VERSLAG van de tweede ledenvergadering van de SCIPIO Gebruikersvereniging d.d. 14 november 2007, gehouden in de Aker te Putten De volgende kerken/gemeentes waren vertegenwoordigd (zie ook presentielijst): Herv. Wijkgem. B.A. Eben Haëzerkerk, Apeldoorn, PG Assen, PG Noordlaren-Glimmen, HG Barneveld, HK Beekbergen, CGK Bunschoten, GK Ede, HG Elburg, PG i.w. Emmen, HG Ermelo, GKV Groningen-Noord, GKV Hardenberg-Baalder, GKV Harderwijk, HG Harderwijk, GK Hoogeveen, GKV De Opgang Hoogeveen, HG Hoogeveen, HG Joure, HG Leerdam, GK Lunteren, HK Ommen, HG Putten, GKB Rotterdam (4), CGK VeenendaalBethel, HHG Schoonrewoerd, PG ’s-Gravenhage, PG Vledder, HG Vriezenveen, PG Zaandam. Met kennisgeving afwezig: PG i.w. Apeldoorn, PG i.w. Beilen, VHG Odoorn, PG i.w. Montfoort, HG Nunspeet, GK Rotterdam-Kralingen, CGK Zwolle 1. Opening en welkom De voorzitter, mevr. Veldwisch, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Helaas is de opkomst wat lager dan verwacht (de vereniging telt nu 73 leden, 32 zijn vertegenwoordigd, er zijn 7 afmeldingen, van de rest is niets vernomen). De vereniging is nog “in oprichting” en het bestuur is “ad interim”. In deze vergadering zullen de statuten worden vastgesteld, daarna worden ze gedeponeerd bij een notaris in de woonplaats van de secretaris, Veenendaal. Hiermee komt dan tevens een eind aan de oprichtingsfase waarin de vereniging tot nu toe heeft verkeerd. Het afhandelen van alle formaliteiten rond de oprichting, het inventariseren van de wensen e.d. (enquête) en het opzetten van de website, hebben veel tijd gekost. Na vandaag kunnen bestuur en werkgroepen zich gaan bezighouden met de zaken waarvoor de vereniging is opgericht, namelijk de kennisplatformfunctie en de belangenbehartiging. 2. Vaststelling presentie Alle afgevaardigden hebben bij binnenkomst getekend (één per lid). Bij wijziging van contactpersoon dit graag even melden bij de secretaris. 3. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Notulen/besluitenlijst algemene ledenvergadering d.d. 13-03-2007 Zowel de notulen als de besluitenlijst worden ongewijzigd vastgesteld. Alle toezeggingen, genoemd op de besluitenlijst, zijn inmiddels nagekomen. 5. Mededelingen en terugblijk Het bestuur heeft na de vorige ledenvergadering drie keer vergaderd, namelijk op 20 maart, 15 mei en 25 september, telkens in Elburg. Daarbij zijn o.a. de volgende besluiten genomen c.q. afspraken gemaakt en uitgevoerd: 1. 2. 3. 4. 5.
De leden ontvangen een brief, de laatste versie van de statuten en het HR (per e-mail) met de mogelijkheid hierop nog één maal te reageren. De gebruikers die (nog) geen lid zijn worden nog één keer schriftelijk benaderd. Hagru wordt gevraagd nog één keer de mailing te verzorgen (naar de niet-leden) De vereniging kiest domicilie in Veenendaal. De aangepaste statuten en het HR (inclusief de eventuele aanpassingen die voortkomen uit punt 1) worden in de najaarsvergadering van 2007 vastgesteld.
1
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Er wordt twee keer per jaar een leden(jaar)vergadering gehouden: de voorjaarsvergadering (vaststellen jaarrekening) en de najaarsvergadering (vaststellen begroting). Hagru zou nieuwe gebruikers moeten wijzen op de gebruikersvereniging en de secretaris op de hoogte houden van nieuwe gebruikers. Zij ontvangen een folder en een aanmeldingsformulier. Als ze lid worden ontvangen ze de statuten met het HR. De najaarsvergadering wordt gehouden op woensdag 14 november 2007 om 13.30 uur in De Aker in Putten . De Werkgroep Kennisplatform houdt op korte termijn een enquête onder de leden. De Werkgroep Belangenbehartiging inventariseert intern de wensen en richt zich in eerste instantie op de communicatie met de PKN en de continuïteit bij Hagru. De invulling van het beleidsplan wordt nader besproken. De werkgroepen sturen hun tekst voor het beleidsplan naar de secretaris Er wordt een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. De secretaris vraag Hagru om een lijst met namen van Scipiogebruikers die geen lid zijn van de gebruikersvereniging. Namens het bestuur wordt een brief naar de Kleine Synode van de PKN gestuurd voor de vergadering van 28 september 2007 waarin wordt aangedrongen op het realiseren van de interface. De enquête wordt aangepast en met begeleidend schrijven door de secretaris verzonden naar de leden. De secretaris maakt een voorstel voor een rooster van aftreden. Na de ledenvergadering ontvangen de niet-leden nog één keer een verslag, met de uitnodiging lid te worden van de gebruikersvereniging.
De heer Dam van de GKV Hardenberg biedt aan zich sterk te maken voor het werven van leden onder GKV Scipiogebruikers. Vanuit de landelijke GKV kan hiervoor een advies worden bijgevoegd. Informatie over GKV- (en andere) Scipiogebruikers is opgevraagd bij en toegezegd door Hagru, maar is nog niet ontvangen. De voorzitter zegt toe dat de betreffende lijst vóór de volgende ledenvergadering beschikbaar is. Er zal graag gebruik worden gemaakt van het aanbod van de heer Dam. De secretaris is lid van de CGK, hij mag geen reclame maken in het landelijke blad maar hij zal wel een oproep plaatsen dat kerken die Scipio gebruiken zich bij hem melden voor het uitwisselen van ervaringen e.d. 6. Vaststelling statutenen 7. Vaststelling huishoudelijk reglement De conceptstatuten zijn tijdens de eerste ledenvergadering uitgebreid besproken. De daarbij gemaakte opmerkingen zijn verwerkt, vervolgens heeft men in april de aangepaste statuten ontvangen waarop eventueel nog weer gereageerd kon worden. Op voorstel van de voorzitter worden de statuten en het huishoudelijk reglement zonder verdere discussie vastgesteld. 8. Rapportage financiën a. Begroting 2008 en gedeeltelijke jaarrekening 2007 Bijna alle posten staan afzonderlijk genoemd op de begroting. Aangezien er nog zeven nieuwe leden bij zijn gekomen wordt het exploitatieresultaat, dat op 0 staat, positief. De jaarrekening geeft de stand van zaken op 10 oktober 2007 aan. b. Contributie 2008 In verband met het onder a. genoemde wordt de contributie van € 40,-- per lid in 2008 gehandhaafd. c. Benoeming kascommissie
2
De kascommissie zal worden gevormd door de heer De Jong van de GKV Groningen en mevr. Makkinga van de HK Ommen. De stukken worden per e-mail verzonden en de bevindingen kunnen eveneens per e-mail worden gerapporteerd. 9. Rapportage werkgroep kennisoverdracht De werkgroep bestaat uit zes personen, drie hebben zich beziggehouden met de enquête (de dames Moorlag, Frowijn en Versluis), en drie met de website (mevr. Oost en de heren De Boer en Slagter). Menno Haagsma heeft geholpen met het bouwen van de website, deze is in principe klaar en zou tijdens deze vergadering worden gepresenteerd. Helaas is de instructie nog niet gereed, waardoor geen vlotte presentatie kan plaatsvinden, daarom is er van afgezien. De leden ontvangen zo spoedig mogelijk een inlogcode en verdere informatie. De uitkomst van de enquête wordt getoond door middel van een powerpointpresentatie. Zie hiervoor de bijlage bij dit verslag. Mevr. Moorlag licht e.e.a. toe. Er zijn 65 enquêtes terugontvangen uit 39 verschillende kerkelijke gemeentes. Hoeveel % dit is kan niet worden gezegd, omdat de leden de enquête in de eigen gemeente hebben doorgestuurd naar een onbekend aantal personen. Twee enquêtes waren niet ingevuld, voor deze presentatie is uitgegaan van 63 ingevulde enquêtes. Helaas hebben zich geen mensen aangemeld voor het helpen beheren van de website, mevr. Moorlag doet nog eens de oproep zich hiervoor aan te melden. Op het laatste blad konden opmerkingen worden geplaatst, hiervan is veel gebruik gemaakt. Vaak betrof het zaken die al eens gevraagd waren aan Hagru maar waar geen reactie op gekomen was. Alle relevante opmerkingen/vragen worden doorgespeeld naar Hagru, ook die van de later ingeleverde enquêtes, waarvan de antwoorden niet in de presentatie zijn opgenomen. Hagru kan zelf inschatten welke zaken prioriteit hebben en een volgorde in de afhandeling aanbrengen. Als de website in de lucht is, kan ook via het forum worden geïnventariseerd welke zaken prioriteit hebben. De werkgroep houdt steeds de vinger aan de pols wat betreft de afhandeling door Hagru. De naam van de website is www.scipiogg.nl. Vragen en opmerkingen vanuit de vergadering: • Kunnen standaardhandelingen binnen de kerk voorzien van een handleiding op de website worden gezet? Wellicht kan dit in de toekomst, de enquête is een eerste inventarisatie van wensen en problemen. • Het werken met de rapportage-editor vereist kennis en vaardigheid. Uit de antwoorden is naar voren gekomen dat velen hiervoor graag een workshop willen volgen. Als men eenmaal weet hoe het werkt is het niet moeilijk en de mogelijkheden zijn dan legio. • Vaak is niet bekend dat er een nieuwe update beschikbaar is, buiten de normale releases rond juli en december. Graag op één of andere manier even een berichtje, met een opsomming van wat er veranderd of nieuw is. Overigens hoeft men niet op de site van Hagru te kijken of er een update is, binnen Scipio kan Help aangeklikt worden en daar kan men zien of er een nieuwe update is. 10. Rapportage Werkgroep Belangenbehartiging De werkgroep bestaat uit de heren Welgraven, Scheltus en Visser. De heer Vliek die ook deel uitmaakte van de werkgroep heeft zich, om belangenverstrengeling te voorkomen, teruggetrokken vanwege zijn nieuwe (deeltijd)functie als projectsecretaris van Numeri. Er is momenteel dus een vacature in de werkgroep, belangstellenden kunnen zich melden bij de heer Welgraven. De werkgroep kent drie aandachtsvelden, namelijk a. Hagru, b. de PKN en c. andere kerken.
3
Wat betreft c: hier is nog niets mee gedaan, dit komt volgend jaar aan de orde. a: Er zijn gesprekken geweest met Hagru, steeds in een goede sfeer. Men wil goed meewerken, maar het mag uiteraard niet teveel tijd kosten. De werkgroep krijgt een adviserende rol bij het uitbrengen van nieuwe releases, geen beslissende rol uiteraard, maar Hagru zal zeker rekening houden met de adviezen. Hetzelfde geldt overigens ook voor de werkgroep kennisplatform, de werkgroepen gaan dit gezamenlijk oppakken, ze fungeren daarbij niet alleen als doorgeefluik maar gaan zelf zaken rubriceren en houden er toezicht op dat afspraken worden nagekomen. Wat betreft de koppeling met andere pakketten is het beleid van Hagru erop gericht zoveel mogelijke koppelingen van en naar Scipio te realiseren. Als meerdere gebruikers een koppeling willen met een financieel pakket dan kan dat, mits men zelf de specificaties aanlevert. Een belangrijk punt, en tevens een punt van zorg, is de continuïteit bij Hagru. Na een eerste indringend gesprek hierover heeft Hagru de sources gedeponeerd bij een notaris in Sneek, onlangs is het functioneel ontwerp daar bijgevoegd. Verder zijn de procedures op papier gezet en ter beoordeling naar de werkgroep gezonden. Dit zijn stappen in de goede richting, maar het is niet voldoende. Immers, hoe weet men of de sources en het functioneel ontwerp bij de notaris up to date zijn, welke versie er draait bij wie en wie de beschikking krijgt over de gegevens als er iets gebeurt bij Hagru. Gesproken is over een eventuele Escrow-overeenkomst. Dan is er een derde partij die er toezicht op houdt dat de procedures op de juiste manier worden gevolgd en dat wijzigingen worden bijgehouden.. Hier hangt echter een prijskaartje aan en dat betekent o.a. dat de kosten voor de gebruikers omhoog gaan. De werkgroep heeft aangegeven dat dit, mits het binnen de perken blijft, acceptabel is. De kosten kunnen immers over alle gebruikers worden verdeeld. Er is nog geen besluit over genomen, Hagru heeft toegezegd het te onderzoeken. Op een vraag wordt geantwoord dat er geen verschillende versies van Scipio zijn voor verschillende kerken, maar er zijn verschillende versies voor de gebruikers binnen de kerken (b.v. de predikantenversie) en er zijn verschillende modules. Gevraagd wordt hoe het moet als Menno een tijd afwezig is. Dit blijft een punt van zorg, er is inmiddels een telefoniste die ook kan helpen bij bepaalde vragen, maar daarmee is de continuïteit niet gewaarborgd. Men stelt hoge eisen aan eventueel nieuw personeel en dat is ook goed, want Scipio is een stabiel programma en dat moet zo blijven. Het aantal gebruikers is echter nog steeds groeiende en dat geeft ook ruimte voor personeelsuitbreiding. b: Scipio wordt gebruikt door meerdere kerken, maar het grootste deel is lid van de PKN, hierdoor krijgt het contact met de PKN veel aandacht. Er zijn inmiddels gesprekken geweest met de directeur (telefonisch) en met de projectleiders Ab Berger en George-Jan le Roi. De insteek is telkens geweest: Wij gebruiken Scipio voor de lokale ledenadministratie, wij zijn daar erg tevreden over en wij willen Scipio blijven gebruiken. Wij willen niet gedwongen worden Numeri te gaan gebruiken, als er een nieuw systeem komt dan moet er een adequate koppeling komen voor tweezijdig mutatieverkeer. Over dit onderwerp is ook een brief gestuurd naar de Kleine Synode, met een kopie via de mail rechtstreeks naar de leden van deze Kleine Synode. Er zijn nog geen concrete toezeggingen gedaan, maar de gesprekken verlopen in een goede sfeer en de Scipio gebruikers worden, mede door de totstandkoming van de gebruikersvereniging, wel steeds meer serieus genomen. Het project Numeri verloopt
4
overigens zeer moeizaam en het rapport inzake de interface (tweezijdig mutatieverkeer) is nog steeds niet beschikbaar. Gevraagd wordt of een regulier contact met de PKN mogelijk is. Dit is niet het geval. Er is ook contact gezocht met de Baruch gebruikersvereniging, maar dat is op niets uitgelopen. Er zal wel een Numeri gebruikersvereniging worden opgericht, men heeft gevraagd of de Scipio gebruikersvereniging daar ook in wil participeren. Na een uitgebreide discussie heeft het bestuur besloten hier positief op te reageren, met name met het oog op het bewaken van de belangen van de Scipiogebruikers. Ook is gevraagd om deel te nemen aan de Klankbordgroep Numeri. Hierin zitten ook leden van de Baruch gebruikersvereniging, zij het op persoonlijke titel. Het bestuur zal zich hier nog op beraden. Met een verwijzing naar politieke geluiden wordt opgemerkt dat in de toekomst de SILA misschien wel verdwijnt. Numeri is voor een groot deel gebaseerd op gegevens vanuit de SILA, als deze informatievoorziening inderdaad verdwijnt, hoe gaat het dan verder met Numeri? Wellicht is het een idee dit eens aan te kaarten bij de PKN. 11. Beleidsplan Het beleidsplan is een kort en zakelijk plan, dat geldt voor een aantal jaren, met een activiteitenplan dat jaarlijks zal worden aangepast en op de najaarsledenvergadering zal worden gepresenteerd. De vergadering stemt in met het beleidsplan 2007-2011 en met de activiteitenplannen voor 2007 en 2008. Er is één kleine wijziging in het activiteitenplan voor 2008, namelijk bij b. Werkgroep Belangenbehartiging wordt de formulering: toezicht op procedures en continuïteit bij Hagru waaronder streven naar een escrow-overeenkomst.
12. Rondvraag • In een gemeente moeten de leden van de Gereformeerde kerk en de Hervormde gemeente worden samengevoegd vanwege een fusie. Dit is in Scipio geen enkel probleem. • Opgemerkt wordt dat het bestuur formeel opnieuw zou moeten worden gekozen nu de statuten en het HR zijn vastgesteld. Dit gebeurt door middel van applaus. 13. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Voor akkoord:
____________________ J. Veldwisch, voorzitter
_______________________ L. Geleynse, secretaris
5
