Vrijwilligersbeleid Vilente. Samen Beter Zorgen

Vrijwilligersbeleid Vilente ‘Samen Beter Zorgen’

© Vilente, juli 2013

© Vilente 2012. Dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van de uitgever of auteur. Neem voor meer informatie contact op met Carry Putman, [email protected].

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1

Algemeen

4

1.1

Inleiding

4

1.2

Wat verstaan we onder vrijwilligers?

4

1.3

Wat is Vrijwilligersbeleid?

5

1.4

Wat is vrijwilligerswerk?

5

1.5

Voorwaarden voor vrijwilligerswerk

5

1.6

Visie op Vrijwilligerswerk

5

1.7

Wat zijn vrijwilligersactiviteiten?

6

1.8

Grenzen vrijwilligerswerk

6

1.9

Doelstelling vrijwilligerswerk

8

1.10

Diverse doelgroepen vrijwilligers

8

1.11

Positie Vrijwilligerswerk Vilente

9

Hoofdstuk 2

Organisatie

10

2.1

Inleiding

10

2.2

De organisatie rondom vrijwilligerswerk

10

2.3

Taken en verantwoordelijkheden

11

2.4

Administratie

12

Werving en Selectie

13

3.1

Inleiding

13

3.2

Aandachtspunten werving

13

3.3

Selectie

14

Hoofdstuk 3

Hoofdstuk 4

Introductie, Begeleiding en scholing

16

4.1

Introductie

16

4.2

Begeleiding

17

4.3

Scholing

18

Waardering en attenties

20

5.1

Inleiding

20

5.2

Erkenning

20

5.3

Waardering

21

Bijlage 1

Taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator

22

Bijlage 2

Taakomschrijving contactpersoon vrijwilligers

24

Bijlage 3

Aanvraagformulier Vrijwilliger

26

Bijlage 4

Formulier introductiegesprek

27

Bijlage 5

Formulier persoonlijke gegevens vrijwilliger

28

Bijlage 6

Contactformulier vrijwilliger

30

Bijlage 7

Evaluatieformulier voor vrijwilligerswerk

31

Bijlage 8

Vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersreglement

32

Bijlage 9

Formulier Taakomschrijving Vrijwilligers (voorbeeld)

35

Bijlage 10

Folder vrijwilligerswerk

37

Bijlage 11

Kostendeclaratieformulier

38

Bijlage 12

Voorbeeld vacaturetekst

39

Bijlage 13

Voorbeeld Getuigschrift

40

Bijlage 14

Bijlage bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers

41

Hoofdstuk 5

Hoofdstuk 1

1.1

Algemeen

Inleiding

Vilente is van mening dat vrijwilligerswerk een onmisbare schakel is als het gaat om welzijn, zorg en dienstverlening aan onze cliënten. In het verleden zijn op alle locaties eigen regelingen voor de vrijwilligers ontstaan. Sinds de fusie in 2005 is het vrijwilligersbeleid binnen Vilente nog niet geharmoniseerd. In dit nieuwe beleid zijn alle oude regelingen ondergebracht, op elkaar afgestemd en toekomstgericht geformuleerd. De vrijwilliger levert een belangrijke bijdrage die er toe leidt dat veel extra activiteiten gerealiseerd kunnen worden, die anders niet mogelijk zouden zijn. Daarom is het belangrijk om vrijwilligers serieus te nemen. Eenmaal geworven willen wij ze graag behouden en daarom is het van belang dat wij ons vrijwilligersbeleid harmoniseren, goed inrichten en op de kaart zetten. Ook met het oog op maatschappelijke ontwikkelingen als verdere vergrijzing van de samenleving en afnemende aanwas van beroepskrachten binnen de zorg, invoering van de Zorgzwaarte pakketten met mogelijk extra beroep op vrijwilligers, en invoering van de pakketmaatregel met verschuiving naar de WMO en informele zorg, waaronder vrijwilligers, wil Vilente haar vrijwilligersbeleid goed op orde hebben en zich onder andere hierdoor goed voorbereiden op de toekomst. Vilente ziet een belangrijke rol weggelegd voor vrijwilligers bij het uitdragen van de missie van Vilente: Vilente is een sociale en betrouwbare partner voor alle mensen die welzijn, zorg of dienstverlening nodig hebben én hun eigen leven willen blijven leiden. Cliënten van Vilente krijgen persoonlijke aandacht en worden professioneel behandeld. Hierbij staat behoud van zelfstandigheid voorop, zowel voor cliënten als medewerkers. Medewerkers worden geacht zelfstandig te handelen en zijn aanspreekbaar op de beslissingen die zij nemen. Daarbij zijn zij ondernemend, creatief, betrokken en betrouwbaar. Belangrijk is dat de cliënten zich bij Vilente respectvol behandeld en veilig voelen. Want ieder mens is uniek! Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt u verder geïnformeerd over definities, doelgroepen en voorwaarden voor vrijwilligerswerk. Hoofdstuk 2 gaat in op de plaats van vrijwilligerswerk binnen de organisatie Vilente. Hoofdstuk 3 legt uit op welke wijze vrijwilligers geworven en geselecteerd worden, waarna in hoofdstuk 4 de introductie en verdere begeleiding van de vrijwilliger aan bod komt. In hoofdstuk 5 sluiten we af met het waarderings- en attentiebeleid voor vrijwilligers.

1.2

Wat verstaan we onder vrijwilligers?

Onder vrijwilligers verstaan wij al degenen die vanuit een sociale bewogenheid en/of interesse op zinvolle en aangename wijze, op basis van vrijwilligheid en onbetaald, een deel van hun beschikbare tijd willen besteden aan onze cliënten. Cliëntenraadsleden vallen niet onder vrijwilligers. Voor hen is een aparte regeling van kracht. Zij vallen onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de bestuurder, c.q. locatiemanager. Aangezien Cliëntenraadsleden adviseren aan de bestuurder over allerhande organisatiezaken waaronder mogelijk zaken waar vrijwilligers bij betrokken zijn, is een combinatie van vrijwilligerswerk en lidmaatschap van de Cliëntenraad af te raden, mede om belangenverstrengeling of conflicterende belangen te voorkomen.

Vrijwilligersbeleid Vilente juli 2013

pagina 4 van 42

1.3

Wat is Vrijwilligersbeleid?

Vrijwilligersbeleid is volgens de definitie: Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. (Heinsius, 1998)

1.4

Wat is vrijwilligerswerk?

-

Vrijwilligerswerk is onmisbaar, maar waarborgt geen continuïteit in de zorgverlening Vrijwilligerswerk is onbetaald, maar wordt zeer gewaardeerd. Vrijwilligerswerk is onverplicht, maar niet vrijblijvend; Onverplicht houdt verband met de vrije keuze die mensen doen die zich voor vrijwilligerswerk beschikbaar stellen. Als men eenmaal voor vrijwilligerswerk gekozen heeft, heeft men ook een verplichting in moreel en organisatorisch opzicht.

-

1.5

Voorwaarden voor vrijwilligerswerk

-

De belangrijkste voorwaarde is dat de situatie voor alle betrokken partijen iets positiefs oplevert. Vrijwilligerswerk staat altijd ten dienste van de cliënt De vrijwilliger moet aan het taakprofiel voldoen (bijlage) Voorafgaand aan de overeenkomst moeten de verwachtingen en mogelijkheden van de potentiële vrijwilliger duidelijk zijn. De vrijwilligersactiviteiten zijn aanvullend op wonen, welzijn en zorg die door beroepskrachten aan de cliënten worden verleend. Dit mag echter niet leiden tot verlies van arbeidsplaatsen De coördinator vrijwilligerswerk bepaalt in overleg met de betrokken medewerkers van de locatie het aantal vrijwilligers dat bij de locatie werkt dat extra begeleiding nodig heeft

-

-

1.6

Visie op Vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk is een onmisbare schakel als het gaat om welzijn, zorg en dienstverlening aan onze cliënten. Vrijwilligers schenken aandacht en tijd aan cliënten en bieden gezelligheid. Ze brengen de buitenwereld binnen. Vrijwilligers letten niet zo zeer op medische en verpleegkundige zaken, maar op het algehele welbevinden van zorgvragers. Meer vraaggericht werken biedt aan cliënten de kans hun wensen en behoeften kenbaar te maken. Vrijwilligers zouden nog meer dan nu het geval is (een deel van) deze behoeften kunnen vervullen. Voor vrijwilligers zelf biedt vrijwilligerswerk de mogelijkheid zich nuttig te maken en betekenis te geven aan hun leven door zich in te zetten voor anderen. Het biedt hen tevens de kans om sociale contacten en werkervaring op te doen. Mensen kunnen via vrijwilligerswerk bij Vilente hun talenten benutten en/of ontplooien. Vrijwilligerswerk kan ook structuur in het leven van de vrijwilliger brengen. Vaak verrichten mensen vrijwilligerswerk vanwege een combinatie van deze motieven. In de toekomst zal juist die combinatie belangrijker worden. Vrijwilligers zullen bereid zijn zich in te zetten voor een ander, maar verwachten daar wel iets voor terug vanuit de organisatie. Ze zullen kritisch kijken naar de wijze waarop Vilente met hen omgaat. Vrijwilligers dragen in grote mate bij aan de totstandkoming en kwaliteit van de zorgen dienstverlening. Ze vormen mede de oren en ogen van de organisatie. Ze vangen signalen op en geven deze door. Dit kan leiden tot aanpassing of vernieuwing van beleid. Ook mantelzorgers hebben baat bij de inzet van vrijwilligers. Ze staan dicht bij de cliënten. Ook aan hen bieden vrijwilligers een luisterend oor. Als de druk op mantelzorgers in de toekomst toeneemt, zal de behoefte aan ondersteuning groeien. Dan


pagina 5 van 42

is vrijwillige inzet zeer gewenst. In plaats van aanvulling op het werk van beroepskrachten wordt dan gesproken over vrijwilligerswerk als aanvulling op de mantelzorg. Voor beroepskrachten zijn vrijwilligers een welkome ondersteuning. Vrijwilligers bieden niet alleen iets extra’s, zoals tijd en aandacht, maar soms is hun bijdrage ook noodzakelijk om cliënten kwaliteit van leven te bieden. De afstemming tussen beroepsmatige, vrijwillige en mantelzorg zal steeds belangrijker worden.

1.7

Wat zijn vrijwilligersactiviteiten?

-

Vrijwilligersactiviteiten zijn activiteiten die binnen de organisatie worden gewenst en/of aansluiten op de mogelijkheden en interesses van de cliënt en van de vrijwilliger. Vrijwilligersactiviteiten zijn er in de eerste plaats ten behoeve van de cliënt, maar ook de vrijwilliger wil er plezier aan beleven of er voldoening uit putten.

-

Vormen van vrijwilligersactiviteiten binnen Vilente: Activiteiten binnen de woonsituatie (bijv. gastheer/vrouw) Activiteiten binnen de activiteitenbegeleiding (bijv. hobbyclub, kaarten, bingo, muziek, bewegen, etc.) Activiteiten in speciale projecten (bijv. NL.doet, maatschappelijk betrokken ondernemen) Activiteiten in de indirecte zorg/facilitair (dienstverlening, vervoer, tuin, café, dieren) Activiteiten binnen de geestelijke verzorging (bijv. Kerkvrijwilliger)

1.8

Grenzen vrijwilligerswerk

Functionele grenzen Een vrijwilliger richt zich doorgaans op welzijnsaspecten. We willen echter niet op voorhand inkaderen en begrenzen wat wel en wat niet tot vrijwilligerswerk behoort. Dat zal per situatie moeten worden bekeken en rekening houdend met de omstandigheden zullen hierover afspraken gemaakt moeten worden. Er zijn wel twee belangrijke uitgangspunten die bepalen of iets tot vrijwilligerswerk behoort of tot beroepsmatig werk: 1. Vrijwilligerswerk richt zich op het ‘normale’. Een belangrijk uitgangspunt is dat vrijwilligers mogen doen wat in het gewone leven normaal is om te doen voor een goede bekende die bijvoorbeeld ziek is. Koffie inschenken, een eindje wandelen, nagels lakken of helpen met krulspelden, boodschappen doen, helpen met een klusje, een spelletje en dergelijke zijn activiteiten die behoren bij het ‘normale’ leven. Iemand op het toilet helpen, verplaatsen met een tillift of medicijnen geven, hoort in principe niet meer bij het ‘normale’. Dat zijn privacygevoelige of verpleegkundige handelingen. 2. Vrijwilligers zijn niet verantwoordelijk voor de continuïteit. Kenmerkende aspecten in de verhouding tussen cliënten en vrijwilligers zijn: De spontane relatie De vertrouwelijke band Het maatschappelijk belang Contact met de omgeving buiten het verpleeg- of verzorgingshuis Een niet beroepsmatige benadering


pagina 6 van 42

Juridische grenzen Verschil Vrijwilliger – Werknemer Het kenmerkende verschil tussen een werknemer en een vrijwilliger is dat de werknemer aanspraak maakt op loon en de vrijwilliger niet. Zodra de vrijwilliger loon zou ontvangen zou een arbeidsovereenkomst ontstaan en verandert de vrijwilliger in een werknemer. De vrijwilliger heeft geen arbeidsovereenkomst maar een vrijwilligersovereenkomst. Binnen Vilente zijn alle vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst WA verzekerd via de collectieve WA verzekering van Vilente. Ook heeft Vilente een ongevallenverzekering voor zowel medewerkers als vrijwilligers. Vrijwilligers zijn in het kader daarvan verzekerd tijdens hun werkzaamheden en bij het komen en gaan. Hierbij moet worden aangetekend dat deze verzekering als vrijwilligers de leeftijd van 85 jaar hebben bereikt nog slechts 50% van de reguliere vergoeding uitkeert in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. Daarnaast hebben alle gemeenten binnen het werkgebied van Vilente (Ede, Wageningen en Renkum) een collectieve vrijwilligersverzekering waar ook de vrijwilligers van Vilente onder vallen. Dit geldt ook voor vrijwilligers die niet in deze gemeenten wonen. Deze verzekering treedt pas in werking als de kosten niet verhaald kunnen worden op persoonlijke verzekeringen van de vrijwilliger en Vilente verzekeringen. Zowel voor de collectieve verzekering van Vilente als de verzekering van de gemeente geldt dat vrijwilligers niet op naam aangemeld hoeven worden. Verschil Vrijwilliger – mantelzorger Mantelzorgers en vrijwilligers hebben met elkaar gemeen dat zij beide niet beroepshalve zorg bieden. Hun juridische verhouding tot de cliënt en tot de zorgaanbieder is echter verschillend. De inzet van een mantelzorger vloeit rechtstreeks voort uit zijn sociale relatie met de cliënt. Een mantelzorger zorgt voor een specifieke cliënt, ongeacht welke zorgaanbieder voor de cliënt werkzaam is. De inzet van een vrijwilliger vloeit voort uit de wens om zich voor anderen in te zetten met wie op dat moment nog geen sociale relatie bestaat. De vrijwilliger werkt voor de zorgaanbieder, de mantelzorger doet dat niet. Daarom is de zorgaanbieder aansprakelijk voor schade die de vrijwilliger veroorzaakt, maar niet voor de schade die de mantelzorger veroorzaakt. Verschil vrijwilliger – spontane helpers Naast het onderscheid tussen een vrijwilliger en een mantelzorger, is het onderscheid van belang tussen een vrijwilliger en iemand die zich spontaan inzet. In de dagelijkse praktijk gebeurt het vaak dat bezoek van cliënten spontaan bijspringt als andere cliënten ondersteuning nodig hebben. Deze bezoekers doen dit vrijwillig, maar zijn daarmee nog geen vrijwilliger geworden. Het verschil is dat een vrijwilliger zijn werkzaamheden verricht op verzoek van de zorgaanbieder en dit vastgelegd is in een overeenkomst, terwijl degene die zich spontaan inzet daartoe zelf het initiatief neemt en geen overeenkomst heeft. Dat maakt dat de zorgaanbieder aansprakelijk is voor schade die een vrijwilliger veroorzaakt, maar niet voor de schade die veroorzaakt is door iemand die op eigen initiatief ondersteuning biedt. Op de hoofdregel dat een zorgaanbieder niet aansprakelijk is voor schade die veroorzaakt is door iemand die zich op eigen initiatief inzet voor anderen, moet een uitzondering gemaakt worden voor de situatie waarin van de zorgaanbieder verwacht had mogen worden dat hij had moeten voorkomen dat iemand zich spontaan zou inzetten (of had moeten zorgen voor hulpverlening door een professional). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als hij had moeten voorzien dat de inzet te riskant is.


pagina 7 van 42

1.9

Doelstelling vrijwilligerswerk

De vrijwilligers binnen Vilente leveren hun onmisbare, aanvullende bijdrage, al dan niet zelfstandig, op het gebied van welzijn, wonen en zorg vanuit dezelfde gezamenlijke visie (zie inleiding). Zij benaderen hun cliënten respectvol en belevingsgericht met aandacht voor de autonomie van de cliënt. Zij kunnen hierbij rekenen op respectvolle en professionele coördinatie en begeleiding vanuit de organisatie. Er is persoonlijke aandacht en oog voor hun kwaliteiten. Er is een centrale aansturingstructuur (coördinator vrijwilligerswerk) en decentrale begeleiding op de plek waar vrijwilligers actief zijn. Vrijwilligers worden goed geïnformeerd. Vrijwilligers hebben inspraak met betrekking tot hun taakuitvoering. Er zijn mogelijkheden voor scholing en faciliteiten zoals een goede verzekering, vergoeding van gemaakte kosten en waarderingsbeleid. Wederzijdse rechten en plichten zijn schriftelijk vastgelegd.

1.10 Diverse doelgroepen vrijwilligers Er zijn verschillende groepen vrijwilligers te onderscheiden met hun eigen wensen en behoeften. Vilente richt zich op onderstaande doelgroepen: •

•

•

Vrijwilligers die kennis en ervaring willen opdoen; o

Jongeren beschouwen het vrijwilligerswerk vaak als voorportaal voor betaald werk

o

Herintreders die een tijdlang uit het arbeidsproces zijn geweest bereiden zich via vrijwilligerswerk voor op een betaalde functie Deze groepen hebben veel tijd voor vrijwilligerswerk, maar blijven niet lang.

Vrijwilligers die kennis en ervaring te bieden hebben; o

Ouderen hebben in hun leven al de nodige kennis en ervaring opgedaan, die ze zouden kunnen inzetten voor vrijwilligerswerk.

o

Oud-werknemers uit de zorg beschikken vanuit hun beroep over competenties die verder gaan dan die van de vrijwilliger zonder medische en verpleegkundige achtergrond

o

Werkenden die naast hun reguliere baan ook maatschappelijk actief zijn.

Vrijwilligers met een allochtone achtergrond; o

•

Vrijwilligers vanuit sociale activering o

•

Gemeentelijke Sociale Diensten stimuleren mensen met een uitkering om vrijwilligerswerk te gaan doen. Het potentieel uit deze groep is groot. Het vraagt extra begeleiding en deskundigheid. Een uitkeringsgerechtigde mag door het vrijwilligerswerk nooit de kansen verkleinen om terug te keren naar een betaalde baan.

Kwetsbare burgers die actief willen worden als vrijwilliger o

•

Verrichten in eigen kring heel wat werk vrijwillig. Inzet van allochtonen als vrijwilliger vraagt om passende taken en voldoende begeleiding. Allochtone vrijwilligers kunnen van grote meerwaarde zijn voor onze allochtone cliënten.

Kwetsbare burgers – zoals gehandicapten, chronisch zieken, mensen met een psychiatrische achtergrond en cliënt vrijwilligers (vrijwilligers die zelf cliënt zijn binnen de organisatie of daadwerkelijk cliënt zijn) – zijn bereid veel tijd in het werk te steken. Zij hebben zelf echter ook veel begeleiding nodig.

Werknemers die gestimuleerd worden vrijwilligerswerk te doen (maatschappelijk betrokken ondernemen) o

Steeds meer bedrijven gaan betrokken ondernemen. Een goede manier van betrokken ondernemen is “werknemersvrijwilligerswerk”


pagina 8 van 42

•

Vrijwilligers Maatschappelijke stages: Middelbare scholieren doen via deze stages kennis op van de samenleving en ervaren hoe het is om verantwoordelijkheid te nemen voor een ander.

•

Vrijwilligers Taalstages: Als onderdeel van het inburgeringbeleid doen inburgeraars praktijkervaring op via vrijwilligerswerk.

•

Mantelzorgers Vilente: Mantelzorgers die naast de zorg voor hun familielid dat bij Vilente woont, zich ook inzetten als vrijwilliger. Met deze vrijwilligers worden goede afspraken gemaakt met betrekking tot de werkplek waar zij ingezet worden in relatie tot de woonplek van hun familielid.

•

Medewerkers Vilente: Medewerkers van Vilente mogen ook vrijwilligerswerk doen binnen de organisatie. Medewerkers en oproepkrachten kunnen echter in hun vakgebied niet tevens vrijwilliger zijn; dit ter voorkoming van rolverwarring. De meeste vrijwilligers bij Vilente zijn 55+. Het profiel van deze vrijwilligers sluit goed aan bij de doelgroep waar Vilente zorg aan biedt.

1.11 Positie Vrijwilligerswerk Vilente Binnen Vilente is de Zorgdirecteur portefeuillehouder vrijwilligersbeleid. Dit betekent dat indien er zich zaken voordoen die het vrijwilligersbeleid raken, hij/zij hiervoor aanspreekpunt is. De vrijwilligerscoördinatoren worden aangestuurd door de locatiemanager.


pagina 9 van 42

Hoofdstuk 2

2.1

Organisatie

Inleiding

Vilente is een organisatie met meerdere locaties en prijst zich gelukkig met vele vrijwilligers. Sommigen van deze vrijwilligers zijn specifiek op één locatie actief, maar er zijn er ook die op meerdere locaties bij activiteiten betrokken zijn. Er dient coördinatie plaats te vinden om te zorgen dat op de juiste plaatsen de juiste vrijwilligers aan het werk zijn en begeleidt worden. Daarnaast moet er zorg gedragen worden voor voldoende aanwas van vrijwilligers. Deze taak ligt bij de vrijwilligerscoördinatoren. Om administratief één en ander te kunnen stroomlijnen is het belangrijk om alle gegevens van vrijwilligers in één systeem te registreren.

2.2

De organisatie rondom vrijwilligerswerk

De directeur Zorg is portefeuillehouder vrijwilligersbeleid. Zijn taken zijn gedelegeerd en worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker die verbonden is aan het kenniscentrum. Hiermee zijn een centraal aanspreekpunt en een lijn richting MT geborgd. Per gemeente is er een vrijwilligerscoördinator, die hiërarchisch onder een locatiemanager valt. De vrijwilligerscoördinatoren hebben regelmatig onderling teamoverleg en met enige regelmaat een overleg met de beleidsmedewerker, naast reguliere werkoverleggen met de locatiemanagers. De vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor alle zaken rondom vrijwilligers en de uitvoering van het vrijwilligersbeleid binnen Vilente. Zij zijn dan ook degenen die zich bezig houden met werving en selectie, begeleiding van de contactpersonen, publicitaire zaken ten behoeve van de werving et cetera. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het op juiste wijze vastleggen en actueel houden van het vrijwilligersbeleid, alsmede voor het opstellen van het jaarplan. Op locaties zijn de contactpersonen voor vrijwilligers verantwoordelijk voor de directe aansturing van de vrijwilligers bij hun activiteiten. Indien nodig kunnen zij daarbij ondersteund worden door de vrijwilligerscoördinatoren.


pagina 10 van 42

In een organigram ziet de organisatie er dan als volgt uit:

Directeur Zorg Portefeuillehouder vrijwilligersbeleid

Kenniscentrum

Locatiemanager St. Barbara / De Pleinen

Locatiemanager Klinkenberg

2.3

Locatiemanager Pieter Pauw / De Melkweg

Locatiemanager Heidestein / Het Beekdal

Locatiemanager Sonneneberg / Overdal / Molenberg

Vrijwilligerscoördinator gemeente Ede

Vrijwilligerscoördinator gemeente Wageningen

Vrijwilligerscoördinator gemeente Renkum

Contactpersonen

Contactpersonen

Contactpersonen

Taken en verantwoordelijkheden

Vrijwilligerscoördinator De complete taakomschrijving van de vrijwilligerscoördinatoren treft u aan in de bijlage. Op hoofdlijnen is deze verantwoordelijk voor werving en selectie van vrijwilligers, het onderhouden van contact met de contactpersonen, het registreren van vrijwilligers en het actueel houden van het vrijwilligersbeleid. Contactpersonen vrijwilligers De complete taakomschrijving van de contactpersoon treft u aan in de bijlage. Op hoofdlijnen is de contactpersoon verantwoordelijk voor het inwerken en begeleiden van de vrijwilliger. Beleidsmedewerker vrijwilligers Is verantwoordelijk voor het actueel houden van het vrijwilligersbeleid en het opstellen van het jaarplan. Rapporteert aan de directeur Zorg. Vrijwilliger Is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden. Teamleider De teamleider heeft een voorbeeldfunctie met betrekking tot de bejegening van en omgang met vrijwilligers, houdt vrijwilligerswerk onder de aandacht van het team,


pagina 11 van 42

begeleidt de contactpersoon vrijwilligers, vraagt nieuwe vrijwilligers aan bij de coördinator vrijwilligers. Locatiemanager Is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde zorg op locatie. Stuurt teamleiders aan op het onder de aandacht houden en integreren van vrijwilligers binnen de teams. Is gesprekspartner van de vrijwilligerscoördinator. Directeur Zorg Is eindverantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid.

2.4

Administratie

Van de vrijwilligers dienen de vrijwilligersovereenkomsten te worden bewaard en wordt een minimaal aantal gegevens opgeslagen in een systeem (personalia als naam, adres en woonplaatsgegevens, alsmede geboortedatum, startdatum van de activiteiten, locatie(s) waar de vrijwilliger actief is en soort activiteiten, eventuele ziekmeldingen en einddatum). Deze dienen centraal te worden opgeslagen. Voor registratie van de gegevens wordt het zelfde systeem gebruikt als voor medewerkers.

Bijlagen: 1. 2. 3.

Taakomschrijving vrijwilligerscoördinator Taakomschrijving contactpersoon vrijwilligers Formulier gegevens vrijwilliger


pagina 12 van 42

Hoofdstuk 3

3.1

Werving en Selectie

Inleiding

Het is niet altijd vanzelfsprekend dat vrijwilligers de weg vinden naar Vilente. Het is ook niet vanzelfsprekend meer dat mensen vrijwilligerswerk doen.

3.2

Aandachtspunten werving

Door de toenemende vraag naar vrijwillige inzet is een aantal aandachtspunten van belang: -

De vraag naar vrijwilligers en het aanbod van vrijwilligers moet op elkaar afgestemd zijn

-

Weloverwogen publiciteit: aanbod van diensten centraal zetten in plaats van de behoefte aan hulp.

-

Bij werven ook de plezierige en nuttige kant voor vrijwilligers benadrukken.

Wervingsmethoden Werving van vrijwilligers kan op veel verschillende manieren plaatsvinden. Algemeen en specifiek, door bijvoorbeeld met taak- en functieprofielomschrijvingen te werken. Vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de werving en matching binnen Vilente. Om het vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen maakt Vilente gebruik van diverse kanalen: Via het sociale netwerk Via mond tot mond reclame Via vrijwilligersorganisaties UVV, Rode Kruis, Vrijwilligerscentrale Via de vrijwilligerswervingsfolder Via de media (weekbladen, kranten, flyers, huisbladen et cetera) Via verenigingen en scholen Via plaatselijke evenementen (seniorenbijeenkomsten, beurzen, markten) Via Regionale Omroepen Via de Vilente website Via vrijwilligersvacaturebanken (via het internet) Via UWV Naast deze vormen van actieve werving kan ook inactief geworven worden door bijvoorbeeld op positieve wijze in de media terecht te komen. Een artikel over een geslaagde kerstmarkt, of een leuk interview met een vrijwilliger, kan de interesse wekken bij andere mensen om ook vrijwilligerswerk te gaan doen bij Vilente. Vrijwilligerscoördinatoren nemen hiertoe het initiatief in samenwerking met de afdeling communicatie. Spontane aanmelding Indien iemand zich spontaan aanmeldt als vrijwilligers bij de receptie van een huis, ontvangt deze de wervingsfolder vrijwilligers. De receptie noteert de gegevens en geeft dit door aan de vrijwilligerscoördinator. Deze neemt contact op.


pagina 13 van 42

Werving en matching 1.

Aanvragen voor vrijwilligers worden bij de vrijwilligerscoördinator ingediend door middel van een aanvraagformulier. (aanvraagformulier bijlage)

2.

Het formulier bevat informatie over de activiteit waarvoor men een vrijwilliger aanvraagt, welk dagdeel, de frequentie, specifieke vaardigheden en/of afspraken en wie de contactpersoon is voor de vrijwilliger.

3.

De vrijwilligerscoördinator heeft een vacaturebank, waardoor het aanbod van vrijwilligers afgestemd kan worden op de vraag van de locaties en gerichte wervingsacties kunnen worden ondernomen. (bijlage voorbeeld vacaturetekst) De vrijwilligerscoördinator kan de vraag ook onder het bestaande vrijwilligersbestand uitzetten en de vraag met vrijwilliger matchen.

3.3

Selectie

Basisprofiel Na een wervingsactie of bij spontane aanmelding moet het kennismakingsgesprek zo snel mogelijk plaatsvinden. Vrijwilligers worden geselecteerd op basis van het volgende basisprofiel: Van kandidaten die zich aanbieden of aangeboden worden, wordt verwacht dat zij: -

Vrijwilligersactiviteiten en privé gescheiden kunnen houden; Zelfbewust zijn en in staat om met de beschikbare begeleiding de vrijwilligersactiviteiten te kunnen verrichten; Affiniteit hebben met ouderen; Maatschappelijk georiënteerd zijn (interesse in omgeving en medemens); Wederkerigheid in de relatie kunnen scheppen (geven/nemen, investeren/winst opleveren); Sociaal ingesteld zijn, mensen te allen tijde met respect bejegenen en hun geaardheid en levensovertuiging respecteren; Goed (in de Nederlandse taal) kunnen communiceren en contacten kunnen maken; Emotioneel evenwicht hebben; Volgens afspraak activiteiten kunnen uitvoeren en betrouwbaar zijn in aanwezigheid en continuïteit; Representatief zijn; Een geldig legitimatiebewijs kunnen overleggen; Minimaal 16 jaar oud zijn (met uitzondering van vrijwilligers in het kader van een maatschappelijke stage, of tijdelijke projecten)

Zelfbewust: besef van eigen sterke en zwakke kanten, bereidheid om te leren. Als vrijwilliger kun je, tijdens het verrichten van de vrijwilligersactiviteiten, op de eerste plaats gewoon jezelf zijn. Maar dit is niet hetzelfde als gewoon je gang gaan zonder nadenken. Je bent bereid om te leren van je eigen ervaringen en van reacties van anderen. Maatschappelijk georiënteerd zijn: als vrijwilliger heb je belangstelling voor je omgeving, ben je je bewust van wat die omgeving voor jou kan betekenen. Je bent je bewust van jouw eigen invloed op die omgeving en neemt daar ook je verantwoordelijkheid voor. Sociaal ingesteld: voldoening beleven aan eigen dienstbaarheid. Vrijwilligerswerk vraagt een sociale instelling. Dienstbaarheid kent vele vormen. Het varieert van zichzelf helemaal wegcijferen ten dienste van de ander tot zichzelf in de kijker willen plaatsen omwille van het goede dat men doet. Wij vinden het belangrijk dat de vrijwilliger zich inzet voor de ander, omdat je vindt dat het bij je past en je daar een gezonde portie voldoening uit kunt halen. Emotioneel evenwicht: genegenheid, warmte en sympathie zijn gevoelens die belangrijk kunnen zijn voor een goede relatie tussen vrijwilliger en cliënt. Maar ook kan het nodig zijn uiting te geven aan meeleven, teleurstelling of verdriet. Als vrijwilliger ben je je bewust van je eigen gevoelens. Representatief zijn: vanwege de diversiteit van cliënten waarmee de vrijwilligers te maken krijgen is een mate van representativiteit van belang. Als vrijwilliger bouw je een relatie op met de oudere mens in zijn woon- en leefomgeving. Je kunt in de verschillende woon-, zorgen welzijnsvoorzieningen terechtkomen. Het is dan wel belangrijk dat je er als vrijwilliger representatief uitziet.

Kennismakingsgesprek


pagina 14 van 42

Voorafgaand aan het kennismakingsgesprek ontvangt de potentiële vrijwilliger een kennismakingsformulier. Dit formulier wordt tijdens het kennismakingsgesprek besproken. Tevens neemt de vrijwilliger een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee (te bewaren bij de vrijwilligersovereenkomst). Het kennismakingsgesprek vindt plaats met de vrijwilligerscoördinator. Deze verstrekt de volgende informatie: -

Verstrekken van informatie over Stichting Vilente en over de betreffende locatie (locatiefolder). Informeren over de doelgroep, vraaggericht werken, bejegening en communicatie (introductieboekje vrijwilligers)

-

Informeren betreffende huisregels en veiligheidsvoorschriften van de betreffende locatie

-

Informatie verstrekken over de vrijwilligersactiviteiten en procedure

-

Nagaan wat interesses en mogelijkheden zijn van de vrijwilliger

-

Inschatten van de motivatie van de vrijwilliger

-

Nagaan van de zelfstandigheid, verwachtingen, samenwerkingsvaardigheid, continuïteit, geschiktheid voor bepaalde projecten, beschikbaarheid

-

Informeren over rechten en plichten (reglement bijlage bij overeenkomst)

-

Er worden wederzijdse verwachtingen uitgesproken

-

Er wordt een rondleiding gegeven

Tweede gesprek Als uit het kennismakingsgesprek geschiktheid voor de vrijwilligersfunctie blijkt en de potentiële vrijwilliger heeft aangegeven de procedure te willen vervolgen, wordt een tweede gesprek gepland met de contactpersoon (de vrijwilligerscoördinator is hierbij niet aanwezig). Doel van het tweede gesprek: -

Er wordt gekeken of er een match is tussen beide partijen

-

Bespreken van de rol van de contactpersoon

-

Er wordt inhoudelijk op de taken ingegaan

-

Duidelijke afspraken maken en schriftelijk vastleggen: Introductie, termijn, inwerkperiode/proefperiode, eerste evaluatiegesprek (formulier taakomschrijving),

-

Vrijwilligerscoördinator verzorgt registratie van de vrijwilliger.

Afwijzing Als iemand niet blijkt te passen in de organisatie of niet voldoet aan het basisprofiel, wordt daar zorgvuldig mee omgegaan. Er wordt zo eerlijk mogelijk verteld waarom er niet tot samenwerking kan worden overgegaan, en er worden suggesties gegeven waar de betreffende persoon zich wel zou kunnen inzetten.

Bijlagen: 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Aanvraagformulier vrijwilliger Kennismakingsformulier Vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersreglement Formulier taakomschrijving vrijwilligers (voorbeeld) Folder vrijwilligerswerk Kostendeclaratieformulier vrijwilligers Voorbeeld vacaturetekst


pagina 15 van 42

Hoofdstuk 4

Introductie, Begeleiding en scholing

Een goede begeleiding van de vrijwilliger is niet alleen in het belang van de vrijwilliger, maar ook van de afdelingen en organisatie. Een positieve instelling en aanbod van de kant van Vilente bevordert een prettige samenwerking. Begeleiders van vrijwilligers (contactpersonen) adviseren, stimuleren en ondersteunen vrijwilligers.

4.1

Introductie

Een goede introductie en een zorgvuldig inwerkprogramma dragen niet alleen bij aan een goede start voor een nieuwe vrijwillige medewerker, maar ook aan kwaliteit voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Taken vrijwilligerscoördinator -

Vrijwilligersovereenkomst invullen en ondertekenen; de taakomschrijving wordt als aanhangsel toegevoegd (coördinator behoudt origineel, vrijwilliger ontvangt kopie) Taakomschrijving en evaluatieformulier naar contactpersoon Onkostendeclaraties bespreken en meegeven Aanvraag vrijwilligersbadge Indien nodig ondersteuning contactpersoon bij maken werkafspraken

Taken van de contactpersonen (begeleiders): -

De contactpersoon is het vaste aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Het introduceren en wegwijs maken van de vrijwilliger op de plaats waar de activiteiten verricht zullen worden (eventueel met behulp van een checklist). Het motiveren en enthousiasmeren van de vrijwilliger Het begeleiden van de vrijwilliger bij de activiteiten Voorwaarden scheppen om de vrijwilliger optimaal te kunnen laten functioneren zoals: o Het geven van de noodzakelijke informatie met betrekking tot omgangsvormen, doelstelling van de afdeling et cetera. o De vrijwilliger informeren over veranderingen op de afdeling (overlijden, ziekte) o Contact onderhouden met de coördinator vrijwilligerswerk o Het voorstellen van de vrijwilliger aan teamleden o Het de vrijwilliger welkom laten voelen op de afdeling, door hem/haar ook te betrekken bij de gezellige afdelingszaken o Het houden van een evaluatiegesprek met de vrijwilliger (en zo nodig met de coördinator vrijwilligerswerk), na de kennismaking/inwerkperiode

Taken van de teamleider -

Heeft een voorbeeldfunctie met betrekking tot de bejegening van en omgang met vrijwilligers Agendeert vrijwilligerswerk regelmatig op de agenda voor teamoverleggen Begeleidt contactpersoon vrijwilligers Vraagt nieuwe vrijwilligers aan bij coördinator


pagina 16 van 42

4.2

Begeleiding

Evaluatie gesprek na de kennismaking/inwerkperiode Na een periode van 6 tot 8 weken vindt er een gesprek plaats tussen de vrijwilliger en de contactpersoon van de vrijwilliger en/of coördinator vrijwilligerswerk. Daarna 1 maal per jaar of, zo nodig, vaker. Aandachtspunten bij dit gesprek zijn: Hoe is de kennismaking/inwerkperiode verlopen? Hoe is de begeleiding? Zijn er eventuele aandachtspunten? Hoe is de voortgang? Zijn er speciale afspraken voor de voortgang nodig?

Beëindigen vrijwilligersovereenkomst Omdat we hier spreken van een vrijwilligersovereenkomst heeft de vrijwilliger het recht om op elk moment de vrijwilligersactiviteiten te beëindigen. Ook als dit met directe ingang is. De vrijwilliger dient de beëindiging van de vrijwilligersactiviteiten persoonlijk door te geven aan de coördinator vrijwilligerswerk en/of de contactpersoon, die dit zo spoedig mogelijk zal doorgeven aan de coördinator. Ook Vilente, vertegenwoordigt door de vrijwilligerscoördinator, kan de relatie met de vrijwilliger op elk moment beëindigen, met redenen omkleed als: De vrijwilliger houdt zich niet aan de afspraken voor vrijwilligers binnen Vilente. De vrijwilliger vertoont onbehoorlijk gedrag De vrijwilliger kan de afgesproken activiteit niet meer uitvoeren zoals deze is omschreven in de vrijwilligersovereenkomst. Bijvoorbeeld vanwege gezondheidsredenen. Als de vrijwilliger de vrijwilligersactiviteit niet kan uitvoeren wordt in overleg met de vrijwilliger bekeken of er andere mogelijkheden zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan kan Vilente de relatie met de vrijwilliger beëindigen. Bij voorkeur vindt beëindiging plaats door middel van een exitgesprek vrijwilligers. Het doel van dit gesprek is bespreken van de reden van beëindiging van de samenwerking. De vrijwilliger kan door middel van een afrondingsgesprek de organisatie met goed gevoel verlaten en op verzoek kan de coördinator een getuigschrift afgeven over de gedane vrijwilligersactiviteiten. De taken van de vrijwilligerscoördinator hierbij zijn het informeren van de organisatie en het sturen van een schriftelijke bevestiging van de beëindiging naar vrijwilliger. Samenwerking beroepskrachten – vrijwilligers Heel belangrijk voor een optimale samenwerking is het elkaar accepteren in de samenwerking en respect hebben voor elkaar. Vilente verwacht dat zowel beroepskrachten als vrijwilligers zich op de volgende manier naar elkaar opstellen: • Waarderen: elkaar kennen, contact maken, belangstelling tonen, waardering voor inzet tonen en deelnemen aan gezamenlijke uitjes. • Informeren: weten van elkaar wie, waar, wanneer werkt en wat de taken zijn, informatie delen over cliëntgebonden zaken, weet wat te doen in nood. • Faciliteren: begeleiden van nieuwe vrijwilligers, een vaste contactpersoon, een vertrouwenspersoon, aanleren vaardigheden, overdrachtsdocument voor vrijwilligers • Afstemmen: vermelding in zorgleefplan, wat kan en mag met een cliënt, luisteren naar signalen van vrijwilligers over cliënten, evalueren werkafspraken. De samenwerking met vrijwilligers is met regelmaat een agendapunt tijdens het teamoverleg.


pagina 17 van 42

4.3

Scholing

De vrijwilligers binnen Vilente leveren een onmisbare, aanvullende bijdrage, al dan niet zelfstandig, op het gebied van welzijn, wonen en zorg. Met de huidige personeelsschaarste in de zorg en de in de toekomst nog verder vergrijzende maatschappij, is het van het grootste belang om vrijwilligers respectvolle en professionele begeleiding vanuit de organisatie te bieden om hen te binden aan Vilente. Het bieden van scholing is een concrete uiting van het bieden van professionele begeleiding. De vrijwilliger wordt op deze wijze in de gelegenheid gesteld zich verder te bekwamen en ontwikkelen om de kwaliteit van het vrijwilligerswerk te verbeteren, dat leidt tot verbetering van de kwaliteit van zorg, welzijn en leven van de bewoner.

Waarom scholing voor vrijwilligers? De drie hoofdredenen waarom scholing voor vrijwilligers noodzakelijk is: • Alle cliënten die diensten afnemen van de organisatie stellen eisen aan de kwaliteit. Vrijwilligers moeten die kunnen leveren. • Voor sommige activiteiten bestaat een wettelijke verplichting vrijwilligers te scholen. Zo bepaalt de Drank en Horecawet dat het verstrekken van alcoholhoudende drank alleen mag gebeuren door gekwalificeerde personen. Om de Vilente Bus te mogen besturen zijn vrijwilligers verplicht een cursus rijvaardigheid bij de ANWB gevolgd te hebben. • Vrijwilligers kunnen ook zelf de behoefte hebben aan meer deskundigheid bij het uitvoeren van hun taken. Bijvoorbeeld omdat zij zekerder van hun zaak willen zijn, of omdat ze de scholing zien als een vorm van persoonlijke ontplooiing waardoor ze hun taak met meer plezier kunnen doen. Uitgangspunten • Scholing moet altijd vraaggericht zijn. • Scholing is afhankelijk van doelgroep en werkplek. • Naast wensen en behoeften van de organisatie staat altijd de wens en behoefte van de vrijwilliger centraal. • Scholing is gratis toegankelijk voor vrijwilligers en reiskosten worden vergoed. Personen die geen vrijwilligersovereenkomst hebben afgesloten kunnen tegen kostprijs deelnemen. Reiskosten worden in dit geval niet vergoed. Wat levert scholing op voor Vilente? • De kwaliteit van de werkzaamheden neemt toe en de kwaliteit van zorg verhoogd • De vrijwilligers halen meer voldoening uit hun werk • Het motiveert de vrijwilligers zich te blijven inzetten • Vilente bindt vrijwilligers aan zich • Het maakt Vilente aantrekkelijk bij de werving van nieuwe vrijwilligers • Het kan bijdragen aan een opstap naar betaald werk binnen Vilente Wie verzorgt de scholing binnen Vilente? De scholing voor vrijwilligers wordt gecoördineerd door de afdeling opleidingen. De vrijwilligerscoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het aanvragen van scholing. Zij stellen jaarlijks een opleidingsplan vast samen met de locatiemanagers en dienen dit in bij afdeling opleidingen. Zowel afdeling opleidingen als vrijwilligerscoördinatoren zijn zich bewust van aanwezige interne expertise en de mogelijkheden voor low budget scholingen door externe organisaties (bijvoorbeeld: Gemeente, Vrijwilligerscentrale, Vrijwillige Palliatieve ThuisZorg, Alzheimer Stichting, ROC, Stichting Iris). De kosten voor het scholen van vrijwilligers komen ten laste van het locatiebudget.


pagina 18 van 42

Modules Jaarlijks dienen de vrijwilligerscoördinatoren een opleidingsplan in bij de afdeling opleidingen. Zij kunnen hierbij kiezen uit de volgende modules: • Informatie ziektebeelden (dementie, CVA, hartinfarct, afasie en slikproblemen, diabetes, MS, Parkinson, depressie) • Ouder worden, wat betekent dat? • Verplaatsings- en tiltechnieken (omgaan met rolstoel, rollator, scootmobiel, ondersteunen bij opstaan uit stoel, hoe loop je naast iemand, etc.) • Stervensbegeleiding • Zingeving • Bejegening, omgaan met elkaar • Hoe breng ik sfeer en gezelligheid bij kleine en grote activiteiten • Voeding, HACCP en maaltijdbegeleiding • Gastheer/gastvrouw maaltijdbegeleiding, klantgerichtheid en sociale hygiëne • Verantwoordelijkheid en veiligheid • Samenwerken met beroepskrachten, hoe doe je dat? • Grenzen aan vrijwilligerswerk • Rijvaardigheidstest (verplicht voor buschauffeurs van Vilente) • Verslavingsproblematiek bij ouderen • Assertief zijn, hoe doe je dat? • Intimidatie • Verzamelwoedes bij ouderen • Feedback geven • Vergadertechniek en PR-activiteiten Er kunnen ook voorstellen ingediend worden voor nieuwe modules.

Bijlagen: 11.



pagina 19 van 42

Hoofdstuk 5

5.1

Waardering en attenties

Inleiding

Het is voor Vilente van groot belang de waardering voor de inzet van de vrijwilligers met regelmaat tot uiting te brengen, zodat deze zich gerespecteerd en serieus genomen voelen. Alle medewerkers van Vilente dienen zich bewust te zijn van het belang van de inzet van de vrijwilligers. Het past dan ook om dit regelmatig door bijvoorbeeld complimenten te laten blijken, zowel in individuele gesprekken alsook in grotere bijeenkomsten. In feite kunnen meerdere manieren onderscheiden worden om de waardering voor de inzet van vrijwilligers te tonen: erkenning en waardering, waaronder beloning. Deze zaken worden hierna verder uitgewerkt.

5.2

Erkenning

Erkenning betekent dat Vilente vrijwilligers het gevoel geeft dat ze belangrijk zijn voor de organisatie en tevens serieus genomen als betrokken samenwerkingspartners bij de zorg voor de cliënt. Dit komt tot uitdrukking door onder meer: •

Het hebben van een duidelijk vrijwilligersbeleid en een heldere visie op de inzet van vrijwilligers binnen de organisatie.

•

Aandacht hebben voor de kwaliteiten van de vrijwilligers en de vrijwilligers ook de gelegenheid bieden deze optimaal te benutten.

•

Het ondersteunen van de vrijwilligers bij de uitvoering van hun activiteiten.

•

Goede informatievoorziening aan de vrijwilligers: Alle vrijwilligers ontvangen de Vilente nieuwsbrief welke gemiddeld eens in de twee weken uitkomt. Hierin is een aparte rubriek van en voor vrijwilligers opgenomen. De vrijwilligerscoördinatoren leveren de tekst aan voor de rubriek. Daarnaast ontvangen vrijwilligers eventuele lokale nieuwsbrieven van de locatie(s) waar ze actief zijn.

•

Het bieden van gelegenheid tot inspraak en erkenning van opgedane ervaringen: Het onderzoeken van de mogelijkheden tot het oprichten van een vrijwilligersraad: Een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van Vilente vertegenwoordigt en waarin de vrijwilligers van de organisatie zitting hebben. De vrijwilligersraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers. Zij vertegenwoordigt de vrijwilligers van Vilente in het besluit- en beleidsvormingsproces van Vilente, daar waar het vrijwilligerswerk betreft. Eens in de vijf jaar doet Vilente een onderzoek onder vrijwilligers naar de tevredenheid over de activiteiten en de waardering ervoor door de organisatie. Daarnaast wordt ook eens per vijf jaar geïnventariseerd bij de beroepskrachten hoe de samenwerking met vrijwilligers ervaren wordt (WIFA-scan). De uitkomsten van deze onderzoeken worden gebruikt om het beleid eventueel verder aan te scherpen.


pagina 20 van 42

5.3

Waardering

Waardering houdt in dat de erkenning van vrijwilligers zichtbaar wordt gemaakt. Dit kan ondermeer gebeuren door: •

Het complimenteren van een vrijwilliger als dit aan de orde is in een individueel gesprek, al of niet ‘in de wandelgangen’.

•

Het complimenteren van vrijwilligers in het openbaar.

•

Er een gewoonte van maken successen in gezamenlijke bijeenkomsten expliciet te benoemen.

•

Het aanbieden van scholing in de vorm van cursussen en trainingen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 4.

•

Het aandacht besteden aan het belang van het vrijwilligerswerk in de eigen nieuwsbrieven en in andere media, zoals de lokale kranten.

•

Het (helpen bij het) voordragen van een vrijwilliger met bijzondere verdienste voor een (gemeentelijke of Koninklijke) onderscheiding.

•

De vrijwilligers ontvangen, evenals de medewerkers een kerstattentie aan het einde van het jaar. Bij het afscheid ontvangt een vrijwilliger desgewenst een getuigschrift.

•

Attenties Door Vilente wordt uiteraard aandacht besteed aan bijzondere gebeurtenissen in het leven van de vrijwilliger. Als bijlage bij dit document is een protocol bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers opgenomen waarin vermeld staat wat Vilente doet voor vrijwilligers bij verjaardagen, jubilea, afscheid, huwelijk, ziekte, geboorte van een kind of overlijden van vrijwilligers. Activiteiten Activiteiten voor vrijwilligers Jaarlijks is er een feestelijke activiteit voor de vrijwilligers, per locatie of Vilentebreed (dag van de vrijwilliger). Daarnaast worden zo nu en dan themabijeenkomsten georganiseerd. De kosten van deze activiteiten rusten op het locatiebudget en worden georganiseerd/gecoördineerd door de vrijwilligerscoördinator. Consumptie tijdens activiteiten Tijdens activiteiten kunnen de vrijwilligers gratis consumpties nuttigen, mits dit geen alcoholische dranken zijn. Vrijwilligers die helpen bij de maaltijden, kunnen zelf, zonder kosten, eveneens een maaltijd nuttigen, indien dit binnen de kaders past. Als vrijwilligers gedurende een hele dag actief zijn voor Vilente, zorgt de organisatie voor drinken en een maaltijd. Bijlagen: 12. 13.

Getuigschrift Protocol Bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers


pagina 21 van 42

Bijlage 1

Taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator

Taken Voorwaardenscheppende taken • Ontwikkelen van randvoorwaarden vrijwilligerswerk: De coördinator zorgt ervoor dat vrijwilligers onder goede condities hun werkzaamheden kunnen blijven verrichten en bevordert samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilliger. • Administratie van het vrijwilligerswerk De coördinator: Voert een nauwkeurige administratie rondom vrijwilligerswerk. Stelt een jaarverslag van het vrijwilligerswerk op. Stelt een begroting op voor het vrijwilligerswerk. Beheert het beschikbare budget voor vrijwilligers. Werkt samen met Kenniscentrum wat betreft fondsenwerving voor vrijwilligerswerk • Actief bijdragen aan overleg De coördinator denkt binnen verschillende overlegvormen actief mee over het vrijwilligerswerk. • Ontwikkelen netwerk De coördinator kent de sociale omgeving van Vilente en legt contacten met regionale netwerken van relevante organisaties en personen. Begeleidt en organiseert (eventueel) maatschappelijke stages en onderhoudt contacten met de school/scholen. • Opzetten kengetallen De coördinator verzamelt periodiek vrijwilligersgegevens zoals kosten voor werving en selectie, frequentie en locatie van inzet vrijwilligers. Met deze ken- en stuurgetallen kan het MT de doelstellingen en de bereikte resultaten meetbaar maken en bij sturen. Operationele taken • In-, uit- en doorstroom van vrijwilligers De coördinator inventariseert de behoeften van en heeft zicht op de ontwikkelingen en problematiek van Vilente. - Draagt door middel van het werven en selecteren, op geleide van de vraag, zorg voor een passend aanbod van vrijwilligers in kwalitatieve en kwantitatieve zin. - Draagt zorg voor een passende inzet van vrijwilligers bij door afdelingen aangevraagde activiteiten. - Zorgt voor vervanging bij (langdurige) ziekte en vakantie van vrijwilligers, op verzoek van de locatie. - Formuleert de vrijwilligerstaken (taakomschrijving) in overleg met de contactpersoon en vrijwilliger. - Stelt, in overleg met de afdeling, vast voor welke activiteiten wel of geen vrijwilligers ingezet worden. - Maakt vrijwilligerscontracten op en draagt zorg voor een juiste administratieve verwerking van de beëindiging daarvan. - Registreert persoonsgegevens en verwerkt mutaties met betrekking tot vrijwilligers. - Vraagt badges aan voor vrijwilligers. - Draagt zorg voor het verstrekken van reis- en onkostenvergoeding formulieren ten behoeve van vrijwilligers. • Begeleiding vrijwilligers De begeleiding van vrijwilligers hoort primair thuis bij de contactpersoon. Als er zich problemen voordoen kan de coördinator ingezet worden.


pagina 22 van 42

•

•

•

•

•

Begeleiding contactpersonen De coördinator is aanspreekpunt voor de contactpersoon met betrekking tot vrijwilligerszaken. Biedt de contactpersoon ondersteuning waar nodig. De coördinator heeft periodiek overleg met de contactpersonen en voedt hen inhoudelijk. Informatievoorziening en deskundigheidsbevordering De coördinator is verantwoordelijk om de deskundigheid en kennis van de vrijwilligers te stimuleren en op peil te houden. Hierdoor wordt de kwaliteit van het vrijwilligerswerk bevorderd en geborgd. De coördinator stelt jaarlijks een scholingsplan vast in overleg met de locatiemanagers en de afdeling opleidingen en faciliteert opleidingen bij de uitvoering. De coördinator Informeert vrijwilligers over voor hen relevante ontwikkelingen binnen Vilente en/of de locatie. Coördineert en/of organiseert grotere centrale activiteiten die voor vrijwilligers worden uitgevoerd, zoals feestelijke bijeenkomsten of het uitreiken van kerstpakketten. Ondersteuning, advies en info naar afdelingen Zorgt voor goede afstemming van het vrijwilligerswerk op de locaties met locatiemanagers, teamleiders en contactpersonen. Bewaakt evaluatiemomenten met de vrijwilliger. Stimuleren samenwerking De coördinator adviseert beroepskrachten die met vrijwilligers samenwerken en bemiddelt zo nodig bij conflicten. De coördinator stimuleert vrijwilligers en beroepskrachten tot samenwerking en herkenning van gemeenschappelijke doelen. Publicitaire zaken Om het vrijwilligerswerk goed onder de aandacht te brengen is zowel interne als externe publiciteit belangrijk. De coördinator voert hiervoor een actief PR-beleid. Hij levert hiervoor o.a. artikelen aan voor de rubriek vrijwilligers in de Vilente Nieuwsbrief.

Plaats in de organisatie • Ontvangt leiding van de locatiemanager. Is aanspreekpunt voor de organisatie en vrijwilligers met betrekking tot vrijwilligersbeleid


pagina 23 van 42

Bijlage 2

Taakomschrijving contactpersoon vrijwilligers

Taken en verantwoordelijkheden: Het mede signaleren van vacatures binnen een afdeling of activiteit en dit aangeven bij de teamleider en coördinator vrijwilligerswerk. Controleren van de taakomschrijving of deze aanpassen. Zorg dragen voor de introductieperiode op de werkplek, het inwerken van de vrijwilliger. Is eerste aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Het signaleren van knelpunten/problemen en het oplossen hiervan (zo nodig in overleg met de teamleider of vrijwilligerscoördinator). Het bevorderen van de samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Zorg dragen voor attenties bij ziekte, verjaardagen en jubilea van vrijwilligers. Het houden van evaluatiegesprekken met de vrijwilligers (eerste gesprek na ongeveer zes weken, vervolgens eenmaal per jaar en zo nodig vaker). Het voeren van exit gesprekken met vertrekkende vrijwilligers. Voorwaarden: Werkt minimaal 24 uur per week Heeft voldoende tijd beschikbaar voor begeleidingstaken Wordt inhoudelijk en/of methodisch ondersteund door teamleider en vrijwilligerscoördinator Geeft op een proactieve wijze invulling aan toegewezen taken en verantwoordelijkheden. Heeft geheimhoudingsplicht m.b.t. tot verstrekken van informatie over de vrijwilliger tenzij de vrijwilliger anders aangeeft. Krijgt de gelegenheid om vrijwilligerswerk onder de aandacht te brengen bij collega’s tijdens teamoverleggen. De teamleider faciliteert dit. Wordt bij langdurige afwezigheid vervangen door een collega Vervult een voorbeeldfunctie t.a.v. het samenwerken met vrijwilligers Eigenschappen: Communicatief vaardig Collegiale houding Enthousiasmeren van collega’s en vrijwilligers In staat tot het geven van persoonlijke aandacht aan vrijwilligers Weet vrijwilligers te binden aan de locatie


pagina 24 van 42

Bijlage 2a Taakomschrijving beleidsmedewerker vrijwilligers Beleidstaken: • Beleid voorbereiden: De beleidsmedewerker overziet het totale werkveld van het vrijwilligerswerk binnen Vilente. De beleidsmedewerker vangt signalen uit de praktijk op en zet deze om in suggesties en adviezen voor beleidsvorming. Adviseert de locatiemanagers en portefeuillehouder vrijwilligersbeleid naar aanleiding van gesignaleerde knelpunten of op basis van maatschappelijke ontwikkelingen over mogelijke aanscherpingen van het vrijwilligersbeleid. • Beleid formuleren ten behoeve van vrijwilligerswerk: De beleidsmedewerker verzamelt informatie om beleid te formuleren en vormt een visie en mening op vrijwilligerswerk. • Bijhouden van beleidsontwikkelingen: De beleidsmedewerker zorgt voor evaluatie en onderzoek dat vrijwilligerswerk binnen Vilente permanent geactualiseerd wordt. • Waarborgen van dit beleid: De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het tot stand komen van een gedegen en transparant vrijwilligersbeleid en creëert draagvlak om het vrijwilligersbeleid binnen Vilente te borgen. De beleidsmedewerker levert jaarlijks de paragraaf vrijwilligersbeleid aan voor het jaarplan van Vilente. Dit in overleg met coördinatoren en locatiemanagers. Plaats in de organisatie • Ontvangt leiding van de manager kenniscentrum. Is aanspreekpunt voor de vrijwilligerscoördinatoren en Management Team met betrekking tot vrijwilligersbeleid.


pagina 25 van 42

Bijlage 3

Aanvraagformulier Vrijwilliger

Locatie Afdeling Naam aanvrager functie Aanvrager Gewenste startdatum Telefoonnummer Gewenste activiteit

Gewenst profiel

Dagen / dagdelen *

Tijden

Maandag

ochtend -

middag -

avond

Dinsdag

ochtend -

middag -

avond

Woensdag

ochtend -

middag -

avond

Donderdag

ochtend -

middag -

avond

Vrijdag

ochtend -

middag -

avond

Zaterdag

ochtend -

middag -

avond

Zondag

ochtend -

middag -

avond

* S.v.p. gewenste dagdelen omcirkelen en tijden aangeven

Ingekomen d.d.*

Verwerkt d.d.

* In te vullen door vrijwilligerscoördinator


pagina 26 van 42

Bijlage 4

Formulier introductiegesprek

Dit formulier wordt ingevuld door de contactpersoon tijdens het introductiegesprek met de vrijwilliger.

Personalia Naam vrijwilliger Datum

Checklist Voorstellen aan elkaar en verwelkomen. Wie ben jij en wie is de vrijwilliger. Rondleiding, uitleg over werkplek, kledingvoorschrift, dragen badge Wat te doen bij calamiteiten. Waar is de nooduitgang. Dagritme op de woning, huiskamer, ontmoetingscentrum, afdeling. Voorstellen collega’s en cliënten

Gemaakte afspraken Ingangsdatum Datum Evaluatiegesprek

Taak bespreken, taakomschrijving eventueel aanpassen en meegeven.

Ondersteuningswensen vanuit de vrijwilliger? Bespreek welke en wie deze ondersteuning gaat verzorgen.

Eerste werkdag Tijd en plaats; werktijden Bereikbaarheid: Hoe ben jij te bereiken: waar, wanneer, telefoon, postvak, etc. Wie is aanspreekpunt is als jij er niet bent? Wie is bereikbaar is bij een eventuele calamiteit met een cliënt? Wie kun je bellen?

Communicatie: Hoe wordt er gecommuniceerd in het team/op de afdeling. Wie informeert de vrijwilliger over wijzigingen t.a.v. de cliënt/activiteit? Bij wie kan de vrijwilliger het melden als hij/zij bijvoorbeeld een keer niet kan komen? Opmerkingen

Dit formulier wordt bewaard in de map vrijwilligers. De vrijwilliger ontvangt een kopie van dit formulier..


pagina 27 van 42

Bijlage 5

Formulier persoonlijke gegevens vrijwilliger

Persoonlijke gegevens vrijwilliger Naam Voornaam (roepnaam) Adres Postcode en Woonplaats Telefoonnummer (vast) Telefoonnummer (mobiel) E-mail adres Geboortedatum Wilt u gebruik maken van de regeling onkostenvergoeding?

nee

/

ja

Zo ja, svp gegevens invullen:

Bankrekeningnummer BIC / IBAN nummer BSN nummer

Type ID bewijs Nummer ID bewijs

Vrijwilligersactiviteit Wat voor vrijwilligerswerk wilt u doen? Hoe bent u bij Vilente terechtgekomen? Per wanneer kunt u starten? Op welke dagen/tijden bent u beschikbaar? Hebt u al eerder vrijwilligerswerk gedaan? Zo ja, waar en wat voor vrijwilligerswerk?


pagina 28 van 42

Overig Wat voor opleiding/(werk)ervaring heeft u?

Hobby’s

Gezondheidsaspecten die belangrijk zijn om te weten Opmerkingen Hebt u nog verdere belangrijke punten?

Is er een externe begeleider?

Ja

Zo ja, svp gegevens invullen

Naam

/

nee

Telefoonnummer E-mailadres Onderstaande in te vullen door vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligersactiviteit Afspraak /voorkeur Locatie Contactpersoon

Naam:

Is op de hoogte gebracht

Datum:

Introductiegesprek

Match:

Startdatum +vrijwilligers registratienummer Badge ontvangen? Overeenkomst getekend? Ingekomen d.d. Vrijwilligersbeleid Vilente juli 2013

ja

/

nee Verwerkt d.d. pagina 29 van 42

Bijlage 6

Contactformulier vrijwilliger

Naam vrijwilliger Wijze contact (mondeling/ telefoon / mail)

Datum Betreft Toelichting

Opvolging?

Afgehandeld?


pagina 30 van 42

Bijlage 7


Naam vrijwilliger Afdeling Contactpersoon Datum evaluatie gesprek

Zijn alle afspraken nog geldig?

ja

/

nee

(s.v.p. doorhalen wat niet van toepassing is)

Zo nee, welke wijzigingen zijn er?

Andere aandachtspunten (samenwerking/ondersteuning en begeleiding voldoende, behoefte scholing, informatievoorziening voldoende, ruimte, materiaal voldoende, afhandeling onkostenvergoeding)

Vervolgafspraak

Handtekening vrijwilliger

Handtekening contactpersoon Het ingevulde formulier toezenden aan de vrijwilligerscoördinator.


pagina 31 van 42

Bijlage 8

Vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersreglement

Hierbij verklaren Stichting Vilente, statutair gevestigd te Ede, hierna te noemen Vilente en De heer / mevrouw (naam vrijwilliger), wonende (adres vrijwilliger), hierna te noemen de vrijwilliger het volgende te zijn overeengekomen. Artikel 1.

Aard van het vrijwilligerswerk

1.1

De vrijwilliger verricht werkzaamheden voor Vilente, op vrijwillige basis en onbetaald. Deze overeenkomst is dan ook geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek, noch een arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen.

1.2

De vrijwilliger zal op locatie (naam locatie), de volgende werkzaamheden verrichten: (taak vrijwilliger). De taakomschrijving voor deze werkzaamheden alsmede eventuele nader gemaakte afspraken hierover zijn als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.

1.3

De werkzaamheden van de vrijwilliger zijn aanvullend aan de werkzaamheden van de medewerkers van Vilente. De vrijwilliger handelt gedurende het verrichten van werkzaamheden voor of namens Vilente volgens het beleid van Vilente en de afdeling.

1.4

De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich genomen heeft.

Artikel 2.

Aanvang en duur

2.1

De overeenkomst gaat in per (datum ingang) voor onbepaalde tijd / voor een periode van (periode, in geval van een project)1.

2.2

De overeenkomst eindigt door opzegging van één van beide partijen. Bij voorkeur wordt hiervoor een opzeggingstermijn van ten minste een maand in acht genomen.

2.3

De overeenkomst kan tevens eindigen wanneer de vrijwilliger langdurig verhinderd is om activiteiten voor/binnen de organisatie te verrichten.

Beide partijen verklaren accoord te gaan met deze overeenkomst en zich te zullen houden aan het vrijwilligersreglement, dat als bijlage aan deze overeenkomst is toegevoegd. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend Datum

Datum

Plaats

Plaats

Naam

Naam

Coördinator vrijwilligerswerk Stichting Vilente

Vrijwilliger

1

Doorhalen wat niet van toepassing is


pagina 32 van 42

Vrijwilligersreglement Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De Vrijwilliger en Vilente zijn samen verantwoordelijk voor het nakomen van de gemaakte afspraken. De beroepskrachten blijven uiteindelijk altijd verantwoordelijk voor de te verrichten werkzaamheden. De vrijwilliger maakt met de contactpersoon afspraken over de uitvoering van de activiteiten en de tijden waarop hij/zij deze verricht/beschikbaar is voor activiteiten. Om duidelijkheid te geven over de afbakening van de activiteiten van de vrijwilliger krijgt de vrijwilliger een taakomschrijving uitgereikt bij ondertekening van de overeenkomst. Adreswijzigingen en dergelijke dient de vrijwilliger tijdig door te geven aan de contactpersoon. Aanwezigheid en uitvoering activiteiten Indien de vrijwilliger enige tijd geen activiteiten kan verrichten, bijvoorbeeld in verband met vakantie, meldt deze dat tijdig bij de contactpersoon. Indien de vrijwilliger onverwacht niet aanwezig kan zijn in verband met bijvoorbeeld ziekte, meldt deze dit zo spoedig mogelijk bij de contactpersoon. Als een vrijwilliger afwezig is vanwege ziekte en dit langere tijd duurt, wordt uiterlijk na een half jaar afwezigheid besproken of, en zo ja hoe en wanneer, de vrijwilliger zijn of haar activiteiten weer op kan pakken. Uitkering Indien een vrijwilliger een uitkering ontvangt, dient deze zelf met de uitkerende instantie contact op te nemen in verband met eventuele consequenties van de vrijwilligersactiviteiten voor de uitkering. Vilente is niet aansprakelijk voor dergelijke consequenties. Identificatie Iedere vrijwilliger dient zich tijdens de uitvoering van de activiteiten te kunnen identificeren. Bij het afsluiten van de overeenkomst wordt door Vilente naar het identiteitsbewijs gevraagd. Soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs worden door de vrijwilligerscoördinator genoteerd en opgeslagen. Geheimhouding en privacy De vrijwilliger is verplicht alles geheim te houden wat hem of haar onder geheimhouding is toevertrouwd of waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs te begrijpen is. Deze plicht tot geheimhouding blijft ook van kracht na beëindiging van deze overeenkomst. De vrijwilliger heeft geen recht op inzage in dossiers en rapportages inzake cliënten. De beroepskrachten zorgen ervoor dat de vrijwilliger de informatie krijgt die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de activiteiten. Meldingsplicht incidenten Indien er zich gebeurtenissen voordoen waarbij schadelijke gevolgen zijn opgetreden of hadden kunnen optreden ten aanzien van cliënten en/of medewerkers/vrijwilligers, zijn medewerkers van Vilente verplicht hiervan melding te maken. Voor vrijwilligers is geen sprake van een meldingsplicht. Wel wordt van hen verwacht dat ze hun contactpersoon van een eventueel incident op de hoogte stellen, zodat deze een melding kan doen. Geschenken Het is aan vrijwilligers, evenals aan medewerkers van Vilente, niet toegestaan giften aan te nemen van cliënten of derden, tenzij het kleine relatie geschenken betreft met een waarde van minder dan € 5,00 of wanneer de aard van het geschenk een nadrukkelijk persoonlijk karakter heeft en een waarde van € 15,00 niet overschrijdt. Een en ander in overeenstemming met de voor medewerkers van Vilente geldende regels (bijlage). Bij twijfel dient contact opgenomen te worden met de coördinator vrijwilligerswerk.


pagina 33 van 42

Alcohol Het is niet toegestaan alcoholische dranken te gebruiken tijdens het uitvoeren van activiteiten. Arbo De Arbo-wet is in beginsel niet van toepassing voor vrijwilligers, tenzij deze jonger dan 18 jaar zijn, zwanger zijn of borstvoeding geven, of als er sprake is van werk waar bijzondere risico’s aan verbonden zijn. Vilente is echter wel wettelijk aansprakelijk voor de medewerkers en vrijwilligers en daarom verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Vergoeding van onkosten Vrijwilligers, die kosten maken voor hun activiteiten kunnen deze op declaratiebasis vergoed krijgen, evenals eventuele reiskosten tot een maximale afstand (enkele reis) van 30 km. Daarvoor wordt een declaratie formulier ingeleverd bij de contactpersoon. Er is geen (standaard) vergoeding voor het vrijwilligerswerk als zodanig. Verzekeringen Binnen Vilente zijn alle vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst WA verzekerd via de collectieve Vilente verzekering. Ook heeft Vilente een ongevallenverzekering voor medewerkers en vrijwilligers. Vrijwilligers zijn in het kader daarvan verzekerd tijdens hun werkzaamheden en bij het komen en gaan. Hierbij moet worden aangetekend dat deze verzekering als vrijwilligers de leeftijd van 85 jaar hebben bereikt nog slechts 50% van de reguliere vergoeding uitkeert in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. Daarnaast hebben alle gemeenten binnen het werkgebied van Vilente (Ede, Wageningen en Renkum) een collectieve vrijwilligersverzekering die geldt voor vrijwilligers die in de betreffende gemeente werken, ongeacht hun woonplaats. Kleding Vilente gaat er vanuit dat iedereen vrije keuze van kleding heeft, maar dat deze wel dient aan te sluiten bij de functie en de cliëntgroep voor wie gewerkt wordt. De kleding dient schoon en verzorgd en niet te bloot te zijn. Daarnaast is het van belang aandacht te geven aan persoonlijke verzorging zoals haardracht, baardgroei, sieraden, nagels en persoonlijke hygiëne. Om herkenbaar te zijn dragen alle vrijwilligers, evenals de medewerkers een badge. Een badge wordt uitgereikt bij aanvang van de activiteiten door de vrijwilligerscoördinator. Deze badge dient altijd gedragen te worden tijdens de werkzaamheden. Bij beëindiging van de werkzaamheden door de vrijwilliger dient de badge weer te worden ingeleverd. Omgangsvormen Van de vrijwilligers wordt verwacht dat ze zich conformeren aan de binnen Vilente geldende normen ten aanzien van de bejegening van cliënten en hun naasten. Dit betekent dat de vrijwilliger ieder ander met respect bejegent en op basis van gelijkwaardigheid met anderen omgaat. Verder dienen de cliënten serieus te worden genomen. Hun recht op zelfstandigheid, privacy, vertrouwelijkheid en het maken van eigen keuzen dient te worden gerespecteerd. De vrijwilliger onthoudt zich van gedragingen die een ander in diens waardigheid aantasten en van inmenging in het persoonlijk leven van een ander die verder gaat dan voor het onderhouden van een functionele of professionele relatie tot die ander noodzakelijk is. De vrijwilliger respecteert overtuigingen en houdingen, ook als deze, op grond van afkomst, geloof of seksuele voorkeur, afwijken van die van de vrijwilliger zelf. Vrijwilligers mogen van Vilente en haar medewerkers een respectvolle bejegening verwachten. Klachten en conflicten Als een vrijwilliger ontevreden is over de gang van zaken bij de organisatie, bijvoorbeeld over de bejegening door een medewerker, of als er sprake is van een conflictsituatie, is het aan te raden dat deze dit eerst bespreekt met de betrokken medewerker of de contactpersoon. Als dit niet mogelijk is of niet tot een oplossing van het probleem heeft geleid, kan de vrijwilliger zich wenden tot de vrijwilligerscoördinator. Als ook dat niet voldoende oplossing biedt, kan de vrijwilliger een schriftelijke klacht indienen bij de bestuurder.


pagina 34 van 42

Bijlage 9

Formulier Taakomschrijving Vrijwilligers (voorbeeld)

Taakomschrijving

Vrijwilliger zwemmen

Plaats

Zwembad Aquarijn in Renkum

Frequentie

Tweewekelijks op donderdag volgens rooster

Tijd

09.45-11.45 uur

Plaats in organisatie

Onder eindverantwoording van activiteitenbegeleider van Het Beekdal en Heidestein

Verantwoordelijkheden

- Bewoners zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid - Zelfstandig en in teamverband werken - Overleggen met bewoner - Bijzonderheden van een bewoner doorgeven - 1 vrijwilliger heeft de coördinatie van de ochtend

Samenwerking

- Kan samenwerken met andere vrijwilligers - Van te voren bepalen wie welke bewoner begeleidt. Roulatie per week zou vastroesten kunnen voorkomen.

Wat wordt van de vrijwilliger verwacht

-

Opmerkingen

- Vrijwilliger is verzekerd, ook buitenshuis - De wenselijke begeleiding is 1 op 1

In overleg met bewoner activiteiten in het water Begeleiden van een bewoner in het water Om kunnen gaan met ouderen Niet in paniek raken als er iets onverwachts gebeurt Bewoner gerust kunnen stellen

- De vrijwilligers ontvangen van de activiteitenbegeleider een lijst met namen en telefoonnummers van zowel bewoners als vrijwilligers. Telefoonnummers van het Beekdal en Heidestein, en de mailadressen van de activiteitenbegeleiders - De kosten van de entree van het zwembad wordt door de organisatie vergoed. Specifieke werkafspraken


-

Locatie Naam vrijwilliger Dagen en tijden Bijzonderheden

pagina 35 van 42

Werkzaamheden Vrijwilliger zwemmen

Voorbereiden

Wie

Activiteitenbegeleider en vrijwilliger(s)

Wat

Activiteitenbegeleider : - Bus vastleggen - Rooster maken voor bewoners en vrijwilligers - Doorgeven van specifieke hulpvragen van de bewoners aan de vrijwilligers - Lijst maken met namen/telefoonnummers van bewoners en vrijwilligers Vrijwilligers: - Mogelijk gaat een vrijwilliger mee in de bus als begeleider - De andere vrijwilligers wachten de bewoners bij het zwembad op - De vrijwilligers helpen de bewoners met uitstappen uit de bus - Begeleiden van de bewoners in het zwembad

Uitvoeren

Na afloop

Tijd

15-25 min.

Wie

Vrijwilligers

Wat

-

Tijd

-1 uur

Wie

Vrijwilligers

Wat

- Zorgen dat er geen spullen van de bewoners in het zwembad blijven liggen - Begeleiden van de bewoners naar de bus - Eventuele bijzonderheden doorgeven aan de activiteitenbegeleider

Tijd

15 min.


Bewoners uit de bus helpen Indien nodig, bewoners helpen met aan- en uitkleden Bewoners naar en in het zwembad begeleiden Activiteiten in het water met bewoner(s) uitvoeren

pagina 36 van 42

Bijlage 10

Folder vrijwilligerswerk

Deze folder is op te vragen de afdeling PR&Communicatie en in te zien via intranet of de website.


pagina 37 van 42

Bijlage 11


Kostendeclaratieformulier

pagina 38 van 42

Bijlage 12

Voorbeeld vacaturetekst

Vacatures Vrijwilligers De bijdrage van vrijwilligers is voor Vilente van onschatbare waarde. Dankzij de inzet van vrijwilligers vinden er binnen Vilente veel uiteenlopende activiteiten plaats, die anders niet mogelijk zouden zijn. Vilente is op zoek naar vrijwilligers die: • • • • • • • •

affiniteit met oudere mensen hebben; openstaan voor de problematiek van de ouder wordende mens; geduld en tact hebben en zorgzaam zijn; een luisterende houding aan kunnen nemen; goede contactuele eigenschappen hebben en sociale vaardigheden beschikken; zich kunnen inleven in de ander en zelfstandig dit werk kunnen doen; de Nederlandse taal beheersen; initiatieven durven te nemen.

Beschikbare vacatures bij Vilente locatie X: Ondersteuning bij activiteiten In het Grand Café is regelmatig muziek, bewegen voor ouderen en geestelijke zorg te vinden. We zijn op zoek naar vrijwilligers die het leuk vinden om hierbij te helpen. Vrijwilligers voor de huiskamer In de huiskamer willen we het graag zo gezellig mogelijk maken voor onze bewoners. We zoeken vrijwilligers die een leuke sfeer kunnen maken en daarnaast willen helpen bij de maaltijden of spelletjes doen met bewoners. Barvrijwilligers De persoon achter de bar draagt bij aan de sfeer. Daarom zijn we op zoek naar een enthousiaste vrijwilliger die bardiensten wil draaien tijdens borrelmiddagen en wil helpen met hapjes serveren. Wandelen of naar de markt Soms vinden bewoners het prettig om samen met iemand een wandeling te maken in het park of een bezoek te brengen aan de wekelijkse markt. We zoeken vrijwilligers die onze bewoners hierbij willen begeleiden. Als vrijwilliger bij Vilente heeft u hart voor de ouder wordende mens. U kunt enkele uren per maand vrijmaken om bewoners te begeleiden. Meer weten of aanmelden als vrijwilliger? Neem contact op met ………., functie of ……………, teamleider van ……………...


pagina 39 van 42

Bijlage 13

Voorbeeld Getuigschrift

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij verklaart Stichting Vilente dat dhr./mw………, geboren op ……… en momenteel woonachtig te ……………, bij ons werkzaam is geweest als vrijwilliger voor …uur per week in de periode van ……… tot …………..

Dhr./mw. heeft gedurende deze periode de volgende werkzaamheden verricht: • • • • •

Dhr./mw. heeft zijn/haar werkzaamheden naar onze volle tevredenheid verricht en was een zeer gewaardeerde collega.

Met vriendelijke groet,

Stichting Vilente

………….. Vrijwilligerscoördinator


pagina 40 van 42

Bijlage 14

Bijlage bijzondere gebeurtenissen voor vrijwilligers

Doel: Deze regeling regelt hoe omgegaan wordt met bijzondere gebeurtenissen die zich voordoen in het leven van een vrijwilliger gedurende de periode dat deze zich inzet voor de cliënten van Vilente. Doelgroep: Degenen die onverplicht en onbetaald werkzaamheden verrichten ten behoeve van cliënten van Vilente en daartoe een vrijwilligersovereenkomst hebben afgesloten. Welke vieringen: 5 jarig jubileum 10 jarig jubileum 12 ½ jarig jubileum

15 jarig jubileum 20 jarig jubileum

Kaart 5 jaar vrijwilliger Kaart 10 jaar vrijwilliger en Vilente Paraplu Kaart 12.5 jaar vrijwilliger. De vrijwilliger ontvangt via de coördinator vrijwilligerswerk een cadeau, cadeaubon of bloemen ter waarde van € 12,50 Kaart 15 jaar vrijwilliger en een cadeau, cadeaubon of bloemen ter waarde van € 15,00 Kaart 20 jaar vrijwilliger en een cadeau, cadeaubon of bloemen ter waarde van € 20,00

25 jarig jubileum

Kaart 25 jaar vrijwilliger. De vrijwilliger ontvangt via de coördinator een Vilente geschenk, speciaal voor vrijwilligers ter waarde van € 35,00

30 jarig jubileum

Kaart 30 jaar vrijwilliger en een cadeau, cadeabon of bloemen ter waarde van € 20,00. De vrijwilligers die met hun 25-jarig jubileum geen broche ontvangen hebben, ontvangen deze alsnog met hun 30jarig jubileum. Het betreft hier vrijwilligers die voor 1988 bij Vilente gestart zijn als vrijwilliger. Kaart 40-50 jaar vrijwilliger en een cadeau of bloemen ter waarde van € 50,00

40-50 jarig jubileum

Maatschappelijke stagiaires: Maatschappelijke stagiaires die minimal 16 uur stage gelopen hebben ontvangen een bedankkaart en een Vilente pen. Verjaardagen: Verjaardagskaart Vilente en een reep of zakje chocola ter waarde van maximaal € 4,00. (Voor mensen die geen chocolade lusten of mogen kan voor hetzelfde bedrag een alternatief gekocht worden.) Afscheid vrijwilligers: De vrijwilliger ontvangt bij het afscheid: na minimaal 1 jaar vrijwilligerschap: een boeket bloemen ter waarde van € 10,00. Vanaf 5 jaar vrijwilligerschap: een cadeau of bloemen ter waarde van € 25,00. Ziekte vrijwilliger: Vilente kaart : “We denken aan jou” na 2 -3 weken Na 5-6 weken bos bloemen t.w.v. € 12,50, excl. verzendkosten Bij langdurig zieken: Kaart “We denken aan jou” Overlijden vrijwilliger


pagina 41 van 42

-

de coördinator vrijwilligerswerk stelt de teamleider van de afdeling op de hoogte van het overlijden van de vrijwilliger; in overleg met de familie kunnen bloemen besteld worden tot een bedrag van € 50,00; de afdeling en collega’s worden door de coördinator vrijwilligerswerk op de hoogte gesteld; indien gewenst gaat de contactpersoon en/of coördinator vrijwilligerswerk namens Vilente naar de begrafenis/crematie; de coördinator vrijwilligerswerk verzorgt namens Vilente een schriftelijke condoleance.

Overlijden van een naaste van een vrijwilliger de afdeling en collega’s worden door de coördinator vrijwilligerswerk op de hoogte gesteld; indien gewenst gaat de coördinator vrijwilligerswerk namens Vilente naar de begrafenis/crematie; de coördinator vrijwilligerswerk verzorgt namens Vilente een schriftelijke condoleance. Attentie bij huwelijk/geregistreerd partnerschap: De vrijwilliger ontvangt van de Stichting Vilente een cadeau of bloemen ter waarde van € 25,00, ongeacht het aantal jaren dat vrijwilligerswerk verricht wordt. Attentie bij huwelijksjubileum: De coördinator vrijwilligerswerk verzorgt namens Stichting Vilente dat de vrijwilliger een bos bloemen ter waarde van € 15,00 en een schriftelijke felicitatie ontvangt. Attentie bij geboorte: Bij geboorte bestelt de coördinator vrijwilligers een Vilente attentie bij het bestuurssecretariaat. Indien gewenst, gaat de contactpersoon of coördinator vrijwilligerswerk op kraambezoek. Opmerking: Wanneer de vrijwilliger, de contactpersoon of coördinator vrijwilligerswerk niet in kennis stelt van een bijzondere gebeurtenis kan niet verwacht worden dat Vilente conform de regeling handelt.


pagina 42 van 42

Vrijwilligersbeleid Vilente. Samen Beter Zorgen

Recommend Documents