Vier de start van het sportseizoen met een (fakkel)loop
De nationale sportweek is onderdeel van de Europese week van de sport
Introductie Toolkit Dit jaar vindt de 13e editie van de Nationale Sportweek plaats. Zaterdag 17 september om 13:00 opent de Nederlandse sport haar deuren. Het nieuwe sportseizoen begint weer en dit willen we met heel Nederland gaan vieren! Veel gemeenten openen hun lokale Sportweek met het ontsteken van het “sportvuur”. Jij als sportclub kunt hierbij aanhaken door om 13:00 de Nationale Sportweek af te trappen met een zelf georganiseerde activiteit zoals een (fakkel)loop! Zo vier je met de rest van Nederland het nieuwe sportseizoen en geef je jouw deelname aan de Nationale Sportweek meteen een Olympische tintje! Past een (fakkel)loop niet bij jouw sportclub, dan kun je ook een variant hierop of een andere leuke activiteit organiseren om de start van het sportseizoen mee te vieren! In deze toolkit geven we je leuke variaties op een (fakkel)loop en laten we je stap voor stap zien waar je allemaal aan moet denken bij het organiseren van zo’n activiteit.
Wat kun je verwachten?
3
Stappenplan: Hoe organiseer je een (fakkel)loop?
3
Stap 1: De start
5
Stap 2: Maak een plan van aanpak
8
Stap 3: Organisatie en uitvoering Stap 4: Promotie Stap 5: Tijdens en na de (fakkel)loop
10 11 13
Voorbeeld communicatieplanning
14
Voorbeeld actielijst
15
Voorbeeld draaiboek
Het stappenplan Een (fakkel)loop is een leuke manier om aan te haken bij de grand opening van de Nationale Sportweek. Daarnaast hoeft het organiseren van een (fakkel)loop helemaal niet moeilijk te zijn. Ga op zoek naar een nabijgelegen atletiekbaan, voetbalveld of een mooi groot park, kom met een leuk programma, zorg voor deelnemers en gezelligheid en klaar: alle ingrediënten voor een leuk sportfeestje! Ook binnen de huidige sportaccommodatie kun je met een paar aanpassingen een leuke (fakkel)loop organiseren. Hieronder lees je hoe je in slechts vijf stappen een gezellige (fakkel)loop of andere activiteit organiseert!
Stap 1: De start Formuleer een idee Bedenk voordat je aan de slag gaat WAAROM je een (fakkel)loop organiseert. Wat is het doel, wat wil je ermee bereiken en wanneer is de activiteit voor jou geslaagd? Bepaal jouw doelgroep, formuleer een eerste idee en denk na over welke personen er nodig zijn om de (fakkel)loop te organiseren. Maak jouw doelstelling SMART. Voorbeelden van een doelstelling:
De club promoten Nieuwe leden werven Nieuwe sponsoren aan de club binden Leden behouden en binden aan de club Nieuwe vrijwilligers werven en eigen vrijwilligers eren en waarderen De start van het sportseizoen op de eigen club vieren Familieleden, vrienden en kennissen van mijn sporters laten kennismaken met de club
Hoe maak ik mijn doelstellingen
S
SMART ?
pecifiek = Maak duidelijk wat jouw doel is: Waarom nemen we deel aan de Nationale Sportweek? Wat willen we bereiken? Wie zijn erbij betrokken? Waarom willen we dit doel bereiken? Wanneer is het inzetten van Social Media voor ons geslaagd?
M eetbaar = A cceptabel = R ealistisch = T ijdgebonden =
Bepaal hoe je gaat meten of het doel behaald is. Bepaal of er voldoende draagvlak is om het doel te bereiken. Bepaal of het gestelde doel haalbaar is. Bepaal wanneer je start met actie ondernemen en wanneer het doel behaald moet zijn. Stel een team samen Wanneer jouw doel en doelgroep duidelijk zijn en je een eerste idee voor de (fakkel)loop hebt opgesteld, kun je een inschatting maken van hoeveel handen er nodig zijn voor het werk. Stel een klein team samen op basis van de kwaliteiten die nodig zijn voor de organisatie. Maar maak de groep niet te groot! Draagvlak en overeenstemming krijgen is lastig met een groot aantal mensen. Daarna maak je een rolverdeling, bijvoorbeeld: penningmeester, secretaris en iemand die de communicatie en sponsoring op zich neemt. Kies ook een projectleider, die naast (eind)verantwoordelijke ook aanspreekpunt is voor iedereen binnen de club. Wanneer jouw projectgroepje compleet is, kun je dieper ingaan op het eerste idee dat je over de (fakkel)loop geformuleerd hebt. Ga samen met jouw projectleden brainstormen over alle mogelijkheden van en rondom de (fakkel)loop. Organiseer je een (fakkel)loop door de straten van jouw gemeente? Of ben je van plan dit in een nabij gelegen park, op een atletiekbaan of binnen in de eigen accommodatie zoals in de sporthal te organiseren? Verzamel alle ideeën en input van iedereen bij elkaar. Is de brainstorm zo goed verlopen dat je antwoord kunt geven op de wie-wat-waar-wanneer en waarom? Maak dit dan concreet! Maak samen met jouw projectleden duidelijke afspraken over de taakverdeling, werkwijze en vergadermomenten en leg deze vast in een kort plan van aanpak. In de volgende stap lees je hoe je zo’n plan moet opstellen.
Stap 2: Maak een plan van aanpak Hopelijk zijn er uit de brainstorm met jouw projectgroepje veel creatieve ideeën gerold! Nu is het tijd om deze ideeën concreet te maken in een plan van aanpak. Maar wat is een plan van aanpak? Hoe schrijf je dat? En welke onderdelen horen hierin? Plan van aanpak In het plan van aanpak beschrijf je de activiteit en alles wat daarbij komt kijken. Verder wordt er duidelijk wat er staat te gebeuren, door wie dit geregeld moet worden en binnen welk tijdsbestek. Belangrijk aandachtspunten in het plan van aanpak zijn: 1. Aanleiding, doel en doelgroep Allereerst beschrijf je wat de aanleiding voor het organiseren van de (fakkel)loop is. Wat betekent een (fakkel)loop? Wat levert het op? Beschrijf daarna jouw eigen doel. Formuleer deze SMART zodat je na de activiteit kunt meten of je deze behaald hebt. Wanneer je jouw doel weet, weet je ook jouw doelgroep. Omschrijf deze concreet zodat je precies weet hoe je later de externe communicatie hierop kunt aanpassen. 2. Activiteit Onder het tweede kopje geef je een uitgebreide omschrijving van de (fakkel)loop. Beschrijf: Wat wordt het parcours van de (fakkel)loop? Wat zijn de spelregels? Wanneer gaat de (fakkel)loop plaatsvinden? Waar gaat deze plaatsvinden? Welke faciliteiten (parkeren, kleedruimtes, catering) zijn er?
Leuke variaties op een (fakkel)loop:
1K Familyrun
Organiseer een 1K Familyrun waar de hele familie, van jong tot oud, aan mee kan doen. Creëer een Olympisch sfeertje door tijdens de run een fakkel te gebruiken, die iedereen tijdens het lopen eventjes mag vasthouden. Ook kun je hier een andere leuke variatie op bedenken, zoals jezelf gek verkleden en daarna de run lopen. Leuk voor de kinderen!
Estafette
Laat twee teams in een grote sporthal of op een voetbalveld het tegen elkaar opnemen in een estafette-run. Laat deelnemers voor het Olympische gevoel in plaats van een stok, een fakkel aan elkaar doorgeven. Voor het winnende team kun je een leuke prijs bedenken.
Obstacle Run
Ook een Obstacle run is een leuke activiteit die het vaak goed doet! Plaats op de baan obstakels waar de deelnemers omheen, overheen of onderdoor moeten om erlangs te komen. Bedenk een leuke prijs voor de winnaar.
Quiz-run
De Quiz-run is een variatie op de Obstacle run, al dan niet met fysieke obstakels maar met vragen en opdrachten. Laat deelnemers op een aantal punten op de baan een vraag beantwoorden of een opdracht uitvoeren. Alleen wanneer deze correct is beantwoord of uitgevoerd mogen ze verder. Ook hier kun je aan de winnaar of het winnende team een leuke prijs geven!
Virtuele fakkelloop
Draag op een virtuele manier bij aan de verspreiding van het Olympisch vuur. Probeer met zoveel mogelijk mensen een virtuele fakkel door heel Nederland te verspreiden. Maak een Facebookevent aan, nodig zoveel mogelijk mensen uit verschillende plaatsen uit en vraag hen op een bepaald moment hun profielfoto in een fakkel te veranderen. Zo kun je bijvoorbeeld de fakkel ‘aansteken’ in Apeldoorn en daarna ‘doorgeven’ in Arnhem. Doe dit vervolgens met meerdere steden om de virtuele fakkel door heel Nederland rond te laten gaan. Wil je de (fakkel)loop groots uitpakken met een parcours door de gemeente? Dan moet je dieper nadenken. Beschrijf de precieze route, de aanvraag van vergunningen voor locatie en route en de financiering. Na het beschrijven van de activiteit, beschrijf je alle werkzaamheden die gedaan moeten worden om de (fakkel)loop te organiseren. Maak een concept draaiboek of actielijst van alles wat er geregeld moet worden, door wie dit geregeld gaat worden en binnen welk tijdsbestek. Op pagina 14 en 15 vind je hier een handig voorbeeld van.
3. Randvoorwaarden Natuurlijk moet je ook enigszins voorbereid zijn op dingen die je niet goed van tevoren kunt voorzien. Vooral als je tijdens de (fakkel)loop gebruikmaakt van open vuur. Denk er dan aan dat je diensten zoals EHBO en eventueel politie en brandweer erbij betrekt. Ongeluk zit in een klein hoekje en als het zover is, wil je natuurlijk dat er zo snel mogelijk iemand van de EHBO bij is! Onder deze kop omschrijf je dus alles wat jij geregeld hebt in het geval van ongelukken of andere bedreigende situaties. Vooral als je de (fakkel)loop groots aan wilt pakken met een parcours door de gemeente, moeten deze randvoorwaarden goed georganiseerd zijn. Wanneer dit niet zo is, kan jouw (fakkel)loop namelijk alsnog worden afgelast. Bij een groter parcours zal je verder nog moeten denken aan het opstellen van een calamiteitenplan, een verkeersplan, een scenario bij slecht weer en een plan voor de hulpdiensten. Je kunt jouw gemeente hiervoor om meer informatie vragen. 4. Communicatie Organisatie en randvoorwaarden duidelijk beschreven? Denk dan na over hoe je zoveel mogelijk deelnemers voor de (fakkel)loop gaat werven. Niet alleen de leden van jouw vereniging zijn welkom, maar iedereen. Denk in jouw communicatie na over: Welke boodschap wil ik overbrengen? Waarom wil ik deze boodschap overbrengen? Wie wil ik met deze boodschap bereiken? Wanneer ga ik de boodschap communiceren? Via welk middel ga ik de boodschap communiceren? Onder deze kop beschrijf je dus hoe jij de communicatie voor jouw (fakkel)loop gaat inrichten. Maak je gebruik van online en offline communicatie? Beschrijf deze. Bij offline communicatie kun je denken aan posters, flyers, nieuwsbrief, clubmagazine en bij online communicatie aan de clubwebsite, Social Media en e-mail. Om dit te concretiseren kun je alles wat je met jouw communicatie wilt doen, vastleggen in een content- en communicatieplanning. Zo wordt het voor iedereen duidelijk wat, wanneer, door wie en hoe dat communiceert gaat worden. Een voorbeeld van een communicatieplanning vind je achteraan op pagina 13. 5. Samenwerking Bij het organiseren van activiteiten kunnen samenwerkingen met andere partijen erg waardevol zijn. Denk hierbij aan de gemeente, sportservicebureau, sportbond, de accommodatie die je inhuurt, het onderwijs of een sponsor. Zij kunnen je bijvoorbeeld helpen met het beschikbaar stellen van materialen of het promoten van de (fakkel)loop via de eigen website of Social Media. Ook kun je een lokale (sport)held benaderen om te vragen het startschot voor de (fakkel)loop te geven. Ook zo komt jouw activiteit meer onder de aandacht en trekt hopelijk ook meer deelnemers! Beschrijf onder deze kop alle eventuele samenwerkingen die je aangaat voor het organiseren van de (fakkel)loop. Beschrijf per samenwerkingspartner, op welke manier ze jou gaan ondersteunen.
Stap 3: Organisatie en uitvoering Het idee voor de (fakkel)loop staat nu volledig op papier. Nu is het tijd voor actie. In deze stap ga je aan de slag met alle voorbereidende maatregelen die jij in het plan van aanpak beschreven hebt. Locatie en parcours Een locatie kiezen voor de (fakkel)loop is niet moeilijk. Het enige wat je nodig hebt is ruimte. Het hoeft niet per se een heel parcours door de stad te zijn. Je kunt ook een leuke (fakkel)loop organiseren op een nabijgelegen atletiekbaan, een voetbalveld, een grote parkeerplaats of in een park, met als afsluiter een hele gezellige clubbarbecue! Wil je het wel groots aanpakken met een parcours door de stad of gemeente? Dan moet je eerst een vergunning bij de gemeente aanvragen. Hier zijn vaak al de eisen waaraan een locatie moet voldoen in opgenomen. Dit zijn eisen zoals: Ruimte voor podia, kleedruimtes, toiletten Bereikbaarheid en parkeergelegenheden Omgeving met omwonenden en winkeliers Calamiteiten Wanneer de locatie geregeld is, stippel je het parcours uit met alle spelregels en faciliteiten. Dit kun je heel makkelijk doen met Google Maps. Zo krijg je een goed beeld van de route en weet je de exacte afstand. Werven van vrijwilligers Vrijwilligers zijn onmisbaar in de sport! Op het moment dat je weet hoeveel voorbereidingen er getroffen moeten worden en hoeveel personen er nodig zijn tijdens de (fakkel)loop, kun je het aantal vrijwilligers dat je nodig hebt inschatten. Vooral wanneer je de (fakkel)loop groots organiseert kun je hun hulp goed gebruiken. Je kunt hiervoor de vrijwilligers van jouw eigen club benaderen. Daarnaast kun je ook elders zoeken, zoals andere sportverenigingen, via Social Media of via het onderwijs. Steeds meer scholieren en studenten lopen, om ervaring op te doen in de praktijk, tegenwoordig stage, zodat zij ervaring opdoen in de praktijk. Tegelijkertijd beschik jij over wat extra handen! Meer informatie hierover vind je op: http://www.maatschappelijkestage.nl/ Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat je jouw vrijwilligers goed op de hoogte houdt. Stuur hen voor aanvang van de (fakkel)loop een nieuwsbericht met de laatste ontwikkelingen en/of wijzigingen. Organiseer vlak voordat de (fakkel)loop begint nog een briefing om de laatste zaken door te spreken.
Definitieve draaiboek Als de locatie, de route en het totale aantal mankracht bekend is, kun je het definitieve draaiboek opstellen. De belangrijkste aandachtspunten in het draaiboek zijn natuurlijk afhankelijk van de grootte van de (fakkel)loop. Ga voor jezelf na welke punten voor jou belangrijk zijn: Tijdsplanning Materialen Prijzen klaarzetten voor de winnaar Op- en afbouw van het evenement Catering Plattegrond van de locatie en faciliteiten EHBO Tijdens een evenement kan er natuurlijk iemand vallen en gewond raken, dus zorg dat er tenminste altijd iemand van de EHBO aanwezig is. Verder, afhankelijk van de grootte van de (fakkel)loop, kun je contact leggen met politie en/of brandweer. Op pagina 15 vind je een draaiboek dat je zo kunt invullen!
Stap 4: Promotie Je hoopt natuurlijk dat je met zoveel mogelijk deelnemers aan jouw activiteit de kick-off van het nieuwe sportseizoen mag vieren! Laat daarom via Social Media zoveel mogelijk mensen weten dat je een (fakkel)loop oragniseert. Promoot de (fakkel)loop via verschillende kanalen. Zo bereik je veel meer mensen dan wanneer je slechts één Social Media kanaal inzet. maar stem de communicatiemiddelen- en kanalen die je gebruikt af op jouw doelgroep. Zo zijn jongeren veel actief op Facebook en Instagram, terwijl veel 65+ ers baat hebben bij ‘geschreven’ informatieberichten. Ook kun je jouw eigen leden, vrijwilligers en overige betrokkenen inzetten voor het promoten van de (fakkel)loop. Zij kunnen bijvoorbeeld de berichten die de club op Social Media plaatst doorzetten naar hun vrienden, kennissen en familie. Denk in de externe communicatie van de (fakkel)loop goed na over WAT je gaat communiceren en HOE je de activiteit gaat promoten. Wat communiceer je? Maak eerst aan iedereen duidelijk dat je een (fakkel)loop organiseert, waar-wanneer-hoe laat deze plaatsvindt en hoe deelnemers zich ervoor kunnen aanmelden. Wanneer je zorgt dat deelnemers zich inschrijven, heb je een overzicht van hoeveel mensen er komen en verzamel je tegelijkertijd hun contactgegevens. Zo kun je hen na afloop van de activiteit benaderen voor een mooi vervolgaanbod! Verder zet je bij dit bericht ook de gegevens van de persoon waarmee deelnemers contact op kunnen nemen indien er vragen zijn. Hoe communiceer je? Nadat de (fakkel)loop bekend is bij het publiek, is het taak zoveel mogelijk mensen te enthousiasmeren om eraan deel te nemen! Maak een communicatieplanning waarin staat wanneer je wat naar wie gaat communiceren en via welk middel of kanaal. Op pagina 13 vind je een handig voorbeeld van een communicatieplanning waar je voor, tijdens en na de Nationale Sportweek gebruik van kunt maken. Maak in jouw communicatie in ieder geval gebruik van een actieve schrijfstijl. Zo enthousiasmeer je mensen om naar jouw activiteit te komen!
Tip: De toolkit Social Media laat je met praktische voorbeelden en tips zien hoe je jouw Social Media kanalen op een effectieve manier kunt inzetten voor de promotie van jouw activiteit, sport of club! Tip: Via de toolkit “promotiemateriaal” kun je mooie flyers en posters maken in de huisstijl van de Nationale Sportweek! Tip: In de toolkit Klantenbinding lees je alles over hoe jij deelnemers voor en tijdens jouw activiteit registreert!
Stap 5: Tijdens en na de (fakkel)loop Tijdens de (fakkel)loop Na al het plannen, voorbereiden en organiseren is eindelijk de dag van de (fakkel)loop aangebroken! Maak speciaal voor deze dag een dagdraaiboek zodat het voor iedereen in het projectgroepje duidelijk is wat er van hen verwacht wordt die dag. Beschrijf hierin het programma met een tijdschema, taakverdeling, eventuele deelactiviteiten, een plattegrond, het materiaal dat je nodig hebt en wat je doet in een noodgevalsituatie. Maak iemand die dag ook ‘hoofd’ Social Media! Laat diegene foto’s en video’s nemen en deze publiceren op Social Media. Ook kun je via Facebook een livestream inzetten. Zo kunnen ook de mensen die niet bij de (fakkel)loop aanwezig zijn jóuw opening van het sportseizoen live meevieren! Naast een leuke kick-off van het sportseizoen is de (fakkel)loop ook een mooie gelegenheid om aan iedereen te laten zien hoe leuk en gezellig het is bij jouw club. Dit begint al bij de ingang. Laat één van jouw teamleden bij de entree van de (fakkel)loop staan om alle deelnemers te verwelkomen. Creëer een warme en gezellig omgeving waarin elke bezoeker zich meteen welkom voelt. Zo zorg je in ieder geval voor goed begin van de dag! Verder breng je deze dag alle bezoekers nog even op de hoogte van het dagprogramma. Hoe laat begint de (fakkel)loop? Hoe laat is de finish? Wanneer worden de prijzen uitgedeeld? Na de (fakkel)loop Na de (fakkel)loop bedank je iedereen die aanwezig was voor de gezellige dag. Stuur ze kort daarna een persoonlijke e-mail met daarin een leuk vervolgaanbod. Koppel hier een actie van jouw club aan, zoals inschrijven zonder inschrijfgeld of de eerste twee maanden gratis sporten. Wellicht komen mensen na de (fakkel)loop een keer naar jouw club om te komen sporten! Plaats ook even een bedankbericht op Social Media. Publiceer hier ook de foto’s en video’s die jij tijdens de (fakkel)loop hebt gemaakt. Mensen vinden het leuk om zichzelf in deze berichten terug te zien en zullen deze delen of taggen. Heb je zelf nog creatieve ideeën, tips of suggesties om de kick-off van het sportseizoen te vieren? Laat het ons weten! Maak jouw tips herkenbaar met de hashtags van de Nationale Sportweek #NSW16 en #BeActive of tweet ze naar @Sportpromotie. Ook kun je een mail sturen naar
[email protected]. Wij plaatsen de goede ideeën graag op de website ter inspiratie voor andere sportclubs!
16 Voorbeeld communicatieplanning Wanneer
(periode)
Boodschap
(wat willen we vertellen)
Doelgroep In te zetten Communicatiekanaal Verantwoordelijke (voor wie) communicatiemiddel (bijv. nieuwsbrief, Facebook, (wie ontwikkelt en (bijv. bericht, flyer, poster, foto)
vooraf
tijdens de nationale sportweek
na afloop
krant, huis-aan-huis-blad, website club)
plaatst het)
14 Voorbeeld actielijst Omschrijving van de actie
algemeen
communicatie en promotie
Financiën
verantwoordelijke
deadline
opmerking
15 Voorbeeld Draaiboek Tijdstip
opbouw
activiteit
na afloop
Activiteit/ Taak
Locatie
Verantwoordelijke
Benodigde Materialen
