VOOR DE GROEI VAN MORGEN

CREDIT MANAGEMENT BETER OVERZICHT, SNELLERE BETALINGEN, MEER WINST

Maart 2010

istockphoto

VErZaMEl HanDElsinforMatiE oVEr uW klantEn

DEbitEurEn uitbEstEDEn of VErkoPEn?

lees blz. 4

lees blz. 5

laat uW krEDiEtEn VErZEkErEn lees blz. 9

10 tiPs oM uW liQuiDitEit tE VErHoGEn lees blz. 11

MAXIMALISATIE VAN CASH FLOW Lambrechtshoekenlaan 240 B - 2170 ANTWERPEN

• CONTRACTING • DUNNING STRATEGY • DEBT COLLECTION • LEGAL COLLECTION

T +32 (0) 3 612 21 31 F +32 (0) 3 400 52 21

VOOR DE GROEI VAN MORGEN

EEn krAnt GEpuBliCEErd door MEdiAplAnEt deze bijlage valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van de standaard.

E [email protected] W www.advia.be

2 | Credit management

De sleutelrol van kredietmanagement

luDo tHEunissEn, Voorzitter instituut voor kredietmanagement

A

ls we het over kredietmanagement hebben stellen we vast dat heel wat ondernemingen hieraan een zeer beperkte betekenis geven. De term debiteurenbeheer wordt vaak als synoniem gebruikt. Dat is uiteraard een zeer belangrijke beperking van de veel ruimere rol en betekenis van kredietmanagement. We kunnen kredietmanagement beter omschrijven als ‘het financieel beheer van de klantenrelatie’. Daarmee wordt niet alleen de meer uitgebreide impact en betekenis van kredietmanagement naar voren geschoven, maar wordt meteen ook de nadruk gelegd op de positieve rol die kredietmanagement ongetwijfeld kan - en moet – spelen in de onderneming. Waarover gaat het dan? We kunnen een aantal luiken onderscheiden. Een eerste belangrijke rol van kredietmanagement is het preventieve. We weten dat late betalingen zullen optreden en dat bij sommige klanten zelfs het risico bestaat dat ze helemaal niet zullen betalen, bijvoorbeeld ten gevolge van een faillissement. Het is dan ook uiterst belangrijk, dat men een goed zicht heeft op de kredietwaardigheid van elke klant, vooraleer men werkelijk krediet gaat toestaan. Hiervoor zijn heel wat technieken beschikbaar en heel wat mogelijkheden om externe ondersteuning te verkrijgen en te gebruiken. We zullen dus de ‘potentiële klant’ beoordelen, vooraleer hij in feite ook echt klant geworden is. Het is evenzeer van belang de bestaande klanten goed op te volgen om mogelijke problemen vroegtijdig vast te stellen en dan ook tijdig en doelmatig te kunnen optreden. Voor

CREDIT MANAGEMENT BETER OVERZICHT, SNELLERE BETALINGEN, MEER WINST

de eerste levering aan de klant gebeurt is het fundamenteel dat er duidelijkheid is over de betalingstermijnen en de algemene voorwaarden. Het belang hiervan kan niet overschat worden. De algemene voorwaarden vormen de basis waarop de toekomstige relatie met de klant opgebouwd is. Eens we aan de klant goederen of diensten hebben geleverd, waarbij we betalingsuitstel hebben verleend, wordt deze klant ook debiteur. Dan komen we bij het curatieve aspect. De zwaarste fout die men in deze fase kan maken, is niets te doen tegenover klanten die hun facturen niet tijdig betalen. We zien jammer genoeg nog altijd ontstellend veel terughoudendheid bij ondernemingen om hun klanten op hun verplichtingen te wijzen. Nochtans vragen we aan de klanten niet meer dan hun contractuele verplichtingen na te komen. Wij hebben met hen een overeenkomst afgesloten: wij leveren hen goederen en diensten - dat luik van de overeenkomst is uitgevoerd. Dan is het nu aan de klant om zijn deel te doen en dus de factuur te betalen. Dit alles vereist een goede organisatie, en het bewustzijn dat kredietmanagement in feite gaat om het beheer van zeer belangrijke activa. En dat gaat niet enkel over de uitstaande handelsvorderingen – die vertegenwoordigen vaak een aanzienlijk deel van de activa : gemiddeld zowat 12 procent van het balanstotaal voor het totaal van alle ondernemingen. Voor bepaalde sectoren is dat aandeel nog veel belangrijker! Er is nog een ander belangrijk element: de relatie en de samenwerking met onze klanten. Een

“kredietmanagement vormt de brug

MAART 2010

iStockphoto

VERZAMEL HANDELSINFORMATIE OVER UW KLANTEN

DEBITEUREN UITBESTEDEN OF VERKOPEN?

Lees blz. 4

LAAT UW KREDIETEN VERZEKEREN

Lees blz. 5

10 TIPS OM UW LIQUIDITEIT TE VERHOGEN

Lees blz. 9

Lees blz. 11

MAXIMALISATIE VAN CASH FLOW Lambrechtshoekenlaan 240 B - 2170 ANTWERPEN

• CONTRACTING • DUNNING STRATEGY • DEBT COLLECTION • LEGAL COLLECTION

T +32 (0) 3 612 21 31 F +32 (0) 3 400 52 21

VOOR DE GROEI VAN MORGEN

E [email protected] W www.advia.be

EEN KRANT GEPUBLICEERD DOOR MEDIAPLANET Deze bijlage valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van De Standaard.

inHouD Globale begeleiding biedt uitweg 3 Enkele lichtpuntjes

3

De kredietwaardigheidsanalyse: onderzoek naar betrouwbaarheid

4

incasso of factoring voor jouw onbetaalde facturen

5

“Voeling met sector en klantenbinding zijn het belangrijkst” 6 Wetgever laat grote vrijheid toe over betaaltermijnen 7 Gerechtelijke invordering ‘dwingt’ tot betaling 7

tussen financieel beheer en verkoop, tussen risico en winst, tussen de interne organisatie en de klant

Expert panel over de toekomst van credit management 8

”

correcte samenwerking met de klanten is de beste garantie op een succesvolle handelsrelatie. Kredietmanagement ziet toe op de goede naleving van de overeenkomsten met de klanten. Maar het kan en zal ook geregeld een helpende rol spelen om goede en creatieve oplossingen te bedenken, bijvoorbeeld voor klanten die met tijdelijke moeilijkheden kampen, en op die manier een belangrijke inbreng hebben in de klantenrelatie. Kredietmanagement vormt de brug tussen financieel beheer en verkoop, tussen risico en winst, tussen de interne organisatie en de klant. Het speelt dan ook een sleutelrol in het evenwicht tussen soms tegenstrijdige belangen binnen de onderneming.

slaap op beide oren met een kredietverzekering

9

“Voorkom achterstallige betalingen door beter intern beheer” 9 Hoe software jouw kredietbeheer kan stroomlijnen 10 snelle vooruitgang dankzij de juiste software 10 10 tips om uw liquiditeit te verbeteren 11 overheid geeft het voorbeeld: geen wanbetalingen meer

11

crEDit ManaGEMEnt – PublicatiEs MEDiaPlanEt PublisHinG HousE

MEDiaPlanEt ProDucEErt, financiErt En ontWikkElt tHEMakrantEn in PErs, onlinE En Via broaDcastinG.

www.mediaplanet.com

- © D. Sutherland/Getty Images

deze bijlage valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van de standaard.

Project Manager: business Development Manager : Production Manager : Graphic Design: redactie: Pictures: Print:

tracy peeters Mediaplanet +32 2 421 18 26 steven desair Mediaplanet +32 2 421 18 25 Wim Hellemans Mediaplanet +32 2 421 18 20 triin Metusalet Mediaplanet +372 5647 7940 Hilde pauwels, Bert Verbeke, koen Vandepopuliere, Barbara Vandenbussche www.istockphoto.com, Corelio

Mediaplanet is de leidinggevende Europese uitgever van themakranten in pers, online en via broadcasting. de standaard is dus niet zelf verantwoordelijk voor de inhoud van deze uitgave. Als u zelf een idee heeft over een onderwerp,of misschien wel een heel thema, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Mediaplanet publishing House, Christophe demir, Country Manager, tel: +32 2 421 18 20 www.mediaplanet.com tracy peeters

Gedistribueerd met de standaard op 11 maart 2010

RISICOBEOORDELING - KREDIETVERZEKERING - INCASSO www.eulerhermes.be - 02 289 44 44

businessable world : wij beschermen uw zakelijke transacties wereldwijd.

Credit management | 3

Globale begeleiding biedt uitweg Vincent Messelier is al jarenlang in de kredietmanagementsector actief. Hij zag hoe ondernemers het vaak moeilijk hebben en gelooft sterk in een begeleiding van a tot z. Jean deckers runde jarenlang een incassokantoor, maar gaf er de brui aan.

VincEnt MEssEliEr, Foto: privé

tEkst: HildE pAuWEls

D

oor de financiële crisis kampen steeds meer bedrijven met het laattijdig betalen van facturen. Kredietverzekering en bancaire kredietlijnen zijn duurder geworden en onderhevig aan strikte, vaak moeilijk te halen voorwaarden. Dat maakt het voor ondernemers zeker niet makkelijker om zaken te blijven doen, wel in tegendeel.

“Bedrijven moeten

ondernemen binnen een strakker keurslijf en hebben daarom nood aan een brede ondersteuning

”

“Ondernemen is echter cruciaal. We houden rekening met de nieuwe marktrealiteit en zoeken een uitweg. Bedrijven als het onze bieden een all-in begeleiding van debiteurenbeheer, wat dus verder gaat dan alleen het innen van facturen. We lanceerden een formule die bedrijven een oplossing biedt waar bankiers of kredietverzekeraars stoppen

en bedrijven zelf hun debiteurenbeheer in handen moeten nemen. Het gaat om een systeem dat een onafhankelijke en - nog belangrijker - een continue analyse van het klantenportfolio mogelijk maakt”, zegt Vincent Messelier. De informatie wordt bij de beste specialisten inzake handelsinformatie en de financiële sector gehaald. Het systeem is vrij nieuw. Ondernemers krijgen op geregelde tijdstippen een overzicht van de totale debiteurenportfolio dat onmiddellijk visueel duidelijk maakt waar de knelpunten zijn op het gebied van kredietwaardigheid binnen het klantenbestand. Kleurencodering is een handig visueel hulpmiddel: groen, een bedrijf is kredietwaardig; oranje, waakzaamheid geboden; rood, risico zone. Dit eenvoudig systeem wordt ondersteund met een statistische score en een kredietlimiet. Wanneer onze klant deze analyse naast zijn openstaande facturen en de ‘aging’ legt komen we snel tot de meest adequate inningstrategie. Naast een periodieke analyse wordt de klant dagelijks, via mail, op de hoogte gehouden van alle belangrijke wijzigingen binnen de klantportfolio, zowel positief als negatief op het niveau van elke debiteur. De ervaring leert dat dit systeem efficiënt is en een preventieve rol speelt om het risico op faillissementen tot een minimum te beperken. De gevolgen van de crisis zijn immers zeker nog niet voorbij. De kredietlimieten van de verzekeraars worden naar omlaag bijgesteld,

waardoor het voor bedrijven moeilijk wordt nog te ondernemen binnen een strakker geworden keurslijf. Bedrijven hebben daardoor veel meer nood aan ondersteuning in verschillende domeinen. Dat gaat van het geven van handelsinformatie, het verminderen van het DSO, het zoeken naar een minnelijke en gerechtelijke schuldinvordering tot het aankopen van schuldinvordering. Geld wegschenken Dat het voor ondernemers economisch moeilijker is geworden, is nog

Januari 2010 was de zwaarste januarimaand ooit, er gingen 808 bedrijven failliet. In vergelijking met januari van vorig jaar gaat het om een stijging met 3,46 procent. Vooral in Brussel vielen er klappen, daar gingen 206 bedrijven failliet, wat in vergelijking met vorig jaar een toename is van 75 procent. De evolutie per sector is interessant. De horeca zorgt nog steeds voor het

meeste aantal faillissementen, maar toch is er een kentering. Voor het eerst in jaren neemt het aantal af. Eenzelfde evolutie laat de bouwsector zien, ook daar nam het aantal faillissementen af. Vooral de sectoren die diensten aan bedrijven verlenen en de transportsector hebben het moeilijk. Deze cijfers zijn afkomstig van Graydon. De gegevens zijn nog te beperkt om al algemene conclusies te kunnen

”

na dertig jaar uiteindelijk voor een andere baan. Hij bekijkt het vanuit zijn specifieke achtergrond. “Bedrijven besteden meer aandacht aan

Foto: istockphoto.com

steeds de belangrijkste kentering van de afgelopen periode. Credit management blijft cruciaal, maar de actieradius wordt veel groter. Ook preventie en een goede informatie zijn belangrijk. Jean Deckers had jarenlang een incassokantoor, wat één bepaalde tak is, maar hij koos

Enkele lichtpuntjes tEkst: koEn VAndEpopuliErE

“

Wanneer een ondernemer niet wordt betaald voor geleverde diensten of producten, dan schenkt hij eigenlijk geld weg. Zoiets is op termijn onhoudbaar

credit management dan vroeger en dat werd dringend tijd. Wanneer een ondernemer niet wordt betaald voor geleverde diensten of producten, dan schenkt hij eigenlijk geld weg. Zoiets is op termijn onhoudbaar. Als er bij de honderd klanten de helft zijn die slecht betalen, dan is het nodig die af te stoten en nieuwe klanten te zoeken. Zoiets is uiteraard heel moeilijk, wel is het essentieel. In zuiderse landen wordt de betalingstermijn nog minder goed nageleefd, toch is het zo dat België het ook niet goed doet. Vooral in sommige sectoren is dit een heikel punt”, zegt hij.

trekken, wel is het gevarieerd beeld hoopgevend. Er kan heel voorzichtig uit worden afgeleid dat de economie zich stapvoets uit het slop trekt. Op het eind van 2009 werd ook een verbetering van de cashpositie van bedrijven genoteerd, onder meer omdat het aantal wanbetalers daalde. Toch wordt nog steeds tien procent van de facturen pas na meer dan negentig dagen na de vervaldatum betaald.

All rOUND CrEDit MANAGEMENt Nieuw bij Centik is CAP, Credit Assist Protection. Dat helpt ondernemers wanneer kredietverzekering of financieringsoplossingen het laten afweten. Het ondersteunt bedrijven bij professioneel debiteurenbeheer. CAP is een belangrijke meerwaarde bij het totaalpakket dat Centik aanbiedt. Centik is een dynamisch en zeer deskundig credit managementkantoor. Het bedrijf werd opgericht in 1992 en kende een snelle groei. Het maakt sinds 2008 deel uit van WCMG, Working Capital Management Group, waardoor de slagkracht en internationale werking nog groter werden. Sleutelbegrippen zijn een team van vaste medewerkers, een nauwgezette en doorgedreven opvolging van dossiers, efficiënte informatica en een extern professioneel netwerk. Een intense begeleiding van A tot Z staat centraal in de aanpak van Centik. • Handelsinformatie: Centik zorgt voor uitgebreide online rapporten (monitoring inbegrepen), de klok rond in te kijken. Momenteel zijn er meer dan 50.000 klanten in Europa. • Creditmanagement: -CAP: Credit Assistent Protection helpt u bij het uitbouwen van een professioneel debiteurenbeheer wanneer alternatieven zoals kredietverzekering of financieringsoplossingen te duur of te beperkend zijn. Centik & CAP wijzen u voortdurend op risicoklanten. Het overzicht is transparant en heel duidelijk. U weet onmiddellijk hoe u het beste reageert. -Vermindering DSO: kostprijs van kaskrediet kan met de helft dalen. -Continue verbetering van inningsprocedures -Vermindering van risico op faillissementen in uw portfolio • Minnelijke -, gerechtelijke schuldinvordering • Schuldinvordering op oude vonnissen (3 tot 9 jaar) • Aankoop van schuldinvorderingen meer info zie website www.centik.be

4 | Credit management

De kredietwaardigheidsanalyse: onderzoek naar betrouwbaarheid Als iemand bij u over de vloer komt om geld te lenen of een product te kopen, vindt u het belangrijk om te weten of de persoon in kwestie wel ‘kredietwaardig’ genoeg is en de beloofde som op tafel zal kunnen (of willen) leggen. Wanneer ondernemingen handel drijven, is dat niet anders. Een goed uitgevoerde kredietwaardigheidsanalyse kan de bedrijfszekerheid dan ook sterk verhogen en heel wat problemen vermijden. Het uiterst belangrijke concept is evenwel nog door te weinigen goed gekend... tekst: Koen Vandepopuliere

O

m te beoordelen of een bedrijf aan haar financiële verplichtingen (zoals het terugbetalen van een lening of het over de brug komen met geld voor een verkregen product of genoten dienst) zal voldoen, zijn er vijf basiselementen van belang: het vermogen dat zij heeft om terug te betalen (de terugbetalingscapaciteit, onder meer bepaald door de winst die uw firma maakt), het kapitaal (wat u uit eigen zak heeft geïnvesteerd), onderpanden (bv. uw huis) of garanties (derden die tekenen dat zij, indien nodig, in uw plaats zullen betalen), gebruiksdoeleinde (zo zal het bij een lening een verschil maken of u wil investeren in een gebouw, productiemachine, aanleggen voorraad, ...) en, tenslotte, het ‘karakter’ of de algemene indruk (bekwaamheid, moraliteit, ...) die de schuldenaar maakt. Een deskundig onderzoek van de kredietwaardigheid vergt evenwel een verdere verfijning van deze basiselementen en een onderzoek dat bijzonder veelomvattend en complex is. Zo moet er een financiële analyse worden gemaakt. Daaruit resulteren een aantal ratio’s, zoals deze die een maat geven voor de liquiditeit (vermogen om schulden op korte termijn te betalen), solvabiliteit (vermogen om alle schulden af te lossen), rentabiliteit (vermogen om inkomen te genereren) en activiteit (vermogen om geïnvesteerd geld actief in te zetten). Maar het onderzoek reikt verder. Zo wordt onder de loep genomen of de potentiële klant in het verleden een stipte betaler was, op hoeveel en welke soort kredieten hij/zij een beroep doet, ... Het is van belang om te weten hoe lang de firma bestaat die met u zaken wil doen, of ze deel

van een grotere groep uitmaakt, of het personeel al dan niet tevreden is, wat het percentage ziekteverzuim is, wat de omzet/winst/cashflow is, .... In feite gaat het dus om een ruim scala van gegevens die overkoepelend met de term ‘handelsinformatie’ worden aangeduid. Elementen die argwaan wekken, zoals een hoge schuldgraad of een groot personeelsverloop worden ‘risico-indicatoren’ genoemd.

rade gaan bij firma’s die zich op het toekennen van kredietratings toeleggen. Er bestaan trouwens maar weinig dergelijke dienstenleveranciers, aangezien het berekenen van kredietratings moeilijk en tijdrovend is. De bekendste zijn Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch. Hun ratings variëren van AAA en Aaa (beiden ook bekend als ‘Triple A’) tot D, waarbij het risico dat bedrijven met een AAA-

“Om te beoordelen of een bedrijf aan haar

financiële verplichtingen zal voldoen, zijn er vijf basiselementen van belang: het vermogen dat zij heeft om terug te betalen, het kapitaal, onderpanden of garanties, gebruiksdoeleinde en, tenslotte, het ‘karakter’ of de algemene indruk die de schuldenaar maakt

”

Triple A Er zijn bedrijven die zich in het verrichten van risicoanalyses specialiseren. Zij verzamelen relevante gegevens, die zij uit diverse bronnen betrekken. Zo kunnen ze een beroep doen op handelsinformatiebureau’s, die gegevens over heel wat ondernemingen verzamelen en verkopen. Ze kunnen ook ten

rating hun financiële verplichtingen niet nakomen miniem is, terwijl u het geld bij deze met een D-rating zo goed als zeker nooit zal ontvangen. Maar firma’s die zich in kredietwaardigheidsanalyse specialiseren, doen ook een beroep op andere bronnen, zoals de eigen, vroegere contacten en ervaringen met de betrokkenen.

Wat met het buitenland? tekst: Koen Vandepopuliere

H

et is al geen sinecure om de kredietwaardigheid van een Belgische zakenpartner na te gaan. Wanneer deze evenwel in het buitenland is gevestigd, wordt het nog moeilijker. Hoe wordt

dat opgelost? Pascal Barrecchia, Marketing & Communications manager bij Delcredere NV: “In zo’n gevallen wordt de kredietwaardigheid van het bedrijf onder meer beoordeeld op basis van het land waar het is gevestigd. Ook dat krijgt een kredietrating, die rekening houdt

“Kredietrating

houdt rekening met politieke en commerciële risico’s

”

met eventuele politieke risico’s: oorlog, willekeurige overheidsmaatregelen - zoals gedwongen nationalisaties van bedrijven – deviezenschaarste, ... Maar tevens wordt met commerciële risico’s rekening gehouden, zoals economische recessie of wijdverspreide corruptie. Na

Ontdek gratis handelsinformatie bij Companyweb!

Companyweb is zonder meer de meest betaalbare bron van handelsinformatie

Surf naar www.companyweb.be en log in met media (login) - demo (paswoord) Companyweb • Tel. 02 752 17 60 • [email protected] • www.companyweb.be

Credit management | 5

Incasso of factoring voor jouw onbetaalde facturen niet betalen van facturen brengt leveranciers in problemen. Er resten dan twee opties: gebruik maken van een incassobureau of beroep doen op een factoring maatschappij. Beide hebben hun voor- en nadelen. tEkst: BErt VErBEkE

Incasso: de leverancier bepaalt zelf de regie Het incassobureau bezit de nodige expertise met betrekking tot de gebruiken, de culturele gevoeligheden en de juridische procedures in diverse landen. In een eerste fase starten zij een minnelijk incasso op waarbij ze tot een vergelijk proberen te komen met de klant om via een afbetalingsplan de factuur te voldoen. Lukt dit niet dan gaan zij over tot juridische procedures met onder meer dagvaarding of beslag.

Maakt men gebruik van een incassobureau, dan bepaalt de leverancier tot aan de overdracht zelf hoe er met de klant wordt omgegaan. De klant dient zijn factuur te betalen op rekening van de leverancier zelf. Indien de leverancier niet alleen het incasseren van de factuur wil optimaliseren, maar ook wil ingedekt zijn voor het geval de klant ondanks alle maatregelen finaal niet betaalt wegens insolventie, dan kan hij de diensten van het incassobureau combineren met een kredietverzekering. De kredietverzekeraar vergoedt tot 90 procent van de factuurwaarde.

Factoring: klantenpost onmiddellijk ten gelde Indien de leverancier niet alleen op zoek is naar hulp bij het incasseren van vorderingen die ondanks zijn eigen inspanningen onbetaald zijn gebleven, dan kan hij zich richten tot een factoring maatschappij. Bij een full factoring contract zal de leverancier zijn factuur overdragen aan de factoring maatschappij zodra ze is uitgeschreven. De factoring maatschappij geeft een voorschot op de factuur voor gemiddeld 80 à 90 procent. Zij volgt de betaling van de factuur op en voorziet de nodige rappels eens de vervaldag is bereikt. Wanneer de klant heeft betaald aan de factoring maatschappij, ontvangt de leverancier het saldo van 10 à 20 procent van

het factuurbedrag. Heeft de standaard rappel procedure geen succes dan gaat de factormaatschappij over tot hardere incasso maatregelen. Leveren die eveneens niets op dan kan de leverancier aanspraak maken op een verzekering die het full factoring contract voorziet en ontvangt hij een schadevergoeding die kan oplopen tot 100 procent van de factuurwaarde. Factoring zal voornamelijk gebruikt worden door bedrijven die behoefte hebben aan een bijkomende financiering. Het heeft het voordeel dat de klantenpost onmiddellijk ten gelde wordt gemaakt. Factoring kan ook bedrijven aanspreken die hun debiteurenbeheer volledig willen uitbesteden vanaf dag 1 na opmaak van de factuur.

Foto: istock

het land is de sector van belang. In West-Europa, bijvoorbeeld, kan een overeenkomst met een bedrijf uit de autoconstructiesector enig risico inhouden. En, vanzelfsprekend, komen op de derde plaats de gegevens die met het individuele bedrijf verband houden.”

Foto: istock

NV COMMERCIAL FINANCE GROUP

B A N K O N A F H A N K E L I J K E FA C T O R I N G V O O R D E “ K ” M O

De oplossing voor (tijdelijk) dipje of (snelle) groei Korte termijnrelatie (6 m) mogelijk Pontbeekstraat 4 -1702 Groot-Bijgaarden - Tel. 02/626 00 90 - Fax 02/6429486 - www.commercialfinance.be

6 | Credit management

“Voeling met sector en klantenbinding zijn het belangrijkst” Credit Manager van het jaar geeft zijn visie op de sector

Erik Maes werd in december 2009 tot credit manager van het jaar gekozen. Hij is verbonden aan de Belgische afdeling van Allen & Overy, een internationaal advocatenkantoor. De jury koos Erik Maes omwille van de sterke internationale impact en zijn persoonlijke bijdrage aan de erkenning van credit management in de eigen organisatie. De titel wordt jaarlijks uitgereikt door het Instituut voor Kredietmanagement. tekst: Hilde Pauwels

Wat betekent de titel credit manager van het jaar precies? Erik Maes: “Het is uiteraard een erkenning van het werk dat we zowel in het bedrijf zelf, maar ook daarbuiten deden. Vroeger was credit management een stukje van de onderneming dat instond voor alles wat met collections te maken heeft, dus vooral met het innen van facturen. Door de financiële crisis moesten veel credit managers op de bres springen om de liquiditeit van ondernemingen zo gezond mogelijk te houden. Daardoor stond de functie van credit manager meer op de voorgrond, ze kreeg meer belang in bedrijven. Dat is een positieve evolutie en misschien ook een lichtpuntje van de crisis. Ik ben ervan overtuigd dat het nodig is credit management nog veel meer te ondersteunen, ook in andere landen. Er is nog veel werk aan de winkel.” Hoe beoordeelt u de positie van België in vergelijking met andere landen? “Het zou te ver gaan om te stellen dat we achterop hinken. Maar we moeten nog een grote weg afleggen. Het Instituut voor Kredietmanagement timmert mee aan de weg. Er is verbetering merkbaar, toch is credit management in veel bedrijven nog te weinig uitgebouwd. De financiële crisis maakte duidelijk hoe belangrijk zoiets is. Als een onderneming een moeilijke periode doormaakt, is liquiditeit cruciaal. De afgelopen maanden zijn de betaaltermijnen steeds verder opgelopen. Het is belangrijk dat die naar beneden worden gehaald. Credit management laat zien dat zoiets perfect mogelijk is.” Wat maakt iemand tot een goede credit manager? “Belangrijk is dat hij of zij een goede voeling heeft met wat er leeft in de sector waarin hij werkt. Ook een goede klantenbinding is cruciaal. Dat zijn de meest fundamentele aspecten. Zo kun je proactief werken voor zowel je bestaande klanten als voor potentieel nieuwe klanten. Een credit manager kan een screening door-

voeren en nagaan wie de klant precies is, hoe het profiel eruit ziet. Er zijn immers bepaalde informatiestromen waaruit je heel wat kunt afleiden. Zo is het belangrijk te weten of het om een klant gaat die steevast te laat betaalt, want dan weet je dat je zelf in de problemen terecht komt en het om niet te recupereren bedragen zal gaan. Ook communicatie is belangrijk. Een klant moet voldoende op de hoogte zijn van de betalingstrafiek en de manier waarop van hen verwacht wordt dat ze zullen moeten betalen.”

“Het geeft geen pas om aan een klant te zeggen dat hij een openstaande factuur heeft die een dag later moet betaald zijn. Zoiets schrikt een klant af, bovendien leidt het doorgaans niet tot het verhoopte resultaat

”

Dus ook wat diplomatiek talent is ook belangrijk? “Aan klanten vragen om te betalen is niet altijd een leuke boodschap. Het is bovendien niet de meest dankbare job. Klachten of opmerkingen van klanten komen immers in de eerste plaats bij credit managers terecht. Dan is het belangrijk hoe je reageert. Uiteraard moet ook het knelpunt worden weggewerkt. De manier waarop je hierover communiceert is dus belangrijk en veronderstelt inderdaad wat diplomatiek overleg. Ook moet je met je collega’s kunnen overleggen zodat je weet hoe je het probleem kunt aanpakken. Heel belangrijk is dat je de klant degelijke informatie geeft en dat je daarbij de juiste toon weet aan te slaan. Zo kun je iets tot een goed einde brengen. Het geeft geen pas om aan een klant te zeggen dat hij een openstaande factuur heeft die een dag later moet betaald zijn. Zoiets schrikt een klant af, bovendien leidt het

Erik Maes, kredietmanager van het jaar. Foto: Privé

doorgaans niet tot het verhoopte resultaat.” Hebben bedrijven door de financiële crisis minder marge om wanbetalers op te vangen? “Er zijn meer faillissementen, dat klopt. Het is vooral een pijnpunt voor bedrijven die het daarvoor al moeilijk hadden. Maar ook ondernemingen die het goed doen, worden er mee geconfronteerd. We zien dat de betaaltermijnen bijna overal fel zijn teruggeschroefd. Vroeger werd wellicht gemakkelijker getolereerd dat een klant wat meer uitstel kreeg om te betalen, er was meer soepelheid. Bedrijven gaan nu korter op de bal spelen, zeker wanneer ze vermoeden dat er een uitstel van betaling zal worden gevraagd. Hier is credit management heel belangrijk net omwille van de preventieve rol. Het is essentieel niet te wachten tot de klant een

probleem signaleert, of gewoon een maand over de termijn gaat. Een credit manager kan proberen de klant hierbij te begeleiden en hem er attent op maken dat het overschrijden van de termijnen niet kunnen. Net omwille van de crisis hebben alle bedrijven er baat bij dat facturen correct worden betaald, iedereen heeft immers zijn centen nodig. Ondernemingen zijn voor elkaar geen kredietinstelling.” Vroeger was er soms een spanningsveld met de afdeling sales. Is dit veranderd? “In het verleden zorgde dit inderdaad soms voor moeilijkheden. Bij sales is het opzet om zoveel mogelijk te verkopen, bij credit management gaat het er om zoveel mogelijk openstaande facturen te innen. Maar door de financiële crisis en het meer zichtbaar maken van de rol van credit manage-

ment, merken we toch dat beide takken van het bedrijf dichter bij elkaar groeien. De praktijk leert dat de sales afdeling meer en meer accepteert dat ook credit management een stem kan hebben in het hele proces, ook preventief. Het is belangrijk om te overleggen over deals die worden voorbereid. Een credit manager kan adviseren om toch maar niet met een bepaalde klant samen te werken, of om er minstens toch even voorzichtig mee om te springen en wat meer tijd in te lassen. Het is cruciaal dat bepaalde obstakels opgelost geraken en dat er eventueel met de klant een regeling wordt afgesproken zodat hij weet dat de betaling van facturen anders zal moeten verlopen. Het is een heel positieve evolutie die in het belang van het hele bedrijf is. Het maakt de rol van credit manager uitgebreider dan vroeger, maar ook belangrijker.”

Credit management | 7

Wetgever laat grote vrijheid toe over betaaltermijnen

Een sluitende Europese wetgeving rond credit management is er voorlopig nog niet, maar meer en meer klinkt de roep om een verdere harmonisatie door te voeren. Dat ieder land op eigen houtje opereert, zorgt voor verschillen in betalingsgedrag en betalingsmoraliteit. Maar waaraan hebben schuldeisers en debiteuren zich te houden in eigen land? Het antwoord komt van Intrum Justitia. tekst: Bert Verbeke

D

e Belgische wetgever maakt een onderscheid tussen B2C en B2B. In een B2C context zijn de voorwaarden, inclusief betaaltermijnen, tussen een schuldeiser en diens debiteur vrij te bepalen door de partijen. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met onder meer de Wet van 14 juli 1991 betreffende de handelspraktijken en de voorlichting en bescherming van de consument. Minimale of maximale betaaltermijnen worden hierin echter niet vastgelegd. De Wet van 20 december 2002, betreffende de minnelijke invordering van schulden van

de consument, bepaalt dat het verboden is aan de consument enige vergoeding te vragen anders dan de overeengekomen bedragen in de voorwaarden tussen schuldeiser en debiteur bij niet-naleving van de contractuele afspraken. B2B  Ook hier zijn de voorwaarden, inclusief betaaltermijnen, tussen een schuldeiser en diens debiteur vrij te bepalen door de partijen. De Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties voorziet wel dat, indien partijen niets an-

ders hebben overeengekomen, er een betalingstermijn geldt voor de debiteur van 30 dagen. De schuldeiser heeft dan recht heeft op een wettelijke intrest alsook op een redelijke schadeloosstelling door de debiteur van alle relevante invorderingskosten naast de vergoeding van de gerechtskosten. Partijen bepalen dus vrij de voorwaarden, inclusief de betaaltermijnen, maar doen ze dit niet dan geldt het bovenvermelde. Wat bij faillissement?  Schulden bij een failliete klant – in een B2B context - zijn slechts nog invorderbaar via

een aangifte van schuldvordering in de hoop in aanmerking te komen voor een uitdeling wanneer er voldoende activa is. In een B2C omgeving spreekt men normaliter niet over ‘faillissement’ maar valt soms wel de term ‘persoonlijk faillissement’ te horen, waarmee men verwijst naar de collectieve schuldenregeling. Collectieve schuldenregeling houdt in dat een debiteur aan de rechter verzoekt, om onder het toezicht van een schuldbemiddelaar die is aangesteld door de rechter, een aanzuiveringsregeling aan diens schuldeisers te mogen voorstellen.

Harmonisatie De voorwaarden, inclusief de betaaltermijnen, alsook de gerechtelijke procedures om een betaling te bekomen worden op Europees vlak steeds meer geharmoniseerd . Een voorbeeld hiervan is Wet van 14 juli 1991 betreffende de handelspraktijken en de voorlichting en bescherming van de consument die regelmatig wordt aangepast op basis van Europese regelgeving. Voorts is er nog de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties die gestoeld is op richtlijn 2000/35/EG en de mogelijke invoering van een Belgisch betalingsbevel.

Gerechtelijke invordering ‘dwingt’ tot betaling

Schuldeisers die hun geprotesteerde facturen willen verhalen via minnelijke invorderingen komen vaak van een kale reis terug. Een gerechtelijke invordering kan in dat geval soelaas bieden vanwege zijn dwingende karakter. Incasso-advocaat Stefaan Gobert, zaakvoerder van Gobert Advocaten, zoomt in op beide procedures. tekst: Bert Verbeke

“D

e minnelijke invordering is iedere daad - meestal een grote en langdurige reeks aanmaningen - waarmee men een openstaande schuld probeert te verzilveren. Wanneer de debiteur niet vrijwillig betaalt staat men machteloos. Wanbetalers worden alsmaar talrijker en zijn veelal in staat om het ‘gevaar’ te evalueren dat met de aanmaningen gepaard gaat... Vele van deze minnelijke invorderingen sterven helaas een stille dood.” 30 jaar geldig De gerechtelijke invordering geschiedt op basis van een ‘uitvoerbare titel’. “Dit is een vonnis, uitgesproken door een rechtbank, een bevelschrift van de fiscus of een authentieke akte van een notaris. Dit kan enkel worden bekomen nadat de debiteur gedagvaard werd voor de rechtbank, alwaar de advocaten het pleitmonopolie bezitten. Men kan ook in persoon zijn zaak bepleiten en in arbeidszaken mag de vakbond optreden. Het vonnis wordt uitgevoerd met

alle wettelijke middelen zoals beslag op roerende en onroerende goederen, op inkomsten, onder derden, enzovoort… en het blijft 30 jaar uitvoerbaar.” Tegenover vennootschappen die niet tijdig (af )betalen wordt dikwijls op verzoek van de schuldeiser de ultieme maatregel van ‘dagvaarding in faillissement’ genomen. “Onwillige debiteuren komen op die manier onder zware druk en betalen vaak alsnog. Voor

“Het vonnis wordt

uitgevoerd met alle wettelijke middelen zoals beslag op roerende en onroerende goederen, op inkomsten, onder derden, enzovoort… en het blijft 30 jaar uitvoerbaar

”

de internationale gerechtelijke invordering van niet-betwiste bedragen wordt gebruikgemaakt van de procedure ‘Europees Be-

Stefaan Gobert, Incasso-advocaat. Foto: Privé

talingsbevel’ die vrij snelle resultaten levert en vanuit België kan gevoerd worden in alle landen van de Europese Unie, met uitzondering van Finland. Minimale kosten “De invordering van onbetwiste facturen mag de schuldeiser, mits een goede overeenkomst en al-

gemene factuurvoorwaarden, in principe weinig of niets kosten, zeker niet in B2B dossiers. Zij is het meest succesvol mits zij bestaat uit drie elementen: zowel een korte minnelijke fase als, indien nodig, een gerechtelijke fase, en zulks na een zeer strikte en consequente interne opvolgingsprocedure.” Er dient zeer snel gehandeld te wor-

den. “Kostbare tijd gaat verloren door het overdragen van de dossiers wanneer men met twee of drie partners werkt. De financiële situaties van debiteuren kunnen pijlsnel naar beneden storten. Men heeft er dus alle belang bij dezelfde externe partner te kiezen voor zowel de minnelijke en de gerechtelijke invordering.”

8 | Credit management

“Voorkom achterstallige betalingen door beter intern beheer”

Bedrijven doen voor hun credit management dikwijls een beroep op externe dienstverleners, maar vergeten dat ze ook intern heel wat verbeteringen kunnen doorvoeren. We praatten erover met Erik de Caluwé en thierry de Meester van triple A solutions. tEkst: BArBArA VAndEnBussCHE

Waarom moet men ook intern meer oog hebben voor kredietmanagement? Een degelijk kredietbeleid binnen de organisatie voorkomt heel wat

achterstallige betalingen, en heeft het voordeel dat men alles in eigen beheer kan houden. Daar is echter ondersteuning voor nodig, niet alleen om het personeel hierin bij te scholen, maar ook om de processen

Erik DE caluWÉ, triple A solutions Foto: privé

en structuren zo optimaal mogelijk te maken. Dit kan een heel ingrijpend proces zijn, maar het loont op langere termijn omdat de hierbij opgedane knowhow binnen het bedrijf blijft.

tHiErrY DE MEEstEr, triple A solutions Foto: privé

Gaat het dan vooral om technische ingrepen? Nee, een mentaliteitswijziging is evenzeer nodig. Bedrijven moeten zich bewust worden van het belang van een goed kredietbeleid, niet alleen op vlak van incasso, maar ook wat de doorlichting van potentiële klanten betreft. Vroeger werd dit er altijd bij gedaan door de boekhouding, maar nu de crisis de omzet doet dalen – en dus ook de cashflow – duikt dit steeds meer op als een nieuwe functie. De rol van de credit collector is dus aanzienlijk toegenomen. Heeft die nieuwe rol gevolgen voor andere functies binnen het bedrijf? Een belangrijk aspect van het werk als credit manager is de relatie met de salesverantwoordelijken in de organisatie. Verkopers werden vroeger enkel afgerekend op resultaten, maar moeten nu steeds vaker rekening houden met de winstmarges op hun verkoop, en met het feit of de klant wel betaalt binnen de vooropgestelde termijn. Resultaten zijn mooi, maar bedrij-

ven hebben liquide middelen nodig om hun activiteiten verder te kunnen uitvoeren. Zeker bij business-to-business komt het er dus op aan achterstallige betalingen zo snel mogelijk te kunnen innen en tegelijk de commerciële relatie in stand te houden.

Maar het is toch de klant die meestal de oorzaak is van die tragere instroom? Het grootste probleem van bedrijven is inderdaad dat hun klanten te laat betalen. Men onderschat echter dikwijls in welke mate dit veroorzaakt wordt door de interne werking van de leverancier: door slechte facturatie bijvoorbeeld, verkeerde creditnota’s, nog niet geleverde prestaties of foute BTW-percentages. Ook een gebrek aan communicatiekanalen tussen bijvoorbeeld de uitvoering en de financiële of commerciële afdeling ligt dikwijls aan de basis van heel wat leed. Een diepgaande doorlichting en hervorming van de processen en procedures is dus dikwijls nodig om tot een ‘lean’ credit management te komen.

Slaap op beide oren met een kredietverzekering de kans bestaat steeds dat een klant niet kan betalen. de redenen daarvoor zijn divers: faillissement, onvoldoende liquide middelen, politieke problemen in het land waar de klant gevestigd is,enzovoort ... Gelukkig bestaat er een product dat ervoor zorgt dat de verkoper, of aanbieder van diensten, op beide oren kan slapen: de kredietverzekering. tEkst: koEn VAndEpopuliErE

E

en kredietverzekering dekt het risico op wanbetaling tussen professionelen (bedrijven/zelfstandigen). Daartoe komt ze met drie diensten. De eerste is het voorkomen zaken te doen met een klant die mogelijk niet zal betalen. In het kader daarvan wordt van de verzekerde verwacht dat hij voor elk van zijn klanten bij zijn verzekeraar een ‘kredietlimiet’ opvraagt. Deze dient groot genoeg te zijn om het maximaal openstaand bedrag dat de verzekerde doorheen het jaar op zijn klant heeft, af te dekken. De verzekeraar onderzoekt of de gevraagde limiet volledig of slechts gedeeltelijk kan worden

gegeven, of als ze moet worden geweigerd. Incasso Eens de verzekerde een limiet heeft gekregen, kan hij zaken doen met zijn klant onder dekking van de polis. Wanneer nu een factuur op de vervaldag onbetaald blijft, zal hij in eerste instantie zelf zijn klant aanmanen. Helpt dit niet, dan moet hij na een bepaalde tijd (60 à 90 dagen na de vervaldag van de factuur) zijn dossier overmaken aan de verzekeraar. Deze komt dan met een tweede dienst over de brug: het starten van een incassoprocedure tegen de klant, met als bedoeling alsnog de betaling van de factuur

te verkrijgen. Indien deze inspanningen niets opleveren, betaalt de verzekeraar 85 à 90 procent van het verschuldigde bedrag. Deze schadeloosstelling is de derde dienst die in de kredietverzekering zit vervat. Twijfels Rechtspersonen en/of BTWplichtigen, die verkopen aan of diensten presteren voor andere rechtspersonen/BTW-plichtigen, komen in aanmerking voor zo’n verzekering. De verzekeraar zal wel eisen dat het volledige zakenvolume wordt aangeboden. Enkel die klanten aanbieden waarover twijfels bestaan, zal dus niet worden aanvaard. Uiteraard...

Foto: istock

Credit management | 9

4 specialisten over de toekomst van credit management Paul bEcuE, General manager Euler-Hermes

Prof. luDo

HEnri DE

tHEunissEn, ivkM

sWaEf, Zaakvoerder delta point oCs

Manon taris, Zaakvoerder Advia

Vragen Wat is de belangrijkste les die uit de crisis kan worden getrokken?

Hoe hebben kredietmanagement bedrijven op de crisis gereageerd?

Wat zal de toekomst ons brengen?

Wat zou elke kMo volgens u minimum moeten doen om aan goed kredietmanagement te doen?

Bescherm uw bedrijf tegen het risico van wanbetaling ! Onze kredietverzekering biedt u oplossingen op maat, zowel voor uw thuismarkt, als voor uw exportactivteiten.

In goede tijden worden al te vaak latente gevaren inzake betalingsrisico met de mantel der liefde weggeveegd omdat men zogezegd de groei van het bedrijf belemmert. Maar het beheer van het bedrijfskapitaal (inclusief handelsvorderingen) heeft nu wel veel meer aandacht gekregen.

Dat verrassingen kunnen optreden. Zo kan zelfs betrouwbaar cliënteel plots in de problemen komen! We stellen ook vast dat er heel wat klanten zijn die niet met een krappe liquiditeit worden geconfronteerd, maar die toch betalingsuitstel en dus gratis krediet krijgen... of nemen.

We moeten meer aandacht besteden aan het minimaliseren van risico’s. Ook nu nog: de crisis is immers nog niet geluwd. Na de banken werden de multinationals getroffen, en op dit moment vallen er bij heel wat KMO’s klappen.

We moeten ons realiseren dat het creeren van bedrijfsinterne liquiditeitsverruiming een absolute must is: bedrijven dienen zich te focussen op hun financiele zelfstandigheid en stabiliteit, en niet enkel vertrouwen op de kredietinstrumenten van de financiële instellingen.

De kredietverzekeraars, als het ware een globale, op de wereld gerichte kredietmanager, treden strenger op dan vroeger. Onze communicatie was in dat verband wel soms onvoldoende proactief, al zijn daarvoor verzachtende omstandigheden, onder meer de actuele crisis die in een korte tijdspanne als een pletwals over de kredietverzekeringssector ging.

De kredietmanagers hebben het niet gemakkelijk gehad. Meer probleemklanten met de daarbij horende onderhandelingen, meer schadegevallen, en dit vaak met zeer beperkte middelen.

De meest markante reactie kwam van de kredietverzekeraars, die hun limieten drastisch verminderden. Dat heeft ertoe bijgedragen dat mensen andere methodes van kredietmanagement zijn gaan zoeken.

De crisis biedt ook opportuniteiten om bedrijfsinterne verbeteringen en herstructurering van processen door te voeren. Wij ondersteunen onze cliënten bij de verwezenlijking hiervan. Ondernemingen moeten beseffen dat credit management en incasso nauw verwant zijn, maar niet met elkaar mogen worden verward. Bij de selectie van een externe partner moeten ze erop toezien dat de juiste strategische keuze wordt gemaakt: structurele oplossingen middels credit management, ad hoc oplossingen middels incasso.

We moeten eerst stellen dat de crisis nog niet voorbij is. De domino begon bij de banken, sloeg over naar de bedrijven in de reële economie, en is nu bij de overheden beland van landen die grote uitstaande schulden hebben. De volgende stap zou de private consument kunnen zijn, die door de stijgende werkloosheidsgraad meer en meer onder druk komt te staan. Een ander markant feit is dat het economisch zwaartepunt in de wereld geleidelijk naar de groeilanden verschuift.

Waakzaamheid blijft nodig, net als creativiteit bij het zoeken van oplossingen voor klanten met tijdelijke problemen. In bepaalde sectoren zullen immers nog heel wat problemen optreden, met heel wat faillissementen tot gevolg.

KMO’s zullen steeds meer gebruik maken van alternatieve methodes (in plaats van kredietverzekering) om risico’s bij het zakendoen te verminderen. De rol van een aantal externe adviseurs zal toenemen: advocaten, incassobureau’s, ... Omwille van hun vertrouwensrelatie zijn het in KMO’s echter vooral de externe boekhouders die een steeds belangrijker rol zullen spelen inzake de beheersing van risico’s en de begeleiding inzake operationeel debiteurenbeheer.

Elk bedrijf zal een stringenter beleid inzake openstaande facturen doorvoeren. Het nemen van “goedkoop leverancierskrediet” zal niet meer zo evident zijn als voorheen. Het aantal dagen dat een factuur openstaat, de ‘DSO’ (Days Sales Outstanding), zal als een zelfstandig onderdeel in de commerciele fase voorafgaand aan de contractsluiting of prijszetting ter sprake (moeten) komen. Bijgevolg zal DSO verschuiven van de zogenaamde ‘kleine lettertjes’ op de achterzijde van de factuur naar de frontpagina van het contract. Bovendien laat deze werkwijze toe dat de kost van DSO in de prijs kan worden verdisconteerd. Daarnaast zal het outsourcen van niet-kernactiviteiten een verdere groei kennen.

De KMO moet zich bewust worden van het belang van correcte handelsrelaties. Dit besef moet zowel binnen de eigen onderneming als naar buiten worden gerealiseerd: aan de klanten duidelijk maken dat men een correct betaalgedrag belangrijk vindt.

Voor alles: ken uw klant! En speel kort op de bal wanneer u merkt dat deze niet tijdig betaalt. Beperk uw financieel risico door een voorschot te vragen dat gelijk staat aan het bedrag dat u investeert. Vraag ook advies bij uw boekhouder.

Het aanstellen van een credit manager, desgevallend parttime, die de ruimte krijgt om bij de totstandkoming van commerciële contracten zijn inbreng te laten gelden zodat hij niet steeds de gaten moet vullen die in een eerder stadium door anderen werden gemaakt.

De KMO moet beschikken over een goed georganiseerd kredietmanagement (kredietpolitiek en discipline). Iedere debiteur moet een kredietrating krijgen, en het betalingsrisico moet worden afgedekt. Indien nodig, kan ze daarvoor een beroep doen op derde partijen, zoals de kredietverzekeraars.

Zoekt u solvabele partners ?

S.O.S. Onbetaald ?

Raadpleeg onze commerciële en financiële informatie ! Van korte kredietadviezen, tot volledige kredietrapporten en cashflow analyses.

Wacht niet tot de onbetaalde vorderingen op uw klanten een probleem worden.

Vorstlaan 100 1170 Brussel Tel. : 02 404 01 11 [email protected] www.coface.be

Unieke databases voor al uw commerciële acties! Selecteer uw prospecten, optimaliseer uw klantenbestand, ... Wij analyseren uw klantenportefeuille. Wij garanderen u een prospectie op maat en leveren adressen voor een gerichte marketingactie

10 | Credit management

Hoe software jouw kredietbeheer kan stroomlijnen Bij veel bedrijven bestaat het kredietbeheer uit het afdrukken van een lijst met openstaande facturen, en de klanten die ervoor verantwoordelijk zijn bij gelegenheid op te bellen. Voor een goed kredietbeheer is evenwel meer nodig. Software steekt een handje toe. tekst: Koen Vandepopuliere

Vennootschappen besteden hun boekhouding uit aan een accountant of fiduciare, of werven daarvoor iemand aan die in dat verband een geschikte opleiding heeft genoten. Het kredietbeheer gebeurt al te vaak op minder professionele wijze. Heel wat firma’s houden nog steeds vast aan het af en toe exporteren van een lijst openstaande facturen uit het boekhoudpakket naar een rekenbladprogramma zoals Excel. Dan zijn het bijvoorbeeld de boekhouders die, als ze even tijd hebben, bellen of mails opstellen die dan naar de betrokken debiteuren worden gezonden. Op maat gesneden Vooral grote ondernemingen zetten daarvoor, massaal, aangepaste software in. Deze wordt evenwel voor KMO’s steeds betaalbaarder en beter op hun maat gesneden. Dit type bedrijven begint er ook steeds meer de voordelen van in te zien. De kredietcrisis heeft daartoe bijgedragen. Want de druk is toegenomen om grotere risico’s te nemen om meer te kunnen

“Een gemeenschappelijk kenmerk van al deze oplossingen is dat klanten sneller de factuur in de bus krijgen, zodat hun leverancier sneller wordt betaald

”

verkopen, terwijl tegelijk het aantal klanten dat failliet gaat toeneemt, en de kredietverzekeraars terughoudender zijn geworden. Maar welke mogelijkheden biedt dergelijke software vandaag? Sven Bruggeman, expert efacturatie en kredietmanagementsoftware: “Er zijn diverse spelers die dergelijke tools aanbieden. Klanten kunnen er bijvoorbeeld mee worden gesegmenteerd. Zo kan een firma de software zo hebben ingesteld dat een bepaalde categorie klanten eerst een herinneringsbrief krijgt toegestuurd, terwijl een andere wordt opgebeld.

Zo’n tools kunnen ook helpen bij het kiezen welke betalingsachterstanden moeten worden opgevolgd. Een andere mogelijkheid is het automatisch bijhouden van de betalings- en aanmaningshistoriek. Of het digitaliseren en automatiseren van aanmaningen, bijvoorbeeld met predicitive dialing, waarbij een geregistreerde boodschap via automatisch telefoneren aan de debiteur wordt doorgegeven. Of nog het sturen van een sms - technieken die vooral naar consumenten toe worden gebruikt. Nog een mogelijkheid is dat kredietmanagementsoftware kan helpen bij het klachtenbeheer. Dat is zelfs een heel belangrijk voordeel van dergelijke tools, aangezien het niet betalen van een factuur dikwijls voortspruit uit klachten. Verder zijn er toepassingen die automatisch handels- en kredietinformatie over bepaalde klanten integreren. Sommige berekenen zelfs kredietlimieten, aan de hand van interne informatie over die klant, eventueel aangevuld met externe informatie. Dergelijke output helpt te bepalen tot hoe hoog openstaande posten met bepaalde klanten mogen oplopen.” De elektronische factuur Het is evenwel niet enkel kredietmanagementsoftware die ertoe kan bijdragen dat het werkkapitaal van een onderneming efficiënter wordt benut. Denken we maar aan elektronisch factureren. Tools die dit toelaten, zorgen ervoor dat uit het boekhoudpakket automatisch facturen worden gegenereerd, zonder fouten, met de algemene voorwaarden erbij, een exemplaar in het digitaal archief, geavanceerde mogelijkheden om snel duplicaten te sturen, ... zelfs het controleren van het moment waarop de ontvanger de factuur heeft ontvangen en gelezen, behoort tot de mogelijkheden. Er zijn ook tools die de facturen rechtstreeks afleveren in de online banking-omgeving. Betalen gebeurt dan door een opvallend gering aantal muisklikjes. Een gemeenschappelijk kenmerk van al deze oplossingen is dat klanten sneller de factuur in de bus krijgen, zodat hun leverancier sneller wordt betaald. Dat draagt bij tot een optimaler krediet-

management. “Op 21 december 2009 werd trouwens een KB gepubliceerd dat elektronisch factureren faciliteert door het bannen van enkele onnodig strenge voorwaarden,” stelt Sven Bruggeman. “Er wordt verwacht dat elektronische facturatie hierdoor snel een belangrijke rol zal gaan innemen in het handelsverkeer.”

Supersnelle betaling Er is zelfs een oplossing die ervoor zorgt dat de betaling nóg sneller verloopt dan bij het gebruik van dergelijke software. Namelijk: vóór de klant het product heeft ontvangen! Het geheim? Verkopen via het internet, waarbij online betalen wordt verwacht. Bijkomende

voordelen zijn dat de administratieve afhandeling ervan nog weinig werk impliceert, en dat nadien geen nalatige debiteuren meer hoeven te worden opgevolgd. Het mag duidelijk zijn: aan software die het leven voor kredietmanagers aangenamer maakt, is niet langer een gebrek!

Snelle vooruitgang dankzij de juiste software Enkele jaren geleden besloot Record Bank haar kredietmanagement te optimaliseren met een softwareprogramma. “Door de nieuwe software weten mensen intern goed waar ze mee bezig zijn, terwijl ze externe ondersteuning kunnen krijgen”, aldus Ann Declerck CFO en CRO. tekst: Barbara Vandenbussche

Record Bank, een dochteronderneming van ING België, is een retailbank die retailklanten, zelfstandigen en kleine KMO’s krediet- en depositoproducten aanbiedt. Ze doet dat via een netwerk van kredietmakelaars, zelfstandige bankagenten en ‘vendors’, garages en ketens die aan consumenten krediet verstrekken. “Onze bank ontstond na een fusie van enkele kleinere retailbanken”, vertelt CFO en CRO Ann Declerck van Record Bank. “Vanwege die fusies nam de vraag naar software voor credit management sterk toe, omdat we nood hadden aan een centraal systeem voor gegevensopslag.”

Superusers Voor 2004 werd het systeem voornamelijk gebruikt voor het verzamelen van gegevens om portefeuilles te kunnen screenen, en om scoringsmodellen voor klanten op te bouwen. “In 2005 zijn we dan gestart met het Basel II-systeem van SAS, nadat de ING-groep ons dat gevraagd had. Met het nieuwe programma konden we voldoende data verzamelen om eigen modellen uit te werken voor bepaalde kredietrisico’s. Dat we hierbij voor SAS kozen, kwam omdat we hier al mee samenwerkten voor datawarehousing. Bovendien houden we de kennis over de systemen binnen de bank, waar we werken met superusers – mensen die niet behoren tot de IT-afdeling maar die wel wat verstand hebben van

Ann Declerck, CFO en CRO van Record Bank Foto: Privé

®

programmeren. Deze manier van werken laat toe dat mensen intern goed weten waar ze mee bezig zijn, terwijl ze wel externe ondersteuning kunnen krijgen. Zo konden we op een relatief korte periode vrij snel vooruit gaan.” Volledig systeem Ondertussen gebruikt Record Bank het systeem voor meer dan kredietrisicomanagement alleen, benadrukt Ann Declerck. “We gebruiken volledige scoringsmodellen en modellen om het risico van een product te bepalen. Daarnaast maken we gebruik van een volledig business intelligence systeem om oplossingen te bieden op zowel directieniveau als naar onze commerciële ploegen. We kunnen hen een overzicht geven van kredietrisico’s bijvoorbeeld, of uitgefilterde informatie over bepaalde niches of specifieke problemen, die zij kunnen gebruiken voor een productlancering of om nieuwe markten op te gaan. In de nabije toekomst zullen we een meer technische upgrade laten doen voor al wat statistiekmanagement en business intelligence is. Het systeem levert ons heel veel nuttige informatie op om managementbeslissingen op te baseren, dus we werken hier graag aan verder.”

Credit management | 11

Overheid geeft het voorbeeld: geen wanbetalingen meer De overeengekomen betaaltermijnen in België bedragen gemiddeld 35 dagen, de facturen worden echter gemiddeld 17 dagen te laat betaald. Mede door de crisis komen gezonde ondernemingen in de problemen door niet- of laattijdige betaling van openstaande facturen door andere ondernemingen of de overheid. Minister van Economie Vincent Van Quickenborne legt uit op welke manier hij dit probleem aanpakt. tekst: Bert Verbeke

De minder gunstige betalingsvoorwaarden treffen vooral kmo’s. Hoe kan u hen helpen? Vincent Van Quickenborne: “Met de verschillende ondernemersfederaties hebben wij diverse maatregelen uitgewerkt. In de eerste plaats geeft de overheid zelf het goede voorbeeld door geen wanbetalingen meer uit te voeren. Overheden moeten hun facturen tijdig betalen. De meest recente cijfers van Graydon geven aan dat het aantal wanbetalingen door de overheid is gedaald van 23 procent in het vierde trimester van 2008 tot 8 procent in het laatste trimester van 2009. Daarnaast heeft de regering ondertussen beslist het laattijdig betalen van facturen strenger aan te pakken.” Wat wordt er voor ondernemingen gedaan op het vlak van de lange en complexe procedures om via de rechtbank een betaling van facturen te verkrijgen? “Wij maken werk van een invoering van een betalingsorder voor ondernemingen. Hierdoor zal men snel, eenvoudig en zonder hoge kosten van de andere onderneming kunnen eisen dat deze haar openstaande factuur betaalt.” Om de economische activiteit aan te

moedigen heeft de overheid ook een aanvullende openbare kredietverzekering ingevoerd onder naam ‘Belgacap’. Hoe werkt het systeem? “Belgacap is een aanvullende dekking

“De meest recente cijfers geven aan dat het aantal wanbetalingen door de overheid is gedaald van 23 procent in het vierde trimester van 2008 tot 8 procent in het laatste trimester van 2009

”

die de kredietverzekeraar toekent, waarvoor de staat zich borg stelt. Belgacap is voorbehouden aan bedrijven die al genieten van een kredietverzekering en hun maatschappelijke zetel in België hebben en die sinds 1 januari 2009 een verminderde dekking kregen bij hun verzekeraar. Indien ze beroep doen op aanvulling door de overheid tot maximaal 50 procent betalen ze een premie van 0,50 procent per kwartaal. Deze bijkomende dekking bedraagt maximaal 3 miljoen euro voor grote ondernemingen en 1,5 miljoen euro voor kmo’s.”

Vincent Van Quickenborne, Minister van Economie. Foto: Privé

10 tips om uw liquiditeit te verbeteren

‘Liquiditeit’ geeft aan of uw onderneming voldoende geld beschikbaar heeft, met name om de rekeningen te betalen. Het belang daarvan is enorm. Om het kort en krachtig uit te drukken: ‘Cash is king’. Helaas staat deze liquiditeit in crisistijden extra onder druk: klanten betalen later, leveranciers willen sneller hun geld en banken geven minder snel krediet. Gelukkig zijn er remedies... tekst: Koen Vandepopuliere

1.

Maak een liquiditeitsbegroting, zodat u ten allen tijde een goed zicht op de hoeveelheid geld in uw zaak heeft. In zo’n begroting staan de ontvangsten en betalingen van een bepaalde periode (bijvoorbeeld maand of kwartaal). Reken de BTWontvangsten en -uitgaven mee, net als privéopnames (inclusief inkomstenbelasting) en aflossingen. Afschrijvingen, daarentegen, blijven er buiten.

2.

Onderzoek de kredietwaardigheid van uw klanten. Zo bent u zekerder van betaling.

3.

Zorg ervoor dat uw klanten snel betalen door efficiënt en correct te factureren, door op elektronische systemen over te schakelen bijvoorbeeld. Tevens kan u al dan niet geautomatiseerde toepassingen voor debiteurenbeheer uittesten. Ook het geven van een korting bij tijdig betalen kan helpen.

4.

Onderhandel met uw leveranciers een goede betalingstermijn. Maak bij grote, langlopende opdrachten afspraken om de bekostiging gespreid te laten verlopen. En maak gebruik van de leverancierskorting bij snelle betaling.

5.

Vermijd zoveel mogelijk onnodige kosten, inclusief te grote voorraden.

6.

Overweeg outsourcing. Tot uw takenpakket behoren vast wel zaken waarin u niet zo goed bent. Dat zou bijvoorbeeld het nabellen van offertes kunnen zijn. Daarvoor zou u dan een callcenter kunnen inzetten. Telefoneren is hun kerntaak, waardoor ze het beter en sneller doen dan uzelf. En daardoor bespaart u kosten... Desnoods kan u bepaalde gebouwen, rollend mate-

7.

rieel of andere activa verkopen om cash vrij te maken. En als u bepaalde activa moet vervangen, is het goed om leasing te overwegen. Deze formule laat u toe om de BTW voor te financieren en legt geen beslag op waarborgen.

8.

Wacht niet tot het water u aan de lippen komt te staan, maar ga op tijd met uw bank aan tafel zitten. Die werkt immers met kredietratings die op een brede waaier van indicatoren zijn gebaseerd. Eén daarvan is de kwaliteit van het management. Openheid

van uwentwege wordt in dat verband geapprecieerd en zorgt voor een lagere kredietprijs.

9.

Zorg ervoor dat u op uw zakelijke rekening in het rood kunt gaan. Natuurlijk is in het rood gaan niet echt gunstig en aangeraden, maar het kan op sommige momenten toch een goede tijdelijke oplossing zijn.

10.

Een laatste tip: als u er zelf niet uitkomt, schaamt u er zich dan niet voor om raad te vragen aan iemand die het wel weet…

ANNONCE TCRE 192x255mm-2010-BELG-NL :Mise en page 1

R I S I C O

2/02/10

9:24

Page 1

V A N

N I E T - B E T A L I N G

De traditionele kredietverzekering: Vaak te strakke « confectie » Voor de meeste ondernemingen die actief zijn in de B2B is het krediet dat ze toestaan aan hun klanten een belangrijk risico; inderdaad is de sluiting van meer dan één onderneming op vijf het gevolg van het in gebreke blijven van één of meerdere van haar klanten. Vandaag wensen de meeste bedrijfsleiders echt hun balans tegen dit gevaar te beschermen. Met de kredietverzekeringsformules zijn ze echter afhankelijk van een aantal beperkingen: standaardtarieven, opgelegde kredietlimieten, inmenging in hun klantenrelaties bij het invorderen van de niet betaalde facturen. Een groeiend aantal bedrijfsleiders is bijgevolg op zoek naar een oplossing die hen beschermt, zonder hun gebruikelijke kredietbeheer aan verplichtingen te onderwerpen.

TCRe biedt u een dekking « op maat »

Kredietverzekering:

De polis wordt gekenmerkt door 3 parameters:

« confectie » of

a_ Het verzekerde bedrag: dat is het risico dat aan de verzekeraar overgedragen wordt b_ De vrijstelling: dat is het risico dat behouden wordt door de verzekerde c_ De premie: dat is de vergoeding voor het verzekerde bedrag

Een uniek concept

« maatwerk » ? Head office TRADE CREDIT Re Insurance company sa/nv

www.pavy.be - 2010/0105

En u, de verzekerde, kiest zelf twee van deze parameters die « op maat » van uw klantrekening zijn. TCRe legt de derde vast.

Av. Roger Vandendriessche,18 B E-1150 Brussels Tel: +32 2 774 42 40 Fax: +32 2 774 42 41 Email: [email protected]

www.tcre.com B

E

R

G

A

M

O

-

B

R

U

S

S

E

L

S

-

C

O

L

O

G

N

E

-

L

U

X

E

M

B

U

R

G

-

P

A

R

I

S

-

V

A

L

E

N

C

I

A