Verantwoord inkopen van gebouwonderhoud Nico Koch Beleidsadviseur KAM en Economie Congres Verantwoord Gebouwonderhoud Nieuwegein 16 mei 2013 1
Waar gaat het over? Verantwoord – Goed doordacht – Zich verantwoorden voor/rechtvaardigen
Inkopen – Inkopen is meer dan aanbesteden – Goed / professioneel opdrachtgeverschap
Gebouwonderhoud –
2
Voorbeelden uit schoonmaak / G&G
Wie bent u? • • • • • • •
3
Bestuurslid / bewoner VVE Professional bij VVE Institutionele vastgoedbeheerder Overheidsinkoper Intermediair/adviseur/makelaar Verkoper van onderhoud Anders
Inkoopprocesmodel Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
(Van Weele)
Bewaken
Nadruk op eerste fasen van het model: Hoe vind ik een goede leverancier? Waar moet ik op letten bij de selectie?
4
Nazorg en evaluatie
Wat is uw inkoopbeleid? (1) • Moet u (Europees) aanbesteden • Eigen inkoopbeleid – – – –
Laagste prijs of EMVI Eén offerte Meerdere offertes Met of zonder voorselectie
• Wie beoordeelt/beslist en hoe?
5
Uitstapje naar Aanbesteden
6
Waarom aanbesteden? Het stimuleren van een vrije en eerlijke concurrentie (binnen de EU) en daarmee de bevordering van de doorzichtigheid van de markt. Het bewerkstelligen van besparingen voor opdrachtgevers (Best value for taxpayer’s money)
7
Wie moeten aanbesteden? • Centrale overheden • Decentrale overheden • Publiekrechtelijke instellingen – Specifiek doel t.b.v. alg. belang én – Rechtspersoonlijkheid én – > 50% overheidsinvloed
• Nutsbedrijven
8
Wanneer aanbesteden? Drempel (leveringen en diensten) -Centrale overheid Eur. 130.000 -Decentrale overheid Eur. 200.000 Boven drempel > Europees aanbesteden Onder drempel > Lokaal aanbestedingsbeleid
9
Inkoopprocesmodel Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
(Van Weele)
Bewaken
Nazorg en evaluatie
Nadruk op eerste fasen van het model: Hoe vind ik een goede leverancier? Waar moet ik op letten bij de selectie? Wat er uit komt wordt bepaald door wat je er in stop. Geen blauwdruk; wel aandachtspunten 10
Definieer behoefte (0)
Hoe vind ik een leverancier?
Definieer behoefte (1) • Oriënteer u op wat er te koop is – Adviseur – vakbladen /internet / vakbeurzen – Collega organisaties – Brancheorganisaties – (Huidige) leverancier – Marktconsultatie (aanbesteding)
13
Definieer behoefte (2) • Zorg voor intern draagvlak – Betrek gebruikers en interne deskundigen bij het proces
• Stel vast welk onderhoud u wilt inkopen – Niveau van onderhoud – Frequentie, tijdstip etc. – Onderhoudsplan 14
Hoe vind ik een leverancier? • Oriënteer u op de markt! – Welke bedrijven? – Hoe is de markt verdeeld? – Welke specialismen? – Doen bedrijven alles, of besteden ze werk uit?
15
De schoonmaakmarkt • 8700 bedrijven, ca. 3600 met personeel • 4,3 miljard euro, 160.000 werknemers • Big Five (ISS, CSU, Asito, Hago, Gom) • Middenmoot (ca. 40 bedrijven) • MKB
30% 14% 56%
• Reguliere schoonmaak, Glasbewassing, Gevelreiniging, Calamiteitenreiniging, vloeronderhoud, scholen, horeca, gezondheidszorg
16
Eisen aan leverancier (1) • Betrouwbaar – – – –
Financieel gezond / goede administratie Aangesloten bij een brancheorganisatie Hanteert alg. voorwaarden (vd branche) Heeft juiste verzekeringen (opzicht!)
• Houdt zich aan wet- en regelgeving – – – –
17
Leeft CAO na Draagt belastingen en premies af (WKA) Heeft geen illegalen in dienst (WKA) Veilig werken op hoogte (arbocatalogus) > RI&E
Eisen aan leverancier (2) • Kwaliteit / Vakbekwaamheid – – – – -
Opleiding personeel Kwaliteitsmeting/borging Heeft veilig werken geïntegreerd in bedrijfsvoering Bedrijfskleding/herkenbaarheid/representativiteit Heeft het bedrijf specialisten in huis of wordt specialistisch werk uitbesteed?
• Code Verantwoordelijk Marktgedrag – Zorgvuldig/sociaal/transparant/controleerbaar
18
Eisen aan leverancier (3) • Zelf toetsen of een keurmerk?
– VCA – ISO 9001 etc.
19
www.osb.nl
20
Uitvoering van het werk(1) • • • • • • • • • • • • • 21
Actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie Kwaliteitsniveau / frequentie Resultaatgericht of inspanningsgericht Planning werkzaamheden + info bewoners Vakopleiding in te zetten medewerkers Bereikbaarheid van het pand Benodigde (milieu)vergunningen MVO / duurzaamheid Onderhoud en keuring arbeidsmiddelen Tekenen van werkbriefjes Afspraken over meerwerk Wijze van facturering Prijs
Uitvoering van het werk(2) • Onderaanneming/specialistisch werk – Specialistisch werk is anders georganiseerd dan reguliere schoonmaak – Specifieke eisen opnemen – Aparte opdracht
22
Uitvoering van het werk(3) • Verantwoordelijkheden opdrachtgever – – – – –
23
Goed opdrachtgeverschap (Code) Zorg voor goede bereikbaarheid Zorg voor noodzakelijke gebouwaanpassingen Zorg voor periodiek onderhoud gebouwinstallaties Zie toe op afspraken / wettelijke verplichtingen
Bestek / offerte aanvraag • Beschrijving van het gebouw • Onderhoudsbehoefte – Inspanningsgericht of resultaatgericht
• Eisen aan leveranciers (selectiecriteria) • Wensen mbt uitvoering (gunningscriteria, waaronder prijs)
• Procedure (deadlines, wegingsfactoren)
24
Selecteren
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg en evaluatie
• Offertes opvragen / aanbesteding starten • Offertes/inschrijvingen beoordelen • Besluitvorming
25
Contracteren
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
• Detailafspraken maken • Afspraken schriftelijk vastleggen (contract) • Alg. Voorwaarden van kracht verklaren
26
Nazorg en evaluatie
Inkoop uitbesteden? • Intermediair/adviesbureau/makelaar – In vele soorten en maten met – Verschillende verdienmodellen
• Ook hier geldt: oriënteer u op de markt en houd zelf de regie!
27
Conclusie • Een goede voorbereiding loont! • Vraag doelgericht uit • Zorg dat in offertes appels met appels worden vergeleken • Stel veilig werken / naleven weten regelgeving als eis > haal het uit de concurrentiesfeer 28
Vragen?
29
30
