Voortgangsrapportage maart 2016

Voortgangsrapportage maart 2016 op basis van het verbeterplan september 2013

Inhoud: 1. Inleiding 2. Samenvatting verbeterplan 3. Status per cluster 4. Financiën Bijlage: resterende aanbevelingen op een rij

1. INLEIDING

Voorwoord Deze voortgangsrapportage biedt relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers. Belastingsamenwerking Oost-Brabant heeft net een ontwikkeltraject afgerond, dat is gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de meerjarenbegroting 2013-2016. Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van BSOB gerapporteerd. Dit betreft de laatste rapportage over de realisatie van het verbeterplan, waarmee BSOB op orde is gekomen. Tevens biedt het informatie over de voortgang van het lopende jaar tot aan maart. Komende rapportages over de verdere professionalisering van BSOB worden op andere wijze aangeboden. Gerealiseerd verbeterplan De organisatie heeft het verbeterplan volgens planning gerealiseerd. Twee verbeterpunten betreffen continue ontwikkeling (procesefficiency en verdergaande harmonisatie van beleid). De onderliggende actiepunten zijn voor zover gepland in 2015, afgerond: De resterende procesverbetervoorstellen welke later in tijd gepland zijn, zijn opgenomen in het Organisatieplan 2016-2018. Het belastingbeleid is afgelopen periode verder geharmoniseerd. In afstemming met de deelnemers zijn de voorstellen zo veel mogelijk verwerkt in de verordeningen. De verschillen welke overblijven worden zo veel mogelijk verder geharmoniseerd en is daarom als actiepunt geborgd in het nieuwe organisatieplan 2016-2018. Nieuw organisatieplan De organisatie ontwikkelt zich verder aan de hand van het organisatieplan 2016 – 2018. Tevens zijn aangekondigde ontwikkelingen vanuit de kadernota 2016 en het organisatieplan 2016 – 2018 vertaald in de vastgestelde kadernota 2017 en de voorliggende begrotingswijziging 2016. Nieuwe rapportage Deze voortgangsrapportages hadden betrekking op het verbetertraject op basis van het verbeterplan 2013 (september)-2015. Dit verbetertraject is nu afgelopen en deze rapportage is daarmee de laatste. Met ingang van het nieuwe organisatieplan zal voortaan door middel van stuurinformatie (qlikview) worden gerapporteerd. Deze managementrapportages worden afgestemd met de deelnemers. Hierin worden de prestatie-indicatoren opgenomen welke aansluiten bij de begroting en de jaarstukken. Op deze wijze wordt het monitoren van de taakuitvoering door BSOB voortgezet.

Met trots op de inzet van medewerkers en deelnemers kan BSOB zich verder ontwikkelen en vooruitkijken. Marieke Vrisou van Eck Directeur

2

2. Samenvatting verbeterplan september 2013 BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control. Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen: 1. aansturing en strategie en beleid 2. processen 3. ICT/ applicaties 4. financiën & control 5. gegevensbeheer 6. ziekteverzuim (nu 6,5%) 7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een 8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden. De uitvoering van dit plan is gestart in september 2013. Op basis van de tussentijdse evaluatie in maart 2014 is nog een zevental punten toegevoegd, te weten: 1. kwaliteit van het gegevensbeheer 2. interne en externe communicatie 3. aanvulling in managementinformatie 4. personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan) 5. waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek) 6. herijking afstemming deelnemers (regievoering) 7. projectsturing inclusief deze evaluatiepunten.

3. Status per cluster – enkele bijzonderheden Algemeen BSOB voert de taken uit door middel van een clusterindeling. Per cluster verzorgen de medewerkers een clusterplan. Deze dient als basis voor persoonlijke werk- en ontwikkelplannen. Heffen 2015 Aantal aanslagregels Aantal aanslagbiljetten

: 1,479 miljoen : 547.574

Sinds februari 2015 is gestart met aanslagen digitaal aan te bieden via de berichtenbox van MijnOverheid. Het aantal belastingaanslagen is sindsdien ruim verdubbeld van 11% naar 23% in februari 2016. De definitieve aanslagen zuiveringsheffing 2013 zijn op een paar aangiftes na afgerond. Daarmee zijn alle achterstanden weggewerkt. Met de reguliere werkvoorraad voor 2014 worden maandelijks de nodige vorderingen gemaakt. De aangiftebiljetten voor het belastingjaar 2015 worden deze maand verzonden. Voor zover bij BSOB bekend zijn de aanslagen voor bronneringen en de glastuinbouwbedrijven opgelegd. De automatische verminderingen verlopen weer maandelijks volgens de planning. Tot op heden zijn voor het belastingjaar 2015 in totaal 4.094 bezwaren binnengekomen. In 2015 zijn in totaal 5.982 bezwaren ontvangen. Hiervan staan nog 203 bezwaarschriften open.

3

Invorderen Aantal aanmaningen Aantal dwangbevelen Vooraankondiging loonvorderingen Hernieuwd bevel / beslag

: : : :

2015 48.000 21.000 22.000 17.000

2016 (tot 01-03-2016) 4.744 4.341 1.813 183

De aanmaningen en dwangbevelen worden maandelijks per post verzonden. De vooraankondigingen loonvordering zijn in 2015 zes keer opgestart en verzonden. De vorderingen voor hernieuwd bevel/beslag zijn in 2015 9 keer verzonden. In 2016 worden deze invorderingsacties allen maandelijks verzonden. Geautomatiseerd loonvorderingen leggen is om technische redenen nog steeds niet gelukt. Het gevolg is dat daardoor meer vorderingen worden uitbesteed aan de deurwaarder. Veel burgers hebben zich aangemeld bij MijnOverheid. Mogelijk ook een aantal onbewust. Debiteuren die via de berichtenbox van MijnOverheid hun belastingaanslag hebben ontvangen en deze niet hebben betaald, hebben in 2015 uit coulance eerst een herinnering gekregen voordat een aanmaning gestuurd werd. In 2015 zijn 8.094 herinneringen verstuurd. In 2016 zijn tot nu toe 1.344 herinneringen gezonden. (De Rijksbelastingdienst stuurt de eerste 2 jaar na invoering van het digitaal versturen van stukken ook nog herinneringen of stuurt zowel per post als per mail). In 2015 zijn bijna 48.000 aanmaningen per post verstuurd (in 2014 totaal ruim 53.000). Het aantal verstuurde dwangbevelen is bijna 21.000. (in 2014 totaal ruim 23.000). Voor januari en februari 2016 is dat respectievelijk 4.744 en 4.341. In 2015 zijn ruim 22.000 vooraankondiging loonvorderingen verstuurd. Dit is inclusief een weggewerkte achterstand van voorgaand jaar. Tot 1 maart 2016 is dat 1.813. De prestatieafspraken over de beantwoording van brieven en e-mails worden niet altijd gehaald. Met behulp van tijdelijke extra capaciteit wordt wel ingelopen op de werkvoorraad. Bijna alle in 2015 ontvangen kwijtscheldingsverzoeken zijn behandeld. Vanaf dit jaar werkt BSOB met het nieuwe product geautomatiseerde kwijtschelding 2.0. De huidige toets is hiermee verbeterd (procesefficiency en klantgericht). Dit houdt in dat iedere maand voor alle verkort aangevraagde kwijtscheldingsverzoeken, geautomatiseerd een kwijtscheldingstoets bij het Inlichtingenbureau zal plaatsvinden. Hierdoor zal de eerder afgesproken prestatie indicator van 8 weken voor het afhandelen van een kwijtscheldingsverzoek, opgerekt moeten worden naar 16 weken. Waarderen 2015 Aantal WOZ objecten Totale WOZ-waarde Aantal inwoners

: 288.000 : 27 miljard : 204.716

Waardebepaling De waardering voor belastingjaar 2016 is voor ruim 96% van het totale aantal objecten uitgeleverd aan de belastingapplicatie. Van die laatste 4% betreft ruim 1,5% agrarische objecten. Deze zijn niet allen beschikt vanwege het eerst verwerken van het groot aantal reacties op de toegestuurde vragenlijsten in verband met de verbeteractie. Begin februari 2016 is de goedkeuring van de Waarderingskamer ontvangen om alle gewaardeerde objecten te beschikken. Verbeteractie Agrarisch Door het steeds grotere aantal (toegekende) bezwaren bij de agrarische objecten in de jaren 2014 en 2015 zijn in het najaar van 2015 alle agrarische bedrijven aangeschreven met vragen over de geregistreerde objectkenmerken, toekomstplannen en mogelijkheden van de bedrijven. De ruim 71% ontvangen inhoudelijke reacties worden via veldwerk en mutaties verwerkt, dat leidt tot betere registratie. Deze verbeterslag zorgt voor een achterstand bij de taxaties van de agrarische objecten. Het merendeel van deze objecten zal daarom pas eind maart 2016 worden beschikt. In

4

het najaar van 2016 wordt aan de hand van het aantal bezwaren bij de agrarische objecten deze verbeteractie geëvalueerd. Mutaties bijhouden Het bijhouden van de omgevingsvergunningen en BAG mutaties loopt naar behoren. Door het steeds grotere belang van de WOZ-waarde en de logische kritische blik van de belastingplichtige is correcte registratie en weergave in het systeem een must. Het leidt tot een intensievere werkwijze, namelijk om meer (bouw)dossiers te controleren en vaker inpandige taxaties te verrichten. Woningwaarderingsstelsel BSOB heeft conform het advies van de VNG en Waarderingskamer ook alle huurders een WOZbeschikking toegestuurd. Via de website is hier specifieke aandacht aan besteed. Het heeft tot op heden slechts tot enkele vragen geleid. In het aankomende najaar wordt een analyse opgemaakt over de concrete gevolgen van deze wetswijziging en de diverse praktijkvertalingen door belastingorganisaties. Inloopspreekuur Bij alle gemeentelijke deelnemers worden tijdens avondopenstellingen door BSOB inloopspreekuren georganiseerd. Hierover is gecommuniceerd via de website en de deelnemers. Het aantal aanwezige belastingplichtigen is erg wisselend. Daar waar extra is gecommuniceerd door de gemeente was het ook aantoonbaar drukker. De reacties van aanwezige belastingplichtigen zijn erg positief. Men geeft aan zich gehoord te voelen en ook als de waarde niet wordt aangepast is er een bepaalde acceptatie. Bezwaarafhandeling De eerste bezwaren zijn inmiddels ontvangen. Naast de officiële bezwaarschriften worden ook de “FLITS” bezwaren behandeld. Deze worden ingeboekt nadat we een “vermoedelijke” onjuistheid constateren naar aanleiding van een telefoontje of via het inloopspreekuur. Deze “FLITS” bezwaren worden zoveel mogelijk binnen 14 dagen afgehandeld en voorkomen vervolgens de formele procedure. Dit leidt tot minder administratie, geen proceskosten en een grotere acceptatie bij de burgers. Dit laatste zelfs als de waarde blijft gehandhaafd. Aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ Voor het overkoepelende project ‘Aansluiting op LV WOZ’ is een viertal deelprojecten benoemd en gestart om uitvoering te geven aan het draaiboek van de Waarderingskamer: 1. Het koppelen van BAG en WOZ gegevens BSOB is met de gemeente Landerd en Uden in de overgangsfase naar het beheer van de BAG-WOZ koppeling. Op dit moment is de verwachting dat voor beide gemeenten per 1 mei 2016 het beheer is overgenomen door BSOB; 2. Invoering van GouwWOZ versie 7 als opvolger van GouwWOZ versie 5; 3. Het implementeren van een Digikoppeling voor uitwisseling met LV WOZ; 4. Het aansluiten van de eerste deelnemer op LV WOZ (planning najaar 2016) In vervolg op het beheer van de BAG-WOZ koppeling is in de planning opgenomen dat de gemeente Uden als eerste zal worden aangesloten op de LV WOZ. Deze aansluiting staat gepland vanaf november 2016.

5

Front-Office Klantcontacten Het aantal beantwoorde gesprekken tot op heden en ten opzichte van vorig jaar is in onderstaande tabel weergegeven. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal

Totaal 2014 4721 7692 7239 5182 4968 7321 7517 3951 4327 5788 2937 4053

Totaal 2015 3895 5730 8829 5388 4601 5951 6687 4409 4539 4349 4315 4007

65696

62700

De telefoongesprekken die in 2015 zijn beantwoord gingen voor 49% over Innen, voor 13% over Waarderen, voor 8% over Heffen en 30% over overige onderwerpen (gegevensbeheer, staf, etc.). Sinds eind juni 2015 zijn 12.500 poststukken ontvangen, gescand en verwerkt. Er worden steeds meer formulieren voorzien van een barcode zodat deze sneller verwerkt kunnen worden.

Gegevensbeheer en informatietechnologie Op basis van de (wettelijke) regels van het Stelsel van Basisregistraties worden procesverbeteringen doorgevoerd, zoals eenmalige uitvraag en opslag van gegevens en meervoudig gebruik en verdergaande afstemming tussen waterschap- en gemeentelijke gegevens. Basisregistratie Kadaster (BRK) Het Kadaster heeft de aanlevering van gegevens (Massale Output AKR) per 1 januari 2016 vervangen door de nieuwe BRK-Levering. De nieuwe werkwijze met BRK levering is getest in de belastingsoftware, er is een standenregister ontwikkeld en de nieuwe functionaliteit wordt naar verwachting vanaf maart 2016 in productie genomen. Maandelijks worden de kadastrale gegevens van de zes deelnemende gemeenten gecontroleerd op kwaliteit, volledigheid en juistheid. Die van het waterschap worden jaarlijks gecontroleerd. Basisregistratie Personen (BRP) De verwerking van subjectgegevens vanuit de BRP (voorheen GBA) is geoptimaliseerd. Kennis is uitgebreid, systeemaanpassingen zijn ingesteld en er is verdergaande procesautomatisering bereikt. Verdergaande procesoptimalisatie wordt naar verwachting in het komende kwartaal bereikt door bestandsverbeteringen. Basisregistraties In de samenwerking van de waterschappen Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel (“Winnend Samenwerken”) is BSOB ook deelnemer voor het onderzoeken van een gezamenlijke implementatie van een basisvoorziening en gegevensmagazijn voor aansluiting op het Stelsel van basisregistraties. Het beslissingstraject bij de verschillende deelnemers van dit project heeft meer tijd nodig gehad dan eerder voorzien. Inmiddels zijn alle projectdeelnemers akkoord en is de aanbesteding gepubliceerd. Begin juni zal een definitieve gunning bekend gemaakt worden. Gegevensleveringsovereenkomst (GLO) Zoals reeds is afgesproken in de GLO zal deze twee keer per jaar met de deelnemers worden geëvalueerd. De eerste afspraken voor medio april zijn reeds met enkele deelnemers gemaakt.

6

Gegevensbeheer voor de waterschapheffingen De basisgegevens voor de waterschapheffingen worden door de inliggende gemeenten aangeleverd in Stuf-WOZ bestanden. Vanaf 2015 is gestart met geautomatiseerde gegevensverwerking, dat herontwikkeling van de software tot gevolg heeft gehad. Nog altijd werkt de software nog niet geheel correct, waardoor elk in te lezen bestand separate (na)bewerking vereist. Verbeteringen worden meegenomen met de invoering van een nieuwe versie van de webapplicatie. Voor het belastingjaar 2016 zijn, op 1 gemeente na, alle initiële Stuf-WOZ bestanden aangeleverd. Deze worden momenteel volgtijdelijk ingelezen en verwerkt ten behoeve van de aanslagmomenten respectievelijk eind april, eind mei en eind juni. Voor het afronden van het belastingjaar 2015 worden nog door 3 gemeenten het Stuf-WOZ (mutatie-) bestand aangeleverd om vervolgens te verwerken voor aanslagoplegging. Na deze activiteit zal de kadastrale volledigheid en juistheid met het in 2015 in eigen beheer ontwikkelde standenregister afgerond kunnen worden. Uiteraard wordt hierin ook de volledigheid en juistheid van het bestand gecontroleerd. Gegevensbeheer voor de zes deelnemende gemeenten Basisregistratie Handelsregister (NHR) levering door Kamer van Koophandel Het NHR als basisregistratie voor bedrijven heeft de afgelopen jaren de kwaliteit van de gegevens opgewerkt. Vanaf 2016 wordt het mogelijk om geautomatiseerd de gegevens geleverd te krijgen. Nu worden de mutaties nog via maandelijkse overzichten aangeleverd, welke handmatig verwerkt worden. Om de gegevens in de toekomst geautomatiseerd te kunnen gaan verwerken, moeten de gegevens van de bedrijven verrijkt worden met de zogenaamde RSIN (Sofi nummer voor bedrijven) en het vestigingsnummer. Daarnaast moeten ook bedrijven die ‘dubbel’ voorkomen in het bestand ontdubbeld worden. Deze gegevensverbetering is als project in oktober jl. gestart en wordt naar verwachting na het tweede kwartaal afgerond.

Projectmatig werken Eind 2015 is veel aandacht besteed aan het professionaliseren van de projectaanpak binnen BSOB. Er is een ‘Leidraad projectmatig werken BSOB’ vastgesteld die invulling geeft aan projectbeheersing, projectuitvoering, communicatie en facilitering. Er is een set van hulpmiddelen, procedures en projectstandaarden vervaardigd en uitgedragen.

Juridische en beleidsmatige ondersteuning Publicatie besluiten Sinds 2015 wordt voor het publiceren van besluiten gebruik gemaakt van de door het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) aangeboden voorzieningen. Medio 2016 gaat deze organisatie over op een ander systeem en is het streven van BSOB om eind 2016 alle actuele besluiten voor het publiek via overheid.nl beschikbaar te stellen.

7

4. Financiën Accountant In januari en februari zijn de accountantcontroles geweest. Hier zijn vooralsnog geen bijzonderheden uit voort gekomen. De deelverklaringen voor de gemeentelijke deelnemers zijn 1 maart 2016 aangeleverd. De deelverklaring voor het waterschap wordt volgens afspraak uiterlijk 1 april as. aangeleverd. De controleverklaring over de jaarrekening 2015 is ontvangen voor de aankomende bestuursvergadering.

8

Bijlage

Aanbevelingen (37 verbeterpunten)

Van de 37 verbeterpunten is nog een aantal punten (deels) te realiseren, te weten: Verbeterpunt 12. neem initiatieven tot harmonisatie van beleid 36. voer het projectplan dat in het MT van 25 juni 2013 is vastgesteld uit (inz. procesmanagement) 12. Afgelopen jaar is het fiscale beleid zo goed als mogelijk geharmoniseerd. Verdergaande beleidsharmonisatie blijft een verbeterpunt waarbij meer efficiency bereikt kan worden. 36. Projectplan procesmanagement Er is voortgang geboekt in de uitvoering van de verbeteracties van de processen (zie afbeelding). De acties die nu nog open staan worden opgenomen in de clusterplannen. Bij de meeste van deze acties geldt een afhankelijkheid van derden.

BSOB totaal verbeteracties februari 2016 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Nog starten

25%

50%

75%

Gereed

9