavní zdroj informací pro širokou veřejnost, žadatele, příjemce, média a odbornou veřejnost. Informace jsou pravidelně a dle potřeby aktualizovány. Neméně důležitým způsobem oslovení veřejnosti jsou konzultace a semináře. Pořádání seminářů je dáno konkrétními požadavky v daném období. Vždy před plánovaným vyhlášením výzvy jsou uspořádány semináře pro žadatele, po ukončení výzvy zase pravidelně organizujeme semináře pro příjemce. Účast na nich je většinou velmi vysoká (cca 20 osob na jeden seminář). V průběhu roku 2009 proběhly kromě těchto i semináře v tzv. bílých místech, tedy místech s minimálním zájmem o získání dotace, jak vyplynulo z evaluační studie Územní aspekty implementace ROP NUTS II Jihozápad. Dále bylo uspořádáno pět specializovaných seminářů jejichž téma bylo vybráno na základě ankety zveřejněné na webových stránkách ÚRR Jihozápad. Jednalo se o téma veřejných zakázek, DPH a příprava PPP projektů. Pro velký zájem budou tyto semináře opět uspořádány v průběhu srpna 2009. Zde doporučujeme též zvážit organizaci workshopů, které by počítaly s větším zapojením posluchačů v průběhu workshopu (např. řešení případových studií, konkrétních úkolů, apod.). Kromě osobních setkání čerpají žadatelé a příjemci informace o ROP NUTS II Jihozápad z tištěných publikací. Tyto zahrnují všeobecné informační brožury, dále metodické příručky pro žadatele a příjemce a Výroční zprávu o průběhu implementace a pokroku ROP NUTS II Jihozápad za uplynulý rok. Všechny brožury a příručky uvedené v této studii jsou též

39


k dispozici v elektronické podobě na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz. Proto je počet tištěných verzí omezen, aby se zabránilo přílišným neefektivně vynaloženým nákladům. Ačkoliv jsme závěrem této evaluační studie konstatovali vysokou míru publicity a medializace ROP NUTS II Jihozápad, existují oblasti, v nichž spatřujeme jisté nedostatky a kde bychom doporučili zaujmout adekvátní opatření k jejich zlepšení. První doporučení se týká úpravy webových stránek www.rr-jihozapad.cz. Po obsahové stránce je považujeme za dobré, avšak po stránce grafické bychom doporučili zvážit konkrétní změny a úpravu, a to v oblasti např. zpřehlednění hlavního menu, snížení počtu sekcí a změnu třídění informací do jednotlivých sekcí, či výraznější grafické znázornění jednotlivých sekcí hlavního menu a celých stránek. Toto opatření by zajisté zlepšilo orientaci návštěvníků stránek. Další doporučení se týká častější prezentace ROP NUTS II Jihozápad na regionálních i celostátních veletrzích, výstavách, apod. Prezentace na veřejnosti vždy značnou měrou přispívá ke zvýšení povědomí o programu. Do budoucna navrhujeme pokračovat v organizaci specificky zaměřených seminářů, jelikož z předchozí zkušenosti víme, že je o ně vysoký zájem. Doporučujeme zopakovat seminář týkající se problematiky zadávání veřejných zakázek, je možné zvážit seminář zaměřený na vyplňování Monitorovacích zpráv a další administrativu spojenou s realizační popř. konečnou fází projektového cyklu. Samozřejmě počítáme též s další pravidelnou organizací klasických seminářů pro žadatele a příjemce. Velkým přínosem je pro ÚRR JZ funkce tiskového mluvčího, kterou vykonává odborník na problematiku komunikace s širokou veřejností či prezentace na veřejnosti, což zajišťuje z jeho strany vysokou úroveň poskytovaných služeb. Jediným nedostatkem je jeho nižší flexibilita, způsobená faktem, že tuto funkci vykonává externista. Toto klade zvýšené nároky na zaměstnance OTP, na průběžné plánování úkolů. Společnost Dolphin Media, která zajišťuje tuto funkci, však v budoucnu plánuje přijetí adekvátních opatření, především přijetí dalších personálních kapacit, které se budou specializovat na problematiku ROP NUTS II Jihozápad. V neposlední řadě spatřujeme mezery v nedostatečném označení budovy ÚRR JZ. Navrhujeme vylepšit a zvýraznit její vnější označení, na čelní stranu budovy umístit výraznou ceduli, informační tabuli, apod.

40


41

Vyhodnocení úspěšnosti publicitních aktivit ROP NUTS II Jihozápad

Recommend Documents