Vereenvoudig én verbeter je service!
Lean Office – wat het kan betekenen voor groeiondernemingen? Masterclass door: Gerard Sanderman – Bilanx Jan Willem Davidse – Philips 14 november 2013
Agenda voor deze Masterclass • Welkom en opening bijeenkomst • Achtergrond en prinicipes Lean Office • Case Bilanx – Lean jaarrekening • Koffiepauze • Aan de slag! Vertaling naar eigen situatie • Wrap-up • Borrel
Waarom Philips Industry Consulting? • • • • •
>50 experts in innovatie- en operations management Ervaren professionals met minimaal 10-15 jaar ervaring Vertrouwd met dynamische omstandigheden Werkzaam binnen en buiten Philips, cultureel sensitief Ruime ervaring met change management
Onze gewaardeerde klanten
Where consulting gets hands-on 3
Philips Industry Consulting (2) • Onderdeel van Philips Innovation Services, een ervaren dienstverlener op het gebied van materials engineering & analysis, proces- & productie technologie • Gevestigd op de High Tech Campus Eindhoven
4
Waarschuwing!
Waarom lean implementaties niet altijd succesvol zijn: -
Lean is geen project maar een “way of life” Lean in de Westerse cultuur vraagt om een specifieke aanpak Lean draait niet om tools maar om gedragsverandering
LEAN is het Realiseren van Flow zonder Verstoringen
De vijf principes van Lean 1. Specifieer waarde in de ogen van de klant – waar wil jouw klant voor betalen? 2. Beschrijf de waardestroom en elimineer verspillingen en variatie. 3. Zorg dat de waarde wordt getrokken door de klant. 4. Betrek en empower medewerkers 5. Streef naar perfectie – continue verbetering
Lean gaat in essentie om voortdurende verbetering
Stabilize stabiliseer
standaardiseer streven Improve verbeter
naar perfectie
(kaizen) weet waar je staat / Challenge probleemoplossen
Het elimineren van verspillingen staat centraal
Overbodige Activiteiten (Verspillingen) Niet-waarde-toevoegende activiteiten wel noodzakelijk Waarde-toevoegende Activiteiten
Muda – Mura - Muri
Er worden 8 vormen van verspilling onderscheiden Overproductie Wachttijden Transport Overprocessing
Defecten Beweging Voorraden
Ongebruikt Talent
Voorbeelden van de verspillingen in een kantooromgeving (1) •
overproductie
• • •
•
defecten
• • •
•
beweging
• •
• •
voorraden
• • •
Factuur digitaal en als hard copy versturen Meer informatie in een offerte geven dan is gevraagd door de klant Informatie (emails/offertes/prijslijsten/etc.) dubbel versturen Administratieve fouten in klantdocumenten Verstrekte informatie komt niet overeen met wat de klant heeft gevraagd Data die onvoldoende betrouwbaar is in bv. CRM systeem Onlogische locatie van printer en voorraad papier/toner Kantoor lay-out leidt tot veel onnodige beweging (medewerkers die veel samen moeten werken zitten op verschillende verdiepingen Onlogische route planning door vertegenwoordigers Stapels nog af te tekenen aanvragen (“batch productie”) Email boxen met tientallen ongelezen emails Onnodige voorraden kantoorartikelen
Voorbeelden van de verspillingen in een kantooromgeving (2) •
ongebruikt talent
• • •
Medewerker voert werkzaamheden onder zijn niveau uit Verbetervoorstellen blijven liggen Onnodige deelnemers aan vergaderingen
•
overprocessing
• • •
Lange cc. lijsten op emails Facturen digitaal en in hard copy bewaren Onnodige controles en autorisaties
•
transport
• •
Brengen/halen dossiers bij collega medewerkers Doorsturen van emails die niet voor jou bedoeld zijn Naar kantoor gaan als strikt genomen thuis werken ook kan
•
•
wachttijden
• • •
Wachten op goedkeuring van een aanvraag Collega/klant moet input geven maar is niet aanwezig Vergaderingen die niet op tijd beginnen omdat deelnemers niet compleet zijn
Value Stream Mapping: transparant maken van verspillingen I have a dream …
2
Ideal State
1
3
Current State VSM
Future State VSM
4 Implementatie plan
5 Implementatie + Evaluatie 14
VSM of Operational Purchasing Process for BOM (1) OSCA R Spec of need
rejected; back to requester
SRM submit
Mandatory input data
Creation of Shopping Quotation Card (if available)
submit
Completion of Shopping Card
PR closed for web purchase
In SRM ?
Approval flow
SAP
no
no All yes approved ? submit
email or fax
Purchase Request in SAP
Adding order text + printing
PO Signing
Order to supplier
(2)
Supplier (if available)
Requester -
-
-
SPE’s & any other fill in shopping card At least the mandatory data Often customer exactly knows what he wants from which supplier Supplier name leads to number Requester often forgets to attach the Q.
-
-
Requesters SC creation time
OPS
Buyer selection based on department & product category Completion SC acc. to fifo Add CLOGS (-> flow) If no quotation -> RFQ; Check on quotation; Q. is mandatory if not year-order There are some supplier catalogues in SRM for specific requesters available If no supplier in SAP -> use OSCAR for vendor creation in SAP; supplier number (funloc) is required; creation takes ca. 3 working days View internal notes Large variation in input quality > completion time SC Prep time
OPS
Approvers Flow is predefined and determined by product category and value of order Split in functional approvers (buyers or departmental approvers – e.g. stock keepers), monetary / budget approvers and F&A approvers, see separate slide
SC Approval time
-
-
PO creation time
Adding Terms & Conditions Other information ???
Authorizer -
-
Value determines signer Signer registered at KvK
PO sending time (incl. signing time)
Praktijkvoorbeeld 3-9 dagen 8-23 dagen
1 dag 2 min
0-3 dagen 2 min
2 dagen 5 mins
Aanvraag wacht 99% van tijd; Verwerkingstijd van 1 tot 2 dagen is realistisch
1-7 dagen 5 min
5 min
1 dag 5 min
Aanvraag voor een voorstel
Opnemen in workflow systeem
30 min
54 min
Totaal Uitwerken voorstel
Goedkeuring voorstel
Printen voorstel
Sturen voorstel
Archiveren voorstel
Lean gaat in essentie om voortdurende verbetering
Stabilize stabiliseer
standaardiseer streven Improve verbeter
naar perfectie
(kaizen) weet waar je staat / Challenge probleemoplossen
Probleem oplossen versus Kaizen Werkelijkheid (prestatie)
Prestatie
Standaard Kaizen Kaizen
Probleem
Standaard (bewezen)
Probleem
18
Tijd
Standaard:
Probleem:
Kaizen:
De vastgelegde huidige beste wijze van werken om werk repeterend goed te kunnen uitvoeren
De werkelijke prestatie blijft achter bij datgene wat bewezen is dat mogelijk is (standaard)
Het ontwikkelen van een betere manier om het werk repeterend goed te kunnen uitvoeren
Mogelijke stappen voor een KAIZEN Voorbereiding • Definieer de project scope + doelstellingen • Bepaal deelnemers, event leider, en zorg voor beschikbaarheid (plan in agenda’s) • Plan en regel faciliteiten om het event te houden • Data verzoek voorbereiden+ andere voorbereidende werkzaamheden Het event houden • Kick off workshop • Bepaal het target + manier om het te meten • Korte kaizen training, VSM en specifieke LEAN tools • Onderzoek het probleem, verzamel data • Stel een oplossing voor + implementeer • Optimaliseer + vastleggen • Presenteren • Vier de successen!
3-5 dagen
Follow-up • Communiceer + publiceer het nieuwe gestandaardiseerde proces • Audit resultaten • Zoek naar mogelijkheden om gebruik te maken van de zelfde oplossing op soort gelijke situaties
19
Probleemoplossen – A3 methode Name: Dept. & Resp.: Date:
1. Clarify the Problem
Title
Mgr: Ast. Mgr: GL:
TL: TM: TM:
5. Develop Countermeasure
2. Break Down the Problem
6. See Countermeasure Through 3. Target Setting
7. Monitor Both Results and Processes 4. Root Cause Analysis
8. Standardize Successful Processes
20
5S – een voorwaarde
21
C
S ORT
A
S TRAIGHTEN
N
S HINE
D
S TANDARDIZE
O
S USTAIN
Sorteren: opruimen; alles van de werkplek wat je op korte termijn niet nodig hebt Organiseren: A place for everything and everything in its place.
Schoonmaken; een vorm van preventieve inspectie
Standaardiseer, visualiseer; maak er een gewoonte van, voor iedereen
Handhaven; als onderdeel van het dalijkse werk; discipline
Specifiek voor kantooromgevingen • • • • • • • • • • •
Kwaliteit Kosten Levertijden Productiviteit Proces Onderhanden werk Rework Standaardisatie Werkzijze Management ...
Vaak niet of niet duidelijk gespecificeerd Niet altijd transparant Deadlines zijn minder strak Geen standaarden, niet gemeten “ik doe mijn ding, anderen doen het op hun manier” Overal en ongecontroleerd Wordt niet geregistreerd Minder werkinstructies Kennis en ervaring Meer vrijheden
22
Aan de slag! Vertaling naar de eigen praktijk. • Drie groepen: 1 deelnemer geeft feedback in wrap up sessie • Selecteer een proces van een van de deelnemers (herkenbaar voor alle deelnemers) – Beschrijf in detail hoe dit proces verloopt – Identificeer vormen van verspilling (hanteer de 8 vormen van verspilling als checklist) – Kijk hoe je deze weg kan nemen • Brainstorm verschillende vormen van verspilling in jouw eigen organisatie en hoe deze op te lossen • Waar zie je zelf mogelijkheden lean toe te passen in jouw organisatie
Voor meer informatie over Lean Office Jan Willem Davidse Industry Consulting – Philips Innovation Services High Tech Campus 7 5656 AE Eindhoven Mob.: +31 6 520 77 410 Email:
[email protected]
