Handleiding Adressen Beheer Systeem Release 2.4
InterExperts
Inhoudsopgave
1
2
3
4
5
Inleiding 1.1 Concepten . . 1.2 Inloggen . . . 1.3 Wat staat waar? 1.4 Werkwijze . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
2 2 2 3 3
Werken met bedrijven 2.1 Opzoeken van bedrijven . . . 2.2 Bekijken van bedrijfsgegevens 2.3 Aanmaken van een bedrijf . . 2.4 Bedrijf bewerken . . . . . . . 2.5 Bedrijf verwijderen . . . . . . 2.6 Bedrijven selecteren . . . . . 2.7 Hoofdlocaties . . . . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
4 4 4 4 5 5 5 5
Werken met locaties 3.1 Opzoeken van locaties . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Bekijken van locatiegegevens . . . . . . . . . . 3.3 Aanmaken van een locatie . . . . . . . . . . . . 3.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken voor locatie . 3.5 Bestaande contactpersonen koppelen aan locatie 3.6 Locatie bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7 Locatie verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . 3.8 Selecteren van locaties . . . . . . . . . . . . . . 3.9 Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
7 7 7 8 8 8 8 9 9 10
Werken met contacten 4.1 Opzoeken van contacten . . . . . 4.2 Bekijken van een contactpersoon 4.3 Aanmaken van een contact . . . . 4.4 Contactpersoon bewerken . . . . 4.5 Contactpersoon verwijderen . . . 4.6 Selecteren van contactpersonen .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
11 11 11 12 12 13 13
Selecties 5.1 Een selectie maken . . . . . . . . . . . . 5.2 Volledige selectie leegmaken . . . . . . . 5.3 Een enkel item uit de selectie verwijderen 5.4 Exporteren naar een Excel-spreadsheet . 5.5 Exporteren naar een CSV-bestand . . . . 5.6 Exportkolommen selecteren . . . . . . . 5.7 Etiketten afdrukken . . . . . . . . . . . . 5.8 Andere exportmogelijkheden . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
14 14 14 14 15 15 15 15 15
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
i
6
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
16 16 16 17 17 17 17 17
Importeren 7.1 Nieuwe gegevens importeren . . . . . . . . . . . . 7.2 Eerder gemaakte import inzien . . . . . . . . . . . . 7.3 Achteraf een categorie aan importgegevens koppelen 7.4 Achteraf een opmerking bij importgegevens maken . 7.5 Bestaande import verwijderen . . . . . . . . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
18 18 19 19 20 20
8
Statistieken over uw adressenbestand 8.1 Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Vernieuwen van statistieken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21 21 21
9
Logboek met gemaakte wijzigingen 9.1 Recente wijzigingen op startpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2 Recente wijzigingen bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3 Gedetailleerd logboek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22 22 22 23
10 Ontdubbelen van uw contactenbestand 10.1 Ontdubbelmethoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2 Het ontdubbelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25 25 25
11 Beheren van categorieën 11.1 Bekijken van categorieën . . . . 11.2 Nieuwe categorieën toevoegen . 11.3 Bestaande categorieën bewerken 11.4 Categorieën verwijderen . . . . 11.5 Snel toevoegen van categorieën
7
Het zoekfilter 6.1 Snel zoeken . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Uitgebreid zoeken met complexe filters 6.3 Filters opslaan . . . . . . . . . . . . . 6.4 Opgeslagen filters gebruiken . . . . . . 6.5 Filteroverzicht . . . . . . . . . . . . . 6.6 Filters verwijderen . . . . . . . . . . . 6.7 Filters bewerken . . . . . . . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
27 27 27 27 27 27
12 Beheren van gebruikers 12.1 Gebruikersrollen . . . . . . . . . . . . 12.2 Bekijken van gebruikersgegevens . . . 12.3 Aanmaken van een nieuwe gebruiker . 12.4 Bewerken van een bestaande gebruiker 12.5 Gebruiker verwijderen . . . . . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
29 29 30 30 30 30
13 Gebruikersgroepen 13.1 Speciale groepen . . . . . . 13.2 Een nieuwe groep aanmaken 13.3 Een groep bewerken . . . . 13.4 Een groep verwijderen . . . 13.5 Rechtenmodel . . . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
31 31 31 32 32 32
14 Beheren van etiketvellen 14.1 Bekijken van etiketvellen . . . . . . . . 14.2 Aanmaken van een nieuw etikettype . . . 14.3 Bewerken van een bestaande etiketvellen 14.4 Etiketvel verwijderen . . . . . . . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
34 34 34 34 35
15 Plugins 15.1 Brieven plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15.2 Direct mailing plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15.3 Bestanden plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36 36 36 36
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
ii
16 Direct mailings 16.1 Nieuwe direct mailing maken 16.2 Direct mailing bewerken . . . 16.3 Bestaande mailing kopiëren . 16.4 Een direct mailing verzenden 16.5 Voortgang en status monitoren 16.6 Werken met sjablonen . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
37 37 39 39 39 40 41
17 Velden 17.1 Veldgroepen . . . . . . . . . . . . . . 17.2 Veldtypes . . . . . . . . . . . . . . . . 17.3 Veldopties . . . . . . . . . . . . . . . 17.4 Opties instellen voor meerkeuzevelden
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
42 42 42 42 43
18 Ondersteuning 18.1 Ondersteuningsinformatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18.2 Contact opnemen met de helpdesk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44 44 44
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
iii
iv
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Deze handleiding beschrijft het gebruik en het beheer van het Adressen Beheer Systeem van InterExperts. Bent u nog niet bekend met ABS? Dan is het verstandig om kennis te nemen van de structuur van ABS in het hoofdstuk Inleiding. Indien u nog vragen heeft over het gebruik van ABS die niet beantwoord worden in deze handleiding kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Zie hiervoor het hoofdstuk Ondersteuning.
Inhoudsopgave
1
HOOFDSTUK 1
Inleiding
Het Adressen Beheer Systeem (ABS) van InterExperts is een gebruiksvriendelijke en toegankelijke applicatie voor het verwerken van contactgegevens van uw relaties. U kunt met ABS op efficiënte wijze bijvoorbeeld een klantenbestand opbouwen, of alle contactmomenten met uw leveranciers bijhouden. Alle contactgegevens die in ABS opgeslagen zijn kunt u op eenvoudige wijze weer verder verwerken. Met de slimme zoekfilters van ABS kunt u snel de juiste contacten selecteren. U kunt ABS gebruiken voor het uitprinten van adresstickers, het versturen van brieven en nieuwsbrieven, of de gegevens verder verwerken in een spreadsheet.
1.1 Concepten Het is nuttig om te weten welke concepten in ABS gebruikt worden voor het opslaan van contactinformatie. Standaard onderscheidt ABS de volgende contacttypes: • Bedrijven (Werken met bedrijven) • Locaties (Werken met locaties) • Contacten (Werken met contacten) Bedrijven is een verzamelnaam voor alle soorten organisaties. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een leverancier of een klant zijn. U kunt bedrijven koppelen aan categorieën en er opmerkingen aan koppelen. Locaties zijn de locaties waar een bedrijf gevestigd is. Locaties zijn altijd gekoppeld aan een bedrijf. U kunt op deze manier voor een bedrijf het hoofdkantoor en een aantal filialen invoeren. Per locatie kunt u adresgegevens, telefoonnummers en dergelijke invoeren. Contacten zijn personen die u opslaat in ABS. Een contactpersoon kan een privépersoon zijn of een medewerker van een bedrijf. In het laatste geval koppelt u een contactpersoon aan een bedrijfslocatie. Tip: In sommige installaties van ABS zijn locaties niet ingeschakeld. U werkt dan alleen met bedrijven en contacten.
1.2 Inloggen Wanneer u start met ABS moet u altijd inloggen. ABS vraagt u om een gebruikersnaam en wachtwoord. Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u contact opnemen met uw applicatiebeheerder of met InterExperts om een nieuw wachtwoord aan te maken. Wanneer u langere tijd geen gebruik hebt gemaakt van ABS wordt u automatisch uitgelogd. U dient dan opnieuw in te loggen in ABS, ter beveiliging van uw gegevens.
2
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
1.3 Wat staat waar? Alle belangrijke onderdelen van ABS zijn terug te vinden in het hoofdmenu. Het hoofdmenu is de balk met tabbladen bovenaan het scherm. Via deze tabbladen kunt u snel navigeren naar het onderdeel waarmee u wilt werken, zoals Bedrijven of Importeren. Het hoofdmenu is altijd aanwezig in alle functies van ABS. Wanneer u een onderdeel heeft geopend staan in de blauwe balk onder het hoofdmenu de acties die u uit kunt voeren. Deze balk noemen we in de handleiding de actiebalk. De acties die hier staan wisselen per functie: als u het tabblad Bedrijven open heeft staan ziet u hier bijvoorbeeld de mogelijkheid om een nieuw bedrijf aan te maken of om bedrijven te selecteren. Heeft u het tabblad Ontdubbelen open staan, dan ziet u hier alle mogelijke ontdubbelacties staan.
Rechts in de actiebalk ziet u het navigatiespoor binnen ABS, bijvoorbeeld: Home » Ontdubbelen » Postcodes ontdubbelen. Op deze manier ziet u snel binnen welk onderdeel u zich bevindt. In een aantal gevallen is er binnen ABS een uitleg aanwezig van een bepaalde functie. Dit is te herkennen aan het volgende pictogram:
Als u met de muis over dit pictogram beweegt ziet u de bijbehorende uitleg.
1.4 Werkwijze In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe u bedrijven, locaties en contacten kunt invoeren, aanpassen en verwijderen en hoe u het snelste adressen kunt vinden. Ook wordt beschreven hoe u bedrijven, locaties en contacten kunt selecteren voor verdere verwerking. In het laatste deel van de handleiding wordt beschreven hoe ABS beheerd kan worden en hoe u bijvoorbeeld nieuwe gebruikers aan kunt maken.
1.3. Wat staat waar?
3
HOOFDSTUK 2
Werken met bedrijven
Bedrijven is in ABS de verzamelnaam voor alle organisaties die u invoert. Ook stichtingen, overheden en dergelijke voert u in als bedrijf. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u bedrijven op kunt zoeken, nieuwe bedrijven aan kunt maken en bestaande bedrijven kunt bewerken.
2.1 Opzoeken van bedrijven Alle bedrijven kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Bedrijven te klikken. Alle bedrijven worden in het overzicht getoond op alfabetische volgorde. Als u op een bedrijfsnaam klikt opent u de de details van het bedrijf en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een bedrijf met het zoekscherm rechtsboven de lijst met bedrijven. U kunt snel een bedrijf zoeken door de bedrijfsnaam (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de bedrijven die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken. Ook kunt u aangeven dat een bedrijf gekoppeld moet zijn aan een categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter.
2.2 Bekijken van bedrijfsgegevens Wanneer u een detailscherm van een bedrijf opent vanuit het overzicht ziet u alle gegevens die ingevoerd zijn voor het bedrijf. Ook ziet u alle locaties die gekoppeld zijn aan het bedrijf. De adresgegevens die in dit scherm te zien zijn worden overgenomen van de hoofdlocatie. Als er voor een bedrijf nog geen locatie aangemaakt is zal ABS u voorstellen om een locatie aan te maken. Wanneer u een bedrijf bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking. Onderaan de pagina ziet u alle bedrijfslocaties die gekoppeld zijn aan dit bedrijf. De hoofdlocatie is gemarkeerd met een blauw vlak links van de locatienaam. Door op een locatie te klikken opent u het detailscherm van een bedrijfslocatie.
2.3 Aanmaken van een bedrijf Een bedrijf maakt u aan in twee stappen. Eerst maakt u het bedrijf zelf, daarna maakt u een hoofdlocatie waarin u de adresgegevens invoert.
4
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
U maakt een bedrijf aan door in het menu Bedrijven te klikken op de actie Nieuw bedrijf. U kunt nu de bedrijfsnaam en categorieën instellen voor het bedrijf dat u aanmaakt. Dit is de eerste stap bij het aanmaken van een bedrijf. Wanneer u de naam heeft ingevuld en eventueel een of meer categorieën heeft gekozen kunt u naar de volgende stap gaan door op Opslaan en locatie aanmaken te klikken. In deze stap stelt maakt u een nieuwe hoofdlocatie aan voor het bedrijf. Dit is de plaats waar u de adresgegevens, telefoonnummers en dergelijke in kunt stellen. Wanneer u hier alle gegevens in hebt gevuld klikt u op Opslaan en is ook de hoofdlocatie aangemaakt. Zie ook: Zie ook Aanmaken van een locatie voor informatie over het aanmaken van een bedrijfslocatie.
2.4 Bedrijf bewerken U kunt de gegevens van een bedrijf bewerken door vanaf een detailscherm op de actie Bewerk bedrijf te klikken. U kunt vanuit het bedrijvenoverzicht ook rechtstreeks een bedrijf bewerken: klik op het bewerken-pictogram rechts naast het bedrijf. U kunt de naam en de categorieën van het bedrijf aanpassen. Wanneer u de adresgegevens aan wilt passen dient u de gegevens van de hoofdlocatie aan te passen. Zie hiervoor het hoofdstuk Werken met locaties.
2.5 Bedrijf verwijderen Wanneer u een bedrijf wilt verwijderen uit ABS kunt u vanaf het detailscherm van het te verwijderen bedrijf klikken op de actie Verwijder bedrijf. U kunt ook rechtstreeks vanuit het bedrijvenoverzicht een bedrijf verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat het bedrijf daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere bedrijven in één keer te verwijderen vanuit het bedrijvenoverzicht. Vink de bedrijven die u wilt verwijderen aan met het vakje links van de bedrijfsnaam. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte bedrijven. Wanneer u een bedrijf verwijdert uit ABS zullen de bijbehorende locaties ook verwijderd worden. Contactpersonen die gekoppeld zijn aan het bedrijf blijven wel bewaard in ABS; deze contactpersonen zullen voortaan als privépersonen (zonder koppeling met een bedrijf) bewaard worden.
2.6 Bedrijven selecteren Bedrijven kunt u selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het bedrijvenoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle bedrijven te selecteren die in het bedrijvenoverzicht vermeld worden. Kies hiervoor de actie Selecteer . . . bedrijven in dit overzicht. ABS houdt hierbij rekening met een zoekopdracht: ABS selecteert alleen de bedrijven die voldoen aan de zoekopdracht. ABS vermeldt het aantal bedrijven dat u selecteert wanneer u de actie uitvoert. Een alternatieve wijze om bedrijven te selecteren vanuit het overzicht is door de bedrijven die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de bedrijfsnaam. U kunt meerdere bedrijven tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte bedrijven kiest worden de aangevinkte bedrijven toegevoegd aan de selectie.
2.7 Hoofdlocaties U dient voor ieder bedrijf een hoofdlocatie in te stellen. Een hoofdlocatie kan bijvoorbeeld het hoofdkantoor van een organisatie zijn. Wanneer u een bedrijf aanmaakt wordt automatisch een hoofdlocatie ingesteld. Wilt u de 2.4. Bedrijf bewerken
5
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
hoofdlocatie veranderen, dan kunt u dat doen door naar het detailscherm van een bedrijfslocatie te gaan en daar in de actiebalk te kiezen voor de actie Hoofdlocatie maken. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van bedrijven het hoofdstuk Selecties.
2.7. Hoofdlocaties
6
HOOFDSTUK 3
Werken met locaties
In ABS zijn Locaties de locaties waar een bedrijf of organisatie gevestigd is. Voor ieder bedrijf maakt u minimaal één locatie aan (de hoofdlocatie). U kunt meer locaties toevoegen wanneer dat nodig is: bijvoorbeeld voor regiokantoren of filialen van een bedrijf, of voor verschillende productielocaties. Per locatie kunt u de contactgegevens instellen. Contactpersonen in ABS kunt u koppelen aan een bedrijfslocatie. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u locaties op kunt zoeken, hoe u nieuwe locaties aan kunt maken en bestaande locaties kunt bewerken. Tip: In sommige installaties van ABS is het werken met locaties uitgeschakeld. U kunt in dat geval alleen werken met bedrijven en contactpersonen.
3.1 Opzoeken van locaties Alle locaties kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Bedrijfslocaties te klikken. Alle locaties worden in het overzicht getoond, gesorteerd op alfabet. Als u op een locatie klikt opent u de de details van deze locatie en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een locatie met het zoekfilter rechtsboven de lijst met locaties. U kunt snel een locatie zoeken door de naam of het adres (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de locaties die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken, of filteren op een bepaalde categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter.
3.2 Bekijken van locatiegegevens U opent het detailscherm van een bedrijfslocatie door in het overzicht van locaties op een locatie te klikken. U ziet in dit scherm alle gegevens die ingevoerd zijn voor de locatie. Ook ziet u alle contactpersonen die gekoppeld zijn aan de locatie. Wanneer u een locatie bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking.
7
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
3.3 Aanmaken van een locatie U maakt een nieuwe locatie aan door in het tabblad Bedrijfslocaties te klikken op de actie Nieuwe bedrijfslocatie. Er wordt een scherm geopend waarin u alle gegevens in kunt vullen voor de nieuwe locatie. Onder het kopje Bedrijf kiest u het bedrijf waarvoor u de nieuwe locatie aanmaakt. Als u klikt op de lijst klapt er een zoekscherm uit. U kunt hier een deel van de bedrijfsnaam intypen om het bedrijf te zoeken. Klik op de bedrijfsnaam van het gewenste bedrijf. U kunt daarna de naam van de locatie, het bezoek- en postadres en andere gegevens invullen. Voor Nederlandse adressen volstaat het in de meeste gevallen om alleen de postcode en het huisnummer in te vullen: ABS zoekt dan zelf de bijbehorende straatnaam en plaatsnaam. U kunt het postadres leeg laten wanneer dit gelijk is aan het bezoekadres. Optioneel kunt u de nieuwe locatie koppelen aan één of meer categorieën. Klik op de naam van een categorie om dit in te stellen. Als u op Opslaan klikt wordt de nieuwe locatie aangemaakt.
3.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken voor locatie Wanneer u een nieuwe contactpersoon wilt aanmaken en deze meteen wilt koppelen aan een bedrijfslocatie kunt u dit het snelste doen vanaf het detailscherm van een bedrijfslocatie. Kies in de actiebalk voor Nieuw contactpersoon. De contactpersoon die u aanmaakt is meteen gekoppeld aan de juiste locatie.
3.5 Bestaande contactpersonen koppelen aan locatie U kunt een contactpersoon die reeds in ABS ingevoerd is koppelen door in het detailscherm van een locatie te kiezen voor de actie Bestaand contact koppelen. U ziet dan een overzicht van alle contacte in ABS. Met behulp van het zoekfilter kunt u het gewenste contact opzoeken en koppelen aan de locatie door op het contact te klikken. Wilt u in één keer meerdere contacten koppelen, dan kunt u de contacten aanvinken die u wilt koppelen en in de actiebalk kiezen voor de actie Aangevinkte contacten aan locatie toevoegen. U kunt alle contacten die aan een zoekfilter voldoen met één knop toevoegen. Maak hiervoor gebruik van de Alle gevonden contacten binden knop.
3.6 Locatie bewerken U kunt de gegevens van een locatie bewerken door vanaf een detailscherm op de actie Bewerk bedrijfslocatie te klikken. U kunt vanuit het locatie-overzicht ook rechtstreeks een locatie bewerken: klik op het bewerkenpictogram rechts naast de locatie. U kunt de gegevens aanpassen, als u op Opslaan klikt worden deze wijzigingen bewaard.
3.3. Aanmaken van een locatie
8
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
3.7 Locatie verwijderen Wanneer u een locatie wilt verwijderen uit ABS kunt u in het detailscherm van de te verwijderen locatie klikken op de actie Verwijder bedrijfslocatie. U kunt ook rechtstreeks vanuit het locatie-overzicht een locatie verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat de locatie daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere locaties in één keer te verwijderen vanuit het locatie-overzicht. Vink de locaties aan die u wilt verwijderen met het vakje links van de locatie. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte bedrijfslocaties. Wanneer u een locatie verwijdert uit ABS zullen de gekoppelde contactpersonen bewaard blijven; deze contactpersonen zullen voortaan als privépersonen (zonder koppeling met een bedrijf) bewaard worden. Wanneer u een locatie verwijdert blijft het bedrijf waar de locatie aan gekoppeld was ook bestaan. Wanneer u het hele bedrijf wilt verwijderen is het sneller om het bedrijf zelf te verwijderen, bijbehorende locaties worden dan ook verwijderd.
3.8 Selecteren van locaties Locaties kunt u selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het locatieoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle locaties te selecteren die in het locatie-overzicht vermeld worden. Kies hiervoor de actie Selecteer . . . bedrijfslocaties in dit overzicht. ABS houdt hierbij rekening met een zoekopdracht: ABS selecteert alleen de locaties die voldoen aan de zoekopdracht. ABS vermeldt het aantal locaties dat u selecteert wanneer u de actie uit zou voeren. Een alternatieve wijze om locaties te selecteren vanuit het overzicht is door de locaties die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de locatienaam. U kunt meerdere locaties tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte bedrijfslocaties kiest worden de aangevinkte locaties toegevoegd aan de selectie.
3.7. Locatie verwijderen
9
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
3.9 Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie U kunt op een snelle wijze alle contacten van een bedrijfslocatie selecteren voor verdere verwerking. Open de details van een bedrijfslocatie en kies voor de actie Contacten toevoegen aan selectie. Alle contacten die gekoppeld zijn aan de locatie worden dan toegevoegd aan de selectie. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van locaties het hoofdstuk Selecties.
3.9. Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie
10
HOOFDSTUK 4
Werken met contacten
Contacten zijn in ABS de contactpersonen die u wilt bijhouden in uw adressenbestand. Contacten kunnen gekoppeld zijn aan een bedrijf, of als privépersonen ingevoerd worden (zonder koppeling met een bedrijf). In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u contacten op kunt zoeken, hoe u nieuwe contacten aan kunt maken en bestaande contacten kunt bewerken.
4.1 Opzoeken van contacten Alle contactpersonen kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Contacten te klikken. Alle ingevoerde contactpersonen worden in het overzicht getoond, gesorteerd op alfabet. Als u op een contactpersoon klikt opent u de de details van het contact en ziet u meer informatie. Door op de titel van een kolom in het overzicht te klikken kunt u de sortering veranderen of omkeren. Door op een paginanummer bovenin beeld te klikken gaat u naar een andere pagina. U kunt zoeken naar een contactpersoon met het zoekfilter rechtsboven de lijst met contacten. U kunt snel een contact zoeken door de naam of het adres (of een gedeelte daarvan) in te typen en op het vergrootglas te klikken. ABS toont dan alleen de contactpersonen die voldoen aan uw zoekopdracht. Het is ook mogelijk om een uitgebreide zoekopdracht uit te voeren. U kunt dan exact aangeven op welke wijze u wilt zoeken, of filteren op een bepaalde categorie. U kunt het uitgebreide zoekfilter uitklappen door op het filtericoon te klikken. Er klapt dan een scherm uit met zoekopties. De werking van het uitgebreide zoekfilter wordt verder beschreven onder Het zoekfilter.
4.2 Bekijken van een contactpersoon U opent het detailscherm van een contactpersoon door in het contactenoverzicht op een contactpersoon te klikken. U ziet in het detailscherm alle gegevens die ingevoerd zijn voor de contactpersoon. Wanneer u een contact bekijkt kunt u eenvoudig een opmerking toevoegen. Voer in het tekstvak uw opmerking in en klik op Toevoegen om de opmerking toe te voegen. U kunt meerdere opmerkingen toevoegen. Oude opmerkingen kunnen verwijderd worden door te klikken op Verwijderen onder een opmerking.
4.2.1 Recente wijzigingen Bovenin het detailscherm ziet u de meest recente wijziging die gemaakt is op de contactpersoon, tenzij u hier geen rechten voor heeft. Onderin het scherm (onder alle contactgegevens) ziet u een uitgebreidere lijst: u ziet hier de laatste tien wijzigingen die gemaakt zijn op de contactpersoon. Door te klikken op Meer wijzigingen kunt u nog oudere wijzigingen op de contactpersoon bekijken (en eventueel ook filteren op gebruiker of type wijziging), zie hiervoor verder onder Gedetailleerd logboek. In de lijst met wijzigingen ziet u de volgende gegevens:
11
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
• Naam van de gebruiker die de wijziging heeft gemaakt. – Wanneer u de muiscursor beweegt over de naam van de gebruiker ziet u eveneens de gebruikersnaam, gebruikersgroep (indien ingeschakeld), e-mailadres en het tijdstip wanneer deze gebruiker voor het laatst in ABS ingelogd is. • Type bewerking: hier ziet u de bewerking die is uitgevoerd, zoals het bewerken van adresgegevens, het aanmaken van een contact, etc. • Gewijzigde velden: dit zijn adresvelden die bewerkt zijn (indien van toepassing). – Door de muiscursor te bewegen boven de gewijzigde adresvelden ziet u tevens de oude en nieuwe gegevens. Het popup-venster toont een tabel met per gewijzigd adresveld de oude en nieuwe gegevens. • Datum en tijd: in kleine letters onder de vermelding wordt vermeld wanneer de wijziging gemaakt is, bijvoorbeeld drie dagen geleden. Wanneer u de muiscursor beweegt boven deze tijdsaanduiding ziet u het exacte tijdstip van de wijziging (datum en tijd). Alle gegegevens waarbij u meer informatie krijgt door met de muiscursor er overheen te bewegen zijn onderstreept met een lichtgrijze lijn, zodat u gemakkelijk kunt herkennen dat u daar meer informatie vindt. Door op de naam van een gebruiker te klikken ziet u meer wijzigingen die door die gebruiker gemaakt zijn (alleen indien u rechten heeft om deze informatie te bekijken).
4.2.2 Verborgen adresgegevens Het kan zijn dat bepaalde contactgegevens op basis van uw rechten niet zichtbaar zijn. In dat geval is de inhoud van het contactgegeven vervangen door de grijze tekst verborgen. Ook bij niet-ingevulde contactgegevens staat de tekst verborgen.
4.3 Aanmaken van een contact U maakt een nieuwe contactpersoon aan door in het tabblad Contacten te klikken op de actie Nieuw contact. Er wordt een scherm geopend waarin u alle gegevens in kunt vullen voor de contactpersoon. Onder het kopje Bedrijf kunt u een bedrijf en bedrijfslocatie selecteren, als u de nieuwe contactpersoon aan een bedrijf wilt koppelen. Dit is niet verplicht. Wanneer u een bedrijfslocatie wilt selecteren, typt u een deel van de bedrijfsnaam in. ABS zal vervolgens een lijst van bedrijven laten zien. Klik op de naam van de bedrijfslocatie om deze te selecteren. U kunt verder de naam van uw contactpersoon, zijn of haar adres en andere gegevens invullen. Voor Nederlandse adressen volstaat het in de meeste gevallen om alleen de postcode en het huisnummer in te vullen: ABS zoekt dan zelf de bijbehorende straatnaam en plaatsnaam. Optioneel kunt u de contactpersoon koppelen aan één of meer categorieën. Klik op de naam van een categorie om dit in te stellen. Wanneer in uw installatie van ABS gebruik wordt gemaakt van gebruikersgroepen wordt de nieuwe contactpersoon gekoppeld aan uw eigen gebruikersgroep. Beheerders en leden van speciale gebruikersgroepen kunnen optioneel de gebruikersgroep aanpassen. Als u op Opslaan klikt wordt de contactpersoon toegevoegd aan ABS.
4.4 Contactpersoon bewerken U kunt de gegevens van een contactpersoon bewerken door vanaf een detailscherm bovenin op de actie Bewerken te klikken. U kunt vanuit het contactenoverzicht ook rechtstreeks een contactpersoon bewerken: klik op het bewerken-pictogram rechts naast de contactpersoon. In het scherm dat geopend wordt kunt u alle gegevens aanpassen. Als u klikt op Opslaan worden alle wijzigingen bewaard.
4.3. Aanmaken van een contact
12
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Wanneer u geen rechten heeft om een contact aan te passen is de knop Bewerken in het scherm met contactgegevens grijs. In dat geval kunt u ook niet klikken op de knop.
4.5 Contactpersoon verwijderen Wanneer u een contactpersoon wilt verwijderen uit ABS kunt u in het detailscherm van de te verwijderen contactpersoon klikken op de actie Verwijderen. U kunt ook rechtstreeks vanuit het contactenoverzicht een contactpersoon verwijderen door op het rode kruisje te klikken. In beide gevallen zal ABS om een bevestiging vragen voordat de contactpersoon daadwerkelijk verwijderd wordt. Het is mogelijk om meerdere contacten in één keer te verwijderen vanuit het contactenoverzicht. Vink de contacten aan die u wilt verwijderen met het vakje links van de naam. Kies vervolgens de actie Verwijder aangevinkte contacten. Wanneer u geen rechten heeft om een contactpersoon te verwijderen is de knop Verwijderen in het scherm met contactgegevens uitgeschakeld en is er ook geen icoon met rood kruis zichtbaar in het contactenoverzicht.
4.6 Selecteren van contactpersonen U kunt contactpersonen selecteren voor verdere verwerking (zoals exporteren of afdrukken van etiketten) vanuit het contactenoverzicht. U kunt er voor kiezen om alle contactpersonen te selecteren die in het contactenoverzicht vermeld worden. Dit is met name handig als u een zoekopdracht hebt uitgevoerd. Kies hiervoor de actie Selecteer . . . contacten in dit overzicht. Wanneer u geen zoekopdracht hebt uitgevoerd worden alle adressen geselecteerd die in ABS ingevoerd zijn. Een alternatieve wijze om contacten te selecteren vanuit het overzicht is door de contacten die u wilt verwerken aan te vinken met het vakje links van de naam. U kunt meerdere contacten tegelijk aanvinken. Wanneer u vervolgens de actie Selecteer aangevinkte contacten kiest worden de aangevinkte contacten toegevoegd aan de selectie. Zie voor meer informatie over selecteren en verwerken van contacten het hoofdstuk Selecties.
4.5. Contactpersoon verwijderen
13
HOOFDSTUK 5
Selecties
In de vorige hoofdstukken is beschreven hoe u bedrijven, locaties en contactpersonen kunt bewerken. Wanneer u deze gegevens wilt gebruiken voor verdere verwerking, dan maakt u een selectie van de gegevens. U komt in het selectie overzicht door in de menubalk de knop Selectie te gebruiken. Hier vind u drie tabbladen, met daarin uw huidige selectie.
5.1 Een selectie maken U kunt contacten, bedrijven en bedrijfslocaties toevoegen aan de selectie vanuit de overzichtschermen of vanuit de detailschermen van een los item. Zie ook: • Selecteren van contactpersonen • Selecteren van contacten van een bedrijfslocatie • Bedrijven selecteren
5.1.1 Vervangen of toevoegen Wanneer u reeds een selectie heeft en u voegt nieuwe items toe aan de selectie, zal ABS u vragen wat u wilt doen: de huidige selectie behouden en uitbreiden met nieuwe items, of de bestaande selectie wissen en volledig vervangen door de items die u wilt selecteren. Wanneer u nieuwe items toevoegt aan een bestaande selectie voegt ABS de items samen: een reeds geselecteerd item wordt niet twee keer geselecteerd.
5.2 Volledige selectie leegmaken Om de hele huidige selectie leeg te maken klikt u op de knop Wis selectie. Bedrijven en contacten worden alleen uit de selectie gewist, en blijven dus in het systeem staan.
5.3 Een enkel item uit de selectie verwijderen Klik op het verwijdericoontje naast een rij om dit item uit de selectie te verwijderen. Het bedrijf of contact wordt niet uit ABS verwijderd, maar alleen uit de actieve selectie. U kunt het item weer opnieuw toevoegen aan een nieuwe selectie.
14
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
5.4 Exporteren naar een Excel-spreadsheet Nadat u op de knop Excel-spreadsheet heeft gedrukt zal er een kleine pop-up verschijnen met daarin een voortgangindicator. Wanneer het exporteren voltooid is zal een download starten met daarin de door u geexporteerde gegevens. De gegevens zijn opgesplitst in meerdere bladen in het het Excel bestand.
5.5 Exporteren naar een CSV-bestand Door op CSV-bestand te klikken krijgt u, nadat de export voltooid is, een zip-archief als download aangeboden met daarin alle geëxporteerde gegevens. Het zip-bestand bevat per type (contacten, bedrijfslocaties of bedrijven) één csv-bestand.
5.6 Exportkolommen selecteren Bij het exporteren van gegevens naar een CSV of Excel-formaat kan gekozen worden welke velden geëxporteerd worden. Door op de link Kies exportkolommen te klikken krijgt u een overzicht van de velden die meekomen in de export. Kies de kolommen die u terug wilt zien in het exportbestand. U kunt in ditzelfde scherm de kolomselectie opslaan en eerder opgeslagen kolomselecties hergebruiken door op de naam van de kolomselectie te klikken. Verwijder een opgeslagen kolomselectie door op Verwijderen onder een kolomselectie te klikken. Standaard zijn altijd alle velden geselecteerd voor een export.
5.7 Etiketten afdrukken Wanneer u een grote mailing wilt sturen naar uw adressenbestand kan het handig zijn om automatisch etiketten te laten genereren door ABS. Klik op etiketten afdrukken wanneer u de selectie waar u naar wilt versturen heeft gemaakt. In het volgende scherm kiest u een type etiketvel, en of er een KIX-code op het etiket moet komen. Vervolgens kunt u kiezen of voor contacten het adres van het bedrijf waar ze aan gekoppeld zijn gebruikt moet worden. Ook kunt u kiezen om de postadressen i.p.v. de bezoekadressen van bedrijfslocaties te gebruiken. Wanneer u klaar bent klikt u op Etiketten genereren. Wanneer de export is afgerond kunt u een zip-archief downloaden met daarin de etiketvellen die u zonet gemaakt heeft. Open het PDF bestand en druk deze af op uw etiketvel. Zie ook: Meer informatie over het aanmaken, verwijderen en wijzigen van etiketvellen vindt u in het hoofdstuk Beheren van etiketvellen.
5.8 Andere exportmogelijkheden Afhankelijk van uw ABS-installatie is het mogelijk dat er meer exportmogelijkheden zijn. Voor informatie over aanvullende exportopties, zie Plugins.
5.4. Exporteren naar een Excel-spreadsheet
15
HOOFDSTUK 6
Het zoekfilter
Om in een groot adressenbestand goed te kunnen navigeren en snel te vinden wat u zoekt, kunt u gebruik maken van het zoekfilter in ABS. Hiermee kunt u aan de hand van bekende gegevens specifieke adressen opzoeken of meerdere adressen voorbereiden voor het exporteren naar andere programma’s. Het uitgebreid zoeken scherm lijkt misschien op het eerste gezicht een beetje intimiderend, maar u zult zien dat het een erg krachtige tool is binnen ABS.
6.1 Snel zoeken Met behulp van het snel zoeken veld vindt u met minimale steekwoorden de informatie die u nodig heeft. Type een steekwoord in het zoekveld en klik op de knop om te zoeken. Hiermee worden in alle voor de hand liggende velden gezocht naar het zoekwoord. Wilt u precies weten waar op gefilterd wordt? In het uitgebreide zoekfilter ziet u de precieze uitvoering van uw zoekopdracht.
6.2 Uitgebreid zoeken met complexe filters Met behulp van het uitgebreide zoekfilter kunt u complexere zoekopdrachten maken die rekening houden met categorieen, begin of einde van zoekwoorden en uitsluitingen. Bij de zoekknop onderin het panel verschijnen live het aantal zoekresultaten dat voldoet aan uw zoekopdracht. Wanneer u klaar bent met het maken van de zoekopdracht klikt u op Toon resultaten om deze uit te voeren.
6.2.1 Filtercriteria U heeft de keuze om één, of alle criteria te laten gelden tijdens een zoekopdracht. Om deze manier van filter te wisselen klikt u op één van de criteria moet voldoen of alle criteria moeten voldoen. Hiermee kunt u kiezen tussen “Voornaam is Bert EN achternaam is de Vries” of “Voornaam is Bert OF voornaam is Jan”. Om een nieuw criterium toe te voegen klikt u op de knop Criterium toevoegen. U kunt zo veel criteria toevoegen als u wilt. Om een criterium te verwijderen klikt u op het kruisje naast het criterium. Een criterium bestaat uit drie onderdelen. Het zoekveld, het zoektype en het zoekwoord. als eerste kiest u uit de lijst een zoekveld. Dit is een kenmerk van het adres waar u op zoekt. Vervolgens kiest u een zoektype. Het meest veelzijdige zoektype is bevat. Hiermee vind u alle adressen waarvan het zoekveld het zoekwoord bevat. Andere zoektypes zijn start met, eindigt met en is exact. Ook de uitsluiting van deze varianten zijn beschikbaar. In het laatste veld vult u het zoekwoord in. U kunt het zoekwoord veld leeglaten om op niet ingevulde informatie te zoeken.
6.2.2 Filter categorieën De categorieën kunt u op twee manieren gebruiken. Door de optie Of een van deze categorieën te kiezen gebruikt de categorieën als extra zoekcriterium. Wanneer u de optie En een van deze categorieën kiest, wordt er alleen in 16
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
de geselecteerde categorieën gezocht naar de ingestelde criteria. Door op een categorie te klikken kunt u de status van de categorie voor het filter verwisselen. Wanneer er een streepje (-) staat, wordt de categorie niet meegenomen in de zoekopdracht. Waneer er een vinkje (v) staat wordt de categorie wel meegenomen in de zoekopdracht. Waneer er een kruis (X) staat, worden resultaten met een categorie expliciet uitgesloten.
6.3 Filters opslaan Via het uitgebreide filter panel is een gemaakt filter ook snel op te slaan. U geeft onderaan de popup een naam mee en drukt vervolgens op de knop Filter opslaan. Wanneer de melding Het filter is opgeslagen in beeld verschijnt kunt u altijd gebruik maken van het opgeslagen filter.
6.4 Opgeslagen filters gebruiken In het vak Opslaan & Zoeken kunt u in het selectievak kiezen uit voorheen aangemaakte filters. Door uit deze lijst een filter te kiezen worden de opgeslagen velden geladen en kunt u snel een complexe zoekopdracht uitvoeren. Tip: Gebruik complexe opgeslagen zoekfilters om doelgroepen te segmenteren en voorbeelden te maken voor zoekopdrachten die vaak herhaald worden.
6.5 Filteroverzicht Voor uitgebreide informatie over het bewerken en verwijderen van filters kijkt u in het menu onder de knop Systeembeheer en vervolgens filters.
6.6 Filters verwijderen In het filteroverzicht klikt u naast een filter op de knop Filter verwijderen. Deze actie is definitief en valt niet ongedaan te maken.
6.7 Filters bewerken In het filteroverzicht klikt u op de naam van het filter dat u wilt bewerken. Vervolgens werkt het bewerken op dezelfde manier als het aanmaken van een nieuw filter. Klik vervolgens op Opslaan om de veranderingen definitief te maken.
6.3. Filters opslaan
17
HOOFDSTUK 7
Importeren
Met behulp van de importfunctie kunt u gemakkelijk contactgegevens uit andere softwarepakketten importeren in ABS en verder verwerken. U kunt Excelbestanden en CSV-bestanden importeren. Eerder gemaakte imports kunt u bekijken en eventueel weer verwijderen.
7.1 Nieuwe gegevens importeren U kunt in ABS Excelbestanden (XLSX) en CSV-bestanden importeren. Adresbestanden in andere formaten moet u eerst converteren naar een van deze twee formaten. Het importproces bestaat uit vier stappen.: 1. Bestand uploaden 2. Kolommen toewijzen 3. Categorie toekennen (optioneel) 4. Opmerking toevoegen (optioneel)
7.1.1 Bestand uploaden Klik in het hoofdmenu op de knop Importeren en vervolgens op de knop Importeer CSV-bestand. In dit scherm selecteert u het adresbestand dat u wilt importeren. U kunt Excelbestanden (XSLX, maar niet XLS) of kommagescheiden tekstbestanden (CSV) kiezen. Heeft u adresgegevens in een ander formaat? Zet dit dan eerst om naar een geschikt formaat. Hieronder vindt u informatie over een aantal veel voorkomende bestandsformaten: • LibreOffice/OpenOffice Calc • Google Docs Spreadsheet • Raadpleeg voor overige programma’s de bijbehorende documentatie. Kies onder Selecteer het CSV/Excel-bestand het te importeren bestand. Klik vervolgens op Importbestand voorbereiden om door te gaan naar de volgende stap.
7.1.2 Importeren voorbereiden Tijdens het importeren voorbereiden kiest u welke kolommen welke contactgegevens bevatten. Er wordt een voorbeeld getoond van de eerste rijen van het bestand dat u geselecteerd hebt. Kies met de keuzelijst boven de rij de functie (het adresveld) van iedere kolom. Wanneer een kolom in uw adressenbestand geen functie heeft in ABS kunt u de keuzelijst leeg laten; het is niet verplicht om voor iedere kolom een adresveld te selecteren. Tip: Wanneer u een bedrijfsnaam, een locatienaam en contactgegevens in één rij heeft staan, worden deze automatisch door ABS gekoppeld.
18
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Tip: Sommige kolommen kunnen automatisch herkend worden aan de hand van de eerste regel in het importbestand. Controleer voordat u de import start of alle kolommen goed staan. Indien nodig kunt u in dit scherm nog kiezen hoeveel regels overgeslagen moeten worden. Standaard wordt de eerste regel van het bestand overgeslagen. Ook kunt u handmatig een scheidingsteken instellen (bij het importeren van een CSV-bestand). Normaal gesproken wordt het scheidingsteken automatisch door het systeem herkend en is aanpassen alleen nodig indien de kolommen niet goed worden weergegeven. Wanneer u alle kolommen correct hebt ingesteld, klikt u op de knop Importeren en vervolgens op OK om de import te starten. Het importeren kan, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, enige tijd duren.
7.1.3 Categorie toekennen In de volgende stap, Categorie toekennen, kunt u alle geïmporteerde gegevens aan een categorie koppelen. Kies de categorieën waaraan u alle geïmporteerde contacten, bedrijfslocaties en bedrijven aan wilt koppelen en klik op Categorieën toevoegen om deze op te slaan. U kunt er ook voor kiezen om geen categorie te koppelen door op Deze stap overslaan te klikken.
7.1.4 Opmerking toevoegen Tot slot is er nog de optie om een opmerking toe te voegen. Deze opmerking wordt aan alle geïmporteerde items toegevoegd. Voer een opmerking in en klik op Opmerking toevoegen om deze aan alle nieuwe gegevens toe te voegen. Ook deze stap kunt u overslaan door op de knop Deze stap overslaan te klikken.
7.1.5 Controle Na de laatste stap wordt een overzicht van de geïmporteerde gegevens geopend. Hier kunt u controleren of de import naar wens is gegaan. Eventueel kunt de import ongedaan maken door op de knop Import en gekoppelde gegevens verwijderen te klikken. Tip: Het is raadzaam om na het importeren van een adressenbestand de statistieken van uw adressenbestand te controleren (zie Statistieken over uw adressenbestand). Hier kunt u zien welke gegevens nog missen of wellicht onjuist ingevuld zijn. Met behulp van de statistieken kunt u uw adressenbestand gericht aanvullen om er optimaal gebruik van te maken.
7.2 Eerder gemaakte import inzien Via het tabblad Importeren ziet u een overzicht van alle importopdrachten die in het verleden zijn gedaan. U kunt de details van een importopdracht bekijken door de importopdracht aan te klikken. In het detailscherm ziet u een overzicht van alle tijdens deze import aangemaakte gegevens. Dit zijn bedrijven, bedrijfslocaties, contacten en categorieën. Klik op een tabblad om de geïmporteerde gegevens te zien. Wanneer u op een rij klikt binnen het overzicht bekijkt u de details van een geïmporteerd item (bijvoorbeeld van een contactpersoon).
7.3 Achteraf een categorie aan importgegevens koppelen Voor een eerder gemaakte import kunt u later alsnog een categorie toekennen.
7.2. Eerder gemaakte import inzien
19
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Zoek de importopdracht op en bekijk de importdetails. Klikt in het menu op de knop Categorie aan geïmporteerde gegevens koppelen om achteraf nog een categorie aan alle geïmporteerde contacten, bedrijven en locaties te koppelen. In het scherm dat geopend wordt kiest u één of meerdere categorieën. Klik op Categorieën toevoegen om deze categorie (of categorieën) aan alle gegevens te koppelen.
7.4 Achteraf een opmerking bij importgegevens maken Voor een eerder gemaakte import kunt u later alsnog een opmerking toevoegen. Zoek de importopdracht op en bekijk de importdetails. Klikt in het menu op de knop Opmerking bij geïmporteerde gegevens. In het scherm dat geopend wordt kunt u een opmerking invullen. Als u op de knop Opmerking toevoegen klikt, wordt deze opmerking bij alle importgegevens toegevoegd.
7.5 Bestaande import verwijderen U kunt alle gegevens die tijdens een import in ABS geïmporteerd zijn weer verwijderen uit het systeem. Let op: met deze handeling verwijdert u alle bedrijven, bedrijfslocaties en contacten die met de import geïmporteerd zijn, ook gegevens die nadien veranderd of aangevuld zijn. Om een eerder gemaakte import te verwijderen, zoekt u eerst de importopdracht op via het overzicht van eerder gemaakte imports. Klik op de knop Import en gekoppelde gegevens verwijderen om alle gegevens te verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Ook gegevens die na de import nog gewijzigd zijn worden verwijderd; gebruik deze optie dus alleen wanneer u zeker weet dat u alle geïmporteerde gegevens wilt verwijderen. Eventueel kunt u ook vanuit het overzichtsscherm met alle importopdrachten op de rode knop Import verwijderen klikken. De werking van deze knop is verder hetzelfde.
7.4. Achteraf een opmerking bij importgegevens maken
20
HOOFDSTUK 8
Statistieken over uw adressenbestand
Om zo goed mogelijk gebruik te kunnen maken van ABS, is het handig dat contactgegevens zo correct en volledig mogelijk zijn. Behalve de automatische adressuggesties bij verkeerde of onvolledige adressen en de mogelijkheid om adressen te ontdubbelen (Ontdubbelen van uw contactenbestand), kunt u ook statistieken inzien over uw adressenbestand. Via het statistiekenoverzicht krijgt u een actueel beeld van de volledigheid van alle gegevens in ABS.
8.1 Overzicht Navigeer naar het hoofdmenu item Statistieken om het overzicht in te zien. In dit overzicht kunt u kiezen tussen gegevens over bedrijven, bedrijfslocaties en contacten door op het desbetreffende tabblad te klikken. Per tabblad ziet u een overzicht van ingevulde gegevens en nog niet bekende gegevens. Door op de getallen onder de grafiek te klikken voert u een zoekopdracht naar de missende of ingevulde gegevens uit. Daarnaast ziet u ook een lijst van meest gebruikte categorieën en het totaal aantal opmerkingen in uw adressenbestand.
8.2 Vernieuwen van statistieken De statistieken op de overzichtspagina worden automatisch iedere 10 minuten berekend. U kunt bovenaan de pagina zien wanneer de statistieken voor het laatst zijn bijgewerkt. Mochten de statistieken die u inziet verouderd zijn, dan kunt u de statistieken ook handmatig laten berekenen door op de knop Vernieuwen te klikken.
21
HOOFDSTUK 9
Logboek met gemaakte wijzigingen
Voor alle wijzigingen die worden gemaakt op contactenpersonen, bedrijfslocaties en bedrijven houdt ABS een logboek bij. In dit logboek wordt iedere wijziging geregistreerd. Een wijziging is bijvoorbeeld het aanmaken of verwijderen van een contactpersoon, of het wijzigen van adresvelden. Ook een aantal belangrijke acties wordt gelogd, zoals het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het veranderen van een systeeminstelling. In het logboek wordt de wijziging zelf geregistreerd, en daarnaast ook het tijdstip waarop de wijziging gemaakt is en de gebruiker die de wijziging gemaakt heeft. Wanneer er gegevens bij een contactpersoon, bedrijf of bedrijfslocatie aangepast of verwijderd worden registreert ABS de oude en de nieuwe informatie. Op deze manier kunt u altijd terugvinden welke informatie veranderd is en eventuele onterechte wijzigingen ongedaan maken door de juiste informatie weer in te vullen.
9.1 Recente wijzigingen op startpagina Bij het opstarten van ABS ziet u een lijst met recente wijzigingen op de startpagina (tenzij uitgeschakeld door uw beheerder). Deze wijzigingen zijn alle wijzigingen die de afgelopen tijd in het systeem zijn gemaakt: de meest recente wijzigingen staan bovenaan de lijst. De lijst is beperkt tot 10 wijzigingen. Wanneer u klikt op Meer wijzigingen wordt het volledige logboek geopend met alle wijzigingen. In deze lijst ziet u de naam van de gebruiker die een wijziging gemaakt heeft en de wijziging zelf, eventueel aangevuld met aanvullende informatie. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de gegevens van een contactpersoon gewijzigd zijn de specifieke adresvelden die aangepast zijn. Onder de wijziging zelf vindt u het tijdstip waarop de wijziging gemaakt is,bijvoorbeeld 2 uur geleden. Aanvullende informatie ziet u wanneer u de muiscursor beweegt boven de naam van de gebruiker, boven het tijdstip en (indien van toepassing) boven de gewijzigde adresvelden. De informatie die verschijnt boven de naam van de gebruiker zijn de inlognaam van de gebruiker, zijn of haar e-mailadres, tijdstip van laatste aanmelding binnen ABS, en de gebruikersgroep (indien beschikbaar). Wanneer u de muis beweegt boven het relatieve tijdstip van de wijziging ziet u het exacte tijdstip (datum en tijd). Beweegt u de muis boven gewijzigde adresvelden, dan ziet u de oude en nieuwe gegevens. Er wordt een tabel weergegeven met per adresveld de oude en de nieuwe waarde.
9.2 Recente wijzigingen bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties Bij contacten, bedrijven en bedrijfslocaties wordt bovenin het detailscherm de laatste wijziging getoond. Zo ziet u snel wanneer een gegeven voor het laatst bewerkt is. Het uiterlijk en de werking van deze lijst van recente wijzigingen is gelijk aan de lijst met recente wijzigingen op de startpagina. Onderin het scherm staat een lijst met de laatste tien wijzigingen voor de contactpersoon, het bedrijf of de bedrijfslocatie. Door te klikken op Meer wijzigingen opent u het gedetailleerde logboek met alle gegevens.
22
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
9.3 Gedetailleerd logboek Behalve de hiervoor beschreven recente wijzigingen is er ook een gedetailleerd logboek beschikbaar met daarin een overzicht van alle wijzigingen die in het systeem zijn geregistreerd. U kunt dit overzicht ook filteren op gebruikers, datum, objecttype, etc. Het gedetailleerde logboek opent u op de volgende manier: • Systeembeheerders en supergebruikers openen het logboek via het tabblad Systeembeheer en vervolgens klikt u bovenin op de knop Logboek. • Andere gebruikers klikken bovenin op het tabblad Logboek. Ziet u beide tabbladen niet? Dan heeft u geen rechten om het logboek te openen. Het scherm met het logboek toont alle wijzigingen die in het systeem verwerkt zijn. De nieuwste wijziging staat standaard bovenin de tabel. Per wijziging ziet u achtereenvolgens: • Log ID: dit is het interne registratienummer van de wijzigingen • Gebruiker: de gebruiker die de wijziging heeft gemaakte • Groep gebruiker (alleen indien gebruikersgroepen ingeschakeld zijn): de huidige gebruikersgroep van de gebruiker die de wijziging heeft gemaakt • Tijdstip: datum en tijdstip waarop de wijziging gemaakt is • Activiteit: het type wijziging, bijvoorbeeld ‘Aangemaakt’ of ‘Bewerkt’ • Objecttype: het soort object, zoals ‘Contact’, ‘Bedrijf’ of ‘Gebruiker’ • Groep object: (alleen indien gebruikersgroepen ingeschakeld zijn): de gebruikersgroep waar het object aan gekoppeld is (indien van toepassing) • Weergave: de weergavenaam van het object (bijvoorbeeld de de volledige naam van een contactpersoon) • Object ID: uniek registratienummer van een object (contactpersoon, bedrijf, etc.)
9.3.1 Sorteren en zoeken Door op de kolomnamen te klikken kunt u sorteren op deze gegevens. Door nogmaals op een kolomnaam te klikken keert u de sortering om. Het zoekfilter rechtsboven in het scherm maakt het mogelijk om te zoeken naar specifiek logboekvermeldingen. Het zoekfilter werkt verder gelijk aan de zoekfilters in de overzichten met contactpersonen, bedrijven en bedrijfslocaties.
9.3.2 Gewijzigde velden In sommige gevallen registreert ABS extra informatie in het logboek. Wanneer de gegevens van een contactpersoon, bedrijf of bedrijfslocatie bewerkt worden, registreert ABS zowel de oude als de nieuwe gegevens. U kunt de oude en nieuwe gegevens opvragen in het logboek. Wanneer ABS deze informatie heeft geregistreerd, wordt een blauw pijltje getoond achte de weergavenaam. Wanneer u op deze naam klikt wordt de rij met adresgegevens uitgeklapt. In het uitgeklapte gedeelte ziet u een tabel met de gewijzigde velden en de oude en nieuwe inhoud van deze velden. U kunt deze informatie weer inklappen door nogmaals op de weergavenaam te klikken.
9.3.3 Logboek exporteren naar CSV-bestand U kunt het logboek exporteren naar een CSV-bestand. In het CSV-bestand is alle informatie vermeld die u ook ziet in het gedetailleerde logboek, inclusief gewijzigde velden. U kunt een CSV-bestand downloaden door linksboven op de knop Download CSV-bestand te klikken. 9.3. Gedetailleerd logboek
23
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Wanneer u een zoekopdracht hebt ingegeven en een gefilterde weergave van het logboek bekijkt, downloadt u ook een gefilterde weergaven van het logboek wanneer u op Download CSV-bestand klikt. Wis uw zoekopdracht voordat u een CSV-bestand downloadt wanneer u het volledige logbestand wilt downloaden.
9.3. Gedetailleerd logboek
24
HOOFDSTUK 10
Ontdubbelen van uw contactenbestand
Om zo snel mogelijk relevante gegevens te kunnen vinden en fouten te beperken is het belangrijk dat uw contactenbestand zo schoon mogelijk is. Een contactendatabase met meerdere vermeldingen voor dezelfde contactpersoon maakt uw contactenbestand onoverzichtelijk en maakt het risico op foutieve vermeldingen groter. Het ontdubbelen van gegevens helpt u daarom om het adressenbestand opgeschoond te houden. U gebruikt de ontdubbelfunctie om dubbele adresvermeldingen te vinden, en eventueel kunt u dubbele vermeldingen in één keer samenvoegen. In het laatste geval worden de contactgegevens van meerdere contactpersonen samengevoegd tot één nieuw contactpersoon. Ontdubbelen is beperkt tot contacten; u kunt niet bedrijven of bedrijfslocaties ontdubbelen.
10.1 Ontdubbelmethoden Er zijn een aantal methoden in ABS ingebouwd om dubbele gegevens te herkennen. ABS doorloopt het volledige adressenbestand en controleert daarbij de adresgegevens voor alle contacten die in het systeem ingevoerd zijn. U kunt dubbele contactpersonen opzoeken op basis van verschillende adresgegevens. De opties zijn: • Achternaam • Voor- en achternaam • Voor- en achternaam i.c.m. bedrijfslocatie • E-mailadres • Postcode en huisnummer Op basis van uw behoefte en de kwaliteit van uw adressenbestand kunt u de meest geschikte ontdubbelmethode kiezen. De meest specifieke ontdubbelmethoden zijn op basis van het e-mailadres of op basis van de combinatie van voornaam, achternaam en bedrijfslocatie. De ontdubbelmethodes voor dubbele voor- en achternaam en dubbele achternaam zijn minder geschikt om te ontdubbelen, maar in specifieke situaties kunnen deze methoden van pas komen. Maar pas wel op dat u geen gegevens samenvoegt van twee verschillende contactpersonen, controleer altijd goed of de gegevens écht bij elkaar horen. Deze controle kan ABS niet voor u doen. Andersom detecteert ABS dubbele contacten alleen wanneer de contactgegevens exact overeenkomen; dubbele contacten waarbij de straatnamen verschillend gespeld zijn worden door ABS niet gevonden.
10.2 Het ontdubbelen Het ontdubbelproces bestaat uit drie stappen. Eerst kiest u de gewenste ontdubbelmethode, zoals hierboven beschreven. Klik op het tabblad Ontdubbelen en kies vervolgens een ontdubbelmethode. Nadat u een ontdubbelmethode heeft gekozen komt u in een overzicht waarin u alle gevonden dubbele contactgegevens ziet. Naast de contactgegevens staat ook vermeld hoeveel contacten in ABS voorkomen met de
25
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
contactgegevens. Kiest u bijvoorbeeld voor ontdubbelen op basis van postcode en huisnummer, dan ziet u per postcode/huisnummer-combinatie hoeveel contacten er ingevoerd zijn voor een bepaalde combinatie. U kunt de vermoedelijke duplicate contacten opvragen door op een rij te klikken. Wanneer u op een rij hebt geklikt ziet u de contacten met de dubbele contactgegevens. Bij ontdubbelen op postcode/huisnummer-combinatie ziet u hier alle contacten die in ABS ingevoerd zijn met de aangeklikte combinatie van postcode en huisnummer. U kunt alle of een deel van de gevonden duplicate contacten samenvoegen door de contacten aan te vinken. Kies minimaal twee contacten en klik op de knop Geselecteerde contacten samenvoegen... om verder te gaan met het ontdubbelproces. In het laatste scherm bepaalt u per contactgegeven welke informatie u in ABS op wilt slaan. Gegevens die gelijk zijn voor alle geselecteerde contacten kunt u niet aanpassen. Voor contactgegevens die verschillen per contactpersoon kunt u in dit scherm aangeven welk gegeven u over wilt nemen. Heeft u bijvoorbeeld twee e-mailadressen voor dezelfde contactpersoon, dan kiest u in dit scherm welk e-mailadres u over wilt nemen voor de samengevoegde contactpersoon. Wanneer alle contacten geen gegevens voor een veld hebben wordt dit ingevuld met een ‘-‘. Wanneer u nu op Opslaan klikt worden alle gegevens definitief samengevoegd. Oude gegevens die u niet overneemt bij het samenvoegen gaan hierbij verloren. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Bij het samenvoegen worden opmerkingen en categorieën samengevoegd tot één selectie. Twee contacten die aan twee verschillende categorieën waren gekoppeld resulteren hierbij in één contactpersoon die aan twee categorieën gekoppeld zijn. Opmerkingen van de losse contactpersonen worden allemaal samengevoegd aan de nieuwe contactpersoon in de volgorde waarin ze geplaatst zijn. Tip: In sommige installaties van ABS is het samenvoegen van dubbele contacten uitgeschakeld. In dat geval kunt u wel het rapport van dubbele contacten opvragen, maar u kunt dubbele contacten niet samenvoegen.
10.2. Het ontdubbelen
26
HOOFDSTUK 11
Beheren van categorieën
Met behulp van de categorieën in ABS kunt u soortgelijke gegevens groeperen en deze snel terugvinden met behulp van filters.
11.1 Bekijken van categorieën Categorieën vindt u op meerdere plekken in ABS terug. In bijna elk bedrijven, locatie of contacten scherm zijn ze terug te vinden. Het beheren van de beschikbare categorieën doet u het makkelijkst via het hoofdmenu onder het kopje Systeembeheer en vervolgens Categorieën.
11.2 Nieuwe categorieën toevoegen Om een nieuwe categorie toe te voegen klikt u in het overzichtsscherm op de knop Nieuwe categorie. In het volgende scherm kiest u een optionele afkorting en naam. Deze worden gebruikt om in de rest van ABS de categorie te herkennen. Onder bovenliggende categorie bepaald u de categorie die als bovenliggende categorie gebruikt zal worden voor de nieuwe categorie. Als u een nieuwe hoofdcategorie wilt aanmaken kiest u voor Geen bovenliggende categorie. Door op de knop Opslaan te klikken maakt u de nieuwe categorie definitief aan en kunt u deze voortaan in ABS gebruiken.
11.3 Bestaande categorieën bewerken Om een categorie te bewerken klikt u in het overzicht op de categorie die u wilt bewerken. Het bewerken gaat vervolgens precies hetzelfde als het aanmaken van een nieuwe categorie.
11.4 Categorieën verwijderen Vanuit het categorieënoverzichtsscherm klikt u op een categorie en vervolgens op Verwijderen om een categorie te verwijderen uit ABS. Deze actie is niet ongedaan gemaakt en verwijdert ook alle categorieën de onder de oorspronkelijk verwijderde categorie gangen. Alle gegevens verliezen hun koppelingen met de verwijderde categorieën.
11.5 Snel toevoegen van categorieën Op alle plaatsen waar het mogelijk is om gegevens aan categorieën te koppelen is het ook mogelijk om snel een nieuwe categorie aan te maken. Klik hiervoor op de knop Nieuwe categorie rechtsboven de categorieënkolom. 27
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
In de popup kiest u, net als bij de normale manier van categorieën aanmaken, een akorting, naam en bovenliggende categorie en klikt u op de knop Maak categorie om deze op te slaan. De nieuwe categorie valt meteen te gebruiken.
11.5. Snel toevoegen van categorieën
28
HOOFDSTUK 12
Beheren van gebruikers
Gebruikers van ABS hebben toegang tot de informatie die u opslaat in het systeem. Op deze manier kunt u verschillende mensen op hun eigen manier toegang geven. Ook wordt bijgehouden welke gebruiker de laatste aanpassing heeft gemaakt aan contact- of locatiegegevens. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u gebruikers aan kunt maken en bestaande gebruikers kunt bewerken. Ook omschrijven we de rollen die gebruikers kunnen hebben in ABS. Tip: Het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de ABS installatie is afhankelijk van het abonnement dat u afneemt. Deze informatie is terug te vinden bij systeeminformatie. U kunt niet meer gebruikers aanmaken dan uw licentie toestaat.
12.1 Gebruikersrollen In ABS kunt u de volgende globale gebruikersrollen gebruiken: • Alleen-lezen • Beperkte schrijfrechten • Volledige schrijfrechten • Beheerder Wanneer u gebruik maakt van gebruikersgroepen, dan zijn alleen de permissies Volledige schrijfrechten en Beheerder beschikbaar. Zie ook verderop onder Gebruikersgroepen. De alleen-lezen rol houdt in dat een gebruiker met deze rechten beperkt is tot het lezen van informatie in ABS. De bewerken, aanmaken en verwijder acties zijn niet beschikbaar voor deze gebruiker. Dit betekent dat gebruikers van dit type geen wijzigingen kunnen maken in uw systeem. Het systeembeheer menu is voor dit type gebruiker niet beschikbaar. De gebruiker kan dus geen gevoelige informatie over de ABS installatie te weten komen. Beperkte schrijfrechten houdt in dat gebruikers alleen nieuwe gegevens kunnen toevoegen en bestaande gegevens bewerken. Ook kunnen zij opmerkingen bij contacten, locaties en bedrijven toevoegen. Dit type gebruiker kan contactgegevens ontdubbelen. Deze rol kan geen data uit ABS verwijderen. Er is ook geen toegang tot het beheer menu mogelijk. Wanneer een gebruiker volledige schrijfrechten heeft, kan deze nieuwe informatie toevoegen en bestaande informatie bewerken. Ook is het mogelijk om gegevens te verwijderen. Dit gebruikerstype heeft geen toegang tot de beheer pagina. Een beheerder kan alle gegevens in ABS toevoegen, aanpassen en verwijderen. Tevens kan deze rol nieuwe gebruikers aanmaken met alle soorten rechten (inclusief andere beheerders) en van alle bestaande gebruikers de wachtwoorden veranderen of de toegang tot ABS ontzeggen. Tip: Wanneer u twijfelt, geef dan een gebruiker alleen-lezen rechten. Blijkt dit later niet onvoldoende te zijn, is het altijd op een later tijdtip nog te wijzigen.
29
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Zie ook: Het kan zijn dat de rollen voor plugins anders gelden. Bekijk hiervoor de documentatie van de Plugins.
12.2 Bekijken van gebruikersgegevens Alle gebruikers kunt u vinden door in het hoofdmenu op het tabblad Systeembeheer te klikken. Vervolgens gaat u via de knop Gebruikers naar het gebruikersoverzicht.
12.3 Aanmaken van een nieuwe gebruiker Om een nieuwe gebruiker toe te voegen klikt u op de actieknop Nieuwe gebruiker. In het volgende scherm krijgt u de mogelijkheid om wat persoonlijke gegevens over de gebruiker op te geven, in de vorm van een naam en het e-mailadres dat bij deze gebruiker hoort. Vervolgens kiest u een gebruikersnaam en wachtwoord voor de gebruiker. Als u wilt dat de nieuwe gebruiker later zelf het wachtwoord kunt verander, vinkt u de optie Gebruiker mag wachtwoord wijzigen aan. Kies vervolgens de rol van deze gebruiker onder het kopje Rechten. Na het klikken op de knop Opslaan heeft de door u aangemaakte gebruiker toegang tot de ABS installatie.
12.4 Bewerken van een bestaande gebruiker Door in het gebruikersoverzicht te klikken op een gebruikersnaam, of de bijbehorende actieknop bewerk gebruiker komt u in het scherm om die gebruiker te bewerken. Het bewerken van een gebruiker gaat op exact dezelfde manier als het aanmaken van een nieuwe gebruiker, behalve het veranderen van het wachtwoord. Als u het wachtwoord van de gebruiker niet wilt veranderen, laat u dit veld leeg. Het wachtwoord wordt verandert wanneer u wel iets in het veld wachtwoord invult.
12.5 Gebruiker verwijderen In het gebruikersoverzicht, kunt u een gebruiker verwijderen door op de actieknop gebruiker verwijderen te klikken. Een beheerder kan nooit zichzelf verwijderen. Tip: Wilt u een gebruiker slechts tijdelijk de toegang ontzeggen? In dit geval is het handiger om de gebruiker niet te verwijderen, maar tijdelijk het wachtwoord van de gebruiker te veranderen.
12.2. Bekijken van gebruikersgegevens
30
HOOFDSTUK 13
Gebruikersgroepen
Het is mogelijk om in ABS gebruik te maken van gebruikersgroepen. Wanneer u gebruikersgroepen inschakelt in de systeemconfiguratie worden gebruikers gekoppeld aan een groep, en zijn de permissies om contacten te bewerken en verwijderen afhankelijk van de groep waar een gebruiker lid van is. U kunt onbeperkt groepen aanmaken. Voor een gebruikersgroep kunt u tevens een supergebruiker instellen. De supergebruiker is de contactpersoon voor de gebruikersgroep en kan zelf gebruikers beheren binnen zijn of haar groep. Contacten binnen ABS worden gekoppeld aan gebruikersgroepen. Een gebruiker mag een contact alleen bewerken of verwijderen wanneer het contact aan dezelfde groep gekoppeld is als de gebruiker. Wanneer een gebruiker een nieuwe contactpersoon aanmaakt wordt deze aan dezelfde groep gekoppeld als waar de gebruiker lid van is. Bedrijven en bedrijfslocaties worden niet aan gebruikersgroepen gekoppeld en blijven voor alle gebruikers te bewerken. Supergebruikers hebben dezelfde mogelijkheden als gewone gebruikers van een groep, maar kunnen daarnaast gebruikers aanmaken voor hun eigen groep. Supergebruikers hebben geen extra rechten voor het aanmaken of bewerken van contacten en kunnen ook geen gebruikersgroepen aanmaken.
13.1 Speciale groepen U kunt binnen ABS speciale gebruikersgroepen definiëren. Speciale groepen zijn bedoeld voor medewerkers die lees- en schrijfrechten moeten hebben voor alle contactpersonen, ook voor contacten die niet door hun eigen groep aangemaakt zijn. U kunt bijvoorbeeld ABS gebruiken om verschillende afdelingen binnen uw organisatie een lijst van contacten te laten beheren, waarbij de afdeling die centraal verantwoordelijk is voor relatiebeheer toegang krijgt tot alle contacten. Medewerkers van deze centrale afdeling maakt u dan lid van een speciale gebruikersgroep. Gebruikers die gekoppeld zijn aan een speciale groep kunnen bij het aanmaken of bewerken van een contactpersoon instellen aan welke groep deze gekoppeld moet worden. Daarnaast hebben speciale gebruikers de mogelijkheid om nieuwe gebruikers en nieuwe gebruikersgroepen aan te maken. Speciale gebruikers kunnen geen beheerders aanmaken en ook niet andere gebruikers uit hun eigen groep bewerken; deze acties zijn voorbehouden aan systeembeheers. U kunt gebruikersgroepen bewerken vanuit het tabblad Systeembeheer. Klik op de knop Gebruikersgroepen en u kunt hier bestaande groepen bekijken en aanpassen, of een nieuwe groep aanmaken.
13.2 Een nieuwe groep aanmaken U maakt een nieuwe groep aan door op Nieuwe gebruikersgroep te klikken. U dient een naam in te vullen voor een groep. Optioneel kunt u een supergebruiker instellen. Als deze gebruiker nog geen lid is van de gebruikersgroep, wordt deze lid gemaakt van de nieuwe gebruikersgroep. U kunt hier geen gebruikers kiezen die reeds lid zijn van een andere gebruikersgroep. Wanneer u een applicatiebeheerder bent, kunt u bij het aanmaken van de groep ook aangeven of de gebruikersgroep een speciale groep is of een normale groep. Wanneer u geen beheerder bent kunt u alleen normale groepen aanmaken.
31
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Tip: U kunt ook later nog een supergebruiker instellen voor de gebruikersgroep. Wanneer u op Opslaan klikt wordt de groep aangemaakt. U komt dan terecht in het scherm om de details van de gebruikersgroep te bekijken. Vanuit dit scherm kunt u gebruikers koppelen aan de nieuwe groep. Klik op Koppel gebruikers om een nieuwe gebruiker aan te maken die meteen aan de groep gekoppeld wordt. Wilt u een bestaande gebruiker koppelen aan de nieuwe groep? Zoek dan de gebruiker op in het gebruikersbeheer en verander de groep van de gebruiker door de gebruiker te bewerken.
13.3 Een groep bewerken U kunt een groep bewerken door in het overzicht van gebruikersgroepen op een gebruikersgroep te klikken en vervolgens linksboven op Bewerken te klikken. U kunt vervolgens de naam en supergebruiker instellen, zoals hiervoor beschreven is.
13.4 Een groep verwijderen U kunt een groep verwijderen door vanuit het overzicht op een groep te klikken en vervolgens rechtsboven in het detailscherm op Verwijderen te klikken. ABS zal eerst om een bevestiging vragen voordat u de groep verwijdert. Wanneer u een groep verwijdert blijven alle contacten en gebruikers aanwezig in het systeem. Alle contacten die aan de groep gekoppeld waren zijn na het verwijderen niet meer aan een groep gekoppeld. Alle gebruikers die aan de groep gekoppeld waren blijven ook behouden in het systeem, en zijn eveneens niet meer aan een groep gekoppeld. In de praktijk kunnen deze gebruikers dus geen contactpersonen meer aanmaken of bewerken.
13.5 Rechtenmodel Wanneer gebruikersgroepen actief zijn hanteert ABS de volgende rechten per type gebruiker:
13.3. Een groep bewerken
32
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
Permissie
Leesrechten (onbeperkt) op contacten eigen gebruikersgroep Schrijfrechten (onbeperkt) op contacten eigen gebruikersgroep Leesrechten (beperkt) op alle contacten Leesrechten (onbeperkt) op alle contacten Schrijfrechten (onbeperkt) op alle contacten Changelog voor contacten eigen gebruikersgroep Changelog voor alle contacten CC-users aanmaken CC-users wijzigen/verwijderen Superuser aanmaken voor groep Superuser bewerken of verwijderen Gebruikers aanmaken en toewijzen aan eigen gebruikersgroep Gebruikers aanmaken en toewijzen aan andere gebruikersgroep Gebruikersgroep aanmaken en wijzigen Gebruikersgroep verwijderen Systeembeheer Exporteren van alle adressen Exporteren adressen eigen gebruikersgroep Adressen importeren voor eigen gebruikersgroep Ontdubbelrapportage op alle adressen Categorieën aanmaken Extra velden aanmaken of wijzigen Direct mailings inzien Direct mailing aanmaken Direct mailing versturen naar alle adressen Direct mailing template aanmaken, bewerken Master template instellen Master template bewerken
Gebruiker x
Supergebruiker
Supergebruiker speciale goep
x
Lid speciale groep x
x
Beheerder x
x
x
x
x
x
x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x
x x x
x x x
x x x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x
x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x
x
x
x x
x x
Rechten van gebruikers worden gestapeld: een gebruiker die beheerder is en tevens supergebruiker voor een groep heeft de rechten van een systeembeheerder. Een supergebruiker kan niet lid zijn van een andere gebruikersgroep dan de groep waar hij supergebruiker voor is.
13.5. Rechtenmodel
33
HOOFDSTUK 14
Beheren van etiketvellen
Vanuit ABS kunt u de adresgegevens van contactpersonen rechtstreeks afdrukken op etiketvellen. ABS is standaard uitgerust met de instellingen voor een aantal veelgebruikte etiketvellen. Het is in ABS mogelijk uw eigen etiketvellen aan te maken, bestaande etiketvellen aan te passen en niet gebruikte soorten etiketvellen te verwijderen. Zie ook: Deze pagina gaat over het instellen van etiketvelconfiguraties. Wilt u weten hoe u adresgegevens kunt exporteren naar kijk dan bij Selecties.
14.1 Bekijken van etiketvellen Alle etiketvelconfiguraties kunt u zien door in het hoofdmenu op het tabblad Systeembeheer te klikken en vervolgens naar de pagina Etiketvellen te navigeren. In dit overzicht ziet u alle type etiketvellen die momenteel in ABS beschikbaar zijn.
14.2 Aanmaken van een nieuw etikettype Om een nieuw etiketvel aan te maken klikt u in het etikettenoverzicht op de knop Nieuw etikettype. Vervolgens wordt u naar het etiket aanmaken scherm gebracht. Bij omschrijving kunt u een naam instellen voor het nieuwe etikettype. Deze naam zal in de rest van de ABS installatie gebruikt worden om het etiket te identificeren. Wanneer u een naam heeft gekozen voor het etiket kunt u het papierformaat instellen (A4, A5, etc.). Bij Papiermarges kiest u afstand in millimeters van de rand van het papier waarop gebruikt moet worden. Vervolgens kiest u of de etiketten staand of liggend worden geprint. Als u de etiketten zelf gaat uitknippen of snijden, is het handig om de optie Lijn gebruiken aan te zetten. Met deze optie aan zal er een zwarte hulplijn tussen de etiketten geprint worden. U vult vervolgens het aantal rijen en kolommen dat op het etiketvel aanwezig zijn in. Bij Etiketmarges vult u de afstand in millimeters van de tekst tot de rand van het etiket in. Als laatste kiest u een lettertype en fontgrootte die gebruikt worden bij het etiket. U slaat de gegevens op door de knop Opslaan te klikken. Tip: Vergeet niet om een aantal proefafdrukken te maken op een normaal vel papier voordat u uw configuratie uitprobeert op etiketvellen. Hiermee voorkomt u dat u kostbare etiketvellen verspilt aan een verkeerd ingestelde configuratie.
14.3 Bewerken van een bestaande etiketvellen Door vanuit het etikettenvellen-overzicht op een etiketvel te klikken of de actieknop Bewerk etiket te klikken komt u in het scherm waar u bestaande etikettypes kunt bewerken. Het bewerken gaat op exact dezelfde manier als het 34
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
aanmaken van een nieuw etikettype.
14.4 Etiketvel verwijderen In het etiketvellen overzicht, klikt u op de actieknop Etiket verwijderen om die etiketconfiguratie te verwijderen. Deze handeling kan niet ongedaan gemaakt worden.
14.4. Etiketvel verwijderen
35
HOOFDSTUK 15
Plugins
De functionaliteit van ABS kan uitgebreid worden met optionele plugins. Deze plugins werken over het algemeen precies hetzelfde als de rest van ABS en zijn volkomen geintegreerd met het systeem. Hieronder vindt u een overzicht van beschikbare plugins voor ABS.
15.1 Brieven plugin Met de brieven plugin wordt functionaliteit toegevoegd om gestandaardiseerde post mailings te doen naar uw contacten bestand. Hierin kunt u de namen en adressen van contacten en bedrijven verwerken. De brieven zijn via het selectiemenu te versturen.
15.2 Direct mailing plugin De direct mailing plugin maakt het mogelijk toe om massa e-mails vanuit ABS te versturen. Met gepersonaliseerde inhoud, statistieken over geopende e-mails en een uitgebreide editor zorgt het dat u uw klanten altijd via de e-mail op de hoogte kunt stellen van de nieuwste ontwikkelingen. • Zie voor meer informatie: Direct mailings
15.3 Bestanden plugin Met de bestanden plugin is het mogelijk om entiteiten te voorzien van bijlagen in de vorm van bestanden. De bestanden worden georganiseerd per jaar en eventueel voorzien van een submap. Een geupload bestand valt te verwijderen voor onder een bestand op verwijderen te klikken. Het kan zijn dat bestanden niet geupload kunnen worden omdat ze te groot zijn voor het systeem. Standaard staat de limiet op 8mb. Wanneer de afnemer de totale schijfgrootte dreigt te gebruiken wordt er een waarschuwing gegeven. Als de upload limiet overschreden is kunnen er geen nieuwe bestanden meer toegevoegd worden. Bestanden komen niet mee in de export. Er kan niet op de inhoud van bestanden gezocht worden.
36
HOOFDSTUK 16
Direct mailings
Met de Direct Mailing-module in ABS kunt u e-mails versturen naar grote groepen ontvangers. U maakt een nieuwe mailing aan, selecteert vervolgens in ABS de contacten die u wilt mailen en vervolgens verstuurt ABS gefaseerd uw mailing naar alle geselecteerde ontvangers. In dit hoofdstuk wordt eerst beschreven hoe u nieuwe direct mailings en templates aanmaakt. Vervolgens wordt beschreven hoe u een direct mailing verstuurt naar uw contactpersonen. U vindt de belangrijkste functies voor het beheren van direct mailings onder het tabblad Direct mailing in het hoofdmenu van ABS. Wanneer u dit tabblad opent ziet u een overzicht van alle aangemaakte direct mailings (zowel verzonden als onverzonden mailings). Standaard opent het scherm in het tabblad Direct mailings. Wanneer u op het tabblad Sjablonen klikt ziet u een lijst van alle sjablonen.
16.1 Nieuwe direct mailing maken U maakt een nieuwe mailing door in het hoofdmenu het tabblad Direct mailing aan te klikken en vervolgens op de knop Nieuwe direct mailing te klikken. Vervolgens kiest u het sjabloon dat u wilt gebruiken voor uw mailing. Standaard staat het hoofdsjabloon geselecteerd, maar het is mogelijk om meerdere sjablonen in ABS op te slaan. In dat geval kunt u kiezen welk sjabloon u als basis gebruikt voor uw nieuwe mailing. Heeft u nog geen sjablonen aangemaakt? Dan zal ABS u vragen om eerst een sjabloon aan te maken. Zie verder hieronder. Wanneer u een sjabloon heeft gekozen, klikt u op Sjabloon gebruiken om de mailing aan te maken en om de overige gegevens in te vullen. De interne naam, onderwerp, afzender en de inhoud van de nieuwsbrief worden overgenomen van het sjabloon en kunt u aanpassen of aanvullen voor uw mailing. Onder Interne naam vult u een eigen omschrijving om voor de mailing. Deze naam wordt niet gebruikt in de communicatie met de ontvangers van de mailing; deze naam is alleen voor uw eigen administratie.
16.1.1 Onderwerp en afzender Het onderwerp en de afzendergegevens zijn wel zichtbaar voor uw ontvangers. U kunt zelf een onderwerp voor uw mailing kiezen; het onderwerp is verplicht. U kunt eventueel variabelen gebruiken in het onderwerp (zie verder in dit hoofdstuk). De afzender bestaat uit een naam en een e-mailadres. Beiden zijn verplicht om op te geven. Wilt u aangeven dat u geen reacties wilt ontvangen op een mailing? Gebruik dan een e-mailadres in de vorm
[email protected] (waarbij u example.com vervangt door de domeinnaam van uw organisatie). Overleg eventueel ook met de applicatiebeheerder of systeembeheerder binnen uw organisatie voor het kiezen van een geschikt afzendadres.
37
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
16.1.2 Tekstversie en HTML-versie De inhoud van de nieuwsbrief wordt ingevoerd bij de Tekstversie en HTML-versie. De tekstversie is de inhoud van de mailing in platte tekst: u kunt deze tekst niet opmaken of voorzien van afbeeldingen. Sommige mailclients tonen standaard alleen een tekstversie. Ook wordt de tekstversie vaak weergegeven op mobiele e-mailclients, totdat de volledige mail geopend wordt. De HTML-versie bevat de inhoud van uw mailing in opgemaakte tekst. In de HTML-versie kunt u tekst opmaken, afwijkende kleuren of lettertypes gebruiken, afbeeldingen en links invoegen. U heeft hierbij de vrijheid om uw e-mail op te maken zoals u zelf wilt. Houd er wel rekening mee dat niet elk opmaakelement door ieder mailprogramma ondersteund wordt, het is raadzaam om uw mailing te testen voor verzending.
16.1.3 Variabelen Zowel in de HTML-versie als in de tekstversie van uw mailing kunt u gebruik maken van variabelen. Variabelen zijn speciale codes die op het moment van verzending worden vervangen door inhoud. U kunt een variabele gebruiken om de ontvanger van uw mailing persoonlijk aan te spreken met behulp van de naam van de ontvanger, of u kunt de datum van verzending gebruiken in uw mailing. Onder de HTML-versie staat een lijst van beschikbare variabelen. Iedere variabele begint en eindigt met een procentteken (%) en bevat letters, cijfers of underscores. Achter de variabele staat de betekenis of een voorbeeldwaarde. U kunt vrijwel alle contactgegevens van uw contacten gebruiken; zo kunt u bijvoorbeeld %std_achternaam% laten vervangen door de achternaam van een contactpersoon. U kunt variabelen ook gebruiken in het onderwerp van uw mailing. De trackervariabele is een bijzondere variabele: deze is alleen nuttig in de HTML-versie. Met de trackervariabele voegt u een onzichtbare afbeelding toe aan uw mailing, waarmee ABS bij kan houden of de ontvangers van een mailing de e-mail hebben geopend. Een voorbeeld van een bericht waarin variabelen gebruikt worden zou er als volgt uit kunnen zien: Geachte heer/mevrouw %std_achternaam%, Dit is een testbericht, verzonden op %j% %F% %Y%. Met vriendelijke groet, %afzender_naam% Afmelden van deze mailing: ga naar %afmelden%.
Wanneer deze mailing verzonden wordt zou de inhoud van het bericht als volgt naar een ontvanger verstuurd worden: Geachte heer/mevrouw Jansen, Dit is een testbericht, verzonden op 10 juli 2014. Met vriendelijke groet, ABS Afmelden van deze mailing: ga naar http://voorbeeld.adressenbeheersysteem.nl/afmelden.
Wanneer u variabelen gebruikt is het altijd raadzaam om eerst een testmailing te sturen waarin u controleert of alle variabelen correct vervangen worden. Wanneer een contactgegeven niet beschikbaar is vervangt ABS de variabele door een lege tekst.
16.1. Nieuwe direct mailing maken
38
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
16.1.4 Bijlagen Het is mogelijk om een bijlage mee te zenden bij een mailing. Wij raden wel aan om het aantal bijlagen en de bestandsgrootte te beperken; enerzijds voorkomt u hiermee volle e-mailboxen bij de ontvangers van uw mailing, en anderzijds voorkomt u dat ABS wordt overbelast met het versturen van grote e-mailberichten. U kunt een bijlage toevoegen door onder het knopje Bijlagen een bestand te selecteren. Wilt u meer bijlagen toevoegen? Dan kunt u extra bestanden selecteren door op de knop Bijlage toevoegen te klikken; u kunt dan een extra bestand toevoegen.
16.1.5 Opslaan U slaat de nieuwe direct mailing op door op Opslaan te klikken. Na het opslaan van de mailing komt u weer in het overzicht van direct mailings.
16.2 Direct mailing bewerken Een eerder aangemaakte direct mailing kunt u bewerken door in het overzicht met alle direct mailings op de mailing te klikken die u wilt bewerken. U kunt alleen mailings bewerken die nog niet verzonden zijn, wanneer u klikt op een verzonden mailing opent u de statistieken en verzendinformatie over de verzonden mailing (zie verderop). Bij het bewerken van een mailing kunt u alle gegevens aanpassen. Het is niet mogelijk om een ander template te kiezen voor een bestaande mailing. Eventueel eerder geüploade bijlagen ziet u in een tabel onder het kopje Bijlagen en kunt u weer verwijderen door achter de bestandsnaam op Verwijderen te klikken. U slaat alle wijzigingen op door op Opslaan te klikken, waarna u weer in het overzicht met alle direct mailings komt.
16.3 Bestaande mailing kopiëren Het is mogelijk om een bestaande mailing te kopiëren. Wanneer u een bestaande mailing wilt overnemen kunt u deze eenvoudig kopiëren vanuit het overzicht met alle mailings. Klik op het icoontje Kopieer direct mailing dat rechts in de tabel staat. De applicatie maakt dan een nieuwe mailing aan met dezelfde gegevens, inhoud en bijlagen als het origineel. U kunt ook reeds verzonden mailings kopiëren en op deze manier hergebruiken voor een tweede verzending.
16.4 Een direct mailing verzenden Wanneer u een mailing hebt aangemaakt en tevreden bent over de inhoud en opmaak kunt u de mailing versturen naar uw contacten. Tip: Verstuur de mailing eerst naar uzelf en een aantal testpersonen die u als contactpersoon in ABS hebt aangemaakt. Zo kunt u uitproberen of de mailing goed ontvangen wordt. U begint de verzending met het bepalen van de ontvangers. Door het selecteren van contacten bepaalt u welke contactpersonen de mailing zullen ontvangen. Zie het hoofdstuk Selecties voor tips om een goede selectie te maken. Wanneer u een selectie heeft gemaakt kunt u de mailing versturen naar uw contactpersonen. Ga hiervoor naar het tabblad Selectie in het hoofdmenu en kies vervolgens de menuoptie Direct mailing sturen.
16.2. Direct mailing bewerken
39
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
16.4.1 Automatische ontdubbeling op basis van e-mailadres Wanneer u een mailing gaat versturen ontdubbelt ABS automatisch uw selectie op basis van e-mailadres, om zo te voorkomen dat een mailing meerdere keren wordt verzonden naar één e-mailadres. Deze ontdubbeling vindt automatisch plaats op uw selectie. Wanneer ABS heeft vastgesteld dat er meerdere contactpersonen over hetzelfde e-mailadres beschikken zal ABS dit melden en per e-mailadres één contactpersoon kiezen die gebruikt wordt voor de verzending. Andere contactpersonen met hetzelfde e-mailadres worden uit de selectie verwijderd. ABS geeft aan hoeveel e-mailadressen aan meerdere contactpersonen gekoppeld zijn. In het overzicht wordt weergegeven welk contactpersonen behouden blijven (achter deze contacten staat ‘dit contact zal in uw selectie gebruikt worden’) en welke contactpersonen met hetzelfde e-mailadres uit de selectie verwijderd worden. De ontdubbeling wordt uitgevoerd wanneer u op Ontdubbelen klikt. Let op: door het uitvoeren van deze actie verandert uw huidige selectie.
16.4.2 Mailing selecteren en laatste controle U staat nu op het punt om de te verzenden mailing te selecteren en een laatste controle uit te voeren. Bovenin het scherm ziet u het aantal ontvangers die de mailing zullen ontvangen. Wanneer ABS een automatische ontdubbeling heeft uitgevoerd wordt hier ook vermeld hoeveel dubbele contacten uit de selectie verwijderd zijn. Mocht u het idee hebben dat de aantallen ontvangers niet kloppen, dan kunt u op dit moment de verzending nog afbreken door in het hoofdmenu een ander tabblad te kiezen. Heeft u de indruk dat het aantal ontvangers juist is, dan kiest u in de selectielijst de direct mailing die u wilt versturen. In de lijst staan alleen mailings die nog niet verzonden zijn. Tip: Wilt u een eerder verzonden mailing een tweede keer versturen? Maak dan een kopie van de mailing. Zie hierboven. Wanneer u de gewenste mailing hebt gekozen klikt u op Direct mailing versturen. De mailing wordt nu voorbereid (dit kan enige tijd duren) en de mailing wordt daarna gefaseerd naar de ontvangers verstuurt. Na het voorbereiden wordt automatisch het voortgangsscherm geopend waar u de voortgang van de mailverzending kunt bekijken. Waarschuwing: Voer tijdens het voorbereiden van de verzending geen andere acties in ABS uit en sluit het venster ook niet af, maar wacht totdat het voortgangsscherm is geopend.
16.5 Voortgang en status monitoren Tijdens en na verzending van de mailing kunt u de voortgang bewaken in het voortgangsscherm. Dit scherm wordt automatisch geopend nadat u de verzending heeft gestart. U kunt de status van een mailing ook bekijken door in het hoofdmenu op het tabblad Direct mailing te klikken en vervolgens de mailing in de lijst te selecteren. Het statusscherm wordt dan geopend. Bovenin het scherm ziet u het aantal ontvangers dat de nieuwsbrief heeft ontvangen of zal ontvangen. Daaronder staat het aantal ontvangers dat de nieuwsbrief geopend heeft (gemeten met behulp van de trackerafbeelding). Let op: deze statistiek is alleen beschikbaar wanneer u een trackerafbeelding hebt ingevoegd in de inhoud van de mailing. Deze statistiek is niet 100% betrouwbaar en het aantal ontvangers dat uw mailing geopend heeft zal in werkelijkheid meestal hoger zijn dan het aantal dat hier vermeld wordt. Onderin het scherm ziet u de voortgang van de verzending. Dit is weergegeven als een staafdiagram: het totaal is 100% van de ontvangers. De volgende statussen zijn mogelijk van uw verzending: • In de wachtrij: dit is het aantal e-mails dat gereed staat om te verzenden, maar nog niet verzonden is. ABS verzendt steeds een klein gedeelte van de wachtrij binnen een bepaalde periode om overbelasting van systemen te voorkomen. Het aantal e-mails dat in de wachtrij staat moet in de loop der tijd steeds kleiner worden. Wanneer er geen e-mails meer in de wachtrij staan is uw mailing volledig verzonden.
16.5. Voortgang en status monitoren
40
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
• Verzonden: dit is het aantal e-mails dat succesvol verzonden is. Een succesvolle verzending betekent overigens niet een succesvolle ontvangst bij uw ontvangers: foutmeldingen bij het ontvangen van de e-mail bij uw ontvanger (zoals een volle e-mailbox of een vakantieregel) worden niet geregistreerd door ABS. • Mislukt: dit is het aantal e-mails waarvan de verzending mislukt is, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres ongeldig is. Standaard probeert ABS een e-mail vijf keer te verzenden. Als de verzending na drie pogingen niet slaagt wordt de verzending als mislukt geregistreerd. • Op de afmeldingenlijst: ontvangers kunnen zichzelf afmelden van mailings door middel van een opt-out. Een gebruiker die zichzelf heeft afgemeld wordt geregistreerd op de afmeldingenlijst binnen het voortgangsscherm. E-mailadressen die op de afmeldingenlijst staan blijven wel geregistreerd binnen ABS, maar er wordt nooit een mailing naar toe verzonden. In het voortgangsscherm kunt u zien hoeveel adressen dit betreft. Het voortgangsscherm kunt u open laten staan tijdens het versturen van uw mailing, maar het is niet verplicht. ABS zal op de achtergrond automatisch de mailing verder verzenden. Het voortgangsscherm wordt automatisch iedere halve minuut bijgewerkt met actuele informatie.
16.6 Werken met sjablonen Sjablonen zijn de basis voor het opstellen van een nieuwe mailing. Een sjabloon is in feite een mailing die steeds hergebruikt wordt als basis voor nieuwe mailings. In een sjabloon kunt u dezelfde informatie bewerken als in een mailing: interne naam, onderwerp, inhoud, bijlagen, etc. U vindt de lijst met sjablonen in het hoofdmenu onder het tabblad Direct mailing en vervolgens het tabblad Sjablonen. Binnen ABS kunt u meerdere sjablonen aanmaken om te gebruiken. U kunt één sjabloon instellen als hoofdsjabloon: dit sjabloon wordt gebruikt als basis voor nieuwe sjablonen en is standaard geselecteerd als sjabloon wanneer u een nieuwe mailing aanmaakt. Het hoofdsjabloon is in de lijst met sjablonen gemarkeerd met een blauw vak links van de naam. U kunt een ander sjabloon instellen als hoofdsjabloon door rechts op het pictogram Instellen als hoofdsjabloon (icoon met lampje) aan te klikken. U kunt een bestaand sjabloon bewerken door op de naam te klikken. Het bewerken van een sjabloon werkt verder hetzelfde als het bewerken van een mailing. U kunt een nieuw sjabloon aanmaken door bovenin de actie Nieuw sjabloon aan te klikken. Bij het maken van een nieuw sjabloon wordt standaard het hoofdsjabloon overgenomen. U kunt een sjabloon verwijderen door in de lijst met sjablonen op het rode kruisje te klikken achter de naam van het sjabloon.
16.6.1 Tips voor het werken met sjablonen Door effectief gebruik te maken van sjablonen bespaart u enerzijds veel tijd en anderzijds kunt u garanderen dat uw mailings aan minimale kwaliteitseisen voldoen. • In een sjabloon kunt u de opmaak van uw mailing perfect instellen. Wanneer de opmaak goed in het sjabloon staat, worden alle nieuwe mailings die u op basis van het sjabloon aanmaakt ook voorzien van een goede opmaak. • Door variabelen te gebruiken in uw sjablonen kunt u uw mailings gemakkelijk personaliseren. Ook kunt u er voor kiezen om bijvoorbeeld de huidige datum (of bijvoorbeeld maand en jaar) te gebruiken in uw sjabloon, zodat onderwerp en inhoud altijd de juiste datum gebruiken. • Wanneer u uw sjablonen voorziet van een trackerafbeelding weet u zeker dat alle mailings die u verstuurt vanuit ABS worden gemonitord op openen. Hoewel deze statistieken niet 100% betrouwbaar zijn, verschaffen ze u toch veel informatie. • Verstuurt u verschillende soorten mailings? Dan kunt u voor iedere soort mailing een eigen sjabloon aanmaken en dit gebruiken wanneer u een mailing verstuurt.
16.6. Werken met sjablonen
41
HOOFDSTUK 17
Velden
De meeste gegevens worden in het Adressen Beheer Systeem opgeslagen in velden. Deze velden zijn in twee groepen ingedeeld en kunnen meerdere typen hebben.
17.1 Veldgroepen Er is een onderscheid tussen standaardvelden en extra velden. Standaardvelden vormen de basis van het systeem. Hoewel een aantal standaardvelden optioneel zijn, zijn ze op de achtergrond altijd in het systeem aanwezig en beschikbaar. De extra velden kunnen door u als gebruiker van het Adressen Beheer Systeem naar eigen wens worden ingesteld. Op deze manier kunt u specifieke gegevens voor uw contactenbestand goed opslaan in ABS. U kunt extra velden zelf instellen als ABS-beheerder via het menu Systeembeheer.
17.2 Veldtypes De velden in het Adressen Beheer Systeem hebben allemaal een type, aan de hand waarvan er verschillende mogelijkheden zijn voor het invoeren van gegevens in een veld en de manier waarop er gezocht wordt. • Tekstveld: Vrije invoer van gegevens. • Datum: Moet een geldige datum bevatten in het formaat jjjj-mm-dd. • Meerkeuze (enkele waarde): Keuze uit een door de beheerder vastgestelde lijst. • Meerkeuze (meerdere waarde mogelijk): Meerdere keuzes uit een door de beheerder vastgestelde lijst. • Ja/Nee: Keuze tussen ja of nee. • Berekende velden: Niet te kiezen door gebruikers, worden gegenereerd in het systeem. Nemen een invoerwaarde en maken automatisch een output.
17.3 Veldopties Er zijn een aantal opties die aan een veld toegekend kunnen worden, waardoor hun inzetbaarheid verbeterd wordt: • Verplicht: Wanneer een veld verplicht is kan een entiteit niet opgeslagen worden zonder dat dit veld ingevuld is. • Minimale lengte: Een entiteit mag niet opgeslagen worden wanneer de ingevulde waarde korter is dan de minimale lengte. Een veld mag wel leeg zijn, als het veld niet verplicht is. • Maximale lengte: Een entiteit mag niet opgeslagen worden wanneer de ingevulde waarde langer is dan de maximale lengte.
42
Handleiding Adressen Beheer Systeem, Release 2.4
• Hoofdletters afdwingen: Het Adressen Beheer Systeem corrigeert automatisch de invoerwaarde om te beginnen met een hoofdletter. • E-mailadres vereist: De waarde van het veld moet een geldig e-mail adres zijn (bevat een @ en een .). • Pre-checkfilter: Negeert gespecificeerde karakters bij de controle voor verplicht, minimale en maximale lengte. • Financieel veld: Alleen bij bedrijfslocaties. Het veld krijgt dezelfde rechtenvereisten als financiële velden, en wordt ook onder deze kop getoond in het overzicht.
17.4 Opties instellen voor meerkeuzevelden Bewerk de opties voor een meerkeuzeveld door in het extra velden overzicht te klikken op het potlood icoontje. Opties worden automatisch gesorteerd op naam en er is geen standaardwaarde te kiezen.
17.4. Opties instellen voor meerkeuzevelden
43
HOOFDSTUK 18
Ondersteuning
Heeft u een probleem en komt u er niet uit met behulp van deze handleiding, dan kunt u op verschillende manieren ondersteuning verkrijgen.
18.1 Ondersteuningsinformatie U kunt in de beheerinterface diverse administratieve en technische gegevens opvragen over uw abonnement. Ga daarvoor naar Systeembeheer. Er wordt dan een pagina geopend met diverse gegevens die relevant zijn voor het oplossen van problemen.
18.2 Contact opnemen met de helpdesk De helpdesk van InterExperts staat voor u klaar als u vragen heeft over ABS en om hulp te bieden bij problemen. Onze helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon en e-mail. De actuele contactgegevens en openingstijden vindt u op de website van InterExperts: www.interexperts.nl. • Contact per e-mail: mail naar
[email protected] • Contact per telefoon: bel naar 010 - 254 05 00
44
