Rechten verlenen (door eigenaar van het postvak) aan gemachtigde(n) Gemachtigde(n) instellen (verzenden namens en eventuele toegang tot de standaardmappen: Agenda, Taken, Postvak IN, Contacten, Notities en Logboek) 1. Klik op de tab Bestand (File). Klik in de categorie Info op de knop Accountinstellingen (Account settings) en klik op Gemachtigdentoegang (Delegate access).
2. Klik op Toevoegen (Add). 3. Selecteer de naam van de gemachtigde(n) uit het adresboek en voeg deze toe. Het dialoogvenster Machtigingen voor gemachtigde verschijnt. De perso(o)n(en) die u toevoegt kan(kunnen) minstens namens u e-mails verzenden, ook al kiest u bij elk item voor Geen (None). In onderstaand voorbeeld kan de gemachtigde daarnaast ook nog items lezen, maken, wijzigen en verwijderen en heeft de gemachtigde ook rechten op uw agenda.
Indien u machtiging geeft op uw agenda kunt u desgewenst de optie Gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen (Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me)inschakelen. Vink onderaan desgewenst Automatisch bericht verzendenaan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen (Automatically send a message to delegate summarizing these permissions)aan zodat de gemachtigde op de hoogte wordt gebracht. Vink desgewenst Gemachtigde kan de privé-items bekijken (Delegate can seemy private items)aan. Deze instelling geldt voor alle mappen.
4. Klik op OK. 5. Als u in het vorige dialoogvenster bij de agenda de optie Gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen (Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me)hebt ingeschakeld, selecteer dan aan wie reacties op vergaderverzoeken moeten worden bezorgd:
6. Klik op OK. Enkel bepaalde mappen uit uw postvak delen (al dan niet standaardmappen) Stap 1: uw hoofdmap (Postvak - uw naam) delen Uw hoofdmap (postvak) moet worden gedeeld zodat de gemachtigde(n) dit postvak kan(kunnen) weergeven onder zijn/haar postvak en op die manier dus snel toegang heeft(hebben) tot uw postvak. 1. Klik in het navigatiedeelvenster op E-mail. 2. Klik met de rechtermuisknop op uw Exchange-postvak. Dit wordt gewoonlijk aangeduid door Postvak – uw naam (Mailbox - user name). 3. Kies Mapmachtigingen (Folder permissions). U komt terecht op het tabblad Machtigingen (Permissions). 4. Klik op Toevoegen (Add). 5. Selecteer de naam van de gemachtigde(n) uit het adresboek en voeg deze toe.
6. Vink onder Overige (Other) de optie Map weergeven (Folder visible) aan of kies in de keuzelijst Machtigingsniveau (Permission level) voor Commentator (Reviewer).
7. Klik op OK. Stap 2: onderliggende (sub)mappen delen Enkel het delen van uw hoofdmap zoals in stap 1 is ingesteld, geeft de gemachtigde(n) nog geen toegang tot andere mappen of submappen. In het voorbeeld onder 2.1.1. krijgt de gemachtigde naast 'verzenden namens'-rechten ook rechten op uw mappen Postvak IN (Inbox) en Agenda (Calendar). Hieronder wordt aan de gemachtigde(n) ook rechten gegeven voor de map Verzonden items (Sent items). 1. Klik met de rechtermuisknop op de map Verzonden items (Sent items). Klik op Eigenschappen (Properties) en klik op het tabblad Machtigingen (Permissions). 2. Voeg de gemachtigde toe en kies bij Machtigingsniveau (Permission level) het gewenste machtigingsniveau bv. Redacteur (Editor). Als u het machtigingsniveau kiest kunt u in de rubrieken: Lezen (Read), Schrijven (Write), Verwijderen (Delete items) en Overige (Other) aflezen welke rechten standaard zijn toegekend aan dit machtigingsniveau:
3. Herhaal stap 1 en 2 voor elke map en submap waarvoor u machtiging wilt instellen. Belangrijk Nieuw gemaakte submappen nemen de toegangsmachtigingen van de bovenliggende map over, submappen die reeds aangemaakt zijn niet. Submappen kunnen enkel worden gedeeld als ook alle bovenliggende mappen (tot aan de hoofdmap) worden gedeeld.
Beheer door de gemachtigde Postvak en gedeelde mappen openen 1. Klik op de tab Bestand/categorie Info/knop Accountinstellingen/Accountinstellingen (File/Info/Account settings/Account settings). 2. Selecteer uw Microsoft Exchange-account en klik op de knop Wijzigen (Change). 3. Klik op de knop Meer instellingen (More settings). 4. Klik op het tabblad Geavanceerd (Advanced). 5. Klik op de knop Toevoegen (Add). 6. Typ de naam van uw directeur (voornaam, dan een spatie en dan de familienaam) of zijn/haar u-nr. 7. Klik op OK, Volgende (Next), Voltooien (Finish) en Sluiten (Close). 8. Start Outlook opnieuw op. Onder uw eigen postvak ziet u nu ook het postvak van uw directeur waarin u de mappen terugvindt
waarvoor u rechten hebt gekregen en die u dan kunt gebruiken zoals de mappen in uw eigen postvak. Opmerkingen
Via Bestand/Openen/Map van andere gebruiker (File/Open/Other user's folder) kunt u ook de standaardmappen van uw directeur openen waarvoor u toegangsmachtiging hebt gekregen. Werkt u echter regelmatig met de mappen van uw directeur, dan is het handiger om diens postvak toe te voegen onder uw eigen postvak zoals hierboven beschreven. In Outlook Web App kunt u in de adresregel van de browser een adres intypen waarmee de mappen van het postvak van uw directeur waartoe u rechten hebt gekregen worden geopend. Let wel: in Outlook Web App hebt u enkel leesrechten, ook al heeft uw directeur u meer rechten gegeven. Enkele voorbeelden (vervang het u-nr in de voorbeelden telkens door het unr van uw directeur; er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters; als bij uw directeur de mapnamen in het Engels zijn ingesteld, moet u ook de Engelse benamingen gebruiken): o map Postvak IN (Inbox) van uw directeur openen: https://owa.groupware.kuleuven.be/owa/
[email protected]/?cmd=contents&f=P ostvak%20in o submap Groupware (die zich bevindt onder Postvak IN) van uw directeur openen: https://owa.groupware.kuleuven.be/owa/
[email protected]/?cmd=contents&f=P ostvak%20in/Groupware o map Verzonden items (Sent items) van uw directeur openen: https://owa.groupware.kuleuven.be/owa/
[email protected]/?cmd=contents&f=V erzonden%20items o map Agenda (Calendar) van uw directeur openen: https://owa.groupware.kuleuven.be/owa/
[email protected]/?cmd=contents&f=A genda
Namens uw directeur een bericht verzenden Opmerking Om namens uw directeur een bericht te verzenden moeten de stappen uit 2.1.1 uitgevoerd zijn. De stappen onder 2.1.2 zijn hiervoor niet noodzakelijk. 1. Maak een nieuw e-mailbericht aan. (Het maakt niet uit of uw eigen postvak of het postvak van uw directeur actief is.) 2. Zorg dat het vak Van (From) zichtbaar is: Klik hiervoor op het tabblad Opties (Options). In de groep Velden weergeven (Show fields) klikt u op de knop Van (From). 3. Typ in het vak Van (From) de naam van uw directeur of klik op de knop Van (From) en kies het adres uit de algemene adreslijst van Exchange. 4. Typ de geadresseerden, een onderwerp en de inhoud van het bericht. 5. Klik op Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debroeck de gemachtigde is van het postvak van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debroeck namens Hilde Smets (Lydia Debroeck on behalf of Hilde Smets). Opmerkingen
Laat u het vak Van (From) leeg, dan bent u de afzender van het bericht ('namens' wordt dan niet vermeld). Ook al kunt u in het vak Van (From) gelijk welke naam uit het adresboek kiezen, het 'verzenden namens' zal enkel lukken als u van deze persoon machtiging hebt gekregen. Anders krijgt u bij het verzenden een foutboodschap dat u niet gemachtigd bent om het bericht namens de opgegeven gebruiker te verzenden. Het verzonden bericht wordt standaard opgeslagen in uw map Verzonden items (Sent items). Als u een bericht verwijdert, komt dit eveneens standaard in uw map Verwijderde items (Deleted items) terecht. Wilt u dit kunnen opslaan in de map Verzonden items (Sent items) of Verwijderde items (Deleted items) van uw directeur dan moet daarvoor eerst toelating worden gegeven. Deze werkwijze is beschreven in stap 2: onderliggende (sub)mappen delen. Nadat deze machtiging ingesteld is, worden verzonden of verwijderde berichten nog niet automatisch
opgeslagen in de map Verzonden items (Sent items) of Verwijderde items (Deleted items) van uw directeur . U moet dan zelf de berichten naar deze mappen verplaatsen. Het kan handig zijn dat een antwoord op een dergelijk bericht terecht komt u. Standaard zal het antwoord echter naar uw directeur worden verzonden. U kunt bij het versturen instellen dat het antwoord naar u wordt verzonden. Dit kan als volgt: o Klik bij het samenstellen van het bericht op het tabblad Opties (Options). o Klik achteraan op het lint op de knop Antwoord richten aan (Direct replies to). o Uw naam is automatisch reeds ingevuld in het vak Antwoorden verzenden naar (Have replies sent to). o Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster te sluiten.
Namens uw directeur een bericht beantwoorden of doorsturen Opmerking Om namens uw directeur een bericht te beantwoorden of door te sturen moeten de stappen uit 2.1.1 uitgevoerd zijn. De stappen onder 2.1.2 zijn hiervoor niet noodzakelijk. 1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de map Postvak IN (Inbox) van uw directeur (of open deze map via Bestand/Openen/Map van andere gebruiker (File/Open/Other user's folder)). 2. Open het bericht dat u wilt beantwoorden. 3. Klik op de Standaard-werkbalk op Beantwoorden (Reply), Allen beantwoorden (Reply to all) of Doorsturen (Forward). De naam van uw directeur is ingevuld in het vak Van (From). 4. Typ de geadresseerden, een onderwerp en de inhoud van het bericht. 5. Klik op Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debroeck de gemachtigde is van Stefan Tack, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debroeck namens Hilde Smets (Lydia Debroeck on behalf of Hilde Smets). Namens uw directeur reageren op vergaderverzoeken Opmerking Om namens uw directeur te reageren op vergaderverzoeken moeten de stappen uit 2.1.1 uitgevoerd zijn. De stappen onder 2.1.2 zijn hiervoor niet noodzakelijk. Als uw directeur in het tabblad Bestand/categorie Info/knop Accountinstellingen/Gemachtigdentoegang (File/Info/Account settings/Delegate access) de optie:
Alleen mijn gemachtigden (My delegates only) inschakelt, ontvangt u de vergaderverzoeken en reacties op vergaderverzoeken voor uw directeur. Alleen mijn gemachtigden (My delegates only) niet inschakelt, moet u: o de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) in de map Agenda van uw directeur hebben EN o minstens de machtiging Lezer (kan items lezen) in het Postvak IN van uw directeur. 1. Open het Postvak IN (Inbox) van uw directeur als zijn of haar vergaderverzoeken niet rechtstreeks aan jou worden verzonden, anders zal het bericht in jouw Postvak IN (Inbox) verschijnen. 2. Open het bericht met het vergaderverzoek. 3. Klik op Accepteren (Accept), Voorlopig (Tentatively accept) of Weigeren (Decline). Als bv. Lydia Debroeck de gemachtigde is van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debroeck namens Hilde Smets (Lydia Debroeck on behalf of Hilde Smets).
Namens uw directeur vergaderverzoeken maken Opmerking
Om namens uw directeur vergaderverzoeken te maken moeten de stappen uit 2.1.1 uitgevoerd zijn. De stappen onder 2.1.2 zijn hiervoor niet noodzakelijk. 1. Klik in het navigatiedeelvenster op Agenda (Calendar). Onder Mijn agenda's (My calendars) ziet u niet enkel uw agenda maar ook die van uw directeur. Vink deze laatste aan. 2. Klik in deze agenda met de rechtermuisknop op de datum en tijd waarop u een vergaderverzoek wilt maken en kies Nieuw vergaderverzoek (New meeting request). 3. Typ de namen van de deelnemers in het vak Aan (To) of klik op Aan (To) om de deelnemers te selecteren uit de lijst. 4. Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp (Subject). 5. Typ de locatie van de vergadering in het vak Locatie (Location). 6. Kies de begin- en einddatum en -tijd in de vakken Begintijd (Start time) en Eindtijd (End time). 7. Selecteer de overige gewenste opties. 8. Klik op Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debroeck de gemachtigde is van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debroeck namens Hilde Smets (Lydia Debroeck on behalf of Hilde Smets).
Terminologie
Full access-rechten, zenden als (send as)-rechten en write personal information De gebruiker die full access-rechten krijgt op een postvak wordt beheerder van dit postvak en krijgt daardoor de rechten zoals op zijn/haar eigen postvak. De beheerder kan dan in Outlook berichten verzenden alsof deze door het postvak zelf zijn verzonden (dus met als afzender de naam van het postvak). Ook in Outlook Web Access kan de beheerder dit postvak openen en berichten verzenden alsof deze door het postvak zelf zijn verzonden. Start de beheerder met zijn eigen profiel, dan kan hij/zij onder zijn/haar eigen postvak het extra postvak toevoegen. Maar full-access rechten zijn niet voldoende om via deze weg berichten te verzenden alsof deze door het postvak zelf zijn verzonden. Opdat dit wel mogelijk zou zijn, heeft de beheerder ook zenden als (send as)-rechten nodig. Momenteel wordt binnen de instelling write personal information de optie PublicDelegates aangezet. Hierdoor krijgt de beheerder de mogelijkheid om op zijn/haar beurt andere gemachtigden (delegates) aan te duiden wanneer in Outlook een afzonderlijk profiel(1) is aangemaakt voor het administratief postvak (ue-nr). De beheerder start Outlook dan op met het profiel van het administratief postvak en logt vervolgens in met zijn/haar eigen u-nr en eigen wachtwoord (men hoeft het ue-nr en wachtwoord van het administratief postvak dus niet te kennen). (1) Voor de aanmaak van dit profiel, kan de beheerder zijn eigen u-nr en eigen wachtwoord gebruiken. Men hoeft het ue-nr en wachtwoord van het administratief postvak dus niet te kennen. Verzenden namens (send on behalf of)-rechten Deze rechten moeten door de eigenaar van het postvak worden ingesteld. Als een gebruiker Verzenden namens (send on behalf of)-rechten krijgt, dan wordt hij/zij gemachtigde (delegate) van dit postvak. De gemachtigde kan berichten versturen met als afzender 'naam_gemachtigde namens naam_eigenaar'. Daarnaast kan de eigenaar bepaalde mappen delen, zodat de gebruiker die hiervoor de machtigingen krijgt, lees- en/of schrijfrechten heeft op die mappen.
