Raadsvergadering :
27 oktober 2003.
Agendapunt
:
11.
Voorstel
:
Vaststelling van: a. de “Financiële verordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 212 Gemeentewet); b. de “Controleverordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 213 Gemeentewet); c. de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sint Anthonis” (artikel 213a Gemeentewet).
Aan de Raad, Inleiding. De Wet dualisering gemeentebestuur heeft ook voor de financiële functie van de gemeente belangrijke gevolgen. Zo dient de gemeenteraad op grond van de nieuwe gedualiseerde Gemeentewet (GW) over te gaan tot het vaststellen van de navolgende drie nieuwe verordeningen: a. een verordening inzake het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie van de gemeente (artikel 212 GW); b. een verordening inzake de accountantscontrole (artikel 213 GW); c. een verordening inzake het onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het dagelijks bestuur van de gemeente (artikel 213A GW). Verordening inzake het financieel beleid, het financieel beheer en de financiele organisatie van de gemeente (artikel 212 GW). Middels deze verordening legt de Raad de uitgangspunten vast voor uitvoering van de financiële functie. De verordening omvat daarmee kaders, waarbinnen het college opereert. De financiële functie valt uiteen in: a. financieel beleid; b. financieel beheer; c. financiële organisatie.
ad a: financieel beleid.
Het financieel beleid omvat de uitgangspunten van de financiële functie. In de eerste plaats betreft het de uitgangspunten en doelen voor het uitoefenen en de werking van de financiële functie. Ten tweede gaat om het vastleggen van de uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden zoals: - de doelstellingen, richtlijnen en limieten inzake de financieringsfunctie; - de regels inzake de waardering en afschrijving van de activa; - de grondslagen ter berekening van de tarieven, heffingen en prijzen die door de gemeente geheven worden. ad b: financieel beheer. Onder financieel beheer zijn die activiteiten te verstaan die dienen te waarborgen, dat zowel de begroting als de financiële positie overeenkomstig de gestelde kaders, doelen en plannen wordt uitgevoerd en beheerst. Hierbij gaat het niet alleen om de financiële, maar evenzeer om de programmatische aspecten: welke maatschappelijk effecten beoogd worden en welke prestaties er geleverd moeten worden. ad c: financiële organisatie. De financiële organisatie ondersteunt het financieel beheer. Hierbij gaat het om: 1. de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad, het college en de ambtelijke organisatie; 2. de inrichting en het onderhoud van de (administratieve) systemen, die de met het financieel beheer samenhangende activiteiten en processen ondersteunen en dan niet alleen voor wat betreft de geldstromen (wat mag het kosten) maar evenzeer qua prestaties. Tot deze systemen behoren ook managementcontrol-systemen binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke organisatie en het college alsmede tussen het college en de Raad. Verordening inzake de accountantscontrole (artikel 213 GW). In de nieuwe gedualiseerde verhouding is vastgesteld, dat de accountant door de Raad in plaats van -zoals tot nu toe- door het college wordt aangewezen. Ook geeft de accountant niet langer meer een oordeel over uitsluitend het getrouwe beeld, maar ook over de rechtmatigheid. Een getrouw beeld wil zeggen, dat de jaarrekening niet dusdanige fouten en/of onzekerheden bevat, dat het oordeel van de lezer van die jaarrekening er door wordt beïnvloed. Bij rechtmatigheid gaat het erom dat de baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen zijn. De accountant brengt aan de gemeenteraad zijn verslag van bevindingen uit. Dit verslag dient ook de bevindingen van de accountant te omvatten omtrent de vraag of de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
2
Verordening inzake het onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het dagelijks bestuur van de gemeente (artikel 213A GW). Onderhavige verordening zou uiterlijk 7 maart 2003 door de gemeenteraad moeten zijn vastgesteld, ware het niet dat de mogelijkheid werd geboden deze invoeringstermijn met maximaal één jaar te verlengen. Onze gemeente heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt door in de raadsvergadering van 10 maart 2003 aldus te besluiten. Het college dient periodiek te onderzoeken of bereikt wordt/is wat de gemeenteraad wil bereiken (=doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten gebeurt (=doelmatigheid). Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad middels een verordening als bedoeld in artikel 213a GW regels te stellen, die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld. Onderwerp van onderhavige onderzoeken is het door het college gevoerde beheer. De kaders en de doelen, die de Raad gesteld heeft, kunnen echter niet los gezien worden van het door het college gevoerde beheer. Deze hebben immers invloed op de mate, waarin doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk is. Het door de Raad geformuleerde beleid zal, indien relevant, in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid kunnen worden betrokken. De onderzoeken kunnen zowel verschillende onderwerpen kennen als verschillend van vorm zijn. Te denken valt hierbij aan het toetsen van de effecten van de uitvoering van begrotingsprogramma’s aan de van tevoren door de Raad met betrekking tot de ter zake beoogde maatschappelijke effecten vastgestelde indicatoren. Een ander activiteit die plaats moet vinden, is het door het college periodiek onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (zoals de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. De rol van de Raad bij deze onderzoeken is kaderstellend. De verordening als bedoeld in artikel 213a GW bevat deze kaders. De Raad bepaalt met de regels in deze verordening waaraan het college op hoofdlijnen dient te voldoen, op welke wijze de Raad bij de onderzoeken betrokken wordt en hoe het college de Raad over de resultaten van de onderzoeken informeert. Tot slot. Voornoemde verordeningen zijn in eerste ontwerp aan de orde geweest tijdens de presentatie, die Deloitte en Touche op 1 september jl. voor raads- en burgerraadsleden omtrent het thema “De financiële functie in het duale bestel” heeft gehouden. In deze presentatie werd door Deloitte en Touche geadviseerd voornoemde ontwerp-verordeningen op een drietal punten te wijzigen. Welke die punten zijn en of er aan de ter zake door Deloitte en Touche geadviseerde wijzigingen tegemoet gekomen wordt en zo ja, op welke wijze, is vervat in een overzicht, dat op de gebruikelijke wijze ter inzage is gelegd. Voorstel. Gezien het vorenstaande stellen wij u voor over te gaan tot het overeenkomstig de ter inzage gelegde ontwerp-verordeningen vaststellen van: a. de “Financiële verordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 212 GW); b. de “Controleverordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 213 GW);
3
c. de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sint Anthonis” (artikel 213a GW). Elk van de ter inzage gelegde ontwerp-verordeningen is voorzien van: - een artikelsgewijze toelichting; - de modelverordening inclusief een artikelsgewijze toelichting daarop; - een overzicht van de verschillen tussen de ontwerpverordening en modelverordening; - een overzicht van de uit de ontwerpverordening voortvloeiende te ondernemen acties. Sint Anthonis, 20 oktober 2003.
Burgemeester en wethouders van Sint Anthonis, de secretaris, de burgemeester,
Th.F. Peters
J.M.J. Verbeeten
Ter inzage ligt de reactie van het college op de in de vergadering van de commissie Middelen van 7 oktober 2003 met betrekking tot de ontwerp-verordeningen gemaakte opmerkingen, waarbij volledigheidshalve de kanttekening geplaatst wordt dat de ontwerp-verordeningen overeenkomstig deze reactie aangepast zijn. De griffier
Terinzagelegging: Bij dit onderwerp liggen de navolgende ontwerp-verordeningen ter inzage: a. de “Financiële verordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 212 GW); b. de “Controleverordening gemeente Sint Anthonis” (artikel 213 GW); c. de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sint Anthonis” (artikel 213a GW). Elke ontwerp-verordeningen is voorzien van: - een artikelsgewijze toelichting; - de modelverordening inclusief een artikelsgewijze toelichting daarop; - een overzicht van de verschillen tussen de ontwerpverordening en modelverordening; - een overzicht van de uit de ontwerpverordening voortvloeiende te ondernemen acties;.
4
d. overzicht van de in de ontwerp-verordeningen n.a.v. door Deloitte en Touche gemaakte opmerkingen aangebrachte wijzigingen. e. reactie op de in de vergadering van de commissie Middelen van 7 oktober 2003 met betrekking tot de ontwerp-verordeningen gemaakte opmerkingen.
Sector : Middelen Portefeuillehouder : P.T.G.M. van Heijster.
5
