Vokawijzer 39 MAART E-facturatie. Factuur. Betaal

Vokawijzer 39 MAART 2016

E-facturatie €

€

Factuur

€

€

€

Betaal

€ €

Woord vooraf Meer dan ooit dient digitalisering deel uit te maken van het strategische plan van een onderneming. Vroeger werd digitalisering vooral gezien als een middel om de efficiëntie te verbeteren binnen de eigen onderneming. Efficiëntiewinst is echter slechts één, maar cruciaal, effect van digitalisering. Digitaal samenwerken is vandaag het uithangbord van een onderneming, maar het wordt meer en meer een standaardverwachting. Zowel in Business to Business als in Business to Consumerondernemingen wordt het een verwachting om te kunnen kiezen via welk kanaal een bestelling, levering of betaling zal plaatsvinden. Bijgevolg moeten we als onderneming vanuit verschillende perspectieven over documenten denken: de levenscyclus van een document, de verwachtingen van klanten, leveranciers, partners, de efficiëntie binnen de eigen organisatie, meer controle binnen de organisatie en de perceptie van de markt als toekomstgerichte, professionele onderneming. Deze Vokawijzer gaat dieper in op het document dat voor elke onderneming relevant is: “de factuur”. De digitale factuur is in opmars en zal vermoedelijk op eerder korte termijn een steile vlucht nemen door verschillende initiatieven en door de technologische mogelijkheden die vandaag aanwezig zijn. De overheid wil een prominente rol spelen om een breed draagvlak te creëren voor de digitale factuur in de bedrijfswereld. Dit zou immers een grote besparing creëren voor alle partijen. Aangezien de digitalisering zich zal verderzetten in binnen- en buitenland, is het noodzakelijk dat we tijdig klaar zijn. De overheid neemt daarom het initiatief om ondernemingen te verplichten een digitale factuur aan haar af te leveren. Vele ondernemingen zullen dan in aanraking komen met de digitale factuur en de drempel om deze werkwijze structureel te integreren in de eigen werking zal sterk verlagen. Het ontvangen van de digitale factuur als overheid is een verplichting die wordt opgelegd in een Europese richtlijn, met 27 november 2018 als uiterlijke datum. Eventueel met uitstel van een jaar voor niet-gecentraliseerde overheden. Uiteraard volgt uit dit initiatief onmiddellijk de vraag: “Hoe ga ik hiermee aan de slag?”. Om dit te beantwoorden, is een beter inzicht in de huidige stand van zaken en een dieper inhoudelijk inzicht nodig.

Ik wens u een leerrijke lezing, Hans Maertens - Gedelegeerd bestuurder Voka - Vlaams netwerk van ondernemingen

Vokawijzer 39 / 3 /

Inhoud

De auteur

Steven Boen, Senior Manager Deloitte. Steven levert dagdagelijks advies aan entrepreneurs rond digitalisering en inzet van technologie.

Woord vooraf

3

De auteur

4

1. Wat is een digitale factuur?

6

2. De digitale factuur: één oplossing voor iedereen?

7

3. Marktsituatie: meerdere oplossingen met elk hun voordeel

8

4. Actoren op de markt

11

5. Een markt in beweging, afspraken tussen spelers als succesfactor14 6. Hoe ga ik hiermee aan de slag? 16 7. Waarom is dit zo belangrijk voor de overheid?

18

8. Besluit

19

Als u meer wettelijke achtergrondinformatie wenst

20

Meer inzicht in de voordelen van de digitale factuur

24

Colofon27

Vokawijzer 39 / 4 /

Vokawijzer 39 / 5 /

1. Wat is een digitale factuur? We worden vandaag geconfronteerd met meerdere kanalen, en meerdere formaten om facturen te ontvangen: • de papieren factuur • de factuur in een digitaal formaat maar die niet ingelezen kan worden door een softwaresysteem, met als meest gekende voorbeeld een factuur in pdf-formaat • de factuur die zo gestructureerd is, dat ze door een IT-systeem kan worden ingelezen. Wanneer we over de digitale factuur spreken, hebben we het over deze laatste vorm. Het is wel mogelijk om ook de papieren factuur en de nietgestructureerde digitale factuur om te vormen naar een formaat dat door een systeem kan worden ingelezen. Zo kan men op een eenvoudigere manier deze verschillende documentstromen binnen een organisatie correct afhandelen. Vandaag moeten bedrijven zich reeds organiseren op deze hybride wijze van ontvangen. Meer en meer grote spelers eisen om een digitale factuur te ontvangen. Hierdoor moeten sommige bedrijven reeds vandaag hybride kunnen verzenden. De kans is groot dat meer organisaties dit zullen verwachten in de toekomst. De overheid is alvast één van die instanties die dit binnenkort wenst.

2. De digitale factuur: één oplossing voor iedereen? De digitale factuur heeft in het verleden reeds ingang gevonden bij grote ondernemingen. De investering in een verregaande digitalisering is voor hen vaak snel terugverdiend. De factuur kan immers zo verwerkt worden zodat deze: • automatisch wordt goedgekeurd door de vereiste personen; • de matching binnen het principe van de 3 way match (waarbij bestelbon, leveringsbon en factuur ten opzichte van elkaar worden afgepunt) automatisch verloopt en men bijgevolg enkel de uitzondering dient te behandelen; • een boeking analytisch wordt verwerkt volgens de noden van de organisatie; • er een juiste verwerking van btw-vereisten kan plaatsvinden. De wijze waarop de data in de meeste gevallen worden overgedragen, is beter gekend als het EDI-formaat. Dit vereist meestal een “point to point” (op maat)integratie. Deze huidige “point to point”-integraties zullen vermoedelijk niet onmiddellijk verdwijnen. Maar wanneer men er wil toe komen dat de grote massa de digitale factuur zal gebruiken, is het noodzakelijk dat de kosten en de drempel om gebruik te maken van de digitale factuur, zeer laag zijn. Afspraken rond formaten en semantiek zijn vereist om dit te verwezenlijken. Om deze reden is het OpenPEPPOL-initiatief (Open Pan-European Public Procurement Online) genomen. OpenPEPPOL is ontstaan uit een consortium van 17 partners uit 11 landen. In 2012 werd dit initiatief afgerond en overgedragen naar een nonprofitorganisatie die “OpenPEPPOL” werd genoemd. Deze organisatie neemt vandaag beslissingen in de verschillende bouwstenen waaruit OpenPEPPOL bestaat. Meer informatie hierover kan je vinden op http://www.peppol.eu/ De overheid is alvast één van die instanties die dit binnenkort wenst.

Vokawijzer 39 / 6 /

Vokawijzer 39 / 7 /

3. Marktsituatie: meerdere oplossingen met elk hun voordeel

Rechtstreeks op initiatief van de leverancier

De leverancier levert de digitale factuur af aan de klant via: • mail; • API (elektronische toegangspoort); • een ander protocol om bestanden over te dragen zoals bijvoorbeeld sftp; • de leverancier kan eveneens een portaal beschikbaar stellen waar de factuur afgehaald kan worden

Via een tussenpartij (consolidator/ service provider)

De tussenpartij zorgt ervoor dat de factuur in een formaat wordt aangeleverd volgens de wensen van de klant. Dit formaat kan al dan niet digitaal zijn. Op deze manier kan de verzender kiezen in welk formaat hij factureert en de klant kiest het formaat waarin hij ontvangt.

Via meerdere tussenpartijen

Klant en leverancier hebben elk hun eigen consolidator/service provider. De consolidators zullen elk hun verantwoordelijkheid nemen om het formaat van hun respectieve klant of leverancier om te vormen naar het gewenste formaat. Potentieel kunnen andere partijen als een service provider optreden, met als meest bekende voorbeeld de bank.

Er bestaan vandaag de dag meerdere oplossingen en meerdere spelers die oplossingen aanbieden. Hierna wordt een overzicht gegevens van de meest gangbare mogelijkheden die vandaag bestaan. Wie neemt het initiatief? Klant verwacht een digitale factuur

De klant kan een digitale factuur verwerken en verwacht dit van zijn leverancier

Leverancier wil een digitale factuur aanleveren

De leverancier levert een digitale factuur ter verwerking aan een andere onderneming

Als klant is het eenvoudiger om een digitale aanlevering af te dwingen, als leverancier kan men het digitaal verzenden stimuleren. In de toekomst zullen we navigeren naar een situatie waarbij in de meeste gevallen zowel klant als leverancier een digitale factuur verwachten. Afspraken en normering rond het formaat waarin de overdracht plaatsvindt, biedt hier een sterk voordeel. (OpenPEPPOL kan hiervoor de basis vormen.) Hoe kan de factuur worden aangeleverd? Rechtstreeks op initiatief van de klant

De overdracht tussen klant en leverancier zal tussen beide partijen plaatsvinden in een afgesproken bestandsformaat. De overdracht kan gebeuren via: • mail; • API (elektronische toegangspoort); • een ander protocol om bestanden over te dragen zoals bijvoorbeeld sftp (secure file transfer protocol); de klant kan eveneens een portaal beschikbaar stellen waarop de factuur wordt aangeleverd. Als alternatief kan de klant een portaal beschikbaar stellen waarop de leverancier zijn factuur kan aanmaken

Vokawijzer 39 / 8 /

De keuze van de methode die wordt gebruikt voor het aanleveren van een factuur staat de onderneming vrij. Een combinatie is mogelijk, maar het beheer en de onderhoudbaarheid van de systemen, processen en procedures zijn steeds de uitdaging. Afhankelijk van de keuze van oplossing zal men meer of minder taken en complexiteit creëren in de organisatie. Hierbij denken we aan het beheer van formaten, de wijze van aflevering, het correcte digitale afleveradres.

Vokawijzer 39 / 9 /

4. Actoren op de markt

De overheid Wie neemt het initiatief? De overheid neemt vandaag de positie in waarbij ze als klant fungeert en verwacht van haar leveranciers om een digitale factuur te ontvangen. Hoe kan de factuur worden aangeleverd? De overheid voorziet een portaal waarop de factuur kan worden aangeleverd: • de overheid zal ondernemingen verplichten om de factuur digitaal te verzenden. Hiervoor zal ze verwachten dat de factuur in een digitaal formaat kan worden aangeleverd op het portaal; • indien een onderneming niet de mogelijkheid heeft om het bestand correct aan te leveren, biedt de overheid de mogelijkheid om de factuur via een portaal aan te maken. In dit geval dient de leverancier de gegevens van zijn factuur manueel in te voeren. Het portaal dat de overheid ter beschikking stelt, is beter gekend onder de naam “Mercurius”. Er wordt binnen het Mercuriusplatform onderliggend gebruik gemaakt van de technologie van het “e-prior platform” dat door Europa wordt gebruikt. Door deze keuze te maken kunnen we veronderstellen dat de Belgische overheid steeds snel in lijn zal zijn met toekomstige beslissingen die door Europa genomen worden. Vandaag ligt de focus op het ontvangen van de factuur op digitale wijze. Het aanleveren van een digitale factuur als organisatie zit niet in de huidige scope.

Welke verschillende soorten spelers zijn er op de markt? Boekhoudpakketten/ERP-systemen • De meeste leveranciers van boekhoudpakketten op de Belgische markt hebben vandaag reeds een standaardformaat geïntegreerd (e-FFF). Dit wil zeggen dat op een eenvoudige manier een digitale factuur ter verzending kan worden gegenereerd. Dit is een initiatief dat in het verleden werd genomen binnen het “Forum for the future”-initiatief. • De nodige stappen werden intussen ondernomen om het e-FFF-formaat binnen het OpenPEPPOL-initiatief te laten goedkeuren. Een beperkt aantal wijzigingen op het huidige e-FFF-formaat dient te worden aangebracht. We kunnen veronderstellen dat deze wijzigingen in de loop van 2016 door de softwareleveranciers zullen worden doorgevoerd. In België zal bijgevolg gebruik kunnen worden gemaakt van OpenPEPPOL met enkele uitbreidingen die in het e-FFF-formaat vervat zijn. Deze uitbreidingen omvatten enkele extra mogelijkheden in het kader van korting contante betaling, naar aanleiding van de Belgische btw-regelgeving en aangaande betalingscondities. Voor transacties buiten België kan deze extra informatie niet worden meegezonden. • Het verzenden van de digitale factuur vanuit het boekhoudpakket: - velen bieden het aan om op een eenvoudige wijze de digitale factuur te verzenden naar een e-mailadres dat in het systeem aanwezig is; - vermoedelijk zal op termijn de mogelijkheid bestaan om de digitale factuur vanuit het boekhoudpakket te verzenden aan consolidators/ service providers die de verantwoordelijkheid op zich nemen om de factuur af te leveren op een wijze die gewenst is door de klant. Consolidators/service providers Consolidators/service providers bieden een verscheidenheid aan diensten en technologische oplossingen. De meest gangbare dienstverlening die ze aanbieden zijn: • het vertalen van documenten naar het juiste formaat • het afdrukken en verzenden van documenten naar klanten die deze documenten nog op papier wensen te ontvangen • het archiveren van de documenten

Vokawijzer 39 / 10 /


Ze kunnen een oplossing bieden op maat van een onderneming.

De overheid

Eigen integratie

De federale overheid zal voor het digitaal factureren gebruik maken van het Mercuriusplatform om zijn documenten te ontvangen.

• Het is mogelijk om zelf te integreren of om zelf een systeem te voorzien waardoor dataoverdracht eenvoudig kan plaatsvinden. Dit kan door het beschikbaar stellen van een portaal, web services, etc. • Een eigen integratie kan een oplossing bieden wanneer: - een meer verregaande op maat digitalisering kan worden doorgevoerd tussen twee partijen doordat het schaalvoordeel, in combinatie met het oplossen van een specifieke complexiteit, een relevante business case vormt - een onderneming zijn eisen aan de tegenpartij kan opleggen en zo door schaalvoordeel een relevante case kan opbouwen

Dit is een portaal waarop facturen in een juist formaat aangeleverd kunnen worden. Indien een organisatie niet de mogelijkheid heeft om het document in het juiste formaat aan te leveren, is er een ingavescherm voorzien waarbij de factuur kan worden overgetypt.

• Een eigen integratie heeft als aandachtspunt dat: - er een hogere investeringskost aan verbonden is waardoor de business case relevant moet zijn; - op lange termijn moet voldaan worden aan vereisten naar digitalisering die op de markt aanwezig zijn; en de langetermijnkost in ogenschouw moet worden genomen; - de eigen technologische draagkracht binnen de organisatie groot genoeg moet zijn Nieuwe spelers We kunnen verwachten dat er in de toekomst nieuwe spelers met elk hun eigenheid de markt betreden. Hoe groter de markt van de digitale factuur wordt, hoe meer spelers zich op de markt zullen begeven. Door de veelheid aan oplossingen lijkt het moeilijk om de juiste keuze te maken voor uw onderneming. Toch lijkt het een moeilijkere stap dan dat het in werkelijkheid is, doordat technologie de drempel om digitaal te werken sterk verlaagt. Functionaliteiten om te digitaliseren zullen meer en meer standaard in software-oplossingen aanwezig zijn. Hierbij is een standaard naar formaat en afspraken vereist. De intentie van het OpenPEPPOL-initiatief is dat eender wie zich zal aligneren met de semantische norm die hierin wordt bepaald. Daaruit kunnen we concluderen dat, onafhankelijk van welke oplossing gekozen wordt, het de bedoeling is dat je als speler op de markt aan het OpenPEPPOL-initiatief voldoet. Dit wordt tot op vandaag niet verplicht vanuit wetgeving, maar doordat de overheid deze verplichting oplegt, bestaat de kans dat deze semantische norm alsnog door de markt geadopteerd zal worden.



5. Een markt in beweging, afspraken tussen spelers als succesfactor Vandaag de dag zien we dat er heel wat partijen zijn die oplossingen aanbieden op de markt.

Elke speler die zich op de markt van e-invoicing begeeft kan als OpenPEPPOL access point fungeren en kan vergeleken worden met een mobiele operator.

Wanneer we van het principe uitgaan dat een factuur tussen meerdere partijen onderling kan worden uitgewisseld, is het belangrijk dat er afspraken bestaan over: Bridging existing islands:

• het verrekenen van kosten aangaande de digitale factuur wanneer er meerdere partijen betrokken zijn bij de verwerking

• Authentication • Confidentiality • Integrity • Non-repudiation • Reliability

• afspraken rond de wijze waarop de gegevens worden uitgewisseld Technologisch zijn alle elementen aanwezig om de elektronische factuur ingang te doen vinden. De vraag is hoe de markt zich hier verder op zal organiseren. Vooral de businessafspraken tussen de verschillende spelers en de wil om te convergeren naar het OpenPEPPOL-initiatief moeten nog verder vorm krijgen.

Connect once, communicate everywhere Service Provider 1

Wanneer we nadenken over de markt en het OpenPEPPOL-initiatief, komen we tot een situatie waarin spelers een kader krijgen. Dit kan tot voordeel hebben dat het vertrouwen groeit voor nieuwe service providers die de markt betreden. Om eenvoudig een voorstelling te kunnen maken over hoe de markt zich vermoedelijk verder zal organiseren, kunnen we de vergelijking maken met een netwerk van mobiele technologie. Ook hier is het vereist dat verschillende leveranciers afspraken maken over de wijze waarop data wordt uitgewisseld. Zowel naar technologie als naar afspraken rond facturatie.


National infrastructure

Peppol Access Point

Supplier A

• Connect once, get access to all • Within regions, cross markets, crossborder • Reach ALL your customers • Based on open standards, freely available • From catalogue, through order to invoice

Service Provider 2

Peppol Access Point

Peppol Access Point

Supplier B

Binnen deze structuur is het van belang dat men op een eenvoudige wijze kan weten naar welk adres een factuur dient te worden verzonden, zodat men zeker weet dat deze werd ontvangen. De overheid zal deze taak op zich nemen en is op deze wijze het centrale punt waar kan nagegaan worden waar een factuur naar toe dient te worden gezonden.


6. Hoe ga ik hiermee aan de slag? Elke onderneming dient zich enkele vragen te stellen om tot een goede oplossing te komen. Wat is de taille van mijn onderneming, hoe matuur is mijn financieel departement en hoe breed wil ik gaan omtrent het digitaliseren van de factuur en andere documenten? Ik wens hiermee snel aan de slag te gaan als ik de factuur maar digitaal kan verzenden en ontvangen: a. Wat zijn de mogelijkheden die ik vandaag heb binnen mijn ondersteuning om een digitale factuur te creëren? b. Indien ik met een externe partij werk om mijn boekhouding te voeren, kan deze dan om met de digitale factuur? Hoe verlopen de datastromen voor inkomende en uitgaande facturen zodat mijn volledige proces zo geautomatiseerd mogelijk verloopt en mijn boekhouder zo efficiënt mogelijk werkt? c. Wat zijn de mogelijkheden die ik vandaag heb binnen mijn ondersteuning om een digitale factuur in te lezen?

Ik wens een bredere aanpak en kijk naar de lange termijn: h. Hoe ga ik om met facturen die via verschillende kanalen op verschillende manieren binnenkomen? Wens ik papieren facturen en niet automatisch inleesbare bestandformaten te digitaliseren naar één formaat? i. Bekijk ik enkel de factuur binnen mijn bestaande proces of bekijk ik eveneens de aanwezige documenten in het aankoop- en verkoopproces (orders, leveringsnota’s, betalingen etc.)? j. Wens ik mijn goedkeuringsproces digitaal te maken om communicatiestromen te optimaliseren en vele mails te vermijden? k. Hoe wens ik om te gaan met interne controle? Wens ik deze aan te grijpen om mijn processen in zijn geheel te evalueren? Bekijk ik hierbij enkel de digitale factuur of eveneens het bestelorder en de leveringsbon? l. Hoe pas ik dit in mijn IT-strategie en hoe pas ik dit in mijn planning? m. Waar zal ik mijn facturen bewaren en wil ik gebruik maken van een digitaal archief?

d. Wens ik enkel de uitgaande facturenstroom of ook de inkomende facturenstroom digitaal te verwerken?

Deze niet limitatieve lijst van vragen is vereist om een juiste strategie te bepalen en om een juiste architectuur te definiëren om de toekomst tegemoet te gaan.

e. Hoe wens ik de factuur af te leveren bij mijn klant? Beheer ik de wijze van afleveren zelf of doe ik hiervoor een beroep op een consolidator/service provider?

Wat met de verplichting van de overheid om digitaal af te leveren?

f. Voldoet mijn huidige ondersteuning of heb ik een nieuwe component nodig?

• Lever ik mijn facturen digitaal rechtstreeks aan op het Mercurius-platform in het afgesproken formaat?

g. Hoe zal ik de partijen met wie ik de digitale factuur wens uit te wisselen op de hoogte brengen? Zal ik dit on-boarding proces in eigen beheer doen of besteed ik deze uit?

• Lever ik mijn facturen digitaal aan door de factuur over te typen op het Mercurius-platform dat door de overheid ter beschikking wordt gesteld? • Lever ik mijn facturen aan door gebruik te maken van een consolidator/ service provider? Elke organisatie dient na te gaan welke strategie het best gevolgd wordt naar aanleiding van deze verplichting.



7. Waarom is dit zo belangrijk voor de overheid? Het initiatief van de overheid om aan haar digitaal te factureren past in de verplichting die in een richtlijn door Europa aan alle lidstaten werd opgelegd. Door als voorbeeld te fungeren op de markt kan dit initiatief een katalysator vormen. Een factuur zal slechts op één punt worden afgeleverd en op de achtergrond verder doorgezonden worden, ter verwerking door de juiste overheidsdienst. Door deze centrale manier van werken zal de overheid haar werking efficiënter kunnen organiseren. We kunnen stellen dat de overheid een organisatie is die, zoals elke andere organisatie, moet nadenken over exact dezelfde elementen met haar eigen complexiteit naar grootte en verscheidenheid aan niveaus.

8. Besluit Er bestaat geen twijfel dat de digitale factuur die automatisch door een systeem kan ingelezen worden, verder ingang zal vinden. Enkel de snelheid waarmee deze door de markt wordt aanvaard, blijft een vraag. Op technisch vlak zijn alle elementen aanwezig om de digitale factuur laagdrempelig binnen bestaande software-oplossingen aan te bieden. Het OpenPeppol-initiatief in combinatie met de verplichting om digitaal te verzenden aan de overheid kan een accelerator zijn waardoor de snelheid wel eens sterk zou kunnen toenemen. De markt is zich verder aan het organiseren. Het digitaal verzenden en ontvangen van facturen zal meer en meer de standaardaanpak worden. Vermoedelijk zullen nieuwe dienstverleners onze markt betreden, bestaande dienstverleners zullen hun manier van werken en hoe ze zichzelf aanbieden op de markt aanpassen. De overheid stoomt zich klaar om meer digitaal en automatisch te werken maar concentreert zich vandaag op de inkomende factuur. Als u een leverancier van de overheid bent, zal u binnenkort hoe dan ook een digitale factuur moeten aanleveren. Het is alvast duidelijk dat elke onderneming deze evolutie nauwgezet dient te volgen. Het is dan ook raadzaam om vandaag reeds na te gaan wat mogelijk is binnen uw huidige ondersteuning. In de toekomst zal elke onderneming hiermee geconfronteerd worden en dient ze zich hierop te organiseren. Neem deel aan de steile digitale evolutie, de factuur is hier slecht één maar cruciaal onderdeel van.



Als u meer wettelijke achtergrondinformatie wenst Wettelijk kader Het juridisch kader op het Europese beleidsniveau wordt bepaald door twee richtlijnen. Enerzijds de “factureringsrichtlijn” (Richtlijn 2010/45/EU) die de elektronische factuur gelijkschakelt met de papieren factuur en die al werd omgezet in de Belgische btw-wetgeving. Anderzijds de “e-invoicing-richtlijn” (Richtlijn 2014/55/EU) die overheden verplicht e-facturen te ontvangen en te verwerken om aldus het gebruik van e-facturatie door bedrijven te stimuleren. Zowel de Vlaamse als de Belgische overheid hebben zich reeds geëngageerd om de nodige inspanningen te leveren om van e-facturatie de standaardprocedure te maken. De integriteit van de factuur De papieren en elektronische factuur worden op gelijke wijze behandeld en zijn aan dezelfde regels onderworpen. Zo dienen zij beide alle verplicht voorgeschreven vermeldingen te bevatten, worden zij verstrekt binnen dezelfde verplichte uitreikingstermijn, enz… Elke factuur, zowel op papier als elektronisch, dient vanaf de uitreiking tot het einde van de bewaringstermijn te voldoen aan drie belangrijke voorwaarden: authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. Enkel voor de elektronische factuur bepaalt de wet uitdrukkelijk één bijkomende voorwaarde, met name de verplichte aanvaarding door de afnemer. Aanvankelijk bepaalde de Belgische wetgeving de technologische mechanismen om de authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen (bv. door het gebruik van een elektronische handtekening). Inmiddels werden deze bepalingen, in lijn met de Europese regelgeving, opgeheven. De belastingplichtige leverancier/dienstverrichter en afnemer zijn thans volledig vrij om de technische middelen te kiezen om deze voorwaarden na te leven. Dit kan door middel van elke bedrijfscontrole die wijst op een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en geleverd goed. Dit spoor kan aangetoond worden door de vergelijking tussen bewijsstukken (factuur, leveringsbon, leveringslijst, betaling…) of door IT-technische middelen. De belastingplichtigen dragen de bewijslast.


De authenticiteit van de herkomst De identiteit van de leverancier of de uitreiker van de elektronische factuur moet gewaarborgd zijn. De leverancier/dienstverrichter van de factuur moet kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur. Dit betekent dat de factuur door hem of in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde of door de afnemer, werd uitgereikt aan zijn klant. Ook self-billing, waarbij de klant zelf de factuur opstelt in naam van de leverancier, wordt wettelijk aanvaard. Aan de ontvangerszijde moet de klant kunnen aantonen dat de door hem ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die in zijn naam en voor zijn rekening de factuur heeft uitgereikt.

De authenticiteit van de herkomst Deze voorwaarde houdt in dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen mag ondergaan. Wanneer de leverancier en de klant een specifieke wijze van facturatie overeenkomen, wordt het eenvoudiger om de integriteit van de factuur te waarborgen en verkleint de kans dat de inhoud van de factuur gewijzigd zal worden in het facturatieproces. De vorm van de factuur mag wel wijzigen in het proces van uitreiking tot einde bewaartermijn, zolang de inhoud gelijk blijft. • Door een intern controleproces op te zetten, binnen de bedrijfsomgeving die het spoor van bestelling tot facturatie waarneemt, kan men de authenticiteit en integriteit van de factuur waarborgen. Zo kan zowel aan de zijde van de leverancier als bij de klant het proces van bestelling, levering en facturatie worden opgevolgd, en kunnen opgestelde documenten worden gelinkt en vergeleken ter validatie. • Er zijn ook verschillende specifieke technologieën op de markt waarop een beroep kan gedaan worden, zoals een digitale handtekening of bepaalde vaste methode van data-uitwisseling.

De leesbaarheid van de factuur De factuur moet duidelijk leesbaar zijn, zowel op korte als op lange termijn. Dit wil zeggen dat de factuur kan worden getoond op papier of op digitaal scherm en dat alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn zonder dat daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is. Een elektronische factuur moet op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op digitaal scherm of desnoods via afdrukken kunnen worden voorgelegd, desgevallend na het doorlopen van een omzettingsproces. Concreet betekent dit dat gestructureerde berichten (zoals bijvoorbeeld EDI- of XML-berichten) eenvoudig moeten kunnen worden omgezet naar een leesbare vorm. Vokawijzer 39 / 21 /

Binnen de meest gebruikte data-streamingmethodes van e-facturatie kan de digitale versie eenvoudig worden omgezet naar een PDF-bestand, leesbaar op scherm en beschikbaar voor afdrukken op papier. Het Mercurius-platform werkt met XML-bestanden waardoor een omzetting naar PDF-formaat mogelijk wordt gemaakt.

elektronisch formaat wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. De vorm en het formaat van de facturen mogen gewijzigd worden tijdens de bewaring, op voorwaarde dat de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven.

Bewijs van aanvaarding van de digitale factuur door de tegenpartij

Voor het bepalen van de bewaringstermijn zijn zowel de regels van het land waar de levering van de goederen of diensten plaatsvindt, als die van het land van vestiging van de belastingplichtige relevant. In België bedraagt de bewaringstermijn zeven jaar. Bij overheidsopdrachten voor werken is het zelfs aangewezen facturen tot tien jaar te bewaren (in het kader van aansprakelijkheid van aannemer en architect).

De aanvaarding van de afnemer is niet gebonden aan vormvoorwaarden of modaliteiten en kan bijgevolg zowel uitdrukkelijk als stilzwijgend zijn. Partijen kunnen ervoor kiezen de aanvaarding schriftelijk vast te leggen, al dan niet met een formeel karakter. Bijvoorbeeld d.m.v. een aanvaardingsclausule die principieel vervat zit in een EDI-interchange agreement of door het elektronisch gegeven akkoord om elektronische facturen te ontvangen via Zoomit. De aanvaarding kan echter ook stilzwijgend zijn en bijvoorbeeld blijken uit de betaling van de factuur zonder dat bezwaar wordt gemaakt met betrekking tot het elektronische karakter en de verwerking ervan in de boekhouding van de afnemer. Het is niet noodzakelijk dat deze aanvaarding voorafgaat aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur. Het is echter wel aangewezen dat partijen voorafgaand overleg plegen over het principe, om nadien onderling de wijze van elektronische facturering, de formaten van de elektronische facturen en de wijze waarop de voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid zullen worden gewaarborgd verder af te stemmen. Hoewel partijen vrij zijn, raadt de fiscale administratie de belastingplichtigen aan de aanvaarding uitdrukkelijk en schriftelijk vast te leggen. Het vergemakkelijkt niet alleen de bewijslast tussen partijen en ten aanzien van de administratie, het laat partijen ook toe alle juridische en praktische voorwaarden en modaliteiten rond elektronische berichtenuitwisseling af te stemmen. Bewaren van de factuur Facturen mogen zowel op papier als elektronisch bewaard worden. Voor het bepalen van de plaats van bewaring moet de belastingplichtige rekening houden met de regelgeving van het land waar hij gevestigd is. In België gevestigde belastingplichtigen zijn nog steeds verplicht hun facturen (zowel uitgereikt als ontvangen) op het Belgische grondgebied te bewaren, tenzij deze bewaring gebeurt in een elektronisch formaat dat een volledige online toegang tot de betrokken gegevens waarborgt. Onder de bewaring van een factuur in een



Meer inzicht in de voordelen van de digitale factuur

voor vertraging in de verwerking en betaling van facturen. Enkel wanneer de factuur niet gelinkt kan worden aan reeds bestaande data door een gebrek aan gegevens of foutieve gegevens, wordt een uitzonderlijke, manuele verwerking wel noodzakelijk.

E-facturatie heeft zowel voor de uitschrijvers van facturen als voor hun ontvangers erg veel voordelen. Als onderneming heeft u er dus zeker baat bij om over te stappen op e-facturatie.

Bij het gebruik van bepaalde softwarepakketten kan de ontvangen e-factuur meteen gelinkt worden aan verschillende andere handelsdocumenten. Zo kan bijvoorbeeld de factuur gelinkt worden aan een bestaande order- en/of leveringsnota waardoor de bedragen en btw-berekening meteen automatisch kunnen worden gecontroleerd. Dit zorgt voor een verbetering en een verhoogde efficiëntie in de workflow en zo wordt het bijhouden van meerdere papieren/ digitale versies voor de verschillende afdelingen overbodig.

Kortere facturatiecyclus Een grote verbetering ten gevolge van e-facturatie is de verkorting van de facturatiecyclus. De automatisering in de verwerking van de facturen zorgt ervoor dat de facturen rechtstreeks in een boekhoudpakket of ERP-systeem kunnen worden ingevoerd. Doordat de facturen digitaal sneller verwerkt worden, kan de betaling ook sneller gebeuren. Na digitale verzending van een e-factuur, wordt deze bijna onmiddellijk ontvangen door de andere partij. Onder e-facturatie verstaat men ook het proces van het digitale inlezen en verwerken van de ontvangen facturen. Bij de invoering in het boekhoudpakket kan de factuur mogelijk meteen gelinkt worden aan een bestelling of aankooporder. Dit zorgt ervoor dat de nodige betalingen sneller kunnen gebeuren en dat transacties beter kunnen worden opgevolgd. Door de invoering van digitaal factureren verlaagt het aantal te laat betaalde facturen. Steeds vaker wordt snel betalen van de factuur gekoppeld aan een korting. Aankopers kunnen zo genieten van een ‘snelle-betalers–korting’, en verkopers/ leveranciers verlagen hun aantal openstaande vorderingen en creëren dus een lagere financieringskost. Efficiënt/accuraat E-facturatie leidt tot meer accurate facturen en verhoogt de efficiëntie. Inaccurate data op facturen zorgen vaak voor problemen bij het inboeken en verwerken van de facturen. Dit geeft problemen voor de berekening/aangifte van de belastingen en leidt tot betwistingen bij de betaling.

Kostenverlagend De meest voor de hand liggende kost die wegvalt bij elektronisch factureren is die van papier, enveloppes en postzegels. Ook alle tijdrovende manuele handelingen die komen kijken bij het opstellen en verzenden van een factuur worden geëlimineerd of toch tot een minimum gereduceerd, wat zorgt voor een kostenverlaging en tijdswinst. Maar het is vooral de verkorting van de betaalcycli waar de kostenverlaging te vinden is. Bij e-facturatie ontvangen klanten de factuur sneller waardoor ze sneller kunnen overgaan tot betaling. Zo verlagen uw openstaande kredieten. Omdat er tegenwoordig wel vaker dan vroeger gebruikt wordt gemaakt van verzending in PDF-formaat, is het vooral aan de ontvangerszijde dat men de grootste kostenbesparingen en efficiëntiewinsten kan maken. Bij e-facturatie moeten ontvangen facturen niet worden overgetypt, maar kunnen deze automatisch ingelezen en gelinkt worden aan gerelateerde documenten. Hierdoor verloopt het proces van goedkeuring en archivering eenvoudiger en sneller. Nog enkele indirecte kosten die verkleind worden, zijn die van kopieën voor de verschillende afdelingen en de uurlonen nodig voor het behandelen van de administratieve last. Hoe hoger het volume facturen dat een bedrijf verzendt of ontvangt, hoe hoger vaak de administratieve kost. Bedrijven met een hoog volume hebben er dus het meeste baat bij om over te schakelen tot e-facturatie.

Bij het manueel overtypen van gegevens van een factuur is de kans erg groot dat er fouten gemaakt worden. E-facturatie minimaliseert dit risico op foutieve of ontbrekende gegevens door gestandaardiseerde data-aanvoer en gestandaardiseerde vorm van facturen. Bij e-facturatie moeten ook minder tijdrovende, manuele handelingen worden uitgevoerd die zorgen



Colofon

Duurzaam Zoals reeds vermeld, leidt e-facturatie tot besparing op het papierverbruik. Facturen worden niet meer afgedrukt voor verzending en ook het maken van verschillende kopieën wordt overbodig. De papieren facturen werden vroeger ook via fysiek transport vervoerd tussen zender en ontvanger, wat dan weer zorgde voor extra CO2-uitstoot. E-facturatie is dus een duurzame, milieubewustere oplossing die bespaart op papier en meewerkt aan een lagere CO2-uitstoot. Transparant/real-time/mobile access Uitzenders van facturen willen snel en eenvoudig kunnen nagaan of een bepaalde factuur goed is aangekomen, of deze werd goedgekeurd en wanneer ze zal betaald worden. E-facturatie biedt een antwoord op deze vraag naar een verhoging in transparantie bij facturatie aan bedrijven en in het bijzonder aan overheden. Zo krijgen bedrijven die elektronisch factureren aan de overheid automatisch een respons bij ontvangst en goedkeuring van de factuur, via het e-invoicingsysteem van de overheid. Ook verschillende grote bedrijven stellen een platform ter beschikking waarop kan worden nagekeken of de correcte gegevens werden gefactureerd en wat de status is van behandeling. Ook intern zorgt e-facturatie voor een verhoging in transparantie en efficiëntie in het beheer van facturen. Facturen worden beschikbaar gesteld voor de verschillende afdelingen, wat het maken en bijhouden van meerdere kopieën overbodig maakt. Managers kunnen gemakkelijk de status en snelheid van de doorstroom van een factuur naar het betalingsproces nakijken en ingrijpen waar nodig. Dit geldt zowel voor de ontvangers als de uitschrijvers. E-facturatie is een logisch gevolg van de overgang naar een realtime-economie met mobile access. Uitschrijvers en ontvangers van facturen kunnen op elk tijdstip en vanop elke locatie de facturen via verschillende mobiele toestellen opvragen. Zo kan de facturatiecyclus in real time worden opgevolgd en gevalideerd.


Auteur Steven Boen, Deloitte

Eindredactie Bregt Timmerman Erik Durnez Vormgeving Pigs in Space Verantwoordelijke uitgever Hans Maertens i.o.v. Voka vzw Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen  Koningsstraat 154-158, 1000 Brussel Tel. +32 2 229 81 11, fax +32 2 229 81 00 [email protected], www.voka.be

Vokawijzer 39 E-facturatie is een brochure van Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen. De overname of het citeren van tekst uit deze Vokawijzer wordt aangemoedigd, mits bronvermelding. U vindt een overzicht van de Vokawijzers op www.voka.be/vokawijzers Maart 2016 Wettelijk depot: D/2016/0369/01


Met de steun van het Agentschap Innoveren en Ondernemen

Vokawijzer 39 MAART E-facturatie. Factuur. Betaal

Recommend Documents