VERVANGINGS- KATERN BIJ BOEKHOUDEN IN DE PRAKTIJK 2

OPLEIDING BASISKENNIS BOEKHOUDEN BKB

VERVANGINGSKATERN BIJ BOEKHOUDEN IN DE PRAKTIJK 2 Bewerking van AccountView versie 8.0 naar 9.0 Betreft: hoofdstuk 2.2 en 2.3 en de pag. 61, 62, 146 en 148 Plus een tweede katern met twee vernieuwde proefexamens. Deze katernen zijn t/m 2010 te downloaden via www.noi.nl/erratums.html ©NOI Overnemen niet toegestaan. Alleen te gebruiken (en te downloaden) door gebruikers van de betreffende NOI-methode

NEDERLANDS ONDERWIJS INSTITUUT BV

UPDATE VAN HET PROGRAMMA ACCOUNTVIEW 8.0 NAAR 9.0 Situatie A: Als AccountView nog niet was geïnstalleerd kunt u direct aanvangen met het installeren van AV versie 9 met de NOI-cd AV 90C1B ASSOC. Zie de installatie-instructie bij de cd.

Situatie B: Als AccountView 8.0 al was geïnstalleerd op de pc, dan dient u dit eerst geheel te verwijderen! Opmerking: Het opwaarderen van 8.0 naar 9.0 raden we af omdat dan ook alle lesbestanden Staal en de examens door u moeten worden geconverteerd. De kans op het maken van fouten is dan groter.

Werkwijze verwijderen AV 8 ASSOC: Voorbehoud NOI: Onderstaande beschrijving betreft de onderwijslicentie van AccountView 8 bij de cursus Basiskennis boekhouden en beslist níet een eventuele praktijkversie. NOI is niet aansprakelijk als per abuis een praktijkversie met 'echte' administraties zou worden verwijderd! • Start via Start / Configuratiescherm de optie Software (of Programma's). Dat betreft het venster waarin geïnstalleerde software kan worden verwijderd. In Windows XP ziet dat er zo uit:

• Verwijder AccountView 8.0 én de bijbehorende AV Runtime 8.0b (dat duurt even). • Sluit het venster Software. • Ga via (Mijn) Computer naar de root van de drive waarin AccountView was geïnstalleerd; waarschijnlijk de C:-drive. • Zoek in C:\... of in C:\Program files\... naar de map 'Accountview'. (Als de map daar niet staat moet u verder zoeken op de betreffende schijf.) • Verwijder de map ‘Accountview’ door het naar de prullenbak te slepen. Leeg bij voorkeur de prullenbak. • Herstart de pc. • Installeer nu versie AccountView 9.0, inclusief de lesbestanden Staal en de proefexamens. Dat staat allemaal op de NOI-cd AV 90C1B ASSOC. NOI

© Copyright: NOI

Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, database, computerbestand, internet of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het NOI.

2 2 2.2 1

inleiding accountview 9.0

MENUOPBOUW ACCOUNTVIEW

Je gaat in de volgende hoofdstukken de werking van het financiële pakket AccountView bekijken. Vanaf hoofdstuk 2.4 wordt er daadwerkelijk mee gewerkt en geboekt. We kijken echter eerst naar de hoofdlijnen van het pakket aan de hand van de menuopbouw. Uitgangspunt computerkennis We gaan er in deze cursus vanuit dat je bekend bent met MS Windows en Word. Dus je moet weten wat een bureaublad is en wat mappen, bestanden en iconen zijn. Je moet kunnen werken met de muis, kunnen klikken, slepen enz. De menustructuur van MS Word met pulldown-menu's (afrolmenu's) zijn je bekend. Evenals de opbouw van vensters, met de knoppen in de rechterbovenhoek voor minimaliseren, maximaliseren en sluiten [X]. En je moet kunnen printen en weten hoe je een back-up maakt. De voorbeeldschermen van AV 9 zijn gemaakt met Windows 7. Opmerking Je hoeft AccountView in dit hoofdstuk nog niet te starten. Ook is het niet de bedoeling dat je dit hoofdstuk 'uit het hoofd' leert. Lees het door om een indruk te krijgen van de opbouw van het pakket.

Hoofdmenu Als je AccountView 9.0 zou starten verschijnt na het inloggen het grote hoofdvenster van AccountView met de titelbalk en menubalk.

Titelbalk In de donkere titelbalk (kopregel) staat de naam van het pakket, de geopende administratie 'STAAL les 1- 2008 - BKB (NOI)' en de gebruikte valuta.

INLEIDING ACCOUNTVIEW 9.0 - Hoofdstuk 2.2

37

Menubalk met menu's en opties Onder de titelbalk zie je de menubalk (de hoofdmenuregel) met negen menupunten: Bestand, Bewerken, Beeld enz. Deze menupunten betreffen pulldown-menu's die de opties bevatten waarmee je AccountView bedient. Windows-programma's zijn menugestuurd; je navigeert via de menu's door het pakket om een gekozen optie te activeren. Opties zijn de taken (subprogramma's) van het boekhoudpakket. Sommige menu's verwijzen nog naar een extra onderverdeling in een submenu. De menubalk met de menupunten ziet er in AccountView steeds hetzelfde uit. Elk menupunt heeft een onderstreepte letter om bediening met het toetsenbord mogelijk te maken via toetscombinaties. Vensters In AccountView is voor elk onderdeel van de financiële administratie een apart hoofdvenster opgenomen. De hoofdvensters staan in het eerste menupunt Bestand. Er zijn vensters voor administraties, grootboek, debiteuren, crediteuren, dagboeken, journaal, verslagen, financieel en handel. Elk hoofdvenster betreft een verzameling van bij elkaar behorende opties en onderliggende vensters. Als je eenmaal een hoofdvenster hebt geactiveerd, zullen de overige menupunten, vensters en opties betrekking hebben op het actieve venster. Deze menustructuur wordt vensteroriëntatie genoemd. Navigatievenster Met het navigatievenster aan de linkerkant van het AccountView-hoofdvenster kun je de onderdelen (opties) van AccountView snel starten. Het navigatievenster kan naar eigen inzicht worden ingericht met de voor de gebruiker meest voorkomende opties. Maar het navigatievenster kost wel ruimte. Heb je meer ruimte op het scherm nodig, dan kun je het venster smaller maken of automatisch verbergen met de punaise. Hiernaast zie je een voorbeeld van de groep Financieel van het navigatievenster, waarbij de optie Dagboekbladzijden is geactiveerd. Het navigatievenster is een alternatief voor het werken via de in de volgende paragraaf te bespreken menupunten in de menubalk. Om het niet te ingewikkeld te maken behandelen we in deze cursus het navigatievenster niet; we werken hoofdzakelijk via de menupunten.

38


Aanpassen grootte van het hoofdvenster Zoals bij elk Windows-venster kun je de ook grootte van het AccountView hoofdvenster aanpassen. In de titelbalk zijn daarvoor links naast de rode sluitknop [X] twee knoppen aanwezig: de minimaliseerknop en de maximaliseerknop Met de minimaliseerknop druk je AccountView weg naar de taakbalk onderin het scherm. Met de maximaliseerknop maak je het venster even groot als je beeldscherm, of verklein je het weer tot de oorspronkelijke maat. Bovendien kun je een venster op maat maken door langs een rand of een hoek met de muiscursor te schuiven als deze de vorm van een pijl met twee punten krijgt. De structuur van AccountView Het programma AccountView heeft een structuur met niveaus. Voor elk element van de financiële administratie is een hoofdvenster (of verzameling vensters) opgenomen. Deze hoofdvensters zijn opgenomen in het menupunt Bestand van de menubalk (en in het navigatievenster). Als je eenmaal een hoofdvenster hebt opgevraagd, tref je automatisch alle vensters en opties aan, die op dat onderdeel van de administratie betrekking hebben. Veel vensters bestaan uit meer dan één niveau. Het eerste niveau toont de betreffende regels (bijvoorbeeld grootboekrekeningen of debiteuren). Niveau 2 is een specificatie van een regel uit niveau 1, en niveau 3 is een specificatie van een regel uit niveau 2. Het hoofdvenster Grootboek bestaat bijvoorbeeld uit de vensters Grootboek (niveau 1), Grootboekkaart (niveau 2) en Journaalpost (niveau 3).

Dat geldt ook voor de hoofdvensters Debiteuren en Crediteuren. De Dagboeken en het Journaal hebben twee niveaus (zie het schema). Opmerkingen: - Met de toetscombinatie [Ctrl] + [F5] vraag je subvensters met mutatiegegevens op. Dus van een kaart of een journaalpost. Met [F6] of [Enter] krijg je het subvenster voor de dagboekinvoer. - [F6] wordt in een hoofdvenster tevens gebruikt voor het opvragen van stamgegevens van bijvoorbeeld grootboek, debiteuren of crediteuren. - Met [F5] roep je de openstaande posten van debiteuren of crediteuren op. INLEIDING ACCOUNTVIEW 9.0 - Hoofdstuk 2.2

39

2.2 2

BESPREKING MENUPUNTEN

De menupunten geven de hoofdindeling van het softwarepakket weer. We noemen de belangrijkste opties van elk van de negen menupunten: • Menupunt Bestand: Dit is het centrale menupunt met de hoofdvensters van AccountView. Hiermee kun je via het pulldownmenu vensters activeren zoals grootboek, debiteuren, crediteuren en dagboeken.

Opmerkingen: - Via Bestand/ Openen kun je administraties openen. Een al actieve administratie wordt daarbij automatisch gesloten. Met een 'administratie' wordt de boekhouding bedoeld met de financiële feiten van een onderneming. - Via Bestand/Administraties krijg je een overzicht van de verschillende administraties, zoals Staal en de voorbeeldexamens. - Sommige opties zitten 'achter' het q van het betreffende submenu; hier dus bij Financieel en Handel. - De optie 'AccountView Verkenner' wordt in deze cursus niet gebruikt. • Bewerken: het menupunt waarmee je stamgegevens bewerkt. Zoals kopiëren, selecteren, toevoegen en verwijderen van gegevens. Welke stamgegevens worden bewerkt is afhankelijk van het onder menupunt Bestand geactiveerde hoofdvenster. Als bijvoorbeeld het venster Grootboek actief is, zul je onder menupunt Bewerken alleen de gegevens van grootboekrekeningen kunnen wijzigen.

Opmerking: Als er geen hoofdvenster is geactiveerd zullen de menu's van de menupunten Bewerken t/m Zoeken grijs blijven. Dit betekent dat de onderliggende opties nu niet werken. 40


• Beeld: via het menupunt Beeld kun je gegevens van het actieve venster (hier de grootboekrekeningen) selecteren. En je kunt bijvoorbeeld het aantal regels tellen en de wijze van (scherm)weergaven beheren.

Opmerking: De puntjes bij Selecteren... geven aan dat er nog een nadere specificatie wordt gevraagd.

• Rapporten: dit is een belangrijk menupunt bestemd voor het printen van lijsten en overzichten van het actieve hoofdvenster (hier dus Debiteuren). Bij een ander actief venster zullen hier andere rapporten staan: • Zoeken: onder dit menupunt kun je het zoekvenster van het actieve venster (hier Crediteuren) starten, kun je regels (de)markeren en info opvragen, zoals openstaande posten [F5] of crediteurenkaarten [Ctrl]+[F5]:

• Document: voor het wijzigen van stamgegevens die te maken hebben met de pakketinstellingen, zoals BTW-codes. En voor het opvragen van info's, overzichten en grafieken van het actieve hoofdvenster: INLEIDING ACCOUNTVIEW 9.0 - Hoofdstuk 2.2

41

• Opties: het menupunt voor het afregelen van systeem- en administratieinstellingen en persoonlijke instellingen. En voor het activeren van handige hulpjes zoals een rekenmachine en kalender. Tevens kun je hier gegevens exporteren, etiketten printen en een audit trail (logboek) starten: • Venster: in dit menupunt kun je snel vensters schikken. Onder elkaar liggende vensters worden met 'schikken' automatisch schermvullend onder en naast elkaar gezet.

• Help: bedoeld om de AccountView-helpfuncties te starten. Zoals in alle Windows-pakketten kan de 'help' ook worden gestart met de [F1]toets:

Samenvatting menu's Met de opties uit menu Bestand geef je aan in welk hoofdvenster (welk deel van de boekhouding) je wilt werken. Alle onderliggende submenu's bevatten opties (taken) die van toepassing zijn op het venster waarmee je bezig bent. De inhoud van de menu's Bewerken t/m Document verschilt in AccountView per venster: de opties in deze menu's hebben altijd betrekking op het actieve venster. Het menu Rapporten ziet er in het hoofdvenster Grootboek dan ook anders uit dan in het hoofdvenster Debiteuren. Alleen de menu's Bestand, Opties en Help zijn bij elk venster hetzelfde.

42


2.2 3

COMBINATIEVENSTERS EN SNELMENU

Combinatievensters Vaak zul je door je gegevens in AccountView willen bladeren zoals je dat ook met een administratie op papier zou doen; bijvoorbeeld om het aantal verkooporders per debiteur in te zien. Daarvoor zijn in AccountView in het hele programma combinatievensters beschikbaar. Een combinatievenster bestaat uit een hoofd- en een subvenster, waarmee je gemakkelijk door de gegevens kunt bladeren. De informatie in het subvenster is altijd afhankelijk van de regel die in het hoofdvenster is geselecteerd en loopt dus mee. Combinatievensters vind je onder in het menu Zoeken. Bijvoorbeeld Zoeken/Openstaande posten in het venster Debiteuren laat in een subvenster de gegevens zien van de geselecteerde regel in het hoofdvenster. In de schermafdruk zie je een combinatie van het hoofdvenster Debiteuren met daaronder twee subvensters.

Boven een hoofdvenster staat een tab, hier Debiteuren. Daarom worden deze vensters ook wel tabvensters genoemd. Er kunnen meerdere tabs naast elkaar staan, bijvoorbeeld voor de vensters Debiteuren, Crediteuren en Grootboek. Als je op een tab klikt komt dat venster 'bovenop' te liggen.


43

Snelmenu rechtermuisknop In Windows-programma's kun je in veel vensters met de rechtermuisknop een snelmenu opvragen waarin opties staan zoals Openen, Verwijderen, Zoeken, Bewaren enz. In plaats van de rechtermuisknop kun je ook met [Shift]+[F10] het snelmenu opvragen. Het snelmenuvenster kan er per onderdeel verschillend uitzien. In onderstaand voorbeeld is een snelmenu getoond van het AccountView-tabvenster Grootboek.

44


2.2 4

SAMENVATTING VAN DE INTERFACE

Aan de hand van onderstaande interface van AccountView 9 vatten we de schermopbouw nog even samen: In de kop: - de titelbalk, met AccountView 9, de geopende administratie en de valuta; - de menubalk, met de menupunten met de afrolmenu’s (pop-up). Links: - het navigatievenster, als alternatief voor de menubalk (wordt in deze cursus niet gebruikt, daarom wijst de punaise naar links zodat het venster tijdens het werken verdwijnt); - bij menupunt Bestand (dus ‘onder’ het navigatievenster) zijn de opties van de verschillende hoofdvensters via het afrolmenu op te vragen, zoals Grootboek, Debiteuren enz. Midden: - het hoofdvenster (Debiteuren), gepresenteerd als tabvenster. Onder tab staat de lange werkbalk met de iconen; - het venster (Stamgegevens), met de korte werkbalk.


45

Opties kiezen In AccountView kun je de opties op verschillende manieren kiezen: - met de muis: je navigeert de cursor via de menupunten en menu's naar de gewenste optie en start door erop te klikken; - met menukeuzeletters: elke (sub)menunaam heeft een onderstreepte letter. Je kunt een pulldown-menu direct oproepen met de toetscombinatie [Alt]+[letter]. Menupunt Bestand dus via [Alt]+[B]. Vervolgens toets je in het geopende menu de onderstreepte letter in van de gewenste optie; - met de sneltoetsen: hiermee kun je veelgebruikte opties in één toetsaanslag kiezen. De belangrijkste sneltoetsen (iconen) staan in de werkbalk. (In de handleiding van AccountView wordt nog een lange lijst met extra sneltoetsen genoemd. Meestal moet daarbij een extra toets worden ingedrukt, zoals Shift, Ctrl of Alt); - met het toetsenbord: je start de navigatie met de [F10]-toets. Navigeer dan door de menubalk via de pijltjestoets P en O en geef Enter. Selecteer vervolgens het submenupunt (de optie) in het geopende menu met P of S en geef weer Enter. - via het navigatievenster (die door de gebruiker moet worden ingesteld).

46


2.2 5

VRAGEN

open vragen

1

Wat wordt bij AccountView verstaan onder een hoofdvenster? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

Noem enkele hoofdvensters van het menupunt Bestand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Uit hoeveel niveaus bestaat de structuur van AccountView? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

Waaruit bestaat een combinatievenster? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

Noem drie manieren, anders dan met de muis, om in AccountView menupunten en opties te kiezen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

Hoe open je een snelmenu in een venster? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


47

2 3 2.3 1

start accountview 9.0 staal les 1

GEïNSTALLEERDE LICENTIE

In dit hoofdstuk ga je het financiële pakket AccountView 9.0 voor het eerst starten. AccountView kent verschillende licenties; van klein naar groot zijn dat Solo, Team en Business. Solo is bestemd voor één gebruiker. Met Team en Business kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd werken. Team is iets uitgebreider, de Business-versie heeft de meeste mogelijkheden. Ook is er een online-licentie, waarbij het pakket draait op een server van AccountView en je de boekhouding op elke pc met internet overal kunt verzorgen. In deze cursus (en op het BKB-examen) werk je met de Team-licentie. We gaan ervan uit dat het administratiepakket al op je pc is geïnstalleerd. Belangrijk: Als AccountView (versie 9.0C1B) nog niet op je Windows-pc is geïnstalleerd moet je dit alsnog doen vanaf de cd-rom. Volg de NOI-installatie-instructie voor AccountView op. Na installatie van AccountView moeten direct daarna de meegeleverde lesbestanden en examens worden geïnstalleerd. In het na de installatie gestarte pakket worden de door AccountView verstrekte licentiegegevens ingevoerd. De eerste twee regels moeten er dan zo uit zien:

De laatste twee regels staan vermeld op de licentie-voucher en op de installatie-instructie. Controleer of de 'NOI Onderwijslicentie' is geactiveerd. (Anders ontbreekt het extra menupunt Nieuw dat wordt gebruikt op blz. 51.) Inloggegevens: gebruikersnaam DEMO en wachtwoord demo.

2.3 2

ACCOUNTVIEW STARTEN

Opmerking: In de volgende hoofdstukken staan de computeropdrachten steeds in een afwijkend lettertype en zie je rechts in de paragraafbalk het AccountView-logo staan. START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

43

OPDRACHT 1 (Starten en selecteren administratie) • Start het financiële pakket via de snelkoppeling AccountView die op je bureaublad staat: Opmerking: Heb je geen snelkoppeling, werk dan via Start/(Alle) Programma's/AccountView. • Het loginscherm verschijnt. Hiermee wordt de toegangsbeveiliging voor het gebruiken van AccountView geregeld. De gebruikersnaam DEMO verschijnt (in deze cursus) automatisch. • Voer zelf het wachtwoord in kleine letters in: demo

• Na het inloggen verschijnt het reeds besproken AccountView-hoofdvenster met de hoofdmenubalk:

Opmerkingen: - De administratie die de laatste keer was gebruikt wordt automatisch geopend; bijvoorbeeld STAAL les 1. - Als je geen streepjes onder de letters van de menubalk ziet, druk je eerst op de [Alt-toets]. • Open met de muiscursor het (pulldown)menu Bestand en start daarin de optie Openen... door erop te klikken. • Kies in het venster Administratie selecteren via het keuzevenster w de examenadministratie van de Associatie 801 A-2010. Bevestig met OK.

Opmerking: Vraag de docent om hulp als de administraties van STAAL en A-2010 niet aanwezig zijn in het keuzevenster of volg alsnog de instructie bij de NOI-cd AV over het importeren van de lesblokken (NOI-administraties).

44

START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

• Als een administratie nog niet eerder is gebruikt zal de vraag over 'organiseren' kunnen verschijnen:

Bevestig in dat geval met Ja. De nog niet eerder geopende administratie wordt dan geschikt gemaakt voor gebruik; dit duurt even. • Merk op dat nu in de donkere titelbalk de geopende Associatie-administratie staat vermeld. • Sluit via Bestand/Sluiten de administratie A-2010. • Open met de muiscursor het afrolvenster van het menu Bestand. Omdat er nu geen administratie is geopend zijn de meeste opties grijs:

Opmerking: De optie AccountView Verkenner wordt niet gebruikt. • Open (opnieuw) via Bestand/Openen de administratie STAAL les 1. Je ziet in de titelbalk weer STAAL staan.

2.3 3

WERKEN MET DE MENU'S

De bedoeling van deze paragraaf is om je beter vertrouwd te maken met de in het vorige hoofdstuk besproken menu's. OPDRACHT 2 (Menu's openen en bekijken) • Open met de toetscombinatie [Alt]+[B] het menu Bestand. • Bekijk de opties (zie ook § 2.2-2). De optie Openen... heb je al gebruikt. • Open het hoofdvenster Administraties. In het venster Administraties kun je de verschillende boekhoudingen onderhouden. (Dat doen we echter niet in deze cursus.) Je kunt er ook zien waar een administratie is opgeslagen (driveletter en directory): START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

45

• Sluit het venster via de zwarte [X] op de tab. • Open met de muiscursor via het menu Bestand het hoofdvenster Grootboek. In het venster Grootboek staan de door het NOI al ingebrachte grootboekrekeningen:

• Open via [Alt]+[R] het menu Rapporten. Merk op dat de vermelde overzichten te maken hebben met het grootboek: Rekeningschema, balansen, V+W-rekening (resultatenrekening) enz. Druk op [ESC]. • Sluit het hoofdvenster Grootboek. • Open met de muiscursor via menu Bestand het hoofdvenster Debiteuren. In het venster staan de door het NOI al ingebrachte debiteuren. • Open het menu Rapporten. Merk op dat de vermelde overzichten te maken hebben met debiteuren: saldilijst, debiteurenkaarten, ouderdomsanalyse enz. • Open, zonder het hoofdvenster Debiteuren te sluiten, ook het hoofdvenster Crediteuren van menu Bestand. Je ziet beide hoofdvensters, waarvan het laatste tabvenster actief is (donkere tab).

46


• Open het menu Rapporten. Merk op dat de overzichten nu te maken hebben met crediteuren. • Maak het nog aanwezige hoofdvenster Debiteuren weer actief door erop te klikken. • Open achtereenvolgens de overige, nog niet gebruikte menu's en bekijk de opties. De menu's Bewerken t/m Document zijn afgestemd op het openstaande hoofdvenster Debiteuren. De menu's Bestand en Opties t/m Help blijven steeds hetzelfde. • Sluit alle vensters en de administratie Staal 1. (AccountView niet afsluiten).

2.3 4

DE WERKBALKEN BIJ DE TABVENSTERS

Bovenin de hoofd- en subvensters staan de werkbalken met de symbolen of iconen. Met de iconen in de werkbalk kun je veelgebruikte menuopties direct starten door er met de muiscursor op te klikken. Dit werkt veel sneller dan via de menu's. Er zijn twee werkbalken: - de lange werkbalk bij vensters met mutatiegegevens, zoals grootboek, debiteuren en crediteuren:

1

2 3

4

5

6

7

8

9

- de korte werkbalk bij vensters met stamgegevens:

10 11

8

9

De iconen worden (van links naar rechts) gebruikt voor: • 1 Mappen - stamgegevens bewerken (kan ook via menupunt Bestand). • 2 A4-tje - toevoegen van gegevens. • 3 Kruis - verwijderen van gegevens. • 4 Keuzelijst - (zelf)gedefinieerde weergaven van vensters. • 5 Verrekijker - zoeken van gegevens (zie ook menupunt Zoeken). • 6 Trechter - selecteren (zie ook menupunt Beeld). • 7 Pijlen omhoog/omlaag- oplopend/aflopend sorteren. • 8 Pijlen links/rechts - eerste, vorige, volgende, laatste. • 9 Vraagteken - helpfunctie AccountView. • 10 Pijl linksom - ongedaan maken (van laatste bewerking). • 11 Diskette - bewaren op harde schijf. START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

47

2.3 5

COMBINATIEVENSTERS GEBRUIKEN

In § 2.2.3 is besproken dat je vensters van niveau 2 en 3 kunt opvragen met [Ctrl]+[F5], [F6] of [Enter] of via het menupunt Zoeken. Dan worden de twee niveaus (vensters) gecombineerd. Openstaande posten vraag je op met [F5]. Dat wordt straks geoefend in opdracht 2A. Voor de presentatie van combinatievensters zijn enkele opties in het menupunt Vensters beschikbaar (zie de schermafdruk hieronder): - meerdere subvensters tonen met Venster/Meerdere subvensters (vinkje 'aan'); - hoofd- en subvenster(s) naast elkaar zetten met Venster/Vensters verticaal schikken; - subvenster(s) in de volledige tab openen met Venster/Subvenster(s) maximaliseren; - subvenster(s) afzonderlijk sluiten of juist openen in een nieuwe tab met Venster/ Openen in nieuw venster.

Met [Ctrl]+[Tab], of door erop te klikken, kun je snel een subvenster activeren. Dat een venster actief wordt zie je aan de kleur van de titelbalk en de donkere geselecteerde regel. De geselecteerde regel in het niet-actieve hoofdvenster is op dat moment lichter gekleurd en de werkbalkknoppen zijn niet meer actief. Ook met het icoon Tablijst rechtsbovenin kun je wisselen tussen de tabvensters. Of met [Ctrl]+[F6].

48


In het subvenster heb je de beschikking over een aparte werkbalk waarin alleen de knoppen worden getoond die van toepassing zijn. Je kunt het subvenster ook weer sluiten met het kruisje rechts in de titelbalk. Het hoofdvenster wordt dan geactiveerd en weer geopend over de hele grootte van het venster. Merk op dat in het hoofdvenster Debiteuren bovenin de lange werkbalk staat en bij het venster Stamgegevens de korte werkbalk.

Sluiten Een venster wordt altijd geopend met de instellingen waarmee je het de vorige keer had gesloten. Dus als je een venster combineert en vervolgens de tab sluit, dan wordt de combinatie onthouden en volgende keer precies zo geopend. OPDRACHT 2A (Combinatievensters zoeken en schikken) Opmerking vooraf: Omdat AccountView de laatste instelling van elk combinatievenster onthoudt, is het niet zeker dat je bij de volgende opdrachten altijd een hoofdvenster (bijv. grootboek) als enige venster ziet. Is dat niet het geval, klik dan de extra (sub)vensters weg met de zwarte [X]. Anders kloppen onderstaande opdrachten niet.

Opvragen van een combinatievenster van grootboek en grootboekkaart: • Open opnieuw het voorbeeldexamen A-2010. • Kies in de menubalk Bestand/Grootboek. Een overzicht van de grootboekrekeningen verschijnt. • Selecteer een regel met een grootboekrekening. • Kies Zoeken/Grootboekkaart. In het subvenster wordt de grootboekkaart van de gekozen rekening geopend. • Druk op [Ctrl]+[Tab] om het hoofdvenster te activeren. Blader met de pijltoetsen door de grootboekkaarten van verschillende rekeningen. Merk op dat de gegevens in het venster Grootboekkaart real time mee veranderen. • Sluit beide vensters. Dit is een voorbeeld van een regel uit niveau 1, gespecificeerd op niveau 2 (zie § 2.2.1). Op dezelfde wijze kun je een debiteur- of crediteurkaart opvragen. • Doe bovenstaande handelingen ook voor crediteuren. Gebruik in plaats van Zoeken/Grootboekkaart nu de toetscombinatie [Ctrl]+[F5]. Opvragen van een combinatievenster van debiteuren en verkoopfacturen: • Kies Debiteuren via menupunt Bestand/Debiteuren. Een overzicht van de debiteuren verschijnt. • Selecteer de gewenste debiteur. • Kies Zoeken/Openstaande posten. Het subvenster toont alle openstaande posten (OSP) van de geselecteerde debiteur. • Druk op [Ctrl]+[Tab] om het hoofdvenster te activeren. Je kunt nu met de pijltoetsen door de verkoopfacturen van alle debiteuren bladeren. • Vensters niet sluiten. In dit geval vraag je geen specificatie van regels op, maar combineer je gerelateerde START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

49

gegevens van hetzelfde niveau (1).

Opmerking: In de popup Zoeken uit de menubalk zie je ook de toetscombinaties staan, zoals [Ctrl]+[F5] voor de kaart, [F5] voor de openstaande posten en soms ook [F6] voor het stambestand.

Je ziet naast het tabvenster Debiteuren nog een tab Grootboek staan. Als je daar op zou klikken komt dat hoofdvenster 'bovenop' te liggen.

Schikken van de vensters • Klik in menupunt Venster op Vensters verticaal schikken. De hoofd- en subvensters staan nu niet meer onder elkaar, maar naast elkaar (zie hierboven). • Klik op icoon 2 boven de werkbalk van het subvenster om weer terug te gaan naar de horizontale schikking. Zie de nummering:

• Met icoon 1 open je een subvenster als een volledig tabvenster. Klik op icoon 1 en bekijk het resultaat. • Klik op de zwarte X (icoon 4) om weer terug te gaan naar de presentatie als subvenster. • Klik vervolgens op icoon 3 om het subvenster zo groot mogelijk te maken (maximaliseren). Het blijft een subvenster. • Klik weer op het derde icoon om terug te gaan naar een klein subvenster.

Opmerkingen: - Bovenstaande handelingen met de iconen kun je dus doen via de popup van menupunt Venster of met de iconen bovenin het venster. - Je kunt de breedte van kolommen aanpassen als deze te smal blijken door in de grijze kop met de muiscursor de scheidslijn te verplaatsen. De cursor wordt dan een PO • Sluit het subvenster met de zwarte [X]. • Sluit het hoofdvenster Debiteuren met de zwarte [X]. • Sluit vervolgens via menu Bestand/Afsluiten AccountView af. 50


Je hebt nu AccountView gestart, leren werken met de menu's en voldoende geoefend met de verschillende presentaties van de combinatievensters.

2.3 6

ADMINISTRATIES TERUGZETTEN (facultatief)

Tijdens de cursus werk je steeds met door het NOI voorbereide administraties (STAAL les 1, les 2, les 3 enz.) en met administraties van de Nederlandse Associatie voor Praktijkexamens ter voorbereiding op het BKB-examen. Om doorwerkende fouten te vermijden en om het mogelijk te maken een les nog een keer over te doen, is ervoor gezorgd dat de basisbestanden in een aparte directory staan. Dankzij het terugzetten van deze basislesadministraties kun je tijdens de cursus steeds starten met een boekhouding die precies aansluit bij het NOI-boek. Het is dus niet zo erg als je tijdens de cursus een fout maakt. Na het zo nodig terugzetten en openen van de administratie voor de volgende les begin je altijd weer met een schone lei. Dat is van belang als je in een computerles zo veel fouten hebt gemaakt dat je de les opnieuw wilt doen.

Opmerking: Als je zelf het programma en de lesbestanden Staal hebt geïnstalleerd op je pc, kun je deze paragraaf overslaan. Lees wel de tekst over backup en restore! OPDRACHT 3 (Administratie terugzetten) • Start AccountView opnieuw via de snelkoppeling (wachtwoord demo). Het programma opent de laatst gekozen administratie automatisch. • Sluit via Bestand de geopende administratie. • Open het linker menupunt Bestand en kies in het linkervenster optie Nieuw q, gevolgd door de subkeuze Administratie importeren ...:

• Klik in het venster Administratie importeren het rechter mapje open:


51

• Open de root van de drive waarop AccountView is geplaatst; dat zal meestal C:\ zijn. Zie het linker voorbeeld:

• Open vervolgens de map Backup_NOI_Staal door erop te klikken. • Klik in het venster op het bestand NOI_Staal1_bron. Deze wordt donker gemarkeerd. • Open het afrolvenster door op w te klikken. Bekijk het 'menupad': C:\backup_noi_staal\noi_staal1_bron Opmerking: C: kan ook een andere driveletter zijn.

• Klik onderin op [OK]. Opmerking: Als het niet de eerste keer is dat het bestand Staal les 1 wordt teruggezet, zal een waarschuwing verschijnen. Bevestig in dat geval met Ja:

Een aanwezig bestand Staal les 1 wordt dan eerst verwijderd:

52


• Het te importeren bestand wordt 'uitgepakt en teruggezet':

Opmerking: Na het terugzetten kan een vraag komen over 'organiseren?'. Bevestig in dat geval met Ja. Het bestand wordt gereorganiseerd:

• Na het importeren (en zo nodig organiseren) verschijnt de melding:

Klik op [OK]. • AccountView 'opent' tenslotte automatisch de betreffende administratie:

De administratie Staal les 1 is nu klaar voor gebruik. • Sluit AccountView af.

Back-up en restore Je hebt nu gezien hoe je een administratie terugzet. Dat wordt ook wel een 'restore' genoemd. Om te kunnen terugzetten moet er in de praktijk echter eerst een back-up (veiligheidskopie) van het bestand zijn gemaakt. Dat heeft het NOI al voor je gedaan door de bij het lesboek behorende basisbestanden aan te leveren. Een restore is in de praktijk van groot belang wanneer er in de administratie ernstige fouten zijn gemaakt of als het bestand is beschadigd of de computer is gestolen. Als je een administratie in de praktijk moet terugzetten is er dus iets vervelends gebeurd. Het is van belang regelmatig een back-up op een externe harde schijf, cd of USB-stick te maken en deze buiten het bedrijf te bewaren. Ingeval van diefstal, waterschade of brand beschik je dan in ieder geval nog over je boekhouding. Na aanschaf van een START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

53

nieuwe pc en het opnieuw installeren van AccountView kun je de buiten de deur bewaarde bestanden (administraties) terugzetten en zo verder werken met je boekhouding. In deze cursus 'misbruiken' we het terugzetten echter om je bij elke les over de juiste beginstand te laten beschikken. Denk dus niet dat er in de praktijk vaak een administratie wordt teruggezet. Dat gebeurt alleen bij uitzondering, als de nood aan de man is. • Je weet nu genoeg van AccountView om in de volgende les te starten met de boekhouding van Constructiebedrijf Staal.

2.3 7

VRAGEN

open vragen

1

a) Het financiële pakket AccountView wordt geleverd in drie versies. Welke zijn dat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

b) Met welke versie wordt tijdens deze cursus gewerkt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

Wat is de functie van het venster Login met daarin de gebruikersnaam en het wachtwoord? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Wat is het nut van de werkbalken bij de tabvensters (hoofd- en subvensters)

meerkeuzevragen

4

Als er geen snelkoppeling op het bureaublad staat kun je AccountView ... A niet starten. B alleen starten na een herstart van de pc. C starten via het pad Start/(Alle) programma's/AccountView. 54


5

Om verzekerd te zijn van een foutloze beginsituatie moet je aan het begin van elke computerles na de start van Accountview ... A de betreffende lesadministratie openen. B de betreffende lesadministratie terugzetten. C direct een back-up maken van de betreffende lesadministratie. D eerst de betreffende lesadministratie terugzetten en daarna deze administratie openen.

6

Een subvenster met mutatiegegevens op niveau 2 vraag je op met de toets(combinatie) .... A [Ctrl]+[F5] B [F5] C [F6]

2.3 8 BKB-examen 2010 met AV 8; vanaf 2011 met AV 9 Als je in 2010 het BKB-examen aflegt bij De Associatie gebeurt dat nog met AccountView versie 8, dus met de vorige versie. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen versie 8 en 9: in versie 8 bestaat het linker navigatievenster niet (maar dat wordt in de NOI-lessen ook niet gebruikt) en de vensters worden niet gepresenteerd als tabvensters, maar als losse, gestapelde vensters.

Interface versie 8 Om te trainen op de afwijkende presentatie van de vensters kunt u AV 9 via de optie ‘Persoonlijke voorkeuren’ instellen zodat de interface er uitziet als AV 8. Dat werkt als volgt: - Start AV 9 - Ga via menupunt Opties naar Instellingen / Persoonlijk … - Klik links in het venster Persoonlijke instellingen op Starten - Zet onderin bij Interface de vinkjes bij Navigatievenster en bij Tabs uit. START ACCOUNTVIEW 9.0, Staal les 1 - Hoofdstuk 2.3

55

- De interface (beeld) van het programma is nu vergelijkbaar met die van versie 8. Ook de werkbalk staat nu weer direct onder de menubalk. Sluit het venster en herstart AV.

Opmerking: Zet de vinkjes weer aan als je terug wilt naar de interface van versie 9.

56


bepaalde regel uit niveau 1, bijvoorbeeld een grootboekkaart met journaalposten. Niveau 3 geeft vervolgens een specificatie van de geselecteerde journaalpost uit niveau 2. Hieronder laten we dat zien voor het grootboekvenster: Niveau 1 (Hoofdvenster) Grootboek Debiteuren Crediteuren

Niveau 2

Q Q Q

Grootboekkaart Debiteurenkaart Crediteurenkaart

Niveau 3

Q Q Q

Journaalpost Journaalpost Journaalpost

Voorbeeld vensterniveaus In het onderstaand voorbeeld is niveau 1 het venster Grootboek, niveau 2 het venster Grootboekkaart en de journaalpost van de boeking op 010 Gebouw van 477.000 is niveau 3. Naar een volgend niveau gaan doe je met de toetscombinatie [Ctrl]+[F5]. Je kunt via de drie niveaus een boeking volgen tot op de regel van de journaalpost:

• Via menupunt Venster of via de iconen bovenin het betreffende venster kun je, zoals al besproken in § 2.3.5, met de optie 'Vensters verticaal schikken' onderstaande schermindeling opvragen: BOEKHOUDING CONSTRUCTIEBEDRIJF STAAL, STAAL LES 1 (2e keer) - 2.4

61

Je bent nu vertrouwd geraakt met de boekhouding van Constructiebedrijf Staal per 20 december 2008. En je hebt leren werken met de belangrijkste menu's, opties gestart, instelvensters ingevuld en printvoorbeelden en afdrukken van diverse overzichten (rapporten) gemaakt. In het volgende hoofdstuk ga je de eerste boekingen invoeren via het verkoopdagboek.

2.4 5

VRAGEN

open vragen

1

Hoe worden de kolommen van het rekeningschema genoemd? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

Noem de vensterniveaus van het hoofdvenster Debiteuren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

BOEKHOUDING CONSTRUCTIEBEDRIJF STAAL, STAAL LES 1 (2e keer) - 2.4

• Kies de optie Document/Backup/Aanmaken ... . • Controleer of alleen het vinkje bij Administraties 'aan' staat.

• LET OP: Overschrijf het getoonde directorypad met je 'eigen' pad, bijvoorbeeld: C:\AV_Backup_BKB_5 (met _ en niet met -). (Als je het pad niet wijzigt wordt de basisadministratie 5_STAAL_5 van het NOI overschreven met je eigen huidige bestand. Dan kun je het oorspronkelijke bronbestand niet meer terugzetten.) • Geen wachtwoord. • Klik op [Volgende]. • Beantwoord de vraag in het venster over map aanmaken met Ja. • Controleer in het volgende venster de gegevens. Als het menupad juist is (C:\AV_backup_BKB_5\) klik je op [Volgende].

146

DIVERSENSTUKKEN, BACK-UP EN PERIODEAFSLUITING, STAAL LES 5 - 2.11

Als alle mutaties van een periode zijn ingevoerd en gecontroleerd, kun je de periode afsluiten. Daarmee voorkom je dat er nog in die periode wordt geboekt. Zorg voor een goede back-up, voordat je de optie gebruikt. Na het afsluiten wordt er automatisch een rapport Periode sluiten geprint als verwerkingsverslag met daarop alle journaalregels (dagboekregels) van de afgesloten periode(n). Opmerking: In AccountView is het sluiten van een periode slechts een controle- en veiligheidsmaatregel. Het uitvoeren ervan is niet noodzakelijk, maar de accountant en fiscus stellen het op prijs om onregelmatigheden te vermijden. Voorafgaande werkzaamheden: • Controleer of alle boekingen voor de periode zijn ingevoerd. • Zorg voor een back-up. Dat was in de vorige opdracht al gedaan. OPDRACHT 58 (Periodeafsluiting)

Periode 4 • Kies de optie Bestand/Administraties. • Markeer de administratie waarin je de periode wilt sluiten: 5_STAAL_5.

• Kies de optie Document/Periode sluiten. ...

• Geef in het venster bij Afsluiten t/m per in: 4. Klik op Volgende >. • Alle dagboekinvoer van de te sluiten periode moet (verplicht) worden afgedrukt, let op: totaal ca. 20 pagina's. Kies Volgende. Het verwerkingsverslag wordt geprint. Opmerking: Bewaar het verwerkingsverslag in je administratie, zodat je

148

DIVERSENSTUKKEN, BACK-UP EN PERIODEAFSLUITING, STAAL LES 5 - 2.11

VERVANGINGS- KATERN BIJ BOEKHOUDEN IN DE PRAKTIJK 2

Recommend Documents