Leerlingenbegeleiding Activiteiten Registratie Systeem Soort document Gebruikt voor Datum verspreiding Vervaldag Verantwoordelijke
Verslag LARS Stuurgroep Nvt Hilde Denys
VERGADERING STUURGROEP – SCHAARBEEK , 24/03/2015 VERSLAG Aanwezig: Belkacem Agounne, Develter Ulrich, D’Oosterlinck Patrick, Denys Hilde, Goossens Pieter, Grielens Stefan, Luyten Luc, Schadron Thomas, Vandermeulen Marina, Verdegem André Verontschuldigd: Coucke Rita, Ruth Dufromont, Hebbrecht Hans, Van den Berg Pessie, Vandelannoote Hans, Vandermeersch Dries,
1. Goedkeuring vorig verslag
Het verslag wordt goedgekeurd. Pagina 2 bovenaan is er sprake van een actieplan, dit zal nog mee opgenomen worden bij de stand van zaken LARS. 2. Stand van zaken LARS
Op dit ogenblik zijn er geen nieuwigheden. We doen vooral aan bugfixing van fouten in het systeem zelf die niet werk belemmerend zijn. Stabiliteit van LARS blijft primordiaal. Blijkbaar is dat op dit ogenblik wel zo, gezien de aard van de vragen bij de helpdesk. Ook vanuit de vergadering wordt dit beaamd. De vraag wordt daarbij wel gesteld naar een stresstest voor het uploaden van veel documenten tegelijk bijvoorbeeld eind augustus. Dat is gebeurd door de ontwikkelaars en is gelukt, maar met het icoontje. In de toekomst moet dat er opnieuw komen vanuit journaalblad, maar moet ook getest worden dan. Het is uiteraard belangrijk om niet allemaal tegelijk op het zelfde ogenblik te beginnen uploaden. Alertheid langs de kant van de centra en langs de kant van LARS blijft dus belangrijk. Er zijn een aantal zaken achter de schermen gebeurd met betrekking tot CREON. Er wordt nu gewerkt met het principe van “on behalf of”, en dit in het kader van veiligheidsbeleid. Dit betekent dat de ontwikkelaars en Hilde Denys steeds met eigen naam moeten inloggen. Men kan dan wel “on behalf of” inloggen met een gebruikersnaam maar in de logfiles is dit perfect te bekijken. Inloggen met een algemeen administrator login valt op die manier weg. Dit moet zeker opgenomen worden in de documenten rond veiligheid op de website. Het accesbestand is enkel toegankelijk voor de administrators. De knop is verdwenen, de gegevens zijn wel nog beschikbaar. De centra hebben wel toegang tot hun eigen gegevens via de excel file. Men moet er zich wel van bewust zijn dat de cijfers aangevuld zijn door het feit dat activiteiten afgewerkt worden. Hier moet binnen de werkgroep toch over nagedacht worden hoe men daar mee omgaat. Eigenlijk zou iemand toegang moeten krijgen tot wat al die openstaande activiteiten zijn. We moeten er alvast blijven op wijzen dat zoveel mogelijk activiteiten worden afgewerkt op het einde van het schooljaar, dat is ook belangrijk voor de nomfiches. Ook in het kader van M-decreet moeten we goed weten hoe dit werkt, zeker omdat men dit monitort vanuit de overheid. Wellicht moeten we dit ook best een keer bekijken met de mensen die bezig zijn met de implementatie van het M-decreet.
verslag LARS-stuurgroep 24/03/2015
pg. 1 van 5
Alle centra zijn ondertussen aangesloten op documentbeheer en LARS blijft daarbij ook stabiel. Een aantal centra zijn daarin al zeer actief. De cijfers zullen opnieuw opgevraagd worden. Duidelijk is wel dat centra daar hun eigen proces in gaan en keuzes maken. Belangrijk zal toch wel zijn dat we toch tot afspraken komen rond wat uniformiteit, ook al in het kader van uitwisseling van elektronische dossiers. De werkgroep nomenclatuur is bezig met de handleiding te herzien, gezien er nogal wat veranderd is. Daarnaast is er ook de vraag naar de uniforme naamgeving van documenten in functie van het opladen ervan. De vraag wordt daarbij ook gesteld of dit niet kan geautomatiseerd worden. Dit is op één van de vorige stuurgroepen ook aan bod gekomen. Dit moet zeker begin volgend schooljaar opnieuw herbekeken worden. Het actieplan zoals afgesproken in het vorige verslag heeft wat vertraging opgelopen door externe omstandigheden, maar ondertussen wordt daar stevig rond gewerkt. We zijn ons bewust van de urgentie daaromtrent. 3. Stand van zaken rond K&G
Ondertussen is Kind en Gezin opnieuw rechtstreeks met LARS in gesprek gegaan, nadat het vitalink-spoor toch niet zo evident lijkt. Bedoeling is om een point-to-point verhaal te schrijven. K & G krijgt de vrijheid om bijvoorbeeld vanaf 01/02 alle dossiers te digitaliseren, zelfs met terugwerkende kracht. LARS moet zich dus klaarmaken om dossiers op één of andere manier te ontvangen. In eerste instantie gaat het om een pdf-alleen lezen. Kind en Gezin zal dus de gegevens op een SFTP-server plaatsen waar LARS ze kan ophalen, en dit op RR-nummer en als tweede sleutel naam en voornaam. We moeten opletten dat we geen dingen moeten veranderen als Vitalink er toch zou komen, want dan zal Kind en Gezin daar mee in zee gaan. LARS moet alleszins goed nadenken dat we niet in een systeem terechtkomen waarin de totale administratielast ook bij de CLB’s terechtkomt. Het moet dus efficiënt zijn. Indien we in een andere fase terechtkomen van gestructureerde overdrachten van informatie dan moeten we nadenken op welke wijze dat moet gebeuren en conform de privacywetgeving. Het e-Health verhaal gaat meer over gebruikersbeheer. Maar tegelijk is het probleem ook dat we geen e-Health certificaat hebben. Na de paasvakantie is er een nieuw overleg voorzien. Er moet alleszins ook bekeken worden wat in de huidige machtiging staat voor gebruik van RR-nummer. Vanaf volgend schooljaar zullen we weten over hoeveel digitale dossiers van Kind en Gezin het gaat. De elektronische uitwisseling kan dus ten vroegste volgend schooljaar. Zolang er papieren dossiers zijn, dan worden die uitgewisseld. Wat betreft Vaccinnet: indien we een e-Health certificaat hebben dan zou de overdracht gemakkelijk zijn, beweert men. Vaccinnet geeft aan dat wij de vaccinatiegraad kunnen krijgen als we reclame maken via onze brieven dat ze bij hun mutualiteit via “mijn dossier” zelf de vacinatiekaart kan gaan raadplegen. Huisartsen worden ook op die manier aangemoedigd om de vaccins te registreren op vaccinnet. 4. Terugkoppeling van de werkgroep veiligheidsbeleid
Ondertussen is er een overleg geweest met de veiligheidsconsulenten van de centrumnetten. Binnen LARS kan het wachtwoord niet meer bewaard worden.
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2015
pg. 2 van 5
Met de werkgroep wilde men het veiligheidsplan van Lemonade bekijken, maar toen bleek dat het document leeg was. Een volgend overleg is voorzien begin mei om het veiligheidsplan te bespreken. Een veiligheidsplan voor het gebruik van LARS ligt dus voor als opdracht. Dit moet gepubliceerd worden op de website en zal ook opgenomen worden in het arbeidsreglement van het CLB. De escrowovereenkomst is een beveiligd systeem waardoor elke keer de laatste versie van LARS bijgehouden wordt en je dus ook kan op verder bouwen. We hebben ervoor gekozen dat er één overeenkomst is, maar dat er daarnaast een onderlinge overeenkomst is met de andere centrumnetten. Die overeenkomst kan ook een plaats krijgen op de website, in functie van het garanderen van continuïteit. De vragen van de orde der geneesheren werden ook besproken in functie van het beantwoorden ervan. 5. Terugkoppeling LARS en Discimus
Vanuit LARS zijn er een aantal zaken gesignaleerd aan Discimus met betrekking tot bijvoorbeeld leerlingen die van Limburg bij de populatie in Brugge maar ook met verschillende fouten in schoolloopbaan zaten. Vanuit Edison gaf men zendingen mee met jongeren die in het buitenland wonen en die een bisnummer kregen. Ze hanteerden daarbij nummers van leerlingen die al in het systeem zaten. Blijkbaar ligt de fout nu bij de kruispuntbank ipv bij Discimus. Hierdoor kunnen nu voorlopig geen uploads gebeuren. Met de integratie LARS-DISCIMUS zou dit probleem al een stuk kunnen opgelost worden. In het derde trimester zou nog dubbel gewerkt worden (zendingen/integratie). Maandelijks zou er van Discimus naar LARS-DISCIMUS een update komen. Dit zal tot gevolg hebben dat de gegevens van basisonderwijs sneller bij ons zullen zijn. In september wil men dit nog niet doen, gezien risico op dubbele inschrijvingen. Het zou voor ons wel interessant zijn mochten leerlingen al in klassen zitten, er is wel een bereidheid van de overheid om dit op termijn mee op te vragen. We nemen dit mee om na te gaan of dit niet op kortere termijn kan. Het dubbel werken heeft de bedoeling om fouten uit te zuiveren. Mocht het niet lukken om één of andere reden, dan kan nog altijd teruggevallen worden op de edisonzendingen. De dubbele leerlingen zullen dus ook moeten geminimaliseerd zijn via de integratie DISCIMUS. 6. Nomenclatuur en registratie rond IJH
De vraag vanuit de werkgroep naar de stuurgroep is of er een nieuw onderwerp kan voorzien worden in een traject bij het indienen van een A-doc en de nieuwe actor wordt dan MDT. Bij het indienen kan er dan een uitrolmenu te voorzien met bijvoorbeeld “eerste aanvraag” , “verlenging”, “herindicatiestelling”. Daarbij kan ook wel “handicap gerelateerd” of niet…zinvol zijn. De vraag is hoe dit zich verhoudt tot bijvoorbeeld het MDT dat niet als deel van het centrum is. Daarnaast wordt ook de vraag gesteld naar hoe verder moet gegaan worden met Mdocument. Daarnaast leeft ook de vraag naar waar radicalisering geplaatst wordt (identiteit ofwel religie/cultuur?). Binnen de stuurgroep leven hier toch wel nog wat vragen over.
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2015
pg. 3 van 5
Hilde stuurt het document door. Uiteraard mag er wel verder gewerkt worden aan de voorgestelde items ondertussen. Hilde bekijkt op welke termijn dingen moeten beslist worden. Ondertussen worden ook al andere zaken in de handleiding aangepast. Indien nodig zal er dus een bijkomende stuurgroep georganiseerd worden. 7. Varia
sjabloon M-decreet De vraag wordt gesteld naar hoe men kan weten hoeveel verslagen en gemotiveerde verslagen men maakt binnen CLB. Dit is vreemd, gezien de nomfiche daaromtrent is aangepast. Het probleem met betrekking tot gemotiveerd verslag en de verschillende centra (indien van toepassing) vraagt een oplossing. Het lijkt logisch dat het verslag wordt gemaakt op basis van de opbouw van het LARS-dossier. Vandaag hebben we dit enkel op papier. Binnen LARS laden we zaken op in pdf, maar hier gaat het over zaken die nog niet zijn afgewerkt. Een mogelijkheid zou zijn word toelaten als format, maar dan moet je het voor alles toelaten en dat geeft risico. Het probleem wordt herkend door de stuurgroep. Er worden verschillende pistes verkend, maar er is niet echt een pasklare oplossing op dit ogenblik, we zullen dit opnemen met Lemonade in functie van een creatieve oplossing om informatie van het ene team naar het andere te krijgen. Er wordt gevraagd om te kijken naar een duurbare oplossing. Duidelijk moet wel zijn dat twee CLB’s toch zouden moeten kunnen samenwerken.
We kregen op 13/3 een mailtje van Sven met de aankondiging dat er een aantal modelrapporten zijn aangemaakt om toe te passen in de Excel file die we allemaal eerder kregen. Kunnen deze modelrapporten niet standaard (als tabbladen) voorzien worden in de Excelfile ? Dat lijkt me efficiënter. => Zal verder bekeken worden met de werkgroep DWH Tijdens de doorlichting vraagt men steevast een aantal zaken die je niet uit LARS kan halen, maar die wel uit LARS gehaald zouden moeten kunnen worden. Hoe wordt daar verder werk van gemaakt ? bv. aantal verwijzingen (en naar waar), aantal diagnoses, vaccinatie- en consultgraad,.. => in een volgende fase wordt nu gewerkt aan de medische consulten namelijk de verwijzingen, intern en extern en de opvolging. Dit zit in testfase en wordt zeker verwacht tegen volgend schooljaar voor iedereen.
Attesten buitengewoon onderwijs in de DWH. Eén of twee centra in Oost-Vlaanderen blijkbe de cijfers niet te kloppen maar zijn de gegevens al doorgestuurd : dit wordt nagevraagd. (Patrick d’Oosterlinck)
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2015
pg. 4 van 5
verslag LARS-stuurgroep 20/01/2015
pg. 5 van 5
