Verslag Bestuursvergadering. United Bikers vzw

Verslag Bestuursvergadering United Bikers vzw

Datum: 03.10.2012 Aanwezig: Patrick, Johan, Willem, , Jan. Verontschuldigd : Beny (doch opmerkingen wel in verslag opgenomen)

1. Bespreking kalender. De ingezonden voorstellen van Ludwig voor oktober werden binnen het bestuur gestemd.

2. Toertocht: Aantal deelnemers: Parcours:

23

30

34

44

23 t.e.m. 44

60

84

104

Totaal

Leden VWB:

-

-

-

-

313

196

66

78

653

Daglicenties: 21

29

58

230

338

163

41

57

599

Onbekend daglicenties:

3

4

8

31

45

22

5

8

80

TOTAAL

24

33

66

261

696

381

112

143

1332

Netto opbrengst. De netto opbrengst is nog niet exact gekend omdat de afrekening van de bedankingsgeschenken nog moeten uitgedeeld worden. Tot nu toe 3120 Euro netto opbrengst. United Bikers vzw

Verslag Bestuursvergadering dd. 03.10.2012

Pag. 1 van 7

Aangezien er een 200 tal deelnemers minder dan zijn dan in de topjaren en aangezien er geen drankverkoop was, is dit volgens het bestuur nog een zeer goede opbrengst. Bevoorradingen: Misschien andere sponsor i.v.m. fruit zoeken. BV Colruyt. Extra man aan BV Averbode (minimum 3) Wafels: Meer franchipan, geen dieetwafels, niet zo lekker + moeten uitgepakt worden. Chocomousse gaf te veel extra werk in verhouding tot de meerwaarde voor de toertocht. Nog altijd wel leuk om te verdelen aan de aankomst onder deelnemers en leden, zolang dit het verbruik bij Karteria niet tegenwerkt. Nog 9000 bekers over! Nico zou nog enkele vergeten vuilzakhouders op zijn zolder hebben. Bij Beny in de aanhangwagen ook nog afpijlmateriaal alsook bij Ewald. Bij Johan staat nog een heel wat materiaal van de bevoorradingen alsook het bord van de bikeparking. Bij Jan staat nog heel wat materiaal en bij Nonkel Leon zit de garage helemaal vol met de rest van het materiaal. Afvalverwerking zal elke bevoorradingspost op eigen verantwoordelijkheid moeten uitvoeren.

Broodjes met worst: Broodjes waren vrij groot. Er zijn er maar twee extra verkocht. Voor de meerderheid van het bestuur moet dit niet meer. Veel werk en kostprijs is rond 1 euro. Bij slecht weer zit je met een overschot aan broodjes waar je alleen verlies aan hebt. Misschien beter voor de lange afstanden 80-100 km een spaghetti of vervangen door iets anders, wat gesponsord wordt, maar niet ten koste van drankverbruik (bv. Geen dranken) Misschien moet het nog wel voor Geert en kan Geert eventueel samenwerken met het huidige barbecue team, overleg zal plaatsvinden. Parcours: Algemene commentaar was zeer positief. Beny gaat kijken hoe de lussen vereenvoudigd, logischer kunnen gemaakt worden. Indien de mogelijkheid er is, zal er ook gefinetuned worden. Enkele opmerkingen: Op voorhand per ploeg twee rugzakken klaarmaken met afpijlmateriaal en twee zakken met 250 pijlen (per ploeg 500 pijlen) was een goed idee. Verdeling van de zakken zou beter gebeuren door parcoursbouwer, aangezien deze het beste geplaatst is om dat goed te doen. Start op de wallen kan aangepast worden naar moeilijk en makkelijk voor de -40km rijders. Opstoppingen aan rood licht vermijden door eventueel door de stad te rijden langs rond punt en Atheneum, en geen rood licht te nemen. United Bikers vzw


Pag. 2 van 7

Het verbindingsstuk Grasbos-Hellegat was niet ontpijld, na het Hellegat werd er te vroeg ontpijld, waardoor enkele van de 100km rijders telefonisch moesten binnengeloodst worden... Belangrijk is de ontpijling in de richting van het parcours, na toestemming Willem, en dat ploegen zich niet kunnen vergissen welke stukken ze nog moeten laten hangen en welke niet. Laatste deelnemer was om 14u30 aan bevoorrading in Averbode. Doch op het laatste stuk hadden enkele deelnemers geen pijlen meer om het parcours te volgen. Waarschijnlijk omdat de lus van Schaffen ook het laatste stuk van de 80 en 100 moest ontpijlen. Beter deze laatste stukken door de Ploeg Assent laten bepijlen. Het ontpijlen kan beginnen bij de start van de laatste deelnemer, zo is er geen discussie meer mogelijk. De bedoeling is het parcours, rijrichting en locatie volgend jaar hetzelfde te houden, maar gefinetuned. (uiteraard in functie van de toelatingen, en we moeten zeker nog eens ANB Brabant contacteren waarom wij niet en anderen wel…) Lummen, missen van afslag A, langs de autostrade voor de bevoorrading B, lijdt er toe dat de bevoorrading gemist wordt omdat na het missen van de afslag het parcours verdergezet wordt langs de autostrade, in aansluitpunt C, na de bevoorrading. Op bevoorrading 4 waren er een paar marathonrijders van de 100 die dachten dat dit bevoorrading 3 was, blijkbaar hadden ze bevoorrading Lummen gemist en ook vele kilometers.

Vereenvoudigingen parcours: Afstand 23 en 30 vervangen door een 28 en daarmee een asfaltstuk na splitsing (en enkel voor 23) richting Luro vermijden. Eigenlijk de 30 afslanken tot een 28 door moeilijke stukken op de wallen etc er uit te halen. De 23 maakt nu heel veel asfalt, met de afstand te verhogen en het stuk dat zij alleen moeten doen weg te halen, hebben ze in verhouding meer offroad en moet er minder afgepijld worden. Tegelijk een voordeel voor de afpijlploeg.

United Bikers vzw


Pag. 3 van 7

Voor de 23km waren er 24 deelnemers, voor de 30km waren er 33 deelnemers, als er een 28km gemaakt wordt, kunnen ze ook samen rijden. Afstanden 84 en 104 blijven voorlopig behouden. Doch als het ledenaantal blijft zakken, zullen ook deze afstanden door een compromis moeten vervangen worden. Algemene punten naar volgend jaar toe: Startuur: 7u30 uur voor alle afstanden (officieel, maar klaar om 7u00), tot 9u30 uur lange afstanden t.t.z. 80 km en 100 km, 10u30 uur voor de kleine afstanden tot 60km. Inschrijvingen anders met een kassa per afstand (40-60-80-100km) en bij voorkeur in de sporthal met een extra beschermingsvloer. Bikeparking meer nummers en ook drie man zodat er steeds iemand een vrije rol heeft. Extra pijlen voorzien om toertocht aan te duiden: rond punt brandweer, rood licht Veerle, Schaffen, Hasseltse poort en t.h.v. Citadel Parking, eerst brandweer, dan Amer, dan Karteria, dan Kluisbergstraat volzetten en dan CVO De Oranjerie. (kan met 4 man dan) Er kan gebruik gemaakt worden van de sandwichboren voor de parking. Eenrichtingsstraat samen aanvragen met evenementsaanvraag of aanvraag manifestatie. Materiaalstockage: 20Ft container mag aan Karteria geplaatst worden, hij moet alleen nog gekocht worden, prijzen tussen 1100-1500 euro Startboog blijft behouden. Bijkomend zal er volgend jaar een fotograaf zijn voor foto’s van mtb you. Kostprijs is 50 Euro. Sanitaire voorzieningen (2 wc’s + 1 plaszuil via VWB en Boels) blijven behouden, is een meerwaarde. Wordt zelfs geopperd om elke bevoorrading te voorzien in sanitair (In lummen kan men in de sporthal zijn gevoeg doen) Barbecue na de toertocht was een goede formule en wordt aangehouden. Eigen parcours rijden indien geen interessante ritten. Cadeau’s: Volgens Art. 3 van onze statuten kunnen middelen aangewend worden om bepaalde doelen te bereiken, b.v. voor het inrichten van een toertocht kunnen volgende cadeau’s wel: Cadeau’s extra helpers: barbecue na afsluiting toertocht of geschenk bij afwezigheid. (fles wijn/mercikes +-7 euro) Cadeau eigenaars privé terrein, natuurpunt: fles wijn/mercikes (jan +- 7 euro), Luro (Nico) Bedankingsgeschenken grotere sponsors: Up, Daniel, Stijn. (mtb king)

United Bikers vzw


Pag. 4 van 7

Volgens hetzelfde artikel kunnen onderstaande cadeau’s niet: Cadeau’s voor wereldreizen, geboortes, goede doelen, overplaatsingen, pensioenen, party’s etc. Volgens Art. 3 van onze statuten is dit niet het doel van onze VZW. Voorstel is om bij een volgende AV vergadering in de statuten te laten opnemen dat dit soort cadeau’s niet meer kunnen. Maar bijdrages kunnen wel individueel uit eigen portemonnee gegeven worden.

3. Het bonussysteem/aansluiting/kostprijs kledij/puntensysteem Het huidige systeem staat al jaren ter discussie en zoals in het verleden gebleken is, faalt dit ook. (b.v. exodus na de nieuwe kledij…) Hier moet dringend en sluitend werk van gemaakt worden om misbruik te vermijden. Deze zaken hoeven niet perse in een statuut gegoten te worden, maar kunnen jaarlijks op een algemene vergadering gestemd worden. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met het doel van de VZW en het feit dat het een VZW is en er geen winst kan gemaakt worden. Ook moet er rekening gehouden worden met het geld in de kassa dat niet elk jaar evenveel is. Als het dringend is, kan het bestuur op 8 dagen een algemene vergadering vastleggen. Bij vraag van 1/5 van de leden kan ook een algemene vergadering vastgelegd worden. De stemming verloopt volgens het gewone meerderheidsprincipe onder de aanwezigen. Elk aanwezig lid kan één volmacht van een niet-aanwezig lid vertegenwoordigen. Enkele punten: 1. Nieuwe leden kopen kledij aan goedkope prijzen zonder een rit gereden te hebben. Moet dit niet opgetrokken worden naar een standaardprijs waarbij via een systeem (wat ook voor bestaande leden goed is) een subsidiering of een onrechtstreekse return gekoppeld is. 2. Is het niet logisch dat nieuwe leden pas lid kunnen worden nadat ze een paar ritten meegereden hebben. Volgens de statuten moet 2/3 van de bestuursleden akkoord gaan, hoe kan dit als ze de nieuwe biker nog niet gezien hebben? 3. Lid worden kan ook via een soort waardebon: nadat de kandidaat 2 ritten gereden heeft kan diegene die de bon gegeven heeft het bedrag volstorten waarna de persoon in kwestie lid kan worden. 4. Aanpassing bonus, kan zoals nu jaarlijks gestemd worden op de algemene vergadering, misschien ergens een sleutel voorzien dat dit evenredig is met aantal ritten/inkomsten/helpen toertocht/geld in kas. Dit zou dan kunnen opgenomen worden in de statuten.

United Bikers vzw


Pag. 5 van 7

5. Punten systeem. Vanaf 10 punten krijgt men 1 euro per punt uitbetaald. Is dit wel correct volgens Art3 van onze statuten? Correcter t.a.v. de statuten en eerlijker t.a.v. van de fietser zou zijn dat elke rit door de club gepromoot wordt. Aan het fietsen zijn altijd onkosten; fietsslijtage, kledij, inschrijvingsgeld, verplaatsingsonkosten, voeding... Met een vastgesteld bedrag per rit, als de kassa het toelaat, en anders volgens een evenredigheidsprinicipe. Er bestaat een wettelijke regeling i.v.m. met onkostenvergoeding.

6. Helpers eigen toertocht. Uiteindelijk komt het geld voornamelijk van onze eigen toertocht, doch, de vrijwillige helpers worden niet vergoed. Er bestaat thans een wettelijke regeling voor een onkostenvergoeding voor VZW’s met een forfaitair maximumbedrag of met aantoonbare onkosten. Kan gestemd worden op een algemene vergadering. 7. Biker of the year, afschaffen of behouden?

4. Etentje bestuursleden en partner. De meerderheid van het bestuur heeft gekozen om het jaarlijks etentje voor bestuursleden met partners niet door te laten gaan, omdat door de bestuursleden zelf aangevoeld werd dat dit niet kan gezien er dit jaar ook geen bonus uitgekeerd werd naar de leden. Anderzijds is het etentje bestuur een tegemoetkoming in de onkosten die door de leden van het bestuur gemaakt worden. De bestuursleden brengen nooit onkosten in maar ontvangen ook geen forfait (ref. bestuurslid atletiek krijgt elk jaar 250 euro voor onkosten (telefoon, internet, copies, auto, tijd, stroomverbruik…) Kan eventueel gelijk gestemd worden met het bedrag van de bonus tijdens een algemene vergadering.

5. Clubfeest: Ter zijde, er is al een clubbarbecue geweest op 2 september 2012. Het avondfeest wordt vervangen door een rit op een zaterdagnamiddag. Partners kunnen gaan wandelen of shoppen, of combinatie. Datum:

zaterdag 10 november.

Uur:

14:00 uur rit 30 km fietsen met halverwege bevoorrading /ludieke activiteit. 17:00 uur etentje, pizza met wijn, waar weten we nog niet…

Waar:

Valkenburg

Kosten:

clubleden gratis, partner betaald onkosten pizza-wijn ongeveer 15 euro, wordt er geschat

United Bikers vzw


Pag. 6 van 7

6. Vergaderstructuur: Uit ervaring is gebleken dat het mailverkeer niet constructief werkt maar eerder destructief. Voorstel is om vaste datums vast te leggen voor bestuurs- en ledenvergaderingen waarin er constructief kan vergaderd worden. Hiervoor zou een tijdlijn handig zijn, alsook voor de actiepunten voor de toertocht, een soort jaarplanning zeg maar.

7. Taakverdeling: Bij de eerste BV werd een taakverdeling vastgelegd. Daarin zou Patrick de ledenadministratie, verzekering en subsidiedossier verzorgen. Hij heeft nog niet veel kans gehad om dit te doen, doch hij wil het blijven doen en gaat er daarbovenop nog het beheer van de kledij bij nemen. Dus de kledijstock zal overgenomen worden door Patrick voor eind oktober zodat de inventarisatie voor bijbestellingen voor december kan gemaakt worden. Stockcontrole zal gebeuren door Jan en Patrick in November.

8. Kledij. Oplossingen voor slecht sluiten en openen van ritsluitingen zou grafiet kunnen zijn, b.v. met potlood erover gaan. Hopelijk werkt dit, anders contact opnemen met Patrick.

De voorzitter

De secretaris

Willem Van Severen

Johan van Haarlem

United Bikers vzw


Pag. 7 van 7

Verslag Bestuursvergadering. United Bikers vzw

Recommend Documents