OB10 Factuur Aanmaken Instructiegids
¬ Een Factuur / Creditnota aanmaken
………………………………Pag. 2
¬ Creëren van Sjablonen
……………………………...Pag. 12
¬ Koop meer facturen
………………………………Pag. 15
¬ Overige informatie wijzigen
……………………………… Pag. 16
HP Restricted
1
Een Factuur/ Creditnota aanmaken Klik op knop “LOGIN”. Log in op uw OB10 Account met uw “E-mail adres” en druk op knop “Verzenden”.
“Voer alstublieft uw wachtwoord in” en “Bevestig uw huidige geheime word”. Klik hierna op “Verzenden” knop
HP Restricted
2
Klik op het icoon “Facturering" om een factuur aan te maken
Selecteer de functie “Factuur Aanmaken” uit de lijst met functies weergegeven links op het scherm.
HP Restricted
3
Selecteer in de “Factuur Aanmaken” sectie het correcte “HP OB10 nummer koper”\HP sponsornummer uit de lijst. Voor de volledige lijst HP OB10 nummer koper\HP sponsornummer verwijzen wij u naar de webpagina: www.hp.com/go/supplierportal ð (Click Electronic Invoicing ð OB10 invoicing options/Tariffs/Registration ð HP Sponsor Number list)
Vul, nadat u het HP OB10 nummer koper/HP sponsornummer heeft geselecteerd (klik op het vinkje, nadat u de klant geselecteerd heeft), het “Factuurnummer” in, en klik op “Verzenden”
HP Restricted
4
U bent nu in de Factuur Aanmaak “Template” - Vul aub alle details in. Vul in het “Verzenden Naar” veld het adres in waar de de goederen/diensten afgeleverd dienen te worden (dit dient overeen te maken met adres vermeld in de inkooporder in het geval deze verstuurd is aan u)
HP Restricted
5
Vul uw “HP Contactnaam” in het veld “Factuur aan Contact” (het niet hebben vermeld van deze informatie leidt op het moment dat u geen HP PO nummer (inkooporder) heeft tot weigering van uw factuur) Vul uw Contactgegevens in het veld “Factuur van Contact“ Selecteer “Factuur” of “Creditnota” (zie Creditnota Aanmaken in pagina 9 voor het aanmaken van credit nota’s)en vul de factuurdatum en PO Nummer in. Vul aub het PO Nummer in zonder voor- of navoegsel, bijv. SBE148562 Vul het “Factuurnummer” in en selecteer de “Valuta” Vul “Datum toepassing belastingen” in. Mocht het nodig zijn aanvullende informatie te vestrekken, vul deze informatie dan in bij “Aanvullende informatie”
HP Restricted
6
Ga naar “Details Factuur” door te klikken op “Toevoegen” knop in dezelfde lijn. Hierna opent zich onderstaand scherm.
Vul “Productcode”, “Productomschrijving”, “Hoeveelheid”, “Eenheid” en “Prijs”, en evt. ook de andere velden in Vul “PO Nummer” in Mocht het nodig zijn, vul dan het veld “Aanvullende informatie” in Zodra u klaar bent met het aanmaken van de factuur, klik dan op de knop “Opslaan”. Als u meer dan één lijnnummer heeft, klik dan op knop “Bewaar en toevoegen”, en voeg de benodigde lijnnummers toe. Klik dan hierna op “Opslaan”
HP Restricted
7
Vul zo nodig “Aanvullende informatie” niet behorende bij “Details factuur” sectie Mocht u bijlagen willen meesturen met de factuur, klik dan bij veld “Status bijlage” op “drop-down” knop en selecteer “Bijlage wordt voorzien” Klik, zodra u klaar bent met het aanmaken van uw factuur, op knop “Factuur verzenden”
HP Restricted
8
Creditnota Aanmaken Het aanmaken van een creditnota is bijna hetzelfde als het aanmaken van een factuur. U begint voor het aanmaken van een creditnota op hetzelfde scherm als “Factuur Aanmaken” U kiest in het veld “Selecteer optie” - “Factuur/credit nota Aanmaken” en vult “Factuurnummer” (Creditnotanr. in dit geval) etc. in, en drukt hierna op “Verzenden” knop.
HP Restricted
9
Alle factuurgegevens voor de Creditnota blijven hetzelfde als voor de factuur. U selecteert alleen in “Gegevens Factuur/Kredietnota” sectie ipv factuur in het veld “Factuur/ Credit Nota” met de “drop-down” knop “Credit Nota”. Vul altijd het originele factuurnummer in het veld “Origineel factuurnummer” Vul zo nodig “Aanvullende Informatie” in.
Vul in “Details factuur” sectie uw credit nota lijnnummer gegevens in, hierna “PO Nummer”, “Lijnnummer purchase order”, etc., en evt. “Aanvullende informatie” behorende bij geleverd product/service”. Voeg zonodig door op “Bewaar en toevoegen” knop te drukken extra lijnnummers toe.
HP Restricted
10
Stuur zo nodig bijlagen mee, en klik zodra u klaar bent met het invullen van alle informatie op “Factuur Verzenden” knop.
HP Restricted
11
Creëren van Sjablonen Als u regelmatig dezelfde goederen/services factureert, kunt u in OB10 sjablonen of “templates” aanmaken voor het creëren van facturen Stap-1: Klik onder “Facturering” sectie op “Sjabloonbeheer” om sjablonen aan te maken
Stap-2: “Voer kopernummer in”, “Voer naam Sjabloon in“ (bijv. DRAFT -maandelijkse facturatie levering electriciteit) en klik op “Sjabloon aanmaken”
HP Restricted
12
Stap-3: Vul in deze Factuur Template – Sjabloon - alle informatie in welke u normaal bij het aanmaken van alle facturen dient in te vullen, zoals onder andere verzendadres, lijnnummer gegevens, PO nummer etc..
Klik hierna op “Opslaan als sjabloon”. De sjabloon krijgt de naam zoals ingevoerd in “Voer naam sjabloon in”
HP Restricted
13
Ga, om naar uw opgeslogen sjabloon te gaan, naar “Sjabloonbeheer” sectie en selecteer de Sjabloon. U kunt de Sjabloon inzien door op “Naam Sjabloon” te klikken. Mocht u de sjabloon willen aanpassen, druk dan op “Bewerken” U kunt zoveel mogelijk sjablonen aanmaken als u nodig hebt.
HP Restricted
14
Koop meer facturen Klik om meer facturen in te kopen in “Facturering” sectie op “Koop meer facturen”
U kunt met uw creditcard betalen voor het kopen van meer facturen. Mocht u met een cheque willen betalen, bel dan aub OB10 Helpdesk en vraag hen een factuur aan u te versturen. U vindt de Service en Support contactgegevens bij OB10 en HP door te scrollen naar de onderzijde van de webpagina www.ob10.com/hp
HP Restricted
15
Overige informatie wijzigen Mocht u overige informatie op uw OB10 account willen wijzigen zoals bijv. E-mail, taal, contactgegevens, bedrijfsgegevens, kunt dit doen door in het hoofdmenu op “Administratie” knop te drukken
Wij verwijzen u naar het document “Best Practices for submitting invoices Different HP Entities” onder Other Important Documents in www.ob10.com/hp voor welke informatie u verplicht op de facturen aan HP dient te vermelden voor elke HP entiteit in Europa welke bij OB10 geregistreerd staat.
HP Restricted
16
