6.1. Vrijwilligersbeleid Welschap Welzijn

6.1. Vrijwilligersbeleid Welschap Welzijn 2010 – 2014

Inhoudsopgave Voorwoord 1. Missie en Visie van Welschap Welzijn 1.1 Missie 1.2 Visie 1.3 Speerpunten 2. Functiebeschrijvingen voor vrijwilligers 2.1 Vrijwilligersfuncties 2.2 Taken en vereisten 2.3 Kwalificaties 2.4 Verantwoordelijkheden 2.5 Bevoegdheden 3. Werving, selectie en introductie 3.1 Werving -Algemene criteria bij werving -Indirecte of persoonlijke werving -Wervingsacties -Inwerkprogramma -Doelstellingen -Introductiebeleid -Evaluatie 4. Werkbegeleiding 4.1 Ondersteuning -Eisen aan de beroepskracht 4.2 Exit gesprekken -Afscheid 4.3 Bijeenkomsten vrijwilligers - Bijeenkomst per activiteit - Bijeenkomst per locatie -Jubilarissen - Kerstbon - Lustrumvieringen 5. Deskundigheidsbevordering 5.1 Verplichte deskundigheidsbevordering - BHV (Bedrijfshulpverlening) - IVA (Instructie verantwoord alcoholgebruik) 5.2 Vrijwillige Deskundigheidsbevordering 6. Medezeggenschap van vrijwilligers en communicatie 6.1 Taakomschrijving Vrijwilligersraad 6.2 Rechten van de Vrijwilligersraad - Informatierecht - Adviesrecht - Instemmingsrecht 6.3 Communicatie met vrijwilligers - Communicatie over activiteiten - Informatie aan vrijwilligers

Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

3 4

5

12

14

18

20

Pagina 1 van 27

7. Organisatorische en Materiele voorwaarden 22 7.1 Geschillenregeling 7.2 Calamiteiten protocol 7.3 Registratie van gegevens vrijwilligers - Registratie persoonsgegevens - Aangevraagde VOG’s 7.4 Kortingsregelingen deelname cursussen 7.5 Vrijwilligersvergoedingen - Onkostenvergoedingen - Vaste vergoedingen - Vergoeding Beheervrijwilligers. - Consumpties - Giftenaftrek 7.6 Regelingen uitkeringsgerechtigden voor vrijwilligers - Uitkeringsgerechtigden - Bijdrage gemeente minima 7.7 Verzekering vrijwilligers 8. Gezondheid 25 8.1 Rookbeleid 8.2 Protocol omtrent drugs 8.3 Protocol omtrent alcohol 8.4 Voorlichtingsnotitie beeldschermwerk 8.5 Gedragscode computer –en telefoongebruik 8.6 Bedrijfshulpverlening 9. Veiligheid 27 9.1 Handreiking ongewenste omgangsvormen 9.2 Klachtenregeling voor medewerkers 10. Bijlagen Bijlage 1: Checklist “afspraken met vrijwilligers” Bijlage 2: Huishoudelijk reglement vrijwilligersraad Bijlage 3: Samenwerkingsovereenkomst vrijwilligersraad en directeur-bestuurder Welschap Welzijn Bijlage 4: Voorlichtingsnotitie Beeldschermwerk (uit organisatiehandboek) Bijlage 5: Gedragscode Computer –en telefoongebruik (uit organisatiehandboek) Bijlage 6: Bedrijfsplan bedrijfshulpverlening (uit organisatiehandboek) Bijlage 7: Handreiking ongewenste omgangsvormen (uit organisatiehandboek) Bijlage 8: Klachtenreglement voor medewerkers (uit organisatiehandboek) Bijlage 9: Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) (uit organisatiehandboek) Formulieren in Bibliotheek Organisatiehandboek: Formulier 1: vacaturemelding voor vrijwilligerswerk Formulier 2: intakeformulier Formulier 3: VOG aanvraagformulier Formulier 4: mutatie formulier Formulier 5: exit formulier


Status: vastgesteld

Pagina 2 van 27

Voorwoord De nota Vrijwilligersbeleid, zoals u die nu in handen heeft, heeft betrekking op de stichting Welschap Welzijn. Deze divisie omvat de onderdelen buurtopbouwwerk, jeugd- tiener- en jongerenwerk, ouderenwerk, volwassenenwerk, werken met mensen met een verstandelijke beperking, buurtcentra en peuterspeelzalen. Het vrijwilligersbeleid is niet van toepassing op de stichting Welschap Kinderopvang. Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, wordt verricht voor anderen of de samenleving. Het kent geen wettelijke gezagsverhouding, wordt met enige regelmaat gedaan, biedt mogelijkheid tot persoonlijke inbreng en bevordert de persoonlijke ontwikkeling van de betrokkenen. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend; er wordt op de vrijwilliger gerekend. Uit deze definitie blijkt dat vrijwilligerswerk verricht wordt op basis van vrijwilligheid en daar gaat het over in deze nota. Binnen welzijnsinstellingen en dus ook binnen Welschap Welzijn vervullen vrijwilligers veel uiteenlopende taken: van het draaiend houden van de peuter-ouder-ochtend, van het geven van kindercursussen tot het organiseren van het buurtfeest, van het adviseren van andere bezoekers tot het bieden van een luisterend oor. Ondanks de verscheidenheid in taken is de betekenis die het vrijwilligerswerk heeft voor de organisatie en voor de vrijwilligers overal gelijk. Vrijwilligers verrichten taken die tot de kerntaken van het welzijnswerk behoren: 1. Vrijwilligers leveren een grote bijdrage aan de totstandkoming van het activiteitenaanbod van Welschap. Anders gezegd “zonder vrijwilligers geen Welschap”; 2. Vrijwilligerswerk heeft voor de vrijwilligers zelf een belangrijke sociaal culturele betekenis; 3. Vrijwilligers vormen een menselijke brug naar de bevolking (ambassadeursfunctie) 4. Vrijwilligers verrichten veel inhoudelijk sociaal-culturele taken. Om een beeld te geven: in het sociaal cultureel werk (inclusief ouderenwerk) in Nederland zijn 111.897 vrijwilligers actief (CBS – 2007). Binnen Welschap Welzijn vormen alle medewerkers (beroepskrachten, vrijwilligers, docenten) samen de organisatie, dat impliceert tegelijk dat de vrijwilliger niet ondergeschikt is aan de beroepskracht. Deze nota is voor Welschap Welzijn de basis voor het vrijwilligerswerk en vrijwilligersbeleid. De basis van het vrijwilligersbeleid is te verwoorden met een aantal essentiële begrippen: -hoofdtaken -verantwoordelijkheden -bevoegdheden -vereiste kwalificaties Deze begrippen worden in het vervolg uitgewerkt. Daarnaast is de basis van het beleid in één woord samen te vatten, n.l. verbintenis. Onder verbintenis verstaat Welschap Welzijn alle activiteiten waarin wordt duidelijk gemaakt hoe belangrijk en zinvol de bijdrage van vrijwilligers is. Daarin wordt geïnvesteerd o.a. door het consequent hanteren van de in deze nota vastgelegde afspraken. U als vrijwilliger mag Welschap Welzijn daar op aanspreken! Heemskerk, juni 2010.


Status: vastgesteld

Pagina 3 van 27

1. Missie en Visie van Welschap Welzijn Welschap stelt om de vier jaar een bedrijfsplan op waarin zij aangeeft wat de plannen voor de toekomst zijn. Hieronder staan de punten uit dit bedrijfsplan die betrekking hebben op Welschap Welzijn. 1.1 Missie Missie van Welschap Welzijn (uit strategisch beleid 2010 – 2014) Welschap Welzijn is een klantgerichte non-profitorganisatie. Ze draagt bij aan de kwaliteit van leven en welzijn van de bewoners en aan de kwaliteit van de samenleving in buurten en wijken van Heemskerk. Ze stimuleert, faciliteert en ondersteunt waar nodig het vrijwilligersnetwerk. Welschap Welzijn legt verbindingen in de locale samenleving door een samenhangend geheel aan diensten aan te bieden en uit te voeren. Zij bereikt dit door onder het motto “actief èn in de buurt” op menselijke maat welzijnsdiensten en -activiteiten te leveren. 1.2 Visie Visie van Welschap Welzijn (uit strategisch beleid 2010 – 2014) Welschap Welzijn richt zich op de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. De belangrijkste doelen zijn: het mee-doen van mensen in wijken, buurten en dorpen, en het mee-kunnen-doen van mensen met persoonlijke beperkingen en mensen die beperkt zijn door inkomen, sociale en culturele achtergrond. Het welzijnswerk neemt daarbij de mensen zelf als vertrekpunt. Het heeft oog voor de leefsituatie waarin ze zitten, en voor de vormen van uitsluiting en beperkingen, waar ze mee te maken hebben. Welzijnswerk is mensenwerk. De welzijnswerkers verrichten hun werk door met mensen in contact te treden, hen met open aandacht te benaderen en vanuit een stevige persoonlijke basis te begeleiden. Op grond van de aangetroffen vragen bieden ze een programma aan om de kwaliteiten van de mensen te verstevigen en verrijken. Ze begeleiden mensen om hun eigen kwaliteiten te leren ontdekken en daarmee hun zelfredzaamheid te vergroten. De werkers nemen de mogelijkheden en potenties van de mensen als uitgangspunt, en niet de beperkingen. Welzijnswerk is handwerk. 1.3 Speerpunten Speerpunt g. (uit strategisch beleid 2010 – 2014 van Welschap Welzijn) Met de vrijwilligersraad wil Welschap verder zoeken naar de eigen positie van vrijwilligers en mantelzorgers als uitvoerende voorhoede en intermediair tussen mensen. De belangrijkste vragen daarbij zijn: Wat hebben vrijwilligers en mantelzorgers van Welschap nodig? Wat heeft Welschap hen te bieden? Hoe worden onderlinge afspraken vastgelegd, begeleid en bewaakt? Speerpunt h. (uit strategisch beleid 2010 – 2014 van Welschap Welzijn) Het vrijwilligersbeleid zal worden herijkt, worden aangepast aan de wensen van de HKZcertificering (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) en in de organisatie worden geïmplementeerd Hierin gaat de aandacht uit naar de deskundigheidsbevordering en de tevredenheid van de vrijwilliger. De betaalde medewerkers geven hun medewerking aan de uitvoering van dit beleid en nemen speciaal de tijd voor die vrijwilligers die een extra duwtje nodig hebben. Resultaatafspraken 2010-2014 Resultaat 10 In 2010 is het vrijwilligersbeleid herijkt Resultaat 11 In 2011 is er een plan om de deskundigheid van de vrijwilligers te bevorderen


Status: vastgesteld

Pagina 4 van 27

2. Functiebeschrijvingen voor vrijwilligers Welschap heeft bij het uitvoeren van haar activiteiten, projecten en diensten verschillende mogelijkheden voor vrijwilligerswerk. Uitgangspunt is dat de vrijwilliger zich kan vinden in de visie, missie en de doelstellingen die Welschap in zijn beleid heeft vastgesteld.

2.1. Vrijwilligersfuncties Beheervrijwilliger In de drie buurtcentra van Welschap (Schuilhoek, Spectrum en Waterrijck) wordt de avondopenstelling van het gebouw veelal zelfstandig verzorgd door vrijwilligers. Soms gebeurt dit overdag. Zij openen en sluiten het gebouw en ontvangen de bezoekers, wijzen hen de weg en geven informatie. Een ‘openstellingsdienst’ beslaat meestal 3 tot 4 uur. Tot de taken behoren:  openen en sluiten van het buurtcentrum en bedienen van het alarm  zorgdragen voor een goed verloop van de openstelling in een prettige sfeer  koffie en thee zetten en zo nodig serveren, frisdranken schenken en het geld innen  de vaatwasser bedienen volgens voorschriften  de keuken weer opgeruimd achterlaten  overleggen met de beheerder van het gebouw  actie ondernemen bij calamiteiten  informatie verstrekken over activiteiten in de verschillende buurtcentra.  minimaal twee keer in het jaar vergaderen met de beheergroep Vereisten:  bekend zijn met het gebouw en diensten die worden aangeboden  kunnen omgaan met het “sleutelplan”  kunnen omgaan met de PC en de website van Welschap  ouder dan 18 jaar  goede contactuele eigenschappen en een servicegerichte houding  organisatietalent  een servicegerichte houding  in het bezit van een geldig BHV certificaat en dat in de praktijk kunnen brengen  in het bezit te zijn van een diploma sociale hygiëne of IVA (instructie verantwoord alcoholgebruik) Wij bieden  Een gedegen inwerkperiode  Gedegen begeleiding en werkoverleg  De nodige deskundigheidsbevordering (BHV, IVA, PC-gebruik) Welschap faciliteert dit en vergoed de kosten.  Een gezellige en uitdagende vrijwilligersfunctie waar u zelf veel van kunt maken.  een onkostenvergoeding (zie hoofdstuk 7.5 van dit vrijwilligersbeleid) . Baliemedewerker In de drie buurtcentra van Welschap (Schuilhoek, Spectrum en Waterrijck) is een balie. De baliemedewerker is het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers en het visitekaartje voor het buurtcentrum. Zij/hij ontvangt de bezoekers, wijst hen de weg en geeft informatie. Baliemedewerkers werken meestal op een vast dagdeel in de week en soms is de functie gecombineerd met die van de gastvrouw/-heer Tot de taken behoren:  bezoekers te woord staan en de weg wijzen binnen het buurtcentrum  aannemen en doorverbinden van de telefoon  zorgdragen voor een prettige sfeer Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 5 van 27

 informatie verstrekken over activiteiten in het activiteitencentrum  eventueel lichte administratieve werkzaamheden (op de pc)  twee keer in het jaar vergaderen Vereisten:  ouder dan 18 jaar  goede contactuele eigenschappen  goed met ouderen om kunnen gaan  organisatietalent en een servicegerichte houding Wij bieden  een gezellige en uitdagende vrijwilligersfunctie waar u zelf veel van kunt maken  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk. Gastvrouw/- heer In de drie buurtcentra van Welschap (Schuilhoek, Spectrum en Waterrijck) komen bezoekers om deel te nemen aan cursussen, activiteiten en/of om een praatje te maken bij een kopje koffie of thee. De gastvrouw/heer ontvangt de bezoekers vriendelijk en gastvrij en biedt zo nodig een luisterend oor. Zij/hij is het visitekaartje voor het buurtcentrum. Gastvrouwen/heren werken meestal op een vast dagdeel in de week en soms is de functie gecombineerd met die van de baliemedewerker. Tot de taken behoren:  koffie en thee zetten en zo nodig serveren, frisdranken schenken en het geld innen  zorg dragen voor een prettige sfeer  de vaatwasser bedienen volgens voorschriften  de keuken weer opgeruimd achterlaten  informatie verstrekken over activiteiten in het activiteitencentrum  twee keer in het jaar vergaderen Vereisten:  ouder dan 18 jaar  goede contactuele eigenschappen  goed met ouderen om kunnen gaan  organisatietalent  een servicegerichte houding Wij bieden  een gezellige en uitdagende vrijwilligersfunctie waar u zelf veel van kunt maken.  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk. Medewerker op de Peuterspeelzaal Op elke peuterspeelzaal werkt ter ondersteuning van de peuterleidster een vrijwilliger mee. Vaak is dat een moeder van een peuter (en ook vaders zijn welkom), maar niet altijd. De vrijwilliger draagt actief bij aan de dagelijkse uitvoering van het peuterspeelzaalwerk. Om een vertrouwensrelatie met de groep op te bouwen verbindt een vrijwilliger zich voor een vast dagdeel per week. Tot de taken behoren  het assisteren van de peuterleidster en met haar overleggen over activiteiten  de peuters begeleiden bij het spelen en de activiteiten  peuters helpen bij toiletbezoek en verschonen van de peuters  verzorgen van eten en drinken voor de peuters Vereisten  minimaal 18 jaar en beheersing van de Nederlandse taal  leuk vinden om met peuters te werken en een behulpzame houding  Een uitgebreid inwerkprogramma met taakomschrijving is op elke peuterspeelzaal aanwezig: “Informatie voor de vrijwilligers van de peuterspeelzalen (versie april 2012)”  Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 6 van 27

Wij bieden  een vrijwilligersfunctie met ruimte voor creativiteit en eigen initiatief en inbreng  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk. Medewerker op de Peuter/-ouderochtend Op de peuter-/ouderochtend werken ter ondersteuning van de beroepskracht en assistent peuter-/ouderochtend ook vrijwilligers mee. De vrijwilliger draagt actief bij aan de uitvoering van de peuter-/ouderochtend. Tot de taken behoren  het assisteren van de beroepskracht en assistent peuter-/ouderochtend  het inrichten en klaarzetten van de ruimte en materialen  de peuters begeleiden bij het spelen  verzorgen van eten en drinken voor de peuters Vereisten  minimaal 18 jaar  leuk vinden om met peuters te werken  behulpzame houding  Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Wij bieden  een vrijwilligersfunctie met ruimte voor creativiteit en eigen initiatief en inbreng  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk. Medewerker bij een activiteit voor jeugd Welschap organiseert activiteiten voor jeugd in de buurtcentra, op brede scholen en buiten, die niet zonder de hulp van vrijwilligers kunnen. Er zijn vaste, wekelijks of maandelijks terugkerende activiteiten (spel-doe-middag, ontdekplek, kinderdisco). En er zijn activiteiten die minder frequent of incidenteel plaatsvinden, zoals vakantieactiviteiten. Tot de taken behoren:  meedenken over, meebepalen en voorbereiden van het programma van de activiteit  inrichten en klaarzetten van de ruimte en de materialen  begeleiden van kinderen bij de activiteit en aanspreekpunt zijn voor kinderen/ouders  er op toezien dat de deelnemers zich aan de spelregels houden  overleggen met de beroepskracht  innen van deelnemersbijdragen  (eventueel) inschrijven van deelnemers en deelnemerslijsten bijhouden  zorg dragen voor de gebruikte materialen Vereisten:  leuk vinden om met kinderen te werken  wij verwachten dat u goed kunt omgaan met de kinderen  behulpzaam zijn en goed kunnen samenwerken met anderen  Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Wij bieden:  een vrijwilligersfunctie met ruimte voor creativiteit en eigen initiatief en inbreng  leuke samenwerking met andere medewerkers bij de activiteit  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk Medewerker bij een activiteit voor volwassenen Welschap organiseert activiteiten op allerlei gebied voor volwassenen, die niet zonder de inzet van vrijwilligers kunnen plaatsvinden. Er zijn vaste en wekelijks of maandelijks terugkerende activiteiten (soos, fietsen, klaverjassen, spelmiddag, activiteiten voor mensen met een verstandelijke beperking) en activiteiten die minder frequent of incidenteel plaatsvinden, zoals zondagmiddagpodium en fietsvierdaagse. Tot de taken behoren:


Status: vastgesteld

Pagina 7 van 27

 het (grotendeels) zelfstandig voorbereiden, organiseren en uitvoeren van de activiteit  aanspreekpunt zijn voor de deelnemers aan de activiteit  overleggen met de beroepskracht  (eventueel) inschrijven van deelnemers en deelnemerslijsten bijhouden  er op toezien dat de deelnemers zich aan de spelregels houden  zorg dragen voor de gebruikte materialen Vereisten:  minimaal 18 jaar  leuk vinden om zich in te zetten voor volwassenen  goede sociale vaardigheden  goed kunnen samenwerken met anderen  Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij activiteiten voor mensen met een verstandelijke beperking Wij bieden:  een vrijwilligersfunctie met ruimte voor creativiteit en eigen initiatief en inbreng  leuke samenwerking met andere medewerkers bij de activiteit  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk Maatje in het Maatjesproject Het Maatjesproject brengt mensen die in een isolement zijn gekomen in contact met vrijwilligers, maatjes, om samen activiteiten te ondernemen. Ontspanning, onderling contact en het doorbreken van het isolement staan voorop. U onderneemt gewone alledaagse gezellige dingen: koffie drinken, naar de film, wandelen of fietsen, boodschappen doen. Een beroepskracht koppelt maatjes (vrijwilliger en deelnemer) aan elkaar na een kennismakingsgesprek en ondersteunt het maatjes zijn. Tot de taken behoren:  zelfstandig contact onderhouden en afspraken maken met het maatje  overleggen met de beroepskracht Vereisten:  minimaal 18 jaar  leuk vinden om iets te ondernemen met iemand die dat niet zo gemakkelijke zelf doet  enthousiast en geïnteresseerd zijn  goede sociale vaardigheden Wij bieden:  een vrijwilligersfunctie met ruimte voor eigen initiatief en inbreng  professionele ondersteuning, materialen en begeleiding bij uw werk

2.2. Taken en vereisten De beroepskracht die verantwoordelijk is voor een activiteit of een project:  benoemt specifieke vrijwilligerstaken en/of vereisten op de activiteitenkaart van de betreffende activiteit of in een taakomschrijving en zorgt voor het actueel houden hiervan;  bespreekt de taakafbakening met de vrijwilliger(s) en zorgt dat de wederzijdse verwachtingen, mogelijkheden en grenzen duidelijk zijn.  bewaakt de taakafbakening van de vrijwilliger en dat de vrijwilliger geen taken verricht die niet zijn afgesproken, of waarvoor hij/zij niet gekwalificeerd is. De vrijwilliger:  beschikt over vaardigheden en kwaliteiten om zijn taken goed uit te voeren;  verricht de afgesproken taken en houdt zich aan het takenpakket;  is voor de benodigde tijd beschikbaar;  meldt zich op tijd af als hij niet aanwezig kan zijn;


Status: vastgesteld

Pagina 8 van 27



is bereid tot samenwerking en overleg met anderen en houdt zich aan de daarbij gemaakte afspraken. Als een vrijwilliger veranderingen wil aanbrengen in het takenpakket, gaat dit altijd in overleg met de beroepskracht. 2.3. Kwalificaties Bij vrijwilligerswerk hecht Welschap groot belang aan enthousiasme, inzet en ‘lol in het werk’. Welschap zal altijd proberen voor iedereen die dit wil een juiste plek als vrijwilliger te vinden. In sommige gevallen schrijft de wet ons voor specifieke kwalificaties te vragen:  Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij werken met kinderen en mensen met een verstandelijke beperking (zie formulier 3) De ‘Verklaring Omtrent Gedrag’ wordt aangevraagd bij de afdeling Burgerzaken van de Gemeente Heemskerk (2009: € 30,05) en neemt ca 4 weken in beslag. Verstrekte VOG's worden (onder beheer van de coördinator vrijwilligersbeleid) centraal opgeslagen. (zie formulier 3)  BHV diploma (bedrijfshulpverlening) bij sommige beheerfuncties  diploma Sociale Hygiëne of IVA (instructie verantwoord alcoholgebruik) bij sommige beheerfuncties De verantwoordelijke beroepskracht benoemt de specifieke kwalificaties op de activiteitenkaart van de activiteit of project en vermeldt deze altijd in het intake gesprek met de vrijwilliger. Zie voor de gesprekspunten voor het intakegesprek de checklist in bijlage 1 Kosten voor kwalificatie Omdat Welschap in het beleid heeft opgenomen dat het verrichten van vrijwilligerswerk de vrijwilliger geen geld mag kosten, zal Welschap de kosten voor het verkrijgen kwalificaties voor haar rekening nemen. 2.4. Verantwoordelijkheden Vrijwilligers werken bij Welschap altijd direct of indirect onder een beroepskracht, maar de mate van zelfstandigheid kan verschillen. In de praktijk zijn er de volgende mogelijkheden:  Vrijwilliger naast de beroepskracht Dit betekent dat bij de uitvoering van het vrijwilligerswerk altijd een beroepskracht aanwezig is. Beroepskracht en vrijwilliger(s) bepalen samen de inhoud van de activiteit, bereiden die samen voor en voeren samen uit. Voordat de activiteit start, maken zij samen duidelijke afspraken. Na afloop evalueren zij de activiteit, dit kan per keer of periodiek, maar minimaal twee keer per seizoen.  Zelfstandig uitvoerend vrijwilliger, binnen een werkgroep Dit betekent dat bij de uitvoering van de activiteit de verantwoordelijke beroepskracht niet aanwezig is. Voordat de activiteit start, overlegt de verantwoordelijke beroepskracht met de werkgroep van vrijwilligers over de inhoud, organisatie en uitvoering van de activiteit. Samen maken zij afspraken over de wijze en frequentie van contact en overleg tussen werkgroep en beroepskracht. Minimaal 2 keer per jaar evalueert de beroepskracht de activiteit en afspraken met alle betrokken vrijwilligers van de werkgroep.  Zelfstandig uitvoerend vrijwilliger, individueel Dit betekent dat bij de uitvoering van de activiteit de verantwoordelijke beroepskracht niet aanwezig is. Voordat de activiteit start, overlegt de verantwoordelijke beroepskracht met de vrijwilliger over de inhoud, organisatie en uitvoering van de activiteit. Samen maken zij afspraken over


Status: vastgesteld

Pagina 9 van 27

de wijze en frequentie van contact en overleg tussen vrijwilliger en beroepskracht. Minimaal 2 keer per jaar evalueert de beroepskracht de activiteit en afspraken met de vrijwilliger. Evaluatie De beroepskracht legt minimaal 2 keer per jaar de uitkomsten van de evaluatie en afspraken voor het vervolg van de activiteit en verbeterpunten vast in een verslag. De beroepskracht verstuurt dit verslag naar alle betrokkenen en bewaart dit in het eigen archief. De beroepskracht bewaakt de uitvoering van de afspraken en verbeterpunten. N.b. Voor enkele groepen geldt een uitzondering en gebeurt de evaluatie 1 keer per jaar. Dit staat vermeld op de betreffende activiteitenkaart. Bij alle activiteiten van Welschap blijft de beroepskracht eindverantwoordelijk. Dit neemt niet weg dat de vrijwilliger verantwoordelijk is voor eigen handelen en juiste uitvoering van taken.

2.5. Bevoegdheden De bevoegdheden van de vrijwilliger liggen altijd binnen het afgesproken takenpakket en passen binnen de beleidskaders van Welschap. De vrijwilliger houdt zich aan zijn takenpakket en verricht de afgesproken activiteiten. En meldt incidenten van klanten bezoekers, deelnemers of medewerkers aan zijn leidinggevende.

N.B. Bij verschil van inzicht over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, kan de vrijwilliger terugvallen op de leidinggevende van de taakgroep (zie hoofdstuk 7.1).


Status: vastgesteld

Pagina 10 van 27

3. Werving, selectie, introductie Welschap is constant in beweging met het ontwikkelen van nieuwe activiteiten. Ook vertrekken er weer vrijwilligers om verschillende redenen. Kortom, er is een voortdurende behoefte aan “nieuwe” vrijwilligers. 3.1 Werving - algemene criteria bij werving - de vrijwilliger dient open te staan voor andere culturen. - ongewenst gedrag t.o.v. anderen wordt niet getolereerd. Hierbij valt te denken aan: - discriminatie, ongewenste intimiteiten en misbruik van kinderen. Indien een vrijwilliger zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag is dat voor Welschap reden de toegang tot de panden te ontzeggen en daarmee het vrijwilligerschap te beëindigen (zie hiervoor ook de bijlage 7: Handreiking ongewenste omgangsvormen (hoofdstuk 9) of digitaal organisatiehandboek paragraaf 04.7) – - de vrijwilliger dient bereid te zijn om samen te werken - de vrijwilliger dient representatief te zijn. - respect en geduld zijn mooie deugden. Er zijn verscheidene manieren om die “nieuwe” vrijwilligers te werven, maar bij de werving zal de organisatie altijd letten op welk type vrijwilliger het beste past bij welk type activiteit. Indirecte of persoonlijke werving Dit is de werving die het meest succesvol werkt en verloopt via: - mond-tot-mondreclame - via contacten met sleutelfiguren (al actieve mensen). Voorwaarde voor dit soort werving is dat er een goede sfeer heerst en de reeds werkzame vrijwilligers zich goed voelen binnen Welschap. Is dat het geval dan is de belangrijkste bron voor werving gevonden. Wervingsacties Er zullen momenten zijn dat er specifieke wervingsacties op touw gezet moeten worden, deze worden goed voorbereid en bevatten ten minste de volgende elementen: - het vrijwilligersprofiel - activiteitomschrijving - plaats en tijd van de activiteit - contact mogelijkheden naast de mond-tot-mondreclame wordt gebruik gemaakt van de diverse media: - berichten in krant, contactblad voor ouderen, buurtfolder of radio - via de website - via affiches, folders en voorlichtingbijeenkomsten op die plaatsen waar “nieuwe” vrijwilligers verwacht worden - door propaganda in de doelgroep (bijv. ouders bij peuterspeelzaal- en kinderwerk) - middels de diverse vacaturebanken en integratieprojecten De coördinator vrijwilligersbeleid zorgt ervoor dat vacatures op de website van Welschap Welzijn worden geplaatst en bij de Vrijwilligerscentrale. En dat er 4 keer per jaar een actuele vacaturefolder in de buurtcentra ligt. De vacatures worden aan hem gemeld middels het formulier vacaturemelding (zie formulier 1). De coördinator vrijwilligersbeleid kan ondersteuning bieden bij wervingacties, evenals de communicatie medewerker.


Status: vastgesteld

Pagina 11 van 27

Inwerkprogramma De introductie van de vrijwilliger dient zorgvuldig te gebeuren en de verantwoordelijkheid hiervoor ligt altijd bij de betreffende beroepskracht. Voor vrijwilligers voor een functie in de vrijwilligersraad ligt de verantwoordelijkheid bij de directeur-bestuurder, c.q. de coördinator vrijwilligersbeleid. Bij de introductie van de vrijwilliger wordt gebruik gemaakt van de checklist “afspraken met vrijwilligers” (bijlage 1) en de activiteitenkaart van de activiteit waaraan de vrijwilliger gaat deelnemen. De betreffende activiteitenkaarten worden bijgehouden door de betreffende beroepskracht en ook door hem gearchiveerd. Doelstellingen Drie belangrijke elementen bij de introductie zijn: - kennismaking met de organisatie - het inwerken in de taken - kennismaking met andere vrijwilligers en beroepskrachten Introductiebeleid Als de werving succesvol verlopen is, zal met de beoogde vrijwilliger een intakegesprek plaatsvinden. Het is afhankelijk van de activiteit wie dat gesprek gaat voeren (zie hiervoor onder “contactpersoon” op de betreffende activiteitenkaart). Een dergelijk gesprek is bijzonder belangrijk, ook voor de vrijwilliger zelf. Immers, in dat gesprek wordt duidelijk wat er van de vrijwilliger verwacht wordt en wat hij/zij van Welschap kan verwachten. In dit gesprek komen de volgende zaken aan de orde: (zie hiervoor punt 3 van de checklist – bijlage 1) Intakeformulier De persoonlijke gegevens van de vrijwilliger worden ingevuld op het intakeformulier (formulier 2). De gegevens van dit formulier worden opgeslagen in het vrijwilligersbestand (regi-care door de vrijwilligerscoördinator). De beroepskracht heeft inzicht in de registratie hiervan.

Evaluatie Met de vrijwilliger wordt een inwerkperiode afgesproken en wordt een gesprek gepland over de voortgang. In dit gesprek komen de volgende punten aan de orde: (zie hiervoor punt 4 van de checklist bijlage 1) Zie voor de samenvatting van hoofdstuk 3 checklist “afspraken met vrijwilligers” (bijlage 1)


Status: vastgesteld

Pagina 12 van 27

4. Werkbegeleiding -

-

-

-

4.1 Ondersteuning Iedere vrijwilliger/werkgroep werkt onder de verantwoordelijkheid van een beroepskracht van Welschap, veelal is dat de beroepskracht die verantwoordelijk is voor de activiteit. Voor iedere activiteit wordt vastgelegd hoeveel ondersteuningsgesprekken er per seizoen worden georganiseerd, dit zijn er minimaal 2 per jaar. Ook wordt vastgelegd wie deze gesprekken voert. (zie voor afspraken hierover de betreffende activiteitenkaart) De begeleidende beroepskracht is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. In de begeleiding komen de volgende zaken in ieder geval aan de orde: (zie hiervoor punt 5 van de checklist – bijlage 1) Ook hier geldt dat de mate van intensiteit van de ondersteuning kan verschillen. Per activiteit wordt vastgelegd hoeveel tijd de beroepskracht minimaal besteedt aan ondersteuning, dit als garantie naar de vrijwilliger. Indien daartoe tijd en middelen ontbreken, zal Welschap Welzijn op zoek moeten gaan naar hulpbronnen of de keuze moeten maken de ondersteuning en daarmee de activiteit te staken (zie voor afspraken hierover de betreffende activiteitenkaart)

Mutatieformulier Mochten er veranderingen zijn op het gebied van woonadressen, telefoon of e-mail adressen van de vrijwilligers, dan wordt die door de betreffende beroepskracht gemeld op een mutatieformulier (formulier 4) aan de coördinator vrijwilligersbeleid. .

Eisen aan de beroepskracht (en dus ook aan Welschap) Vrijwilligers verdienen aandacht en waardering, daarom moet de beroepskracht aan een aantal eisen voldoen. De beroepskracht dient: overtuigd te zijn van de waarde van het vrijwilligerswerk; zich te kunnen verplaatsen in de vrijwilliger; een zekere afstand te kunnen nemen en geen partij te kiezen; een duidelijke visie te hebben op de plaats en de positie van de vrijwilliger; zicht te hebben op de concrete taken en werkzaamheden van de vrijwilliger; vertrouwen te hebben in de deskundigheid van vrijwilligers; kundig te zijn in alle vormen van begeleiding (taak- en vrijwilligersgericht, groeps - en individugericht); tijd en ruimte te hebben om de ondersteuning van vrijwilligers op zich te kunnen nemen; een effectief databeheer voeren. 4.2 Exit gesprekken Indien een vrijwilliger stopt met zijn werkzaamheden bij Welschap volgt een exit gesprek met de beroepskracht. In dit gesprek vullen zij samen het exit formulier (formulier 5) in en komen de volgende zaken aan de orde: (zie hiervoor punt 6 van de checklist – bijlage 1) Als een eindgesprek niet kan plaatsvinden, stuurt de beroepskracht de vrijwilliger het exit formulier toe met het verzoek deze in te vullen (formulier 5) Exit formulieren worden gearchiveerd door de coördinator vrijwilligersbeleid. Een maal per jaar wordt hiervan een overzicht voorgelegd aan de vrijwilligersraad en de directeurbestuurder. Zij kijken in het overleg of er verbeterpunten moeten komen.


Status: vastgesteld

Pagina 13 van 27

Afscheid. De beroepskracht kan, bij een activiteit waarvoor de vrijwilliger de werkzaamheden verrichtte, een afscheidsbijeenkomst organiseren. Eventuele kosten hierbij komen ten laste van de activiteit. Het is lastig om hierover uniforme afspraken te maken, immers een vrijwilliger die 5 jaar helpt bij de fietsvierdaagse heeft ander dienstomvang dan de vrijwilliger die iedere week 5 jaar lang helpt bij de kinderinstuif. De inzet kan nogal verschillen. De basisafspraak is dat het wordt overgelaten ter beoordeling van de begeleidende beroepskracht. De richtlijn hiervoor is: - vrijwilligers die tenminste 1 jaar hun werk verricht hebben en afscheid nemen van Welschap ontvangen een attentie t.w. van € 10,00.. - hiernaast een bosje bloemen of een flesje wijn - mogelijkheid om het afscheid te vieren tijdens een van de al geplande bijeenkomsten c.q. vergaderingen.

4.3 Bijeenkomsten vrijwilligers Per locatie moet er een sfeer zijn die open en gastvrij is; bezoekers en vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat ze erbij horen. Dit betekent dat een ieder, die professioneel werkzaam is op een locatie, een open en gastvrije houding dient uit te stralen Bijeenkomsten per activiteit Per activiteit, worden afspraken gemaakt over vrijwilligersbijeenkomsten (deze zijn vastgelegd op de activiteitenkaarten), enerzijds om de activiteiten te evalueren en de voortgang te bespreken, anderzijds om toch minimaal 1x per jaar op informele wijze bij elkaar te komen. Bedoeld wordt een bijeenkomst met een hapje en een drankje of een eenvoudig etentje. (Richtlijn hiervoor is 10 euro per vrijwilliger {prijspijl 2010}). Natuurlijk is er geen bezwaar tegen wat duurdere samenkomsten mits de vrijwilligers zelf hieraan bijdragen. Deze bijeenkomst wordt gefinancierd uit het eigen activiteitenbudget. (de betreffende medewerker beheert hiervoor het budget en legt verantwoording af aan zijn leidinggevende. In sommige gevallen kunnen verschillende werkgroepen zich voor deze bijeenkomst ook samenvoegen. Bijeenkomsten per locatie Eens per jaar organiseert Welschap Welzijn een gezellige bijeenkomst per locatie (veelal de barbecue). Dit om alle vrijwilligers van een dergelijke locatie in de gelegenheid te stellen elkaar te ontmoeten. Daarbij zijn in ieder geval de betreffende leidinggevenden aanwezig en de beroepskrachten die met deze vrijwilligers werken. De activiteit vindt bij voorkeur plaats vóór de zomervakantie Hierbij worden alle vrijwilligers van de locatie uitgenodigd. Het beheer en de op de locatie werkzame beroepskrachten organiseren deze activiteit. Omdat het feest wordt aangeboden, zijn de vrijwilligers gast en verrichten hierin geen taken. Deze bijeenkomsten zijn ook bedoeld voor docenten en andere medewerkers van de locatie. De kosten zullen evenredig over de diverse projecten verdeeld worden. Voor wat betreft locatie De Jansheeren (het ouderenwerk) is deze bijeenkomst in de vorm van een feestavond. Tijdens de bijeenkomst per locatie zijn de partners van vrijwilligers ook welkom om deel te nemen. Zij betalen als niet-vrijwilliger een bijdrage van € 5,00 {prijspijl 2010} Jubilarissen Tijdens deze bijeenkomst per locatie worden ook de jubilarissen die zich gedurende 12 ½, 25 of 40 jaar hebben ingezet in het zonnetje gezet. Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 14 van 27

Kerstbon Aan het eind van elk jaar ontvangen alle vrijwilligers per post een kerstgroet en een kerstbon {2010: € 10,00} Lustrumvieringen Bij de lustravieringen van Welschap Welzijn (5-, 10-jarig bestaan, etc.) organiseert Welschap Welzijn een groot feest voor haar vrijwilligers; dit feest kan de kerstborrel vervangen. Voor deze laatste activiteit wordt budget gecreëerd uit de algemene middelen voor vrijwilligersbeleid. Voor de punten: Jubilarissen, Kerstbon en Lustrumviering is de coördinator vrijwilligersbeleid verantwoordelijk.


Status: vastgesteld

Pagina 15 van 27

5. Deskundigheidsbevordering Welschap Welzijn zal waar nodig cursussen opzetten om de deskundigheid van de vrijwilligers te bevorderen. 5.1 Verplichte deskundigheidsbevordering Zoals gezegd schrijft de wet ons in sommige gevallen voor specifieke kwalificaties te vragen: BHV (bedrijfshulpverlening) Bij een zelfstandig uitvoerend medewerker (zie punt 2.1), die in een van de buurtcentra de avondopenstelling verzorgd, is een BHV diploma vereist. Dit is ook het geval bij sommige zelfstandig uitvoerend medewerkers, in een werkgroep (zie punt 2.1) Bij werkgroepen die zelfstandig in een gebouw functioneren, zal een of meerdere leden van zo’n werkgroep in het bezit moeten zijn van een BHV diploma. De organisatie van deze deskundigheidsbevordering ligt bij de Personeelsadministratie (Zie hiervoor ook bijlage 7 of digitaal organisatie-handboek paragraaf 04.7) De coördinator vrijwilligersbeleid zorgt dat de geldigheidsdatum van de BHV diploma’s voor vrijwilligers in het adressenbestand voor vrijwilligers wordt geregistreerd. De zakelijk leiders en de leidinggevenden van de peuterspeelzalen bepalen welke vrijwilligers er voor de BHV cursus c.q. herhalingscursus in aanmerking komen IVA (Instructie Verantwoord Alcoholgebruik) Bij een zelfstandig uitvoerend medewerker (zie punt 2.1), die in een van de buurtcentra de avondopenstelling verzorgd is ook diploma vereist op het gebied van de horeca wetgeving. Dit is ook het geval bij sommige zelfstandig uitvoerend medewerkers, in een werkgroep voor een of meerdere leden(zie punt 2.1). Volgens de wetgeving zijn de volgende diploma’s van toepassing: - Horeca diploma - Diploma Sociale Hygiëne - Of IVA (instructie verantwoord alcoholgebruik) - De IVA is de minimale eis. De uitvoering van deze deskundigheidsbevordering ligt bij de taakgroep buurtcentra. De zakelijk leiders bepalen welke vrijwilligers er voor een van deze cursussen in aanmerking komen 5.2 Vrijwillige deskundigheidsbevordering. Vrijwillige deskundigheidbevordering kan op twee verschillende manieren tot stand komen: 1. Leidinggevenden van een taakgroep kunnen naar aanleiding van een vraag uit hun team of van vrijwilligers een deskundigheidstraining / cursus opzetten en uitvoeren. Zij geven door aan de coördinator vrijwilligersbeleid; - waarover de cursus/training gaat - hoeveel deelnemers er zijn - hoeveel open plekken er zijn De coördinator vrijwilligersbeleid onderzoekt of meerdere vrijwilligers baat hebben bij de training / cursus 2. Leidinggevenden kunnen de vraag vanuit hun team of van vrijwilligers ook melden bij de coördinator vrijwilligersbeleid. Hij draagt dan zorg dat de cursus/training wordt opgezet en onderzoekt tevens of er meerdere kandidaten zijn. Vrijwilligers kunnen zelf kiezen of ze daar wel of niet aan meedoen. Per cursus zullen (betreffende) vrijwilligers hierover worden geïnformeerd via een persoonlijke brief. Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 16 van 27

De vrijwilliger die zich aanmeldt is ook verplicht deel te nemen, bij niet op komen dagen zonder geldige reden zal een bijdrage in de kosten van de betreffende cursus in rekening worden gebracht Ten behoeve van scholing van vrijwilligers is een budget gereserveerd. Aan het eind van het jaar maakt de coördinator vrijwilligersbeleid een overzicht van de cursussen/trainingen die in dat jaar hebben plaatsgevonden voor vrijwilligers.


Status: vastgesteld

Pagina 17 van 27

6. Medezeggenschap van vrijwilligers en communicatie De medezeggenschap van de vrijwilligers is bij Welschap Welzijn geregeld door de instelling van de vrijwilligersraad. 6.1 Taakomschrijving Vrijwilligersraad De Vrijwilligersraad is een zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van Welschap Welzijn vertegenwoordigt en waarin vrijwilligers van de organisatie zitting hebben. De Vrijwilligersraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers. Zij vertegenwoordigt de vrijwilligers van de organisatie in het besluit –en beleidsvormingsproces van de organisatie als het gaat om vrijwilligerswerk. De Vrijwilligersraad heeft een adviserend karakter en wordt ondersteund door de vrijwilligerscoördinator. Tevens bewaakt de raad de uitvoering van het vrijwilligersbeleid (zie voor de werkwijze van de vrijwilligersraad bijlage 2 en 3) 6.2 Rechten van de Vrijwilligersraad Informatierecht - De directeur-bestuurder verstrekt de Vrijwilligersraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. - De directeur-bestuurder informeert de Vrijwilligersraad over besluiten (die voor vrijwilligers gevolgen hebben) door de directeur-bestuurder genomen. - De directeur-bestuurder verstrekt de Vrijwilligersraad voorts, tenminste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens omtrent het beleid dat in het afgelopen jaar is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd - De Vrijwilligersraad stelt Welschap Welzijn op de hoogte van regionale en landelijke ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk die relevant kunnen zijn voor de organisatie. Adviesrecht - De Vrijwilligersraad adviseert gevraagd en ongevraagd aan de directeur-bestuurder over al hetgeen betrekking heeft op vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerkzaamheden, scholing, begeleiding en voorzieningen. De directeur-bestuurder stelt de raad in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de organisatie betreft, inzake: - een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden en de organisatie - een verhuizing of ingrijpende verbouwing, alsmede over het afstoten van een accommodatie of voorziening. - het benoemen van de coördinator van het vrijwilligerswerk - het vrijwilligersbeleid - het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling. De raad dient een overzicht te hebben van: - de beweegredenen voor het te nemen besluit; - de gevolgen die het besluit heeft voor de vrijwilliger; - de naar aanleiding van het besluit te nemen maatregelen. - De directeur-bestuurder vraagt aan de raad advies op een zodanig tijdstip dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.- De Vrijwilligersraad brengt het advies schriftelijk uit aan de directeur-bestuurder Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 18 van 27

- De raad is bevoegd de directeur-bestuurder ongevraagd advies te geven, inzake andere dan de in het eerste lid genoemde en andere onderwerpen, die voor de vrijwilligers van belang zijn. - Als de directeur-bestuurder een besluit wil nemen dat afwijkt van het uitgebrachte advies dan moet hij tenminste een maal met de raad overleg plegen (een en ander met de intentie een oplossing te vinden waarin beide partijen zich kunnen vinden) - De directeur-bestuurder doet van een besluit, waarover de raad advies heeft uitgebracht, schriftelijke mededeling aan de raad en voor zover de directeur-bestuurder van het besluit afwijkt onder opgaaf van redenen, Wanneer de raad en de directeurbestuurder bij de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst geen overeenstemming kunnen bereiken. bestaat de mogelijkheid dat beide partijen gezamenlijk bij de raad van toezicht een verzoek indienen tot bemiddeling. De vorm van bemiddeling wordt in het verzoek opgenomen. Instemmingsrecht - De vrijwilligersraad heeft instemmingsrecht over de volgende onderwerpen: - verandering in de medezeggenschapsstructuur van vrijwilligers - opstarten van nieuwe taken voor vrijwilligers - De directeur-bestuurder kan geen besluiten nemen over deze onderwerpen zonder goedkeuring van de vrijwilligersraad - Wil de directeur-bestuurder toch een besluit nemen dat tegen het standpunt van de vrijwilligersraad ingaat, vanwege een algemeen belang op hoger niveau, dan legt zij het geschil voor aan de raad van toezicht. Werkafspraken zijn verder vastgelegd in: - Het Huishoudelijk reglement vrijwilligersraad (bijlage 2) - De samenwerkingsovereenkomst Vrijwilligersraad en Directeur-bestuurder (bijlage 3) 6.3 Communicatie met vrijwilligers Bij beleidsbeslissingen die vrijwilligers aangaan, wordt er altijd een vorm van overleg gepland die bij het onderwerp past. Hiervoor zijn geen recepten te geven; deze overleggen en informatievoorziening dienen op maat te worden georganiseerd. De coördinator vrijwilligerswerk is hiervoor verantwoordelijk. Het managementteam neemt op zich, om iedere beleidsverandering te toetsen op de consequenties voor vrijwilligers. Het spreekt vanzelf dat in alle voorkomende gevallen de vrijwilligersraad hierbij betrokken zal worden Communicatie over de activiteiten Deze is geregeld in hoofdstuk 3 onder 3.3: “Bijeenkomsten vrijwilligers”. Informatie aan vrijwilligers Vier maal per jaar ontvangen de vrijwilligers ‘t Blad van Welschap Belangrijke beleidsstukken voor vrijwilligers worden per locatie ter inzage gelegd op een toegankelijke plek vrijwilligers worden altijd geïnformeerd over: - reorganisaties en/of fusies - bezuinigingen (of toename van middelen) - beleidsstukken over vrijwilligersbeleid - vertrek en aanstelling van beroepskrachten in de betreffende taakgroepen. De vrijwilligerscoördinator ziet er op toe dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.


Status: vastgesteld

Pagina 19 van 27

7. Organisatorische en Materiele voorwaarden 7.1 Geschillenregeling Vanzelfsprekend kan het eens voorkomen dat er in de uitvoering van het vrijwilligerswerk geschillen kunnen ontstaan. In het algemeen zullen deze al werkend onderling worden opgelost. Toch kan het nog voorkomen dat een geschil zodanig hoog oploopt, dat er via de gewone overlegkanalen geen oplossing gevonden kan worden. In het uiterste geval kunnen deze geschillen worden voorgelegd aan directeur-bestuurder. Hierbij wordt de volgende procedure in acht genomen: -

-

-

-

De regeling wordt dan als volgt: De betrokken vrijwilliger legt het probleem schriftelijk voor aan de leidinggevende van de taakgroep en de coördinator vrijwilligerswerk. Hierbij kan de vrijwilliger ondersteuning krijgen van de coördinator vrijwilligerswerk Direct wordt door de leidinggevende aan de betrokken beroepskracht gevraagd om een reactie. De beroepskracht geeft per omgaande aan op welke manier er geprobeerd is het probleem op te lossen Binnen twee weken na ontvangst van de reactie van de beroepskracht spreken de leidinggevende en de coördinator vrijwilligerswerk met de betrokken vrijwilliger en proberen door bemiddeling een oplossing te vinden. Mocht er onverhoopt geen oplossing gevonden worden, dan geven leidinggevende en de coördinator vrijwilligerswerk binnen één week een bindend advies aan betrokken vrijwilliger en beroepskracht. Mocht een van de betrokkenen zich ook hierin niet kunnen vinden dan kan deze binnen één week schriftelijk aan de directeur-bestuurder vragen een definitieve beslissing te nemen. De betrokkene ontvangt binnen één week het besluit van de directeurbestuurder. Bij de genoemde termijnen tellen vakantieperioden niet mee 7.2 Calamiteiten protocol In elke gebouw waarin Welschap een activiteit uitvoert ligt een calamiteitenprotocol. Dit geldt voor de buurtcentra, tienerruimtes, Jansheeren en locaties van de Brede school. Deze protocollen kunnen eventueel in overleg met derden worden samengesteld. Deze protocollen zijn in het leven geroepen voor situaties waarin vrijwilligers zonder beroepskrachthun werkzaamheden verrichten in een gebouw, namens Welschap. In deze protocollen staan de volgende gegevens vermeld: - Wie de eindverantwoordelijke is. - Een schema van namen en telefoonnummers, wie wanneer gebeld kunnen worden (voor situaties die niet op dat moment (tijdelijk) opgelost kunnen worden.) - Waar sleutels hangen - Een schema wie er BHV hebben en wanneer ze aanwezig zijn - Een schema met wie het pand ‘s avonds wordt afgesloten Uiteraard moeten bij de werkers bekent zijn; de alarmcodes en het nummer van de

alarmcentrale van de beveiliging.


Status: vastgesteld

Pagina 20 van 27

7.3 Registratie van gegevens vrijwilligers Registratie persoonsgegevens De vrijwilligerscoördinator houdt een registratie bij van de bij de organisatie betrokken Vrijwilligers en doet dat in meerdere opzichten zorgvuldig. Het computerprogramma hiervoor is Regi-care. - Deze registratie valt onder het Besluit Genormeerde Vrijstellingen en bevat niet meer dan: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, de betreffende activiteit en datum aanvang werkzaamheden. Indien van toepassing wordt ook het e-mail adres gevraagd. - De intake formulieren worden centraal bewaard en vallen onder verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscoördinator. - De gegevens dienen alleen om vrijwilligers te kunnen informeren, uit te nodigen, voor vaststelling jubilea, e.d. - Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden. - Voor de registratie (aanmelding, wijzigingen, afmeldingen) is elke beroepskracht verantwoordelijk voor wat betreft zijn “eigen” vrijwilligers. Elke beroepskracht die met vrijwilligers werkt heeft toegang tot het “lees”gedeelte van het computerprogramma. - Wijzigingen worden doorgegeven aan de coördinator vrijwilligers via de bekende formulieren (formulieren 2, 4 en 5). Alleen hij kan wijzigingen in het bestand aanbrengen. Aangevraagde VOG’s Voor sommige vrijwilligers moet wettelijk een VOG (verklaring omtrent gedrag) worden aangevraagd. Op dit moment is dit alleen voor vrijwilligers die met kinderen, tieners en mensen met een verstandelijke beperking werken. (januari 2010). - Wederom geldt dat de beroepskrachten hierbij verantwoordelijk zijn voor zijn “eigen” vrijwilligers dat deze VOG’s ook daadwerkelijk binnenkomen. - Het feit of er een VOG bij Welschap is binnengekomen wordt geregistreerd in het regi-care door de vrijwilligerscoördinator. Hij heeft hiervoor toegang tot de map op het bedrijfsbureau, waarin de VOG’s worden bewaard. - De afgegeven VOG's worden centraal bewaard door het bedrijfsbureau. (zie ook bijlage 9) 7.4 Kortingsregeling deelname cursussen -

-

Ook alle vrijwilligers kunnen gebruik maken van de inkomensafhankelijke kortingen, zoals dat voor alle deelnemers aan cursussen geldt voor mensen die in Heemskerk wonen. Vrijwilligers van Welschap die buiten Heemskerk wonen kunnen ook gebruik maken van deze regeling. Ouders die vrijwilligerswerk verrichten op het moment dat een kind meedoet aan de betreffende activiteit hebben ook recht op reductie. Bij het kinderwerk kunnen maximaal 2 kinderen gratis deelnemen. Deze kortingen komen ten laste van de activiteit.


Status: vastgesteld

Pagina 21 van 27

7.5 Vrijwilligersvergoedingen. Vrijwilligers moeten kunnen rekenen op de juiste omstandigheden en in ieder geval mag het vrijwilligerswerk de vrijwilliger geen geld kosten. Onkostenvergoedingen Vergoeding achteraf van de gemaakte kosten. Dit zijn kosten die door de verantwoordelijke beroepskracht zijn goedgekeurd. Vergoeding gebeurt op basis van declaratie met bewijsstukken (bonnetjes). Onkosten kunnen zijn: reis- en verblijfkosten, welke gemaakt zijn vanuit opgedragen werkzaamheden speciale kledingkosten, bijvoorbeeld een overall voor de klusjesman of –vrouw. Kosten van cursussen welke in opdracht en voor het werk nodig zijn Kantoorbenodigdheden of andere inkopen Vaste vergoedingen Dit is de vergoeding van een vast bedrag, bijvoorbeeld per maand. Deze vergoeding kan gegeven worden zonder dat er bonnen worden overlegd en wordt niet door de fiscus belast. Dit kan tot Є 150,-- per maand, met een maximum van € 1500,-- per jaar (cijfers 2009 – bron: de belastingdienst) en valt onder de Landelijke Regeling Onkostenvergoeding Vrijwilligers. Het is geen vrijwilligersloon en gaat vaak om die zaken waarvan geen bonnen beschikbaar zijn (gebruik privé-telefoon, e.d.). Deze regeling wordt in de regel niet toegepast. Als ze toch wordt toegepast worden er van tevoren afspraken gemaakt. De betreffende beroepskracht bepaald of een vrijwilliger voor deze regeling in aanmerking komt. In het kader van de inzet van de z.g. beheervrijwilligers wordt de onkostenregeling wel gehanteerd. Hiervoor zijn de volgende afspraken gemaakt: Vergoeding (wijziging april 2011) In het kader van de inzet van de zogenaamde beheervrijwilligers en de hulpleidsters op de peuterspeelzalen wordt de onkostenregeling wel gehanteerd. Hierover zijn de volgende afspraken gemaakt: Vergoedingen Beheer vrijwilligers. Tijdens de openstelling van het buurtcentrum is geen beroepskracht aanwezig, de vrijwilliger draait zelfstandig en krijgt een vergoeding als hij/zij daarnaast aan de hierna genoemde eisen voldoet. De openstelling geldt voor alle openstellingen waarbij geen beheerpersoneel aanwezig is. En waarbij een beheervrijwilliger verantwoordelijk is voor het pand. In het algemeen zullen deze vrijwilligers een dagdeel (avond) voor hun rekening nemen en een dagdeel bedraagt doorgaans 3 tot 4 uur. De betreffende zakelijk leider/beheerder maakt vooraf goede afspraken met de vrijwilliger, o.a. over het aantal in te vullen uren. Per buurtcentrum is er een "vacaturelijst" met bijbehorende taken. Een vrijwilliger wordt voor niet meer dan 7,5 uur ingeroosterd (dit om de vergoedingsregels1) van de belastingdienst niet te overschrijden). In ieder geval moeten deze beheersvrijwilligers aan de volgende "eisen" voldoen: - zij dienen in het bezit te zijn van een geldig BHV certificaat en in de praktijk dienen zij hun BHV-rol zelfstandig te kunnen vervullen en uitvoering te geven aan het BHV-beleid. - zij dienen in bezit te zijn van een diploma sociale hygiëne of IVA (instructie verantwoord alcoholgebruik) - zij moeten een PC kunnen gebruiken en de website van Welschap Welzijn kennen, om daar vanaf informatie op te kunnen halen, mensen inschrijven, e.d. - ze dienen bekend te zijn met het gebouw en de diensten die worden aangeboden - kunnen omgaan met "sleutelplan" - men is klantvriendelijk en klantgericht - men kan zelfstandig functioneren Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 22 van 27

Welschap Welzijn biedt beheervrijwilligers: - een gedegen inwerkperiode - gedegen begeleiding en werkoverleg - de nodige deskundigheidsbevordering (BHV, Horeca of IVA, PC-gebruik). Welschap Welzijn faciliteert dit. - een onkostenvergoeding maar - niet meer dan € 150,-- per maand - niet meer dan € 1500,-- per jaar - voor mensen van 23 jaar en ouder niet meer dan € 4,50 per uur en jonger dan 23 jaar niet meer dan € 2,50 per uur - uitbetaling geschiedt maandelijks aan de hand van een declaratieformulier. - De afspraken worden vastgelegd in een afsprakenlijst. Vergoeding hulpleidsters peuterspeelzalen Omdat de GGD ons verplicht dat er per peuterspeelzaal een hulpleidster aanwezig is en de personele mogelijkheden daarvoor niet toereikend zijn, is er voor gekozen deze vrijwilligers een vergoeding te geven. Deze bestaat uit € 3,00 per dagdeel. De peuterspeelzaalleidsters maken van tevoren duidelijke afspraken wanneer een vrijwilliger een dagdeel meedraait. Uiteraard is deze vrijwilliger in het bezit van een VOG verklaring. Welschap Welzijn biedt peuterspeelzaalvrijwilligers: - een gedegen inwerkperiode - gedegen begeleiding en werkoverleg - een onkostenvergoeding maar - niet meer dan € 150,-- per maand - niet meer dan € 1500,-- per jaar - uitbetaling geschiedt maandelijks aan de hand van een declaratieformulier. - De afspraken worden vastgelegd in een afsprakenlijst. Consumpties Alle vrijwilligers hebben recht op gratis koffie, thee en een aantal consumpties voor, tijdens of na de uitvoering van de activiteit . Het aantal consumpties is bepaald op 2 per dagdeel. In de Jansheeren kunnen vrijwilligers alleen gebruik maken van koffie en thee. Giftenaftrek Hoewel het weinig zal voorkomen willen sommige vrijwilligers geen kostenvergoeding, zij kunnen bij de belastingaangifte wel een beroep doen op de giftenaftrek. Overigens gaat deze regeling niet op bij mensen met een uitkering. 7.6 Regelingen uitkeringsgerechtigden voor vrijwilligers Uitkeringsgerechtigden. Vrijwilligers verrichten in dit verband geen werk dat doorgaans door een beroepskracht zou worden uitgevoerd. In veel gevallen is toestemming nodig van de uitkeringsinstantie voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk en het is de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger zelf, dit te regelen. Welschap Welzijn biedt hierbij wel ondersteuning aan. Welschap Welzijn kan geen trajectbegeleiding aanbieden; hiervoor zal een beroep gedaan worden op de betreffende integratieprojecten en -organisaties. Bijdrage Gemeente minima Vrijwilligers met een bijstandsuitkering komen soms in aanmerking voor een activiteitenpremie. De voorwaarden hiervoor staan hieronder vermeld en de aanvraag moet door de vrijwilliger zelf worden gedaan bij de gemeente Heemskerk. Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 23 van 27

Bron: Verstrekkingengids Bijzondere Bijstand 2009 gemeente Heemskerk Uitkeringsgerechtigden met een (zeer) grote afstand tot de arbeidersmarkt kunnen activiteiten gaan verrichten die noodzakelijk worden geacht uit oogpunt van maatschappelijke activering. Aan deze cliënten kan een activiteitenpremie worden toegekend. De premie bedraagt: - € 840,-- per jaar, indien de activiteiten gemiddeld 20 uur per week in beslag nemen - € 600,-- per jaar, als de activiteiten gemiddeld 10 uur of meer per week in beslag nemen - € 300,-- per jaar indien de activiteiten gemiddeld 3 uur per week in beslag nemen Een activiteitenpremie kan alleen worden toegekend aan een klant, die zich resultaatrichting Rust of Sociale Activering bevindt. De bedragen gelden indien de activiteiten het gehele jaar zijn verricht. Ze worden naar rato lager vastgesteld indien de activiteiten een kortere periode dan een jaar betreffen. Voorwaarde is dat minimaal één jaar ononderbroken een uitkering op basis van de WWB, IOAW od IOAZ is ontvangen. 7.7. Verzekering vrijwilligers. Voor alle vrijwilligers werkzaam bij Welschap in welke vorm dan ook heeft Welschap een Aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Korte uitleg van de aansprakelijkheidsverzekering: Deze polis verzekert de aansprakelijkheid van vrijwilligers voor schade welke is toegebracht aan derden, dat wil zeggen aan anderen. Secundair is meeverzekerd de aansprakelijkheid voor schade, toegebracht door bezoekers van de aangesloten stichtingen en centra aan derden. Secundair wil zeggen, dat eerst de schade verhaalt dient te worden bij de dader of diens ouders of via hen bij hun aansprakelijkheidsverzekering. Mochten deze weigeren, dan kan de schade ingediend worden bij onze verzekering. Bij deze verzekering zijn de volgende punten uitgesloten: - schade met of door motorrijtuigen - schade door opzet - schade als er geen ‘schuldige’ is aan te wijzen o.a. bij diefstal - schade, welke men oploopt als gevolg van het meedoen aan wedstrijden of stoeipartijen. Men aanvaart dan het risico dat men schade krijgt.


Status: vastgesteld

Pagina 24 van 27

8. Gezondheid 8.1 Rookbeleid In de panden van waar Welschap activiteiten organiseert, mag niet worden gerookt.

8.2 Protocol omtrent drugs Hierbij gaat het over hoe om te gaan met drugsgebruik (soft –en harddrugs) van vrijwilligers voor en tijdens het vrijwilligerswerk. Daarnaast heeft Welschap ook een preventieve functie voor wat betreft dit gebruik. Bij een vermoeden hiervan zullen de beroepskrachten de vrijwilligers wijzen op de gevolgen voor het psychisch en lichamelijk functioneren en voor de bedrijfsveiligheid. 1. Drugsgebruik tijdens het vrijwilligerswerk is niet toegestaan. 2. Het is niet toegestaan tijdens het vrijwilligerswerk onder invloed te zijn van drugs. 3. Het is niet toegestaan tijdens het vrijwilligerswerk in het bezit te zijn van drugs. Indien wordt geconstateerd dat een of meer van deze regels wordt overtreden, dan volgen er maatregelen, zoals schriftelijke waarschuwingen, schorsing, dan wel het opheffen van het samenwerkingsverband tot een toegangsverbod tot de panden van Welschap. Beslissingen hierover gebeuren altijd door beroepskrachten. Signalen van drugsgebruik (bron: www.narconon.nl) Er zijn vele aanwijzingen, zowel in lichamelijk opzicht als in iemands gedrag, die duiden op drugsgebruik. Elke afzonderlijke drug heeft specifieke bijverschijnselen, maar er zijn enkele algemene aanwijzingen dat iemand drugs gebruikt.        

Plotselinge gedragsverandering Stemmingswisselingen - de ene keer geïrriteerd en chagrijnig en dan plotseling gelukkig en opgewekt Trekt zich terug van familieleden Gaat zich slecht verzorgen Niet meer geïnteresseerd in hobby’s, sport en andere activiteiten ‘s Nachts wakker en overdag slapen Rode of glazige ogen Snotterig of heeft een loopneus

8.3 Protocol omtrent alcohol Hierbij gaat het over hoe om te gaan met alcohol van vrijwilligers voor en tijdens het vrijwilligerswerk. Daarnaast heeft Welschap ook een preventieve functie voor wat betreft dit gebruik. Bij een vermoeden hiervan zullen de beroepskrachten de vrijwilligers wijzen op de gevolgen voor het psychisch en lichamelijk functioneren en voor de bedrijfsveiligheid. 1. Alcoholgebruik tijdens vrijwilligerswerk met kinderen is niet toegestaan. 2. Het is niet toegestaan onder invloed van alcohol te zijn bij vrijwilligerswerk met kinderen. (dus ook vooraf geen alcohol drinken) 3. Welschap wil het alcoholgebruik tijdens het vrijwilligerswerk zo veel mogelijk beperken. 4. Wij begrijpen echter dat bij het bij het vrijwilligerswerk in sommige gevallen moet kunnen dat er een enkel alcoholhoudend drankje wordt gedronken, zoals bijvoorbeeld bij een bardienst of als vrijwilliger bij kien- of klaverjasavonden. 5. Onze richtlijn hierbij is; liever achteraf en uiteraard met mate. Indien wordt geconstateerd dat een of meer van deze regels wordt overtreden, dan volgen er maatregelen, zoals schriftelijke waarschuwingen, schorsing, dan wel het opheffen van het samenwerkingsverband tot een toegangsverbod tot de panden van Welschap. Beslissingen hierover gebeuren altijd door beroepskrachten. Vrijwilligersbeleid 2010-2014 Welschap Welzijn vs 22 mei 2012 © Welschap

Status: vastgesteld

Pagina 25 van 27

8.4 Voorlichtingsnotitie beeldschermwerk Zoals voor iedereen is het ook voor vrijwilligers van belang een goede houding in te nemen als zij met computers werken. Vanuit het personeelbeleid is hierover een notitie geschreven “Voorlichtingsnotitie beeldschermwerk” In bijlage 4 is deze notitie terug te vinden (of digitaal organisatiehandboek paragraaf 04.6) 8.5 Gedragscode computer –en telefoongebruik Welschap vindt het van belang dat er op juiste wijze gebruik wordt gemaakt van de beschikbare apparatuur zoals computers en telefoon, maar ook van het gebruik van e-mail en internet. Voor zover van toepassing geldt dit ook voor onze vrijwilligers. Daarom is vanuit het personeelsbeleid de notitie “Gedragscode computer- en telefoongebruik” geschreven die ook van toepassing is voor onze vrijwilligers. In bijlage 5 is deze notitie terug te vinden. (of digitaal organisatiehandboek paragraaf 04.6) 8.6 Bedrijfshulpverlening Zoals in hoofdstuk 5.1.1 reeds werd omschreven wordt is bij sommige vrijwilligerstaken een diploma BHV (bedrijfshulpverlening) verplicht. Over dit onderwerp heeft Welschap het “Bedrijfsplan Bedrijfshulpverlening” vastgesteld. Uiteraard geldt dit ook voor vrijwilligers In bijlage 6 is deze notitie terug te vinden. (of digitaal organisatiehandboek paragraaf 04.7)


Status: vastgesteld

Pagina 26 van 27

9. Veiligheid 9.1 Handreiking ongewenste omgangsvormen Indien vrijwilligers te maken krijgen met o.a. onderstaande ongewenste omgangsvormen, zal Welschap er alles aan doen om dit te stoppen: -Seksuele intimidatie. -Pesten -Discriminatie -Agressie In het personeelsbeleid is hiervoor een beleidsstuk opgesteld dat ook voor de vrijwillige medewerker van toepassing is: “Handreiking ongewenste omgangsvormen” In bijlage 7 is deze notitie terug te vinden. (of digitaal organisatiehandboek paragraaf 04.7)

9.2 Klachtenreglement voor medewerkers Voor alle medewerkers van Welschap, dus ook voor alle vrijwilligers is een klachtenregeling gemaakt. In bijlage 8 is deze notitie terug te vinden. (of digitaal organisatiehandboek paragraaf 01.4)


Status: vastgesteld

Pagina 27 van 27

6.1. Vrijwilligersbeleid Welschap Welzijn

Recommend Documents