Vragen en antwoorden Wat houdt Het Nieuwe Werken (hierna: HNW) precies in? HNW is een een verzamelbegrip. Het omvat drie belangrijke, samenhangende onderdelen. Dit zijn het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken met gebruikmaking van moderne ICT oplossingen waarbij leidinggevenden en medewerkers met elkaar vooraf resultaat afspraken maken. Deze manier van werken is dus een andere dan de huidige, traditionele werkwijze waarbij het al het werk veelal op vaste werktijden op een ‘eigen’ werkplek op kantoor wordt uitgevoerd. Zijn er ook nadelen aan HNW? HNW is een organisatie ontwikkeling en het is nieuw dus spannend. We zullen onder andere moeten wennen aan nieuwe manier van werken door het kantoor veel meer als ontmoetingsplaats te gaan zien. En zowel management als medewerkers moeten leren omgaan met het maken van en aanspreken op resultaten in combinatie met een grotere mate van flexibiliteit met betrekking tot werkplek en werktijd. Hoe gaan andere organisaties om met HNW? Er is inmiddels een groot aantal bedrijven die of HNW al geïmplementeerd hebben of midden in het proces zitten. Er is niet één standaard aanpak en organisaties doen het veelal op een manier die aansluit bij het de cultuur van de organisatie. Van welke ervaringen van andere organisaties kunnen wij iets leren? Schiphol heeft met een groot aantal organisaties gesproken over hun bevindingen bij de introductie van Het Nieuwe Werken. Uiteraard nemen we hun ervaringen mee in de implementatie bij Schiphol. Is HNW niet gewoon een hype die over een aantal jaren weer overwaait? Dat denken wij niet, HNW is een aanduiding voor meerdere ontwikkelingen die nu samen komen. Schiphol pakt die signalen nu op en vertaalt ze dus in een andere wijze van werken die zowel de functie en inrichting van het SHG raakt, de beschikbare ICT ondersteuning als de wijze van (samen-) werken tussen leidinggevenden en medewerkers.
Schiphol en Het Nieuwe Werken Waarom gaat Schiphol over naar HNW? Wij zijn van mening dat HNW goed aansluit bij de strategie van Schiphol en de wensen van onze medewerkers. Het draagt bij aan een flexibele (lean & mean) organisatie, het verhogen van de resultaatgerichtheid en het geeft meer vrijheid en verantwoordelijkheid aan medewerkers.
Hoe past HNW in initiatieven als “Ik schiphol……”? HNW past goed binnen de organisatie ontwikkeling van “Ik.. . Schiphol”. De kernwaarden gastvrij, betrouwbaar, efficiënt, inspirerend en duurzaam vallen binnen HNW allemaal op hun plek. Waarom doen niet alle afdelingen mee aan HNW? Iedereen die niet in de (semi-)continue dienst werkt (dat is ruim tweederde van onze medewerkers) heeft er al mee te maken sinds de invoering van het nieuwe arbeidstijdenmodel afgelopen januari, waarbij de medewerkers in samenspraak met hun manager de eigen werkweek of een arbeidspatroon verdeeld over het jaar, zelf kunnen indelen. De huisvesting wordt vooralsnog alleen aangepast in SHG. Maar uiteraard kunnen ook afdelingen buiten het SHG starten met HNW in termen van resultaat afspraken maken en flexibel werken uiteraard voor zover dat past binnen de mogelijkheden van het werkaanbod en wensen van de medewerker. Wat merken afdelingen die niet in het Schipholgebouw zitten van HNW? Zie hierboven. In overleg met de betreffende manager kunnen medewerkers die buiten het Schipholgebouw gehuisvest zijn ook starten met flexibel werken. De ICTvoorzieningen om thuis werken mogelijk te maken worden eerst in het Schipholgebouw doorgevoerd. Vanaf november zullen deze faciliteiten ook voor medewerkers buiten het Schipholgebouw toegankelijk zijn. Wordt HNW ingezet als bezuinigingsmaatregel? Schiphol heeft met HNW een aantal doelstellingen. Dat HNW ook een structureel verlagend effect kan hebben op huisvestingskosten is een feit. Daar tegenover staan natuurlijk weer investeringen in aanpassing van het gebouw en werkplekomgeving en bijvoorbeeld ICT ondersteuning. Als bezuinigingsmaatregel sorteert HNW dus niet veel effect. Maar we denken wel tegen soortgelijke kosten slimmer en flexibeler te kunnen werken.
De nieuwe werkomgeving Hoe ziet de nieuwe werkomgeving er straks uit? Het huisvestingsconcept van de Business Area Consumers vormt de rode draad. Op basis van een gehouden evaluatie van de ervaringen van de gebruikers met dit concept vinden er nog een aantal verbeteringen plaats.. Heeft straks niemand meer een eigen kamer of werkplek? Niemand heeft een eigen kamer of werkplek. Wel krijgt het (afdelings-)secretariaat een vaste, herkenbare plek op de vleugel(s). De idee is dat mensen afhankelijk van het soort werk dat zij moeten doen (bv. geconcentreerd werken, overleggen, presenteren, video conference etc.) gebruik maken van de voor dat type werk meest geschikte ruimte.
Hoe wordt de verdeling tussen gesloten en (semi-)open werkplekken bepaald? De verdeling is 50% (semi-)open en 50% gesloten. De (semi-)open ruimten komen op de rustiger plekken en de gesloten ruimten op de wat drukkere plekken, bv. bij de facility points waar zaken als de koffiemachine en afdelingsprinter zijn gelokaliseerd. Zit straks iedereen door elkaar in het gebouw? Iedere afdeling krijgt een thuisbasis waar de garderobe, lockers, het secretariaat e.d.geplaatst worden. Maar feitelijk kan iedereen in het gebouw gaan zitten waar die wil zitten. Dat wordt ook mogelijk gemaakt door de nieuwe ICT oplossingen die gelijktijdig met de verbouwing worden aangebracht. Ik wil graag in de buurt van mijn directe collega’s blijven zitten. Kan dat geregeld worden? Dat is iets wat binnen de afdeling afgestemd dient te worden. Het uitgangspunt blijft dat er flexibel gebruik gemaakt dient te worden van de werkplekken. Hoe weet ik straks waar mijn collega’s zitten? Je kunt bellen, pingen, sms-en, mailen. Mag ik zelf bepalen op welke werkplek ik ga zitten? Ja, op de kamers die daarvoor ingericht zijn. Bedenk wel dat je gevraagd wordt het type werkplek dat je gebruikt zo veel als mogelijk in overeenstemming te laten zijn met het type werk dat je op dat moment moet verrichten. Moet ik nu straks mijn jas, tas en overige persoonlijke spullen van werkplek naar werkplek verhuizen Nee, er komen op een centrale locatie (in de buurt van de trappenhuizen) lockers met daarbij een garderobe. Ik heb een aantal persoonlijke spullen op mijn huidige werkplek staan. Waar moet ik die straks laten? In de locker. Maar bedenk, een eigen vaste werkplek zit er in de nabije toekomst niet meer in dus spullen voor een persoonlijk aankleding van je werkplek hebben weinig zin. Op dinsdag en donderdag zijn de meeste medewerkers op kantoor om ook te kunnen overleggen. Is er dan wel plek voor iedereen? Ja, er komen meer ‘communicatie plekken’ dan voorheen, dat is meer dan alleen de afgesloten vergaderruimten zoals we die van oudsher kennen. Overigens is de uitrol van HNW ook wel een goed moment om als afdeling je bestaande overlegafspraken nog eens tegen het licht te houden. Het gebouw is 5 dagen per week minimaal 12 uur open dus misschien is het wel prettiger en slimmer om je overleggen op een ander moment dan deze twee dagen te plannen.
Ik voel eigenlijk helemaal niets voor thuiswerken. Kan ik straks ook gewoon dagelijks naar Schiphol komen om te werken? Dat kan. Wij willen ook graag dat het SHG als ontmoetingsplaats blijft functioneren, een werkplek en -omgeving waar mensen ook graag zijn! Als ik even geconcentreerd moet werken maar alle 1-persoonskamers zijn bezet, hoe gaat dat dan? Dan kun je in een 2-persoonskamer gesloten ook geconcentreerd werken, maar er bestaat een kleine kans dat in heel het gebouw alles bezet is. Probeer ook eens vooruit te denken in termen van het plannen van je werkzaamheden. Werk dat om ongestoorde concentratie vraagt kun je natuurlijk ook prima elders (bv thuis) doen. Het scheelt je allicht ook nog eens file ergernis doordat je die ochtend dan later naar kantoor komt dan wel ’s middags wat eerder, voor de file uit, naar huis gaat om het werk daar af te maken. Welke ondersteuning krijg ik voor HNW? Velerlei. Dat varieert van ICT middelen tot een training hoe je (beter) leert omgaan met het maken van resultaat afspraken en het in controle zijn over je agenda en tijd. Maar natuurlijk worden jij en je collega’s ook praktisch ondersteund bij het (voorbereiden van) de verhuizing en kun je op het Intranet meer informatie vinden.
Vergaderen Hoe kan ik straks ruimtes reserveren voor 1 persoons/overleg kamers? Dat kan intern geregeld worden door het secretariaat. ICT werkt al zo met de iSpace ruimten. Maar je mag de kamer alleen reserveren voor vergaderen, maar je kan niet de werkplek reserveren. Welke vergaderkamers zijn straks nog beschikbaar? Naast de vergaderzalen in het communicatiecentrum (de B vleugel), komen er op iedere verdieping verschillende ruimten die geschikt zijn voor overleggen met meerdere personen. Dat hoeft overigens niet altijd gesloten vergaderkamers te betreffen. Hoe gaat dat straks met het werkoverleg op mijn afdeling. Moet ik op een bepaalde dag aanwezig zijn? Dat is iets dat je moet overleggen met je manager, maar natuurlijk zullen er afspraken gemaakt worden over momenten dat iedereen die deelneemt aan zo’n overleg ook daadwerkelijk aanwezig is. Hoe weet ik straks waar mijn collega’s zijn? Wordt het niet lastig om afspraken te maken met mijn collega’s? Je kunt te allen tijde in de agenda’s kijken, net zoals nu. Je kan je collega’s bellen, sms-en, pingen, e-mailen.
Speciale voorzieningen Ik heb nu meerdere beeldschermen voor mijn werk nodig. Hoe gaan we daarmee om als we straks geen vaste eigen werkplek meer hebben? Per afdeling zal worden bepaald welke functies echt een vaste werkplek nodig hebben. Het principe is ‘flexibel, tenzij’. Per afdeling zal bekeken worden welke functies eventueel echt een vaste werkplek nodig hebben doordat zij speciale apparatuur gebruiken die niet of niet eenvoudig verplaatst kan mworden. Ik heb een speciaal ingestelde bureaustoel. Hoe ga ik hiermee om? Uiteraard voldoen alle kantoormeubilair en werkplekken aan de belangrijkste (ARBO) eisen op het gebied van ergonomie. Bureaustoelen zijn dus optimaal instelbaar. Als er door een ARBO deskundige/Ergonoom echt heel bijzondere persoonsgebonden aanpassingen zijn aangebracht aan je huidige werkplek (bureau/stoel) zal van geval tot geval worden bekeken hoe dat kan worden ingepast in het nieuwe huisvestingsconcept. Als secretaresse ben ik het aanspreekpunt van mijn afdeling. Is het niet handig om een vaste werkplek te hebben? Het secretariaat krijgt een vaste plek op de afdeling.
De verhuizing Wat is de planning voor de verhuizing? We starten medio juni en eindigen februari 2012. De planning komt na vaststelling op het intranet. Wordt er per afdeling verhuisd of per gang? Dat verschilt. Het is meestal per vleugel of per halve vleugel (bv. 2,5 vleugel of 3 vleugels). Waar gaan we tijdens de verbouwing van mijn gang naar toe We blijven allemaal in het SHG. We streven er naar om een (deel van een) afdeling zo min mogelijk te verhuizen, maar soms ontkomen we er niet aan dat een afdeling 2 keer verhuist (van huidige plek naar tijdelijke plek (1) en van tijdelijke plek naar definitieve plek (2).
Archief Wat doe ik met al mijn documenten en rapporten die in de kast op mijn kamer staan? Je kunt dit zogenoemde statisch archief op laten slaan door de Facilitaire Dienst (extern archief). Je kunt dit externe archief altijd opvragen bij FD en het is dan binnen 1 à 2 dagen binnen bij het SHG. Wij adviseren je echter ook om eens goed na te denken welke rapporten/documenten zich lenen voor digitalisering (scannen en op een netwerkschijf plaatsen). Op die manier heb je binnenkort, na de uitrol van de digitale werkomgeving, altijd en overal toegang tot je informatie
Wat doen we als afdeling met het archief dat nu op de middenzone staat? Kort en krachtig: Opschonen en eventueel naar het extern archief. Gaan we alle papieren documentatie nu digitaliseren? Zoveel als mogelijk. Hoe zit het met informatiebeveiliging als ik geen eigen kamer/werkplek meer heb? Niet anders dan nu. Je blijft verantwoordelijk voor het niet onbeheerd achterlaten van informatie. Net als nu kun je dus ook in de nieuwe werkomgeving gebruik maken van ‘secure printen’ via een persoonlijk wachtwoord op de afdelingsprinter.
Thuiswerken Hoe moet ik mijn thuiswerkplek inrichten. Krijg ik daarbij hulp van Schiphol? Iedereen geeft op een eigen wijze en naar eigen voorkeur invulling aan zijn of haar thuiswerkplek. Daarvoor zal dus niet een door Schiphol voorgeschreven beleid komen. Uiteraard krijg je wel instructies en praktische tips over hoe je met een PC/laptop met een Internet verbinding kunt inloggen op de werkplekomgeving van Schiphol. Waar ook ter wereld, dus bv ook thuis. Het maakt dus niet uit waar je bent zo lang je maar beschikt over een PC/laptop en Internet verbinding. Krijg ik nu een computer of laptop van Schiphol? Nee, tenzij je op grond van het huidige beleid al een laptop van Schiphol hebt. Kan ik via Schiphol een nieuwe computer voor thuis aanschaffen? Nee, daarvoor zijn geen middelen beschikbaar. Hoe krijg ik thuis verbinding met intranet en mijn mailbox? Nadat je ingelogd bent op de werkplekomgeving van Schiphol heb je uiteraard beschikking over deze toepassingen. Kan ik vanuit huis ook afspraken maken in de agenda van mijn manager? Ja, dat kan. Hoe kan ik op een Schiphol-werkplek die nog niet is omgebouwd voor Het Nieuwe Werken, bijvoorbeeld in het Terminalgebouw, snel inloggen? Log in op de werkplek via: Gebruikersnaam: VDI Wachtwoord: schiphol Vervolgens verschijnt het inlogscherm van VDI zoals hieronder aangegeven, waar je met je persoonlijke VDI-inloggegevens kunt inloggen.
Hoe kan ik mijn thuiswerkplek tegen virussen beveiligen? Een virusscanner behoort tot de basisbenodigdheden om veilig te kunnen internetten, thuis en op kantoor. Voor je thuiswerkplek kun je via internet tal van gratis virusscanners installeren die volgens tests even goed functioneren als de betaalde varianten. Voorbeelden van gratis virusscanners zijn Microsoft Security Essentials, AVG (gratis editie), Avira Antivir, Avast! en Panda Cloud Antivirus. Kan op de BlackBerry nummerherkenning voor interne nummers ingesteld worden? ICT heeft de mogelijkheden onderzocht en dit blijkt helaas vooralsnog niet mogelijk. Hoe kan ik kenbaar maken aan collega’s waar ik mij bevind? Om de vindbaarheid van collega’s onderling te vergroten, wordt geadviseerd om de agenda voor iedereen binnen Schiphol standaard open te stellen. Zie voor een instructie: http://help.intra.schiphol.nl/index.php?article=340 Hoe reserveer ik een conferencetoestel waarmee ik een telefonisch overleg met meerdere mensen tegelijkertijd tot stand kan brengen? Via de secretariaten van afdelingen die over zijn gegaan op HNW worden conferencetoestellen beschikbaar gesteld. Deze draadloze toestellen kunnen gebruikt worden voor telefonisch overleg met meerdere mensen tegelijkertijd en zijn te gebruiken in elke ruimte in het Schipholgebouw. De toestellen zijn te reserveren via Outlook (naam: conference_kamernummer afdelingssecretariaat) en af te halen bij het betreffende afdelingssecretariaat inclusief een instructie.
Indeling werktijd Wat zijn de mogelijkheden met betrekking tot thuiswerken? Uitgangspunt is dat manager en medewerker dit samen afspreken. Hiervoor is een zogenoemde Guidance afgesproken; dat zijn richtlijnen die we hanteren bij HNW. Hierin staat onder andere dat medewerker en manager afspraken maken over aanwezigheid en aanspreekbaarheid en dat uitgangspunt is dat medewerkers niet meer dan de helft van het aantal contracturen elders – dus niet op kantoor – werken. Mag mijn manager bepalen welke dagen ik op kantoor werk? Ja, het thuiswerken gaat altijd in overeenstemming met je leidinggevende. Het betreft gewoon een werkdag waarbij de manager kan aangeven of het gewenst is of je als medewerker op kantoor komt. Zit er een maximum aan het dagen dat ik thuis of elders mag werken? Uitgangspunt bij HNW is dat medewerkers meer op kantoor zijn dan elders. Verdere afspraken maak je in overleg met je manager. Hangt dat ook af van het aantal uren dat ik werk? Uitgangspunt blijft meer op kantoor dan elders, gerelateert aan het aantal uren dat je werkt. Wat betekent HNW als ik parttime werk? HNW betekent voor fulltimers en parttimers precies het zelfde. Kan ik ook halve dagen thuis werken of gaat dat per dag? Kan ik bijvoorbeeld ook eerst thuis mijn mail bij werken en dan nog 6 uur naar Schiphol toe? Ja, maar je maakt deze afspraken in overleg met je leidinggevende. Wordt er van mij verwacht dat ik vaker en langer op een dag beschikbaar ben om te werken? Nee, je bent flexibeler maar dit heeft geen invloed op het aantal uren dat je voor Schiphol werkt. Wordt er straks van mij verwacht dat ik ook ’s avonds e-mails ga beantwoorden? Ook dit is onderdeel van de afspraken die je met je leidinggevende maakt. Uitgangspunt is dat je de resultaat afspraken die je met je leidinggevende maakt nakomt. Als je dat gedurende de normale werktijden doet is er geen reden om extra uren te maken. Maar als jij straks zou besluiten om en bepaalde klus in de avonduren af te werken en ’s middags een privé activiteit te ondernemen is dat natuurlijk ook prima. E-mail beantwoorden kan daar ook bij horen. Als ik straks een vaste dag in de week thuis werk en er wordt een afspraak op die dag gepland moet ik er dan voor terug komen?
Als je een vaste thuiswerkdag afspreekt dan ben je gedurende die dag gewoon beschikbaar voor werk. Als er op die dag een afspraak wordt gepland waarbij je aanwezig moet zijn dan is het uiteraard noodzakelijk om naar Schiphol te komen. Hoe zit het met de bestaande regelingen voor woon/werkverkeer? Verandert er iets aan mijn trein- of busabonnement? Er verandert niets aan je woon/werkvergoeding. Het arbeidscontract wijzigt niet maar je voert je werk uit op de plek waar dat het meest efficiënt is.
Mijn beoordeling Heeft HNW consequenties voor mijn beoordeling? Nee, in de beoordelings- planningscyclus maken we al een aantal jaar resultaatafspraken voor het komend jaar. Dit wordt alleen nog maar belangrijker als je succesvol wilt zijn in HNW. Wordt ik straks toch niet beoordeeld op het aantal uren dat ik aanwezig ben op Schiphol? Nee, je wordt beoordeeld op de resultaten die je al dan niet hebt behaald. Hoe je die behaalt speelt uiteraard ook een rol maar zeker niet uitsluitend op basis van af- en aanwezigheid. Hoe maak ik goede afspraken met mijn leidinggevende? De resultaatafspraken die je jaarlijks met je leidinggevende maakt zijn een afgeleide van de afdelingsdoelstelling en organisatiedoelstellingen. Belangrijk is dat de afspraken SMART (dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zijn zodat je aan het einde van een beoordelingspersiode goed kan beoordelen of de resultaten zijn behaald.
Vragen en antwoorden De Nieuwe Technologie Hoe ziet mijn computerwerkplek eruit in Het Nieuwe Werken? Bestaande computers worden softwarematig omgebouwd zodat iedereen binnen het Schipholgebouw overal even snel kan inloggen (zonder langdurige installaties) via de tele- en flexwerkfunctionaliteit VDI. Thuiswerken werkt op dezelfde manier als op kantoor, dus via VDI maar dan in combinatie met een vaste pincode en wisselende code die door een RSA-token (door ICT verstrekt) wordt gegenereerd. Persoonsgebonden Schiphol-laptops en bijbehorende docking stations verdwijnen. Een uitzondering hierop geldt voor collega’s die uit aard van hun functie een laptop nodig hebben (bijvoorbeeld medewerkers die stand-by diensten lopen met speciale voorzieningen).
RSA token Waarom worden Schiphol-laptops en bijbehorende docking stations in Het Nieuwe Werken niet meer toegepast? Een laptop met docking station is geen flexwerkplek want als de laptop er niet is, kan er niet op de werkplek gewerkt worden. Bovendien acht Schiphol het ARBO-technisch niet verantwoord om medewerkers voltijd op een laptop zonder docking station te laten werken. Daarnaast volgen laptopmodellen elkaar zo snel op dat bestaande docking stations vaak na korte tijd al niet meer passen. Een uitzondering wordt gemaakt voor collega’s die uit aard van hun functie een laptop nodig hebben (bijvoorbeeld medewerkers die standby diensten lopen met speciale voorzieningen). Het is aan de afdelingsmanagers om aan te geven voor wie voor de genoemde uitzondering geldt.
Er wordt in het laptopbeleid naar het ARBO-beleid verwezen en vermeld dat het niet is toegestaan de hele dag met een laptop te werken. Dit ARBO-beleid is mij niet bekend? Dit verbod staat niet letterlijk vermeld in het ARBO-beleid maar Schiphol acht het ARBOtechnisch niet verantwoord om Schiphol-medewerkers voltijd op een laptop zonder docking station te laten werken. Ik beschik thuis over een Apple-computer waarmee ik zou willen telewerken. Wordt deze door Schiphol ondersteund (oftewel worden storingen door de ICT Servicedesk opgelost)? Schiphol biedt je de mogelijkheid om thuis te werken via de tele- en flexwerkfunctionaliteit VDI in combinatie met een vaste pincode en wisselende code die door een RSA-token (door ICT verstrekt) wordt gegenereerd. Een Apple-computer (met een recent besturingsysteem) werkt in principe met VDI en een RSA-token. Mocht dit echter niet werken, levert de ICT Servicedesk geen ondersteuning. Aangezien VDI op een Apple-computer niet wordt ondersteund door Schiphol heb ik geen garantie dat ik kan telewerken met mijn privé Apple-computer. Zonder Schiphollaptop ben ik dan toch verplicht om op Schiphol te komen werken waardoor ik een beperking heb om te kunnen telewerken? Schiphol biedt je de mogelijkheid om thuis te werken middels de tele- en flexwerkfunctionaliteit VDI in combinatie met een vaste pincode en wisselende code die door een RSA-token (door ICT verstrekt) wordt gegenereerd. Schiphol biedt echter geen thuiswerkplek. Het is overigens niet verplicht om thuis te werken. Er zullen binnen het Schipholgebouw voldoende flexwerkplekken beschikbaar worden gesteld om ter plaatse te werken. Kan ik diverse applicaties die lokaal draaien (zoals MS Project, MS Visio en DWG viewer) via de tele- en flexwerkfunctionaliteit VDI benaderen? De installatie van de applicaties waarvoor je geautoriseerd bent, worden automatisch geïnstalleerd als je VDI voor het eerst opstart. Mocht dit niet het geval zijn, meld dit dan via de ICT Servicedesk (020-6014445). Ik ben in het bezit van een Schiphol-laptop en ik ben werkzaam in het Schipholgebouw. Wanneer treedt het aangepaste laptopbeleid in mijn geval in werking? Het innameproces van laptops (behalve uitzonderingen) loopt gelijk aan de Het Nieuwe Werken-planning van verhuisbewegingen in het Schipholgebouw. Wanneer krijg ik de beschikking over de tele- en flexwerkfunctionaliteit VDI? Als je werkzaam bent in het Schipholgebouw krijg je, zodra jouw afdeling overgaat op Het Nieuwe Werken, de beschikking over een tele- en flexwerkfunctionaliteit en de bijbehorende vaste pincode en RSA-token om te flex- en telewerken.
