HANDLEIDING VERENIGINGEN BEHEER SPORTSTIMULERING NEDERLAND
SCHOOLJAAR 2012-2013
INHOUDSOPGAVE
1. STAPPENPLAN Stap 1 – Vereniging aanmelden Stap 2 – Controleer uw gegevens Stap 3 – Invoeren cursus Stap 4 – Cursusdata/tijden invoeren
3 3 5 5 7
2. LOCATIE TOEVOEGEN/BEWERKEN
8
3. GEBRUIKERS BEHEREN Gebruikers toevoegen Gebruikersrechten beheren
8 8 8
4. CURSUS BEWERKEN Cursusgegevens bewerken Cursusdata bewerken
9 9 9
5. INSCHRIJVINGEN BEKIJKEN
11
6. INSCHRIJVERS MAILEN
11
7. WACHTLIJST Wachtlijst activeren Inschrijvingen wachtlijst bekijken Wachtrijcursus aanmelden
12 12 12 13
STAP 1 VERENIGING AANMELDEN Hieronder wordt stap voor stap beschreven hoe u een vereniging kunt aanmelden bij Sportstimulering Nederland, en hoe u een kennismakingscursus kunt toevoegen: 1. 2.
Ga naar de website www.sportstimuleringnederland.nl Klik op ‘Meld vereniging aan’ onder het kopje ‘Verenigingen’.
3.
Kies voor uw betreffende gemeente; deze staat al in de lijst. Indien de betreffende gemeente er niet tussen staat, neem dan contact op met Sportstimulering Nederland.
4.
Als u de gemeente heeft geselecteerd verschijnt het volgende scherm met invulgegevens:
5.
Vul alle gegevens naar juistheid in. Indien u meer informatie wil over wat er gevraagd wordt kunt u altijd uw aanwijzer op het blauwe bolletje rechts van het invulscherm houden voor extra informatie. Als u alle gegevens heeft ingevuld en akkoord gaat met de voorwaarden klikt u op Aanmelden. De inloggegevens zullen dan automatisch naar het door u ingevulde emailadres worden gestuurd. Deze gegevens worden slechts eenmalig verstrekt, dus bewaar deze goed!
STAP 2 CONTROLEER UW EERDER INGEVOERDE GEGEVENS, U BENT NU INGELOGD 1.
Klik door op de knop rechtsonder tot u bij INVOEREN CURSUS bent. Dat is 3x klikken. Uiteraard kunt u tussentijds de gegevens aanpassen indien nodig.
STAP 3 INVOEREN CURSUS 1. 2. 3.
Kies voor uw gemeente Kies het juiste schooljaar (indien er meer staan) Kies voor het Cursustype. Sjors Sportief indien sportieve cursus en Sjors Creatief indien creatieve/ culturele cursus. Het kan zijn dat er geen Sjors Creatief bij staat. Dan heeft de gemeente geen Sjors Creatief afgenomen.
4.
Hierna verschijnen de volgende invulvelden:
5.
Vul in dit scherm alle details in over de cursus.
Cursuslocatie Deze staat standaard op de hoofdlocatie. Indien dit toch een andere (neven)locatie betreft, kunt een locatie kiezen die u bij stap 11 heeft aangemaakt Promotietekst Schrijf hier de tekst die je graag wilt dat in het boekje verschijnt. Let op: Sportstimulering Nederland behoudt altijd het recht om deze teksten naar eigen inzicht aan te passen, en het recht om deze niet of juist wel te plaatsen! Kledingeisen Dit is geen verplicht onderdeel, maar hier kunt u aangeven of uw kennismakingscursus bepaalde kledingeisen behoeft Vergoeding Het bovenste bedrag is het bedrag dat gevraagd wordt aan de inschrijvers en het onderste bedrag is het bedrag dat u als vereniging per inschrijver ontvangt. Dit bedrag is in principe voor alle verenigingen gelijk, of er moeten echte bijzonderheden zijn bij een cursus waardoor dit bedrag afwijkt van het normale bedrag. Dit kunt u Sportstimulering Nederland altijd laten weten.
Aantal lessen Kies voor het gewenste aantal lessen dat uw kennismakingscursus bevat. Aangeraden wordt om een minimum van 3 lessen aan te houden en een maximum van 6 lessen. Het moet per slot van rekening wel een kennismakingscursus blijven, maar u bent vrij om dit aantal naar eigen wens in te vullen. Maximaal aantal inschrijvingen Geef hierin het maximum aantal deelnemers van uw cursus. Het systeem sluit automatisch de inschrijvingen indien deze vol zijn. Hierover hoeft u geen managing te verlenen. Als u hier het cijfer 0 invult is het aantal inschrijvingen onbeperkt; de cursus zal dan altijd open blijven voor inschrijvingen tot de aanvang van cursus. Gebruik maken van wachtrij In dit voorbeeld staat dat er gebruik gemaakt wordt van een wachtrij indien er meer kinderen willen inschrijven dan het maximaal aantal inschrijvingen toelaat. Dit wordt verderop in deze handleiding verder toegelicht. Zie pagina 12. Cursus is geschikt voor Sommige cursussen zijn niet geschikt voor hele jonge, of juist oudere leerlingen. U bent vrij hierin onderscheid te maken. U kunt er ook voor kiezen om de cursus te splitsen en er één voor de jongeren te geven en één cursus voor de ouderen, omdat bijvoorbeeld uw manier van lesgeven anders is bij verschillende leeftijdsgroepen. 6.
Als alles is opgegeven, klik dan op OPSLAAN EN GA NAAR CURSUSDAGEN
STAP 4 CURSUSDAGEN EN –TIJDEN OPGEVEN 1.
Vul in dit scherm de data en tijden in waarop uw kennismakingscursussen gegeven worden. Houdt rekening met eventuele schoolvakanties en andere vrije (feest)dagen!
2. 3.
Klik op Opslaan. U ontvangt dan een email met daarin een overzicht van de door u ingevoerde gegevens.
-
De cursus is opgegeven en geregistreerd!
-
2.
LOCATIES TOEVOEGEN of BEWERKEN
Sommige verenigingen hebben in de winter een andere locatie dan in de zomer. Of een vereniging heeft gewoonweg meerdere locaties. Voor hen is er de mogelijkheid om een extra locatie toe te voegen. Dit gaat als volgt: 1.
Klik op Gegevens Locatie links in het navigatievenster U ziet in de bovenste tabel de reeds ingevoerde locatie. Deze is automatisch als standaardlocatie aangemerkt. Met het blauwe pennetje is deze locatie te bewerken.
2. 3. 4.
In de 2e tabel kunt u een locatie toevoegen. Vul de gevraagde gegevens in. Bij standaardlocatie kunt u kiezen voor JA of NEE. Indien u voor JA kiest bij een volgende locatie, wordt de eerst opgegeven locatie automatisch niet meer de standaardlocatie.
3.
GEBRUIKERS TOEVOEGEN of BEWERKEN
1.
Ga naar Gebruikers links in het navigatievenster
2. 3.
Tik in het tabel van Gebruiker toevoegen alle gevraagde gegevens in. Onder de knop Gebruikersrechten kun je de rechten van de contactpersoon aanpassen. Deze staan standaard allemaal op AAN, maar de vinkjes kun je desgewenst voor sommige onderdelen uitzetten.
4.
REEDS OPGEGEVEN CURSUS BEWERKEN 1. 2. 3.
Na inloggen, komt u op het volgende overzichtsscherm: Was u al ingelogd kies voor de knop CURSUS INVOEREN links in het navigatievenster U ziet nu een overzicht van de cursus(sen) die uw vereniging reeds heeft opgegeven. Om een bestaande cursus te bewerken kiest u voor de rij met de juiste cursus (indien het er meer zijn). U klikt dan op het blauwe pennetje onder Acties in de bovenste tabel.
De cursus zoals reeds is ingevoerd wordt getoond en alle velden zijn bewerkbaar. 4.
Wijzig de gegevens waar nodig of voeg een cursusfoto toe, en klik vervolgens onderaan op Opslaan.
5.
Als u ook de de data en tijden van de kennismakingscursussen te veranderen klikt u op Klik hier om naar cursusdagen te gaan
6.
U ziet nu een overzicht van de huidige data en tijden. Verander dit indien nodig.
7.
klik op Opslaan. De gegevens van de cursus zijn nu veranderd en u wordt teruggestuurd naar het overzichtsscherm.
5.
INSCHRIJVINGEN BEKIJKEN
Deze functie is pas interessant op het moment dat de inschrijvingen van start zijn gegaan, omdat er dan pas inschrijvingen plaats hebben kunnen vinden. 1. 2. 3.
4.
Klik links in het navigatievenster op INSCHRIJVINGEN U ziet dan een overzicht van alle inschrijvingen op uw geplaatste cursussen. Klik op de gewenste cursus om specifieke informatie over de inschrijvers te krijgen.
U vindt alle informatie van de inschrijvers: naam, geboortedatum, telefoonnummers, straatnaam, evt. postcode en plaatsnaam. I.v.m. privacygevoeligheid hebben we er nu even een geel kader overheen gezet.
6. INSCHRIJVERS MAILEN 1. Ga naar de pagina zoals bovenstaand (bij punt 5) beschreven 2. Kies voor de juiste button rechtsboven het tabel.
Exceloverzicht Hier is het totaaloverzicht in Excel te bekijken. Alle contactgegevens en andere belangrijke input door de inschrijver opgegeven is per cursus in een Exceloverzicht terug te zien. Makkelijk voor een totaaloverzicht per cursus. Mail inschrijvers (button 2) Kies voor deze knop (de middelste) indien u gebruik maakt van Outlook-mail. Middels deze knop worden alle emailadressen van de inschrijvers voor deze cursus automatisch in de BCC gezet van uw Outlook-mailprogramma. Makkelijk als u alle inschrijvers van deze cursus tegelijkertijd extra informatie wil toesturen. Mail inschrijvers (button 3) Kies voor deze knop (de derde) indien u gebruik maakt van een ander e-mailprogramma dan Outlook. Middels deze knop worden alle e-mailadressen van de inschrijvers voor deze cursus automatisch in de BCC gezet van uw mailprogramma. Makkelijk als u alle inschrijvers van deze cursus tegelijkertijd extra informatie wil toesturen.
7.
Wachtlijst
Sommige cursussen zijn ontzettend populair en raken (in een mum van tijd) vol. Om toch zoveel mogelijk kinderen te kunnen plaatsen is er de wachtlijst in het leven geroepen. Als het maximum aantal inschrijvers is bereikt (door u op te geven op de pagina CURSUS INVOEREN), verschijnt er (indien u hiervoor heeft gekozen op dezelfde pagina), verschijnt er direct nadat de cursus op VOL staat een wachtrij. Zie het voorbeeld hiernaast: Kinderen kunnen zich ondanks dat er nog geen cursusdagen en –tijden bekend zijn, toch aangeven op de hoogte gebracht te willen worden als er een nieuwe cursus komt. Ze schrijven zich nog niet officieel in, maar staan dan wel al in het systeem in de hoop dat zij kunnen op het moment dat de cursusdagen en –tijden bekend zijn. Hoe kom ik ook in aanmerking voor de wachtrij? 1.
Op de pagina cursus invoeren staan onderstaande regels beschreven. Op het moment dat u voor onbeperkte inschrijvingen kiest, heeft een wachtrij natuurlijk geen effect, omdat de cursus nooit vol kan raken.
2. De wachtrij-module wordt nu geactiveerd indien uw cursus vol zit. Waar zie ik de eventuele inschrijvingen op mijn wachtrij? 1. 2.
Ga naar Cursus invoeren en tref het overzicht van alle cursussen aan. Alleen als er daadwerkelijk een wachtlijst geactiveerd is, omdat er een cursus vol zit, staat deze in het overzicht ertussen. Als volgt:
3.
Het aantal inschrijvingen zijn zichtbaar in de oranjebalk. Specifieke informatie verschijnt als je op de oranje balk klikt.
Hoe laat ik de inschrijvers op de wachtrij weten wanneer de cursus plaatsvindt? 1. 2.
Klik op de oranje balk om de inschrijvers te bekijken. Je treft dan de cursusinformatie aan van de wachtlijstcursus. Makkelijk, want dan hoef je niet alle cursusinformatie opnieuw in te vullen, maar de mogelijkheid is er wel.
3. 4.
Kies de datum voor de nieuwe cursus. Vink in de vakjes vóór de namen van de kinderen aan welke kinderen je voor die cursus toe wilt voegen aan deze cursus. Je verzilvert daarmee de wachtrijcursus. Klik op OPSLAAN. De kinderen ontvangen dan de mail met daarin de uitnodiging tot cursusdeelname. Alleen als alle kinderen zijn aangevinkt verdwijnt de wachtlijstoptie. Staan er nog wel kinderen in, dan is het mogelijk om deze kinderen op (andere) cursusdagen en –tijden te plaatsen.
5. 6.
