Factuur Template

Factuur Lay-out / Factuur Template In i-Reserve is het mogelijk facturen te verzenden. De facturen worden als pdf bijlage per e-mail naar de klant verzonden. In deze tutorial wordt beschreven hoe u een factuur template maakt voor een object. Vervolgens wordt kort uitgelegd hoe u een factuur als bijlage aan een e-mail toevoegt. De pdf factuur wordt gemaakt op basis van een template. In een template maakt u gebruik van dynamische velden (variabelen). Dit zijn velden waarvan de inhoud uit de achterliggende database wordt gehaald, bijvoorbeeld de door de klant opgegeven achternaam. Een overzicht en omschrijving van variabelen die u in i-Reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial “Template Variabelen - een overzicht”.

Factuur Template maken Klik in het MENU FINANCIEEL op FACTUURLAYOUT , zie schermprint.

Het scherm Factuur bewerken verschijnt, hier kunt u factuur templates wijzigen en toevoegen. Het scherm bestaat feitelijk uit drie delen: 

In het bovenste deel ziet u in welke taal de factuur template wordt opgesteld(1). Verder kunt u hier het object selecteren waarvoor u de factuur template wilt maken of wijzigen (2). Een factuur lay-out wordt altijd gemaakt per object, dus de factuur template geldt dan ook alleen voor dat object! Zie onderstaande schermprint:

© Teqa Automatisering

Pagina 1



Het middelste deel bevat de editor (1), een preview mogelijkheid van de factuur zoals die als pdf bijlage verzonden wordt (2) en de buttons waarmee u de wijzigingen opslaat, de gemaakte wijzigingen kan herstellen en de preview activeert (3). Zie schermprint:



Het onderste deel bevat een legenda van generieke velden. Dit zijn de variabelen die dynamisch worden vervangen als de factuur in pdf wordt weergegeven. Deze dienen met de accolades te worden opgenomen in de tekst van de template en zullen door de echte waarde worden vervangen door i-Reserve. Het meest recente overzicht en daarbij horende omschrijving van variabelen die u in i-Reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial “Template Variabelen - een overzicht”!

In onderstaande uitwerking maken we een geheel nieuwe factuur lay-out (oftewel factuur template) voor een object (in ons voorbeeld: het object Demo Support). Volg hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer in het bovenste deel van het scherm Factuur bewerken het betreffende object en klik op de BUTTON OK :


Pagina 2

2. Omdat ons voorbeeld een object is waarvoor nog geen factuur lay-out gedefinieerd is, is het editor gedeelte nog leeg, zie schermprint op de volgende pagina:

3. Het maken van een tekst in de editor lijkt op het maken van tekst in MS Word: u kunt tekst opmaken, opsomlijsten maken, een tabel invoegen, een hyperlink invoegen, etc. Het is eveneens mogelijk een afbeelding toe te voegen, zie hiervoor het stappenplan “Afbeelding toevoegen in de editor” op pagina 7. Wanneer u met de muis op een icoontje gaat staan, verschijnt een toelichting over betreffende functie:

TIP: voor het juist toepassen van de dynamische velden (variabelen) is het raadzaam de tutorial “Template Variabelen - een overzicht” bij de hand te hebben. Hierin staat eveneens aangegeven hoe de detailregels dynamisch kunnen worden opgebouwd op de factuur en welke start- en eindcode in de achterliggende html bron moet worden toegevoegd!

4. Ontwerp nu uw factuur op dezelfde manier zoals u in MS Word een document maakt. Het is handig eerst overal gewone tekst te gebruiken en deze naar wens op te maken alvorens waar nodig tekst door template variabelen te vervangen. Indien de factuur is opgesteld, klikt u op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN.


Pagina 3

Vul vervolgens een bestaand reserveringsnummer in en klik op de BUTTON TOON PREVIEW om te controleren of uw factuur ontwerp naar wens wordt weergegeven als pdf bestand.

De schermprints op de volgende pagina tonen u respectievelijk een voorbeeld van de gemaakte factuur template en een voorbeeld van het resultaat (preview functie!):

Factuur als bijlage toevoegen aan een e-mail Omdat een factuur lay-out altijd wordt gemaakt per object, moet de e-mail template waaraan u de factuur als bijlage wilt koppelen op objectniveau zijn. Meer informatie hierover vindt u in de tutorial “E-mail Templates”. In genoemde tutorial wordt ook duidelijk uitgelegd hoe u een e-mail template kan maken of bewerken.


Pagina 4

In onderstaande uitwerking voegen we de gemaakte factuur lay-out toe aan een e-mail template voor het object waarvoor de factuur lay-out is bestemd. In ons voorbeeld is dat de demo_template voor het object Demo Support: Klik in het MENU OBJECTEN op FACTUURLAYOUT , zie schermprint op de volgende pagina:

In het gridoverzicht met alle objecten klikt u op het e-mail icoontje van het betreffend object:

In het scherm Status E-mail wijzigen klikt u onderin het scherm op de BUTTON BEWERK TEMPLATES :

In het scherm Wijzigen E-mail Templates selecteert u de template waaraan u de factuur als pdf bijlage wilt toevoegen en klikt u op de BUTTON SELECTEER TEMPLATE . De geselecteerde template verschijnt in de editor. Zie schermprint op de volgende pagina:


Pagina 5

Zet in de editor de cursor helemaal onderaan en type de volgende variabele: {INVOICE} Zie schermprint:

Klik vervolgens op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN om de aanpassingen in de betreffende e-mail template definitief door te voeren. De melding “wijzigingen opgeslagen” verschijnt in het rood:


Pagina 6

Indien een gestandaardiseerde e-mail wordt verzonden op basis van deze e-mail template, wordt vanaf nu de factuur als pdf bijlage meegestuurd!

Afbeelding toevoegen in de editor U kunt via de editor één of meerdere afbeeldingen aan een template toevoegen. Volg daarvoor de volgende stappen: 1. Upload de afbeelding naar uw eigen site en noteer de url van de afbeelding (bijvoorbeeld http://www.uwsite.nl/images/afbeelding.gif) 2. In de editor zet u de cursor op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen en klikt u op de button AFBEELDING INVOEGEN , zie schermprint:

3. Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent:

4. Vul de velden in zoals in onderstaande tabel uitgelegd:

Veld

Voorbeeld

Afbeelding

http://demo.i-reserve.nl/images/ireserve.jpg

Beschrijving

Logo i-Reserve


Uitleg De url van de afbeelding die u wilt toevoegen. Optioneel. De tekst die verschijnt wanneer u met

Pagina 7

Uitlijning

Afmetingen

Basislijn Boven Midden Onder Bovenkant tekst Absoluut midden Absoluut onder Links Rechts 163 x 57

Rand

2

Verticale marge

5

Horizontale marge

5

de muiswijzer op de afbeelding gaat staan. De uitlijning van de afbeelding. Hier moet u gewoon de verschillende opties uitproberen tot u het gewenste resultaat heeft!

Het formaat van de afbeelding in pixels. Dit veld wordt automatisch ingevuld indien de door u opgegeven url in het veld Afbeelding correct is. Default = blanco De waarde die u hier opgeeft staat voor de dikte in pixels van een rand om de afbeelding in pixels. Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de verticale afstand tussen de afbeelding en de tekst Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de horizontale afstand tussen de afbeelding en de tekst

5. Klik op de BUTTON TOEPASSEN . Onderstaande schermprint laat zien dat de afbeelding direct in de editor wordt getoond:

6. Indien u iets wilt wijzigen met betrekking tot de instellingen van de afbeelding, klikt u één maal op de afbeelding, u ziet dat deze nu geselecteerd is:


Pagina 8

7. Klik vervolgens op de button AFBEELDING INVOEGEN . Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent (zie stap 3). Voer de wijzigingen door en klik op TOEPASSEN . 8. In dien de template met de afbeelding(en) naar wens is, klikt u op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN om de wijzigingen in de template op te slaan.


Pagina 9

Factuur Template

Recommend Documents