Visie & Beheerplan Dorpshuis Ons Huus 1 januari 2015
beheerplan
doel visie
1
Visie & Beheer De inhoud is verdeeld in vijf hoofdstukken: 0. Visie en Doel 1. Volop Gebruik 2. Sluitende exploitatie 3. Verstandig beheer 4. Preventief Onderhoud
In dit document staan de visie en de uitgangspunten van het beheer van het dorpshuis van Beemte Broekland beschreven. Tezamen met het gebruiksreglement en de gebruikersovereenkomst voor niet commerciële gebruikers biedt dit de verenigingen van Beemte Broekland, inwoners en betrokkenen de informatie over beheer en gebruik van het dorpshuis. Het gebruiksreglement en de gebruikersovereenkomst staat op www. Onshuus.nl. 2
Ons dorpshuis is laagdrempelig, toegankelijk en uitnodigend Visie: het dorpshuis in Beemte -Broekland is een ontmoetingsplek voor en door inwoners van Beemte- Broekland.
Doel: het dorpshuis in BeemteBroekland is het middelpunt voor dorps-activiteiten en biedt onderdak aan het verenigingsleven, de vrijetijdsbesteding en basisschoolactiviteiten. Het is een centrale ontmoetingsplaats en huisvest dienstverlening aan inwoners van Beemte Broekland en omstreken. 3
Iedereen is welkom in het dorpshuis in Beemte Broekland Het dorpshuis staat open voor: •
alle verenigingen, organisaties, clubs en groepen uit Beemte Broekland en omgeving
•
activiteiten van de basisscholen PCBS Beemte en PCBS Beatrix
•
familiefeesten, verjaardagen en vergaderingen
•
activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op de bevolking van Beemte Broekland en buitengebied / omgeving
•
voorlichtings- en informatiebijeenkomsten
•
cursussen, educatieve en creatieve activiteiten
•
over overige activiteiten wordt overlegd met het bestuur van de Dorpshuisvereniging (DHV) Ons Huus
4
Dorpshuis Ons Huus houdt koers naar het doel op basis van onderstaande kaders Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven,
Sluitende exploitatie afspraken met beheerders en gebruikers
laagdrempelig
Preventief onderhoud Verstandig beheer goede samenwerking met gebruikers, de beheerders en vrijwilligers
slim onderhouden en gebruik maken van kennis en vaardigheden in de gemeenschap
5
Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven,
Sluitende exploitatie afspraken met beheerders en gebruikers
laagdrempelig
Preventief onderhoud Verstandig beheer goede samenwerking met gebruikers, de beheerders en vrijwilligers
slim onderhouden en gebruik maken van kennis en vaardigheden in de gemeenschap
6
Niet commerciële gebruikers hebben een streepje voor in het dorpshuis •
•
•
•
•
De niet commerciële gebruikers in dorpshuis Ons Huus zijn: Oranjevereniging, Buurtbelangen vereniging, Sportvereniging DIO, PCBS Beemte, PCBS Beatrix, Ouderensoos, Jazzgroep “Kalm an”, Ijsvereniging, Hondenclub, FC Beemte, Landbouwminiaturenclub “OostNed”, Kinderboerderijen, Kaartclub en Biljartvereniging. Niet commerciële gebruikers betalen voor gebruik van het dorpshuis. In oktober van ieder jaar vindt een evaluatie plaats over de tarieven en het gebruik met de niet commerciële gebruikers van het dorpshuis. Tarief van de niet commerciële gebruikers wijkt af van het tarief van incidentele gebruikers. Niet commerciële gebruikers die een plaatselijke vereniging zijn, hebben de mogelijkheid om 1 activiteit per jaar te houden in en om het dorpshuis met de doelstelling om de verenigingskas te spekken. De insteek is dan dat de vereniging zelf vrijwilligers in de bediening zet (i.o.m. de beheerder) in het dorpshuis en de drank & hapjes van de beheerder betrekt. De inkomsten van de activiteit zijn voor de vereniging. Niet commerciële gebruikers reserveren ruimtes i.o.m. de beheerder zonder tussenkomst van DHV Ons Huus. Ze geven in de reservering aan of ze gebruik willen maken van koffie en/of thee. De hondenclub is de enige commerciele gebruiker die van oudsher verbonden is aan DHV en tegen gereduceerd tarief het sportveld mag huren. 7
Niet commerciële gebruikers verbinden zich aan het gebruiksreglement. •
Niet commerciële gebruikers stellen eenmaal per jaar gezamenlijk een gebruiksschema op met hun vaste activiteiten en zijn ook gezamenlijk verantwoordelijk voor afstemming hiertussen.
•
Niet commerciële gebruikers en plaatselijke verenigingen committeren zich jaarlijks aan een bezetting van de ruimtes. In overleg met de beheerder ( en eventueel met het bestuur) kan incidenteel afgeweken worden van het gebruiksschema.
•
De gebruiksinkomsten van de niet commerciële gebruikers gelden als dekking van de vaste kosten van het dorpshuis.
8
Verder gebruik van de ruimtes
•
Alle gebruikers ondertekenen een gebruiksovereenkomst
•
Rechten en plichten staan in het gebruiksregelement
•
Alle ruimtes zijn te gebruiken per uur en per dagdeel (4 uur) i.o.m. de beheerders
•
Zaalverhuur bij commerciële en particuliere feestjes regelen via de beheerder
•
We maken onderscheid tussen niet commerciële en ook niet niet commerciële gebruikers
•
Bij toernooien is het beperkt toegestaan drinken voor persoonlijk gebruik mee te nemen buiten het dorpshuis / nooit in het dorpshuis
•
De sleutel is beschikbaar via beheerders en DHV
9
Er zijn drie arrangementen voor gebruik van het dorpshuis 1. Bestuursvergaderingen niet commerciële gebruikers ruimte gebruik inclusief toilet & garderobe koffie, thee en drankjes café prijs tegen gereduceerd tarief i.o.m. beheerders en bestuurders 2. Gebruik vereniging plaatselijk en niet-plaatselijk ruimte gebruik inclusief toilet & garderobe tarief per uur of per dagdeel (prijs volgens tabel) koffie, the en drankjes café prijs 3. Maatwerk arrangement afspraken via de beheerder tarief per uur of dagdeel factuur inclusief consumpties
10
Bij een vergadering voorziet het café in koffie en thee De beheerder voorziet mensen van koffie en/of thee tijdens een vergadering, die prijs wordt jaarlijks vastgesteld en gecommuniceerd aan de leden van de DHV. Geef dit aan in de reservering. De gebruikers schenken zelf koffie of thee naar behoefte. Na afloop dienen de genuttigde consumpties inclusief koffie en thee afgerekend te worden met de beheerders. Zijn er in de bijeenkomst andere drankjes gewenst zijn dan is dat apart af te spreken met de beheerder. Voor deze drankjes gelden de prijzen van het café. Als er behoefte is aan koffie en/of thee of andere consumpties als het cafe gesloten is, is dit van te voren af te spreken met de beheerders.
11
Hoe reserveer ik een zaal met catering? Er zijn twee ‘ingangen’ om gebruik te maken van een ruimte in het dorpshuis structureel Ik wil een ruimte huren?
Ik meld me bij DHV en reserveer een ruimte
Incidenteel / structureel commercieel
Ik meld me bij de beheerder en maak een afspraak met het café voor ruimte en catering
Ik maak een afspraak voor de catering met de beheerder
Ik ontvang 2 facturen: 1 van DHV voor ruimte 1 van beheerder voor catering
Ik ontvang 1 factuur: voor de ruimte en de catering 12
Reserveren gebruikers •
De beheerders zijn de supervisors van de site en beheren de inloggegevens i.o.m. het bestuur.
•
De tijden van niet commerciële wekelijks gebruikers worden aan het begin van het jaar geblokt in de kalender.
•
In overleg kan hier van worden afgeweken
13
Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven,
Sluitende exploitatie afspraken met beheerders en gebruikers
laagdrempelig
Preventief onderhoud Verstandig beheer goede samenwerking met gebruikers, de beheerders en vrijwilligers
slim onderhouden en gebruik maken van kennis en vaardigheden in de gemeenschap
14
De financiële uitgangspunten: Het gebouw is gebouwd en ingericht, zodat alle ruimten voor meerdere doeleinden inzetbaar zijn, hetgeen de multifunctionaliteit en gebruiksmogelijkheden vergroot.
De DHV is, i.o.m. de beheerders, verantwoordelijk voor de bouw en inrichting van het gebouw, verwarming en klimaatbeheersing. De beheerders zorgen voor de schoonmaak van de door hen voor commerciële doeleinden gebruikte ruimtes en alle vergaderzalen.
De exploitatie dient kostendekkend te zijn, met een betaalbare gebruikersvergoeding voor haar gebruikers.
Uitgangspunt is een gezonde exploitatie, waarbij afschrijvingslasten worden genomen en tevens gereserveerd wordt voor toekomstige kosten zoals groot onderhoud. 15
Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig
Sluitende exploitatie afspraken met beheerders en gebruikers
Preventief onderhoud Verstandig beheer goede samenwerking met gebruikers, de beheerders en vrijwilligers
slim onderhouden en gebruik maken van kennis en vaardigheden in de gemeenschap
16
DHV Ons Huus is verantwoordelijk voor het dorpshuis Taken & Verantwoordelijkheden afstemming met beheerder, tarieven deels bepalen, financiële cijfers, exploitatie, versturen van facturen, coördinatie van vrijwilligers, deels programmering
DHV heeft het juridisch eigendom van het dorpshuis. De Beheerders hebben een eigen balans en een eigen begroting. Het bestuur bestaat uit vijf bestuursleden. DHV heeft tot doel het in stand houden en exploiteren van een dorpshuis in Beemte -Broekland. Het bestuur werkt nauw samen met de beheerder over de besturing van het dorpshuis.
17
Beheer en onderhoud wordt vanuit DHV gecoördineerd Beheerder klussenclub Aktief Ons Huus groep
Vrijwilligers voeren een groot gedeelte van de nodige onderhoudswerkzaamheden in en rondom het dorpshuis uit. Werkgroepen zijn verbonden aan DHV via de kartrekker. Deze stemt in regelmatige vergaderingen af met DHV.
vrijwilligerspool
18
Vrijwilligers hebben een actieve rol bij het verstandig beheer van Ons Huus klussenclub
Voert kleine onderhoudsklusjes uit en een paar keer per jaar groot onderhoud i.o.m. DHV
Leden van de DHV
Evalueren eenmaal per jaar. Bestaat uit afvaardiging van de leden van de DHV.
Aktief Ons Huus groep
Stemt af over evenementen, zorgt voor reuring en neemt initiatief met als doel het dorpshuis maximaal gevuld te krijgen. Kartrekker: ntb
vrijwilligerspool
Beheerders en DHV organiseren vrijwilligers voor incidentele (niet bouw-gerelateerde) klussen in het dorpshuis.
19
DHV faciliteert gebruik van het gebouw en heeft finale beslissingsbevoegdheid DHV vult de volgende praktische zaken in: •
Geeft sleutels uit aan gebruikers
•
Aanspreekpunt voor klachten en vragen
•
Stelt de digitale agenda voor reserveren van ruimtes beschikbaar (toekomst)
•
Factureert gebruik van de ruimtes aan gebruikers en factureert lidmaatschap indien van toepassing
•
Bepaalt of een activiteit kan plaatsvinden, transparante agenda i.o.m. beheerders
•
Maakt eenmalig prijsafspraken voor de koffie en thee
•
Stelt “gebruiksovereenkomst” en “gebruiksregelement” op
•
Organiseert vrijwilligers voor onderhoud en klussen
•
Stelt een contactpersoon in het dorp beschikbaar (ntb) 20
De rol van beheerder van het dorpshuis De beheerder heeft de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden: •
Voorziet van koffie & thee voor vast dorpshuistarief bij bijeenkomsten van niet commerciële gebruikers in het dorpshuis
•
Signaleren van klein onderhoud aan het gebouw en meld dit z.s.m. aan de DHV
•
Stemt af met DHV bij schade, niet schoon en incidenten
•
Overlegd twee wekelijks met DHV
•
Lichten in dorpshuis aan en uit doen en check op afgesloten deur, verwarming aan en uit doen en opent het gebouw op verzoek
•
Reserveert ruimtes op verzoek van gebruikers (verenigingen en commercieel) in de agenda en verzorgt eventuele catering.
21
•
Overlegd met DHV bij twijfel gebruiksaanvragen
•
Overlegd met DHV over beëindiging gebruik
•
Zij exploiteren het horeca gedeelte op commerciële basis en zijn zelf verantwoordelijk voor het prijsbeleid en invulling van ondernemerschap.
•
Voor drinken buiten de dorpshuis arrangementen gelden commerciële prijzen.
22
Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven,
Sluitende exploitatie afspraken met beheerders en gebruikers
laagdrempelig
Preventief onderhoud Verstandig beheer goede samenwerking met gebruikers, de beheerders en vrijwilligers
slim onderhouden en gebruik maken van kennis en vaardigheden in de gemeenschap
23
Preventief Onderhoud Door slim te onderhouden en gebruik maken van de kennis en vaardigheden in de gemeenschap hebben we nog jaren plezier van het dorpshuis. We reserveren een bedrag per jaar als voorziening voor groot onderhoud.
24
