5 Levering van diensten voor gebouwonderhoud

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

Uitnodiging tot inschrijving 2014/PO/EJ/5 – Levering van diensten voor gebouwonderhoud

Uitnodiging tot inschrijving

Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................................................................ 3 Introductie......................................................................................................................................................................................... 3 Eurojust......................................................................................................................................................................................... 3 overzicht van de vereiste diensten ..................................................................................................................................... 4 korte beschrijving van de gevraagde diensten / leveringen ..................................................................................... 4 Specifieke aanbestedingsinformatie voor deze procedure ........................................................................................... 6 tijdschema .................................................................................................................................................................................... 6 percelen ......................................................................................................................................................................................... 7 uitsluitingscriteria ..................................................................................................................................................................... 7 selectiecriteria ............................................................................................................................................................................ 7 technische- en beroepsbekwaamheid ........................................................................................................................ 7 economische en financiële draagkracht ...................................................................................................................... 8 rechtsbevoegdheid ............................................................................................................................................................... 8 gunningscriteria ........................................................................................................................................................................ 9 consortia en onderaanneming ...........................................................................................................................................10 consortia ................................................................................................................................................................................10 onderaanneming en toepasselijke drempels ...........................................................................................................10 varianten ....................................................................................................................................................................................10 aanvullende diensten .............................................................................................................................................................10 optie..............................................................................................................................................................................................10 Inhoud van de Aanbesteding ...................................................................................................................................................11 geschiktheid, capaciteit en ondersteunende documenten (Envelop A): ..........................................................11 technisch voorstel (Envelop B) ..........................................................................................................................................11 financieel voorstel (Envelop C)..........................................................................................................................................11 Indienen van een offerte ......................................................................................................................................................12 Bijlage A – Technische Specificaties Bijlage B – Technisch Voorstelformulier Bijlage C – Tarievenformulier Bijlage D – Model Contract Bijlage E – Grondplan voor het technische voorstelformulier (Service Aanvraag Scenario (opdracht))

2014/PO/EJ/5

Geactualiseerd op: 03-Apr-2014

Pagina 2 van 13


Voorwoord Wij danken u voor de getoonde belangstelling bij deze aanbestedingsprocedure die bestaat uit de volgende documentatie: 

De aankondiging van de opdracht



Deze aanbesteding met bijlagen



Instructies voor inschrijvers en voor Eurojust toepasbare voorwaarden



Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen

Hoewel bovenstaande documenten de volledige aanbestedingspakket voor deze aanbesteding vormen, worden kandidaten uitgenodigd de eTendering website (https://etendering.ted.europa.eu) regelmatig te bezoeken; daar zal aanvullende informatie en verduidelijkingen over deze procedure beschikbaar gesteld worden. De voorwaarden van deze aanbesteding plus bijlagen hebben voorrang op de voorwaarden in 'Instructies voor inschrijvers en voor Eurojust toepasbare voorwaarden' en 'Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen'.

Introductie Eurojust Het Besluit van de Raad 2002/187/JBZ van 28 februari 2002 ter oprichting van Eurojust met als opzet de versterking van de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit, heeft Eurojust gevestigd als een 'orgaan van de Unie' met rechtspersoonlijkheid. Eurojust verbetert de samenwerking en de coördinatie van onderzoek en vervolging tussen de bevoegde autoriteiten in de lidstaten, met name door het faciliteren van de internationale rechtshulpverlening en de uitvoering van uitleveringsverzoeken te vergemakkelijken. Eurojust ondersteunt op alle mogelijke manieren de bevoegde autoriteiten van de lidstaten om onderzoek en vervolging doeltreffender te maken bij de behandeling van grensoverschrijdende criminaliteit. Nadere informatie over de activiteiten van Eurojust is beschikbaar op de website http://www.eurojust.europa.eu.

2014/PO/EJ/5


Pagina 3 van 13

Uitnodiging tot inschrijving overzicht van de vereiste diensten Titel

Levering van diensten voor gebouwonderhoud

Procedure

Open

Verwachte Start

4e kwartaal 2014

Soort contract

Meervoudige raamovereenkomst zonder heropening van mededinging (in cascade) met drie marktdeelnemers1

Duur

Twee jaar, tweemaal (2x) verlengbaar, ieder voor de duur van een (1) jaar

Max. geraamde uitgaven

EUR 600,000.00 over de gehele duur van het contract

Hoofdplaats van levering

Den Haag, Nederland

Percelen

Deze aanbesteding is niet verdeeld in percelen

Varianten

Niet toegestaan

Consortia

Toegestaan, maar moet duidelijk worden beschreven in de aanbestedingsstukken.

Uitbesteding

Toegestaan, maar moet duidelijk worden beschreven in de aanbestedingsstukken.

korte beschrijving van de gevraagde diensten / leveringen Eurojust is verantwoordelijk voor het onderhoud van gebruiker-gerelateerde objecten op het terrein en vereist externe deskundigen voor het uitvoeren van dergelijk onderhoud. Verder zijn externe deskundigen ook vereist voor alle gebouwgebonden projecten van Eurojust, Deze aanbestedingsprocedure resulteert daarom in een contract met een leverancier die belast wordt met het onderhoud van de kantoren van Eurojust inclusief enige eventuele renovatie. De strekking van de opdracht omvat onderhoud van algemene voorzieningen onderhoud, voornamelijk reparaties en upgrades, evenals onderhoudsdiensten voor keukenapparatuur, brandwerende wanden, klusjes diensten en inspecties t.b.v veilige en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden.

1 Onder voorwaarde dat er een voldoende aantal martkdeelnemers aan de selectiecriteria voldoen, of dat er een voldoende aantal toelaatbare offertes aan de toekenningscriteria voldoen 2014/PO/EJ/5


Pagina 4 van 13

Uitnodiging tot inschrijving In 2017, Eurojust is van plan om te verhuizen naar het nieuw gebouw, waar bijna alle gebouwonderhoudswerk zal worden verzorgd door het gastland. Echter, 10% van dit wordt de verantwoordelijkheid van Eurojust; daarom moet rekening worden gehouden dat tijdens of rond het derde jaar van dit contract, de aanbestedende dienst zal moeten verhuizen en de diensten van dan af aan betrekking zullen hebben op de nieuwe huisvesting.

2014/PO/EJ/5


Pagina 5 van 13


Specifieke aanbestedingsinformatie voor deze procedure tijdschema Mijlpaal

Uiterste datum*

Aantekeningen

Uiterste datum om in te schrijven voor bezoek ter plaatse

07/05/2014

Zie Bezoek ter plaatse (pagina 13) voor aanvullende informatie

Bezoek ter plaatse

12/05/2014

at 14:00 CET (Central European Time)

at 13:00 CET

Zie Bezoek ter plaatse (pagina 13) voor aanvullende informatie

Uiterste datum voor het verzenden van verzoeken om aanvullende informatie

19/05/2014

Zie punt 2 van I&C voor aanvullende informatie

Uiterste datum voor de verzending van de offertes

27/05/2014

Zie punt 8, 9, 10 van I&C voor aanvullende informatie

Uiterste datum om in te schrijven voor de publieke openingszitting

30/05/2014

Openingszitting

03/06/2014

at 14.00 CET

at 14:00 CET

at 14:00 CET

Zie punt 13 van I&C voor aanvullende informatie De openbare openingszitting vindt plaats in de kantoren van Eurojust, Saturnusstraat 9, 2516 AD, Den Haag (NL)

Eerste bijeenkomst van de evaluatiecommissie

Binnen vier weken na Geschat de openbare openingszitting

Kennisgeving van het resultaat van de aanbesteding aan de gekozen en niet-gekozen inschrijvers

Binnen een week na ondertekening van het toekenningsbesluit

Ondertekening van het contract voor de gevraagde diensten

3e kwartaal van 2014

Geschat

* N.B. De Eurojust feestdagen voor 2014 zijn als volgt: 17, 18 and 21 April; 1, 9, 29 en 30 Mei ,9 Juni, 15 Augustus, 24-31 December 2014/PO/EJ/5


Pagina 6 van 13

Uitnodiging tot inschrijving percelen Deze aanbesteding is niet in percelen verdeeld. De inschrijver moet alle diensten leveren zoals gevraagd in bijlage A.

uitsluitingscriteria Vereiste: 

Om deel te nemen aan deze aanbesteding moeten de inschrijvers niet verkeren in een van de situaties beschreven in punt 3 van 'instructies voor de inschrijvers en toepasbare voorwaarden voor Eurojust offertes'

Bewijs van het voorgaande wordt geleverd door: 

Getekende inschrijversverklaring die men treft in Formulier 2 van de 'Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen'.

selectiecriteria Inschrijvers moeten beschikken over de algemene capaciteiten (zowel technische als professionele, economische en financiële en juridische) om de opdracht te kunnen uitvoeren. Indien aan een van de hieronder aangegeven selectiecriteria niet wordt voldaan, wordt de inschrijver mogelijk niet geselecteerd voor evaluatie.

technische- en beroepsbekwaamheid Vereisten: 

Inschrijvers moeten een minimaal relevante ervaring van ten minste drie (3) jaar hebben op de uiterste indieningsdatum van offertes bij het leveren van de diensten zoals aangegeven in deze aanbesteding ;



Inschrijvers moeten beschikken over voldoende gekwalificeerd personeel om de in deze aanbesteding gevraagde diensten te kunnen leveren en de medewerkers moeten voldoen aan de vereisten aangegeven in de technische specificaties (bijlage A); en



Inschrijvers moeten beschikken over een geldige verzekering met voldoende dekking


Een korte geschiedenis van het bedrijf, inclusief de periode sinds wanneer het bedrijf actief is, algemene omvang en beschrijving van activiteiten in verband met de diensten van het door deze aanbesteding vereiste type ;



Een lijst van voorgaande contracten, vergelijkbaar in strekking, die afgesloten waren binnen de afgelopen twee (2) jaar , met vermelding van de waarde, data, en ontvangers (klanten) van de geleverde diensten en de gedetailleerde werkzaamheden uitgevoerd door de inschrijver;

2014/PO/EJ/5


Pagina 7 van 13

Uitnodiging tot inschrijving 

Een organogram van de inschrijver met informatie over personeel, d.w.z. technici en specialisten (bijvoorbeeld, elektriciens, loodgieters, timmerlieden, enz.), aan wie de relevante taken van deze aanbesteding zullen worden toegewezen, en die al dan niet deel direct onder de inschrijver vallen, evenals degenen die verantwoordelijk zijn voor kwaliteitscontrole, en de toegewezen contractmanager;



Een verklaring van de inschrijver die bevestigt dat alle medewerkers aan wie de taken relevant voor deze aanbesteding zullen worden toegewezen, en die al dan niet direct onder de inschrijver vallen, in het bezit zijn van een VOG die verklaart dat desbetreffende persoon geen strafblad heeft in verband met zijn / haar werk;



Een kopie van verzekeringspolis of contract, geldig en met voldoende dekking conform de relevante voorschriften op het gebied van bovengenoemde diensten.

economische en financiële draagkracht Vereiste: 

De inschrijver moet in een stabiele financiële positie2 verkeren en over de nodige financiële draagkracht beschikken om de gevraagde diensten / leveringen te verlenen.


Kopieën van de balansen en de economische resultaten (winst-en-verliesrekeningen) van minstens de laatste twee (2) volledige boekjaren indien de vennootschapswetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd publicatie ervan voorschrijft.



Formulier 6 – Het financiële draagkracht formulier van de 'Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen' naar behoren ingevuld en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de inschrijver of zijn accountants;

Indien de inschrijver niet voorgaande documenten kan verstrekken tijdens het moment van inschrijving, bijv. indien de vennootschapswetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd geen publicatie van de balans voorschrijft enz., kan aanvullende documentatie ter bevestiging van een stabiele financiële positie worden aanvaard. Dergelijk alternatief bewijs kan een door gecertificeerde accountants brief/verklaring zijn waarin de vereiste financiële gegevens of de financiële stabiliteit van de respectieve ondernemer wordt bevestigt.

rechtsbevoegdheid 2 Bij de beoordeling van de financiële stabiliteit van bedrijven, hanteert Eurojust een beknopte financiële analyse in overeenstemming met het beginsel dat het bedrijf financieel haalbaar moet zijn en tegelijkertijd: liquide (kan aan zijn verplichtingen op de korte termijn voldoen); solvabel (kan aan zijn verplichtingen op de middellange en lange termijn voldoen); winstgevend (genereert winst of op zijn minst zichzelf financiert). De standaard ratio's gebruikt door Eurojust zijn als volgt: liquiditeit, financiële onafhankelijkheid, schuldenlast, dekking schuld, winstgevendheid. Daarnaast worden de volgende vermeldenswaardige waarden in acht genomen: eigen vermogen, ingehouden winst, werkkapitaal, netto resultaat, bruto-exploitatieoverschot, zelffinancieringsvermogen. 2014/PO/EJ/5


Pagina 8 van 13

Uitnodiging tot inschrijving Vereiste: 

De inschrijver moet aantonen dat hij bevoegd is om de opdracht uit te voeren overeenkomstig de nationale wetgeving.


Een bewijs van inschrijving in het relevante handels- of beroepsregister in het land van vestiging / oprichting. Indien de inschrijver niet verplicht of toegestaan is om in te schrijven bij een dergelijke handels-of beroepsregister om redenen die verband houden met zijn statuut of rechtsvorm, aanvaardt Eurojust als afdoend bewijs een verklaring of een getuigschrift, het lidmaatschap van een specifieke organisatie, uitdrukkelijke autorisatie, of inschrijving in het btw-register.

gunningscriteria Inschrijvers die hun geschiktheid hebben bewezen op grond van de uitsluitingscriteria en de benodigde capaciteit om de opdracht uit te voeren op grond van de selectiecriteria hebben aangetoond, zullen uitsluitend worden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria die zal dienen om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen. De volgende gunningscriteria worden toegepast: Gunningscriteria t.a.v. kwaliteit (Q)

gewicht

Scenario Service Request (toewijzing) zoals beschreven in het Technisch voorstel formulier (Bijlage B)

50

Dringende responstijd (voor Dringende Verzoeken) en flexibiliteit

30

Personeel, diversiteit van technici en specialisten, waarborgen van de continuïteit van diensten, customer service en contract manager

20

Totaal aantal punten

100

De inschrijvingen worden beoordeeld in aflopende volgorde tegen de bovenvermelde gunningscriteria. Inschrijvingen die minder dan 50% van de totale kwaliteit scoren of minder dan 50% van de toegekende punten t.b.v. een enkel kwaliteitscriterium zullen van de verdere evaluatieprocedure uitgesloten worden. De prijs wordt berekend op basis van het financiële scenario uit het Financieel Voorstel. Voor deze aanbesteding zal de weging voor kwaliteit 70 zijn en de weging voor prijs 30. De toekenning wordt gebaseerd op de volgende formule:

Waarin: 2014/PO/EJ/5


Pagina 9 van 13

Uitnodiging tot inschrijving Q tender de kwaliteitsscore is van de inschrijving P tender de prijs score is van de inschrijving Q max de inschrijving met de hoogste kwaliteitsscore is P min de inschrijving met het laagste prijsbod is

consortia en onderaanneming consortia Consortia van marktdeelnemers mogen inschrijven in overeenstemming met de voorwaarden voorzien in punt 15 van 'Instructies voor de inschrijvers en voor Eurojust toepasbare voorwaarden'.

onderaanneming en toepasselijke drempels De inschrijver kan de taken gespecificeerd in de technische specificaties aan andere marktdeelnemers uitbesteden conform de voorwaarden voor onderaanneming zoals bedoeld in punt 15 van 'Instructies voor de inschrijvers en voor Eurojust toepasbare voorwaarden'. Indien de inschrijver voornemens is meer dan 20% van het totale bedrag van het contract aan andere marktdeelnemers ui te besteden, en de onderaannemer (s) is / zijn al bekend, zal de inschrijver de volgende documentatie voor elke onderaannemer leveren zoals gedefinieerd in de punten uitsluitingscriteria en selectiecriteria van de aanbesteding: 

Formulieren 3 en 5 van de 'Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen'



Documentatie met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid van de onderaannemer (documentatie m.b.t. de omvang van de uitbestede activiteiten);



Documentatie met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de onderaannemer; en



Documentatie met betrekking tot de rechtsbevoegdheid van de onderaannemer

varianten Varianten op de vereisten van de technische specificaties zijn niet toegestaan.

aanvullende diensten De voorbeeldbeschrijving en beschrijving van specifieke taken zoals vermeld in de uitnodiging tot inschrijving plus bijlagen is niet uitputtend: zodra de overeenkomst in werking is getreden, kan Eurojust extra taken toewijzen die binnen de werkingssfeer van elke kerndienst vallen. Voor dit doel, indien de inschrijver in staat is om eventuele extra diensten zoals aangegeven in de technische specificaties (bijlage A) te verstrekken, moet de inschrijver relevante informatie opnemen in zijn technische voorstel en de bijbehorende prijslijsten van het financiële voorstel. Informatie over extra diensten aangeboden door de inschrijver in zijn technische en financiële voorstellen wordt niet in acht genomen tijdens de evaluatie.

optie 2014/PO/EJ/5


Pagina 10 van 13

Uitnodiging tot inschrijving Eurojust kan, gedurende de drie (3) jaar na afsluiten van het (initiële) contract, een beroep doen op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van opdracht voor aanvullende contracten met betrekking op diensten die vergelijkbaar zijn met de diensten die aan de begunstigde van onderhavige opdracht zijn gegund door dezelfde aanbestedende dienst.

2014/PO/EJ/5


Pagina 11 van 13


Inhoud van de Aanbesteding Offertes moeten worden samengesteld uit de volgende drie (3) belangrijke elementen:

geschiktheid, capaciteit en ondersteunende documenten (Envelop A): Inschrijvers moeten een (1) origineel van het 'Administratieve aanbestedingsformulieren voor Eurojust aanbestedingen' voltooien en de originele (duidelijk gemarkeerd 'origineel') plus drie (3) kopieën (duidelijk gemarkeerd 'kopieën') bijvoegen van alle additionele documenten gevraagd onder selectiecriteria in dit document.

technisch voorstel (Envelop B) Het technisch voorstel met een duidelijk en uitgebreid antwoord op alle vereisten van de technische specificaties. Inschrijvers moeten één (1) origineel (duidelijk gemarkeerd: 'origineel') plus drie (3) kopieën (duidelijk gemarkeerd: 'kopieën') van het technisch voorstel inleveren. Het technisch voorstel wordt gebaseerd op het Technisch Voorstel Formulier, te vinden in Bijlage B.

financieel voorstel (Envelop C) Het financieel voorstel wordt gebaseerd op het Tarieven Formulier, te vinden in Bijlage C en moet ingevuld worden conform de instructies de zich daarin bevinden. Inschrijvers moeten één (1) origineel (duidelijk gemarkeerd: 'origineel') plus drie (3) kopieën (duidelijk gemarkeerd: 'kopieën') van het financieel voorstel inleveren. Let a.u.b. op: 

Elke pagina van het Tarieven Formulier moet worden ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger van de inschrijver.



Financiële voorstellen zullen worden vergeleken op basis van de totale kosten van manuren voor een (1) jaar, zoals aangegeven in het financieel scenario (tweede pagina van het Tarievenformulier).



Prijzen aangegeven in het Tarievenformulier zullen worden beschouwd als toekomstige referentie voor contractprijzen.



Prijzen moeten worden vermeld met inbegrip van alle kosten en uitgaven die direct en indirect in verband staan met de te leveren diensten.



Alle prijzen moeten in euro vermeld worden en, zonodig, gebruik maken van de wisselkoersen gepubliceerd in de C serie van het Publicatieblad van de Europese Unie op de dag dat de offerte wordt uitgegeven. Deze informatie is ook beschikbaar op de website van de Europese Centrale Bank op de volgende URL: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/.



Het financieel voorstel zal alle rechten, belastingen en andere lasten (inclusief BTW) uitsluiten, aangezien Eurojust vrijgesteld is van dergelijke kosten.



Voor inschrijvers waarvoor de vrijstelling niet van toepassing is op grond van hun nationale wetgeving, vermeldt het financieel voorstel duidelijk de prijzen exclusief belastingen, samen met de overeenkomstige belastingen.

2014/PO/EJ/5


Pagina 12 van 13

Uitnodiging tot inschrijving 

Het financiële voorstel moet volledig ondubbelzinnig zijn; het financiële voorstel zal worden gediskwalificeerd als het bevat uitspraken die een nauwkeurige en volledige vergelijking van de offertes verhinderen (zoals 'Te bespreken', 'Afhankelijk op x', enz.) of die verwijzen naar externe omstandigheden (zoals een bestaand maar apart contract).

Indienen van een offerte Raadpleeg a.u.b. het document 'Instructies voor de inschrijvers en voor Eurojust toepasbare voorwaarden' waarin alle instructies over het indienen van offertes staan beschreven.

Bezoek ter plaatse Een bezoek aan de panden van Eurojust vindt plaats na lancering van de aanbestedingsprocedure op de tijd en datum aangegeven onder tijdschema van de 'Aanbesteding'. Inschrijvers worden uitgenodigd voor de pandbezichtiging, in de kantoren die momenteel door Eurojust in gebruik zijn zodat zij toelichting kunnen verkrijgen over onderwerpen die ze relevant en nuttig vinden bij het bereiden van een aanbieding voor deze aanbesteding. Voor de de pandbezichtiging moeten inschrijvers een aanvraag indienen via email, fax, of normale post naar

Eurojust - Procurement Office Postbus16183 2500 BD The Hague, The Netherlands Fax: +31 70 412 5585 E-mail: [email protected]

Bij deze verzoeken moeten vermeld worden: het referentienummer van de aanbestedingsprocedure, de titel, de details van de inschrijver en de contactpersoon die de inschrijver zal vertegenwoordigen en de pandbezichtiging bijwonen. Alle aanvragen m.b.t. de pandbezichtiging moeten uiterlijk voor de datum vermeld onder tijdschema in 'Aanbesteding' gestuurd worden naar Eurojust.

2014/PO/EJ/5


Pagina 13 van 13

5 Levering van diensten voor gebouwonderhoud

Recommend Documents