VOORSTEL WIJZIGING STRUCTUUR EN GOVERNANCE ERASMUS TRUSTFONDS Opgesteld door de werkgroep Structuur & Governance (Willem van Hassel, Mijntje Lückerath, Saskia Stuiveling, Onno Paymans, Marielle van Eesteren & Jeroen Meijering) en overgenomen door de Raad van Toezicht in zijn vergadering van 3 november 2015
1. Inleiding Vanwege het nieuwe Endowment initiatief, de ANBI regulering en veranderingen in gedragscodes voor zowel vermogensfondsen als fondsenwervende instanties zal de structuur en governance van het Erasmus Trustfonds moeten worden aangepast. Deze notitie bevat het advies van de Werkgroep S&G aan het bestuur van de Vereniging Trustfonds Erasmus Universiteit Rotterdam (TEU) voor de nieuwe structuur en de wijze waarop die het beste bereikt kan worden. De werkgroep heeft een aantal uitgangspunten gehanteerd die hieronder worden opgesomd. De nieuwe structuur van het Erasmus Trustfonds dient: - De ANBI-status te waarborgen en te beantwoorden aan de beginselen van good governance; - Voldoende waarborgen voor zorgvuldig beheer en besteding van het vermogen te bevatten voor de leden van het Erasmus Trustfonds (conform hun huidige statutaire positie); - De leden van het Erasmus Trustfonds enerzijds vertrouwen te geven dat het opgebouwde vermogen bij de Stichting in goede handen is, en anderzijds de binding met en betrokkenheid bij de Vereniging te continueren. Feitelijk ‘beweegt’ onze vereniging zich al jaren als een stichting. Een stichting is dan ook de meest logische rechtsvorm voor werving, beheer en uitkering van middelen en zal in de plaats komen voor de huidige verenigingsstructuur. Als route wordt geadviseerd om de huidige vereniging middels een ALV besluit te splitsen waardoor enerzijds een nieuwe vereniging1 ontstaat waarvan de huidige leden automatisch lid worden en anderzijds de na de splitsing ‘achterblijvende’ Vereniging TEU wordt omgezet tot een stichting2. Argumentatie van deze route is als volgt: - Omdat de leden zelf het besluit nemen om de huidige vereniging om te zetten naar een stichting is er sprake van maximale transparantie en democratie. - Omdat bij de omzetting van de huidige vereniging naar stichting de rechtspersoon hetzelfde blijft hoeft het huidige vermogen van Vereniging TEU niet overgedragen te worden en blijft dit met alle bestaande fondsen op naam binnen de Stichting evenals alle (contractuele) relaties met de medewerksters, de verhuurder van het kantoorpand, banken enz. enz. - Toekomstige legaten, die testamentair aan de huidige vereniging zijn vermaakt, vloeien automatisch naar de Stichting. - Behoud van alle historie binnen dezelfde rechtspersoon. In de nieuwe opzet krijgt de Stichting vrijwel alle statutaire doelstellingen van de huidige Vereniging TEU. Ook de oprichtingsdatum 1913 kan in de statuten van de Stichting worden gehandhaafd. Tegelijk met de nieuwe statuten en governance van de Stichting worden ook de doelstellingen en statutaire inrichting van de (nieuwe) Vereniging vastgesteld. 1 2
Waarvan de naam zal luiden Vereniging Erasmus Trustfonds, hierna: de Vereniging Waarvan de naam zal luiden Stichting Erasmus Trustfonds, hierna: de Stichting
1
2. Transitieproces en planning Om het transitieproces soepel te laten verlopen, geschiedt dit op advies van de werkgroep in twee stappen die steeds eerst met de Raad van Toezicht en vervolgens met de leden worden doorlopen. 1. Als eerste stap wordt instemming gevraagd met de principes en uitgangspunten van de nieuwe structuur en governance, zoals neergelegd in deze notitie. a. De instemming van de Raad van Toezicht is inmiddels gevraagd en – met enkele aanpassingen – verkregen tijdens de extra vergadering van de RvT van 3 november2015; b. Het bestuur zal de door de RvT goedkeurde principes en uitgangspunten voorleggen aan de leden tijdens een extra ALV op 7 december. Middels een stemming bij handopsteken zal het bestuur mandaat van de leden vragen om de principes en uitgangspunten uit te werken in statuten (van Stichting en Vereniging) en de hiermee verband houdende notariële aktes. Deze stemming leidt niet tot een formeel besluit maar heeft het karakter van een peiling voor het draagvlak van de voorgestelde structuur onder de leden. 2. Bij voldoende draagvlak onder de leden zal het bestuur de notaris opdracht geven om de formele besluitvorming en de concept stukken (statuten en oprichtingsakte) voor te bereiden: a. Allereerst dient daarna de Raad van Toezicht in te stemmen met de concept stukken. Hiervoor wordt de reguliere RvT vergadering van 11 april 2016 benut of een eerdere extra vergadering indien mogelijk en wenselijk. b. Vervolgens zal het besluit met onderliggende statuten en oprichtingsakte formeel in stemming moeten worden gebracht in de ALV. Voor het omzettingsbesluit besluit is een 2/3 meerderheid nodig in een ALV waarin 3/4 van de leden is vertegenwoordigd. Vanwege dit quorum is mogelijk een tweede ALV nodig waarvoor het quorumvereiste niet langer geldt. De leden hebben echter de mogelijkheid om per schriftelijke volmacht te stemmen zodat bij voldoende volmachten met één ALV kan worden volstaan. Kort nadat de ALV met de voorstellen heeft ingestemd zullen de notariële akten worden gepasseerd. Op dat moment worden de huidige leden automatisch lid van de nieuwe Vereniging. De inhoud van deze notitie is ter beoordeling voorgelegd aan notaris mr. N.F.M.M. Zaman van LoyensLoeff en Renate de Lange en Maiko van Bakel van PwC Belastingadviseurs. Beide instanties kunnen zich vinden in de uitwerking van de lijn zoals voorgesteld in deze notitie. 3. ANBI regulering en Gedragscodes Formeel voldoet de Vereniging TEU in haar huidige opzet niet langer aan de wettelijke voorwaarden voor de zgn. ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) en moet zij sowieso haar statuten hiervoor aanpassen. Alleen instellingen met een ANBI-status zijn vrijgesteld van erf- en schenkbelasting terwijl donateurs van een ANBI hun giften mogen aftrekken voor de IB of VPB. Om de ANBI-status te verkrijgen of te behouden moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden: - De rechtsvorm van een stichting; - Geen winst beogen en geen onnodige reservevorming; - Statutair (en ook feitelijk) voor tenminste 90% het algemeen nut beogen (in casu: de financiële ondersteuning van een grote diversiteit aan projecten en activiteiten van de EUR); - De voorzitter en tenminste 2/3 van de overige leden van het beleidsbepalende orgaan van de stichting (de Raad van Toezicht) zijn onafhankelijk (geen functie bij entiteit waarmee de stichting financiële betrekkingen onderhoudt; geen honorering, geen onderlinge familie- of vergelijkbare relaties).
2
De juridische structuur (statuten) en governance dienen voorts te beantwoorden aan de Gedragscode van de Vereniging van Fondsen in Nederland (FIN). De belangrijkste basiswaarden van deze Code zijn: - algemeen belang, niet particulier belang; - maatschappelijke verantwoordelijkheid; - professionaliteit; - zichtbare transparantie; - verantwoording afleggen - (zie voor meer info hierover: www.mijnfin.nl/gedragscode ). Voorts wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een validatiestelsel met extern toezicht van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) op erkende, gecertificeerde ANBI-instellingen. Daarmee krijgt het CBF de bevoegdheid om in te grijpen bij onregelmatigheden of wanbeheer. Voor de ALV is dit een extra waarborg dat het door de Vereniging TEU opgebouwde vermogen doelmatig en zorgvuldig wordt beheerd en besteed. In het verlengde hiervan merkte de notaris op dat de stichtingsvorm sowieso een betere waarborg biedt voor de instandhouding van het vermogen omdat in de huidige opzet een groep kwaadwillende leden met voldoende meerderheid in een vergadering tot een ongewenste aanwending van het vermogen zou kunnen besluiten. De navolgende door de werkgroep voorgestelde juridische structuur en governance van de Stichting Erasmus Trustfonds beantwoorden aan de huidige stand van wet- en regelgeving op dit terrein waardoor de Stichting als ANBI- instelling kan worden gecertificeerd. 4. Stichting ETF 4.1.
Doelstellingen conform huidige, kwalitatieve doelstellingen van Vereniging TEU waaronder het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en onderwijs aan de EUR , het ondersteunen van (voorzieningen voor) studenten en promovendi van de EUR, het beheer van vermogen van andere fondsen met soortgelijke doelstellingen enz. enz.
4.2.
Verankering ANBI-status: kortheidshalve wordt verwezen naar par. 3 hierboven.
4.3.
“Good Governance” via aansluiting bij en naleving van de CBF-Code Goed Bestuur waardoor waarborgen voor onafhankelijk en professioneel toezicht, transparante verantwoording, eens per vier jaar externe evaluatie functioneren RvT, keurmerk na evaluatie door externe toezichthouders, monitoring projecten, terugkoppeling aan donoren, profielen van bestuur en commissies enz. enz.
4.4.
Bestuur - de Stichting krijgt een bestuur bestaande uit minimaal 5 en maximaal 7 personen, waaronder de directeur van de Stichting; - mandatering van specifieke bestuurstaken aan de directeur van de Stichting of andere bestuursleden o.b.v. reglement onder goedkeuring van de RvT; - voor alle rechtshandelingen etc. geldt het “vier-ogen beginsel”; - huidige bestuur Vereniging TEU wordt eerste bestuur Stichting ETF; - aftreden conform rooster van aftreden; - voor benoeming nieuwe bestuurders gelden kwaliteitseisen/professionaliteit: dit is verantwoordelijkheid RvT die de bestuursleden benoemt en ontslaat; - dubbelfunctie met bestuur Vereniging kan, maar geen must; - taakstelling bestuur in statuten; kort gezegd, uitvoering geven aan doelstellingen Stichting (N.B. ook als taak benoemen het bewaken van endowments en zorgen voor regeling van de problemen die kunnen ontstaan bij einde endowments).
3
4.5.
Raad van Toezicht (RvT) - onafhankelijk: deze ANBI eis geldt voor voorzitter + 2/3 leden (d.w.z. geen functie bij entiteit waarmee Stichting financiële relatie heeft; geen honorering, alleen vergoeding kosten; geen familie- of vergelijkbare onderlinge banden); - huidige RvT Vereniging TEU blijft aan als eerste RvT Stichting ETF en maakt rooster van aftreden + profiel; - samenstelling vervolgens op basis van profiel met omschrijving gewenste deskundigheid, ervaring, diversiteit, evenwichtige leeftijdsopbouw; - profiel RvT ter kennisneming naar Vereniging op website en in Jaarverslag; - Vereniging krijgt voordrachtsrecht voor 2 zetels (voordrachtszetels) in RvT3 mits kandidaten passen binnen profiel RvT (dit laatste ter beoordeling RvT) en na benoeming verplicht zijn zonder “last of ruggespraak” hun functie te vervullen; - ontslag leden RvT door RvT zelf; - minimaal 5 maximaal 7 RvT leden; - zittingsduur 4 jaar; verlenging max. 2 keer; aftreden volgens rooster; - RvT benoemt voorzitter/vice voorzitter uit zijn midden; - RvT benoemt en is opdrachtgever accountant; - specifieke goedkeuringsbevoegdheden RvT t.a.v. bestuursbesluiten inzake o reglementen/taken/benoemingen vaste adviescommissies; o beleidsregels voor funding/beleggingen/grant giving; o vaststellen begroting/jaarrekening en –verslag/alsook het beleidsplan dat conform ANBI regels periodiek moet worden vastgesteld; o rest verder uitwerken met standaardbepalingen Statuten en in RvT-reglement.
4.6.
Verantwoording/transparantie - eenmaal per jaar ALV Vereniging informeren en raadplegen over jaarplan/jaarverslag Stichting door bestuur; - idem t.a.v. jaarverslag RvT; - ook op website Stichting (benoemen wat wordt gepubliceerd).
4.7
Overig: - Statuten Stichting voorzien van considerans met: o vermelding van historie en in het verleden opgebouwde vermogen (ook in oprichtingsakte Vereniging een considerans met korte historie/koppeling met het verleden); o passage met inspanningsverplichting tot samenwerking en wederzijdse ondersteuning (zowel bij Stichting als Vereniging) ; o clausule voor mediation in geval van impasses of conflictsituaties; o bepaling over afspraak tussen Vereniging en Stichting dat beide rechtspersonen min of meer dezelfde handelsnaam mogen voeren. - vaste adviescommissies (investment-, fundrasing-, scientific & disbursement committee) en auditcommissie benoemen in statuten; hun taak en functie en werkwijze regelen in reglement; uitgangspunt blijft dat commissie adviseert en bestuur beslist;
³ Door de RvT is overwogen om in plaats van het voordrachtsrecht de binding tussen Stichting en Vereniging statutair te borgen middels een benoemingsrecht voor de ALV t.a.v. alle RvT leden. Met de werkgroep is de RvT van mening dat deze variant op een iets te gespannen voet staat met de ANBI-eis van onafhankelijkheid van de RvT.
4
5.
Waarborgen t.b.v. de huidige (leden van) Vereniging ETF dat vermogen zorgvuldig wordt beheerd en besteed: - voordrachtszetels Vereniging in RvT Stichting; - de kwaliteitsborging en -bewaking volgens 4.2/4.3; - als ultimum remedium i.g.v. wanbeleid krijgt Vereniging conform art. 2 : 346 sub c B.W. het in de statuten van de Stichting vast te leggen recht van enquête (extern onderzoek + maatregelen door Ondernemingskamer bij gebleken wanbeleid): o mits besluit hiertoe met 2/3 stemmen van ALV; o zolang het vermogen van de Stichting minder is dan tweemaal het vermogen van de Stichting ten tijde van de omzetting (= het door huidige vereniging ETF opgebouwde vermogen van circa € 20 miljoen); - in statuten Stichting bepalen: o wijzigingen van de in statuten Stichting aan Vereniging toegekende bevoegdheden alsook van de doelstellingen van de Stichting behoeven de voorafgaande instemming van ALV Vereniging met 2/3 meerderheid; o bij ontbinding van de Stichting statutair bepalen dat het beheerde algemeen vermogen en de fondsen op naam verkregen van de huidige Vereniging TEU toevallen aan de Vereniging c.q. haar rechtsopvolgers (N.B. hiervoor wel een opening maken in de statuten van de Vereniging).
5. Vereniging ETF -
huidige doelstelling: “bevorderen van betrokkenheid van oud-studenten EUR enz. enz.” wordt aangepast en aangevuld met voorstel werkgroep Vereniging Trustfonds 2.0 (NB: ook aandacht voor Jong ETF en Hoogeschoolraad); huidige inhoudelijke kwaliteitsdoelstellingen t.a.v. EUR, haar studenten etc. komen in statuten Stichting; bestuurstaak Vereniging wordt veel lichter en andersoortig ; voor een RvT lijkt hier verder geen inhoudsvolle rol weggelegd; conclusie: statuten Vereniging ETF sterk vereenvoudigen en afstemmen op nieuwe situatie. In statuten Stichting voldoende waarborgen opnemen voor goed beheer en besteding van opgebouwd vermogen Trustfonds + gewenste betrokkenheid/invloed ALV Vereniging.
Zie verder output Werkgroep Vereniging Trustfonds 2.0.
5
Bijlage: Huidige governance Vereniging Trustfonds Erasmus Universiteit (TEU) 2.1.
Bestuur - minimaal 5, maximaal 9 leden (incl. kwaliteitszetel HSR); - benoeming door ALV uit bindende voordracht RvT; 2/3 stemmen in ALV bij quorum 2/3 van de leden kunnen voordracht passeren en eigen kandidaat kiezen; - ALV kan bestuursleden schorsen/ontslaan met gewone meerderheid van stemmen;
2.2.
RvT - minimaal 5, maximaal 11 leden (NB: max. 11 is heel veel!); - benoeming door ALV uit bindende voordracht RvT conform regeling voor bestuur; - ALV kan leden RvT schorsen/ontslaan met gewone meerderheid van stemmen; - taak “toezicht houden en bestuur met raad en daad terzijde staan”;
2.3.
Verantwoording - door bestuur aan ALV met jaarverslag en –rekening; - RvT is opdrachtgever externe accountant.
2.4.
Vermogen - “aantasting kapitaal Vereniging” op voorstel bestuur, goedgekeurd door RvT, vergt instemming ALV met 2/3 stemmen bij quorum 2/3 leden vertegenwoordigd; - Als quorum ontbreekt binnen 4 weken nieuwe vergadering en dan 2/3 meerderheid uitgebrachte stemmen.
2.5.
Statutenwijziging/ontbinding - door ALV met 2/3 meerderheid stemmen op voorstel bestuur dat is goedgekeurd door RvT en met inachtneming quorum van 2.4; - ALV bestemt batig saldo na vereffening voor doel in overeenstemming met doel Vereniging;
2.6.
Commissies - bestuur kan commissies opheffen/instellen/reglementeren
6
