Digitaal planbord Handleiding beheer
Inhoudsopgave Rollen en hun mogelijkheden ............................................................................................................... 3 Medewerker........................................................................................................................................ 3 Beheerder ........................................................................................................................................... 3 Uitleg van de mogelijkheden................................................................................................................. 5 Activiteiten inzien ............................................................................................................................... 5 Activiteit aanmaken............................................................................................................................ 6 verwijderen van activiteiten: ............................................................................................................ 10 Diensten............................................................................................................................................ 10 Media .................................................................................................................................................11 Dienstsoorten wijzigen..................................................................................................................... 12 Bewoners toevoegen/wijzigen/verwijderen .................................................................................... 13 Groepen toevoegen/wijzigen/verwijderen ...................................................................................... 16 Medewerkers toevoegen/wijzigen/verwijderen .............................................................................. 16
2
Rollen en hun mogelijkheden MEDEWERKER Een medewerker kan het volgende voor de bewoners en woongroepen waaraan hij of zij gekoppeld is: Activiteiten Het activiteitenoverzicht bekijken Een activiteit aanmaken of wijzigen Een titel en omschrijving toevoegen aan een activiteit Een afbeelding zoeken voor een activiteit op basis van trefwoorden Een datum, tijd en eventueel een herhaalpatroon toevoegen aan een activiteit Subactiviteiten (incl. titel, omschrijving en afbeelding) toevoegen aan een activiteit Een activiteit verwijderen Diensten Het dienstenoverzicht bekijken voor een bepaalde datum Een medewerker toevoegen aan een dienst Een medewerker verwijderen uit een dienst Een extra dienst voor een bepaalde dag toevoegen Media Een overzicht bekijken van alle trefwoorden binnen de organisatie Op basis van een trefwoord zoeken op afbeeldingen Een afbeelding toevoegen aan de media bibliotheek voor zijn locatie of cliënt Trefwoorden toevoegen aan een afbeelding voor zijn locatie of cliënt Trefwoorden wijzigen bij een bestaande afbeelding voor zijn locatie of cliënt Een afbeelding verwijderen voor zijn locatie of cliënt Beheer Dienstsoorten Een overzicht zien van de dienstsoorten van een groep Een dienstsoort toevoegen aan een groep Een bestaande dienstsoort wijzigen Een bestaande dienstsoort verwijderen Bewoners Een overzicht zien van alle bewoners in de woongroepen waaraan hij of zij is toegevoegd De gebruikersvoorkeuren van een bewoner wijzigen Woongroepen Een overzicht zien van alle woongroepen De gebruikersvoorkeuren van een woongroep wijzigen
BEHEERDER De beheerder kan voor alle bewoners en woongroepen in de organisatie: Activiteiten Het activiteitenoverzicht bekijken Een activiteit aanmaken of wijzigen Een titel en omschrijving toevoegen aan een activiteit Een afbeelding zoeken voor een activiteit op basis van trefwoorden
3
Een datum, tijd en eventueel een herhaalpatroon toevoegen aan een activiteit Subactiviteiten (incl. titel, omschrijving en afbeelding) toevoegen aan een activiteit Een activiteit verwijderen Diensten Het dienstenoverzicht bekijken voor een bepaalde datum Een medewerker toevoegen aan een dienst Een medewerker verwijderen uit een dienst Een extra dienst voor een bepaalde dag toevoegen Media Een overzicht bekijken van alle trefwoorden binnen de organisatie Op basis van een trefwoord zoeken op afbeeldingen Een afbeelding toevoegen aan de media bibliotheek Trefwoorden toevoegen aan een afbeelding Trefwoorden wijzigen bij een bestaande afbeelding Een afbeelding verwijderen Beheer Dienstsoorten Een overzicht zien van de dienstsoorten van een groep Een dienstsoort toevoegen aan een groep Een bestaande dienstsoort wijzigen Een bestaande dienstsoort verwijderen Bewoners Een overzicht zien van alle bewoners Een bewoner toevoegen aan een woongroep De gebruikersvoorkeuren van een bewoner wijzigen Het wachtwoord van een bewoner wijzigen Een bewoner verplaatsen naar een andere woongroep Een bewoner verwijderen Woongroepen Een overzicht zien van alle woongroepen Een woongroep toevoegen aan een andere woongroep (meestal een locatie) De gebruikersvoorkeuren van een woongroep wijzigen Het wachtwoord van een woongroep wijzigen Een woongroep verplaatsen naar een andere woongroep (of locatie) Een woongroep verwijderen Medewerkers Een overzicht zien van alle medewerkers Een medewerker toevoegen aan één of meerdere woongroep(en) De foto van een medewerker wijzigen Het wachtwoord van een medewerker wijzigen Een medewerker verplaatsen naar één of meerdere andere woongroep(en) Een beheerder maken van een medewerker Een medewerker verwijderen
4
Uitleg van de mogelijkheden ACTIVITEITEN INZIEN Door op het tabblad “planning” te klikken, wordt een scherm getoond met een lijst met alle groepen en bewoners waar de ingelogde gebruiker een relatie mee heeft, hierarchisch geordend. Na selectie van een groep/bewoner, wordt de planning van vandaag getoond (voor die groep/bewoner). In dit scherm worden de diensten getoond van de geselecteerde groep, of van de groep waarin de bewoner is ingedeeld. Klikken op “rooster wijzigen” toont het scherm waarop het rooster voor deze dag gewijzigd kan worden. Een medewerker kan direct uit het dienstrooster van deze dag verwijderd worden door op “verwijderen” te klikken. Deze link verschijnt wanneer je met de muis over een medewerker heen beweegt. Door op vorige/volgende te klikken, ga je een dag terug/vooruit in de tijd. Er kan ook een dag worden geselecteerd.
5
ACTIVITEIT AANMAKEN Door op “+ activiteit” te klikken in het activiteiten overzicht, wordt er een activiteit aangemaakt voor de huidige dag, voor de huidige groep/bewoner. Scherm 1: titel Titel is verplicht Omschrijving is niet verplicht Er wordt gekeken naar de activiteiten die voor deze bewoner of woongroep al eerder zijn ingevuld. Wanneer er een suggestie wordt geaccepteerd, wordt ook de omschrijving van deze activiteit overgenomen. Deze is nog wel te wijzigen door de gebruiker.
Opgeven van de naam en omschrijving van een activiteit Scherm 2: afbeelding De afbeelding is niet verplicht Op basis van de tekst die er in het tekstveld getypt wordt, worden er resultaten weergegeven van picto’s die deze trefwoorden bevatten. In het tekstveld wordt de titel van de activiteit vooringevuld. Hierdoor worden er op basis van de woorden in de titel automatisch een aantal suggesties gedaan voor de te gebruiken pictogrammen. Het pictogram “opstaan” wordt bijvoorbeeld automatisch weergegeven na invoering van de titel “Opstaan”. Deze matching gebeurt op basis van trefwoorden, die onder het tabblad Media in te voeren zijn.
6
Toevoegen van een afbeelding aan een activiteit Scherm 3: tijd Datum: verplicht Starttijd: niet verplicht Eindtijd: niet verplicht Herinnering: niet verplicht Herhaling: niet verplicht De datum is al gekozen doordat er op het scherm voor een bepaalde datum op de knop “+ activiteit” is geklikt. Wanneer er een waarde X voor herinnering wordt opgegeven, wordt er X minuten voor de aanvang van een activiteit een notificatie gegeven (visueel en auditief). Er kan een herhalende activiteit gemaakt worden. Mogelijkheden: dagelijks, n-wekelijks op dagen x,y,z, maandelijks op dag van maand, jaarlijks op datum.
7
Opgeven van de datum, tijd, herinnering en evt. herhaling
Balk om begin en eindtijd aan te geven. Scherm 4: subactiviteiten Subactiviteiten zijn niet verplicht Er kunnen 1 of meerdere subactiviteiten toegevoegd worden aan een activiteit. Door op “+ activiteit” te klikken wordt een popup getoond, waarin titel, omschrijving en afbeelding van een subactiviteit gekozen kunnen worden.
8
Overzicht van de subactiviteiten van deze activiteit
Popup voor een nieuwe subactiviteit
9
Het titelveld is een verplicht veld. Omschrijving en afbeelding zijn niet verplicht. De titel van de subactiviteit wordt overgenomen in het trefwoorden veld. Op basis van de ingevoerde trefwoorden wordt een suggestie gedaan voor het te gebruiken pictogram. Wanneer er in scherm 1 een activiteitsuggestie is geaccepteerd, worden de subactiviteiten van deze activiteit overgenomen. Subactiviteiten kunnen ook worden verwijderd, of aangepast door op “verwijderen”, of “aanpassen” te klikken na een mouseover op een activiteit. VERWIJDEREN VAN ACTIVITEITEN: Bij wijziging in terugkerende afspraken kan er voor gekozen worden om bij 1 dag de activiteit te verwijderen of alles:
DIENSTEN Diensten worden per woongroep ingevoerd. Er dient eerst een woongroep in het linker kader geselecteerd te worden. Na selectie van een groep, wordt in de middelste kolom het dienstrooster voor de huidige dag getoond. De verschillende dienstsoorten worden in blokken onder elkaar afgebeeld. In de rechter kolom staan de medewerkers die een relatie hebben met de geselecteerde groep. Door de medewerkers naar een dienstsoort te slepen, worden ze toegevoegd aan het dienstrooster. Wanneer een medewerker in de verkeerde dienst staat, kan deze verwijderd worden door op de link “verwijderen” te klikken die verschijnt wanneer er met de muis overheen wordt bewogen.
Beheren van diensten
10
Mocht er een dienst zijn die niet in het standaard dienstenpatroon hoort (zoals ingegeven onder beheer > dienstsoorten) dan kan er voor de huidige dag een dienst toegevoegd worden door op “+ dienst toevoegen” te klikken. MEDIA Tabblad media. Nadat het tabblad media is aangeklikt, worden alle trefwoorden getoond die bekend zijn binnen de organisatie. Trefwoorden die vaker aan een afbeelding zijn toegevoegd, worden groter weergegeven. Een afbeelding kan meerdere trefwoorden bezitten. Nadat er op een trefwoord is geklikt, worden de afbeeldingen getoond die horen bij het trefwoord.
Afbeeldingen bij het trefwoord “Eten” Door op een van de trefwoorden van een afbeelding te klikken, worden andere afbeeldingen gezocht met hetzelfde trefwoord. Een afbeelding kan gewijzigd of verwijderd worden door op de linkjes “aanpassen”, of “verwijderen” te klikken die verschijnen na een mouseover. Media toevoegen Door op “+ media” te klikken, wordt een popup getoond, waarmee er afbeeldingen kunnen worden toegevoegd. Selecteer een bestand (jpg, png, of gif) door op “upload a file” te klikken. Het is verplicht om één of meerdere trefwoorden op te geven. Er worden suggesties gegeven zodat een trefwoord niet verschillende keren voorkomt met andere spelling/hoofdletters. Er moet altijd een woongroep op bewoner gekozen worden waarbij het plaatje wordt toegevoegd.
11
Toevoegen nieuwe afbeelding Media wijzigen Door op “aanpassen” te klikken tijdens een mouseover van een afbeelding, wordt een formulier getoond waarmee de afbeelding aangepast kan worden. De afbeelding zelf kan niet worden gewijzigd, alleen de trefwoorden en de groep/bewoner die gekoppeld zijn aan de afbeelding kunnen gewijzigd worden. Werking is verder identiek aan het toevoegen van een afbeelding.
Het wijzigen van media
DIENSTSOORTEN WIJZIGEN Tabblad beheer > dienstsoorten Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Voor een groep kunnen vaste dienstsoorten toegevoegd worden. Deze dienstsoorten verschijnen in het dienstrooster van een groep. Van een dienstsoort kan de omschrijving, start- en eindtijd van de dienst, symbool van de dienst en status van de dienst gewijzigd worden. Inactieve diensten worden onder het tabblad “diensten” niet getoond. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld diensten die niet het hele jaar door getoond hoeven te worden (feestdagen/vakantie diensten)
12
BEWONERS TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN Tabblad beheer > bewoners Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Medewerkers kunnen geen bewoners toevoegen/verwijderen. Na selectie van een bewoner in het linker kader, worden eerst zijn gegeven afgebeeld. Door links onderin op “+ bewoner” te klikken, kan er een nieuwe bewoner worden toegevoegd. Door onderin op “bewerken” te klikken, kan de bewoner gewijzigd worden. Een bewoner kan verwijderd worden door onderin op “verwijderen” te klikken. Er zal een popup getoond worden met de vraag of u dit zeker weet. Deze popup annuleren zorgt ervoor dat de bewoner behouden blijft. Bevestigen zorgt ervoor dat de bewoner verwijderd wordt. Door op “bewerken” te klikken, kan het profiel van de bewoner gewijzigd worden
13
Het emailadres kan worden gewijzigd. Een bewoner moet worden toegevoegd aan precies één woongroep. De bewoner ontvangt vervolgens de activiteiten van deze woongroep op zijn/haar planbord. Ook de media van deze woongroep is zichtbaar in de bibliotheek van deze bewoner bij het toevoegen van een activiteit. Wachtwoorden kunnen alleen worden gereset. Standaard scherm (week/dag). Dit is het scherm waarnaar wordt teruggesprongen nadat de gebruiker langer dan 20 seconden niet meer actief is geweest. Dit wordt niet gedaan wanneer er een actieve activiteit is, of wanneer er een reminder activiteit is. Soort klok Afhankelijk van de voorkeuren van de bewoner, kan er gekozen worden voor analoge, of digitale weergave van de tijd in het dag- en activiteit scherm van het planbord. Zichtbare periode: bladerbeperking Sommige clienten kunnen onderscheid maken tussen verschillende weken op basis van de datum, terwijl andere clienten twee verschillende dagen niet van elkaar kunnen onderscheiden. Hierom hebben we het mogelijk gemaakt om het bladeren door weken, dagen en activiteiten te beperken op basis van de periode. Als de bladerbeperking uit staat, kunnen clienten in elk scherm het hele jaar bekijken. Als de bladerbeperking op “week” staat, kunnen clienten alleen de activiteiten en dienstroosters binnen de huidige week zien. Als de bladerbeperking op “dag” staat, kunnen clienten alleen de activiteiten van vandaag zien.
14
Er kan gekozen worden voor 2 verschillende layout’s van het dagscherm: Uitgebreid:
Eenvoudig:
15
GROEPEN TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN Tabblad beheer > woongroepen Zichtbaar voor medewerkers en beheerders. Medewerkers kunnen geen bewoners toevoegen/verwijderen. Na selectie van een groep, worden de instellingen van die groep afgebeeld. Door op “+ groep” te klikken, kan er een nieuwe groep worden toegevoegd. Overzicht van de instellingen van een groep Wanneer er op “bewerken” wordt geklikt, kan deze groep worden bewerkt.
MEDEWERKERS TOEVOEGEN/WIJZIGEN/VERWIJDEREN Beheer > medewerkers Alleen zichtbaar voor beheerders.
16
