2015 OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR DE 'LEVERING VAN VERVOERSBEWIJZEN'

BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1595 VAN 15/12/2015 OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR DE 'LEVERING VAN VERVOERSBEWIJZEN'

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 1 ALGEMENE BEPALINGEN.................................................................................... 4 1.1 AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS ................................................. 4 1.2 AANBESTEDENDE OVERHEID......................................................................................... 4 1.3 REGELS VOOR DE OPDRACHT ....................................................................................... 4 1.4 DEFINITIES................................................................................................................... 5 1.5 VERTROUWELIJKHEID................................................................................................... 5

2 VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT ...................................... 6 2.1 AARD VAN DE OPDRACHT ............................................................................................. 6 2.2 VOORWERP VAN DE OPDRACHT ..................................................................................... 6 2.3 PERCELEN ................................................................................................................... 6 2.4 DUUR VAN DE OPDRACHT ............................................................................................. 6 2.5 POSTEN ....................................................................................................................... 7 2.6 HOEVEELHEID .............................................................................................................. 7

3 PROCEDURE ......................................................................................................... 8 3.1 GUNNINGSWIJZE .......................................................................................................... 8 3.2 OFFICIEUZE BEKENDMAKING......................................................................................... 8 3.3 INLICHTINGEN .............................................................................................................. 8 3.4 OFFERTE ..................................................................................................................... 8 3.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE............................................................. 10 3.6 ONDERHANDELINGEN ................................................................................................. 13 3.7 GUNNING ................................................................................................................... 13 3.8 SLUITEN VAN DE OVEREENKOMST ............................................................................... 14

4 BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................ 15 4.1 LEIDEND AMBTENAAR (ART. 11) .................................................................................. 15 4.2 BORGTOCHT .............................................................................................................. 16

5 REFERENTIETERMEN ........................................................................................ 23 5.1 UITGIFTE, VERKOOP EN TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DE VERVOERSBEWIJZEN .......... 23 5.2 VERSLAGGEVING ....................................................................................................... 23 5.3 ALARMSYSTEEM ........................................................................................................ 24 5.4 UITZONDERLIJKE PRESTATIES ..................................................................................... 24 5.5 FACTURERING ............................................................................................................ 24

6 FORMULIEREN .................................................................................................... 27 6.1 INSTRUCTIES OM DE OFFERTE OP TE STELLEN.............................................................. 27

6.2 IDENTIFICATIEFORMULIEREN ....................................................................................... 28 6.3 PRIJSOFFERTEFORMULIER.......................................................................................... 30 6.4 INTEGRITEITSVERKLARING VOOR DE INSCHRIJVERS...................................................... 32 6.5 VERKLARING 'TOEGANGSRECHT' ................................................................................ 34

1 Algemene bepalingen 1.1 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels Hoofdstuk Error! Reference source not found. Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van 14.01.2013 of dit aanvullen of verduidelijken.

1.2 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de "Belgische Technische Coöperatie", heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. Voor deze opdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Carl Michiels, Voorzitter van het Directiecomité van BTC.

1.3 Regels voor de opdracht Voor deze opdracht zijn o.a. van toepassing: 

Wet van donderdag 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige 1 opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.



De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.



Het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.



KB van maandag 14 januari 2013 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels 1 van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.



De wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische

1

Een gecoördineerde versie van dit document kan geraadpleegd worden op www.16procurement.be; klik op economie > overheidsopdrachten > reglementering > besluiten.

2

Coöperatie , gewijzigd door de wet van 13 november 2001 en 30 december 2001. 

3

Het verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren dat werd omgezet in Belgisch recht door de wet van 10 februari 1999 betreffende de 4 bestraffing van corruptie .

1.4 Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: 

De inschrijver: de aannemer, leverancier, dienstverlener of geselecteerde kandidaat die offerte indient voor een opdracht;



De opdrachtnemer: de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt;



De aanbestedende overheid: de Belgische Technische Coöperatie;



De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren op basis van de documenten van de opdracht en tegen de voorwaarden die hij biedt;



De algemene uitvoeringsregels (AUR): de regels die zich in het KB van 14.01.2013 bevinden en die de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken bepalen;



(Bijzonder) bestek: onderhavig document aangenomen door de aanbestedende overheid. Dit document bepaalt de noden van de aanbestedende overheid, de gunningsprocedure van de opdracht en de bijzondere contractuele voorwaarden van de bestelling.

1.5 Vertrouwelijkheid De inschrijver of de opdrachtnemer en BTC zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij.

2 3 4

BS 30.12.1998 BS 17.11.01 en 31.12.01. Artikelen 240 tot 252, 504bis tot 504ter Strafwetboek en artikelen 10quater Wetboek van Strafvordering.

Bijzonder bestek Bxl 1595 Levering van vervoersbewijzen

5

2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht 2.1 Aard van de opdracht Deze opdracht is een opdracht van diensten (categorie 20 van de Bijlage II B van de wet van 15 juni 2006).

2.2 Voorwerp van de opdracht Deze opdracht van diensten bestaat uit het leveren van vervoersbewijzen voor rekening van BTC, overeenkomstig de voorwaarden van dit bijzonder bestek. De levering van vervoersbewijzen omvat het volgende: -

De uitgifte, aankoop en terbeschikkingstelling van vervoersbewijzen (vliegtuig en trein) via een door de IATA erkend reisagentschap tegen een verantwoorde en vooraf gekende prijs;

-

De toegang tot een tarievendatabank;

-

De rapportering betreffende de geleverde vervoersbewijzen en de gegevens over de CO2-uitstoot ten gevolge van de uitgevoerde reizen;

-

Informatie (alarmsysteem), in real time, over gebeurtenissen die een weerslag hebben op het vervoer (stakingen, natuurrampen, politieke onrust, enz.).

-

Uitzonderlijke prestaties: o

Volledig beheer van de dossiers vliegtuigreizen (full service): volgens de modaliteiten beschreven in de referentietermen.

Het jaarvolume van de BTC-reizen wordt geschat op ongeveer 2250 vervoersbewijzen (2200 vliegtuigtickets, 50 treintickets). De bestemmingen van deze vliegtuigreizen zijn voornamelijk Afrika, Latijns-Amerika en Azië en meer specifiek volgende landen: Marokko, Algerije, Senegal, Mali, Niger, Burkina Faso, Guinee Conakry, Benin, de Democratische Republiek Congo, Oeganda, Rwanda, Burundi, Mozambique, Tanzania, Zuid-Afrika, Israël, Vietnam, Ecuador, Peru, Bolivia.

2.3 Percelen Deze opdracht bestaat uit één enkel perceel.

2.4 Duur van de opdracht De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag volgend op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van gunning van de opdracht ontvangt. Deze opdracht heeft een duur van 4 jaar en kan door de Aanbestedende Overheid elk jaar opgezegd worden per aangetekende brief te versturen minstens 3 maanden voor de verjaardag van het contract. In dat geval kan de opdrachtnemer geen schadevergoeding eisen.


6

2.5 Posten De verschillende posten van de opdracht zijn vermeld in het dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd. Deze posten worden samengebundeld en vormen samen één opdracht. Het is niet mogelijk in te schrijven voor één of meerdere posten en de inschrijver is verplicht een prijs in te dienen voor alle posten van de opdracht.

2.6 Hoeveelheid De opgegeven hoeveelheden zijn louter indicatief en dienen om het volume aan diensten te kunnen schatten m.b.t. de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid gaat echter geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de indicatieve hoeveelheden. De opdrachtnemer zal zich niet kunnen beroepen op het feit dat de indicatieve hoeveelheden niet werden bereikt om een schadevergoeding te eisen.


7

3 Procedure 3.1 Gunningswijze Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking in toepassing van artikel 26, § 1, 1°, a) van de wet van 15 juni 2006.

3.2 Officieuze bekendmaking 3.2.1 Bekendmaking BTC De opdracht wordt gepubliceerd op de website van BTC (www.btcctb.org).

3.3 Inlichtingen De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door Florence Seeuws. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze persoon en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald. Voor inlichtingen dient u zich dus schriftelijk of per e-mail te richten tot volgend emailadres: [email protected]. Tot de kennisgeving van de gunningsbeslissing worden geen inlichtingen verschaft over het verloop van de procedure. Wanneer de geïnteresseerde inschrijvers het bestek in elektronische versie hebben gedownload, worden ze verzocht contact op te nemen met de dossierbeheerder overheidsopdrachten om hem/haar hun gegevens door te geven en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie. De inschrijvers die de elektronische versie van het bestek hebben gedownload, wordt ook aanbevolen om regelmatig de website van BTC te raadplegen (www.btcctb.org).

3.4 Offerte 3.4.1 Draagwijdte van de offerte De inschrijver moet zonder voorbehoud inschrijven op heel het bijzonder bestek. Indien dit bijzonder bestek lacunes, vergissingen en/of onduidelijkheden zou bevatten, moet de inschrijver deze onmiddellijk schriftelijk melden aan de aanbestedende overheid, uiterlijk 10 kalenderdagen voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver af te zien van zijn eigen algemene (verkoop)voorwaarden. Elke andersluidende vermelding zal beschouwd worden als een voorbehoud met mogelijk de uitsluiting van de offerte als gevolg. De inschrijver gebruikt het formulier bestemd om zijn offerte op te maken en zijn


8

inventaris in te vullen. Doet hij dit niet, dan draagt de inschrijver de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

3.4.2 Samenstelling van de offerte De offerte van de inschrijver is samengesteld als volgt: 

Het identificatieformulier;



De documenten met betrekking tot het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie;



De documenten met betrekking tot de gunningscriteria;



Het offerteformulier;



De integriteitsverklaring.

3.4.3 Prijsvaststelling, prijsbestanddelen en prijsherziening Alle prijzen worden in de offerte uitgedrukt in euro. Het totaalbedrag van de offerte wordt voluit geschreven, zo ook de eenheidsprijzen indien de opdrachtdocumenten zulks vereisen. Formules ter aanpassing aan de wisselkoersen worden niet aanvaard. De aangeboden prijzen zijn prijzen exclusief btw.

3.4.3.1 Wijze van prijsbepaling Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. Op grond van artikel 21, § 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties uitvoeren van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt.

3.4.3.2 Elementen die in de prijs zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Zijn onder meer inbegrepen in de prijzen: 

de administratieve en secretariaatskosten;



de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten;



de kosten voor de documentatie betreffende de diensten en die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist;


9



de levering van documenten of van stukken die verband houden met de uitvoering van de diensten;



de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten;



de verpakkingskosten;



de keurings- en de opleveringskosten;



In het bijzonder stemmen de voorgestelde transaction fees overeen met de forfaitaire eenheidsprijs, inclusief alle andere eventuele kosten zoals de kosten verbonden aan betaling via kredietkaart of via debetkaart die ten laste zijn van de dienstverlener.

3.4.4 Taal De offerte dient opgemaakt in het Nederlands of het Frans.

3.4.5 Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven 120 kalenderdagen door hun offerte gebonden, met ingang op de dag volgend op uiterste ontvangstdatum van de offertes.

3.4.6 Indienen van de offertes De offerte wordt opgesteld in 2 exemplaren, waarvan een exemplaar met de vermelding ‘origineel’ en het andere met de vermelding ‘kopie’. De offerte bevat de nodige documenten in het kader van de selectie- en gunningscriteria (zie infra). Het ondertekende en gedateerde origineel en de 'kopie' worden verstuurd naar BTC – Belgische Technische Coöperatie, T.a.v. Florence Seeuws, dossierbeheerder overheidsopdrachten, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, onder gesloten enveloppe met de vermelding: 'Offerte Bxl 1595 - Levering van vervoersbewijzen'. Het moet uiterlijk op 11/01/2016 aangenomen en gecontroleerd worden. Het moet verplicht bezorgd worden 5 via de post , of per besteller of persoonlijk tegen ontvangstbewijs. De offerte en alle bijbehorende documenten moeten voorzien zijn van de originele handgeschreven handtekening van de inschrijver of zijn gemachtigde. Hetzelfde geldt voor verbeteringen, doorhalingen of aantekeningen die erop aangebracht zouden zijn. De gemachtigde moet aantonen dat hij gemachtigd is om de inschrijver te verbinden.

3.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 In geval van ontvangst na de hierboven vermelde datum, worden enkel de offertes aanvaard met een verzendingsbewijs op datum van minstens één (1) dag vóór de datum van definitieve ontvangst van de offertes. 5


10

houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de Belgische Technische Coöperatie, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de Belgische Technische Coöperatie, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. Toegangsrecht Met het oog op de analyse van de uitsluitingsgronden, is de inschrijver verplicht bij zijn offerte te voegen: -

Een verklaring op erewoord dat hij zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt beschreven in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011;

-

Een recent attest van de Administratie der Directe Belastingen*;

-

Een recent attest van de btw-administratie*;

-

Een attest van de RSZ met droog stempel met betrekking tot het voorlaatste kwartaal voorafgaand aan de datum van indienen van de offertes*. Als de inschrijver zelfstandige is en/of geen personeel heeft, voegt hij bij zijn offerte het bewijs inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid (zoals bijvoorbeeld, een attest van zijn socialeverzekeringsfonds).

(*) De Belgische inschrijvers moeten de met een sterretje aangeduide documenten niet toevoegen. De aanbestedende overheid zal die zelf elektronisch opvragen bij de bevoegde overheden. Het model van de verklaring op eer gaat als bijlage bij dit bijzonder bestek. De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat voor het afsluiten van de opdracht de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om hem te vragen volgende documenten voor te leggen: -

Een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement verkeert, een gerechtelijk akkoord bekomen heeft, of zijn werkzaamheden heeft gestaakt;

-

Een recent uittreksel uit het strafregister.


11

De bovenbedoelde documenten zijn recent wanneer ze minder dan zes maanden oud zijn op de datum waarop de offertes ten laatste ingediend moeten worden.

3.5.1 Financiële draagkracht Met het oog op de analyse van zijn economische en financiële capaciteit, is de inschrijver verplicht bij zijn offerte te voegen: -

Zijn totale jaaromzet, die moet hoger liggen dan 200 miljoen euro voor de afgelopen drie boekjaren (2012-2013-2014);

-

De omzet m.b.t. intercontinentale vluchten die de dienstverlener tijdens de laatste drie boekjaren (2012-2013-2014) heeft gerealiseerd.

3.5.2 Technische bekwaamheid Met het oog op de analyse van zijn technische bekwaamheid, dient de inschrijver volgende referenties en documenten in:

-

De studie- en beroepskwalificaties van de verantwoordelijken voor de uitvoering van de diensten en van de personen die worden aangesteld voor de uitvoering van deze opdracht, de omschrijving van de teamleider en van het team dat de opdracht zal beheren en assistentie zal verlenen binnen het kader van de door BTC toevertrouwde opdrachten (het aantal personen, hun diploma's, hun aantal jaren dienst, hun graad, hun bijzondere kwalificaties ...);

-

De lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek - of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener;

-

Een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten;

-

Een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek;

-

Aansluiting bij Fonds de garantie/ Garantiefonds;

-

Attest IATA-licentie.


12

3.6 Onderhandelingen De inschrijver(s) met de meest interessante offerte(s) kan (kunnen) verzocht worden om hun offerte schriftelijk of tijdens een onderhoud met de aanbestedende overheid voor te stellen/nauwkeuriger te beschrijven. In voorkomend geval zal (zullen) hij (zij) verzocht worden om een verbeterde offerte in te dienen.

3.7 Gunning De keuze voor de meest voordelige offerte wordt gemaakt op basis van een evaluatie van de offertes, rekening houdend met de volgende criteria: Criterium 1: De prijs: 60% Criterium 2: De kwaliteit van de dienstverlening: 40% o

Subcriterium 2.1: voorgestelde tarievendatabank:

o

Subcriterium 2.2: organisatie van de dienstverlening, gebruikte software en communicatie met BTC:

o

Subcriterium 2.3: kwaliteit van de rapportering:

o

Subcriterium 2.4: voorgesteld alarmsysteem:

Om de punten toe te kennen zullen steeds de volgende regels toegepast worden: 

a) voor het criterium 'Prijs' is de gebruikte formule: Punt van de offerte X = Prijs van de goedkoopste offerte x max. aantal punten Prijs van de offerte X



Voor wat betreft de andere criteria ontvangt de beste offerte telkens de hoogste punten en krijgen de andere offertes punten naargelang het relatieve verschil in vergelijking met de beste offerte. De offerte die voor een van de criteria niet de helft van de punten behaalt, wordt uitgesloten.

De prijsvergelijking gebeurt op basis van volgende elementen: 

transaction fee voor de uitgifte of heruitgifte (uitgifte van een biljet na wijziging) van 2.200 elektronische vliegtuigtickets (inclusief alle kosten zoals administratiekosten, managementskosten, boekhoudkosten … , zie punt 3.4.3.2 Elementen in de prijs inbegrepen): 2.200 x € y1 = € a



'full service' transaction fee voor de reservering en de uitgifte of heruitgifte (uitgifte van een biljet na wijziging) van 50 treintickets (inclusief alle kosten zoals administratiekosten, managementskosten, boekhoudkosten … , zie punt 3.4.3.2 Elementen in de prijs inbegrepen): 50 x € y2 = € b


13



door de dienstverlener gefactureerde kosten in geval van annulering van een vervoersbewijs (exclusief kosten gefactureerd door de luchtvaart- of de spoorwegmaatschappij) per ticket voor 30 vervoersbewijzen: 30 x € y3 = € c



'full service' transaction fee voor de reservering en de uitgifte of heruitgifte (uitgifte van een biljet na wijziging van elektronische vliegtuigtickets: 10 tickets x € y4 = € e



Kostprijs jaarabonnement voor een prijzendatabank = € f



Jaarlijkse kosten van de activiteitenverslagen = € g



Kost verslag CO2-uitstoot = € h



Kost alarmsysteem/jaar = € i

3.8 Sluiten van de overeenkomst De opdracht zal toegekend worden aan de (geselecteerde) inschrijver die de meest voordelige, in voorkomend geval verbeterde, offerte heeft ingediend, op basis van de hierboven vermelde criteria. Er moet evenwel opgemerkt worden dat de aanbestedende overheid, krachtens artikelen 35 en 36 van de wet van 15 juni 2006, kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure kan herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Het volledige contract bestaat dus uit een opdracht die door BTC aan de gekozen inschrijver gegund is, overeenkomstig dit bijzonder bestek en zijn bijlagen, de offerte en zijn bijlagen zoals eventueel gewijzigd door de onderhandelingen, de aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing en eventuele latere documenten die ontvangen en ondertekend zijn door beide partijen.


14

4 Bijzondere contractuele bepalingen Dit hoofdstuk van dit bijzonder bestek bevat bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de algemene uitvoeringsregels of deze aanvullen of verduidelijken. De onderstaande nummering volgt die van de algemene uitvoeringsregels. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de algemene uitvoeringsregels integraal van toepassing.

4.1 Leidend ambtenaar (art. 11) De leidend ambtenaar is mevrouw Hilde Lelieur, ([email protected], 02/505.37.36). Eenmaal de opdracht gegund is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem/haar gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek. De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht. De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven. Vallen niet onder zijn/haar bevoegdheid: de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt De aanbestedende overheid. Het is de leidend ambtenaar is geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bv. uitvoeringstermijnen …) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke toezegging, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door de aanbestedende overheid is betekend, moet als nietig te worden beschouwd.

4.1.1 Vertrouwelijkheid (art. 18) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. "in uitvoering") eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende overheid die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht.

4.1.2 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) §1 De aanbestedende overheid verkrijgt de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.


15

4.2 Borgtocht De borgstelling dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de dienstverlener tot de opdracht volledig uitgevoerd is. De borgtocht wordt vastgesteld op 5 % van het totaalbedrag - excl. btw, van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt afgerond naar het hoger tiental in euro. . Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens gesteld worden via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht het bewijs leveren dat hij of een derde de borgstelling op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de bpost bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bankrekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3°

hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en


16

Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5°

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding 'geldschieter' of 'gemachtigde', naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres gestuurd worden dat in de kennisgeving van de gunning van de opdracht zal worden vermeld. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.

4.2.1 Conforme uitvoering (art. 34) De werken, leveringen en diensten dienen in alle opzichten overeen te stemmen met de opdrachtdocumenten. Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst.

4.2.2 Voorafgaande keuring (art. 42) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de dienstverlener op eender welk moment van de opdracht een activiteitenverslag te vragen (gehouden vergaderingen, ontmoete personen, bezochte instellingen, overzicht resultaten, problemen die zich gesteld hebben en onopgeloste problemen, afwijking ten opzichte van de planning en afwijkingen ten opzichte van de referentietermen, enz.).

4.2.3 Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) 4.2.3.1 Termijnen en clausules (art. 147) Gedeeltelijke bestellingen


17

Onderhavig bijzonder bestek voorziet gedeeltelijke bestellingen voor de uitgifte, aankoop en terbeschikkingstelling van vervoersbewijzen, de uitvoering van dit deel van de opdracht is ondergeschikt aan de uitvoering van elk van deze bestellingen. De uitzonderlijke prestaties vormen eveneens het voorwerp van een gedeeltelijke bestelling. Uitvoeringstermijn De uitvoeringstermijnen voor de diensten van deze opdracht zijn: -

Leveringstermijn van de elektronische vervoersbewijzen: de dag zelf vóór 17.30 uur;

-

De halfjaarlijkse verslagen worden geleverd vóór 15 juli en vóór 15 januari;

-

Het verslag over de CO2-uitstoot wordt geleverd vóór 30 januari;

-

Het alarmsysteem is 24u/24 operationeel.

4.2.3.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) De diensten worden uitgevoerd op volgende adressen: -

Op de hoofdzetel van BTC, Hoogstraat 147, 1000 Brussel;

-

Op de hoofdzetel van de opdrachtnemer.

4.2.3.3 Evaluatie van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, wordt dit onmiddellijk aan de dienstverlener ter kennis gebracht per fax of per e-mail, en daarna bevestigd per aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht diensten die nietconform zijn uitgevoerd, over te doen. Wanneer de diensten zijn uitgevoerd, wordt overgegaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er wordt een evaluatieverslag opgesteld waarvan het origineel wordt overgemaakt aan de dienstverlener. Diensten die niet correct of conform zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan.

4.2.4 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153) De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de geleverde diensten voorkomen. Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid tegen schadeloosstelling die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de diensten of in gebreke blijven.


18

4.2.5 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art. 44-53 en 154-155) De ontoereikendheid van de dienstverlener wordt niet enkel beoordeeld op basis van de diensten zelf maar ook op basis van het geheel van zijn verplichtingen. Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de dienstverlener strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. In geval van overtreding kan de aanbestedende overheid de dienstverlener per overtreding een forfaitaire boete opleggen die kan oplopen tot het drievoudige van de som van de (geschatte) waarden van het voordeel aangeboden aan de aangestelde en van het voordeel dat de inschrijver hoopte te bekomen door het voordeel aan de aangestelde aan te bieden. De aanbestedende overheid zal soeverein oordelen over de toepassing van die boete en van het bedrag. Die clausule doet geen afbreuk aan de eventuele toepassing van andere ambtshalve maatregelen die voorzien zijn in de AUR, meer bepaald de eenzijdige opzegging van de opdracht en/of de uitsluiting van de opdrachten van de aanbestedende overheid voor een bepaalde duur.

4.2.5.1 Gebrekkige uitvoering (art. 44) §1 De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: 1° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten; 2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft. § 2. Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, daarin begrepen het nietnaleven van de bevelen van de aanbestedende overheid, worden in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de opdrachtnemer wordt verzonden. De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien dagen volgend op de verzenddatum van het proces-verbaal, aan de aanbestedende overheid zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. § 3. Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 154 en 155.


19

4.2.5.2 Vertragingsboetes (art. 46-154) De vertragingsboetes zijn onafhankelijk van de in artikel 45 bedoelde straffen. Zij zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging. Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.

4.2.5.3 Ambtshalve maatregelen (art. 47-155) § 1. Wanneer de opdrachtnemer, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de ambtshalve maatregelen vermeld in paragraaf 2 treffen. De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 44, § 2, af te wachten wanneer de opdrachtnemer op voorhand expliciet de vastgestelde tekortkomingen heeft toegegeven. § 2. De ambtshalve maatregelen zijn: 1° de eenzijdige opzegging van de opdracht. In welk geval de aanbestedende overheid van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag. Deze maatregel sluit de toepassing uit van iedere vertragingsboete op het deel waarop de verbreking slaat; 2° de uitvoering in eigen beheer van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde opdracht; 3° het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder het eerste lid, 2° en 3°, worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven opdrachtnemer. Nochtans vallen de vertragingsboetes en straffen die bij de uitvoering van een opdracht voor rekening worden toegepast, ten laste van de nieuwe opdrachtnemer.

4.2.6 Einde van de opdracht 4.2.6.1 Oplevering van de uitgevoerde diensten (art. 64-65 en 156) De diensten worden tijdens hun uitvoering van nabij opgevolgd door de leidend ambtenaar. De prestaties worden slechts opgeleverd nadat de controles, de keuringen en de voorgeschreven proeven voldoening schenken. Bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd


20

vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

4.2.7 Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 -160) De betaling gebeurt binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de opleveringsformaliteiten werden beëindigd zo de opdrachtgever tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur evenals van de ander eventueel vereiste bescheiden. De facturering van de vervoersbewijzen gebeurt per reisdossier. Een reisdossier stemt overeen met een reisreservering aangeduid via een unieke referentie. Elke bestelling van dienstverleningen op de BTC-zetel zal een overeenkomstige factuur hebben. Indien nodig kan de facturering voor forfaitaire posten (toegang tot de prijzendatabank, alarmsysteem) in schijven gebeuren. De schijven vertegenwoordigen de prestaties voor een duur van 3 maanden. De opdrachtnemer kan geen enkel voorschot vragen. De facturen worden in tweevoud gezonden naar volgend adres: Belgische Technische Coöperatie, Ter attentie van mevrouw Hilde Lelieur, Verantwoordelijke Dienst Reizen, Hoogstraat 147, 1000 Brussel. Voor het uitvoeren van de betaling van de vliegtuig- en treintickets stelt BTC een krediet/debetkaart ter beschikking van de inschrijver. Zie ook punt 'Facturering' in de referentietermen.

4.2.8 Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van 14 januari 2013) Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Frans of Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan personen of goederen die het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de activiteiten nodig voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Bij een ‘geschil’, d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het volgende adres:


21

Belgische Technische Coöperatie nv Juridische cel van de dienst Logistiek en Aankopen (L&A) T.a.v. mevrouw Inge Janssens Hoogstraat 147 1000 Brussel België


22

5 Referentietermen

5.1 Uitgifte, verkoop en terbeschikkingstelling van de vervoersbewijzen De reizen van de BTC-medewerkers worden georganiseerd en voorbereid door de BTCdienst reizen, namelijk door Hilde Lelieur en Clarisse Nyiramana.

5.1.1 Vliegtuigreizen Bij het behandelen van de vliegreisdossiers zorgt voornoemde dienst voor de reservering en de prijsbepaling van de vliegtuigreis via het reservatiesysteem GDS AMADEUS (in eigen beheer) en een tarievendatabank beschikbaar gesteld door de dienstverlener. Deze tarievendatabank moet alle tarieven van alle op de internationale markt beschikbare IATA-luchtvaartmaatschappijen bevatten (en dit zonder uitzondering of restrictie) alsook de tarieven onderhandeld door BTC en de tarieven onderhandeld door de dienstverlener zelf. De toegang tot deze tarievendatabank verloopt via het systeem GDS AMADEUS behalve wanneer de dienstverlener een andere toegang specificeert voor zijn eigen onderhandelde tarieven. Wanneer de dienstverlener een andere toegang voorstelt, zal zijn prijs voor de tarievendatabank de (eventuele) kosten bevatten van de opleidingen nodig voor het optimaal gebruik van zijn systeem. Na bepaling van reisroute, datum, uur, luchtvaartmaatschappij, BTC-referenties (maximum 3) en kostprijs van het vliegtuigticket wordt het dossier via het systeem GDS AMADEUS doorgestuurd naar de dienstverlener. Na verificatie van het dossier door de dienstverlener wordt het ticket uitgeschreven. De gegevens van het elektronisch ticket worden dezelfde dag voor 17.30 uur per mail doorgestuurd.

5.1.2 Treinreis De aanvraag van een treinreis gebeurt per e-mail. Deze vermeldt alle nodige gegevens (naam van de passagier, datum, uur, traject, reserveringsklasse, ticket wijzigbaar of niet, BTC-referenties (maximum 3).

5.2 Verslaggeving 5.2.1 Activiteitenverslag Halfjaarlijks wordt een activiteitenverslag opgesteld. Dit bevat relevante informatie waarmee BTC zijn toekomstige contracten met luchtvaartmaatschappijen kan onderhandelen. Het eerste halfjaarlijks verslag dekt de periode van de aanvang van het contract tot 30 juni. Het tweede halfjaarlijks verslag herneemt eveneens de gegevens van het eerste verslag.


23

Vanaf het tweede jaar bevatten de verslagen een vergelijking van de gegevens met die van het voorafgaande jaar. De verslagen worden geleverd in 2 papieren versies en ook in elektronische vorm verstuurd.

5.2.2 Verslag CO2-uitstoot In het begin van elk jaar, ten laatste op 30 januari, wordt het verslag van de CO2-uitstoot van het voorafgaande jaar spontaan doorgestuurd naar Hilde Lelieur ([email protected] ) en Claude Croizer ([email protected]). Dit verslag bevat verplicht volgende inlichtingen per vlucht:     

IATA -code luchthaven van vertrek; IATA -code luchthaven van aankomst; Afstand in km; CO2-uitstoot (CO2-balans); Heen-en-terug ingeschreven als twee aparte vluchten 1) Heenvlucht 2) Terugvlucht (met andere woorden, alle vluchten zijn ‘enkele reis’)  Geannuleerde reis ingeschreven als twee vluchten 1) 'km positief' (geplande en bestelde reis) 2) annulering van de vlucht km ingeschreven als 'km negatief' De verslagen worden geleverd in 2 papieren versies en ook in elektronische vorm verstuurd.

5.3 Alarmsysteem De dienstverlener informeert de dienst reizen van BTC in real time over elementen die de reizen kunnen beïnvloeden: natuurrampen, epidemieën, stakingen, politieke onrust …

5.4 Uitzonderlijke prestaties BTC doet een beroep op deze diensten in uitzonderlijke omstandigheden en kan dus niet voorzien hoe vaak of hoeveel diensten zullen worden besteld. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om deze diensten niet te bestellen en de opdrachtnemer kan hiervoor geen enkele schadeloosstelling eisen.

5.5 Facturering 5.5.1 ’Klassieke’ facturering Voor het uitvoeren van de betaling van de vliegtuig- en treintickets stelt BTC een krediet/debetkaart ter beschikking van de inschrijver. De facturering (geleverd in tweevoud) gebeurt per dossier met vermelding van de BTCreferenties en is gekoppeld aan de rapportering op de betaalkaart. De informatie te verstrekken aan het betalingsorganisme (krediet/debetkaarten) voor de financiële rapportering van de uitgaven is de volgende:  

details van het dossier bestaande vervoermaatschappij, prijs; de BTC-referenties;


uit

onder

andere:

naam,

reisroute,

24



de referenties van de factuur.

5.5.2 Elektronische facturering De dienstverlener moet het gebruik mogelijk maken van elektronische facturering (Einvoicing) voor het verzenden van gedematerialiseerde en gecertificeerde facturen conform de ter zake geldende reglementering, teneinde de authenticiteit, de integriteit ervan bij de fiscale administratie te garanderen. E-invoicing wordt als volgt gedefinieerd: uitwisseling van elektronische facturen tussen handelspartners via een beveiligd en wettelijk platform d.w.z. dat beantwoordt aan de door de fiscale administratie inzake dematerialisatie van facturen vastgelegde regels. De aanbestedende overheid wil op termijn de gedematerialiseerde factuur elektronisch ontvangen onder 2 types formaten:  Gestructureerd: (automatisch interpreteerbaar door een computerprogramma): onze voorkeur gaat uit naar XML of een ander gestructureerd formaat (csv, EDI … bestand)  Niet gestructureerd: niet automatisch interpreteerbaar): PDF, JPEG of elk ander niet-editeerbaar formaat. Formaten worden gekenschetst als niet-gestructureerd wanneer geen enkele structuur, geen enkele tag een gegeven inlichting (naam klant, btw-code …) met zekerheid kan isoleren en identificeren. Tegelijkertijd met de verzending van de gedematerialiseerde factuur in elektronisch formaat, wenst BTC het origineel en de kopie ervan te blijven ontvangen in papieren formaat. De dienstverlener moet een WEB-internetplatform voorstellen voor het opvolgen en beheren van de stroom gedematerialiseerde facturen, dat beveiligd is (htpps, toegang tot een account beschermd met een login en password). Zonder dat onderstaande opsomming limitatief is voor de geboden functies van de voorgestelde oplossing, wenst de aanbestedende dienst minstens te kunnen: a) Het detail visualiseren van het binnenkomende verkeer (inbox binnenkomende mails) b) Het detail visualiseren van de mail met de verschillende bijlagen c) Het bewaren van de bijlagen op een opslagplaats naar keuze van de gebruiker. De oplossing moet ook voorzien in het versturen of ter beschikking stellen van elektronische bestanden op een beveiligde opslagplaats toegankelijk voor BTC overeen te komen met de ICT-dienst (bijvoorbeeld FTP-server) zodat deze bestanden per perceel kunnen worden behandeld. Het informaticainstrument voor het registreren van de bestellingen voorgesteld in het aanbod voorziet de invoer van verschillende zones (minstens 3) bestemd voor gebruik eigen aan BTC. Deze specifieke zones moeten voldoende plaats bieden voor de vrije


25

invoer van alfanumerieke waarden van minstens 20 karakters. Deze waarden moeten verplicht overgenomen worden op de papieren versie en in de elektronische bestanden (gestructureerd en niet-gestructureerd formaat) van de gedematerialiseerde factuur.


26

6 Formulieren 6.1 Instructies om de offerte op te stellen In principe moet de offerte opgesteld worden op de originele offerteformulieren die bij het bestek gevoegd zijn. Indien zij evenwel opgesteld is op andere formulieren (bv. op een gescande versie van die formulieren), dient de inschrijver te verifiëren of die formulieren overeenstemmen met de originele formulieren en moet hij op elke pagina vermelden dat de gebruikte formulieren conform de originele offerteformulieren zijn. De offerteformulieren zijn beschikbaar in het Nederlands en het Frans. Slechts één versie (Nederlands OF Frans) dient ingevuld te worden. De louter technische gedeelten mogen echter opgesteld worden in het Nederlands, Frans of Engels. De offerteformulieren moeten ingediend worden in drie exemplaren, waarvan een met de vermelding ‘origineel’ en het ander met de vermelding ‘duplicaat’ of ‘kopie’. Het origineel moet ingediend worden op papier. Een van de duplicata mag ook ingediend worden op cd-rom als bestand in pdf-formaat. De verschillende delen en bijlagen van de offerte moeten genummerd zijn. Alle prijzen worden vermeld in euro (€) tot twee cijfers na de komma. Indien nodig kunnen ze nauwkeuriger vermeld worden tot vier cijfers na de komma. Naast elke doorhaling, verbetering, aanvulling of wijziging in de offerteformulieren moet een handtekening staan. Dat geldt ook voor doorhalingen, verbeteringen en aanvullingen of wijzigingen met correctielint of -vloeistof. De offerte moet de originele handgeschreven handtekening van de inschrijver of van zijn gemachtigde dragen. Wanneer de inschrijver een handelsvennootschap/vereniging is zonder rechtspersoonlijkheid, gevormd tussen meerdere natuurlijke of rechtspersonen (tijdelijke handelsvennootschap of tijdelijke vereniging), moet de offerte door ieder van die personen ondertekend worden.


27

6.2 Identificatieformulieren6 Firmanaam/ naam inschrijver: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van

Naam, voornaam van de inschrijver: Domicilie: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van:

6

Formulier in te vullen naargelang de inschrijver een natuurlijke of rechtspersoon is.


28

Economische en financiële draagkracht De totale jaar omzet van de dienstverlener ≥ 200 miljoen euro tijdens de laatste drie boekjaren (in te vullen)

2014 2013 2012

De omzet m.b.t. intercontinentale vluchten die de dienstverlener realiseerde tijdens de laatste drie boekjaren

2014

2013 2012


29

6.3 Prijsofferteformulier Door deze offerte in te dienen, verklaart de inschrijver ………………………………………………………. expliciet alle voorwaarden te aanvaarden die worden opgesomd in het bijzonder bestek en af te zien van zijn eigen (verkoop)voorwaarden. Hij verbindt zich ertoe om deze overheidsopdracht Bxl 1595 uit te voeren aan de volgende prijzen, uitgedrukt in euro en excl. btw (in cijfers): 

transaction fee per elektronisch vliegtuigticket: y1 = €……………. (in cijfers) y1 = €………................................................................................……. (voluit geschreven)



'full service' transaction fee per treinticket: y2 = €……………. (in cijfers) y2 = €………................................................................................……. (voluit geschreven)



door de dienstverlener gefactureerde kosten in geval van annulering van een vervoersbewijs (exclusief kosten gefactureerd door de luchtvaart- of spoorwegmaatschappij) per ticket: y3 = €……………. (in cijfers) y3 = €………................................................................................……. (voluit geschreven)



‘full service’ transaction fee per elektronisch vliegtuigticket: y4 = €……………. (in cijfers) y4 = €………................................................................................……. (voluit geschreven)


30



Kostprijs jaarabonnement voor een prijzendatabank: f= €……………. (in cijfers) f = …………………………………………………………………………...€ (voluit geschreven)



Kost van de activiteitenrapporteringen: g = €……………. (in cijfers) g = €…………………………………………………………………………... (voluit geschreven)



Kost rapportering CO2-uitstoot: h= €……………. (in cijfers)

h= €…………………………………………………………………………... (voluit geschreven) 

Kost Alarmsysteem: i = € …………… (in cijfers)

i= €…………………………………………………………………………… geschreven)

(voluit

Toe te passen btw-tarief: ………………%

Gedaan te ………………….……………, op ……………………. Handtekening, met de hand geschreven / naam:

………………………………………………


31

6.4 Integriteitsverklaring voor de inschrijvers Betreft inschrijver: Domicilie/Maatschappelijke zetel: Referentie overheidsopdracht:

Aan de Belgische Technische Coöperatie,

Hierbij verklaar ik / verklaren wij, handelend in mijn / onze hoedanigheid van rechtsgeldig(e) vertegenwoordiger(s) van bovenvermelde inschrijver, hetgeen volgt: 





Noch de leden van het bestuur, noch werknemers of andere personen of rechtspersonen waarmee de inschrijver een overeenkomst met het oog op de uitvoering van de opdracht heeft gesloten, hebben voor zichzelf of voor andere personen of rechtspersonen een op geld waardeerbaar voordeel (zoals giften, beloningen of voordelen van alle aard) van derden bedongen of aanvaard, dat direct of indirect verband houdt met werkzaamheden van de betrokkene voor de Belgische Technische Coöperatie. Bestuurders, medewerkers of hun partners hebben geen financiële of andere belangen in ondernemingen, organisaties e.d. die een directe dan wel indirecte relatie met de Belgische Technische Coöperatie hebben (die bijvoorbeeld een belangenconflict zouden kunnen veroorzaken). Ik heb / wij hebben kennis genomen van de artikelen betreffende deontologie en anticorruptie opgenomen in het bestek en verklaren deze volledig te onderschrijven en te respecteren.

Ik ben / wij zijn tevens bewust van het feit dat de personeelsleden van de Belgische Technische Coöperatie gebonden zijn aan een ethische code waarin het volgende staat: “Om de onpartijdigheid van de personeelsleden te waarborgen, mogen zij geen giften, beloningen of voordelen vragen, eisen of aannemen bestemd voor henzelf of voor derden tijdens de uitoefening van hun functie noch daarbuiten als voornoemde giften, beloningen of voordelen verbonden zijn aan die uitoefening. Het is in deze problematiek niet enkel de verrijking die voortvloeit uit giften, beloningen of voordelen van alle aard die belangrijk is, maar vooral het verlies van de onpartijdigheid die van het personeelslid wordt vereist bij de uitoefening van zijn functie. De personeelsleden aanvaarden ten persoonlijke titel geen beloningen, giften noch financiële of andere voordelen voor de dienstverlening”. Indien de bovenvermelde opdracht mij/ons wordt toegewezen, verklaar ik/wij bovendien akkoord te zijn met volgende bepalingen:


32



Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, in het de uitvoerder strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn door de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.



Elk contract (overheidsopdracht) wordt verbroken zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het verkrijgen of aanbieden van bovenstaande op geld waardeerbare voordelen. Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de uitvoerder van deze en van andere overheidsopdrachten voor de Belgische Technische Coöperatie. De uitvoerder van de opdracht verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten.





De inschrijver neemt ten slotte kennis van Coöperatie zich het recht voorbehoudt om gerechtelijke instanties voor elke vaststelling verklaring en dat alle administratieve en andere vallen van de inschrijver.

het feit dat de Belgische Technische klacht in te dienen bij de bevoegde die ingaat tegen de inhoud van deze kosten die daaruit volgen ten laste zullen

Ondertekening met de handgeschreven vermelding ‘Gelezen en goedgekeurd' door: met vermelding van naam en functie

…………………………….. Plaats, datum


33

6.5 Verklaring 'Toegangsrecht' Verklaring op eer Wij, ondergetekenden, ……………………………………………………………………., optredend als (titel) voor de onderneming (naam en rechtsvorm), verklaren hierbij op eer dan onze onderneming, inschrijver voor overheidsopdracht BXL 1576, zich niet in een van volgende situaties bevindt: 1) Niet bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2°

omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;

3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 2) Niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 3) Geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; 4) Niet bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 5) Bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; 6) In orde is met zijn verplichtingen inzake het betalen van socialezekerheidsbijdragen volgens de bepalingen van artikel 62 van het KB van 15 juli 2011; 7) In orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. 8) Zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar betreffende zijn eigen situatie, zijn financiële draagkracht en technische bekwaamheid.


34

Bovendien verbinden wij ons tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en, in het bijzonder: 1° het verbod op dwangarbeid (overeenkomst nr. 29 betreffende de gedwongen verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3° het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven voormelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het koninklijk besluit van vrijdag 15 juli 2011. Ten blijke waarvan wij onderhavige verklaring op eer hebben opgesteld en waarvan wij zweren dat ze echt en waarachtig is om de rechten te doen gelden. Opgemaakt te ………………… , op ………………… 2016.

Handtekening(en):


35

Voorbeeld van een formaat voor de lijst met de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar. Bedrijf

Publiek Privé

/

Voorwerp van de diensten


Jaar

Budget

Contactpersoon + e-mailadres/ telefoonnummer

36

2015 OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR DE 'LEVERING VAN VERVOERSBEWIJZEN'

Recommend Documents