Verslag Evaluatieoverleg Projecten Openbare Ruimte Projectnaam:Marianumpark Projectnummer: 270706 Ambtelijk opdrachtgever: H. Schlooz Voorzitter projectevaluatie: H. Schlooz Projectcoördinator / notulist: H. van Baalen Datum evaluatie 16 december 2013 – 19.00 uur – woning Kan Doen Aanwezig: Kitty Verlinden, Mariëtte Bovend’ Eert, Gerard Dielen, Hien Liem, Huub Arts, Marie-Claire Laheije, Dave Dumont, Baerke Wijnen, Helene Schlooz, Clementine Stefels (later) en Hedwig van Baalen Afwezig: – Angeline van Mullekom en Laura Martelossi 1. Inleiding Er volgt een kort voorstelrondje, m.n. om twee medewerkers van de gemeente – Dave Dumont (ontwerp- en besteksvoorbereiding civiel) en Baerke Wijnen (Directievoerder – betrokken bij de uitvoering van de speelvoorziening, civieltechnische werken en groenvoorzieningen) voor te stellen. Het resultaat van deze evaluatie is zowel intern als extern van belang. Het definitief op te stellen verslag dient mede voor bestuurlijke terugkoppeling voor dit project als belangrijk pilot-project in het kader van het raadsprogramma SAM (Stad van Actieve Mensen). Daarnaast kan het definitief verslag door de leden van de werkgroep worden gebruikt voor het informeren van het wijkoverleg en het buurt- en bewonersnetwerk. Dit verslag vormt tevens de basis voor een interne projectevaluatie bij de afdeling Openbare Werken en Ontwikkelbedrijf van de Gemeente Venlo. Al in 2008 is de eerste ontwikkelingsvisie voor het gebied Marianumpark opgesteld en vanaf 2010 is de werkgroep van bewoners hierbij al actief betrokken. Echter wegens onduidelijke reden en steeds wisselende projectbegeleiding vanuit de gemeente zijn pas eind 2012 / begin 2013 de eerste concrete stappen gezet richting een realisatie (speelvoorziening). Deze lange voorgeschiedenis had een negatieve werking op het vertrouwen in de gemeente bij de betrokken buurtbewoners. 2. Status van het project – laatste stand van zaken. Aan de hand van de laatste projectvoortgangsrapportage van 28 oktober 2013 wordt kort de status van de verschillende onderdelen van het project besproken. Nadere uitwerking van een aantal besproken punten volgt verderop in het verslag. Bij de toelichting wordt ook even kort stilgestaan bij het kunstproject. Vorige week woensdag (11 december) heeft kunstenares Irene Fortuyn haar idee gepresenteerd. Het idee gaat uit van een vloer gemaakt van bewerkte bakstenen en vergulde bronzen tranen in de bomen op het bergje. De digitale versie van de presentatie is meegezonden met de conceptversie van dit verslag. Voor het terrein van het voormalig Marianumcollege zijn plannen van de werkgroep in voorbereiding. Intern bij de gemeente is de afspraak gemaakt dat er geen grond meer in het terrein wordt gereden. Daarnaast is er door de projectcoördinator het verzoek
ingediend bij de terreinbeheerder– het grondbedrijf – om een bijdrage te leveren aan het fatsoeneren van het terrein. Begin 2014 wordt dit door de werkgroep en de gemeente vervolgd om nog deze winter te komen tot een “tijdelijke” invulling van het terrein. De projectcoördinator heeft hiervoor overleg met de contactpersonen, dhr. Liem en mevr. Laheije. Medio het 1e kwartaal van 2014 – afhankelijk van de voortgang van de afronding van het project - wordt een volgende voortgangsrapportage opgesteld. Deze vormt dan tevens de eindrapportage bij het project. Deze rapportage wordt eveneens met de bestuurlijk opdrachtgever – wethouder Ramon Testroote – besproken. 3. Planning / tijd Het totale project is goed binnen de gestelde planning verlopen. De voorbereiding en realisatie van de speelvoorziening verliep voorspoediger dan de voorbereiding en realisatie van de trappen en de paden. Na een lange voorgeschiedenis, waarin verschillende planvisies zijn uitgewerkt, heeft het buurt- en bewonersoverleg Venlo-Oost verzocht om de planuitwerking bij de bewoners neer te leggen in het kader van Buurt aan Zet. De visies en vooronderzoeken waren echter nog te weinig concreet om de stap naar een DO met bestek te maken, zodat er evengoed nog veel tijd en uren nodig waren. Met name de fase waarin van een Voorlopig Ontwerp (VO) toegewerkt moest worden naar een Definitief Ontwerp (DO) heeft het project te traag gelopen. De achterstand die daarbij is ontstaan is door de gemeente ingehaald in de fase van besteksvoorbereiding t.b.v. het halen van de geplande eindoplevering van het project op 31-12-2013. Om de stap van een VO naar een DO te versnellen wordt als tip aangedragen om meer te werken met 3D-impressie tekeningen. Voor mensen die niet thuis zijn in de vakwereld en het lastig vinden om een tekening te lezen kan een 3D- impressie goed werken voor het maken van een keuze in het ontwerp. Bij dit project is van de trap aan de Kapelaan Nausstraat een tweetal varianten in 3D uitgewerkt. Deze zijn onder meer gebruikt bij de informatieavond voor de wijk. Het maken van goede 3D-impressies kost veel tijd en geld en heeft hier niet direct een tijdwinst opgeleverd. De planning is regelmatig aangepast, maar deze is onvoldoende in beeld geweest om hier door de werkgroep grip te houden op de voortgang van het project. 4. Kwaliteit (maakbaarheid, materialen) Speelvoorziening Het ontwerp zoals het door Yalp is gepresenteerd valt met name tegen wat betreft de terreininrichting. Het betreft hier o.a. de boomstammen (te dun) en de gemetselde muurtjes (slechte kwaliteit / andere uitstraling). Deze voldoen niet aan het referentie plaatje zoals deze door Yalp is gepresenteerd. In de contractdocumenten tussen Yalp en de gemeente is de kwaliteit van de terreininrichting onvoldoende gewaarborgd. Het is belangrijk om hier meer over vast te leggen, bijvoorbeeld door het aanleveren van meer gedetailleerdere beschrijvingen en werktekeningen. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te communiceren over de kwaliteit die men hier kan verwachten. Inhoudelijk worden er nog opmerkingen gemaakt over de kwaliteit van de gebruikte buizen in de muurtjes. Hierbij wordt aangegeven dat het beter was geweest als de
werkgroepleden ook betrokken waren geweest bij de uitvoering. Voor de overige onderdelen is daarom een contactpersoon aangesteld voor de uitvoering. De kwaliteit van de buis is goed, maar het gekozen materiaal past niet in de natuurlijke omgeving. Paden en trappen – civieltechnische werken De kwaliteit van de paden en trappen is naar tevredenheid van zowel de bewoners als gemeente. De gemeente geeft daarbij aan zeer tevreden te zijn over de goede prijs- kwaliteit verhouding van de door Giverbo geleverde traptreden. Deze zijn precies gemaakt conform de opgestelde wensen en eisen. Bij gebruik van de trap wordt nu aangegeven dat de “anti-slip”-strook op de trappen wellicht wat breder mag zijn. Tijdens de uitvoering is het te gebruiken materiaal voor te paden gewijzigd. Dit is in goed overleg en met betrokkenheid van uit de werkgroep besloten en heeft een beter eindresultaat opgeleverd. Vanuit de werkgroep wordt de dank uitgesproken dat alles in het werk gesteld is om de bomen bij de gymzaal aan de Casinoweg grotendeels te behouden. Bij de aanleg van de trap aan de Kapelaan Nausstraat is de aannemer gestuit op een grote boomwortel. In telefonisch overleg met de directievoerder is besloten deze op een kundige manier te verwijderen. Dit is echter niet naar tevredenheid van de werkgroep verlopen. Het blijft een belangrijk aandachtspunt bij dit soort projecten om hier beter met de werkgroep over te communiceren. De onderzijde van de trap aan de Johannes Boscostraat blijft nog een op te lossen aandachtspunt. Vanuit de werkgroep is hier de wens uitgesproken om een hekje te plaatsen om te voorkomen dat de jeugd hier rechtdoor de straat op kan schieten. Het trottoir is hier echter te smal voor om dit volgens de norm te kunnen realiseren. Bij de entree aan de Kapelaan Nausstraat zijn “stepping stones” aangebracht. Volgens de bewoners / gebruikers hiervan liggen deze te ver uit elkaar. Deze zijn aangelegd zoals met de werkgroep besproken, maar in praktijk blijkt het voor veel mensen toch dat ze te grote passen moeten nemen om van steen naar steen te kunnen stappen. Historische bouwkundige elementen In de offerte van Van Horck zaten meer m2 stucwerk dan nu buiten is uitgevoerd. Volgens de werkgroep had deze aannemer meer m2 moeten afkappen en voorzien van nieuw stucwerk. De uitvoering van deze werkzaamheden is vanuit de gemeente begeleid door een bouwkundige van het team Bouwbeheer. Hij heeft in overleg met de aannemer de keuze gemaakt om alleen de losse delen van het stucwerk te verwijderen en opnieuw op te zetten. Zowel vanuit de gemeente als vanuit de werkgroep is het bijzonder lastig gebleken om goed grip te houden op de kwaliteit die door deze aannemer diende te worden geleverd. De werkgroep is niet erg tevreden met de kwaliteit die tot op heden is geleverd. Veel opmerkingen gaan daarbij over het kleurverschil tussen bestaand en nieuw werk. De gemeente gaat daarbij af op het oordeel van de deskundige vanuit het team bouwbeheer. Die geeft aan geen twijfels te hebben over de deugdelijkheid van het geleverde resultaat. De aannemer verwacht dat de visuele afwijking in de nabije toekomst zal verdwijnen. De werkgroep geeft aan hier duidelijk twijfels over te hebben.
De contactpersoon voor dit onderwerp heeft tijdens de voorbereiding aangegeven hier graag meerdere bedrijven voor een offerte te hebben benaderd. Wegens weinig tijd heeft dit niet plaatsgevonden. De voorbereiding en het geleverde resultaat zijn daarom onvoldoende. Om de aannemer te houden aan zijn afspraken zijn deze bij oplevering schriftelijk door de gemeente vastgelegd. Als tip voor de toekomst wordt aangegeven dat het wellicht beter was geweest als de aannemer eerst een aantal proefstukken had gemaakt en deze door zowel de werkgroep als de gemeente waren beoordeeld. Ook hierbij is het belangrijk te blijven communiceren over het resultaat dat hier mag worden verwacht. Overige zaken De afdeling Beheer is van het begin van het project voldoende betrokken geweest. De gemeentelijke beheerders geven aan tevreden te zijn over de geleverde kwaliteit van o.a. de speelvoorziening, paden en trappen. Deze elementen worden zonder noemenswaardige opmerkingen overgedragen en opgenomen in het gemeentelijk onderhoudsprogramma. De scheur in de muur aan de Ursulinenstraat is onvoldoende in beeld geweest tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project. Hier maakt de werkgroep zich zorgen over. Het advies wordt meegegeven om dit te blijven monitoren. Op het moment dat de scheur zichtbaar in omvang toeneemt kan dit worden gemeld bij de gemeente. Dit kan via het servicepunt van de gemeente via invulformulieren op www.venlo.nl of telefonisch op nummer 14077. Het wordt wel aangeraden om dit via de juiste weg te doen om te zorgen voor een tijdig – binnen een daarvoor gestelde termijn – te geven antwoord door de juiste verantwoordelijke binnen de gemeente. Uiteraard zal ook de gemeente regelmatig de constructie controleren op veiligheid. 5. Meer- minderwerk Op de uitvoering van de speelvoorzieningen is meer-werk geweest ten aanzien van de valondergronden. In het werk is er toch voor gekozen om bepaalde ondergronden met rubber aan te leggen i.p.v. alleen met een ondergrond van gras te volstaan. De beheerder heeft hier opdracht voor gegeven met het vooruitzicht dat bepaalde ondergronden toch zeer intensief gebruikt gaan worden en hier dan modderige plekken en kuilen kunnen gaan ontstaan. Deze aanpassingen hebben ook geleid tot een aanpassing in de gemeentelijk richtlijnen voor aanleg van speelvoorzieningen. Op het bestek van de paden en de trappen is geen noemenswaardig meer-werk geweest. Kleine extra klussen zijn uitgevoerd met de TBS-uren en stelposten die al in de aanneemsom waren inbegrepen. De groenaannemer heeft als extra klus het aanbrengen van gietranden bij de bomen opgedragen gekregen. Deze werkzaamheden zijn op verzoek van de beheerder groenvoorzieningen. De gietranden maken het mogelijk om effectiever water te kunnen geven in de eerste groeiseizoenen van de bomen. 6. Financiën Een update van het financieel overzicht wordt aan de contactpersoon financiën van de werkgroep overhandigd.
De kosten voor planvoorbereiding bij dit project zijn zeer fors. Dit heeft zowel een oorzaak in de historie van het project, als ook na de doorstart als SAM-project. De aanleiding hiervoor zit in veel facetten. In de eerste fase van het project als SAM-project is door gemeente een scherpe raming opgesteld voor de voorbereiding van het project. Hierbij werd uitgegaan van een vlotte doorloop van het project en van een grote bijdrage vanuit de werkgroep van bewoners. De aanname – zoals deze door de politiek is gesteld - dat de gemeente “participeert” in een project van bewoners van deze omvang is hierbij echter veel te simpel gesteld. Over het algemeen kan men er niet van uitgaan dat bewoners op de hoogte zijn van wat volgens wettelijke en gemeentelijke richtlijnen wel en niet kan en vaak zijn ze onvoldoende kundig om dit proces te managen. Veel werkzaamheden zijn hierdoor toch door de projectcoördinator van de gemeente opgepakt. Bij de aftrap van de doorstart van het project heeft gemeentelijk bestuur de bewoners als belangrijk opdracht meegegeven om op zoek te gaan naar aanvullende middelen via goede doelen en fondsen. In de praktijk blijkt het echter een illusie te zijn dat je zondermeer voor financiële bijdragen van fondsen in aanmerking komt. Bij diverse fondsen is door de werkgroep een aanvraag ingediend, maar tot op heden is geen enkele aanvraag toegekend. Een van de oorzaken hiervoor is de voorwaarde van fondsen dat bij een aanvraag een goedgekeurde/vastgestelde begroting en verantwoording toegevoegd dient te worden. Dit had tot gevolg dat hiervoor de projectraming is gebruikt bij aanvragen. Hierbij werd de post ‘Onvoorzien’ te hoog geacht. Over de begeleiding die de werkgroep hierbij gekregen heeft vanuit de gemeente is men totaal niet tevreden. Deze persoon heeft weinig kunnen bijdragen aan een effectievere fondsenwerving, omdat hij geen fondsenspecialist is maar een subsidioloog. Wellicht kan de kans voor het verkrijgen van bijdragen van fondsen vergroot worden, indien leden van raadsfracties in de jury’s van fondsen zouden deelnemen. In begin 2014 zal nog een aanvraag voor een ‘Voucher’ voor een gemeentelijke bijdrage worden ingediend. De projectcoördinator stelt voor om bij deze aanvraag te ondersteunen, zodat deze subsidie wel kan worden toegekend. Eind januari wordt hiervoor een afspraak ingepland. De prognose van 2014 is dat er nog een klein restbudget beschikbaar is in het project. Het gaat hier naar schatting om een bedrag van ongeveer € 6.000,-. Het voorstel is om dit bedrag te reserveren voor het inrichten van het terrein van het vm. Marianumcollege (€ 5.000,-) en om te gebruiken voor een feestelijke opening van het park (€ 1.000,-) De bijdrage voor het kunstwerk bedraagt € 10.000,-. Dit bedrag is al gereserveerd en hoeft dus niet van het restbudget te worden bekostigd. 7. Communicatie Er heeft veel communicatie plaatsgevonden tussen de werkgroep en de gemeente. In de eerste helft van 2013 verliep deze communicatie niet altijd even efficiënt wat het wederzijds vertrouwen en besluitvaardigheid niet ten goede kwam tijdens het proces. Door het instellen van contactpersonen vanuit de werkgroep die verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel is deze communicatiestroom een stuk verbeterd.
De werkgroep is zelf verantwoordelijk geweest voor de communicatie naar de wijk en de buurt. De leden van de groep hebben dit vooral gedaan in gesprek met de directe buren en mede straatbewoners. Naar de wijk is gecommuniceerd via het Buurt- en Bewonersnetwerk (B & BN). Op bijeenkomsten van het B & BN is door leden van de werkgroep de stand van zaken van het project toegelicht. 8. Voortgangsrapportage Aan het begin van het 3e en het 4e kwartaal zijn officiële voortgangsrapportages opgesteld. Deze zijn ook bestuurlijk teruggekoppeld. Medio het 1e kwartaal van 2014 wordt de volgende rapportage opgesteld. Tijdens het project zijn de afspraken tussen de werkgroep en de gemeente vastgelegd door middel van verslagen. De opmerking wordt gemaakt dat het voor de voortgang van het project belangrijk is dat men zich houdt aan deze gemaakte afspraken. Hier is niet in alle gevallen sprake van geweest. Het benoemen van de contactpersonen heeft ook hierin verbetering gebracht. 9. Projectorganisatie Het project kent een lange voorgeschiedenis, waarbij de projectorganisatie meerdere malen is gewijzigd. Ook het project optuigen als SAM-project heeft nog belangrijke veranderingen met zich meegebracht. Het plan opdelen in deelprojecten – Speelvoorziening, paden & trappen, groenvoorziening en braakliggend terrein – heeft wel voor een doorbraak gezorgd in de planvorming. Hierop kon een concrete projectorganisatie worden ingericht vanuit de werkgroep die beter kon sturen op daadwerkelijke realisatie van het project. Het aanwijzen van contactpersonen heeft, zoals al op meerdere plaatsen is beschreven, deze organisatie overzichtelijk gemaakt en de lijnen tussen werkgroep en gemeente verkort. Dit had echter al veel eerder moeten plaatsvinden waardoor de werkgroep het gevoel had onvoldoende bij de uitvoeringsvoorbereiding betrokken te worden. Intern hebben voldoende controles plaatsgevonden op ontwerp en bestek door deskundigen, maar deze waren voor de werkgroep niet zichtbaar. Voor de uitwerking van de plannen van het braakliggend terrein van het voormalig Marianumcollege wordt Marie-Claire voorgesteld als nieuwe contactpersoon. Voor de organisatie van een feestelijke opening van het gehele park in het voorjaar van 2014 krijgt Clementine de rol van contactpersoon. 10. Raakvlakken / risicomanagement. De planning en een oplevering in 2013 vormde het belangrijkste te beheersen risico. Een uitgebreide risico-scan is niet uitgevoerd. Ook had een goed vooronderzoek / inventarisatie van de huidige situatie tijdwinst kunnen opleveren voor het project. In die fase hadden al enkele zaken, zoals o.a. de slechte staat van de bouwkundige elementen eerder kunnen worden opgemerkt en in de uitwerking van het project worden meegenomen 11. Oplevering/overdracht De werkzaamheden zijn vrijwel allemaal opgeleverd. Een aandachtspunt hierbij is de gestelde garantietermijnen. In de opdracht van de speelvoorzieningen zijn deze expliciet benoemd. Bij de civieltechnische werken geldt een onderhoudstermijn van 6
maanden na oplevering. In verband met het afrekenen van het project voor het einde van 2013 zijn bepaalde facturen al op voorhand betaald, alvorens een definitieve eindoplevering heeft plaatsgevonden. In goed vertrouwen dienen de laatste opleverpunten nog door de aannemer te worden afgewerkt. Het park wordt in basis overgenomen in het regulier beheer en onderhoud van de gemeente Venlo. Het beheer op een andere of aanvullende wijze regelen, o.a. door inzet van Kan Doen heeft op dit moment nog onvoldoende vorm gekregen. De inzet van Kan doen voor reguliere beheertaken blijkt in praktijk niet mogelijk. De groep is wel nog steeds actief in contact met Kan Doen en de Buurtmoestuin om alsnog een groep van actieve bewoners te vormen die met het park en/of het terrein van het voormalig Marianumcollege aan de slag wil gaan. Mevrouw Laheije is de contactpersoon voor de inrichting van het terrein voormalig Marianumcollege (project fase 3). Dhr. Liem van het wijkoverleg zal de werkgroep hierbij ondersteunen. Aan mevr. Laheije de taak om hiervoor voldoende vrijwilligers/buurtbewoners te vinden die dit samen met ‘Kan Doen’ kunnen gaan oppakken. Het op orde brengen van het terrein en de realisatie van een hondenvoorziening zijn hier voor rekening en organisatie van de gemeente Venlo. Nader overleg over de aanpak van project fase 3 volgt in januari. Ook de werkgroep zelf zal zich nog moeten beraden hoe zij na beëindiging van het project nog verder gaan. Door het project hebben ze een ruime ervaring opgedaan die ook bij andere projecten in de wijk van nut kan zijn. Daarnaast is het ook belangrijk dat er voldoende activiteit en zorg blijft vanuit de omwonenden voor het Marianumpark. 12. Conclusie / afronding De belangrijkste conclusie die kan worden gesteld is dat men tevreden is met het resultaat. Het doel van het project om van het park weer een aantrekkelijk en uitnodigende plek te maken voor de wijk is geslaagd. De belangrijkste leerpunten die te halen zijn uit het proces die tot dit resultaat hebben geleid zijn: - Een zorgvuldige communicatie over verwachtingen van buurtbewoners aan de voorkant van een project is een voorwaarde voor een vruchtbare en plezierige samenwerking. Deze dienen goed te worden beschreven. - Het binnenhalen van financiële bijdragen van goede doelen door bewoners, zoals door de politiek gewenst, blijkt erg lastig en is veelal een illusie (lot uit de loterij). Goede ondersteuning en samenwerking is hierin onontbeerlijk en hiervan is bij dit project helaas geen sprake geweest. - Belangrijk is om de gewenste kwaliteit van het gewenst eindresultaat goed te beschrijven en te borgen in duidelijke schriftelijk documentatie. Dit maakt toetsing van partijen beter mogelijk. - De aanname dat de gemeente “participeert” in een project van bewoners is te simpel gesteld. Over het algemeen kan men er niet van uitgaan dat bewoners op de hoogte zijn van wat volgens wettelijke en gemeentelijke richtlijnen en wat wel en niet kan en zijn ze vaak onvoldoende kundig om het proces dat behoort bij het project goed te managen. Het moet meer gezocht worden in een intensieve
samenwerking, waarbij beide partijen hun kennis en kunde op een goede manier kunnen inzetten. - Het instellen van contactpersonen heeft de communicatie tussen werkgroep en gemeente verbeterd en heeft het verantwoordelijkheidsgevoel van de individuele groepsleden vergroot.
Verslag Evaluatieoverleg Projecten Openbare Ruimte Projectnaam:Marianumpark Projectnummer: 270706 Ambtelijk opdrachtgever: H. Schlooz Voorzitter projectevaluatie: H. Schlooz Projectcoördinator / notulist: H. van Baalen Datum evaluatie 16 december 2013 – 19.00 uur – woning Kan Doen Aanwezig: Kitty Verlinden, Mariëtte Bovend’ Eert, Gerard Dielen, Hien Liem, Huub Arts, Marie-Claire Laheije, Dave Dumont, Baerke Wijnen, Helene Schlooz, Clementine Stefels (later) en Hedwig van Baalen Afwezig: – Angeline van Mullekom en Laura Martelossi 1. Inleiding Er volgt een kort voorstelrondje, m.n. om twee medewerkers van de gemeente – Dave Dumont (ontwerp- en besteksvoorbereiding civiel) en Baerke Wijnen (Directievoerder – betrokken bij de uitvoering van de speelvoorziening, civieltechnische werken en groenvoorzieningen) voor te stellen. Het resultaat van deze evaluatie is zowel intern als extern van belang. Het definitief op te stellen verslag dient mede voor bestuurlijke terugkoppeling voor dit project als belangrijk pilot-project in het kader van het raadsprogramma SAM (Stad van Actieve Mensen). Daarnaast kan het definitief verslag door de leden van de werkgroep worden gebruikt voor het informeren van het wijkoverleg en het buurt- en bewonersnetwerk. Dit verslag vormt tevens de basis voor een interne projectevaluatie bij de afdeling Openbare Werken en Ontwikkelbedrijf van de Gemeente Venlo. Al in 2008 is de eerste ontwikkelingsvisie voor het gebied Marianumpark opgesteld en vanaf 2010 is de werkgroep van bewoners hierbij al actief betrokken. Echter wegens onduidelijke reden en steeds wisselende projectbegeleiding vanuit de gemeente zijn pas eind 2012 / begin 2013 de eerste concrete stappen gezet richting een realisatie (speelvoorziening). Deze lange voorgeschiedenis had een negatieve werking op het vertrouwen in de gemeente bij de betrokken buurtbewoners. 2. Status van het project – laatste stand van zaken. Aan de hand van de laatste projectvoortgangsrapportage van 28 oktober 2013 wordt kort de status van de verschillende onderdelen van het project besproken. Nadere uitwerking van een aantal besproken punten volgt verderop in het verslag. Bij de toelichting wordt ook even kort stilgestaan bij het kunstproject. Vorige week woensdag (11 december) heeft kunstenares Irene Fortuyn haar idee gepresenteerd. Het idee gaat uit van een vloer gemaakt van bewerkte bakstenen en vergulde bronzen tranen in de bomen op het bergje. De digitale versie van de presentatie is meegezonden met de conceptversie van dit verslag. Voor het terrein van het voormalig Marianumcollege zijn plannen van de werkgroep in voorbereiding. Intern bij de gemeente is de afspraak gemaakt dat er geen grond meer in het terrein wordt gereden. Daarnaast is er door de projectcoördinator het verzoek
ingediend bij de terreinbeheerder– het grondbedrijf – om een bijdrage te leveren aan het fatsoeneren van het terrein. Begin 2014 wordt dit door de werkgroep en de gemeente vervolgd om nog deze winter te komen tot een “tijdelijke” invulling van het terrein. De projectcoördinator heeft hiervoor overleg met de contactpersonen, dhr. Liem en mevr. Laheije. Medio het 1e kwartaal van 2014 – afhankelijk van de voortgang van de afronding van het project - wordt een volgende voortgangsrapportage opgesteld. Deze vormt dan tevens de eindrapportage bij het project. Deze rapportage wordt eveneens met de bestuurlijk opdrachtgever – wethouder Ramon Testroote – besproken. 3. Planning / tijd Het totale project is goed binnen de gestelde planning verlopen. De voorbereiding en realisatie van de speelvoorziening verliep voorspoediger dan de voorbereiding en realisatie van de trappen en de paden. Na een lange voorgeschiedenis, waarin verschillende planvisies zijn uitgewerkt, heeft het buurt- en bewonersoverleg Venlo-Oost verzocht om de planuitwerking bij de bewoners neer te leggen in het kader van Buurt aan Zet. De visies en vooronderzoeken waren echter nog te weinig concreet om de stap naar een DO met bestek te maken, zodat er evengoed nog veel tijd en uren nodig waren. Met name de fase waarin van een Voorlopig Ontwerp (VO) toegewerkt moest worden naar een Definitief Ontwerp (DO) heeft het project te traag gelopen. De achterstand die daarbij is ontstaan is door de gemeente ingehaald in de fase van besteksvoorbereiding t.b.v. het halen van de geplande eindoplevering van het project op 31-12-2013. Om de stap van een VO naar een DO te versnellen wordt als tip aangedragen om meer te werken met 3D-impressie tekeningen. Voor mensen die niet thuis zijn in de vakwereld en het lastig vinden om een tekening te lezen kan een 3D- impressie goed werken voor het maken van een keuze in het ontwerp. Bij dit project is van de trap aan de Kapelaan Nausstraat een tweetal varianten in 3D uitgewerkt. Deze zijn onder meer gebruikt bij de informatieavond voor de wijk. Het maken van goede 3D-impressies kost veel tijd en geld en heeft hier niet direct een tijdwinst opgeleverd. De planning is regelmatig aangepast, maar deze is onvoldoende in beeld geweest om hier door de werkgroep grip te houden op de voortgang van het project. 4. Kwaliteit (maakbaarheid, materialen) Speelvoorziening Het ontwerp zoals het door Yalp is gepresenteerd valt met name tegen wat betreft de terreininrichting. Het betreft hier o.a. de boomstammen (te dun) en de gemetselde muurtjes (slechte kwaliteit / andere uitstraling). Deze voldoen niet aan het referentie plaatje zoals deze door Yalp is gepresenteerd. In de contractdocumenten tussen Yalp en de gemeente is de kwaliteit van de terreininrichting onvoldoende gewaarborgd. Het is belangrijk om hier meer over vast te leggen, bijvoorbeeld door het aanleveren van meer gedetailleerdere beschrijvingen en werktekeningen. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te communiceren over de kwaliteit die men hier kan verwachten. Inhoudelijk worden er nog opmerkingen gemaakt over de kwaliteit van de gebruikte buizen in de muurtjes. Hierbij wordt aangegeven dat het beter was geweest als de
werkgroepleden ook betrokken waren geweest bij de uitvoering. Voor de overige onderdelen is daarom een contactpersoon aangesteld voor de uitvoering. De kwaliteit van de buis is goed, maar het gekozen materiaal past niet in de natuurlijke omgeving. Paden en trappen – civieltechnische werken De kwaliteit van de paden en trappen is naar tevredenheid van zowel de bewoners als gemeente. De gemeente geeft daarbij aan zeer tevreden te zijn over de goede prijs- kwaliteit verhouding van de door Giverbo geleverde traptreden. Deze zijn precies gemaakt conform de opgestelde wensen en eisen. Bij gebruik van de trap wordt nu aangegeven dat de “anti-slip”-strook op de trappen wellicht wat breder mag zijn. Tijdens de uitvoering is het te gebruiken materiaal voor te paden gewijzigd. Dit is in goed overleg en met betrokkenheid van uit de werkgroep besloten en heeft een beter eindresultaat opgeleverd. Vanuit de werkgroep wordt de dank uitgesproken dat alles in het werk gesteld is om de bomen bij de gymzaal aan de Casinoweg grotendeels te behouden. Bij de aanleg van de trap aan de Kapelaan Nausstraat is de aannemer gestuit op een grote boomwortel. In telefonisch overleg met de directievoerder is besloten deze op een kundige manier te verwijderen. Dit is echter niet naar tevredenheid van de werkgroep verlopen. Het blijft een belangrijk aandachtspunt bij dit soort projecten om hier beter met de werkgroep over te communiceren. De onderzijde van de trap aan de Johannes Boscostraat blijft nog een op te lossen aandachtspunt. Vanuit de werkgroep is hier de wens uitgesproken om een hekje te plaatsen om te voorkomen dat de jeugd hier rechtdoor de straat op kan schieten. Het trottoir is hier echter te smal voor om dit volgens de norm te kunnen realiseren. Bij de entree aan de Kapelaan Nausstraat zijn “stepping stones” aangebracht. Volgens de bewoners / gebruikers hiervan liggen deze te ver uit elkaar. Deze zijn aangelegd zoals met de werkgroep besproken, maar in praktijk blijkt het voor veel mensen toch dat ze te grote passen moeten nemen om van steen naar steen te kunnen stappen. Historische bouwkundige elementen In de offerte van Van Horck zaten meer m2 stucwerk dan nu buiten is uitgevoerd. Volgens de werkgroep had deze aannemer meer m2 moeten afkappen en voorzien van nieuw stucwerk. De uitvoering van deze werkzaamheden is vanuit de gemeente begeleid door een bouwkundige van het team Bouwbeheer. Hij heeft in overleg met de aannemer de keuze gemaakt om alleen de losse delen van het stucwerk te verwijderen en opnieuw op te zetten. Zowel vanuit de gemeente als vanuit de werkgroep is het bijzonder lastig gebleken om goed grip te houden op de kwaliteit die door deze aannemer diende te worden geleverd. De werkgroep is niet erg tevreden met de kwaliteit die tot op heden is geleverd. Veel opmerkingen gaan daarbij over het kleurverschil tussen bestaand en nieuw werk. De gemeente gaat daarbij af op het oordeel van de deskundige vanuit het team bouwbeheer. Die geeft aan geen twijfels te hebben over de deugdelijkheid van het geleverde resultaat. De aannemer verwacht dat de visuele afwijking in de nabije toekomst zal verdwijnen. De werkgroep geeft aan hier duidelijk twijfels over te hebben.
De contactpersoon voor dit onderwerp heeft tijdens de voorbereiding aangegeven hier graag meerdere bedrijven voor een offerte te hebben benaderd. Wegens weinig tijd heeft dit niet plaatsgevonden. De voorbereiding en het geleverde resultaat zijn daarom onvoldoende. Om de aannemer te houden aan zijn afspraken zijn deze bij oplevering schriftelijk door de gemeente vastgelegd. Als tip voor de toekomst wordt aangegeven dat het wellicht beter was geweest als de aannemer eerst een aantal proefstukken had gemaakt en deze door zowel de werkgroep als de gemeente waren beoordeeld. Ook hierbij is het belangrijk te blijven communiceren over het resultaat dat hier mag worden verwacht. Overige zaken De afdeling Beheer is van het begin van het project voldoende betrokken geweest. De gemeentelijke beheerders geven aan tevreden te zijn over de geleverde kwaliteit van o.a. de speelvoorziening, paden en trappen. Deze elementen worden zonder noemenswaardige opmerkingen overgedragen en opgenomen in het gemeentelijk onderhoudsprogramma. De scheur in de muur aan de Ursulinenstraat is onvoldoende in beeld geweest tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project. Hier maakt de werkgroep zich zorgen over. Het advies wordt meegegeven om dit te blijven monitoren. Op het moment dat de scheur zichtbaar in omvang toeneemt kan dit worden gemeld bij de gemeente. Dit kan via het servicepunt van de gemeente via invulformulieren op www.venlo.nl of telefonisch op nummer 14077. Het wordt wel aangeraden om dit via de juiste weg te doen om te zorgen voor een tijdig – binnen een daarvoor gestelde termijn – te geven antwoord door de juiste verantwoordelijke binnen de gemeente. Uiteraard zal ook de gemeente regelmatig de constructie controleren op veiligheid. 5. Meer- minderwerk Op de uitvoering van de speelvoorzieningen is meer-werk geweest ten aanzien van de valondergronden. In het werk is er toch voor gekozen om bepaalde ondergronden met rubber aan te leggen i.p.v. alleen met een ondergrond van gras te volstaan. De beheerder heeft hier opdracht voor gegeven met het vooruitzicht dat bepaalde ondergronden toch zeer intensief gebruikt gaan worden en hier dan modderige plekken en kuilen kunnen gaan ontstaan. Deze aanpassingen hebben ook geleid tot een aanpassing in de gemeentelijk richtlijnen voor aanleg van speelvoorzieningen. Op het bestek van de paden en de trappen is geen noemenswaardig meer-werk geweest. Kleine extra klussen zijn uitgevoerd met de TBS-uren en stelposten die al in de aanneemsom waren inbegrepen. De groenaannemer heeft als extra klus het aanbrengen van gietranden bij de bomen opgedragen gekregen. Deze werkzaamheden zijn op verzoek van de beheerder groenvoorzieningen. De gietranden maken het mogelijk om effectiever water te kunnen geven in de eerste groeiseizoenen van de bomen. 6. Financiën Een update van het financieel overzicht wordt aan de contactpersoon financiën van de werkgroep overhandigd.
De kosten voor planvoorbereiding bij dit project zijn zeer fors. Dit heeft zowel een oorzaak in de historie van het project, als ook na de doorstart als SAM-project. De aanleiding hiervoor zit in veel facetten. In de eerste fase van het project als SAM-project is door gemeente een scherpe raming opgesteld voor de voorbereiding van het project. Hierbij werd uitgegaan van een vlotte doorloop van het project en van een grote bijdrage vanuit de werkgroep van bewoners. De aanname – zoals deze door de politiek is gesteld - dat de gemeente “participeert” in een project van bewoners van deze omvang is hierbij echter veel te simpel gesteld. Over het algemeen kan men er niet van uitgaan dat bewoners op de hoogte zijn van wat volgens wettelijke en gemeentelijke richtlijnen wel en niet kan en vaak zijn ze onvoldoende kundig om dit proces te managen. Veel werkzaamheden zijn hierdoor toch door de projectcoördinator van de gemeente opgepakt. Bij de aftrap van de doorstart van het project heeft gemeentelijk bestuur de bewoners als belangrijk opdracht meegegeven om op zoek te gaan naar aanvullende middelen via goede doelen en fondsen. In de praktijk blijkt het echter een illusie te zijn dat je zondermeer voor financiële bijdragen van fondsen in aanmerking komt. Bij diverse fondsen is door de werkgroep een aanvraag ingediend, maar tot op heden is geen enkele aanvraag toegekend. Een van de oorzaken hiervoor is de voorwaarde van fondsen dat bij een aanvraag een goedgekeurde/vastgestelde begroting en verantwoording toegevoegd dient te worden. Dit had tot gevolg dat hiervoor de projectraming is gebruikt bij aanvragen. Hierbij werd de post ‘Onvoorzien’ te hoog geacht. Over de begeleiding die de werkgroep hierbij gekregen heeft vanuit de gemeente is men totaal niet tevreden. Deze persoon heeft weinig kunnen bijdragen aan een effectievere fondsenwerving, omdat hij geen fondsenspecialist is maar een subsidioloog. Wellicht kan de kans voor het verkrijgen van bijdragen van fondsen vergroot worden, indien leden van raadsfracties in de jury’s van fondsen zouden deelnemen. In begin 2014 zal nog een aanvraag voor een ‘Voucher’ voor een gemeentelijke bijdrage worden ingediend. De projectcoördinator stelt voor om bij deze aanvraag te ondersteunen, zodat deze subsidie wel kan worden toegekend. Eind januari wordt hiervoor een afspraak ingepland. De prognose van 2014 is dat er nog een klein restbudget beschikbaar is in het project. Het gaat hier naar schatting om een bedrag van ongeveer € 6.000,-. Het voorstel is om dit bedrag te reserveren voor het inrichten van het terrein van het vm. Marianumcollege (€ 5.000,-) en om te gebruiken voor een feestelijke opening van het park (€ 1.000,-) De bijdrage voor het kunstwerk bedraagt € 10.000,-. Dit bedrag is al gereserveerd en hoeft dus niet van het restbudget te worden bekostigd. 7. Communicatie Er heeft veel communicatie plaatsgevonden tussen de werkgroep en de gemeente. In de eerste helft van 2013 verliep deze communicatie niet altijd even efficiënt wat het wederzijds vertrouwen en besluitvaardigheid niet ten goede kwam tijdens het proces. Door het instellen van contactpersonen vanuit de werkgroep die verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel is deze communicatiestroom een stuk verbeterd.
De werkgroep is zelf verantwoordelijk geweest voor de communicatie naar de wijk en de buurt. De leden van de groep hebben dit vooral gedaan in gesprek met de directe buren en mede straatbewoners. Naar de wijk is gecommuniceerd via het Buurt- en Bewonersnetwerk (B & BN). Op bijeenkomsten van het B & BN is door leden van de werkgroep de stand van zaken van het project toegelicht. 8. Voortgangsrapportage Aan het begin van het 3e en het 4e kwartaal zijn officiële voortgangsrapportages opgesteld. Deze zijn ook bestuurlijk teruggekoppeld. Medio het 1e kwartaal van 2014 wordt de volgende rapportage opgesteld. Tijdens het project zijn de afspraken tussen de werkgroep en de gemeente vastgelegd door middel van verslagen. De opmerking wordt gemaakt dat het voor de voortgang van het project belangrijk is dat men zich houdt aan deze gemaakte afspraken. Hier is niet in alle gevallen sprake van geweest. Het benoemen van de contactpersonen heeft ook hierin verbetering gebracht. 9. Projectorganisatie Het project kent een lange voorgeschiedenis, waarbij de projectorganisatie meerdere malen is gewijzigd. Ook het project optuigen als SAM-project heeft nog belangrijke veranderingen met zich meegebracht. Het plan opdelen in deelprojecten – Speelvoorziening, paden & trappen, groenvoorziening en braakliggend terrein – heeft wel voor een doorbraak gezorgd in de planvorming. Hierop kon een concrete projectorganisatie worden ingericht vanuit de werkgroep die beter kon sturen op daadwerkelijke realisatie van het project. Het aanwijzen van contactpersonen heeft, zoals al op meerdere plaatsen is beschreven, deze organisatie overzichtelijk gemaakt en de lijnen tussen werkgroep en gemeente verkort. Dit had echter al veel eerder moeten plaatsvinden waardoor de werkgroep het gevoel had onvoldoende bij de uitvoeringsvoorbereiding betrokken te worden. Intern hebben voldoende controles plaatsgevonden op ontwerp en bestek door deskundigen, maar deze waren voor de werkgroep niet zichtbaar. Voor de uitwerking van de plannen van het braakliggend terrein van het voormalig Marianumcollege wordt Marie-Claire voorgesteld als nieuwe contactpersoon. Voor de organisatie van een feestelijke opening van het gehele park in het voorjaar van 2014 krijgt Clementine de rol van contactpersoon. 10. Raakvlakken / risicomanagement. De planning en een oplevering in 2013 vormde het belangrijkste te beheersen risico. Een uitgebreide risico-scan is niet uitgevoerd. Ook had een goed vooronderzoek / inventarisatie van de huidige situatie tijdwinst kunnen opleveren voor het project. In die fase hadden al enkele zaken, zoals o.a. de slechte staat van de bouwkundige elementen eerder kunnen worden opgemerkt en in de uitwerking van het project worden meegenomen 11. Oplevering/overdracht De werkzaamheden zijn vrijwel allemaal opgeleverd. Een aandachtspunt hierbij is de gestelde garantietermijnen. In de opdracht van de speelvoorzieningen zijn deze expliciet benoemd. Bij de civieltechnische werken geldt een onderhoudstermijn van 6
maanden na oplevering. In verband met het afrekenen van het project voor het einde van 2013 zijn bepaalde facturen al op voorhand betaald, alvorens een definitieve eindoplevering heeft plaatsgevonden. In goed vertrouwen dienen de laatste opleverpunten nog door de aannemer te worden afgewerkt. Het park wordt in basis overgenomen in het regulier beheer en onderhoud van de gemeente Venlo. Het beheer op een andere of aanvullende wijze regelen, o.a. door inzet van Kan Doen heeft op dit moment nog onvoldoende vorm gekregen. De inzet van Kan doen voor reguliere beheertaken blijkt in praktijk niet mogelijk. De groep is wel nog steeds actief in contact met Kan Doen en de Buurtmoestuin om alsnog een groep van actieve bewoners te vormen die met het park en/of het terrein van het voormalig Marianumcollege aan de slag wil gaan. Mevrouw Laheije is de contactpersoon voor de inrichting van het terrein voormalig Marianumcollege (project fase 3). Dhr. Liem van het wijkoverleg zal de werkgroep hierbij ondersteunen. Aan mevr. Laheije de taak om hiervoor voldoende vrijwilligers/buurtbewoners te vinden die dit samen met ‘Kan Doen’ kunnen gaan oppakken. Het op orde brengen van het terrein en de realisatie van een hondenvoorziening zijn hier voor rekening en organisatie van de gemeente Venlo. Nader overleg over de aanpak van project fase 3 volgt in januari. Ook de werkgroep zelf zal zich nog moeten beraden hoe zij na beëindiging van het project nog verder gaan. Door het project hebben ze een ruime ervaring opgedaan die ook bij andere projecten in de wijk van nut kan zijn. Daarnaast is het ook belangrijk dat er voldoende activiteit en zorg blijft vanuit de omwonenden voor het Marianumpark. 12. Conclusie / afronding De belangrijkste conclusie die kan worden gesteld is dat men tevreden is met het resultaat. Het doel van het project om van het park weer een aantrekkelijk en uitnodigende plek te maken voor de wijk is geslaagd. De belangrijkste leerpunten die te halen zijn uit het proces die tot dit resultaat hebben geleid zijn: - Een zorgvuldige communicatie over verwachtingen van buurtbewoners aan de voorkant van een project is een voorwaarde voor een vruchtbare en plezierige samenwerking. Deze dienen goed te worden beschreven. - Het binnenhalen van financiële bijdragen van goede doelen door bewoners, zoals door de politiek gewenst, blijkt erg lastig en is veelal een illusie (lot uit de loterij). Goede ondersteuning en samenwerking is hierin onontbeerlijk en hiervan is bij dit project helaas geen sprake geweest. - Belangrijk is om de gewenste kwaliteit van het gewenst eindresultaat goed te beschrijven en te borgen in duidelijke schriftelijk documentatie. Dit maakt toetsing van partijen beter mogelijk. - De aanname dat de gemeente “participeert” in een project van bewoners is te simpel gesteld. Over het algemeen kan men er niet van uitgaan dat bewoners op de hoogte zijn van wat volgens wettelijke en gemeentelijke richtlijnen en wat wel en niet kan en zijn ze vaak onvoldoende kundig om het proces dat behoort bij het project goed te managen. Het moet meer gezocht worden in een intensieve
samenwerking, waarbij beide partijen hun kennis en kunde op een goede manier kunnen inzetten. - Het instellen van contactpersonen heeft de communicatie tussen werkgroep en gemeente verbeterd en heeft het verantwoordelijkheidsgevoel van de individuele groepsleden vergroot.
