Verslag vergadering BSG gtgv 26 november 2013 Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
aanwezigheden goedkeuring vorig verslag woord van de voorzitter shop zaal debriefing St-Vé financiën zangfeest varia
De vergadering begint om 20.00
Overloop agenda
0) aanwezigheden Aanwezig: Robin, Reinout, Nicolas, Michael, Lode, Maxime, Thijs V, Dominiek, Maurane, Max, Yves, Justine, Fabian Verontschuldigd: Lisa 1) goedkeuring vorig verslag Te laat doorgestuurd. De secretaris had dit niet ter beschikking. Het verslag is toch algemeen goedgekeurd. 2) woord van de voorzitter Brouwerijbezoek Inbev op 28 november. Wie wil kan gaan, maar waarschijnlijk kan dit niet meer omdat Inbev ons dit zo laat heeft laten weten. Er zijn drie vrijkaarten voor de Nuit Theodore Verhaegen van ACE. Dit is een soort van galabal van de ULB. We gaan hier waarschijnlijk op passen omdat dit op zaterdag 30 november doorgaat. Helaas is dit te kort op datum. Indien iemand van ons de kaart wil moet dit voor donderdag gezegd worden.
3) shop Er wordt een financieel overzicht gegeven van de shop. Dit wordt goedgekeurd door de vergadering. De shop is erg populair. Er wordt advies gegeven om extra stock aan te leggen. Er komt een voorstel om stickers aan te kopen om te verkopen. Dit wordt ook gesteund. Er moeten nieuwe medailles besteld worden voor St-Vé. Minstens 200 waarvan honderd voor ACE. 4) zaal De vergadering is aangenaam verrast dat Kevin terug wat actiever is! De zaalverantwoordelijken worden berispt. Hoewel niet allemaal, is er toch een groot gebrek aan nauwkeurigheid en algemene inzet. Yves heeft de toiletten ontstopt en gekuist. Dit was eigenlijk het werk van één van de zaalverantwoordelijken. Infradesk moet gecontacteerd worden om de goot aan de achterkant te ontstoppen. Nicolas doet dit. De sleuteldienst moet op de hoogte zijn dat de sloten moeten veranderd worden. Kevin wordt hiervoor op de hoogte gehouden. Nicolas zal dit moeten in orde brengen. Het vatenkot is smerig. Dit moet terug in orde gezet worden. De zaalverantwoordelijken moeten hier eens voor afspreken.
5) debriefing St-Vé Maandag laatste viceconvent. De debriefing wordt daar overlopen. Afspraak om 18U00. Het lokaal wordt nog via vicegroep en de BSG interne gezegd. Iedereen die deelgenomen heeft aan organisatie van ST-V moet iedereen komen. Ook touwverantwoordelijken! Algemeen: Er was minder volk op ST-V. Het koude weer zal hier waarschijnlijk wel iets mee te maken gehad hebben. Toch waren er te weinig toiletten en deze stonden allemaal op de Zavel. Deze firma heeft zich verontschuldigd. Naar volgend jaar moet er van het hele traject een plan doorgestuurd worden naar de firma die toiletten levert. Op deze manier proberen we het systeem om toiletten te plaatsen te verbeteren. De nederlandse regisseurs zijn een aangename aanwinst. De samenwerking met hen gaat veel beter dan met de waalse tegenhangers. Dit heeft niet enkel met het taalverschil te maken, maar ook met het karakter. Ook de walkie talkies hebben het dit jaar zeer goed uitgehouden. De bijbehorende oortjes zijn wel een meerwaarde en moeten we volgend jaar zeker ook terug bemachtigen! De decors waren een beetje ondermaats bij de Vlaamse vrachtwagens. Er was duidelijk al meer moeite in gestoken dan vorig jaar, maar toch viel het op dat dit geen hoog niveau zou halen. Naar volgend jaar moet er wel minstens zes maand op voorhand gezocht worden naar vrachtwagens. Hierbij moeten we ook opletten met de hoogte van de vrachtwagens. De maximumhoogte van de vrachtwagens moeten goed nagekeken worden. Wie
vastloopt bij de brug heeft een probleem. Algemeen is Yves tevreden over deze versie van Sint Verhaegen. Hij bedankt het hele bestuur. Er moet een betere briefing komen over de werking van de Walkie Talkies. Naar volgend jaar zou het dus geen slecht idee zijn om de walkies vroeger in bezit te hebben. Of een voorbeeld hebben. Dagoverloop: Opbouw: Dit verliep relatief vlot. Hoewel er enkele Vlaamse vrachtwagens uiteindelijk toch een laadbrug hadden. Dit was absoluut niet voorzien. Doordat ook de BSG/RK vrachtwagen een laadbrug had kon deze niet vooraan de stoet. Noch politie, noch de VUB kon zich vinden in het idee om de eerste vrachtwagen van de stoet in overtreding met het reglement te laten zijn. Bijgevolg werd de BSG/RK wagen dus naar het midden van de stoet verplaatst. De vrachtwagen van GK is te laat aangekomen op campus Etterbeek. De uitleg hiervoor was dat ze normaal steeds van Jette vertrekken, maar de andere kringen uit Jette konden wel op tijd zijn. Ze zijn op de valreep mee geraakt. Als BSG niet tussengekomen was dan mocht GK dit jaar niet mee. Onderweg naar de zavel heeft de VRG/SK vrachtwagen een botsing gehad en is de AGRO vrachtwagen zijn decors verloren. Wat dit laatste betreft kunnen we ons vragen stellen bij de expertise van de handelende regisseur. Op de zavel: De Marche des étudiants, hoewel verdeeld kwam goed getimed aan. De vrachtwagens zijn vlot op hun plaats gezet geweest. VRG/SK had wel het probleem dat de vrachtwagen die zij hadden niet open was langs de goeie kant. Hierdoor stonden de boxen richting etalage gericht. GK is helaas via de verkeerde ingang op de zavel gereden. Bijgevolg stonden zij achterwaarts op de zavel, wat voor heel wat problemen zorgde bij het vertrek van de stoet. De shop stond op de zavel en was erg populair. De eetkramen hebben geen last veroorzaakt. De waterstand van AquaViva was ook nuttig. De preventiestand had weinig tot geen succes. Verloop van de stoet: Bij het vertrek is de stoet om 14u20 vertrokken. Er waren een aantal vrachtwagens waar te weinig touwen door de regisseurs geleverd waren. Dit werd dan door hen nog snel opgelost. Naar volgend jaar nemen we een reserve aan touwen mee naar de zavel om dit zelf ook op te lossen. Er zijn twee sit-ins geweest. We pogen volgend jaar een half uur later aan de beurs toe te komen om dit te vermijden. De opmerking wordt gemaakt dat de sit-in langs aan de Vlaamse vrachtwagen eigenlijk meer een grap was. De vrachtwagen stond nog minstens een half uur op die plaats stil, en de mensen waren voor de grap ervoor gaan zitten. Wat de reden voor de sit-in bij de Waalse vrachtwagen was weten we niet. Vooraan de stoet liep alles goed. Hoe verder in de stoet, hoe moeilijker het liep. De vrachtwagens sloten niet altijd vlot aan. Dit uit angst omdat de eerste heel erg snel
vooruit ging. Er is een kring die het erg zwaar heeft uitgehangen. Voor Yves moet deze kring niet meer meedoen. Deze worden op debriefing hierop gewezen. Volgend jaar wordt deze kring extra in het oog gehouden. De waarborg VRG/Solvay wordt niet teruggestort. Er is hierover een discussie maar de hele vergadering is akkoord dat ze dit niet terugkrijgen omdat ze eigenlijk via PCOPS (de politie) uit de stoet gezet zijn. Er was op het moment van deze beslissing echter geen kans meer op uit de stoet te rijden via een zijweg. Daarom zijn ze toch tot het einde meegereden. Er zijn verschillende waarschuwingen geweest. BSG wijst erop dat het eigenlijk de schuld van solvay is dat de vrachtwagen officieel uit de stoet gezet is. Daarnaast is de vice van Solvay dronken gespot geweest en was het algemeen gedrag van de solvayers rond de vrachtwagen over the top. Yves stuurt de beslissing hiervoor door naar de vices en de voorzitters van de getroffen vrachtwagen. De vergadering hoopt dat VRG en SK onderling een goede oplossing kunnen vinden. BSK is tijdens de stoet vastgelopen. We wachten tot er een jaar is dat ze het einde van de stoet halen! Er was verwarring met de plaatsing van de touwverantwoordelijken. Dit wordt later verder besproken. Nu volgt een verslag van PCOPS (zie bijlage). Eerst wijst Michael erop dat om 8u op PCOPS zijn veel te vroeg is. Om 10.00 op PCOPS zijn is een beter idee. Wat betreft de touwshiften moet IEDEREEN buiten de touwen staan. Zowel de organisatie als de politie was hierover akkoord. Naar volgend jaar moet iedereen langs de buitenkant staan dus. De touwshiften zijn heel vlot verlopen. Er zijn meer positieve opmerkingen geweest door PCOPS. Veel beter dan ULB. Binnen PCOPS waren er nog steeds opmerkingen over decoratie. Het was ondermaats. Decor moet aan beide kanten en hier mag echt meer inzet voor zijn. Yves zal dit waarschijnlijk in het reglement opnemen. In het reglement moet ook komen dat de muziek afgesloten wordt bij het doorrijden op de Anspach. Op dit moment moet het bier ook afgesloten worden. Er werden mensen met eigen drank gesignaleerd. Daarnaast waren er ook nog een aantal glazen en stenen potten. Waarschijnlijk krijgen zij drank via vrienden, niet via de kringen. PCOPS (bevel van de corpschef) besliste de exit van de vrachtwagen VRG/SK. Dit na verschillende waarschuwingen en aanhoudend overtreden van verschillende regels. Bij dit overloop horen ook de medische interventies. Deze zijn erg laat dit jaar.
6) financiën De penning en de voorzitter zijn niet gelukkig met de derde gratis plateau op kosten van BSG tijdens het vicefeestje. Michael betaalt deze terug. De boodschap is dat de penning en voorzitter de enigen zijn die op kosten van bsg kunnen trakteren. In laatste lijn enkel de voorzitter. Er wordt een financieel overzicht overlopen (zie bijlage) Enkel de shop heeft nog schulden, maar die heeft wel meer dan voldoende op de rekening om deze schulden tegemoet te komen. De financiële overloop van ST-V moet nog gebeuren met ACE. Beiden moeten nog vorderingen uitsturen. Yves en Maxime zullen hier samen aan werken. Via UVV kunnen nog tot 3000 euro kosten indekken. Er moet nagekeken worden welke kosten we via deze weg kunnen verhalen. Maxime kijkt dit na. Dit heeft uiteraard prioriteit. Aan studentenbeleid moet nog een factuur opgesteld worden voor 2100 euro voor tegemoetkoming ivm ST-V. Maxime stelt deze factuur op. 7) zangfeest Flyerbedeling: Donderdag: Robin en maxime Vrijdag: Max en robin Maandag: Dominiek en lode Dinsdag: Max en nicolas Woensdag: Yves en maurane Donderdag: infopunt. (max moet hiervoor nog contact opnemen) Ook in de shop en in luigi's zijn nog tickets verkrijgbaar. We zijn nog op zoek naar een oplossing voor de piano. Lode brengt keyboard mee. Ook robin zal het zijne ter beschikking stellen. We zien dan wel welk het beste werkt. Meer posts op facebook over zangfeest zijn noodzakelijk Mail naar oudezakkenlijst gebruiken. Woensdag de dag voor zangfeest om 7 uur op lokaal afspraak om zaal op te stellen! In de loop van deze week komt er een shiftenlijst. Voor de medewerkers. Na de vergadering is er een kort oefenmomentje voor het zangfeestdansje. Ook volgende week na de vergadering zal dit zo zijn. Gelieve allemaal aanwezig te zijn! Wie nog ergens verfresten kan vinden mag die zeker meebrengen. We hebben deze nodig voor het decor.
Wie verkleed naar het zangfeest komt, mag een stem uitbrengen voor de publieksprijs. 8) varia Donderdag moeten er Guido's uitgedeeld worden. Maxime en Robin doen dit na de flyers van het zangfeest. Bestuursetentje: op 12 december gourmet en fondue op het lokaal. Kerstmarkt: op 18 december. Beiden activiteiten om 18 u aan lokaal afspreken! Jassen van jupiler: volgende week of ten laatste de week erna klaar. Fotoboek website? Wanneer komt dit online. Michael en Reinout zorgen hiervoor. Afscheid Sente vrijdag om 16u in opinio. Yves vraagt of de vergadering terug om 19.30 gezet wordt. Dit wordt goedgekeurd. Opkuismoment: maandag na het zangfeest 9/12 op de middag opkuisen in lokaal. Nicolas verwittigt de schachten van MC. De 12 uren van de shop komen eraan. Nog geen verdere details Er wordt te veel gerookt in het lokaal en de gtgv. Het lokaalreglement moet terug nageleefd worden, want het is stilaan schandalig. De vergadering wordt gesloten om 22.00 De voorzitter bedankt de aanwezigen uitdrukkelijk De volgende vergadering is dinsdag 3 december om 19.30.
