HANDLEIDING WEBSITE – WEBSHOP - KASSA VOORWOORD Deze handleiding is opgesteld in februari 2014. Dit betekent dat hieronder de werking van het systeem op dat moment wordt beschreven. Aangezien er regelmatig updates en verbeteringen in het pakket worden doorgevoerd, kan dit betekenen dat op het moment dat u deze handleiding doorneemt, bepaalde functies op kleine punten afwijkend werken. In die gevallen waarin u als klant door ons afwijkingen van het standaardpakket heeft laten maken, dan staat de werking van die onderdelen hieronder niet beschreven. Wanneer er sprake is van maatwerk zoals hiervoor bedoeld, raden wij u aan de werking van die specifieke onderdelen zelf te documenteren. De handleiding is verder een integraal document voor zowel de backend van websites / webshop als het kassasysteem. Dit betekent dat wanneer u alleen een website, webshop of kassasysteem heeft afgenomen, sommige functies voor u niet van toepassing zullen zijn. Meestal staat dit beschreven bij het desbetreffende onderdeel. * de menu beschrijvingen met grijze letters zijn nog niet gereed en zullen binnenkort aangevuld worden! Niet onbelangrijk om te weten, is dat de backend van het systeem is ontworpen voor Internet Explorer. Desalniettemin zijn alle functies getest op onder andere Google Chrome, Safari en Firefox. Hierbij hebben zich zover ons bekend (met één uitzondering) geen noemenswaardige problemen voor gedaan. Deze uitzondering betreft het genereren van PDF documenten in Google Chrome. Voor het goed kunnen gebruiken van het systeem is het wel van belang dat men in de browser de pop-up voor de backend toestaat en de blokkering uit zet in de browser.
-1-
INHOUDSOPGAVE bladzijde
paragraaf
- 04 - 04 - 04 -
1.1 1.2 1.3
HET MENU LIJST (KLANTEN) HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN)
- 05 - 05 - 05 -
2.1 2.2 2.3
HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS)
- 06 - 06 - 06 -
3.1 3.2 3.3
HET MENU LIJST (PERSONEEL) HET MENU ZOEKEN (PERSONEEL) HET MENU TOEVOEGEN (PERSONEEL)
- 06 - 07 - 07 -
4.1 4.2 4.3
HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS)
- 08 - 08 - 08 - 11 - 11 - 12 - 12 -
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
HET MENU LIJST (PRODUKTEN) HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) HET MENU UITBOEKEN ARTIKELEN (PRODUKTEN) HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN)
- 12 - 13 - 13 -
6.1 6.2 6.3
HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN)
- 14 - 14 - 14 -
7.1 7.2 7.3
HET MENU LIJST (KLEUREN) HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN)
- 15 - 15 - 15 -
8.1 8.2 8.3
HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN)
- 16 - 16 - 16 -
9.1 9.2 9.3
HET MENU LIJST (COLLECTIES) HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES)
- 17 - 18 - 18 - 18 - 18 -
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
HET MENU LIJST (WEBVERKOPEN) HET MENU ZOEKEN (WEBVERKOPEN) HET MENU VERZENDKOSTEN (WEBVERKOPEN) HET MENU TEKSTEN (WEBVERKOPEN) HET MENU WINKELMANDJE LIVE (WEBVERKOPEN)
- 19 - 19 - 19 -
11.1 11.2 11.3
HET MENU LIJST (WINKELVERKOPEN) HET MENU ZOEKEN (WINKELVERKOPEN) HET MENU KASSASCHERM (WINKELVERKOOP)
- 24 - 24 - 25 -
12.1 12.2 12.3
HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) HET MENU ZOEKEN (INKOOPORDERS) HET MENU TOEVOEGEN (INKOOPORDER) -2-
- 26 - 26 - 26 -
13.1 13.3 13.3
HET MENU LIJST (ONTVANGEN GOEDEREN) HET MENU ZOEKEN (ONTVANGEN GOEDEREN) HET MENU TOEVOEGEN (ONTVANGEN GOEDEREN)
- 27 - 28 - 28 -
14.1 14.2 14.3
HET MENU LIJST (RETOUREN) HET MENU ZOEKEN (RETOUREN) HET MENU TOEVOEGEN (RETOUREN)
- 29 -
15.1
HET MENU RAPPORTAGES
- 30 - 31 - 34 - 36 - 38 - 38 - 39 - 40 -
16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 16.7. 16.8
HET “MENU” MENU INSTELLINGEN HET MENU TEMPLATES HET MENU EDITOR HET MENU VORMGEVING HET MENU SLIDESHOWS HET MENU FILEMANAGER HET MENU E-MAIL TEKSTEN HET MENU BARCODES
- 41 - 41 - 41 - 41 - 44 - 44 - 44 -
17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 17.7
HET MENU RSS NIEUWS / BLOG HET MENU WEBSTATISTIEKEN HET MENU KEYWORD CLOUD HET MENU KORTINGEN EN ACTIES. HET MENU ARTIKEL RELATIES HET MENU ARTIKELSETJES HET MENU CROSS-SELLING
- 45 - 45 - 46 - 46 -
18.1 18.2 18.3 18.4
HET MENU PRODUKT MAILINGS HET MENU MAIL EDITOR / TEMPLATES HET MENU VERZENDEN MAILINGS HET MENU MAILINGLOG
- 46 -
19.1
HET MENU AGENDA BEHEER
- 47 - 47 - 47 -
20.1 20.2 20.3
HET MENU STANDAARDLIJSTEN HET MENU TAALINSTELLINGEN HET MENU OVERIGE INSTELLINGEN
-3-
KLANTEN 1.1 HET MENU LIJST (KLANTEN) In de lijst vindt men een overzicht van alle klanten. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste klant in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende klant. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 1.3).
1.2 HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) In dit menu kan men klanten zoeken op trefwoord en leeftijd. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
1.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN) Het toevoegen van klanten zal zelden in dit menu gebeuren omdat nieuwe klanten zich registreren in de webshop of worden toegevoegd in het kassascherm. Desalniettemin kan het handig zijn om dit menu te gebruiken om snel klantgegevens te zoeken en te wijzigen. De meeste velden in dit formulier spreken voor zich en behoeven geen toelichting, daarom worden maar een aantal functies uitgelegd. Aan de rechterkant kan door middel van vinkjes worden aangegeven of het om een klant of om een prospect gaat. Indien een klant niet in aanmerking mag komen voor een ‘spaarkaart’ of kortingen dan dient het vinkje bij ‘kortingen’ uit gezet te worden. Het vakje bij ‘mailings’ staat standaard aangevinkt. Echter wanneer een klant in een mailing of de ‘afmeld link’ heeft geklikt, zal het vinkje uit staan. Verder kan men een klant bij ‘gebruikersnaam’ en ‘wachtwoord’ inloggegevens voor de webshop toekennen of bestaande gegevens voor de klant wijzigen. TIP: indien een klant inlogproblemen heeft op de webshop, dan kan men hier voor desbetreffende klant (tijdelijke) nieuwe inloggegevens aanmaken. Een klant kan worden verwijderd door rechtsonder het vinkje bij ‘verwijder klant’ aan te zetten en op ‘opslaan’ te klikken. LET OP: indien een klant wordt verwijderd waarvan een weborder of kassabon in het systeem zit, leidt dit ertoe dat de betreffende weborder(s) of kassabon(nen) niet meer oproepbaar zijn.
-4-
LEVERANCIERS 2.1 HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle leveranciers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste leverancier in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende leverancier. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 2.3). Aan de rechterzijde van het formulier staat een kort overzicht van de laatste inkooporders en ontvangen zendingen van / bij de leverancier. Indien er bij de inkooporder of ontvangen zending notities gemaakt zijn, dan wordt dit in rechter kolommetje aangegeven door ‘yes’. De notities zijn dan op te roepen door hierop te klikken.
2.2 HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) In dit menu kan men leveranciers zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
2.3 HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS) Alle leveranciers dienen een unieke code te hebben. Om snel de eerst volgende beschikbare code te achterhalen, kan met op de tekstlink ‘suggestie’ klikken. Dit werkt alleen wanneer de leveranciercodes enkel uit cijfers bestaan. Indien er per abuis toch een leverancierscode wordt opgeslagen welke reeds in gebruik is, dan zal het systeem automatisch een tijdelijk nummer toekennen wat eindigt met een vraagteken. Op dat moment zijn de ingevoerde gegevens wel allemaal opgeslagen, maar hoeft men alleen nog maar de leverancierscode in een niet bestaande code te wijzigen. De overige velden in het formulier op deze pagina spreken voor zich. Vergeet ook niet om het vinkje bij ‘actief’ aan te zetten. Een leverancier kan nimmer worden verwijderd omdat dan de koppeling met bestaande inkooporders wordt verbroken. In dat geval dient men de leverancier gewoon op inactief te zetten.
-5-
PERSONEEL 3.1 HET MENU LIJST (PERSONEEL) In de lijst vindt men een overzicht van alle personeelsleden. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor het desbetreffende personeelslid gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor het personeelslid kan worden opgesteld en gemaild. Door op het gewenste personeelslid in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende personeelslid. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 3.3).
3.2 HET MENU ZOEKEN (PERSONEEL) In dit menu kan men personeelsleden zoeken op trefwoord en functie. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
3.3 HET MENU TOEVOEGEN (PERSONEEL) In dit menu kan men personeelsleden toevoegen en wijzigen. De velden in dit menu spreken voor zich en behoeven geen toelichting. Wat wel van belang is dat het nummer van het personeelslid automatisch wordt aangemaakt en dat dit nummer teruggevonden kan worden in de lijst van personeelsleden (zie 3.1). Dit nummer wordt gebruikt voor het registreren van de verkoopmedewerker in het geval van winkelverkopen (kassa). Een personeelslid kan niet verwijderd worden, maar dient in dat geval op inactief gezet te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten.
GEBRUIKERS 4.1 HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle aangemaakte gebruikers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende gebruiker gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de gebruiker kan worden opgesteld en gemaild. -6-
Door op de gewenste gebruiker in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende gebruiker. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder ‘toevoegen’ (zie 4.3).
4.2 HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) Dit menu is niet in gebruik.
4.3 HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS) Dit menu is behoorlijk gecompliceerd en zal hieronder dan ook zo volledig mogelijk worden uitgelegd. De velden ‘naam’ en ‘e-mail’ spreken voor zich. In het ‘ip-adres’ kan men een ip-adres invullen van de lokatie waarvan het meest wordt gebruikt. Het voordeel hiervan is dat wanneer men vanaf het ingevulde ip-adres in het systeem komt, men niet meer hoeft in loggen. LET OP: wanneer er een ip-adres is ingevuld betekent dit dat iedereen die vanaf hetzelfde ip-adres in de backend komt, alle functies onbeperkt kan gebruiken. Het veld gebruikercode hoeft in principe nooit gewijzigd te worden en dient alleen maar als extra beveiliging van het systeem. Voor de velden ‘gebruikersnaam’en ‘wachtwoord’ geldt beide dat er geen spaties of leestekens gebruikt mogen worden en dat deze hoofdletter gevoelig zijn. Bij gebruikersgroep selecteert men het type gebruiker. Een ‘beheerder’ kan altijd alle functies in de backend gebruiken. Voor een ‘gebruiker’ daarentegen kan men aan de rechterzijde instellen tot welke menu’s zij toegang hebben. Door het aanzetten van een vinkje bij het menu waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, wordt er toegang verleend en visa versa. Bijkomend voordeel is tevens dat de menu’s waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is, niet worden getoond waardoor menulijst aan de linkerzijde aanzienlijk korter en overzichtelijker wordt. Wanneer bij een gebruiker de optie ‘demo’ wordt geselecteerd, kan desbetreffende gebruiker alle menu’s inzien maar niets wijzigen. TIP: indien het kassasysteem wordt gebruikt is het raadzaam om voor de kassa in de winkel een aparte gebruiker aan te maken welke enkel toegang tot het menu ‘winkelverkopen’ heeft. Bij ‘afloopdatum’ dient men de datum op te geven tot welke de inloggegevens van de gebruiker geldig zijn. Indien een afloopdatum is overschreden, wordt de gebruiker automatisch op inactief gezet. TIP: indien men gebruik maakt van stagiaires, geef deze dan een eigen (tijdelijke) inlogcode zodat u men na afloop van de stage niet alle inlogcodes hoeft aan te passen. Een gebruiker kan niet worden verwijderd. In dat geval dient men de gebruiker op inactief te zetten door het vinkje in het vakje bij ’active’ uit te zetten. Het vakje rechtsboven bij ‘winkel’ is alleen van toepassing wanneer er sprake is van gescheiden voorraden voor webshop en winkel of filialen. Indien er sprake is van meerdere filialen, dan dient voor een elke winkel / filiaal een aparte gebruiker met eigen inlogcode te worden aangemaakt.
-7-
PRODUKTEN 5.1 HET MENU LIJST (PRODUKTEN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde artikelen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Artikelen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende artikel onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Dit zelfde geldt voor de kolom ‘webshop’. Door op een artikel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een artikel kunnen worden aangepast (zie 5.3).
5.2 HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) In dit menu kan men artikelen zoeken op trefwoord, collectie, categorie of kleur. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
5.3 HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) Voor het toevoegen van artikelen is het van belang dat allereerst de collecties, categorieën, kleuren en maattabellen volledig zijn opgevoerd. Bij het aanmaken / opvoeren van nieuwe artikelen is het raadzaam om eerst goed te overwegen of men artikelen die er in meerdere kleuren zijn, per kleur apart opvoert of dat men de verschillende kleuren van dat artikel onder één artikel(nummer) hangt. Beide opties hebben voor en nadelen. Het produktformulier is zeer omvangrijk en vormt ook het hart van de webshop of het kassasysteem. Daarom volgt hieronder een uitgebreide uitleg van alle velden: De ‘artikelcode’ van produkt dient altijd uniek te zijn en kan maar één keer gebruikt worden. Ook kan een artikelcode alleen nog gewijzigd worden als er geen orders of kassatransacties voor het artikel bestaan. LET OP: houd de artikelcode kort en herkenbaar en gebruik geen spaties of leestekens en gebruik vooral eigen codes en niet die van leveranciers. TIP: een goed voorbeeld van handige en juiste artikelcode is: 21265-141. In dit geval staan de eerst twee getallen (21) voor het merk, het derde getal (2) voor broeken, de volgende 2 getallen (65) voor het artikel en de getallen achter het streepje voor het seizoen. Maar nogmaals dit een voorbeeld. Indien een artikelnummer wordt gekozen, geeft het systeem als hulpmiddel in een dropdown aan welke code reeds gebruikt zijn. Wanneer men een artikelcode kiest welke reeds in gebruik is, zal het systeem zelf een tijdelijke code aanmaken, welke u dan meteen weer kunt wijzigen. De ‘artikelnaam’ kan vrij ingevuld worden, maar mag ook weer niet te lang zijn omdat deze anders niet in de webshop of op de kassabon past. Bij de dropdown ‘collectie’ selecteert men een collectie / merk. Alleen actieve collecties worden hier getoond.
-8-
Bij de dropdown ‘seizoen’ selecteert men het seizoen waartoe het artikel behoort. Het is niet verplicht om een seizoen aan te geven, maar dit vergemakkelijkt het wel enorm oude collecties af te prijzen en statistische vergelijkingen van seizoenen te maken. Bij ‘categorieën en subcategorieën’ vinkt men een (hoofd)categorie aan waarna alle daar onder horende subcategorieën zichtbaar worden en aangevinkt kunnen worden. Indien er bij ‘maatabel ’ een optie wordt geselecteerd (wat verplicht is), verschijnt de desbetreffende maattabel met alle maten als voorbeeld op het scherm. Door het uitzetten van een vinkje bij een maat, wordt die maat niet aan het artikel toegevoegd. LET OP: een eenmaal geselecteerde en opgeslagen maatboog kan niet meer worden gewijzigd! In dat geval is er geen andere oplossing dan het produkt te verwijderen en opnieuw op te voeren. Nadat een artikel is opgevoerd , kan men maten binnen de maatboog deactiveren door op desbetreffende maat te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die maat te klikken. Het toevoegen van maten die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst ‘beschikbare maten’. Men kan alleen maten binnen dezelfde tabel toevoegen. Bij beschikbare kleuren dient men alle kleuren aan te vinken waarin het produkt leverbaar is, tenzij er voor is gekozen om voor elke produkt- / kleurcombinatie een apart produkt aan te maken. In dat geval vinkt men slechts één kleur aan. Nadat een artikel is opgevoerd , kan men kleuren deactiveren door op desbetreffende kleur te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die kleur te klikken. Het toevoegen van kleuren die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst ‘beschikbare kleuren. Bij ‘artikel identiteit’ kan men een code invullen waarmee meerdere artikelen aan elkaar gekoppeld worden. Een goed voorbeeld hiervan is wanneer voor een artikel voor elke lengtemaat een apart produkt is opgevoerd. De ‘artikel omschrijving’ dient alleen ingevuld te worden indien er sprake is van een webshop. In dat geval is het belangrijk dat de tekst pakkend is. Indien er sprake is van een meertalige webshop, kan men de vertaling instellen door op het corresponderende vlaggetje te klikken. Het veld ‘promo omschrijving’ is enkel van belang indien er sprake is van een webshop waarin een printversie van de artikelen (extra module) is begrepen. Dit is in feite een tekst welke erg belangrijk is voor zoekmachine optimalisatie. Ook het veld ‘pasvorm’ wordt enkel gebruikt voor de webshop en voor het kassasysteem is het niet vereist om deze in te vullen. Wel kan men deze dan voor interne notities gebruiken. Het veld ‘interne notities’ is zoals de naam al zegt, bedoelt voor eigen aantekeningen. Indien er sprake is van een artikel waarbij grotere maten afwijkende prijzen hebben, dan kan men door middel van de prijsmatrix een opgedeelde maatboog met verschillende prijzen opgeven. In de matrix dient men onder ‘min.’ de kleinste maat en bij ‘max.’ de grootste maat van dezelfde prijs op te geven. Daarna geeft men de inkoopprijs (excl. btw) en verkoopprijs (incl. btw) in. Het veld markup is slechts een rekenhulp. Vervolgens doet men in de volgende rijen het zelfde voor de duurdere maten. Het gebruik van de prijsmatrix zorgt ervoor dat er op de achtergrond 3 of meerdere dezelfde artikelen met verschillende prijs worden aangemaakt, waarbij de artikelcode een toevoeging krijgt (bijv. ‘_a’ of ‘_b’). -9-
Het veld ‘leverancier’ is alleen van belang indien de ‘inkoopfunctie’ in dit formulier gebruikt wordt. Het veld ‘inkoopprijs’ is de stuksprijs (exclusief btw) waarvoor het produkt wordt ingekocht. Het veld ‘markup’ is niet verplicht, maar slechts een rekenhulp om de verkoopprijs (incl. btw) te berekenen. Deze wordt berekend door de markup te vermenigvuldigen met de inkoopprijs en daar vervolgens 95 cent bij op te tellen. Het veld ‘verkoopprijs’ is de prijs die aan de consument in rekening wordt gebracht. Door in het veld ‘actie prijs’ een lager bedrag in te vullen als bij ‘verkoopprijs’, wordt het produkt individueel afgeprijsd. In het veld ‘btw percentage’ staat in principe altijd hetzelfde tarief. Het veld ‘gewicht’ is belangrijk voor de berekening van verzendkosten in de webshop. LET OP: in de bovenstaande numerieke velden dient voor decimalen altijd een punt te worden gebruikt en geen komma! In het veld ‘beschikbaar vanaf’ kan men aangeven wanneer een artikel binnen wordt verwacht. Omdat artikelen waarvan geen voorraad is niet in de webshop worden getoond, kan men met deze optie het artikel toch in de webshop laten zien. Zij het dan met de tekst ‘beschikbaar vanaf ……’ Er kunnen in totaal 5 foto’s van het artikel worden geupload van maximaal 200kb. Om een afbeelding te koppelen aan een beschikbare kleur, selecteert men bij ‘koppel aan kleur’ de kleur welke op de afbeelding staat. Op deze wijze bereikt men dat elke kleur van het artikel met een aparte afbeelding in het artikeloverzicht in de webshop wordt weergegeven. Nadat afbeeldingen succesvol geupload zijn, verschijnen deze aan de rechterzijde met daar boven een kruisje. Door hierop te klikken, wordt de afbeelding weer gewist. Een afbeelding kan ook overschreven worden door een nieuwe te uploaden in het gewenste uploadveld. LET OP: indien de eerste afbeelding wordt gewist, kan het artikel niet in de webshop getoond worden! Om een artikel in gebruik kunnen nemen dient het vinkje bij ‘actief’ te worden aangezet. Om deze ook in de webshop te tonen, dient het vinkje bij ‘webshop’ ook aangezet te worden. Het veld nalevering betekent dat het artikel nabesteld kan worden. Indien dit vakje aangevinkt is en het artikel niet meer in een bepaalde maat op voorraad is, krijgt de bezoeker in de webshop de melding dat het artikel nabesteld kan worden. De volgende opties zijn alleen zichtbaar indien een artikel reeds opgeslagen is. Een ‘verzamel artikel’ is alleen van belang voor het kassasysteem. Het veld ‘verzamel artikel’ zal in principe maar één keer gebruikt worden en kan ook maar bij één enkel produkt worden aangevinkt. Een ‘verzamelartikel’ is niet echt een specifiek produkt, maar een verzamelnaam of code waaronder (kleine) artikelen welke niet in het systeem zijn opgevoerd en dus ook niet gelabeld zijn. Op deze wijze kan men kleine waren zoals bijvoorbeeld kettinkjes, speldjes en veters zonder dat deze een artikelcode hebben toch aanslaan op de kassa, waarbij de prijs, merk en categorie vrij kan worden opgegeven (zie verzamelartikelen toevoegen onder 11.3).
- 10 -
Met het vakje ‘inkooporder maken’ kan men versneld een inkooporder voor het produkt aanmaken. Na het aanklikken, wordt er een pop-up geopend waarin de maatbo(o)g(en) van het produkt staan. In de veldjes onder de maten kan men het aantal dat is ingekocht, invoeren. Door vervolgens op ‘add’ te klikken wordt de inkooporder aangemaakt en de ingevulde aantallen opgeslagen. Indien er reeds een inkooporder voor het produkt is aangemaakt welke nog niet afgerond is (zie 12.3), dan staan in de witte veldjes onder de maten, de reeds ingegeven aantalen weergegeven. Door deze aantallen te verhogen respectievelijk te verlagen, wordt de inkooporder aangepast. Door op het vakje ‘ijzeren voorraad’ te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin voor het produkt per kleur- / maatcombinatie de ijzeren voorraad (lees: minimale voorraad) kan worden ingesteld. Het voordeel hiervan is dat men eenvoudig de voorraad kan bewaken. Met de knop ‘print labels’ kan men barcode labels genereren, waarbij voor elke kleur- / maatcombinatie één label (PDF) wordt gemaakt. Omdat dit niet handig is voor binnengekomen zendingen, kan men in dat geval beter de barcode optie (zie 13.3) in desbetreffende menu gebruiken, omdat dan precies het juiste aantal labels wordt gegenereerd.
5.4 HET MENU UITBOEKEN ARTIKELEN (PRODUKTEN) Dit menu is bedoeld om artikelen uit (retour) te boeken naar de leverancier of over te boeken naar een ander filiaal (of webshop). De eerste dropdown in de grijze balk bovenin is alleen van toepassing wanneer er sprake is van gescheiden voorraden voor webshop en winkel of filialen. Indien dat het geval is, dient hier eerst de voorraad te worden geselecteerd waarvoor de uitboeking moet plaats vinden. Wanneer er sprake is van één voorraad, hoeft hier niets geselecteerd te worden. Wanneer men vervolgens een artikel met de tweede dropdown selecteert, wordt de maatboog van desbetreffend artikel geladen. Door boven de maatboog op de blauwe knop te klikken, ziet men de voorraad per maat. Om eerdere overboekingen naar andere filialen te zien, klikt men op de rode knop met de tekst ‘naar ander filiaal’. Door op de rode knop met de tekst ‘retour naar leverancier’ te klikken, ziet men eerdere uitboekingen naar de leverancier. Om een uitboeking door te voeren, vult men bij de desbetreffende maat in het witte veldje het aantal artikelen dat uit-/overgeboekt dient te worden. Vervolgens selecteert men de onder ‘artikelen uitboeken naar’ de leverancier of filiaal waar de artikelen naar toe gaan en klikt men op ‘save’.
5.5 HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) In het menu ‘statistieken’ kunnen diverse overzichten voor alle artikelgroepen worden gegenereerd. Met de dropdowns kunnen selecties voor artikelen worden ingesteld. Door op ‘toon op scherm’ te klikken, wordt er een overzicht op het scherm getoond waarin alle kerncijfers in aantallen staan (dus niet in bedragen). Aan de rechterzijde onder ‘downloaden / export’ kan men een CSV / Excel bestand genereren. Door in de dropdowns een periode te kiezen, verschijnt er een veld waarin de gewenste kolommen door middel van vinkjes kunnen worden aangegeven. Met de knop ‘download excel’ wordt een bestand gegenereerd met daarin alle artikelen op ‘maat-niveau’. - 11 -
Met de knop ‘download totaal excel’ worden de kerncijfers van de artikelen naar keuze gegroepeerd op ‘artikel’, ‘collectie’, ‘categorie’, ‘kleur’ of ‘maat’. Indien massaal artikelen via het menu ‘voorraad inventarisatie’ zijn opgevoerd en niet via het inkoopproces, dan zullen kerngetallen als afschrijving, omloopsnelheid, omlooptijd en leeftijd voorraad niet correct berekend worden. LET OP: bij de berekening van de afschrijving op de voorraad wordt uitgegaan van een gemiddelde van 10 procent per kwartaal teruggerekend naar dagen. In het eerst kwartaal zal het percentage derhalve fractioneel lager zijn als in het laatste kwartaal.
5.6 HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) Dit menu is bedoeld om voorraad verschillen eenvoudig te kunnen corrigeren. De eerste dropdown in de grijze balk bovenin is alleen van toepassing wanneer er sprake is van gescheiden voorraden voor webshop en winkel of filialen. Indien dat het geval is, dient hier eerst de voorraad te worden geselecteerd waarvoor een correctie moet plaats vinden. Wanneer er sprake is van één voorraad, hoeft hier niets geselecteerd te worden. Wanneer men vervolgens een artikel met de tweede dropdown selecteert, wordt de maatboog van desbetreffend artikel geladen. Door boven de maatboog op de blauwe knop te klikken, ziet men de voorraad per maat. Om eerdere voorraad correcties te zien, klikt men op de rode knop. Om een voorraad correctie door te voeren, vult men bij de desbetreffende maat in het witte veldje het aantal artikelen in dat er meer of minder op voorraad is, waarbij een minder aantal door een minteken wordt aangegeven. Door op ‘save’ te klikken wordt de correctie opgeslagen. LET OP: hoewel deze functie op het eerste gezicht een eenvoudige methode is om voorraden op te voeren, is dit niet de aan te bevelen methode omdat het op deze wijze opvoeren van voorraden tot een ernstige vertekening van statistieken / kerncijfers leidt.
5.7 HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN) Wanneer op dit menu wordt geklikt wordt er van alle artikel afbeeldingen die zijn geupload een zogenaamde ‘thumbnail’ gemaakt. Dit is een kleinere afbeelding van het origineel met als doel dat de pagina’s in de webshop sneller laden. Dit is een zwaar script en heeft daardoor nogal wat tijd nodig om een volledige ‘run’ te draaien.
CATEGORIEËN 6.1 HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde categorieën. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Categorieën welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende categorie onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. - 12 -
Door op een categorie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een categorie kunnen worden aangepast (zie 6.3).
6.2 HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) In dit menu kan men categorieën zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
6.3 HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN) Het formulier voor categorieën lijkt in beginsel heel eenvoudig, maar is dat toch niet echt. Vooral voor het indelen van categorieën is het van belang dat hier, vooral wanneer het voor een webshop is, van te voren goed over nagedacht wordt. Immers, de bezoekers van de webshop moeten op een logische en eenvoudige wijze artikelen kunnen filteren. Wanneer alleen het kassasysteem wordt gebruikt, is de indeling minder van belang omdat deze louter voor het bekijken van statistieken per artikelgroep gebruikt wordt. De indeling van de categorieën zal mede afhankelijk zijn van het assortiment dat gevoerd wordt. Bij oplevering van het systeem zijn de meest voor de hand liggende categorieën reeds ingevoerd en kan worden volstaan met kleine aanpassingen en activeren of deactiveren van categorieën. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld ‘categorie code’ is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren. De keuze van de ‘categorie naam’ is wel essentieel omdat deze in de webshop wordt gebruikt, maar ook zichtbaar is in het kassasysteem. De ‘categorie omschrijving’ is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde ‘meta description’, wat relevant is voor zoekmachines. Er zijn 5 soorten categorieën, te weten: Een ‘hoofd categorie’, bijvoorbeeld dameskleding. Een ‘ongekoppelde subcategorieën’, heeft geen bovenliggende categorie. Dit type kan gebruikt worden om bijvoorbeeld kortingsacties etc voor een bepaalde groep artikelen ineens in te stellen. Ook wordt dit type niet getoond in de filteropties van de webshop. Het instellen gebeurt door ‘subcategorie’ aan te vinken en geen bovenliggende categorie te selecteren Een ‘gekoppelde subcategorie’ heeft een bovenliggende hoofd- of subcategorie. Wanneer er in de webshop een hoofdcategorie is geselecteerd, wordt er automatisch een dropdown met de onderliggende (gekoppelde) subcategorieën getoond. Ook worden dan alle onder hetzelfde menu vallende categorieën in dezelfde dropdown getoond. In feite kan men dus tot maximaal 3 levels diep gaan: subsubcategorie. Een ’virtuele categorie’ is eigenlijk geen categorie maar een verzameling voor subcategorieën. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld ‘hakhoogte’ bij schoenen. Het maakt voor dit type niet uit of deze als sub- of hoofdcategorie wordt ingesteld. Een ‘combi categorie’ wordt louter gebruikt om specifieke groepen voor kortingen samen te stellen.
- 13 -
Met de optie ‘weergeven in footer’ kan worden aangegeven of men de desbetreffende categorienaam onderin de webshop getoond wil hebben. Een eenmaal aangemaakte categorie kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa. Indien er sprake is van een meertalige webshop, kunnen de vertalingen worden ingesteld door op het corresponderende vlaggetje te klikken.
KLEUREN 7.1 HET MENU LIJST (KLEUREN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde kleuren. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Kleuren welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende kleur onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Door op een kleur te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een kleur kunnen worden aangepast (zie 7.3).
7.2 HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) In dit menu kan men kleuren zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
7.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN) Alvorens men begint met het toevoegen van kleuren is het van belang om te weten dat het niet verstandig is om de kleurcodes en kleurnamen van de leveranciers aan te houden, daar men anders voor één enkele kleur tot wel 10 verschillende benamingen kan krijgen. Vooral in de webshop, maar in mindere mate ook in het kassasysteem leidt dit tot een onwerkbaar geheel. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld ‘kleur code’ is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren en de kleuren een uniek nummer te geven. De keuze van de ‘kleur naam’ is wel essentieel omdat deze in de webshop wordt gebruikt, maar ook zichtbaar is in het kassasysteem. Bij ‘hexidecimale code’ kan men middels een zogenaamde ‘colorpicker’, de kleur nabootsen. De gekozen kleur wordt in de webshop geïllustreerd. Bij ‘upload kleurstaal’ kan men een close-up foto (max. 80kb) uploaden van de stof. Indien er een kleurstaal is geupload, wordt deze in plaats van de ‘hexidecimale’ kleur getoond. Dit kan vooral interessant zijn voor bijvoorbeeld ruitje patronen en dergelijke.
- 14 -
Een eenmaal aangemaakte kleur kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa. Indien er sprake is van een meertalige webshop, kunnen de vertalingen worden ingesteld door op het corresponderende vlaggetje te klikken.
MAATTABELLEN 8.1 HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde maatabellen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Maatabellen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende maatabel onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Door op een maatabel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een maatabel kunnen worden aangepast (zie 8.3).
8.2 HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) In dit menu kan men maattabellen zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
8.3 HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN) Het toevoegen van maattabellen zal in principe maar één keer nodig zijn omdat deze niet meer veranderen. Allereerst vult men de naam in van de maattabel. Daarna vult men in de velden achter ‘maten ’ de gehele reeks in (bijv. xxs t/m xxl). Indien de maten niet in de juiste volgorde staan, kan men deze door het aanpassen van de getallen in de veldjes achter ‘volgorde’ eenvoudig wijzigen. Het verwijderen van een maat uit de maatbalk doet men door bij de te verwijderen maat een nul in het vakje te zetten. Een eenmaal aangemaakte maattabel kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten en visa versa. LET OP: inactieve maattabelen kunnen in het menu ‘produkten’ en ‘inkooporders’ niet worden geselecteerd.
- 15 -
COLLECTIES 9.1 HET MENU LIJST (COLLECTIES) Onder het menu ‘lijst’ staan alle opgevoerde collecties. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Collecties welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende collectie onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Door op een collectie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een collectie kunnen worden aangepast (zie 9.3).
9.2 HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) In dit menu kan men collecties zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
9.3 HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES) Alvorens men begint met het toevoegen van collecties is het van belang om te weten dat in deze backend onder collecties eigenlijk merken wordt verstaan. Hierdoor is een groot deel van het formulier eigenlijk overbodig. Alleen wanneer men een ‘one-brand-store’ heeft, zijn de velden ‘seizoen’ en ‘jaar’ relevant. LET OP: het seizoen en jaartal van een collectie kan bij elke artikel individueel worden opgegeven (zie 5.3). Bij het veld ‘collectie code’ vult men een eigen uniek en herkenbare code voor de collectie / het merk in. Dit is belangrijk om uiteindelijk verkoopstatistieken per merk of collectie overzichtelijk te houden. Hetzelfde geld voor de collectienaam. De collectie omschrijving is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde ‘meta description’, wat relevant is voor zoekmachines. Indien er sprake is van een meertalige webshop, kunnen de vertalingen worden ingesteld door op het corresponderende vlaggetje te klikken. Een collectie kan nooit worden verwijderd maar dient in dat geval op inactief gezet te worden door het vinkje bij ‘actief’ uit te zetten. Door het vinkje bij ‘archief aan te zetten ’, zal een gehele collectie gearchiveerd worden. Dit wil zeggen dat alle artikelen welke onder die collectie vallen, gedeactiveerd worden. De vakjes bij ‘voetkolommen’ zijn alleen actueel indien er sprake is van een webshop en de desbetreffende collecties / merken in de ‘footer’ (onderaan) als tekstlink getoond dienen te worden. LET OP: inactieve collecties kunnen in het menu ‘produkten’ en ‘inkooporders’ niet worden geselecteerd.
- 16 -
WEBVERKOPEN 10.1 HET MENU LIJST (WEBVERKOPEN) In de lijst vindt men een overzicht van de laatste 50 webverkopen. Indien men een ongelimiteerde lijst van webverkopen wil zien, dan dient men hiervoor de zoekfunctie (zie 10.2) te gebruiken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Een weborder kan een vijftal statussen hebben en worden in de lijst door verschillende kleuren aangegeven. De status ‘wacht op betaling’ betekent dat er nog niet betaald. Dit kan zijn omdat een Ideal transactie is mislukt, door een stornering maar ook omdat een handmatige overboeking nog niet binnen is. In dit geval kan men de klant een mailbericht sturen om hem erop te wijzen dat de betaling opnieuw kan worden aangeboden bij de serviceprovider (Ideal), door in loggen op de webshop, naar ‘status bestellingen’ te gaan en bij de desbetreffende bestelling op de tekst ‘wacht op betaling’ te klikken. TIP: laat weborders met deze status niet te lang openstaan, daar anders de artikelen gereserveerd blijven. De status ‘uitleveren’ betekent dat de betaling ontvangen is, maar dat de artikelen nog verzonden moeten worden. De status ‘backorder’ betekent dat er meerdere artikelen besteld zijn, maar dat er slechts een deel verzonden is. De status ‘verzonden’ betekent dat alle bestelde artikelen verzonden zijn en dat weborder afgerond is. De status ‘geannuleerd’ betekent dat de weborder is komen te vervallen. Door op een regel in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de desbetreffende weborder en kan men deze inzien en wijzigen. De status van een weborder kan eenvoudig gewijzigd worden door in de desbetreffende weborder de gewenste status te selecteren en op ‘opslaan’ te klikken. Van elke statuswijziging krijgt de klant per e-mail een bericht, dus ga hier voorzicht mee om. LET OP: indien een status wordt gewijzigd naar ‘geannuleerd’, dan kan de status nadien niet meer worden aangepast! Wanneer men artikelen wil verzenden dan dient men in het vakje onder ‘in zending’ het aantal artikelen in te vullen. Zodra alle te verzenden artikelen zijn ingevuld, klikt men op ‘opslaan en pakbon printen’. Er wordt dan een pakbon gegenereerd in PDF. Deze pakbon wordt opgeslagen op de server en kan nadien middels - 17 -
een tekstlink onderaan de pagina van de weborder opgeroepen worden. Op het moment dat de pakbon wordt gegenereerd, krijgt de klant per e-mail het bericht dat de artikelen verzonden zijn. Zorg dus dat er niet teveel tijd tussen de verzending en het inboeken zit. Met de knop ‘print labels’ kan men verzendetiketten (PDF) voor op de verpakking / doos printen. Met 2 rechtse knoppen kan een factuur worden gegenereerd in PDF welke naar keuze per e-mail naar de klant kan worden verzonden.
10.2 HET MENU ZOEKEN (WEBVERKOPEN) In dit menu kan men weborders zoeken op trefwoord, klant of artikel. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
10.3 HET MENU VERZENDKOSTEN (WEBVERKOPEN) In het menu ‘verzendkosten’ kan men per land gestaffeld de verzendkosten opgeven. Allereerst selecteert men het land waarvoor men de verzendkosten wil instellen. Vervolgens geeft men het min. en max. gewicht op voor de berekening van de verzendkosten, welke men in het derde veld invult. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en niet een komma. In het eerste veld (min. gewicht) van de eerste schijf vult men altijd een nul in. Bij meerdere schijven vult men bij de tweede schijf in het eerste veld het maximale gewicht van de vorige schijf in. Indien er boven een bepaald aankoopbedrag geen verzendkosten worden berekend, dan dient dit bedrag te worden opgegeven bij ‘bovengrens verzendkosten’. Wanneer er altijd verzendkosten worden berekend onafhankelijk van de hoogte van het aankoopbedrag, dan dient men hier een hoog bedrag, van bijvoorbeeld 10000 in te vullen.
10.4 HET MENU TEKSTEN (WEBVERKOPEN) In dit menu kunnen standaardteksten welke in de tabbladen in de webshop op de produkt (detail) pagina’s staan, voor meerdere talen worden ingesteld. Indien men hier geen tekst wenst, dan dient men de inhoud van de editor op deze pagina leeg te maken. Het betreffende tabblad wordt dan niet getoond. In het bovenste veld rechts vult men de naam van het tabblad in. En de tekst die getoond moet worden wanneer men op het tabblad klikt, kan men opmaken met de daar onder staande editor. Om de tekst en tabblad naam voor andere talen op te geven, klikt men op het vlaggetje van het corresponderende land. LET OP: zorg dat teksten niet te lang zijn omdat deze moeten passen binnen de hiervoor beschikbare ruimtes in de webshop. Voor de optie ‘pasvorm’ geldt dat hier ingevulde teksten worden aangevuld met tekst die bij het desbetreffende artikel is opgegeven. Men kan hier dus volstaan met een algemeen voorbehoud, omdat artikel specifieke pasvorm informatie bij het produkt zelf opgegeven wordt.
10.5 HET MENU WINKELMANDJE LIVE (WEBVERKOPEN) In dit menu ziet men overzicht van artikelen die bezoekers in het winkelmandje hebben geplaatst. Wanneer de bezoeker naar het afreken proces is gegaan, worden de desbetreffende artikelen uit de lijst verwijderd. - 18 -
Indien een klant de webshop verlaat zonder de bestelling te verzenden, blijven de artikelen nog enkele weken in de lijst staan. Dit zijn de zogenaamde ‘verlaten winkelmandjes’.
KASSA / WINKELVERKOPEN 11.1 HET MENU LIJST (WINKELVERKOPEN) In de lijst vindt men een overzicht van de laatste 50 winkelverkopen (kassabonnen). Indien men een ongelimiteerde lijst van winkelverkopen wil zien, dan dient men hiervoor de zoekfunctie (zie 11.2) te gebruiken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met een dropdown waarmee de volgorde van de getoonde lijst kan worden aangepast. Door op een regel in de lijst te klikken, ziet men de details van de desbetreffende kassabon en kan men deze nogmaals downloaden en printen. Een winkelverkoop kan een tweetal statussen hebben, te weten; ‘in process’ en ‘afgerond’. Indien een winkelverkoop de status ‘in process’ heeft dan wordt in de lijst onder ‘bedrag’ deze tekst getoond. Dit betekent dat men momenteel bezig is met de transactie of dat men vergeten is de kassabon te maken / af te ronden. Indien er een bedrag staat weergegeven dan is de transactie correct afgerond. LET OP: artikelen welke in een niet afgeronde kassabon staan, zijn tijdelijk uit de voorraad in het systeem gehaald. Dit kan dus betekenen dat de betreffende artikelen niet zijn aan te slaan. Het is dus zaak dat men niet afgeronde transacties niet langer dan nodig is, open laat staan. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild.
11.2 HET MENU ZOEKEN (WINKELVERKOPEN) In dit menu kan men kassatransacties zoeken op trefwoord, klant of artikel. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
11.3 HET MENU KASSASCHERM (WINKELVERKOOP) Instellen bevoegdheden Alvorens men aan het werk gaat met de kassa, is het raadzaam om een aparte gebruiker met eigen inloggegevens aan te maken welke alleen toegang heeft tot het menu “winkelverkopen” en eventueel “retouren”. Zie hiervoor de uitleg bij ‘gebruikers’. Het voordeel hiervan is dat uw medewerkers de overige menu’s niet zien en het systeem en doordat alleen de nodige functies worden getoond, het systeem veel eenvoudiger oogt. - 19 -
Invoeren verkoopmedewerkers Wanneer men de verkoopprestaties van medewerkers wil volgen, dient men eerst de betreffende medewerkers in te voeren in het menu “personeel”. Het nummer van de medewerker wordt automatisch aangemaakt en dat nummer dient men vervolgens aan de betreffende verkoopmedewerker mede te delen, zodat zij dit bij een kassatransactie kunnen invoeren. Zie hiervoor de uitleg bij ‘personeel’. Kassatransactie maken Om een kassa transactie te starten, klikt men eerst op “winkelverkopen” en vervolgens op “kassascherm”. Stap 1 > klant selecteren, zoeken of invoeren. Om artikelen aan een kassabon toe te voegen, moet er allereerst een klant worden gekozen. Daar niet alle klanten geregistreerd willen staan, is het van belang om 1 klant aan te maken met bijvoorbeeld de naam “- winkel verkopen”. Door deze met een minteken te laten beginnen, zal deze altijd bovenaan de lijst staan. TIP: om snel een klant te vinden, kan men de eerste letters van de klantnaam in de dropdown intikken. Webshop derden (indien van toepassing) Indien u een webshop heeft van een andere leverancier en waarvan de voorraadadministratie niet gekoppeld is met het kassasysteem, raden wij u de volgende procedure aan: Maak een nieuwe klant aan met bijvoorbeeld de naam “webshop”. Op het moment dat er een webshop verkoop heeft plaatsgevonden en het artikel uitgeboekt wordt, maakt men een nieuwe kassatransactie aan, waarbij men de klant “webshop” selecteert om vervolgens een normale kassatransactie te doorlopen. LET OP: zet bij deze klant in het klantenformulier wel het vinkje bij kortingen uit! Wanneer men vanuit het kassasysteem ook de klanten van de webshop wil mailen dan is het raadzaam om de betreffende webshop (als deze inmiddels niet in het systeem staat), als nieuwe klant op te voeren. Voor het zoeken van een klant kan gebruik worden gemaakt van de zoekfunctie. Er kan worden gezocht op de combinatie ‘postcode’ en ‘huisnummer’ of op een gedeelte van de naam. Klik op ‘zoeken’ en de gevonden resultaten in de dropdown getoond. Voor het registreren van een nieuwe klant, klikt men op de desbetreffende knop en er opent een venster met een registratieformulier. Vul de klantgegevens zo volledig mogelijk in. TIP: wanneer u de postcode en huisnummer invult, worden de straatnaam en woonplaats automatisch gevonden en ingevuld. Nadat een klant geselecteerd is, verschijnen er een drietal nieuwe buttons en informatie over het opgebouwde spaartegoed van de klant en of er evt. nog waardebonnen openstaan. Onder de knop ‘historie’ kan men de meest recente aankopen van de klant inzien. Tevens kan men hier handmatig een bedrag aan het spaartegoed van de klant toevoegen. Onder de knop ‘wijzig data’ kan men de gegevens zoals adres, e-mail etc. aanpassen. De knop ‘chk code’ is bedoeld om waardebonnen te checken en in mindering te brengen op het bontotaal. LET OP: deze functie dient als laatste voor het afronden van kassatransactie te worden gebruikt.
- 20 -
Stap 2 > artikelen toevoegen Alvorens men begint met het toevoegen van artikelen is het van belang om te weten dat er 2 soorten artikelen zijn, te weten de reguliere artikelen en verzamelartikelen. Een korte uitleg: Reguliere artikelen zijn produkten welke via een normaal inkoopproces in de voorraad zijn gekomen en waarvan een barcode en produktcode is aangemaakt. Verzamelartikelen zijn artikelen welke niet noodzakelijk via een normaal inkoopproces in de voorraad zijn opgenomen (kan wel), maar in ieder geval geen eigen produktcode en barcode hebben. Het voordeel van een verzamelartikel is dat men de prijs van het artikel tijdens de kassatransactie handmatig kan aanpassen. Daarnaast kan men kleingoed zoals kettinkjes, veters en kleine accessoires welke moeilijk te labellen zijn eenvoudig op de kassa aanslaan. TIP: bij de eerste ingebruikname van kassasysteem kan het handig zijn om uitlopende artikelen (oude collectie) op deze wijze aan te slaan. Reguliere artikelen kunnen op 3 manieren aan de kassatransactie worden toegevoegd, te weten (van boven naar beneden): Via de maatboog: deze functie is eigenlijk vrij omslachtig, maar kan handig zijn wanneer de barcode voor problemen zorgt, het label ontbreekt of men de voorraad van alle maten of kleuren (evt in een 2e vestiging) in wil zien. Nadat men artikel in de dropdown heeft geselecteerd, verschijnt de maatboog van het betreffende artikel. In de blauwe vakjes wordt de voorraad van een maat aangegeven. Door in het bovenliggende vakje het gewenste aantal in te vullen en op ‘toevoegen’ te klikken, wordt het artikel aan de kassatransactie toegevoegd. Via handmatige invoer: indien een barcodelabel voor de scanneer onleesbaar is, kan men hier de produktcode óf de barcode intikken. Indien een produktcode wordt ingetikt, zal het systeem automatisch suggesties aanvullen. Nadat de juist produktcode of barcode is ingevuld kan met met behulp van de pijltjes aan de rechterzijde het gewenste aantal verhogen. Door vervolgens op ‘de knop met het winkelmandje’ te klikken, wordt het artikel aan de kassatransactie toegevoegd. Via de barcodescanner: dit is de standaard methode om artikelen toe te voegen. Wanneer men een artikel wil scannen is het belangrijk dat de cursor in het veld van de barcode staat. Meestal zal de cursor hier standaard naar toe gaan. Echter wanneer dit niet het geval is, dient u dit veld aan te klikken. Wanneer u een artikel scant, wordt het automatisch toegevoegd aan de kassatransactie. Onder het veld barcode vindt men een tweetal hokjes welke men kan aanvinken. Het vinkje bij retouren wordt hieronder bij ‘retouren inboeken’ verder uitgelegd. Het tweede vinkje ‘vrd corr’ is bedoeld om in het geval dat het systeem aangeeft dat een artikel niet op voorraad is maar dit fysiek wel het geval is, het artikel toch aan de kassatransactie toe te kunnen voegen. Door dit hokje aan te vinken, wordt er een voorraad correctie doorgevoerd. LET OP: deze functie is niet bedoeld om het hele inkoop- en inboekingsproces over te slaan. Doet men dit namelijk wel veelvuldig dan zullen van deze artikelen geen periodieke kerncijfers berekend worden of erger nog, de kerncijfers ernstig vertekend worden. Verzamelartikelen kunnen aan de kassatransactie worden toegevoegd door op de knop met het pijltje naar links te klikken. Er verschijnen dan een aantal nieuwe velden. Allereerst selecteert men het merk van het artikel en vervolgens de artikelgroep waaronder het artikel valt. Eventueel kan men een korte omschrijving toevoegen. Tot slot voert men een prijs in. LET OP: ook hier - 21 -
geldt dat decimalen worden aangegeven met een punten en geen comma. Het toevoegen van het artikel aan de kassatransactie doet men door tot slot op de knop met het winkelwagentje te klikken. Indien per abuis een verkeerd artikel aan de kassatransactie is toegevoegd, dan kan deze worden verwijderd door op het te verwijderen artikel in het winkelmandje te klikken. Tevens kan men hier de prijs van elk artikel dat is toegevoegd individueel aanpassen door de gewenste prijs bij het artikel te wijzigen en op de ‘TAB toets’ te klikken. Ook kan men hier een kortingspercentage doorvoeren door een getal gevolgd door het procentteken in te voeren en op de ‘TAB toets’ te klikken. De nieuwe prijs wordt dan berekend. Stap 3 > afrekenen en afronden Wanneer alle artikelen aan de kassatransactie zijn toegevoegd, kan er worden afgerond. Wel zijn er nog een viertal mogelijke velden welke ingevuld kunnen of moeten worden. Indien de klant een waardebon wenst te verzilveren dan dient er in het veld ‘code waardebon(nen)’ het nummer (code) van de waardebon ingevuld te worden. Indien er twee waardebonnen ingeleverd worden, dan kunnen de beide codes achter elkaar en gescheiden door een comma ingegeven worden. Om de waardebon(nen) te verrekenen klikt men tot slot op ‘chk code’. Het veld ‘verk nr’ is het veld waarin het nummer van de verkoopmedewerker kan worden ingevuld. Dit is niet verplicht. In het veld ‘kassakorting’ kan een korting in een absoluut bedrag of in een percentage worden ingevuld. Indien men bijvoorbeeld 10 procent kassakorting wil geven, dan vult men 10% in. Om de ingevulde kassakorting in het transactie overzicht te zien, klikt men op betaalwijze. In het veld ‘verz kosten’ kunnen eventuele verzendkosten worden ingevuld. LET OP: decimalen worden ingevoerd middels een punt en niet met een komma. Nadat de gewenste velden zijn ingevuld, rondt men de transactie af door de betaalwijze te selecteren en op ‘afronden’ te klikken. Onder ‘betaalwijze’ kan ook voor 2 verschillende betaalwijzen worden gekozen. Nadat het bedrag van de eerste betaalwijze is ingevuld, wordt het restant automatisch bij de tweede betaalwijze ingevuld. Het klikken op de button ‘afronden’ resulteert in het openen van de kassabon in PDF formaat. LET OP: zorg ervoor dat pop-ups van uw domein worden toegestaan. Eenmaal afgeronde transacties kunnen niet meer worden gewijzigd. Wel kan men de details inzien door links in het menu op ‘lijst’ te klikken. Hulpmiddelen In het kassascherm vindt men aan de rechterzijde een aantal knoppen met extra functies. Onder catalogus vindt men een overzicht met zoekfunctie voor alle artikelen. De artikelen worden in een soort van ‘webshop’ overzicht dmv foto’s (indien geupload) gepresenteerd. Door op een artikel te klikken, wordt automatisch de maatbalk getoond. Onder ‘filiaaloverboeking’ kunnen artikelen worden uitgeboekt naar een ander filiaal of retour naar de leverancier (zie 5.4 voor uitleg). Onder ‘kassascherm’ vindt men de ‘digitale kassalade’ waarin het totaal van contante transacties wordt getoond. In dit scherm kunnen tevens kassa uitnames en stortingen (contant) worden geregistreerd. - 22 -
Tevens kunnen er daglijsten worden uitgedraaid door het selecteren van een dag en vervolgens op print te klikken. Kortingen en spaartegoeden Er zijn twee korting soorten, te weten: a. Artikelkortingen: deze kunnen worden ingesteld onder het menu “marketing” > “kortingen”. Deze kortingen kan men niet in het kassascherm wijzigen en worden altijd volledig automatisch doorberekend wanneer een artikel aan een kassatransactie wordt toegevoegd. Artikelkortingen worden altijd doorberekend in de marge van een produkt. Hieronder zal het instellen van kortingen verder worden uitgelegd. b. Kassakortingen: de kunnen zoals hierboven hebben gezien tijdens een kassatransactie worden toegevoegd. Het nadeel is dat deze kortingen niet in de marge van een produkt terug te zien zijn, waardoor een heel vertekend beeld kan worden gekregen. Spaartegoeden van klanten worden volledig automatisch in een kassatransactie doorberekend (mits ingesteld). Dit geldt zowel voor de verzilvering van een spaartegoed als voor de opbouw van tegoed. Retouren inboeken (via het kassascherm) Het inboeken van retouren kan op 2 manieren, te weten via het menu “retouren” en in het kassascherm. De eerst genoemde wordt later uitgelegd onder retouren. Alvorens men een retour inboekt, is het van belang om te weten dat er een aankoopbon (nummer) óf een klantnummer bekend moet zijn. Dit impliceert dus dat niet geregistreerde klanten zonder aankoopbon geen artikelen kunnen ruilen of retourneren. Het inboeken van een retour van een regulier artikel via het kassascherm werkt als volgt: Allereerst selecteert men net zoals bij een normale kassatransactie de klant. Staat de klant niet geregistreerd, dan selecteert men de optie / klant “winkelverkopen”. Vervolgens vinkt men het hokje “retour” aan en vult het nummer van de (aankoop) kassabon in. Indien de klant de aankoopbon niet meer heeft en hij/zij geregistreerd staat in het systeem, zal automatisch het nummer van de aankoopbon worden gekoppeld. Wel zal het systeem dan altijd de laagste prijs pakken. Tot slot scant men de barcode van het artikel. Wanneer men het artikel wil scannen is het belangrijk dat de cursor in het veld van de barcode staat. Meestal zal de cursor hier standaard naar toe gaan. Echter wanneer dit niet het geval is, dient u dit veld aan te klikken. Indien een barcodelabel voor de scanneer onleesbaar is, kan de produktcode óf de barcode intikken. Door vervolgens op ‘de knop met het winkelmandje’ te klikken, wordt het ingeleverde artikel aan de kassatransactie toegevoegd. LET OP: het aanvinken van “retour” dient te gebeuren voordat het artikel gescand wordt. Is de barcode niet meer aanwezig of onleesbaar, dan kan de barcode of het artikelnummer ook handmatig ingevoerd worden. Het toevoegen van het retour ontvangen artikel gebeurt vervolgens door op de knop met het winkelwagentje te klikken. Het inboeken van een retour van een verzamelartikel via het kassascherm werkt in principe hetzelfde als het toevoegen (zie hierboven) van een verzamelartikel alleen dient men dan alvorens op de knop met het winkelwagentje te klikken, het aantal aan de rechterzijde met behulp van de pijltjes op “-1” te zetten. LET - 23 -
OP: er mag geen negatief bedrag worden ingevoerd! Indien het een ruiling betreft, zal de prijs van het ingeleverde artikel automatisch worden verrekend met de aankoopprijs van de aangekocht artikelen welke aan de kassatransactie worden / zijn toegevoegd. Indien er per saldo een negatief saldo op de kassabon staat, zal de klant geld of een waardebon terug krijgen. Door bij “betaalwijze” voor “tegoedbon” te kiezen zal er een kassabon met een waardebon code worden gegenereerd.
INKOOPORDERS 12.1 HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ingeboekte inkooporders te staan. Door op een inkooporder te klikken, gaat men naar de details van de inkooporder. Een inkooporder kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’, ‘in order’ en ‘closed’. Wanneer er geen artikelen aan de inkooporder zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een inkooporder in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘in order’ betekent dat de inkooporder is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. Om uiteindelijk ontvangen artikelen naar aanleiding van de inkooporder binnen te kunnen boeken, is het belangrijk dat de status van de inkooporder op ‘in order’ staat! Nadat alle artikelen op een inkooporder volledig binnengeboekt zijn, verandert de status van de inkooporder in ‘closed’. Wanneer de status in ‘closed’ verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Inkooporders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder ‘actief’ op ‘ja’ te klikken. Het wederom activeren doet men door op ‘nee’ te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild.
12.2 HET MENU ZOEKEN (INKOOPORDERS) In het submenu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in inkooporders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de ‘zoek knop’. Met de knop ‘download CSV (overview)’ wordt een overzicht van de inkooporders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau.
- 24 -
12.3 HET MENU TOEVOEGEN (INKOOPORDER) Om een nieuwe inkooporder te maken, klikt men op ‘toevoegen’ . Vervolgens selecteert men de leverancier, collectie, aflevermaand en klikt men op ‘opslaan’ om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de inkooporder toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Indien de inkoopprijs afwijkt van de aangegeven prijs, dan kan men deze aanpassen in desbetreffend veld. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op ‘add’, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de inkooporder worden toegevoegd. Om artikelen via bovenstaande procedure (dmv de maatboog)aan de inkooporder toe te voegen is het in beginsel noodzakelijk dat artikelen eerst worden opgevoerd in het menu ‘produkten’. Wanneer artikelen nog niet aangemaakt zijn, door in de dropdown voor de artikelkeuze de optie ‘nieuwe artikelen toevoegen’ te selecteren, versneld nieuwe artikelen opvoeren. Dit kan vooral handig zijn tijdens het inkoopseizoen waarbij op lokatie inkooporders ingevoerd moeten worden. LET OP: artikelen welke op deze wijze worden toegevoegd, dienen later (althans voordat deze in de winkel of webshop komen) in het menu ‘produkten’ gecompleteerd te worden. Het toevoegen van nieuwe artikelen in de inkooporder werkt als volgt: Nadat men de optie ‘nieuwe artikelen toevoegen’ heeft geselecteerd, verschijnt er een formulier waarin men 10 nieuwe artikelen tegelijk kan toevoegen en tegelijk het ingekochte aantal kan ingeven. In het eerste veld van de orderregel vult men de artikelcode van de leverancier in, zodat er . In het tweede veld de eigen artikelcode. LET OP dat men een code invult welke nog niet in gebruik is! In het derde veld vult men de naam van het artikel in. Vervolgens selecteerteen kleur, maattabel, seizoen en artikelgroep (categorie). Nadat de maattabel is geselecteerd, verschijnt er een maatboog waarin de ingekocht aantallen kunnen worden ingevuld. Tot slot vult men de inkoopprijs en consumentenprijs in. Het veld ‘markup’ dient louter als rekenhulp en hoeft derhalve niet verplicht ingevuld te worden. De overige velden zijn wel alle verplicht. Indien een artikel in meerdere kleuren wordt ingekocht, kunnen deze kleuren / artikelen in één artikel gegroepeerd worden. Indien men dit wenst, dient men op deze te groeperen regels een zelfde artikelcode en prijzen in te vullen en het vinkje bovenaan het formulier aan te zetten. Om de nieuwe artikelen aan te maken en deze aan de inkooporder toe te voegen, klikt men tot slot op ‘add’. Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de betreffende te verwijderen maatboog te klikken. Door onderin het formulier te klikken op ‘wijzig’ kunnen notities of opmerkingen bij de inkooporder worden gemaakt / opgeslagen. Nadat alle artikel aan de inkooporder zijn toegevoegd, rond men de inkooporder af door op ‘finish / pdf’ te klikken. Er wordt dan automatisch een printversie in PDF gegenereerd en de inkooporder krijgt de status - 25 -
‘in order’. Indien men de inkooporder (PDF) naar de leverancier wenst te mailen, dan dient het vinkje bij ‘send order’ te worden aangezet. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! Ook kunnen andere browsers als Internet Eplorer soms wel eens de reden zijn dat er geen PDF gegenereerd wordt. Met de knop ‘barcodes’ kan men voor alle artikelen die op de inkooporder staan barcodelabels genereren. Ter info: een inkooporder kan ook via het menu ‘produkten’ worden aangemaakt. Meer informatie hierover vindt men onder het desbetreffende menu.
ONTVANGEN GOEDEREN 13.1 HET MENU LIJST (ONTVANGEN GOEDEREN) Onder het menu ‘lijst’ komen alle ontvangen zendingen te staan. Door op een zending in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de ontvangen zending. Een ontvangen zending kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘no products added’, ‘in process’ en ‘checked in’. Wanneer er geen artikelen aan de ontvangen zending zijn toegevoegd, zal deze na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een ontvangen zending in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status ‘checked in’ betekent dat de ontvangen zending is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Wanneer er dan weer een deellevering op dezelfde inkooporder binnen komt, dient men een nieuwe ‘ontvangen zending’ te boeken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild.
13.3 HET MENU ZOEKEN (ONTVANGEN GOEDEREN) In het menu ‘zoeken’ kan men naast specifieke zoekacties in ontvangen zendingen ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de ‘zoek knop’. Met de knop ‘download CSV ’ wordt een overzicht van de ontvangen zendingen uitgesplitst naar artikelniveau gegenereerd.
13.3 HET MENU TOEVOEGEN (ONTVANGEN GOEDEREN) Alvorens men artikelen in de voorraad op kan nemen, dienen deze binnen geboekt te worden. Het binnen boeken van artikelen doet men door op ‘toevoegen’ te klikken en vervolgens de leverancier en inkooporder te selecteren. LET OP: inkooporders welke niet zijn afgerond (finish) kunnen niet geselecteerd worden. - 26 -
Nadat de gewenste inkooporder geselecteerd is, wordt er een voorbeeld van de inkooporder weergegeven waarin door middel van blauwe velden staat aangegeven welke aantallen van artikelen nog ontvangen dienen te worden. Indien de juiste inkooporder is gevonden, klikt men op ‘opslaan’. Vervolgens verschijnen de maatbogen van alle artikelen die op de geselecteerde inkooporder staan, waarbij in de blauwe controle velden het aantal nog te ontvangen artikelen staat aangegeven. Door eenvoudig de ontvangen aantallen in te vullen in de witte veldjes bij de corresponderende maten van het artikel en vervolgens op ‘add’ te klikken, worden artikelen binnen geboekt. Op dat moment zijn ze in de voorraad opgenomen. Indien er sprake is van meerdere filialen of een winkel met webshop waarbij sprake is van een gescheiden voorraadadministratie, is het van belang dat men alvorens op ‘add’ te klikken, de lokatie wordt geselecteerd waaraan de ontvangen artikelen moeten worden toebedeeld. De ingeboekte artikelen worden onderaan het formulier getoond, waarbij (indien van toepassing) en uitsplitsing per filiaal wordt weergeven. Wanneer men een fout heeft gemaakt bij het inboeken van artikelen, dan kan men eenvoudig de desbetreffende artikelen weer verwijderen door op het kruisje rechts achter de maatboog te klikken. De correcte aantallen kunnen dan opnieuw ingeboekt worden. Er kunnen eventueel opmerkingen / notities bij de ontvangen zending worden geplaatst door op de tekstlink ‘wijzig’ te klikken. Door op de knop ‘barcodes’ te klikken, worden alle ontvangen artikelen exact het juiste aantal barcodelabels gegenereerd. Hoewel niet noodzakelijk is het raadzaam om de ontvangen zending af te ronden door op ‘finish’ te klikken, waarna deze de status ‘checked in krijgt, waardoor deze niet telkens meer in de lijst wordt opgeroepen. Dit zorgt er voor dat de lijst overzichtelijk blijft. Uiteraard kan de geboekte zending dan nog wel worden opgevraagd door bovenin de lijst met ontvangen zendingen in de grijze balk het dropdown menu’s de te tonen lijst aan te passen.
RETOUREN 14.1 HET MENU LIJST (RETOUREN) Hoewel retouren van winkelverkopen ook in dit menu geboekt kunnen worden, is dit menu in beginsel bedoeld voor het boeken van retouren van weborders. Retouren van klanten welke niet in het systeem geregistreerd staan, kunnen hier niet geboekt worden. Onder het menu ‘lijst’ komen alle in dit menu geboekte retouren te staan. De retouren welke via het kassasysteem zijn geboekt, worden hier niet weergegeven. Door op een retour in de lijst te klikken, gaat men naar de details van de retour. Een retour kan een aantal statussen hebben, te weten: ‘new’, ‘in process’ en ‘afgerond’. Wanneer er geen artikelen aan de retour zijn toegevoegd, zal deze na een aantal uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een retour ‘in proces’ is, betekent dit dat er al artikelen in de retour staan en dat deze nog - 27 -
gewijzigd kan worden. De status ‘afgerond’ betekent dat de retour is afgerond en niet meer gewijzigd kan worden. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu’s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild.
14.2 HET MENU ZOEKEN (RETOUREN) In dit menu kan men retouren zoeken op trefwoord, klant of artikel. De werking van dit menu spreekt verder voor zich.
14.3 HET MENU TOEVOEGEN (RETOUREN) Een nieuwe retour boekt men door op ‘toevoegen’ te klikken en vervolgens de klant, het ordernummer of kassabon te selecteren en op ‘verder’ te klikken. Men komt dan in het formulier waarin de geleverde artikelen staan aangegeven. Door in het witte veld bij het retour ontvangen artikel / maat het aantal in te vullen en op ‘add’ te klikken, wordt het artikel toegevoegd aan de retour. Indien een artikel beschadigd is en niet terug in de voorraad kan worden opgenomen, dient het corresponderende vinkje te worden aangezet te worden alvorens men op ‘add’ klikt. Aan de rechterkant ziet men een omkaderd blokje waarin enkele details van de oorspronkelijke aankoop staan. Deze gegevens kunnen belangrijk zijn bij het afronden van de retour. Voor het kiezen van de retourbetaling zijn er een drietal opties, te weten; contant, overboeking en tegoedbon. De eerste 2 opties spreken voor zich. In het geval van een tegoedbon wordt er een creditnota gegenereerd waarop een unieke ‘tegoed’ code staat vermeld. Deze code kan bij een volgende aankoop gebruikt worden. Vervolgens ziet men zes aanvink velden waarvan de functie hieronder wordt omschreven. De optie ‘ruilen tegen een andere maat of kleur’ betekent dat het retour ontvangen artikel geruild wordt. Na het aanvinken verschijnt er een dropdown waarin het nieuwe artikel kan worden gekozen. Alleen artikelen die op voorraad zijn worden hierin getoond. LET OP: indien er meerdere artikelen geruild worden, dient voor elk artikel een aparte retourboeking gemaakt te worden. De optie ‘zet verzilverd spaartegoed terug’, betekent dat indien er bij de aankoop een spaartegoed van de klant in mindering is gebracht op het aankoopbedrag deze teruggezet wordt. De optie ‘zet spaartegoed op nul’, betekent dat de klant bestraft wordt voor het retour en dat diens spaartegoed wordt gereset. - 28 -
De optie ‘vergoed verzendkosten’ betekent dat wanneer bij de oorspronkelijke aankoop verzendkosten in rekening zijn gebracht, deze geretourneerd worden. De optie ‘vergoed retourzending’ betekent dat de kosten voor retourzending vergoed worden. Hierbij wordt hetzelfde bedrag gehanteerd als wat berekend wordt bij de verzendkosten. Indien deze dus nihil zijn dan zal het aanvinken van deze optie geen enkel effect hebben. Met de optie ‘bereken retourkosten’ kan men een vrij bedrag voor retourkosten opgeven. LET OP: decimalen worden aangegeven door middel van een punt en niet door een komma! Er kunnen eventueel opmerkingen / notities bij de retour worden geplaatst door op de tekstlink ‘wijzig’ te klikken. Door op ‘afronden’ te klikken, wordt de retour geboekt en afgesloten. Tegelijkertijd wordt er een creditnota gegenereerd in PDF. Indien het een ruiling voor een weborder betreft, dan zal er een nieuwe weborder worden aangemaakt waarin het in ruil te ontvangen artikel staat. Deze kan vervolgens in het menu ‘weborders’ als een normale weborder worden afgehandeld.
15.1 HET MENU RAPPORTAGES In het menu ‘rapportages’ kunnen dagoverzichten of periodieken van verkopen of inkopen voor alle artikelgroepen worden gegenereerd. Door bovenin het formulier op ‘filter’ te klikken, verschijnen er een aantal dropdowns. Met deze dropdowns kunnen selecties voor artikelen maar ook voor periodes worden ingesteld. Door op ‘toon resultaten’ te klikken, wordt er een overzicht op het scherm getoond waarin alle verkochte / ingekochte artikelen staan weergegeven. Aan de rechterzijde onder ‘accountancy export’ kan men een CSV / Excel bestand genereren. Door in de dropdown met de tekst ‘groepeer op’ een periode te kiezen, verschijnt er een veld waarin de gewenste kolommen door middel van vinkjes kunnen worden aangegeven. LET OP: bij de berekening van de afschrijving op de voorraad wordt uitgegaan van een gemiddelde van 10 procent per kwartaal teruggerekend naar dagen. In het eerst kwartaal zal het percentage derhalve fractioneel lager zijn als in het laatste kwartaal.
- 29 -
LAYOUT & VORMGEVING 16.1 HET “MENU” MENU INSTELLINGEN Onder ‘menu instellingen’ ziet men een vereenvoudigde weergave van de bovenkant en onderkant van de website / webshop met daarin alle menu opties. Om een menu-optie te wijzigen, klikt men hierop en wordt een pop-up geopend waarin alle instellingen voor die menu-optie gewijzigd kunnen worden. In het eerste veld bij ‘menu naam’ vult men de naam van de menu-optie in. Deze mag niet te lang zijn omdat anders het webdesign uit het verband wordt getrokken. Bij ‘type menu item’ selecteert men het type menu. Er zijn een 4 opties mogelijk, te weten; Een ‘hoofdmenu’ zijn de menu-opties naast de ‘home’ knop en lopen veelal over de volle breedte van de pagina. Een ‘submenu’ is een menu-optie welke onder een hoofdmenu hangt en meestal in een uitklapmenu geopend kan worden. Indien deze optie wordt geselecteerd, verschijnt een dropdown waarin moet worden aangegeven onder welk hoofdmenu het submenu komt. Een ‘statisch menu’ zijn de menu-opties rechtsboven in de pagina naast of op de plaats van het winkelmandje. Een ‘footer menu’ zijn de menu-opties onderaan de pagina. Deze zijn afhankelijk van het ontwerp onderverdeeld in 4 of 8 blokken. Bij ‘doel van de pagina’ dient te worden aangeven wat er gebeurd als een bezoeker op de menu knop of link klikt. Er zijn 7 opties mogelijk, te weten; De optie ‘html pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina binnen de website / webshop gaat welke opgemaakt is met de editor (zie 16.3). Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘gekoppelde pagina’ waarin een pagina moet worden gekoppeld. De optie ‘template pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina binnen de website / webshop gaat welke is opgebouwd met de ‘template’ functie (zie 16.2). Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘gekoppelde template’ waarin een ‘template’ moet worden gekoppeld. De optie ‘html pagina in lightbox’ betekent dat de bezoeker op dezelfde pagina blijft, maar dat de gekoppelde pagina in een zogenaamde ‘lightbox’ wordt geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnen er 2 nieuwe dropdowns. In de eerste dient de gekoppelde pagina te worden geselecteerd en in de tweede dienen de kenmerken van de lightbox te worden opgegeven. Deze geeft men op door eerst de breedte in pixels op te geven gevolgd de hoogte in pixels. Vervolgens geeft men met een ‘0’ of een ‘1’ aan of men een scrollbalk in de lightbox wil. Deze getallen dienen gescheiden te worden door een komma. De optie ‘collectie’ betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaald merk in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de collectie / het merk geselecteerd moet worden. - 30 -
De optie ‘categorie betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaalde categorie in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de categorie of subcategorie geselecteerd moet worden. De optie ‘product’ betekent dat de bezoeker naar de detailpagina van een bepaald artikel in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin het artikel geselecteerd moet worden. De optie ‘html pagina nieuw venster’ betekent dat de bezoeker naar een pagina of link binnen of buiten de website / webshop gaat. Er wordt dan een nieuw venster geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een tekstveld met de tekst ‘externe pagina’ waarin de volledige link / url (inclusief http://) moet worden opgegeven. Bij ‘achtergrond afbeelding’ kan de achtergrond van de website voor elk menu individueel worden ingesteld. Indien de gekozen afbeelding te klein is, zal deze niet schermvullend worden opgerekt, maar horizontaal en vertikaal herhaald worden (tegelen). Bij ‘positie / volgorde’ kan men aangeven in welke volgorde een menu-optie getoond moet worden. TIP: geef hoofdmenu’s altijd een nummer met tientallen (bijv. 10, 20, enz). Hierdoor kan men eenvoudig eventuele submenu’s tussen voegen. Bij ‘meta title’ vult men in enkele woorden (maximaal 65 posities)in waar de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt) over gaat . LET OP: deze tekst is essentieel om gevonden te worden in zoekmachines. Schrijf dus pakkende en treffende woorden en laat dit veld nooit open! Bij ‘meta omschrijving’ geeft men in maximaal 20 woorden samenvattend aan, waar de pagina inhoud van de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt) over gaat. Noem in ieder geval de woorden waarop men gevonden wil worden en doe dit in zinsvorm. Bij ‘meta keywords’ geeft men in maximaal 10 trefwoorden op voor de inhoud van de pagina (welke de bezoeker op zijn scherm krijgt). De trefwoorden worden door een komma gescheiden. Noem in ieder geval woorden die op de pagina staan en waarop men gevonden wil worden. Met het vakje bij ‘actief’ kan de menu-optie worden gedeactiveerd en later weer worden geactiveerd. Een niet actieve menu-optie wordt niet in de website / webshop getoond. Met de knop ‘download QR-code’ kan men een QR-code met de link van de webpagina genereren. Voor het menu aan de onderkant van de website / webshop kunnen de titels bij ‘foot 1’ tot en met ‘foot 4’ gewijzigd worden door eenvoudig de tekst aan te passen en op de ‘tab toets’ te drukken. Indien er sprake is van een meertalige website / webshop, kan men door op het corresponderende vlaggetje te klikken, de relevante vertalingen voor de tekstvelden opgeven.
16.2 HET MENU TEMPLATES Een ‘template’ is een pagina welke wordt opgemaakt volgens het zogenaamde boxen (blokken) principe, waarbij voor elke ‘box’ apart de opmaak, inhoud en andere functies kunnen worden ingesteld. Het voordeel hiervan is dat men zonder kennis van html toch een grafisch uiterst professionele opmaak van pagina’s kan maken. Dit laatste is met de ‘editor’ een stuk lastiger. - 31 -
Wanneer men dit menu binnenkomt, staat standaard altijd de eerste ‘template’ geselecteerd. De opmaak van de ‘template’ wordt dan onder als voorbeeld weergegeven. Met de eerste dropdown kan men de ‘template’ selecteren welke men wil bewerken. Door op de knop ‘kopieer template’ te klikken wordt de volledige ‘template’ met alle ‘boxen’ gekopieerd naar het eerst vrije nummer. Indien men de inhoud van een ‘template’ naar een bestaande ‘template’ wil kopiëren, dient men in de volgende dropdown de doeltemplate te selecteren. Met de knop ‘nieuwe box’ kan een nieuw blok worden aangemaakt welke naar keuze in een nieuwe of bestaande ‘template’ geplaatst kan worden. De instellingen voor het aanmaken of wijzigen van een box, worden hieronder uitgebreid uitgelegd. Een ‘template’ kan alleen gewist worden door alle boxen in de ‘template’ te wissen. Men kan een ongelimiteerd aantal ‘templates’ aanmaken. Om een ‘box’ (blok) te wijzigen, klikt men dat aan. Er wordt dan een pop-up (lightbox) geopend waarin alle velden voor de instellingen van desbetreffende box staan. Het eerste veld bij ‘boxnr.’ kan nooit worden gewijzigd en is verder ook niet van belang. Het tweede veld bij ‘volgorde’ is wel belangrijk en bepaalt de volgorde waarin de ‘boxen’ op het scherm komen. Een wijziging in de volgorde kan grote consequenties hebben voor wijze waarop de ‘boxen’ worden gepositioneerd (zie hieronder bij uitlijning). In de dropdown bij ‘selecteer template’ dient te worden aangegeven in welke ‘template’ de ‘box’ moet komen. In de dropdown bij ‘afbeelding in box’ dient men aan te geven of men er tekst in wil plaatsen, een slideshow (foto slider) of een afbeelding. In het laatste geval dient de gewenste afbeelding te worden geselecteerd. Voor een slideshow geldt dat deze slechts één keer in een template mag voor komen. LET OP: zorg ervoor dat de geselecteerde afbeelding deze breedte / hoogte verhouding heeft als de box, daar de afbeelding anders ernstig zal vervormen. Bij ‘doel box’ dient te worden aangeven wat er gebeurd als een bezoeker op de klikt. Er zijn 8 opties mogelijk, te weten; De optie ‘afbeelding’ tekent dat er een afbeelding op groot formaat in een lightbox wordt geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘te openen afbeelding’ waarin een afbeelding moet worden geselecteerd. De optie ‘html pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina binnen of buiten de website / webshop gaat. Indien het een externe pagina is, zal deze in een nieuw venster worden geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘gekoppelde pagina’ waarin een pagina moet worden geselecteerd. De optie ‘html pagina in lightbox’ betekent dat de bezoeker op dezelfde pagina blijft, maar dat de gekoppelde pagina in een zogenaamde ‘lightbox’ wordt geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnen er 2 nieuwe dropdowns. In de eerste dient de gekoppelde pagina te worden geselecteerd en in de tweede dienen de kenmerken van de lightbox te worden opgegeven. Deze geeft men op door eerst de breedte in pixels op te geven gevolgd de hoogte in pixels. Vervolgens geeft men met een ‘0’ of een ‘1’ aan of men - 32 -
een scrollbalk in de lightbox wil. Deze getallen dienen gescheiden te worden door een komma. De optie ‘produkt collectie’ betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaald merk in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de collectie / het merk geselecteerd moet worden. De optie ‘produkt categorie betekent dat de bezoeker naar het artikeloverzicht van een bepaalde categorie in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin de categorie of subcategorie geselecteerd moet worden. De optie ‘produkt details’ betekent dat de bezoeker naar de detailpagina van een bepaald artikel in de webshop gaat. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een nieuwe dropdown waarin het artikel geselecteerd moet worden. De optie ‘externe pagina’ betekent dat de bezoeker naar een pagina of link buiten de website / webshop gaat. Er wordt dan een nieuw venster geopend. Wanneer deze optie wordt geselecteerd, verschijnt er een dropdown met de tekst ‘gekoppelde pagina’ waarin een pagina moet worden geselecteerd. Ook kan in het tekstveld daaronder nieuwe link / url (inclusief http://) worden opgegeven. De optie ‘keyword cloud’ hoort eigenlijk bij de inhoud van de box. Dit betekent dat de inhoud van de ‘box’ gevuld wordt met trefwoorden (zie 17.3). Het tekstveld bij ‘titel / tekst’ heeft een tweetal functies. Wanneer de inhoud van een ‘box’ een afbeelding is, dient hier de zogenaamde ‘alt tekst’, zeg maar de titel van de afbeelding in gezet te worden. Indien bij de inhoud van de ‘box’ voor tekst gekozen is, dient hier de gewenste tekst, eventueel met html-opmaak te worden geplaatst. Als hulpmiddel voor gewenste html-opmaak kan men dan de editor oproepen door op tekstlink ‘editor’ te klikken. Bij het veld ‘ronde hoeken’ kan men aangeven welke hoeken een ronding mogen hebben. Door de ALT-toets ingedrukt te houden, kan men meerdere hoeken selecteren. Bij ‘radius hoeken’ geeft men in het geval van ronde hoeken aan hoeveel graden de hoeken moet zijn, waarbij ‘lb’ staat voor linksboven, ‘rb’ voor rechtsboven enzovoort. Indien men een kader om de ‘box’ wil hebben, geeft men dit bij ‘rand stijl’ aan. Wanneer er een ‘rand’ is geselecteerd, verschijnen er een tweetal velden waarin de dikte en de kleur van de rand kan worden ingesteld. Bij ‘kleur achtergrond / letters’ kan men zowel de achtergrondkleur als de letterkleur instellen. Door het vinkje achter deze velden aan te zetten, wordt de ‘box’ transparant en kan men door de ‘box’ heen kijken en de achtergrond van de website zien. Bij ‘achtergrond afbeelding’ kan men de ‘box’ van een achtergrond voorzien. Dit heeft alleen nut wanneer de inhoud van de box alleen tekst is. De tekst wordt dan als het ware op de afbeelding geplaatst. Bij ‘breedte * hoogte box’ stelt men de hoogte en breedte in pixels in. Ter indicatie, de website / body is ongeveer 1000 pixels breed. - 33 -
Bij ‘afstand rand’ kan men aangeven hoeveel pixels de inhoud van de ‘box’ van de rand moet staan. Hiermee kunnen in combinatie met randen leuke effecten worden gecreëerd, zoals diepere kaders om afbeeldingen. Bij ‘marge bovenkant’ stelt men in hoeveel afstand in pixels de ‘box’ aan de bovenkant moet hebben. Bij ‘marge links’, wat afhankelijk van de instelling bij de volgende dropdown ook ‘marge rechts’ kan zijn, stelt men in hoeveel afstand in pixels de ‘box’ links of rechts moet hebben. Voor de instelling ‘uitlijning (float)’ is een korte uitleg van het zogenaamde ‘float principe’ nodig. Float wat zweven betekent, is niets meer als dat boxen gestapeld worden. Dit gebeurt standaard altijd van boven naar onder en begint tegen de linkerkant aan, tenzij de uitlijning op rechts staat ingesteld. Indien er op links al een ‘box’ staat en er rechts nog voldoende ruimte is voor de volgende ‘box’, zal deze ernaast worden geplaatst. Echter wanneer er onvoldoende ruimte is, zal deze eronder worden geplaatst. Er is echter een probleem wanneer de eerste 2 boxen tezamen even hoog zijn als de derde box en deze links onder elkaar wil plaatsen terwijl de derde hoge ‘box’ rechts daarnaast geplaatst moet worden. In dat geval is de oplossing om de derde box op rechts uit te lijnen (float) en in volgorde na de eerste ‘box’ te laten komen. Tot slot kan een box worden verwijderd door onder linksonder op het kruisje te klikken.
16.3 HET MENU EDITOR Met de ‘editor’ kan men html-pagina’s maken welke bij ‘menu instelling’ (zie 16.1) gekoppeld kunnen worden aan een menu-optie. Daarom volgt nu allereerst even een korte uitleg van een ‘editor’ nu eigenlijk is en doet. Wel een ‘editor’, eigenlijk een ‘html-editor’ is niets meer als een soort ‘Word’ programma dat teksten met opmaak en afbeeldingen omzet naar html-codes, waardoor deze door alle webbrowsers gelezen kan worden. Door linksboven in de werkbalk van de editor op de knop ‘code’ te klikken, kan men de html-versie van uw pagina zien. Daar er onnoemelijk veel functies in de werkbalk van de ‘editor’ zijn ingebouwd, zullen deze hier niet allemaal worden uitgelegd en wordt volstaan met enkel de belangrijkste functies.
3
2
4
1 1. Teksten opmaken: In de werkbalk van de ‘editor’ staan diverse knoppen waarmee men de opmaak van tekst kan aanpassen. Men kan deze opmaak mogelijkheden het best onder de knie krijgen door het spelenderwijs uit te proberen. Wat wel belangrijk is om te weten is dat wanneer men de ‘enter’ toets gebruikt er in de editor een nieuwe paragraaf zal worden gemaakt. Voor een nieuwe regel dient men de toetscombinatie ‘shift+enter’ te gebruiken.
- 34 -
TIP: indien men de tekst vanuit een Word document wil plakken, doe dit dan door de tekst eerst in een ‘wordpad’ bestandje te plakken. Hierdoor worden alle vreemde opmaak codes verwijderd welke door Word worden toegevoegd. 2. Afbeeldingen invoegen en bewerken: Het invoegen van afbeeldingen kan op 2 manieren. De eerst methode is door op de afbeeldingsknop [4] in de werkbalk te klikken. Er opent dan een dialoog waarin men de link / url van de afbeelding kan plakken, alsmede overige instellingen zoals hoogte, breedte en uitlijning kan opgeven. De te plakken link / url van de afbeelding kan men eenvoudig vinden door bovenin op ‘filemanager’ te klikken. Er wordt dan een pop-up geopend waarin men de gewenste afbeelding kan zoeken. Ga met de muis over de afbeelding en klik op ‘info’. Wanneer men vervolgens de toetscombinatie “CTRL+C” intikt, is de link / url gekopieerd en kan deze bij ‘url’ in de afbeeldingsdialoog geplakt worden. De tweede methode is door bovenin op ‘filemanager’ te klikken. Er wordt dan een pop-up geopend waarin men de gewenste afbeelding kan zoeken. Ga met de muis over de afbeelding en klik op ‘enlarge’. Gebruik vervolgens de rechtermuisknop om de afbeelding te kopiëren en plak deze vervolgens in de editor op de plaats waar men deze in de pagina wil hebben. TIP: de instellingen voor een afbeelding in de editor kunnen eenvoudig worden aangepast door met de muis boven de afbeelding te gaan staan en met de rechtermuisknop het desbetreffende menu te openen. LET OP: zorg ervoor dat bij alle afbeeldingen die men met behulp van de editor in webpagina’s plaatst, het veld bij ‘alternatieve tekst’ ingevuld is. Een korte omschrijving van de afbeelding is al voldoende. 3. Links maken: Wanneer men links naar andere webpagina’s in de tekst of onder afbeeldingen wil plaatsen, klik dan op de ‘linkknop’ [3]. Er wordt dan een dialoog geopende waarin men in het veld ‘url’ de gewenste link / url kan plakken. LET OP: wanneer de link verwijst naar een webpagina buiten de eigen website / webshop, zet het ‘doelvenster’ dan altijd op ‘nieuw venster’. Hiermee voorkomt u dat bezoekers de website / webshop voortijdig verlaten. 4. Tabellen maken: In sommige gevallen is het nodig om tabellen aan te maken omdat men anders geen opmaak met kolommen kan maken of teksten niet mooi gepositioneerd krijgt. Een tabel kan worden ingevoegd door op de corresponderende knop [4] te klikken. TIP: de instellingen voor reeds ingevoegde tabellen kunnen eenvoudig worden aangepast door met de muis boven de tabel te gaan staan en met de rechtermuisknop het desbetreffende menu te openen.
- 35 -
Alvorens men een pagina gaat opmaken of wijzigen, dient men in de bovenste dropdown de pagina te selecteren die u wilt wijzigen of voor de optie ‘nieuwe pagina’ te kiezen. In het geval men voor de laatste optie kiest, dient bij het volgende veld een naam voor de pagina op te geven. LET OP: kies een korte herkenbare naam zonder leestekens en liefst zonder spaties! Vervolgens geeft men in de onderste dropdown aan in welke taal het document gemaakt is. Wordt hier geen keuze gemaakt, dan zal altijd voor Nederlands gekozen worden. Na deze stappen kan men beginnen met het maken van een pagina in de ‘editor’ zoals hierboven omschreven. Pagina’s kunnen verwijderd worden door rechtsboven op de knop ’pagina’s wissen’ te klikken. LET OP: wanneer men pagina’s verwijdert die nog aan een menu gekoppeld zijn, zal dit menu voor bezoekers zichtbaar niet meer functioneren.
16.4 HET MENU VORMGEVING In de het menu ‘vormgeving’ kan bijna de gehele vormgeving van de website / webshop in enkele handelingen worden aangepast. Daar de website / webshop in beginsel wordt opgeleverd met het gewenste design, zullen er in dit menu bijna nooit (grote) aanpassingen nodig zijn. Om voormelde reden en de uitgebreidheid van dit menu, zal hieronder worden volstaan met een uitleg van de belangrijkste functies: Tabblad ‘algemeen’ Met de dropdown ‘achtergrond afb.’ kan voor de gehele website / webshop een afbeelding als achtergrond worden ingesteld. Als de afbeelding groot genoeg is, zal deze uitgerekt worden over de gehele pagina, zo niet dan zal de afbeelding getegeld worden weergegeven. In het veld ‘hoofd achtergrondkleur’ kan de achtergrond voor de website / webshop ingesteld worden middels een zogenaamde ‘colorpicker’. In de velden ‘kleur header / letters’ kan men door middels van een colorpicker de achtergrondkleur en de letterkleur voor de header (bovenkant)worden gekozen. Wanneer het vakje achter de beide velden wordt aangevinkt, zal de achtergrond transparant worden. Vervolgens kan het type letter, de grootte en dikte worden ingesteld. Bij ‘radius hoeken’ kan men indien er ronde hoeken zijn gewenst, de mate van ronding worden ingesteld.
Tabblad ‘hoofdmenu’ Tabblad ‘submenu’ Tabblad ‘body’ Tabblad ‘footer’ Tabblad ‘artikeloverzicht’ - 36 -
Tabblad ‘artikeldetails’ LET OP: wanneer men de exacte werking van dit menu niet kent, schrijf dan alle instellingen op voordat men begint met aanpassingen door te voeren! Dit voorkomt grote problemen.
- 37 -
16.5 HET MENU SLIDESHOWS Een ‘slideshow’ is een blok op een pagina waarin afbeeldingen elkaar afwisselen doordat deze van rechts naar links schuiven. Overigens kan een ‘slide’ ook uit louter tekst bestaan. Wanneer men er voor heeft gekozen om in een ‘template’ een ‘slideshow’ weer te geven, dan kan men in dit menu de individuele ‘slides’ instellen. In principe is het mogelijk om een onbeperkt aantal ‘slides’ in een slideshow weer te geven, maar dit is niet echt aan te raden omdat daarmee de laadtijd van de pagina te lang wordt. Het is dan ook raadzaam om maximaal 5 slides in één slideshow te doen. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: In het eerste veld (dropdown) dient men de afbeelding voor de ‘slide’ te selecteren. In het volgende veld geeft men de tekst bij de afbeelding op. Deze wordt niet getoond aan de bezoeker, maar is wel essentieel voor zoekmachines. Omschrijf dus kort wat er op de afbeelding staat! In het derde veld ‘link voor afbeelding’ dient de link / url te worden ingevuld van de pagina waar de bezoeker naar toe gaat, wanneer men op de afbeelding klikt. Dit dient een volledige link te zijn, dus inclusief ‘http://’. TIP: een eenvoudige wijze om de juiste link in het veld te krijgen, is om naar de doelpagina te gaan en de link in de browser te kopiëren en vervolgens in dit veld te plakken. In het vierde veld ‘volgorde’ kan de volgorde waarin de ‘slides’ op het scherm komen, worden ingesteld. In het laatste veld ‘nummer slideshow’ kan worden aangegeven in welke ‘slideshow’ de desbetreffende ‘slide’ getoond moet worden. Het is namelijk mogelijk om in meerdere templates een ‘slideshow’ weer te geven. Voorwaarde is dan wel dat de grootte en positie van de ‘slideshow’ in elke template hetzelfde is. Indien men in het eerste veld kiest voor de optie ‘alleen tekst’, krijgt het tweede veld een andere functie. In dat geval dient hier een tekst te worden opgegeven welke kan worden opgemaakt met html-codes. TIP: wanneer men niet bekend is met html-codes, kan men de editor (zie 16.3) gebruiken als hulpmiddel. Dit doet men door in de editor de gewenste tekst op te maken, vervolgens in de editor zelf linksboven op ‘code’ te klikken en kopieer deze code in het veld in het tweede veld van de ‘slide’.
16.6 HET MENU FILEMANAGER De filemanager is een hulpmiddel om eenvoudig bestanden op de server te uploaden en te beheren. Wanneer men dit menu opent, komt men direct in de map afbeeldingen op de server. In deze map staan altijd een aantal standaard mappen en bestanden welke door het systeem gebruikt worden. Deze kunnen / mogen niet verwijderd of gewijzigd worden. Zo mogen in de mappen ’collections’, ‘products’ en ‘colors’ geen bestanden geupload worden. De indeling van de mappen en bestanden is een beetje het zelfde als men gewend is van ‘Windows’. Door op ‘new folder’ te klikken, kan een nieuwe map worden aangemaakt. - 38 -
LET OP: gebruik in de naam van een nieuwe map geen leestekens! TIP: wanneer u bestanden upload voor de website / webshop, maak hiervoor dan meerdere mapjes aan met herkenbare namen (bijvoorbeeld voor elke pagina of collectie een apart mapje). Bij ‘upload file’ kan men 5 bestanden tegelijk uploaden voor alle mappen is de maximale grootte voor bestanden 500kb, met uitzondering van de map ‘downloads’ waar de maximale grootte 9,5mb is. Het kan voor komen dat bij het tegelijk uploaden van 5 grote bestanden, een time-out melding komt. In dat geval dient u minder bestanden tegelijk te uploaden. Nadat men een te uploaden bestand heeft geselecteerd, verschijnt er aan de linkerzijde een veld met de tekst ’Name file’. Dit behoeft enige uitleg. Wanneer men normaal een bestand naar de server upload, staat dit bestand alleen nog maar fysiek op de lokatie waar men het geupload heeft. Echter om een bestand eenvoudig te kunnen selecteren voor bijvoorbeeld een template of slider, dient er een koppeling met naam van dit bestand te worden opgeslagen in de database. Dit doet men door in het zojuist verschenen veld een naam in te geven. Overigens is dit alleen van toepassing op afbeeldingen en niet andere bestanden. LET OP: gebruik in de naam van een bestand nooit leestekens! Na het uploaden van bestanden worden deze automatisch zichtbaar in de map waarin deze geupload zijn. Wanneer men met de muis over een geupload bestand gaat, verschijnen er een aantal knoppen, te weten; Met de knop ‘delete’ kan een bestand gewist worden. Wanneer een afbeelding nog ergens in een template gebruikt wordt, kan deze nooit gewist worden. Met de knop ‘rename’ kan een naam van een afbeelding in de database (zie uitleg hierboven) worden toegevoegd of gewijzigd. Door de naam in het veld te wijzigen of toe te voegen, wordt deze zodra men met de muis het veld verlaat, opgeslagen. Tijdens het wijzigen van dit veld dient men dus met de muis in het vakje te blijven staan! Met de knop ‘enlarge’ wordt de afbeelding op ware grootte op het scherm getoond, tenminste als deze niet groter is als de schermafmeting. De functie is tevens erg handig wanneer men een afbeelding in de editor (zie 16.3 of 18.2) wil gebruiken. Dit doet men eenvoudig door met de rechter muisknop boven de (vergrote) afbeelding te gaan staan en voor ‘kopiëren’ te kiezen. Vervolgens plakt (CTRL+V)men de afbeelding weer in de editor op de plaats waar men de afbeelding wil hebben. Met de knop ‘info’ krijgt men alle informatie over het bestand te zien. Zoals men ziet is de volledige link naar de afbeelding reeds geselecteerd (blauw). Door op CTRL+C te klikken, kopieert men deze link en kan men deze elders weer plakken, zoals bijvoorbeeld in afbeeldingsdialoog van de editor. De volgend bestanden (extensies) kunnen geupload worden: “.jpg”, “.jpeg”, “ .png”, “.gif”, “ .pdf”, “.doc”, “.docx”, “.xls”, “.xlsx”, “.mp3” en “.mp4”.
16.7 HET MENU E-MAIL TEKSTEN In dit menu kunnen een zevental standaard teksten aangepast worden. De optie ‘voettekst algemeen’ is de tekst onder e-mails en dergelijke, welke elders niet ingesteld kunnen worden.
- 39 -
De optie ‘koptekst facturen’ is de standaard tekst met eventueel een logo bovenaan de PDF facturen. De optie ‘voettekst facturen’ is de standaard tekst, meestal de bedrijfsgegevens, onderaan de PDF facturen. De optie ‘tekst mail inkooporder’ is de standaard tekst van de e-mail waarin als bijlage de inkooporder in PDF wordt verstuurd. Door het tekstfragment [contact_person] te plaatsen waar men de naam van de contactpersoon wil gebruiken, kan de e-mail persoonlijk aan iemand gericht worden. De optie ‘tekst shortmails’ is de standaard tekst die gebruikt wordt wanneer men op het icoontje met de envelop in de diverse lijsten klikt. De tekst [contact_person] wordt vervangen door de naam van de geadresseerde en de tekst [message] wordt vervangen door het bericht wat men naar de ontvanger stuurt. Onder en boven deze e-mail worden altijd nog de teksten / opmaak geplaatst die bij de volgende 2 opties worden ingesteld. Dit hoeft hier dus niet ingesteld te worden! De optie ‘koptekst mails’ is de standaard tekst, meestal met logo, welke boven alle e-mails wordt gebruikt. De optie ‘voettekst mails’ is de standaard tekst, meestal de bedrijfsgegevens, welke onder alle e-mails wordt gebruikt. Meer over de werking van de editor waarin teksten, afbeeldingen en opmaak kan worden aangepast, vindt men onder 16.3
16.8 HET MENU BARCODES In dit menu kunnen de instellingen van de barcodes worden gewijzigd. Veelal zal dit niet nodig zijn omdat het ontwerp van de barcodes door ons bij oplevering reeds worden ingesteld voor de gewenste labels. Desalniettemin kan men indien nodig hier kleine aanpassingen aan de instellingen doen. TIP: schrijf voordat u wijzigingen door voert, de oorspronkelijk instellingen op.
- 40 -
MARKETING 17.1 HET MENU RSS NIEUWS / BLOG In dit menu kan men korte berichten in ‘blog’ vorm op de website / webshop plaatsen. Door in de bovenste dropdown voor ‘nieuw bericht’ te kiezen, kan er een nieuw bericht worden aangemaakt. Een eerder aangemaakt bericht kan worden gewijzigd door het te wijzigen artikel te selecteren. Indien een nieuw bericht wordt aangemaakt, dient men de titel van het bericht op te geven alsmede een korte omschrijving. Vervolgens kan men in de editor de gewenste tekst toevoegen en opmaken. Voor een uitleg over de werking van de editor wordt verwezen naar 16.3 Om een aangemaakt bericht op de website / webshop te plaatsen dient het vinkje voor ‘actief’ te worden aangezet. Indien men het bericht naar alle klanten wil versturen , in de vorm van een korte nieuwsflits dan dient het vinkje voor ‘verzend mail’ te worden aangezet. Wanneer er een koppeling met Facebook is, dan kan men door het aanzetten van het vinkje voor ‘FB wall’ het aangemaakte bericht direct op tijdlijn van de Facebook pagina plaatsen.
17.2 HET MENU WEBSTATISTIEKEN In dit menu kan men eenvoudig de bezoekersstatistieken van de website / webshop in zien ten behoeve van SEO activiteiten. Door op de tekstlink ‘naar statistieken’ te klikken, kan men de gewenste data oproepen. De functies van deze optie zijn vrij uitgebreid, echter voor de handliggend. Men leert een en ander het beste kennen, door het gewoon uit te proberen. Omdat het hier slechts om een informatieve functie gaat, is een verdere uitleg dan ook niet nodig.
17.3 HET MENU KEYWORD CLOUD Indien er sprake is van een website / webshop en de module ‘dynamische keywords’ is afgenomen, dan kan men deze in dit menu beheren. Omdat de keywords volledig automatisch worden gegenereerd uit de inhoud van de website / webshop is de ‘keyword cloud’ slechts beperkt aan te passen. Het principe is dat hoe vaker trefwoorden in de website / webshop voor komen, des te groter deze worden weergegeven. Met het bovenste veld kan men het aantal getoonde trefwoorden instellen. In de zogenaamde ‘font’ velden kan men de grootte en kleur van de woorden instellen, waarbij font 6 staat voor de meest voorkomende trefwoorden. Wanneer er ongewenste woorden in de ‘keyword cloud’ staan dan kan men deze op de blacklist zetten door op het desbetreffende woord in het voorbeeld te klikken. Woorden welke op deze wijze in de blacklist zijn geplaatst, worden niet meer getoond en kunnen ook niet meer worden teruggezet.
17.4 HET MENU KORTINGEN EN ACTIES. In dit menu kan men kortingen en regels voor spaarkaarten of waardebonnen instellen. Via de bovenste dropdown bepaalt men wat men wil instellen. De drie beschikbare opties worden hieronder uitgelegd.
- 41 -
Regels voor kadobonnen en vouchers In het eerste veld kan men het minimum bestedingsbedrag invullen voor de verzilvering van een kadobon of voucher. Veelal zal dit op nihil staan. Onder ‘surplus’ kan men aangeven wat er met een eventueel overschot van een kadobon of waardebon moet gebeuren. De mogelijke opties spreken voor zich. Onder ‘geldigheid’ vult men in hoeveel dagen een kadobon of waardebon na uitgifte geldig is. Vul alleen een aantal in omdat de tekst ‘dagen’ automatisch wordt toegevoegd. Tot slot vult men in of kadobonnen en waardebonnen al dan of niet op afgeprijsde artikelen verzilverd kunnen worden. Regels voor spaarkaarten Onder ‘min. bedrag’ vult men het minimale aankoopbedrag in wat vereist is om voor een toevoeging aan het spaarsaldo in aanmerking te komen. Onder ‘korting’ vult men het percentage in dat over het bestedingsbedrag wordt berekend om aan het spaarsaldo toe te voegen. Wanneer men alleen een getal invult zonder het percentage teken, dan zal een absoluut bedrag worden genomen. Let op: decimalen worden ook hier aangegeven door middel van een punt. Onder ‘samenloop’ geeft men aan of er ook spaartegoed wordt opgebouwd over afgeprijsde artikelen of niet. Onder ‘geldigheid’ geeft men aan hoeveel dagen een opgebouwd saldo blijft staan. Vul alleen een aantal in, de tekst ‘dagen’ wordt automatisch toegevoegd. Onder ‘uitkering’ geeft men aan of de verzilvering van spaarsaldi bij de eerst volgende aankoop kan gebeuren, deze is uitgesteld tot een nader te bepalen datum of dat er verzilverd kan worden wanneer het spaarsaldo een bepaald bedrag bereikt heeft. Onder ‘ingang’ kan men aangeven vanaf welke datum de verzilvering van het opgebouwde tegoed mogelijk is. Dit is alleen nodig als er onder ‘uitkering ’ voor ‘uitgesteld’ is gekozen. Onder ‘duur’ geeft men aan binnen hoeveel dagen na de ingangsdatum de spaarsaldi verzilverd kunnen worden. Voorwaarde hiervoor is dat de uitkering op uitgesteld staat en de ingangsdatum correct is ingevuld. Vul alleen een aantal in, de tekst ‘dagen’ wordt automatisch toegevoegd. Onder ‘spaarkaart vol’ geeft men aan boven welke bedrag het spaartegoed altijd verzilverd kan worden (m.a.w. wanneer de spaarkaart vol is). Dit is alleen nodig als er onder ‘uitkering ’ voor ‘een bereikt spaartegoed’ is gekozen. Onder ‘over sales’ wordt aangegeven of opgebouwde tegoeden te verzilveren zijn op afgeprijsde artikelen of niet.
- 42 -
Tijdelijke kortingsacties Artikelen kunnen eenvoudig op artikelniveau afgeprijsd worden door in het artikelformulier de actieprijs aan te passen. Echter om grote groepen artikelen af te prijzen zou dit veel te omslachtig zijn. Daarom kan men in dit menu eenvoudig kortingsacties aanmaken voor groepen van artikelen. Wanneer men de optie ‘tijdelijke kortingsacties’ kiest komt er rechts naast het de bovenste dropdown een selectieveld bij, waarin men een kortingsactie (naam) kan selecteren of een nieuwe actie kan aanmaken. Indien men voor een nieuwe actie kiest, vul dan zorgvuldig een korte naam de actie in en gebruik maximaal 3 woorden omdat deze naam op kassabonnen en / of in de webshop gebruikt wordt. De naam kan na opslaan ook niet meer gewijzigd worden. Onder ‘min bedrag’ geeft men aan wat het minimale aankoopbedrag is, om voor de kortingsactie in aanmerking te komen. Onder ‘korting’ vult men het percentage van de korting in. Wanneer men alleen een getal invult zonder het percentage teken, dan zal een absoluut bedrag worden genomen. Let op: decimalen worden ook hier aangegeven door middel van een punt. Onder ‘ingang’ vult men datum in waarop de kortingsactie aanvangt. Onder ‘geldigheid’ vult men in hoeveel dagen de kortingsactie loopt. Vul alleen een aantal in, de tekst ‘dagen’ wordt automatisch toegevoegd. Onder ‘over sales’ geeft men aan of de kortingsactie gecombineerd kan worden met andere kortingen. Onder ‘korting op’ geeft men aan waarop de korting van toepassing is. Afhankelijk van de gemaakte keuze dienen de overige velden ingevuld / geselecteerd te worden. Wanneer voor ‘collectie’ wordt gekozen, dient er bij de dropdown ‘collectie’ een keuze te worden gemaakt. In het geval ‘categorie’ of ‘subcategorie’ wordt geselecteerd, geldt hetzelfde voor de corresponderende dropdowns. Bij de meest rechtse laatste dropdown geeft men vervolgens aan voor welk seizoen de kortingsactie van toepassing is. Tip: om het afprijzen te vereenvoudigen raden wij u aan om onder categorieën een virtuele subcategorie aan te maken met de naam “SALE” en deze niet onder een hoofdcategorie te hangen. Meer hierover onder de uitleg ‘categorieën’. Wanneer voor ‘setcombinatie’ wordt gekozen, dient er allereerst onder ‘artikel setjes’ een combinatie van een aantal artikelen worden aangemaakt. Vervolgens kan onder ‘set combinatie’ de gewenste set worden geselecteerd. Wanneer men voor ‘korting 2e art.’ kiest, kan men met behulp van de dropdowns ‘collectie’, ‘categorie’ en ‘subcategorie’ aangeven voor welke groep artikelen de actie geldt. In dit geval wordt voor elk tweede artikel dat in de aangegeven groep wordt aangekocht, over het goedkoopste artikel de aangegeven korting berekend. Ook hier kan men aangeven of het specifiek om een bepaald seizoen gaat. Wanneer voor ‘kortingscode’ wordt gekozen, kunnen de dropdowns voor het kiezen van een artikelgroep niet worden gebruikt. Men kan dan volstaan met het invullen van een uniek kortingscode in het meest rechtse veld.
- 43 -
17.5 HET MENU ARTIKEL RELATIES Onder artikelrelaties kan men in de webshop artikelen aan elkaar refereren. Een goed voorbeeld hiervan is om bij een artikel een suggestie te doen met bijvoorbeeld de tekst ‘andere klanten kochten ook:’. Het maken van artikelrelaties doet men heel eenvoudig door op de gewenste artikelnaam in de lijst te klikken. Achter het artikelnummer verschijnen dan een drietal dropdowns en een tekstveld. In de dropdowns selecteert men de gerelateerde artikelen en in het tekstveld geeft men de tekst aan welke getoond dient te worden. Indien er sprake is van een meertalige webshop, dan kan deze tekst voor elke taal apart ingesteld worden door op de getoonde vlaggetjes te klikken. LET OP: houd bij de lengte van de tekst rekening met de ruimte die er in de webshop is! Een artikelrelatie kan worden verwijderd door alle drie dropdowns terug te zetten op de bovenste optie. Naast artikelrelaties biedt dit menu nog enkele andere interessante opties: Door op een artikelnummer in de lijst te klikken, wordt er een QR-code gegenereerd voor het desbetreffende artikel in de webshop. Daarnaast worden in de lijst onder ‘verk.’ het aantal online verkochte artikelen getoond en onder ‘clicks’ het aantal keren dat er op een artikel in de webshop geklikt is.
17.6 HET MENU ARTIKELSETJES Onder artikelsetjes kan men combinaties van maximaal 3 artikelen aanmaken. Dit kan vooral interessant zijn als voor bepaalde combinaties een lagere prijs geldt. Het is mogelijk een onbeperkt aantal setjes toe te voegen. Allereerst vult men het gewenste nummer en de naam van de set in. Vervolgens selecteert men de artikelen die in de set horen. En tot slot vult men de tekst in welke op de kassabon of in de webshop komt te staan bij betreffende artikelen. Houd deze tekst kort, bij voorkeur maximaal 3 korte woorden. Indien er sprake is van een meertalige webshop, dan kan deze tekst voor elke taal apart ingesteld worden door op de getoonde vlaggetjes te klikken.
17.7 HET MENU CROSS-SELLING In het menu ‘cross-selling’ kunnen een aantal daarvoor bestemde ruimtes in de webshop worden beheerd. Deze ruimtes worden door middel van grijze blokken in de 2 illustraties weergegeven. De linkse afbeelding geeft de pagina’s met artikeloverzichten weer en de rechter afbeelding de pagina met artikeldetails. Door het aanklikken van een van deze grijze blokken, wordt er een venster geopend waarin de diverse instellingen voor het blok kunnen worden aangepast. In het eerste veld wordt de positie aangegeven. Dit veld kan niet gewijzigd worden. In het tweede veld wordt het aantal keren dat erop dit blok geklikt is, weergegeven. De teller kan worden gereset door op onderin op ‘reset clicks’ te klikken. Bij ‘te tonen in blok’ dient de inhoud van de ruimte te worden aangegeven . Er zijn een vijftal opties, te weten: De optie ‘last viewed’ betekent dat de bezoeker in dit blok de drie laatst bekeken artikelen krijgt te zien. De optie ‘most viewed’ betekent dat de bezoeker de drie meest bekeken artikelen in het gekozen blok krijgt te zien. De optie ‘product relations’ betekent dat drie gerelateerde artikelen zoals deze in het menu ‘artikel relaties’ zijn opgegeven, in het blok worden getoond. De optie ‘product groups’ betekent dat artikel sets zoals deze in het menu ‘artikel setjes’ zijn - 44 -
aanopgegeven, in het blok worden getoond. De optie ‘banner’ betekent dat er een banner in het blok wordt getoond. Hiervoor is het nodig om bij ‘te tonen banner’ een afbeelding te selecteren en bij ‘url voor banner’ de volledige link (incl. http://) op te geven.
MAILINGS 18.1 HET MENU PRODUKT MAILINGS In dit menu kan men eenvoudig mailings maken waarin een aantal (max. 12) artikelen uit de webshop worden gepresenteerd. Het voordeel hiervan is dat de foto’s van desbetreffende artikelen volledig automatisch in de mail worden geplaatst en dat er meteen een ‘deeplink’ naar het artikel in de webshop wordt aangemaakt. Zelfs eventuele afprijzingen worden in de mail weergegeven. Het maken van een zogenaamde ‘produkt mailing’ werkt als volgt (uitleg van boven naar onder): Allereerste selecteert men de doelgroep waar de mailing voor bedoeld is en geeft men het onderwerp op. In de volgende dropdown met de tekst ‘kies banner bovenzijde’ kan men een afbeelding of banner selecteren welke bovenaan de mailing moet komen. In het daaronder staande lege veld kan men naar eigen inzicht tekst (html) plaatsen. Door te dubbelklikken op dit veld, wordt het tekstveld vervangen door een editorveld wat handig is voor de opmaak van de tekst. Deze tekstvelden vindt men na iedere rij in de mailing. Wanneer een tekstveld wordt leeg gelaten, dan zal de onderliggende rij in de uiteindelijke mail naar boven opschuiven. Vervolgens komt er een drietal rijen waarin een viertal artikelen geselecteerd kan worden. De prijsinformatie en artikelnaam wordt in het voorbeeld niet getoond omdat deze pas in de uiteindelijk mail wordt toegevoegd. LET OP: de artikelfoto’s mogen niet te groot (kb) zijn omdat de verzending van de mail anders tot problemen leidt. Dit is de reden dat dergelijke foto’s een foutmelding geven. Onder elke rij met artikel afbeeldingen bestaat de mogelijkheid om tekst te plaatsen, zoals hierboven reeds beschreven is. Tot slot kan men met de onderste dropdown nog een banner of afbeelding onderaan de mail plaatsen. Door op ‘verzenden’ te klikken wordt de zojuist opgemaakte mailing niet alleen verzonden naar de geselecteerde doelgroep maar ook opgeslagen, zodat deze laten nogmaals te gebruiken is.
18.2 HET MENU MAIL EDITOR / TEMPLATES In dit menu kan men met behulp van een editor eenvoudig nieuwe mailings (templates) opmaken en reeds opgeslagen mailings bewerken. Een reeds opgeslagen mailing kan men bewerken door in de bovenste dropdown de gewenste mailing te selecteren. De geselecteerde mailing wordt dan in de editor geladen. Om wijzigingen te bewaren, klikt men op ‘opslaan’. De reeds bestaande mailing wordt dan overschreven. Indien men de gewijzigde mailing wil - 45 -
opslaan onder een andere / nieuwe naam, vinkt men het vakje bovenin achter de tekst ‘mailing opslaan’ aan en vult men in het naast staande veld de naam van de gewijzigde mailing in. LET OP: mailings welke zijn gemaakt zoals is beschreven is onder punt 18.1, worden ook hier opgeslagen en staan dus ook in de lijst met reeds gemaakte mailings / templates. Een nieuwe mailing aanmaken doet men door de bovenste dropdown in de oorspronkelijk positie te laten staan, het vinkje in het vakje bovenin achter de tekst ‘mailing opslaan’ aan te zetten en de naam van de nieuwe mailing in te vullen. Vervolgens maakt men in de editor de mailing zoals men deze wil verzenden. Voor een uitleg over de werking van de editor wordt verwezen naar 16.3 LET OP: gebruik voor de naam van een mailing niet meer als 3 woorden en gebruik vooral geen leestekens ! Het is raadzaam om als naam bijvoorbeeld ‘EDM14-02-14’ te kiezen, omdat men dan meteen kan zien wanneer de mailing is aangemaakt. TIP: indien men de tekst vanuit een Word document wil plakken, doe dit dan door de tekst eerst in een ‘wordpad’ bestandje te plakken. Hierdoor worden alle vreemde opmaak codes verwijderd welke door Word worden toegevoegd. Indien men alvorens de mailing te verzenden, wil controleren hoe een en ander er uiteindelijk uit komt te zien, dan kan men middels de optie ‘direct verzenden’ naar één enkel e-mailadres versturen. Hiervoor vinkt men het vakje achter ‘direct verzenden’ aan en vult het (eigen) e-mailadres in alsmede het onderwerp. Vervolgens klikt men op ‘opslaan’ en mailing wordt verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Om een oude mailing te verwijderen, selecteert men de te verwijderen mailing en vinkt men het meest rechtse vakje bovenin aan. Met de knop ‘filemanager’ wordt de corresponderende functie in een nieuw venster geopend, zodat men eenvoudig afbeeldingen kan uploaden en in de mailing kan kopiëren (zie 16.5).
18.3 HET MENU VERZENDEN MAILINGS Nadat er een mailing / template is aangemaakt zoals omschreven onder punt 18.2 dient deze natuurlijk nog verzonden te worden. Dit doet men door een ‘onderwerp’ voor de mailing op te geven, een doelgroep en de gewenste mailing te selecteren. Eventueel kan er nog een bijlage aan de mailing worden toegevoegd Vervolgens klikt men op de knop ‘verzend mailing’. Er wordt dan een klein venster (pop-up) geopend waarin ter controle en bevestiging een samenvatting van de te verzenden mailing wordt weergegeven. LET OP: sommige webbrowsers hebben de neiging om de geopende pop-up achter het hoofdvenster te verschuilen. Door op de taakbalk te klikken, ziet men de geopende pop-up weer staan en kan men deze door aan te klikken alsnog op de voorgrond zetten. Onder ‘upload bijlage’ kan men bijlagen welke men bij de mailing wil versturen, uploaden. LET OP: upload geen zware bestanden als bijlage omdat deze naar grote waarschijnlijkheid ervoor zorgen dat de mailing de bestemming niet bereikt. Daarnaast zullen grote bijlagen een aanslag doen op de beschikbare bandbreedte.
18.4 HET MENU MAILINGLOG
- 46 -
In dit menu kan men zoeken naar eerder verzonden mailings en de verzendstatus daarvan inzien. Men kan mailings zoeken op klant, onderwerp of trefwoord. In de kolom ‘resultaat’ kan men zien of een mail succesvol verzonden is en zo niet wat de foutmelding is.
19. HET MENU AGENDA BEHEER
ALGEMENE INSTELLINGEN 20.1 HET MENU STANDAARDLIJSTEN In dit menu kan men een standaard instelling opgeven voor de wijze waarop de verschillende lijsten in het systeem worden getoond. Zo kan men per menu de volgorde en welke ‘records’ in eerste instantie getoond worden, op het moment dat men het desbetreffende menu aanklikt.
20.2 HET MENU TAALINSTELLINGEN In dit menu kan men de verschillende talen activeren of deactiveren, alsmede de vertalingen per taal instellen / wijzigen. Dit menu is overigens alleen van toepassing voor webshops. Een taal wordt geactiveerd door bij het corresponderende vlaggetje het vinkje aan te zetten. Om de tekst of vertaling van een standaard tekstfragment in de webshop te wijzigen, selecteert men de gewenste taal en het te wijzigen tekstfragment. In het onderste tekstveld verschijnt vervolgens de tekst of vertaling zoals deze in het systeem is opgeslagen. Door deze tekst aan te passen en op ‘opslaan’ te klikken, wordt de tekst gewijzigd. LET OP: houd bij het wijzigen van teksten / vertalingen rekening met de hiervoor beschikbare ruimtes in de webshop.
20.3 HET MENU OVERIGE INSTELLINGEN In dit menu kan men de standaard btw-tarieven aanpassen. Een tarief wijzigt men door het gewenste tarief te wijzigen en vervolgens in de dropdown een actie te kiezen. Er zijn 2 verschillende acties mogelijk, te weten; De optie ‘wijzig alleen btw tarief’ betekent dat voor alle klanten en leveranciers waarvoor het oude tarief gold, worden gewijzigd naar het nieuwe tarief. De optie ‘wijzig btw-tarief alle producten’ betekent dat voor alle artikelen waarvoor het oude tarief gold, worden gewijzigd naar het nieuwe tarief. Tot slot kan men in dit menu ook het afschrijvingspercentage voor de voorraad wijzigen*. Het aangegeven percentage is op basis van een kwartaal. * deze optie wordt binnenkort toegevoegd.
- 47 -
