Besluitenlijst openbare bestuursvergadering Den Helder, Timorlaan 45a, 27 september 2012
Aanwezig: Afwezig: Algemene directie: Besluitenlijst:
J.T. (Jaap) Hoekstra (voorzitter), A. (Anita) Cok, G. (Ger) Ensing, B. (Brian) Möhlmann D. (Doede) Scholte, H.C. (Henk) Uri Doede INTRODUCTIE:
1
Opening Om 21.50 uur, door Jaap.
2
Mededelingen Er wordt melding gemaakt van de feestelijke opening van het verbouwde deel van ’t Tuselant op 16 oktober 2012, waarvoor ook het bestuur is uitgenodigd.
3
Besluitenlijst vorige vergadering (31 mei 2012) Besluit 25: Deze besluitenlijst in ongewijzigd vastgesteld. TER BESPREKING:
4
Jaarlijks overleg met GMR. Het bestuur wacht af met welke datumoptie de GMR komt, nadat de overlegdatum van 17 september jl. geen doorgang kon vinden.
5
Definitief rapport financiële positie Dit rapport is conform het concept-rapport dat door het bestuur op 31 mei jl. al is besproken. BESLUITVORMING:
6
Diverse Bestuursstukken ivm scheiding bestuur en intern toezicht (Wet Goed Onderwijsbestuur PO) Deze documenten zijn in concept aangeleverd door Maas Bestuursvraagstukken v.o.f. (de heer drs. J. Maas) te Harmelen. Vervolgens zijn ze ter advisering/beoordeling doorgezonden naar Leeuwendaal Advies te Woerden (de heer mr. drs. K. ten Bos). Aan de hand van de adviezen van 10/17 september en 24 september wordt het volgende besloten: Besluit 26: Er is kennis genomen van de positieve beoordeling van de door de heer drs. Maas voorgestelde bestuursdocumenten door de heer mr. drs. Te Bos Besluit 27: De gedachtegang van de heer Te Bos om zoveel mogelijk te kiezen voor delegatie in plaats van mandatering, tenzij dat niet mogelijk is is door het bestuur overgenomen.
Besluit 28: De tekst van het document ‘Algemene inleiding van en inleiding op toezicht en bestuur’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) en in blauw (de heer Ten Bos) vastgesteld. Besluit 29: De tekst van het document ‘Bestuursreglement’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) en in blauw (de heer Ten Bos) vastgesteld. Besluit 30: De tekst van het document ‘Toezichtskader’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) vastgesteld. Besluit 31: De tekst van het document ‘Managementstatuut’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) en in blauw (de heer Ten Bos) in concept vastgesteld en wordt ter advisering voorgelegd aan de schooldirecteuren en aan de GMR. Besluit 32: De tekst van het document ‘Profiel (leden) van het bestuur’ is in concept vastgesteld en wordt ter advisering voorgelegd aan de GMR. Waar in de tekst nog een keer ‘Raad’ staat wordt ‘bestuur’ bedoeld. Besluit 33: De tekst van het document ‘Verantwoording toepassing Code Goed Bestuur PO’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) vastgesteld Besluit 34: De tekst van het document ‘Jaaragenda Bestuur’ is inclusief de aanvullingen en correcties in rood (algemene directie) vastgesteld Besluit 35: De vergoedingsregeling bestuursleden wordt de volgende bestuursvergadering vastgesteld en nog aan het onvolledige document ‘Vergoedingsregeling bestuursleden’ toegevoegd. Besluit 36: Het bestaande Rooster van Aftreden wordt de volgende bestuursvergadering met de actualiteit in overeenstemming gebracht (invulling scheiding bestuur en intern toezicht, profiel (leden) van het bestuur, etc) en daarna aan het document ‘Rooster van Aftreden’ toegevoegd. Besluit 37: De bij besluiten 28 tot en met 36 behorende documenten worden te zijner tijd tezamen met het nieuwe stichtingsstatuut samengevoegd in een Bestuurlijk Handboek Stichting Meerwerf Basisscholen Den Helder. Besluit 38: De vraag of het moment gekomen is om over te gaan op invoering van een Raad van Toezichtmodel komt jaarlijks op de agenda van het bestuur (jaaragenda). 7
Aanpassing stichtingsstatuten Deze aanpassing is noodzakelijk door de invoering van de scheiding bestuur en intern toezicht binnen onze organisatie (door de keuze van het bestuur-delegatiemodel). Besluit 39: Besloten is om de door de notaris voorgestelde aangepaste statuten voor te leggen aan de Raad van de gemeente Den Helder met het verzoek de aanpassing van de statuten goed te keuren.
8
Ontwerp begroting 2013 Besluit 40: Deze ontwerp begroting is in concept vastgesteld en wordt ter goedkeuring aangeboden aan de gemeenteraad van Den Helder en ter advisering aan de GMR.
9
Aanwijzing accountant in verband met jaarrekening 2012. Als gevolg van de wet ‘Goed Bestuur en Goed Toezicht’ dient het bestuur jaarlijks de accountant aan te wijzen, die de controle op de jaarrekening uitvoert. Besluit 41: Er is besloten om Flynth opdracht te geven de jaarrekening 2012 en de specifieke subsidieverantwoordingen en bekostigingsgegevens 2013 te controleren. TER INFORMATIE:
10
Inspectierapport VVE Strandjutter – Sterrenkijkers (psz) Op 20 juli 2012 ontvingen wij dit definitieve rapport. Het rapport wordt ook naar de gemeente gestuurd en wordt daarna openbaar gemaakt.
11
12
De bevindingen van de inspectie zijn de volgende: Score 1 (‘verbeteringen dringend nodig’) 0x *) Score 2 (‘enigszins ontwikkeld, verbeteringen wenselijk’) 3x Score 3 (‘voldoende’) 9x Score 4 (‘goed, voorbeeld voor anderen’) 0x De directeur van de Strandjutter is gevraagd welke acties worden ondernomen op de punten die voor verbetering vatbaar zijn. Besluit 42: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie Instellen beroepsprocedure tegen besluit intrekking loonkostensubsidies door gemeente Den Helder De achtergrond van deze zaak is aan het bestuur bekend: het intrekken van de loonkostensubsidies voor de ID-banen op een dusdanig korte termijn (1 mei 2012) dat schoolbesturen niet tijdig de ontslagprocedures in kunnen zetten en zich voor grote kosten zien gesteld (voor ons € 160.000,00 + risico’s). Als gezamenlijke schoolbesturen in Den Helder trekken we in deze zaak gezamenlijk op, want we delen het zelfde probleem en dezelfde visie. Aanvankelijk hebben we bezwaar aangetekend. We zijn door de gemeentelijke bezwaarcommissie overwegend in ons gelijk gesteld, maar het college heeft dit bezwaar grotendeels naast zich neer gelegd. Daarop hebben (vertegenwoordigers van) de schoolbesturen een aantal keren op verzoek van de gemeente met ambtenaren om tafel gezeten, maar de geboden ‘oplossingen’ waren bij lange na niet voldoende en hadden vooral het karakter van ‘een koekje van eigen deeg’. Daarom hebben we in een gezamenlijke aangetekende brief van 12 september 2012 aan de gemeente laten weten dat wij formeel beroep aantekenen bij de bestuursrechter te Alkmaar. We worden in deze zaak juridisch ondersteund door een advocaat van de VBS (vereniging bijzondere scholen) en de kosten worden onder de schoolbesturen verdeeld. Onze organisatie is in hoofdzaak leidend in deze procedure en heeft ook het grootste financiële belang. Besluit 43: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie Opbrengstgericht werken verbeteren ‘Opbrengstgericht werken’ is de heersende trend in het hedendaagse basisonderwijs. Scholen die deze trend niet of onvoldoende volgen krijgen te maken met een kritische onderwijsinspectie. Opbrengstgericht werken richt zich vooral op de basisvakken taal – lezen – rekenen en vergt bijzondere en – vooral ook – andere vaardigheden van leraren, intern begeleiders en directeuren. Directeuren moeten leiding geven aan dit veranderproces en dienen dus zelf ook over andere vaardigheden en een andere houding te beschikken (de term ‘opbrengstgericht leiderschap’ heeft inmiddels zijn intrede gedaan) In overleg met de directeuren hebben we externe begeleiding ingeroepen bij OBD/Maet te Alkmaar in de persoon van Paula Heemskerk. Deze mevrouw verdient op basis van ervaringen veel vertrouwen bij een aantal directeuren en komt ook op onze algemene directie zeer vakkundig over. Daarnaast hebben alle scholen zich ingeschreven voor het landelijke project ‘School aan Zet’. Door aansluiting bij ‘School aan Zet’ ontvangen schooldirecteuren veel informatie en ter ondersteuning een ‘critical friend’. Het begeleidingstraject van OPBD/Maet omvat veel meer en is zowel theoretisch als praktisch van aard: klassenconsultaties goed uitvoeren, goede feedback geven, opbrengsten meten, analyseren en een goed vervolg daarop geven, leiding geven aan opbrengstgericht werken door team en leraren, etc. Met het project ‘School aan Zet’ zijn voor ons geen kosten gemoeid; voor de begeleiding door OBD/Maet investeren wij € 9.321,00 + PM. De praktische activiteiten vinden plaats op de scholen onder reguliere lestijd, voor het theoretische deel
gebruiken wij een aantal ‘professionele leergemeenschappen’ van directeuren en de jaarlijkse directeuren tweedaagse. Bij de laatste bijeenkomst komen ook de Referentiekaders aan de orde. Besluit 44: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie na een mondelinge toelichting 13 Exploitatieoverzicht tot en met 1 augustus De uitputting van de diverse budgetten verloopt – in z’n algemeenheid - nagenoeg conform de begroting. In werkelijkheid is het negatieve resultaat iets minder dan begroot. Met name de rijksbijdragen en de overige overheidsbijdragen en subsidies vallen hoger uit. In de laatste categorie wordt dit veroorzaakt omdat de gemeentelijke bijdrage aan de huur van de Duynvaerder al voor een heel jaar ontvangen is. Bij ‘overige lasten’ lijkt het er op dat er beduidend meer wordt uitgegeven dan begroot. Een groot deel van deze overschrijding wordt echter bepaald doordat de kosten voor kindgerichte begeleiding nog steeds ten onrechte bij ‘deskundigenadvies’ wordt ondergebracht, terwijl deze lasten bij de personele lasten thuishoren. Totaal begroot negatief resultaat € 421.960 over het hele boekjaar Besluit 45: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie na een korte toelichting over de stand van de reserves in relatie tot de kosten van gebouwenonderhoud. 14 Onderwijshuisvesting Naast de lopende zaken op het gebied van het reguliere onderhoud zijn er drie belangrijke ontwikkelingen te melden: 1. Verbouwing ’t Tuselant. De verbouwing van ’t Tuselant, waarbij de entree van de school ingrijpend aangepast is en de voormalige gymzaal geschikt is gemaakt voor kinderopvang en een mooi speellokaal, annex gemeenschapsruimte voor de school is nagenoeg afgerond. De officiële opening is gepland op 16 oktober (het bestuur ontvangt nog een uitnodiging). 2. Nieuw-/Verbouw de Kluft. De school komt in aanmerking voor nieuwbouw, c.q. grootscheepse verbouw in 2014. Onze bouwkundig adviseur heeft daarvoor de eerste plannen uitgewerkt. 3. Verbouwing/Aanpassing J.P. Thijsse. Nu de geplande nieuwbouw – samen met een gymzaal - op het Vinketerrein door de gemeente is afgeblazen, heeft de gemeente toegezegd wel geld beschikbaar te stellen voor een aanpassing van het huidige gebouw, waarbij de bestaande noodlokalen vervangen worden door permanente huisvesting en de gymzaal zal worden aangepast. Op de bestuursvergadering zullen wij een toelichting geven op deze drie onderwerpen. Besluit 46: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie 15 Overlegvergadering van 25 juni met GMR Op deze overlegvergadering zijn de volgende bespreekpunten aan de orde geweest: Op de vorige overlegvergadering heeft de GMR positief gereageerd op de ‘Klokkenluidersregeling’. Op onze uitnodiging om een voorstel in te dienen voor een profiel voor de vertrouwenspersoon (en eventueel een naam van een persoon) heeft de GMR nog geen reactie gegeven. Het Zorgplan Passend Onderwijs is ter advisering/instemming aan de GMR voorgelegd en de inhoud is toegelicht. De GMR heeft toegezegd voor 1 juli een advies uit te brengen. Daaraan is tot op heden niet voldaan. Wel hebben wij een drietal vragen van hen ontvangen. Het jaarverslag 2011 met de bijbehorende accountantsverklaring is met de GMR besproken. Eventuele vragen kunnen naar de algemene directie gemaild worden, zodat deze op de eerstkomende overlegvergadering beantwoord kunnen worden. Het Bestuurlijk Beleidskader is op verzoek van de GMR aan de leden – ter informatie gemaild. Dit stuk is van belang in het kader van het toekomstige managementstatuut. Over de status van het Formatieplan bestaat onduidelijkheid. Er zijn twee brieven van de GMR ontvangen met een tegenstrijdig standpunt: in de ene brief wordt ons ‘groen
16
licht’ gegeven met betrekking tot de voortgang; in de andere wordt dit weersproken. In beide brieven wordt wel gewag gemaakt van een voorbehoud ten aanzien van de rddfplaatsing van de (voormalige) I/D-baners. Besluit 47: Er is kennis genomen van de schriftelijke informatie Eventuele aanvullende informatie algemene directie Er wordt stil gestaan bij de vraag of het bestuur prijs stelt op een nadere toelichting van de accountant met betrekking tot de door hem/haar uit te voeren werkzaamheden. Besluit 48: Er is besloten om op dit moment hier niet toe over te gaan AFSLUITING:
17 18
Rondvraag Er zijn geen vragen gesteld. Sluiting Om 23.45 uur, door Jaap. Na de sluiting verzorgde Henk nog een korte presentatie van de vernieuwbouwplannen van/bij De Kluft en de Thijsseschool.
D. Scholte, 28 september 2012
