Voortgangsrapportage december 2014

Voortgangsrapportage december 2014 op basis van het verbeterplan september 2013

Inhoud: 1. Inleiding 2. Samenvatting verbeterplan 3. Status per cluster 4. Financiën Bijlage: alle aanbevelingen op een rij

1. INLEIDING

Voorwoord Voor u ligt de laatste voortgangsrapportage van dit jaar met relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers. Belastingsamenwerking Oost-Brabant bevindt zich momenteel in een ontwikkeltraject, dat is gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de meerjarenbegroting 2013-2016. Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van de BSOB gerapporteerd. Realisatie verbeterplan De organisatie is nu ruim een jaar op weg conform het verbeterplan en vordert gestaag. Ter ondersteuning van de sturing op de bedrijfsvoering is een intern controleprogramma opgesteld. De resultaten zijn tevens ten behoeve van de komende accountantscontrole en als gevolg van de ICT-nulmeting door de accountant, begin 2014. De begroting is vertaald naar de diverse taakgebieden, zodat betere invulling wordt gegeven aan integraal management. Intussen is het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld en is begonnen met het informatiebeleidsplan en backup- en recovery beleid voor automatiseringsondersteuning. De website wordt geactualiseerd en meer afgestemd op wensen van de klant. Daarnaast wordt gewerkt aan een verdere integratie met de digitale balie. De niet-reguliere taken worden projectmatig aangepakt en er vindt centrale sturing op plaats. Door een ieder is hard gewerkt aan het verbeteren van de processen. Dit heeft geleid tot diverse conclusies en aanbevelingen. Ook gesterkt door de resultaten van een tussentijds onderzoek van de Waarderingskamer over de beheersing van het waarderingsproces. Al deze resultaten zijn integraal afgestemd en zijn vertaald naar acties, verantwoordelijken en tijdsafspraken. De onderlinge samenwerking tussen deelnemers en BSOB is geïntensiveerd en vorderingen zijn gemaakt, zoals op het gebied van harmonisatie verordeningen en het regievoerders(overleg). Tot slot is een eerste Kadernota (2016) opgesteld. Dit is een belangrijk instrument ter voorbereiding op het samenstellen van de begroting van het jaar daarop en van het inzichtelijk maken van een meerjarenperspectief. Jaarlijkse terug- en vooruitblik Momenteel worden de raden cq. besturen van de deelnemers direct geïnformeerd door middel van een jaarlijkse presentatie en vragenronde. Voorzichtig worden de eerste resultaten zichtbaar en spreken de deelnemers, met enige kritische vragen, hun waardering uit. De BSOB blijft zich de komende periode richten op het per 2016 dusdanig op orde te zijn, dat klanten (deelnemers en belastingplichtigen) tevreden zijn over een efficiënte en effectieve dienstverlening van BSOB.

Marieke Vrisou van Eck Directeur

2

2. Samenvatting verbeterplan september 2013 De BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control. Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen: 1. aansturing en strategie en beleid 2. processen 3. ICT/ applicaties 4. financiën & control 5. gegevensbeheer 6. ziekteverzuim 7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een 8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden. De uitvoering van dit plan is gestart in september 2013. Op basis van de tussentijdse evaluatie in maart 2014 is nog een zevental punten toegevoegd.

3. Status per cluster – enkele bijzonderheden Algemeen BSOB voert de taken uit door middel van een clusterindeling. Per cluster verzorgen de medewerkers een clusterplan. Deze dient als basis voor persoonlijke werk- en ontwikkelplannen. Heffen Nog steeds wordt (met inzet van externe ondersteuning) hard gewerkt aan het inlopen op de achterstanden van oude belastingjaren en de volledigheidscontrole. Dit geldt vooral voor de aanslagen watersysteemheffing ongebouwd en ingezetenen en zuiveringsheffing bedrijven en woningen. Er wordt vooruitgang gemaakt met het opleggen van de definitieve aanslagen zuiveringsheffing over 2011, 2012 en 2013. Voor 2011 moeten nog ongeveer 600 definitieve aanslagen voor bedrijven worden opgelegd. Voor 2012 staat dit aantal op 950 en voor 2013 op 1.600. De planning is om een laatste kohier in december 2014 op te leggen voor 2011 (bedrijven) en 2012 (woningen). Verwacht wordt dat deze kohieren de nodige reacties opleveren van belastingplichtigen. De aanslagen voor de bronneringen voor het waterschap voor 2011 zijn, voor zover de BSOB over de informatie beschikt, geheel opgelegd. Met het waterschap is gesproken over een verbetering van de informatievoorziening. De indruk bestaat nu dat niet alle lozingen op het openbaar riool bij bouw- c.q. infrastructurele projecten in beeld zijn. BSOB wil in de loop van volgend jaar een volledigheidsonderzoek doen naar de zuiveringsheffing bedrijven met als doel om de opbrengsten te maximaliseren. De ontvankelijke bezwaarschiften tegen de waterschapsbelastingen worden, op ongeveer 60 uitspraken na, binnen de gestelde wettelijke termijn afgehandeld. Er zijn wel enkele ingebrekestellingen (verzoek om een dwangsom/ proceskostenvergoeding) ontvangen, deze zijn echter onterecht gebleken en er is geen proceskostenvergoeding uitbetaald. De ontvankelijke bezwaarschriften gemeentelijke belastingen moeten voor 31 december 2014 zijn afgewikkeld. Door prioritering in werkzaamheden (aanslagregeling 2011) komt deze wettelijke termijn in gevaar. De termijn kan eenmalig verlengd worden met zes weken waardoor BSOB tot medio half februari 2015 de tijd heeft de laatste bezwaren af te handelen. Uiteraard wordt gestreefd naar nog zoveel mogelijk bezwaren voor 31 december 2014 af te wikkelen. Hierna zullen de

3

niet-ontvankelijke bezwaarschriften ambtshalve worden afgehandeld. Hiervoor geldt geen wettelijke termijn. Het servicelevel voor het afhandelen van e-mail en brieven binnen 10 dagen wordt momenteel niet gehaald. De tijdsbesteding die moet worden geleverd voor het inlopen van de achterstanden oude jaren is hier de oorzaak van. Invorderen Het inningsproces komt steeds verder op orde. De aanmaningen en dwangbevelen worden maandelijks per post verzonden. De vooraankondiging loonvordering verloopt volgens een handmatige procedure. Intussen wordt gewerkt aan procesautomatisering, zodat meer efficiency bereikt wordt. In de vorige rapportage, van september, werd onjuist vermeld dat er geen aanmaningen en dwangbevelen zijn verstuurd. Dit jaar zijn tot op heden ruim 36.100 aanmaningen per post verstuurd (in 2013 totaal ruim 32.700). Het aantal verstuurde dwangbevelen is tot op heden ruim 16.800 (in 2013 totaal ruim 18.500). Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken verloopt volgens de afgesproken prestatieafspraak, namelijk dat bijna 100% van de verzoeken binnen 8 weken wordt afgehandeld. De betalingsverwerking wordt dagelijks bijgehouden. Een deel van de betalingen wordt nog handmatig verwerkt. Intussen wordt gewerkt aan verdergaande procesautomatisering. Door de aanpassing van de parameter instelling kan het percentage niet geautomatiseerd gekoppelde betalingen dalen naar 10%-20%. Met een andere klant (Waternet) wordt nauw samengewerkt aan afspraken met de gezamenlijke softwareleverancier, zodat meer efficiency bereikt kan worden. De prestatieafspraken over de beantwoording van brieven en e-mails worden gehaald. Met behulp van tijdelijke extra capaciteit wordt ingelopen op de werkvoorraad en krijgen onze klanten binnen 10 werkdagen een antwoord. Er is extra aandacht voor het wegwerken van oude posten. Daarbij zal het vaker voorkomen dat daadwerkelijk beslag moet worden gelegd op (on)roerende zaken. Dit is erg vervelend voor betrokkenen, de burgers en/of bedrijven. Echter, om te voorkomen dat vorderingen te lang open staan en daarom mogelijk oninbaar blijken te zijn, moeten dit soort invorderingsmaatregelen worden genomen. Wanneer het niet mogelijk blijkt om vordering te innen en verdere dwanginvordering vergeefse moeite lijkt zal op individuele basis een voorstel worden gedaan om deze post oninbaar te verklaren.

Waarderen De bezwaren van het belastingjaar 2014 welke zijn ingediend voor 1 november 2014 zijn voor ruim 90% afgehandeld. Ondanks ondervonden software problemen worden de bezwaren conform planning afgehandeld. Deze softwareproblemen hebben een achterstand in de controle van de herwaardering veroorzaakt. De verwachting is dat deze werkvoorraad in januari is weggewerkt omdat dan, in tegenstelling tot vorig jaar, nagenoeg geen bezwaren meer in behandeling zullen zijn. Momenteel is de controle van de herwaardering voor 40% afgerond. Daarnaast zijn voor de meeste gemeenten de mutaties van de verleende bouwvergunningen tot en met oktober verwerkt. Door alle verbeteracties en inhaalslagen vanuit de bouwvergunningen zal in december as. voor ruim 200 objecten voor de WOZ een beschikking worden verstuurd. Nadat 90% van de objecten zijn gecontroleerd voor de herwaardering wordt begonnen met de werkzaamheden om in februari 2015 te mogen beschikken. Front-Office Het aantal beantwoorde gesprekken tot op heden en ten opzichte van vorig jaar is in onderstaande tabel weergegeven.

4

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober Totaal

Totaal 2013 6434 8856 8374 8313 5405 3236 2675 2127 2823 5596

Totaal 2014 4721 7692 7239 5182 4968 7321 7517 3951 4327 5788

53839

58706

De stijging van het aantal gesprekken in 2014 ten opzichte van 2013 komt door proces- en bestandsverbeteringen. Er is in 2014 gestart met het continue versturen van aanmaningen en dwangbevelen en met het versturen van aankondigingen loonvorderingen. Ook het opleggen van aanslagen over oude jaren heeft als gevolg dat het aantal gesprekken is toegenomen. De bemensing van de front-office wordt nauwkeurig afgestemd op de werkomvang. Klanten kunnen ook contact zoeken via e-mail of post. De mails die door de front-office afgehandeld kunnen worden, worden dagelijks beantwoord. De inhoudelijke mails die door deze eerste lijn niet beantwoord kunnen worden, worden dagelijks doorgezet naar de back-office. Verdere procesverbeteringen worden verwacht na de huidige inventarisatie van het telefoonverkeer, e-mailverkeer en de analoge post vanuit de diverse werkprocessen. Er wordt toegewerkt naar professionele communicatie met de belastingbetaler door een verdergaand digitaal klantconcept met geleiding naar één loket, de website. De achterliggende processen zullen in de toekomst verder worden geautomatiseerd. Gegevensbeheer Aan de hand van een inventarisatie van werkzaamheden en projecten wordt het werk opnieuw geprioriteerd en intern afgestemd over hoe de gegevenskwaliteit, de volledigheid en tijdigheid solide ingericht en ingeregeld kan worden. De Kadasterverwerking voor de deelnemende gemeenten zijn, tot en met de maand september 2014, verwerkt. De Kadastrale verwerking voor de inliggende gemeenten, in aanvulling op de StufWOZ verwerking, wordt vanaf december opgepakt. Tot op heden is met prioriteit gewerkt aan de complete gegevenslevering ten behoeve van de volledige aanslagoplegging voor waterschappen ongebouwd 2012 en 2013. De implementatie van een gegevensmagazijn inclusief datadistributie systeem vraagt nog de nodige aandacht en inspanning. Met de leverancier zijn diverse expertsessies georganiseerd om de automatisering ook daadwerkelijk ondersteunend te kunnen laten zijn aan de processen. Het ontdubbelen van subjectgegevens, ter voorbereiding op de implementatie, gaat verder. Parallel hieraan worden de gegevens vanuit de herindeling “Geffen” ook vooraf kwalitatief en kwantitatief beoordeeld of een toevoeging, wijziging of verwijdering van subject en/of object gegevens noodzakelijk is. Immers de gegevens heeft BSOB al in zijn gegevenshuishouding voor de waterschapsheffingen. Vanuit de Stuf-WOZ levering van de inliggende gemeenten, worden de gebruikersgegevens nog niet overgenomen. Deze gegevens worden nu handmatig verwerkt. BSOB is in afwachting van een volledig en correct werkende Stuf-WOZ functionaliteit. De eigenaar gegevens worden wel overgenomen vanuit de Stuf-WOZ levering. Er zijn veelal afwijkingen in aanwijsbesluiten voor het bepalen van belastingplichtigen tussen BSOB en gemeente.

ICT

5

Gegevensmagazijn Het project voor implementatie van een eerste set van basisregistraties en aansluiting op de Landelijke Voorziening GBA is on-hold gezet vanwege een mismatch op gebied van techniek, functionaliteit en projectaanpak. Momenteel worden verschillende expertsessies per onderwerp gehouden voor kennisuitwisseling tussen interne deskundigen en de leverancier. Het resultaat van deze sessies zal een inventarisatie met acceptatiecriteria worden waarmee het plan van aanpak en de planning verder ingevuld kunnen worden. In het periodieke overleg met de waterschappen De Dommel en Aa en Maas is aangegeven dat het voor waterschap De Dommel interessant lijkt om voor de korte termijn een aansluiting te vinden bij de basisregistraties van BSOB. Oplossingen voor de lange termijn zullen onderzocht worden vanuit een breder perspectief, hierin is ook waterschap Brabantse Delta betrokken. Aan de projectgroep is gevraagd om te bekijken wat het plan van aanpak moet worden om te komen tot een mogelijke gezamenlijke implementatie van basisregistraties voor BSOB, Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel. Procesautomatisering voor WOZ en BAG/WOZ Vooruitlopend op het aansluiten op de Landelijke Voorziening WOZ in 2015 vindt ook voor de BAG/WOZ koppeling al overleg plaats met de softwareleverancier en worden hiervoor ook expertsessies ingepland tussen BSOB en leverancier. De resultaten en acceptatiecriteria van deze BAG/WOZ sessies worden opgenomen in de projectplannen voor LV WOZ aansluiting. Hoofdgebruikers team Binnen BSOB is een team van hoofdgebruikers per applicatie of hoofdproces samengesteld. Er vindt regelmatig overleg plaats waarin kennis wordt gedeeld en documentatie, testplannen op elkaar afgestemd. De hoofdgebruikers treden op als eerste aanspreekpunt voor een applicatie (of module) en helpen hun collega’s om goed met de software om te gaan. Zij zijn ook het aanspreekpunt voor ICT en accepteren verbeteringen en wijzigingen in software (releases). MijnOverheid Voor de aansluiting op MijnOverheid is in november gestart met de voorbereidingen. In december zal de business case afgerond worden zodat beslist kan worden op welke termijn BSOB kan en zal aansluiten. Voordelen van MijnOverheid zijn dat de burger maar één berichtenbox heeft voor al zijn berichten van de hele overheid. Ook kunnen overheidsberichten makkelijker teruggezocht en gearchiveerd worden. Voor BSOB is een besparing in de productie en distributie van documenten te realiseren doordat er minder materiaal en portokosten nodig zijn. Aangepaste website en kennisbank BSOB Voor de website van BSOB is gekozen voor een nieuwe opzet in combinatie met een kennisbank en een uitgebreid intelligent contactformulier waardoor de afhandeling en opvolging van digitale verzoeken efficiënter kan verlopen. De kennisbank ondersteunt bij het direct en eenduidig beantwoorden van vragen. Daarnaast wordt de indeling van de website herzien en beter geschikt voor mobiele apparaten. Door gebruik te maken van al lopend beheer en hostingcontracten wordt een jaarlijkse kostenbesparing gerealiseerd en wordt het onderhouden van de informatie makkelijker voor BSOB. Het plan is om begin 2015 live te gaan met de nieuwe website. Informatiesysteem voor doorgeven van meetgegevens In samenwerking met waterschap De Dommel is besloten tot aanschaf en gebruik van een (cloud) oplossing voor het doorgeven, monitoren en verwerken van zuiveringsheffing informatie tot een heffing. Door het geautomatiseerd uitwisselen van data tussen laboratorium, de meetbedrijven en hun adviesbureaus zullen in 2015 efficiency voordelen worden gerealiseerd. Beveiligingsbeleid/DigiD audit In het najaar is het beveiligingsbeleid herzien en geactualiseerd en zijn de nodige voorbereidingen getroffen voor de jaarlijkse DigiD audit eind 2014. Ondersteuning ICT In het najaar is gestart met de inhoudelijke en financiële evaluatie van de overeenkomst met waterschap Aa en Maas, waaronder de ICT ondersteuning. De evaluatie is erop gericht om kwantitatieve en kwalitatieve informatie van BSOB te inventariseren en op basis daarvan het programma van eisen voor een nieuwe overeenkomst te kunnen opstellen. Scannen van poststukken

6

In een evaluatie van de diensten van het huidige scanbedrijf is geconstateerd dat er (te) frequent stagnatie en problemen optreden. Daarnaast levert het verwerken van binnenkomende digitale post nu extra werk op door het beoordelen en verdelen naar de juiste afdeling. Om goed inzicht te krijgen in de voor- en nadelen en de kosten van verschillende scenario’s is een projectteam gestart met een onderzoek en wordt eind 2014 een business case en verbetervoorstel opgesteld. Juridische (beleids-)ondersteuning De harmonisatie van de belastingverordeningen verloopt in twee fases. De eerste fase betreft harmonisatievoorstellen welke minder ingrijpend zijn, omdat ze slechts beperkt gevolgen hebben voor de heffingssystematiek. In afstemming met de deelnemers zijn nieuwe verordeningen 2015 aangeleverd. De tweede fase, met meer ingrijpende onderwerpen (zoals tarief en maatstaf) is onlangs gestart. De doelstelling van de tweede fase is de eerder genoemde ingrijpende wijzigingen te voorzien van een financiële onderbouwing door middel van een kostenanalyse. Op grond hiervan zal een concreet verbeter/harmonisatie voorstel worden gedaan. Gelet op de omvang van het project is er voor gekozen niet alle verordeningen in één keer te behandelen. Als eerste zal de verdere harmonisatie van de verordeningen Afvalstoffenheffing en Rioolheffing uitgewerkt worden. De reden hiervoor is dat met harmonisatie van deze verordeningen naar schatting de meeste winst te behalen zal zijn. Alle gemeenten kennen deze belastingsoorten en de verordeningen lopen behoorlijk uiteen voor wat betreft de heffingsmaatstaven en tariefstelsels. De overige verordeningen zullen dan aansluitend aan bod komen. In verband met de gemeentelijke herindeling (Geffen komt bij gemeente Oss), zijn de verschillen in beeld gebracht tussen de verordeningen van de Gemeente Maasdonk en de Gemeente Oss. Op basis van de uitkomsten kan BSOB bij het versturen van de aanslagen 2015 gericht gaan communiceren met de belastingplichtigen. De beroepen van 2013 en 2014 zijn volop in behandeling. Eerder in 2014 is het door de grote aantallen die gelijktijdig binnen kwamen niet altijd mogelijk geweest om binnen vier weken alle stukken naar de rechtbank te sturen. Op dit moment worden de stukken weer tijdig naar de rechtbank verzonden. De essentiële termijnen waaronder het tijdig indienen van het verweerschrift worden wel gehaald. De klachten, ingebrekestellingen en de WOB-verzoeken zijn tijdig behandeld.

7

4. Financiën Uitvoering begroting 2014 Er worden op dit moment geen wijzigingen voorgesteld. De prognose van de begrotingsuitvoering is als volgt:

BSOB prognose begrotingsuitvoering 2014 Lasten 1 rente en afschrijving

per 6 nov.2014

begroting

verwachting

2.014

jaar

145.000

163.000

2 personeelslasten

3.583.000

3.387.000 vacatures

3 inhuur personeel

1.201.000

1.780.000 overschrijdingen gecompenseerd door 2, 13 en 93

4 bedrijfs- en kantoorkosten

143.000

162.000

5 huisvesting

420.000

430.000

6 accountant

54.000

100.000 meerwerk en extra inzet interne controle

7 dienstverlening

314.000

316.000

8 ict

857.000

856.000

9 porto- en verzendkosten

228.000

268.000

10 kosten betalingsverkeer

140.000

140.000

11 incasso- en deurwaarderskosten

115.000

35.000

12 gegevensaanlevering derden

247.000

243.000

13 controle en toezicht

361.000

14 uitvoeringskst kwijtscheldingen 15 proceskstvergoedingen 16 onvoorzien

51.000 100.000

0 besloten t.b.v. achterstanden via inhuur 50.000 223.000 nog geen wetswijz. Daardoor meerkosten

88.000

38.000

8.047.000

8.191.000

Baten 91 bijdrage deelnemers 92 vervolgingskosten 93 diverse baten

-7.482.000 -565.000 0 -8.047.000

-7.482.000 excl. BTW -701.000 geen 'gratis'herinneringen, meer invorderingsmaatr. -80.000 ziekte-uitkeringen, extra werkzaamh. -8.263.000

Per saldo is de verwachting dat de lasten € 144.000 hoger zijn en de baten € 216.000hoger uitvallen. De bijdrage voor de deelnemers blijft in totaal hiermee op het bedrag dat begroot is. Per deelnemer kunnen er afwijkingen zijn afhankelijk van de definitieve productiecijfers. (aantal aanslagen , objecten e.d.)

8

Accountant en interne controle Tot op heden stelt de accountant van de 7 deelnemers controle eisen aan de accountant van BSOB. De bedoeling te komen tot één controleprotocol ontworpen verloopt moeizaam omdat niet alle betrokken accountantskantoren vooralsnog hieraan meewerken. BSOB heeft de laatste jaren veel problemen gehad met de interne controle en de daarop volgende accountantscontrole. Er is op dat punt veel verbetert zowel qua interne controle als de samenwerking met de accountant. In december zal de interim-controle door EY plaatsvinden en in februari de eindcontrole over 2014.

9

Bijlage: ALLE AANBEVELINGEN OP EEN RIJ Verbeterpunt

afgedaan

1.

Nu ni et overga a n tot een mogel i jke ui tbrei di ng va n de BSOB. Ni et eerder da n medi o 2014 overwegen of ui tbrei di ng va n de BSOB opportuun i s .

v

2.

Tha ns geen s tructuurdi s cus s i es voeren bi nnen de BSOB ma a r tot heri jki ng va n de s tructuur overga a n a l s de ui tbrei di ng va n BSOB opportuun wordt.

v

3. De rol va n i ntegra l e ma na ger va n de a fdel i ngs hoofden goed va s tl eggen i n de ma nda a tregel i ng en budgethouders regel i ng. Vervol gens a fdel i ngs ma na gers ook i n di e rol ga a n a a ns preken. 4. De rol va n coördi na tor forma l i s eren door di t a l s ta a k toe te kennen a a n na der da a rvoor a a n te wi jzen medewerkers en de betreffende pers onen da a rbi j goed onders teunen en coa chen. 5.

Stel de mi s s i e, vi s i e en kernwa a rden va s t en verta a l da t i n de “s a menwerki ngs overeenkoms t” en begroti ng 2014.

6.

Stel de pres ta ti e-i ndi ca toren va s t en neem deze op i n de begroti ng 2014.

7.

Ri cht de ma na gementi nforma ti e i n op de geformul eerde pres ta ti e-i ndi ca toren en ges tel de doel en.

8.

Dra a g zorg voor va s ts tel l i ng va n de “s a menwerki ngs overeenkoms t” wa a ri n wordt va s tgel egd wa t pa rti jen over en weer va n el ka a r kunnen verwa chten.

9.

La a t na ui tvoeri ng va n de verbetera cti es voor 2015 een bedri jfs pl a n BSOB ops tel l en va nui t de mi s s i e, vi s i e en concrete doel en.

10. Neem i ni ti a ti even tot i nvoeri ng va n projectma ti g werken. 11. Heri jk de s ta tus , de pos i ti e en de rol va n het regi evoerders overl eg i n het bes tuurl i jke bes l ui tvormi ngs tra ject.

v v v v v v v

12. Neem i ni ti a ti even tot ha rmoni s a ti e va n bel ei d. 13. Stel een s tra tegi s ch pers oneel s pl a n op. 14. Stel op de gedra gs kenmerken di e va l l en onder de 4 kernwa a rden ter bepa l i ng va n de gemeens cha ppel i jke cul tuur va n de orga ni s a ti e. 15. Forma l i s eer de HRM-cycl us en voer het ops tel l en va n pers oonl i jke werkpl a nnen en het houden va n functi oneri ngs -, ontwi kkel -, en beoordel i ngs ges prekken i n. 16. Stel bel ei d op over de mogel i jkheden tot thui s werken met a l s ra ndvoorwa a rden de ei s en met betrekki ng tot effecti vi tei t en effi ci ency. 17. Stel een wervi ng en s el ecti ebel ei d op. 18. Stel een i nwerkprogra mma voor ni euwe medewerkers op. 19. Stel een pl a n va n a a npa k op om het zi ekteverzui m terug te dri ngen en berei d de bes l ui tvormi ng voor om a l da n ni et het contra ct met Ma eti s a l s a rbodi ens t te verl engen.

v v v v v v

21. Huur a l l een pl a nma ti g externe onders teuni ng i n op ba s i s va n concrete res ul ta a ta fs pra ken.

v v v

22. Breng de orga ni s a ti e va n de Fi na nci ën en Control ta ken voor de duur va n twee ja a r –met een tus s enti jds e eva l ua ti e na één ja a r- onder bi j een ti jdel i jk tea m Fi na nci ën & Control . Di t met een ti jdel i jk a a n te s tel l en l ei di nggevende di e de control l er, de i nterne control e/kwa l i tei ts functi ona ri s en de ni euw a a n te s tel l en medewerker fi na nci ël e a dmi ni s tra ti e ga a t a a ns turen.

v

20. Kom tot een formel e toewi jzi ng va n de forma ti e a a n cl us ters c.q progra mma ’s .

23. Hers chri jf c.q. werk bovengenoemde ba s i s nota ’s na der ui t. 24. La a t de Interne Control e door de ei gen medewerker kwa l i tei t ui tvoeren en l a a t hem werka fs pra ken ma ken met de a ccounta nt ter voorkomi ng va n meerwerk.

v

25. Heri jk de pl a nni ng & control cycl us , zoda t i ntern de betrokkenhei d wordt vergroot en extern dui del i jkhei d wordt ges cha pen. 26. Eva l ueer peri odi ek de herzi ene opzet va n de kos tentoerekeni ng en brei d deze ui t met een ca l cul a ti emodel voor ni euwe toetreders . 27. Geef het overl eg met de fi na nci ën en control medewerkers va n de deel nemers verder vorm. 28. Brei d de fi na nci ël e a dmi ni s tra ti e ui t met een ½ fte wa a rdoor een betere i nforma ti evoorzi eni ng na a r de deel nemers en budgethouders ka n worden gerea l i s eerd en een contra cta dmi ni s tra ti e ka n worden opgezet. 29. Onderhoud conta ct met de provi nci a a l toezi chthouder om ui tei ndel i jk weer onder repres s i ef toezi cht te komen. 30. De a fdel i ngs ma na ger gegevens beheer en wa a rderen opdra gen de da gel i jks e a a ns turi ng va n het cl us ter gegevens beheer op zi ch te nemen, en een pl a n va n a a npa k op l a ten s tel l en om het gegevens beheer op orde te kri jgen. 31. Aa ns tel l en va n een coördi na tor ICT di e a l l e a cti vi tei ten/ projecten op ICT gebi ed i n projectpl a nnen opneemt en di e de ui tvoeri ng ga a t regi s s eren.

v v v v v

32. Het l a ten ops tel l en va n een i nforma ti ebel ei ds pl a n onder regi e va n betreffende coördi na tor. 33. In overl eg met de gemeente Os s treden om te komen tot een a dequa tere hui s ves ti ng.

v

34. Interne a fs pra ken ma ken over s ervi ceti jden en bes chi kba a rhei d. 35. In 2014 de bei de di ens tverl eni ngs overeenkoms ten zowel i nhoudel i jk a l s fi na nci eel eva l ueren. 36. Voer het projectpl a n da t i n het MT va n 25 juni 2013 i s va s tges tel d ui t. 37. Lei d proces coördi na toren op met a l s doel s turi ng op proces ui tvoeri ng

v

peildatum 1 september 2014

Op basis van de tussentijdse evaluatie die we in maart 2014gehouden hebben komen daar de volgende punten bij: 1. kwaliteit van het gegevensbeheer 2. interne en externe communicatie 3. aanvulling in managementinformatie 4. personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan) 5. waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek) 6. herijking afstemming deelnemers (regievoering) 7. projectsturing inclusief deze evaluatiepunten.

10