VVE-UP De Haagse Scholen 18 juni 2012 Margot de Ruiter Projectleider VVE-UP
Doel vanavond U informeren over VVE-UP (Met de gedachte: als u meer weet over de achtergrond kunt u beter meedenken).
Beantwoorden van vragen
Agenda 1. Aanleiding, doelen en randvoorwaarden VVE-UP 2. Werkproces rondom VVE-UP 3. Elementen project VVE-UP 4. Privacy en informatiebeveiliging 5. Antwoorden op de vooraf gestelde vragen
Aanleiding VVE-UP Op basis van de wet OKE zijn VVE-instellingen gezamenlijk verantwoordelijk voor de doorgaande leerlijn van VVE. VVE-ketenpartners in Den Haag hebben afspraken gemaakt over verbetering van de gegevensuitwisseling Uitwisselingsplatform (VVE-UP)
Doelen VVE-UP • In beeld krijgen en systematisch kunnen volgen van VVE-doelgroepkinderen, met als doel kind de zorg te geven waar het recht op heeft. • Versterken van de doorgaande lijn tussen voor- en vroegschoolse educatie • Verminderen van de administratieve lasten voor alle betrokkenen • Toekomstvast maken van het registratieproces • Vroegtijdig kunnen beschikken over geaggregeerde en geanonimiseerde beleidsinformatie
Andere beweegredenen • Belang van het kind staat voorop. Kind verdient de zorg die het nodig heeft. In dit geval voor- en vroegschoolse educatie. • Cijfers zijn nu niet volledig en niet betrouwbaar. Vroegtijdig beleid nu niet mogelijk (b.v. ervoor zorgen dat er tijdig voldoende VVE-plekken beschikbaar zijn in een bepaalde wijk).
Randvoorwaarden VVE-UP • Registratie van VVE-gegevens binnen de bestaande kind- en leerlingadministratiepakketten (“geen nieuw systeem”) • Inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens • Informatiebeveiliging
Proces VVE-UP (1) • Consultatiebureau geeft, indien nodig, VVEdoelgroepindicatie en registreert dit in eigen systeem. • Cb leidt toe: adviseert kind naar een psz/kdv/ bao met VVE te sturen. • Cb vraagt toestemming aan ouders om gegevens te delen. • VVE-doelgroepindicatie met klein setje gegevens wordt “onder water” naar VVE-UP gestuurd.
Proces VVE-UP (2) Voorschoolpeuterspeelzaal/ Kinderdagverblijf met VVE/ Basisschool (vroegschool): • Registeren in eigen systeem inschrijving van kind. • “Onder water” gaat klein setje gegevens naar VVE-UP.
Proces VVE-UP (3) VVE-UP • Met automatische matching vaststellen of dit kind een VVE-doelgroepindicatie heeft. • VVE-doelgroepindicatie (ja of nee) wordt teruggestuurd naar psz/kdv/bao. Psz/kdv/bao • Weet nu dat kind wel/niet in groep met VVEprogramma moet worden geplaatst.
Proces VVE-UP (4) Doorgaande leerlijn VVE Tijdig beleidsinformatie beschikbaar (geanonimiseerd en geaggregeerd) Niemand ziet kindgegevens van andere VVEinstelling (ook Onderwijsbeleid niet)
Elementen project VVE-UP Realisatie Uitwisselingsplatform • Ontwerp VVE-UP • Bouw • Testen Informatiebeveiligingsplan Communicatieplan Invoeringsplan
Privacy en informatiebeveiliging (1) Maatregelen: • In ontwerp o.m. : • Datamodel voor databasebeveiliging • Autorisatieprofielen • Eigenaarschap van gegevens • Logging en monitoring • Encryptie dataverkeer • Informatiebeveiligingsplan
Privacy en informatiebeveiliging (2) Toetsen van maatregelen: • Een audit op de gemaakte programmatuur voordat die in gebruik wordt genomen. • Een audit op de technische voorzieningen voor deze in gebruik worden genomen. • Een periodieke software security audit als het uitwisselingsplatform in gebruik is genomen. • Audits door VVE-ketenpartners indien behoefte.
Privacy en informatiebeveiliging (3) Hulpmiddelen voor scholen en GMR’en: • Checklist datauitwisseling van SCOH
Privacy en informatiebeveiliging (4) Melding bij Cbp: • VVE-UP is een vervanging van de huidige werkwijze en zal net als huidige werkwijze worden aangemeld bij het Cbp.
Privacy en informatiebeveiliging (5) Bewustwording: Bij invoering aandacht aan bewustwording van wat het betekent om met persoonsgegevens om te gaan en welke verplichtingen dat met zich meebrengt.
Want: “Lekken” van persoonsgegevens ligt in de meeste gevallen aan menselijk falen (al of niet bewust).
Vragen en antwoorden
Vragen en antwoorden (1) Vraag: Zoals het nu wordt voor gesteld staan de scholen aan het eind van de keten en hoeven zij geen informatie aan te leveren. Antwoord: Dat klopt v.w.b. informatieuitwisseling met VVE-ketenpartners. Basisscholen registreren wel wat info in VVE-UP.
Vragen en antwoorden (2) Vraag: Kunnen eerdere ketenpartners zien dat de school informatie opvraagt over een leerling en kunnen zij om terugkoppeling vragen? Antwoord: Alleen cb ziet dat kind is aangekomen in VVE-groep.
Vragen en antwoorden (3) Vraag: Kunnen ouders/verzorgers, ook als zij geen toestemming geven, wel het dossier inzien om te zien welke gegevens over hun kind zijn geregistreerd? Antwoord: Natuurlijk. Alleen als geen toestemming voor gegevensuitwisseling is gegeven, staat er van dat kind niets in VVE-UP.
Vragen en antwoorden (4) Vraag: Kunnen ouders die eenmaal toestemming hebben verleend, deze later nog intrekken en worden de gegevens dan vernietigd? Antwoord: Inderdaad kan verleende toestemming later worden ingetrokken. Het in VVE-UP opgeslagen gegevenssetje wordt dan verwijderd.
Vragen en antwoorden (5) Vraag: Voorts is er natuurlijk de vraag wat er gebeurt met de gegevens van leerlingen waarvan de ouders/verzorgers een opname in VVE-UP weigeren. Antwoord: Het cb vraagt ouders toestemming voor gegevensuitwisseling i.k.v. VVE. Geen toestemming: niets naar VVE-UP. Maar dan ook geen financiering van VVE-programma.
Vragen en antwoorden (6) Vraag: Hoe lang blijven de gegevens bewaard? Antwoord: Gegevens geanonimiseerd na beëindiging VVEloopbaan: • Als kind 8 jaar wordt (2 jaar na laatste overdracht) • Bij beëindiging om andere reden (intrekken toestemming en overlijden).
Vragen en antwoorden (7) Vraag: Voldoet de procedure aan de Wet bescherming persoonsgegevens? Antwoord: Ja: • Melding bij Cbp • Niemand ziet persoonsgegevens in VVEUP.
Vragen en antwoorden (7) Vraag: Hoe is de beveiliging van de gegevens geregeld? Antwoord: • Databasebeveiliging • Logische toegangsbeveiliging • Autorisatieprofielen • Encryptie dataverkeer • Enz. (zie boven)
Vragen en antwoorden (8) Vraag: Komen de nu geregistreerde gegevens in de toekomst ook ter beschikking voor nu nog niet aangesloten partijen als zij zich aansluiten? Antwoord: De melding dat een kind een VVE-indicatie heeft, wordt alleen ter beschikking gesteld aan VVE-instellingen die worden aangesloten.
Vragen en antwoorden (9) Vraag: Hebben we als partner het recht elke nieuwe partner te balloteren? Antwoord: Nee, de gemeente bepaalt welke organisatie (kdv/psz) VVE mag aanbieden.
Vragen en antwoorden (10) Vraag: Hoe groot zal naar verwachting het percentage zijn van het aantal kinderen dat daadwerkelijk via dit traject gaat lopen in verhouding tot het aantal kinderen dat het nodig heeft?
Antwoord: VVE-UP is bedoeld om alle kinderen die VVE nodig hebben in beeld te krijgen. We zetten in op 100%. Verwachting 80-90%.
Vragen en antwoorden (11) Vraag: Hoe groot zal naar verwachting het aantal kinderen zijn dat wordt geïndiceerd maar waarvan de school dan wel de ouders/verzorgers uiteindelijk besluiten dat vroegschoolse educatie niet gewenst is? Antwoord: Daar is nu geen zicht op omdat informatievoorziening te wensen overliet. En was soms alleen maar achteraf te constateren.
Opmerkingen GMR (1) Opmerking GMR: De ervaring leert echter dat met “papieren” gegevens zorgvuldiger wordt omgegaan en dat er meer oog is voor de “privacy” van leerling en ouders/verzorgers. Antwoord: Niet mee eens: met goed ingerichte rollen- en autorisatietabel is privacy beter te bewaken. Belangrijkst is: bewustzijn!
Opmerkingen GMR (2) Opmerking GMR: Ook is het de vraag of digitalisering van de gegevens niet leidt tot versimpeling van de brongegevens. Zij die een vragenformulier moeten vullen hebben de neiging het papieren dossier met behulp van standaard zinnen op te slaan in digitale databanken. Antwoord: Ik snap de vraag en de zorg niet. De VVE-brongegevens veranderen niet.
Vragen?
