Versienummer: 01 Page 1 of 12

Auteur:

Titel document: Financieel beheer van onderzoeksprojecten Document eigenaar:

Status:

P. Lambin, M. Jacobs, B. Vluggen Te bespreken in: B-MT-vergadering

P. Lambin

Definitief

d.d.: 19-12-2011

Versienummer:

Document type:

Ingangsdatum:

Evaluatie/Vervaldatum:

2011/01

MT-protocol

01-01-2012

01-01-2014

Titel document: financieel beheer van onderzoeksprojecten Ingangsdatum: 01-01-2012 Versienummer: 01

Evaluatie/Vervaldatum: 01-01-2014 Page 1 of 12

Financieel beheer van onderzoeksprojecten Introductie Binnen MAASTRO vinden activiteiten plaats op het gebied van patiëntenzorg wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Zie Figuur 1 voor bepalen van onderscheid ‘Onderzoek’ en innovatie dat tot ‘Patiëntenzorg’ hoort. Onderzoek onderscheidt zich van de andere kernactiviteiten van MAASTRO clinic op een aantal wijzen. • Onderzoek heeft eigen specifieke organisatiekarakteristieken. Er zijn divisies, onderzoekslijnen, principal investigators (PI), co-investigators, samenwerkingspartners, tijdelijke medewerkers, medewerkers met vaste aanstelling met zowel klinische als onderzoekstaken, trial commissie, beleidsmedewerker onderzoek. • Onderzoek wordt vaak extern gefinancierd met per financieringsbron specifieke eisen. Verschillende financiers hebben verschillende voorwaarden (soms wordt bijvoorbeeld geen overhead gefinancierd). • De lange termijn financiering van onderzoek is onzeker, er zijn vaak opstart- en overbruggingskredieten nodig. • Onderzoek is over het algemeen projectmatig van aard. • Onderzoek heeft andere output criteria. • Voor een continue financiering van onderzoeksprojecten is het noodzakelijk om voldoende financiële reserves aan te houden. Deze dienen als financiële buffer in de volgende situaties: (1) overbruggingsfinanciering om projecten door te laten lopen tussen verschillende grants, (2) personeel met een vaste aanstelling dat normaal gezien betaald wordt met grants moet hiervan tijdelijk betaald kunnen worden, (3) Innovatieve projecten die nog niet in aanmerking komen voor subsidies kunnen hiervan worden gefinancierd. • Er is afstemming nodig tussen de strategie van MAASTRO en de strategie van GROW/MUMC. Gezien de groei van de onderzoeksactiviteiten (zowel personeel als financieel) is een transparant financieel beheer binnen MAASTRO clinic noodzakelijk, dat voldoet aan de volgende kenmerken en eisen: • Een duidelijk systeem waarin de belangen van onderzoek en financiën in evenwicht zijn, in acht nemende dat enerzijds PI ‘s goed op de hoogte dienen te zijn van alle financiële ‘in and outs’ van hun onderzoeksprojecten en anderzijds de afdeling Business Control een professionele rol heeft ten aanzien van de administratie van de onderzoeksfunctie en de extern opgelegde AO/IC regels (administratieve organisatie/interne controle) en verantwoordelijk is voor het bewaken van de financiële positie van MAASTRO CLINIC. • Een transparante en logische projectadministratie en -rapportage, welke begrijpelijk en toegankelijk is voor de projectleiders. Naar analogie van het UMGROW model. • Inzicht en differentiatie in de resultaten van de verschillende segmenten binnen MAASTRO clinic: patiëntenzorg-innovatie, onderzoek, onderwijs.



Figuur 1: Is het onderzoek of innovatie in de patiëntenzorg? Is het onderzoek al gepubliceerd?

Nee

Ja Staat het in officiële goedgekeurde richtlijnen (lokale, regionale, MAASTRO clinic)

Onderzoek Ja

Nee, betaald door zorgverzekeraars?

Ja

Patiëntenzorg

Nee

Onderzoek

In deze SOP een aantal uitgangspunten voor (financieel) beheer van onderzoek Uitgangspunten: ALGEMEEN: 1. In de administratie worden vanaf 1 januari 2012 de 3 kernactiviteiten van MAASTRO te weten patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs onderscheiden als separate financiële resultaatverantwoordelijke eenheden. Er wordt een percentage vastgesteld dat jaarlijks door MAASTRO clinic wordt bijgedragen ten behoeve van de resultaat verantwoordelijke eenheid onderzoek (R&D budget) 2. Onderzoeksvoorstellen incl. grant aanvragen worden voorgelegd aan een wetenschappelijke commissie ter inhoudelijke en strategische beoordeling (MSS + in geval van klinisch onderzoek de trialcommissie). 3. Indien er een inhoudelijke goedkeuring is van de MSS worden door de PI met ondersteuning van de beleidsmedewerkers en Businesscontrol twee begrotingen opgesteld: een externe begroting (richting financiers in kader externe verantwoording en met als doel zoveel mogelijk opbrengsten te acquireren) en een interne begroting (waarin consequenties MAASTRO helder zijn en het echte financiële resultaat van een project zichtbaar kan worden gemaakt). In de interne begroting wordt ook afgesproken welke formatie “in kind” ten laste komt van onderzoek evenals van welke andere resources van Clinic gebruik wordt gemaakt 4. De interne begroting wordt goedgekeurd in het B-MT in de aanwezigheid van de PI indien voor het onderzoek resources van MAASTRO clinic worden ingezet en is daarna leidend voor businesscontrol 5. Elk onderzoeksproject, waarop activiteiten plaatsvinden, krijgt een kostenplaats.



6. De PI van het onderzoeksproject is de beheerder van de kostenplaats. De PI krijgt toegang via Decision, en krijgt via de procuratieregeling beperkt budgetbevoegdheid tot 5000 euro. Conform de procuratie regeling kan de PI anderen aanduiden die gemachtigd zijn kosten goed te keuren (bv in afwezigheid). 7. Vanaf 2012 worden de gerealiseerde WBSO opbrengsten toegerekend aan de projecten en beschikbaar gesteld voor onderzoek. 8. Hoewel het zinvol kan zijn bij aankoop van apparatuur te bezien of er mogelijkheden zijn voor onderzoek zullen bij onderhandelingen en contracten twee separate trajecten worden gevolgd. De aanschaf van apparatuur zal eerst uitonderhandeld worden alvorens de onderhandelingen over onderzoek te starten. In principe worden er geen combinatiecontracten (onderzoek/patiëntenzorg) opgesteld die niet transparant zijn in de scheiding van de kosten/opbrengsten onderzoek en kosten/opbrengsten patiëntenzorg maar separate contracten. Het merendeel van de leveranciers wenst c.q. mag dit overigens zelf ook niet meer vanuit integriteitsregelgeving. 9. Soms kunnen verrichtingen die al in de reguliere patiëntenzorg gebeuren te gelde worden gemaakt in een onderzoeksproject. De desbetreffende opbrengst is voor de onderzoekslijn 10. Voor niet extern gefinancierd onderzoek is er een procedure afgesproken (zie Figuur 2). 11. Omgaan met verlies: bepaalde activiteiten zijn financieel niet neutraal b.v. DCM. Het is een strategisch besluit van de raad van bestuur om bepaalde activiteiten toch te continueren (zie ook Figuur 2) binnen het vastgestelde MAASTRO R&D budget. Als een bepaalde onderzoeker een verlies heeft op één van zijn projecten het is zijn verantwoordelijkheid om dat verlies te compenseren met andere inkomsten en/of met zijn algemene reserve. Het is niet zo dat onderzoeker x het verlies van onderzoeker y zal compenseren met zijn algemeen reserve. Het project gelabeld reserve (bijvoorbeeld van een Europese grant) mag niet zomaar gebruikt worden om een verlies elders te compenseren (dat project-gelabeld geld moet gebruikt worden voor dat specifieke project). Als de compensatie niet lukt dan is een plan in overleg met de RvB nodig (bij voorbeeld stoppen met onderzoek…).Indien de resultaatverantwoordelijke eenheid onderzoek het toegekende R&D budget overschrijdt wordt dat in principe het volgend jaar gekort op de MAASTRO bijdrage R&D tenzij de directie anders beslist



Figuur 2: Fiattering niet-externe gefinancierde onderzoeksprojecten

Is het project extern gefinancierd of door “restgeld” van MAASTRO Cancer Foundation?

Ja

Nee

Documenteren via beleidsmedewerker (Financieel neutraal?, schriftelijke toestemming?...)

Extra inkomsten via DBC te verwachten (patientenzorg budget)?

Ja b.v. arthrose, pancreas

Nee Voorbereidend werk voor toekomstige grants?

Documenteren met een “mini businessplan”: winst? Financieel neutraal? Ja. Deadline, maximale kosten doorgeven

Advies managementteam

Strategisch belang? (beleidsplan of strategisch plan) Verbetering van de zorg? Samenwerking met bedrijf?

Besluit directie

Kosten? Zit het in de begroting?

Nee

Ja, of twijfel

Besluit directie: No Go - Go (budget?)

Nee

Stop: Het project wordt afgekeurd



OVERHEAD_HEFFING: Met inachtneming van het gestelde in punt 15 (GROW) zal voor alle projecten die externe gefinancierd zijn (ook WBSO geld)l in de interne begroting overhead worden geheven die doorbelast wordt aan de desbetreffende kostenplaats. 12. de maximale hoogte van deze overhead volgt het percentage dat GROW in rekening brengt voor overhead. Peildatum 1 januari 2012 is dat 14 % 13. Voor projecten waar meer dan 14 % overhead in de subsidie is opgenomen gaat 14% overhead naar MAASTRO clinic, het overige wordt behouden voor onderzoek. 14. Voor de KWF fellowships wordt slechts 8% overhead geheven aangezien het project heel simpel is en de wetenschappers vaak in het buitenland zit. 15. Voor de projecten die worden beheerd door GROW, wordt geen heffing genomen die ten laste gaat van de desbetreffende onderzoeksgelden aangezien GROW al een heffing neemt. In de administratie zal in de resultaatverantwoordelijke eenheid onderzoek de overheadheffing van 14 % als bijdrage van MAASTRO clinic aan onderzoek worden verantwoord aangezien er wel overheadkosten zijn Bovenstaande uitgangspunten zijn schematisch weergegeven in Figuur 2. Figuur 2: Omgaan met overhead-heffing Goedgekeurd project van MAASTRO clinic: Percentage overhead? (Mc hanteertt geen overhead op door GROW beheerde projecten)

14% of 8% (KWF fellowship)

>14% (EC 20%)

Geen overhead formeel toegelaten (bv KWF)

Meenemen als overhead

14% meenemen als overhead + de rest storten op project gelabelde reserve

14% meenemen als overhead op basis van kosten van vast personeel (wordt ook bij UM gedaan)

GROW: 16. Onderzoeksgeld kan worden aangevraagd namens de verschillende entiteiten: GROW/UM of MAASTRO clinic, verkregen subsidie wordt dan ook beheerd door GROW/UM of MAASTRO clinic. Zie Figuur 3 voor de richtlijnen omtrent aanvragen en Figuur 4 voor inzicht ten aanzien van de financiering van onderzoeksformatie. 17. Indien de inkomsten bij GROW worden beheerd en kosten bij MAASTRO worden gemaakt, factureert Businesscontrol GROW. 18. Een goed overleg een goede verstandhouding met de financiële afdeling van GROW is nodig. Vaak zijn er facturen gestuurd naar GROW gewoon om geld naar MAASTRO clinic te halen a) om te vermijden dat surplus naar de ABR GROW gaat (waar het geld niet gebruikt kan worden) of b) om meer vrijheid te hebben om dat geld te gebruiken (eventueel voor andere projecten). Een voorbeeld is PET scans die al worden gefinancierd door patiëntenzorg geld. Deze procedure vinden we prima maar moet wel transparant zijn. Titel document: financieel beheer van onderzoeksprojecten Ingangsdatum: 01-01-2012 Versienummer: 01


Figuur 3: Beslisboom richtlijnen aanvraag onderzoeksgeld: GROW of MAASTRO clinic?

Grant GROW of MAASTRO clinic

Labwork

Ja

GROW

Nee

Belangrijk voor UM output (bv hoogleraarschap, minimum werving per jaar?...)

Ja

Nee

GROW

Waar aanstelling van personeel?

UM

MAASTRO clinic (bv vast personeel…)

GROW

MAASTRO clinic



Figuur 4: Hoe wordt een onderzoeksformatie betaald?

Onderzoeksformatie “y”

azM - UM?

Ja

Nee

Vaste formatie?

MAASTRO clinic?

Ja

Nee

azM - UM

Externe grant

Ja

Nee

Speerpunt van de strategie?

Ja

MAASTRO clinic, met goedkeuring B-MT

Externe financiering bijv. bedrijf, andere instelling….

Nee

Externe financiering + 14% overhead

FINANCIELE MANAGEMENT VAN DE PROJECTEN: 19. Goede interne communicatie tussen projectleiders, beleidsmedewerkers, Business Control en P&O is essentieel voor een goede administratieve vastlegging van de projecten. Het is van belang dat wijzigingen in de opzet of inhoud van projecten (bv. formatie, doorbelasten van scans, etc.) voor alle betrokkenen helder zijn en eenduidig vast komen te liggen. 20. Voor businesscontrol is te allen tijde de geparafeerde interne begroting leidend. Indien wijzigingen in de interne begroting aan de orde zijn dient de PI via de beleidsmedewerker deze wijzigingen door te geven aan businesscontrol en, indien het de inzet van personeel betreft, tevens aan de afdeling P&O. De tijdigheid van het doorgeven van wijzigingen is essentieel. 21. Voor de communicatie met P&O (aanname van onderzoekspersoneel, wijzigingen in de inzet van personeel op projecten) maakt de beleidsmedewerker gebruik van de daartoe ontwikkelde standaardformulieren van P&O, waarbij het van belang is dat Titel document: financieel beheer van onderzoeksprojecten Ingangsdatum: 01-01-2012 Versienummer: 01


altijd wordt aangegeven op welke kostenplaats (welk project) een wijziging betrekking heeft. Het is de verantwoordelijkheid van P&O om toe te zien dat deze formulieren volledig worden ingevuld. Dit waarborgt dat vanuit de maandelijkse salarisverwerking een juiste toerekening van salariskosten naar de projecten plaatsvindt zodat de realisatie van de interne begroting nauwkeurig kan worden gemonitored. 22. Aankopen (alle out-of-pocket kosten incl. reizen/congressen) in het kader van onderzoeksprojecten volgen de inkoop procedure na voorafgaande toestemming van de budgethouder, behalve als het gaat over persoonlijk budget. 23. Contracten met externe financiers moeten getekend worden door de raad van bestuur van MAASTRO clinic en/of de directie van GROW-MUMC. 24. Contacten en contracten met externe financiers zullen worden ondersteund door de beleidsmedewerker onderzoek en medewerkers van businesscontrol. Zij zullen zorgdragen voor standaard contracten en betalingsregelingen als ook de afhandeling, verder beheer van de contracten en het beheren van de relatie met GROW. 25. Alle inkomsten zullen worden geboekt op de kostenplaats van het project, zie Figuur 5. 26. Principal Investigators (PI) en businesscontrol zijn beide ervoor verantwoordelijk dat regulier overleg tussen hen beide plaatsvindt 27. Belangrijke besluiten worden altijd overlegd met de PI , b.v. niet het geld van reserve gelabeld voor projecten aanwenden om een verlies elders te compenseren. Als een PI een potentiële riskant besluit wil nemen (b.v. iemand aannemen voor een project, voordat dit project officieel goedgekeurd is) moet dat getoetst worden door de directie. 28. Per project, moet geld gereserveerd worden voor toekomstige verplichtingen. Per project, willen we weten wat de niet gereserveerde kosten zijn en wat de reserve is. 29. Er vindt maandelijks overleg plaats met de hoogleraar-directeur (nieuwe afspraak maken indien reguliere afspraak door omstandigheden vervalt). Om de voortgang van alle onderzoeksprojecten te monitoren Agenda voor overleg met de hoogleraar

directeur: -

financiële stand van zaken resultaatverantwoordelijke eenheid onderzoek projecten WBSO DCM MAASTRO cancer foundation (per kwartaal) persoonlijke kosten PL (per kwartaal) aandachtspunten uit overleg met andere programmaleiders



Figuur 5: Omgaan met inkomsten gelabeld aan een project

Inkomsten op project “x”

Gaat het om uitgaven uit het verleden?

Ja, Gaat het over echte projectgelabelde kosten?

Ja

Boeken

Nee, nog te maken kosten?

Differentiëren wat gereserveerd moet worden (bv grants voor tijdelijke medewerkers) + wat niet gereserveerd hoeft te worden

Nee

Fictieve kosten of kosten al gedekt door patiëntenzorgbudget of een andere project (bv FDG CTPET)

Maandelijks communiceren met de onderzoeker

Op reserve van de het project

BELEID-BEGROTINGCYCLUS: 30. Elk jaar in september, tijdens de beleidscyclus, zal elk onderzoeksproject worden beoordeeld op basis van output criteria (papers, impact factor, promotie, patenten, toepassing patiëntenzorg) en financiële status, tevens zullen dan de verwachte inkomsten en uitgaven voor komend jaar worden vastgesteld. 31. Elk jaar in oktober-november, tijdens de beleidscyclus, zal een begroting gemaakt worden (personeel, materiële kosten, overhead…) voor elk onderzoeksproject. RESERVE: 32. Een reserve opbouwen: In feite zijn er verschillende reserves; 1.) van gelabeld geld (aan projecten) of 2.) niet-gelabeled geld. Die inkomsten van die reserve kunnen zijn: a) WBSO geld, b) geld gekregen voor activiteiten die worden gefinancierd door patiëntenzorg geld (b.v. CTPET simulaties met FDG), c) surplus aan het einde van projecten (geld voor niet gelabelde reserve). 33. De financiële resultaten van projecten blijven behouden voor de onderzoeksfunctie en ze worden a a-priori niet naar het eigen vermogen van MAASTRO clinic overgeheveld. De onderzoekers beslissen over de aanwending van deze middelen (en deze vloeien dus niet naar de kliniek). De kosten worden in de boekhouding verantwoord als vooruitbetaalde gelden. Met de externe accountant worden afspraken gemaakt dat deze gelden worden voorzien zodat ze niet het jaarresultaat van MAASTRO clinic beïnvloeden, ic laten schommelen Van deze onderzoeks‘reserve’ wordt een extracomptabel overzicht bijgehouden door Business Control ten behoeve van de programmaleiders. Titel document: financieel beheer van onderzoeksprojecten Ingangsdatum: 01-01-2012 Versienummer: 01


TOT SLOT

•

Het " projectmanagement en project control van Maastro Clinic" is in de bijgaande procesbeschrijving opgenomen: G:\Stafgroep\AO-IC\AO-IC Proces Projectmanagement & Project Control. Hier wordt nader ingegaan op taken, verantwoordelijkheden, de diverse functies en documenten/formulieren die het proces ondersteunen in o.a. de beheersbaarheid.



Bijlage: Template Overzicht van projecten (ook WBSO): N° Project (MAASTRO)

Naam project1

PI2

TekenB.2

Contract (Y/N, instelling)3

Start datum4

Eind datum5

Totale opbrengst6

Overhead7 (%, €)

Matching MAASTRO clinic8

Interne begroting Project9 personeel Materieel

Totaal realisatie

1. Officiële interne naam goedgekeurd door de PI 2. Principal investigator, inhoudelijk en financieel verantwoordelijk; TekenB.: wie heeft de tekenbevoegdheid? 3. Beschikbaar bij FINAD (Yes-No), financierende instelling (b.v. EC, KWF, STW, Varian…) 4. Start datum op het contract 5. Eind datum of het contract 6. Totale opbrengst alles samen 7. Officiële overhead bij de subsidiegever: 0%, 8%, 12% + bedrag in euro 8. Bijdrage personeel b.v. 0.1 FTE RTO.) 9. De interne begroting is vaak anders van de externe begroting (bv iemand die al gefinancierd is door Mc kan wel uren op een project schrijven maar niet betaald worden door dat project). Bijlage 2: Inventaris wetenschappelijk personeel van MAASTRO clinic (niet GROW, TU/e) Naam, Voornaam

Functie (PhD, postdoc…)

Contract (vast, tijdelijk; start eind)

Project

Supervisor

Financiering (naam project, instelling)

Uur registratie (b.v. WBSO, EC, Interreg, CTMM…)

Titel document: financieel beheer van onderzoeksprojecten Ingangsdatum: 01-01-2012 Versienummer: 2011/01


Verwachte eindresultaat

Versienummer: 01 Page 1 of 12

Recommend Documents