Voorwoord ...........................................................................................................................2 1. Inleiding...................................................................................................................3 1.1 Integriteit binnen de overheidssector......................................................................3 1.2 Vooral een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag ...............................................3 1.3 Ook een systeem van “checks en balances”...............................................................3 1.4 Samenvatting .......................................................................................................4 2. Beleidsdoelstellingen en uitgangspunten....................................................................6 2.1 De doelstellingen van het integriteitsbeleid .............................................................6 2.2 Vasthouden van het integer gedrag ...........................................................................6 2.3 Imago van de overheid .............................................................................................6 2.4 Misbruik en oneigenlijk gebruik door derden ...............................................................6 2.5 Evenwicht in maatregelen .....................................................................................7 3. Preventieve maatregelen ..........................................................................................8 3.1 Continue aandacht ...................................................................................................8 3.2 Samenwerking is noodzakelijk...................................................................................8 3.3 Een systeem van checks en balances........................................................................8 3.4 Vorming, training e.d. ................................................................................................9 3.5 Werkoverleg en functioneringsgesprekken ............................................................... 10 3.6 Werving en selectie ................................................................................................ 10 4. Gedragscode ......................................................................................................... 11 4.1 Gedragscode voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren.................................. 11 5. Handhaving............................................................................................................ 13 5.1 Verantwoordelijkheden bestuurders ......................................................................... 13 5.3 Signalen over misstanden (vangnet).................................................................... 14 5.4 Enkele bijzondere instrumenten........................................................................... 15 5.5 Registratie en verslaglegging .............................................................................. 16 5.5.1 Archivering schriftelijke meldingen ................................................................... 16 5.5.2 Jaarverslag externe meldpunt ......................................................................... 16 5.5.3 Jaarrekening van de gemeente ....................................................................... 16 5.6 Sancties......................................................................................................... 16 6. Voorstellen............................................................................................................. 18 Bijlage 1 bij het raadsvoorstel .............................................................................................. 19
Voorwoord RAADSVOORSTEL De raad der gemeente Sliedrecht.
Agendapunt Sliedrecht, 17 januari 2003
Onderwerp: Nota integriteitsbeleid: “Een beetje integer bestaat niet”
Integriteit behoort ongetwijfeld tot de belangrijkste kwaliteiten waarover raadsleden, bestuurders en ambtenaren moeten beschikken. De gemeente kan omstandigheden scheppen die het integer handelen bevorderen. In de voorliggende nota “Een beetje integer bestaat niet” wordt op de verschillende aspecten nader ingegaan. De nota is als volgt opgebouwd: 1. Inleiding 2. Beleidsdoelstellingen en uitgangspunten 3. Preventieve maatregelen 4. Gedragscode 5. Handhaving 6. Voorstellen Bijlage: Gedragscode Deze nota levert de ingrediënten om het integriteitsbeleid te ontwikkelen en heeft sterk het karakter van “zo zou het kunnen”. In dat kader moet ook de bijgevoegde gedragscode worden gezien. Elke gemeente wordt geacht het integriteitsbeleid vorm te geven op een wijze die aansluit bij de eigen bestuurlijke structuur en cultuur. We nodigen de raad uit zich uit te spreken over het te voeren integriteitsbeleid.
000006
1.
Inleiding
1.1
Integriteit binnen de overheidssector
Het onderwerp integriteit binnen de overheidssector staat in de constante belangstelling van de samenleving. Het thema integriteit van het openbaar bestuur is in 1992 onder stimulans van de toenmalige minister van binnenlandse zaken, Ien Dales, nadrukkelijk op de agenda van bestuurders van overheidsorganen geplaatst. Mevrouw Dales zette een nieuwe toon door bij verschillende gelegenheden het belang van bestuurlijke integriteit te benadrukken, in haar ogen noodzakelijk voor het voortbestaan van de politieke democratie. Het vertrouwen van de burger in de democratie wordt immers deels gevoed door het gedrag van haar bestuurders. De kern van het betoog van de minister was, op het jaarcongres van de VNG in 1992, dat de overheid wel of niet integer is. Een beetje integer kan niet. Sindsdien is door het rijk aan het integriteitsbeleid op een breed front vorm en inhoud gegeven. Politici en bestuurders moeten als morele personen aanspreekbaar zijn op verantwoordelijkheid, openheid, vertrouwen, eerlijkheid, betrouwbaarheid, onkreukbaarheid, onbaatzuchtigheid en moed. De geloofwaardigheid van de overheid staat of valt met een ook moreel zuivere uitoefening van macht en gezag. Het lokaal bestuur heeft daarom de morele plicht om te komen tot gedragsnormen voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren. Tegelijkertijd kan deze nota helpen om de discussie over het integriteitsbeleid te stimuleren.
1.2
Vooral een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag
Integriteit is vooral een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag. Integer handelen heeft vooral te maken met cultuur: de wijze waarop bestuurders en ambtenaren bijvoorbeeld omgaan met en besef hebben van de risico’s rond representatie, de spelregels bij onderhandelingen, het omgaan met nevenfuncties en de opstelling ten aanzien van vertrouwelijke informatie. Meer bureaucratische procedures en controlemiddelen bieden niet altijd de beste oplossing en daarbij komt dat we niet alleen integriteit maar ook bedrijfsmatig werken als een uitdaging zien. Het onderhoud van de cultuur vereist een inspanning voor iedereen die werkzaam is binnen de gemeente Sliedrecht. We moeten hierbij oppassen voor een "inquisitie-effect". Of zoals weleens wordt geformuleerd: “Het gaat niet om het verwijderen van de rotte appels uit de mand. Die mand moet zo goed gevlochten zijn dat er helemaal geen rotte appels ontstaan”.
1.3
Ook een systeem van “checks en balances”
Integriteit heeft ook te maken met het inbouwen van “checks en balances” in structuren, werkwijzen en regels. Sliedrecht beschikt over een integer bestuurlijk en ambtelijk apparaat. Een systeem van “checks en balances” levert daaraan een belangrijke bijdrage. We mogen daar best trots op zijn. Om ervoor te zorgen dat het gemeentelijk apparaat er één blijft om trots op te zijn, is onderhoud nodig. Want dat het goed gaat, komt niet vanzelf. In onze organisatie, waar wij alleen maar met (belasting)geld van de burgers omgaan, en niet direct door “de markt” worden afgerekend, past een goed systeem van controle en verantwoording.
1.4
Samenvatting
Integriteit en transparantie zijn sleutelbegrippen bij het handelen van de gemeentelijke overheid. Onderstaand zijn de diverse omstandigheden uitgebeeld die impact hebben op de integriteit van de gemeentelijke organisatie.
Wettelijke voorschriften
Administratieve organisatie en interne controle
Sancties
Integriteit Signalen over misstanden
Organisatiestructuur
Bestuurs - en bedrijfscultuur
Gedragscode
Efficiënt omgaan met gemeenschapsgelden is een belangrijk ideaal in de openbare dienst. Bedrijfsmatig werken is daarom een uitdaging. De “ondernemende overheid” mag echter niet doorschieten. De overheid is geen bedrijf, maar overheid. Erkenning en waardering van de identiteit en integriteit van de overheid moet naar onze mening uitgangspunt blijven. De overheid is gehouden om het algemeen belang te dienen. De gemeentelijke overheid kan van een aantal noties uit het bedrijfsleven, zoals kostenbesef, doelmatigheid en het duidelijk stellen van verantwoordelijkheden, een nuttig gebruik maken. Als het echter gaat om een volledige cultuuromslag in de richting van het bedrijfsleven, zoals soms wel wordt bepleit, kan er onheil worden verwacht. De gemeente heeft namelijk haar eigen waarde en haar eigen plaats, gericht
4
op de vervulling van de publieke taak.
5
2.
Beleidsdoelstellingen en uitgangspunten
2.1
De doelstellingen van het integriteitsbeleid
De belangrijke aspecten die wij bij het begrip bedrijfsvoering voor ogen hebben zijn een efficiënt, effectief en klantgericht opererend bestuurlijk en ambtelijk apparaat. Een overheidsorganisatie zal echter zowel efficiënt als integer moeten zijn. Het gaat daarbij om een preventief integriteitsbeleid, gericht op het voorkomen van aantasting van de bestuurlijke en ambtelijke integriteit. De ? ? ?
beleidsdoelen van het integriteitsbeleid zijn: het vasthouden van het integer gedrag in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie; het leveren van een positieve bijdrage aan het imago van de gemeentelijke overheid; het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen door derden.
2.2
Vasthouden van het integer gedrag
Het beleid is gericht op het continueren van het integer gedrag in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Een belangrijk aspect hierbij is het voorkomen van ongewenste en ongeoorloofde beïnvloeding door derden en het voorkomen van integriteitsverlies. Het gaat daarbij vooral, naast organisatorische maatregelen, om het bevorderen van het ethisch bewustzijn van raadsleden, bestuurders en ambtenaren. Door middel van een samenhangend beleid moeten de risico’s voor de organisatie beheersbaar worden gemaakt of gehouden. Dit met ruimte voor eigen verantwoordelijkheid in plaats van alleen een stelsel van dwingende regels.
2.3
Imago van de overheid
De overheid heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om zaken zoals betrouwbaarheid en de verantwoordelijkheid voor een prudent (tactvol en bedachtzaam) beheer van publieke middelen. In breed verband wordt de overheid gezien als een glazen huis en dit glazen huis kan dus maar beter echt doorzichtig worden gemaakt. Hier ligt een kans om een positieve bijdrage te leveren aan het imago van de gemeente. Integriteit moet worden gezien als een onderdeel van de totale zorg voor de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie. Daarom zal de gemeente zichzelf in normatief opzicht hoge eisen stellen, en ernaar moeten streven zelfs de “schijn des kwaads” te mijden. Zo zullen we als gemeente, die haar inkomsten verwerft uit belastingen en dus een groot belang heeft bij een goede “belastingmoraal”, bijvoorbeeld geen gebruik maken van cross-border-lease-constructies, en van soortgelijke constructies die uitsluitend zijn opgezet om van een belastingvoordeel te profiteren. De overheid dient ervoor te zorgen dat wetten en regels worden nageleefd, en moet niet zelf de randen of de mazen van de wet op zoeken.
2.4
Misbruik en oneigenlijk gebruik door derden
De betrouwbaarheid van de overheid hangt nauw samen met die van haar partners. Bij het
6
voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (subsidies, uitkeringen, vergunningen e.d.) door derden geldt het uitgangspunt van de controle-verordening: Bij van derden afkomstige gegevens dient de gemeente ervoor zorg te dragen dat de juistheid van informatie wordt gecontroleerd en dat daarvoor de mechanismen aanwezig zijn. In enge zin richt M & O - beleid zich op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen door derden. Regelgeving met externe werking heeft echter een directe lijn “naar binnen”. Bijvoorbeeld: in hoeverre zijn de bevoegdheden van de betreffende ambtenaren helder geregeld? Het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen door derden wordt daarom beschouwd als een onderdeel van het integriteitsbeleid van de gemeente.
2.5
Evenwicht in maatregelen
Bovengenoemde doelstellingen kunnen met elkaar gecombineerd worden, waarbij wordt opgemerkt, dat bevordering van integriteit is gebaat bij een evenwicht in organisatorische maatregelen en het toepassen van personeelsinstrumenten, waarbij met name een algemeen besef van normen en waarden belangrijk is. Organisatorische maatregelen en regelgeving zullen namelijk nooit voor een 100% dekking van het risico van niet-integer gedrag kunnen zorgen. Ten aanzien van veel voorkomende dilemma’s is het nuttig om als sluitstuk via een gedragscode duidelijkheid te geven over wat wel of niet kan.
7
3.
Preventieve maatregelen
3.1
Continue aandacht
Belangrijk is de continue aandacht (onderhoud) voor de bestuurs- en bedrijfscultuur waarbij naast bedrijfseconomische afwegingen, ook het aspect integriteit hoog in het vaandel staat. Aandacht zal er zijn voor de instelling, waarden en normen, van waaruit en waarmee men zijn taak vervult. In een goede bestuurs- en bedrijfscultuur is er bereidheid tot het afleggen van verantwoording en kunnen mensen op hun gedrag worden aangesproken. Algemeen belang, objectiviteit, betrouwbaarheid, soberheid, loyaliteit en dienst aan de gemeenschap vormen de hoogste waarden in de openbare dienst. Deze ambitie maakt het werken in de gemeente uitdagend en eervol. Bij kwetsbare functies en taken is een verhoogde waakzaamheid nodig: een duidelijk besef van de kwetsbaarheid. Bij kwetsbare functies en taken kunnen we bijvoorbeeld denken aan de inkoopfunctie van de gemeente en de personen die te maken hebben met onderhandelingen, vertrouwelijke informatie en de afgifte van vergunningen.
3.2
Samenwerking is noodzakelijk
Het maken van zo duidelijk mogelijke afspraken over verantwoordelijkheden en gedrag speelt een belangrijke rol bij de beheersing van de integriteit. Mede gelet op de in onze organisatie gedecentraliseerde bevoegdheden middels het delegatiebesluit, mandaatstatuut en de nota budgettering. Aandacht is er voor de combinatie van bestuurlijke en ambtelijke erantwoordelijkheid. Aspecten hierbij zijn: ? ? ?
? ?
de aanspreekbaarheid van bestuurders en raadsleden in het openbaar; de plicht van bestuurders om fouten van het ambtelijk apparaat te corrigeren en omgekeerd: de verantwoordelijkheid van ambtenaren om bestuurders te wijzen op fouten; de speciale rol van de burgemeester in het handhaven of ontwikkelen van een mentaliteit bij het bestuurlijk en ambtelijk apparaat waarin wordt getracht helderheid en zorgvuldigheid te scheppen, zowel inhoudelijk als procedureel, in de aspecten en belangen die bij besluitvormingsprocessen een rol spelen; de plicht van het ambtelijk apparaat om adequaat preventieve maatregelen te treffen; in de organisatie en aanbevelingen aan het bestuur te doen.
Als college van burgemeester en wethouders hebben wij de taak toe te zien op de kwaliteit van het bestuur, ook in normatieve zin zoals bij het thema integriteit van bestuur het geval is. Openheid en bespreekbaarheid zijn daarbij belangrijke kernbegrippen.
3.3
Een systeem van checks en balances
Integriteit vraagt om een heldere verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waarbij checks en balances centraal staan. Daarmee wordt het overheidshandelen transparant en controleerbaar. Binnen het huidige beheersmodel van de gemeente (het geheel van organisatiestructuur, functiescheidingen, de controleverordening, de beheersverordening, de
8
beschreven procedures, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, de regels en reglementen) zijn controlemechanismen ingebouwd en de mogelijkheden tot malversaties daardoor in sterke mate beperkt. Zonodig zullen onderdelen van de administratieve organisatie worden verbeterd. Daar waar procedures en regels ontbreken kan immers een situatie ontstaan dat een onevenredig groot beroep wordt gedaan op de individuele integriteit van bestuurders en ambtenaren. Daarnaast leveren verschillende wettelijke voorschriften, voor bijvoorbeeld het verstrekken van vergunningen, eveneens een bijdrage aan de beheersing van de integriteit. Tot slot vermelden wij nog twee onderdelen van het Planning en controlsysteem (P&C-systeem) van onze gemeente die een belangrijke bijdrage leveren aan de integriteit in de organisatie. In de eerste plaats is er de “nota budgettering” waarin onder andere de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van budgethouders in de ambtelijke organisatie zijn vastgelegd. Deze nota bevat tevens de regels van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, waaraan de budgethouders bij de uitvoering van de begroting moeten voldoen. Om de controleerbaarheid en integriteit te verzekeren is met betrekking tot de offerteregels gekozen voor financiële grenzen. Naast een vaststelling van de algemene regels is er een voorziening voor noodzakelijke afwijkingen op basis van gemotiveerde verzoeken. Integriteitrisico's worden verder verkleind doordat achteraf en openbaar verantwoording (in de jaarrekening) wordt afgelegd over de wijze waarop de aanbestedingsprocedures verlopen zijn. De “kadernota grondtransacties” behoort eveneens tot het P&C systeem van onze gemeente. In deze nota zullen de te hanteren procedures, specifieke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van functionarissen in de organisatie, alsmede het grondprijzenbeleid en de te hanteren gedragslijn bij de uitgifte van vrije bouwkavels worden vastgelegd.
3.4
Vorming, training e.d.
Een overheidsorganisatie moet het onderwerp integriteit continu “managen” om het effect te laten hebben. Een particulier bedrijf heeft te maken met de markt die als een gesel werkt om integriteit hoog in het vaandel te houden. In het kader van vorming en training zal aan de orde komen op welke wijze de integriteit van bestuurders en ambtenaren in het geding kan komen (bewust worden van kwetsbare taken en situaties). Ook kan worden gedacht aan teambuilding, alsmede begeleiding bij de gedachtevorming en de uitwerking van een expliciete managementen bestuursstijl voor respectievelijk ambtelijk leidinggevenden en bestuurders. Integriteit is essentieel binnen de ambtelijke professie. Waarden als loyaliteit, objectiviteit, onpartijdigheid en dienstbaarheid behoren ingebed te zijn binnen de ambtelijke cultuur. Deze basiskwaliteiten zullen steeds meer moeten samengaan met andere noodzakelijke kwaliteiten als doelbereikend innovatief en oplossend vermogen en de bereidheid tot interactief samenwerken. De leiding van de ambtelijke organisatie speelt als drager van de ‘‘bedrijfscultuur’’ een sleutelrol. Van belang voor een zelfcorrigerende organisatie is dat er een “veilige” cultuur is waarin medewerkers kritiek kunnen ventileren en vermoedens van laakbaar gedrag aan de orde kunnen stellen zonder te vrezen voor repercussies. Hierbij worden van leidinggevenden praktische competenties verwacht in de richting van “de betrokken en alerte coach”. In de komende jaren zal bij de verdere ontwikkeling van de personeelsinstrumenten aandacht worden besteed aan wat van leidinggevenden en medewerkers wordt verwacht in termen van gedrag (competenties).
9
3.5
Werkoverleg en functioneringsgesprekken
Om te zorgen dat alle medewerk(st)ers zich bewust blijven van hun eigen handelen, zal het onderwerp "integriteit" permanent onder de aandacht blijven. Hiervoor zal het onderwerp bij kwetsbare functies terug kunnen komen in het werkoverleg of in functioneringsgesprekken, zodat binnen de afdelingen kan worden gekeken in hoeverre de dagelijkse praktijk afwijkt van de ethiek van onze organisatie.
3.6
Werving en selectie
In het Handboek werving en selectie is voorzien in voorgeschreven selectieprocedures en instrumenten. De voorgeschreven procedures moeten zorgvuldig worden toegepast. Bij de werving en selectie van nieuw personeel op kwetsbare functies zal het gewenste integer handelen van de kandidaat aan de orde komen. Aan de kandidaten kunnen integriteitsvraagstukken worden voorgelegd.
10
4.
Gedragscode
4.1 Gedragscode voor raadsleden, bestuurders en ambtenaren Het belangrijkste doel van de gedragscode is om een open en betrouwbare houding te stimuleren en het geven van duidelijkheid. Een gedragscode is daarom in de eerste plaats een hulpmiddel, geen controlemiddel. Voor de opstelling van de gedragscode is onder andere gebruik gemaakt van de voorbeeldcode van de VNG ten behoeve van bestuurders (burgemeester en wethouders). Daarbij hebben we om praktische redenen getracht te komen tot één code die van overeenkomstige toepassing is op raadsleden en ambtenaren. Zie bijlage 1. Voor de opstelling van deze code is mede gebruik gemaakt van voorbeelden van andere gemeenten. De verschillende rol en positie van raadsleden, bestuurders en ambtenaren verliezen we daarbij niet uit het oog. Bestuurders vervullen een openbaar ambt en zullen derhalve in het openbaar verantwoording moeten afleggen van hun handelen. Een ambtenaar is krachtens het ambtenarenreglement gehouden zich te gedragen zoals “een goed ambtenaar betaamt”. De gedragscode beschouwen wij als een steuntje in de rug van hen die hun taak goed vervullen en die erkennen dat zij in hun werk grote en kleine dilemma’s tegenkomen. Onder andere moet worden voorkomen dat de gemeente door het handelen of nalaten van een bestuurder of ambtenaar in verlegenheid wordt gebracht, in een afhankelijke positie wordt gebracht of een individueel belang laat prevaleren boven het algemene belang. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om in deze gedragscode “alles te regelen”. Dat kan niet en dat zou ook te weinig ruimte laten aan de eigen verantwoordelijkheid van mensen. Ter toelichting op het thema aannemen van geschenken merken wij op, dat integriteitsrisico’s zoveel mogelijk dienen te worden geminimaliseerd en daarom eigenlijk alle geschenken zouden moeten worden geweigerd of teruggegeven. De werkelijkheid in de samenleving is echter zodanig gecompliceerd dat een nullijn geen stand kan houden. Een algemeen verbod op het aanvaarden van geschenken achten wij daarom niet realistisch, omdat voorkomen moet worden dat de bestuurder of de ambtenaar door het weigeren van een geschenk de grenzen van de hoffelijkheid overschrijdt. Als gedragslijn hanteren wij: In de sfeer van representatie, public relations en acquisitie kunnen kleine attenties worden uitgewisseld. Het daadwerkelijk aannemen van deze kleine attenties is alleen dan toegestaan, indien de overdracht in de openbaarheid plaats vindt, danwel gemeld wordt, en onze onafhankelijkheid niet in gevaar komt. Het gaat hierbij om geschenken met louter een symboolfunctie (bijvoorbeeld bloemen ter verwelkoming, een fles wijn als dank) of met een ceremonieel karakter (bijvoorbeeld het in ontvangst nemen van een rapport, het aanbieden van een eerste boek etc.) wanneer dit in relatie staat tot een bepaalde verrichting (bijvoorbeeld het houden van een lezing, het verrichten van een opening). Ter bevordering van de eenheid verdient het aanbeveling om in het bestuurlijk en ambtelijk apparaat dezelfde gedragslijn te hanteren. Grensbedragen kunnen aan de ontvanger houvast bieden bij de beoordeling van de vraag of sprake is van evident onjuiste verhoudingen. Tot nu toe hebben wij steeds een maximumbedrag aangehouden voor het aannemen van geschenken, waarbij geschenken met een waarde van meer dan € 50,- in ieder geval moeten worden geweigerd of teruggegeven. Geschenken met een (geschatte) waarde tot € 25, behoeven niet te worden gemeld bij de direct leidinggevende. Bij een waarde tussen de € 25,en € 50,- moet de direct leidinggevende op de hoogte gesteld worden. Leden van het college
11
van burgemeester en wethouders melden deze geschenken in het college. Nadrukkelijk is gekozen voor één algemene regeling die voor een ieder in de gemeentelijke organisatie toegankelijk dient te zijn. De ondertekening door de raad geschiedt op grond van de bepalingen van de gemeentewet voor de raadsleden en de leden van het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders ondertekent de gedragscode vanwege haar bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie. Voor het uitdragen en handhaven van de regeling in de ambtelijke organisatie is het ambtelijk management verantwoordelijk. Wij juichen het daarom toe dat het MT (managementteam) heeft voorgesteld de gedragscode als een vorm van adhesie mede te ondertekenen.
12
5.
Handhaving
5.1
Verantwoordelijkheden bestuurders
Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor het totale beheersproces van de integriteit in de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Tevens hebben wij een duidelijke voorbeeldfunctie voor de gehele organisatie. Samen met het ambtelijk management. 5.2 5.2
Verantwoordelijkheden ambtelijk apparaat Verantwoordelijkheden ambtelijk apparaat
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor de bevordering van de kwaliteit, waaronder de integriteit, van de ambtelijke organisatie. De specifieke taak van de concerncontroller richt zich bij het onderwerp integriteit met name op de rechtmatigheidseisen. Zo is deze functionaris ingevolge de beheersverordening verantwoordelijk voor het opzetten van de administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) voor de gemeente als geheel. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de beheersing van de organisatie berust bij de leiding van de organisatie-eenheden: de sectordirecteuren. Integraal management houdt in, dat de leiding van een organisatie-eenheid verantwoordelijk is voor de beheersing van de integriteit en het afleggen van verantwoording hierover. Het levend houden van "de norm" is een blijvend aandachtspunt voor de leden van het Managementteam (MT). De voorbeeldfunctie van het management dient een ruggensteun te zijn voor het uitvoerend personeel. Aandachtspunt is dat medewerkers bewust moeten zijn van kwetsbare functies en situaties (zie paragraaf 3.1). Voor de integriteit van de gemeentelijke organisatie is het midden- en lagere kader van zeer grote betekenis. Dit kader zorgt voor de voortgang van het dagelijkse werk in de organisatie en heeft met de burger of het bedrijfsleven voortdurend contact. Daardoor werkt zij beeldvormend naar de buitenwereld, en ook kan zij daardoor doelwit zijn van beïnvloedingspogingen vanuit de buitenwereld. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de bewaking van de integriteit van de onder zijn/haar afdeling ressorterende taken en processen. Procedures en beslissingsprocessen worden daarbij door de verantwoordelijke leiding beoordeeld op deugdelijkheid. Eventuele suggesties ter beperking of opheffing van eventuele risico’s van niet integer gedrag en een continue aandacht (onderhoud) voor de bedrijfscultuur staan hoog in het vaandel. De gedragscode is hierbij een hulpmiddel. Het afdelingshoofd bekijkt op welke wijze een passend antwoord kan worden gegeven op eventueel latent aanwezige risico’s op het terrein van de externe integriteit (de integriteit van de partners met wie de gemeente samenwerkt, zoals bijvoorbeeld aanvragers van vergunningen, uitkeringen of subsidies). De leidinggevende gaat na - voor zover van toepassing - of ondanks het wettelijke traject van vergunningverlening, er momenten zijn waarop beïnvloeding mogelijk en doeltreffend kan zijn. Een cruciale plaats wordt hierbij ingenomen door de ambtenaar die de aanvraag in behandeling krijgt. Het toezicht op de naleving van de door de raad, burgemeester en wethouders of MT vastgestelde beheers- en gedragsregels op het terrein van de informatievoorziening, het informatiebeheer, alsmede het berichtenverkeer en de registratie en archivering, behoort eveneens tot de “gewone” bedrijfsvoering.
13
5.3
Signalen over misstanden (vangnet)
Misstanden kunnen in elke organisatie voorkomen. De koninklijke weg is dat de ambtenaar die laakbaar gedrag constateert of daarvan zelf slachtoffer is geworden, dat aankaart bij de betreffende collega of de direct leidinggevende. De hierbij behorende mentaliteit in de organisatie is dat signalen waardevol zijn voor de organisatie, omdat we hiervan kunnen leren. Goede motieven om misstanden te signaleren liggen in de loyaliteit aan de werkgever en in het voorop stellen van het algemeen belang. Intern vangnet In de ideale situatie zal een ambtenaar indien hij laakbaar gedrag van een collega constateert, hem er direct op aanspreken. Reageert deze niet naar wens, en gaat het om substantiële zaken waar gegronde twijfel over is, dan wordt de direct leidinggevende op de hoogte gesteld. De leidinggevende zal deze melding schriftelijk moeten vastleggen en laten archiveren (zie par. 5.5). Blijft ook hierna de gewenste actie uit, dan kan nog hoger in de lijn worden gevraagd actie te ondernemen. Daarnaast kan de OR (ondernemingsraad) een kanaal zijn waarlangs ambtenaren klachten van algemene aard ventileren. De drempel hierbij is laag omdat de leden van de OR vanuit de medewerkers zelf zijn gekozen. Belangrijk is dat de lijn zelf verantwoordelijk is om acties te ondernemen om het probleem in de toekomst te voorkomen. Extern vangnet In de praktijk blijken er in “overheidsland” drempels te bestaan om zaken intern bespreekbaar te maken. In de afgelopen jaren zijn we daarom geconfronteerd met het verschijnsel dat ambtenaren aan buitenstaanders informatie verschaffen over feiten en omstandigheden waarvan zij uit hoofde van hun ambtenaarschap kennis dragen, met als doel om disfunctioneren of misstanden aan de orde te stellen. In de media en literatuur wordt dit verschijnsel als klokkenluiden aangeduid (in de Verenigde Staten : “whistle blowing”). Vanuit de Tweede kamer en ook vanuit de vakbonden zijn stemmen opgegaan die aandringen op een grotere bescherming van de ambtenaar die misstanden aan de orde stelt. In dat verband zijn genoemd: een aparte gedragslijn, een onafhankelijk meldpunt en een wettelijke bescherming van de positie van de klokkenluider. In de Ambtenarenwet is inmiddels een verplichting opgenomen tot het treffen van een “klokkenluidersregeling”. Bij een extern meldpunt kunnen (vermeende) incidenten al dan niet anoniem worden gemeld. Hierbij wordt onder het vermoeden van misstand verstaan: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de ambtenaar werkzaam is omtrent: a. een strafbaar feit; b. een schending van regelgeving of beleidsregels; c. het misleiden van justitie; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of e. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. De regeling is door ons vastgesteld (zie bijlage 2 welke voor de raad ter inzage is gelegd) en past in het streven de integriteit in de organisatie te versterken. De regeling klokkenluiders kan worden gezien als een vangnet waar medewerkers incidenten kunnen melden indien de onderlinge sociale correctie en het intern aan de orde stellen geen volledige waarborg biedt. De verzuimconsulente van de ArboUnie hebben wij aangewezen als vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1 van de regeling. Naast de mogelijkheid om intern incidenten te melden en eventuele dilemma’s bespreekbaar te maken, wordt er voor medewerkers dus ook extern een mogelijkheid geboden om een vermoeden van een misstand te melden. Het landelijke meldpunt is ingesteld door de sociale partners en biedt goede waarborgen voor een onbevooroordeelde en betrouwbare behandeling. Op 22 november 2002 hebben wij onze gemeente hierbij aangemeld: de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid in Den Haag.
14
5.4
Enkele bijzondere instrumenten
Zonder hierbij te willen streven naar volledigheid wordt in deze paragraaf ingegaan op enkele instrumenten die bedoeld zijn om frauduleuze praktijken zoveel mogelijk te weren. UAR-2001 (Uniform Aanbestedings Reglement) De belangstelling voor de wijze van aanbesteden door de overheid is zowel landelijk als in Europees verband de afgelopen jaren duidelijk toegenomen. Op dit moment wordt een discussie over een goed functionerend aanbestedingsbeleid op vele plaatsen en niveaus binnen de overheid gevoerd. In deze discussie spelen naast doelmatigheid, kwaliteit en kostenbewustheid ook aspecten als bestuurlijke en ambtelijke integriteit een grote rol. Kortom: de gemeente als integere én doelmatige opdrachtgever. Het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces kan worden bereikt door het vaststellen van procedures en regels, die dan ook consequent dienen te worden uitgevoerd en getoetst. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente is het UAR verplicht voorgeschreven bij openbare en onderhandse aanbesteding. De achtergrond van deze bepaling is dat Sliedrecht een "door de algemene beginselen van behoorlijk bestuur begrensd inkoop- en aanbestedingsbeleid" wil voeren. Het UAR biedt daartoe mogelijkheden. Indien dit reglement wordt gehanteerd worden veel risico's van ongewenste of ongeoorloofde beïnvloeding van bestuurders en ambtenaren door potentiële opdrachtnemers beperkt. Met betrekking tot het onderwerp rekenvergoeding (het al dan niet vergoeden van de inschrijfkosten door opdrachtgevers) wordt op landelijk niveau nog steeds een discussie gevoerd tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. BIBOB Het wetsvoorstel BIBOB (Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) is een initiatief van de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en Justitie. Zij willen het misbruik van bestuurlijke middelen door criminele particulieren/ondernemers een halt toeroepen. Steeds vaker blijkt dat illegale initiatieven worden ontplooid met behulp van legaal verkregen vergunningen en subsidies. Dit schaadt de integriteit van de overheid, maar kan bovendien leiden tot oneerlijke concurrentie en met zwart geld verkregen machtsposities. Met de Wet BIBOB kunnen bestuursorganen zich beter beschermen tegen deze ongewilde facilitering. In een aantal aangewezen branches kunnen zij, op bepaalde voorwaarden, de uitgifte van vergunningen en subsidies weigeren. Deze branches zijn geselecteerd op hun kwetsbaarheid voor criminaliteit, te weten transport, afvalverwerking, milieu, bouw, horeca, bordelen, coffeeshops en andere drugsgerelateerde bedrijvigheid. Daarnaast zijn bestuursorganen bevoegd om bepaalde bedrijven uit te sluiten van deelname aan een aanbestedingsronde. Ook de Eerste Kamer heeft het wetsontwerp inmiddels aanvaard. Het Bureau BIBOB zal nu dus officieel in werking treden. Op verzoek van bestuursorganen zal het bureau onderzoek verrichten naar de criminele antecedenten van vergunning- of subsidieaanvragers dan wel de gegadigden voor overheidsopdrachten. Hieruit volgt een advies over de mate van gevaar dat met de afgifte van de beschikking of gunning van de overheidsopdracht criminele activiteiten worden gefaciliteerd. Met behulp van het BIBOB-advies kan het bestuursorgaan de genomen beslissing over een eventuele weigering of intrekking zorgvuldig onderbouwen. Daarnaast zal het bureau bestuursorganen begeleiden bij het implementeren en toepassen van het BIBOB-instrumentarium. Het vragen van een advies is formeel niet verplicht, maar een gemeente kan wel worden aangesproken op het feit dat het advies wel of niet is gevraagd. De afdelingen van onze gemeente, die hier mogelijk mee te maken krijgen, zullen bezien of hun procedures moeten worden aangepast (bijvoorbeeld door het invoeren van standaardaanvraagformulieren). NMA De NMa (Nederlandse mededingingsautoriteit) heeft haar informatielijn opengesteld voor meldingen over overtredingen van de Mededingingswet in de bouwsector. De NMa heeft deze
15
informatielijn in oktober 2001 ingesteld om ondernemers en consumenten van dienst te zijn die vragen of klachten hebben die liggen op het terrein van de NMa of van de Dienst uitvoering en Toezicht Energie (DTe). Het nummer van de informatielijn kan men ook bellen met informatie die van belang is voor het onderzoek dat de NMa heeft ingesteld naar mogelijke kartelafspraken in de bouwsector. Zaken die bij de NMa gemeld kunnen worden zijn prijsafspraken tussen bedrijven of andere onderlinge afspraken waardoor de onderlinge concurrentie wordt beperkt of vervalst. Meldingen kunnen gedaan worden door zowel ondernemers als particulieren, waarbij tips ook anoniem kunnen worden ingediend.
5.5
Registratie en verslaglegging
5.5.1 Archivering schriftelijke meldingen De ? ? ? ? ?
sector Bestuurszaken draagt zorg voor archivering van: de meldingen van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden; de meldingen van extremiteiten op het gebied van integriteit, de meldingen van geschenken met een (geschatte) waarde boven € 25, -; de opgave door raadsleden en bestuurders van de financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt; de meldingen van vermoedens van misstanden als bedoeld in paragraaf 5.3 .
De sector Bestuurszaken zal met de gemeentesecretaris afspraken maken ten aanzien van de status van deze stukken: wie mag ze inzien en hoe lang dienen ze bewaard te worden. De nevenfuncties van bestuurders worden openbaar gemaakt.
5.5.2 Jaarverslag externe meldpunt In de klokkenluidersregeling is geregeld dat door het meldpunt jaarlijks een verslag wordt opgemaakt. In dat jaarverslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen gemeld: het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; het aantal meldingen dat niet tot onderzoek heeft geleid; het aantal onderzoeken dat het meldpunt heeft verricht, en het aantal adviezen en de aard van de adviezen die het meldpunt heeft uitgebracht. Dit jaarverslag wordt aan de gemeenteraad en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.
5.5.3 Jaarrekening van de gemeente Zoals gebruikelijk leggen wij met de beleidsrekening verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer. In verband met de versterking van de financiële functie zal krachtens de Gemeentewet het rechtmatigheidsaspect expliciet in de accountantsverklaring worden voorgeschreven. De verantwoording via de beleidsrekening/programmarekening zal in onze gemeente aangevuld worden met verantwoordingen over de aandacht voor integriteit in functioneringsgesprekken, opleidingen, cursussen en eventuele overige activiteiten.
5.6
Sancties
Tot slot is er de repressieve benadering van het integriteitsbeleid: het recht, waaronder de Ambtenarenwet en het Wetboek van strafrecht. Indien ambtenaren zich op grond van de wet schuldig maken aan plichtsverzuim, kunnen sancties worden opgelegd. Artikel 8:13 van de CAR (collectieve arbeidsvoorwaardenregeling) en artikel 16:1:2 van de UWO (uitwerkingsovereenkomst) bepalen welke diciplinaire
16
strafmaatregelen ten aanzien van ambtenaren kunnen worden toegepast. De code geeft voor raadsleden en bestuurders niet per definitie regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Bestuurders zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Voor bestuurders geldt namelijk de controle door politieke sturing: het is aan de raad om een oordeel te vellen over het door het college gevoerde beleid en beheer. De gedragscode is echter niet “afstraffend” bedoeld, maar is primair bedoeld voor het scheppen van duidelijkheid en het bevorderen van openheid onder raadsleden, bestuurders en ambtenaren. Van de aanwezigheid van sanctiemogelijkheden gaat overigens wel een preventieve werking uit.
17
6.
Voorstellen
Aan de hand van het voorgaande stellen wij uw raad samenvattend voor: in te stemmen met de geformuleerde beleidsdoelstellingen en uitgangspunten van het integriteitsbeleid; in te stemmen met de aan voorliggende nota toegevoegde gedragscode (bijlage 1); kennis te nemen van de door ons vastgestelde “klokkenluidersregeling” (bijlage 2) de raadsportefeuille).
Burgemeester en wethouders van Sliedrecht, De secretaris, De burgemeester,
M.J. Verhoef
M.C. Boevée
18
Bijlage 1 bij het raadsvoorstel
Gezien het raadsvoorstel d.d. 17 januari 2003; alsmede gelet op artikel 15, lid 3 (gedragscode leden van de raad), artikel 41c, lid 2 (gedragscode wethouders) en artikel 69 (gedragscode burgemeester) van de Gemeentewet, wordt vastgesteld de volgende regeling:
Regeling gedragscode gemeentelijke organisatie Deel I.
Kernbegrippen van bestuurlijke en ambtelijke integriteit
Raadsleden, bestuurders (leden van het college van burgemeester en wethouders) en ambtenaren stellen bij hun handelen de kwaliteit van het bestuur en de gemeentelijke dienstverlening centraal. Integriteit is daarvoor een belangrijke voorwaarde. We streven naar een heldere en open relatie met burgers, bedrijven, instellingen en met elkaar. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn daarbij het primaire richtsnoer. Bestuurlijke en ambtelijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega’s en de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie men zijn of haar functie vervuld. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke en ambtelijke integriteit in een breder perspectief: ?
Dienstbaarheid Het handelen is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.
?
Professionaliteit Het handelen wordt gekenmerkt door betrokkenheid van bestuurders bij en erkenning van de ambtelijke professie. Omgekeerd vraagt dit om ambtelijke betrokkenheid bij het bestuur. Ambtenaren zijn vakmensen op hun terrein. Zij beschikken over de juiste kennis en vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. Zij houden hun vak bij en nemen, waar nodig, initiatief. Professionaliteit betekent ook dat de ambtenaar voor de betreffende bestuurder “de bananenschil opraapt” en dat relevante informatie aan de bestuurder wordt doorgespeeld.
?
Functionaliteit Het handelen heeft een herkenbaar verband met de functie die wordt vervuld.
?
Onafhankelijkheid Het handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. We gaan in ons werk uit van de specifieke maatschappelijke functie van de gemeente en onderkennen dat we onze taak slechts naar behoren kunnen verrichten, indien we ons onafhankelijk weten van burgers en bedrijven.
?
Openheid Het handelen is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende
19
organen volledig inzicht hebben in het handelen van de raadsleden, bestuurders en ambtenaren en zijn/haar beweegredenen daarbij. Openheid betekent niet dat ambtenaren uitspraken doen waarmee zij bestuurders “voor de voeten lopen”, of zich openlijk laatdunkend over het bestuur uitlaten. Omgekeerd zullen bestuurders zich niet openlijk laatdunkend uitlaten over ambtenaren. ?
Betrouwbaarheid Op raadsleden, bestuurders en ambtenaren moet men kunnen rekenen. Die houden zich aan gemaakte afspraken. Kennis en informatie waarover uit hoofde van de functie wordt beschikt, wordt aangewend voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
?
Zorgvuldigheid Het handelen is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.
Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.
20
Deel II 1.
Gedragscode
Algemene bepalingen 1.1. Deze gedragscode geldt voor de raadsleden, de burgemeester, de wethouders en alle leidinggevenden en medewerkers (waaronder ook inhuurkrachten e.d.) in de ambtelijke organisatie. De raadsleden, de burgemeester en de wethouders worden hierna aangeduid als bestuurder dan wel de naam van hun functie. De leidinggevenden en medewerkers in de ambtelijke organisatie worden hierna aangeduid als ambtenaar dan wel de naam van hun functie. 1.2. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college van burgemeester en wethouders. Het college neemt daarbij een besluit. Voor raadsleden vindt bespreking in dit geval plaats in het presidium waar een besluit wordt genomen. 1.3. De code is openbaar en door derden via de website te raadplegen. Op verzoek zal de code aan derden worden verstrekt. 2
Belangenverstrengeling en aanbesteding bestuurders
2.1
Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.
2.2
Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.
2.3
Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente.
2.4
Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
2.5
Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.
3
Nevenfuncties
3.1
Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.
3.2
Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt.
3.3
De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.
3.4
De burgemeester of wethouder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten.
3.5
Ambtenaren zijn verplicht opgave te doen van nevenwerkzaamheden die de belangen
21
van de gemeente, voor zover die in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. Deze opgave doen zij bij de directe chef. Burgemeester en wethouders beoordelen of de wijze waarop de ambtenaar zijn functie vervult nadelig wordt beïnvloedt of kan beïnvloeden, alsmede of het functioneren van de openbare dienst kan worden geschaad. Burgemeester en wethouders beslissen of sprake is van ongewenste of verboden nevenwerkzaamheden op basis van een voorstel van de directe chef. 4
Informatie
4.1
Bestuurders en ambtenaren gaan zorgvuldig en correct om met informatie waarover zij uit hoofde van hun ambt beschikken. Zij verstrekken geen geheime of vertrouwelijke informatie.
4.2
Bestuurders en ambtenaren houden geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.
4.3
Bestuurders en ambtenaren maken niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
5
Aannemen van geschenken
5.1
In de sfeer van representatie, public relations en acquisitie kunnen kleine attenties worden uitgewisseld. Het daadwerkelijk aannemen va n deze attenties is alleen dan toegestaan, indien de overdracht in openbaarheid plaats vindt, danwel gemeld wordt, en de onafhankelijkheid van de bestuurder of ambtenaar niet in gevaar komt. Het gaat hierbij om geschenken met louter een symboolfunctie (bijvoorbeeld bloemen ter verwelkoming, een fles wijn als dank) of met een ceremonieel karakter (bijvoorbeeld het in ontvangst nemen van een rapport, het aanbieden van een eerste boek etc.) wanneer dit in relatie staat tot een bepaalde verrichting (bijvoorbeeld het houden van een lezing, het verrichten van een opening). Wanneer bestuurders onzeker zijn over “wat wel of niet kan” plegen zij overleg met de burgemeester. Ambtenaren plegen in dat geval overleg met hun directe chef.
5.2
Geschenken met een waarde van meer dan € 50,- moeten in ieder geval worden geweigerd of teruggegeven. Geschenken met een (geschatte) waarde tot € 25,behoeven niet te worden gemeld bij de direct leidinggevende. Bij een waarde tussen de € 25,- en € 50,- moet de direct leidinggevende op de hoogte gesteld worden.
5.3
Leden van het college van burgemeester en wethouders melden deze geschenken in het college. Geschenken worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld: - door raadsleden aan de voorzitter van de raad waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen; - door leden van het college aan het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen; - door ambtenaren aan de directe chef die een besluit neemt over de bestemming van het geschenk.
6
Uitgaven
6.1
Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond en niet op enige andere wijze worden vergoed.
6.2
Ter bepaling van de functionaliteit van uitgaven worden de volgende criteria
22
gehanteerd. Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en de uitgave vloeit voort uit de functie. 7
Declaraties
7.1
Alleen functionele uitgaven worden vergoed, uiteraard voor zover die niet reeds op andere wijze zijn vergoed.
7.2
Declaraties worden afgewikkeld volgens de daartoe vastgestelde administratieve procedure. Het verdient de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de gemeentelijke organisatie, zonder dat een “voorfinanciering” geschiedt uit de privégelden van de bestuurder/ambtenaar.
7.3
Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.
7.4
Declaraties van raadsleden worden afgehandeld door de griffier. Declaraties van leden van het college van burgemeester en wethouders worden afgehandeld door de gemeentesecretaris. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
7.5
De declaraties van ambtenaren worden afgehandeld door de betreffende directe chef. Declaraties van de gemeentesecretaris en de griffi er worden afgehandeld door de concerncontroller.
7.6
Het gebruik van gemeentelijke creditcards is in principe niet toegestaan. Toelichting: Het gebruik van een creditcard op naam van de gemeente brengt bepaaldenadelen met zich mee. Door het gebruiksgemak van dit betaalmiddel, loopt men het risico dat er achteraf niet afdoende duidelijk kan worden gemaakt dat er sprake is geweest van een functionele uitgave in het belang van de gemeente. Reeds de schijn van vermenging van privé- gelden en publieke middelen moet worden vermeden. Ook indien er een creditcard zou worden gebruikt, zal er ten behoeve van de financiële procedure een rekening of factuur moeten worden overlegd en zal de functionaliteit van de uitgave moeten worden aangegeven.
8
Gebruik van facilitaire middelen
8.1
Gebruik van facilitaire middelen van de organisatie (bijvoorbeeld: telefoon, reproapparatuur, kantinevoorzieningen, voertuigen, gereedschappen, materialen en dergelijke) voor privé-doeleinden is in principe niet toegestaan. Indien bestuurders en ambtenaren dit in uitzonderingsgeval toch willen, vragen zij hiervoor vooraf toestemming aan de beheerder van deze middelen. Wanneer met het gebruik/verbruik kosten zijn gemoeid, vergoeden zij die. De genoemde beheerder besteedt aandacht aan aspecten zoals verzekeringen e.d.
8.2
Bestuurders en ambtenaren kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen.
9
Contacten met bedrijven
9.1
Bestuurders en ambtenaren kopen privé-zaken bij leveranciers, waarmee de gemeente zaken doet, tegen de normale consumentenprijs. Het is niet toegestaan gebruik te maken van gratis faciliteiten van zakelijke relaties van de gemeente. Het college kan collectieve personeelskortingen toestaan, zoals de getroffen regelingen met Centraal
23
Beheer en De Haan. 9.2
Het gebruiken van eenvoudige lunches/diners als onderdeel van zakelijke besprekingen wordt zoveel mogelijk vermeden. Lunches/diners met mogelijke opdrachtnemers blijven achterwege (of worden zoveel mogelijk vermeden), wanneer de formele opdracht nog niet is toegekend. Na oplevering van een werk of afronding van een project is het bijwonen van een feestelijke bijeenkomst ter afsluiting toegestaan, maar worden vooraf gemeld: door ambtenaren bij de directe chef; door leden van het college in de vergadering van burgemeester en wethouders.
9.3
Ambtenaren melden bezoeken aan bedrijven of evenementen (uitsluitend betrekking hebbend op het werk), op uitnodiging van die bedrijven, bij hun directe chef. Doel en opzet van het bezoek dienen daarbij bekend te zijn. Leden van het college melden dit soort bezoeken in de vergadering van burgemeester en wethouders.
10
Inkoopethiek
10.1
Bij gesprekken met inschrijvers of bedrijven die worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte wordt gezorgd dat er altijd meer dan één ambtenaar aanwezig is (het uitgangspunt van functiescheiding).
10.2
Bij onderhandelingen bij inkopen en aanbestedingen, alsmede bij aan- en verkopen van onroerende zaken, vaststelling schadevergoedingen e.d. dienen minstens twee ambtenaren aanwezig te zijn. Het is gewenst onderhandelingen met derden te starten vanuit de ambtelijke organisatie; uiteraard binnen de door het bestuur gestelde kaders. Eventueel optreden door een lid van het college is pas aan de orde als de organisatie er niet uitkomt, of wanneer het bestuur het onderhandelingsresultaat onvoldoende vindt. In dat geval wordt het college van burgemeester en wethouders gepolst over de gewenste resultaten.
Deel III Slotbepaling Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 februari 2003.
Aldus vastgesteld: In de openbare vergadering van de raad van 27 januari 2003.
De griffier, De voorzitter,
A. Koenen
M.C. Boevée
In de vergadering van burgemeester en wethouders van .. januari 2003. De secretaris, De burgemeester,
M.J. Verhoef M.C. Boevée
In de vergadering van het managementteam (MT) van .. januari 2003. De handtekening van de leden van het MT:
24
M.J. Verhoef
H. Leendertse
J. Zonneveld
J.A. Klein
J. Doedeijns
De griffier voor de ambtelijke griffiersfunctie:
A. Koenen
25
