Vermijd kopzorgen... Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

3

De integrale teksten van o.a de wet van 2 mei 2002 op de verenigingen zonder winstgevend doel, de internationale verenigingen zonder winstgevend doel en de stichtingen, het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 over de vereenvoudigde boekhouding en het Koninklijk Besluit van 19 december 2003 over de volledige boekhouding zijn volledig te vinden op de webstek van het ministerie van Justitie: www.just.fgov.be Informatie over het financieel recht is beschikbaar op de webstek van het ministerie van Financiën: www.fisconet.fgov.be Er zijn de websteks van de beroepsverenigingen: Instituut der Bedrijfsrevisoren: www.ibr-ire.be Instituut van de Accountants en Belastingsdeskundigen: www.iec-jab.be Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten: www.ipc-bib.be KONING BOUDEWIJNSTICHTING De levensomstandigheden van de bevolking helpen verbeteren www.kbs-frb.be De Koning Boudewijnstichting is een onafhankelijke en pluralistische stichting van openbaar nut die zich sinds 1976 inzet om de levensomstandigheden van de bevolking te helpen verbeteren. De komende jaren concentreren we onze inspanningen vooral op vier programma’s: ‘Sociale rechtvaardigheid’, ‘Burgersamenleving’, ‘Governance’ en ‘Fondsen & Eigentijdse filantropie’. Onze werkmethodes zijn divers: we steunen projecten van derden, zetten zelf acties op rond bepaalde thema’s, we organiseren studiedagen, bundelen informatie in rapporten en publicaties ... Als Europese stichting in België is de Koning Boudewijnstichting zowel actief op lokaal, regionaal, federaal, Europees als internationaal niveau. Meer info vindt u op onze webstek: www.kbs-frb.be Praktische gegevens: bel +32-2-511 18 40 fax +32-2-511 52 21 mail [email protected] Koning Boudewijnstichting, Brederodestraat 21, B-1000 Brussel Giften op onze rekening 000-0000004-04 zijn fiscaal aftrekbaar vanaf 30 euro. Met de steun van de Nationale Loterij

Het Ministerie van Justitie voorziet binnenkort de publicatie van gedetailleerde brochures over “grote en zeer grote verenigingen” en “kleine vzw’s”, samengesteld door de drie beroepsinstituten. Een lijst van de sociale secretariaten vindt u op www.socialsecurity.fgov.be, en informatie over “projectrekeningen” van de Koning Boudewijnstichting op www.kbs-frb.be De meeste verenigingen zijn opgenomen in een Vlaams of zelfs internationaal netwerk. In deze zogenaamde “bovenbouw” van federaties, nationale secretariaten, koepels, steunpunten enz. is er heel wat specifieke knowhow voorhanden en zijn er tal van ondersteuningsmogelijkheden beschikbaar. In de (gespecialiseerde) boekhandel of softwarehandel bestaan er erg specifieke publicaties en pakketten voor het financieel beheer en de boekhouding van verenigingen. Interessante naslagwerken zijn o.a: DE LEMBRE, E., CAENEPEEL, I., VANHEE, C.; Handboek Boekhouden: Deel 1: Inleiding tot het boekhouden en de boekhoudtechniek (7e druk) 508 pp. Deel 2 : Het Belgisch boekhoudrecht (6e druk) 309 pp. Deel 3 : Grondige studie van de jaarrekening (6e druk) 596 pp. Uitgeverij Wolters Plantyn, Deurne. DE LEMBRE, E., DE KIMPE, A., VANDER LINDEN, M.; Boekhouden in de praktijk, Ced Samsom, Diegem. LANDUYT, R.; Handboek Algemeen boekhouden - Theorie en praktijk: Modules 1 tot en met 5. Den Arend, Bonheiden. SIAU, C., MERCKEN, R.; Handboek Boekhouding en financiële rapportering: Boek 1 en Boek 2. Garant Uitgevers n.v., Leuven VAN LIEDEKERKE, C., WALRAEVENS, G.; Algemeen boekhouden NU, Standaard Uitgeverij, Antwerpen. BAUWENS, A., REDIG, G.; Tandem: samenwerking van vereniging en gemeente. Koning Boudewijnstichting, 2de uitgave, Brussel.

vermijd kopzorgen... - Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

EEN STAPJE VERDER IN WERELD VAN FINANCIEEL BEHEER EN BOEKHOUDING ...

Vermijd kopzorgen...

Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

Waarom deze brochure... en voor wie?

De doelstelling “Het verhogen van de slagkracht van het verenigingsleven” staat centraal in het programma Burgersamenleving dat de Koning Boudewijnstichting in de periode 2003 – 2005 wil realiseren. Er kwamen drie thematische projectoproepen, in oktober 2003 onder de noemer “Gelinkt aan de toekomst” rond de thema’s ICT en kennisbeheer, in november 2003 met als titel “Koplopers gezocht” met accent op het leiderschap van verenigingen en een derde (einde januari 2004) waarin financieel beheer en boekhouding worden aangepakt. Bij elk van deze projectoproepen publiceerde de Stichting een brochure, waarin de drie thema’s op beknopte maar toch brede wijze werden toegelicht. Deze brochure zoomt in op het financieel beheer en boekhouding in verenigingen, want om succesvol te functioneren is een gezond financieel beheer van primordiaal belang. Verenigingen zijn er in vele maten en gewichten: vzw’s, stichtingen en feitelijke verenigingen, van kleine plaatselijke tot grote nationaal gevestigde verenigingen, soms met weinig transacties, af en toe verenigingen met een omvangrijke stroom aankopen, leningen enz. Financieel beheer, financiële administratie, boekhouding en begroting vragen dus een aanpassing aan hun eigen aard en omvang. Niet alleen de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering, maar alle leden van een vereniging moeten voortdurend op de hoogte blijven van haar financiële toestand. En uiteraard is een financiële rapportage maar één onderdeel van een ruimere verslaggeving, waarbij ook inhoudelijke en organisatorische aspecten een plaats krijgen in bijv. het jaarverslag. Kortom: transparantie siert een vereniging. Deze brochure richt zich heel duidelijk naar iedereen die in het verenigingsleven verantwoordelijkheid draagt voor het financieel beheer, maar daarom geen echte specialist ter zake is. Hierbij horen o.a bestuurders, directeurs, medewerkers enz. Ze wil aan deze mensen (vrijwilligers en beroepskrachten) een basiskennis meegeven over het financieel beheer van een vzw in zijn verschillende aspecten. Hierbij besteedt ze zowel aandacht aan verenigingen die nog niet helemaal geïnstitutionaliseerd zijn, als aan verenigingen met een behoorlijke zakelijke omvang op het terrein van personeel, patrimonium en/of financiële transacties. De wet van 2 mei 2002 en de nog recente uitvoeringsbesluiten regelen o.a de financiële verplichtingen van vzw’s, internationale verenigingen en stichtingen. Dus enkel verenigingen met rechtspersoonlijkheid worden door deze nieuwe wet gegrepen. Deze verplichtingen vormen de basis voor deze brochure. Toch is de informatie die volgt ook bijzonder nuttig voor feitelijke verenigingen, zonder juridisch statuut. Ook zij zullen deze tekst met rode oortjes lezen. Tussendoor zijn er praktijkgetuigenissen die uit het leven gegrepen illustraties bieden. Met deze brochure wil de Koning Boudewijnstichting de lezer op duidelijke en toegankelijke wijze informeren... maar het is uiteraard geen handboek. Vele details en bijzondere aspecten komen amper aan bod. Maar hopelijk opent ze een aantal deuren, of stimuleert ze tot verdere vorming of studie. De Koning Boudewijnstichting bedankt het Instituut van de Accountants en Belastingsdeskundigen (IAB), het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR) en het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF). Zij hebben prof.dr. Erik DE LEMBRE van de Universiteit Gent verzocht om de redactie van deze brochure op zich te nemen. Tevens dank aan de leden van het leescomité voor hun betrokkenheid en pertinente vragen en opmerkingen. Voor de lezer en zijn vereniging een wens voor een acuut gebrek aan kopzorgen, te wijten aan een gezond en doorzichtig financieel beheer. Koning Boudewijnstichting

Deze brochure kwam tot stand door de samenwerking van de Koning Boudewijnstichting met het Instituut van de Accountants en Belastingsdeskundigen (IAB), het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR) en het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF). Coördinatie Koning Boudewijnstichting Guido KNOPS, directeur Benoît FONTAINE, programma-adviseur Guy REDIG, projectverantwoordelijke Nadine VANOVERBERGHE, assistente Auteur prof.dr. E. DE LEMBRE (Universiteit Gent) stond in voor de redactie, op vraag van IAB, IBR en BIBF Leden van het leescomité Luc DESMEDT, Humanistisch Vrijzinnig Vormingswerk (HVV) Eric BRADT, Clubs voor Rustenden uit de Middengroepen (CRM) Ann DEGLINE, Vlaams Centrum Amateurkunsten (VCA) Anita LENAERTS, Christelijke Werknemersorganisatie (ACW) Koning Boudewijnstichting Brederodestraat 21 1000 Brussel Tel: +32-02-511 18 40 Fax: +32-02-511 52 21

Financieel beheer

Vermijd kopzorgen...

Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

Inhoud Basiselementen van financieel beheer Verplichtingen opgelegd door de nieuwe vzw-wet Boekhoudkundige basisbegrippen Wat is het belang van verantwoordingsstukken Beleidsplan, begroting en liquiditeiten Beheer van de financiële middelen van een vzw Financieel beheer van lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies Elektronisch boekhouden en bankieren Waar aankloppen voor hulp bij financieel beheer? Tot slot

2 7 8 19 20 24 32 34 35 40

1

Basiselementen van financieel beheer

‘Elk jaar opnieuw kreeg ik als bestuurslid de begroting en de rekening voor m’n neus geduwd. In alle eerlijkheid: ik snapte er eigenlijk niks van, maar keurde alles steeds maar goed. Eigenlijk kan dat toch niet. Ik draag toch verantwoordelijkheid? Maar ook de penningmeester kan niet goed uitleggen hoe alles in elkaar zit.’

‘Enkel jaren geleden startten we met een ontmoetingsruimte. Toen bleek dat we eigenlijk geen degelijk financieel beheer hadden. Het geld zat soms letterlijk in sigarendoosjes. Dat was onhoudbaar en ook onverantwoordelijk. Momenteel volgen we alles op via een eenvoudig boekhoudpakket. Zowel de bestuurders als de vrijwilligers die de tap organiseren weten nu perfect waarom we soms winst en soms verlies maken.’

Inleiding Financieel beheer kan niet worden losgekoppeld van informatie over de werking van de vereniging, van een minimum aan boekhouding en van planning via de begroting en van financiële analyse. Wat de vereniging doet (exploitatiecycli), wat de vereniging daarvoor als bezittingen en schulden (vermogensstromen) nodig heeft en hoe ontvangsten en uitgaven daaruit voortvloeien, dat alles moet bekend zijn. Dit vereist degelijke begrotingstechnieken

en boekhouding. Daarenboven moet het overschot van liquide middelen op korte of lange termijn worden belegd. Tot slot moet een non-profitorganisatie vooral zelf financieel structureel durven in te grijpen in haar structuren, ook buiten de dwingende kaders die voortdurend door de overheid geschapen of aangereikt worden. Elk van deze onderwerpen bieden stof genoeg voor ellenlange besprekingen en beschrijvingen. Wij beperken ons in deze brochure tot het essentiële van het financieel beheer.

‘Toen we vorig jaar in onze vereniging begonnen met een ernstig financieel beleid, stelden we vast dat we bijna niets wisten. De boekhouder moest ons werkelijk het ABC uitleggen. Eigenlijk kenden we zelfs onze eigen bezittingen niet.’

FINANCÏEEL BEHEER

3

2

Alle verenigingen zijn betrokken partij! De principes die we in deze brochure ondersteuning van het onderwijs in formuleren, gelden voor het financieel een bepaald ontwikkelingsland kunnen beheer van alle vzw’s (dus ook de kleinere), zijn of de installatie en subsidiëring van zelfs voor sectoren waarvoor specifieke bepaalde lespakketten voor kansarme strategische, boekhoudkundige of andere jongeren uit de onderwijsregio. voorschriften zijn bepaald. Financieel beheer is immers in alle types van Natuurlijk zijn deze verschillen organisaties in wezen hetzelfde. In die zin fundamenteel, maar in al deze gevallen is zijn non-profit- of social-profitorganisaties goed financieel beheer van groot belang, net als de zogenaamde profitbedrijven ongeacht of de activiteiten worden gevoerd onderhevig aan dezelfde economische vanuit een ideëel oogmerk (vzw), vanuit wetten. Dat wordt duidelijk aan de hand een winstverdelingsoogmerk (gewone van het volgende voorbeeld. vennootschap) of vanuit een sociaal Vandaag de dag is het mogelijk oogmerk (vennootschap met sociaal bepaalde social-profitinstellingen te oogmerk). Telkens moet er een degelijk managen in drie verschillende vormen van en realistisch liquiditeitsplan en een rechtspersoonlijkheid: investeringsplanning worden opgesteld. • als een vereniging zonder winstoogmerk, waarbij de financiële resultaten van de instelling volledig in ‘Feitelijk is er weinig verschil tussen mijn functie staan van het ideële oogmerk vereniging (’s avonds) en mijn bedrijf van de vereniging (bijv. een ziekenhuis (overdag): je moet de tering naar de nering stellen. of school exploiteren vanuit een Je moet je dagelijks afvragen of je financiële basis bepaalde levensbeschouwelijke visie); nog wel gezond is. Zowel in mijn bedrijf als in mijn • als een vennootschap, waarbij de club is geld heel belangrijk.’ activiteit hoofdzakelijk als oogmerk heeft een verrijking te realiseren voor de aandeelhouders in de vorm van dividenden (periodieke uitkering van winst) of van meerwaarden op aandelen. Het ziekenhuis of de school wordt dan enkel gezien als een middel voor de realisatie van het winstverdelingsoogmerk; • als een vennootschap met sociaal oogmerk, waarbij de vennoten in de vennootschap enkel een beperkt direct vermogensvoordeel mogen nastreven en voor het overige (na reservering) de winsten moeten besteden aan een sociaal oogmerk. In het onderwijs zou dit sociaal oogmerk bijvoorbeeld de installatie, de bevordering en

3

Diversiteit brengen in de informatiebronnen Om een goed financieel beheer te voeren, heeft u informatie nodig. Uiteraard is de boekhouding daarvoor een zeer goede bron, maar dit volstaat niet. Er zijn ook gegevens nodig over de interne werking, de bezetting, het kostenbewustzijn, de personeelsevoluties, het regulerend gedrag van de overheid, de tendensen in de vraag naar dienstverlening,... Deze gegevens samen vormen de basis voor de beslissingen die u in uw vzw moet nemen. Ook externe personen en diensten kunnen belangstelling hebben voor die informatie. Een kredietinstelling zal dergelijke gegevens opvragen wanneer zij een kredietbeslissing moet nemen. Een degelijke en gefundeerde

FINANCÏEEL BEHEER

3

4

gegevensoverdracht op dat moment kan enkel leiden tot een verhoogd vertrouwen en het beter inschatten van de risico’s, wat zich op zijn beurt vertaalt in een betere tariefzetting. Vooraleer echt concreet te worden, nog even dit. Voor het opstellen van een financiële analyse hoeft u niet noodzakelijk een expert-boekhouder te zijn. Door eenvoudige financiële berekeningen - en dit zijn dan meestal verhoudingscijfers en de toepassing van eenvoudige financiële algebra – komt men in de financiële analyse al heel ver. Als u goed bij de les blijft, lukt het vast wel. Volgt u mee?

Algemene regels van financiën ‘Als lid van de algemene vergadering ben ik eigenlijk verantwoordelijk voor de grote lijnen van het financieel beleid. Af en toe zucht ik wel bij weer eens zo’n lange vergadering met veel cijfers en uitleg. Maar het is natuurlijk erg nodig, want koken kost geld … en ik moet er mee over waken dat we kunnen blijven werken. Daarom studeer ik telkens een avondje op de begroting en de rekening. Dat zijn tenslotte maar twee momenten in het jaar. En ik leer zo de vereniging op een heel andere manier kennen.’

Dit zijn de belangrijkste regels inzake financiën in vzw’s, ongeacht hun sector of hun grootte: • de Algemene Vergadering heeft het alleenrecht om het beleid en de langetermijnbegrotingen die daaruit volgen, vast te leggen. Het is ook zij die de jaarlijkse rekeningen en begrotingen moet goedkeuren. Van deze regel mag niet worden afgeweken; • de Raad van Bestuur heeft de verantwoordelijkheid om te zorgen dat het vastgestelde beleid uitgevoerd wordt. Hij legt daartoe de jaarlijkse rekeningen voor en zorgt voor een begrotingsvoorstel voor het komende jaar. Het is ook aan de Raad van Bestuur om aan de Algemene Vergadering alle acties voor te leggen die hij nodig acht om het beleid zoals voorgesteld in de begroting te realiseren;

•

•

de Raad van Bestuur of zijn afgevaardigde heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van de vereniging. Wie deze verantwoordelijkheid draagt, zal dus zorgen voor de noodzakelijke operationele en administratieve maatregelen om de vereniging draaiende te houden; de aansprakelijkheid van de Raad van Bestuur van een vzw is geen papieren aansprakelijkheid. Integendeel zelfs. Verschillende bestuurders van vzw’s werden gedagvaard door banken, fiscale administraties, RSZ, leveranciers en medecontractanten van een vzw, en sommige onder hen werden zelfs veroordeeld tot een financiële schadevergoeding ten voordele van derden op basis van hun eigen financieel wanbeheer in de vzw;

‘Onlangs hadden we een vormingsavond over de aansprakelijkheid van vzw-beheerders… want dat is eigenlijk niet om licht overheen te gaan. We hebben dan ook een speciale verzekering afgesloten. Sindsdien volg ik de financiën toch met meer aandacht, maar ik ben ook meer gerustgesteld!’

5

•

vzw’s zijn in principe krachtens de vzw-wet niet beperkt in hun financiële activiteiten, behoudens volgende eigenaardigheid die quasi uniek is in België: de toelating van de Koning is verplicht voor alle giften onder levenden of bij testamenten die de waarde van 100 000 euro overschrijden (met uitzondering van handgiften). Dit geldt echter niet voor sommen afkomstig uit subsidies, van andere vzw’s met soortgelijke statutaire doelstellingen, van lidgelden, enz. De regeling is ingevoerd om de normale erfgenamen te beschermen;

•

•

het financieel beheer van een vereniging moet minstens verlopen overeenkomstig de principes van een goede huisvader, d.w.z. zoals een normale goede huisvader financiële middelen zou beheren. Dit sluit speculatie uit; de Algemene Vergadering beslist jaarlijks of de bestuurders kwijting van hun aansprakelijkheid kunnen krijgen voor het bestuur dat ze hebben gevoerd. Daartoe moet de Raad van Bestuur open en pro-actief informatie geven over het gevoerde beleid, via de jaarrekening - zoals nu in de KB’s op de boekhouding van de vzw’s vastgelegd is - en via alle andere bijkomende analyses die ze noodzakelijk acht.

‘Ik ben vrijwilliger-penningmeester van een grote vereniging. Tot voor enkele jaren deed ik alles zelf, maar dat kostte me steeds meer tijd. Gelukkig heb ik nu hulp van een boekhouder die ons tweemaandelijks een stand van zaken geeft. Ik moet er wel voor zorgen dat alle stukken tot bij hem geraken.’

FINANCÏEEL BEHEER

3

6

Verplichtingen opgelegd door de nieuwe vzw-wet*

‘De berichten over de nieuwe vzw-wet klonken eerst erg bedreigend. Maar dat valt allemaal best mee. Voor ons als redelijk kleine vereniging verandert er bijna niks. Gelukkig hebben we een goede financiële specialist (een vrijwilliger-bankier). Die houdt onze uitgaven binnen de perken. Meer zelfs: we hebben spaargeld!’

De verplichtingen inzake het financieel beheer van verenigingen met rechtspersoonlijkheid zitten vervat in het nieuwe artikel 17 van de vzw-wet, ingevoerd door de recente wet van 2 mei 2002 betreffende de vereniging zonder winstoogmerk, de internationale vereniging zonder winstoogmerk en de stichtingen. Deze verenigingen moeten voortaan voldoen aan de volgende verplichtingen: •

ieder jaar moet elke vzw ten laatste zes maanden na afsluiten van het boekjaar, een jaarrekening van het voorbije boekjaar en een begroting voor het volgende boekjaar opmaken en laten goedkeuren door de Algemene Vergadering;

•

meer concreet moet een vzw de boekhouding en de jaarrekening opmaken volgens de regels van de Boekhoudwet en een zogenaamde volledige boekhouding voeren zoals de ondernemingen, zodra ten minste twee van de drie volgende criteria op haar van toepassing zijn: • een gemiddelde van 5 werknemers – voltijds equivalent; • 250 000 euro aan ontvangsten, exclusief BTW (uitzonderlijke ontvangsten niet inbegrepen); • 1 000 000 euro balanstotaal.

•

wanneer minstens twee van deze drie criteria niet van toepassing zijn op een vzw, mag zij een vereenvoudigde boekhouding voeren die betrekking heeft op het rapporteren van de ontvangsten en uitgaven, en op het jaarlijks opmaken van een inventaris van bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen;

•

tot slot is er nog een uitzonderingsmaatregel voor verenigingen die wegens de aard van hun hoofdactiviteit onderworpen zijn aan bijzondere boekhoudvoorschriften: interbedrijfsgeneeskundige diensten, ziekenhuisvzw’s, rust- en verzorgingstehuizen, enz. Voor zover deze voorschriften minstens gelijkwaardig zijn aan de regels van de Boekhoudwet, mogen zij hun bijzondere bepalingen behouden. Er blijft natuurlijk de vraag hoe deze gelijkwaardigheid zal vastgesteld worden.

Vzw’s en stichtingen hebben vanaf 1 januari 2004 één jaar de tijd om zich aan de verplichtingen voor financieel beheer aan te passen. Het uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003 gaat dieper in op de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde vzw’s en stichtingen. Het Koninklijk Besluit van 19 december 2003 geeft gedetailleerde richtlijnen voor verenigingen die vallen onder de volledige boekhouding.

* In deze tekst staat de « wet op de vzw’s » voor de wet van 2 mei 2002 (B.S. 11.12.2002). Deze wet vervangt de wet van 1921 en draagt de naam “wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen”.

7

Boekhoudkundige basisbegrippen

De wetgeving legt vzw’s dus op een boekhouding te voeren. Wat verstaat men onder boekhouden? Wat is het verschil tussen een dubbele en een vereenvoudigde boekhouding? Wat is een balans? Een resultatenrekening? De wet en de uitvoeringsbesluiten introduceren voor vzw’s nieuwe (vooral boekhoudkundige) begrippen die we meteen verduidelijken.

Waarom boekhouden? ‘Boekhouden is belangrijk voor de vereniging zelf (we weten tenminste wat we hebben), maar ook om bij subsidieaanvragen of sponsorgesprekken een degelijke indruk te maken.’ Boekhouden is het volgens bepaalde regels aantekenen van feiten van financiële aard die zich in een organisatie voordoen. Dit gebeurt in de boekhouding, zijnde het geheel van mensen en middelen die volgens bepaalde regels, feiten

FINANCÏEEL BEHEER

3

8

van financiële aard in een organisatie registreert en verwerkt om te voldoen aan de informatiebehoeften. Het belangrijkste doel van de boekhouding is dus informatieverschaffing.

•

•

Die informatie wordt zowel intern als extern verschaft: intern: de leiding van de vzw informeren over de gang van zaken, zowel op het gebied van de werking (via de resultatenrekening) als op het gebied van de patrimoniale toestand (via de balans); extern: geïnteresseerden buiten de vzw (bankiers, leveranciers, overheid,...) inlichten over wat de vzw deed in een bepaalde periode en hoe haar toestand na die periode is.

Vereenvoudigde versus dubbele boekhouding: welke verschillen?

‘Het heeft een tijdje geduurd voor ik het verschil tussen een vereenvoudigde en een dubbele boekhouding snapte … maar toen bleek het helemaal niet zo moeilijk te zijn. We kozen resoluut voor een dubbele boekhouding, want daardoor kunnen we veel beter beheren.’

Bij een vereenvoudigde boekhouding moeten enkel de mutaties in liquide middelen worden geregistreerd, zowel de contanten (chartaal geld) als het geld op zichtrekeningen (giraal geld). Deze mutaties moeten zonder vertraging, getrouw en volledig en naar tijdsorde ingeschreven worden in een dagboek. Daarnaast moet een inventaris van bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen worden opgemaakt. Deze boekhouding resulteert in een jaarlijkse staat van de ontvangsten en uitgaven die moet worden aangevuld met een inventaris. De concrete inhoud van het dagboek, de inventaris en de jaarlijkse staat van de ontvangsten en uitgaven komt verderop aan bod.

In een volledige of dubbele boekhouding daarentegen worden de financiële ontwikkelingen in een vzw benaderd vanuit twee standpunten: • ofwel vanuit de bron van vermogen (= vermogensbron): waar komt het vermogen vandaan? • ofwel vanuit de aanwending van vermogen (= vermogensaanwending): wat heeft men met het vermogen verricht? Een vzw kan zich niet meer middelen aanschaffen dan het vermogen waarover ze beschikt. Dit betekent dat het totaal van de vermogensbronnen (passief) altijd gelijk is aan het totaal van de vermogensaanwending (actief). Men noemt dit het fundamenteel evenwicht of balansevenwicht. Een volledige boekhouding wordt gevoerd door middel van verschillende dagboeken en mondt jaarlijks uit in een jaarrekening. Deze bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting van de vzw. Deze staten die de financiële toestand weergeven, worden onder de volgende punten nader besproken.

9

Samenvattend: Vereenvoudigde boekhouding

Volledige, dubbele boekhouding

Ongesplitst dagboek

Verschillende dagboeken

Staat van ontvangsten en uitgaven

Balans Resultatenrekening Toelichting

Inventaris

Inventaris

Begroting

Begroting

Wat is een balans bij een dubbele boekhouding? In de boekhouding is de balans een staat die steeds in evenwicht moet zijn. Wij kunnen de balans omschrijven als een tweeledige staat. Op de linkerkant, de actiefzijde, wordt in geldeenheden (in euro) de waarde uitgedrukt van alle bezittingen, vorderingen en andere rechten van de vzw op een bepaald ogenblik. Op de rechterkant, de passiefzijde, wordt in dezelfde geldeenheden de waarde uitgedrukt van het eigen vermogen en het geheel van de schulden en andere verplichtingen van de vzw tegenover derden, op hetzelfde ogenblik. In het algemeen ziet een balans er als volgt uit: Actief

Passief

Vaste activa

Eigen vermogen

Terreinen en gebouwen

...

Kapitaal

...

Machines en uitrusting

...

Schenkingen en legaten

...

Overgedragen resultaten

...

Subsidies

...

Rollend materieel Vlottende activa Voorraden goederen

...

Vorderingen

...

Bankrekening

...

Kas

...

Totaal actief

FINANCÏEEL BEHEER

3

10

...

Vreemd vermogen op lange termijn Leningen

...

Vreemd vermogen op korte termijn Kaskrediet

...

Leveranciers

...

Totaal passief

...

Welke zijn de vermogensbronnen van een vzw (de passiva)? Bronnen, ook passiva of vermogenscomponenten genaamd, geven de oorsprong aan van het vermogen van een vzw.

‘De essentie van ‘eigen vermogen’ is dat het niet door iemand kan worden teruggevraagd. Dat is echt van ons. Als uit de boekhouding blijkt dat dit is toegenomen, dan zijn we echt rijker geworden.’

De passiva worden ingedeeld naar hun al dan niet bestendige aanwezigheid: • groep 1 - opeisbaar (of vreemd) vermogen: vermogen dat gedurende een bepaalde periode ter beschikking staat en moet worden terugbetaald op korte of langere termijn; • groep 2 - eigen vermogen: vermogen dat op continue wijze als vermogensbron aanwezig is. Het kan niet door derden worden teruggevraagd en is dus bestendig aanwezig.

Naargelang de termijn van terugbetaling langer of korter is dan een jaar spreekt men van een langdurig of kortstondig vermogen.

Vreemd vermogen In het vreemd vermogen, ook opeisbaar vermogen genoemd, onderscheiden we volgende rubrieken: • voorzieningen: Vermogen dat ontstaat doordat een vereniging in de toekomst gebeurtenissen verwacht die zich zullen voordoen ten gevolge van de huidige activiteit, en zullen leiden tot het opeisbaar worden van een schuld (bijv. verlies van een rechtsgeding inzake de afscheidsvergoeding van een personeelslid, zware onderhoudswerken aan haar gebouwen, verplichtingen van brugpensioenen,...); • schulden op meer dan een jaar en schulden op ten hoogste een jaar: Vermogen dat ontstaat uit een krediettransactie met financiële instellingen, leveranciers of andere derden waarbij de datum van terugbetaling werd bepaald.

Eigen vermogen Het eigen vermogen, ook frequent niet opeisbaar vermogen genoemd, is het vermogen dat aan de vereniging zelf wordt toegewezen. Eigen vermogen is dus als vermogen van de vereniging te beschouwen, ongeacht wie de verstrekker was. Men spreekt dan ook terecht van het eigen patrimonium. In de meeste vzw’s bestaat dit eigen vermogen uit: • het patrimonium bij stichting (wat hadden we per 1 januari 2005?); • de permanente toevoegingen uit giften, legaten; • de meerwaardes op herwaardering van activa; • de fondsen voor speciale bestemmingen; • het overgedragen resultaat. Dus in essentie omvat dit de waarde van de giften en legaten in natura of in geld en uit het werkingsoverschot dat de vzw eventueel jaar na jaar opbouwt.

11

Welke zijn de werkingsmiddelen van een vzw (de activa)? De middelen die aanwezig moeten zijn om een activiteit of een werking te ontwikkelen, kunnen in drie groepen worden ingedeeld: • groep 1: management, leiding, personeelsbestand, algemene organisatie op gebied van de doelstellingen en de werking; • groep 2: gronden, gebouwen, meubilair, materieel, installaties...; • groep 3: goederen, vorderingen op klanten, beschikbare geldmiddelen... Specifiek voor groep 1 is de onmogelijkheid om dit in geld uit te drukken. Wat is de waarde van goede personeelsleden, van een degelijke leiding, van een goede organisatie, van goede relaties met sociale partners, van kennis op het terrein van fondsenwerving of van de organisatie van een NGO ...? Hoe belangrijk die groep ook is, vanuit boekhoudkundig standpunt worden deze middelen niet als middelen van de vereniging erkend. Maar de andere twee groepen worden heel duidelijk als werkingsmiddelen, dus als activa of elementen van het kapitaal beschouwd. Binnen de groepen 2 en 3 onderscheidt men bestendige middelen (vaste activa) en vlottende middelen (vlottende activa).

Bestendige middelen of vaste activa Bestendige middelen zijn voorbestemd om voor de vzw gedurende een langere periode diensten te leveren. Zij worden niet te gelde gemaakt, zijn geen doel van maar middel tot activiteit. Hiertoe behoren gebouwen, de uitrusting ervan, het meubilair, de machines, het rollend materieel, enz.: • meer dan één jaar: de vzw verstrekt afnemers krediet of leningen die slechts na één boekjaar worden terugbetaald. Deze vorderingen ontstaan uit de exploitatiecyclus, maar worden op lange termijn gerealiseerd, dit is in geld omgezet; • voorraden, bijv. grondstoffen, hulpstoffen en verbruiksgoederen, fabrikaten, goederen in bewerking en afval, handelsgoederen. Een school kan grondstoffen aankopen voor haar leerlingen en de gefabriceerde producten verkopen. De voorraden kunnen bijv. ook boeken of brochures omvatten die door de vzw zullen worden verkocht; • vorderingen op ten hoogste een jaar, bijv. vorderingen op klanten (leden), ontstaan als gevolg van de werking en realiseerbaar op korte termijn; • geldbeleggingen: geldmiddelen die werden geplaatst als deposito’s op langer dan 1 maand, maar korter dan 1 jaar, of als snel te gelde te maken effecten. Ze ontstaan uit de werking en kunnen snel worden gerealiseerd; • liquide middelen: geldmiddelen in kas of op een rekening, die dus onmiddellijk ter beschikking zijn.

‘Wanneer de boekhouder begint te goochelen met begrippen als vaste en vlottende activa of voorraden en vorderingen … dan duizelt het voor m’n ogen en haak ik af. Spijtig, want even later moet ik wel de begroting goedkeuren!’

FINANCÏEEL BEHEER

3

12

De “dubbele boekhouding”: wat is een resultatenrekening? De balans drukt de toestand uit van de verenigingsmiddelen en -bronnen op een bepaald moment: het is een foto op een bepaald moment. Het is echter een ‘statisch’ informatiemiddel dat geen inzicht geeft in de wijze waarop deze toestand is ontstaan. Veelal wil men weten hoe de vermogenspositie van de vzw veranderd is ten opzichte van de vorige balans. De vragen luiden dan: • wat is het resultaat (winst of verlies) en hoe werd dit verwerkt? • hoe is het resultaat samengesteld? Welke zijn de verwezenlijkte opbrengsten naar soort? Welke zijn de verwezenlijkte kosten naar soort? Het is de opdracht van de boekhouding een zo juist mogelijke meting te verrichten van de opbrengsten en kosten en daarover regelmatig rapport uit te brengen. Dit gebeurt door middel van de resultatenrekening. Het rapporteren van het resultaat gebeurt volgens volgend schema:

I.

Opbrengsten Verkopen en diensenstprestaties Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies huuropbrengsten … II. Kosten Aankopen Aankopen van diensten Bezoldigingen Afschrijvingen … III. Winst of verlies (I-II) IV. Financiële opbrengsten Ontvangen intresten In winstname subsidies V. Financiële kosten Betaalde intresten VI. Winst of verlies uit de gewone werking van de vzw voor belastingen (III+IV-V) VII. Uitzonderlijke opbrengsten Opbrengsten die geen verband houden met de gewone werking van de vzw VIII. Uitzonderlijke kosten Kosten die geen verband houden met de gewone werking van de vzw IX. Winst of verlies van het boekjaar voor belasting (VI+VII-VIII) X. Belastingen op het resultaat XI. Winst of verlies van het boekjaar (IX-X)

13

Wat zijn opbrengsten ? Opbrengsten vloeien voort uit de prestaties die een vereniging levert en die door de betrokkenen aanvaard worden, zonder dat ze daarom al gepresteerd zijn. Bijv. een vereniging stelt haar lokalen ter beschikking voor een tentoonstelling tegen een vooraf overeengekomen huursom, te betalen door de huurder na 60 dagen. De huuropbrengst is gerealiseerd, ook al is de huur nog niet ontvangen. Opbrengsten worden als volgt onderverdeeld: • opbrengsten uit de werking van de vereniging: Hier kunnen we vermelden: de jaarlijkse ledenbijdragen, de jaarlijkse subsidies, opbrengsten uit verkoop van prestaties, opbrengsten uit fondsenwerving...; • opbrengsten uit de financiering van de vereniging: Wanneer de vereniging haar (tijdelijke) overtollige middelen belegt, krijgt ze een opbrengst van intresten; • uitzonderlijke opbrengsten: Het gaat om niet-recurrente en/of niet-gebruikelijke opbrengsten zoals meerwaarde bij de verkoop van een vast actief, een eenmalige gift die niet als bestendig vermogensmiddel kan worden aangemerkt. Voor verenigingen met een volledige boekhouding is de zorgvuldige registratie van alle opbrengsten noodzakelijk. Verenigingen met een eenvoudige boekhouding kennen dit begrip niet, maar zullen zich steunen op ontvangsten (zie verderop). Wat zijn kosten? Kosten zijn alle lasten die een vereniging moet dragen om haar werking te kunnen realiseren, ook al heeft ze hiervoor nog geen uitgave gedaan, of moet ze hiervoor geen uitgave doen.

FINANCÏEEL BEHEER

3

14

•

•

•

Enkele voorbeelden: kosten binnen de exploitatie van de vereniging: Kosten van personeel, huur, elektriciteit, water, verzekeringen, drukwerk, aankoop van materialen nodig voor de werking, enz. Hiertoe behoren ook de veroudering (afschrijving) van vaste activa (bijv. laptop, computer, rollend materieel); kosten uit de financiering van de vereniging: Indien men leningen moet aangaan, zal men daarop intresten moeten betalen; uitzonderlijke kosten: Het betreft kosten die niet recurrent zijn (niet periodiek terugkeren) en/of uitzonderlijk van aard, zoals bijv. een minwaarde bij verkoop van een nog niet volledig afgeschreven vast actief, een uitzonderlijke waterschade aan het gehuurde kantoor.

‘We hebben lang getwijfeld of we een lening zouden aangaan, maar tenslotte hebben we het toch maar gedaan. Natuurlijk tikken de intresten behoorlijk aan, maar dat weegt niet op tegen de directe stijging van inkomsten die we daardoor veroorzaakten.’

De “vereenvoudigde boekhouding”: wat is een staat van ontvangsten en uitgaven? Een staat van ontvangsten en uitgaven geeft weer wat een vereniging gedurende een bepaalde periode, bijv. een werkingsjaar, ontvangen heeft in liquiditeiten en op de zichtrekening, en wat ze uitgegeven heeft in liquiditeiten of via zichtrekeningen. Deze staat geeft ook een overzicht van de mutaties van het ene jaar op het andere in de liquide middelen (zowel chartaal als giraal geld). Het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 heeft in bijlage B een genormaliseerd minimaal schema van

de staat van de ontvangsten en uitgaven vastgelegd, die door verenigingen met een vereenvoudigde boekhouding moet

opgesteld worden. Deze staat ziet er als volgt uit:

Uitgaven

Ontvangsten

Goederen en diensten

Lidgeld

Bezoldigingen

Schenkingen en legaten

Diensten en diverse goederen

Subsidies

Andere uitgaven

Andere ontvangsten

Totaal uitgaven

Totaal ontvangsten

Wat zijn ontvangsten? Ontvangsten zijn liquide middelen die een vereniging ontvangt, hetzij in contanten (chartaal geld) hetzij op een zichtrekening (giraal geld). Een vereniging daarentegen die een vereenvoudigde boekhouding voert, kent geen opbrengsten en zal zich dus volledig moeten steunen op de analyse van de ontvangsten. Daartoe zal zij de ontvangsten opsplitsen in volgende rubrieken: • ontvangsten uit de gebruikelijke activiteiten van de vereniging: ontvangen lidgelden, ontvangen exploitatiesubsidies, ontvangsten uit haar dienstenprestatie...; • ontvangsten als gevolg van de beleggingen van de vereniging: intresten op termijnbeleggingen of van effecten...; • ontvangsten uit niet-recurrente of ongebruikelijke activiteiten van de vereniging: een eenmalige subsidie of gift zonder specifieke patrimoniale bestemming, ontvangst van een schadeverzekering...; • ontvangsten voortvloeiende uit vermogensmutaties: ontvangst op de zichtrekening van een termijnbelegging die op vervaldag gekomen is, het bedrag dat een financiële instelling overmaakt als gevolg van een nieuwe lening die ze de vereniging toekent...

Wat zijn uitgaven? Uitgaven zijn liquide middelen die een vereniging uitgeeft, hetzij in contanten (chartaal geld), hetzij via een zichtrekening (giraal geld). Zoals bij de ontvangsten is het belang van het volgen van de uitgaven verschillend naargelang een vereniging een volledige of een vereenvoudigde boekhouding voert. Bij een volledige boekhouding zijn de uitgaven minder belangrijk. Ze zijn ofwel het gevolg van een registratie van kosten, ofwel van een registratie binnen activa en passiva. Bij een vereenvoudigde boekhouding daarentegen staan de uitgaven centraal om inzicht te krijgen in wat de vereniging verricht. In dit geval zal men de uitgaven opsplitsen in volgende rubrieken: • uitgaven voortvloeiend uit de gebruikelijke werking: uitgaven voor lonen en wedden, voor diensten van derden (drukwerk, elektriciteit, verzekeringen, advies, huur, transport,....); • uitgaven verbonden aan de financiering: bijv. de intrest die men moet betalen op alle aangegane leningen; • uitgaven veroorzaakt door nietrecurrente en/of uitzonderlijke gebeurtenissen: bijv. uitgave wegens herstelling van waterschade aan een gehuurd gebouw, uitgave wegens een

15

schadeclaim die men moet betalen aan een afgedankte werknemer; uitgaven veroorzaakt door vermogensmutaties: bijv. de uitgave die men verricht door beschikbare geldmiddelen over te schrijven naar een termijnrekening of om er kasbons of sicav’s mee te kopen, de uitgave bij de verwerving van een vast actief dat men contant of via overschrijving betaalt, de uitgave bij het aflossen van lopende leningen.

•

Vereenvoudigde boekhouding: wat is het ongesplitst dagboek? Het uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen vereist dat alle verrichtingen die betrekking hebben op mutaties in contant geld of op rekening zonder vertraging, getrouw en volledig en naar tijdsorde worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek. Bijlage A bij dit zelfde uitvoeringsbesluit bevat het genormaliseerd minimaal model van dit dagboek en ziet er als volgt uit:

Ontvangsten Nr

Datum

Omschr.

Bank 1

Andere rek.

Kas 1

Kas 2

Totaal

regist.

Ontvangsten

bedrag Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Lidgeld

Schenkingen

Subsidies

en legaten

Andere Bedrag

Omschr.

Totaal ontvangsten

Uitgaven Nr

Datum

Omschr.

Bank 1

Andere rek.

Kas 1

Kas 2

Totaal

regist.

Uitgaven

bedrag Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Nr

Bedrag

Goed. en diensten

Bezoldiging

Diensten

Andere

en Diverse

Bedrag

goed.

Omschr.

Totaal uitgaven

Dubbele boekhouding: wat is een toelichting? In de toelichting van een jaarrekening moet alle informatie worden vermeld die nodig geacht wordt om derden behoorlijk in te lichten over het vermogen, de

FINANCÏEEL BEHEER

3

16

financiële positie en het resultaat van de vereniging en die niet onmiddellijk uit de balans of resultatenrekening afleidbaar is. De toelichting heeft tot doel de balans en de resultatenrekening beter verstaanbaar te maken voor derden.

Wat is een inventaris? Een inventaris is de vaststelling van alle bezittingen, rechten, schulden en verplichtingen op een bepaalde dag, meestal het einde van een werkingsjaar. Een inventaris heeft dus betrekking op de vermogensbestanddelen die op dat ogenblik bestaan.

Die opgave moet correct en volledig zijn. Er is dus een tweevoudige controle nodig: 1. Bestaan de vermelde bestanddelen werkelijk? 2. Zijn alle vermogensbestanddelen opgegeven? Voor verenigingen die een volledige Een inventaris is geen overschrijving van boekhouding voeren, vormt deze inventaris geboekte bedragen. Het is in de eerste plaats een controle op de uit de boekhouding een opgave van alles wat op dat ogenblik voortvloeiende balans. deel uitmaakt van het vermogen van de vzw: Voor verenigingen de het immateriële, materiële en financiële vaste vereenvoudigd boekhoudstelsel volgen, activa, voorraden en goederen in bewerking, is deze inventaris een essentieel deel van vorderingen, geldbeleggingen, liquide hun jaarrekening. Voor deze laatste voorziet middelen, eigen vermogenbestanddelen, het uitvoeringsbesluit van 26 juni 2003 in noodzakelijke voorzieningen om bestaande bijlage C een genormaliseerd minimaal risico’s te dekken, schulden, gegeven schema van de staat van het vermogen. waarborgen, enz. Deze ziet er als volgt uit: Bezittingen

Schulden

Onroerende goederen (terreinen, …)

Financiële schulden

- behorende tot de vereniging in volle eigendom - andere Machines

Schulden ten aanzien van leveranciers

- behorende tot de vereniging in volle eigendom - andere Roerende goederen en rollend materieel

Schulden ten aanzien van leden

- behorende tot de vereniging in volle eigendom - andere Stocks

Fiscale, salariële en sociale schulden

Schuldvorderingen Geldbeleggingen Liquiditeiten Andere activa

Andere schulden

Rechten

Verplichtingen

Beloofde subsidies

Hypotheken en hypotheekbeloften

Beloofde schenkingen

Gegeven waarborgen

Andere rechten

Andere verbintenissen

17

Wat is een rekeningenstelsel? Verenigingen die een volledige boekhouding voeren, moeten een rekeningenstelsel volgen dat bij KB voorgeschreven wordt. Dit is een opsomming van de benamingen waaronder men de verrichtingen moet onderbrengen. Het is een logische ordening van alle rekeningen die de vzw gebruikt om inzicht te krijgen in haar werking, haar bezittingen, haar schulden en haar eigen patrimonium.

Het bij KB voorgestelde rekeningenstelsel beoogt via een doelmatige opbouw samen te brengen wat van dezelfde aard is. De daartoe meest aanvaarde techniek is die van de decimale codering. Dit betekent dat men steeds gebruik maakt van de cijfers 0 tot en met 9. Het rekeningenstelsel verdeelt zo de rekeningen in klassen die betrekking hebben op de bovengenoemde begrippen van verenigingsmiddelen (activa), vermogensmiddelen van de vereniging (passiva), opbrengsten en kosten, en rechten en plichten.

Klasse 0: rekeningen van rechten en plichten Zij maken geen deel uit van de boekhouding, maar geven verbintenissen of verhaalrechten aan ten gunste of ten laste van een vzw. Voorbeelden: - een beheerder stelt zich borg voor een vzw; - een onroerend goed van de vzw wordt in hypotheek gegeven; - een vzw stelt zich borg voor andere vzw’s, enz. Klasse 1: rekeningen van het eigen vermogen, de voorzieningen voor de risico’s en kosten en schulden op meer dan één jaar Klasse 2: rekeningen van de oprichtingskosten, de vaste activa en de vorderingen op meer dan één jaar Klasse 3: rekeningen van de voorraden en bestellingen in uitvoering Klasse 4: rekeningen van de vorderingen en de schulden op ten hoogste één jaar Klasse 5: rekeningen van de geldbeleggingen en de liquide middelen Klasse 6: rekeningen van de kosten Omvat een logische opsomming van alle kosten nodig voor de vzw-werking gedurende het boekjaar. Klasse 7: rekeningen van de opbrengsten Omvat alle opbrengsten van het werkingsjaar. Klasse 8 en 9: Blijven vrij, om eventueel te gebruiken voor specifieke eigen doelstellingen.

Voor een aantal verenigingen zal deze opdeling niet altijd volstaan om duidelijk inzicht te krijgen in wat ze verrichten. Indien we klasse 7 (opbrengsten) en klasse 6 (kosten) onderzoeken, zien we dat er vooral de opbrengst-, respectievelijk de kostensoort in opgenomen wordt. Sommige verenigingen zien liever een rapportering per activiteitsdrager. Een vzw van sociaal toerisme voor jongeren is bijv. niet alleen geïnteresseerd in de som van opbrengsten over een jaar en de daar tegenoverstaande kosten, maar ook in de opbrengsten en de kosten FINANCÏEEL BEHEER

3

18

van de herfstvakantie, de kerstvakantie, de krokusvakantie... en wellicht ook in de opbrengsten/kosten in binnen- en buitenland, enz. U kunt het opgelegde rekeningenstelsel dan ook aanpassen aan de eigen behoeften van de vereniging. Vertrekkend van wat minimum vereist wordt, kunt u verder onderverdelen naar wat u voor het interne beleid nodig heeft. Deze aanpassing kunt u doen in de klasse 6 en 7 of in de niet gebruikte klassen 8 en 9.

Wat is het belang van verantwoordingsstukken?

‘Jarenlang hebben we allerlei bewijsstukken door elkaar in een lade verzameld. Elke keer opnieuw was het een verschrikkelijke klus om hierin orde te scheppen. Tenslotte hebben we toch gekozen voor een eenvoudig maar sluitend klassement. Dat bespaart ons enorm veel tijd.’

Een degelijke boekhouding, budgettering en een behoorlijk werkingsen financieel beheer van een vereniging zijn enkel mogelijk wanneer ze beschikt over een degelijke administratie. Die moet er via een volledige of een vereenvoudigde boekhouding vooreerst voor zorgen dat men weet wat de vereniging dagelijks uitvoert. Omdat de registratie zelf beknopt is, moet ze worden ondersteund door verantwoordingsstukken. Die zijn ofwel extern (ze worden door derden bezorgd zoals facturen, brieven, nota’s, rekeninguittreksels van financiële instellingen,...), ofwel intern (de vereniging heeft ze zelf moeten opstellen en eventueel laten ondertekenen door de bevoegde personen).

Voor zaken waarvoor er geen extern verantwoordingsstuk is, moet de vereniging er zelf een creëren, bijv. wanneer de Raad van Bestuur beslist de leden van het dagelijks bestuur en de bestuurders 25 euro vergoeding te geven per bijgewoonde vergadering, of wanneer men bereid is een vergoeding te betalen aan een bestuurder die twee dagen per week voor de vereniging gaat werken. Omdat u later altijd moet kunnen verwijzen naar een verantwoordingsstuk, is het aangewezen om voor een systematische ordening en klassement te zorgen. Zo kunt u altijd meteen het juiste bewijsstuk vinden voor de ingeschreven feiten.

19

Beleidsplan, begroting en liquiditeiten

Is een beleidsplan wel nodig? Het valt buiten het bestek van dit werk • lange termijnplan: de uitwerking in om gedetailleerd in te gaan op het thema grote lijnen van wat men de komende beleidsplan. Toch moeten we vermelden drie tot vijf jaar wenst te bereiken dat iedere goed geleide vereniging een binnen de strategische keuze; hiërarchie heeft in het voeren van haar • beleidsplan en begroting: de werking. Bovenaan staat de missie, uitwerking van wat men in het gevolgd door de strategie, het lange komende jaar concreet wenst te doen. termijnplan en tot slot het beleidsplan, annex begroting. Vindt u dit nogal theoretisch? Toch doorloopt iedere vereniging deze stappen, • missie: de uitdrukking van wat de maar ze is zich daarvan niet steeds leden van een vereniging beogen. Het bewust. Het is alvast aanbevolen dat de betreft zowel de werking (wat men Raad van Bestuur minstens jaarlijks deze wenst te doen) als de doelgroep (voor punten expliciet bespreekt om tot een wie men dit wenst te doen) en de helder inzicht te komen in de activiteiten motivatie (waarom men dit wil doen); waarmee de vereniging bezig is en in • strategie: een concretisering van de hoeverre ze erin slaagt haar missie in te missie, namelijk hoe men denkt op vullen. lange termijn in de missie succesvol te kunnen zijn. In de strategie geeft men al een werkingspiste aan; ‘Sinds we een beleidsplan (moeten) maken, wordt ook de financiële planning duidelijker. Het heeft ons enkele jaren gekost voor we goed wisten waar we eigenlijk mee bezig waren. Maar nu loont het dubbel en dik, want dit plan is altijd onze basis, ook al moeten we die af en toe wat aanpassen.’

FINANCÏEEL BEHEER

3

20

Wat is een begroting? ‘Er is niets zo moeilijk als een begroting opstellen. Je kan wel een kopie maken van de cijfers van het vorige jaar, maar zo werkt dat natuurlijk niet. Het vraagt ook een inhoudelijke discussie, want de cijfers volgen uit wat we gaan doen … maar we kunnen maar doen waar we centen voor hebben.’

De begroting is een beleidsdocument dat jaarlijks moet worden opgemaakt om een inzicht te geven in hoe men de activiteiten in het volgend dienstjaar zal voeren en wat de te verwachten gevolgen ervan zijn. De wet heeft nergens de vorm van de begroting vastgelegd.

Het spreekt echter voor zich dat een begroting het best wordt opgesteld in dezelfde vorm als de boekhouding. Het lijkt dan ook het meest logisch de begroting in dezelfde vorm op te stellen. Dit maakt beide documenten makkelijker vergelijkbaar en beter verstaanbaar voor de leden van Raad van Bestuur en de algemene vergadering.

‘Af en toe is er een begrotingspost die helemaal verkeerd blijkt te zijn: ofwel veel te weinig, ofwel veel te veel. Tja, zo leer ik elk jaar om de begroting realistischer te maken … Maar toch blijkt er elk jaar wel zo’n uitschieter bij te zitten. Soms gebeuren er ook dingen die niet te voorzien waren, zoals de panne van onze kopiemachine. Dan moet je de begroting aanpassen en zien wat er nog kan door her en der te schrappen.’

Is een begroting wel nuttig? Een begroting opmaken biedt heel wat voordelen: • wanneer u jaarlijks een budget opmaakt, is het duidelijk dat het bestuur van de vereniging haar actie plant en dat alle leden van de vereniging op de jaarvergadering daarover goed geïnformeerd worden; • de leiding krijgt via de begroting een duidelijke bevoegdheid; • de begroting blijft een leidraad voor de volledige werking; • u kunt ook de werkelijkheid (de gegevens van de boekhouding) vergelijken met de geplande gegevens van de begroting. Daardoor krijgt u inzicht in de afwijkingen en kunt u acties ondernemen om dit in de toekomst te vermijden.

Hoe een begroting opmaken? Zo maakt u een begroting op (een voorbeeld van hoe dit er zou kunnen uitzien, vindt u in de tabel hieronder): • u definieert de activiteit en de daaruit te verwachten opbrengsten; • u bepaalt alle kosten die daaraan verbonden zijn; • wanneer u omwille van de activiteit bijkomende werkingsmiddelen nodig heeft, neemt u ze als investeringen in de begroting op; • u gaat na welke lopende leningen gedurende het werkingsjaar moeten worden afgelost; • op basis van de vorige punten kijkt u tot slot na of er nieuwe financiële middelen noodzakelijk zijn. Voert uw vzw een vereenvoudigde boekhouding, dan vervangt u opbrengsten door ontvangsten en kosten door uitgaven.

21

Voorbeeld: Activiteiten

Organisatie

Deelname

Organisatie

Organisatie

Andere

jeugdtornooi

reguliere

kerstfeestje

algemene

activiteiten

competities

vergadering

Opbrengsten Ledenbijdragen Toegangsgelden Sponsors Subsidies Andere Kosten Verzekeringen Personeel Administratie Telefoon, fax Sportmateriaal Aflossingen leningen Betalen intresten Catering Investeringen Poetsdienst Andere Totaal

Wat is een liquiditeitsbegroting? Een van de meest belangrijke naargelang van hun behoeften. deelbegrotingen is de liquiditeitsbegroting. Aan de hand van de Deze geeft aan welke inkomende en welke liquiditeitsbegroting zoekt een vereniging uitgaande geldstroom uw vereniging kan een antwoord op de vraag of ze met de verwachten. Het verschil tussen beide beschikbare en de op korte termijn te toont of u een overschot te verwachten verwachten middelen alle betalingen kan hebt dan wel een tekort. Een overschot doen. Kortom, een maandelijks overzicht kan eventueel belegd worden, een tekort bijvoorbeeld ziet er zo uit: zal u moeten dekken via een lening of een kortstondig krediet. bedrag beschikbaar in kas en op rekening De liquiditeitsbegroting is dus + verwachte inningen van de maand een globaal overzicht van wat u voor = bedrag beschikbaar voor de maand uw vereniging op financieel vlak kunt verwachten in een werkjaar. Vele - alle te verrichten uitgaven voor de verenigingen gaan echter verder dan dat en maand maken dit overzicht wekelijks, maandelijks, = saldo van de maand driemaandelijks of zesmaandelijks,

FINANCÏEEL BEHEER

3

22

Een uitgebreide liquiditeitsbegroting op jaarbasis zou er bijvoorbeeld als volgt kunnen uitzien: Maanden

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Beginsaldo Ontvangsten: Lidgelden Toegangsgelden Sponsorgelden Subsides Opname lening Intrest belegging Andere Uitgaven: Investeringen Verzekeringen Leveranciers Loonkosten Loyer Intresten lening Onderhoud Andere Eindsaldo

Het is evident dat zo’n maandelijkse staat zeer belangrijk is voor een adequate financiële controle.

23

Beheer van de financiële middelen van een vzw

Financiële middelen, een noodzaak Hoe edelmoedig en onbaatzuchtig de doelstellingen van een vzw ook mogen wezen, koken kost geld. De werking, het overleven en de zelfrealisatie van een vereniging vereisen financiële middelen. In dit deel wordt vooreerst dieper ingegaan op de spil van het financieel beheer, de zichtrekening. Omdat de eigen middelen van een vzw vaak niet voldoen om én de investeringen én de werkingskosten te dekken, moet ze op zoek gaan naar vreemd vermogen. Daarom wordt onder een tweede punt ingegaan op enkele belangrijke kredietvormen, zowel op korte als op lange termijn. Tot slot komt even de vraag aan bod hoe een vzw haar eventuele financiële overschotten optimaal kan beleggen.

Zichtrekening De zichtrekening vormt voor elke vereniging de onmisbare hoeksteen van de financiële structuur, en wel hierom: • omdat financiële verrichtingen bij voorkeur en het gemakkelijkst verlopen via de zichtrekening; • omdat de opeenvolgende boekingen duidelijke sporen nalaten, wat de opbouw van een degelijke boekhouding vergemakkelijkt en het toezicht op de financiële stromen ondubbelzinnig maakt; • omdat het girale geldverkeer (geldverkeer via rekeningen) veiligheid waarborgt; • omdat andere bankdiensten meestal gekoppeld worden aan het bezit van een zichtrekening.

Openen en beheren van een rekening Bij het openen van een rekening zal een financiële instelling het bestaan van de rechtspersoonlijkheid en de identiteit van de vereniging verifiëren aan de hand van de statuten (oprichtingsakte en eventuele wijzigingen), de samenstelling van de Raad van Bestuur en de bevoegdheden van de bestuurders. Indien de rekening aangevraagd wordt vooraleer de statuten gepubliceerd zijn, is de rechtspersoonlijkheid nog niet effectief verworven en zal de bank handelen alsof het om een feitelijke vereniging gaat, tot de statuten in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad verschenen zijn. Bovendien zal zij zich tegen mogelijk misbruik indekken door voorlopig geen betaaldocumenten af te leveren.

‘Onze kwetsbaarheid als feitelijke vereniging werd maar duidelijk toen we een rekening wilden openen. Het bleek meteen dat we als vereniging eigenlijk niet bestonden!’

FINANCÏEEL BEHEER

3

24

De statuten moeten uitsluitsel geven over de bevoegdheden: wie kan de vereniging op wettige wijze door zijn handtekening verbinden? Eventueel zal men ook de relevante uittreksels uit het huishoudelijk reglement en/of de beraadslagingen moeten voorleggen. Het loont dus de moeite bij het opstellen van de statuten duidelijkheid na te streven over de financiële bevoegdheden en de mogelijke delegatie ervan tussen bestuurders en naar derden toe. Meestal verloopt het openen van een rekening soepel: een bank wil een potentiële klant immers niet afschrikken. Wanneer de gevolmachtigde vertegenwoordigers niet aanwezig kunnen zijn, zal men zelden de documenten in handen krijgen. Handtekeningen moeten

door de gemeente worden gelegaliseerd, wat tijd en geld kost. Voor het openen van een rekening moeten gestandaardiseerde formulieren worden ingevuld en ondertekend. Naam en adres van de vereniging, publicatienummer in het Belgisch Staatsblad, naam en adres van de bestuurders die de rekening openen en verrichtingen mogen doen, zijn sleutelgegevens. Ook de geboortedatum van de vertegenwoordigers wordt gevraagd, in verband met minderjarigheid. Er wordt genoteerd hoeveel bestuurders er mogen tekenen, of ze dit alleen kunnen doen of niet, voor een onbeperkt of een beperkt bedrag, en of een derde (bijv. een personeelslid) volmacht krijgt en hoe die begrensd wordt. Meteen worden de geldige handtekeningen geregistreerd.

‘Toen we rekeningen voor de vereniging openden, hebben we binnen het bestuur grondig gediscussieerd over wie er allemaal volmachten moest hebben. Hier hebben we gekozen voor veel vertrouwen in onze afgevaardigd beheerder die voor een uitgave tot 5 000 euro alleen zijn handtekening mag zetten. Voor grotere uitgaven tekent de voorzitter of de penningmeester mee.’ ‘Je moet de bankuittreksels zeer goed controleren, we hebben al heel wat fouten vastgesteld. Dat komt altijd wel in orde, maar het kost wel wat telefoontjes en over-en-weergeloop.’

Aansprakelijkheid van de bank De problematiek van de bevoegdheden en volmachten van de gemandateerde bestuurders werd reeds hierboven aangekaart. Om te vermijden dat de bank aansprakelijk gesteld wordt indien de bevoegdheden gewijzigd worden en zij ten onrechte opdrachten van een niet-bevoegde persoon zou uitvoeren, wordt het risico via het bankreglement afgewenteld op de vereniging.

Meestal wordt gesteld dat de intrekking of elke wijziging van volmachten schriftelijk gemeld moet worden. De vereniging wordt geacht kennis genomen te hebben van het bankreglement bij het openen van de rekening. Indien het reglement niet overhandigd wordt, wat niet ongebruikelijk is, doet u er goed aan het toch op te vragen en na te lezen.

25

‘Toen we eindelijk ons clubhuis konden kopen, moesten we gaan lenen. Er waren vragen over borgstelling, renteloze leningen, investeringssubsidies … We hebben er lang over moeten nadenken, want eigenlijk belast je ook je opvolgers met een financiële erfenis. Gelukkig heeft onze bank ons heel duidelijk geïnformeerd. En nu zijn we eigenaar, maar we betalen nog 14 jaar af. Toch is het goedkoper dan blijvend huurgeld te betalen.’

Krediet op korte en lange termijn Wanneer uw vereniging geld tekort heeft, kunt u overwegen om krediet op te nemen. Daartoe zijn er verschillende mogelijkheden: een obligatielening, een investeringskrediet, leasing, leverancierskrediet en kaskrediet. Wanneer men niet meer weet van welk hout pijlen te maken, kiest men soms ook voor minder orthodoxe methoden als uitstel van betaling van belastingen en RSZ-bijdragen. Obligatielening De mogelijkheid van een obligatielening is weinig bekend, maar een vzw kan een beroep doen op meerdere geldschieters via een openbare lening door uitgifte van obligaties. Zij kan zich daarbij richten tot haar leden of tot een ruimer publiek. De obligaties kunnen aan toonder of op naam worden gesteld. In het laatste geval moet de vzw een register aanleggen en bijhouden op haar maatschappelijke zetel.

In principe heeft de obligatiehouder geen enkel voorrecht op de activa van de vzw wanneer ze haar verplichtingen niet zou kunnen voldoen op de vervaldag. Niets verbiedt echter dergelijke voorrechten wel toe te kennen door bepaalde activa als waarborg te stellen, of de terugbetaling van de obligatielening door een hypotheek te waarborgen. Door het uitgeven van een obligatielening kan men, indien men voldoende kredietwaardig is, tegen lagere rentevoeten lenen dan die in het commerciële circuit, en eventueel voor een langere duur. Belangrijk is wel dat de uitgifte van obligatieleningen in de statuten opgenomen moet zijn (of worden). De beslissingsbevoegdheid berust daarna bij de Raad van Bestuur.

‘We kunnen niet anders dan af en toe grote aankopen doen, want anders kan onze vereniging niet meer werken. Elke keer opnieuw vraagt dat een grondige discussie: hoeveel kunnen we spenderen; wat krijgen we nog van de oude toestellen? Hoe kunnen we goedkoop lenen of zouden we beter leasen?’

Investeringskrediet Investeringskredieten zijn termijnkredieten die een specifiek voorwerp hebben: de financiering van vastliggende middelen zoals de aankoop van gronden, gebouwen, uitrustingen, rollend materieel en machines. Investeringskrediet kan ook

FINANCÏEEL BEHEER

3

26

worden gevraagd voor de vorming of het opnieuw opbouwen van een gedeelte van het bedrijfskapitaal. Belangrijke uitgaven dus, die slechts geleidelijk terugverdiend worden, zodat de terugbetaling over meerdere jaren moet worden gespreid.

De duur van de lening wordt afgestemd op de verwachte levensduur van het aangekochte goed en doorgaans gebaseerd op de duur van de boekhoudkundige afschrijvingsperiode. Gebouwen worden meestal gefinancierd over 20 tot 25 jaar, machines over 5 jaar, computers en rollend materieel over 2 tot 3 jaar. Het bedrag van de lening wordt bepaald door de kostprijs van de goederen die ermee gefinancierd worden. Ook wordt rekening gehouden met de te verwachten opbrengst van de investering, die idealiter zichzelf moet kunnen terugbetalen.

Leasing Leasing is een financieringstechniek waarbij een financiële instelling of een gespecialiseerde leasingmaatschappij een gebouw, uitrustingen, machines, transportmiddelen, enz. aankoopt om ze te verhuren aan een leasingnemer. Het voordeel van leasing is dat men over de nodige gebouwen en/ of uitrustingen en/of goederen kan beschikken zonder de eigen middelen aan te spreken en te immobiliseren. Leasing vergemakkelijkt de aanpassing aan technische ontwikkelingen: op het einde van het contract is de uitrusting afgeschreven en kunt u overschakelen naar modernere of meer aangepaste productiemiddelen. Wanneer u daarentegen zelf eigenaar bent, kunt u aarzelen om te innoveren omdat de afgeschreven, maar voorbijgestreefde uitrusting nog bruikbaar blijft, vooral als de beschikbare middelen krap zijn. De tweedehandswaarde van oudere machines kan immers zeer laag zijn, zodat er weinig te recupereren valt.

De financiële instelling zal zelden 100% van het investeringsbedrag lenen. Een bijdrage uit eigen middelen van de vereniging is wenselijk. De terugbetaling van een lening gebeurt volgens een aflossingsplan. De waarborg speelt een belangrijke rol in termijnkrediet. De intrest wordt bij voorbaat bepaald. Wanneer de termijn zeer lang is, zal de bankier meestal een herzieningsformule opleggen, waarbij de intrest aan de marktrentevoet aangepast wordt. De lener heeft bij herziening echter de keuze de voorgestelde verhoging te aanvaarden of het krediet terug te betalen.

Er bestaan verschillende vormen van leasing: • exploitatieleasing, waarbij een verhuurmaatschappij bepaalde uitrustingen (hefkranen, vrachtwagens, kopieermachines, computers, enz.) voor een bepaalde tijd verhuurt aan derden, de huurders; • financiële leasing, waarbij een financiële instelling of een leasingmaatschappij op aanvraag van de huurder een specifieke uitrusting aankoopt om haar aan de huurder te verhuren voor een periode die meestal gelijk is aan de levensduur van de uitrusting. Deze vorm van leasing wordt ook veel gebruikt voor het verhuren van bedrijfsgebouwen, die eventueel naar wens van de leasingnemer aangekocht, gebouwd of verbouwd worden. Het gebeurt zelfs dat een leasingnemer zijn gebouwen of uitrusting verkoopt aan een leasingmaatschappij om ze dan terug te huren. Zo komt er kapitaal vrij voor andere doeleinden.

27

Bij financiële leasing wordt enkel een uitrustingsgoed gefinancierd, bij operationele leasing ook bijkomende uitgaven, zoals onderhoud en herstellingen, vervanging in het geval van defecten, enz. Een voordeel van deze formule is dat de integrale kostprijs van de investering op voorhand bekend is. Leasing laat 100% financiering toe, zonder voorschotten. Dit voordeel wordt in de praktijk wel afgezwakt door de waarborg die de leasinggever meestal vraagt. Verder beginnen de kosten pas te lopen op het moment dat het voorwerp van de leasing effectief in gebruik genomen wordt.

Een nadeel van leasing is dat de huurder niet beschikt over de restwaarde van de uitrusting na afschrijving. De leasingmaatschappij blijft eigenaar. Toch beschikt de huurder bij afloop van het contract over de keuze: de geleasde uitrusting teruggeven, de huur voortzetten tegen verminderde huurprijs of de geleasde uitrusting overnemen tegen de restwaarde, bepaald bij het afsluiten van het contract (meestal een percentage van de nieuwwaarde). Een ander nadeel is de lange duur van het leasingcontract. Het kan slechts bij onderling akkoord worden verbroken. Meestal is daarvoor een stevige schadevergoeding bepaald.

Leverancierskrediet Leveranciers geven doorgaans uitstel van betaling: 14 dagen, een maand, twee maanden of nog langer, afhankelijk van de sector. Dit uitstel van betaling is een vorm van krediet, een zeer belangrijke kredietbron voor vele vzw’s. Toch is dit vanuit het kostenstandpunt niet altijd de voordeligste oplossing. Heel wat leveranciers verlenen immers korting bij contante betaling. Het niet gebruiken van deze korting kan een kost betekenen. Een voorbeeld: Een leverancier geeft 2% korting bij betaling binnen de 10 dagen, anders betaling binnen de 30 dagen. Ingaan op dit leverancierskrediet brengt een kost mee van 2% x 360/20 = 36%. Krediet nemen gedurende 20 dagen kost dus 36% op jaarbasis. Kaskrediet (voorschot in rekening courant) ‘Toen de subsidies enkele maanden uitbleven, hebben we een kaskrediet aangevraagd. Gelukkig hadden we een goede relatie met onze bank, zodat de intresten niet te hoog lagen. We hebben geprobeerd om deze als extra subsidie te krijgen, maar dat is niet gelukt.’

Een kaskrediet is een vergunning die de bank aan een vereniging verleent om bedragen op te nemen die het tegoed van haar rekening overtreffen. Die vereniging mag dan binnen bepaalde voorwaarden en voor een bepaalde duur een overeengekomen negatief saldo hebben op

FINANCÏEEL BEHEER

3

28

haar rekening. De eenvoudigste vorm van kaskrediet is de automatische kredietlijn die verbonden is aan een bank- en kredietkaart. Voor een beperkte geldnood kan men eventueel een tijdelijke verhoging van deze automatische kredietlijn vragen.

Kaskrediet is een zeer soepele kredietvorm: de modaliteiten worden in onderling overleg bepaald, in functie van de vertrouwensrelatie tussen de financiële instelling en haar klant. Wanneer het krediet geopend is, beschikt de vereniging er naar willekeur over, zonder verdere verantwoording over het gebruik ervan te moeten afleggen aan de financier. In tegenstelling tot bij een lening, is er bij een kaskrediet geen vast afbetalingsschema. Het krediet kan voor bepaalde of onbepaalde duur worden geopend, maar ten allen tijde door beide partijen worden

Uitstel van betaling van belastingen en RSZ-bijdragen Het is normaal dat een vereniging recente schulden heeft bij de RSZ en de belastingen: een kwartaal voor sociale bijdragen, of het bedrag van de ingehouden bedrijfsvoorheffing of de laatste belastingaanslag in de vermogensbelasting. Het komt echter voor dat de achterstand bij de RSZ aangroeit tot drie, vier kwartalen en meer, of dat de belastingschuld aan de administratie aanzienlijk is opgelopen. Het bestaan van dergelijke bevoorrechte schuldeisers

opgezegd, volgens de modaliteiten van de overeenkomst. Kaskrediet kan relatief duur zijn. Het is niet interessant om een langdurig en constant tekort te financieren. Het is wel een geknipte formule voor verenigingen die voldoende inkomsten hebben om hun uitgaven te betalen, maar kampen met belangrijke structurele afwijkingen tussen het uitgaven- en inkomstenpatroon, een seizoensgebonden werking hebben of tijdelijk krap bij kas zitten door buitengewone of onvoorziene uitgaven.

is steeds gevaarlijk, zelfs ongezond, en wijst op een gespannen geldsituatie. Het ondermijnt het krediet van de betrokken vereniging en is een bijzonder dure onderneming: er worden immers hoge intresten gevraagd en de aansprakelijkheid van de beheerders kan hier opduiken. Deze vorm van financiering getuigt van een bedrieglijke eenvoud en is niet aan te bevelen, zeker indien deze aanpak gebeurt zonder medeweten van de betrokken overheidsdiensten.

29

‘Enkele jaren geleden heeft onze penningmeester voorgesteld om onze reserve op langere termijn te beleggen. Dat heeft een tijdje mooie winsten opgeleverd, maar toen ging het mis en hebben we bijna alles opnieuw verloren. Nu zijn we voorzichtig en wagen ons niet meer aan te strakke vastleggingen.’

Beleggingsbeleid Beschikbaarheid of liquiditeit Welke grote uitgaven verwacht uw vereniging in de toekomst en op welke termijn? Zijn deze uitgaven periodiek? Durf dit op een tijdschema uit te tekenen. U moet die oefening maken over een voldoende lange periode, over meerdere jaren zelfs. Aan deze kas- en financieringsplanning moet u in elk geval twee elementen toevoegen: • een buffer, d.i. een bedrag dat gereserveerd wordt voor onverwachte uitgaven, die niet met de dagelijkse inkomsten kunnen worden opgevangen; • een tempo, d.i. de snelheid waarmee geld moet kunnen worden gemobiliseerd. Het resultaat van de oefening is een schema met kapitalen en termijnen, in functie van de financiële planning van uw vereniging. Veiligheid Wie geld belegt, doet dit voor de opbrengst, niet om het kapitaal te zien afbrokkelen door de inflatie of andere invloeden. Een eerste dimensie is de louter materiële veiligheid: beveiliging van de

FINANCÏEEL BEHEER

3

30

financiële activa tegen verlies of diefstal. De tweede dimensie is zorgen dat er een aanvaardbare financiële opbrengst komt. U moet weten dat veiligheid een prijs heeft. Hoger risico wordt gecompenseerd door hoger rendement. De handige belegger zorgt voor een goed evenwicht, legt niet alle eieren in één korf en mikt op opbrengsten bij aanvaardbare risico’s. De belangrijkste taak is het vermogen van de vereniging veilig te stellen en toch een aanvaardbare opbrengst te oogsten. Rendement Rendement is natuurlijk de droom van elke belegger: een behoorlijke en liefst zo hoog mogelijke groei van de beschikbare kapitalen. Geld moet werken. Het rendement is geen los gegeven, maar hangt nauw samen met de combinatie liquiditeit, veiligheid en comfort. Een degelijk beleggingsbeleid is dus een voortdurend streven naar het optimale evenwicht tussen de voormelde criteria.

Ethisch beleggen Ethische beleggingsvormen kennen de laatste jaren ook in België heel wat groei en belangstelling: er wordt vaak over gepraat, er zijn regelmatig nieuwe producten en de groei in de volumes is gestadig. Deze producten zijn financieel aanbevolen, omdat de recente ervaring in elk geval leert dat ze niet noodzakelijkerwijze meer, maar ook niet minder opbrengen voor de onderschrijver. Sommige van deze producten behalen zelfs een meer dan behoorlijk resultaat. Sommige verenigingen hebben ook een aandeel in deze beleggingsvormen en een aantal onder hen nemen zelfs actief deel in het promoten van deze producten. Het ethisch beleggen kan in rechtstreeks verband staan tot de missie

en het maatschappelijk engagement van de vereniging. Het kan zelfs uitdrukkelijk in de statuten zijn opgenomen. Er zijn hier voldoende praktijkvoorbeelden, bijv. een vredesorganisatie die haar reserves zeker niet belegt in een fonds dat o.a de wapenindustrie omvat. Toch blijkt het in de praktijk niet altijd gemakkelijk om beleggingsvormen te vinden die aan specifieke verenigingsverwachtingen voldoen. Voor heel wat sectoren zijn er wellicht nog geen producten die inspelen op de sectorale verwachtingen. Voor verenigingen die hiertoe mogelijkheden hebben kan een reflectie over ethisch beleggen erg nuttig zijn maar ook stof leveren voor een boeiende discussie.

31

Financieel beheer van lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies

‘Plotseling kregen we een schenking: een oude woning met heel wat mogelijkheden maar ook heel wat restauratiekosten. En we wisten ook niet wat zo’n schenking ons nog zou kosten.’

Wat zijn schenkingen en legaten ? Schenkingen en legaten zijn mogelijk in speciën en in natura (onroerende goederen, kunstvoorwerpen, memorabilia of recyclagegoederen, enz.). Ze kunnen dienen voor de oprichting of schaaluitbreiding van een vzw (dan zijn het permanente middelen of eigen vermogen), zij kunnen dienen om een wel bepaald werkingsactief te ontvangen of te verwerven (dan hebben ze het karakter van een subsidie in kapitaal) of zij ondersteunen de dagelijkse werking (dan zijn het opbrengsten). Soms verwerven vzw’s gratis goederen, niet om ze zelf te houden, maar om ze te verkopen en met de opbrengst projecten te kunnen financieren (bijv. oud papier, tweedehandsmateriaal). Vzw’s hoeven giften niet altijd meteen aan te wenden: sommige gekregen goederen kennen niet onmiddellijk een gebruik. In een aantal gevallen krijgt de vereniging goederen enkel en alleen om ze te distribueren. Bijvoorbeeld: een jeugdbeweging zorgt voor de distributie van hulpgoederen (zandzakjes) bij watersnood. Het is mogelijk dat sommige overheden aan gesubsidieerde verenigingen qua financiële reserves limieten opleggen. Sommige subsidies mogen ook maar alleen aangewend worden voor een heel specifiek doel (bijv. projectsubsidies). Voor meer informatie over subsidies en de relatie tussen overheid en vereniging verwijzen we naar de gratis publicatie “Tandem” van de Koning Boudewijnstichting. Invloed op het financieel beheer Omdat vele verenigingen financieel afhankelijk zijn van subsidies of schenkingen, zijn een sterke kennis en beheersing van de subsidieregels en dossiers een absolute noodzaak. Voor het financieel beheer zult u o.a. rekening moeten houden met de volgende elementen:

FINANCÏEEL BEHEER

3

32

• • • •

(in)stabiliteit van de subsidiëring en (on)zekerheid van de subsidiëring; voorwaarden van de subsidiëring; strafrechtelijke wetgeving op het gebruik en misbruik van subsidiëring; arbitrage tussen subsidieerbare (of gesubsidieerde) en niet-subsidieerbare (of niet gesubsidieerde) bedragen;

•

•

•

wie mag controle uitvoeren vanwege de subsidiërende overheid, voor welke documenten, gedurende welke periode? op welke manier moet er worden gerapporteerd aan de verschillende overheden? Bestaat er hiervoor een aparte regeling? …

Om een degelijk zicht te krijgen op de verwerking van subsidies en schenkingen in de vereniging, hebt u informatie nodig over hun belangrijkste karakteristieken. Zo zal de bedoeling van de subsidies, de schenking of het legaat (de reden waarom ze geschonken werden) een belangrijke rol spelen in de verdere boekhoudkundige behandeling. Een tweede karakteristiek is wat (welk voorwerp) er juist geschonken wordt. Gaat het om kapitaalgoederen die de vereniging bijv. als infrastructuur nodig heeft of gaat het om goederen die de vzw geschonken krijgt en zal verzilveren? Het voorwerp van de schenking kan naast goederen ook geld zijn of zelfs vrijwilligersdiensten. Een derde belangrijke vraag is waarvoor de geschonken voorwerpen zullen dienen: als startkapitaal, ter investering, voor de werking, enkel ter distributie? Giften en legaten Belangrijk om te weten is tenslotte de mogelijkheid tot fiscale aftrekbaarheid van giften in België. De giften van ten minste 30 euro aan een reeks door de overheid erkende instellingen met een wetenschappelijk, cultureel, sociaal of humanitair doel, aan verenigingen en instellingen die hulp verlenen aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen, aan instellingen die het behoud of de zorg voor monumenten en landschappen tot doel hebben en aan

instellingen die zich bezighouden met het natuurbehoud of met de bescherming van het leefmilieu, en die als dusdanig erkend zijn. Die giften zijn slechts aftrekbaar op voorwaarde dat de begiftigde een kwijtschrift heeft afgeleverd. Het totale bedrag van deze giften is slechts aftrekbaar voor maximum 10% van het totale nettoinkomen en mag niet hoger zijn dan 299 780 euro (voor aanslagjaar 2004) voor natuurlijke personen en 500 000 euro voor vennootschappen. Vraag dus uw erkenning aan indien u in aanmerking komt en communiceer dit ook naar het ruime publiek. De Koning Boudewijnstichting biedt ook het systeem van “projectrekening” voor specifieke projecten van o.a het verenigingsleven en bij uitbreiding de ganse social-profit sector. Met een projectrekening wil de Stichting de vrijgevigheid op lokaal niveau stimuleren en tegelijkertijd aan o.a het verenigingsleven een erg praktische en vaak ook noodzakelijke service bieden. Indien aan een vereniging een projectrekening wordt toegekend (zie verder), dan (1) wordt dit specifieke project door de Koning Boudewijnstichting erkend en (2) kunnen giften vanaf 30 euro en bedoeld voor dit specifieke project, een fiscaal attest opleveren. Schenkers van deze giften kunnen via dit attest het geschonken bedrag in mindering van hun belastbaar inkomen brengen. Zulke projectrekening wordt aan de Koning Boudewijnstichting aangevraagd en voorgelegd aan een selectiecommissie. Deze beoordeelt de aanvragen op de volgende criteria: komt de aanvrager in aanmerking (is het een vereniging of bij uitbreiding een initiatief binnen de socialprofitsector) en geldt de aanvraag voor een project dat niet binnen de gewone activiteiten van de aanvrager valt (m.a.w is het een specifiek project dat beperkt is in tijd).

33

Elektronisch boekhouden en bankieren

Informatica is vandaag de dag niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven en zit verstrengeld in veel van onze activiteiten. Ook uw vzw zit wellicht al op de elektronische snelweg en heeft een eigen website, een e-mail adres en een administratie op de pc. ‘Sinds we geïnvesteerd hebben in goede computers en vorming, heb ik als penningmeester heel wat minder werk. Ik kan nu met homebanking heel gemakkelijk en snel de stortingen doen en via internet kan ik de andere bestuurders prima op de hoogte houden’.

Elektronisch boekhouden Uiteraard is er al heel wat software op de markt ter ondersteuning van het financieel beheer. Veelal gaat het om gestandaardiseerde boekhoudpakketten die naar uw eigen behoeften kunnen aangepast of uitgebreid worden met modules ter ondersteuning van uw financiële administratie. Er zijn zeer veel pakketten op de markt, van eenvoudige voor de kleine tot meer geavanceerde voor de grote vzw’s. Vraag aan uw financieel raadgever welk pakket het best aangepast is aan de behoeften van uw vereniging. Sommige leveranciers werken met gunsttarieven voor het verenigingsleven. Natuurlijk is er niet alleen de aankoop, maar ook de kosten van regelmatige actualisering en onderhoud.

Sinds enkele jaren is er gelukkig een geïntegreerde oplossing voorhanden. Een aantal grote banken heeft zich verenigd in ISABEL: een uniek initiatief dat aan de klant de mogelijkheid biedt om alle bankactiviteiten met de aangesloten banken via één softwarepakket te regelen. Men onderscheidt daarbij A-, B- en Cfuncties: • A-functies zijn de functies die door alle banken ondersteund worden: versturen van overschrijvingen (binnenlandse en buitenlandse), opvragen van rekeninginformatie (in de meeste gevallen enkel binnenlandse), enz.; • B-functies zijn bankeigen toepassingen en omvatten onder andere het opvragen van buitenlandse rekeninginformatie, opvragen van allerhande andere informatie, uitvoeren Elektronisch bankieren van remote banking (het beheer van Tot voor een tiental jaren werden rekeningen op afstand), enz.; bankzaken hoofdzakelijk tête-à-tête • C-functies tot slot zijn diensten afgehandeld in het bankkantoor. Met de die door derden worden geleverd: opkomst van het elektronisch bankieren is aanbieden van internet en toegang tot dit drastisch veranderd. Het gemak en de de databanken van bijvoorbeeld de overzichtelijkheid daarvan maken dat u als zakenkrant De Tijd. klant de financiële situatie beter kunt volgen en beheren. Wanneer u klant bent bij meer dan één bank, loopt u wel het risico dat u te maken krijgt met verschillende pakketten die elk een eigen systeem en eigen functionaliteit hebben.

FINANCÏEEL BEHEER

3

34

Waar aankloppen voor hulp bij financieel beheer?

De functie van financieel beheerder is in vele verenigingen eerder beperkt. De klemtoon ligt niet op het administratieve, maar op de dienstverlenende functie. Zolang een vereniging zowel qua leden als qua prestaties klein in omvang is, behoeft zij geen verdere knowhow. Het volstaat dat ze beschikt over een penningmeester, die instaat voor de administratieve verwerking en zorgvuldig alle financiële bewegingen volgt, noteert en de verantwoordingstukken ervoor bijhoudt. Geheel verschillend is de situatie wanneer activiteiten intenser worden, verrichtingen een behoorlijke financiële impact krijgen, investeringen nodig zijn en er een financiële behoefte ontstaat. Ook het volgen van de verschillende bepalingen en veelvuldige wijzigingen in diverse wetgevingen (boekhoudkundige, sociale, …) vergt gespecialiseerde knowhow. Daarom laten vele verenigingen zich in die situatie bijstaan

door professionelen. Hierna volgt een beschrijving van enkele specialisten waarop een vereniging een beroep kan doen: een accountant, een belastingconsulent, een bedrijfsrevisor, een boekhouder, een fiscalist, een sociaal secretariaat en verder overheden en koepelorganisaties. Bij de keuze van een goede hulp is het belangrijk om niet alleen te kiezen op basis van de technische deskundigheid, maar ook de vertrouwdheid met het verenigingsleven. Verenigingen hebben vaak een andere financiële logica en die vraagt toch een speciale gevoeligheid, o.a de visie op rendement en efficiëntie, de relatie met overheden (subsidies) enz. Deze bekommernissen kan teleurstelling en wederzijdse frustratie voorkomen.

35

Accountant ‘De voorbije jaren is onze vereniging steeds meer uitgegroeid tot een echt sociaal bedrijf. Daarom werken we al geruime tijd met een accountant, die ons niet alleen bijstaat in het dagelijks financieel beheer, maar ons ook permanent adviseert en begeleidt.’

Omschrijving Wanneer een vereniging een beroep doet op de diensten van een accountant, zal die optreden als haar permanente raadgever voor het zeer uitgebreide domein van haar administratieve en boekhoudkundige organisatie. Het is de accountant die de boekhouding organiseert, de rekeningen rechtzet en de vereniging voorlicht over de werkelijke toestand op financieel en economisch vlak. Beroepsorganisatie De titel van accountant is beschermd: buiten de personen met de hoedanigheid van accountant mag niemand die titel voeren. Daartoe moet men lid zijn van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten. Dit is een publiekrechtelijke beroepsorganisatie die toeziet op de opleiding en voorziet in de bestendige organisatie van een korps van specialisten, die bekwaam zijn hun werkzaamheden uit te voeren met alle vereiste waarborgen inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en rechtschapenheid.

Zij ziet ook toe op de behoorlijke uitvoering van de opdrachten die aan de leden zijn toevertrouwd. Meer informatie over het beroep en de concrete opdrachten van de accountant kunt u vinden op de website van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten op http://www.iec-iab.be Belastingconsulent Net zoals de titel van accountant is ook de titel van belastingconsulent beschermd. Om die titel te mogen voeren, moet men lid zijn van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten. Belastingconsulenten geven advies over alle belastingaangelegenheden. Zij staan de vzw bij als belastingplichtige in het nakomen van haar fiscale verplichtingen. Voor meer informatie over het beroep verwijzen we opnieuw naar de website van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten op http://www.iec-iab.be

Bedrijfsrevisor ‘Omdat wij subsidie ontvangen van de Vlaamse Gemeenschap, zijn we verplicht om onze jaarrekening te laten nakijken door een bedrijfsrevisor. Zij geeft ons een ‘rapport’ over deze rekening, met opmerkingen, vragen en suggesties. Dit rapport wordt heel uitdrukkelijk op de algemene vergadering voorgelegd en besproken. Wanneer het positief is, dan stelt het ons gerust dat het werkstuk van behoorlijke kwaliteit is.’

Wettelijke bepalingen De nieuwe vzw-wet heeft de functie van commissaris als orgaan van de vzw verplicht voorgeschreven voor de grote vzw’s en stichtingen. Meer

FINANCÏEEL BEHEER

3

36

concreet moeten vzw’s en stichtingen een commissaris aanstellen wanneer zij meer dan 100 voltijdse werknemers tewerkstellen of wanneer zij twee van de volgende drie criteria overschrijden:

• •

•

50 voltijdse werknemers; 6 250 000 euro aan ontvangsten, exclusief BTW (uitzonderlijke ontvangsten niet inbegrepen); 3 125 000 euro balanstotaal.

De commissaris, een onafhankelijk en onpartijdig deskundige, wordt belast met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet, van de statuten en van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. Hij wordt benoemd door de Algemene Vergadering. Omschrijving De commissaris heeft een vertrouwensfunctie. Te midden van het gewoel van allerlei belangengroepen binnen een vzw, vormt hij een veilige baken, de waarborg voor de kwaliteit van de financiële informatie. In situaties met tegenstrijdige en uiteenlopende

belangen, treedt hij op als onafhankelijk scheidsrechter. Beroepsorganisatie Commissarissen moeten lid zijn van het Instituut van Bedrijfsrevisoren. Dit is een publiekrechterlijke beroepsorganisatie die waakt over de opleiding en voorziet in een bestendig korps van specialisten die bekwaam zijn de functie van bedrijfsrevisor te vervullen met alle vereisten inzake bevoegdheid, onafhankelijkheid en beroepseerlijkheid. Het Instituut oefent ook toezicht uit op de behoorlijke uitvoering van de opdrachten die aan zijn leden worden toevertrouwd. Meer informatie over het beroep en de concrete opdrachten van de bedrijfsrevisor kunt u vinden op de website van het Instituut der Bedrijfsrevisoren op http://www.ibr-ire.be

Boekhouder en boekhouder-fiscalist ‘Twee jaar geleden is onze staf uitgebreid tot vier mensen. Vanaf dat moment bleek het financieel en personeelsbeheer te intensief te worden voor onze vrijwilliger-penningmeester. We hebben toen een boekhouder aangesproken die het samen met haar verder doet. Dat kost ons een beetje, maar het bespaart op vrijwilligerstijd en het stelt ons ook gerust dat alles juist en perfect gebeurt.’

Omschrijving De erkende boekhouders en boekhouders-fiscalisten worden over het algemeen beschouwd als de naaste raadgevers van een instelling. De wetgever heeft hen vier werkzaamheden toevertrouwd: • organisatie van boekhoudingdiensten en advies daarover; • openen, houden, centraliseren en sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen; • bepalen van de resultaten en opmaken van de jaarrekening in de door de wet bepaalde vorm;

•

verstrekken van advies in alle belastingaangelegenheden, belastingplichtigen bijstaan bij de nakoming van hun fiscale verplichtingen en hen vertegenwoordigen bij de fiscale diensten.

De eerste drie van deze activiteiten behoren tot het monopolie van de erkende boekhouders, die ze delen met de accountants en de bedrijfsrevisoren.

37

Beroepsorganisatie Net zoals bij bedrijfsrevisoren, accountants en belastingconsulenten is de beroepstitel van boekhouders en boekhouders-fiscalisten beschermd. Om de titel van erkende boekhouder of erkende boekhouder-fiscalist te mogen voeren moet men lid zijn van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten. Het instituut heeft als opdracht toe te zien op de opleiding en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren, die bekwaam zijn de in

de wet bepaalde werkzaamheden uit te voeren met alle vereiste waarborgen inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid. Het ziet er ook op toe dat de opdrachten die aan zijn leden zijn toevertrouwd, behoorlijk worden uitgevoerd. Meer informatie over het beroep en de concrete opdrachten van de erkende boekhouders en boekhouders-fiscalisten kunt u vinden op de website van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten op http://www.ipc-bib.be

Sociaal secretariaat ‘De personeelsadministratie is veel te ingewikkeld om allemaal zelf te doen, zelfs voor één staflid. We hebben ons meteen bij onze eerste beroepskracht bij een sociaal secretariaat aangesloten, en dat betekent dat we zelf nog maar enkele – en gemakkelijke – dingen moeten doen.’

Voordelen De aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat biedt volgende voordelen: • het kan de administratieve taken overnemen; • een erkend sociaal secretariaat is gemachtigd om in het hoofd- of bijkantoor de verplichte sociale documenten bij te houden die normaal bij de werkgever moeten worden samengebracht; • de openbare of erkende private instellingen die met het beheer van een sector van de sociale zekerheid zijn belast, kunnen rechtstreeks in contact treden met het erkend sociaal secretariaat dat optreedt als erkende tussenpersoon; • sommige termijnen om bepaalde verplichtingen te vervullen zijn langer dan wanneer er geen erkend secretariaat optreedt. De betaling aan

FINANCÏEEL BEHEER

3

38

•

een erkend sociaal secretariaat geldt bijvoorbeeld als betaling aan de RSZ; tenslotte verzekert het sociaal secretariaat zowel voor de werkgever, voor de werknemer als voor de overheid een betere toepassing van de sociale verplichtingen.

Aansluiting Bij de aansluiting bij een sociaal secretariaat moet de werkgever een overeenkomst tekenen en wordt er afgesproken op welke wijze de samenwerking zal verlopen. Zo kan een grote of een kleine vereniging haar volledige loonadministratie aan een sociaal secretariaat overdragen, tot de automatische girale betaling van de werknemer toe. Dit vergemakkelijkt uiteraard ook de boekhoudkundige verwerking.

Een werkgever noteert de prestaties en afwezigheden van zijn personeel volgens de organisatiemogelijkheden van de vereniging: van geschreven loonopdrachten over diskettes tot volledige databanken toe. Het erkend sociaal secretariaat is niet verantwoordelijk voor foutief opgegeven brutolonen, wel voor de juistheid van de uitgevoerde berekeningen. Het sociaal secretariaat moet van iedere aangesloten werkgever een volledig dossier over de toepassing van de sociale wetten samenstellen en bijhouden en moet de werkgever behulpzaam zijn bij het samenstellen van zijn dossier, nl. minimaal: • het personeelsregister; • de loonstaten; • het bewijs van aansluiting bij een sociaal secretariaat; • het bewijs van de betalingen aan het secretariaat van de verschuldigde sociale bijdrage van de laatste drie jaar.

Een lijst van de sociale secretariaten in België (met hun website) kunt u vinden op de website van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid op volgende adres: http://socialsecurity.fgov.be/ carnet-nl.htm#secretariaten Overheid en koepelorganisatie Vele vzw’s staan onder het toezicht van diverse overheden of zijn rechtstreeks afhankelijk van hun koepelorganisatie. Bij het organiseren van hun financieel beheer kunnen zij vaak een beroep doen op deze koepelorganisaties en overheden. Doorgaans wordt de administratie van de diverse vzw’s binnen een koepelorganisatie zelf gecentraliseerd. Gespecialiseerde verenigingen en diensten Er bestaan ook gespecialiseerde diensten (zowel profit als social-profit) voor de financiële en boekhoudkundige begeleiding van verenigingen.

39

Tot slot

Voorgaande punten hebben aangetoond dat een vereniging een levende organisatie vormt die haar activiteit slechts behoorlijk kan vervullen wanneer zij: • een minimum aan administratie voert (enkelvoudige of volledige boekhouding); • daaruit de nodige informatie haalt om haar beleid op af te stemmen; • permanent aandacht heeft voor haar financieel evenwicht.

FINANCÏEEL BEHEER

3

40

Vaak is daarbij deskundige hulp en advies wenselijk. Verschillende beroepsgroepen (accountants, belastingconsulenten, bedrijfsrevisoren, boekhouders en fiscalisten) en andere specifieke organisaties staan klaar om u daarbij te helpen. Ook sociale secretariaten, maar zeker ook uw koepelorganisatie(s) of het steunpunt dat voor uw sector actief is, kunnen een reddende engel zijn.

Deze brochure kan gedownload worden via www.kbs-frb.be , rubriek “gratis publicaties” of gratis besteld worden via het Contactcentrum (070 - 233 728) of per e-mail [email protected] Cette brochure est publiée en français sous le titre “Santé financière et comptabilité des associations. Les bases d’une gestion transparante et saine” et disponible à la même adresse. Dieses Dokument kann auch in Deutsch unter dem Titel “Finanzielle Gesundheit und Buchführung der Vereinigungen” bezogen werden. De teksten van deze brochure mogen gebruikt worden voor niet-commerciële doeleinden, mits duidelijke vermelding van de bron. D/2004/2893/02 ISBN: 90-5130-454-4 NUR: 825 Verantwoordelijke uitgever: Luc Tayart de Borms Afgevaardigde beheerder Brederodestraat 21 1000 Brussel

3

De integrale teksten van o.a de wet van 2 mei 2002 op de verenigingen zonder winstgevend doel, de internationale verenigingen zonder winstgevend doel en de stichtingen, het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 over de vereenvoudigde boekhouding en het Koninklijk Besluit van 19 december 2003 over de volledige boekhouding zijn volledig te vinden op de webstek van het ministerie van Justitie: www.just.fgov.be Informatie over het financieel recht is beschikbaar op de webstek van het ministerie van Financiën: www.fisconet.fgov.be Er zijn de websteks van de beroepsverenigingen: Instituut der Bedrijfsrevisoren: www.ibr-ire.be Instituut van de Accountants en Belastingsdeskundigen: www.iec-jab.be Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten: www.ipc-bib.be KONING BOUDEWIJNSTICHTING De levensomstandigheden van de bevolking helpen verbeteren www.kbs-frb.be De Koning Boudewijnstichting is een onafhankelijke en pluralistische stichting van openbaar nut die zich sinds 1976 inzet om de levensomstandigheden van de bevolking te helpen verbeteren. De komende jaren concentreren we onze inspanningen vooral op vier programma’s: ‘Sociale rechtvaardigheid’, ‘Burgersamenleving’, ‘Governance’ en ‘Fondsen & Eigentijdse filantropie’. Onze werkmethodes zijn divers: we steunen projecten van derden, zetten zelf acties op rond bepaalde thema’s, we organiseren studiedagen, bundelen informatie in rapporten en publicaties ... Als Europese stichting in België is de Koning Boudewijnstichting zowel actief op lokaal, regionaal, federaal, Europees als internationaal niveau. Meer info vindt u op onze webstek: www.kbs-frb.be Praktische gegevens: bel +32-2-511 18 40 fax +32-2-511 52 21 mail [email protected] Koning Boudewijnstichting, Brederodestraat 21, B-1000 Brussel Giften op onze rekening 000-0000004-04 zijn fiscaal aftrekbaar vanaf 30 euro. Met de steun van de Nationale Loterij

Het Ministerie van Justitie voorziet binnenkort de publicatie van gedetailleerde brochures over “grote en zeer grote verenigingen” en “kleine vzw’s”, samengesteld door de drie beroepsinstituten. Een lijst van de sociale secretariaten vindt u op www.socialsecurity.fgov.be, en informatie over “projectrekeningen” van de Koning Boudewijnstichting op www.kbs-frb.be De meeste verenigingen zijn opgenomen in een Vlaams of zelfs internationaal netwerk. In deze zogenaamde “bovenbouw” van federaties, nationale secretariaten, koepels, steunpunten enz. is er heel wat specifieke knowhow voorhanden en zijn er tal van ondersteuningsmogelijkheden beschikbaar. In de (gespecialiseerde) boekhandel of softwarehandel bestaan er erg specifieke publicaties en pakketten voor het financieel beheer en de boekhouding van verenigingen. Interessante naslagwerken zijn o.a: DE LEMBRE, E., CAENEPEEL, I., VANHEE, C.; Handboek Boekhouden: Deel 1: Inleiding tot het boekhouden en de boekhoudtechniek (7e druk) 508 pp. Deel 2 : Het Belgisch boekhoudrecht (6e druk) 309 pp. Deel 3 : Grondige studie van de jaarrekening (6e druk) 596 pp. Uitgeverij Wolters Plantyn, Deurne. DE LEMBRE, E., DE KIMPE, A., VANDER LINDEN, M.; Boekhouden in de praktijk, Ced Samsom, Diegem. LANDUYT, R.; Handboek Algemeen boekhouden - Theorie en praktijk: Modules 1 tot en met 5. Den Arend, Bonheiden. SIAU, C., MERCKEN, R.; Handboek Boekhouding en financiële rapportering: Boek 1 en Boek 2. Garant Uitgevers n.v., Leuven VAN LIEDEKERKE, C., WALRAEVENS, G.; Algemeen boekhouden NU, Standaard Uitgeverij, Antwerpen. BAUWENS, A., REDIG, G.; Tandem: samenwerking van vereniging en gemeente. Koning Boudewijnstichting, 2de uitgave, Brussel.

vermijd kopzorgen... - Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

EEN STAPJE VERDER IN WERELD VAN FINANCIEEL BEHEER EN BOEKHOUDING ...

Vermijd kopzorgen...

Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

3

De integrale teksten van o.a de wet van 2 mei 2002 op de verenigingen zonder winstgevend doel, de internationale verenigingen zonder winstgevend doel en de stichtingen, het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 over de vereenvoudigde boekhouding en het Koninklijk Besluit van 19 december 2003 over de volledige boekhouding zijn volledig te vinden op de webstek van het ministerie van Justitie: www.just.fgov.be Informatie over het financieel recht is beschikbaar op de webstek van het ministerie van Financiën: www.fisconet.fgov.be Er zijn de websteks van de beroepsverenigingen: Instituut der Bedrijfsrevisoren: www.ibr-ire.be Instituut van de Accountants en Belastingsdeskundigen: www.iec-jab.be Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten: www.ipc-bib.be KONING BOUDEWIJNSTICHTING De levensomstandigheden van de bevolking helpen verbeteren www.kbs-frb.be De Koning Boudewijnstichting is een onafhankelijke en pluralistische stichting van openbaar nut die zich sinds 1976 inzet om de levensomstandigheden van de bevolking te helpen verbeteren. De komende jaren concentreren we onze inspanningen vooral op vier programma’s: ‘Sociale rechtvaardigheid’, ‘Burgersamenleving’, ‘Governance’ en ‘Fondsen & Eigentijdse filantropie’. Onze werkmethodes zijn divers: we steunen projecten van derden, zetten zelf acties op rond bepaalde thema’s, we organiseren studiedagen, bundelen informatie in rapporten en publicaties ... Als Europese stichting in België is de Koning Boudewijnstichting zowel actief op lokaal, regionaal, federaal, Europees als internationaal niveau. Meer info vindt u op onze webstek: www.kbs-frb.be Praktische gegevens: bel +32-2-511 18 40 fax +32-2-511 52 21 mail [email protected] Koning Boudewijnstichting, Brederodestraat 21, B-1000 Brussel Giften op onze rekening 000-0000004-04 zijn fiscaal aftrekbaar vanaf 30 euro. Met de steun van de Nationale Loterij

Het Ministerie van Justitie voorziet binnenkort de publicatie van gedetailleerde brochures over “grote en zeer grote verenigingen” en “kleine vzw’s”, samengesteld door de drie beroepsinstituten. Een lijst van de sociale secretariaten vindt u op www.socialsecurity.fgov.be, en informatie over “projectrekeningen” van de Koning Boudewijnstichting op www.kbs-frb.be De meeste verenigingen zijn opgenomen in een Vlaams of zelfs internationaal netwerk. In deze zogenaamde “bovenbouw” van federaties, nationale secretariaten, koepels, steunpunten enz. is er heel wat specifieke knowhow voorhanden en zijn er tal van ondersteuningsmogelijkheden beschikbaar. In de (gespecialiseerde) boekhandel of softwarehandel bestaan er erg specifieke publicaties en pakketten voor het financieel beheer en de boekhouding van verenigingen. Interessante naslagwerken zijn o.a: DE LEMBRE, E., CAENEPEEL, I., VANHEE, C.; Handboek Boekhouden: Deel 1: Inleiding tot het boekhouden en de boekhoudtechniek (7e druk) 508 pp. Deel 2 : Het Belgisch boekhoudrecht (6e druk) 309 pp. Deel 3 : Grondige studie van de jaarrekening (6e druk) 596 pp. Uitgeverij Wolters Plantyn, Deurne. DE LEMBRE, E., DE KIMPE, A., VANDER LINDEN, M.; Boekhouden in de praktijk, Ced Samsom, Diegem. LANDUYT, R.; Handboek Algemeen boekhouden - Theorie en praktijk: Modules 1 tot en met 5. Den Arend, Bonheiden. SIAU, C., MERCKEN, R.; Handboek Boekhouding en financiële rapportering: Boek 1 en Boek 2. Garant Uitgevers n.v., Leuven VAN LIEDEKERKE, C., WALRAEVENS, G.; Algemeen boekhouden NU, Standaard Uitgeverij, Antwerpen. BAUWENS, A., REDIG, G.; Tandem: samenwerking van vereniging en gemeente. Koning Boudewijnstichting, 2de uitgave, Brussel.

vermijd kopzorgen... - Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen

EEN STAPJE VERDER IN WERELD VAN FINANCIEEL BEHEER EN BOEKHOUDING ...

Vermijd kopzorgen...

Voor een gezond en doorzichtig financieel beheer van verenigingen