Voorbeeld reglement deelnemersraad van Stichting Pensioenfonds …
Leeswijzer voorbeeld voor reglement deelnemersraad Met onder meer dit voorbeelddocument geeft OPF invulling aan de services voor de aangesloten ondernemingspensioenfondsen. De bedoeling van de OPF services is om de aangesloten pensioenfondsen bij de uitvoeringpraktijk op weg te helpen. Dit voorbeelddocument is bedoeld als een minimum waaraan het door het aangesloten pensioenfonds te ontwikkelen document behoort te voldoen. Dit voorbeelddocument dient dus te worden aangepast aan de specifieke situatie van uw pensioenfonds. Uw pensioenadviseur kan u eventueel helpen bij het verder inhoud geven aan uw eigen reglement voor de deelnemersraad. Alle voorbeelddocumenten worden door OPF onderhouden. Dit kan ertoe leiden dat dit voorbeelddocument na verloop van tijd wordt aangepast. Wij zullen u te zijner tijd hiervan per e-mail op de hoogte stellen en aangeven wat de aanpassingen zijn. Bij de ontwikkeling van dit voorbeelddocument is door OPF uiterste zorgvuldigheid betracht. OPF aanvaardt evenwel geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden in dit document. Mocht u vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van dit voorbeelddocument, dan kunt u ons bellen (070-3490190) of e-mailen (
[email protected]).
1 Januari 2008
Inhoudsopgave Artikel 1.
Begripsbepalingen ................................................................................................. 3
Artikel 2.
Algemene bepalingen ............................................................................................ 3
Artikel 3.
De verkiezing van de raadsleden ............................................................................ 4
Artikel 4.
De bevoegdheden van de deelnemersraad.............................................................. 5
Artikel 5.
Vergadering van de deelnemersraad....................................................................... 7
Artikel 6.
Adviesverlening ..................................................................................................... 8
Artikel 7.
Adviesverlening uit eigen beweging ........................................................................ 8
Artikel 8.
Vaststelling en wijziging van dit reglement.............................................................. 8
Artikel 9.
Inwerkingtreding ................................................................................................... 9
2 Januari 2008
Artikel 1.
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder: Het pensioenfonds:
Stichting Pensioenfonds …
Bestuur:
het bestuur van het pensioenfonds;
Statuten:
de statuten van het pensioenfonds;
Pensioenreglement:
het (basis)pensioenreglement van het pensioenfonds;
Deelnemersraad:
de deelnemersraad van het pensioenfonds als bedoeld in artikel 109 tot en met 115 van de Pensioenwet;
Deelnemer:
degene die ingevolge de bepalingen van de statuten en het pensioenreglement als zodanig is te beschouwen;
Pensioengerechtigden:
degene voor wie op grond van het pensioenreglement het pensioen is ingegaan.
Artikel 2.
Algemene bepalingen
1. De deelnemersraad bestaat uit [...] leden. De leden worden door de deelnemers respectievelijk door de pensioengerechtigden gekozen op de wijze als beschreven in artikel 3.
2. De leden hebben voor .. jaar zitting in de deelnemersraad. Na deze termijn treden de leden collectief af. Het aftredende leden zijn terstond herkiesbaar.
3. Het lidmaatschap van de deelnemersraad eindigt door: a. het verstrijken van de zittingstermijn; b. bedanken door het betreffende lid; c. ingeval het lid een vertegenwoordiger van de deelnemers is: het niet meer voldoen aan de definitie van deelnemer als bedoeld in artikel 1;
d. ontslag door de deelnemersraad; e. overlijden, waardoor een tussentijdse vacature ontstaat. In een tussentijdse vacature dient zo spoedig mogelijk te worden voorzien.
3 Januari 2008
4. Ontslag door de deelnemersraad is alleen mogelijk wanneer de betrokkene, naar de mening van alle overige raadsleden, ernstig in gebreke blijft in de uitoefening van zijn functie. Ingeval hiervan sprake is zal het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
5. In geval van een tussentijdse vacature is artikel 3 lid 8 van toepassing. 6. Gedurende het bestaan van een vacature behoudt de deelnemersraad haar volledige bevoegdheden.
7. De raadsleden kiezen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, alsmede een secretaris en een plaatsvervangend secretaris.
8. De raadsleden zijn verplicht tot geheimhouding van bij de uitoefening van hun functie verworven kennis van vertrouwelijke aard. Voorts zijn de raadsleden verplicht zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
9. De raadsleden genieten als zodanig geen bezoldiging. Het pensioenfonds vergoedt de kosten die zij in redelijkheid hebben gemaakt, een en ander na goedkeuring van het bestuur.
10. De bevordering van de deskundigheid van de leden van de deelnemersraad is geregeld in het deskundigheidsplan van het pensioenfonds.
Artikel 3.
De verkiezing van de raadsleden
1. In de deelnemersraad zijn de deelnemers en de pensioengerechtigden op basis van hun onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd. Voorafgaande aan de eerste verkiezing van de raadsleden en vervolgens iedere .. jaar stelt het bestuur de zetelverdeling tussen de vertegenwoordigers van de deelnemers en de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in de deelnemersraad vast. Bij de eerstvolgende verkiezing wordt daarmee rekening gehouden.
2. Voor een vacature binnen de deelnemersraad worden door individuele deelnemers of pensioengerechtigden kandidaten voorgedragen.
3. Verkiezing geschiedt op de door het bestuur nader aan te geven wijze en voorwaarden. 4. De kandidaatstelling wordt door het bestuur aan de deelnemers, respectievelijk aan de pensioengerechtigden, schriftelijk bekend gemaakt.
5. Indien er meer kandidaten zijn gesteld dan er vacatures bestaan, zullen er verkiezingen worden gehouden. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er vacatures bestaan, wordt iedere kandidaat zonder verkiezingen geacht te zijn gekozen.
6. Bij de verkiezingen heeft iedere deelnemer en iedere pensioengerechtigde één stem. Iedere stemgerechtigde brengt schriftelijk zijn stem uit. Blanco of onjuist ingevulde stembriefjes tellen niet mee voor de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen. Een deelnemer stemt op één van de deelnemers-kandidaten en een pensioengerechtigde stemt op één van de pensioengerechtigden-kandidaten.
4 Januari 2008
7. Van de verkiezingen wordt een verkiezingsuitslaglijst opgesteld. De kandidaten op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht, worden gekozen verklaard. Indien op twee of meer kandidaten voor één vacature een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, beslist het lot. De niet gekozen kandidaten worden in rangorde van de verkiezingsuitslaglijst als reserve raadslid aangemerkt.
8. Indien een gekozen raadslid tussentijds aftreedt, wordt diegene automatisch als raadslid gekozen die overeenkomstig de rangorde van de verkiezingsuitslaglijst daarvoor in aanmerking komt en nadat hij of zij schriftelijk heeft verklaard het lidmaatschap te aanvaarden.
Artikel 4.
De bevoegdheden van de deelnemersraad
1. De deelnemersraad adviseert het bestuur desgevraagd of uit eigen beweging over aangelegenheden die het pensioenfonds betreffen, maar in elk geval over elk voorgenomen besluit van het bestuur met betrekking tot:
a. het nemen van maatregelen van algemene strekking; b. wijziging van de statuten en reglementen van het pensioenfonds; c. vaststelling van het jaarverslag, de jaarrekening, de actuariële en bedrijfstechnische nota als
d. e. f. g. h. i.
bedoeld in artikel 145 van de Pensioenwet en een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 138 van de Pensioenwet; vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten indien toepassing wordt gegeven aan artikel 134 van de Pensioenwet; het vaststellen en het wijzigen van het toeslagenbeleid; gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; liquidatie van het pensioenfonds; het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; het terugstorten van premie of geven van premiekortingen, bedoeld in artikel 129 van de Pensioenwet.
2. Het bestuur is verplicht het advies van de deelnemersraad op een zodanig tijdstip te vragen dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in lid 1 specifiek genoemde voorgenomen bestuursbesluiten. Bij het vragen van advies wordt aan de deelnemersraad een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de belanghebbenden bij het pensioenfonds zullen hebben.
3. Het bestuur en de deelnemersraad, of een afvaardiging uit hun midden, komen ten minste tweemaal per kalenderjaar in een overlegvergadering bijeen (de overlegvergadering als bedoeld in artikel 5 lid 3 niet meegerekend). Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of de deelnemersraad overleg wenselijk acht. Het bestuur en de deelnemersraad spreken bij aanvang van de overlegvergadering af wie de voorzitter van de vergadering is.
5 Januari 2008
4. Het bestuur verstrekt desgevraagd aan de deelnemersraad tijdig alle inlichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen en gegevens worden desgevraagd schriftelijk verstrekt.
5. Het pensioenfonds informeert de deelnemersraad onverwijld over: a. de verplichting tot het opstellen van een kortetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 140 van de Pensioenwet;
b. de verplichting tot het opstellen van een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 138 van de Pensioenwet;
c. de aanstelling van een bewindvoerder als bedoeld in artikel 173 van de Pensioenwet; d. de beëindiging van de situatie, als bedoeld in artikel 172 van de Pensioenwet, waarin de bevoegdheiduitoefening van alle of bepaalde organen van het pensioenfonds is gebonden aan de toestemming van een of meer door de toezichthouder aangewezen personen.
6. Over ieder voorgenomen bestuursbesluit dat expliciet vermeld is in artikel 5, lid 1 onder a tot en met i, dient het bestuur advies aan de deelnemersraad te vragen. Voorgenomen bestuursbesluiten die niet vallen onder artikel 5, lid 1 onder a tot en met i, mogen ter advies aan de deelnemersraad worden voorgelegd. De adviesaanvraag geschiedt schriftelijk (met vermelding van de datum) ter attentie van de voorzitter van de deelnemersraad.
7. Bij de adviesaanvraag geeft het bestuur aan of zij een overlegvergadering met de deelnemersraad wenst. Ingeval het bestuur overleg wenst, zal de voorzitter van het bestuur in overleg met de voorzitter van de deelnemersraad de datum en de agenda van de vergadering bepalen. Ingeval het bestuur geen overlegvergadering wenst, maar de deelnemersraad overleg wel wenselijk acht, deelt de voorzitter van de raad dit mee aan de voorzitter van het bestuur. In dat geval zal de voorzitter van de deelnemersraad in overleg met de voorzitter van het bestuur de datum en de agenda van de vergadering bepalen.
8. De overlegvergadering als bedoeld in lid 2 zal binnen .. weken na de datum van de adviesaanvraag worden gehouden. Het bestuur en de deelnemersraad zijn op deze vergadering vertegenwoordigd door een door het bestuur c.q. de deelnemersraad te bepalen afvaardiging uit hun midden. Het bestuur en de deelnemersraad spreken bij aanvang van de vergadering af wie de voorzitter van deze vergadering is.
9. De overlegvergadering als bedoeld in lid 2 stelt het bestuur in de gelegenheid om nadere uitleg te geven over het voorgenomen besluit en stelt de deelnemersraad in de gelegenheid om bij het bestuur nadere inlichtingen met betrekking tot het voorgenomen besluit in te winnen (onverminderd het bepaalde in lid 4 van dit artikel).
10. De deelnemersraad is, in het kader van de uitoefening van zijn taken, bevoegd deskundigen te raadplegen. Het bestuur wordt hiervan vooraf op de hoogte gebracht, alsmede van de verwachte kosten. De kosten komen voor rekening van het pensioenfonds.
6 Januari 2008
11. De deelnemersraad beschikt over een beroepsrecht bij de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam, ten aanzien waarvan de te volgen procedures zijn vastgelegd in artikel 217 van de Pensioenwet.
12. Een geleding van de deelnemersraad beschikt over een beroepsrecht bij de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam, ten aanzien waarvan de te volgens procedures zijn vastgelegd in artikel 218 van de Pensioenwet.
Artikel 5.
Vergadering van de deelnemersraad
1. De voorzitter van de deelnemersraad is gerechtigd een vergadering van de deelnemersraad uit te schrijven. De vergadering van de deelnemersraad wordt gehouden binnen een - voor alle betrokken partijen - redelijke termijn, met een minimum van veertien dagen. Dit geschiedt door middel van een convocatie, vermeldende de datum, de tijd en de plaats van de vergadering alsmede de aangelegenheden waarover vergaderd zal worden. De convocatie zal ten minste veertien dagen vóór het houden van de vergadering ter kennis van de raadsleden moeten worden gebracht.
2. De voorzitter, bij diens afwezigheid een plaatsvervanger, leidt de vergadering. De secretaris, bij diens afwezigheid een plaatsvervanger, houdt de notulen van de vergadering, verzorgt de correspondentie en is verantwoordelijk voor het archief. De notulen worden na voorlezing en instemming van alle aanwezige raadsleden door de voorzitter en de secretaris (of diens plaatsvervangers) getekend.
3. Het raadslid dat verhinderd is om op de vergadering te verschijnen, kan tijdens die vergadering door een ander raadslid worden vertegenwoordigd. Dit geschiedt bij schriftelijke of elektronische volmacht.
4. Een vergadering kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van het aantal raadsleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Vacante zetels worden daarbij niet meegeteld.
5. Indien er geen meerderheid aanwezig is op een vergadering, zullen de voorgenomen besluiten ter schriftelijke instemming worden voorgelegd aan alle raadsleden. Het voorgenomen besluit wordt een besluit als een meerderheid van de raadsleden daarmee instemt.
6. De deelnemersraad neemt een besluit bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 7. Elk raadslid heeft één stem. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. De stemming geschiedt schriftelijk en is geheim; hiervan kan worden afgeweken mits geen van de raadsleden zich hiertegen verzet.
8. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de deelnemersraad anders besluit.
9. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij staking van stemmen over personen, vindt er een herstemming plaats. Als bij herstemming de stemmen opnieuw staken, beslist het lot.
7 Januari 2008
Artikel 6.
Adviesverlening
1. Binnen zes weken na de datum van de adviesaanvraag zal de deelnemersraad het advies aan het bestuur verlenen. Het advies wordt verleend nadat het advies is vastgesteld in een vergadering van de raad als bedoeld in artikel 4.
2. Afhankelijk van het resultaat van de gehouden stemming in de raadsvergadering, is het mogelijk dat de raad een meerderheidsstandpunt - zijnde het advies van de deelnemersraad - en een minderheidsstandpunt heeft. Het minderheidsstandpunt wordt aan het advies van de raad toegevoegd. Het advies van de deelnemersraad wordt schriftelijk verleend ter attentie van de voorzitter van het bestuur.
3. Bij staking van de uitgebrachte stemmen, wordt een nieuwe raadsvergadering uitgeschreven. Staken de stemmen wederom, dan verstrekt de deelnemersraad een verdeeld advies.
4. Binnen drie weken na de datum van het advies als bedoeld in lid 1, zal het bestuur de deelnemersraad schriftelijk in kennis stellen of en in hoeverre het verleende advies wordt opgevolgd. Ingeval het advies niet of niet volledig wordt opgevolgd, dient het bestuur daarvan de reden(en) te vermelden in de kennisgeving. De eerste tweede volzinnen gelden ook voor het eventuele minderheidsstandpunt bij het advies en voor het verdeeld advies. Deze kennisgeving geschiedt schriftelijk door het bestuur aan de deelnemersraad.
5. Ingeval het bestuur het advies van de raad niet of niet volledig heeft opgevolgd, zal de deelnemersraad binnen drie weken na de kennisgeving als bedoeld in lid 4 aan het bestuur schriftelijk meedelen hoe de deelnemersraad denkt over de in lid 4 bedoelde kennisgeving en welke actie de deelnemersraad eventueel zal ondernemen.
6. Ter voorbereiding van de mededeling van de deelnemersraad als bedoeld in lid 4 kunnen, ingeval zowel de deelnemersraad als het bestuur het wenselijk achten, de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de deelnemersraad tezamen overleggen over de inhoud van de in lid 4 bedoelde kennisgeving en over de eventueel te ondernemen actie van de deelnemersraad.
Artikel 7.
Adviesverlening uit eigen beweging
Ingeval de deelnemersraad uit eigen beweging over aangelegenheden die het pensioenfonds betreffen aan het bestuur schriftelijk advies verleent, is het bepaalde in artikel 6, vanaf lid 2, van overeenkomstige toepassing. Dit advies komt tot stand tijdens een raadsvergadering.
Artikel 8.
Vaststelling en wijziging van dit reglement
1. Dit reglement wordt ten behoeve van de inwerkingtreding bij bestuursbesluit vastgesteld. Dit reglement kan na inwerkingtreding door het bestuur in overleg met de deelnemersraad worden gewijzigd, met inachtneming van het bepaalde in lid 2.
8 Januari 2008
2. Ingeval een bepaling in dit reglement in strijd is met de Pensioenwet of de statuten van het pensioenfonds, dient die bepaling te worden aangepast zodat er geen strijdigheid meer bestaat. Ingeval de Pensioenwet of de statuten van het pensioenfonds worden gewijzigd en die wijziging eveneens betrekking heeft op dit reglement, zal voor zover nodig dit reglement overeenkomstig worden aangepast. Voor de in dit lid bedoelde wijzigingen van het reglement is de medewerking van de deelnemersraad niet vereist.
Artikel 9.
Inwerkingtreding
Dit reglement is vastgesteld op [datum], in werking getreden per [datum] en is voor het laatst gewijzigd per [datum].
9 Januari 2008
