Strategie en structuur IBT Datum:
Augustus 2014
De werkgroep Interbestuurlijke Trainees (IBT) brengt trainees van verschillende overheidslagen bij elkaar en laat deze over actuele onderwerpen nadenken, discussiëren en adviseren. Hierdoor kan een daadwerkelijke bijdrage aan een betere en slimmere overheid geleverd worden. Dit voorstel voor een nieuwe organisatiestructuur van het IBT is in cocreatie tussen IBT werkgroep leden (trainees) en de IBT stuurgroep leden (coördinatoren) opgesteld. Doelstellingen en activiteiten IBT zijn een gezamenlijk gedragen verantwoordelijkheid van stuurgroep en werkgroep.
Inhoud: 1. Visie IBT 2. Pijlers: Kennis, Advies en Netwerk 3. Rechtspersoon 4. Uitbreiden IBT- toetreden nieuwe traineepools 5. Stuurgroep: samenstelling en overlegstructuur 6. Jaarplan 2.0
1. Visie IBT De vernieuwde visie van het IBT luidt als volgt: Het IBT bevordert en verbetert samenwerking tussen trainees en traineecoördinatoren van verschillende overheidslagen. Dit wordt bewerkstelligt door de drie pijlers van het IBT: Kennis, Advies en Netwerk. Deelname aan het IBT vergroot kennis van trainees, geeft hen de mogelijkheid advies uit te brengen binnen de deelnemende organisaties en vergroot actief het netwerk van trainees en coördinatoren. Deze visie vertaalt zich in twee doelstellingen: 1.1 Samenwerking: Trainees en traineepools investeren in samenwerking tussen de verschillende overheidslagen. IBT moet meer aansluiten bij behoefte (klantvraag) van organisaties: inzet netwerk, kennis, perspectieven. Dit kan door actief en doorlopend de klantvraag binnen de organisaties in kaart te brengen en het ‘productaanbod’ van IBT aan te laten sluiten op deze klantvraag. De kracht van het IBT ligt hierbij door de creatieve denkkracht van de trainees en de mogelijkheid om te komen tot vernieuwende, originele oplossingen en deze interbestuurlijk te delen.
Binnen de kaders van een werkbare structuur wordt er gestreefd naar meer actieve leden en aangesloten traineepools. Als ambassadeurs van het IBT draagt zowel stuurgroep als werkgroep zorg voor het vergroten van de zichtbaarheid.
1.2 Ontwikkeling: Persoonlijke ontwikkeling van de trainees vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten van het IBT. (Activiteiten)programma IBT moet meer aansluiten bij de gewenste ontwikkeling van trainees. Dat kan zich vertalen in thema-activiteiten voor trainees met hetzelfde professionele interessegebied. Het IBT kent drie pijlers, namelijk: Kennis, Advies, Netwerk (zie paragraaf Pijlers IBT).
2. Pijlers Het IBT krijgt drie pijlers: Kennis, Advies, en Netwerk1. Deze pijlers zijn te visualiseren in het volgende venndiagram: Voorbeeld: Adviesdag
Voorbeeld: activiteit Interbestuurlijk netwerken
Zowel op niveau van de trainees als de coördinatoren
2.1 Kennis: Trainees krijgen inhoudelijke workshops om hun kennis te vergroten. Daarnaast wordt ingezet op kennisdeling tussen trainees. 2.2 Advies: Er wordt jaarlijks een adviesdag georganiseerd, maar ook kleinere activiteiten gericht op advies. Daarnaast wordt gekeken of het mogelijk is op verzoek ad hoc en ongevraagd advies uit te brengen. Detacheren blijft een aandachtspunt, maar geen eigen pijler. Door de pijler ‘Netwerk’ kan een detachering geregeld worden. Ook is gekozen om ‘Activiteiten’ geen eigen pijler te maken: activiteiten zijn een middel om de andere pijlers tot uiting te brengen 1
2.3 Netwerk: Het IBT is en blijft een netwerkorganisatie. Door het IBT leren trainees bij verschillende overheidslagen elkaar en elkaars organisatie kennen. Het invulling geven aan de pijlers gebeurt in het jaarplan (zie paragraaf Jaarplan) en geeft richting aan de koers die het IBT vaart en de accenten die zij op dat moment willen leggen. 3. Rechtspersoon Het IBT-bestuur en de stuurgroep hebben de intentie om in het najaar 2014 de Stichting Interbestuurlijke Trainees officieel op te richten. Deze stichting kent een bestuur, bestaande uit trainees van aangesloten pools (nu: de werkgroep), en een Raad van Toezicht, bestaande uit coördinatoren (nu: de stuurgroep). De statuten worden door de stuurgroep en werkgroep in overleg vastgesteld. Dit visiedocument is samen met de statuten en het jaarplan kaderstellend voor de stichting en worden in onderling overleg vastgesteld. 4. Uitbreiden IBT - Toetreden nieuwe traineepools Het IBT heeft voor de komende periode een tweeledige groeiambitie. Allereerst wil zij zorgen voor meer actieve leden om zowel het bestuur van IBT als de werkgroep te versterken. Elke aangesloten traineepool levert minimaal één actief lid voor de werkgroep of het bestuur van het IBT. Daarnaast heeft het IBT de ambitie om het netwerk te vergroten door nieuwe traineepools te laten toetreden. Toetredende traineepools hebben een jaar lang de status van aspirantlid met daarbij horende rechten en beperkingen. Na een jaar heeft het aspirant-lid na wederzijdse evaluatie de mogelijkheid om lid te worden. De voorwaarden en procedure tot toetreding wordt vastgelegd in de aansluitprocedure. 5. Stuurgroep: samenstelling en overlegstructuur 5.1 Samenstelling: De stuurgroep wordt samengesteld uit coördinatoren van de verschillende aangesloten traineepools die lid zijn van het IBT. De interne organisatie van de stuurgroep ligt bij de stuurgroep zelf. De stuurgroepleden en andere coördinatoren zijn betrokken bij het IBT en haar activiteiten. Om hier uiting aan te geven zijn bij alle activiteiten enkele coördinatoren aanwezig, met name bij de Adviesdag. 5.2 Overlegstructuur De stuurgroep en de werkgroep zullen, naast de Adviesdag, voor overleg bij elkaar komen. Deze overleggen worden georganiseerd door de werkgroep. Uitgangspunten hierbij zijn: Overleg vindt drie keer per jaar plaats en gaan alleen over hoofdlijnen.
De stuurgroep heeft een kaderstellende rol: de werkgroep hoeft haar inhoudelijke advies niet over te nemen. Als dit gebeurt geeft de werkgroep een verklaring waarom het advies niet is overgenomen2. Georganiseerde activiteiten worden geëvalueerd. Dit gebeurt op een vernieuwende en interactieve wijze. Hierbij is expliciet aandacht voor het delen van successen. De werkgroep geeft aan op welk(e) punt(en) zij extra feedback wil. De stuurgroep houdt hier rekening mee en geeft tevens ongevraagd feedback wanneer zij dat nodig vindt. De stuurgroep en werkgroep stellen heldere kaders voor het jaarplan waar beide partijen zich aan proberen te houden. Deze kaders staan vast zolang het jaarplan van kracht is.
5.3 Organisatorische aandachtspunten: Alle stuurgroepleden én alle bestuursleden van de werkgroep worden geacht aanwezig te zijn tijdens het overleg. Het is van belang om zorg te dragen voor teambuilding en aan een goede relatie tussen de werkgroep en de stuurgroep. Indien gewenst, kan een overleg zich focussen op een thema met extra verdieping. De werkgroep neemt het initiatief om het overleg te organiseren. Het overleg tussen de coördinatoren onderling wordt door de stuurgroep zelf georganiseerd. 6. Jaarplan 2.0 Het Jaarplan is hét mandaat voor de werkgroep om mee aan de slag te gaan. Dit betekent dat zowel de werkgroep als de stuurgroep volledig achter het plan staan nadat het jaarplan expliciet is goedgekeurd door de stuurgroep. De volgende punten komen in elk geval in het jaarplan: Doelstellingen: wat zijn beoogde resultaten? Activiteiten per pijler Begroting Stuurgroepoverleg Aansluiting op visie en doelstellingen per activiteit Het jaarplan volgt een PDCA (plan-do-check-adjust) cyclus om zo de continuïteit, kwaliteit en vernieuwing van het plan te borgen. Deze is uiteengezet in bijlage 2.
2 Het jaarplan en kader stellende stukken zijn hierop een uitzondering
Annex 1: Procedure tot toetreding nieuwe traineepools 1. Toelating De op te richten Stichting Interbestuurlijke Trainees heeft de mogelijkheid om jaarlijks nieuwe traineepools aan te laten sluiten bij haar organisatie om haar groeiambitie waar te kunnen maken. Voldoende groei draagt bij aan het bereik van de stichting en daarmee kan zij haar effectiviteit in het bereiken van haar doelen behalen. De Stichting Interbestuurlijke Trainees staat open voor alle traineepools binnen het openbaar bestuur. Hieronder vallen (maar niet uitsluitend): - Gemeentes - Provincies - Ministeries - Waterschappen - Agentschappen - De Europese Unie 2. Selectie De Procedure Toetreding van nieuwe traineepools is mogelijk. Als een nieuwe traineepool zich meldt, dan gaan leden van het bestuur van de werkgroep langs voor een kennismakingsgesprek. De geïnteresseerde partij krijgt in dit gesprek de mogelijkheid om een beeld te schetsen van haar traineepool en het programma. Op basis van dit gesprek schrijft het bestuur een advies aan de stuurgroep over het al dan niet toetreden van de pool op basis van de hieronder beschreven criteria. Op het moment dat een traineepool aansluit bij het IBT dan wordt deze een jaar lang aspirant-lid. Een eenmalige jaarlijkse bijdrage biedt een lidmaatschap voor de betreffende trainees. De coördinator kan het eerste jaar direct aanschuiven bij de stuurgroep. Na een jaar wordt wederzijds geëvalueerd door de stuurgroep, bestuur werkgroep en aspirant-lid. Als het lidmaatschap wordt voortgezet is de traineepool het reguliere lidmaatschapsgeld verschuldigd. Daarnaast levert elke traineepool minimaal één actief lid voor de werkgroep van het IBT. Criteria □ De kernwaarden van het traineeship is in lijn met de pijlers (kennis, netwerken, advies) van het IBT. □ Het traineeship is bereid minimaal 1 werkgroep- en/of bestuurslid te leveren. □ Het traineeship is bereid om de trainees de mogelijkheid te geven deel te nemen aan de door het IBT georganiseerde activiteiten. □ Het traineeship is bereid om jaarlijks éénmalig een financiële bijdrage te leveren voor de organisatie van activiteiten. 3. Aspirant lidmaatschap Het eerste jaar van toetreding heeft het traineeship de status van aspirant-lid. Zo kunnen zowel de Stichting Interbestuurlijke Trainees als het traineeship aan elkaar wennen. Het traineeship krijgt de mogelijkheid om te proeven wat de meerwaarde van een lidmaatschap van het IBT is. De stichting
zelf kan kijken of zij een match zien. Zo kunnen beide partijen onderzoeken of zij voortzetting van het lidmaatschap als wenselijk ervaren. Als aspirant-lid heeft het traineeship voor een groot deel dezelfde rechten als een regulier lid. Zij heeft de volgende rechten en plichten: Rechten: - Deelname aan activiteiten georganiseerd door het IBT - Invloed op activiteiten door middel van deelname aan de werkgroep - Inspraak in het vormen van het jaarplan door middel van deelname aan de werkgroep - Het organiseren van adviesopdrachten voor de eigen organisatie door middel van deelname aan de werkgroep. - Deelname aan stuurgroep Plichten - Het aspirant-lid levert minimaal één werkgroeplid. - Het aspirant-lid levert in overleg een eenmalige bijdrage financiële bijdrage voor verwachtte deelname aan activiteiten door trainees. - Het aspirant-lid gaat akkoord met de eerder gemaakte afspraken zoals vastgelegd in de kaderstellende documenten. - Het aspirant-lid levert een aantoonbare bijdrage aan de doelen van het IBT zoals vastgelegd in het dan in uitvoer zijnde jaarplan. - Het aspirant-lid levert de emailadressen van leden uit de traineepool voor communicatie- en promotiedoeleinden van het IBT. Evaluatie Na een jaar van lidmaatschap zullen beide partijen met elkaar en de stuurgroep evalueren hoe zij de samenwerking hebben ervaren. Bij een positieve evaluatie gedragen door beide kanten kan het aspirant lidmaatschap omgezet worden in een regulier lidmaatschap met alle voordelen zoals beschreven in paragraaf 4. Tijdens de evaluatie – in de vorm van een open dialoog - worden de wederzijdse ervaringen besproken. De te evalueren aandachtspunten zullen in overleg met de stuurgroep worden opgesteld. 4. Regulier lidmaatschap Wanneer na een jaar de toetreding wordt doorgezet krijgt het voormalig aspirant-lid de status van regulier lid. Hiermee hebben ze dezelfde rechten en plichten als de oorspronkelijke 7 leden van het IBT. Dit zijn de bovenstaande rechten en plichten aangevuld met het onderstaande: Extra rechten - Mogelijkheid tot solliciteren op bestuursfuncties door trainees van het nieuwe lid. Extra Plichten - De verwachtte aantoonbare bijdrage aan de doelen van het IBT worden gelijk getrokken met de bijdrage van de andere reguliere leden.
5. Opzeggen lidmaatschap - Alle aspirant-leden kunnen het lidmaatschap bij omzetting van aspirantstatus naar regulier lid direct opzeggen. Mochten zij later willen opzeggen dan hebben zij minimaal een jaar opzegtermijn. - Alle reguliere leden hebben minimaal een jaar opzegtermijn.
6. Kosten Lidmaatschap Deelnemende traineepools betalen jaarlijks een financiële bijdrage afhankelijk van de grootte van de traineepool. Er is gekozen om aspirant-leden een korting te geven van 25% ten opzichte van reguliere leden. De onderstaande tabel geeft de kostenbepalende staffels weer. Aantal trainees
Contributie Aspirant Lidmaatschap (25% korting)
Contributie regulier Lidmaatschap
<20
375 euro per jaar
500 euro per jaar
20-49
750 euro per jaar
1000 euro per jaar
50-99
1500 euro per jaar
2000 euro per jaar
100>
3000 euro per jaar
4000 euro per jaar
Annex 2: Het Jaarplan Stichting Interbestuurlijke Trainees stelt door middel van een jaarlijkse cyclus een jaarplan op om invulling te kunnen geven aan de in [augustus 2014] geformuleerde visie. In dit document zijn de afspraken vastgelegd hoe het jaarplan tot stand komt, wordt uitgevoerd, bijgesteld en geëvalueerd. 1. Inhoud van het jaarplan Het jaarplan bevat in elk geval de volgende onderdelen: Doelstellingen: Beoogde resultaatafspraken met de raad van toezicht (stuurgroep) Activiteiten per pijler Aansluiting op visie en doelstellingen per activiteit Begroting Data vergaderingen (werkgroep en stuurgroep) 2. Jaarplancyclus Het jaarplan volgt een PDCA (plan-do-check-adjust) cyclus om zo de continuïteit, kwaliteit en vernieuwing van het plan te borgen: Plan Het jaarplan wordt door de werkgroep opgesteld en aan de stuurgroep voorgelegd ter overleg en goedkeuring. De stuurgroep denkt mee over de te halen doelstellingen en toetst of de activiteiten hieraan bijdragen. Tijdens dit planningsoverleg vindt een update van het jaarplan plaats. Hierbij kan de werkgroep om feedback en advies vragen, zowel over doelstellingen als activiteiten. Bij expliciete goedkeuring van de stuurgroep kan aan de volgende fase worden begonnen. Do Het bestuur en de werkgroepleden streven na het plan zo goed mogelijk uit te voeren binnen de gegeven kaders en doelstellingen. Hier hebben zij binnen haar kaders volledige vrijheid in. Check Elke uitgevoerde activiteit wordt binnen het bestuur en de werkgroep geëvalueerd om de leermomenten direct mee te nemen bij de nog uit te voeren activiteiten. Adjust Elk jaar wordt de uitvoering van het jaarplan geëvalueerd door stuurgroep en werkgroep. Verbeterpunten worden genoteerd en meegenomen in het vormgeven van het nieuwe jaarplan. Planning van de cyclus Stap 1. Plan 2. Do 3. Check
4. Adjust
omschrijving Opstellen en vaststellen van het plan Uitvoeren van het jaarplan Continue bijstellen van de aanpak van activiteiten door kritische reflectie door werkgroep Evalueren met stuurgroep en leermomenten meenemen in nieuwe jaarplan
Deadline December Januari - november Januari – november
November
