Verbeter je Werving en Selectie beleid met de inzet van e-hrm

Verbeter je Werving en Selectie beleid met de inzet van e-HRM

In deze whitepaper geven wij inzicht hoe P&O het wervings en selectie beleid kan verbeteren en zo effectiever kan werken.

1

Inleiding De overvloed binnen de huidige arbeidsmarkt lijkt soms wel een luxeprobleem: kandidaten in de rij, beduidend minder veeleisend dan jaren geleden. Maar hoe prettig is het om honderden brieven te ontvangen op één vacature? En ondertussen blijft personeel ‘zitten’, ontmoedigd om stappen te nemen binnen een voor hen lastige arbeidsmarkt. Hoewel het tegenstrijdig lijkt om tijdens economisch slechte tijden te investeren in een slim wervingen selectietraject, is het juist nu wel zo slim. Immers, je mag aannemen dat de arbeidsmarkt binnen afzienbare tijd weer aantrekt. En is je werving- en selectieproces daar dan op ingericht? In deze Whitepaper beschrijven we hoe je je werving- en selectieproces voorbereidt op toekomstige ontwikkelingen. Dat doen we aan de hand van twee stappen: 1. Zorg dat je weet welke ontwikkeling binnen je personeelsbestand gewenst is 2. Richt daar je werving- en selectiebeleid op in.

Wat als je straks moet gaan werven? Tussen 2011 en 2040 neemt de potentiële beroepsbevolking af. Dat komt doordat twee jaar geleden de eerste babyboomers de pensioengerechtigde leeftijd bereikten, met als gevolg een sterke uitstroom van ouderen. Medewerkers hebben als de economie weer aantrekt meer keuze om te gaan en te staan waar ze willen, dankzij de krapte op de arbeidsmarkt. De kans is groot dat kennisintensieve organisaties dan pas echte klappen gaan voelen, omdat er een verhoogde kans is op leegloop. Bang dat jouw organisatie daar straks één van is? Dan is het slim om juist nu, na te denken en te handelen naar over hoe je de arbeidsmarkt gaat bespelen zodra de economie weer gaat floreren.

Zorg dat je nu al weet wat je gewenste personeelsbestand straks is Hoe verleg je je focus van alles wat er nu aan de hand is, naar een periode in de toekomst? Een methode die steeds meer aandacht krijgt van bedrijven is scenarioplanning. Het is een instrument dat HR kan helpen de personele toekomst op de organisatie-agenda te krijgen. Paul de Ruijter adviseert tientallen organisaties als de Rabobank, de politie en Defensie op gebied van scenarioplanning. Dat jouw organisatie het tij niet mee zit, is volgens Paul De Ruijter geen reden om alleen naar de korte termijn te kijken. ‘Geld blijkt uiteindelijk altijd wel weer bij te drukken. Met mensen gaat dat niet. Je trekt niet even een blik personeel open met specifieke kwaliteiten. Het bewegen van een personeelsbestand kost tijd. Denk bijvoorbeeld aan OK-assistenten. Het duurt jaren voor die zijn opgeleid. Maar zijn er te weinig van, dan –sterven er mensen die op de wachtlijst staan. Dat hebben we in 2000 echt meegemaakt.’

Te onzeker om te voorspellen? ‘Als een organisatie zich in een omgeving bevindt waar het al jarenlang voor de wind gaat, komt er ooit een moment dat het minder goed gaat. Voor je daar belandt, is het goed om over dat moment nagedacht te hebben’, vertelt de Ruijter. ‘Dan is veel sneller te wenden.’ Door een lange termijn expliciet te maken, kunnen medewerkers zich ontwikkelen in de gewenste richting, of op tijd een keuze voor iets anders maken.

TIPS  Stel ‘wat-als-vragen’ om scenarioplanning op de agenda te krijgen. Maak gebruik van scenario’s die er al zijn. Zoek bijvoorbeeld op internet naar toekomstverkenningen over jouw branche.  Maak scenario’s levendig, zodat het is voor te stellen. Maak bijvoorbeeld een film of krant over de toekomst.  Vertaal scenario’s door naar concrete acties.  Koppel de scenario’s aan personeelsgegevens, om het verrassend, relevant en goed onderbouwd te maken.

Stappenplan scenarioplanning

Routekaart scenarioplanning, Klaar om te Wenden, Paul de Ruijter

1. Verkennen zekerheden & onzekerheden voor de organisatie 2. Uitwerken mogelijke toekomsten 3. Vertalen naar gevolgen voor de organisatie 4. Beleidsopties uitwerken

IKEA Tom Morssink is HR adviseur bij IKEA Hengelo. Door het denken in scenario’s laat HR de organisatie anticiperen op verandering. ‘Elke store van IKEA geeft doelstellingen af aan het begin van het jaar. Als wij merken dat we iets beneden doelstelling komen, dan gaan we om de tafel met elkaar en kijken we naar de buitenwereld. Als HR geven we dan samen met de afdeling finance advies aan de storemanagers. Je kijkt naar alle kpi’s eigenlijk, van aflopende contracten tot toeslagen. We kijken naar voren, zodat we weten waar eventuele flexibiliteit zit. Zo anticiperen we voor momenten waarop we bijvoorbeeld moeten gaan besparen.’

Pas nu alvast je werving & selectiebeleid aan Als je een beter toekomstbeeld hebt van je gewenste personeelsbestand, dan kun je daar je wervingen selectiebeleid alvast op voorbereiden. Want ook al kun je nog niet direct personeel aannemen dat in het plaatje van de aantrekkende arbeidsmarkt past, je kunt al wel zorgen dat je er straks ‘als de kippen bij bent’. Hoe doe je dat? Vijf tips.

1. Denk na over waar je gaat werven Waar begeeft je (toekomstige) doelgroep zich online? Wat is hun online gedrag? Denk verder dan Facebook, Twitter en LinkedIn. IT-ontwikkelaars vind je in bepaalde games, vrouwen tussen de 25 en 35 jaar die van mode houden zijn actief via Pinterest. Als je meer ondernemende sollicitanten wilt, publiceer de artikelen dan op websites die over ondernemerschap gaan. Heb je marketeers nodig? Richt je dan op marketingwebsites of -publicaties. Medium en boodschap versterken elkaar. Je organisatie bouwt daarmee autoriteit op en dat geeft een voorsprong op arbeidsmarktconcurrenten. 2. Werk aan je ‘werken-bij site’ Is deze nog up to date? Verwoordt deze precies waar je als organisatie voor staat? Een idee is om in te spelen op meer interactie. Bijvoorbeeld via een videoblog van een medewerker, die laat zien hoe zijn werkdag eruit ziet. Bezoekers van de site kunnen vervolgens vragen stellen aan deze medewerker. 3. Stel een ‘bijna’ lijst op. Er zijn altijd sollicitanten die wel passen binnen de functie, maar die de pech hebben dat een andere sollicitant nog net iets beter past. Deze personen komen op een aparte lijst om in de toekomst te benaderen als er een vergelijkbare vacature is. Laat deze sollicitanten weten dat ze ‘dichtbij zaten’ en in aanmerking komen voor toekomstige mogelijkheden. 4. Stel een ‘toekomstig potentieel’ lijst op. Dit is een lijst voor afgewezen sollicitanten die net tekort kwamen voor een functie, maar die door persoonlijke ontwikkeling of het opdoen van ervaring de functie na een jaar of twee zouden kunnen vervullen of wellicht voor een minder zware rol in aanmerking komen. Laat sollicitanten weten dat de potentie er is, maar dat er nu beter geschikte kandidaten zijn. 5. Richt je personeelsinformatiesysteem alvast in op de toekomst. Investeer nu alvast in een goede (E-)HRM-oplossing. Weg met losse Excel-bestanden of het handmatig versturen van ontvangstbevestingen. Het scheelt je veel tijd en je zorgt ervoor dat je altijd secuur omgaat met sollicitaties. Geen betere indruk op al je kandidaten met een soepel lopend sollicitatieproces. 6. Stroomlijnen indiensttreding Kijk of het proces rond indiensttreding nog beter gestroomlijnd kan worden. Het traject is vaak één van de meer complexe processen, vanwege de vele formulieren of handelingen die er bij horen, en de verschillende betrokken partijen met ieder hun eigen belangen. De manager die het liefst zo snel mogelijk alles geregeld wil hebben, en de salarisadministratie die het liefst alle gegevens netjes en compleet ontvangt. Stroomlijn de processen alvast. Dan is HR straks niet alle tijd kwijt aan de administratieve rompslomp rond werving en selectie, maar kan die gestoken worden in het zoeken en plaatsen van de juiste personen op de juiste plek.

Conclusie Sinds 2011 neemt de potentiële beroepsbevolking af. Om straks over het juiste personeelsbestand te beschikken is het van belang in kaart te brengen op welke wijze je je (toekomstig) personeel kunt werven, om deze kanalen nu al te optimaliseren. E-HRM vervult hierin een fundamentele rol.

Over de auteur Visma heeft de redactie van P&O actueel gevraagd een Whitepaper te schrijven over de vraag hoe efficiënter werken met inzet van e-HRM, kan bijdragen aan kostenbesparing. Als een van de meest vooraanstaande kennispartners binnen het HR vakgebied publiceert P&Oactueel regelmatig over de problemen die P&O dagelijks ondervindt. Visma ontwikkelt, verkoopt en implementeert Talent & Salaris, software voor salarisverwerking en personeelsmanagement. Wilt u meer weten over hoe onze software kan bijdragen aan het realiseren van uw HRM doelstellingen? Stuur dan een email naar: [email protected]