voor een stichting, vereniging of project

Het nieuwe werken  voor een stichting, vereniging of project

Paksha Thullner  PT Automatisering  januari 2006 

Het nieuwe werken

PT Automatisering  Belle van Zuylenstraat 6  6836 PZ Arnhem  +31 (0)26 ­ 327 11 77  +31 (0)6 ­ 28 127 094  info@ ptautomatisering.nl  PT Automatisering www.ptautomatisering.nl

Pagina 2

Het nieuwe werken

Voorwoord  Dit  artikel  maakt  deel  uit van  mijn  scriptie  ter  afsluiting van  mijn  studie  Informatica  op  de  Christelijke  Hogeschool  Windersheim.  In  het  afgelopen  jaar  heb  ik  voor  Beeldend  Danstheater  Telder  onderzoek  verricht  naar  mogelijkheden  om  de  beschikbaarheid  en  geldigheid van informatie binnen de stichting te verbeteren. Voor de stichting Telder heb ik  onder  andere  een virtueel  kantoor  ingericht  en  een  adviesrapport  geschreven.  De voor  u  liggende tekst bouwt voort op de bevindingen bij Telder en biedt een overzicht op actuele  online technologieën en  nieuwe mogelijkheden voor kleine  of tijdelijke organisaties. In  het  volgende zal  ik  het  begrip  ‘de  kleine  stichting’  gebruiken  om  dit  soort  organisaties  aan  te  duiden.  Om  het  geheel  ook  voor  niet­informatici  leesbaar  te  houden,  heb  ik  geprobeerd  vakjargon zo veel mogelijk te vermijden.

PT Automatisering

Pagina 3

Het nieuwe werken

Inhoudsopgave  Voorwoord  ...................................................................................................................  3  Samenvatting................................................................................................................  5  Inleiding  .......................................................................................................................  6  De problematiek van een kleine stichting  ...................................................................  7 

Geen eigen ruimte ­ Onrendabel kantoor, eenzame kantoormedewerker ­ Moeilijk  toegankelijke informatie ­ Verouderde post en nieuws ­ Omslachtige communicatie  De IT bij mensen thuis  .................................................................................................  9 

Computer ­ Internet en e­mail ­ Breedbandverbinding ­ Platform en software  Online technologieën .................................................................................................  11  Intranet .................................................................................................................  11 

Portals ­ Elektronische werkomgevingen ­ Het nieuwe zoeken (1)  Online diensten  ...................................................................................................  13 

Online software ­ Online backup ­ Online opslag ­ Webmail  Werken op een server ........................................................................................... 14 

Terminal Server ­ Virtuele server  Zakelijk chatten  ...................................................................................................  15  Digitale documenten  ...........................................................................................  16  Web 2.0 – The Next Generation  .................................................................................  17 

De techniek ­ RSS ­ Tagging ­ Het nieuwe zoeken (2) ­ Kantoortoepassingen op het Web  Het nieuwe werken implementeren  ...........................................................................  21  De vragen vooraf  .................................................................................................  21  Mogelijke antwoorden  .........................................................................................  21 

Gratis oplossingen ­ Providers ­ Samenwerken ­ Eigen server  Aandachtspunten  ................................................................................................  23 

Backup en archivering gegevens – Gebruikersrechten ­  Beveiliging systeem en dataverkeer ­ Gebruikersondersteuning en acceptatie  Conclusie ...................................................................................................................  26  Literatuurlijst  .............................................................................................................  27

PT Automatisering

Pagina 4

Het nieuwe werken

Samenvatting  Het  werken  voor  een  kleine  stichting  met  beperkte  kantoorfaciliteiten  kent  zijn  specifieke  problemen.  De  informatie  raakt  gemakkelijk  verdeeld,  ze  is  moeilijk  toegankelijk  en  de  communicatie tussen de vergaderingen door verloopt vaak gebrekkig.  De  nieuwste  ontwikkelingen  rondom  het  Internet  maken  echter  nieuwe  manieren  van  werken mogelijk. Fysieke afstand hoeft tegenwoordig geen belemmering meer te zijn. Alle  betrokkenen,  bestuursleden,  directie,  medewerkers,  kunnen  vanuit  hun  eigen  omgeving  met dezelfde gegevens aan de slag. Informatie is principieel voor een ieder in gelijke mate  beschikbaar.  Van  een  gemeenschappelijke,  digitale  opslag  tot  een  compleet  virtueel  kantoor  en  echte  online samenwerking is tegenwoordig alles te realiseren. Voor de kosten hoeft men het niet  meer  te  laten.  Zelfs  met  gratis  webdiensten  kan  men  de  bedrijfsvoering  verbeteren.  Afhankelijk  van  de  activiteiten  die  men  als  organisatie  ontplooit  kan  echter  ook  een  professionele server met alles erop en eraan het goede antwoord zijn. Er tussenin zit een  reeks  aan  mogelijkheden,  zoals  het  gebruik  van  online  software,  online  opslag  of  zogenoemde teamsites. Essentieel is in alle gevallen dat de informatie en de gegevens via  het Internet te benaderen zijn.  Het digitaliseren van documenten is voor de kleine stichting de manier post aan een ieder  beschikbaar te stellen. Doordat de tekst voor de computer leesbaar wordt kunnen ook oude  brieven op inhoud opgezocht worden.  Thuiswerkers kunnen ook zakelijk met of zonder webcam met hun collega’s chatten en op  afstand real­time samenwerken.  De nieuwste ontwikkelingen op dit moment worden onder de noemer Web 2.0 samengevat.  Het  verschil  tussen  desktopsoftware  en  webtoepassingen  verdwijnt  langzamerhand.  Misschien  werken  we  over  een  paar  jaren  alleen  nog  met  software  die  ergens  op  het  Internet draait.  Voor een succesvolle introductie van het nieuwe werken is een stichting meer nog dan een  gewoon bedrijf afhankelijk van de acceptatie en de medewerking van zijn mensen. Zomaar  iets  neerzetten  heeft  daarom  geen  zin.  Behalve  over  de  functionaliteit  moet  ook  over  de  beveiliging  van  gegevens  en  het  dataverkeer,  over  gebruikersrechten,  het  beheer  en  begeleiding van de gebruikers worden nagedacht.  Met  de  nieuwe  mogelijkheden  die  het  Internet  biedt  kunnen  kleine  stichtingen  en  andere  organisaties of groepen veel effectiever samenwerken dan tot nu toe mogelijk was.

PT Automatisering

Pagina 5

Het nieuwe werken

Inleiding   ‘We ontstijgen de beperkingen van plaats en tijd en begeven ons in een  meerdimensionale virtuele ruimte, waardoor  kansen en  mogelijkheden  min of meer onbeperkt zijn.’ 

Kevin Kelly (1999) 

Onze  samenleving  is  onderhevig  aan  drastische  veranderingen.  Na  de  agrarische  en  de  industriële  revolutie  in  het  vorige  millennium  bevinden  we  ons  ergens  in  een  alles  overhoopgooiende  IT­revolutie,  de  derde  economische  revolutie,  zoals  Pim  Fortuyn  [Fortuyn, 1999] het noemde. De gevolgen  zijn  overduidelijk: iedereen heeft een  oneindige  hoeveelheid  aan  informatie  tot  zijn  beschikking,  jongeren  leven  in virtuele  werelden  waar  hun  ouders  geen  weet  van  hebben,  automatiseerders  zijn  bezig  zich  zelf  weg  te  rationaliseren,  Indiase callcenter  agents nemen westerse  namen  aan en werken ’s nachts  om met een aangeleerd accent vragen van Amerikaanse klanten te beantwoorden.  Met  het  Internet  is  een  nieuwe  dimensie  ontstaan,  een  niet­fysieke  ruimte  waarin  menselijke  activiteiten  kunnen  plaatsvinden  zonder  dat  het  tastbaar  of  zichtbaar  is  voor  anderen [Hond, 2002]. Er bestaan intussen sociale platforms en netwerken die in de fysieke  wereld  onmogelijk  zijn.  In  een  online  wereld  ontmoet  men  elkaar  op  grond  van  een  persoonlijk  profiel, gemeenschappelijke interesses  of met  een aangenomen karakter. Mijn  zoon doet vandaag in  een online game met  deelnemers  uit  de  hele  wereld ervaringen op  zoals ik die ken van het  spelen met jongens  uit mijn buurt. Als  aanvoerder van  een  gilde  bijvoorbeeld  probeert  hij  leden  te  werven  om  tezamen  een  sterke  groep  te  vormen  en  opdrachten uit te voeren.  De  automatisering  bij bedrijven draait al tientallen jaren  op volle toeren. Op  dit moment is  men veelal bezig systemen te implementeren om meer grip op de vloed aan informatie te  krijgen. Bij verschillende studiedagen en beurzen die ik het afgelopen jaar bezocht bleken  elektronische  werkomgevingen,  projectinformatiesystemen,  real­time  samenwerking  en  documentmanagement erg hot te zijn. Alle organisaties zitten met de vraag: Hoe maken we  de voorhanden informatie en kennis optimaal toegankelijk? Hoe kunnen onze mensen er zo  efficiënt en doelmatig mogelijk mee werken?  In  het  voor  u  liggende  artikel  heb  ik  geprobeerd  deze  vraag  voor  de  kleine  stichting  of  organisatie te beantwoorden.

PT Automatisering

Pagina 6

Het nieuwe werken

De problematiek van een kleine stichting  In  de afgelopen  15 jaar  heb ik veel voor kleine  stichtingen  gewerkt. De daarbij  opgedane  ervaring  heb  ik  mee  verwerkt  in  mijn  onderzoek.  Veel  van  de  beschreven  kenmerken,  knelpunten  en  oplossingen  gelden  evengoed  voor  verenigingen 1  ,  projectgroepen  en  bedrijven, waar veel op locatie of vanuit huis gewerkt wordt.  Typische, maar niet beslist noodzakelijke, karakteristieken van deze organisaties zijn: ·

Men onderhoudt geen of slechts een kleine kantoororganisatie

·

Men heeft geen eigen bedrijfsruimte

·

Er is een (honorair) bestuur

·

De activiteiten zijn sterk wisselend

·

Het aantal medewerkers is sterk wisselend

·

Er wordt projectmatig gewerkt 

Typische actoren binnen deze organisaties zijn: ·

Bestuursleden

·

Algemene leden

·

Medewerkers

·

Vrijwilligers

·

Projectmedewerkers 

Vaak  voorkomende  knelpunten  bij  de  administratie,  de  informatievoorziening  en  de  communicatie zijn: 

Geen eigen ruimte  Als  stichting  beschikt  men  vaak  niet  over  een  eigen  ruimte  voor  zijn  activiteiten,  de  administratie of de bezittingen. Men ontmoet elkaar in openbare gelegenheden zoals café,  wijkcentrum,  sporthal  of  bij  mensen  thuis.  Het  archief,  de  boekhouding  en  belangrijke  documenten  liggen  bij  bestuursleden  of  medewerkers,  soms  verdeeld  over  meerdere  locaties.  Grotere  eigendommen  van  de  stichting  worden  bij  derden  gestald.  Soms  heeft  men wel de beschikking over een eigen vertrek voor vergaderingen of opslag, maar is het  ondoenlijk om daar te werken. 

Onrendabel kantoor, eenzame kantoormedewerker  Sommige  stichtingen  onderhouden  wel  een  eigen  kantoor  met  een  al  dan  niet  betaalde  kracht  voor  de  administratie. Om  geld  te  besparen is  het  kantoor  soms in  een  goedkope  omgeving  gevestigd  en  met  afgedankte  meubels  en verouderde  apparatuur  ingericht.  De  administratieve medewerker van  de kleine  stichting  werkt er in  de regel  alleen.  Het is wel  1 

b.v. vereniging van eigenaren

PT Automatisering

Pagina 7

Het nieuwe werken

eens een  eenzame  baan  in  een mistroostige  omgeving  met voorzieningen  die  de  ARBO­  dienst  nooit  zou  goedkeuren.  De  werkzaamheden  kunnen  sterk  variëren.  Men  heeft  dan  slechts voor bepaalde periodes de faciliteiten en de medewerker nodig. Over het hele jaar  gezien zijn de huisvesting­ en salariskosten te hoog. 

Moeilijk toegankelijke informatie  Als er al een kantoor is en iemand de administratie bijhoudt blijft het voor een bestuurslid of  medewerker  op  locatie  lastig  documenten  in  te  zien  die  op  het  kantoor  in  één  of  andere  ordner  of  map  zijn  opgeborgen.  Even  snel  iets  nakijken  zit  er  niet  in.  Men  moet  er  veel  moeite  voor  doen,  is  aangewezen  op  de  kantoormedewerker  of  moet  tot  de  volgende  vergadering  wachten. Hetzelfde  geldt  als  de  administratie  en  het  archief  bij  mensen  thuis  bijgehouden wordt. Men moet zijn collega lastig vallen om bijvoorbeeld een subsidiebesluit  na  te  trekken  of  bankafschriften  te  controleren.  Veel  informatie  wordt  meervoudig  bijgehouden met het gevaar dat gegevens inconsistent1   raken  of dubbel gebruikt  worden2  .  Stukken  die  ooit  door  intussen  vertrokken  medewerkers  zijn  gearchiveerd  zijn  bijzonder  lastig te vinden. 

Verouderde post en nieuws  De post en het nieuws hebben telkens weer een paar weken nodig om bij de bestuursleden  terecht te  komen. Uiteraard  weet men  elkaar te vinden  als  het  om dringende  zaken gaat.  Maar  soms  zou  men  zelf  willen  beslissen  of  men  iets  belangrijk  vindt  of  niet.  Een  ander  probleem  is  dat  een  poststuk  slechts  bij  één  bestuurlid  tegelijk  kan  liggen.  Bij  meer  belangstelling  moet  men  geduld  hebben  of  met  kopieën  werken.  Evenementen  zijn  soms  afgelopen voordat men de uitnodiging ervoor gezien heeft.  Als bestuurlid is het soms moeilijk de lopende ontwikkelingen binnen de stichting te volgen.  Ik  heb  meegemaakt  dat  besluiten,  bij  de  ene  vergadering  genomen  zes  weken  later  helemaal  achterhaald  waren,  omdat  er intussen van  alles  gebeurd  was,  waar het bestuur  niets vanaf wist. Het is dan moeilijk een consistent beleid te voeren. 

Omslachtige communicatie  Om  als  groep  van  meerdere  mensen  op  korte  termijn  iets  te  besluiten,  bijvoorbeeld  het  veranderen van een vergaderdatum, zijn er een heleboel telefoontjes of e­mails nodig. Om  iedereen te horen, tussentijdse veranderingen terug te koppelen en de definitieve uitkomst  te verkondigen  is  een heuse  strategie  nodig. E­mails  aan  een  ieder  gericht  en  door  allen  beantwoord  hebben  sowieso  de  neiging  zich  heel  snel  te  vermenigvuldigen  en  de  kenmerken van  spam te vertonen. Om de laatste versie  eruit te  halen moet men  of goed  georganiseerd zijn of drie keer kijken. 

1 

een adreswijziging wordt in het éne bestand wel maar in het andere niet uitgevoerd 

2 

b.v. bij een mailing

PT Automatisering

Pagina 8

Het nieuwe werken

De IT bij mensen thuis  Niet  alleen  bij bedrijven maar  ook  bij mensen  thuis hebben  er grote veranderingen plaats  gevonden. De IT­technische stand van zaken in  het gemiddelde Nederlandse huishouden  vandaag de dag is als volgt: 

Computer  Volgens het CBS hadden in 2004 74% van alle huishoudens in Nederland een computer en  80% daarvan hadden internettoegang  (CBS  2005). Dat is in het  afgelopen jaar  zeker  nog  meer  geworden.  Bij  vrijwilligersorganisaties  zijn  soms  wel  mensen  actief  die  zich  om  financiële  redenen  geen  computer  met  fatsoenlijke  prestaties  kunnen  veroorloven  of  er  gewoonweg niet aan willen beginnen. 

Internet en e­mail  Op  het  moment  dat  internet  en  e­mail  bij  mensen  thuis  zijn  intrede  deed  (rondom  1995),  werd  het  mannenbolwerk  ‘computer’  door  vrouwen  ontdekt  en  als  bestanddeel  van  het  dagelijkse leven geaccepteerd. Intussen zijn het surfen op het Internet en het e­mailen de  meest  gebruikte  toepassingen  op  een  pc.  Iedereen  met  internettoegang  heeft  de  mogelijkheid om e­mails te ontvangen en te versturen. 

Breedbandverbinding  Breedband  internetverbindingen  zoals  ADSL,  kabel  of  glasvezel  zijn  de  basis  voor  een  online  wereld,  de  vijfde  dimensie  zoals  Maurice  de  Hond  [Hond,  2002]  het  noemt.  We  gebruiken Internet om onze nieuwsgierigheid te bevredigen, informatie op te zoeken, voor  het vermaak,  het  downloaden,  games (vooral  de  kids  dan),  een  bestelling  te  doen of  om  contact te leggen. Het gaat intussen sneller om een telefoonnummer op het Internet dan op  een cd­rom op te zoeken. Maar  het  snelle internet maakt het ook mogelijk om ­ net als in  een bedrijfsnetwerk ­ wereldwijd online samen te werken.  In Nederland is de infrastructuur voor het Internet bijzonder geavanceerd. Meer dan de helft  van alle huishoudens (3,8 miljoen) heeft nu een snelle breedbandaansluiting [Otten, 2005].  Zelf  ken  ik  op  dit  moment,  begin  2006,  niemand  meer  die  via  een  inbelverbinding  op  het  Internet  surft.  De  combinatie  van  goedkoop  bellen  en  snel  internetten  via  een  internetprovider  liet  ook  mensen  met  minder  budget  overstag  gaan.  Er  zijn  wel  nog  buitengebieden  in  Nederland  waar  een  kabel­  of  ADSL­aansluiting  technisch  niet  te  realiseren is. 

Platform en software  De meeste mensen hebben thuis een pc met daarop geïnstalleerd Microsoft Windows als  systeemsoftware,  Microsoft  Word  als  tekstverwerker  en  vaak  ook  Microsoft  Office.  Kunstenaars  en  grafici  werken  graag  met  Apple  Macintosh  computers.  Voor  kantoortoepassingen  gebruiken  ze vaak ook Microsoft Office.  Linux  wordt  in  Nederlandse

PT Automatisering

Pagina 9

Het nieuwe werken

huishoudens weinig tot niet gebruikt. Alle platformen hebben browsers voor het Internet en  kunnen daarmee alle webinhoud lezen. Voor veel documentformaten zijn gratis readers en  viewers1   beschikbaar. 

1 

Een  viewer  of  een  reader  is  software  waarmee  documenten  van  een  bepaald  formaat  geopend  en  gelezen 

kunnen worden. Ze zijn echter niet geschikt om een bestand te bewerken.

PT Automatisering

Pagina 10

Het nieuwe werken

Online technologieën  Ontwikkelingen van de afgelopen jaren maken andere manieren van werken mogelijk. Niet  alle hierna beschreven technologieën zijn nieuw. Vele worden al lang in bedrijfsomgevingen  ingezet. Nieuw is vooral dat toepassingen die tot nu toe slechts op een LAN­netwerk1   of via  dure huurlijnen voor bedrijven beschikbaar waren, wereldwijd via internet te gebruiken zijn.  De volgende technologieën zijn nu ook voor kleine organisaties interessant en betaalbaar. 

Intranet  Een  intranet  is  een  soort  internet,  maar  dan  gereserveerd  voor  medewerkers  van  een  bedrijf, leerlingen van een  school, leden van een vereniging en  dergelijke. Om toegang te  krijgen heeft men normaal gesproken een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. Met  een  snelle  verbinding  is  er  tegenwoordig  geen  verschil  meer  of  men  vanaf  het  bedrijfsnetwerk  of  het  publieke  Internet  inlogt.  Het  intranet  kan  als  simpel  mededelingenbord  maar  ook  als  complete  elektronische  werkomgeving  fungeren.  In  de  meer  geavanceerde vorm  krijgt  de  medewerker via  het  intranet  toegang  tot  de  binnen  de  organisatie aanwezige kennis en/of tot de data zoals deze voor de werkzaamheden en de  administratie  verzameld  worden.  Bij  een  professioneel  intranet  krijgen  verschillende  gebruikersgroepen verschillende informatie ter beschikking [Wessendorf, 2002]. 

Portals  Portals zijn de toegangspoorten tot het intranet. Algemene informatie, vergaarde kennis of  gegevens uit de verschillende administraties worden er logisch gebundeld aangeboden. Bij  E­Office,  een  Nederlands  bedrijf  dat  zich  op  portals  gespecialiseerd  heeft,  maakt  men  onderscheid tussen drie niveaus van portals.  In  een functie­portal brengt  men  informatie van verschillende  systemen  in  één  scherm  bij  elkaar. Iedereen krijgt hetzelfde te zien. Een voor iedereen toegankelijk voorbeeld hiervoor  is de startpagina (www.startpagina.nl).  Één  stap  verder  bij  de  activity­portal  is  de  aangeboden  informatie  afhankelijk  van  de  gebruiker, zijn werkproces en welke informatie hij/zij nodig heeft. Je wordt dus ondersteund  in  je  activiteit.  Een  stuk  dynamischer  dan  het  eerste  niveau,  maar  de  organisatie  bepaalt  wat je te zien krijgt. Zo krijg ik als student van de Hogeschool Windesheim na het inloggen  informatie  en links te  zien  die voor mij als  student van de afdeling Informatica interessant  zijn. Bovendien heb ik toegang tot persoonlijke gegevens zoals mijn cijferlijst. Een student  van een andere opleiding of een docent krijgt na het inloggen (gedeeltelijk) andere inhoud  op zijn portalpagina. 

1 

Local Area Network, het interne netwerk van een bedrijf of een huishouden

PT Automatisering

Pagina 11

Het nieuwe werken

Op  het  derde  niveau  ligt  de  task­portal.  Deze  is  bedoeld  voor  mensen  die  met  grote  hoeveelheden  informatie  en  kennis  te  maken  hebben.  Professionals  kunnen  zelf  ad­hoc  combinaties maken  en verbanden leggen die  ze  zelf moeten  kunnen bepalen,  omdat  hun  taken buiten de bestaande processen vallen [Hameeteman, 2005]. 

Elektronische werkomgevingen  Een portal kan dus ook een complete elektronische werkomgeving zijn, waar men alles bij  de  hand  heeft om zijn functie  te kunnen vervullen.  Het maakt  het mogelijk  om online met  collega’s  waar  ook  op  de  wereld  samen  te  werken.  Iedereen  werkt  via  het  Web  met  de  meest  actuele  (real­time)  informatie  uit  centrale  databronnen.  Er  zijn  intussen  vele  aanbieders  met  dit  soort  software.  De  werkomgevingen  zijn  vaak  branchespecifiek  geconcipieerd [Exact, 2005]. 

Figuur 1 ­ E­Synergy van Exact Software, een elektronische werkomgeving

PT Automatisering

Pagina 12

Het nieuwe werken

Het nieuwe zoeken (1)  In  een elektronische  werkomgeving maar ook  op  een desktop  pc is  het intussen mogelijk  met  één  simpel  zoekveld  alle  bestanden,  e­mails,  contacten,  afspraken  in  één  keer  te  doorzoeken.  Net  als  bij  het  zoeken  op  het  Internet  krijgt  men  een  overzicht  van  alle  gevonden  items.  Door  op  de  koppeling  te  klikken  wordt  meteen  het  overeenkomstige  bestand geopend. ‘Search once, find everything’. 

Online diensten  Online  diensten  worden  door  bedrijven  via  het  Internet  aangeboden.  Net  als  voor  internettoegang of webhosting neemt men een abonnement voor een bepaalde service bij  een  provider.  Van  sommige  diensten  kan  men  tot  een  bepaalde  omvang  gratis  gebruik  maken. 

Figuur 2 ­ Web accounting met Accountview  

Online software  Een  ASP­provider 1 ∙  stelt  toepassingen  zoals  een  CRM­pakket 2  online  ter  beschikking.  Bedrijven kunnen er via het Internet tegen een vast bedrag gebruik van maken. Men hoeft 

1 

Application Service Provisioning, beschikbaarstellen van software 

2 

Customer Relation Management, relatiebeheer

PT Automatisering

Pagina 13

Het nieuwe werken

niet in software, apparatuur of technisch beheer te investeren. Interessant voor stichtingen  of  verenigingen  zijn  boekhoudprogramma’s  met  prijzen  vanaf  € 22  per  maand  [Simkens,  2005]  en  ledenadministratiepakketten vanaf  € 50  per  maand  [Bottemanne,  2005].  Bij  een  online ledenadministratie kunnen desgewenst leden zelf hun eigen gegevens bijhouden. 

Online backup  Een  heet  hangijzer  voor  freelancers  en  kleine  organisaties  is  vaak  de  backup  van  de  cruciale  gegevens.  Misschien  maakt  men  af  en  toe  een  veiligheidskopie  op  een  cd­rom  maar  dat  gebeurt vaak incidenteel  op momenten  dat  men  er  de  tijd voor  heeft. In  drukke  periodes,  wanneer  vaak  veel  nieuwe  gegevens  geproduceerd  worden,  wordt  dit  gemakkelijk vergeten. Bij een calamiteit zoals diefstal of een computercrash is men werk en  wijzigingen van een paar dagen of zelfs weken kwijt.  Verschillende  partijen,  o.a.  de  KPN,  bieden  de  mogelijkheid  om  via  een  breedband­  verbinding  dagelijks  een  automatische  backup  te  maken.  Na  een  ongeluk  zijn  deze  gemakkelijk weer terug te halen. Men kan de opgeslagen bestanden ook vanaf een andere  computer waar dan ook ter wereld opvragen [KPN, 2005]. 

Online opslag  Naast  een  back­up  is  het  ook  mogelijk  bestanden  standaard  op  een  server  van  een  internetprovider op te slaan. Dit kan in beperkte maat naast een eigen website met behulp  van  FTP  of  voor  grote  bestanden  zoals  foto’s,  muziek  of  video’s  bij  gespecialiseerde  aanbieders. Men kan op die manier digitale bestanden bewaren, met een relatie uitwisselen  of publiekelijk toegankelijk maken [Xdrive, 2006)]. 

Webmail  Bijna  elke  internetprovider  biedt  intussen  de  mogelijkheid  om  een  eigen  mailaccount  via  een  internetbrowser  vanaf  waar  dan  ook  ter  wereld  te  benaderen.  Als  werkgroep  of  stichtingsbestuur  kan  men  een  gemeenschappelijk  webmail  account  inrichten.  Deze  worden vaak gratis aangeboden. Op die manier heeft iedereen binnen de groep toegang tot  dezelfde project­ of afdelingsmails, inclusief antwoorden en verzonden berichten. 

Werken op een server  Met een eigen server heeft men de meeste controle over zijn digitale werkomgeving. Men  kiest zelf de software en de instellingen zoals men die graag wil hebben. Men kan zonder  ruggespraak extra gebruikers aanmaken, nieuwe software uittesten, de belasting opvoeren.  Er moet wel iemand zijn, intern of extern, die de server kan beheren.

PT Automatisering

Pagina 14

Het nieuwe werken

Terminal Server  Terminal  Server  is  een  ‘Server  Based  Computing’­oplossing  van  Microsoft.  Gebruikers  achter  clientcomputers  werken  via  het  netwerk/internet  op  een  applicatieserver 1  .  De  cliëntcomputers (vroeger gebruikte men ‘domme’ terminals) hebben zelf weinig rekenkracht  en geen opslagruimte nodig. De toepassingssoftware, bijvoorbeeld het Office pakket, wordt  alleen op de server geïnstalleerd.  Terminal  Services  verzendt  alleen  de  gebruikersinterface  van  het  programma  naar  de  client.  De  client  stuurt  toetsenbordaanslagen  en  muisklikken  terug  die  door  de  server  worden  verwerkt.  Een  gebruiker  die  zich  aanmeldt,  ziet  alleen  zijn  eigen  persoonlijke  sessie,  die  door  het besturingssysteem van de  server op  heldere  wijze  wordt  beheerd  en  die onafhankelijk is van de andere clientsessies.  De  Terminal  Services­technologie  biedt  een  effectieve  en  betrouwbare  manier  om  Windows­programma's  te  distribueren  met  een  netwerkserver.  Met  Terminal  Server  beschikt  men  over  één  installatiepunt  dat  meerdere  gebruikers  toegang  geeft  tot  het  bureaublad  van  een  computer  waarop  een  Windows  Server  besturingssysteem  draait.  Gebruikers  kunnen  programma's  uitvoeren,  bestanden  opslaan  en  netwerkbronnen  gebruiken [Microsoft, 2005]. 

Virtuele server  Door gebruik te maken van Virtual PC of Server software kunnen op één stevige computer  meerdere  bedrijfsomgevingen  naast  elkaar  draaien.  Elke  organisatie  krijgt  dan  zijn  eigen  werkomgeving.  Hoewel  men  op  dezelfde  computer­op­afstand  werkt,  komt  men  niet  met  elkaar  in  aanraking.  Dit  kan  een  prima  oplossing  voor  4,  5  kleine  bedrijven  met  3­4  medewerkers  zijn.  In  Duitsland  heb  ik  net  ontdekt  dat  men  een  dedicated  VServer2   kan  huren, waarop men dan na eigen inzicht van alles kan installeren. . 

Zakelijk chatten  Chatten kan ook zakelijk. Als je niet kunt of wilt telefoneren is toch een normale conversatie  op afstand met het populaire Instant Messaging mogelijk. Een chatprogramma zoals MSN  Messenger,  ICQ,  Yahoo  IM,  Google  Talk  is  ideaal  voor  korte  tussendoorvragen  aan  een  samenwerkpartner  die  ergens  op  de  wereld  online  is.  Men  kan  ook  real­time  bestanden  uitwisselen  en bijvoorbeeld samen aan een tekst  werken. Ook een conference  schakeling  met meerdere mensen tegelijk is mogelijk [Horn, 2005].  Bij de ICT­dienstverlener Amis krijgen softwarespecialisten de mogelijkheid om 1 à 2 dagen  per  week  thuis  te  werken  om  zo  het  fileleed  te  verzachten.  Voor  expertise­overleg,  1 

server waarop toepassingen zoals een tekstverwerker draaien. 

2 

Een stuk van een echte server dat zich als een geheel eigen Linux of Windows Server gedraagt

PT Automatisering

Pagina 15

Het nieuwe werken

informeel  voortgangsoverleg  met  managers,  presentaties  en  sociale  contacten  met  collega’s  hebben  zij  thuis  een  ADSL­verbinding  en  een  webcam  ter  beschikking  [Schop,  2005]. 

Digitale documenten  Papieren  post  en  andere  documenten  kunnen  vandaag  de  dag  relatief  simpel  worden  gedigitaliseerd.  Digitale  documenten  kan  men  dan  algemeen  beschikbaar  stellen,  digitaal  doorzoeken  (zie  ook  ‘Het  nieuwe  zoeken’),  onder  meerdere  labels  tegelijk  archiveren  (zie  ook ‘Tagging’) en samen met e­mails, uitgaande documenten, faxberichten aan een project  koppelen.  Als  het  slechts  om  een  paar  poststukken  gaat voldoet  een  gewone  consumentenscanner  met  de  goede  software.  Doorgaans  wordt  een  document  in  pdf­formaat  opgeslagen.  De  tekst wordt daarbij digitaal lees­ en bewerkbaar gemaakt.  Bij duurdere systemen, zogenoemde documentscanners, kan een hele stapel papier achter  elkaar, voor­ en achterkant tegelijk, worden ingelezen. De afzender en de adressant wordt  automatisch  herkend  en  de  bestanden  kunnen  automatisch  naar  de  juiste  ontvangers  worden gedistribueerd.

PT Automatisering

Pagina 16

Het nieuwe werken

Web 2.0 – The Next Generation  Het  ‘Next  Generation  Internet’  of  ‘WEB  2.0’  komt  eraan  en  daarmee  weer  nieuwe  opties.  Het zou kunnen dat we over een aantal jaren tekstdocumenten en spreadsheets standaard  met  behulp  van  programma’s  op  het  Internet  vervaardigen.  Verdere  novelty's  zijn:  een  andere manier van zoeken, nieuws dat zich bij je meldt en informatie met een label die op  afroep  voor  je  klaar  staat.  Web  2.0  is  een  nieuw  begrip  dat  nog  niet  helemaal  is  uitgekristalliseerd. Op de vraag wat Web 2.0 inhoudt, krijg je antwoorden zoals: ·

“Working on the Internet is the same as working on your desktop." (Sarah Bresee,  Outcast)

·

"Web 2.0 is the two­way Web where content finds you." (Ron Rasmussen,  KnowNow)

·

"People doing things together on the Web." (Mitchell Baker, Mozilla Foundation) 

[Bryant, 2005]  In  het  kort  komt  het  erop  neer  dat  er  steeds  meer  mogelijk  is  op  het  Web.  Het  verschil  tussen  een  desktopapplicatie  en  een  webapplicatie  begint  te  verdwijnen.  Naast  het  opzoeken  van  informatie  en  het  invullen  van  webformulieren,  wordt  het  Web  meer  een  meer  een  gereedschap  met  tal  van  functies  en  toepassingen.  Sommige  nieuwe  webtoepassingen bootsen functies na die we tot nu toe van een desktop computer kennen,  andere zijn helemaal nieuw.  Statische websites, email, zoekmachines en het surfen van de ene website naar de andere  is de traditionele manier om gebruik te maken van het Internet. Weblogs1  , podcasts2  , RSS  feeds 3  ,  sociale  software 4  ,  Wikipedia 5  en  tekstverwerken  in  een  browservenster  zijn  verschijnselen van het zogenoemde Web 2.0 tijdperk. 

De techniek  Technisch gezien baseert het geheel op web standaarden, webservices en AJAX6  . AJAX is  een  programmeertechniek  voor  het  Web  die  interactieve  toepassingen,  bijvoorbeeld  een  tekstverwerker  of  zoiets  als  Google  Earth 7  mogelijk  maakt.  Bij  een  interactie  met  de  1 

dagboeken op het web 

2 

te downloaden radio­uitzending 

3 

meldingen op een website of de eigen computer die van een andere partij verstuurd en automatisch bijgewerkt 

worden  4 

communities op het web 

5 

online encyclopedie die door vrijwilligers gevuld wordt 

6 

Asynchronous  JavaScript  and  XML,  twee  technieken  om  de  inhoud  van  een  webpagina  dynamisch  te  laten 

reageren  7 

satellietbeelden van de hele wereld, waarop men kan inzoomen

PT Automatisering

Pagina 17

Het nieuwe werken

webapplicatie  wordt  niet  langer  een  hele  pagina  geladen  maar  slechts  het  zich  veranderende gedeelte. Daardoor worden de bewegingen vloeiender en heeft men minder  het  gevoel  te  bladeren. Webservices  zoals  de  satellietbeelden  van  Google  Earth  kunnen  met eigen materiaal, bijvoorbeeld te koop aangeboden huizen van een makelaar, tot steeds  weer nieuwe webproducten gecombineerd worden. 

RSS  Met  behulp  van  RSS  (Really  Simple  Syndication)  kan  men  op  de  hoogte  blijven  van  het  laatste nieuws zonder er actief naar op zoek te gaan. Het wordt veel gebruikt om berichten  uit  zogenoemde  RSS­feeds  van  bijvoorbeeld  kranten,  de  omroep  of  een  weblog  op  een  eigen website of het bureaublad van de eigen computer te projecteren. Afhankelijk van de  instellingen  gaat de RSS­lezer  of aggregator  om  de paar minuten  kijken  of iets  nieuws  te  melden valt.  Deze techniek kan ook gebruikt worden om nieuws uit een teamsite naar de computer van  een teamlid te halen. Op die manier hoeft hij/zij niet te controleren of er een nieuw bericht is  toegevoegd maar krijgt dit op een presenteerblad aangeboden. Het is ook mogelijk bij een  nieuwe  e­mail  of  een  opkomende  afspraak  uit  de  teamagenda  een  bericht  te  krijgen.  [Wikipedia, 2005b] 

Tagging  Met  ‘tagging’  en  ‘sharing’  (etiketteren  en  delen)  kan men  op het Web interessante inhoud  (websites, artikels, foto’s) classificeren en eventueel delen. ‘Tagging’ is het benoemen van  favorieten  door  er  een  etiket  aan  te  hangen.  Men  kan  deze  methode  voor  een  eigen  onderzoek  gebruiken  maar  ook  om  met  anderen  samen  te  werken  of  plezier  te  hebben.  Gebruikers laten elkaar weten wat nuttig, interessant of leuk is.  In een digitale werkomgeving kunnen tags aan een document, een website, een e­mail of  een contactpersoon  worden  gehangen.  Het mooie is  dat men  één item met verschillende  sleutelwoorden  kan  classificeren.  Op  die  manier  kan  men  alle voor  een  project  relevante  informatie  in  één  keer  selecteren  en  bij  de  hand  houden.  Er  hoeft  niet  steeds  opnieuw  in  adresboeken,  bestandsmappen  of  agenda’s  gezocht  te  worden.  Toch  wordt  een  adres  of  document  slechts  één  keer  bewaard  en  heeft  men  geen  last  van  redundante1   informatie.  Tagging  gaat  waarschijnlijk  vroeger  of  later  het  huidige  systeem  met  bestandsmappen  vervangen [Otten, 2005]. 

Het nieuwe zoeken (2)  Behalve  dat  het  mogelijk  is  in  een  werkomgeving  of  de  eigen  pc  alle  informatie  met  één  zoekopdracht  te  doorzoeken  zijn  er  ook  nieuwe  gespecialiseerde  zoekmachines  op  het 

1 

dubbel, op verschillende plaatsen bij te houden

PT Automatisering

Pagina 18

Het nieuwe werken

web.  Met  Rollyo  ( http://www.rollyo.com/ )  bijvoorbeeld  kan  je  favoriete  websites  zoals  kranten, technische sites of online winkels opgeven om alleen daar te zoeken.  Samen  met  RSS  techniek  is  het  bij  Zvents  ( http://www.zvents.com/ )  zelfs  mogelijk  evenementen  van  een  bepaald  type,  regio,  dag  op  de  desktop  aangekondigd  te  krijgen  zodra ze ergens door een zoekmachine gevonden worden. 

Kantoortoepassingen op het web  Ze  staan  nog  in  de  steigers,  maar  ze  komen  eraan,  tekstverwerkers,  spreadsheets  en  andere kantoortoepassingen op het web. In plaats van MS Word op je eigen computer tip je  een brief of notulen van een vergadering met een tekstverwerker op het Internet. Hetzelfde  geldt  voor  spreadsheets.  Behalve  dat  deze  toepassingen  op  dit  moment  nog  gratis  zijn,  kunnen  ze  handig  zijn  om  met  meerdere  mensen  samen  te  werken,  informatie  uit  te  wisselen  of vanuit verschillende  locaties  (bijvoorbeeld  internetcafés  op  een  reis),  aan  een  document te werken.  Programma’s die op dit moment in een bètaversie1   worden aangeboden zijn: ·

Meebo (www.meebo.com) voor Instant Messaging zonder eigen software

·

Writely (www.writely.com), een tekstverwerker

·

Joyent (www.joyent.com), een kantoorserver

·

Thinkfree (www.thinkfree.com), een complete online Office­suite

·

Zimbra (www.zimbra.com), een online mail/agenda omgeving

·

Num Sum (www.numsum.com), een spreadsheetprogramma 

[Blankena, 2005] 

1 

nog niet 100% afgewerkt

PT Automatisering

Pagina 19

Het nieuwe werken

Figuur 3 – Writely,  een tekstverwerker op het web 

Figuur 4 ­ Thinkfree Calc, een online spreadsheet

PT Automatisering

Pagina 20

Het nieuwe werken

Het nieuwe werken implementeren  Al  de  nieuwe  mogelijkheden  zijn  natuurlijk  mooi,  maar  wat  kan  je  er  als  kleine  stichting  concreet mee? Hoe pak je de invoering van een nieuwe werkwijze aan? In het volgende zal  ik  summier  een  paar  uitwerkingen  schetsen.  Voor  de  stichting  Beeldend  Danstheater  Telder heb ik in het najaar van 2005 een concreet advies opgesteld. 

De vragen vooraf  Het is niet zinvol om als groep zomaar anders te gaan werken. Okay, men kan een beetje  spelen, maar voor een serieuze inzet is het belangrijk om goed te bedenken, wat men wil  bereiken en wat de uitgangssituatie is. Er moet duidelijkheid zijn over ·

de informatiebehoefte. Met welke informatie hebben we te maken? Hoe verwerken  we deze nu? Wat zijn de knelpunten?

·

de toekomstige gebruikers. Wie gaat het nieuwe systeem gebruiken? Wat is hun  ervaring? Zien de gebruikers de nieuwe werkwijze wel zitten?

·

de apparatuur en infrastructuur. Met welke computers gaat er gewerkt worden?  Welke software staat op de computers? Over welke internetaansluitingen  beschikken de gebruikers?

·

de kosten en baten. Wat brengt ons een nieuw systeem? Wat zijn de kosten?  Verdienen we de investering en de lopende kosten weer terug? Wat zijn de baten,  ook niet­financiële?

·

het beheer. Wie gaat het systeem en de informatie beheren? 

Mogelijke antwoorden  Als men duidelijkheid heeft over wat men graag anders zou willen, kan men over de bij de  eigen  omstandigheden  passende  oplossing  nadenken. Ook  kleine vernieuwingen  kunnen  soms behoorlijke impact hebben en de efficiëntie en de voldoening enorm vergroten. 

Gratis oplossingen  Er  zijn  tal  van  mogelijkheden  om  ‘gratis’  online  samen  te  werken.  Men  heeft  expertise  ­  eventueel  wel  betaald  ­  nodig  om  het  één  of  ander  uit  te  zoeken,  in  te  richten  en  uit  te  leggen,  maar  er  zijn  verder  geen  lopende  kosten.  Dan  ga  ik  er  wel  van  uit  dat  alle  teamleden over een pc en een internetaansluiting beschikken. Een paar voorbeelden: ·

Er zijn diverse sites waar men tot een bepaalde hoeveelheid bestanden kan  opslaan.  Men kan dit gebruiken om een backup van bestanden te maken, om  bestanden anderen te delen en om vanaf andere locaties toegang tot de eigen  documenten te hebben.

PT Automatisering

Pagina 21

Het nieuwe werken

·

Vaak heeft een stichting al een website of er zijn leden die hun webruimte bij hun  provider niet gebruiken. Het is mogelijk de opslagruimte bij een provider voor een  intranet te benutten. Er zijn veel gratis toepassingen, vaak in PHP en MySql  geschreven, om de publieke website of het afgeschermde intranet interactief te  maken. Te denken valt aan een gastenboek, een nieuwsrubriek, een diashow, een  enquête, een discussieforum of een content management systeem 1 .  [Naumann,  2005].

·

Real­time samenwerken kan zonder extra kosten met Instant Message  programma’s zoals MSN, ICQ, Yahoo IM. Gratis bellen kan onder andere met het  VoIP­programma2   Skype.

·

Als team kan men gebruik maken van een gemeenschappelijk mailaccount,  adresboek en/of agenda. Deze worden op het Web gratis aangeboden.

·

Men kan een computer van een teamlid als intranet­ of fileserver3   inrichten.  Voorwaarde is wel dat de computer aan blijft staan en dat hij aan een vaste  internetverbinding aangesloten is.

·

Men kan als team een weblog inrichten en daarmee kennis en nieuws uitwisselen  of vragen discussiëren.

·

Men kan links naar relevante websites verzamelen en deze met elkaar op het web  delen.

·

Men kan gebruik maken van gratis tekstverwerking­  en andere kantoorsoftware op  internet (zie onder Web 2.0). 

Providers  Er zijn tal van  providers  die alle  soorten van online diensten aanbieden. Het voordeel van  een  provider  is  dat  men  tegen  een  vast  bedrag  per  maand  de  één  of  andere  service  inhuurt. Men bespaart de investeringen in apparatuur en software en heeft geen gedoe met  het  beheer  en  de  beveiliging.  In  principe  kan  men  alles  aan  een  provider  uitbesteden.  Voorbeelden zijn: ·

Online toepassingen voor de boekhouding of de ledenadministratie.

·

Een digitale werkomgeving / virtueel kantoor

·

Een virtueel secretariaat,  inclusief telefoon beantwoorden, postbus legen en e­  mail afhandeling [Ritzerfeld BV 2005]

·

Hosting van eigen server of een virtuele server (deel van een echte server) 

1 

Omgeving om zonder technisch gedoe nieuwe inhoud aan een website toe te voegen 

2 

Voice over IP, telefonie via een internetverbinding 

3 

Bestandsserver

PT Automatisering

Pagina 22

Het nieuwe werken

Samenwerken  Voor  een  kleine  stichting  is  het  ook  een  optie  om  een  informatiesysteem  en  de  daarmee  verbonden  kosten  met  een  andere  groep  te  delen.  Men  kan  samen  kantoorfaciliteiten  onderhouden,  een  secretaresse  in  dienst  nemen,  een  servercomputer  exploiteren  of  expertise inhuren. Voor een abonnement bij een provider heeft samenwerken meestal geen  zin  omdat  deze  de  kosten  op  grond  van  het  gebruik  en  de  benodigde  opslagruimte  berekent. Bij een gemeenschappelijke server zijn zoals eerder vermeld mogelijkheden om  de  werelden  van  de  verschillende  partijen  volkomen  gescheiden  te  houden.  De  toepassingsmogelijkheden zijn dezelfde als bij een eigen server. 

Eigen server  De  meest  bedrijfsmatige  aanpak  is  een  eigen  server  waarop  alles  draait  wat  voor  de  bedrijfvoering  nodig is. Op één computer kunnen voor een kleine  organisatie  de volgende  functies naast elkaar draaien: ·

fileserver voor bestanden,

·

webserver voor de website en eventueel intranet

·

mailserver voor mail, agenda en contactenbeheer

·

applicatieserver voor specifieke toepassingen zoals een boekhoudprogramma,  eventueel ook voor Officeapplicaties

·

databaseserver voor gegevensverzamelingen zoals adressen, ledenadministratie,  relatiebeheer

·

portal server voor een elektronische werkomgeving 

De  eigen  server  wordt  via  het  Internet  voor  thuiswerkende  medewerkers,  bestuurs­  of  verenigingsleden toegankelijk gemaakt. 

Aandachtspunten  Een  nieuw informatiesysteem is voor een  kleine  stichting meestal  niet  bedrijfskritisch. Het  gaat niet om het overleven in een eeuwigdurende concurrentiestrijd maar om efficiënter en  plezieriger  werken  en  makkelijker  communiceren.  Het  uitvallen  van  een  server  of  een  verbinding  kan  wel  slecht  uitkomen maar zal  niet  het  bestaan van  de  stichting bedreigen.  Toch is het raadzaam over volgende punten na te denken: 

Backup en archivering  gegevens  Het  is  altijd  noodzakelijk  van  alle  belangrijke  gegevens  een  backup  te  hebben.  Er  kan  gemakkelijk iets gebeuren. Een gebruiker kan per ongeluk een bestand wissen, een harde  schijf  kan  stuk  gaan,  een  computer  kan  gestolen  worden.  Een  provider  zorgt  voor  de  beveiliging  en  de  backups  van  alle  gegevens  van  zijn  klanten.  Als  bij  hem  iets  mis  gaat  heeft hij de  backup om de  schade zoveel mogelijk te beperken. Heeft echter de klant iets

PT Automatisering

Pagina 23

Het nieuwe werken

per  ongeluk  gewist  zal  de  provider  voor  het  terugzetten  van  de  data  een  vergoeding  vragen.  Een ASP­provider1   die  bijvoorbeeld  een  online­boekhouding  aanbiedt, kan  door  technisch  of financieel falen onderuitgaan. Men kan wel een backup van de eigen gegevens maken,  maar zonder de specifieke software van de dienstverlener kan het lastig worden. Voor een  kleine stichting met een beperkte administratie is het risico te overzien. Bij een groter bedrijf  of een administratiekantoor moet hier echter wel over een noodscenario worden nagedacht  [Zaal, 2005c].  Digitale  documenten  die  voor  de  dagelijkse  werkzaamheden  niet  meer  noodzakelijk  zijn  moeten op een gegeven moment gearchiveerd worden. Men moet goed over de manier en  het  medium  nadenken  zodat  ze  ook  over  10  jaar  met  misschien  heel  andere  apparatuur  nog te lezen zijn. 

Gebruikersrechten  Ook  bij  een  kleine  organisatie  is  het  noodzakelijk  om  over  de  gebruikersrechten  voor  de  verschillende  teamleden  na  te  denken.  Mag  iedereen  alles  inzien?  Of  zijn  er  tijdelijke  medewerkers die slechts toegang tot projectgegevens moeten krijgen? Wie mag wat lezen,  wie mag  wat  wijzigen? Moet men  onhandige gebruikers  tegen  zich  zelf  beschermen  door  hen slechts beperkte rechten toe te kennen? Wie krijgt beheerderrechten en wat gebeurt er  als  de  beheerder  uitvalt?  Moeten  belangrijke  wachtwoorden  ergens  voor  noodgevallen  worden bewaard? 

Beveiliging systeem en dataverkeer  Een  intranet  is  per  definitie  slechts  voor  een  selecte  groep  toegankelijk.  Om  toegang  te  krijgen  meldt  men  zich  met  een  gebruikersnaam  en  een  wachtwoord  aan.  Bij  het  aanmelden  worden  ook  meteen  de  door  de  systeembeheerder  vastgelegde  gebruikersrechten  geactiveerd.  Een  eigen  server  moet  men  met  een  firewall  en  een  virusscanner  tegen  kwaadwillende  lieden  beschermen.  De  data  gaan  als  leesbare  tekst  over  het  net.  Wil  men  voorkomen  dat  vertrouwelijke  informatie  in  de  verkeerde  handen  terecht  komt,  kan  men  met  versleutelde  bestanden  of  een  beveiligde  verbinding,  bijvoorbeeld een VPN­tunnel2   werken. 

Gebruikersondersteuning en acceptatie  Technisch is veel mogelijk maar uiteindelijk bepalen nog steeds de mensen het succes van  een nieuwe aanpak. De gebruikers moeten met het nieuwe systeem willen werken. Bij een  stichting  waar  veel  vrijwilligers  werken  heeft  men  weinig  middelen  om  een  bepaalde  werkwijze  af  te  dwingen.  Daarom  is  het  erg  belangrijk  nieuwe  gebruikers  goed  te  1 

Application Service Provisioning, beschikbaarstellen van software 

2 

Virtual Private Network

PT Automatisering

Pagina 24

Het nieuwe werken

begeleiden  om  zo  knelpunten  vroegtijdig  te  ontdekken  om  zo  de  frustraties  met  het  onbekende  of  fouten  in  het  systeem  te  beperken.  Het  nieuwe  werken  moet  niet  te  ingewikkeld  zijn.  Ook  mensen  die  er  slechts  af  en  toe  mee  werken  moeten  mee  uit  de  voeten kunnen. Afspraken moeten  duidelijk maar  niet te ingewikkeld zijn. Waarschijnlijk is  het  noodzakelijk  dat  één  iemand  als  informatiebeheerder  fungeert.  Tot  zijn  taken  behoort  het  bewaken  van  de  kwaliteit  van  de  opgeslagen  informatie,  het  instrueren  van  nieuwe  medewerkers en het regelmatig opschonen van de gemeenschappelijke werkomgeving.

PT Automatisering

Pagina 25

Het nieuwe werken

Conclusie  Een  fysieke  afstand  of  beperkte  activiteiten  hoeven vandaag  geen  belemmering  meer  te  zijn om op een efficiënte manier samen te werken. Het moderne Internet biedt stichtingen,  verenigingen en projectgroepen tal van nieuwe mogelijkheden om dit te realiseren.  Afhankelijk van de behoeftes en omstandigheden kan een team kiezen voor kleine ‘gratis’  oplossingen  zoals  het  gebruik  van  een  gemeenschappelijk  webmailaccount  of  voor  een  geavanceerd  systeem  met  een  eigen  server,  intranet  en  zogenoemde  groupsware.  Daar  tussenin heb je online diensten in alle soorten en maten.  Het digitaliseren van belangrijke post is voor een kleine stichting zonder kantoororganisatie  bijna een must. Alleen zo is ze snel, ook aan meerdere mensen tegelijk, te distribueren en  kan ze gemakkelijk toegankelijk worden gearchiveerd.  Voor  het  succes  van  een  nieuw  informatiesysteem  bij  een  vrijwilligersorganisatie  is  de  acceptatie  door  de  gebruikers  cruciaal.  Deze  wordt  bevorderd  door vooraf  goed  te  kijken  welke  oplossing(en)  bij  de  eigen  organisatie  passen  en  door  voor  een  gedegen  training  en/of ondersteuning te zorgen.

PT Automatisering

Pagina 26

Het nieuwe werken

Literatuurlijst  [Blankena, 2005] 

Blankena, Freek (2005). Waar Is Bill Gates Bang Voor? Automatisering Gids,  2005/12/02, pp. 11. 

[Boddenberg, 2004]  Boddenberg, Ulrich (2004). Sharepoint Portal Server 2003 & Windows  Sharepoint Services. Bonn: Galileo Computing.  [Bottemanne, 2005]  Bottemanne, Gerard (2005). Kijk En Vergelijk! Goed Ledenadministratiepakket  Van Essentieel Belang. Bestuur Rendement jaar 8 ­ 8/9: p11.  [Bryant, 2005] 

Bryant, Stephen .(2005). Web 2 Dot What?.  http://www.publish.com/article2/0,1895,1868672,00.asp . 

[CBS, 2005a] 

CBS (2005). Ict En Media Gebruik Naar Persoons­ En Huishoudkenmerken.  Available from http://statline.cbs.nl/StatWeb/table.asp?PA=70655ned&D1=11­  16,19,31,53­71,85­89,146&D2=0&D3=(l­11)­l&DM=SLNL&LA=nl&TT=2 . 

[CBS, 2005b] 

CBS (2005). Eenderde Internet Thuis Via Breedband ­ Webmagazine.  http://www.cbs.nl/nl­nl/menu/themas/bedrijfsleven/innovatie­ict­  investeringen/publicaties/artikelen/2004­1593­wm.htm . 

[Exact, 2005] 

Exact Software (2005), Exact E­Synery, Efficiëter Samenwerken.  http://www.exact.nl/docs/BPWebSite.asp . 

[Fortuyn, 1999] 

Fortuyn, Pim (1999). De Derde Revolutie! Hoe De Informatietechnologie Alles  Op Zijn Kop Zet. Utrecht: Bruna. 

[Hameeteman, 2005] Hameeteman, Roland (2005). Als Je Informatie En Kennis Gemakkelijk Kunt  Delen, Krijg Je Een Intelligentere Organisatie. Automatisering Gids  Eindjaarkatern 2005: p2.  [Hond, 2002] 

Hond, Maurice de (2002). De Vijfde Dimensie ­ Leven En Werken in Een Online  Wereld. Utrecht: Het Spectrum. 

[Horn, 2005] 

Horn, Jean­Paul (2005). Zakelijk Kletsen. De Zaak ICT Special 2005: p22. 

[Keijzer, 2005] 

Keijzer, Richard (2005). Groot Bestand in Kleine Mailbox. Automatisering Gids,  2005/07/15, p15. 

[Kelly, 1999] 

Kelly, Kevin. 1999. New Rules for the New Economy: 10 Radical Strategies for  a Connected World. New York: Penguin. 

[KPN, 2005] 

KPN (2005). Kpn ­ Veilige Pc Back­Up.  http://www.kpn.com/kpn/show/id=812214/sc=f4183a . 

[Kuiper, 2002] 

Kuiper, Roos (2002). Virtuele Teams: De Wereld Als Werkplek.  http://www.intermediair.nl/artikel.jsp?id=59838. 

[Kunze, 2006] 

Kunze, Michael. 2006. Verflotchenes Leben, Web 2.0 ­ Der Nächste Schritt. C'T  Magazin 1/2006: pp174. 

[Microsoft, 2005] 

Microsoft. 2005. Terminal Server.  http://www.microsoft.com/netherlands/windowsserver2003/watisernieuw/termina  lserver.aspx . 

[Naumann, 2003] 

Naumann (2003). Website Deluxe  ­  Met Php, Mysql En Apache. Pearson  Education Benelux. 

[Otten, 2005] 

Otten, Remmelt (2005). De Online Toekomst Heet Web 2.0 ­ Internet Wordt  Slimmer. NRC Handelsblad, 2005/12/12, p16. 

[Ritzerfeld, 2005] 

Ritzerfeld, BV (2005). Virtueel Secretariaat. http://www.virtueelsecretariaat.nl/. 

[Roelofs, 2005] 

Roelofs, Rob (2005). Kennis Delen. Sprout juni 2005: p31. 

[Schop, 2005] 

Schop, Esther (20050. Thuiswerkpilot Voor Oracle­ En Javaspecialisten.  Automatisering Gids, 2005/08/12, p3. 

[Simkens, 2005] 

Simkens, Stijn (2005). De Boekhouding Op Het Web. Sprout 5­6/2005: p33.

PT Automatisering

Pagina 27

Het nieuwe werken

[Wessendorf, 2002]  Wessendorf, Axel and Peters. Julia (2002).  Effizientes Intranet. CH­Kilchberg:  Smart Books.  [Wikipedia, 2005a] 

Wikipedia (2005). Web 2.0 ­ Wikipedia, the Free Encyclopedia.  http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 . 

[Wikipedia, 2005b] 

Wikipedia (2005). Rss (File Format) ­ Wikipedia, the Free Encyclopedia.  http://en.wikipedia.org/wiki/RSS_%28file_format%29 . 

[Writely, 2005] 

www.writely.com (2005). Writely ­ the Web Word Processor.  http://www.writely.com/BasePage.aspx . 

[Xdrive, 2006]. 

Xdrive (2006). Xdrive : Secure Online Storage. http://www.xdrive.com/ . 

[Zaal, 2005] 

Zaal, Rolf (2005). Escrow En Garantiefonds Moeten Asp Betrouwbaar Maken.  Automatisering Gids, 2005/07/22, p2.

PT Automatisering

Pagina 28