TEMPLATE fungsi template, format template, cara akses template, menggunakan template, membuat template, mengaktifkan global template
INTRO • Berbagi data dengan tim, membuat salinan brosur, draft
modul pelatihan, bagaimana cara desainnya? • Desain pada Ms. Word berkisar tentang: page layout, pilihan warna atau jenis huruf yang bersifat eye-catching • Solusi: menggunakan Template/ Theme
Fitur untuk Memanipulasi Tampilan Dokumen • Document templates: berisi semua elemen/ bagian/ tata
letak di dalam Ms. Word. • Themes: berisi pewarnaan, jenis huruf, dan effects untuk shapes dan objects di dalam dokumen. • Quick Styles: variasi tampilan untuk dokumen secara instan Distinctive, Elegant, dan Traditional. • Building blocks: teks yang sudah terformat, bsa dikustomisasi sesuai kebutuhan, dan diposisikan dimana saja.
Format Templates • Secara default, Ms. Office 2010 menggunakan template
standar ketika membuat dokumen baru (new document) Normal.dotx. • Normal.dotx: template normal yang berisi pengaturan default tentang: headings, body text, quotes, text boxes, dan lainnya. • Pada Ms. Word 2010 ada 2 jenis format template: Dotx: traditional Word 2010 template Dotm:Word 2010 template yang dilengkapi dengan macros (tingkat advance) • Template bisa di download via Office.com
Fungsi Template • Tujuan penggunaan template adalah untuk formatting dan
inserting ke dalam dokumen agar efisien, error-free, dan otomatis/ instan. • Menurut cakupannya, template di bedakan jadi: Global templates: Normal/ Building Blocks templates untuk semua dokumen di Ms. Word, berpengaruh kepada semua file yang dibuat melalui Ms. Word, berlaku ketika Ms. Word dimulai/ start up (Misal: macros, keyboard shortcuts, style, dll). Document templates: hanya untuk dokumen spesifik/ tertentu, biasanya untuk dokumen yang sedang diedit/ aktif/ dipilih saja saja.
Mengakses File Normal Template • Normal.dotm merupakan salah
satu contoh global template yang selalu aktif. • Ketika Ms. Word dibuka, maka program akan mencari Normal template di dalam User Template pada dialog box File Locations. • Cara akses File Location: Klik File Pilih Options Pilih Advanced Scroll ke arah bawah pada jendela Word Options Klik File Locations
Mengakses File Normal Template (2) • Kemudian double click
pada User Template • Akan keluar Windows Explorer • Path untuk mengakses file template bisa diperiksa di Windows Explorer • Pada Windows 7, path/ lokasi file template ada di: C:\Users\user\AppData\ Roaming\Microsoft\Tem plates
Normal Template Berformat .dotm • Normal.dotm Normal template pada Office Theme dan
berisi default styles otomatis dipakai ketika: create new file atau blank documents. • Pada Ms. Word 2010, semua styles, macros, atau kustomisasi lainnya selalu tersimpan di dalam Normal Template.
Mengganti nama Normal.dotm • Periksa path/ lokasi penyimpanan template (slide • • • •
sebelumnya) Salin path-nya Tutup Ms. Word-nya (penting!, karena bila tidak ditutup maka file template tidak bisa diganti namanya) Buka file explorer, ke lokasi penyimpanan template Ganti nama normal.dotm ke nama yang diinginkan.
Menggunakan Template melalui New Documents • Untuk menggunakan template, klik File pilih New.
Menggunakan Template melalui New Documents (2) • Blank. Dokumen baru dengan standard blank document template • • • • •
(Normal.dotm). Blog Post. Dokumen baru untuk blog entry. Recent Templates. Menampilkan daftar template yang sering digunakan. Sample Templates. Menampilkan kumpulan template pilihan/ smaple dengan style dan tipe dokumen yang berbeda-beda. My Templates. Menampilkan template yang telah disimpan di dalam komputer. New From Existing. Opens the New From Existing Document dialog box and enables you to create a new document based on another document (regardless of whether the document is a template)
Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan Template • Klik File, lalu klik New. • Pada Available Templates area, pilih tipe template
yang diinginkan. • Pilih template dari kategori Sample Templates atau My Templates (Misal: pilih Sample Templates) • Pada sebelah kanan, Pilih Document • Lalu klik Create Bila template sudah terinstal di komputer/ Ms. Word, maka
dokumen akan dibuat berdasarkan template yang telah dipilih. Bila template belum terinstal, maka komputer akan mendownload template secara otomatis.
Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan Template (2)
Membuat Template Custom • Membuat template berdasarkan pada dokumen yang
sudah dibuat sebelumnya (based on an existing document). Misal: file .doc/ docx yang sudah ada styles, macros, dan pengaturan lainnya kemudian disimpan ke dalam format template (.dotx/.dotm). • Membuat template berdasarkan template yang sudah ada. Prosedur utamanya adalah membuka file templatenya secara langsung (.dot, .dotx, or .dotm) bukan file document (.doc or .docx), lalu disimpan ke dalam format template. • Membuat template baru dari awal. (Create a template from scratch). Caranya sama seperti membuat dokumen baru, kemudian disimpan ke dalam format template.
Membuat Template dari Dokumen (.doc/ .docx) yang Dibuat Sebelumnya • Klik File Open • Pada Open Dialog Box, pilih dokumen yang diinginkan
(biasanya sudah berisi format/ text yang diinginkan). • Bersihkan semua bagian yang tidak ingin diikutkan pada template. • Tambah item-item lain yang diinginkan.
Membuat Template dari Template yang Sudah Ada • Klik File New • Klik My Templates, akan terbuka New dialog box. • Pilih salah satu template yang diinginkan. • Pada area Create New, pilih Template, klik OK.
Membuat Template baru dari Awal (Blank) • Klik File New double-click pada Blank Document.
Menyimpan Template • Klik File Save As. • Pada dialog box Save As,
pilih folder Templates • Pada File Name box, ketikkan nama template. • Pada Save As Type text box, pilih Word Template (*.dotx), atau pilih Word MacroEnabled Template (*.dotm) bila template ada macro-nya.
Menyimpan Template (2) • Edit isian pada
Authors dan Tags, dengan cara klik pada placeholder text. • Pilih check box Save Thumbnail, jika ingin menyimpan gambar thumbnail untuk template yang akan disimpan. • Klik tombol Save.
Menggunakan/ Menguji Template • Klik File New • Klik My Templates pada
task pane New Document, pilih pada tab dimana template berada. • Pastikan Document option pada Create New terpilih (Templates dialog box, sebelah kanan), lalu double click pada template yang akan dipakai. • Template akan tampil dan siap digunakan.
Melampirkan Template pada Sebuah Dokumen Style pada dokumen akan langsung berubah sesuai dengan template yang dilampirkan (attached), caranya: • Buka sebuah dokumen yang diinginkan. • Klik File Options. • Pada Word Options dialog box klik Add-Ins. • Klik Manage arrow Templates Go. • Pada Templates and AddIns dialog box, klik tombol Attach.
Melampirkan Template pada Sebuah Dokumen (2) • Arahkan ke folder yang
berisi template yang ingin dilampirkan, lalu pilih Open. • Pilih Automatically Update Document Styles, untuk menerapkan template pada semua elemen pada dokumen. • Klik OK.
Menggunakan Global Template • Perbedaan antara Global Template dan Document
Template adalah: Global Template berpengaruh kepada semua file yang dibuat melalui Ms. Word , ketika Ms. Word dimulai/ start up (Misal: macros, keyboard shortcuts, style, dll) Document templates hanya berlaku pada dokumen tertentu saja, yang sedang aktif/ dipilih saja.
Mengaktifkan Global Templates Secara Manual • Pada Developer tab (Templates
group), klik Document Template. • Pada Templates tab (Global Templates And Add-Ins area), klik Add muncul Add Template dialog box (menunjukkan isi folder templates). • Double-click nama template yang ingin dijadikan global template. • Klik OK.
Menampilkan Tab Menu Developer • Klik File • Klik Options • Pada Word
Options, pilih Customize Ribbon • Check pada bagian Developer • Klik OK
Menonaktifkan Global Templates • Pada Global Templates And Add-Ins list Hilangkan check
box pada nama template. • Pilih global template yang aktif pada Global Templates And Add-Ins list, lalu klik Remove.
Mengganti File Template • Klik File Open • Pilih template yang ingin dimodifikasi. • Ganti text, graphics, styles, formatting, Content Controls,
macros, Building Blocks, Quick Access Toolbar, dan keyboard shortcuts pada template sesuai dengan diinginkan. • Pada toolbar Quick Access Klik Save. • Ingat: selalu uji template yang baru dibuat.
Menggunakan Organizer untuk Rename, Delete, dan Copy Styles • Pada tab Developer (Templates group) click Document
Template. • Pada Templates And Add-Ins dialog box, klik Organizer. • Pada Organizer dialog box, Klik tab Styles or Macro Project Items.
Menggunakan Organizer untuk Rename, Delete, dan Copy Styles (2) • Untuk copy item ke/ dari
template, atau file lain selain file yang sedang aktif atau template yang sedang aktif (Normal.dotm) klik Close File untuk menutup file yang sedang aktif. • Klik Open File dan pilih template atau file yang ingin dibuka double-click filenya pada Open dialog box. • Pilih item yang ingin di-copy, delete, atau rename. Klik Copy, Delete, or Rename sesuai kebutuhan. • Klik Close untuk menutup Organizer.
Proteksi Templates • Diatur agar read-only. Klik File
Save As. Klik Tools di bagian bawah Save As dialog box, dan pilih General Options. Pada General Options dialog box, pilih Read-only recommended check box, dan klik OK. • Mengenkripsi dokumen atau template. Klik File Save As. Klik Tools pada bagian bawah Save As dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Encryption Options For This Document text box, lalu klik OK.
Protecting Templates (2) • Menggunakan file-sharing
password. Klik File Save As. Klik Tools pada bagian bawah Save As dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Sharing options, lalu klik OK. • Proteksi Perubahan Format dan Editing. Klik Restrict Editing pada tab Review, atau tab Developer. Ketika The Restrict Formatting And Editing Task Pane terbuka, silahkan pilih spesifikasi pembatasan format dan edit yang diinginkan.
Protecting Templates (3)
Protecting Templates (4) • Mencegah template biar
tidak bisa di-forward, edit, atau copy oleh orang terntentu (unauthorized people). Klik tab File Info Protect Document pada Permissions area. Klik Restrict Permission By People, lalu pilih Restrict Access dan sesuaikan dengan kebutuhan.
THEME Menggunakan document theme, mengganti warna theme, mengganti font theme, menggunakan theme effect, menyimpan document theme
Menggunakan Document Theme • Pada Page Layout tab,
dalam grup Themes, klik Themes. • Pilih theme yang diinginkan Ada 2 tipe theme: Built in: theme sudah tersedia dalam Ms. Word 2010 Custom: theme buatan sendiri, tampil bila sudah dibuat.
Mengganti Warna Theme • Pada Page Layout tab, dalam
• •
• •
grup Themes, klik Theme Colors. Klik Create New Theme Colors. Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin diubah dan pilih warna yang diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan ditampilkan di bagian Sample. Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru. Klik Save.
Mengganti Font Theme • Pada Page Layout tab,
• •
•
•
dalam grup Themes, klik Theme Fonts. Klik Create New Theme Fonts. Di kotak Heading font dan Body font, pilih font yang diinginkan. Di kotak Name, ketik nama untuk font theme yang baru. Klik Save.
Menggunakan Theme Effect • Pada Page Layout tab, dalam
grup Themes, klik Theme Effects. • Pilih effect yang ingin digunakan.
Menyiman Document Theme • Setiap perubahan pada warna,
font, dan effect pada document theme dapat disimpan sebagai Custom Document Theme. • Untuk menyimpan document theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes. Klik Save Current Theme. Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru. Sekarang di bagian Custom akan muncul theme baru yang telah dibuat.
DOCUMENT REVIEW
INTRO • Butuh beberapa orang untuk merieview sebuah dokumen. • Ms. Word 2010 menyediakan Markup Tools untuk
melakukan review pada sebuah dokumen. • Review berarti beberapa orang bisa melakukan pemeriksaan pada sebuah dokumen dan menandai bagian mana saja yang telah di-review. • Aktifitas review: menerima/ menolak perubahan pada dokumen, menambah review/ komentar, membandingkan atau menggabungkan dokumen, dll. • Menu: ada pada tab Review.
Markup Tools pada Ms. Word 2010 • Comments: menambah komentar di dalam dokumen
tanpa mengubah isi dokumen. • Track Changes: merekam editing/ perubahan yang dilakukan, misal: hapus, tambah isi/ konten, mengganti format, dll. Ms. Word bisa melacak dan menandai perubahan yang dilakukan oleh beberapa reviewer. Kemudian hasil review bisa disetujui atau dibatalkan. • Compare dan Combine: Compare membandingkan perbedaan dari dua buah dokumen sekaligus semua revisi-nya. Combine menggabungkan dua buah dokumen & mengidentifikasi siapa yang melakukan perubahan di dalam dokumen
Markup Tools pada Ms. Word 2010 (2) • Ink Support for tablet PC: menggambar/ menulis pada
dokumen secara langsung dengan stylus/ drawing device. • Protect Document: membatasi apa saja yang bisa di-edit oleh reviewer tertentu. • Voice Comment: memberi komentar suara pada sebuah dokumen.
Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010
Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010 (2)
Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010 (3)
Mengatur Nama Reviewer • Klik Review • Klik tanda panah
Track Changes • Pilih Change User Name • Ketikkan User name dan Initials • Klik OK
Mengatur Warna untuk Reviewer • Default-nya, Ms. Word sudah
memberikan warna yang berbeda untuk mebedakan tiap reviewer pada sebuah dokumen, namun masih diatur dengan cara sbb: Klik tab Review klik panah Track Changes Klik Change Tracking Options Sesuaikan Track Change Options dengan kebutuhan Klik OK
Hasil Pengaturan Warna • Misal, kata contoh dikomentari oleh herlambang dengan
komentar: Sebutkan contohnya. Di sisi kanan akan muncul balloon dengan inisial h1, artinya komentar ke-1 dari herlambang (karena user name herlambang berinisial h).
Menampilkan Komentar dan Revisi lewat Reviewing Pane/ Balloon • Klik Review • Klik Reviewing Pane pada Tracking Group
Reviewing Pane
Balloon
Menambah Komentar • Pilih (blok) paragraf atau teks yang ingin dikomentari • Klik Review • Klik New Comment • Muncul balloon comment di sebelah kanan • Klik pada bagian dalam balloon, ketikkan komentar. • Klik di luar balloon
Menambah Komentar Suara & Tertulis • Menambah komentar suara dan tertulis hanya bisa
dilakukan melalui Tablet PC • Konsepnya, voice comment adalah objek suara yang ditambahkan ke dalam balloon
Melacak/ Merekam Perubahan pada Dokumen • Klik Review • Klik Track Changes pada grup Tracking • Apabila Track Changes sudah aktif (berubah warna
menjadi kuning), berarti Ms. Word kan merekam semua perubahan di dalam dokumen. • Shortcut: Ctrl + Shift + E • Ingat, Ms. Word secara otomatis memberi tanda yang berbeda untuk setiap perubahan yang dilakukan oleh reviewer yang berbeda
Hasil Pelacakan (Tracking)
Melacak Perubahan pada Dokumen • Ada beberapa cara untuk melihat apa saja perubahan
yang dilakukan oleh reviewer • Ada 4 pilihan pada grup Tracking, yaitu: Final Show: memperlihatkan semua yang ditambahkan atau dihapus dari dokumen setelah diaccept Final: memperlihatkan hasil akhir dari dokumen yang telah direview setelah di-accept Original show markup: memperlihatkan semua yang ditambahkan atau dihapus dari dokumen sebelum diaccept Original: memperlihatkan isi asli sebelum di-review oleh author, atau kondisi akhir bila semua review ditolak
Melacak Perubahan pada Dokumen (2)
Mengubah Style Balloon Text • Pada Home, klik launcher grup Styles (Shortcut: • • • • •
Ctrl+Alt+Shift+S). Pilih Manage Style Pada Sort Order, pilih: Alphabetical Pilih Balloon Text Klik Modify, atur, klik OK Klik OK
Mengubah Style Balloon Text (2)
Mengubah Style Balloon Text (3)
Menampilkan/ Menyembunyikan Balloon • Klik Review, pada grup Tracking
klik Show Markup, klik Balloons. Ada 3 pilihan: Show Revisions in Balloons: semua perubahan ditampilkan pada balloon Show All Revisions Inline: menyembunyikan balloon, menampilkan semua perubahan di dalam naskahnya (inline) Show Only Comments and Formatting In Balloons: menampilkan komentar dan perubahan format pada balloons, tetapi teks yang dihapus atau ditambah ditampilkan di dalam naskah.
Mengatur Ukuran Balloon • Klik Review • Klik Track Changes • Klik Change Tracking Options • Atur Use Balloons (Print And
• • •
•
Web Layout) Only for Comments/ Formatting Atur satuan pada Measure In, centimeter atau percentage Pada Preferred Width, isi ukuran yang diinginkan Pada Margin, pilih Left atau Right balloon muncul di kanan atau kiri dokumen Klik OK
Mencetak (Print) Comment dan Track Changes • • • •
Klik Review Klik Track Changes Klik Change Tracking Options Pada Paper Orientation in Printing, pilih Auto, Preserve, atau Force Landscape. Auto: otomatis menyesuaikan dengan ukuran margin dan ukuran balloons Preserve: disesuaikan dengan pengeturan halaman (page setup) Force Landscape: mencetak dengan posisi landscape • Klik OK • Klik File Print • Pada Setting, centang Print Markup untuk mencetak dokumen beserta reviewnya, atau pilih List of markup untuk mencetak rewiewnya saja
Memeriksa Comments dan Track Change • Klik Review • Pilih Final Show markup, atau Original Show Markup • Pada Show Markup silahkan dipilih bagian mana yang
ingin diperiksa: Comments, Ink, Insertions And Deletions, and Formatting. Pada pilihan Reviewers, bisa dipilih untuk menampilkan reviewer tertentu.
Membalas Komentar • Klik pada balloon yang ingin dibalas • Klik New Comment • Tuliskan balasan yang diinginkan • Klik diluar balloon
Menghapus Komentar • Menghapus sebuah komentar. Klik kanan pada balloon
yang ingin dihapus, klik Delete Comment. Atau, klik pada balloon yang ingin dihapus, pada tab Review grup Comment klik Delete. • Menghapus komentar dari reviewer tertentu. Pertama, tampilkan hanya komentar dari reviewer yang ingin dihapus, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik Reviewers, kemudian centang (check) reviewer yang ingin ditampilkan komentarnya. Setelah komentar dari reviewer yang ingin dihapus sudah tampil, klik tab Review, pada grup Comments klik tanda panah pada Delete, klik Delete All Comments Shown.
Menghapus Komentar (2) • Menghapus semua komentar di dalam dokumen.
Pastikan semua komentar dari semua reviewer sudah tampil, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik Reviewers, kemudian klik All Reviewers. Bila sudah tampil semua, klik tab Review, pada grup Comments klik tanda panah pada Delete, klik Delete All Comments In Document
Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject) Perubahan dari Reviewer • Klik kanan pada bagian yang diubah oleh reviewer • Pilih Accept Change untuk menyteujui perubahan, atau • Pilih Reject Change untuk menolak perubahan
Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject) Semua Perubahan dari Reviewer • Klik tab Review • Untuk menyetujui semua perubahan: klik panah pada
menu Accept, klik Accept All Changes in Document • Untuk menolak semua perubahan: klik panah pada menu Reject, klik Reject All Changes in Document
Membandingkan (Comparing) Revisi Dua Buah Dokumen • Klik tab Review • Klik Compare • Klik Compare, dan akan muncul •
•
• •
• •
Compare Documents Pada Original Document, pilih Browse atau klik icon Folder untuk memilih dokumen. Pada Revised Document, pilih Browse atau klik icon Folder untuk memilih dokumen lain yang ingin dibandingkan. Klik More, ada pilihan Compare Document. Pilih New Document pada Show Changes In. Klik OK Sebuah dokumen baru (Compared Document) akan muncul
Membandingkan (Comparing) Revisi Dua Buah Dokumen (2) • Untuk melihat ketiga versi dokumen (dokumen yang
dibandingkan (asli), pembanding (revisi), hasil pembandingan): klik tab Review, klik Show Source Documents, klik Show Both. Ketiga naskah akan ditampilkan dalam panel-panel
Contoh Hasil Compare
Menggabungkan (Combining) Revisi Dua Buah Dokumen • Klik tab Review • Klik Compare • Klik Combine • Pada Original Document,
pilih Browse atau klik icon Folder untuk memilih dokumen. • Pada Revised Document, pilih Browse atau klik icon Folder untuk memilih dokumen lain yang ingin dibandingkan. • Klik OK
Hasil Combine
MAIL MERGE
Mail Merge • Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di
microsoft yang membantu kita membuat banyak dokumen berdasarkan 1 template. • Kita membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database. Database ini akan berisi data berbeda yang kita butuhkan. • Contohnya membuat undangan yang isinya sama tetapi penerimanya berbeda dan banyak
Langkah-Langkah 1. 2. 3. 4.
5.
Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk /dokumen utama dan simpan klik tab menu Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard Setelah itu akan muncul Mail Merge pane (biasanya di sebelah kanan) Pada bagian Select document type, silakan memilih tipe dokumen apakah surat, amplop, email atau yang lain Kemudian klik Next: Starting document.
Langkah-Langkah Memilih dokumen yang akan digunakan,apakah menggunakan dokumen yang sudah ada (pernah dibuat), dokumen saat ini atau dari templete. 7. jika pada langkah pertama telah dibuat makan pilih dokumen saat ini (Use the current document) kemudian klik Next 6.
Langkah-Langkah 8.
Memilih penerima (recipients), kita dapat menggunakan daftar penerima yang sudah ada dari contact Outlook atau membuat daftar penerima baru. Bila sudah klik Next • Daftar penerima dapat diambil dari File MS Excel, MS Access,
web, RTF, TXT dll
9.
Menulis surat/amplop. Untuk menyematkan field-field yang diambil dari daftar penerima. klik More Item, Pilih field yang diperlukan, kemudian klik Insert. Lakukan kembali untuk memasukkan field yang lainnya. Bila sudah klik Next
Langkah-Langkah 10. Lakukan pratinjau(preview)dari apa yang sudah kita
buat. Jika ingin melihat dengan data berikutnya, silakan klik tanda >>. Dan untuk melihat data sebelumnya silakan klik tanda <<. 11. Untuk mengakhiri pembuatan formulir, klik Next: Complete the merge 12. Untuk mencetak, klik Print
