BEURSDOSSIER
Voorwoord Geachte mevrouw Geachte heer Het groene West-Vlaanderen is al jaren het decor van prachtige fietstochten. Sportievelingen rijden er steevast langs de mooiste routes die West–Vlaanderen te bieden heeft. In 2013 wordt voor de tweede maal ‘West-Vlaanderens Mooiste’ georganiseerd. Een spetterende fietsvierdaagse met een fris imago en uitnodigende look! Een fietsvierdaagse die een nieuwe wind doet waaien door het ganse fietsland. Dit nieuwe concept zal door zijn samenwerking met verschillende partners en door zijn duidelijk vast pakket van vier dagen ongetwijfeld nog méér deelnemers en nog meer aandacht winnen. We hopen dit jaar meer dan 5.000 deelnemers te overtuigen om deel te nemen aan dit evenement. In onze stoutste dromen hopen we op 8.000 deelnemers en meer. Naar aanleiding van dit fietsevenement wordt de mogelijkheid geboden aan geïnteresseerde fietsgerelateerde bedrijven om hun producten en/of diensten voor te stellen aan de deelnemers van het event op zaterdag 24 augustus en zondag 25 augustus 2013 in ‘Expo Roeselare’. Het doelpubliek is zeer breed. We willen mensen vanuit heel België en Nederland aantrekken om te komen fietsen in Roeselare en omstreken en dit gedurende meerdere dagen. We houden de prijs voor een commerciële ruimte zeer laag. De all-in kostprijs voor deelname aan onze beurs bedraagt 75 euro (exl. BTW) voor een module van 12m². Kortom: de deelname aan dit fietsevent is een must voor een commerciële onderneming in de fietswereld! Het is tevens de perfecte gelegenheid om contact te leggen met duizenden potentiële klanten en eventueel zelfs met nieuwe zakenpartners. Indien u wenst deel te nemen aan deze expo of u wens meer info, neem dan telefonisch contact op met Björn Leenknegt, 051 26 23 67 of via email:
[email protected]. Wij stellen u dan ook met enige trots deze brochure ‘West-Vlaanderens Mooiste’ 2013 aan u voor. Björn Leenknegt Voorzitter Projectgroep ‘West-Vlaanderens Mooiste’
Voorstelling van het concept ‘West-Vaanderens Mooiste’ West-Vlaanderen per fiets ontdekken vanuit Roeselare, het hart van de provincie Van 22 augustus tot en met 25 augustus 2013 ‘West-Vlaanderens Mooiste’ is een must voor elke fietstoerist, zowel voor de occasionele fietser, de recreatieve fietser, de geoefende fietser als de doorwinterde wielertoerist. Vier dagen fietsen doorheen het prachtige West– Vlaanderen, een droom voor elke sportieveling. ‘West-Vlaanderens Mooiste’ laat u verschillende streken zoals de Leiestreek, het Heuvelland, de Kust en het Brugs Ommeland ontdekken met de fiets, met wieler- en fietsstad Roeselare als uitvalsbasis. Tijdens het fietsen maakt u kennis met al het moois dat de provincie te bieden heeft. Een droom voor elke fietser. Onze verschillende fietsafstanden bieden bovendien voor ieder wat wils: van kinderen, gezinnen en recreatieve fietsers tot mountainbikers en gedreven wielertoeristen. Iedere fietser vindt een parcours op zijn maat met een aangepaste lastigheidsgraad voor zijn niveau. De fietser vindt zeker zijn gading bij één van de verschillende fietsafstanden: 150 – 125 - 100 – 75 – 50 en 25km en voor de MTB’ers: 80 – 60 – 50 en 30km. Terwijl u fietst langs landelijke en fietsvriendelijke wegen, maakt u kennis met de toeristische troeven van de regio en de gemeenten. Men maakt kennis met idyllische plaatsen met zijn specifieke West–Vlaamse kenmerken en men geniet tijdens het fietsen van mooie vergezichten. U werpt eveneens een blik op het historische verleden van de streek en u geniet van de rijkelijke Bourgondische cultuur die West-Vlaanderen te bieden heeft. Op zondagnamiddag 25 augustus 2013 staat ons 4-daags fietsfeest in het teken van gezinnen met kinderen. Het paradepaardje is onze kinderfietstocht. De kinderfietstocht bedraagt slechts 15 km. Het parcours maakt gebruik van het uitgebreide fietspadennetwerk en verkeersluwe wegen. Attracties en kindvriendelijke animatie staan centraal op deze tocht. Naast de fietstochten op de weg zijn er op zaterdag 24 augustus 2013 en zondag 25 augustus 2013 toertochten voor de mountainbikers. De tochten zijn gekenmerkt door de vele landwegen, gecombineerd met boswegen en technische zones. Het hart van West-Vlaanderen zal een ware ontdekking en beproeving worden voor de vele mountainbikers. U kan al eens proeven van het evenement op onze website, www.westvlaanderensmooiste.be, voor meer info over het evenement en leuke sfeerbeelden van de editie 2012.
Wie is de organisator van het evenement? Het evenement wordt georganiseerd door de vzw Sportevenementen Roeselare in samenwerking met de stad Roeselare. Verscheidene stadsdiensten, waaronder dienst Toerisme, de Sportdienst en het WieMu, werken intensief mee aan dit recreatief fietsproject.
Volgende partners verlenen hun medewerking aan het project:
Toerisme Leiestreek:
Grinta!
Westtoer:
Wielerbond Vlaanderen:
provincie West-Vlaanderen:
Geschiedenis van het evenement Het evenement is de voorbije 35 jaar uitgegroeid van een puur lokaal gebeuren tot een event met uitstraling op Vlaams niveau maar steeds met de basisgedachte, het fietsen, in ons achterhoofd. In de voorbije decennia is het evenement geëvolueerd van een ééndagsevent tot een heuse fiets 4-daagse en het aanbod van fietstochten is heden op maat gemaakt van de doelgroep die we willen bereiken. Kortom, het evenement is aangepast aan de noden van de tijd waarbij sportiviteit en beleving hand in hand gaan met de bedoeling om de deelnemer een toffe en ontspannende dag of dagen aan te bieden.
Doelgroep en het profiel van onze deelnemers aan het evenement Beschrijving van onze doelgroep: We richten ons naar kinderen, volwassenen en senioren, mannen en vrouwen, kortom naar iedereen tussen de leeftijd van 4 jaar tot 90 jaar die graag fietst. Er wordt een opdeling van iedere doelgroep die wij willen bereiken opgemaakt om onze communicatie daarop af te stellen en uit commercieel oogpunt: Welke doelgroepen bereiken wij? o Sportieve fietsers: bestaande uit wielertoeristen en mountainbikers; o Recreatieve fietsers; o 4-daagse fanaten; o Gezinsfietstocht en families met kinderen.
Bepaling van de doelregio gekoppeld aan de doelgroep:
Sportieve fietsers: doelregio is Vlaanderen. Recreatieve fietsers: doelregio is West-Vlaanderen & Oost-Vlaanderen. 4-daagse fanaten: doelregio is Vlaanderen & Nederland. Gezinsfietstocht en families met kinderen: doelregio is Roeselare en ruime omgeving.
Verwacht aantal deelnemers: Aan de hand van de deelnemers van de voorbije jaren hebben we een realistische schatting gemaakt van het aantal deelnemers die wij verwachten in 2013: Wij verwachten ongeveer een 7000 deelnemers verdeeld over de verschillende dagen: o Donderdag: 500 deelnemers. o Vrijdag: 500 deelnemers. o Zaterdag: 3000 deelnemers. o Zondag: 3000 deelnemers.
Profiel van onze deelnemers? U merkt dat U bij dit evenement een interessante doelgroep kan bereiken: deelnemers van alle leeftijden die licht tot zeer sportief zijn en afkomstig uit Vlaanderen, België tot zelfs deelnemers uit Nederland.
Schematische voorstelling van onze deelnemers? Hieronder vindt je enkele interessante cijfers van de voorbije editie van ‘West-Vlaanderens Mooiste’.
Deelnemers per onderdeel: Kinderfietstocht 6% MTB 25%
Recreatieve fietsers 46%
Recreatieve fietsers Wielertoeristen MTB Kinderfietstocht
Wielertoeristen 23%
Deelnemers per provincie Limburg 11% Antwerpen 16%
West-Vlaanderen 42%
Vlaams Brabant 10% Oost - Vlaanderen 21%
‘WEST-VLAANDERENS MOOISTE’ IS HET IDEALE EVENEMENT OM ALLE SPORTIEVE DOELGROEPEN VAN DE MAATSCHAPPIJ AAN TE SPREKEN .
Doelstellingen van het evenement Doelstelling West-Vlaanderens Mooiste 2013 Het evenement ‘West-Vlaanderens Mooiste’ heeft als hoofddoelstelling om mensen te stimuleren om te sporten, in ons geval fietsen, in combinatie met het ontdekken van toeristische, culturele, natuurlijke en andere trekpleisters in de stad en de omliggende regio: We stimuleren de mensen om te bewegen en we willen het sociaal contact bevorderen door middel van allerlei animatie in de start- en aankomstplaats en het uitbaten van leuke bevoorradingslocaties. De deelnemers ontdekken tijdens onze fietstochten de stad Roeselare en de provincie West-Vlaanderen. Het evenement is laagdrempelig en bovendien hebben we aandacht voor specifieke doelgroepen. De laagdrempeligheid bekomen we door de deelnameprijs vast te pinnen op 3 euro en de drankenprijs bewust laag te houden wat ten goede komt aan de sociale doelstelling. Vanuit onze sportieve visie steunen/organiseren wij ook enkele sensibiliserende acties. Zo is er een actie gericht tegen zwerfvuil en steunen wij ook de campagne ‘ik fiets proper’.
Campagnelogo ‘Ik fiets proper’.
Campagnelogo ‘Fietstoerisme in harmonie’.
Overzicht van de verschillende communicatiedragers Communicatie voor het evenement Print:
Brochures: 60000 exemplaren Flyers: 10000 exemplaren Affiches: 500 exemplaren
Banners en spandoeken:
Roll–up’s Publiborden op de invalswegen van de stad Publikubussen in het stadscentrum Spandoeken in de provincie
E-Communicatie:
Logo op website: www.westvlaanderensmooiste.be Logo in e-mailing: ‘West-Vlaanderens Mooiste 2013’ (met een bereik van zo’n 25000 fietsfanaten) Aanwezigheid op onze promotionele website.
Mediapartners: Grinta! Magazine
Pasar Magazines
Focus/WTV
Krant van West-Vlaanderen
Op Stap magazine
VDB – VAB magazine
Sociale media:
Communicatie tijdens het evenement Start- en aankomstplaats:
Spandoeken en vlaggen Publibogen en andere inflatables Samplingacties Geluidsspot Promostanden
Bevoorradingsstanden onderweg:
Spandoeken en vlaggen Publibogen en andere inflatables Samplingacties
Persknipsel van de editie 2012
Waarom aanwezig zijn tijdens ons event? Als bedrijfsverantwoordelijke weet u als geen ander dat deelnemen aan een expo een zeer efficiënte vorm van communicatie en marketing is voor uw bedrijf. Het biedt u de mogelijkheid om potentiële klanten te ontmoeten die op dat moment kennis maken met de nieuwigheden die u te bieden heeft op de fietsmarkt, u maakt kennis met deelnemers die op zoek zijn naar een nieuwe racefiets of MTB, kortom u hebt direct en persoonlijk contact met de klant. Deze expo biedt u de ideale gelegenheid om in contact te komen met potentiële klanten en u kunt zich op dat moment maximaal profileren.
Wat biedt de organisatie u aan? De organisatie staat garant voor een goed georganiseerd, professioneel evenement. Naast de genoemde garantie bieden wij nog tal van andere zekerheden:
De organisatie zal via verschillende communicatiekanalen zorgen voor de bekendmaking van het evenement waardoor u een maximaal rendement zal verkrijgen. De organisatie staat garant voor een grote opkomst van deelnemers, meer dan 4.000. Uw bedrijfsnaam met bijhorend logo wordt op onze website geplaatst onder de noemer beursdeelnemers. Een link van op onze website naar uw website. 2 maand voor het evenement wordt er promomateriaal opgestuurd naar u bestaande uit flyers en affiches. Gratis wifi-toegang in Expo Roeselare. Gratis elektriciteit.
Inschrijvingsformulier FIETSEXPO ‘West-Vlaanderens Mooiste’ Zaterdag 24 & zondag 25 augustus 2013 Firma: ______________________________________________________________________ Naam Verantwoordelijke: _____________________________________________________ Straat & nr: ________________________________________________________________ Postnr & gemeente: __________________________________________________________ Tel.: ________________________________ GSM:
________________________________
Fax: ________________________________________________________________________ E-mail: ____________________________________________________________________ Website: ____________________________________________________________________ BTW nr.: ____________________________________________________________________ De volgende projecten en/of diensten zullen op de tweedaagse worden voorgesteld: Project:__________________________________________________________________ Dienst: __________________________________________________________________ Ondergetekende bestelt hierbij een naakte expo oppervlakte voor 2 dagen: standruimte van 12m² (3m op 4m) aan € 75 (excl. BTW). standruimte van 18m² (3m op 6m) aan € 100 (excl. BTW). In de prijs zijn begrepen: De gereserveerde standruimte, gratis internet, vermelding op de website, 1 gratis aansluiting op het elektriciteitsnet en een vuilniszak. Betaling: De inrichters van de beurs zullen na het ontvangen van het ingevuld inschrijvingsformulier een factuur opmaken en opsturen naar bovenstaande adresgegevens. Deze dient te worden vereffend uiterlijk op 15 augustus 2013. Door ondertekening van het inschrijvingsformulier verklaart de verantwoordelijke zich akkoord met de hierna opgesomde deelnemingsvoorwaarden. Datum: _________________________ Naam en handtekening verantwoordelijke: _____________________________________
Gelieve het inschrijvingsformulier zo vlug mogelijk terug te sturen naar: Vzw Sportevenementen Roeselare, Zuidstraat 3 (2° verdiep), 8800 Roeselare of faxen naar 051 26 23 69.
DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemers aan de fietsexpo kunnen onder volgende voorwaarden deelnemen:
Organisatie: De organisatie van de expo is in handen van: Sportevenementen vzw Roeselare: o Voorzitter: dhr. Noël De Meyere o Zuidstraat 3 (2° verdiep) - 8800 Roeselare o Tel 051 26 23 67 – email:
[email protected] o BTW nr.: BE 0461.203.821 Beurssecretariaat tijdens de expo: o Het beurssecretariaat bevindt zich in Expo Roeselare. Het secretariaat is bemand vanaf 8.00u tot 18.00u o In het beurssecretariaat kunt u terecht voor: technische problemen betreft de stand. praktische zaken omtrent de organisatie. de EHBO–post.
Plaats en tijdstip: De expo vindt plaats op zaterdag 24 en zondag 25 augustus 2013 in Expo Roeselare, Diksmuidesteenweg 400, 8800 Roeselare.
Openingstijden: De expo is voor de bezoekers geopend op zaterdag 24 en zondag 25 augustus 2013 telkens van 8.00 u. tot 17.00 u.:
Inschrijving voor standruimte: Door middel van een volledig ingevuld inschrijvingsformulier verklaart de aanvrager zich akkoord met de deelnemingsvoorwaarden van de beurs. Slechts na toekenning van de standruimte door de organisatie en betaling van de daarvoor verschuldigde kosten kunnen rechten op de standruimte worden ontleend. Goederen en/of diensten kunnen, indien zij strijdig zijn met de deelnemingsvoorwaarden, van de beurs worden verwijderd. Met de wensen betreffende de locatie/plaats van de gehuurde ruimte wordt, waar mogelijk, rekening gehouden. De exposant kan hierin echter geen rechten ontlenen. Eventuele onderverhuur door, het delen van de gehuurde standruimte met derden is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van de beursorganisatie.
Annulatie van beursdeelname: Bij annulatie na 15 augustus 2013 blijft het volledige factuurbedrag voor de standplaats verschuldigd.
Aansprakelijkheid bij annulatie van het evenement: Indien de beurs buiten toedoen van de organisatie niet op het afgesproken tijdstip kan doorgaan of wanneer door overmacht de beurs elders dient plaats te vinden, is de organisatie tegenover de deelnemer niet aansprakelijk voor eventueel geleden schade.
Opbouw en afbraak van de standen: De opbouw en afbraak vindt plaats op volgende momenten: Opbouw: o Vrijdag 23 augustus vanaf 9.00u tot 18.00u. Afbraak: o Zondag 25 augustus vanaf 19.00u tot 20.00u. o Maandag 26 augustus vanaf 9.00u tot 12.00u.
Standenbouw, info & voorschriften: De organisatie vraagt aan de deelnemers rekening te houden met volgende regelgeving betreft de opbouw van de stand: Bouwhoogte: o De standaardbouwhoogte is vastgelegd op 2,5m. Beperking van de opening van de stand naar de wandelgang: o Men mag maximum 60% van de lopende meters dichtbouwen langs de zijde van de wandelgang. Bij standen waar de stand via meerdere zijkanten toegankelijk is, geldt de hierboven vermelde regel voor iedere zijde.
De deelnemers zijn uitsluitend bedrijven en instellingen die: Betrekking hebben op het fietsen en fietstoerisme in het brede zin van het woord. De organisatie behoudt zich ten allen tijde het recht om potentiële deelnemers van deelname uit te sluiten indien de producten niet beantwoorden aan deze genoemde productomschrijving.
Aansprakelijkheid: De opbouw en de inrichting van de standruimte moet door de deelnemer zelf worden verzekerd: De beursorganisatie is niet aansprakelijk voor beschadiging en/of diefstal van materialen van allerlei aard uit de gehuurde standruimte. Iedere deelnemer is aansprakelijk voor schade, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel of lasthebbers, aan derden wordt aangebracht. Het is niet toegestaan muren, vloeren, wanden, deuren en ramen te beschadigen door nagels, schroeven, duimspijkers, beschilderingen, ...
Veiligheid: De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen van de beursorganisatie en de verhuurder van de zaal Expo Roeselare inzake standbouw en inrichting, opslag materiaal, parkeren en brandbeveiliging op te volgen: Dit geldt eveneens voor aanvoer, opbouw en afvoer van de materialen en goederen. Iedere standhouder voorziet een brandblusapparaat in zijn stand. Teneinde de brandveiligheid te verhogen, mag voor de inrichting en de versiering van de stand geen gemakkelijk brandbare materialen zoals stro, papier, karton, gordijnen en doeken die geen brandvertragende behandeling hebben gekregen, worden gebruikt. o Op vraag van de brandweer dient een attest voorgelegd te worden.
Wetgeving: De organisatie wijst de deelnemers op de wet op de handelspraktijken van 14 juli 1991 en de ministeriële omzendbrief betreffende het afficheren van prijzen op handelsbeurzen (zie bijlage). Alle geldende Belgische wetgeving is ook voor deze beurs en de deelnemers van toepassing.
Allerlei praktische afspraken:
Muziek: o Er mag enkel geluid afgespeeld worden die presentaties ondersteunen: In dit geval mag het geluid niet meer dan 60 decibel bedragen. Verlichting: o De verlichting in uw stand mag geen invloed hebben op de nabij gelegen standen. Tafels en stoelen: o De organisatie voorziet geen tafels en stoelen voor de beursdeelnemers. Parking: o Er is gratis parking voor de standhouders op P1 van Sportsite Schiervelde. Afval: o Iedere standhouder ontvangt één vuilniszak die hij op zondagavond kan deponeren in de container in de technische ruimte. o De Expovloer: Na de expo dient de beursvloer zich in oorspronkelijke staat te bevinden: Bij achterblijvende schade zijn de kosten voor de huurder van de stand. De organisatie zal hiervoor een firma contacteren en de kosten doorrekenen aan de huurder. In alle gevallen, waarin deze bepalingen niet voorzien, beslist de organisatie.
