Huisvesting Publieksfuncties Erfgoedcentrum DiEP
PROJECT HOFCARRÉ
Voorlopig Ontwerp Bouw Inrichting Digitalisering
Versie: 0,8 Datum: 14 april 2011 Bestuurlijk opdrachtgever: J.Mos Ambtelijk opdrachtgever: H. Kranendonk Opdrachtnemer: B.M. Middag Projectmanager: G. van Oost-de Bode
1
INHOUD 1. Inleiding 2. Eerdere besluitvorming 3. Opdracht project Hofcarré 4. Voorlopig ontwerp renovatie en verbouwing 5. Voorlopig ontwerp inrichting 6. Digitaliseringplan 7. Overzicht beschikbare middelen bouw, inrichting en digitalisering 8. Begrotingen verbouwing, inrichting en digitalisering 9. Risicomanagement 10. Organisatie en planning uitwerkingsfase 11. Communicatie 12. Kredietvoorstel uitwerkingsfase 13. Doorkijk exploitatieopzet Erfgoedcentrum DiEP 14. Besluitvorming
Bijlagen: 1 – VO het Hof: renovatie en verbouwing (ter inzage) 2 – VO inrichting 3 – Digitaliseringplan 4 – Communicatie
2
1. Inleiding
Nieuwe huisvesting van Erfgoedcentrum DiEP is sinds 1994 onderwerp van onderzoek en discussie. In december 2005 is het plan Hofkwartier vastgesteld, waarin besloten werd Erfgoedcentrum DiEP te huisvesten in dit gebied. Het project Hofkwartier heeft als kerndoel de rijke geschiedenis van onze stad (en de regio) beter zichtbaar en toegankelijk te maken en Dordrecht als historische stad nationaal en lokaal te profileren. Verwachte effecten van het project zijn: kwalitatief beter imago en toename van de belangstelling voor cultuurhistorisch toerisme, aantrekken van cultureel kapitaal en talent, verbeteren van het vestigingsklimaat en de werkgelegenheid en het genereren van grotere bezoekersstromen en langere verblijfsduur – en daarmee het realiseren van primaire en secundaire economische spin-off. Met de renovatie en heropening van het Dordrechts Museum en de komst van the Movies aan de Nieuwstraat 60-62 zijn inmiddels belangrijke stappen gezet. Voor het verder realiseren van het kerndoel is de vestiging van de publieksfunctie van Erfgoedcentrum DiEP in het Hofkwartier van cruciaal belang. Tot de publiekstaken van Erfgoedcentrum DiEP behoort naast educatie en programmering onder andere het toegankelijk maken, beschikbaar stellen en tonen van de rijke stads- en regionale collectie van archiefstukken, voorwerpen, prenten, het archeologisch bodemarchief, bouwhistorische fragmenten, foto’s, geluidsopnamen en audiovisueel beeldmateriaal. Erfgoedcentrum DiEP zal in een permanente tentoonstelling aandacht schenken aan de rol van Dordrecht en Het Hof bij de Eerste Vrije Statenvergadering (1572) als basis voor de Nederlandse staat en aan de Synode van Dordrecht (1618-1619) als basis voor het Nederlandse protestantisme als leidende religie en cultuur.
2. Eerdere besluitvorming
Op 1 december 2009 heeft de gemeenteraad besloten dat - Erfgoedcentrum DiEP wordt gehuisvest in de Statenschool, Hofstraat 3 en Hof 513/Steegoversloot 19-211; - De archiefcollectie, gehuisvest op Stek, volledig gedigitaliseerd zal worden; - De permanente tentoonstelling van 1572-1618/1619 onderdeel wordt van de totale programmering van Erfgoedcentrum DiEP en in Hof 5-13 zal worden gehuisvest; - Een voorbereidingskrediet van € 0,8 miljoen voor het voorlopig ontwerp beschikbaar wordt gesteld. In het Politiek Akkoord van het nieuwe college in 2010 werd besloten de Statenschool te behouden voor het onderwijs en niet te bestemmen voor Erfgoedcentrum DiEP. Dit heeft gevolgen gehad voor de opdracht. In punt 3 is de aangepaste opdracht uitgewerkt.
3. Opdracht project Hofcarré
Zoals hierboven aangegeven is met het nieuwe collegeprogramma in 2010 de opdracht gewijzigd, dat wil zeggen ruimtelijk beperkt tot de panden rondom het Hofplein, te noemen Hof 5-13, project Hofcarré. Dit heeft tot gevolg gehad dat is onderzocht of alle publiekstaken van Erfgoedcentrum DiEP in Het Hof gevestigd kunnen worden. Dit onderzoek heeft geleid tot een voorlopig ontwerp waarin zijn opgenomen de studiezaal, ruimte voor permanente en tijdelijke tentoonstelling en de educatieve ruimte, met andere woorden alle publiekstaken. Ten opzichte van de eerdere besluitvorming van december 2009 zijn de ambities aangepast om het mogelijk te maken, dat alle publieksfuncties passen in Het Hof. Er is b.v. minder ruimte voor tijdelijke tentoonstellingen en voor winkel- en horecafuncties. Ook is als gevolg van voortschrijdend inzicht de ambitie aangepast wat de digitalisering betreft.
1
In de tekst wordt hierna voor Hof 5-13, incl. Steegoversloot 19-21, kortheidshalve Hof 5-13 (Hofcarré) gebruikt.
3
Het project Hofcarré is onderverdeeld in 3 deelprojecten, te weten: - deelproject bouw zijnde verbouwing en renovatie van Hof 5-13 ten behoeve van de huisvesting van de publiekstaken van Erfgoedcentrum DiEP; - deelproject inrichting zijnde het ontwerpen en inrichten van de permanente tentoonstelling 1572-1618/1619 en het ontwerpen van een basisinrichting voor de overige ruimten; - deelproject digitalisering, zijnde het digitaliseren van een deel van het archief-depot, het realiseren van een nieuwe website en van een virtuele studiezaal. Voor u ligt nu een: - voorlopig ontwerp voor de renovatie en verbouwing; - voorlopig ontwerp voor de inrichting permanente tentoonstelling; - digitaliseringplan; - begroting en kredietvoorstel voor bouw, inrichting en digitalisering; - voorlopige doorkijk exploitatieopzet; - risicoanalyse; - voorstel voor de volgende fase en planning. Deze punten worden in de volgende hoofdstukken verder toegelicht en uitgewerkt.
De huisvesting van de overige taken van Erfgoedcentrum DiEP, waaronder het conserveren van de archieven en het huisvesten van de medewerkers zijn in dit advies buiten beschouwing gebleven. Daarover wordt u te zijner tijd apart gerapporteerd.
4
4. Voorlopig ontwerp renovatie en verbouwing
(bijlage 1) 4.1 Programma van eisen Het programma van eisen is geactualiseerd en aangepast aan de nieuwe opdracht om in Hof 5-13 naast de permanente en tijdelijke tentoonstellingsruimten ook een studiezaal, educatieve ruimte en beperkte kantoorruimten te kunnen huisvesten, tegemoet te komen. 4.2 Indeling van de gebouwdelen (zie bijlage 1) De ruimte indeling van de gebouwen ziet er als volgt uit: - Hof 5-8/ Steegoversloot 19-21, BG: entree/winkel en studiezaal - Hof 9-13, BG en 1e etage: permanente tentoonstelling - Hof 5-8, Steegoversloot 19-21, 1e etage werkruimten, koffiecorner, permanente tentoonstelling en tijdelijke tentoonstelling - Hof 9-13, 2e etage/zolder: educatieve activiteiten ruimte - Hof 5-8, 2e etage technische ruimte - Steegoversloot 19-21, 2e etage werkruimten 4.3 Voorlopig ontwerp Belangrijke aandachtspunten zijn: A. Monument Het gebouw wordt in zijn karakter en inhoud van monument gerespecteerd en zichtbaar gelaten. Dat betekent: niet ingrijpen waar alternatieven zijn. Dit heeft tot gevolg dat met de invulling van het programma in het gebouw zoveel mogelijk rekening is gehouden met het gebouw als monument. Steeds is gezocht naar oplossingen binnen de mogelijkheden en beperkingen van het monument zelf. Het dragend vermogen van de huidige vloeren is onvoldoende voor de nieuwe situatie. De vloeren moeten worden versterkt door middel van het plaatsen van nieuwe vloeren bovenop de oude. Deze oplossing laat de balkenstructuur intact. In relatie daarmee wordt ook onderzocht of monumentale deuren gehandhaafd, vervangen of verplaatst moeten worden. B. Toegankelijkheid Het gebouw bestaat op de begane grond uit twee gebouwdelen die gescheiden worden door een steeg (drukke looproute Hofplein-Steegoversloot). Alleen op de verdieping kunnen de beide gebouwdelen verbonden worden. Door de aaneenschakeling van panden zijn er veel hoogteverschillen. Tijdens het VO is getracht om bovengenoemd programma zodanig te clusteren en te rangschikken dat de functies, met haar (technische) eisen, zo goed als mogelijk aansluiten op de beoogde ruimten binnen het complex. De structuur van de gebouwen is leidend geweest bij de invulling van het vlekkenplan. Er zijn verschillende modellen bestudeerd om de routing, ondanks de beperkingen die worden opgelegd door de gebouwen, te optimaliseren. De steeg tussen Hof 8 en 10 speelt een bepalende factor voor de routing binnen het Hofcomplex. In nauw overleg met Monumentenzorg en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed is onderzocht hoe deze noodzakelijke ingrepen te verwerken zijn. Leidend blijft een zo minimaal mogelijke aantasting van het monument. Er worden twee stijgpunten gemaakt in de oksels van het complex. Hierdoor is het mogelijk om het gehele complex via één entree toegankelijk te maken. De toegankelijkheid voor mindervalide wordt gewaarborgd door de stijgpunten te voorzien van een mindervalide lift / hefplateau. Naast deze twee stijgpunten zullen er op andere plaatsen een hellingbaan of plateaulift worden toegepast om de hoogteverschillen te kunnen overbruggen. Waar dit in twee ruimtes met het oog op het monument niet kan worden toegepast, is een alternatieve route mogelijk zodat mindervalide vrijwel overal kunnen komen.
5
C. Isolatie en klimaat De verschillende gebouwdelen gedragen zich klimatologisch verschillend. Om aan normen voor duurzame isolatie te voldoen wordt afhankelijk van wat het monument zelf toelaat gekozen voor maatregelen ter plaatse. Om ook aan archiefklimaateisen te voldoen wordt - zoveel mogelijk gekozen voor voorzieningen ter plaatse (klimaatvitrines) en zo min mogelijk voor bouwkundige aanpassingen. Om het verblijf in het complex aangenaam en behaaglijk te laten zijn, wordt het complex voorzien van een nieuwe verwarming en koeling. D. Brandveiligheid Het vlekkenplan en de ruimte-indeling zijn getoetst op brandveiligheid. Bij de bepaling van de noodzakelijke voorzieningen is rekening gehouden met de monumentale status van het pand. Op basis hiervan wordt met betrekking tot de in het Bouwbesluit 2003 gestelde eisen rondom brandcompartimentering, de hoofddraagconstructie en het materiaalgedrag uitgegaan van de gestelde eisen aan de bestaande bouw. Voor de items “veilig vluchten” en “brandbeveiligingsinstallaties” wordt uitgegaan van de gestelde eisen aan nieuwbouw. Hiermee wordt gegarandeerd dat de aanwezige personen veilig het gebouw kunnen verlaten. Dit houdt concreet in dat het complex moet worden voorzien van zogenaamde rookcompartimenten en dienen de deuren van deze compartimenten een bepaalde brandwerendheid te hebben. Ook hier is de relatie met de bestaande monumentale deuren van belang. E. Onderkeldering Hof 10 Het bestaande complex is op staal gefundeerd, dat wil zeggen er zitten geen palen onder het gebouw. Om het stijgpunt bij Hof 10 te kunnen realiseren dient een gedeelte van Hof 10 te worden onderkelderd c.q. de kelder te worden uitgebreid en moet er een tijdelijke hulpconstructie worden gemaakt om het gebouw tijdens de uitvoering te kunnen dragen.
6
5. Voorlopig ontwerp inrichting (bijlage 2)
5.1. Algemeen De opdracht was om voor de permanente tentoonstelling in Hof 5-13 een ontwerp te maken met als thema’s onder andere (pre)middeleeuwen, de Eerste Vrije Statenvergadering, de Synode van Dordrecht en de strijd tegen het water. Tijdens het ontwerpproces bleek het gebouw verbonden te kunnen worden met de beoogde historische inhoud en inrichting. In het ontwerpproces is die directe verbinding tussen gebouw/monument enerzijds en inrichting/presentatie anderzijds nader uitgewerkt. Onder het motto “Het gebouw vertelt het verhaal”, ontstond zo een voorlopig ontwerp voor de inrichting, dat volledig is afgestemd op het VO voor het gebouw van de architect. Het geheel van de inrichting is ontworpen op een toestroom van maximaal 70.000 bezoekers op jaarbasis. Hogere bezoekersaantallen vragen aanvullende maatregelen op het gebied van (brand)veiligheid, die het monumentale karakter van het gebouw te veel aantasten. 5.2. Toelichting op ontwerp vaste presentatie Het inrichtingsontwerp voor de vaste presentatie is inhoudelijk opgezet als een opeenvolging van ruimten die thematisch ingericht zijn: - De Fonkeling over de gouden middeleeuwen van Dordrecht - De Storm over de Sint Elisabethsvloed van 1421 en de stormrampen daarna - De Stad over het stedelijk weefsel van burgerorganisaties, gilden en stadsbestuur in de 16de en 17de eeuw - De Vrijheid over de Eerste Vrije Statenvergadering - De Overtuiging over de Synode van Dordrecht en de geloofskwestie - De Machine over de industrialisering in de 19de en 20ste eeuw
7
Elke themaruimte vertelt zijn verhaal door middel van (soms interactieve) projecties op wanden, plafonds en zelfs ramen. Het gebouw, ooggetuige van de hele geschiedenis, is de drager van de presentatie. Er is geen traditionele tentoonstellingsinrichting in de zin van ontworpen wanden, ruimtedelers of decors. De opzet van de multimediale middelen is grotendeels verhalend, met gebruikmaking van archiefmateriaal; een deel dient als toegang tot gedigitaliseerd archiefmateriaal. Objecten (circa 150) worden tentoongesteld in vitrines die (in de kelder) deel uitmaken van het gebouw, of daarvan volledig los staan (in de overige ruimtes). Sommige van deze vitrines hebben een ingebouwde archiefbrowser voor gedigitaliseerd collectiemateriaal, zodat de tentoongestelde collectie kan worden gewisseld zonder dat de context verandert, en tegelijkertijd de diepte van het archief op thematisch niveau kan worden aangegeven. De vitrines zijn gespecificeerd om te worden voorzien van een lokale klimaatunit. De rondgang door de vaste presentatie wordt voorafgegaan door een 'Rode Loper', waarin de bezoeker ervaart hoe de gebouwen van het Hof door de eeuwen heen beroemde en minder beroemde gasten hebben ontvangen, en daarin zelf welkom wordt geheten. De bezoeker kan zich vervolgens door een inlogsysteem kenbaar maken en profileren, waardoor de presentatie in de themazalen zich op onderdelen aan dit profiel kan aanpassen en interactie kan leiden tot een gepersonaliseerde beleving. De rondgang door de vaste presentatie is zodanig ontworpen, dat een dramaturgie kan worden aangehouden met wisselende intensiteit, waarbij de Statenvergadering een hoogtepunt van dramatische impact is. Voor jonge kinderen is een apart speurspel ontworpen. De rondgang door de vaste presentatie wordt afgesloten in een ruimte die de bezoeker in staat stelt digitale souvenirs van zijn/haar bezoek te verzamelen en naar een e-mailadres te versturen of op mobiele telefoon te laden. Tevens kan de bezoeker hier suggesties doen voor nieuwe toevoegingen aan de collecties van Erfgoedcentrum DiEP. De multimedia- en presentatiemiddelen die hiervoor nodig zijn, zijn in eerste opzet opgegeven en in het integrale ontwerp opgenomen. De multimedia is ontworpen op stabiel functioneren gedurende lange perioden. Aansluitingen zijn waar bekend reeds in het installatieplan opgenomen.
8
5.3. Inrichting overige ruimten Om in dit levendige programma de verbinding te leggen tussen geschiedenis en actualiteit is een deel van de ruimte bestemd voor wisseltentoonstellingen, die aansluiten op de actualiteit in de stad, regio en het land. Voor entree, winkel, koffiecorner, studiezalen, educatieruimte en tijdelijke tentoonstellingszalen is een stijl van afwerking ontworpen die het gebouw evenzeer ongemoeid laat. Het belangrijkste meubilair presenteert zich als sculpturale, vrijstaande elementen die de gelaagdheid van de geschiedenis als ontwerpuitgangspunt hebben en een eigen faciliterende rol spelen in de omgeving. Het overige meubilair is gespecificeerd op comfort en terughoudendheid.
9
6. Digitaliseringplan (bijlage 3)
6.1. Stek-depot digitaliseren Voorwaarde om de studiezaal in Het Hof te vestigen is dat het archief uit het huidige Stek-depot gedigitaliseerd moet worden, zoals reeds besloten door de gemeenteraad op 1 december 2009. Op Het Hof is namelijk onvoldoende ruimte voor een depot van 600m’ (strekkende meters archief) waarin de veelgevraagde stukken ook daar bij de hand zouden zijn, net als nu op het Stek. Het dagelijks aan- en afvoeren van dat deel archief vanaf het Stadsdepot op Jade in Dordtse Kil III is theoretisch denkbaar; praktisch en logistiek betekent het echter een dagelijks permanente verhuizing van meters archief die veel menskracht kost, de dienstverlening ernstig belemmert en voor de oude archiefstukken zou het ook teveel slijtage betekenen. (De huidige Jade-Stek depotdienst richt zich alleen op de minder gevraagde archiefstukken uit de resterende 5,5km’ in het Stadsdepot; deze worden nu op digitaal verzoek vooraf, dagelijks door de depotdienst naar Stek 13 aan- en afgevoerd.) 6.2. Verbetering dienstverlening, innovatief én groter bereik Bijkomende mogelijkheid van deze digitalisering is deze 600m’ digitale archiefstukken online te plaatsen. Gebruikers en onderzoekers kunnen dan vanaf elke computer ter wereld 24 uur per dag die digitale stukken raadplegen in een digitale studiezaal. Bij de besluitvorming in 2009 werd het ontwikkelen van een digitale studiezaal als zeer vernieuwend aangemerkt. Dat is nog steeds zo. Inmiddels is het echter realiteit dat archiefdossiers die nu gevormd worden digitaal ontstaan (‘digital born’). Om die reden zijn digitale depots en digitale studiezalen in de nabije toekomst regel in plaats van uitzondering. Het ontwikkelen van een digitaal archief is daarom ook een vroeg of laat – noodzakelijke aanpassing op de ontstane werkelijkheid. De ontwikkeling van een digitale studiezaal is een keuze die past bij de ambities van Dordrecht als innovatieve gemeente. Door archiefstukken online te plaatsen, kan iedereen te allen tijde die archiefstukken raadplegen, inzien en downloaden, om ze elders te gebruiken. Daarmee wordt de rijkdom van het stadsarchief beter zichtbaar en bereikbaar voor anderen, ook ver buiten Dordrecht. 6.3. Heroriëntatie wat wel/niet digitaliseren? In het besluit van 1 december 2009 is uitgegaan van het digitaliseren van alle 1500m’ archief in het Stek-depot. Bij uitwerking bleek dat daarmee hoge (structurele) exploitatielasten zouden ontstaan. Daarop volgde een heroriëntatie op de minimaal noodzakelijk te digitaliseren archieven, om enerzijds de dienstverlening en bedrijfsvoering op Het Hof te kunnen continueren en anderzijds de gevraagde ambities te handhaven binnen een verantwoorde exploitatie. De heroriëntatie leverde drie groepen te digitaliseren archiefstukken op, elk vanuit een eigen motivatie: 1. Veelgevraagde archiefstukken Door deze stukken te digitaliseren kan de dienstverlening op de studiezaal in Het Hof plaatsvinden zonder dat deze originele stukken aangevoerd hoeven te worden uit het Stadsdepot - genealogische bronnen, noodzakelijk voor het reconstrueren van de geschiedenis van onze voorouders en bestaande uit onder andere de registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters. - bronnen voor het doen van historisch huizenonderzoek, noodzakelijk voor het reconstrueren van de woonomgeving en bestaande uit onder andere de bouwvergunningen en kadastrale leggers. - de beeldcollectie van tienduizenden foto’s, plattegronden, kaarten, prenten e.d. - Dordtse kranten 2. Archiefstukken uit de oudste stadsarchieven Door deze zeer kwetsbare stukken te digitaliseren kunnen veel gebruikers ze ongelimiteerd raadplegen en worden de originelen alleen bij hoge uitzondering nog gebruikt (bv. tentoonstellingen en wetenschappelijk onderzoek)
10
3. Archiefstukken in de permanente presentatie in Het Hof Door deze archiefstukken te digitaliseren wordt in de permanente presentatie in Het Hof de beoogde rijkdom en diepte bereikt, noodzakelijk voor dit interactieve en dynamische concept. Het digitaliseren van deze stukken omvat 600m’. Na digitalisering verhuist deze 600m’ uiteindelijk van het Stek-depot naar het archief in het Stadsdepot, evenals de overige nietgedigitaliseerde 900m’. 6.4. Archiefwet, kosteloze beschikbaarstelling, studiezaal en internet Volgens de Archiefwet zijn alle in het archief opgenomen archiefstukken openbaar en voor iedereen kosteloos te raadplegen. Op de openbaarheid geldt een uitzondering voor privacygevoelige archiefstukken (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Kosteloos geldt alleen voor het raadplegen; voor het maken van kopieën gelden normale leges. Nieuwe studiezaal op Het Hof - gedigitaliseerde stukken worden kosteloos digitaal aangeboden. Men kan ze daar inzien op een beeldscherm. De originelen kunnen dan niet meer worden aangevraagd, alleen bij hoge uitzondering (bv. wetenschappelijk onderzoek). Voor een print/afdruk gelden de leges. - niet-gedigitaliseerde archiefstukken kunnen worden aangevraagd in origineel, net als in de huidige praktijk. Voor een print/afdruk gelden de leges. Nieuwe digitale studiezaal - gedigitaliseerde stukken worden online kosteloos aangeboden en kunnen vanaf elke computer ter wereld worden geraadpleegd. Voor downloaden – in feite het maken van een digitale kopie – gelden de leges. (Online betaling via IDEAL etc.) - niet-gedigitaliseerde archiefstukken kunnen op verzoek worden gedigitaliseerd (on demand). Voor digitaliseren en downloaden op verzoek gelden de leges. (Online betaling via IDEAL etc.) 6.5. Internet en web 2.0 Het eerste noodzakelijke gebruiksdoel van de digitalisering is hierboven beschreven in 6.1 – 6.4. Deze gebruikers zijn de traditionele archiefonderzoekers, op zoek naar familiestambomen, huizenonderzoek, bouwvergunningaanvragen en historisch onderzoek. Het tweede gebruiksdoel hangt samen met de visie en ambitie om Dordrechts erfgoed voor een veel bredere doelgroep aantrekkelijk, toegankelijk en bruikbaar te maken. De inhoud van de archieven is publiek bezit. Dan gaat het niet alleen om zoeken maar ook om vinden. Erfgoed delen De huidige en aankomende internetgeneratie gebruikt alle online informatie als bron: bron voor studie, voor informatie, voor ontspanning, voor sociaal contact. In dat brede scala van gebruiksdoelen vormt erfgoed een onmisbare schakel. Op je online persoonlijke pagina maak je je eigen omgeving en daar hoort je woonomgeving bij. Op je online blog deel je weetjes en feiten met anderen en daar hoort beeld en geluid bij. Bij je online familieonderzoek maak je een eigen pagina waar je online gevonden informatie bewaart en vragen deelt met andere familieonderzoekers. Als wetenschappelijk onderzoeker werk je in een online onderzoeksomgeving, waar je resultaten en documenten deelt, onderzoeksvragen bespreekt en je onderzoeksresultaten online teruggeeft aan het archief. Dergelijke toepassingen zijn tegenwoordig normaal en zullen nog veel sterker gemeengoed worden. Het gaat hier om deels nieuwe, minder geoefende archiefbezoekers, die een andere houding en service van de publieksdiensten vragen.
11
Crowd sourcing Archieven zien zich geconfronteerd met een snelle toename van de omvang van digitale bronnen en archiefmateriaal. In de toekomst zal de traditionele archivaris die omvang onmogelijk zonder hulp van anderen kunnen inventariseren en indexeren. Daarvoor zal online en via sociale media hulp van de massa, de crowd, gevraagd worden, zoals nu al ook al in andere publieksdiensten gebeurt. Denk aan Amber Alert, Opsporing Verzocht, Meld vernielingen, etc.) 6.6. Aanpassingen Al deze ontwikkelingen vragen niet slechts simpelweg om gedigitaliseerde oude archiefstukken, maar om een herziening van de achterliggende website, de datastructuur en de databasestructuur. - Op dit moment is het bijvoorbeeld niet mogelijk om alle archieven in één keer te doorzoeken, alleen per soort. De toekomstige bezoeker wil zijn zoekvraag in één keer stellen en beantwoord zien. - Op dit moment staan de data in een format dat niet ‘communiceert’ met andere platforms en toepassingen. Uitwisselen naar bv. gps toepassingen, themawebsites etc. vereist een overstap naar open data. - Op dit moment kan de archief website feitelijk alleen ‘zenden’ en nauwelijks ‘delen’ en ‘ontvangen’. Toekomstige ontwikkelingen vragen web 2.0-communicatie met de gebruiker. Om dit alles mogelijk te maken zullen taken van de studiezaal wijzigen en de huidige database en de website van Erfgoedcentrum DiEP de komende jaren doorontwikkeld moeten worden. De kosten hiervan zijn in de begroting en exploitatie meegenomen. 6.7. Doorlooptijd Het digitaliseren van 600m’ archiefmateriaal is arbeidsintensief en heeft een lange doorlooptijd. Als deadline geldt de opening van Het Hof, wanneer het Stek-depot verdwijnt en alle relevante materiaal voor de nieuwe studiezaal en de vaste presentatie digitaal beschikbaar moet zijn. De virtuele studiezaal kan, indien mogelijk, eerder worden geopend, daarvoor hoeft niet gewacht te worden tot de opening van Het Hof. De Erfgoedcentrum DiEP-organisatie kan zich dan fasegewijs op een andere rol voorbereiden. Wenselijk is dan ook om zo snel mogelijk met het digitaliseren van het voorgestelde archiefdeel te starten.
12
7. Overzicht beschikbare middelen 7.1. Beschikbare middelen december 2009 De gemeenteraad besloot december 2009 voor variant 2 van de herhuisvesting van Erfgoedcentrum DiEP en tot het budget en de reservering in tabel 1. Tabel 1: Budget december 2009 Reservering 12-2009 Uitgaven variant 2 Deelproject bouw Deelproject digitalisering Inbreng Statenschool locatie Vest Inrichting Erfgoedcentrum DiEP Totaal uitgaven
€ 13.000.000 € 4.200.000 € 2.300.000 € 4.403.300 € 23.903.300
Inkomsten variant 2 Verkoop pand Berckepoort Verkoop pand Stek Gekapitaliseerde huuropbrengst variant 2 SI reserve t.b.v. bouw Erfgoedcentrum DiEP SI reserve t.b.v. inrichting Erfgoedcentrum DiEP Totaal inkomsten
€ 4.400.000 € 1.600.000 € 800.000 € 12.700.000 € 4.403.300 € 23.903.300
7.2. Collegeprogramma 2010-2014 Besluiten in het Collegeprogramma 2010-2014 leidden tot aanpassingen in de projectbegroting van het project herhuisvesting Erfgoedcentrum DiEP, hieronder toegelicht in tabel 2. Tabel 2: Wijzigingen 2010 Reservering 12-2009 Inkomsten: Verkoop pand Berckepoort Gekapitaliseerde huuropbrengsten Verkoop Hofstraat 3 Totaal inkomsten
€ 4.400.000 € 800.000 € 5.200.000
-/-/- /-
Wijzigingen
Reservering na besluitvorming C.P.
€ 4.400.000 € 500.000 € 260.000 € 4.640.000
€ 300.000 € 260.000 € 560.000
Toelichting: - Door de Berckepoort niet te verkopen vervalt de geraamde opbrengst. - De geraamde huuropbrengsten zonder Statenschool zijn teruggebracht van € 40.000 naar € 15.000 per jaar. - Het pand Hofstraat 3 vormt niet langer een logisch onderdeel van het project Hofcarré en wordt verkocht. De geraamde opbrengst komt ten goede aan het project (indicatiewaarde Vastgoedbedrijf). De aanpassingen in tabel 2 laten zien dat er ruim € 4,6 miljoen minder dekking is voor de herhuisvesting van Erfgoedcentrum DiEP.
13
7.3. Beschikbare middelen 2011 In onderstaande tabel zijn de herziene beschikbare middelen voor bouw, inrichting en digitalisering van Erfgoedcentrum DiEP weergegeven, conform de wijzigingen uit tabel 2. Tabel 3: Beschikbare middelen herhuisvesting Erfgoedcentrum DiEP Bedrag 1 2 3 4 5 6
Dekking: SI reserve project Hofkwartier B10 SI reserve inrichting Erfgoedcentrum DiEP Verkoop pand Stek Gekapitaliseerde huuropbrengst Verkoop Hofstraat 3 Onttrekking reserve SI B10 t.b.v. inbreng Statenschool locatie Vest * TOTAAL
€ 12.700.000 € 4.403.300 € 1.600.000 € 300.000 € 260.000 -€ 735.000 € 18.528.000
* Ad 6 De bouw van een nieuwe Statenschool op de locatie Vest was onderdeel van dit project (zie tabel 1 budget € 2.300.000 inbreng Statenschool). Medio april 2010 is besloten de Statenschool niet uit het Hof te plaatsen, maar deze uit te breiden op de huidige locatie. Het Grondbedrijf gaat de invulling van de locatie van de oude school Vest en de veegpost verder begeleiden en afronden. Voor de reeds gemaakte plankosten binnen het programma Hofkwartier is op 15 maart 2011 een krediet gevoteerd van € 735.000.
Beslispunt dekking: Het advies is akkoord te gaan met de wijzigingen in tabel 2. Het budget voor de vestiging van de publiekstaken van Erfgoedcentrum DiEP in Hof 5-13 en de huisvesting van de resttaken van Erfgoedcentrum DiEP wordt daarmee aangepast van € 23.903.300 naar € 18.528.000.
8. Begrotingen verbouwing, inrichting en digitalisering
De projectinvestering is op basis van voorliggende voorlopige ontwerpen en plannen begroot. In tabel 4 zijn de begrote uitgaven van de huidige plannen weergegeven. Tabel 4: Projectbegroting
Bedrag
Projectbudget Begroting Voorlopig ontwerp: 1. Bouw en renovatie Hof 5-13 2. Inrichting 3. Digitalisering Subtotaal deelbegrotingen
Budget restopgave herhuisvesting Erfgoedcentrum DiEP
€ 18.528.000
€ 9.400.000 € 4.000.000 € 2.800.000 € 16.200.000
€ 2.328.000
Restopgave huisvesting Erfgoedcentrum DiEP Uit tabel 4 blijkt dat de begrote uitgaven van € 16.200.000 voor de huisvesting van de publiekstaken van Erfgoedcentrum DiEP binnen de beschikbare middelen past. Het restant van het oorspronkelijke krediet € 2.328.000 is bestemd voor de huisvesting van de resttaken van Erfgoedcentrum DiEP. Deze omvatten de ruimtes voor conservering/restauratie en bewerking van nieuw binnengekomen archieven, de verhuiskosten van de archiefstukken (1500 meter) van het depot Stek naar het stadsdepot Jade en de herhuisvesting van de werkplekken van de medewerkers en vrijwilligers. Hierover ontvangt u t.z.t. een apart voorstel, mede in relatie tot een uitwerking van de samenvoeging Erfgoedcentrum DiEP, de Dordtse Musea en het CBK. Uitgangspunt c.q. randvoorwaarde voor deze voorstellen is, dat de resterende middelen voldoende zijn. De verwachting is, gezien het feit dat de huisvesting van alle publieke taken worden gerealiseerd in het Hof, dat dit haalbaar moet zijn.
14
9. Risicomanagement
Met het oog op de verdere planvorming van het project is een risicoanalyse gemaakt. Dit betreft de volgende onderdelen - renoveren en verbouwen van het Hof 5-13 - inrichtingsplan - digitaliseringplan - publiekstaken - exploitatie Erfgoedcentrum DiEP De analyse is gemaakt volgens de standaard risicomanagement aanpak van de gemeente Dordrecht. De gebruikelijk risico’s bij projecten als het Hofcarré, bijvoorbeeld uitloop planning, uitkomst aanbestedingen zijn in beeld gebracht en verwerkt in de begrotingen. Een voor het project specifiek risico is dat met de Waalse kerk niet tijdig overeenstemming wordt bereikt over de verplaatsing van de kerk, waardoor de planning uitloopt. Er vindt reeds bestuurlijk overleg plaats tussen gemeente en Waalse kerk over de voorwaarden voor verplaatsing van de kerk.
10. Organisatie en planning uitwerkingsfase
Na goedkeuring van voorliggende voorstellen en bijbehorend kredietvoorstel, start de uitwerkingsfase. 10.1. Producten en mijlpalen uitwerkingsfase ( van 1 juli 2010 tot eind 2012) De producten/activiteiten die in deze fase worden uitgewerkt zijn: - definitief ontwerp en bestek bouw Hof 5-13 en bijbehorende begrotingen; - definitief ontwerp en bijbehorende begroting inrichting; - conservering, restauratie en fotografie objecten voor presentatie; - start digitalisering 600 m archiefstukken Stek 13 - doorontwikkeling/realisatie van een nieuwe website, ontwikkelen data uitwisseling en functionaliteiten; - vergunningaanvragen; - voorbereiding van de (Europese) aanbestedingsprocedures - communicatie. Deze werkzaamheden zullen in projectgroepverband en in ontwerpteamverband onder leiding van een projectmanager verder worden uitgewerkt. De bestuurlijk opdrachtgever is wethouder J. Mos, de ambtelijk opdrachtgever is directeur programma Hofkwartier H. Kranendonk, de ambtelijk opdrachtnemer is directeur DiEP B.M. Middag en de projectmanager is G. van Oost. De mijlpalen die in deze fase te benoemen zijn: - besluitvorming B en W en gemeenteraad over DO bouw en inrichting Hof 5-13 en het bijbehorende uitvoeringskrediet; - besluitvorming B en W en gemeenteraad over de definitieve exploitatieopzet - gunning door B en W van de aanbestedingen bouw, inrichting en digitalisering en melding daarvan aan de gemeenteraad.*) *) Een risico bij deze besluitvormingsprocedure is dat de aanbestedingen hoger uitvallen dan de bij het DO bouw en inrichting verleende uitvoeringskrediet of ingeval van digitalisering het bij deze rapportage gevraagde uitvoeringskrediet. In dat geval is nieuwe besluitvorming door de gemeenteraad noodzakelijk. Valt de aanbesteding binnen de reeds verleende uitvoeringskredieten, dan is het voorstel de gunning te laten plaatsvinden door B en W. Valt de aanbesteding voordeliger uit dan was geraamd, dan vloeit dit aanbestedingsvoordeel terug naar de stad.
15
10.2. Planning uitwerkingsfase De planning voor bouw en inrichting ziet er op grond van in punt 11.1 voorgestelde werkwijze globaal als volgt uit: - opstellen en rapportage DO bouw en inrichting gereed november 2011 - besluitvorming DO en uitvoeringskredieten gereed april/mei 2012 - opstellen bestekken bouw gereed juni 2012 - aanvragen vergunningen (o.a. monumenten) gereed september 2012 - aanbestedingsprocedure en gunning bouw door B en W gereed oktober 2012 - start bouw eind 2012 - research, programmering en conservering gereed eind 2012 - bestek en aanbesteden inrichting gereed eind 2013 - productieperiode inrichting gereed medio 2014 - start inrichting medio 2014 - opening Hof 5-13 najaar 2014 De planning voor digitalisering ziet er als volgt uit: - aanbestedingsprocedure en gunning door B en W - digitaliseren archief - ontwikkelen data uitwisseling / functionaliteiten - aangepaste/nieuwe website - opleveren digitale studiezaal
gereed gereed gereed gereed gereed
begin 2012 eind 2014 begin 2014 begin 2014 najaar 2014
11. Communicatie
Voor de looptijd van het project is, in afstemming met de woordvoerder van de wethouder cultuur, een communicatieplan opgesteld. Het plan gaat met name in op wie, op welk moment, met welk doel en welk middel waarover geïnformeerd moet worden. In het plan zijn de verschillende communicatiedoelgroepen gedefinieerd. Per doelgroep staat beschreven wat voor soort informatie de betreffende doelgroep zoekt en welke middelen deze behoefte ondersteunen. De doelstellingen van de communicatie over de plannen met Het Hof zijn: - draagvlak en enthousiasme creëren voor de plannen; - alle doelgroepen tijdig informeren over de plannen; - informeren over de voortgang van het project. Belangrijke doelgroepen zijn de omwonenden, historische verenigingen en culturele partners, ondernemers, Dordtenaren en regionale partners. De communicatiemiddelen die worden toegepast zijn nieuwsbrieven, informatie via de website, bijeenkomsten/overleg, informatiebord bij Het Hof. Daarnaast wordt een ambassadeursgroep samengesteld met sleutelfiguren uit de verschillende doelgroepen. Deze ambassadeurs zullen de plannen en de voortgang van Het Hof verder uitdragen. Naast de genoemde communicatiemiddelen blijft persoonlijk contact gedurende het hele project belangrijk. Met name omwonenden maar ook andere doelgroepen en betrokkenen worden uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. Het plan beschrijft de voortgangscommunicatie tot de oplevering en omvat niet de marketing voor en na de opening van Het Hof. Vanwege continuïteit in de herkenbaarheid en eenduidigheid van Het Hof als merk, maakt het plan wel een begin met de positionering. Voor de uiteindelijke regionale en landelijke profilering van Het Hof wordt een apart marketingplan opgesteld binnen de kaders van Dordrecht Marketing en afgestemd met bijvoorbeeld het Dordrechts Museum. Voor een nadere uitleg over doelgroepen, inhoud en middelen, zie bijlage 4. Voor de communicatie rondom de opening en het in de markt zetten van Het Hof komt te zijner tijd een apart voorstel.
16
12. Kredietvoorstel uitwerkingsfase
Inmiddels heeft de Raad de volgende voorbereidingskredieten gevoteerd voor de voorlopige ontwerpfase van huisvesting- en programmavariant 2 van Erfgoedcentrum DiEP voor bouw en digitalisering en de inrichting.
Tabel 5: Datum
voorbereidingskredieten DiEP Krediet
November 2008
Voorbereidingskrediet inrichting Het Hof Voorbereidingskrediet bouw en digitalisering
December 2009
Gevoteerd bedrag
Besteding
Restantkrediet
€ 833.500
€337.500
€ 496.000
€ 800.000
€ 505.000
€ 295.000
€ 1.633.500
€ 842.500
791.000
Totaal
In tabel 6 is aangegeven welke kredieten nodig zijn voor de uitwerkingsfase. Verzoek aan de gemeenteraad is een krediet te verlenen van totaal € 3.485.500 t.l.v. SI reservering programma Hofkwartier , bestaande uit een: voorbereidingskrediet van € 1.239.500 een uitvoeringskrediet voor digitalisering van € 2.246.000,-- (vanwege de lange doorlooptijd (ca. 3 jaar) is het nodig zo snel mogelijk met het digitaliseren van het archief te starten)
Tabel 6: Krediet uitwerkingsfase Voorbereidingskosten bouw Voorbereidingskosten inrichting Voorbereidingskosten digitaliseren Restant voorbereidingskredieten Subtotaal voorbereidingsfase Uitvoeringsfase digitaliseren Totaal te voteren krediet
Geraamd
T.l.v. Hofkwartier
T.l.v. Inrichting
€ 1.060.500 € 496.000 € 474.000 -/- € 791.000 € 1.239.500
€ 1.060.500 € 474.000 -/- € 295.000 € 1.239.500
-/- € 496.000 €0
€ 2.246.000 € 3.485.500
€ 2.246.000 € 3.485.500
0
€ 496.000
17
13. Doorkijk exploitatieopzet Erfgoedcentrum DiEP
In de fase van een voorlopig ontwerp zijn nog te weinig gegevens bekend om een definitieve exploitatieopzet op te stellen. Er is in dit hoofdstuk toch een doorkijk gegeven naar de exploitatie per jaar van Erfgoedcentrum DiEP vanaf 2015. Ervan uitgaande dat vanaf dat jaar het gehele Erfgoedcentrum is geherhuisvest. Dit overzicht betreft de wijzigingen ten opzichte van de huidige exploitatie en is exclusief de voorgenomen bezuinigingen op de sector Cultuur en exclusief de te verwachten financieel positieve gevolgen van een samenwerking tussen de cultuurorganisaties. In onderstaande exploitatie is uitgegaan van de huidige huren, energielasten en onderhoudskosten van het Hofcarré. Tevens is een aanname gedaan van de lasten voor de nog te herhuisvesten onderdelen van Erfgoedcentrum DiEP die niet naar Het Hof gaan. De dekking is gevonden in de huidige begroting en in de inkomsten uit de entree van de nieuwe presentatie. In tabel 7 is de voorlopige exploitatie globaal uitgewerkt. Tabel 7: Doorkijk exploitatie Onderdeel Huisvesting Hofcarré en overig Bedrijfsvoering en collectiebeheer* Programma/Educatie * Inrichting en up-to-date houden tentoonstelling Hofcarré en beveiliging Digitalisering DiEP Opbrengsten (o.a. entree, beheren archieven derden)
Kosten 230.000 1.042.000 558.000 255.150
Dekking 117.650 1.042.000 558.000 100.000
Saldo -/- 112.350 0 0 -/- 155.150
82.500
100.000 230.000
17.500 230.000
Totaal -/- 20.000 * uit deze huidige begrotingen wordt 3,78 fte extra personeel, benodigd t.b.v. het houden van de tentoonstellingen in het Hof, gedekt. Dit is mogelijk omdat er van uitgegaan wordt dat op de organisatie van DiEP kan worden bezuinigd door efficiënter te werken in bijvoorbeeld de (digitale) studiezaal. Ook wordt er van uitgegaan dat de marketing van € 20.000 per jaar uit deze posten kan worden gedekt. Het tekort van € 20.000 op deze voorlopige exploitatie is minimaal en oplosbaar. In de rapportage over het Definitief Ontwerp zal een meer definitieve exploitatie worden .
14. Besluitvorming
Aan de gemeenteraad wordt de volgende besluitvorming gevraagd: a. Goedkeuren voorlopig ontwerp bouw Hof 5-13 b. Goedkeuren voorlopig ontwerp inrichting Hof 5-13; c. Goedkeuren digitaliseringplan; d. Akkoord met gewijzigd budget ten behoeve van herhuisvesting Erfgoedcentrum DiEP naar totaal € 18.528.000; e. Verlenen krediet ter hoogte van € 3.485.500 ten laste van het project Hofkwartier, reserve SI B10, verdeeld in een voorbereidingskrediet van € 1.239.500 ten behoeve van uitwerkingsfase bouw en inrichting en uitvoering digitalisering en een uitvoeringskrediet van € 2.246.000 ten behoeve van de realisering van de digitalisering en de begroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging.
18
Bijlage 1 – Voorlopig ontwerp architect Mecanoo -
zie ook apart boek –
19
20
Bijlage 2 – Voorlopig ontwerp inrichting XpEX - zie apart boek -
21
22
Bijlage 3 – Digitaliseringsplan Parkc - zie apart plan -
23
Bijlage 4 – Communicatie Overzicht doelgroepen, behoeften doelgroepen en communicatiemiddelen. Doelgroep Willen / zoeken Krijgen Persoonlijke presentatie, overleg, nieuwsbrief, B&W Inhoudelijke en procesmatige folder, website, animatie, artikelen in de informatie en een helder beeld krant, persoonlijke up-dates. van het uiteindelijke resultaat Inhoudelijke en procesmatige Politieke partijen Persoonlijke presentatie, overleg, nieuwsbrief, Gemeenteraad informatie. Nadruk op folder, website, animatie, artikelen in de kostenbeheersing. Behoefte krant, persoonlijke up-dates. aan een duidelijk resultaatbeeld. Worden uitgenodigd voor een persoonlijke Historische verenigingen Meegenomen worden in het presentatie, kunnen zich opgeven voor de proces. Vooral inhoudelijke nieuwsbrief, ontvangen de folder, lezen informatie. Nieuwsgierig naar artikelen in eigen en gespecialiseerde media. uiteindelijke resultaat. Betrekken weer anderen Dordtenaren Behoefte aan iets moois/leuks. Krijgen informatie via de media, folder, website. Lezen regelmatig artikelen over het Licht accent op Hof en horen via de intermediairs hoe leuk kostenbeheersing. Duidelijk het wordt. Op de lokale zender wordt een eindbeeld. animatie vertoont over hoe het Hof er uiteindelijk uit gaat zien. Ludieke acties creëren een positief Hof gevoel. Worden uitgenodigd voor een persoonlijke Omwonenden Procesmatige informatie zodat presentatie. Kunnen zich inschrijven voor de zij zich in kunnen stellen op nieuwsbrief en worden gewezen op de eventuele overlast. Helder website. Middels een animatie wordt een eindresultaat zodat men weet duidelijk eindbeeld gepresenteerd. Ontvangen wat men ervoor in de plaats ook een direct telefoonnummer voor melden krijgt. klachten/directe afhandeling Krijgen informatie via de media, folder, Horeca/ Behoefte aan een website. Lezen regelmatig artikelen over het middenstand publiekstrekker. Procesmatige Hof en horen via de intermediairs hoe leuk informatie en een helder het wordt. eindbeeld. Statenschool, medewerkers Meedoen Krijgen informatie via de media, folder, en ouders website. Lezen regelmatig artikelen over het Hof en horen via de intermediairs hoe leuk het wordt. In samenwerking met de VVV wordt steeds Toeristen Gedurende de verbouwing gecommuniceerd in welke mate het Hof informatie over reden sluiting toegankelijk is. Er komt een infozuil in de hal en eventuele alternatieven. van het VVV en een informatiebord ter Misschien willen ze nog eens plaatsen. Uiteraard kunnen toeristen ook op terugkomen om het de websites kijken. eindresultaat te bewonderen. Culturele partners Inhoudelijke en procesmatige Krijgen informatie via de media, nieuwsbrief, informatie plus duidelijk folder, website. Lezen regelmatig artikelen eindbeeld over het Hof en horen via de intermediairs hoe leuk het wordt. Vaste/nieuwe Inhoudelijke informatie. Krijgen informatie via (gespecialiseerde) klanten/Onderzoekers media, kunnen zich aanmelden voor de nieuwsbrief, kijken op de website. Krijgen al digi mogelijkheden KerkInhoudelijke informatie. Krijgen informatie via (gespecialiseerde) gemeenschappen media, kunnen zich aanmelden voor de nieuwsbrief, kijken op de website. Krijgen informatie via de media, folder, Creatieve ondernemers In kunnen schatten wat het website. Lezen regelmatig artikelen over het Hof in de toekomst voor hen Hof en horen via de intermediairs hoe leuk kan betekenen. Procesmatige het wordt. informatie en eindresultaat Krijgen informatie via de nieuwsbrief, de Regiogemeenten Inhoudelijke informatie media, folder, website. Ook de waaruit blijkt dat het Hof ook archiefinspecteurs informeren over de aandacht besteed aan verandering. regionale items. In samenwerking met de VVV wordt steeds Calvinisten/ Amerikanen Zijn teleurgesteld als ze voor gecommuniceerd in welke mate het Hof een dichte deur komen. toegankelijk is. Er komt een infozuil in de hal Zoeken informatie over van het VVV en een informatiebord ter alternatieve mogelijkheden. plaatsen. Uiteraard kunnen toeristen ook op de websites kijken.
24
Sponsors
Medewerkers DiEP
Zoeken mooie ludieke projecten om hun naam mee te verbinden. Duidelijkheid. Willen weten waar zij zich op in moeten stellen. Zoeken zowel inhoudelijke als procesinformatie
Krijgen een persoonlijke presentatie, nieuwsbrief en mogelijkheden om te participeren. Worden steeds persoonlijk geïnformeerd. Dit wordt ondersteund met een interne nieuwsbrief.
Uitleg van de middelen: Om alle doelgroepen voldoende van (op maat gesneden) informatie te voorzien zetten we een mix aan middelen in. Ten eerste komt er een digitale nieuwsbrief. Een makkelijk en goedkoop middel om een grote groep mensen te informeren over de stand van zaken en, later, de voortgang. Naast de digitale nieuwsbrief komt er op de site van de gemeente Dordrecht en DiEP een speciale plek met informatie over de verbouwing. De site biedt, veel meer dan de nieuwsbrief, ook ruimte voor achtergrond informatie. Ook komt er een folder met achtergrondinformatie over de verbouwing van Het Hof. De folder verwijst voor up-to-date informatie naar de website waar mensen zich dan ook kunnen aanmelden voor de nieuwsbrief. Om toevallige voorbijgangers, dagjesmensen op de hoogte te brengen van de verbouwing wordt er buiten voor of aan het Hof een informatiebord geplaatst. Dit tweetalige bord moet lang mee en biedt dat ook vrij algemene, niet snel verouderende, informatie over de verbouwing. Er wordt verwezen naar de websites voor meer informatie. Gedurende het proces zoeken we ook naar middelen die de interactie in de communicatie bevorderen. Om het beeld van de toekomstige inrichting te ondersteunen maken we een animatie waarin vast een voorproefje wordt gegeven van hoe het er uiteindelijk uit gaat zien (eindbeeld). Deze animatie wordt geplaatst op de websites en aangeboden aan de lokale en regionale TV. Persoonlijk contact blijft gedurende het proces belangrijk. Met name omwonenden maar ook andere doelgroepen worden uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst. Bij de VVV komt een informatiezuil om te voorkomen dat toeristen voor niets naar het Hof gaan. Uiteraard wordt dit hele communicatieproces ondersteund door free publicity. De intermediairs zorgen voor de nodige positieve mondelinge buzz eventueel ondersteund met twitterberichten.
25
