VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Dienstverlening 25 maart 2008 Versie 1.0

Sjabloon voortgangsrapportage

VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Naam opdrachtgever Naam opdrachtnemer Naam werkgroepleden Rapportageperiode Algemene voortgang Eindresultaat korte termijn samenwerkingstaken

Dienstverlening Marlies van den Hende Albert van Tuil Simon Plooijer; Nicoline Vos Maart 2008

Belangrijke tussenresultaten

Stand van zaken Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

25 maart 2008

Versie 1.0

Dienstverleningsconcept Gemeenschappelijke BAG De informatie van de drie elektronische publieksbalies worden gelijkgeschakeld Benoem vanuit het overkoepelende concept minimaal tien producten in het kader van E-dienstverlening, inclusief bijbehorende processen (Post)processen gekoppeld aan e-producten gelijk geschakel plus gemeenschappelijk proces facturen en bezwaarschriften

Programmaplan Dienstverlening (30 januari) Concept dienstverleningsconcept (9 april) Projectplan BAG (31 maart) Plan van aanpak e-producten ( 9 april) Plan van aanpak postprocessen ( 9 april) Wordt aan de tussenresultaten gewerkt die allemaal 9 april gerealiseerd zullen zijn Bijeenkomsten programmateam, Overleg met Egem-I adviseur, presentatie gezamenlijk MT-bijeenkomst, bezoek Tiel, Egem-structuur plus koppeling programma dienstverlening ontworpen Programmaplan Dienstverlening Projectplan BAG Planning is niet op alle punten gehaald. Dienstverleningsconcept en Egem waren weerbarstiger dan geprognosticeerd. De wisselende bemensing van het programmateam was lastig maar de gevolgen konden door de enthousiaste inzet van de leden worden beperkt.

Quick wins (korte beschrijving)

Baten (tussentijds)

Baten (eindresultaat )

Uitvoering BAG

Minder kosten voor het opstellen projectplan, naar schatting 20 dagen , in geld € 12.000,De drie gemeenten denken na over de wijze waarop zij hun dienstverlening willen vormgeven

1 gemeenschappelijke beheerorganisatie BAG met kwalitatief betere dienstverlening en minder afbreukrisico 1 gemeenschappelijke wijze van dienstverlening waarop alle dienstverlening en processen aansluiten. Krachtig mechanisme om tot 1 back-Office te komen 1 wijze waarop producten worden aangeboden waardoor eenvoudige ondersteuning vanuit 1 back-Office 1 wijze van inrichting proceswerking binnen de gemeenten hetgeen een krachtige ondersteuning levert tot het maken van 1 backOffice

Dienstverleningsconcept

Gemeenschappelijke E-producten

Wiel maar 1 keer uitvinden bij ontwikkelen e-produkten

Gemeenschappelijke (post) processen

Wiel maar 1 keer uitvinden bij ontwikkelen processen

Pagina: 1 van 17


Egem-i

Zoveel mogelijk op elkaar afgestemd realisatieplan.; verwachtte baten 100 dagen

Change management Aandachtspunten Draagvlak binnen organisaties en bestuur (denk aan dienstverleningsconcept) Kost heel veel tijd. Raakt aan alle processen binnen de drie gemeenten Zolang samenwerking niet is geformaliseerd blijven gemeenten ook hun eigen spoor volgen omdat het moeilijk is bijv. nu al grote investeringen te doen omlopende processen vooruitlopend op die beslissing aan te passen

Afwijkingen Risico’s

Besluitvormingspunten

Programma dienstverlening raakt alle andere samenwerkingsprojecten als ook de reguliere bedrijfsvoering van de drie gemeenten, vraagt continue afstemming op samenhang, en timing Programma- manager monitort de overige samenwerkingsprojecten via projectleiders/verslagleggingen en signaleert kansen/knelpunten Programma-manager stelt zich via beschikbare afdelingsplannen/begrotingen etc. op de hoogte vande ontwikkelingen bij de WOL-gemeenten Vaststellen programmaplan Dienstverlening Vaststellen Dienstverleningsconcept Vaststellen PV e-produkten en PVA processen Naar aanleiding onderzoek bij de WOL gebruikte WFM/DMS besluit nemen over WFM/DMS Besluit nemen over nieuwe programma-manager en samenstelling programmateam en projectgroepen voor de samenwerkingstaken

Planning / Resultaten Programmaplan

Gepland start December 2007

Concept Dienstverleningsconcept Projectplan BAG PVA e-producten PVA postprocessen

Status V 1.5 is gereed

Januari

eind Doorlopend ontwikkelen 9 april

December 2007 Januari Januari

30 januari 9 april 9 april

gereed In bewerking gereed

Financiële voortgang Totale kosten € 425.000,-

Bestede kosten Prognose nog te bestede kosten

€ 22.000,PM € 478.000,PM (waarschijnlijk binnen budget Egem)

Activiteiten

Activiteiten Activiteiten

Prognose

Invoering BAG (Wormerland.Egem-budget, € 200.000,-) (Landsmeer Bag-budget € 175.000,-) (Oostzaan Bag-budget € 40.000,-) bedragen gedekt in de begroting BAG Inhuur programmamanager BAG Onderzoek naar 1 WFM/DMS WOL

Pagina: 2 van 17


VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Naam opdrachtgever Naam opdrachtnemer Naam werkgroepleden Rapportageperiode

Wmo Datum: 21-03-2008 Versie: 1.2 Willem Groskamp Reinout Schaatsbergen Petra van Tiggelen, Anne Vrieze, Dianne van der Breggen T/m 21 maart 2008

Algemene voortgang Eindresultaat korte termijn samenwerkingstaken

•

Belangrijke tussenresultaten Stand van zaken

Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten Quick wins (korte beschrijving)

Change management Aandachtspunten

Beleidsnotitie waarin een inventarisatie, uitgangspunten van een loket & indicatiestelling en toekomstige vormgeving is geformuleerd. Hierin worden verschillende scenario’s beschreven. • Een implementatieplan waarin de implementatie van de Wmo fronten backoffice taken zijn beschreven. • Vanaf 1 juli 2008 uitvoering geven aan het implementatieplan (afronding voor 1 januari 2009) • Geleidelijk gaat er afstemming plaatsvinden ten aanzien van de negen prestatievelden. • Beleidsnotitie vormgeving Wmo-loket & indicatiestelling • Implementatieplan 2008 • Stand van zaken besproken met gemeentesecretarissen op 19 maart 2008 • Afronding inhuur externe projectleider voor 1 april 2008 afgerond. • Door werving nieuwe projectleider hebben we enige achterstand opgelopen ten aanzien van de oorspronkelijke planning. Doelstelling is nu om de beleidsnotitie voor 1 juli 2008 af te ronden en in de periode daarna het implementatieplan op te stellen. De drie betrokken MT-leden hebben gezamenlijk een nieuwe projectleider geworven. • Projectplan In de komende maand worden geen tussenresultaten opgeleverd.

Baten (tussentijds)


Gezamenlijke inhuur projectleider, waardoor kosten worden gedeeld.

Minder kwetsbaarheid bij de uitvoering van de fronten backoffice Wmo. Gezamenlijk kunnen we meer keuzemogelijkheid en service voor burgers bieden. Hierdoor gaat de kwaliteit van de dienstverlening omhoog.

• •

Er is afstemming nodig met het programma Dienstverlening over de inrichting van de frontoffice. Dit gebeurt bij het opstellen van het implementatieplan. De komende maanden onderzoeken we of er op het gebied van de Wmo bredere samenwerking mogelijk is tussen de drie gemeenten.

Pagina: 3 van 17


Change management Afwijkingen De oorspronkelijk in het projectplan opgenomen planning halen we niet. Oorzaak hiervan is het wegvallen van de externe projectleider en de zoektocht naar een vervanger. Risico’s


Planning / Resultaten Projectplan Beleidsnotitie Implementatieplan

Door verschillende oorzaken is de samenstelling van de projectgroep aan verandering onderhevig. Dit kan negatieve consequenties hebben voor het draagvlak op de afdelingen. De projectleider heeft hier extra aandacht voor. Tijdens zomermaanden moet er een keuze worden gemaakt uit verschillende scenario’s voor de implementatie van de Wmo fronten backoffice per 1 januari 2009. Vooraf moet er advies worden ingewonnen bij de Wmo-raden. Gepland Start Januari 2008 April 2008 Augustus 2008

Financiële voortgang Totale kosten € 32.302,65 Bestede kosten € 2.302,65 Prognose nog te € 30.000,bestede kosten

eind Februari 2008 Juni 2008

Status Afgerond

Activiteiten Activiteiten Activiteiten

Prognose

Inhuur Yolanda Weijand Inhuur externe projectleider tot de zomer 2008

Pagina: 4 van 17




Milieu Datum: 21.03.2008 Versie: 01 WOL secretarissen met dhr. Willem Groskamp als coördinerend secretaris Jan van der Stoop (Wormerland) Hans Boven (Oostzaan), Johan Gozeling (Landsmeer), Berend Kemper (Waterland) en agendalid Simon Bukman (Wormerland) 6 januari t/m 21 maart 2008

1. Gezamenlijke evaluatie van de Milieudienst Waterland (proefperiode van twee jaar verstrijkt op 1 maart 2008 met uitloop tot 1 mei 2008) en concept overeenkomst voor de vervolgperiode (inclusief prijs-prestatie afspraken en lengte van de vervolgperiode) waarin de gemeentelijke regierol op uitbestede taken geconcretiseerd wordt; Concretisering van leerpunten en aanbevelingen op het gebied van de gemeentelijke opdrachtgeversrol en regierol op uitbestede taken zodat deze leerpunten in de toekomst breder kunnen worden gebruikt in relatie tot uitbestede taken; 2. een gezamenlijk plan van aanpak Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) Op 6 februari 2008 is aan de WOL secretarissen tijdens de eerste terugkoppeling 1. de gezamenlijke evaluatie qua proces teruggekoppeld; 2. gemeld dat de werkgroep gestart is met de inhoudelijke evaluatie en de inhoudelijke beoordeling van de concept bestuursovereenkomst en hier nog twee weken voor nodig denkt te hebben en 3. het plan van aanpak WABO aangeboden zoals dat inmiddels door de projectleiderskring van de WOL gemeenten plus Waterland en de Milieudienst Waterland, onder begeleiding van PRC Bouwdivisie, was opgesteld. Aangegeven is dat dit plan een directe relatie heeft met de opdracht aan de werkgroep dienstverlening en daarin een plek moet krijgen. Op 22 februari 2008 zijn de eindproducten van de werkgroep digitaal aangeboden aan de WOL secretarissen die daar op 27 februari 2008 mee hebben ingestemd. Op 7 maart 2008 eerste gesprek met de Milieudienst Waterland waarin de op- en aanmerkingen vanuit de deelnemende gemeenten zijn toegelicht. Op 12 maart 2008 werkbijeenkomst MT’s te Purmerend waarin informatie over de stand van zaken van alle korte termijn samenwerkingstaken zijn toegelicht en waarin ervaringen over en weer zijn uitgewisseld.

Stand van zaken

Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten

Op 18 maart 2008 werden de aangepaste concept overeenkomsten ontvangen en op 19 maart 2008 zijn deze tijdens de tweede terugkoppeling met de WOL secretarissen doorgesproken. Op dinsdag 25 maart a.s. volgt het tweede en waarschijnlijk afsluitende gesprek met de Milieudienst Waterland waarna de bestuurlijke besluitvorming binnen de vier gemeenten kan volgen. In werkgroepverband is zevenmaal (roulerend per locatie) gezamenlijk opgetrokken waarin door elk lid actief en constructief is samengewerkt.

Pagina: 5 van 17


Algemene voortgang Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

De evaluatie is afgerond en de concept overeenkomsten voor de komende 10 jaar zijn wat de gemeente betreft vrijwel afgerond. Het plan van aanpak WABO is gereed Op 27 maart volgt het tweede overleg met de MDW waarna het bestuurlijk bekrachtigd kan worden


Baten (tussentijds)


Samenwerking leidt tot verdieping, geeft een beeld van de cultuur bij de samenwerkingspartners

Uitwisseling met collega professionals bood de kans tot uitwisseling van de werkprocedures en leidde tot één gezamenlijke reactie op zowel de evalusatie als de nieuwe overeenkomsten

Op 15 april 2008 hebben de vier colleges van Landsmeer, Oostzaan, Waterland en Wormerland ingestemd met de nieuwe bestuursovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst met de Milieudienst IJmond voor een periode van 10 jaar De ondertekening van de contracten krijgt een feestelijk tintje waarvoor de provincie Noord-Holland, de VROM Inspectie en de pers uitgenodigd zullen worden waardoor alle partijen positief in het nieuws komen De tijdelijk gedetacheerde gemeentelijke milieumedewerkers hebben duidelijkheid over hun rechtspositie en treden in dienst van Milieudienst IJmond

Het samen optrekken en je samen verantwoordelijk voelen voor het resultaat leidde tot binding en teamvorming

Richting de Milieudienst is in de twee gesprekken (7 en 24 maart 2008) het beeld geschetst van een sterkere tegenpartij die liet blijken het geheel goed te hebben afgestemd en voorbereid Kennisverbreding bij de werkgroepleden voor wie de milieumaterie vreemd was

Helder is geworden dat in de rol van opdrachtgever aan de voorkant nagedacht moet worden over kwaliteitseisen, over data waarop rapportages aangereikt moeten worden, over de verplichtingen over en weer , over communicatiemomenten met management en bestuur en ingeval personeel in het geding is daar ook heldere afspraken over maken

Change management Aandachtspunten De relatie tussen het pva Wabo, de BAG en het werk van de werkgroep dienstverlening Afwijkingen

Het plan van aanpak Wabo is door de WOL secretarissen op 19 maart jl. besproken en dit heeft ertoe geleid dat de werkgroep Milieu een nieuwe opdracht heeft gekregen. De werkgroep is gevraagd met een advies te komen over de voorgestelde aanpak qua proces. De wens is de aanpak in te dikken en eenvoudiger (en daardoor financieel goedkoper) ter hand te nemen.

Risico’s

Het plan van aanpak Wabo is twee maanden op de plank blijven liggen en dit betekent dat het uitgangspunt om per 1 januari 2009 Waboproof te zijn zwaar onder druk komt; vanuit de werkgroep BWT wordt druk uitgeoefend helderheid te verschaffen over het vervolg en keuzes over al dan niet aanschaf van gewenste softwarepakketten Vaststelling door de colleges van burgemeester en wethouders van Landsmeer, Oostzaan, Waterland en Wormerland van de bestuursovereenkomst en dienstverleningsbijeenkomst met het Openbaar Lichaam Milieudienst IJmond


Planning / Resultaten

Gepland start

eind

Status

Prognose

Pagina: 6 van 17


Nieuwe langdurige overeenkomsten en plan van aanpak Wabo

6 januari 2008

Advies over het plan van aanpak qua proces

19 maart 2008

Financiële voortgang Totale kosten Bestede kosten Prognose nog te bestede kosten

1 mei 2008

Voltooid

6 februari 2008

Voltooid

haalbaar

15 april 2008


Werkgroepbijeenkomsten

Pagina: 7 van 17


VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Naam opdrachtgever Naam opdrachtnemer Naam werkgroepleden Rapportageperiode Algemene voortgang Eindresultaat korte termijn samenwerkingstaken Belangrijke tussenresultaten Stand van zaken Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

BWT Datum: 24-03-08 Groskamp Dekker Boven, Van Leeuwen, Mooij, Steeman, Visscher Tot 19 maart ’08

Versie: 1.0

Gezamenlijke uitvoering taken bwt op één lokatie en evaluatie daarvan; afstemming bouwbeleidsplannen en handhavingsprogramma’s; gezamenlijk sluiten contact brandweeradviezen; ontwikkelen protocollen uitvoering Plan van aanpak uitvoering Voorbereiding plan van aanpak, gepland gereed op 10 april Overleg met medewerkers van afdelingen bwt en uitwerking stappen om tot pva te komen Plan van Aanpak (PvA) Pva met planning gereed op 10 april


Baten (tussentijds)


Systematiek en opdrachtnemer bouwbeleidsplan van W overgenomen door O en L Onderlinge kennisoverdracht

Minder kosten en tijd nodig voor opstellen

Eenduidige werkwijze en protocollen mogelijk, met bestuurlijke vrijheid

Verbetering inzichten en reeds gerealiseerde producten

Vergroting kwaliteit, innovatie

Change management Aandachtspunten Draagvlak binnen organisaties en bestuur; Grote tijdsbesteding; Relatie met Wabo en Dienstverleningsconcept


Op andere projecten moeten wachten

Besluitvormingspunten Planning / Resultaten Actieplan Plan van aanpak Uitwerking

Gepland start 16 jan 20 feb 17 april

eind 13 feb 26 mrt

Status gereed In bewerking

Prognose 10 april gereed

Pagina: 8 van 17


Financiële voortgang Totale kosten Bestede kosten Prognose nog te bestede kosten


Pagina: 9 van 17


VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Naam opdrachtgever Naam opdrachtnemer Naam werkgroepleden Rapportageperiode

Algemene voortgang Eindresultaat korte termijn samenwerkingstaken


Stand van zaken

Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

Burgerzaken Datum: 03.04.2008 Versie: 0.1 Marlies van den Hende Joke Boef Michiel Koster, Nicolien Vos, Petra Zonneveld en Marjon Goede/ Reinaut Schaatsbergen (MT-lid) 01.03.2008 t/m 03.04.2008

1.Vaststelling profielen en typering staat gepland voor eind 1e kw.2008 2. Werving en selectie coördinator staat gepland voor 2e/3e kw.2008 3. Aanstelling beveiligingsfunctionaris staat gepland voor 2e kw.2008 4. Gemeenschappelijke backoffice met 3 frontoffices gepland voor 2010. Naturalisatieceremonie: 2e kw. 2008 BABSEN: 3e kw. 2008 Opvullen vacatures Burgerzaken: 3e kw. 2008 Knelpunten geïnventariseerd: 4e kw. 2008 Formatieoverzicht toekomstige situatie: 4e kw. 2008 Competentieprofielen en Opleidingsplan: 4e kw. 2008 Automatisering: 4e kw. 2009 Autorisaties/aanstellingen/bevoegdheden: 4e kw. 2009 Audit: continue proces Basisregistratie: continue proces Inktschade: continue proces CRIB: continue proces Verkiezingen: continue proces Werkgroep is op 19.03.2008 bij elkaar geweest om stap 1 en 3 van de korte termijn samenwerkingstaken uit te werken. Deze punten worden voor besluitvorming aangeboden in het secretarissenoverleg van 14.05.2008 Brainstormen en onderzoek naar mogelijkheden gezamenlijke invulling vacatures Burgerzaken door collega MT-leden Wormerland, Oostzaan en Landsmeer N.v.t. staan gepland in 2e helft 2008 Uitwerken tussenprodukten korte termijn staan gepland in de 2e helft 2008 Overige tussenprodukten staan gepland voor 4e kw.2009 of zijn onderdeel van een continue proces

Pagina: 10 van 17



Baten (tussentijds)


Projectplan Profielen/typering coördinator Werving/selektie en benoeming coördinator Beveiligingsfunctionaris Contacten MTleden

Tijdig vastgesteld Eénmalige inspanning opstellen teksten

Meetinstrument verloop project Gedragen profielen/typeringen

Kostenbesparing publiceren vacatures en beperken inzet P&O-capaciteit

Eenduidige aansturing en coördinatie van de fronten backoffice en kostendeling formatie Voldaan aan wettelijke verplichting en kostendeling formatie Kwaliteitsverhoging en vermindering kwetsbaarheid door onderlinge vervanging

Gezamenlijke backoffice met 3 frontoffices

Eénmalige inspanning opstellen functiebeschrijving en werkinstruktie Kennisdeling, gebruik maken van elkaars kwaliteiten en positieve energie, onderlinge vervanging Efficiency en tijdswinst bij opstellen notities, voorbereiding en uitvoering procedures en protocollen. Kostenbesparing in opleidingsfaciliteiten

Kwaliteitsverhoging, vermindering kwetsbaarheid door onderlinge vervanging en loopbaanperspectief. Kostenbesparing automatisering.

Change management Aandachtspunten Beperkte beleidscapaciteit Acties: MT-leden gaan zorgvuldig met hun tijd om en zijn kritisch ten opzichte van elkaar Van medewerkers wordt ook een behoorlijke bijdrage verwacht in het project

Afwijkingen

In afwijking van het Projectplan worden het profiel/typering van de cöordinator en de het voorstel positionering beveiligingsfunctionaris pas op 23.04.2008 ter vaststelling aan het secretarissenoverleg aangeboden

Risico’s

Verschillende applicaties en automatisering Acties: Knelpunten en mogelijke oplossingen worden beschreven in de inventarisatie welke gepland staat voor het 4e kw. 2008 Kostencomponent aanstellen coördinator en beveiligingsfunctionaris Acties: Op 15.05.2008 wordt hiertoe een voorstel gedaan aan de secretarissen Juridische consequenties uitvoering wet- en regelgeving door 1 nieuwe organisatie Acties: Na defintieve besluitvorming inzake 1 gezamenlijke werkorganisatie reglementen en mandaten hierop aanpassen. Koppeling/afstemming dienstverleningconcept Acties: Opdrachtnemer onderhoudt regelmatig contact met opdrachtnemer werkgroep Dienstverlening. Vaststellen profielen typering coördinator: 15.05.2008 Vaststellen positionering beveiligingscoördinator: 15.05.2008


Pagina: 11 van 17


Planning / Resultaten Profiel coördinator Typering, positionering en aanstellen Beveiligingsfunctionaris Werving en selektie coördinator Aanstellen coördinator Formatieoverzicht toekomstig model Invullen vacatures

Gepland start 1e kw.2008 01.03.2008

eind 1e kw.2008 31.03.2008

2e kw.2008

3e kw.2008

3e kw.2008

4e kw.2008

3e kw.2008

4e kw.2008

3e kw.2008

4e kw.2008

CompententieProfielen en Opleidingsplan

3e kw.2008

4e kw.2008

Inventarisatie knelpunten Naturalisatieceremonie BABSEN Audit Basisregistratie Inkstschade CRIB Verkiezingen Automatisering Autorisatie/aanstelling/ bevoegdheden Gemeenschappel. Backoffice met 3 frointoffices

2e en 3e kw.2008

4e kw.2008

2e kw.2008

2e kw.2008

3e kw.2008 Continue proces Continue proces Continue proces Continue proces Continue proces 1e kw.2009 3e kw.2009

3e kw.2008 Continue proces Continue proces Continue proces Continue proces Continue proces 4e kw.2009 4e kw.2009

2e kw.2009

2010

Status Gestart Gestart

Prognose Gereed 17.04.08 Gereed 17.04.08

Financiële voortgang Totale kosten Nog nader te bepalen op basis van profiel/typering coördinator , positionering beveiligingsfunctionaris, automatisering en kosten inrichting en bezetting fronten backoffices.


Pagina: 12 van 17


VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep

Juridische Zaken

Naam opdrachtgever Naam opdrachtnemer Naam werkgroepleden

Wim van Twuijver Wilma Grooteman Karin Meijer, Karin Koppedraaier (tijdelijk vervangen door Agnes Neijtzell de Wilde), Ariadne de Neef Januari – maart

Rapportageperiode Algemene voortgang Eindresultaat korte termijn samenwerkingstaken

Datum: 19-0308

Versie: 0.1

Optimaliseren juridische kwaliteit van de drie gemeentelijke organisaties door 1. het op korte termijn in kaart brengen van de mogelijkheden en randvoorwaarden en uitgangspunten voor het organiseren van een gemeenschappelijke juridische functie, juridische control afgestemd met P&C (eerste helft 2008) 2. een plan van aanpak voor de implementatie van een gemeenschappelijke juridische functie (derde kwartaal 2008) 3. het gezamenlijk uitvoeren van een ‘juridische’ quick win in de eerste helft van 2008 4. de implementatie van een systeem gericht op juridische kwaliteitszorg eind 2009. Wat is het project niet? Het project is geen audit van de juridische kwaliteit van de drie gemeenten. Dit betekent dat we niet de kwaliteit van alle juridische producten gaan doorlichten. Hiertoe ontbreekt capaciteit, tijd en geld. In het geval van een quick win kunnen specifieke producten worden doorgelicht.


Plan van aanpak 1. Inventarisatie (maart / april) 2. analyse (april) 3. ontwerp (juni) 4. start laboratorium (1 september 2008 – 1 januari 2009 5. voorbereidingsplan definitief (september) Quick wins Voor juni 2008: cursus vierde tranche AWB Registratie bezwaarschriften start juni 2008 Project dwangsom bij niet tijdig beslissen start september 2008

Stand van zaken

In beeld brengen mogelijke quick wins OOV Plan van aanpak is gereed Inventarisatie is van start; hiervan maakt onderdeel uit inventarisatie bij medewerkers over inhoud en proces Drie quick wins juridische zaken in beeld gebracht Plus onderzoek naar quick wins OOV wordt opgestart

Pagina: 13 van 17


Algemene voortgang Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten

Groepsproces (intern werkgroep) Plan van aanpak Groepsbijeenkomsten brede samenstelling voorbereid Start inventarisatie

Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

Plan van aanpak Overzicht quick wins Inventarisatie Uitbreiding groepsproces breed juridisch medewerkers en OOVérs WOL gemeenten


Baten (tussentijds)


4e tramche AWB

Gezamenlijke aanvraag cursus (voorbereidingstijd) Mogelijke reductie cursuskosten

Continuïteit van bedrijfsvoering op het gebied van juridische zaken Kwaliteitsverbetering door specialisering en professionalisering Efficiënte en effectieve inzet van medewerkers

Project dwangsom bij niet tijdig beslissen

1 projectleider; standaardisering;professionalisering (en daarmee kwalitetisverhogend) door kennisuitwisseling 1 projectleider; bundeling van kennis; aansluiting bij dienstverlening; Nu 3 medewerkers betrokken bij vaaroverlast 2 medewerkers (Landsmeer en Oostzaan) die zich intensief met de kermis bezighouden Iedere gemeente is zelfstandig met Integraal veiligheidsbeleid bezig. Indien een iemand verantwoordelijk is voor het opzetten van Integraal Veiligheidsbeleid kun je verder professionaliseren door kennisbundeling en specialisatie

Project registratie bezwaarschriften In beeld brengen quick wins OOV

Change management Aandachtspun- Constant punt van aandacht is de beschikbaarheid van de ambtelijke ten capaciteit. Op dit moment wordt dat primair opgevangen door verschuiving van prioriteiten en door verlaagde inzet in het reguliere werk. Daarbij is het uitgangspunt dat dit in de tweede helft van 2008 wordt opgevangen / ingehaald. Ziekte Karin Koppedraaijer (gelukkig invulling vanuit Landsmeer inmiddels geregeld) In werkgroep inhoudelijk medewerkers voor wie deelname aan project en

Pagina: 14 van 17


Change management beleidsvorming nieuw is Afstemming op organisatorisch gebied met WOL projecten P&O – BWT (met name organisatorisch in verband met proeftuin / laboratoriumfunctie) en werkgroep dienstverlening in verband met het in kaart brengen van randvoorwaarden en uitgangspunten digitalisering bezwaarschriften.



Planning / Resultaten Inventarisatie

Verwachte inzet stagiaires heeft nog niet kunnen plaatsvinden. Dit levert problemen op met de capaciteit Capaciteit met name omdat stagiaires hebben afgezet. Inmiddels nieuwe stageopdrachten uitgezet bij hogescholen en op website. Daarnaast worden werkzaamheden binnen eigen werkgroep opgepakt. Dit vraagt extra aandacht voor prioriteitstelling werkzaamheden en spreiding in de tijd. (Dit op dit moment geen probleem omdat enige speling bij voorbaat in het project was opgenomen) Project dwangsom bij niet tijdig beschikken is getemporiseerd naar september mede in verband met uitstel invoering wet met 1 jaar. Formeel besluit eventuele quick wins op het gebied van Openbare orde en veiligheid tevens mee te nemen Tkn inventarisatie Tkn analyse Beslispunt over ontwerp laboratorium Beslispunt ontwerp toekomst en implementatieplan Gepland Start 1 maart

Status

eind 31 maart

Analyse

30 april

ontwerp laboratiorium voorbereiding AWB vierde tranche Registratie bezwaarschriften Wet dwangsom bij niet tijdig beslissen

15 juni

Prognose In verband met wegvallen stagiaire maand Ivm fase 1 schuift het 1 maand op

15 augustus

Blijft staan 30 september

Voor 1 juni cursus 1 juni

1 september

1 september

Financiële voortgang Totale kosten Lijkt voorals nog niet aan

Ideefase

Activiteiten

de orde


Activiteiten Activiteiten

Pagina: 15 van 17



P&o Datum: 19.03.2008 Wim van Twuijver Bert Enderink Annamaria Bettelli, Jeroen Former, Klaas Hensums 13.02.08-19.03.08

Versie: 0.1

Opleidingen: Specifiek: de P&O afdelingen van de WOL gemeenten gaan samen kijken naar de opleidingsbehoeften van medewerkers. De opleidingsplannen worden afgestemd en gestroomlijnd om te komen tot een gezamenlijk kwalitatief hoogwaardig strategisch opleidingsplan. Meetbaar: inzicht in gezamenlijke opleidingsbehoefte en gezamenlijk aangeboden opleidings- en ontwikkelingstrajecten en kostenefficiency (gezamenlijke inkoop en subsidie scholingsregeling) Acceptabel: de P&O afdelingen werken samen aan een opleidingsbeleid voor de drie gemeenten, informeren elkaar over nieuwe opleidingsontwikkelingen en behoeften en stemmen deze op elkaar af. Realistisch: met goede onderlinge afspraken en afstemming van het opleidingsbeleid en de stroomlijning van het opleidingsplan kan dit op korte termijn worden opgepakt en succesvol worden geïmplementeerd. Tijdgebonden: vanaf 1 juli 2008 Werving: Specifiek: Het team P&O opereert en faciliteert gezamenlijk het management in de WOLgemeenten bij recruitment, volgens een uniform werving & selectiebeleid. De WOLgemeenten beschouwen over en weer elkaars medewerkers, op basis van volstrekte gelijkwaardigheid, als interne kandidaat bij een sollicitatieprocedure. Aan de “voorkant” van een procedure tot invulling van elke vacature wordt er gekeken of er een winwinsituatie te behalen valt binnen de WOLgemeenten. Meetbaar: Vaststellen en toepassen van één werkproces(beschrijving) werving & selectie; Vaststellen en toepassen protocol interne sollicitatieprocedure; Vaststellen en toepassen van protocol winwinsituatie bij invullen vacatures. Acceptabel: Commitment van de WOLgemeenten. Realistisch: Op korte termijn uitvoerbaar Tijd: Vanaf mei 2008 operationeel Projectmatig werken: Specifiek: Het invoeren en hanteren voor de WOL –gemeenten van een gezamenlijke organisatiebrede uniforme wijze van projectmatig werken. Waarbij het huidige traject van de gemeenten Wormerland als voorbeeld en uitgangspunt dient. Meetbaar: Gezamenlijke concrete en toetsbare afspraken hierover maken. Acceptabel: Commitment van alle gemeenten om dit te willen en te kunnen bereiken. Realistisch: Het met elkaar maken van haalbare afspraken waarbij rekening gehouden is met planning, capaciteit en inzet. Tijd: Plan van aanpak (april), uitvoeren plan van aanpak (april-juni 2008) Operationeel (juli 2008)

Pagina: 16 van 17


Algemene voortgang Belangrijke tussenresultaten Stand van zaken

Ondernomen samenwerkingsstappen /activiteiten Gerealiseerde (tussen) resultaten Korte toelichting prognose komende (tussen) resultaten

Inhoudelijk: eerste bespreking tussen werkgroepleden heeft plaatsgehad; vervolgoverleg afgesporken op 25/3 Organisatorisch: input alle betrokken medewerkers en MT-leden dd 10/3; 25/3 afspraken maken over vervolgaanpak Procesmatig: 25/3 afspraken maken over vervolgaanpak Werklunch met alle betrokkenen op 10/3 Afronden inhoudelijk deel opdracht voor 1/7. Afronden inventarisatie randvoorwaarden organisatorisch deel opdracht voor 1/7; voorbereiding start 1/7 – 1/9; start proef 1/9 Afronden procesmatig deel opdracht voor 1/5


Baten (tussentijds)


Functiewaardering

Gebruik maken van beschikbare kennis en ervaring

Uniform functiewaarderingssysteem in drie gemeenten

Interne vacatures

Openstelling interne vacatures in drie gemeenten

Vacatureafstemming en loopbaanontwikkeling Efficiency overleg en vergroting draagvlak samenwerking

Ontheffing inrijverbod Landsmeer

Change management Aandachtspunten Tijdige communicatie/ draagvlak en commitment Beperken maakt vrij Karakter- en cultuurverschillen betrokken personen en organisaties

Afwijkingen Risico’s Besluitvormingspunten

Planning / Resultaten inhoudelijk organisatorisch procesmatig

Planning c.q. benodigde (doorloop)tijd Spanningen bij gevolgen organisatorisch deel opdracht -

Gepland start 13/2 13/2 13/2

Financiële voortgang Totale kosten Bestede kosten Prognose nog te besteden kosten

eind 1/7 1/7 en 1/9 1/5

Status Conform planning Conform planning Conform planning

Prognose 1/7 Start proef 1/9 1/5


Pagina: 17 van 17

VOORTGANGSRAPPORTAGE Korte termijn samenwerkingstaken Naam Werkgroep Dienstverlening 25 maart 2008 Versie 1.0

Recommend Documents