Voorstel Afdeling
: Middelen
Portefeuillehouder : Albert de Hoop Onderwerp
Nummer
:
Datum vergadering
:
: Uitbesteding ICT van samenwerkingsverband VAST aan gemeente Leeuwarden
Inleiding Op 4 februari 2010 hebben de Friese Waddeneilanden met de gemeente Leeuwarden een intentieverklaring (zie bijlage 1) ondertekend om de samenwerking op het gebied van ICT verder uit te werken en vorm te geven. De uitwerking en vormgeving hebben inmiddels plaatsgevonden. Dit geldt voor: vormgeven samenwerkingsorganisatie, uitwerken gemeenschappelijke streefsituatie, bepalen dienstverlening en tariefstelling, bepalen migratiestrategie, herinrichten ICT-organisatie Leeuwarden en ontwikkelen nieuwe standaard ICT-werkplek. Met het voldoen aan deze randvoorwaarden uit de intentieverklaring is het moment aangebroken om de samenwerking te formaliseren. Hiervoor is een drietal besluiten nodig, te weten: - het vestigen alleenrecht ICT werkzaamheden bij gemeente Leeuwarden; - het afsluiten van een raamovereenkomst namens de Waddeneilanden; - het beschikbaar stellen van budget om ICT werkzaamheden uit te besteden. Deze punten komen hieronder aan de orde, nadat eerst kort ingegaan wordt op de noodzaak om de ICT-werkzaamheden van de Friese Waddeneilanden uit te besteden.
Waarom ICT-werkzaamheden van Friese Waddeneilanden uitbesteden? Het samenwerkingsverband VAST (de Friese Waddeneilanden) kiest ervoor om hun ICT werkzaamheden (hardware, beheer en onderhoud hard- en software) uit te besteden. Deze keuze vloeit voort uit het toepassen van de zogenaamde “drietrapsraket” uit het plan van aanpak VAST op Koers. De eilanden kunnen het niet meer zelf af. Door vaststelling van het Nationaal Uitvoering Programma en de daarbij behorende invoering van de basisadministraties (BAG, BPR, WKPB), nieuwe vergunningsverlening (WABO) en nog andere faciliteiten (zie de EGEM-i realisatieplannen) is de complexiteit en samenhang tussen de verschillende vakgerichte systemen zodanig geworden dat dit niet meer per eiland allemaal op te zetten, uit te voeren en te beveiligen valt (trap 1). Ook een ICT afdeling van een van de eilanden heeft een te kleine omvang om dit op te pakken (trap 2) en dus zijn we gezamenlijk op zoek gegaan naar een partner (trap 3). Er heeft een selectietraject plaatsgevonden tussen meerdere partners op basis van een plan van eisen. Uit dit traject is naar voren gekomen dat de gemeente Leeuwarden de beste partner is voor de eilanden op dit terrein. Dit is allemaal vorig jaar uitgevoerd en resulteerde in het ondertekenen van de bijgevoegde intentieverklaring. Voor de uitvoering van start kan, zijn er nog een drie formele stappen te nemen: vestigen alleenrecht, afsluiten raamovereenkomst en beschikbaar stellen budget uitbesteding ICT .
Vestigen alleenrecht ICT werkzaamheden bij gemeente Leeuwarden Bij de inkoop van diensten moet een gemeente aanbestedingsregels volgen. Indien er geen Europese aanbestedingsprocedure wordt gevolgd, is er sprake van overtreding van Europese regelgeving. Dit kan een berisping van de Europese Commissie tot gevolg hebben, of vragen van de accountant inzake de rechtmatigheid of tot juridische procedures. Het besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) bepaalt dat geen aanbestedingsprocedure hoeft te worden gevolgd als een aanbestedende dienst een overheidsopdracht
voor diensten gunt aan een andere aanbestedende dienst. Voorwaarde is wel dat die andere aanbestedende dienst het alleenrecht heeft verkregen om die diensten te verrichten. Dat alleenrecht moet blijken uit bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen, bijvoorbeeld een gemeentelijke verordening. Het alleenrecht moet verenigbaar zijn met het Europese recht. Om te zorgen dat het alleenrecht verenigbaar is met het Europese recht moet bij het verlenen van dat recht de algemene beginselen (gelijkheid, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning) worden nageleefd. Dit betekent dat, voordat het alleenrecht wordt verleend, het voornemen om zo’n alleenrecht te verlenen openbaar gemaakt moet worden, zodat eventuele andere geïnteresseerden zich kunnen melden en weten waaraan zij moeten voldoen om het alleenrecht te kunnen verwerven. Dat openbaar maken kan door het voornemen op de gemeentelijke website en in een landelijke (aanbestedings)krant te plaatsen. Daarbij moet een redelijke termijn gehanteerd worden waarbinnen geïnteresseerden zich kunnen melden, bijvoorbeeld ten minste vier weken. De procedure voor het vestigen van alleenrecht verloopt in drie stappen: Stap 1 Voornemen tot vestiging alleenrecht kenbaar maken. Stap 2 Verlenen alleenrecht door een daartoe strekkend besluit van de raad van @ Stap 3 Zodra het alleenrecht is verleend, kunnen de opdrachten zonder verdere aanbestedingsprocedure aan de gemeente Leeuwarden worden opgedragen. Raamovereenkomst samenwerking GR VAST en gemeente Leeuwarden Er is voor gekozen om een raamovereenkomst op te stellen tussen de Gemeenschappelijke regeling VAST en de gemeente Leeuwarden. Om deze overeenkomst af te sluiten is het noodzakelijk dat uw raad de voorzitter van de GR VAST mandateert om deze overeenkomst te tekenen. De overeenkomst is dan geldig voor alle samenwerkingspartners. Dit wordt geregeld middels bijgevoegd mandaatbesluit. Onder deze raamovereenkomst zullen een aantal deelovereenkomsten geformuleerd worden. Voorstel is ook het mandateren van het tekenen van deelovereenkomsten aan de GR VAST Als randvoorwaarde bij deze mandatering stellen we voor dat er een afspraak gemaakt wordt over de financiële ruimte en wanneer er opnieuw een raadsbesluit gevraagd wordt en dat is het derde besluit dat nu gevraagd wordt.
Beschikbaar stellen budget uitbesteding ICT werkzaamheden Het doel van de samenwerking is eerder als volgt geformuleerd: Bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten door: - kwaliteitsverbetering van de informatie- en ICT-voorziening - voldoen aan het landelijk beleid en de (wettelijke) eisen vanuit diverse ontwikkelingen (e-overheid, NUP, e.d.) - vermindering van de kwetsbaarheid - kostenvoordeel t.o.v. toekomstige situatie zonder samenwerking (‘minder meerkosten’), Het moge duidelijk zijn dat dit een uitdaging is. Gezien alle extra werkzaamheden die er op het gebied van ICT moeten worden ingericht (wettelijke verplichtingen) zal dit lastig worden, maar zowel de gemeente Leeuwarden als de eilanden in de GR VAST gaan er alles aan doen om dit te realiseren. Voorlopig is als uitgangspunt van de onderhandeling aangegeven dat de kosten voor ICT niet mogen uitstijgen boven de landelijke benchmark bedragen. Dit zijn de kosten per werkplek in het land die gemiddeld genomen worden uitgegeven (zie toelichting kosten en dekking). Voorwaarde voor het slagen van deze doelstelling is dat de VAST gemeenten gezamenlijk software keuzes maken. En ook dat zij voor zover mogelijk dezelfde inrichting van de software kiezen en ook
voor zover (wettelijk) mogelijk voor 1 database kiezen (de gegevens). Natuurlijk wel goed afgescheiden en herkenbaar per eiland. Dat betekent afstemming tussen de eilanden, minder keuzevrijheid, maar veel efficiëntie in het onderhoud bij Leeuwarden. Ook wordt daardoor het gezamenlijk uitvoeren van taken eenvoudiger (het werkt overal hetzelfde) en wordt inspringen bij elkaar bij uitval van medewerkers makkelijk te organiseren (minder kwetsbaar). Naast de bijgevoegd raamovereenkomst met Leeuwarden, wordt ook een onderlinge (tussen de VAST) gemeente overeenkomst gemaakt waarin deze randvoorwaarden worden vastgelegd.
Advies 1. op grond van art. 149 van de Gemeentewet en op het besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) te besluiten tot het verlenen van een alleenrecht aan de gemeente Leeuwarden voor de uitvoering van werkzaamheden en dienstverlening op het terrein van de Informatie- en Communcatietechnologie en daarvoor een verordening vast te stellen. 2. de gemeenschappelijke regeling VAST 2010 bevoegdheid te verlenen om op naam van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling met de gemeente Leeuwarden de raamovereenkomst te sluiten. 3. in te stemmen met het handhaven van de huidige budgetruimte om de ICT voorzieningen te realiseren (conform begroting 2011). Argumenten 1.1 Verlenen alleenrecht is noodzakelijk voor samenwerking met Leeuwarden Bij alle inkopen van ICT-diensten moeten aanbestedingsregels worden gevolgd. Ook de samenwerking tussen VAST en de gemeente Leeuwarden valt hier onder. Door vooraf Leeuwarden het alleenrecht te geven, geldt deze verplichting niet en kan Leeuwarden namens VAST ICT-diensten verrichten. 2.1. Raamovereenkomst is noodzakelijk voor formalisering contracten tussen VAST en gemeente Leeuwarden VAST treedt op als onderhandelingspartner tussen de gemeente Leeuwarden en de VAST-gemeenten. Om dit te formaliseren is een door de Raad vastgesteld mandaatbesluit noodzakelijk. 3.1 Vaststellen van financiële ruimte wordt vereist voor bedrijfsvoering Om VAST enige armslag te geven voor de bedrijfsvoering is het noodzakelijk budgetruimte met hen af te spreken. Op deze manier hoeft niet elk financieel besluit door elke raad apart te worden bekrachtigd. 3.2 Beschikbaar stellen budget verbetert kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering. De komende jaren moet worden voldaan aan diverse wettelijke eisen. De overheid heeft diverse programma’s ontwikkelt (e-overheid, NUP e.d.) om de kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Uitbesteding van de ICT voorkomt kwetsbaarheid.
Kosten en dekking Totale kosten: Eenmalige kosten Structurele kosten
Jaar
Bedrag
Dekking aanwezig: Ten laste van exploïtatie
Programma
Product
Grootboekrekening
Dekking niet aanwezig: Kredietaanvraag Raad Eerste begrotingswijziging Tweede begrotingswijziging Blijkt bij jaarrekening
Programma
Product
Grootboekrekening
Toelichting Voor 2011 worden de kosten van uitbesteding ICT ingeschat op ongeveer € 80.000. Deze kosten lopen op naar € 165.000 in 2012 tot uiteindelijk € 200.000 in 2014. Deze stijging is een gevolg van de toename in applicaties die in Leeuwarden komen te draaien. De kosten per werkplek ligt daarmee nog onder het landelijke benchmarktarief. De kosten zijn verwerkt in de meerjarenbegroting 2011-2014.
Kanttekeningen
Communicatie
Planning en uitvoering
BIJLAGEN: Verordening vestiging alleenrecht Raamovereenkomst samenwerking GR Vast en Gemeente Leeuwarden Intentieverklaring
Besluit Afdeling
: Middelen
Portefeuillehouder : Albert de Hoop Onderwerp
Nummer
:
Datum vergadering
:
: Uitbesteding ICT van samenwerkingsverband VAST aan gemeente Leeuwarden
De raad van de gemeente Ameland, Overwegende - Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 oktober 2010 inzake de ‘uitbesteding van ICT van samenwerkingsverband VAST aan gemeente Ameland; - Overwegende dat de gemeente verantwoordelijk is om bij verordening het aanbesteden van de uitvoering van de bedrijfsvoering en ondersteunende processen te regelen; - Gelet op Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) richtlijn 2004/18; besluit
1. op grond van art. 149 van de Gemeentewet en op het besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) tot het verlenen van een alleenrecht aan de gemeente Leeuwarden voor de uitvoering van werkzaamheden en dienstverlening op het terrein van de Informatie- en Communcatietechnologie en daarvoor de ‘Verordening uitvoering bedrijfsvoering van de ondersteunende processen’ vast te stellen. 2. de gemeenschappelijke regeling VAST 2010 bevoegdheid te verlenen om op naam van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling met de gemeente Leeuwarden de raamovereenkomst te sluiten. 3. in te stemmen met het handhaven van de huidige budgetruimte om de ICT voorzieningen te realiseren (conform begroting 2011).
Ballum,
Albert de Hoop voorzitter
Jacqueline Metz griffier
Verordening uitvoering bedrijfsvoering van de ondersteunende processen.
Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. College: College van burgemeester en wethouders van Ameland b. Gemeente Leeuwarden: Het gemeentebestuur van de gemeente Leeuwarden, gevestigd te Leeuwarden c. Informatie en Communicatietechnologie: a. Inkoop hardware (PC’s, notebooks, printers, PDA’s) b. Advies inzake aanschaf hardware c. Advies inzake aanschaf software d. Advies inzake hardwarekeuze e. Servicedesk / helpdeskdiensten f. E-maildiensten (inclusief technisch (applicatie-)beheer) g. Applicatie-hosting (inclusief technisch (applicatie-)beheer) h. Werkplekbeheer i. Netwerktoegang en -beheer (LAN /WAN) j. Dataopslag en -beheer (inclusief back-up- en herstelvoorzieningen) k. Telefoniediensten l. Beveiligingsbeheer (waaronder toegangbeheer) Artikel 2 Reikwijdte Deze verordening is van toepassing op de werkzaamheden en dienstverlening op het terrein van de Informatie- en Communicatietechnologie als bedoeld in artikel 1. b. Aan de gemeente Leeuwarden wordt tot 1 januari 2013 een uitsluitend recht verleend voor het uitvoeren van operationele werkzaamheden van de bedrijfsvoering van de ondersteunende processen. a.
Artikel 3 Bevoegdheidsverdeling a. Het college is belast met de uitvoering van deze verordening; b. Het college kan de uitvoering van de in deze verordening aan hen toegekende bevoegdheden, uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college opdragen aan gemeenteambtenaren. Artikel 4 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na haar bekendmaking. Artikel 5 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening uitvoering bedrijfsvoering van de ondersteunende processen”.
