BESTUUR
b
e
d
r
i
j
v
e
n
Berenkoog 28 - 1822 BJ ALKMAAR Postbus 9150 -1800 GD ALKMAAR Telefoon: (072)567 88 90 Fax: (072)50 37 102 Email:
[email protected] Website: www.wnk.nl
V E R S L A G Verslag van Notulist Aanwezig
Afwezig Datum
Openbare algemeen bestuursvergadering IVI.J. Rood S. Binnendijk/gem. Schermer (vz), A.N. Dellemijn/gem. Heiloo, P. Dijkman/gem. Graft-de Rijp, G. Oude Kotte/gem. Heerhugowaard, M. Hamberg/gem. Alkmaar, B.J.N. Fintelman/gem. Langedijk, J. Mesu/gem. Bergen, H. Klijnstra/gem. Castricum, W. van Eijk/WNK, J.G. Goet/WNK, I. Tromp/WNK, G. van den Boorn/WNK 22 oktober 2014
1.
Opening De vergadering wordt met een woord van welkom door de voorzitter geopend.
2.
Vaststellen agenda Samenvattincf: Afstemmen of de agenda volledig is of dat er punten aan moeten worden toegevoegd. Besluit: De agenda w o r d t goedgekeurd.
3.
Mededelingen Door de heer Guido van den Boorn w o r d t gemeld dat hij uiterlijk 16.00 uur de vergadering zal verlaten. Indien nodig zullen agendapunten naar voren gehaald worden. De Cliëntenraad heeft aangegeven weer met het bestuur in gesprek te willen gaan. Afgesproken is dit na afloop van de bestuursvergadering van 10 december te doen om 16.00 uur. Aan de bestuursleden w o r d t gevraagd hier rekening mee te houden.
4.
In- en uitgaande stukken Inkomend: a. Brief 19 september 2014 Gemeente Castricum, zienswijzen begroting 2015 Samenvattina: Zienswijzen van de gemeente Castricum over de begroting 2015, die zijn vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad d.d. 18 september 2014 Besluit: De voorzitter w o r d t door het bestuur gemandateerd om er samen met de directie WNK voor te zorgen dat er begin november 2014 informatie over de voortgang van de transitie naar de Raden gaat. Er is sprake van een driemaandelijl<se cyclus en niet eens per 4 maanden. Actie: voorzitter en directie WNK. b. Brief 23 september 2014 ABVA/KABO inzake bedriifsplan WNK 2014-2018 Het bestuur neemt kennis van het schrijven. c.
Toelichting bedrijfsvergelilkend onderzoek Cedris
De informatie is overzichtelijk en het bestuur neemt er kennis van.
F:\2014\Bestuur\20141112VSiB_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
i
1/8
/
VERSLAG Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014
b
e
d
r
i
j
v
e
n
Uitgaand: d. Brief 17 september 2014 Cliëntenraad - beantwoording brief 3 sept. Het bestuur neemt kennis van het schrijven. e. Brief 7 oktober 2014 Rataplan; ontslag algemeen directeur Samenvattina: Aan de Raad van Commissarissen van Rataplan w o r d t medegedeeld dat de heer H. van Eijk disciplinair ontslagen is per 10 mei 2014 en dat hij op persoonlijke titel zitting heeft in de RvC. Afspraak: Afgesproken w o r d t dat andere functies en bezoldigingen inzichtelijk gemaakt w o r d e n . Actie: directie WNK. f. Brief 9 oktober 2014 BAC - Advisering Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen SamenvattinQ: In het schrijven aan de BAC w o r d t gesteld dat de Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen door het Algemeen Bestuur van WNK niet zijn vastgesteld, gezien het destijds afgegeven negatieve advies door de BAC. D o o r de gemeenteraad van Alkmaar zijn de Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen wel vastgesteld. Anno 2014 wordt het Algemeen Bestuur van WNK door de deelnemende gemeenten in de zienswijzen op de begroting 2015 er op gewezen dat het Algemeen Bestuur van WNK een voorstel moet doen, gericht op het aansluiten bij de Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen. De BAC wordt daarom nogmaals verzocht hierover een advies uit te brengen. Afspraak: Aangezien door de BAC w o r d t geadviseerd de Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen nu wel vast te stellen, w o r d t afgesproken dat hierover een voorstel w o r d t gedaan in de vergadering van het bestuur van 12 november 2014. Actie: directie WNK. g.
Brief 9 oktober 2014 als antwoord op E-mail 8 oktober 2014 - Middenkader; procedure algemeen directeur Samenvattina: Door het middenkader van WNK w o r d t aangegeven dat hun rol in de komende sollicitatieprocedure van algemeen directeur niet (duidelijk) naar voren komt. Zij hopen hierin echter wel een rol te mogen vervullen. Gevraagd w o r d t op welk m o m e n t in de komende sollicitatieprocedure hun input en betrokkenheid vormgegeven zou kunnen en mogen worden. Zij willen in een persoonlijk gesprek de heren Binnendijk en Oude Kotte informeren/inspireren met hun visie op de toekomst en competenties die zij graag terugzien in de algemeen directeur. De voorzitter meldt als volgt te willen reageren: De leden van het adviesteam Bedrijfsvoering zijn allen benaderd om input te leveren voor het functieprofiel. De ontvangen reacties zijn hierin ook daadwerkelijk verwerkt. In het adviesteam (en een enkele maal ook daarbuiten) is een schets gegeven over de te volgen procedure en de betrokkenheid van (een vertegenwoordiging van) het adviesteam daarin. Hij zal binnenl
F:\2014\Bestuur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
/ VERSLAG Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014 b
e
d
r
i
j
v
e
n
h. Brief 26 september 2014 Abvakabo FNV - beantwoording brief 23 september 2014 Het bestuur neemt de brief voor kennisgeving aan. 5.
Verslag en actielijst a. Vaststelling verslag Algemeen Bestuur 17 september 2014. Samenvattincj: Goedkeuren van het verslag. Besluit: Het verslag w o r d t ongewijzigd vastgesteld. Aan de bestuursleden w o r d t gevraagd het goedgekeurde verslag naar de griffies toe te sturen. Actie: alle bestuursleden. b. Vaststelling actielijst 17 september 2014 Samenvattina: Doornemen van de actielijst. Afspraak: Terugbetaling Transitiegelden en omvang Weerstandsvermogen Punt 8 (25.06.2014) en punt 7 (17.09.2014) worden samengevoegd en komen in de volgende vergadering aan de orde. Hierbij w o r d t opgemerkt de advisering van de BAC, om de voorkeur te geven aan terugbetaling ten opzichte van de opbouw van de reserve, ter harte te nemen. Alle overige punten zijn afgehandeld en komen te vervallen. c. Actie-afsprakenlijst bestuurlijk overleg 24 september 2014 Samenvattina: Volgens afspraak worden de bestuursleden op de hoogte gehouden van hetgeen besproken is tijdens de bestuurlijke overleggen. Besluit: Van de actie- en afsprakenlijst w o r d t door het bestuur kennis genomen. d. Planning onderwerpen agenda AB Samenvattina: Kennis nemen van de planning van de onderwerpen van de agenda van het algemeen bestuur. Deze planning w o r d t maandelijks bijgesteld. Besluit: Het bestuur neemt kennis van de planning.
6.
Communicatie a. Communicatieplan 2014/2015 Samenvattina: Kennis nemen van het communicatieplan 2014/2015. Er w o r d t de nadruk gelegd op de volgende events: a)
b)
vergadering van 12 november 2014, die zal worden gebruikt voor de presentatie/onthulling van de nieuwe naam en het nieuwe logo, aan het einde van de vergadering. Gekeken zal worden of de vergadering verplaatst kan worden naar de HAW. Actie: secretaris. Werkbezoek Nationale ombudsman op 19 november 2014 van 10.00 - 13.00 uur. De aanwezigheid van bestuursleden w o r d t op prijs gesteld. Afgesproken w o r d t nogmaals het rapport aan de bestuursleden toe te sturen. Actie: secretaris.
F:\2014\Bestuur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
,
3/8
/ VERSLAG
\ Nk b
e
d
c) d) e)
(
i
j
V
e
Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014
n
Op 27 november 2014 is er een netwerkbijeenkomst van De Waaier op de HAW bij WNK. Op 28 oktober 2014 brengt de voorzitter van Divosa een bezoek aan WNK. Op 3 november 2014 is er sprake van een werkbezoek van enkele Tweede Kamerleden fractie PvdA Alkmaar bij WNK van 13.30 - 1 5 . 0 0 uur.
Besluit: De bestuursleden Heerhugowaard en Castricum zeggen toe aanwezig te zullen zijn bij het werkbezoek van de Nationale ombudsman op 19 november 2014. Er zal vooral een briefing georganiseerd w o r d e n . Actie: secretaris. De voorzitter zal kijken of hij op 27 november 2014 aanwezig kan zijn. Actie: voorzitter. 7.
Begroting 2015 a. Ingekomen zienswijzen gemeenteraden Samenvattina: Kennis nemen van de ingekomen zienswijzen gemeenteraden. Alleen van de gemeente Castricum is een formeel schrijven ontvangen met zienswijzen op de begroting. De overige bestuursleden w o r d t gevraagd binnen hun ambtelijke organisatie hier navraag naar te doen. Actie: alle bestuursleden, behalve Castricum. Besluit: De zienswijzen zijn verwerkt in de begroting 2015, met name de BBV-voorschriften. b.
Voorstel vaststelling begroting 2015
Samenvattina: Vaststellen van de begroting 2015. Besluit: De begroting 2015 w o r d t vastgesteld. Het bestuurslid Castricum merkt op dat de gemeente Castricum zich blijft onthouden van goedkeuring. De vastgestelde begroting 2015 zal voor 15 november a.s. verzonden worden naar de Provincie. Actie: WNK. 8.
Bedrijfsvoering a. Exploitatieresultaat t/m augustus 2014 Samenvatting: Exploitatieresultaat t o t en met augustus 2014 Besluit: Het bestuur neemt de informatie voor kennisgeving aan. b.
Orders winterwerk 2015 en inbesteden Groen 2015
Samenvattina: Het bestuurslid Heerhugowaard spreekt uit dat er sprake is van teveel ruis en onduidelijkheid. De verstrekte informatie spreekt zich tegen. Hier dient helderheid over gegeven te worden. Door het bestuurslid Castricum w o r d t uitgesproken dat de intentie er is om winterwerk weg te zetten bij WNK en hij stelt dat er reeds goede resultaten behaald zijn. Besluit: In de vergadering van november zal de laatste stand van zaken weergegeven worden. Actie: directie WNK.
F:\2014\Besluur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
4/8
VERSLAG Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014 b
e
d
r
i
j
v
e
n
c. Ultimostanden september 2014 Samenvattinp: Kennisnemen van de ultimostanden september 2014. Besluit: Het bestuur neemt kennis van de ultimostanden september 2014. d. Programma Transitiekosten Samenvatting: Kennisnemen van de financiële stand van zaken inzal<e het programma Transitiekosten. Besluit: Het bestuur neemt de informatie voor kennisgeving aan. De behandeling van agendapunt aanwezig zijn en de notuliste. 9.
9 vindt in besiotentieid plaats, waarbij aileen de
bestuursleden
Directievoering O. Voortgang procedure aanstelling directeur Samenvatting: De stand van zaken w/ordt doorgesproken inzake de sollicitatieprocedure van algemeen directeur. De behandeling van dit punt w o r d t in beslotenheid gevoerd. De heren Van Eijk, Van den Boorn, Goet en Tromp voegen zich weer bij de
vergadering.
10. Voorstel uitvoering Beschut Werken Samenvatting: Aan het bestuur w o r d t gevraagd dat gemeenten zich uitspreken over het uitzetten van beschut werken bij WNK Bedrijven. Uit de discussie komt naar voren dat de gemeenten zich niet expliciet uitspreken de uitvoering van beschut werken volledig bij WNK weg te zetten. Afspraak: Afgesproken w o r d t dat de directie WNK de mogelijkheden uitwerl
5/8
VERSLAG
b
e
d
Nk r
i
j
v
e
Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014
n
De statuten van de bestaande GR/OL moeten worden aangepast. De W e t Algemene Regels Herindeling (Arhi) speelt hierbij een rol. De statuten zullen voor 30 juni 2015 aangepast moeten zijn en moet besluitvorming door de nieuwe gemeenteraad hebben plaatsgevonden, dit vanwege de fusie van de drie gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-De Rijp. Tevens zullen de statuten aangepast worden op het feit dat WNK (gedeeltelijk) de participatiewet gaat uitvoeren en er zal een update worden uitgevoerd in het kader van de Governance. Een voorstel t o t aanpassing van de statuten volgt. b)
Professionalisering
1. 2. 3.
Besloten w o r d t t o t professionalisering van de Gemeenschappelijke Regeling. Het bestuur besluit van onderstaande punten de aangegeven richtingen verder uit te werken, die leiden t o t voorstellen o m t o t besluitvorming te kunnen komen, te w e t e n : gedragscode en gedragsregels voor bestuurders. taken en verantwoordelijkheden bestuurders. proces benoemen voorzitter, vicevoorzitter etc.
4.
instructie voor de secretaris van het bestuur (=directeur WNK) waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en benoemen plaatsvervanger. Hierin worden ook meegenomen het benoemen van de bezoldigde en onbezoldigde nevenfuncties van de algemeen directeur WNK.
5. 6.
proces bestuurswisselingen (overdracht dossier aftredende bestuursleden). introductieprogramma en startconferentie voor bestuursleden bij aanvang van de nieuwe zittingsperiode.
7. c)
structurele ambtelijke bestuursondersteuning (secretariaat). Sturing Er zal een informatieprotocol worden opgesteld om te politieke controle op WNK te waarborgen. Het protocol moet leiden t o t het stroomlijnen van de informatie en beter aan te laten sluiten bij de gemeentelijke P&C cyclus.
d)
Instellen commissies van advies
1. 2.
Uitwerking conform voorstel voor het instellen van commissies van advies te weten: een Externe Bedrijfs Advies Commissie (EBAC) een Bestuurs Ondersteunings Commissie (BOC)
f)
en vraagt de directie een nader voorstel uit te werl<en met een duidelijke taakomschrijving, inclusief bevoegdheden, Malusregeling
Het bestuur verklaart zich vóór het principe van een malusregeling en verzoekt de directie om een verdere uitwerking van deze regeling. Punt 11 a t / m f Actie: directie WNK. 12. Bedriifsplan 2014-2018 a. Voortgang besluitvorming gemeenteraden dekking transitiebudget Samenvattinp: Voortgang besluitvorming gemeenteraden dekking transitiebudget. Het bestuur is van mening dat dit onderwerp voldoende is toegelicht. b. Saneringsplan; Voortgang gesprek vakbonden Samenvattina: M e t de vakbond kan in gesprek gegaan worden als het schriftelijk advies over het bedrijfsplan 2014-2018 van de OR binnen is. Verwacht w o r d t er dan snel uit te zullen komen.
F:\2014\Bestuur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
VERSLAG Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014 b
e
d
f
i
j
V
e
n
De transitie verloopt spoedig. De technische uitw/erking vindt nu plaats. Intern lopen een groot aantal trajecten: cursus LEAN, brainstormsessie inzake de bedrijfsvoering 2015 en verder. Van het besprokene neemt het bestuur kennis. c. Voortgang transitie; o.a. advies bedrijfsplan OR Samenvatting: De Ondernemingsraad is mondeling akkoord gegaan zonder kanttekeningen, inclusief de planning voor de komende periode. Het bestuur neemt kennis van het besprokene. d. Voortgang werkgroep Verzilveren Loonwaarde Samenvattina: De notitie w o r d t mondeling toegelicht. Door het bestuurslid Heerhugowaard w o r d t gesteld dat de gemeente niet wil outsourcen, maar het graag in eigen beheer willen zien. Na discussie w o r d t afgesproken dat de benoemde modellen verder zuilen worden uitgewerkt, rekening houdend met het inbesteden. Geadviseerd w o r d t hierbij te kijken naar de construct PostNL en naar het alleenrecht. Afspraak: De business case Groen en Schoonmaak zal door de directie WNK geschreven worden. Voor een second opinion zal Rijnconsult ingeschal<eld w o r d e n . Actie: directie WNK. Het bestuur is ermee akkoord dat het voorstel mogelijk nagestuurd w o r d t voor de novembervergadering. 13. Voorstel vergaderschema AB 2015 Samenvattina: Goedkeuren van het vergaderschema 2015. In de discussie blijkt dat 2 1 oktober 2015 in de herfstvakantie valt. Om te voldoen aan de uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen, P&C cyclus, zal de datum van 15 april met één week verschoven moeten w o r d e n . Actie: secretaris. De aangepaste versie zal worden rondgestuurd, ook aan de secretariaten. Actie: secretaris. Besluit: De datum van 15 april 2015 w o r d t gewijzigd in 8 april 2015. Voor de datum 2 1 oktober zal een andere datum worden gezocht. 14. Rondvraag Door de raad Alkmaar is gevraagd hoe het staat met de governance. Door het bestuurslid Alkmaar is toegezegd in november iets te melden. Aan het bestuurslid w o r d t gemeld dat het vandaag behandelde stuk ter inzage naar de raden kan worden toegestuurd, aangevuld met de opmerkingen die vandaag gemaakt zijn. Door het bestuurslid Heerhugowaard w o r d t gevraagd hoe het nu zit met het Shared Service Centre. Afgesproken w o r d t dat aan Guido van den Boorn gevraagd w o r d t hierover een notitie te maken. Actie: Guido van den Boorn. Door het bestuurslid Heerhugowaard w o r d t opgemerkt dat WNK deel moet gaan uitmaken van de algemene groep van het RPA. Afgesproken w o r d t dat hij hierin actie zal nemen. Actie: bestuurslid Heerhugowaard.
F:\2014\Bestuur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
K
7/8
VERSLAG
\ Nk b
e
d
f i j V e
Openbare algemeen bestuursvergadering 22 oktober 2014
n
Er w o r d t aandacht gevraagd voor een werknemer uit de gemeente Castricum. Afgesproken w o r d t dat de directie hierin actie neemt. Actie: directie WIMK. 15. Sluiting Nadat er verder niets meer aan de orde is, w o r d t de vergadering gesloten.
F;\2014\Bestuur\20141112V\B_20141112_05a_concept Verslag AB oktober.docx 13 november 2014
8/8
