VERGADERVERSLAG (kort) Van
: Bijeenkomst evaluatie dualisme
Datum
: 23 januari 2006
Aanwezig
: de heer M. Visser de heer T.C.C. den Braanker de heer D. Van Meeuwen mevrouw G.J. Visser-Schlieker de heer J.A. Lavooi de heer G.M. van Dijk de heer J.C. Buchner de heer A. Pietersen de heer G.P. Venis mevrouw C.A. de Bruin de heer W.H. Blanken mevrouw M. Danser-Duizendstra de heer J.J. Huisman mevrouw J.G.C. Hartkoren-de Jong de heer A. de Winter de heer J.H. van Eijk de heer L. van den Heuvel de heer M.C. Boevée de heer H. van Kooten de heer R.G. van de Ven de heer K. Blijenberg de heer M.J.Verhoef de heer A. Koenen de heer J. Alsma mevrouw M.Y. Feddema-Wardenaar (verslag) de heer P. van der Geer
Afwezig
: mevrouw C. Galle-Prins mevrouw L.P.M. Dekker-de Graaff de heer J.P. Tanis de heer T.W. Pauw de heer M. Sneijder de heer H. Colenbrander de heer Ph.G. Mak
Opening. De heer Boevée opent de bijeenkomst om 19.30 uur en geeft het woord aan de heer P. van der Geer van debat en dialoog, die de avond begeleidt. De heer Van der Geer poneert de stelling: “vernieuwing levert meer op dan verbetering”. Hij vraagt de aanwezigen een keuze te maken uit: 1) vernieuwen 2) verbeteren 3) weet nog niet
-2-
De 3 ontstane groepen moeten aangeven waarom ze voor de betreffende optie hebben gekozen. De mensen die nog niet kunnen kiezen proberen voor groep 1 of 2 te winnen. De groep vernieuwers zegt o.a.de politiek moet dichter bij de burger gebracht worden. De politiek moet interessanter gemaakt worden. De groep verbeteraars vraagt wat het vernieuwende is. De samenleving vernieuwt voortdurend, je moet hier ook in meegaan. Verbeteren alleen is dan niet voldoende. Een ander punt dat de groep vernieuwers aanbrengt is schaf de commissies af en kies voor een opinierende raad. De groep die nog geen standpunt heeft ingenomen vraagt of er dan verwacht mag worden dat dit een verbetering oplevert. Ja. De groep verbeteraars zegt de burger wordt steeds ten tonele gevoerd, maar hoe interessanter de politiek ook wordt gemaakt de burger komt toch niet. Het betrekken van de burger bij de politiek blijft moeilijk. Uit de groep twijfellaars wordt voorgesteld om de wijk in te gaan. De heer Van der Geer vraagt of er nog meer factoren dan alleen de burger te noemen zijn, die kunnen zorgen dat de politiek interessanter wordt voor het publiek. De commissies moeten belangrijker gemaakt worden. In de commissies gebeurt het en niet in de raad. De huidige dienstverlening moet verbeterd worden. Zorg dat je je beter presenteert naar de mensen toe. Zorg voor een betere communicatie. De instelling van de wijkplatforms is al een vernieuwend aspect. De groep verbeteraars is van mening dat je meer kan met verbeteren dan met vernieuwen. De betrokkenheid van de burger moet bevorderd worden. Welke toegevoegde waarde heeft de huidige vergadermethode? De vergadercultuur moet aangepakt worden. Het om de zes weken vergaderen heeft niet opgeleverd dat de burger meer betrokken is. Ideeënrondes aan de hand van de volgende thema’s: 1. 2. 3. 4. 5.
Hoe taakverdeling raad- college? Hoe kunnen we vergaderingen beter voorbereiden? Hoe beter vormgeven aan actieve informatieplicht? Hoe burgers betrekken? Vrije keuze
Hoe taakverdeling raad- college? In plaats van een programma voor vier jaar een programma voor een jaar opstellen.
-3-
In de commissies zijn veel presentaties, voorgesteld wordt de commissievergadering te gebruiken voor meningsvorming. Met een globaal plan naar belanghebbenden toe gaan zodat je ze de kans geeft om erover mee te praten en denken. Het college als ondersteuning van de raad. Voordat je iets gaat doen moet je zorgen dat je de burger hierover goed informeert. Het college een startnotie laten maken. Met de notitie ga je dan naar de burger. Het nieuwe is dan dat je de burger al vanaf het begin bij de zaak betrekt. Als de raad kaders stelt moet je die ook handhaven en ze niet laten varen/wijzigen als een burger inspreekt. Hoe houd je elkaar aan de gemaakte afspraken? Stappen 1. presentaties 2. commissies 1 EN 2 MOET JE SCHEIDEN. Presentaties in een aparte bijeenkomst. Wat versta je onder een startnotitie? Wanneer sein je belanghebbenden in? Hoe kunnen we vergaderingen beter voorbereiden? Hoe discussieer je met elkaar over onderwerpen die nog niet uit gekristaliseerd zijn? Voorgesteld wordt de commissie projecten als opinierende vergadering te gebruiken volgens het Almeremodel. Belanghebbenden mee laten praten. De commissie onder een andere naam door laten gaan? De commissie projecten intact houden, maar een aparte avond voor het houden van presentaties organiseren. Deze bijeenkomsten op locatie (in de wijk) laten plaatsvinden. Er is behoefte aan een commissie waar geen besluiten in hoeven genomen te worden. Dit vraagt wel om een grote inzet van de ambtenaren en het college. Voorstel: Naast de bestaande commissies het “platform kijk en luister” oprichten. Voorstel: Ingekomen stukken op de agenda van de commissies laten vervallen. Alle ingekomen stukken op een aparte lijst zetten en de stukken in de leeskamer van de raad ter inzage leggen. Wanneer men een stuk van de lijst wil bespreken dit aanvragen bij de griffier. Er wordt gevraagd of het mogelijk is alle ingekomen stukken ook thuis via de pc op te roepen/ Voor een deel van de stukken is dit mogelijk. Voor o.a. rapporten en tekeningen is dit niet te doen. Wanneer door de wethouders beleidsstukken als ingekomen stuk worden aangeleverd, deze wel agenderen. Voorstel: De burgers de mogelijkheid geven de agenda mede te bepalen.
-4-
Voorstel: De voorzitters van de diverse commissies een training vergadertechniek laten volgen of andere relevante cursussen trainingen, die nodig zijn voor het goed leiden van een vergadering. (cursus spreken in het openbaar? (Dit is niet naar voren gebracht, maar heb ik even als voorbeeld genoemd) De vergaderfrequentie nader onder de loep nemen. Over het klein presidium bestaat grote ontevredenheid. De meerwaarde wordt niet gezien. Constatering: Er zit geen sturing in de commissieagenda’s. Voorstel: Het presidium laten bestaan uit de voorzitters van de commissies. Het klein presidium houdt zich niet met de agenda’s van de commissies bezig, maar alleen met de agenda van de raad. Afspraak is dat de griffier de agenda’s van de commissies met de voorzitters van de commissies bespreekt. Voorstel: Periodiek overleg met alle commissievoorzitters. Verzoek: Aan de vergaderingen een absolute eindtijd hangen en bij lange vergaderingen een pauze inlassen en een frisdrank serveren. Hoe beter vormgeven aan actieve informatieplicht? Verzoek: Uit de ingekomen stukken de essentie halen en dit op een A4tje zetten. Wat heb je nodig om dit te realiseren? Volgens de gemeentesecretaris moet het mogelijk zijn en was er al zoiets voorhanden??? Portefeuillehouder zet wekelijks interessante onderwerpen op papier. Ambtenaren bewuster van maken iets op papier te zetten..
Hoe burgers betrekken? Waarin zijn burgers wel geïnteresseerd? De bijeenkomst over het nieuwe gemeentekantoor is door weinig burgers bezocht. Voorstellen: maak keuzes duidelijk luister naar de burgers gebruik Merwe TV gebruik internet insprekers meer tijd geven * * dit moet dan niet in de commissie gebeuren, maar in de te organiseren bijenkomsten die op locatie plaatsvinden
-5-
Vrije keuze - verandering in cultuur Hoe gaan we met elkaar om in een commissie. Nu teveel in het vraag en antwoordspel. De rol van de voorzitter moet goed in ogenschouw genomen worden. Wanner het woord aan de portefeuillehouders wordt gegeven in een commissie zie je vaak dat de discussie doodbloedt. Voorstel: voor het voorzitten van de raad een andere voorzitter kiezen dan de burgemeester. signalen uit de samenleving vertalen en op de agenda zetten Verzoek: Is het mogelijk op de agenda’s weer de namen van de behandelend ambtenaren te vermelden? Op de agenda’s die op het internet worden geplaatst is dit geen optie. De namen zijn dan voor een ieder zichtbaar wat kan betekenen dat een ambtenaar door een ieder en veelvuldig gebeld kan worden.We kunnen wel proberen voor de (burger)raadsleden een aparte agenda te maken waarop de namen staan vermeld. Eindconclusie. vanavond gemaakte afspraken vastleggen en ondertekenen het platform kijken en luisteren op locatie laten plaatsvinden commissie projecten handhaven
De avond wordt om 22.15 uur afgesloten.
