Voor de verwerving van een on premise service management systeem

Selectieleidraad

Voor de verwerving van een on premise service management systeem

Aanbestedingsprocedure: niet-openbare procedure Projectnaam

PRJ2019

TenderNed-nummer

351981909

Versie

Datum

Omschrijving

16-06-2015

Definitief

1.0

LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 1 van 30

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1.

BEGRIPPENLIJST

3

Hoofdstuk 2.

ALGEMEEN

5

2.1

Bedrijfsprofiel

5

2.2

Doel

5

2.3

Contractvorm

5

2.4

Voorwaarden

5

2.5

Motiveringen

6

2.6

Correspondentie

6

2.7

Klachten

6

OPDRACHTOMSCHRIJVING

7

3.1

Aanleiding, aard en omvang van de Opdracht

7

3.2

Huidige situatie

7

3.3

Huidig gebruik beiden omgevingen

7

3.4

De gewenste situatie

9

Hoofdstuk 3.

Hoofdstuk 4.

10

SELECTIEPROCDURE

4.1

De Planning

10

4.2

De Aanmelding

10

4.3

Nadere inlichtingen

12

4.4

Toets volledigheid

12

4.5

Toets uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

12

4.6

Toets selectiecriteria

13

4.7

Selectiebeslissing

13

4.8

Uitnodiging tot inschrijving aan de geselecteerde Gegadigden

14

4.9

Overige procedurevoorschriften

14

4.10

ICT-Voorwaarden

16

Hoofdstuk 5.

17

EIGEN VERKLARING

5.1

Uitsluitingsgronden

17

5.2

Geschiktheidseisen

18

5.3

Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden

20

Hoofdstuk 6. 6.1 6.2

21

CRITERIA VOOR SELECTIE

Beoordeling criteria voor selectie De Criteria voor selectie

21 21

Bijlage 1 - Eigen Verklaring en toelichting

26

Bijlage 2 - Template te stellen vragen tbv de Nota van Inlichtingen

27

Bijlage 3 - Referentieverklaring

28

Bijlage 4 - Referentieverklaring

30


Pagina 2 van 30

Hoofdstuk 1. BEGRIPPENLIJST

De definities uit artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012 zijn van overeenkomstige toepassing. Voor zover in deze Selectieleidraad aanvullende definities worden gebruikt worden deze met een beginhoofdletter gebruikt. Aanmelding

het indienen van een rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaring, inclusief bijbehorende documenten, in overeenstemming met de procedurevoorschriften, zoals beschreven in de Selectieleidraad. Zie voor een nadere toelichting op de aanmeldingsprocedure hoofdstuk 4.2

Changemanagement (incl. release management)

heeft bij LVNL betrekking op het geïntegreerd wijzigen van de ATMdienstverlening, waarvoor wijzigingen nodig zijn in: a. technische systemen zoals computers, netwerken, voice communicatie, radar, navigatie, gebouwsystemen b. het trainen van bestaande verkeersleiders voor elke change in een release en het aanpassen van de opleiding van nieuwe verkeersleiders.enz. c. statische informatie en voorschriften voor luchtverkeersleiders en vliegers zoals documenten over systeem gebruik, werkvoorschriften, luchtruimstructuur, routes, procedures voor bijzondere omstandigheden.

De Compliance

wordt gebruikt voor het behandelen van nieuwe of gewijzigde weten

module

regelgeving waaruit RFC’s kunnen ontstaan zodat Change Management wordt gebruikt om compliant te worden.

Current Ratio

vlottende activa gedeeld door het kort vreemd vermogen. Indien een combinatie optreedt als Gegadigde is de Current Ratio het gemiddelde van de individuele Current Ratio’s van de respectievelijke leden van de Combinatie.

Eigen Verklaring

het formulier waarin Gegadigde zonder voorbehoud verklaart dat geen van de door LVNL aangeduide uitsluitingsgronden van toepassing zijn op Gegadigde en dat zij voldoet aan alle door LVNL aangeduide geschiktheidseisen. De Eigen Verklaring en toelichting zijn opgenomen in bijlage 1.

Gegadigde

de ondernemer die een Aanmelding indient of voornemens is een Aanmelding in te dienen om in aanmerking te komen voor een uitnodiging tot inschrijving.


Pagina 3 van 30

Gewogen Gemiddelde

een begrip dat wordt gebruikt in verband met een financieel kengetal (bijvoorbeeld Current Ratio) en dat het gewogen gemiddelde van dat financiële kengetal over de laatste 3 (drie) beschikbare boekjaren tot uitdrukking brengt en dat in formule luidt: ((FK2012*1) + (FK2013*2) + (FK2014*3)) / 6. (FK = het financiële kengetal)

Inschrijver

De Gegadigde die met toepassing van de selectieprocedure, zoals beschreven in de Selectieleidraad, door LVNL is geselecteerd voor de inschrijvingsfase. De geselecteerde Gegadigden (“Inschrijvers”) ontvangen van LVNL een uitnodiging tot inschrijving.

LVNL

Luchtverkeersleiding Nederland, de publiekrechtelijke rechtspersoon opgericht bij de Wet Luchtverkeer van 18 juni 1992 (Staatsblad 1992, 368), en gevestigd te Schiphol Oost (1117 CV) aan het Stationsplein Zuid West 1001.

Opdracht

De opdracht zoals omschreven in Hoofdstuk 3.

Risk Management Module

Is nu ondergebracht in workorders en heeft betrekking op onderhoud van de operationele systemen en met maken van impact analyses.)

Selectieleidraad

Dit document, inclusief bijbehorende bijlagen.

Service Management Systeem

Een Service Management Software Systeem is een software systeem dat gebaseerd dat de ITIL (v2) processen ondersteund om de IT services te managen en te verbeteren en de overall performance en effectiviteit van de ICT organisaties te vergroten.

Solvabiliteit

Het totaal eigen vermogen gedeeld door totaal vreemd vermogen, waarbij onder vreemd vermogen in ieder geval dient te worden verstaan: zowel kortals langlopende schulden, alsmede voorzieningen. Indien een Combinatie optreedt als Gegadigde is de Solvabiliteit het gemiddelde van de individuele solvabiliteit kengetallen van de respectievelijke leden van de Combinatie.


Pagina 4 van 30

Hoofdstuk 2. ALGEMEEN

2.1

Bedrijfsprofiel

Het verlenen van luchtverkeersdiensten is de kernactiviteit en primaire wettelijke taak van LVNL. In de Wet Luchtvaart zijn ook alle andere taken van LVNL vastgelegd. Daaronder vallen onder meer het verlenen van communicatie-, navigatie en plaatsbepalingsdiensten, het verlenen van luchtvaartinlichtingendiensten en het verzorgen van opleidingen voor luchtverkeersdiensten. Anders gezegd: LVNL is verantwoordelijk voor het beheer van het civiele luchtruim boven Nederland en een deel van de Noordzee en alles wat daarbij komt kijken. LVNL doet dit sinds 1923 en sinds 1983 als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO). Het hoofdkantoor van LVNL, waar circa 800 FTE werkzaam zijn, bevindt zich op Schiphol. Op de site www.lvnl.nl kunt u alle relevante informatie over LVNL lezen en downloaden. De aanbesteding betreft de verwerving van een service management systeem, zoals nader beschreven in Hoofdstuk 3. 2.2

Doel

Het doel van deze Selectieleidraad is het verstrekken van informatie aan geïnteresseerde ondernemers over de Opdracht (Hoofdstuk 3), de te doorlopen selectieprocedure (Hoofdstuk 4), en de wijze waarop de selectie plaatsvindt (Hoofdstuk 5 en Hoofdstuk 6). LVNL wil aan de hand van deze Selectieleidraad komen tot een selectie van maximaal 5 Gegadigden die in staat zijn en ook bewezen hebben, soortgelijke opdrachten met succes te realiseren. Deze geselecteerde Gegadigden komen vervolgens in aanmerking voor een uitnodiging tot inschrijving. 2.3

Contractvorm

De overeenkomst on premise servce management systeem zal initieel worden aangegaan voor de duur van drie (3) jaar met de optie om drie (3) keer met een periode van twee (2) jaar te verlengen onder gelijkblijvende condities. Op de uitvoering van de opdracht zullen de Algemene Inkoopvoorwaarden van LVNL, versie 1.0, datum 04-09-2013 van toepassing zijn. 2.4

Voorwaarden

Op deze Aanbesteding zijn de Aanbestedingswet 2012 en de Richtsnoer Leveringen en Diensten van LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 5 van 30

toepassing. U kunt beide documenten vinden op: www.wetten.overheid.nl respectievelijk www.rijksoverheid.nl. Door indiening van uw Aanmelding op de wijze zoals in deze Selectieleidraad beschreven, wordt u Gegadigde voor de aanbestedingsprocedure van LVNL en aanvaardt u zonder voorbehoud alle in deze Selectieleidraad (inclusief bijlagen) en in de Nota(s) van Inlichtingen gestelde voorwaarden. 2.5

Motiveringen

2.5.1

Keuze aanbestedingsprocedure:

LVNL heeft gekozen voor een niet-openbare procedure met aankondiging. Aan deze keuze liggen de volgende overwegingen c.q. redenen ten grondslag: LVNL verwacht een marktsituatie met veel potentiële leveranciers. Het aantal te ontvangen inschrijvingen is derhalve ongewis en op voorhand moeilijk in te schatten. LVNL streeft naar een goed beheersbare aanbestedingsprocedure waarbij tevens rekening wordt gehouden met de marktpartijen. Zodat ook voor hen niet onnodig veel inschrijvingskosten worden gemaakt. Derhalve is gekozen voor een niet-openbare procedure. 2.5.2

Eén perceel:

De Opdracht van LVNL bestaat uit één geheel en is niet opgedeeld in meerdere percelen. Aan deze keuze liggen de volgende overwegingen c.q. redenen ten grondslag. Naar het inzicht van LVNL leent de scope van de Opdracht zich niet voor opdeling in meerdere percelen. De gevraagde dienstverlening bestaat uit nauw samenhangende activiteiten. Bovendien wenst LVNL een overeenkomst af te sluiten met één contractpartij die verantwoordelijk zal zijn voor het geheel van de gevraagde dienstverlening. 2.6

Correspondentie

Al uw correspondentie (waaronder Aanmelding, bevestigingen van ontvangst, vragen, klachten en overige mededelingen) dient u uitsluitend per e-mail te richten aan:

Contactpersoon

Dhr. B.L. Goedhoop/ Inkoper

E-mailadres

aan: [email protected] in cc: [email protected] en [email protected]

In onderwerp

2.7

LVNL EA|Service management system| PRJ2019

Klachten

Klachten kunnen betrekking hebben op het niet naleven van wettelijke bepalingen en of inbreuk op de algemene aanbestedingsbeginselen. U dient duidelijk en gemotiveerd aan te geven op welke aspect(en) van de aanbestedingsprocedure uw klacht betrekking heeft. Uw klacht wordt behandeld door ter zake kundige functionarissen die niet betrokken zijn of zullen worden bij deze aanbestedingsprocedure. LVNL streeft ernaar uw klacht zo spoedig mogelijk af te handelen. Klachten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure kunt u uitsluitend richten aan: E-mailadres

[email protected]

In onderwerp

LVNL EA|Service management system| PRJ2019


Pagina 6 van 30

Hoofdstuk 3. OPDRACHTOMSCHRIJVING

3.1

Aanleiding, aard en omvang van de Opdracht

Bij LVNL dragen luchtverkeersleiders zorg voor het veilig en efficiënt afhandelen van het luchtverkeer in het aan LVNL toegewezen civiele luchtruim. De benodigde technische systemen, procedures en vakbekwaam personeel, aangeduid als Air Traffic Management (ATM) system worden door LVNL gerealiseerd, gewijzigd en onderhouden. Bij de hiervoor benodigde bedrijfsprocessen zijn diverse afdelingen van LVNL betrokken. Voor een eenduidige werkwijze zijn hiervoor de bedrijfsprocessen ingericht op basis van ITIL en worden deze ondersteund met een Service Management Systeem. Op dit moment wordt gewerkt met BMC Service Desk Express. Dit systeem dient echter vervangen te worden in verband met een aangekondigde End of Life. De organisatie is tevreden over het gebruik van het huidige systeem, hoewel het wel enige flexibiliteit mist voor mogelijke inrichtingen. Daarnaast is de informatie behoefte groot in relatie tot rapportages en het systeem mist ook daarin haar flexibiliteit en is niet gebruikersvriendelijk. 3.2 Huidige situatie Bij de bedrijfsprocessen zijn diverse afdelingen binnen de organisatie betrokken. Dit betreffen: 

Operationele technische afdelingen,



Procedures,



Human Factor (opleidingen),



Regionale Unit en



Gebouw & Infrastructuur.

In totaal zijn er zo’n 300 medewerkers actief in het Service Management Systeem waarvan een zeer klein gedeelte de eerstelijns functie vertegenwoordigt. Een belangrijk deel is actief in Change- en Release Management. Bij LVNL wordt ITIL toegepast op de Air Traffic Management (ATM)-dienstverlening. Deze dienstverlening wordt door intern opgeleide luchtverkeersleiders geleverd waarbij gebruik wordt gemaakt van technische systemen, gebruiksvoorschriften en werkvoorschriften. Bij LVNL zijn er op basis van ITIL generieke bedrijfsprocessen gemodelleerd en ingericht voor Incident-, Problem-, Risk Management, Compliance-, Change- en Release Management gericht op de ATM-dienstverlening. Deze generieke processen vormen de basis voor het service management systeem. In het huidige systeem is alleen in workorders differentiatie aangebracht voor de toepassing in verschillende afdelingen in de vorm van extra gegevensvelden. De registratie van incidents, problems, gewijzigde regelgeving en changes is in het huidige systeem voor de afdelingen gelijk. Het is niet wenselijk dat deze in afdelingsspecifieke modules worden geregistreerd. Wel is het wenselijk dat workorders geschikt zijn voor de specifieke registratie- en informatiebehoefte horende bij verschillende soorten werkzaamheden. De ICT kantoorautomatiserings-afdeling (ICT) is echter niet geïntegreerd in het huidige systeem en draait op een separate SDE omgeving. Ook dit systeem dient vervangen te worden. Echter, in tegenstelling tot de huidige situatie zal ICT juist integreren in een volgende fase in het nieuwe Service LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 7 van 30

Management Systeem. Hierbij is het van belang dat er separate inrichtingsmogelijkheden moeten zijn, indien nodig, zoals afwijkende CMDB wensen, workflows e.d. De bedrijfsprocessen voor realisatie, wijzigen en het onderhoud van het operationele ATM systeem zijn op dit moment ingericht op basis van de volgende ITIL V2 processen: 

Incident Management



Problem Management



Change Management (incl. Release Management)



Configuration Management



Availability Management (exclusief real life interfaces)

Aanvullend hierop kent LVNL: 

Risk Management module



Complicance (Wet- en regelgeving) module

De inrichting van het Service Management Systeem voor het operationele ATM systeem kent diverse ITIL processen en volgt het standaard ITIL proces en voorziet ook in werkopdrachten. LVNL heeft op dit moment elke module aangepast naar de specifieke informatiebehoefte van LVNL. Deze informatiebehoefte wijkt dan ook af van de ICT informatiebehoefte die op dit moment een standaard ITIL inrichting kent. 3.3

Huidig gebruik beiden omgevingen

ATM systeem: Meldingen kunnen betrekking hebben op verstoringen, informatie verzoeken en veranderingen. Per maand zijn er totaal circa 60 meldingen, waarvan bij benadering 40 verstoringen en 10 RFC’s. De verstoringen worden door de helpdesk geregistreerd in de applicatie. De RFC’s worden nu direct in het systeem geregistreerd door de aanvrager, in de toekomst zou dit via een Self Service Portal mogelijk moeten zijn. Het systeem kent op dit moment 300 gebruikers en wordt 24x7 gebruikt. ICT: Meldingen kunnen direct gemeld worden bij ICT-Support, maar 80% wordt gemeld via de Self Service Portal. Meldingen kunnen betrekking hebben op verstoringen, bestellingen, informatie verzoeken, veranderingen, complimenten en klachten. Per maand zijn er totaal circa 450 meldingen, waarvan bij benadering 120 verstoringen, 300 fulfillments (standaard verzoeken) en 30 RFC’s. Het systeem kent op dit moment 25 gebruikers, en zo’n 900 gebruikers voor de Self Service module. Het systeem wordt alleen tijdens kantoortijden gebruikt en de Self Service 24x7.

3.4

De gewenste situatie

LVNL is nu op zoek naar een nieuw Service Management Systeem die de bedrijfsprocessen op basis van bovenstaande ITIL processen minimaal als basis kan ondersteunen. Het systeem dient de modules standaard aan te bieden, maar met de mogelijkheid om de modules aan te passen en uit te breiden voor de specifieke informatie behoefte. In aanvulling hierop kent LVNL specifiek ingerichte workflows en notificaties die het nieuwe systeem moet ondersteunen. Het systeem dient flexibel en uitbreidbaar te zijn met custom modules waarbij toekomstige wensen eenvoudig kunnen worden ondersteund. Een customized module betekent in de optiek van LVNL dat de organisatie in staat is om aanpassingen aan bedrijfsprocessen te laten ondersteunen door dit systeem. Waarbij deze nieuwe functionaliteit past binnen de ITIL of gerelateerd zijn aan de ITIL processen en toekomstige LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 8 van 30

wijzigingen op ITIL processen. Belangrijk hierbij is dat deze wijzigingen passen in de visie van de leverancier van het nieuwe Service Management Systeem. In de eerste fase zal het systeem worden ingericht zoals deze nu draait voor de huidige afdelingen en processen. ICT zal pas in een latere fase worden geïmplementeerd. Het nieuwe systeem dient als onpremise oplossing te worden aangeboden vanwege het informatiebeveiligingsbeleid van LVNL. Het applicatie- en technisch beheer is onderdeel van de scope en voor de beoogde periode. In aanvulling op de bovenstaande ITIL processen kent de organisatie nog een uitgebreidere behoefte voor de eerste fase, te weten de volgende elementen:  Self Service Portal  Onderhoudsplanning / Resource management  Interface mogelijkheden met in- en uitleesmedia, zoals QR code scanning middels smartphones  Rapportage mogelijkheden (die de klant zelf kan ontwikkelen)  Audittrail op ingerichte processen Zoals aangegeven zal ICT in een volgende fase aansluiten op het nieuwe Service Management Systeem. ICT heeft daarbij specifiek de volgende wensen:  Portfolio Management  SLA Management  Life Cycle Management Software  Indien mogelijk in de toekomst uit te bouwen naar Facilitaire modules, zoals zaalreserveringsmodule, bezoekersmodule en ruimte onderhoud. (Dit levert geen grote groepen nieuwe gebruikers op)


Pagina 9 van 30

Hoofdstuk 4. SELECTIEPROCEDURE

4.1

De planning

Publicatie

16 juni 2015

Aanmelden informatiesessie

25 juni 2015 12.00 uur

Informatie sessie

26 juni 2015 9.30 uur tot 12.00 uur

Nadere inlichtingen over de Selectieleidraad en

2 juli 2015 12.00 uur

selectieprocedure kunt u per e-mail (zie 2.5) aanvragen tot uiterlijk: Over de gegeven inlichtingen, die dienen ter verduidelijking,

6 juli 2015 16.00 uur

aanvulling of wijziging van de aanbestedingsdocumenten verstuurt LVNL een Nota van inlichtingen Inlichtingen (NvI)kunt aanuGegadigden, uiterlijk op: Uw Aanmelding indienen tot uiterlijk:

17 augustus 2015 12:00 uur

Aanmeldingen worden geopend op:

17 augustus13:00 uur

LVNL maakt de voorlopige selectie bekend aan Gegadigden uiterlijk op: LVNL maakt de definitieve selectie bekend aan Gegadigden uiterlijk op: Geplande datum uitsturen Gunningleidraad:

7 september 2015 27 september 2015 1 oktober 2015

(N.B. De data in deze tabel zijn indicatief. Hieraan kunt u geen rechten ontlenen.) 4.2

De aanmelding

Aan uw Aanmelding als Gegadigde verbindt LVNL de volgende voorwaarden:  De Aanmelding geschiedt uitsluitend door het indienen van de ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaring aangevuld met de bijbehorende Referentieverklaringen (bijlage 3).  LVNL hanteert als indieningsdatum/-tijd het moment van ontvangst van de e-mail. Het niet (tijdig) aankomen van de Aanmelding is voor uw risico.  De Aanmelding dient op de voorgeschreven wijze, compleet en correct te zijn ingevuld en op tijd te zijn ingeleverd. Als de Aanmelding incorrect, incompleet, te laat of niet op de voorgeschreven wijze is ingediend, leidt dit tot uitsluiting van uw deelname aan deze aanbesteding.  De Aanmelding en alle te voeren correspondentie dient te geschieden in de Nederlandse taal, dan wel te zijn voorzien van een vertaling in de Nederlandse taal. Correspondentie en/of stukken gesteld in een andere dan de Nederlandse taal of niet voorzien van een deugdelijke vertaling in de Nederlandse taal, dan behoudt LVNL zich het recht voor deze niet in behandeling te nemen.  LVNL zal geen enkele vergoeding verschuldigd zijn voor het indienen van de Aanmelding en/of aanleveren van de informatie.

4.2.1

Aanmelding door samenwerkingsverband

Een samenwerkingsverband van ondernemingen (‘combinatie’) kan zich aanmelden als één Gegadigde. In dat geval is het afzonderlijk aanmelden als Gegadigde voor hetzelfde perceel door één LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 10 van 30

van de deelnemers in het samenwerkingsverband (‘combinanten’), alleen of in combinatie met anderen, niet toegestaan. Elk van de deelnemers van het samenwerkingsverband moet een volledig ingevuld en ondertekend exemplaar van de Eigen Verklaring indienen. Voorts dient elke combinant bij punt 8.1 van de Eigen Verklaring aan te geven aan voor welke geschiktheidseisen een beroep op zijn onderneming wordt gedaan. Na de datum van Aanmelding is het niet meer mogelijk om een al gevormde combinatie te wijzigen, tenzij dit geschiedt na schriftelijke toestemming van LVNL. Het verzoek om wijziging zal in ieder geval worden afgewezen als de wijziging volgens LVNL in strijd is met het (Europese) aanbestedingsrecht. Ondernemingen die zich in combinatie aanmelden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. Bij eventuele gunning van de Opdracht aan een combinatie, zal deze combinatie moeten aantonen dat de verplichtingen vanuit deze Europese aanbesteding gedurende looptijd van de overeenkomst zijn vastgelegd in een gezamenlijke vaststellingsovereenkomst. 4.2.2

Aanmelden met beroep op derde(n)

U kunt zich voor het voldoen aan de gestelde eisen ook beroepen op de financiële en/of economische draagkracht dan wel technische en/of beroepsbekwaamheid van derden (hierna te noemen: ‘genomineerde derde’). Een voorwaarde bij het beroep op deze genomineerde derde(n) is dat de Gegadigde kan aantonen dat hij daadwerkelijk kan beschikken over de voor die Opdracht noodzakelijke middelen van deze genomineerde derde(n) (zie hiervoor bijlagen 4 en 5). Zowel in geval van intra-concernrelaties als in geval van een genomineerde derde dient u onder punt 8.2 van de Eigen Verklaring aan te geven voor welke geschiktheidseisen u een beroep op deze derde(n) doet. Met het invullen van onderdeel 8.2 en de ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Gegadigde dat hij daadwerkelijk over de derde kan beschikken om de Opdracht uit te voeren. Het beroep op een derde ten behoeve van de technische bekwaamheid en de beroepsbekwaamheid brengt met zich mee dat de Gegadigde deze derde daadwerkelijk inzet bij de uitvoering van de Opdracht. Het wijzigen van een genomineerde derde gedurende de aanbestedingsprocedure of de looptijd van de overeenkomst is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming van LVNL. U dient hierom tijdig schriftelijk een verzoek te doen aan LVNL. Het verzoek zal in ieder geval worden afgewezen als de wijziging volgens LVNL in strijd is met het (Europese) aanbestedingsrecht. Het is niet toegestaan dat een Gegadigde als derde door andere Gegadigden wordt ingezet voor dezelfde Opdracht. 4.2.3

Onderaanneming

U dient in uw Aanmelding tevens op te geven of, en zo ja wie, u voornemens bent voor de uitvoering van de Opdracht in te zetten als onderaannemer (niet te verwarren met een genomineerde derde). Het wijzigen van een onderaannemer gedurende de aanbestedingsprocedure of de looptijd van de overeenkomst is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming van LVNL. U dient hierom tijdig schriftelijk een verzoek te doen aan LVNL. Het verzoek zal in ieder geval worden afgewezen als de wijziging volgens LVNL in strijd is met het (Europese) aanbestedingsrecht. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 11 van 30

4.3 4.3.1

Nadere inlichtingen Indienen van vragen en/of opmerkingen

Na ontvangst van de Selectieleidraad kunt u vragen stellen over de Selectieleidraad en selectieprocedure. Deze dient u uitsluitend aan de contactpersoon van LVNL te stellen via het emailadres zoals genoemd in 2.6. U dient daartoe de als bijlage 2 meegeleverde ‘Template te stellen vragen voor de Nota van Inlichtingen’ te gebruiken. U kunt uw vragen tot uiterlijk op de in 4.1 genoemde datum indienen. Alleen tijdig ontvangen vragen zullen door LVNL worden beantwoord. Het is niet toegestaan functionarissen, anders dan de genoemde contactpersoon van LVNL, rechtstreeks te benaderen. Dit leidt direct tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. 4.3.2

Informatiebijeenkomst/beantwoording vragen

Er wordt in deze fase een informatiebijeenkomst georganiseerd. Indien u aanwezig wilt zijn voor bij de informatiebijeenkomst kunt U zich per e-mail aanmelden bij mevrouw I. Huijbregts- van Sluis. Contactpersoon

Mevrouw. I. Huijbregts – van Sluis

E-mailadres

aan: [email protected] in cc: [email protected]

In onderwerp

LVNL EA|Service management system| PRJ2019| aanmelding informatiebijeenkomst

Per gegadigde kunnen er maximaal 2 personen deelnemen aan de informatiebijeenkomst. Daarnaast dient u vragen die u tijdens de informatiebijeenkomst wilt stellen schriftelijk mee te nemen en achter te laten. De vragen worden indien mogelijk tijdens de informatiesessie beantwoord. Tevens zal LVNL de vragen schriftelijk beantwoorden via de Nota van inlichtingen conform artikel 4.3.1. Deze vragen en antwoorden zullen een integrale aanvulling van deze Selectieleidraad vormen. Hierbij zal het gestelde in de Nota van Inlichtingen prevaleren boven het gestelde in de Selectieleidraad. 4.4

Toets volledigheid

Na het uiterste tijdstip voor Aanmelding start de selectieprocedure. De Aanmeldingen worden geopend op het moment zoals vermeld in paragraaf 4.1. Allereerst controleert LVNL of de door u ingevulde Eigen Verklaring met de daarbij behorende bijlagen en de overige te verstrekken gegevens tijdig, compleet en rechtsgeldig ondertekend zijn ontvangen. LVNL wijst er met klem op dat Eigen Verklaringen, die achteraf (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, door LVNL kunnen worden opgevat als valse verklaringen. Dit leidt direct tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure en kan uitsluiting van opvolgende aanbestedingsprocedures tot gevolg hebben. 4.4.1

Verduidelijkingen Aanmeldingen

Op verzoek van LVNL kan na ontvangst van uw Aanmelding een bespreking met u plaatsvinden met het oog op een verduidelijking van de inhoud van uw Aanmelding. 4.5

Toets uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

De volledige en rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaringen toetst LVNL vervolgens inhoudelijk aan de uitsluitingsgronden. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 12 van 30

Als deze toets geen aanleiding geeft tot uitsluiting, toetst LVNL de Eigen Verklaring aan de geschiktheidseisen en/of technische specificaties/uitvoeringsvoorwaarden, zoals nader omschreven in Hoofdstuk 5 van de Selectieleidraad en onderdeel 5 en 6 van de Eigen Verklaring. Voldoet u niet aan deze eisen, dan wordt u uitgesloten van verdere deelneming aan deze aanbestedingsprocedure. Als het aantal Gegadigden dat voldoet aan deze eisen gelijk is aan of lager is dan 5, dan worden deze allen aangemerkt als geselecteerde Gegadigden. 4.6

Toets selectiecriteria

Als het aantal Gegadigden dat voldoet aan de eisen hoger is dan 5, dan vindt er tussen de Gegadigden een nadere selectie plaats op basis van de selectiecriteria. Alleen de vijf 5 hoogst scorende Aanmeldingen komen in aanmerking voor een uitnodiging tot inschrijving. De selectiecriteria en selectiemethode staan vermeld in Hoofdstuk 6. 4.7

Selectiebeslissing

Zo spoedig mogelijk na de beoordeling van de Aanmeldingen, bericht LVNL elke Gegadigde gelijktijdig en onder opgaaf van redenen over de selectie. De (voorlopig) geselecteerde Gegadigden ontvangen van LVNL een schriftelijk verzoek om binnen 5 werkdagen de formele bewijsstukken ter onderbouwing van de Eigen Verklaring te overleggen. De overige Gegadigden ontvangen per e-mail een gemotiveerd bericht van afwijzing. LVNL verstrekt daarbij geen gegevens voor zover dat: a) met enig wettelijk voorschrift in strijd zou zijn; b) met het openbaar belang in strijd zou zijn; c) de rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zou kunnen schaden, of d) afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers zou doen. Afgewezen Gegadigden die het niet eens zijn met de selectiebeslissing hebben de mogelijkheid om binnen een termijn van 20 kalenderdagen door middel van het uitbrengen van een dagvaarding aan LVNL in beroep te gaan tegen de selectiebeslissing bij de bevoegde rechter. Overschrijding van deze termijn van 20 kalenderdagen heeft tot gevolg dat een eventuele aanspraak op uitnodiging voor de inschrijvingsfase vervalt. Tot definitieve selectie zal pas worden overgegaan na het verstrijken van de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen en als de voorlopig geselecteerde Gegadigde(n) binnen deze termijn de juistheid van zijn/hun Eigen Verklaring door middel van overlegging van bewijsstukken heeft/hebben aangetoond. In het geval van een gebrek in de Eigen Verklaring of de bewijsmiddelen stelt LVNL de betreffende Gegadigde in de gelegenheid om het gebrek te herstellen binnen een termijn van 2 werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending daartoe. De Gegadigde(n) die niet in staat is/zijn om tijdig middels de gevraagde bewijsmiddelen de juistheid van hun “Eigen Verklaring” aan te tonen, kunnen worden uitgesloten van verdere deelname in deze aanbestedingsprocedure. In dat geval zal de eerstvolgende Gegadigde (nummer 6 in rang) in de gelegenheid worden gesteld om de betreffende bewijsmiddelen te overleggen. In voorkomende, goed beargumenteerde gevallen kan LVNL ook besluiten het gebrek aan overgelegde gegevens door de Gegadigde te laten herstellen, voor zover dit volgens LVNL niet in strijd is met het (Europese) aanbestedingsrecht. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 13 van 30

4.8

Uitnodiging tot inschrijving aan de geselecteerde Gegadigden

De geselecteerde Gegadigden die (tijdig) aan de hand van de gevraagde bewijsmiddelen de juistheid van hun “Eigen Verklaring” hebben aangetoond, ontvangen van LVNL de uitnodiging tot inschrijving, inclusief alle beschikbare specificaties. In de uitnodiging tot inschrijving staan de eisen en subgunningscriteria vermeld op basis waarvan de gunning van de Opdracht zal plaatsvinden.

4.9 4.9.1

Overige procedurevoorschriften Aanvullingen en/of wijzigingen

Eventuele aanvullingen en/of wijzigingen op de Aanmelding dient door LVNL, via het e-mailadres als genoemd in 2.5, ontvangen te zijn vóór de sluitingsdatum zoals hierboven onder paragraaf 4.1 en 4.2 genoemd. Alleen die aanvullende informatie en/of wijzigingen die op deze wijze ingediend is zal door LVNL worden geaccepteerd. Aanvullende informatie en/of wijzigingen die verstrekt worden na het uiterste inlevermoment zal niet geaccepteerd worden, tenzij daarom uitdrukkelijk is verzocht door LVNL. 4.9.2

Blijvend voldoen aan eisen

Indien op enig moment gedurende deze aanbestedingsprocedure blijkt dat Gegadigde niet langer voldoet aan de in de selectiefase genoemde eisen, zal LVNL de Gegadigde uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 4.9.3

Opschorting of beëindiging aanbestedingsprocedure

LVNL behoudt zich het recht voor om de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk op te schorten dan wel te beëindigen. LVNL heeft geen verplichting tot gunning. De Gegadigden hebben in een dergelijke situatie geen recht op enige (schade)vergoeding. 4.9.4

Verwijzing naar merken, types, fabricaten, herkomst e.d.

LVNL heeft geen voorkeur voor een bepaalde Gegadigde, dienstverlener of aannemer, noch voor bepaalde merken, types, fabricaten, herkomst e.d. Mocht in deze Selectieleidraad een eis of een wens betrekking (lijken te) hebben op een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of geëlimineerd, dan dient hierbij gelezen te worden ‘of gelijkwaardig’. 4.9.5

Geen vergoeding Aanmeldingskosten 

LVNL vergoedt geen kosten verbonden aan de Aanmelding. 4.9.6 Eenmaal aanmelden Een Gegadigde mag zich slechts eenmaal aanmelden voor de aanbestedingsprocedure, hetzij als individuele ondernemer, hetzij als deelnemer in een samenwerkingsverband of als onderaannemer. 4.9.7

Meerdere Gegadigden van één concern

Van één concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich aanmelden voor de aanbesteding (zelfstandig, in samenwerkingsverband of als onderaannemer), mits zij de Inschrijvingen onafhankelijk van elkaar opstellen en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Op verzoek van LVNL zullen deze Gegadigden dit ook moeten kunnen aantonen. Als één van de betreffende Gegadigden dit niet kan aantonen, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende Gegadigden. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 14 van 30

4.9.8

Informatieplicht

Indien zich wijzigingen in de bedrijfsvoering van de Inschrijver voordoen of dreigen voor te doen, die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient de Gegadigde dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de in paragraaf 2.5 genoemde contactpersoon van LVNL. 4.9.9

Termijnen

Een in deze Selectieleidraad genoemde termijn gaat in bij de aanvang van het eerste uur van de eerste dag ervan en eindigt bij het einde van het laatste uur van de laatste dag daarvan. Indien een in deze Selectieleidraad in dagen genoemde termijn ingaat op het ogenblik waarop een gebeurtenis of handeling plaatsvindt, wordt de dag waarop deze gebeurtenis of handeling plaatsvindt niet in deze termijn begrepen. Indien de laatste dag van een in deze Selectieleidraad genoemde termijn op een algemeen of ter plaatse van de uitvoering van de opdracht erkende, of door de overheid dan wel bij of krachtens een voor LVNL van belang zijnde collectieve arbeidsovereenkomst voorgeschreven rust- of feestdag, vakantiedag of andere vrije dag valt, eindigt de termijn bij het einde van het laatste uur van de eerstvolgende werkdag. 4.9.10 Fouten, contradicties, opmerkingen en vragen Alle documenten met bijbehorende bijlagen die naar aanleiding van de onderhavige aanbestedingsprocedure door of namens LVNL zijn samengesteld en opgesteld, zijn met de grootste zorg opgesteld. In het geval de Gegadigde niettemin fouten, onrechtmatigheden, onregelmatigheden, tegenstrijdigheden of onduidelijkheden ontdekt, of opmerkingen en/of vragen heeft, dan dient hij LVNL hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen. Indien de Gegadigde niet tijdig op de voorgeschreven wijze LVNL aldus heeft geattendeerd, is die Gegadigde niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen een vermeende fout, onrechtmatigheid, onregelmatigheid, tegenstrijdigheid of onduidelijkheid anderszins. Als de Gegadigde opmerkingen heeft aangaande de Selectieleidraad, de bijlagen of de procedures, dan dient Gegadigde deze duidelijk te formuleren en tijdig in te dienen, zoals hiervoor ook aangegeven onder ‘fouten en contradicties’. 4.9.11 Vertrouwelijkheid Zowel LVNL als Gegadigde zullen de over een weer verstrekte informatie in het kader van deze aanbestedingsprocedure vertrouwelijk behandelen. LVNL is niet verplicht om interne documenten, zoals resultaten van evaluaties, vergelijkingen, alsmede adviezen aangaande gunning aan Gegadigde bekend te maken, met uitzondering van hetgeen waartoe zij ten behoeve van de motivering van een afwijzing op grond van de Aanbestedingswet verplicht is. 4.9.12 Intellectueel eigendom aanbestedingsstukken Alle intellectuele eigendomsrechten die rusten op de door LVNL verstrekte documenten en informatie in het kader van de aanbestedingsprocedure, waaronder in ieder geval te begrijpen de onderhavige Selectieleidraad evenals bijlagen en verstrekte toelichtingen, berusten uitsluitend bij LVNL. Dit geldt voor de gehele aanbestedingsprocedure. Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van LVNL niets uit de door LVNL verstrekte documenten alsmede daarbij behorende bijlagen worden verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, behoudens indien en voor zover dit in redelijkheid noodzakelijk is voor het juist en volledig kunnen beantwoorden van de vragen, LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 15 van 30

dan wel het kunnen doen van een inschrijving. 4.9.13 Gebruiksrecht Aanmelding De Aanmelding en alle bijlagen die in het kader van deze selectieprocedure aan LVNL worden verstrekt, worden op het moment van ontvangst eigendom van LVNL. De Gegadigde verleent LVNL het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen, tekeningen en andere verstrekte informatie en documenten in het kader van deze aanbesteding te gebruiken, te bewerken, dan wel te modelleren, ook al wordt uiteindelijk de Opdracht niet aan de Gegadigde gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft de Gegadigde geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. LVNL staat er voor in dat informatie afkomstig van de Gegadigde, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent, dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal behandelen waarbij rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de Gegadigde. 4.9.14 Retourneren Aanmeldingen LVNL zal de ontvangen Aanmeldingen en de daarbij behorende stukken niet retourneren. 4.9.15 Uitsluiting algemene (verkoop/leverings)voorwaarden Gegadigde De toepassing van algemene (verkoop-/leverings)voorwaarden van de Gegadigden worden door LVNL uitdrukkelijk uitgesloten. 4.9.16 Aanmelding onder voorwaarden Een Aanmelding waaraan voorwaarden zijn verbonden of die is gedaan onder voorbehoud is ongeldig. 4.9.17 Bedragen Alle bedragen moeten worden aangeboden in Euro’s, exclusief BTW. 4.9.18 Voertaal De voertaal en de taal waarin de documenten die in het kader van de aanbestedingsprocedure moeten worden ingediend is, tenzij LVNL in de aanbestedingsstukken specifiek anders heeft bepaald, de Nederlandse taal. 4.10

ICT-voorwaarden

De gegadigde dient zich te conformeren aan de LVNL ICT voorwaarden en uitgangspunten. In bijlage 4 treft u een uitgebreide PSA aan met hierin de richtlijnen die specifiek op dit project van toepassing zijn. Inhoudelijke vragen over de PSA kunnen uitsluitend via de vragenronde worden gesteld. LVNL zal deze vragen beantwoorden via de Nota van inlichtingen.


Pagina 16 van 30

Hoofdstuk 5. EIGEN VERKLARING In bijgevoegde Eigen Verklaring (bijlage 1) dient u aan te geven: a) of de door LVNL van toepassing verklaarde uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn; b) of u voldoet aan de door LVNL van toepassing verklaarde geschiktheidseisen; c) of u voldoet aan de door LVNL van toepassing verklaarde technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden.

5.1

Uitsluitingsgronden

Met de ondertekening van de Eigen verklaring verklaart u dat de verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn. Als de Aanmelding plaatsvindt door een samenwerkingsverband van ondernemers (zie paragraaf 4.2.1), dient elke ondernemer in het samenwerkingsverband afzonderlijk te verklaren dat de verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Wanneer een verplichte of facultatieve uitsluitingsgrond op u van toepassing is, legt LVNL de Inschrijving ter zijde en komt u niet voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking Bewijsstukken: Om de juistheid van uw Eigen verklaring met betrekking tot de uitsluitingsgronden te toetsen, dient u, als u voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking komt, op een daartoe strekkend eerste verzoek van LVNL onderstaande bewijsstukken zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 5 werkdagen te overleggen. Als de Aanmelding door een samenwerkingsverband van ondernemers plaatsvindt (zie paragraaf 4.2.1), dient elke ondernemer in het samenwerkingsverband onderstaande stukken te overleggen binnen bovengenoemde termijn van 5 werkdagen. 1) Een uittreksel uit de Kamer van Koophandel dan wel een bewijs van Inschrijving in het beroeps- of handelsregister uit het land van vestiging, met betrekking tot de facultatieve uitsluitingsgronden als bedoeld in paragraaf 3.1 van de Eigen Verklaring. Het uittreksel of bewijs van Inschrijving mag niet ouder zijn dan 6 maanden, gerekend vanaf de sluitingsdatum. 2) Een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) afgegeven door het ministerie van Veiligheid en Justitie met betrekking tot de verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden als bedoeld in de 2.1 tot en met 2.4 en 3.2, 3.3 van de Eigen verklaring of, indien in het land van vestiging deze verklaring niet wordt afgegeven, een gelijkwaardig document afgegeven door een gerechtelijke of bevoegde overheidsinstantie waaruit blijkt dat geen van de uitsluitingsgronden van toepassing zijn op Gegadigde (van een Nederlandse onderneming wordt enkel een GVA geaccepteerd). De GVA of daarmee gelijkwaardig document uit het land van vestiging mag niet ouder zijn dan twee jaar, gerekend vanaf de sluitingsdatum. 3) Een verklaring van de belastingdienst met betrekking tot de criteria zoals bedoeld in paragraaf: 3.4 van de Eigen verklaring of, indien in het land van vestiging deze verklaring niet wordt afgegeven, een gelijkwaardig document afgegeven door een gerechtelijke of bevoegde overheidsinstantie waaruit blijkt dat Gegadigde niet in deze situatie verkeert (van een Nederlandse onderneming wordt enkel een verklaring van de belastingdienst geaccepteerd). De verklaring van de belasting of een daarmee gelijkwaardige verklaring uit het land van LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 17 van 30

vestiging mag niet ouder zijn dan zes maanden, gerekend vanaf de sluitingsdatum. N.B. Indien Gegadigde respectievelijk de deelnemer in een samenwerkingsverband niet in staat is om binnen 5 werkdagen middels bovengenoemde bewijsmiddelen de juistheid van zijn Eigen verklaring aan te tonen, komt deze Gegadigde respectievelijk het samenwerkingsverband niet meer voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking en zal de Aanmelding terzijde worden geschoven. In dat geval wordt de eerstvolgende Gegadigde die in aanmerking komt voor een uitnodiging tot inschrijving in de gelegenheid gesteld om de gevraagde bewijsmiddelen te overleggen. 5.2

Geschiktheidseisen

De eisen in deze paragraaf zijn bedoeld om uw geschiktheid als Gegadigde in relatie tot de Opdracht te toetsen. Met de ondertekening van de Eigen verklaring (bijlage 1) verklaart u dat u voldoet aan de geschiktheidseisen, zoals vermeld in paragraaf 5.2.1.1 t/m 5.2.3.1 van deze Selectieleidraad. Ondernemers in een samenwerkingsverband dienen in de Eigen verklaring onderdeel 8.1 aan te geven aan welke geschiktheidseisen hun onderneming voldoet. Voldoet u niet aan een of meer van deze geschiktheidseisen, dan wordt uw Aanmelding niet verder beoordeeld en zal u niet in aanmerking komen voor de uitnodiging tot inschrijving. In dat geval wordt de eerstvolgende Gegadigde die in aanmerking komt voor de uitnodiging tot inschrijving in de gelegenheid gesteld om de gevraagde bewijsmiddelen te overleggen. 5.2.1

Met betrekking tot de financiële en economische draagkracht:

Eigen Verklaring: onderdeel 5.1 5.2.1.1

U dient over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken om de Opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. a) Current Ratio Het Gewogen Gemiddelde van de Current Ratio van Gegadigde over de jaren 2012, 2013 en 2014 is groter of gelijk aan 1,2 (CR ≥ 1,2) wat blijkt uit de jaarrekening van desbetreffende jaren. b) Solvabiliteit Het Gewogen gemiddelde van de Solvabiliteit van Gegadigde over de jaren 2012, 2013 en 2014 is groter of gelijk aan 0,25 (S ≥ 0,25), wat blijkt uit de jaarrekeningen van desbetreffende jaren. c) Verzekering Gegadigde heeft een verzekeringspolis afgesloten voor dekking van aansprakelijkheid (inclusief algemene, beroeps- en productaansprakelijkheid) met een verzekerde som per enkel incident of ongeval van minimaal € 1.000.000,- (zegge: één miljoen Euro).


Pagina 18 van 30

5.2.2

Met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid

Eigen Verklaring: onderdeel 5.2

5.2.2.1

U dient te beschikken over voldoende kennis, ervaring en organisatievermogen om de Opdracht uit te voeren. In het bijzonder dient u over de volgende (kern)competenties te beschikken: Kerncompetentie 1: Levering en implementatie van een soortgelijke Opdracht; Kerncompetentie 2: Technisch- en applicatiebeheer van een soortgelijke Opdracht; Bewijsstukken: Om aan te tonen dat u voldoet aan bovengenoemde kerncompetenties, dient u bij uw Aanmelding per kerncompetentie een referentie op te geven waaruit blijkt dat uw organisatie voldoende ervaring heeft met betrekking tot de betreffende kerncompetentie. Indien beide kerncompetenties zijn vertegenwoordigd in één (1) referentie dan kunt u volstaan met één (1) referentie. Het is dus mogelijk om 1 of 2 referenties in te dienen. U dient duidelijk aan te geven welke referentie bij welke kerncompetentie hoort. Door indiening van deze bijlage verklaart u de referentieprojecten op een vakkundige en regelmatige wijze te hebben uitgevoerd en de verklaring naar waarheid te hebben ingevuld. Referentieprojecten die nog niet zijn opgeleverd/afgerond worden niet geaccepteerd. Referentieprojecten dienen afgerond te zijn vóór de datum van Aanmelding, maar ná 1 januari 2011. Als een referentieproject in samenwerkingsverband (combinatie) of in onderaanneming is uitgevoerd zal het eigen aandeel dat door uw organisatie is uitgevoerd moeten voldoen aan de geschiktheidseisen. N.B. LVNL behoudt zich het recht voor om zonder uw tussenkomst contact op te nemen met de referenten en uw verklaring te verifiëren. Indien uit deze verificatie volgt dat u niet voldoet aan de gestelde voorwaarden, komt u niet meer voor de uitnodiging tot inschrijving in aanmerking en zal de Aanmelding terzijde worden geschoven. In dat geval zal LVNL de verklaring van de eerstvolgende Gegadigde toetsen aan de gestelde voorwaarden.

5.2.2.2

U dient te beschikken over een gecertificeerd kwaliteitsbewakingssysteem (ISO of gelijkwaardig).

5.2.2.3

Gegadigde beschikt over een voldoende grote pool aan medewerkers die de Nederlandse taal in woord en geschrift machtig zijn. Voor LVNL zijn dit in ieder geval de implementatie consultants en de medewerkers met gebruikersorganisatie in aanraking komen.


Pagina 19 van 30

5.2.3 Met betrekking tot maatschappelijke/ beroepsbevoegdheid Eigen Verklaring: onderdeel 5.3 5.2.3.1

5.3

U dient ingeschreven te staan in het handels- of beroepsregister volgens de eisen van de lidstaat waar uw onderneming is gevestigd.

Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden

Eigen Verklaring: onderdeel 6.1 (niet van toepassing)


Pagina 20 van 30

Hoofdstuk 6. CRITERIA VOOR SELECTIE 6.1

Beoordeling criteria voor selectie

Onderstaand treft u de criteria voor selectie die worden gebruikt om maximaal 5 (vijf) Gegadigden te selecteren voor de shortlist.  Kerncompetentie 1: Levering en implementatie van een soortgelijke Opdracht;  Kerncompetentie 2: Technisch- en applicatiebeheer van een soortgelijke Opdracht;  Borging competentie medewerkers (opleidingsplan);  Visie op service management systeem.  Samenwerking opdrachtgever en opdrachtnemer. ri Criterium H.6.C.1: Kerncompetentie levering en implementatie H.6.C.2: Kerncompetentie technisch- en applicatiebeheer H.6.C.3: Borging competentie medewerkers (opleidingsplan) H.6.C.4: visie service management systeem H.6.C.5: Samenwerking opdrachtgever en opdrachtnemer Totaal:

Maximaal aantal toe te kennen punten 400 250 75 150 125 1.000

In totaal zijn maximaal 1000 punten te behalen op bovenstaande vijf (5) criteria. De vijf (5) Gegadigden die het hoogst aantal punten scoren zullen worden uitgenodigd om een inschrijving te verzorgen. In het geval van een gelijk aantal punten zal door loting bij een notaris de rangschikking worden bepaald. De toekenning van punten vindt als volgt plaats. Voor alle vijf (5) bovenstaande criteria geldt dat ieder lid van het beoordelingsteam eerst zelfstandig beoordeelt. Vervolgens stelt het beoordelingsteam gezamenlijk de eindscore vast. Het beoordelingsteam zal bestaat uit acht (8) personen vanuit verschillende expertises ITIL (proceseigenaren), ICT, contracting,

6.2

De criteria voor selectie

H.6.C.1: Kerncompetentie 1. Levering en implementatie van een soortgelijke Opdracht. Bij het vaststellen van kerncompetentie 1 is het van belang dat Gegadigde 1 relevante referentiecontract ten aanzien van de levering en implementatie van een on premise Service management systeem te overleggen. Dit dient te geschieden door bij de aanmelding het format zoals opgenomen in bijlage 3 in te vullen. De Gegadigde dient in dit format een beschrijving te geven van een referentiecontract, waarmee de relevantie in relatie tot onderhavige aanbestede opdracht kan worden aangetoond.


Pagina 21 van 30

 De referentie t.a.v. de levering en implementatie dient tot de tevredenheid van betreffende opdrachtgever vakkundig als zelfstandig, verantwoordelijk en coördinerend hoofdaannemer uitgevoerd te zijn. Een getekende tevredenheidsverklaring door de verantwoordelijke manager van dienst van de betreffende referent dient te worden bijgevoegd.  De ingevulde bijlage 3 dient door de direct verantwoordelijke manager van de dienst bij de Referent ondertekend te zijn voor bekendheid en akkoord met de inhoud.  Onder een lopende overeenkomst plaats te vinden.  Dient te worden aangegeven wat de werkelijke implementatietijd is en of deze binnen of buiten de planning is gerealiseerd.  U dient een beknopt plan van aanpak maximaal 2 (twee) A4 toe te voegen van de levering en implementatie van betreffende diensterverlening bij deze referent. Op basis van de ingediende referentie zal bovenvermelde kerncompetentie als volgt worden gescoord.

 25% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als matig wordt beoordeeld.  50% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als  voldoende wordt beoordeeld.  75% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als goed wordt beoordeeld.  100% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als  uitstekend wordt beoordeeld. De Opdracht is uitgevoerd buiten een standaard kantoor ICTomgeving (zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis, een ATM omgeving of een omgeving waar een sterke koppeling ligt met het operationele proces)

H.6.C.2: Kerncompetentie 2. Technisch- en applicatiebeheer van een soortgelijke Opdracht. Bij het vaststellen van kerncompetentie 2 is het van belang dat Gegadigde 1 relevante referentiecontract ten aanzien van de uitvoering van het technisch- en applicatiebeheer van een on premise Service management systeem te overleggen. Dit dient te geschieden door bij de aanmelding het format zoals opgenomen in bijlage 3 in te vullen. De Gegadigde dient in dit format een beschrijving te geven van een referentiecontract, waarmee de relevantie in relatie tot onderhavige aanbestede opdracht kan worden aangetoond.  De referentie t.a.v. het technisch- en applicatiebeheer dient tot de tevredenheid van betreffende opdrachtgever vakkundig als zelfstandig, verantwoordelijk en coördinerend hoofdaannemer uitgevoerd te zijn. Een getekende tevredenheidsverklaring door de verantwoordelijke manager van dienst van de betreffende referent dient te worden bijgevoegd.  De ingevulde bijlage 3 dient door de direct verantwoordelijke manager van de dienst bij de Referent ondertekend te zijn voor bekendheid en akkoord met de inhoud.  Onder een lopende overeenkomst plaats te vinden. e

 Binnen het referentiecontract dient het 2 lijns applicatiebeheer conform ITIL processen plaats te vinden  Binnen het referentiecontract dient verantwoordelijk te zijn voor het verzorgen van documentatie en het wijzigingenbeheer op documentatie. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 22 van 30

 U dient aan te geven met hoeveel medewerkers de dienstverlening wordt uitgevoerd. Op basis van de ingediende referentie zal bovenvermelde kerncompetentie als volgt worden gescoord.  25% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als matig wordt beoordeeld.  50% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als  voldoende wordt beoordeeld.  75% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als goed wordt beoordeeld.  100% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de ingediende referentie als  uitstekend wordt beoordeeld. De Opdracht is uitgevoerd buiten een standaard kantoor ICTomgeving (zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis, een ATM omgeving of een omgeving waar een sterke koppeling ligt met het operationele proces)

H.6.C.3: Borging competentie medewerkers gegadigde (opleidingsplan)

Beschrijf op welke wijze Gegadigde borgt dat de competentie en het kennisniveau van zijn medewerkers op niveau is gedurende de looptijd van de overeenkomst en op niveau blijft. Gegadigde dient in maximaal 2 (twee) A4 een beschrijving te geven van de wijze waarop kennis, kunde, relevante certificaten en erkenningen ten aanzien van service management systemen en ITIL wordt geborgd. Aan deze beschrijving dient u de CV’s toe te voegen van de medewerkers die u wenst in te zetten voor de dienstverlening bij LVNL. Tijdens een verificatiegesprek, kan LVNL vragen om een gesprek met een of meerdere van deze aangeboden medewerkers.

 Beschrijving van maximaal 2 (twee) A4 over de wijze waarop uw organisatie kennis en kunde borgt t.a.v. service management systemen en ITIL van haar eigen medewerkers.  U dient een opgave van de medewerkers te doen die U wilt inzetten voor de dienstverlening bij LVNL (transitie, implementatie en dagelijkse dienstverlening) naam, rollen en functie inclusief de CV’s. Achtergrond is dat LVNL een dienstverlening wenst die wordt uitgevoerd op basis van de meest actuele ontwikkelingen ten aanzien van service management systemen en ITIL. Een up-to-date kennisniveau van de te selecteren Gegadigde is hierin essentieel. Borging competentie medewerkers gegadigde (opleidingsplan) zal als volgt worden gescoord.  0% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking niet is bijgevoegd of niet is beschreven.  25% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als matig wordt beoordeeld.  50% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als  voldoende wordt beoordeeld.  75% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als goed wordt beoordeeld. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 23 van 30

 100% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als uitstekend wordt beoordeeld.

H.6.C.4: Visie op service management systemen

Beschrijf in maximaal 4 (vier) A4 uw visie en (nieuwe) ontwikkelingen op Service management systemen. Met deze beschrijving wilt LVNL graag zien hoe uw visie tot stand is gekomen en op welke wijze U deze visie en of ontwikkelingen implementeert in uw dagelijkse dienstverlening. Daarnaast is LVNL benieuwd op welke wijze Uw klanten worden meegenomen en hoe uw organisatie deze klanten laat meeprofiteren van deze ontwikkelingen Visie en ontwikkelingen op service management systemen zal als volgt worden gescoord.  0% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking niet is bijgevoegd of niet is beschreven.  25% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als matig wordt beoordeeld.  50% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als voldoende wordt beoordeeld.  75% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als goed wordt beoordeeld.  100% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als uitstekend wordt beoordeeld.

H.6.C.5: Samenwerking opdrachtgever en opdrachtnemer

Beschrijf in maximaal 2 (twee) A4 op welke wijze u de samenwerking met LVNL ziet. Een resultaatgerichte samenwerking die op basis van gelijkwaardigheid, transparantie en betrouwbaarheid dient plaats te vinden. Beschrijf op welke wijze u omgaat met onderstaande componenten van de samenwerking en beschrijf tevens wat U van LVNL verwacht.  Governance  Doelstellingen  Organisatie  Taken, rollen en bevoegdheden  Mensen  Informatie en rapportage  Escalatie  Security en veiligheid Samenwerking opdrachtgever en opdrachtnemer zal als volgt worden gescoord.  0% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking niet is bijgevoegd of niet is beschreven.  25% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als matig wordt beoordeeld. LVNL SELECTIE LEIDRAAD V1.0 - NIET-OPENBARE PROCEDURE

Pagina 24 van 30

 50% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als voldoende wordt beoordeeld.  75% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als goed wordt beoordeeld.  100% van het maximaal aantal toe te kennen punten indien de gevraagde uitwerking als uitstekend wordt beoordeeld.


Pagina 25 van 30

Bijlage 1 - Eigen Verklaring en toelichting De standaard Eigen Verklaring is meegestuurd als losse bijlage bij deze aanbesteding en dient rechtsgeldig door u te worden ondertekend en ingediend, zoals beschreven in deze Selectieleidraad. Op geen enkel wijze mag de eigenverklaring zoals deze door LVNL is vastgesteld, zelfstandig worden gewijzigd en of worden aangepast. Vragen – en opmerkingen over de Eigen verklaring kunnen via de vragen ronde(n) worden gesteld.


Pagina 26 van 30

Bijlage 2 - Template te stellen vragen tbv de Nota van Inlichtingen Met deze Selectieleidraad is een template als losse bijlage (Exel file) meegestuurd. U dient deze template te gebruiken om uw vragen ten behoeve van de Nota van Inlichtingen te stellen.


Pagina 27 van 30

Bijlage 3 - Referentieverklaring U dient gebruik te maken van onderstaand model voor referenties. Voor meer informatie over de voorwaarden die LVNL stelt aan referenties, zie paragraaf 5.2.2. Uw beschrijving van de aard van het referentieproject dient zodanig te zijn dat het LVNL voldoende inzicht verschaft om te kunnen beoordelen of aan alle te beoordelen aspecten is voldaan. Opmerking: LVNL behoudt zich het recht voor t.a.v. deze aanbestedingsprocedure om zonder tussenkomst van de Gegadigde contact op te nemen met de referenten. KERNCOMPETENTIE 1: Levering en implementatie van een soortgelijke Opdracht Naam referentie Soort organisatie Adres Postcode/plaats Naam contactpersoon referentie Functie Telefoonnummer Aard en omvang referentieproject Waarde in € Datum start project Datum eind project Omschrijving project: Gegadigde verklaart bovenstaande projecten op een vakkundige en regelmatige wijze te hebben uitgevoerd en deze verklaring naar waarheid te hebben ingevuld. Naam Functie

Onderneming Handtekening Plaats en datum


Pagina 28 van 30

KERNCOMPETENTIE 2: Technisch- en applicatiebeheer van een soortgelijke Opdracht Naam referentie Soort organisatie Adres Postcode/plaats Naam contactpersoon referentie Functie Telefoonnummer Aard en omvang referentieproject Waarde in € Datum start project Datum eind project Omschrijving project: Gegadigde verklaart bovenstaande projecten op een vakkundige en regelmatige wijze te hebben uitgevoerd en deze verklaring naar waarheid te hebben ingevuld. Naam Functie

Onderneming Handtekening Plaats en datum


Pagina 29 van 30

Bijlage 4 - De LVNL ICT voorwaarden en ICT uitgangspunten


Pagina 30 van 30

Voor de verwerving van een on premise service management systeem

Recommend Documents