Vrijwilligers Beleids Plan

Vrijwilligers Beleids Plan

Dit document is vastgesteld tijdens de hoofdbestuursvergadering van 26 augustus 2015

Inhoudsopgave

1. Voorwoord ............................................................................................................................. 3 2. Analyse van de organisatie ..................................................................................................... 4 3. Visie op het werken met vrijwilligers .................................................................................... 5 4. Taken en verantwoordelijkheden ........................................................................................... 6 4.1.1 Voorzitter HB ................................................................................................................ 6 4.1.2 Secretaris HB ................................................................................................................. 6 4.1.3 Penningmeester HB ....................................................................................................... 7 4.1.4 Wedstrijdsecretaris ........................................................................................................ 7 4.1.5 Voorzitter TC senioren .................................................................................................. 8 4.1.6 Kantine beheerder .......................................................................................................... 9 4.2.1 Voorzitter JB.................................................................................................................. 9 4.2.2 Secretaris & Penningmeester JB.................................................................................. 10 4.2.3 Coördinator stages en activiteiten................................................................................ 10 4.2.4 Voorzitter TJC en Hoofd Jeugdopleiding (HJO) ......................................................... 11 4.2.5 Coördinator Zuidwesthoek & toernooien .................................................................... 11 4.3.1 Materiaalbeheer ........................................................................................................... 12 4.3.2 Technische Commissie (TC) ....................................................................................... 12 4.3.3 Sponsorcommissie ....................................................................................................... 12 4.3.4 Evenementencommissie .............................................................................................. 13 4.3.5 Commissie opstallen en terreinen ................................................................................ 13 4.3.6 Lid kascommissie ........................................................................................................ 14 4.3.7 Technische Jeugd Commissie (TJC) ........................................................................... 14 4.3.8 Ledenadministratie ...................................................................................................... 15 4.3.9 Vrijwilligerscoördinator .............................................................................................. 15 4.3.10 Vrijwilligerscommissie .............................................................................................. 15 4.3.11 Kantinecommissie ..................................................................................................... 16 4.3.12 Scheidsrechters coördinator ....................................................................................... 16 4.4.1 Senioren trainer............................................................................................................ 17 4.4.2 Senioren leider ............................................................................................................. 18 4.4.3 Senioren grensrechter .................................................................................................. 18 4.4.4 Senioren keeperstrainer ............................................................................................... 19 1

4.4.5 Verzorgster .................................................................................................................. 19 4.5.1 Jeugd trainer ................................................................................................................ 20 4.5.2 Jeugd leider .................................................................................................................. 20 4.5.3 Jeugd grensrechter ....................................................................................................... 20 4.5.4 Jeugdkeeperstrainer ..................................................................................................... 21 4.6.1 Braakbode commissie .................................................................................................. 21 4.6.2 Braakbode distributie ................................................................................................... 21 4.6.3 Medewerker van dienst ................................................................................................ 21 4.6.4 Commissie entree en verloting .................................................................................... 22 4.6.5 Kantinemedewerker ..................................................................................................... 22 4.6.6 Scheidsrechter .............................................................................................................. 22 4.6.7 Zaalwacht..................................................................................................................... 23 4.6.8 Wedstrijdomroeper ...................................................................................................... 24 4.6.9 Websitebeheer ............................................................................................................. 24 4.6.10 Bouwcommissie......................................................................................................... 25 4.6.11 Schoonmakers ............................................................................................................ 25 5. Vrijwilligers coördinator ...................................................................................................... 26 6. Binnenhalen .......................................................................................................................... 27 7. Begeleiden ............................................................................................................................ 30 8. Belonen................................................................................................................................. 31 9. Behouden .............................................................................................................................. 32 10. Beëindigen .......................................................................................................................... 33 11. Rechten en plichten ............................................................................................................ 34

2

1. Voorwoord Voetbalvereniging Makkum drijft op de inzet van vrijwilligers. Zonder de inzet van deze vrijwilligers kan er geen voetbalplezier zijn bij de vereniging. Voetbalvereniging Makkum streeft er naar om het voetballen bij onze vereniging aantrekkelijk en voor zover mogelijk voor iedereen bereikbaar te maken. Door de groei, die wij als vereniging nog steeds doormaken en het maatschappelijke gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben om zich in te zetten voor vrijwilligerswerk is het voor de vereniging noodzaak om tot verbetering en optimalisering van het vrijwilligerswerk te komen, om in de toekomst verzekerd te zijn van voldoende vrijwilligers die nodig zijn voor het voortbestaan van de vereniging. Voetbalvereniging Makkum kan niet zonder vrijwilligers. Het is niet eenvoudig om steeds weer voldoende vrijwilligers te vinden om alle taken in de vereniging te laten verrichten. Een primaire taak is ook het behouden van de huidige vrijwilligers, één van de speerpunten van het vrijwilligersbeleidsplan. Steeds minder mensen willen zich als vrijwilliger op regelmatige basis en op vaste tijden aan een vereniging binden. Steeds meer maatschappelijke trends worden zichtbaar. Het individualisme en de 24-uurs economie. Daarnaast is er het ruimere aanbod in vrijetijdsbesteding. Er komt steeds meer vrijwilligerswerk op minder schouders terecht. De vrijwilligers op bestuurlijk- en kader niveau zijn noodgedwongen steeds minder bezig met structuur, beleid en organisatie, maar veel meer met uitvoerende taken. Tegelijkertijd neemt de vraag naar gemotiveerde en gekwalificeerde vrijwilligers toe. Vrijwilligers vormen het hart en de motor van de organisatie. Binnen een organisatie is het daarom van belang dat taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van vrijwilligers bij aanvang schriftelijk worden vastgelegd. Het doel hiervan is duidelijkheid te scheppen en het functioneren van zowel de vrijwilligers als de gehele organisatie te verbeteren. Dat geeft duidelijkheid wat organisatie en vrijwilligers van elkaar kunnen verwachten. In onze samenleving doen zich momenteel verschillende ontwikkelingen voor die van invloed kunnen zijn op de vrijwillige inzet. Eenduidige toekomstscenario’s laten zich dan ook moeilijk voorspellen. Wel staat vast dat diverse organisaties kampen met een openstaande vraag naar vrijwilligers. Dit vraagt om een gerichte werving, selectie en behoud van vrijwilligers. Om duidelijk te maken hoe de v.v. Makkum omgaat met haar vrijwilligers wordt dit vrijwilligersbeleidsplan in het leven geroepen. Met dit beleidsplan willen we onduidelijkheden, conflicten, wrijving en ongelijke behandeling tussen de vrijwilligers proberen te voorkomen. Verder is dit beleidsplan bedoeld als stimulans voor de vrijwilligers en daarmee ter optimalisering van hun inzet voor de doelen van de vereniging.

3

2. Analyse van de organisatie De v.v. Makkum bestaat uit circa 325 leden, waarvan circa 70 spelende seniorenleden zijn en waarvan circa 180 dames en jeugdleden zijn. De overige 75 zijn niet spelende leden. Volgens het vrijwilligersoverzicht hebben wij circa 290 vrijwilligers nodig om onze vereniging draaiende te houden en dat is circa 89% van het totaal aantal leden. Van de 290 vrijwilligersfuncties wordt op dit moment circa 27% van de functies ingevuld door een vrouw en circa 73% door een man. Vrijwilligersfuncties v.v. Makkum

Aantal Vrijwilligersfuncties v.v. Makkum

Hoofdbestuur Voorzitter Secretaris Penningmeester Wedstrijdsecretaris Kantinebeheerder Technische zaken Vrijwilligers coördinator

7 1 1 1 1 1 1 1

Jeugdbestuur Voorzitter Secretaris / Penningmeester Coördinator stages/activiteiten Coördinator ZWH/toernooien Technische zaken

5 1 1 1 1 1

Technische commissie senioren Technische jeugd commissie

3 3

Evenementencommissie Sponsorcommissie

5 3

Aantal Opmerkingen

Trainers senioren Leiders senioren Grensrechters senioren

2 4 4

Keeperstrainers Verzorgster

3 1

Trainers jeugd en dames Leiders jeugd en dames Grensrechters jeugd en dames

24 16 8

Entree verloting

12

2x per seizoen

Kantinemedewerkers

100

2x per seizoen

Scheidsrechters Zaalwacht Wedstrijdomroeper

56 4 1

4x per seizoen

Scheidsrechter coördinator

1

Kantinecommissie

2

Braakbodecommissie Distributie Braakbode

3 3

Website beheer

2

Vrijwilligerscommissie

2

Kascommissie

2

1x per seizoen

Ledenadministratie

1

Bouwcommissie

3

Incidenteel

Opstallen/terreinen/materialen

4

Schoonmakers

3

Medewerker van dienst

3

Totaal

4

290

3. Visie op het werken met vrijwilligers Vrijwilligerswerk is geen vast dienstverband en is dus onbetaald werk. Vrijwilligerswerk is een morele verplichting en regelmatig terugkerend. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Vrijwilligerswerk is leuk en is een zinvolle tijdsbesteding. De vereniging draait beter met vrijwilligers. Een vrijwilliger krijgt bij de vereniging de kans zich te ontplooien en zijn talenten te benutten. Als vrijwilliger ben je een voorbeeldfunctie voor anderen. Daarnaast levert vrijwilligerswerk veel sociale contacten op. Verder is het ook nog zo dat als je vrijwilligerswerk doet, het goed op je curriculum vitae staat. Vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat de vereniging van de leden is. Het gevoel dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de club. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van het hoofdbestuur. Bepaalde keuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd te worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëert het hoofdbestuur draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beide de motivatie om aan “hun eigen stukje v.v. Makkum” te werken. Dit allemaal is natuurlijk alleen mogelijk als er in het hoofdbestuur genoeg mensen zitten. Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar v.v. Makkum heeft ook een organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom een paar simpele, maar heldere regels:      

 

Vrijwilligers moeten willen werken binnen de voorgeschreven functies die zijn vastgelegd door de vereniging. Capaciteiten en beschikbaarheid kunnen uiteenlopen, evenals de motieven, kortom de ene vrijwilliger is de andere niet. Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier, het moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. Voetbalvereniging Makkum doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. Jong of oud, man of vrouw, actief lid of ouder. Voetbalvereniging Makkum hanteert normen en waarden. v.v. Makkum verwacht dat ook vrijwilligers zich hier aan houden. Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij binnen v.v. Makkum verricht. Een vrijwilligersfunctie wordt aanvaard voor een vooraf bepaalde termijn. Leden kunnen zich opgeven voor een bepaalde functie, maar moeten ook weten dat nieuwe initiatieven en ideeën welkom zijn. De vrijwilligerscoördinator zal actief netwerken binnen de vereniging en zo nodig leden benaderen voor een vrijwilligersfunctie.

5

4. Taken en verantwoordelijkheden 4.1.1 Voorzitter HB Plaats in de vereniging Bestuurslid en aanspreekpunt alle leden (lid dagelijks bestuur). Tijd 4 uur per week Taken  Voorbereiden/ leiden bestuursvergaderingen (1 keer per maand).  Voorbereiden/leiden Algemene Leden Vergadering (1 keer per jaar).  Vertegenwoordiging van vereniging naar buiten (o.a. naar Gemeente, KNVB, andere verenigingen).  Toezicht houden en verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten.  Volgen van externe ontwikkelingen en deze zo nodig afstemmen op de organisatie van de vereniging.  Samen met overige bestuursleden opstellen en uitvoeren van beleid.  Aanwezig en aanspreekbaar zijn, aandacht tonen, mensen bij elkaar brengen, trachten conflicten op te lossen.  Ontvangst en contacteren andere besturen. 4.1.2 Secretaris HB Plaats in de vereniging Bestuurslid en centraal contactpersoon naar buiten (lid dagelijks bestuur). Tijd 6 uur per week Taken  Bijwonen bestuursvergaderingen (1 keer per maand) en Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Vastleggen en opvolgen afspraken bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergadering.  Voorbereiden bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergadering (o.a. opstellen agenda).  Registreren, distribueren en opvolgen verenigingspost (o.a. ook post op het centrale emailadres).  Registreren en opvolgen overige aanvragen bij de vereniging.  Optreden als centraal contactpersoon naar de KNVB.  Optreden als centraal contactpersoon naar overige belanghebbende.  Bijhouden centraal archief van de vereniging.  Opstellen en aangaan van contracten namens de vereniging.  Redactioneel eindverantwoordelijke website.

6

4.1.3 Penningmeester HB Plaats in de vereniging Bestuurslid en centraal contactpersoon voor financiële aangelegenheden (lid dagelijks bestuur). Tijd 6 uur per week Taken  Bijwonen bestuursvergaderingen (1 keer per maand) en Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Voorbereiden bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergadering (o.a. het afleggen van verantwoording voor de balans, V&W-rekening en begroting van de vereniging).  Periodiek bijhouden van de verenigingsboekhouding.  Opstellen en bewaken van de begroting.  Financiële afhandeling kantine.  Verzorgen van de loonadministratie.  Aanvragen subsidies.  Voorbereiden van de controle kascommissie.  Verzorgen van de contributieafdracht aan de KNVB.  Verzorgen en actualiseren van NAW-gegevens van donateurs en stamleden in de verenigingsdatabase.  Inning van contributie en boetes.  Inning van donaties en vriendenbijdrage. 4.1.4 Wedstrijdsecretaris Plaats in de vereniging Bestuurslid en aanspreekpunt voor het wedstrijdensecretariaat. Tijd 4 uur per week Taken  Uitwerken van en communicatie over wedstrijdprogramma’s senioren (via publicatiebord en website).  In contact treden met andere verenigingen in geval van wedstrijdwijzigingen.  Uitwerken van en communicatie over wedstrijdwijzigingen senioren (direct of via publicatiebord en website) naar betrokkenen (tegenpartij, scheidsrechter en leiders van de betrokken teams).  Communicatie over wedstrijdwijzigingen naar KNVB.  Tijdig informeren van betrokkenen (tegenpartij, scheidsrechters coördinator en leiders) in geval van afgelaste thuiswedstrijden. Bij afgelaste uitwedstrijden betrokken leiders informeren.  Bijhouden telefoonnummers en overige gegevens van andere verenigingen.  Verzorgen dat ingevulde wedstrijdformulieren van de senioren tijdig bij de KNVB worden aangeleverd.  Aansturen medewerker van dienst.

7

4.1.5 Voorzitter TC senioren Plaats in de vereniging Bestuurslid en aanspreekpunt technische zaken. Tijd 4 uur per week Taken  Voorbereiden / leiden vergaderingen technische commissie.  Verantwoordelijk voor de vastlegging en opvolging van afspraken TC vergaderingen.  Technisch beleid jeugd en senioren in overleg met technische jeugd commissie verder vormgeven en actualiseren.  Werven en selecteren trainers, verzorgers, leiders en grensrechters.  Invullen technische opleidingsplan trainers (continu proces).  Draagt zorg voor goede overgang/inzetten van jeugdspelers naar/bij senioren.  Scouten van spelers en samenstellen van selectie teams en overige teams.  Coördineren en optimaliseren trainingsopzet binnen de structuur van verenigingsbeleidsplan.  Organiseren van trainers- en leidersbijeenkomsten.  Bijwonen bestuursvergaderingen (1 keer per maand) en Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Uitdragen en uitvoeren van bestuursbesluiten aangaande voetbalzaken.  Verantwoordelijk voor de invulling van trainers bij afwezigheid en/of vertrek van een trainer tijdens het seizoen.  Bewaken normen en waarden en aanspreken trainers en leiders op hun gedrag.

8

4.1.6 Kantine beheerder Plaats in de vereniging Bestuurslid en aanspreekpunt voor de kantine. Tijd 4 uur per week Taken  Bijwonen van bestuursvergaderingen (1 keer per maand) en Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Voorbereiden / leiden vergaderingen kantinecommissie.  Verantwoordelijk voor de vastlegging en opvolging van afspraken KC-vergaderingen.  Bewaakt de waarden en normen.  Zorg dragen voor het goed functioneren van de kantine en bar.  Roosters opstellen m.b.t. indeling en bezetting kantine/bar.  Draait mee in het rooster van de kantinedienst.  Overleg met barmedewerkers.  Nieuwe barmedewerkers inwerken.  Maakt afspraken over onderhoudscontract biertap.  Doet voorstellen ter vervanging en verbeteringen.  Houdt oog op handhaving rookbeleid.  Zorgt ervoor dat regels over alcohol gebruik en hygiëne worden nagekomen (verzorgt informatie avonden voor barmedewerkers).  Ziet erop toe dat de benodigde vergunningen voldoende aanwezig zijn en tijdig worden geactualiseerd.  Vertegenwoordigd de vereniging bij inspecties. 4.2.1 Voorzitter JB Plaats in de vereniging Bestuurslid en aanspreekpunt voor alle jeugdleden en hun ouder(s) /verzorger(s). Tijd 4 uur per week Taken  Voorbereiden / leiden vergaderingen Jeugdbestuur.  Verantwoordelijk voor de vastlegging en opvolging van afspraken JB-vergaderingen.  Draagt mede verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen en uitvoeren van het (jeugd-) beleid van de vereniging.  Visie ontwikkelen en bijstellen van het jeugdbeleidsplan.  Uitdragen en uitvoeren van bestuursbesluiten aangaande de jeugd.  Stimuleert dat er kopij komt op de website en informeert zo nodig de krant.  Bijwonen bestuursvergaderingen (1 keer per maand) en Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Aanwezig en aanspreekbaar zijn, aandacht tonen, mensen bij elkaar brengen, trachten conflicten op te lossen t.a.v. jeugdaangelegenheden.

9

4.2.2 Secretaris & Penningmeester JB Plaats in de vereniging Jeugdbestuurslid en centraal contactpersoon naar buiten en centraal contactpersoon voor financiële aangelegenheden. Tijd 4 uur per week Taken  Notuleert de vergadering van het jeugdbestuur en de kadervergaderingen.  Verzorgt attenties voor ernstig zieke of geblesseerde jeugdleden of het kader.  Brengt ingekomen stukken ter kennis van het jeugdbestuur.  Onderhoudt de contacten met de ledenadministratie.  Houdt contact met de penningmeester van het hoofdbestuur.  Het beheren van de rekening en de kas van het jeugdbestuur.  De begroting voorafgaand aan een bepaalde periode opmaken.  Financiële verslagen aan het eind van een bepaalde periode (bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag of jaarrekening) presenteren.  Transacties (ontvangsten en uitgaven) beheren en uitvoeren.  Verantwoordelijk voor de voortgang van de organisatorische zaken.  Verzorgen van de aan hem/haar gedelegeerde inkomende en uitgaande correspondentie van de jeugdsectie.  Het in overleg plannen van niet voetbal activiteiten.  Mede contactpersoon voor “uit-toernooien”, dit gaat in samenspraak met de Coördinator Zuidwesthoek & toernooien.  Voeren van administratie m.b.t strafzaken van de jeugdsectie. 4.2.3 Coördinator stages en activiteiten Plaats in de vereniging Jeugdbestuurslid en coördinator van stages en activiteiten binnen de jeugd. Tijd 4 uur per week Taken  Coördineert de maatschappelijke of BPV stages binnen de vereniging.  Begeleidt stagiaires binnen de verenging.  Heeft contact met instanties (Calibris) gebonden aan de stage.  Heeft contact met opleidingen (CIOS, ALO, SDV) gebonden aan de stage.  Coördineert jeugdactiviteiten binnen de vereniging.  Organiseert schoolvoetbal, 4x4, voetbalkamp, sportdag, straatvoetbal, koningsspelen.

10

4.2.4 Voorzitter TJC en Hoofd Jeugdopleiding (HJO) Plaats in de vereniging Jeugdbestuurslid en in samenwerking met HJO aanspreekpunt technische zaken. Tijd 6 uur per week Taken  Zorgt voor een trainingsplan.  Bemiddelt zo nodig bij geschillen die de jeugd aangaand.  Bespreekt periodiek de trainingen en wedstrijden met de jeugdtrainers en toetst dit aan het trainingsplan.  Stelt in overleg met de leiders en de trainers een organisatielijn vast en controleert de uitvoering daarvan.  Bespreekt in het jeugdbestuur de inhoud en eventuele aanpassingen met betrekking tot het jeugdplan.  Coördineert de samenstelling van de selecties (E1 t/m A1) en de andere teams.  Houdt zich in overleg met de hoofdtrainer - senioren bezig met het ontwikkelen van een speelplan/wijze.  Staat in nauw contact met de trainers, de leiders en de spelers.  Zorgt mede voor voldoende leiders bij de diverse teams.  Coördineert de keeperstraining.  Controleert en inventariseert de materialen in samenwerking met de materialenbeheerder van de vereniging.  Brengt verslag uit aan het jeugdbestuur.  Indelingen en dispensaties richting KNVB.  Het organiseren en van periodieke vergaderingen met teamleiders, trainers en betrokken leden van de TJC.  Bemiddelt zo nodig bij geschillen.  Verslaglegging van overleg.  Leveren van het technische jeugdplan.  Eindverantwoordelijk voor de uitvoering en naleving van het TJC handelingsplan.  Mede adviseren van de Jeugdvoorzitter m.b.t. het werven van selectietrainers bij de jeugdsectie.  In overleg met de TJC, initiatieven ondersteunen voor speciale evenementen.  Aansturen van periodiek overleg met het Technisch Kader.  Aansturen van periodiek overleg van het Technisch Kader met de trainers/leiders.  Het Technisch jeugdplan kritisch toetsen aan de praktijk.  Periodiek overleg met Jeugdvoorzitter en TJC.  Periodiek overleg met Hoofdtrainer en TC senioren.  Beschikbaar zijn om op uitnodiging van het bestuur tijdens de ledenvergadering cq. Jeugd/Hoofdbestuursvergadering uitleg omtrent het Technisch jeugdplan te geven. 4.2.5 Coördinator Zuidwesthoek & toernooien Plaats in de vereniging Jeugdbestuurslid en aaspreekpunt voor ZWH en toernooien. Tijd 2 uur per week Taken  Coördineert alle activiteiten betreffende de ZWH voor en van de v.v. Makkum.  Stelt trainers en leiders op de hoogte van georganiseerde toernooien.

11

4.3.1 Materiaalbeheer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de commissie opstallen en terreinen. Tijd 2 uur per week Taken  Hij is verantwoordelijk voor de uitgifte van de benodigde sleutels.  Hij is verantwoordelijk voor de uitgifte van de leidersjassen aan het begin van het seizoen en verzamelt deze tevens weer aan het eind van het seizoen.  Hij verzamelt alle elftaltenues en controleert deze voor uitgifte.  Hij verzorgt de uitreiking van de intrapballen en waterzak per elftal.  Hij zorgt voor voldoende trainingsbenodigdheden per elftal.  Hij is het aanspreekpunt bij ontbreken van of schade aan het materiaal dat tijdens het voetbalseizoen in het beheer is van ieder elftal.  Draagt zorg voor het beheer en inkoop van trainings- en wedstrijdmaterialen. 4.3.2 Technische Commissie (TC) Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het HB. Tijd 4 uur per week Taken  Zorgt voor optimale werkomstandigheden rondom selecties.  Is aanspreekpunt voor de technische staf van de selecties.  Coördineert de interne en externe scouting teneinde de selecties in kwalitatieve en kwantitatieve zin op orde te hebben.  Waakt over de door de vereniging nagestreefde doelen met betrekking tot de selecties.  Doet het bestuur adviserende voorstellen omtrent benoeming en ontslag van trainers, teamleider, leiders, verzorgers en grensrechters.  Waakt over de uitstraling van de teams.  Organiseert en leidt senioren trainers/leiders vergaderingen.  De voorzitter van de Technische Commissie heeft zitting in het hoofdbestuur en legt daar de verantwoordelijkheid af over de gang van zaken waarvoor hij verantwoordelijk is. 4.3.3 Sponsorcommissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het HB. Tijd 2 uur per week Taken  Opstellen, actualiseren en vormgeven sponsorbeleid.  Inventariseren, selecteren en werven van (potentiële) sponsors.  Onderhouden en actualiseren sponsorbestand.  Aandacht geven en het op regelmatige basis bij de club betrekken van sponsors.  Opstellen en aangaan sponsorcontracten.  Ontwikkelen van nieuwe sponsorproducten.  Bijhouden en verantwoording afleggen financiële sponsoradministratie (budgetverantwoordelijkheid sponsorinkomsten).  Het ondersteunen van een team bij het vinden van een shirtsponsor.  Organiseren sponsorevenementen (o.a. borrel tijdens een wedstrijd, acties tijdens toernooien, 2 jaarlijkse feestavond etc.).  Uitdragen en uitvoeren van bestuursbesluiten aangaande sponsoraangelegenheden. 12

4.3.4 Evenementencommissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het HB. Tijd 2 uur per week Taken  Het organiseren van het draaiend rad.  Het organiseren van het Sinterklaasfeest.  Het organiseren van de nieuwjaar borrel.  Het organiseren van het vrijwilligersfeest.  Het organiseren van de slotdag.  Het aansturen van de commissie entree en verloting.  Zorgt voor prijzen bij verloting.  Houdt contact met HB en JB. 4.3.5 Commissie opstallen en terreinen Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het HB. Tijd 6 uur per week Taken  Beheer van kantine, kleedkamers, velden en materialen (incl. technische voorzieningen.  Verantwoordelijk voor beleid en coördinatie onderhoud velden.  Bijhouden en verantwoording afleggen over de uitgaven voor gebouwen en accommodatie (budgetverantwoordelijkheid gebouwen en accommodatie).  Voert zelf onderhoud uit of delegeert werkzaamheden.  Organiseert klusweekenden waarbij vrijwilligers onder zijn leiding onderhoudstaken uitvoeren.  Werft actief vrijwilligers voor klussen.  Bijwonen van Algemene Ledenvergadering (1 keer per jaar).  Uitdragen en uitvoeren van bestuursbesluiten aangaande accommodatiezaken.  Overlegt met sponsorcommissie over ophangen reclameborden.  Beheert sleutels van de gebouwen op het complex.  Houdt lijst bij van uitgifte en inname sleutels.  Beheren van reserve sleutels.  Velden keuren met consul.  Coördinatie van opening van kantine en kleedkamers op wedstrijddagen.  Inventariseert knelpunten en gebreken met onderhoud van gebouwen en sportmateriaal, zoekt oplossingen en/of legt contacten tot herstel of verbeteringen.  Is contactpersoon naar de Gemeente op uitvoerend niveau over onderhoud velden en gebouwen.  Doet voorstellen ter verbetering aan accommodatie.

13

4.3.6 Lid kascommissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af over de financiële administratie en verslaglegging aan de Algemene Leden Vergadering. Tijd 4 uur per seizoen Taken  Toetst de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de financiële verantwoording a.d.h.v. de onderliggende boekhouding en het jaarverslag aangereikt door de penningmeester.  Toetst de juistheid en volledigheid van de begroting voor het komende seizoen aangereikt door de penningmeester.  Brengt verslag uit aan de Algemene Leden Vergadering over de bevinding van de controle van de boekhouding het jaarverslag en de begroting en doet aanbevelingen ter verbetering van deze documenten.  Toetst in het jaar volgend op de controle in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd in de boekhouding, het jaarverslag en de begroting. 4.3.7 Technische Jeugd Commissie (TJC) Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het JB. Tijd 6 uur per week Taken  Afstemming met Technische Commissie Senioren.  Het ondersteunen van jeugdtrainers/leiders.  Het leveren van oefenstof aan jeugdtrainers.  Oefenstof bespreken in trainers/leiders vergaderingen.  Benaderen van jeugdtrainers/leiders.  Het adviseren ten aanzien van het aanstelling van de jeugdtrainers voor de teams.  Controle en inventarisatie van de materialen.  Het zorgdragen voor een verantwoord advies met betrekking tot teamindeling in samenspraak met teamleiders en trainers.  Het werven van teamleiders in samenwerking met het JB.  Het inwerken en indien nodig ondersteunen van teamleiders.  Observeren van teamleiders en spelers tijdens wedstrijden en/of trainingen.  Het verstrekken van informatie aan teamleiders en trainers.  Het controleren van het ledenbestand en het geven van terugkoppeling naar de ledenadministratie.

14

4.3.8 Ledenadministratie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan en communiceert met secretaris HB, penningmeester HB, voorzitter JB en TJC. Tijd 4 uur per week Taken  Verzorgen van nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en overschrijvingen van leden en andere verenigingsfunctionarissen bij de KNVB en in de verenigingsdatabase.  Verzorgen en actualiseren van NAW-gegevens van leden en andere verenigingsfunctionarissen bij de KNVB en in de verenigingsdatabase.  Applicatiebeheerder KNVB-ledenadministratie (Sportlink).  Interne communicatie richting jeugdcoördinator, voorzitter Jeugdbestuur aangaande nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en overschrijvingen van leden en andere verenigingsfunctionarissen.  Bewaken indeling teams van nieuwe leden.  Organisatie en verspreiding van spelerspassen.  Verzorgen van nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en overschrijvingen van donateurs en stamleden in de verenigingsdatabase.  Verzorgen van communicatie richting leden die zich afmelden.  Verzorgen prognoses ledenontwikkeling. 4.3.9 Vrijwilligerscoördinator Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan het HB. Coördineert de vrijwilligerscommissie en aanspreekpunt vrijwilligers. Zie ook op blz. 25 van dit document. Tijd 4 uur per week Taken  Verantwoordelijk voor de aansturing van het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging.  Geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid.  Coördineert de vrijwilligerscommissie  Is begeleider en vraagbaak voor alle vrijwilligers.  Werft actief en selecteert vrijwilligers, in overleg met de commissies en/of hoofdbestuur. 4.3.10 Vrijwilligerscommissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de vrijwilligerscoördinator. Tijd 4 uur per week Taken  Geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid.  Afspraken maken met de ouders/leden over hun inzet.  Vrijwilligers inplannen in roosters in overleg met desbetreffende commissies en/of jeugdbestuur en/of hoofdbestuur.  Werft vrijwilligers voor de entree en verloting bij thuiswedstrijden Makkum 1.  Werft vrijwilligers voor de zaalwacht bij kerstzaaltoernooi en ZWH toernooi.  Werft vrijwilligers als scheidsrechter voor wedstrijden van jeugd en senioren.  Werft vrijwilligers voor de bouwcommissie en/of klussen dag.  Werft vrijwilligers voor de kantine van de voetbalvereniging. 15

4.3.11 Kantinecommissie Plaats in de vereniging Kan plaats nemen in de vrijwilligerscommissie en legt verantwoording af aan de kantinebeheerder en de vrijwilligers coördinator. Tijd 4 uur per week Taken  Schoonmaken en schoon houden van de bar en de keuken.  Bijvullen koelkasten / barbuffetten.  Naleving van de regels omtrent alcoholgebruik en het roken.  Opmaken kassa en afromen van het papiergeld en dit opbergen in de kluis.  Het volledig afsluiten van de kantine.  Zorg dragen voor het goed functioneren van de kantine en bar.  Roosters opstellen m.b.t. indeling en bezetting kantine/bar.  Draait mee in het rooster van de kantinedienst.  Overleg met barmedewerkers.  Nieuwe barmedewerkers inwerken.  Naleving van wettelijke en overige regels zoals het uitsluitend leveren van drank en etenswaren tegen contante betaling, het schenken van alcohol uitsluitend aan personen van 16 jaar en ouder en het verbieden van toegang achter de bar voor kinderen. 4.3.12 Scheidsrechters coördinator Plaats in de vereniging Kan plaats nemen in de vrijwilligerscommissie en legt verantwoording af aan de vrijwilligerscoördinator. Tijd 1 uur per week Taken  Regelt de scheidsrechters voor de competitie- en bekerwedstrijden.  Zorgt dat de scheidsrechterlijst actueel blijft met betrekking tot werving en behoudt van scheidsrechters.  Stimuleert het opleiden van scheidsrechters.  Informeert scheidsrechters bij wedstrijdwijzigingen of afgelastingen.  Hangt donderdagavond voor het speelweekend een lijstje op in de bestuurskamer met de namen en de telefoonnummers van de scheidsrechter die dat speelweekend moeten fluiten.

16

4.4.1 Senioren trainer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TC. Tijd 6 uur per week Taken  Draagt zorg voor de samenstelling van de selectie.  Verzorgt de trainingen van de selectie en coacht het elftal tijdens wedstrijden.  Is verantwoordelijk voor het technische en tactische beleid van het elftal. Conform het 1-4-3-3 systeem.  Draagt zorg voor het hem uitgereikte trainingsmateriaal.  Registreert het trainingsbezoek en deelname aan de wedstrijden van het elftal.  Draagt zorg voor de organisatie rondom de selectie in samenspraak met de leider van het elftal.  Legt verantwoordelijkheid af aan het bestuurslid Technische Zaken over zijn functioneren.  Neemt deel aan senioren trainer/leiders vergaderingen.  Dient te werken conform het seniorenplan.  Verzorgt een prettig leerklimaat en sfeer voor jonge spelers, afvallers uit andere selectie en oudere spelers. Is ook een people manager.  Stemt communicatie af op doel en ontvanger.  Zet zich in om een beeld te vormen van spelers uitkomend in andere selecties inclusief A en B junioren.

17

4.4.2 Senioren leider Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TC. Tijd 4 uur per week Taken  Regelt het vervoer naar uitwedstrijden.  Bewaakt het naleven van de afgesproken gedragsregels.  Informeert spelers, trainer(s), leider(s), grensrechter en verzorger met betrekking tot activiteit en tijdstip van aanwezigheid.  Regelt vroegtijdig oefenwedstrijden in de voorbereiding, tijdens het seizoen, winterstop en uitloop van het seizoen.  Zorgt er voor dat de spelers de ter beschikbaar gestelde kleding aan het eind van het seizoen weer inleveren.  Onderhoudt de contacten met de wedstrijdsecretaris.  Organiseert in samenspraak met de Technische Commissie evt. trainingskampen, weekeinden en feestavonden etc.  Verzorgt communicatie programmaboekje, clubblad en internet.  Is zoveel mogelijk bij één van de trainingen aanwezig.  Dient ”praatpaal” te zijn voor spelers en trainers.  Vult het wedstrijdformulier in en beheert de spelerspassen.  Ontvangt de scheidsrechter en tegenstander.  Zorgt er voor dat er geen kleding verloren raakt en dat de kleding gewassen wordt.  Regelt de scheidsrechter bij oefenwedstrijden.  Draagt zorg voor de wedstrijdmaterialen.  Legt verantwoordelijkheid af aan het bestuurslid Technische Zaken over zijn functioneren.  Neemt deel aan senioren trainer/leiders vergaderingen.  Dient te werken conform het seniorenplan. 4.4.3 Senioren grensrechter Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TC. Tijd 2 uur per week Taken  Is grensrechter bij wedstrijden  Legt verantwoordelijkheid af aan het bestuurslid Technische Zaken over zijn functioneren.  Neemt deel aan senioren trainer/leiders vergaderingen.  Dient te werken conform het seniorenplan.

18

4.4.4 Senioren keeperstrainer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TC. Tijd 2 uur per week Taken  Verzorgt de training van de toegewezen keepers.  De oefenstof en eventuele inzetbaarheid van keepers overlegt hij met de hoofdtrainer.  Is verantwoordelijk voor het uitgereikte trainingsmateriaal.  Is zoveel mogelijk aanwezig bij de wedstrijden.  Legt verantwoordelijkheid af aan het bestuurslid Technische Zaken over zijn functioneren.  Neemt deel aan senioren trainer/leiders vergaderingen.  Dient te werken conform het seniorenplan. 4.4.5 Verzorgster Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TC. Tijd 6 uur per week Taken  Draagt zorg voor het naleven van de afspraken op het gebied van de medische begeleiding.  De verzorger is aanwezig op de trainingsavonden van de A-selectie en tijdens wedstrijden van het eerste elftal.  De verzorger draagt zorg voor een acute verzorging en de preventieve voorzorgsmaatregelen.  Is verantwoordelijk voor de juiste informatie m.b.t. tot de status van blessures.  Draagt zorg voor het bijhouden van een medisch attest van de spelers van de club.  Verzorgt de hersteltraining van de A- en B-selectie en eventueel A junioren.  Verwijzing fysiotherapeut.  Is verantwoordelijk voor de uitgifte van EHBO-materialen en zorgt er voor dat de EHBO koffer(s) up-to-date is bijgevuld.  Legt verantwoordelijkheid af aan het bestuurslid Technische Zaken over haar functioneren.  Neemt deel aan senioren trainer/leiders vergaderingen.  Dient te werken conform het seniorenplan.

19

4.5.1 Jeugd trainer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TJC. Tijd 4 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Werken volgens de beleidsplannen van het jeugdbestuur.  Verzorgen van trainingen van de jeugd op vastgestelde trainingsdagen.  Voorbereiden van oefenstof voor trainingsdagen.  Indien mogelijk, coachen en begeleiden van het team op wedstrijddagen. Indien dit niet mogelijk is overdracht van de stof en aandachtspunten richting teamleider jeugd.  Werkt mee aan de opstelling maken.  Contact onderhouden met de TJC en het Jeugdbestuur.  Draagt zorg voor het afsluiten en controle van de kleedkamers.  Bezoekt vergaderingen. 4.5.2 Jeugd leider Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TJC. Tijd 2 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Werken volgens de beleidsplannen van het jeugdbestuur.  Houdt bij wie wel en niet kan voetballen en zorgt voor aanvulling bij een tekort.  Werkt mee aan opstellingen maken en geeft invalbeurten aan.  Rondom en tijdens wedstrijden coachen en begeleiden team.  Vult wedstrijdformulier in.  Vertegenwoordigd de vereniging richting bezoekende teams.  Verzorgt gang van zaken rond het programma, uitreizen.  Verzorgt ballen, waterzak, reserveshirts e.d.  Zorgt voor schoon achterlaten kleedkamer.  Zorgt voor tijdige informatieverstrekking richting teamleden bij wijziging of afgelasting van het programma.  Draagt zorg voor het afsluiten en controle van de kleedkamers.  Contact onderhouden met de TJC en het Jeugdbestuur.  Bezoekt vergaderingen. 4.5.3 Jeugd grensrechter Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TJC. Tijd 2 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Werken volgens de beleidsplannen van het jeugdbestuur.  Is grensrechter bij wedstrijden.  Bezoekt vergaderingen.

20

4.5.4 Jeugdkeeperstrainer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de TJC. Tijd 2 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Werken volgens de beleidsplannen van het jeugdbestuur.  Verzorgen van trainingen van de jeugd op vastgestelde trainingsdagen.  Voorbereiden van oefenstof voor trainingsdagen.  Contact onderhouden met de TJC en het Jeugdbestuur.  Draagt zorg voor het afsluiten en controle van de kleedkamers.  Bezoekt vergaderingen. 4.6.1 Braakbode commissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de secretaris HB. Tijd 2 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen van publicaties in de Braakbode.  Maakt in overleg met de drukker een planning voor de aanlevering van de kopij.  Communiceert de planning van de kopij naar de aanleverende partijen.  Bewaakt de voortgang en de planning zodat de deadline van uitgifte niet in het gedrang komt.  Overlegt met het hoofd van de sponsorcommissie over de plaatsing van advertenties.  Ziet erop toe dat er voldoende stukken voor de Braakbode worden aangeleverd en maakt mensen enthousiast om stukken voor de Braakbode aan te leveren.  Draagt inhoudelijk bij aan de actualisering van een aantal items in de Braakbode.  Redigeert de ingezonden stukken en ziet toe op de juistheid en lay-out van de input.  Draagt de definitieve kopij aan bij de drukker.  Coördineert de verspreiding van de Braakbode.  Evalueert het traject van de opmaak van de Braakbode en legt dit vast in het draaiboek.  Maakt mensen enthousiast om verslag te doen van activiteiten van de vereniging. 4.6.2 Braakbode distributie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de Braakbode commissie. Tijd 6x per seizoen Taken  Het bezorgen van de Braakbode bij de leden thuis. 4.6.3 Medewerker van dienst Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de wedstrijdsecretaris. Tijd 6 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Ontvangt gasten en scheidsrechter en wijst kleedkamer toe in samenwerking met de wedstrijdsecretaris.  Klaarzetten van doelen en cornervlaggen in samenwerking met de wedstrijdsecretaris.  Kleine technische onderhoudsklussen. 21

4.6.4 Commissie entree en verloting Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de evenementencommissie. Tijd 2x per seizoen Taken  Entree heffen bij wedstrijden van het eerste elftal.  Programmaboekje verkopen bij wedstrijden van het eerste elftal.  Lootjes verkopen bij wedstrijden van het eerste elftal. 4.6.5 Kantinemedewerker Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de kantinebeheerder en de vrijwilligerscoördinator. Tijd 2x per seizoen Taken  Het openen van de kantine en het aanzetten van de verschillende apparatuur.  Verzorgen van de complete bediening achter de tap (koffie, fris, bier etc.).  Verzorgen van de algehele bediening achter het loket in de keuken (patat, belegde broodjes etc.).  Verzorgen van thee in de rust van de wedstrijden voor de diverse teams.  Schoonmaken en schoon houden van de bar en de keuken.  Afwassen glaswerk en het overige serviesgoed.  Het erop toezien dat het glaswerk en het overige serviesgoed weer terug komt.  Bijvullen koelkasten / barbuffetten.  Indien van toepassing overdracht naar vervolgdienst.  Naleving van de regels omtrent alcoholgebruik en het roken.  Naleven van de regels volgens de checklists aanwezig achter de bar bij de kassa die o.a. de functionaliteit van de aanwezige apparatuur gedetailleerd beschrijft.  Naleving van wettelijke en overige regels zoals het uitsluitend leveren van drank en etenswaren tegen contante betaling, het schenken van alcohol uitsluitend aan personen van 16 jaar en ouder en het verbieden van toegang achter de bar voor kinderen. 4.6.6 Scheidsrechter Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de wedstrijdsecretaris en de vrijwilligerscoördinator. Tijd 6x per seizoen Taken  Bewaakt de waarden en normen.  Het fluiten/leiden van wedstrijden en toernooien.  Tijd bijhouden, doelsaldo en overtredingen noteren.  Controleren speelveld en doelen.  Ballen en grensrechtervlaggen meenemen en inleveren.  Reglement KNVB toepassen.  Eindstand en overtredingen doorgeven aan wedstrijdsecretariaat.  Aftekenen van het wedstrijdformulier.

22

4.6.7 Zaalwacht Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de coördinator ZWH en toernooien. Tijd 4x per seizoen Taken  De zaalwacht bestaat uit minimaal 4 personen van 18 jaar of ouder, 2 personen zorgen voor de netheid en orde en bedienen de klok en vullen het standen formulier in. De andere 2 personen functioneren als scheidsrechter/spelleider en zijn in sporttenue.  De zaalwacht dient op tijd aanwezig te zijn om het veld op tijd klaar te hebben, dit minimaal een half uur voor aanvang van het toernooi. Zorg daarbij ook voor goede box indeling door briefjes op de kleedkamerdeur aan te brengen.  De zaalwacht heeft hesjes, wedstrijdbal (plof bal), standenformulier, pennen en een scheidsrechter fluit bij zich. De standenkaart wordt op een zichtbare plaats voor iedereen opgehangen. Op de deuren van de kleedboxen wordt vermeld in welk box men moet omkleden.  De zaalwacht nuttigt voor, tijdens en na het toernooi geen alcoholische dranken, dit geldt ook voor de teambegeleiding.  De zaalwacht dient er op toe te zien dat de wedstrijden goed verlopen. Dus op tijd beginnen en stoppen. De tijd kan niet worden stopgezet.  Bij afwezigheid van één of meerdere teams, maakt de zaalwacht een nieuwe competitie en probeert de volledige speeltijd te benutten. (bv. dubbele competitie)  De zaalwacht dient de uitslagen te noteren en de eindstand incl. het behaalde puntenaantal dezelfde dag voor 20.00 uur door te geven aan de organisator van het toernooi.  De zaalwacht dient toe te zien op het goed naleven van de regels zoals die gelden voor het zaalvoetbal. Bij winst krijgt men 3 punten, bij een gelijkspel punt en bij verlies geen punten. Bij een gelijke stand wordt het doelsaldo plus - min geteld. Is dit gelijk dan telt de onderlinge wedstrijd. Als het hierna nog gelijk staat telt het aantal gescoorde doelpunten. Als het hierna nog gelijk is beslissen penalty’s (alleen nodig in de finaleronde).  Wangedrag en vernielingen worden genoteerd en aan de organisator van het toernooi doorgegeven.  De zaalwacht beschikt per zaalwachtbeurt over een aantal consumptiebonnen en deze mogen niet voor etenswaren worden gebruikt. Per zaalhuur zijn consumptiebonnen beschikbaar, deze kunnen gebruikt worden voor eten en drinken.  Er wordt gespeeld met 4 spelers en 1 keeper.  De zaalwacht heeft de leiding en verantwoording over het toernooi en beslist in geval van moeilijkheden.

23

4.6.8 Wedstrijdomroeper Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de wedstrijdsecretaris en de leider. Tijd 14x per seizoen Taken  Welkomstwoord voor publiek bij wedstrijden van het eerste elftal.  Omroepen van spelers, staf en scheidsrechter bij wedstrijden van het eerste elftal. 4.6.9 Websitebeheer Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de secretaris HB Tijd 2 uur per week Taken  Bewaakt de waarden en normen van publicaties op de website.  Draagt zorg voor een stabiele technische omgeving om de website (www.vvmakkum.nl) van v.v. Makkum continu in de lucht te houden en adviseert het bestuur wanneer investeringen in deze richting gewenst zijn.  Actualiseert de lay-out van de website op regelmatige basis met nieuwe items en denkt hierover mee.  Zorgt ervoor dat oude stukken op de website worden gearchiveerd.  Denkt mee over ideeën die vanuit de vereniging via de website gecommuniceerd willen worden.  Zorgt ervoor dat de website via diverse kanalen wordt gepromoot.  Zorgt voor een optimale functionaliteit van de website met allerlei nuttige links naar andere websites.  Plaats ingezonden stukken op de website en actualiseert de website met uitslagen, standen, programma’s en overige mededelingen.  Ziet erop toe dat er voldoende stukken voor de website worden aangeleverd en maakt mensen enthousiast om stukken voor de website aan te leveren.  Coördineert met het hoofd sponsoring de plaatsing van advertenties op de website.

24

4.6.10 Bouwcommissie Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de commissie opstallen en terreinen. Tijd Incidenteel Taken  Maakt een planning voor de bouwwerkzaamheden.  Maakt een begroting voor de bouwwerkzaamheden.  Voert overleg met de commissie opstallen en terreinen.  Voert bouwwerkzaamheden uit. 4.6.11 Schoonmakers Plaats in de vereniging Legt verantwoording af aan de kantinebeheerder en de commissie opstallen en terreinen. Tijd 4 uur per week Taken  Het wekelijks schoonmaken van alle kleedruimten.  Het vegen van de kleedruimten, legen van afvalbakken.  Het aangeven van defecten aan deuren, douches, kranen, toiletten e.d. aan de commissie opstallen en terreinen.  Het schoonmaken op maandag van kantine na speelweekeinde.  Reinigen van binnenzijde kantine, hal, toiletten, bestuur ruimte.  Zorgen voor materiaal en schoonmaakspullen.

25

5. Vrijwilligers coördinator De vrijwilligerscoördinator weet wat er leeft binnen de vereniging en is op het gebied van het vrijwilligersbeleid het gezicht en aanspreekpunt binnen de vereniging. De vrijwilligerscoördinator wordt bijgestaan door de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligers coördinator kan plaats nemen in het hoofdbestuur. Algemeen:  De vrijwilligerscoördinator legt rechtstreeks verantwoordelijkheid af aan het bestuur.  De vrijwilligerscoördinator werkt plannen van het bestuur uit. Dit gebeurt eventueel samen met het bestuur en de vrijwilligerscommissie.  De vrijwilligerscoördinator doet ook diverse verbetervoorstellen aan het bestuur.  Zwaarwegende beslissingen worden afgestemd met het bestuur c.q. het desbetreffende aanspreekpunt in het bestuur.  De vrijwilligerscoördinator woont de bestuursvergadering (of een gedeelte daarvan) bij op verzoek van het bestuur, of op eigen verzoek.  De vrijwilligerscoördinator zorgt voor het binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden van vrijwilligers en evalueert bij het afscheid nemen van een vrijwilliger. De taken van de vrijwilligerscoördinator bestaan uit:  Verantwoordelijk voor de aansturing van het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging.  Is begeleider en vraagbaak voor alle vrijwilligers.  Werft actief en selecteert vrijwilligers, in overleg met de commissies en/of hoofdbestuur en/of jeugdbestuur.  Inventariseert welke opleidingen er nodig zijn.  Organiseert opleidingen voor vrijwilligers.  Zal ervoor moeten zorgen dat er meer vrijwilligers beschikbaar komen voor de vereniging.  De vrijwilligerscoördinator zal ervoor moeten zorgen dat er opleidingen gegeven worden binnen de vereniging.  De vrijwilligerscoördinator zal ervoor moeten zorgen dat er een jaarkalender met de planning op het gebied van vrijwilligerswerk komt.  De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat het vrijwilligersplan actueel blijft.  Leiding geven aan de vrijwilligerscommissie.  Geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid.  Vergadert periodiek met de vrijwilligerscommissie.  Onderhoudt contacten met de overige commissies.  Bewaakt het toegewezen budget voor de vrijwilligerscommissie  Benaderen van toegewezen ouders/leden.  Afspraken maken met de ouders/leden over hun inzet.  Vrijwilligers inplannen in roosters.  Vastleggen wegblijvers.  Aanspreken wegblijvers. 26

6. Binnenhalen Waarom bij onze vereniging? De voetbalvereniging Makkum is een gezellige ontmoetingsplaats. Je doet er makkelijk sociale contacten op en tijdens de derde helft is het altijd één groot feest in de kantine. Bij onze vereniging bieden wij de ruimte voor vrijwilligers om zich zelf te ontwikkelen in een bepaalde vrijwilligersfunctie. Door het volgen van cursussen is het mogelijk om je zelf te ontplooien. Deze cursus kan de vereniging voor jou betalen en in ruil daarvoor ben je minimaal drie jaar bij ons in dienst als vrijwilliger. Welke communicatiekanalen gebruiken we? Communicatie is belangrijk. Er zijn verschillende manieren van communicatie binnen onze vereniging. De nieuwste communicatiemiddelen die vooral door de jongeren worden gebruikt zijn Twitter, Facebook en Whatsapp. De andere veelgebruikte communicatiemiddelen zijn telefoon, E-mail, Clubblad de Braakbode, persoonlijk gesprek of vergaderingen. Werving en selectie Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij een van de diverse commissies binnen de vereniging. De procedure voor het opvullen van een vacature is als volgt:  De betreffende commissie is zelf verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers. Mogelijk heeft de commissie een geschikte kandidaat in beeld voor het opvullen van de vacature. De commissie is vrij om met een kandidaat in gesprek te treden en afspraken te maken met de kandidaat. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. De vrijwilligerscoördinator wordt geïnformeerd wie de vacature heeft opgevuld.  Heeft de betreffende commissie meerdere kandidaten in beeld, dan ontvangt de vrijwilligerscoördinator een opgaaf van de kandidaten en voert indien gewenst overleg met de commissie. De commissie is vrij om met de kandidaten in gesprek te treden en afspraken te maken met een of meerdere kandidaten. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. De vrijwilligerscoördinator wordt geïnformeerd wie de vacature heeft opgevuld.  Heeft de betreffende commissie na diverse inspanningen geen kandidaat in beeld, dan wordt de vrijwilligerscoördinator hiervan op de hoogte gebracht. De vrijwilligerscoördinator zal mogelijke kandidaten benaderen. Hierbij maakt de vrijwilligerscoördinator gebruik van de database of wordt de vacature geplaatst op de website en/of in het clubblad. Het hoofdbestuur wordt geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de vacature. Indien hieruit kandidaten naar voren komen vindt overleg plaats met de commissie. De commissie is vrij om met de kandidaten in gesprek te treden en afspraken te maken met een of meerdere kandidaten. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. De vrijwilligerscoördinator wordt geïnformeerd wie de vacature heeft opgevuld.  Betreft de vacature een essentiële functie binnen de vereniging, dan vindt altijd overleg plaats met het hoofdbestuur.

27

Manieren voor het werven van vrijwilligers:  Het uitgeven van een enquête, waarin leden worden verzocht kwaliteiten, interesses en eventuele studies kenbaar te maken.  Mensen persoonlijk aanspreken.  Briefje aan jeugdspelers meegeven voor de ouders. In deze brief wordt aangegeven welke vrijwilligersfuncties ingevuld kunnen worden.  Briefje aan seniorenleden meegeven. In deze brief wordt aangegeven welke vrijwilligersfuncties ingevuld kunnen worden.  Benader ouders bij jeugdactiviteiten. Organiseer dit ook voor de ouders en benader ze vervolgens persoonlijk voor diverse klussen of taken binnen de vereniging.  Leden telefonisch benaderen met de vraag of ze vrijwilligerswerk zouden willen doen.  In de ledenadministratie ook de beroepen van de leden vermelden. Als iemand met bepaalde kennis nodig is, dan raadpleeg je de ledenlijst.  Binnen diverse groepen zoeken naar beschikbare en bereidwillige vrijwilligers voor vrijwilligerstaken.  De jeugd vroegtijdig bij de vereniging betrekken. Jeugdleden kunnen bijvoorbeeld stage lopen bij de vereniging. Werven van vrijwilligers, waar liggen kansen. Vrijwilligers werven is lastig. In dit gedeelte een aantal adviezen op welke manieren mensen benaderd kunnen worden voor vrijwilligerswerk. Belangrijk is om tegelijkertijd verschillende methoden in te zetten. Dit vergroot de kans op het werven van vrijwilligers. Kwaliteiten, interesses en studies Ken zoveel mogelijk de kwaliteiten, interesses of studies van je leden. Hierdoor kun je leden specifiek benaderen. Niet alleen voor vaste functies, maar ook voor eenmalige doeleinden. Iemand die journalistiek studeert kan ervaring opdoen door stukken te schrijven voor onze website. Iemand die artistiek bezig is kan een mooie poster of advertentie ontwerpen. Hoe kom je meer te weten over kwaliteiten, interesses en studies van leden?  Vast onderdeel maken van inschrijfformulier.  Persoonlijk contact met de leden.  Verspreiden van enquêtes om de beschikbaarheid, achtergrond en belangstelling voor vrijwilligerswerk onder de leden te peilen. Als je kwaliteiten, interesses en studies van iemand kent kun je diegene specifiek benaderen. Oftewel persoonlijk aanspreken. Persoonlijk aanspreken “Hé, we hoorden dat jij goed bent met …, zou je ons daarmee willen helpen?” Wordt positiever op gereageerd dan “Wij zijn op zoek naar vrijwilligers, zou je wat willen doen?”. Een zeer effectieve manier om vrijwilligers te vinden is door mensen persoonlijk aan te spreken. Veel mensen geven aan dat zij geen vrijwilligerswerk doen omdat zij er niet persoonlijk voor gevraagd worden. Het streelt nu eenmaal om ergens voor gevraagd te worden. 28

Hoe kun je het beste iemand persoonlijk benaderen:  Motiveer waarom diegene gevraagd wordt (kwaliteiten, ervaring,...)  Geef een beeld van de functie. De aantrekkelijke kanten, wat het op levert, maar ook de minder leuke kanten.  Laat iemand als proef meedraaien om te kijken of het bevalt.  Niet iemand voor het blok zetten. Geef bedenktijd en spreek af om er later op terug te komen. Zijn er geen geschikte kandidaten die je kunt aanspreken Vraag dan anderen of zij iemand kennen die voldoet aan het profiel. Mogelijkheden binnen de vereniging Probeer duidelijk te maken wat de mogelijkheden binnen de v.v. Makkum zijn. Als algemeen bekend is dat er bij de voetbalvereniging de mogelijkheid is om stage te lopen is men eerder geneigd om voor een stage bij de vereniging te komen. Hoe maak je duidelijk dat er mogelijkheden zijn?  Aandacht geven in clubblad/op website wanneer iemand bezig is met een stage bij de voetbalvereniging (Artikel, column over voortgang).  Vast gedeelte op website waar te lezen valt wat voor stages er gedaan zijn/mogelijk gedaan kunnen worden.  Informatieavond voor spelers “Hoe studiepunten te verdienen met je hobby”.  Leiders informeren over de mogelijkheden. Zijn zelf vrijwilliger, weten dat vrijwilligers belangrijk zijn. Kennen de kwaliteiten, interesses en studies van de leden en kunnen een positief zetje in de richting van vrijwilligerswerk geven. Jongeren Jongeren zo jong mogelijk bij de vereniging betrekken versterkt de binding met de club en binding met club is een grotere bereidheid tot vrijwilligerswerk. Hoe kun je jongeren bij de vereniging betrekken?  Jongeren mensen van de club laten interviewen en zelf laten verwerken in het clubblad. (eventueel combineren met interview bij Kwaliteiten, interesses en studies)  Een eigen gedeelte in clubblad voor en door jongeren. Studenten Denk bij korte projecten (bijvoorbeeld toernooi, spelmiddag) ook aan wat studenten zouden kunnen betekenen.

29

7. Begeleiden In elke functiebeschrijving staat vastgelegd door welk persoon de vrijwilliger ondersteund kan worden en aan wie men ondersteuning bied. Voor vragen kan de vrijwilliger terecht bij de ondersteunende functie of bij de vrijwilligerscoördinator. De begeleiding van nieuwe vrijwilligers bestaat uit een introductiegesprek met daarin een toelichting op de functie, het functioneren van de vereniging en een kennismaking met directe betrokkenen van de functie. Er kunnen tussentijds evaluatiegesprekken gevoerd worden. Vervolgens wordt onder begeleiding de taken van de functie uitgevoerd, waarna de nieuwe vrijwilliger zelf aangeeft wanneer hij/zij in staat is om zelfstandig te functioneren. Nieuwe vrijwilligers worden bij voorkeur ingewerkt door de “oude” vrijwilliger. Indien dit niet mogelijk is wordt dit gedaan door de in de functiebeschrijving vastgelegde ondersteunende functie.

30

8. Belonen Voetbalvereniging Makkum heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligers werk. Daarnaast is waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers in dienst van de leden. De leden van de vereniging dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Ze doen het werk voor hen. Als blijk van waardering, organiseert de vereniging verschillende activiteiten gericht op bepaalde groepen vrijwilligers, zo is er jaarlijks een vrijwilligersavond en aan het eind van het seizoen een barbecue voor alle vrijwilligers. Tijdens de slotdag krijgen de vrijwilligers die afscheid nemen een presentje aangeboden door de vereniging. Er kan onderscheid gemaakt worden in de te geven presentjes op basis van het aantal gedraaide vrijwilligersjaren. Bij vrijwilligers die al heel lang werkzaam zijn voor de vereniging kunnen tijdens een bepaald jubileum onderscheidingen overhandigd worden. De hoofdtrainer, de HJO en selectietrainers nemen qua waarderen en belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een vergoeding en zijn het in feite geen “echte” vrijwilligers meer, maar professionals op hun vakgebied.

31

9. Behouden Mensen willen zich ontwikkelen, zelfontplooiing is vandaag de dag een van de mode woorden. Zelfontplooiing is niet alleen kennis opdoen, maar deze kennis en vaardigheden ook daadwerkelijk in de praktijk gebruiken. Dit vrijwilligersbeleidsplan is gemaakt om capabele en enthousiaste vrijwilligers op de juiste plek te hebben, daarom is het belangrijk dat vrijwilligers hun ambities kenbaar kunnen maken. De verantwoordelijke voor het vrijwilligersbeleid overlegt met de vrijwilligers over hun ambities en over veranderingen in de woon-/werksituatie van de vrijwilligers, waarbij bijvoorbeeld het gaan volgend van een bepaalde opleiding nieuwe uitdagingen kan geven binnen de vereniging. Ook is het ruimte geven voor initiatieven belangrijk voor het behoud van de vrijwilligers. Vrijwilligers moeten weten dat de vereniging initiatieven, mits overlegd, aanmoedigt. Een initiatief die genomen wordt en door overleg draagvlak creëert. Vervolgens door goede samenwerking het project laten slagen zodat het voor de vereniging iets bijzonders oplevert. Door hier veel positieve aandacht aan te schenken, weten de vrijwilligers die meegeholpen hebben dat ze gewaardeerd worden en dat initiatieven buiten de functiebeschrijvingen om erg op prijs gesteld worden, want originele ideeën en initiatieven maken de vereniging speciaal. Persoonlijke aandacht en waardering evenals een goede sfeer zijn belangrijk. Ook goede communicatie en feedback over het werk zijn waardevol. Manieren voor het behouden van vrijwilligers:  Begeleiding geven en ontwikkelingsmogelijkheden bieden.  Samenbindende bijeenkomsten met een thema organiseren.  Het aanstellen van een actieve en betrokken vrijwilligerscoördinator.  Roep een vrijwilligerscommissie in het leven.  Heb aandacht voor overbelasting.  De aanschaf van een vrijwilligerspas (voordeelkaart) via de gemeente.

32

10. Beëindigen Als de vrijwilliger heeft aangegeven om te stoppen met zijn vrijwilligersfunctie, moeten de volgende acties ondernomen worden:  Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen?  Wanneer wil de vrijwilliger stoppen?  Is de vrijwilliger bereidt om zijn opvolger voor bepaalde tijd in te werken?  Evaluatie: Wat ging goed en wat kan beter binnen de vereniging.  Is de vrijwilliger in de toekomst bereidt om zich weer in te zetten voor de vereniging?  De vrijwilliger wordt bedankt voor zijn bijdrage en inzet.

33

11. Rechten en plichten Vergoedingen en fiscale aspecten Het uitgangspunt bij v.v. Makkum is dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun verrichtte werkzaamheden. Uitzonderingen zijn er natuurlijk wel. We hebben bijvoorbeeld een betaalde hoofdtrainer. Verder krijgen bepaalde vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding. Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. In principe kunnen deze kosten gedeclareerd worden . Het is de gewoonte dat hier terughoudend mee wordt omgegaan. De kosten voortvloeiende uit het volgen van cursussen, het voeren van correspondentie, de aanschaf van materialen, het huren van sportzalen en dergelijke dienen uiteraard niet ten laste te komen van vrijwilligers. Vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten worden vergoed op basis van een door de betreffende vrijwilliger ingediende en ondertekende declaratie. Bij het declareren dienen nota’s, kassabonnen of andere betalingsbewijzen te worden overhandigd. Onkostenvergoedingen op basis van declaraties hoeven niet door de fiscus te worden aangegeven. De ficus staat toe dat aan een vrijwilliger, anders dan vergoedingen op declaratiebasis, een vaste vergoeding mag worden toegekend. Afspraken over uitkeren van een eventuele vaste onkostenvergoeding worden individueel gemaakt en vastgelegd met betreffende vrijwilliger. Bij een vaste vergoeding zijn bedragen aan een fiscale limiet gebonden. Deze limiet wordt door de Belastingdienst periodiek bij- en vastgesteld. Vrijwilligers kunnen ook een andere vorm van vergoeding krijgen dan een financiële. Bijvoorbeeld een extraatje in de vorm van een cadeaubon. Formeel is hier geen maximum aan gesteld, mits de toekenning niet lijkt op een reguliere betaling. Het is aan de belastinginspecteur om te beoordelen wat wel en niet toelaatbaar is. De ficus kan in principe cadeaubonnen gelijk stellen aan geld en soms aan loon. Verzekeringen Het bestuur van v.v. Makkum wijst inzake enkele persoonlijke verzekeringen op het volgende. Voetbalvereniging Makkum gaat er van uit dat iedereen persoonlijk verantwoordelijk is voor de volgende verzekeringen:  Een aansprakelijkheidsverzekering (WA)  Een ongevallen verzekering  Een autoverzekering  Een auto – inzittendenverzekering Verklaring omtrent goed gedrag Het kan zijn dat voor bepaalde vrijwilligersfuncties om een verklaring omtrent goed gedrag gevraagd wordt. De kosten voor deze verklaring kunnen gedeclareerd worden.

34