Handleiding KMO-beheer Kassa
G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
KMO-beheer - Kassa
1.
INHOUD
1.
Inhoud ............................................................................................................................................. 1
2.
Doel van document ......................................................................................................................... 1
3.
Hardware ......................................................................................................................................... 2 3.1 Scanner .......................................................................................................................................... 2 3.2 Ticketprinter .................................................................................................................................. 2 3.3 Factuurprinter ............................................................................................................................... 2 3.4 Lade ............................................................................................................................................... 2
4.
Instellingen ...................................................................................................................................... 3 4.1 Kassamedewerkers ........................................................................................................................ 3 4.2 Betaalwijzen .................................................................................................................................. 4 4.3 Soorten betalingen ........................................................................................................................ 4 4.4 Kas-dagboek .................................................................................................................................. 5 4.5 Kassa-boeken................................................................................................................................. 5 4.6 Kassamutaties & mutatiecodes ..................................................................................................... 7 4.7 Standaard kassarelatie .................................................................................................................. 7 4.8 Printerinstellingen ......................................................................................................................... 8 4.9 Diverse ........................................................................................................................................... 8
5.
Kassaverichtingen .......................................................................................................................... 11 5.1 Kassarelatie ................................................................................................................................. 11 5.2 Artikels opzoeken ........................................................................................................................ 12 5.3 Totalen......................................................................................................................................... 13 5.4 Afrekenen .................................................................................................................................... 14 5.5 Sneltoetsen .................................................................................................................................. 14
6.
Mogelijkheden bestaande tickets ................................................................................................. 16
7.
Cadeaubonnen .............................................................................................................................. 17
8.
Waarborgen................................................................................................................................... 18
9.
Kassa mutaties ............................................................................................................................... 19
10. Kassa afsluiten en openen ............................................................................................................. 20 10.1 Afsluiting .................................................................................................................................... 20 10.2 Openen ...................................................................................................................................... 22 11. Overzichten ................................................................................................................................... 23
KMO-beheer - Kassa
2.
Doel van document
Adsolut voorziet de mogelijkheid om kassaverkopen te verwerken en beheren. In de deze handleiding worden de verschillende instellingen, de kassaverichtingen, alsook de afsluiting en verwerking naar de boekhouding besproken.
Er wordt van de veronderstelling uitgegaan dat de basisfunctionaliteiten binnen Adsolut gekend zijn. Deze zijn beschreven in de handleiding “Adsolut Algemeen - Basis”. Overzicht- en detailweergave, sneltoetsen, veldkiezer, groeperingen, kolomhoofden, enz. zouden gekende begrippen moeten zijn. Aanmaken van relaties en artikels, beheer van prijzen, enz. wordt niet besproken in deze handleiding. Hiervoor vormt de handleiding “Adsolut KMO-beheer – Basis verkoop” de basis.
Volgende onderwerpen komen aan bod. -
Instellingen zoals kassaboeken, betaalwijzen, … Openen en sluiten van een kassa Kassaverkoop Verwerking naar de boekhouding Cadeaubonnen Waarborgen Overzichts- of statistieklijsten
Veel leesplezier! Het Adsolut team
1
KMO-beheer - Kassa
3.
Hardware
3.1 Scanner De kassamodule van Adsolut laat toe te werken met kassascanners om zo bijvoorbeeld artikelbarcodes of klantenkaarten te scannen. Omdat er in sommige gevallen ook prefixen en suffixen kunnen worden ingesteld, is het belangrijk dat de scanners gebruik maken van een gebruiksvriendelijke configuratie tool en ze bedoelt zijn voor de Belgisch-Europese markt, incl. de daarbij horende firmware.
3.2 Ticketprinter Zowel kassatickets, als tegoedbonnen en cadeaubonnen kunnen worden geprint op een ticketprinter. Adsolut raadt de Epson TM modellen aan.
3.3 Factuurprinter Voor de afdruk van bijvoorbeeld facturen kunnen dezelfde printers worden gebruikt als degene die standaard zijn ingesteld.
3.4 Lade Ook geldladen kunnen worden gekoppeld. Deze worden aangesloten op de ticketprinter en worden via deze printer aangestuurd.
2
KMO-beheer - Kassa
4.
Instellingen
4.1 Kassamedewerkers Koppelen van een kassa Kassamedewerkers zijn medewerkers waar een kassa aan gekoppeld is. Een kassa koppelen gebeurt d.m.v. het koppelen van een kassaboek, via “Parameters” en “Medewerkers”. Het aanmaken van de kassaboeken wordt in een volgend hoofdstuk besproken.
Vestigingen en magazijnen Wanneer er gewerkt wordt met verschillende vestigingen en/of magazijnen is het belangrijk deze aan de kassagebruiker te koppelen.
3
KMO-beheer - Kassa
4.2 Betaalwijzen Via “Parameters” en “Betaalwijze”, worden de betaalwijzen ingesteld en de rekeningen gekoppeld.
Via het veld “Standaard” wordt aangegeven welke betaalwijzen standaard getoond dienen te worden in de kassatickets.
In de detailweergave van de betaalwijzen kunnen ook instellingen, zoals extra kosten worden, ingesteld. Wanneer er extra kosten worden aangerekend voor een bepaalde betaalwijze, zal er bij het afrekenen een melding verschijnen.
4.3 Soorten betalingen Via “Parameters” en “Soorten betalingen”, worden de betalingen die via de kassa kunnen worden gedaan, ingesteld.
4
KMO-beheer - Kassa
4.4 Kas-dagboek Werken met kassa’s en cash of contant geld, vraagt de instelling van een financieel kas-dagboek. Via “Boekhouding”, “Dagboeken” kan deze worden aangemaakt en ingesteld.
Aangezien deze instelling rechtstreeks betrekking heeft op de boekhouding raden wij aan hiervoor contact op te nemen met uw boekhouder en/of de handleidingen m.b.t. de boekhouding raad te plegen. Hieronder een schermafdruk van een voorbeeld dagboek.
4.5 Kassa-boeken Voor elke kassa dient er een kassaboek te worden aangemaakt. Dat gebeurt via “Systeembeheer” en “Boeken”.
Aangezien ook hier rechtstreekse koppelingen naar de boekhouding worden ingesteld, raden wij aan contact op te nemen met uw boekhouder om o.a. de correcte grootboekrekeningen in te stellen.
5
KMO-beheer - Kassa
Schermafdruk van een voorbeeld kassaboek:
Hieronder de belangrijkste velden besproken. Eerst Volgend Doc. Nr.:
Het eerstvolgend te gebruiken kassa ticketnummer.
Soort:
Kassaticket.
Gekoppeld boek:
Koppeling naar het boek van de verkoopbonnen.
Orderboek:
Koppeling naar het boek van de verkooporders.
Dagboek:
Koppeling naar het kasdagboek.
Rekening kasverschil:
Rekening waar de kasverschillen na telling op geboekt worden.
Rekening naar bank:
Rekening waar geldoverdrachten naar de bank op geboekt worden.
Paswoord openen lade:
Eventueel wachtwoord dat moet worden ingegeven wanneer de lade geopend moet worden zonder dat er een ticket wordt afgehandeld.
6
KMO-beheer - Kassa
4.6 Kassamutaties & mutatiecodes Via “Parameters” en “Kassa mutatiecodes”, worden de mogelijke kassa mutaties ingesteld.
4.7 Standaard kassarelatie Via de instellingen, verder in de handleiding besproken, kan worden aangegeven welke relatie als standaard kassarelatie gebruikt moet worden. Hiervoor wordt een aparte relatie aangemaakt.
Tip!
Hou er rekening mee dat alle instellingen voor deze relatie worden meegenomen naar de kassa. Zo zal bijvoorbeeld deze prijscategorie gebruikt worden en de toegekende kortingen.
7
KMO-beheer - Kassa
4.8 Printerinstellingen Via “Systeembeheer” en “ReportsDef” wordt het kassaticket ingesteld.
In te stellen parameter:
4.9 Diverse Via “Systeembeheer” en “Instelling” worden o.a. voor de kassa verschillende instellingen beheerd.
Als voorbeeld hieronder de schermafdruk van de instelling om na het kiezen voor de betaalwijze, onmiddellijk naar het veld “Ontvangen” te navigeren.
8
KMO-beheer - Kassa
Betaalwijzen KASSAAFREKFOCUSONTVANG:
Na het drukken van F7 wordt automatisch de focus gezet op het veld ontvangen i.p.v. op het veld betaalwijze zoals default voorzien.
ONTV-VOORSTELLEN:
Instelling om bij de kassa het bedrag ontvangen automatisch te laten invullen in de betaalwijzen.
Printer en lade KASSAPRINTERK1:
Instelling om aan te duiden aan welke printer de kassalade is aangesloten. Instelling --> De naam van de printer Code --> KASSAPRINTERXX waarbij XX het kasboek is
VRAAGAFDRUKKASSATICKET:
Bevestiging vragen voor afdruk van een kassaticket.
Scanner SCANPREFIXRELATIE:
Scan prefix om aan te duiden dat er een relatie gescand wordt.
SCANPREFIXVTW:
Scan Prefix om aan te duiden dat er een vertegenwoordiger gescand wordt.
SCANARTNR_MET_AANTAL:
Bij het scannen zal uit de barcode het artikelnummer en het aantal worden gelezen. Dit is gebruikelijk in de voeding. Men weegt een product, en de weegschaal zal een barcode aanmaken Formaat : 1234567xxxxxy - 1234567 : Het artikelnr of de eancode van het artikel - xxxxx : Het aantal dat zal worden omgezet naar 00,000 - y : Is het controlecijfer van de betreffende barcode
klanten KASSARELATIE:
Default Relatie die gebruikt wordt vanuit de kassa.
9
KMO-beheer - Kassa
Klantenkaart ARTIKELKLANTENKAART:
Artikelnr. dat gebruikt zal worden voor het afboeken van de klantenkaart kortingen.
KLANTENKAART:
Instelling om te bepalen dat er met klantenkaarten gewerkt wordt in de kassa.
KLANTENKAARTKORT:
Instelling om het kortingspercentage te bepalen bij een volle klantenkaart (bv 5 = 5%).
KLANTENKAARTVOL:
Instelling om aan te geven hoeveel lijnen er nodig zijn voor een volle klantenkaart (bv 10 = 10 lijnen nodig op de klantenkaart vooraleer die vol is).
Algemeen VRAAGEXTRAKASKORT:
A.d.h.v. deze parameter kan bepaald worden of er bij het afsluiten van een ticket gevraagd moet worden naar een extra korting.
VTWVERPLICHT:
Aangeven om in de kassa de vertegenwoordiger verplicht te maken.
10
KMO-beheer - Kassa
5.
Kassaverichtingen
De dagelijkse kassaverkopen zijn toegankelijk via de knop “Kassaverkoop”.
“Kassaverkoop” zal in eerste instantie de lijstweergave tonen met de verschillende, nog niet verwerkte, kassatickets. Zoals elke lijstweergave in Adsolut is ook deze instelbaar a.d.h.v. sortering, filtering, groepering, standaard zoekveld, veldkiezer, … In de lijstweergave kan een bestaand ticket geopend worden of een nieuw gecreëerd.
5.1 Kassarelatie Rechts onderaan het kassascherm worden de gegevens van de relatie weergegeven, incl. prijscategorie, extra korting, …
De instellingen voor de standaard kassarelatie werden eerder in deze handleiding besproken.
11
KMO-beheer - Kassa
5.2 Artikels opzoeken Scanning Er zijn meerdere mogelijkheden voorzien om artikels op te zoeken. De meest eenvoudige is het scannen van een barcode via het veld “Scanveld”,.
Wanneer de barcode wordt herkent en er maar één artikel deze barcode heeft ingesteld, zal Adsolut de artikelgegevens (artikelnr, benaming, verkoopprijs, …) ophalen. In sommige gevallen komt het voor dat er twee artikels dezelfde barcode hebben. In dat geval zal Adsolut ze beide tonen en vragen de juiste te selecteren. Wanneer de barcode niet wordt teruggevonden verschijnt de melding ‘Geen artikels gevonden voor de gevraagde selectie !’.
Eenvoudig zoeken Het artikel manueel opzoeken kan via “Zoek artikel (Ctrl-Shift-A)
Er verschijnt een scherm waar enkele filters kunnen worden meegegeven.
12
KMO-beheer - Kassa
Standaard Artikels kunnen ook worden opgezocht via de gekende standaard functionaliteit, a.d.h.v. het pijltje in het Artikel-vak.
5.3 Totalen Lijntotaal
Het totaal van de detaillijn is gelijk aan het “Fact. Aant.” * “Eenh. Pr. Incl.”. De “Eenh. Pr. Incl.” is gelijk aan “Bruto Incl.” – “Korting1” – “Korting2”.
Tip!
Niet alle velden op de artikellijn moeten worden overlopen. Op eender welk moment kan er, o.a. via de knop "Nieuwe lijn" of F12, naar een nieuwe lijn gesprongen worden. Ook de pijltjetoetsen op het keyboard kunnen gebruikt worden om te navigeren.
Algemeen totaal Na het verlaten van de lijn zal ook het algemeen totaal onderaan de pagina worden ge-update.
13
KMO-beheer - Kassa
5.4 Afrekenen Om de kasverkoop te kunnen afsluiten, moet eerst afgerekend worden, “Afrekening” (F7). De afrekening wordt beheerd via het scherm van de betaalwijzen, links onderaan. Hierin kunnen alle standaard ingestelde betaalwijzen worden getoond. Eventueel kan ook automatisch het bedrag worden ingevuld. De verschillende mogelijkheden hieromtrent werden eerder besproken bij de instellingen.
Na het ingeven van de ontvangen bedragen, wordt totaal ontvangen uitgerekend en ook het wisselgeld. In geval van afrekening met een cadeaubon, zal er geen wisselgeld worden teruggegeven, maar een tegoedbon met het resterende bedrag. De kassaverkoop effectief afsluiten gebeurt via “Verwerk Ticket” (F8). Na het afdrukken van het kassaticket, wordt automatisch een nieuwe kassaverkoop geopend.
Tip!
In geval van contante betaling, zal het wisselgeld ook na verwerking van het kassaticket, getoond blijven tot er een actie wordt uitegevoerd in het nieuwe ticket.
5.5 Sneltoetsen
Volgende functionaliteiten zijn beschikbaar op een nieuw ticket. Nieuw (Ctrl-N):
Nieuw ticket. Het huidige moet altijd eerst worden afgewerkt.
Opslaan (Ctrl-S):
Ticket opslaan.
Weergave Lijst/Detail (F2):
Schakelen tussen lijst- en detailweergave.
14
KMO-beheer - Kassa
Afrekening (F7):
Ticket afrekenen, via het scherm betaalwijze, onderaan.
Verwerk ticket (F8):
Ticket verwerken.
Nieuwe lijn (F12):
Nieuwe lijn om nieuw artikel te kunnen selecteren. Bij de meeste scanners kan dit ingesteld worden zodat automatisch naar de volgende lijn wordt gesprongen.
Betalingen (Ctrl-B):
Via “Betalingen” kunnen openstaande facturen/verkoopbonnen worden betaald of cadeaubonnen worden uitgegeven. Cadeaubonnen worden later in deze handleiding besproken.
Bonnen (Ctrl-O):
Betalen of afboeken van een uitgegeven cadeaubon. Cadeaubonnen worden later in deze handleiding besproken.
Maak order (Shift-F8):
Ticket omzetten naar een order om zo de standaard verkoopflow verder te volgen.
Maak verkoopbon (Shift-F8): Ticket omzetten naar een verkoopbon om zo de standaard verkoopflow verder te volgen. Vanaf het moment dat een kasverkoop een verkoopbon wordt, zal deze niet meer zichtbaar zijn in het scherm van de kasverkopen. Deze zal dan terug te vinden zijn onder de menu-optie “Verkoopbonnen”. Maak factuur (Shift-F7):
Ticket omzetten naar een factuur.
Overhalen offertelijnen (Ctrl-F8) of orderlijnen (Ctrl-F9): Lijnen uit een offerte of order, voor deze klant, overhalen. Functionaliteit die veel gebruikt wordt bij winkelverkoop. Medewerkers in de winkel kunnen offertes of orders opmaken, die vervolgens aan de kassa kunnen worden afgerekend en verwerkt. Open lade (Ctrl-L):
Openen van de lade.
Zoek contact (Ctrl-Shift-F):
A.d.h.v. de vertrouwde lijstweergave een relatie opzoeken.
Zoek artikel (Ctrl-Shift-A):
Eenvoudig zoeken van een artikel a.d.h.v. standaard filters.
Dagtotalen:
Toont een overzicht van de dagtotalen
15
KMO-beheer - Kassa
6.
Mogelijkheden bestaande tickets
Aangezien een bestaand ticket is afgewerkt, zijn de mogelijkheden hier beperkt.
Herafdruk (Ctrl-P):
Herafdruk van het ticket.
Herafdruk met keuze:
Herafdruk van het ticket met keuze uit de rapporten.
Dagtotalen:
Toont een overzicht van de dagtotalen.
Maak verkoopbon (Shift-F8): Ticket omzetten naar een verkoopbon om zo de standaard verkoopflow verder te volgen. Vanaf het moment dat een kasverkoop een verkoopbon wordt, zal deze niet meer zichtbaar zijn in het scherm van de kasverkopen. Deze zal dan terug te vinden zijn onder de menu-optie “Verkoopbonnen”. Maak factuur (Shift-F7):
Ticket omzetten naar een factuur.
Open lade (Ctrl-L):
Openen van de lade.
16
KMO-beheer - Kassa
7.
Cadeaubonnen
Verkoop van de cadeaubon Via de knop “Betalingen” kunnen cadeaubonnen worden uitgegeven.
A.d.h.v. het veld ‘Betaling van’ kan “Cadeaubon” worden gekozen. Vervolgens kan het bedrag en eventueel een opmerking worden ingegeven.
Betalen met cadeaubon Met cadeaubonnen betalen of afrekenen kan via de knop “Bonnen”.
Via de nummer kan de bon worden opgezocht.
17
KMO-beheer - Kassa
8.
Waarborgen of voorschotten
Via de kassa kunnen er ook waarborgen en/of voorschotten worden aangerekend en terugbetaald.
Aanrekenen van een waarborg Via de knop “Betalingen” kunnen waarborgen worden betaald.
A.d.h.v. het veld ‘Betaling van’ kan “Waarborgbon” worden gekozen. Vervolgens kan het bedrag en eventueel een opmerking worden ingegeven.
Terugbetalen van de waarborg Met cadeaubonnen betalen of afrekenen kan via de knop “Bonnen”.
Via de nummer kan de bon worden opgezocht.
18
KMO-beheer - Kassa
9.
Kassa mutaties
Kassamutaties worden gebruikt om geldbewegingen van de kassa te registreren.
Enkele voorbeelden hiervan kunnen zijn, wanneer er geld uit de lade wordt genomen om naar de bank te doen. Of wanneer uit de kassa een leverancier betaald wordt.
19
KMO-beheer - Kassa
10. Kassa afsluiten en openen 10.1 Afsluiting Het is niet noodzakelijk, maar wel aan te raden, elke dag de kassa(‘s) af te sluiten en door te boeken naar de boekhouding.
“Afsluiting” zal in eerste instantie de verschillende afsluitingen tonen in lijstweergave. A.d.h.v. de knop “Nieuw” kan een nieuwe afsluiting gestart worden.
Boek, datum en uur Er dient aan gegeven te worden welke kassa afgesloten wordt, op welke datum en uur.
Tickets ophalen Vervolgens moeten de tickets worden opgehaald, “Koppel Tickets”. Indien nodig, is ook opnieuw ontkoppelen mogelijk.
20
KMO-beheer - Kassa
Kassa-telling Nadat de tickets zijn opgehaald kan de kassa-telling worden ingegeven via het tabblad “Afrekening”.
Overdracht naar de bank Wanneer er contant geld uit de kas genomen wordt om naar de bank te brengen, kan dit ingegeven worden in het veld “Geld overdracht”.
21
KMO-beheer - Kassa
Na het ingeven van de telling en overige overdrachten kan de verwerking worden doorgevoerd in de boekhouding via “Boek in boekhouding”.
10.2 Openen Na het afsluiten van een kassa kan via deze afsluiting, de kassa geopend worden voor de volgende dag, via “Nieuwe opening”.
Vervolgens zal gevraagd worden naar een datum en uur voor de nieuwe opening.
Op het tabblad ‘Afrekening’ zal automatisch het veld “Bedrag opening” worden opgevuld.
22
KMO-beheer - Kassa
11. Overzichten Overzicht bonnen
In het overzicht van de bonnen worden cadeaubonnen, tegoedbonnen, voorschotten, enz. getoond.
Overzicht kasverkopen
In het overzicht van de kasverkopen is de gekende weergave op basis van o.a. draaitabellen beschikbaar.
Overzicht kassamutaties
Onderaan een schermafdruk van een beknopt kassamutatie-overzicht.
23
KMO-beheer - Kassa
24
KMO-beheer - Kassa
G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
25
