KMS code: Handboek SWG/Domino Type document: beleid Versiedatum:augustus 2010 Status: vastgesteld Auteur: Ineke Brok Autorisatie: directeur
Datum evaluatie: augustus 2012 Pagina 1 van 1 Proceseigenaar: P&O Bestemd voor: alle medewerkers
Vrijwilligersbeleid Stichting Welzijn Groesbeek 1.
Doel vrijwilligersbeleid
Het doel van het vrijwilligersbeleid is het formuleren van uitgangspunten voor een duidelijke en eerlijke samenwerking. Verwachtingen kunnen worden uitgesproken en op basis van afspraken kan men elkaar aanspreken op het nakomen van deze afspraken. Stichting welzijn Groesbeek wil met dit vrijwilligersbeleid de plaats van de vrijwilliger in de organisatie helder omschrijven en de rechten en plichten van de vrijwilligers vastleggen. De uitwerking van dit beleid is terug te vinden in de afsprakenlijst die wordt gemaakt met de vrijwilliger. 2.
Wat is vrijwilligerswerk?
Binnen de stichting Welzijn Groesbeek (SWG) is een vrijwilliger iemand die in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, werk verricht ten behoeve van andere mensen of de samenleving, zonder dat hij of zij die het verricht daar voor zijn of haar levensonderhoud van afhankelijk is.1 Onder vrijwilligers verstaan we ook die mensen die met behoud van uitkering vanuit gemeente, UWV of andere instanties bij ons geplaatst worden als werkervaringsplaats. Tenzij er sprake is van een contract dat afgesloten is met een of andere instanties. Georganiseerd verband Dit betekent dat vrijwilligerswerk binnen een vastgelegde structuur plaatsvindt. Vrijwilligerswerk vult het professionele welzijnwerk aan, maar kan deze niet vervangen. De vrijwilliger werkt altijd onder verantwoordelijkheid van een beroepskracht tot wiens taakgebied de werkzaamheden behoren. De vrijwilliger draagt nooit de eindverantwoordelijkheid. Onverplicht Dit betekent dat de vrijwilliger er in vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Dit betekent niet dat er sprake is van vrijblijvendheid. Het kiezen voor vrijwilligerswerk brengt verplichtingen met zich mee. Onbetaald Een specifiek kenmerk van vrijwilligerswerk is dus dat het werk niet betaald wordt. Uitgangspunt is dat het werk wordt gedaan uit belangstelling en betrokkenheid. De “beloning” zit in de eerste plaats in de bevrediging die het werk geeft, maar ook in de mogelijkheid om contacten te leggen, ervaring op te doen of verantwoordelijkheid te dragen. 1 afgeleid van de definitie van vrijwilligerswerk van het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport
1
Dit betekent dat vergoedingen alleen betrekking hebben op aannemelijk te maken kosten ten behoeve van en/of kosten in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk. 3.
Uitgangspunt inzet vrijwilligers
Bovenstaande visie op het vrijwilligerswerk resulteert in de volgende uitgangspunten: 1. De taken moeten aansluiten bij de capaciteiten en interesses van de vrijwilliger. 2. Vrijwilligerswerk is geen vervanging van het professionele welzijnswerk. 3. De professionele kracht is inhoudelijk altijd verantwoordelijk voor de handelingen van de vrijwilligers. 4.
Positie van de vrijwilliger binnen de SWG
De organisatorische inpassing van het vrijwilligerswerk binnen de Stichting Welzijn Groesbeek wordt bepaald door het vrijwilligersbeleid, de uitwerking van het vrijwilligersbeleid in het vrijwilligersboekje en de afsprakenlijst. Binnen deze kaders kunnen de onderstaande afdelingen vormgeven aan het vrijwilligersbeleid. De SWG kent vier afdelingen: •
Kindercentrum Domino
•
Samenlevingsopbouw
•
Ouderenwerk
•
Accommodaties
•
Klussendienst
Voor alle afdelingen geldt dat de vrijwilligers ondersteuning krijgen van een beroepskracht. Het is per afdeling verschillend of vrijwilligers zelfstandig activiteiten uitvoeren of dat zij de beroepskracht assisteren bij zijn of haar werk. Gezien de pluriformiteit van de stichting zijn zaken zoals introductie en begeleiding, taken en verantwoordelijkheden, omschrijving van de werkzaamheden e.d. nader uitgewerkt in een vrijwilligersboekje. Vrijwilligers staan bij de administratie geregistreerd. Een kopie van de afsprakenlijst wordt door de medewerker afgegeven aan het servicebureau. De leidinggevende is verantwoordelijk voor dat alle vrijwilligers die binnen zijn of haar afdeling werkzaam zijn geregistreerd staan. 5.
Taakafbakening
De taakafbakening tussen beroepskrachten en vrijwilligers vraagt de nodige aandacht. De wederzijdse verwachtingen, mogelijkheden en grenzen van zowel Stichting Welzijn Groesbeek als van de vrijwilliger zullen duidelijk moeten zijn. Taken van de vrijwilliger dienen goed beschreven te zijn in de afsprakenlijst. Het is aan de beroepskracht om te bewaken dat de vrijwilliger geen activiteiten verricht die niet zijn afgesproken, of waarvoor zij/hij niet gekwalificeerd is. De vrijwilliger is weliswaar verantwoordelijk voor eigen handelen, doch de beroepsmatige verantwoordelijkheid blijft bij de beroepskracht. Bij verschil van inzicht kan de vrijwilliger terugvallen op de leidinggevende van de afdeling.
2
6. Rechten, plichten en verwachtingen die gesteld worden aan een vrijwilliger De vrijwilliger heeft recht op: §
Een goede kennismakings- en inwerkperiode met begeleiding;
Informatie, begeleiding, overleg en scholing voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed uit kunnen voeren van het vrijwilligerswerk; §
§
Een zelfde respectvolle bejegening als het overige, betaalde personeel;
Verzekering en tegemoetkomingen in kosten zoals beschreven in deze nota; § §
Zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger;
De rechten en plichten op grond van de arbowet en arboregelingen zijn van toepassing op de vrijwilligers. §
De vrijwilliger heeft de plicht op: • Zich te conformeren en uitvoering te geven aan het algemeen beleid en vrijwilligersbeleid
van de Stichting Welzijn Groesbeek;
• De afgesproken activiteiten te verrichten; • Zich te onthouden van mededelingen aan derden omtrent zaken die hem uit zijn positie
als vrijwilliger bekend geworden zijn, zowel over de instelling als over de medewerkers, de collega vrijwilligers en de klanten/bezoekers; • Verhindering van komst tijdig te melden; • Melding te doen aan de leidinggevende van incidenten met klanten/deelnemers en/of
medewerkers; •
Zorgvuldig om te gaan met de goederen die door de instelling aan zijn/haar zorgen zijn toevertrouwd. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat zij/hij: • Zich met de doelstellingen van de Stichting Welzijn Groesbeek kan verenigen; • Enthousiast is voor het werk; • Een bepaald minimum aan beschikbare tijd heeft; • Zo nodig op bepaalde vaste dagdelen beschikbaar is; • Bereid is tot samenwerking en overleg en eventueel in teamverband kunnen werken; • Zich voor een bepaalde periode in wil zetten; • Bereid is een cursus te volgen wanneer dat als voorwaarde wordt gesteld; • Het fysiek in staat zijn bepaalde werkzaamheden uit te voeren; • Een bewijs van goed gedrag kan overleggen indien daarom gevraagd wordt.
7.
Vrijwilligersafsprakenlijst
Bij vrijwilligerswerk is er geen formeel juridische basis. De SWG vindt het wel belangrijk om een aantal afspraken met de vrijwilligers vast te leggen. Algemene regels zijn in dit schrijven vastgelegd. Daarnaast zullen er per afdeling specifieke regels gelden op het gebied van taakverdeling, taakomschrijving, tijdsinvestering, geheimhouding en verdere regels waaraan de vrijwilligers zich dient te houden. Het is daarom belangrijk dat beroepskrachten een taakomschrijving maken voor welke activiteit of activiteiten zij een vrijwilliger zoeken. 3
De specifieke taken en zaken worden dan geregeld in de vorm van een afsprakenlijst. Afhankelijk van de afdeling waarin de vrijwilliger werkzaam is kan de leidinggevende bepalen of de afsprakenlijst ondertekent moet worden. Indien de vrijwilliger geen bezwaren uit, wordt aangenomen dat hij met de inhoud akkoord gaat en dienovereenkomstig zal handelen. 8.
Werving en selectie
De vrijwilligers worden per afdeling en activiteit geworven d.m.v. mond tot mond reclame, persartikelen, radioberichten, presentatie e.d. Een algemeen selectiecriterium dat geldt t.a.v. vrijwilligers is, dat men loyaal staat ten opzichte van de SWG, de doelstelling, het vrijwilligersbeleid en de prioriteiten die de stichting stelt. Eisen ten aanzien van leeftijd,vooropleiding e.d. kunnen per afdeling en per activiteit nader geregeld worden. 9.
Introductie, begeleiding en scholing
De vrijwilliger wordt ingewerkt gedurende een vooraf vast te stellen periode. Hierna wordt bekeken of de samenwerking wederzijds bevalt. Algemeen kan gesteld worden dat de beroepskracht de verantwoording draagt voor voldoende begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers. Zie verder het vrijwilligersboekje voor nadere specificatie t.a.v. dit onderwerp. Indien gewenst, wordt de vrijwilliger in staat gesteld scholing te volgen ten behoeve van het verrichten van zijn werkzaamheden als vrijwilliger. 10.
Klachtenregeling
Vrijwilligers bespreken kritiek rechtstreeks met de betrokken beroepskracht voordat dit in andere overlegvormen aan de orde wordt gesteld. Indien men er met elkaar niet uitkomt, schakelt men de verantwoordelijke leidinggevende in. Deze regeling staat vermeld in het vrijwilligersboekje. 11.
Inspraak beleid
De verantwoordelijke beroepskracht heeft de plicht naar de vrijwilligers openheid ten aanzien van het beleid van de afdeling te geven. De vrijwilliger moet mee kunnen praten over hoe zijn taak uitgevoerd wordt. Een en ander kan aan de orde komen in een overleg met de vrijwilliger of in een vrijwilligersoverleg. 12.
Onkostenvergoeding
Iedere vrijwilliger kan de gemaakte kosten vergoed krijgen voor zover vooraf overleg is gepleegd met de beroepskracht van de desbetreffende activiteit. Het betreft hier bijvoorbeeld: •
Telefoonkosten
•
Kantoorbenodigdheden
•
Portokosten
•
Inkopen (bijv. handenarbeidmateriaal)
•
Reiskosten
Wat betreft de reiskosten: indien deze in opdracht van de stichting buiten de gemeente Groesbeek zijn gemaakt, geldt het tarief van het openbaar vervoer. De kosten worden vergoed op basis van het overleggen van strippenkaarten of vervoersbewijzen. Indien openbaar vervoer niet mogelijk is wordt een kilometervergoeding toegekend. Deze vergoeding bedraagt 19 cent de kilometer. Alleen voor de vrijwillige chauffeurs die rijden voor de dagverzorging geldt een regeling van 30 cent de km. 4
De speciale regeling wordt gehanteerd vanwege extra eisen die aan de auto en aan de chauffeurs gesteld worden. Inbegrepen zijn kosten voor benzine, verzekering, parkeren, de evt. eigen inzittendenverzekering en het eigen risico van schade. De kosten worden vergoed op basis van declaraties. Er worden geen reiskosten verstrekt om vrijwilligerswerk te komen doen. Vrijwilligers die in Groesbeek wonen krijgen geen reiskostenvergoeding. Voor vrijwilligers die buiten Groesbeek wonen kan een uitzondering gemaakt worden maar er wordt dan met een afwijking gerekend van de gemeentegrens minus 5 km. Voor telefoonkosten geldt dat zoveel mogelijk gebruikt dient te worden gemaakt van de aanwezige telefoons binnen de SWG accommodaties. Voor portokosten en kantoorbenodigdheden geldt dat deze zo veel als mogelijk verstrekt worden of ter beschikking worden gesteld door de SWG. Voor de vrijwilligers die die een vergoeding willen declareren is er een formulier verkrijgbaar bij de beroepskracht. Zie bijlage formulier datum juni 2009. Vrijwilligers dienen hun declaratie uiterlijk voor de 15 de van de maand na afloop van een kwartaal in te dienen. Eerder mag natuurlijk altijd. 13. Verzekeringen De SWG heeft voor alle vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: •
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
•
Ongevallenverzekering via de gemeenteverzekering
•
Aanvullende cascoverzekering
•
Bestuursaansprakelijkheidsverzekering
Tevens draagt de SWG zorg voor een collectieve vrijstelling voor het verrichten van vrijwilligerswerk door personen die een uitkering van de Gemeente Groesbeek ontvangen. Met Sociale Zaken is afgesproken dat betrokkenen vrijwilligerswerk wel vooraf dienen te melden en dat dit ook vermeld dient te worden op het maandbriefje. 14.
Attentiebeleid
Voor elke vrijwilliger wordt jaarlijks een bedrag bepaald voor attenties bij bijzondere gelegenheden zoals Kerst e.d. Dit bedrag is voor zowel Domino als SWG vastgesteld op 25 euro. Er is 20 euro te besteden voor een gezamenlijk uitje en 5 euro wordt er gereserveerd voor een kerstattentie. Deze attentie wordt door het servicebureau ingekocht voor alle vrijwilligers die geregistreerd staan bij het servicebureau. Deze regeling is ingesteld om willekeur te voorkomen. Per afdeling wordt naar rato van het aantal vrijwilligers waaraan ondersteuning wordt gegeven, ruimte gereserveerd voor vrijwilligerskosten, vrijwilligersvergoeding, scholingskosten en het bedrag voor attenties opgenomen. Het is moeilijk om precies vast te leggen welke attentie een vrijwilliger bij ziekte ontvangt. Krijgt iemand een ongeluk dan stuur je eerder een bloemetje dan dat iemand een zware griep heeft. Dus als regel geldt een kaartje kan altijd en in bijzondere omstandigheden zoals een ongeluk, langer ziek dan een maand dan krijgt de vrijwilliger een bloemetje van 10 euro. Bij twijfel overleggen met de leidinggevende. Voor het afscheid van een vrijwilliger geldt als regel een attentie van 25 euro voor iemand die minstens 5 jaar vrijwilliger is geweest. Is iemand korter vrijwilliger dan hanteren we een bedrag van 12 euro 50. Ook hier bij twijfel overleggen met de leidinggevende. 5
15.
Vrijwilligersvergoeding
Binnen sommige afdelingen is er voor gekozen om voor bepaalde werkzaamheden een vrijwilligersvergoeding te geven aan vrijwilligers. Dit geldt voor die activiteiten waar klanten structureel voor betalen en eventueel de continuïteit van de dienstverlening in gevaar kan komen bij het ontbreken van vrijwilligers. Het gaat dan om de diensten zoals: §
de tussenschoolse opvang
§
peuterspeelzalen
§
open eettafel
§
dagverzorging
§
vrijwilligers in het beheer en schoonmaak
Aan vrijwilligers mag een onkostenvergoeding worden betaald van maximaal € 4,50 per uur; maximaal € 150,- per maand en maximaal € 1.500,- per jaar. Bij overschrijding van deze bedragen moet een free-lance overeenkomst worden afgesloten of een factuur met BTW nummer en KVK nummer worden gezonden. Budgethouders kunnen een onkostenvergoeding toekennen aan vrijwilligers, na overleg met de leidinggevende. Voor de vrijwilligers die in aanmerking komen voor deze vrijwilligersvergoeding zijn aparte taakomschrijvingen beschikbaar. Nadat de leidinggevende de vaststelling van de te betalen vrijwilligersvergoeding heeft goedgekeurd kan de uitbetaling geschieden. Voor vaste vrijwilligersvergoedingen geldt ook dat deze als declaratie worden ingediend en uitbetaald met geleideformulier (zie bijlage) en handtekening van budgethouder en leidinggevende. Incidentele vergoedingen kunnen contant via de kas worden verrekend volgens een kasbewijs en getekende kwitantie. De administratie registreert de onkostenvergoedingen en controleert of deze de toegestane fiscale grenzen niet overschrijden. Deze controlewerkzaamheden worden zichtbaar gemaakt via een paraaf van de behandelende administratief medewerker.
6
